Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ

MỤC LỤC Phần mở đầu 1 Chương 1. Một số vấn đề lý luận về công tác soạn thảo văn bản và quản lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ 4 1.1. Lý luận chung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2. Nội dung của công tác soạn thảo và quản lý văn bản. 4 1.1.3. Vai trò của công tác soạn thảo và quản lý văn bản 7 1.2. Tổng quan về UBND huyện Phúc Thọ 8 1.2.1. Lịch sử hình thành 8 1.2.2. Cơ cấu, chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Phúc Thọ 10 Tiểu kết: 14 Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ 15 2.1. Sự chỉ đạo của UBND huyện Phúc Thọ đối với công tác soạn thảo và quản lý văn bản. 15 2.2. Công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ 16 2.2.1. Các loại văn bản được soạn thảo. 16 2.2.2. Quy trình soạn thảo văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ 18 2.3. Tình hình quản lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ 24 2.3.1. Đối với quản lý văn bản đến 24 2.3.2. Đối với quản lý văn bản đi 27 Tiểu kết: 31 Chương 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hiệu quả công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ 32 3.1. Một số nhận xét về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ 32 3.1.1. Ưu điểm 32 3.1.2. Nhược điểm 32 3.2. Đề xuất những giải pháp để pháp huy ưu điểm, khắc phục hạn chế 33 Tiểu kết. 33 Kết luận 34 Danh mục chữ viết tắt 35 Danh mục tài liệu tham khảo 36 Phụ lục

LỜI CAM ĐOAN

Nhóm chúng tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu khoa học củanhóm dưới sự hướng dẫn của TS Bùi Thị Ánh Vân

Các số liệu, tài liệu nêu ra trong bài là trung thực, đảm bảo tính kháchquan, khoa học

Các tài liệu tham khảo có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng

Hà Nội, ngày 10 tháng 05 năm 2017

TM.NHÓM 5

Nhóm trưởng

Nguyễn Thị Hồng Thủy

LỜI CẢM ƠN

Qua đây nhóm chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc đếnGV.TS Bùi Thị Ánh Vân đã dìu dắt, dạy dỗ các thành viên trong nhóm trongquá trình nghiên cứu để hoàn thiện đề tài nghiên cứu này

Nhóm xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của UBND huyện Phúc ThọThành phố Hà Nội đã cung cấp cho nhóm chúng tôi những thông tin để có thểhoàn thành tốt nội dung của đề tài

Do chưa có kinh nghiệm và kiến thức còn hạn chế nên đề tài của nhómvẫn còn nhiều thiếu sót Nhóm mong được cô đóng góp ý kiến để đề tài hoànthiện hơn

Nhóm 5 xin chân thành cảm ơn !

MỤC LỤC

Phần mở đầu 1

Chương 1 Một số vấn đề lý luận về công tác soạn thảo văn bản và quản lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ 4

1.1 Lý luận chung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản 4

1.1.1 Một số khái niệm 4

1.1.2 Nội dung của công tác soạn thảo và quản lý văn bản 4

1.1.3 Vai trò của công tác soạn thảo và quản lý văn bản 7

1.2 Tổng quan về UBND huyện Phúc Thọ 8

1.2.1 Lịch sử hình thành 8

1.2.2 Cơ cấu, chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Phúc Thọ 10

*Tiểu kết: 14

Chương 2 Thực trạng công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ 15

2.1 Sự chỉ đạo của UBND huyện Phúc Thọ đối với công tác soạn thảo và quản lý văn bản 15

2.2 Công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ 16

2.2.1 Các loại văn bản được soạn thảo 16

2.2.2 Quy trình soạn thảo văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ 18

2.3 Tình hình quản lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ 24

2.3.1 Đối với quản lý văn bản đến 24

2.3.2 Đối với quản lý văn bản đi 27

*Tiểu kết: 31

Chương 3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hiệu quả công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ 32

3.1 Một số nhận xét về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ 32

3.1.1 Ưu điểm 32

3.1.2 Nhược điểm 32

3.2 Đề xuất những giải pháp để pháp huy ưu điểm, khắc phục hạn chế 33

* Tiểu kết 33

Kết luận 34

Danh mục chữ viết tắt 35

Danh mục tài liệu tham khảo 36 Phụ lục

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài.

