BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú PHẦN I: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP Mục đích đợt thực tập: Thực tập cuối khóa nội dung quan trọng khóa học đào tạo cử nhân hành Học viện Hành Thông qua đợt thực tập nhằm giúp sinh viên tìm hiểu tổ chức, hoạt động Bộ máy Nhà nước thể chế hành Nhà nước; nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cẩu tổ chức quan; nhiệm vụ, quyền hạn cán bộ, công chức quan nơi thực tập Trên sở tìm hiểu, hiểu biết hành nói chung cơng tác hành quan thực tập nói riêng Đồng thời dịp để sinh viên vận dụng kiến thức học vào thực tế để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính, bổ sung nâng cao kiến thức tiếp thu q trình học tập Học viện Có thể nói đợt thực tập trang bị cho sinh viên học thực tiễn cộng với kiến thức học nhằm nâng cao kinh nghiệm tránh bị động tiếp xúc với công việc thực tế sau Nội dung thực tập: Theo Quy chế thực tập sinh viện Đại học Hành hệ quy (ban hành kèm theo Quyết định số 1918/QĐ-HCQG ngày 30/12/2005 Giám đốc Học Viện Hành Chính Quốc Gia), sinh viên lớp Đại học Hành KS6 niên khóa 2005-2009 tiến hành đợt thực tập cuối khóa quan Hành Nhà nước từ ngày 16/3/2009 đến 15/5/2009 với nội dung thực tập cụ thể sau đây: Thực tập cần nắm cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ mối quan hệ quan thực tập; - Nắm vững quy trình cơng vụ quan quản lý Hành Nhà nước; - Nắm thủ tục hành chính, thể chế hành liên quan đến quan; Thực hành kỹ hành với vai trò cơng chức quan hành Nhà nước với yêu cầu cụ thể mà quan thực tập giao cho Báo cáo tình hình thực tập: Em xin báo cáo tình hình thực tập thời gian qua sau: - Nơi thực tập: Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Pleiku – tỉnh Gia Lai; SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú - Thời gian thực tập: từ 16/3/2009 đến 15/5/2009; - Quá trình thực tập cụ thể: Tuần (từ 16/3 đến 20/3): + Trình kế hoạch thực tập cho lãnh đạo văn phòng UBND thành phố Pleiku; + Lựa chọn đề tài báo cáo thực tập vấn đề “soạn thảo quản lý văn Văn phòng” Tuần (từ 23/3 đến 27/3): + Soạn thảo đề cương báo cáo thực tập gửi cho thầy theo thời gian quy định; + Tìm hiểu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mối quan hệ làm việc UBND Pleiku, Văn phòng UBND thành phố Pleiku Tuần 3,4 (từ 30/3 đến 10/4): + Tìm hiểu quy trình cơng vụ thủ tục hành quan; + Được giao phân loại giấy tờ, công văn chuyển đến quan; công dân khiếu nại, tố cáo phận Tổng hợp để gửi cho văn thư + Thu thập tài liệu liên quan đến đề tài để chuẩn bị cho báo cáo thực tập Tuần 5,6 (từ 13/4 đến 24/4): + Tiếp tục thực hành kỹ hành phận Tổng hợp Văn phòng; + Tiếp cận với cơng tác soạn thảo văn Văn phòng q trình quản lý văn phận Văn thư, phận Tổng hợp + Viết thảo báo cáo thực tập Tuần (từ 27/4 đến 1/5): + Tiếp tục thực hành kỹ hành phận Tổng hợp Văn phòng; + Chỉnh sửa, bổ sung hoàn thiện báo cáo thực tập; Tuần 8,9 ( từ 4/5đến 15/5): + Trình báo cáo thực tập lên lãnh đạo Văn phòng xét duyệt ký xác nhận; + Hoàn thành báo cáo thực tập SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú PHẦN II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ PLEIKU I Giới thiệu chung thành phố Pleiku Đặc điểm tình hình chung: Thành phố Pleiku thuộc tỉnh Gia Lai Chính phủ ban hành Nghị định số 29/1999 /NĐ-CP ngày 24/4/1999 thành lập thành phố Pleiku Thành phố Pleiku thị phía Bắc Tây Nguyên, nằm trục giao thông quốc lộ 14, quốc lộ 19 nối thông suốt nước, gần ngã ba Đông Dương, nằm cung đường Hồ Chí Minh, vùng tam giác tăng trưởng tỉnh lân cận, quốc gia láng giềng Campuchia, Lào Tổng diện tích tự nhiên 26.166,36 ha, trung tâm kinh tế, trị, văn hóa - xã hội tỉnh Gia Lai Dân số 236.982 người(Tháng 5-2008), bao gồm 28 dân tộc sinh sống; người Kinh chiếm đa số (87,5%), lại dân tộc khác, chủ yếu dân tộc Gia Rai Ba Na (12,5%) Số người độ tuổi lao động khoảng 76.262 người chiếm 38% dân số Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên giảm nhanh, đến năm 2004 đạt 1,14% Kết góp phần tích cực cho cơng tác xố đói giảm nghèo, giải việc làm, nâng cao chất lượng sống cho nhân dân Thành phố có 14 phường (trong phường Thắng Lợi, thành lập vào cuối năm 2006, tách từ phần địa giới hành xã Chư Á; phường Phù Đổng, phường Chi Lăng, phường Đống Đa, thành lập vào đầu năm 2008, tách từ phần địa giới hành phường Hội Phú, phường Thống Nhất, xã Ia Kênh, xã Chư H'đrong), xã Diện tích đất nội thành 5.368,61 với dân số khoảng 175.820 người (10 phường) Hệ thống giao thông, lưới điện quốc gia, thông tin liên lạc thông suốt từ thành phố đến 19 xã, phường Tình hình phát triển kinh tế - xã hội thành phố Pleiku: Trong giai đoạn 1999 – 2006, qua năm xây dựng phát triển đô thị, thành phố Pleiku gặt hái nhiều thành công bước đường đổi mới, mặt thành phố ngày thay đổi, khang trang đại Tổng mức đầu tư toàn xã hội năm đạt 2.302 tỷ đồng, vốn ngân sách Thành phố đầu tư 213 tỷ đồng để đầu tư xây dựng sở hạ tầng đô thị Tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân năm 2006 đạt 16,5 %, cấu kinh tế tiếp tục SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú chuyển dịch theo định hướng, tỷ trọng ngành công nghiệp - xây dựng ngày tăng cấu chung GDP Thu nhập bình quân đầu người đạt 14,5 triệu đồng người/năm, tỷ lệ hộ nghèo giảm 1.395 hộ, chiếm 3,1% (theo tiêu chí mới), có 546 hộ đồng bào dân tộc thiểu số (39,1%) Hiện có 86% số hộ dân sử dụng nước sinh hoạt, 99,99% số hộ sử dụng điện lưới Quốc gia Vệ sinh môi trường trọng đầu tư đồng với phát triển hạ tầng đô thị Hệ thống thông tin liên lạc mở rộng đầu tư nâng cấp, đến phủ sóng thơng tin tồn 20/20 xã, phường Các sở giáo dục, y tế, văn hoá, thể dục thể thao tập trung đầu tư, vấn đề xã hội có điều kiện phát triển tốt Cơ sở hạ tầng đầu tư nâng cấp khang trang, đại; đến có 80% nhà kiên cố bán kiên cố Trung tâm thương mại thành phố hệ thống chợ khu vực đầu tư làm mới, ngày vào hoạt động ổn định Đặc biệt vừa qua ngày 25/2/2009, Thủ tướng Chính phủ định cơng nhận TP Pleiku đô thị loại II, bước tiến thay đổi vị TP Pleiku trình phát triển kinh tế - xã hội thành phố nói riêng, tỉnh Gia Lai phát triển bền vững nói chung Hiện kinh tế giới ngày quốc tế hố, tồn cầu hố, vừa hợp tác, vừa cạnh tranh đan xen phức tạp gắn với q trình tự hố thương mại, đầu tư lao động Trật tự kinh tế giới hình thành theo hướng đa trung tâm, hợp tác gắn liền với cạnh tranh, hội nhập kinh tế đôi với bảo vệ lợi ích quốc gia Việt Nam gia nhập WTO kiện trị, kinh tế quan trọng đất nước, mở cánh cửa lớn với kinh tế toàn cầu, xu hội nhập yếu tố tác động mạnh mẽ đến định hướng phát triển kinh tế xã hội nước nói chung, tỉnh Gia Lai thành phố Pleiku nói riêng Điều mang đến cho Pleiku nhiều hội phát triển khơng thử thách to lớn, bên cạnh nỗ lực quyền nhân dân, thành phố Pleiku cần có góp sức thành phần kinh tế, nhà đầu tư tỉnh để thành phố ngày phát triển vị Đô thị loại II II Quy chế làm việc UBND Văn phòng UBND thành phố Pleiku Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức UBND TP Pleiku 1.1 Chức UBND TP Pleiku: UBND thành phố Pleiku HĐND thành phố bầu ra, quan chấp hành HĐND thành phố, chịu đạo trực tiếp HĐND thành phố, Thành ủy pleiku UBND tỉnh Gia Lai, chấp hành nghiêm túc thực kịp thời, có hiệu Nghị quyết, chủ trương, sách Thành ủy, Ban thường vụ Thành ủy Có SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú trách nhiệm báo cáo tồn hoạt động với HĐND thành phố, UBND tỉnh Gia Lai, Thành ủy Thực chức quản lý Nhà nước tất lĩnh vực địa bàn thành phố 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn UBND TP Pleiku: Nhiệm, vụ quyền hạn UBND thành phố Pleiku quy định cụ thể rõ ràng Luật Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 tổ chức HĐND UBND UBND thành phố thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề xác định lĩnh vực cụ thể: kinh tế; nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; xây dựng, giao thông vận tải; thương mại, dịch vụ du lịch; giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin thể dục thể thao;khoa học, công nghệ, tài ngun mơi trường; quốc phòng, an ninh trật tự an toàn xã hội; việc thực sách dân tộc sách tơn giáo; việc thi hành pháp luật; việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành Cách thức giải công việc UBND thành phố: Thảo luận tập thể Quyết nghị vấn đề phiên họp UBND TP; Đổi số vấn đề cấp bách không thiết phải tổ chức thảo luận tập thể, theo đạo Chủ tịch UBND thành phố, Văn phòng HĐND UBND (sau gọi Văn phòng) gửi tồn hồ sơ Phiếu lấy ý kiến đến thành viên UBND thành phố để xin ý kiến Hồ sơ gửi lấy ý kiến thành viên UBND thành phố giải công việc bao gồm: + Nội dung Tờ trình, đề án, văn gồm: cần thiết, luận ban hành đề án, văn bản; nội dung đề án, văn ý kiến khác Tờ trình phải người có thẩm quyền ký đóng dấu quy định +Dự thảo đề án, văn +Văn thẩm định phòng Tư pháp thành phố (đối với văn quy phạm pháp luật) + Báo cáo tổng hợp ý kiến tham gia quan giải trình tiếp thu quan chủ trì soạn thảo đề án, văn + Văn tham gia ý kiến quan có liên quan + Các tài liệu cần thiết khác (nếu có) SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú Các nghị tập thể UBND thành phố thơng qua có q số thành viên UBND thành phố đồng ý Trường hợp xin ý kiến thành viên UBND thành phố hình thức Phiếu lấy ý kiến thì: + Nếu vấn đề nửa thành viên UBND thành phố đồng ý Văn phòng Chủ tịch UBND thành phố định báo cáo phiên họp UBND thành phố gần + Nếu vấn đề không nửa số thành viên UBND thành phố đồng ý Văn phòng báo cáo Chủ tịch UBND thành phố định việc đưa thảo luận phiên họp UBND thành phố 1.3 Cơ cấu tổ chức UBND TP Pleiku: UBND thành phố Pleiku tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnh đạo tập thể đôi với phát huy trách nhiệm cá nhân thành viên UBND thành phố, thảo luận tập thể định theo đa số UBND thành phố phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế XHCN, ngăn ngừa chống biểu quan liêu, vô trách