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước cũng như

tư nhân thì công tác soạn thảo và quản lý văn bản được coi là vấn đề hết sứcquan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức Văn bản vừa là nguồnpháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý vàđiều hành của tổ chức

Nhưng trên thực tế công tác soạn thảo văn bản và quản lý văn bản tronghoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay vẫn còn bộc lộ một sốkhuyết điểm như: Văn bản ban hành không có tính khả thi; văn bản ban hành saithể thức, thủ tục hành chính những sai lầm đó đã gây ảnh hưởng không nhỏđối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của

cơ quan hành chính nhà nước

Bản thân nhóm là sinh viên của khoa Quản trị văn phòng với những kiếnthức chuyên ngành mà tôi đã được học tại trường nhóm muốn vận dụng những

lý thuyết đó vào thực tế để làm sáng tỏ hơn những lý thuyết trên giảng đường

Trên thực tế tại UBND huyện Phúc Thọ chưa có ai nghiên cứu khoa học

về vấn đề này, nên nhóm mong muốn tìm hiểu để làm sáng tỏ lý thuyết đã đượchọc và muốn đóng góp ý kiến để công tác soạn thảo và quản lý văn bản trên địabàn huyện được tốt hơn

Với tất cả những lý do trên nhóm tôi chọn đề tài: "Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ" làm đề tài nghiên cứu của mình.

2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác soạn thảo văn bản và quản lý văn bản được coi là vấn đề hết sứcquan trọng, cần được quan tâm một cách đúng mức và đây cũng là một đề tàiđược khá nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu

Trước hết phải kể đến cuốn giáo trình “kỹ thuật soạn thảo văn bản” của

GS.TS Nguyễn Đăng Dung, PGS.TS Nguyễn Hoàng Anh (đồng chủ biên).Công trình này đã tập trung nghiên cứu những vấn đề như: Khái niệm, nội dung,vai trò của soạn thảo văn bản đối với quản lý hành chính Nhà nước Tuy nhiên

đây là cuốn giáo trình chỉ nói về lý thuyết chứ không nghiên cứu thực tiễn vềcông tác soạn thảo tại một đơn vị cụ thể.

Bên cạnh đó, để thực hiện được đề tài nhóm tôi cần phải có thông tin thực

tế tại UBND huyện Phúc Thọ Chính vì vậy, nhóm đã tìm được “Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND huyện Phúc Thọ” của SV Đỗ Thị

Phương, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã giúp tôi hoàn thành tốt chương 2

Những công trình nghiên cứu nói trên là nguồn tài liệu tham khảo quantrọng trong quá trình nghiên cứu để tài, giúp tôi có kinh nghiệm và triển khai bàitiểu luận

3.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

-Mục đích nghiên cứu: Làm rõ thực trạng và đánh giá kết quả công tácsoạn thảo và quản lý văn bản trên địa bàn UBND huyện Phúc Thọ, Thành phố

Hà Nội

-Nhiệm vụ nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu, phân tích và đánh giá thựctrạng công tác soạn thảo và quản lý văn bản trên địa bàn UBND huyện Phúc Thọtính đến thời điểm hiện tại, những kết quả đạt được cũng như những khó khăn,những tồn tại,hạn chế của huyện

-Từ đó đề ra những giải pháp, hướng đi nhằm tăng cường công tác soạnthảo và quản lý văn bản được tốt hơn

4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại

UBND huyện Phúc Thọ

* Phạm vi nghiên cứu:

- Phạm vi về không gian: Trên địa bàn UBND huyện Phúc Thọ

- Phạm vi về thời gian: Từ năm 2012 đến năm 2016

5.Phương pháp nghiên cứu

-Phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh

-Phương pháp thu thập thông tin và sử lý thông tin

6.Đóng góp

Đề tài đã đưa ra một số giải pháp khắc phục nhằm khắc phục đi nhưng

điểm yếu, hạn chế mà UBND huyện Phúc Thọ mắc phải.

7.Bố cục đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục đề tài được kết cấu làm 3

chương:

-Chương 1 Một số vấn đề lý luận về công tác soạn thảo văn bản và quản

lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ

-Chương 2 Thực trạng công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ.

-Chương 3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hiệu quả công tác soạn thảo và quản lý văn bản.