nhiệm, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí biều tiêu cực khác quan, cán bộ, viên chức Nhà nước máy quyền địa phương, chủ động; sáng tạo thực nhiệm vụ, quyền hạn Xây dựng phát triển thành phố nhiều mặt nhằm phục vụ lợi ích thiết thực nhân dân Cơ cấu tổ chức UBND thành phố Pleiku gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch phòng ban chun mơn trực thuộc (14 phòng ban): Văn phòng, Phòng Tài ngun Mơi trường, Phòng Quản lý Đơ thị, Phòng Nội vụ, Phòng Lao động Thương binh - Xã hội, Phòng Tài Kế hoạch, Phòng Kinh tế, Phòng Tư pháp, Phòng Thống kê, Phòng Y tế, Ban Dân tộc Tơn giáo, Phòng Dân số Trẻ em, Phòng Thanh tra UBND thành phố Pleiku làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo phát huy vai trò lãnh đạo tập thể UBND; đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy viên UBND thành phố Do đó, với cấu tổ chức UBND thành phố cố gắng phát huy vai trò, trách nhiệm phòng, ban UBND nhằm giải công việc phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền; bảo đảm lãnh đạo Thành ủy, giám sát Hội đồng nhân dân thành phố đạo, điều hành quan nhà nước cấp SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú Sơ đồ cấu tổ chức UBND thành phố Pleiku CHỦ TỊCH PHĨ CHỦ TỊCH VĂN XÃ Phòng Y tế UBDS GD& TE BAN DÂN TỘC TƠN GIÁO PHỊNG NỘI VỤ PHĨ CHỦ TỊCH NƠNG NGHIỆP KINH TẾ TN& MT PHỊNG LĐ-TBXH THỐNG KÊ PHỊNG THANH TRA PHĨ CHỦ TỊCH CƠNG NGHIỆP QL ĐT TCKT VĂN PHÒNG PHÒNG TƯ PHÁP Chú thích sơ đồ: Phó Chủ tịch văn xã, Phó Chủ tịch Nơng nghiệp, Phó Chủ tịch Cơng nghiệp, Phòng Nội vụ, Phòng Lao động - Thương binh - Xã hội, Phòng Thanh tra, Phòng Tư pháp giúp việc cho Chủ tịch - Các phòng ban giúp việc cho Phó Chủ tịch Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND thành phố Pleiku 2.1 Chức Văn phòng UBND thành phố Pleiku: Văn phòng HĐND - UBND thành phố Pleiku quan chuyên môn UBND thành phố, máy tham mưu giúp việc phục vụ trực tiếp cho hoạt SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú động hàng ngày điều kiện sở vật chất cho nhiệm vụ cơng tác HĐND&UBND Văn phòng HĐND - UBND thành phố quan tham mưu, tổng hợp phối hợp phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành HĐND, TT.HĐND UBND thành phố; bố trí công chức làm việc theo chế độ chuyên viên giúp TT.HĐND UBND thành phố thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đua khen thưởng, dân tộc tơn giáo, an ninh quốc phòng Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, trụ sở làm việc dấu riêng 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng UBND thành phố Pleiku: Quản lý thống việc ban hành văn HĐND&UBND, Chủ tịch UBND thành phố đảm bảo chủ trương, đường lối Đảng quy định pháp luật Nhà nước Xây dựng chương trình làm việc HĐND thành phố, UBND Chủ tịch UBND thành phố, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn thuộc HĐND, UBND thành phố UBND xã, phường thực chương trình cơng tác Theo dõi quan chun môn thuộc UBND việc chuẩn bị đề án (bao gồm dự thảo văn quy phạm pháp luật, dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng dự án khác) tham gia ý kiến nội dung, hình thức thể thức quy trình soạn thảo đề án Thẩm tra đề án quan chuyên môn thuộc UBND thành phố UBND cấp xã, phường trình UBND thành phố định để UBND thành phố trình cấp có thẩm quyền định Trong trường hợp đề án chưa đảm bảo yêu cầu nội dung, hình thức, thể thức trình tự theo quy định pháp luật,quy chế UBND thành phố quy định, Văn phòng đề nghị quan chủ đề án bổ sung, hoàn chỉnh Nếu đề nghị không quan chủ đề án trí Văn phòng báo cáo Chủ tịch UBND thành phố định Tổ chức thực mối quan hệ làm việc UBND, Chủ tịch UBND với HĐND, ban HĐND thành phố, với UBMTTQ Đoàn thể,các quan trực thuộc UBND thành phố, quan cấp đóng địa bàn thành phố - Phối hợp với Thanh tra thành phố giúp TT.HĐND-UBND thành phố việc tổ SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú chức tiếp nhận giải đơn khiếu nại, tố cáo công dân theo quy định pháp luật Tổ chức việc công bố, truyền đạt quy định Pháp luật, Nghị HĐND, Quyết định, Chỉ thị UBND thành phố cấp đến ngành, cấp Chủ tịch UBND thành phố theo dõi, đôn đốc, kiểm tra ngành, cấp thành phố thực Nghị định, Quyết định, Chỉ thị Tổ chức phục vụ hoạt động kỳ họp HĐND, phiên họp UBND thành phố, họp làm việc TT.HĐND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố với quan, ban HĐND quan chuyên môn thuộc thành phố, Đoàn thể với Chủ tịch HĐND-UBND cấp xã, phường với đại biểu HĐND tỉnh Giúp TT.HĐND dự thảo Nghị kỳ họp HĐND thành phố, quản lý, lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu kỳ họp HĐND, phiên họp TT.HĐNDUBND ban HĐND Chủ tịch UBND thành phố Giúp UBND thành phố tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo điều kiện phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo thành phố đón tiếp đồn ngồi tỉnh đến thăm, làm việc thành phố theo quy định Nhà nước Quản lý, tổ chức biên chế, cán cơng chức Hành chính, tài sản Văn phòng HĐND-UBND thành phố theo quy