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN PHÚC THỌ 1.1.Lý luận chung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản

1.1.1 Một số khái niệm

Khái niệm về "văn bản"

Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.Phương tiện giao tiếp này được sử dụng ngay từ buổi đầu của xã hội loài người.Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được giao tiếp ở nhữngkhoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ Hoạt động giao tiếpbằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngônbản Là sản phẩm ngôn ngữ của giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng âm thanh ( làcác lời nói ) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết Ngôn bản được ghi lại dướidạng chữ viết chính là văn bản Như vậy: "văn bản là phương tiện ghi lại vàtruyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ ( hay kí hiệu ) nhất định" Với cách hiểurộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang thông tin được ghi bằng kíhiệu ngôn ngữ [1; tr 5 ]

Khái niệm về "soạn thảo văn bản"

Dựa vào công trình nghiên cứu về công tác soạn thảo văn bản của Giảng

viên Trần Thị Yến Nhi nếu rõ khái niệm.: “ Soạn thảo văn bản là những công việc liên quan đến văn bản: soạn thông báo, đơn từ, làm báo cáo, viết bài, ”

Khái niệm về "quản lý văn bản "

Đã có rất nhiều khái niệm về quản lý văn bản nhưng dưới đây là khái niệm

khái quát nhất về quản lý văn bản : “ Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức”[1; tr 30]

1.1.2 Nội dung của công tác soạn thảo và quản lý văn bản.

-Thể thức soạn thảo văn bản:

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bảo gồmnhững thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổsung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định

theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ vê công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này.

-Quy trình soạn thảo văn bản

Trong hoạt động giao tiếp, văn bản là một trong những phương tiện quantrọng, nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh cácmối quan hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luật hiện hành Văn bản được hìnhthành trong nhiều lĩnh vực, hoạt động trong đời sống xã hội Để soạn thảo đượcmột văn bản hoàn chỉnh và đúng quy theo quy định người soạn thảo cần phảitiến hành theo các bước sau:

+ Chuẩn bị soạn thảo

+ Soạn thảo văn bản

+ Trình duyệt bản thảo kèm theo theo tài liệu có liên quan

+Đánh máy nhân bản

+Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

+Ký chính thức văn bản

+ Phát hành văn bản tại cơ quan

-Các loại văn bản được soạn thảo

Trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước thì văn bản được chia làm hailoại: văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thông thường

Đối với văn bản quy phạm pháp luật:

Nghị quyết là một hình thức văn bản dùng để ghi lại một cách chính xácnhững kết luận và quyết định của hội nghị tập thể, được thông qua tại cuộc họp

về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể Nghịquyết là loại văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành cácđiều khoản

Quyết định là một hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước và các nhàchức trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề chế

độ, chính sách, về tổ chức bộ máy, về nhân sự và các công việc khác (văn bảnhành chính cá biệt)

Quy chế là văn bản xác định các nguyên tắc trách nhiệm, quyền hạn, chế

độ và lề lối làm việc của một tổ chức.

Đối với văn bản hành chính thông thường:

Thông báo là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh cácquyết định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin vềnhững tin tức khác mà người có liên quan cần biết

Báo cáo là loại văn bản thuật lại, kể lại đánh giá sự việc hoặc phản ánhtoàn bộ hoạt động và nhưng kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề,một công việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyếtvấn đề nêu ra

Tờ trình là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phêduyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo vănbản,… để cấp trên xem xét, quyết định

Công văn là loại văn bản không có tên loại được dùng để thông tin tronghoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong các cơ quan như giaodịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp, hướng dẫn thực hiện văn bản cấp trên

Ngoài ra còn một số văn bản: văn bản hành chính cá biệt và văn bảnchuyên ngành

-Quy trình quản lý văn bản

Quản lý văn bản bao gồm có quản lý văn bản đến và quản lý văn bản đi.Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bảo gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản đượcchuyển qua văn bản điện tử, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, đơn vị

Tất cả văn bản đến UBND huyện Phúc Thọ được quản lý theo trình tựsau:

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

+Trình, chuyển giao văn bản đến

+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản , bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với các cơquan, tổ chức, cá nhân nước ngoài (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội nộ và văn

+Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn mật (nếu có)

+ Đăng ký văn bản đi

+ Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

+ Lưu văn bản đi

1.1.3 Vai trò của công tác soạn thảo và quản lý văn bản

* Vai trò của soạn thảo văn bản

Trong hoạt động giao tiếp, văn bản là một trong những phương tiện quantrọng, nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ, nhằm điều chỉnhcác mối quan hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luật hiện hành Văn bản đượchình thành trong nhiều lĩnh vực, hoạt động trong đời sống xã hội Trong hoạtđộng quản lý hành chính nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản đểghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật vàđiều chỉnh các mối quan hệ, thuộc phạm vi quản lý hành chính nhà nước Vì vậycông tác soạn thảo văn bản là một mảng không thể thiếu trong hoạt động quản lýnhà nước Thực tế trong những năm qua, công tác soạn thảo văn bản, đã gópphần tích cực đáp ứng yêu cầu, quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống

xã hội Đặc biệt, sau khi Bộ Nội Vụ ban hành thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19 tháng 1 năm 2011, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính, công tác soạn thảo văn bản hành chính ngày càng được đi vào nềnếp, khắc phục được nhiều nhược điểm và những hạn chế trước đây

* Vai trò của công tác quản lý

Công tác quản lý văn bản không thể thiếu trong các họat động của các cơquan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn haynhỏ muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản,tài liệu để phổ biến các chủ trương chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên,

trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ratrong hoạt động hàng ngày Chính vì thế công tác quản lý văn bản đóng vai tròhết sức quan trọng, đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về họat động của các cơquan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội Nội dung tài liệu phản ánh hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức, cũng như của các đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệugiữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh trung thực hoạt động củacác cơ quan, tổ chức thì khi cần thiết tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơquan tổ chức.

1.2.Tổng quan về UBND huyện Phúc Thọ

1.2.1 Lịch sử hình thành

*Vị trí địa lý, truyền thống lịch sử

Phúc Thọ là một huyện nằm ở phía Tây Bắc Thủ đô Hà Nội, thuộc hữungạn sông Hồng và sông Đáy, cách trung tâm Thủ đô khoảng trên 30 km, códiện tích tự nhiên 117km2, dân số 18,4 vạn người, gồm 22 xã và 01 thị trấn, chialàm 2 vùng sản xuất khác nhau ( vùng đồng và vùng bãi ); Phía tây Huyện giápvới thị xã Sơn Tây, phía nam giáp huyện Thạch Thất và Quốc Oai, phía đônggiáp huyện Đan Phượng Ở phía bắc, bên kia sông Hồng, huyện Phúc Thọ cònmột phần đất liền giáp với huyện Yên Lạc, huyện Vĩnh Tường và huyện MêLinh ( tỉnh Vĩnh Phúc ) Phúc Thọ là địa danh được hình thành sớm cùng lịch sửcủa dân tộc, nơi hòa quyện giữa 3 con sông: sông Hồng, sông Đáy và sông Tích,tạo nên vùng đất có truyền thống lâu đời và bề dày lịch sử - cái tên huyện PhúcThọ đến nay đã có niên đại 194 năm

Trên địa bàn huyện, Quốc lộ 32 đóng vai trò là con đường giao thônghuyết mạch, ngoài ra còn có Tỉnh lộ 417,418,419 chạy qua nối liền Phúc Thọvới các vùng kinh tế, tạo điều kiện thuận lợi cho Phúc Thọ trong quá trình giaolưu, liên kết với trung tâm thành phố Hà Nội và các huyện, thị lân cận

Với bề dày lịch sử lâu đời, ngay từ xa xưa, các thế hệ cư dân Phúc Thọ đãđóng góp phần vào quá trình hình thành nên nền văn minh sông Hồng rực rỡcũng như mảnh đất Thăng Long - Hà Nội ngàn năm văn hiến.  Phúc Thọ làhuyện có sự đa dạng, đan xen về tôn giáo song cư dân chủ yếu theo 2 tôn giáo

chính: Đạo Phật và Đạo Thiên Chúa Ngoài ra còn có các tôn giáo khác như đạoTin lành, tín ngưỡng thờ cúng dân gian… Đồng bào lương - giáo ở Phúc Thọ,nhìn chung đều sống hòa thuận, có truyền thống gắn bó, đoàn kết, luôn tích cựcsống tốt đời, đẹp đạo.

Là vùng đất cổ, Phúc Thọ là nơi lưu giữ và bảo tồn hệ thống di sản vănhóa đậm đặc cùng nhiều lễ hội đặc sắc Toàn huyện có 173 di tích lịch sử - vănhoá, trong đó có 46 di tích lịch sử - văn hóa được xếp hạng cấp quốc gia, 44 ditích được xếp hạng cấp tỉnh, thành phố; đặc biệt có đền thờ Hai Bà Trưng tại xãHát Môn được xếp hạng Di tích cấp quốc gia từ những năm 1960, nay gọi làĐền Hát Môn và đã được công nhận là Di tích quốc gia đặc biệt; năm 2016, Lễhội truyền thống đền Hát Môn đã được công nhận là Di sản văn hóa phi vật thểcấp quốc gia