định Nhà nước Thực nhiệm vụ, công tác khác UBND Chủ tịch UBND thành phố phân công theo cần thiết UBND, Chủ tịch UBND thành phố ủy nhiệm Ngoài ra, Văn phòng HĐND-UBND thành phố có trách nhiệm giúp đỡ Văn phòng HĐND-UBND xã, phường chuyên mơn, nghiệp vụ cơng tác văn phòng 2.3 Cơ cấu tổ chức, biên chế chế độ làm việc Văn phòng UBND thành phố Pleiku: Văn phòng HĐND-UBND thành phố tổ chức làm việc theo chế độ Thủ trưởng, có Chánh Văn phòng Phó Văn phòng (phụ trách lĩnh vực Văn hóa – Xã hội phụ trách lĩnh vực kinh tế) giúp việc cho Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thành phố việc thực nhiệm vụ văn phòng Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Chánh Văn phòng Chủ tịch SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú UBND thành phố định sau thống với TT.HĐND thành phố Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Phó Văn phòng chủ tịch UBND thành phố định theo đề nghị Chánh Văn phòng sau thống Để thực chức năng, nhiệm vụ Văn phòng phân cơng nhiệm vụ thành phận sau: Tổng hợp, Bộ phận tiếp nhận trả kết quả, Văn thư - Lưu trữ, Kế toán – Tài vụ Sơ đồ cấu tổ chức máy Văn phòng HĐND-UBND thành phố Chánh Văn phòng Phó Văn phòng Phó Văn phòng Văn hóa – Xã hội Kinh tế Bộ phận Tổng hợp Bộ phận Kế toán Bộ phận Văn thư Bộ phận Phục vụ Biên chế Văn phòng HĐND-UBND thành phố thuộc biên chế Nhà nước UBND thành phố giao tiêu hàng năm sở đề nghị Chánh Văn phòng HĐND-UBND thành phố Tùy theo yêu cầu nhiệm vụ giai đoạn, dựa vào số lượng chất lượng đội ngũ cán công chức UBND thành phố giao tiêu biên chế hàng năm, Chánh Văn phòng đề nghị UBND thành phố đổi cấu tổ chức máy Văn phòng cho phù hợp * Trách nhiệm, phạm vi giải cơng việc Chánh Văn phòng UBND thành phố Pleiku: Ngoài việc thực quy định trách nhiệm, phạm vi giải công việc Ủy viên UBND thành phố, UBND thành phố giao cho Chánh Văn phòng HĐND - UBND thành phố (sau gọi tắt Chánh Văn phòng) có nhiệm vụ sau: SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 10 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only BÁO CÁO THỰC TẬP - GVHD: THS Nguyễn Minh Phú Sổ đăng ký đơn thư khiếu nai, tố cáo (ký hiệu sổ D) Mẫu sổ đăng ký “Công văn đến” UBND thành phố Pleiku trình bày: Mẫu sổ: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Hạnh phúc Cơ Độc lập – Tự quan:……………………………………… Năm: ………………………………………… SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Từ số:……….đến số:………… Từ ngày:…./… /…….đến ngày:…./…./…… Phần đăng ký văn đến: STT Ngày đến CV Số loại CV Ngày tháng năm CV Nơi gửi đến (1) (2) (3) (4) (5) SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trích yếu Ghi nội dung (6) (7) Trang 28 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú Theo phụ lục II “sổ đăng ký văn đến” ( Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ): Mẫu sổ: sổ phải in sẵn, kích thước 210mm x 297mm Tên quan chủ quản…………… Tên đơn vị:……………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20… Từ ngày… đến ngày… Từ số…….đến số…… Quyển số:…… Phần đăng ký văn đến: trình bày trang giấy A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 29 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only BÁO CÁO THỰC TẬP Ngày đến (1) Số đến (2) Tác giả (3) GVHD: THS Nguyễn Minh Phú Số, ký hiệu (4) Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung (5) (6) Đơn vị Ký nhận Ghi Chú người nhận (7) (8) (9) Bước 2: Trình chuyển giao văn đến Trình văn đến: Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Chuyển giao văn đến: văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần đảm bảo yêu cầu: nhanh chóng, đối tượng chặt chẽ Cán văn thư đơn vị người thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau tiếp nhận văn đến, phải vào sổ đăng ký đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn đến chuyển cho cá nhân trực dõi, giải Bước 3: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Lãnh đạo UBND có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Các Phó chủ tịch UBND thành phố giao trực tiếp giải văn đến theo ủy nhiệm Chủ tịch UBND thành phố văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Căn nội dung văn đến lãnh đạo quan giao cho đơn vị cá nhân giải Đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan Lãnh đạo quan giao Chánh Văn phòng người giao trách nhiệm thực công việc sau: SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 30 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú - Xem xét toàn văn đến, báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp - Phân văn đến cho đơn vị, cá nhân giải - Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Trong công tác quản lý văn đến UBND thành phố Pleiku, phận văn thư Văn phòng UBND thành phố đóng vai trò quan trọng Việc đảm bảo quản lý văn đến quan cách thống nhất, nhanh chóng kịp thời cung cấp thơng tin cho định hành Văn phòng nói riêng UBND thành phố nói chung 2.2 Đối với quản lý văn Tất văn quan phải đăng ký vào sổ quản lý văn phận văn thư