* Hệ thống chính trị 

Đảng bộ huyện có 48 tổ chức cơ sở đảng, trong đó có 23 đảng bộ xã, thịtrấn, 06 đảng bộ cơ quan và 19 chi bộ trực thuộc với hơn 7.218 đảng viên Pháthuy truyền thống lịch sử, những năm qua, Đảng bộ huyện không ngừng đổi mớiphương thức hoạt động, nâng cao năng lực lãnh đạo, sức chiến đấu, trong đó,trọng tâm là nâng cao chất lượng sinh hoạt chi bộ, đổi mới công tác cán bộ vàgiáo dục chính trị, tư tưởng, thực hiện nghiêm túc Nghị quyết TW 4 (khóa XI),Chỉ thị 05 của Bộ chính trị về đẩy mạnh việc học tập và làm theo tư tưởng, đạođức, phong cách Hồ Chí Minh

 Với cách làm chặt chẽ, nghiêm túc, đến nay trên địa bàn Huyện, nhiềutồn tại, hạn chế hoặc một số khuyết điểm trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo thựchiện nhiệm vụ của các cấp, các ngành cơ bản được khắc phục Các mặt kinh tế -

xã hội, an ninh, quốc phòng đạt kết quả tốt, hầu hết các chỉ tiêu Thành phố giaođều đạt hoặc vượt

Các tổ chức chính trị - xã hội từ MTTQ, Hội Cựu chiến binh, Hội Nôngdân, Hội Liên hiệp Phụ nữ, Liên đoàn Lao động và Đoàn Thanh niên Cộng sản

Hồ Chí Minh ngày càng phát huy vai trò, hoạt động hiệu quả ở cấp cơ sở Trênđịa bàn có 77 trường học (Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học Phổ thông,

Trung tâm Giáo dục thường xuyên) và có 223 cơ quan, doanh nghiệp.

 Toàn huyện có 88 làng, trong đó 61 làng có nghề, 5 làng được công nhận

là làng nghề truyền thống với những sản phẩm nổi tiếng khắp trong và ngoài khuvực như: đậu phụ Linh Chiểu, rau muống tiến vua Sen Chiểu, tương đỗ ThượngCốc, bánh bún Hát Môn, thú nhồi bông Tam Hiệp

* Tình hình kinh tế - xã hội của huyện 

 Trong những năm gần đây, kinh tế của huyện có những bước phát triểnkhá, tăng trưởng bình quân đạt mức cao và ổn định Năm 2015, tăng trưởng kinh

tế đạt kế hoạch đề ra là 10%; thu nhập bình quân gần 30 triệu đồng/người/năm

Cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tích cực: Nông nghiệp 27%, Côngnghiệp - Xây dựng 39%, Dịch vụ 34% 6 tháng đầu năm 2016, tăng trưởng kinh

tế ước đạt 9,1% Chương trình xây dựng nông thôn mới gắn với dồn điền đổithửa có bước bứt phá Hết năm 2014, huyện đã hoàn thành công tác dồn điền đổithửa, là 1 trong 6 huyện dẫn đầu Thành phố về tiến độ xây dựng nông thôn mới.Năm 2015, Huyện có thêm 07 xã đạt xã nông thôn mới, vượt chỉ tiêu Thành phốgiao, nâng tổng số lên 17/22 xã đạt chuẩn nông thôn mới Năm 2016, Huyệnphấn đấu có thêm 3 xã đạt chuẩn nông thôn mới, năm 2017 có 22/22 xã đượcthành phố công nhận xã chuẩn nông thôn mới và hoàn thành huyện nông thônmới Sau dồn điền đổi thửa, Huyện tập trung vào cơ giới hóa, áp dụng mạnh mẽtiến bộ khoa học, công nghệ, tổ chức lại sản xuất, nâng cao giá trị gia tăng trêndiện tích canh tác của nông dân. 

 Hiện nay, huyện Phúc Thọ được thành phố Hà Nội quy hoạch là vùngsinh thái, phát triển du lịch và nông nghiệp sạch, chất lượng cao Hy vọng trongthời gian tới, huyện sẽ có bước phát triển mới và là điểm đến của các nhà đầu tư

và khách du lịch Dưới đây là hình ảnh trụ sở UBND huyện Phúc Thọ

Ảnh trụ sở UBND huyện Phúc Thọ [Xem phụ lục 01trang 37]

1.2.2 Cơ cấu, chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Phúc Thọ

*Cơ cấu:

Ủy ban nhân dân huyện Phúc Thọ hoạt động trên Luật Tổ chức HĐND

và UBND ngày 26/11/2003 của Quốc Hội Hiện tại, UBND huyện Phúc Thọ có

01 Chủ tịch, 02 Phó chủ tịch.

Chủ tịch UBND huyện chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêm túccác nhiệm vụ và quyền hạn mà Luật tổ chức HĐND và UBND đã quy định, Chủtịch UBND huyện Phụ trách các lĩnh vực như: Đầu tiên là chiến lược, kế hoạchphát triển kinh tế - xã hội dài hạn, ngắn hạn Tiếp đến là công tác đảm bảo anninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quốc phòng, quân sự địa phương, chỉ đạochung công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân Công tác cảicách hành chính, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, quy chế, lề lối làm việc,chương trình công tác của UBND huyện; những vấn đề chung về thi đua khenthưởng Cũng như công tác đối nội, đối ngoại của huyện Chủ tịch UBND huyệnPhúc Thọ còn phụ trách trên cả những lĩnh vực như :Nông nghiệp - PTNT,Lâm nghiệp, thủy lợi, thủy sản, công nghiệp, khoa học công nghệ, thương mại,dịch vụ cụm, điểm công nghiệp, phụ trách công tác GPMB;

Một Phó chủ tịch UBND huyện thực hiện phụ trách lĩnh vực: Giáo dục đào tạo, Y tế, dân số, gia đình và trẻ em, Lao động việc làm, đào tạo nghề, chínhsách xã hội, BHXH, xóa đói giảm nghèo

-Một Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực: Văn hóa, thông tin,thể thao, du lịch, phát thanh, truyền hình

Về bộ máy: UBND huyện Phúc Thọ có 12 phòng chuyên môn và 7 đơn

-Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

-Phòng Thanh tra huyện

-Phòng Tài nguyên môi trường

-Phòng Giáo dục và đào tạo

-Phòng Tài chính - Kế hoạch

* 7 đơn vị sự nghiệp gồm:

-Trung tâm dân số huyện

-Đài phát thanh

-Ban bồi thường GPMB

-Trung tâm văn hóa

-Trung tâm dạy nghề

-Hội chữ thập đỏ

-Thanh tra xây dựng

Các đơn vị sự nghiệp có 01 thủ trưởng và có 01 đến 02 Phó thủ trưởng vàcác viên chức giúp việc khác

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Phúc Thọ [xem phụ lục

-Nhiệm vụ và quyền hạn

Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND huyện:

Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện Đôn đốc, kiểm tra các phòng,ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn việc thực hiện chương trình,

kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt;theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn,UBND các xã, thị trấn theo quy định của pháp luật.

Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị cho báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, điềuhành của UBND huyện và Chủ tịch UBND theo quy định của pháp luật Thựchiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định củapháp luật

Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, cácchương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của văn phòng UBND huyện

Giúp UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợpcông tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực hội đồng nhân dân,

Ủy ban MTTQ huyện; các đoàn thể nhân dân cấp huyện và các cơ quan, tổ chứccủa Trung ương, của Thành phố đóng trên địa bàn huyện

Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện; cácvăn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan GiúpUBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm trathực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND các xã, thị trấn

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBNDhuyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóahành chính nhà nước của UBND huyện

Quản lý toàn diện bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả ở UBNDhuyện Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công táccải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND huyện

Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước vềcông tác dân tộc, thưc hiện các chính sách cho đồng bào dân tộc thiểu số trên địabàn Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND, Chủ tịch UBND huyện giao cho

*Tiểu kết:

Trong chương 1 nhóm đã trình bày một số vấn đê lý luận về công tácsoạn thảo văn bản và quản lý văn bản Đồng thời bên cạnh đó tôi đã trình bàykhái quát về UBND huyện Phúc Thọ Để mọi người nắm được cơ cấu tổ chứccũng như chức năng và nhiệm vụ của UBND huyện Phúc Thọ Những nội dungtrong Chương 1 đã giúp nhóm có được cơ sở thực tiễn để triển khai nội dung củachương 2 tốt hơn

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ

VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN PHÚC THỌ 2.1.Sự chỉ đạo của UBND huyện Phúc Thọ đối với công tác soạn thảo

và quản lý văn bản.