phải kiểm tra nội dung hình thức trước gửi Trình tự quản lý văn văn thư văn phòng UBND thành phố tuân thủ theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ ngày 08/4/2008 công tác văn thư hướng dẫn cụ thể chi tiết nghiệp vụ quản lý văn Công văn số 425/VTLTNN-NVTW Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ngày 18/7/2005 Theo đó, văn như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản, Thông báo, Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Chỉ thị… Mọi cơng văn, giấy tờ lấy danh nghĩa quan, đơn vị hay tổ chức để gửi ngồi nội quan phải Chủ tịch, Phó Chủ tịch người có thẩm quyền ký thức, sau phải chuyển qua phận Văn thư đăng ký, đóng dấu Tất cơng văn phải lấy số riêng cho loại Khi ghi ngày, tháng, năm văn ngày 10 tháng phải thêm số vào phía trước Cụ thể trình tự bước quản lý văn Văn phòng UBND thành phố Pleiku tuân theo thứ tự sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày , tháng, năm văn Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Sau văn kiểm tra đảm bảo yêu cầu thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày nhân viên văn thư thực ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 31 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú Việc đánh số văn hành thực theo quy định điểm b khoản Mục II Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Văn hồn chỉnh ghi số, tùy theo yêu cầu mà cần phải nhân cho trình giải công việc Văn nhân theo số lượng thời gian quy định Việc nhân văn mật thực theo quy định khoản điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Bước 2: Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Đóng dấu quan: Việc đóng dấu lên chữ ký lên phụ lục kèm theo văn thực theo quy định khoản Điều 26 cảu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Đóng dấu độ khẩn, mật: Việc đóng dấu độ khẩn (''hoả tốc'' (kể ''Hoả tốc''' hẹn giờ), ''Thượng khẩn'' ''Khẩn'') văn thực theo quy định điểm a khoản 10 Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP Việc đóng dấu độ mật (''tuyệt mật'', ''Tối mật'' ''Mật''), dấu (Tài liệu thu hồi văn thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TTBCA (A11) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu tài liệu thu hồi văn thực theo quy định lại điểm k khoản Mục III Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bước 3: Đăng ký văn Nhân viên Văn thư phải vào sổ tất loại công văn gửi Đối với UBND thành phố Pleiku quan ban hành nhiều công văn, giấy tờ nên lập nhiều sổ đăng ký công văn đi, để tiện cho việc ban hành văn dễ dàng nhanh chóng hơn: - 01 sổ đăng ký Quyết định - 01 sổ đăng ký loại công văn thường - 01 sổ đăng ký thư mời - 01 sổ đăng ký phiếu chuyển - 01 sổ đăng ký báo cáo Mẫu sổ đăng ký “Công văn đi” UBND thành phố Pleiku trình bày: Mẫu sổ: SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 32 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Hạnh phúc Độc lập – Tự Cơ quan:……………………………………… Năm: ………………………………………… SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Từ số:……….đến số:………… Từ ngày:…./… /…….đến ngày:…./…./…… Phần đăng ký văn đi: Ngày Số, ký Trích Người ký tháng hiệu yếu Bản Bản năm SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Số trang Số Nơi nhận Lưu hồ sơ Ghi 10 Trang 33 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú Theo phụ lục VII “sổ đăng ký văn đi” ( Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ): Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký văn đi” Phần đăng ký văn đi: Phần đăng ký văn trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn (1) (2) (3) Người ký (4) Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu (5) (6) Số lượng Ghi (7) (8) Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn chỉnh thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh Bước 5: Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai chính; lưu văn thư quan lưu hồ sơ Bản lưu văn văn thư quan phải xếp theo thứ tự đăng ký Đặc biệt việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Có thể thấy văn quan nói chung, Văn phòng nói riêng sở pháp lý quan trọng, thông tin phản ánh trách nhiệm, nhiệm vụ mà quan quan tâm, giải Việc quản lý văn góp phần đảm bảo yêu cầu thông tin cho quản lý, cho định biểu hiệu giải cơng việc cụ thể quan Do đó, cần quan tâm công tác quản lý văn Văn phòng UBND thành phố Pleiku để nâng cao hiệu định hành SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 34 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú III Những hạn chế công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND thành phố Pleiku Tình hình soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND thành phố nêu phần thấy kết đáng ý hoạt động ban hành, định Văn phòng nói riêng UBND thành phố nói chung Đạt thành tựu công tác soạn thảo quản lý văn bước tiến mới, hướng trình quản lý, điều hành Văn phòng thực nhiệm vụ Qua nâng cao hiệu giải công việc soạn thảo ban hành văn bản, việc quản lý văn yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý quan Một văn soạn thảo quản lý cách chặt chẽ, thống Văn phòng Trong thời gian qua Văn phòng làm tốt nhiệm vụ này, văn giấy tờ xử lý nhanh chóng, đảm bảo khơng để sót, thất lạc văn bản, phục vụ kịp thời công tác đạo, điều hành lãnh đạo UBND thành phố Thế nhưng, bên cạnh kết đạt vậy, công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND thành phố tồn nhiều thiếu sót, hạn chế sau: Đối với công tác soạn thảo văn Về xác định thẩm quyền ban hành văn nội dung lẫn hình thức quan soạn thảo Văn phòng chưa thống Trong trình soạn thảo ban hành văn có nhiều trường hợp nên ban hành công văn, tờ trình lại ban hành thơng báo, giấy mời… Nội dung quy định văn soạn thảo có tình khả thi cao, nhiên số văn q trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi bị hạn chế Như vậy, hạn chế nhỏ, đòi hỏi Văn phòng UBND thành phố quan tâm đạo phận chuyên môn, trọng đến tầm quan trọng, ý nghĩa việc thực quy định công tác soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước Về quy trình xây dựng ban hành văn bản: văn soạn thảo Văn phòng nhìn chung tn thủ theo bước quy trình xây dựng ban hành văn Bên cạnh đó, yêu cầu cơng việc, tính giải nhanh vấn đề mà nhiều bước khơng tiến hành hoàn chỉnh Điều ảnh hưởng phần đến chất lượng văn soạn thảo Các chủ thể, quan giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến đối tượng chịu tác động trực tiếp văn bản, tiếp thu ý SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 35 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước trình nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo ban hành văn Công tác tự kiểm tra, rà sốt hệ thống hóa văn phận chưa tiến hành thường xuyên Chính vậy, có kiến nghị sửa đổi, bổ sung sai sót, bất cập văn ban hành, hệ làm ảnh hưởng đến trình tổ chức thực văn Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu thể thức văn mục số, ký hiệu văn bản, phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn chưa thống cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn Văn phòng chủ yếu chưa có thống chủ thể, quan soạn thảo việc thực theo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa văn quản lý Về văn phong, ngơn ngữ văn bản: công tác soạn thảo văn Văn phòng phận soạn thảo, phận có chuyên viên phụ trách lĩnh vực cụ thể Việc soạn thảo văn phụ thuộc vào nhiệm vụ lĩnh vực nên chuyên viên soạn thảo văn liên quan đến nhiệm vụ quản lý, điều hành người lãnh đạo Do đó, tồn lỗi chủ quan người soạn thảo đến nội dung văn như: sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn khơng rõ ràng… Bên cạnh số lỗi như: lỗi vần, điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành q trình soạn thảo văn sử dụng đắn, chuẩn mực Đối với công tác quản lý văn Việc quản lý văn đến, quan thực thủ cơng, tiếp nhận công văn đến phận văn thư phải ghi vào sổ thực lưu máy vi tính tiện cho việc tra cứu Điều đảm bảo tính hệ thống, chặt chẽ quản lý văn thiết nghĩ cần phải đại hóa cơng tác văn thư đê xây dựng hệ thống quản lý văn đại, thống nâng cao hiệu thông tin Văn phòng Bộ phận văn thư quan có trách nhiệm quản lý văn bản, việc lưu trữ văn phòng Nội vụ đảm nhiệm từ tháng 11/2008 nên thời gian đầu gặp khó khăn trước văn thư có lưu trữ văn bản, phận, đơn vị liên SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 36 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú hệ văn cần tìm phận nảo quản lý, lưu trữ… Điều gây chồng chéo, chưa thống công tác văn thư lưu trữ quan Bộ phận văn thư quan có cán với u cầu cơng việc có khối lượng lớn nhiều giải chưa nhanh chóng kịp thời, gây ảnh hưởng khơng nhỏ đến định quản lý quan Do đó, vần đề đặt cần nâng cao chuyên môn nghiệp vụ phận văn thư, phân chia nhiệm vụ cụ thể nhằm giải cơng việc cách có hệ thống, hiệu Các phương tiện để bảo quản tài liệu thiếu máy hút ẩm, bình chữa cháy… dẫn đến tài liệu chưa bảo quản tốt * Nguyên nhân hạn chế Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho trình soạn thảo quản lý văn bản: phương tiện sử dụng vào q trình giới hóa tự động hóa việc soạn thảo quản lý văn chưa đáp ứng yêu cầu giai đoạn Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn thiếu mức lạc hậu Lề lối làm việc quan nhà nước thể rõ chế quan liêu, bao cấp sản phẩm hoạt động quản lý văn ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn chất lượng thông tin chứa thấp, nhiều văn trùng lặp, thừa, khơng có hiệu lực Hệ thống thuật ngữ, nghiên cứu văn phong văn hành nhiều điều chưa làm sáng tỏ Ảnh hưởng đến việc sử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, khơng giải thích rõ ràng, làm cho văn hạn chế tính khả thi Việc quản lý văn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức phận quản lý lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò nhận thức rõ trách nhiệm phận văn thư việc cải tiến công tác lưu trữ Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy chế công tác văn thư phù hợp với thực tế giai đoạn ứng dụng rõ ràng phương tiện kỹ thuật đại vào khâu nghiệp vụ công tác văn thư Số lượng biên chế Văn phòng thiếu, biên chế cho phận nghiên cứu tổng hợp (thiếu chuyên viên nghiên cứu), chuyên viên theo dõi SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 37 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú nhiều lĩnh vực dẫn đến công việc tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu ngành lĩnh vực giao Sự nhận thức chưa đầy đủ nhiều ngành, nhiều cấp, nhiều cán quản lý, soạn thảo vai trò, chức văn hệ thống văn Năng lực, trình độ cán công chức nhằm đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm tra xử lý văn nhiều hạn chế; việc mở lớp tập huấn nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý xử lý văn chưa đạt hiệu cao, chưa trọng IV Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND thành phố Pleiku Chất lượng, hiệu văn quản lý hành nhà nước thơng qua nhiều tiêu chí khác nhau, song tiêu chí như: văn phải phản ánh nhiệm vụ trị địa phương; ban hành thẩm quyền; điều chỉnh thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân Việc soạn thảo quản lý văn đóng ý nghĩa quan trọng trình quản lý, điều hành quan ban hành văn quản lý hành nhà nước Dưới số giải pháp nhằm nâng cao hiệu soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND thành phố Pleiku Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng UBND thành phố Pleiku chủ yếu ban hành văn hành thơng thường giải cơng việc Chính vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng UBND thành phố cần thiết quan trọng mặt, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của văn bản, mặt khác điều kiện quan trọng định chất lượng văn Tại UBND thành phố, chưa có văn quy định cụ thể, chi tiết trình tự, thủ tục ban hành văn quản lý nhà nước, hầu hết văn quản lý nhà nước ban hành chủ yếu dựa quy định pháp luật quan nhà nước cấp Việc quan nhà nước phải xác định trình tự, thủ tục cho việc xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước nói chung khó, đặc biệt Văn phòng đơn vị nhỏ UBND thành phố Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng quy trình ban hành cho thích hợp SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 38 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn hành xây dựng dựa yêu cầu thực tế đặt văn Tuy nhiên khái quát quy trình bao gồm bước sau: Bước 1: Xác định mục đích nội dung vấn đề cần văn hóa Xác định tên loại văn đối tượng văn bản; Bước 2: Xây dựng dự thảo sở thơng tin có chọn lọc; hồn thiện thảo thể thức, ngôn ngữ; Bước 3: Thông qua lãnh đạo; Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn ban hành theo thẩm quyền quy định Quy trình thường áp dụng loại công văn, thông báo, báo cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần ý số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn (giai đoạn xây dựng thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến đối tượng liên quan) văn đặc biệt Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn Việc tuân thủ thẩm quyền nội dung hình thức yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi quan phải nghiêm chỉnh chấp hành Tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku cần coi trọng thẩm quyền ký văn hành thơng thường, đòi hỏi phải quy định chặt chẽ cụ thể chủ thể ban hành Với văn hành thơng thường mà Văn phòng thường soạn thảo như: cơng văn hành chính, thơng báo, thơng cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền hình thức nội dung soạn thảo văn Có quy định cụ thể thẩm quyền ký loại văn nhằm đảm bảo tinh thần trách nhiệm trình thực văn mà điều tiết, phân cơng công việc cách phù hợp, công cá nhân với nhau, tránh quan liêu, hách dịch Trong trình xây dựng ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý việc sử dụng hình thức văn hành thơng thường SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 39 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú Đảm bảo nội dung văn Hạn chế nội dung văn quản lý nhà nước Văn phòng UBND thành phố Pleiku soạn thảo ban hành nhỏ, vấn đề làm để tránh khắc phục hạn chế Nội dung thành phần chủ yếu quan trọng tất loại hình văn bản, định tính chất tồn văn Cho nên, việc bảo đảm yêu cầu nội dung tính mục đích, tính khoa học, tính cơng quyền, tính đại chúng, tính khả thi văn cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn kỹ sử dụng ngôn ngữ, văn phong văn Cấu trúc văn không giàn ý, đề cương mà cấu trúc bao hàm hai mặt: nội dung hình thức Để thực tính thống cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư khoa học để hình thành chủ đề văn thiết lập bố cục chặt chẽ Đối với kỹ sử dụng phong cách, ngôn ngữ soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn xác phong cách, ngơn ngữ hành chính, đảm bảo đặc điểm chủ yếu tính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khn mẫu; tính lịch sự, văn hóa Thực tốt cơng tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật; tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư Công tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật: Mục đích cơng tác nhằm phát văn có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp thống hệ thống pháp luật Đồng thời, kiến nghị quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm quan, người có thẩm quyền ban hành văn Các văn hành thơng thường chủ yếu cơng cụ truyền đạt thông tin quản lý Văn phòng nói riêng UBND thành phố nói chung nên đảm bảo tính chuẩn xác văn đảm bảo cho thông tin truyền đạt cách trọn vẹn, xác có hiệu Việc kiểm tra xử lý văn có dấu hiệu vi phạm pháp luật khơng thống tuân theo quy định khác cấp quan trọng tạo tính thống nhất, xác khách quan hoạt động quản lý Nội dung kiểm tra chủ yếu kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức kỹ thuật trình bày văn SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 40 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú Tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư: trình quản lý văn cần coi trong, quan tâm cách mực Việc tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan phát sai trái văn thư thực công tác quản lý văn Thanh tra, kiểm tra nâng cao trách nhiệm, tinh thần làm việc phận văn thư, thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi việc quản lý văn quan Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn Đối với quan, đơn vị quản lý sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn : cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo quản lý văn quan, đơn vị Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đội ngũ cán công chức này, có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng kinh phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo quản lý văn cán công chức Đối với cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: cần phải cập nhật liên tục thông tin, quy định công tác soạn thảo, quản lý văn quan nhà nước cấp trên, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật hành Bên cạnh khơng ngừng tăng cường trách nhiệm cán cơng chức nhằm phát huy tích cực hạn chế cơng tác Để đảm bảo tốt giải pháp mà báo cáo nêu trên, đòi hỏi UBND thành phố Pleiku phải tăng cường hỗ trợ kinh phí cho cơng tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND Đồng thời đầu tư trang bị nâng cấp thiết bị nâng cấp thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn nhằm đáp ứng yêu cầu công đổi yêu cầu quản lý thực tiễn xã hội Chương III: PHẦN KẾT LUẬN Văn quản lý nhà nước địa phương có vai trò quan trọng Một mặt, cụ thể hóa văn quản lý nhà nước cấp trên, văn HĐND SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 41 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS Nguyễn Minh Phú cấp; mặt khác sở pháp lý, công cụ quản lý hữu hiệu, phương tiện để truyền đạt thơng tin quyền địa phương lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Trong thời gian qua, văn UBND thành phố Pleiku ban hành có đóng góp khơng nhỏ phát triển kinh tế - xã hội địa phương, điều khơng phủ nhận Thế nhưng, việc soạn thảo quản lý văn UBND thành phố bộc lộ số thiếu sót, hạn chế định; song hạn chế, thiếu sót chưa đưa lại hậu nghiêm trọng có phát kịp thời xử lý, điều chỉnh phù hợp Trong báo cáo chuyên đề em tập trung vào “công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND thành phố Pleiku” nên đối tượng phạm vi nghiên cứu hoạt động Văn phòng Qua đánh giá công tác soạn thảo quản lý văn đây, chuyên đề đề xuất số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng việc soạn thảo quản lý văn hành thơng thường mà Văn phòng thường xun ban hành Song, giải pháp có xuất phát điểm từ người phục vụ người tốt Hoạt động quan nhà nước để phục vụ cho lợi ích, nhu cầu đời sống nhân dân làm thúc đẩy kinh tế phát triển Mà văn quan nhà nước ban hành chủ yếu phục vụ cho lợi ích đáng người dân Do đó, Văn phòng nói riêng UBND thành phố Pleiku nói chung mà cán cơng chức quan chủ thể trực tiếp thực trách nhiệm, quyền hạn giải cơng việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích nhân dân thông qua việc ban hành văn quản lý nhà nước Chỉ có đâu cán cơng chức lòng tâm thực cải cách hành hành thật chuyển đổi vấn đề nâng cao chất lượng văn quản lý nhà nước nội dung quan trọng cải cách hành SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 42 ... Tình hình soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND thành phố Pleiku Tình hình soạn thảo văn Văn phòng UBND thành phố Pleiku Trong thời gian qua, cơng tác soạn thảo văn Văn phòng UBND thành phố đảm... soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND thành phố Pleiku Đây vấn đề quan tâm Văn phòng UBND thành phố có vai trò quan trọng cơng tác lãnh đạo, điều hành quản lý UBND thành phố Do em cố gắng hồn thành. .. CHUYỀN ĐỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ PLEIKU Chương I: PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Hiện hoạt động quan hành nhà nước vấn đề soạn thảo quản lý văn quan