*Đối với công tác soạn thảo văn bản

Trong thời gian vừa qua công tác soạn thảo văn bản của UBND huyệnPhúc Thọ cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao Trình tựthủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật Tronggiải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứađựng trong đó thông tin, quyết định quản lý Văn bản mang tính công quyền,được ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt củađời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Vănphòng

Cơ cấu tổ chức của văn phòng được chia ra làm các bộ phận, mỗi bộphận phụ trách những công việc, nhiêm vụ riêng Trong quá trình giải quyếtcông việc của mình, các bộ phận sẽ có nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quanđến phạm vi, trách nhiệm giải quyết công việc đó

Ví dụ:

Bộ phận Tổng hợp của Văn phòng bao gồm có nhiều chuyên viên, mỗichuyên viên phụ trách một lĩnh vực nhất định và có nhiệm vụ soạn thảo văn bảnliên quan đến lĩnh vực mình phụ trách khi có sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng

Nhiệm vụ của bộ phận cơ quan chuyên môn là tham mưu, giúp việc vàhậu cầu cho Thường trực HĐND và Lãnh đạo UBND, nên các văn bản đượcsoạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính Các văn bản hành chính màUBND thường soạn thảo là các loại văn bản sau: Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cábiệt), thông báo, thông cáo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo,biên bản, tờ trình, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấymời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường; giấy biên nhân hồ sơ, phiếugửi, phiếu chuyển Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà chuyên viên soạn thảo văn bảndưới sự chỉ đạo, hướng dẫn của Chánh Văn phòng mà chịu trách nhiệm trong

quá trình soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đềliên quan, ra các quyết định hành chính…

*Đối với công tác quản lý văn bản

Quan điểm về công tác văn thư tại Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số

55 CV/TCCB ngày 01/3/1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24

-CT của Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng, theo đó: "Công tác văn thư là toàn bộ quátrình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan Mục đíchchính của công tác văn thư là đảm bảo thông tin cho quản lý Những tài liệu, vănkiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác vănthư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệuquả"

Văn bản của UBND huyện Phúc Thọ được quản lý tại Bộ phận Văn thưcủa cơ quan Bộ phận Văn thư có chức năng giúp Chánh Văn phòng quản lýtoàn bộ hoạt động hành chính (Hành chính, Văn thư) của Văn phòng đảm bảophục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất của UBNDhuyện, Chủ tịch UBND huyện Việc quản lý văn bản của bộ phận văn thư hiệnnay đã và đang đảm bảo được các yêu cầu về trình tự, thủ tục đã được quy định

cụ thể tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

Văn phòng UBND huyện Phúc Thọ là cơ quan giúp HĐND-UBND huyệnquản lý về hành chính, giải quyết các việc tranh chấp trên địa bàn huyện nên vănbản hằng ngày đến cơ quan rất nhiều như: văn bản của cấp trên gửi (văn bản củaChính phủ), của các cơ quan cấp dưới và văn bản của cơ quan có liên quan gửiđến và các thư từ của người dân Tại văn phòng UBND huyện Phúc Thọ thìcông tác tổ chức quản lý văn bản đi, đến tương đối chặt chẽ Việc quản lý vănbản trong đơn vị được thống nhất, đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời, bảo mật

2.2.Công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ

2.2.1 Các loại văn bản được soạn thảo.

Văn bản quản lý nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành tronghoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của

Nhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật Theo Điều 4của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư, có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau:

*Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật hay còn gọi là văn bản pháp quy là mộthình thức pháp luật thành văn ( văn bản pháp) được thể hiện qua các văn bảnchứa được các quy phạm pháp luật do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền banhành để điều chỉnh các quan hệ xã hội Theo quy định của Luật Ban hành vănbản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phốihợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong

đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảmthực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội

Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2008); Luật Ban hành vănbản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND (2004) quy định các cơ quan cóthẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc thẩmquyền ban hành tương ứng, trong đó UBND các cấp có thẩm quyền ban hànhvăn bản quy phạm pháp luật là Quyết định và Chỉ thị

Ví dụ: Quyết định số:62a/QĐ-UBND về việc Công bố công khai số liệu

dự toán ngân sách Huyện Phúc Thọ năm 2017

cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể

Văn bản hành chính cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyếtđịnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỉ luật cán bộ, công chức, chỉ thị vềviệc pháp động phong trào thi đua, biểu dương người tối việc tốt

Ví dụ : Quyết định số 151/QĐ-UBND về việc Công bố Danh mục văn

bản quy phạm pháp luật do HĐND huyện Phúc Thọ ban hành đã hết hiệu lựctoàn bộ

[ Xem phụ lục số 04 trang 40]-Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tinđiều hành nhằm thực thi các văn bản thi hành pháp luật hoặc dùng để giải quyếtcác công việc cụ thể, phản ánh tình hinh, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việctrong các cơ quan, tổ chức

Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loạichính:

+ Văn bản không có tên loại: Công văn;

+ Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án,chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu,giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm ), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếutrình )

*Văn bản chuyên ngành

Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền banhành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thìphải theo quy định của các cơ quan đó, không tùy tiện thay đổi nội dung và hìnhthức của chúng Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyênmôn khác nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa

2.2.2 Quy trình soạn thảo văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ

Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước tiến hành trong quá trìnhsoạn thảo văn bản của các cơ quan tổ chức Tại UBND huyện Phúc Thọ quytrình soạn thảo văn bản ở được tiến hành thông qua các bước:

*Chuẩn bị soạn thảo

Khi cán bộ văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phảixác định tên loại văn bản, hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bảncần soạn thảo

Tiếp đến cần phải thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dungvăn bản (thông tin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tinpháp luật).

Cuối cùng thực hiện phân công soạn thảo cho đơn vị hoặc cá nhân soạnthảo và xác định mục đích ban hành văn bản, cũng như đối tượng và phạm vi ápdụng của văn bản

*Soạn thảo văn bản

Đối với việc soạn thảo văn bản việc đầu tiên ta cần đó chính là lập đềcương văn bản Trong đề cương trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ởnội dung văn bản, trên cơ sở những vấn đề được xác định trong mục đích và giớihạn của văn bản Khi bước lập đề cương hoàn thành cá nhân hoặc tổ chức đượcgiao soạn thảo văn bản tiến hành viết bản thảo Khi viết bản thảo cần phải bámsát đề cương, phân chia dung lượng trong từng chương, mục, đoạn để văn bảntrở thành một thể thống nhất, trọn vẹn về nội dung và hình thức Trong quá trìnhsoạn thảo cần phải kiểm tra, rà soát bản thảo xem bố cục nội dung đã lôgic chưa,đầy đủ các ý cần trình chưa, các ý trình bày đã phù hợp với mục đích ban hànhvăn bản hay chưa, ý trọng tâm của văn bản đã nổi bật hay chưa

Ngoài ra cần phải đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bảncủa Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình văn bản hành chính Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo

có thể đề xuất với người lãnh đạo cơ quan, Chánh Văn phòng việc tham khảo ýkiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu đềhoàn chỉnh bản thảo

*Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan

Sau khi hoàn tất việc soạn thảo văn bản cơ quan, đơn vị soạn thảo vănbản trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên ( tập thể hoăc cá nhân)

để xem xét thông qua Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ sau:

-Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo văn bản

-Bản dự thảo

-Văn bản thẩm định (nếu có)

-Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có)

-Các văn bản giấy tờ liên quan (nếu có)

Trường hợp không có hồ sơ trình duyệt thì phải trực tiếp tường trình vớithủ trưởng về văn bản.Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản)duyệt Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phảitrình người duyệt xem xét, quyết định

*Đánh máy, nhân bản

Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục "Nơi nhận" văn bản Người đánhmáy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúngthời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan Trong trường hợp nếu phát hiện

có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt vănbản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh

*Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phảikiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mình soạnthảo.Chánh Văn phòng người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơquan quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức,thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản Trước khi trình lãnhđạo ký chính thức, lãnh đạo đơn vị chức năng phải “ ký nháy” vào ngay sau dấuchấm hết “./.”

Ví dụ:

[ xem phụ lục 03 trang 39 ]

Điều này nhằm mục đích xác định trách nhiệm của người đứng đầu cơquan, tổ chức về nội dung văn bản Ký “nháy” còn thể hiện lãnh đạo đã kiểm trahình thức, nội dung văn bản đúng thể thức theo quy định.

*Ký chính thức văn bản

Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền kýtheo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ về việc hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình văn bản hành chính Việc ký văn bản được quy định như sau:

Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt)vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức,

[Xem phụ lục 05 trang 41]

Như trường hợp trên cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấpphó ký thay cấp trưởng;

*Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan

Văn bản sau khi kí chính thức chuyển cho cán bộ văn thư, cán bộ văn thưthực hiện các công việc sau: Đầu tiên là kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuậttrình bày văn bản, ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản Tiếp đến làđóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Sau đó tiến hành đăng kývào sổ công văn đi, làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn