Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xã yên khê

LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, thi hành đều gắn liền với công tác văn thư – Lưu trữ nói chung. Do vậy công tác Văn thư đối với hoạt động quản lý hành chính là rất quan trọng. Có thể thấy công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo ban hành và quản lý văn bản của cơ quann là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm đúng mực vì văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý điều hành nhà nước tại địa phương. Do vậy, việc soạn thảo và ban hành văn bản nó không thể thiếu ở mỗi cơ quan, nógóp phần đảm bảo làm cho hoạt động của cơ quan sẽ thuận lợi có hệ thống, đồng bộ từ trên xuống dưới, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Chính vì vậy việc quan tâm đúng mức đến công tác soạn thảo ban hành văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước. Trên thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động cơ quan hành chính nhà nước nói chung đã đạt được nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nhước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội. Nhưng bên cạnh đó, vẫn còn một số văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khuyết điểm gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ tới mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước. Qua thời gian thực tập tại UBND xã Yên Khê huyện Con Cuông tỉnh Nghệ An tôi thấy hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản đang là môt vấn đề được quan tâm tại Văn phòng UBND xã và có một vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và bản lý nhà nước tại địa phương. Mặc dù đã có rất nhiều công trình viết về công tác Văn thư – Lưu trữ của rất nhiều tác giả. Nhưng viết về công tác soạn thảo và ban hành văn bản thì còn rất ít. Do vậy, nên tôi đã chọn đề tài: Công tác Soạn thảo và ban hành văn bạn tại UBND xã yên Khê cho báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình nhằm thấy được tầm quan trọng của việc soạn thảo và ban hành văn bản trong công tác văn thư đối với từng cơ quan, tổ chức cũng như vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản trọng hoạt động quản lý của các nhà quản trị trong hoạt động của cơ quan.

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, cho phép em xin gửi lời cảm ơn tới các Thầy cô khoaQuản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền dạy kiến thứccho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường để em có thể hoànthành tốt chuyến thực tập này

Em xin bày tỏ lòng biết ơn của mình tới toàn thể các cán bộ trong Ủyban nhân dân xã Yên Khê đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt chuyếnthực tập vừa qua Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các anh, chịcán bộ Văn phòng, là những người đã trực tiếp hướng dẫn em trong quátrình thực tập tại Ủy ban nhân dân xã Yên Khê

Và bài báo cáo này sẽ không hoàn thành nếu như không có sự giúp đỡcủa Thầy Nguyễn Mạnh Cường – Giáo viên hướng dẫn, thầy đã tâm huyếttruyền dạy kiến thức cho sinh viên cũng như là cho em trong thời gian vừaqua

Với thời gian thực tế là 08 tuần (bắt đầu từ ngày 12/06/2017 đến ngày11/08/2017) Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của giáoviên hướng dẫn và cán bộ hướng dẫn đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyếtđược trang bị ở trường học vào công tác thực tiễn tại cơ quan Trong suốtthời gian thực tập, em đã có cơ hội thực hành các nghiệp vụ Văn thư, vănphòng Qua đó, em đã rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểubiết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầmquan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ

Một lần nữa cho em gửi lời cảm ơn đến giáo viên hướng dẫn Thạc sĩNguyễn Mạnh Cường giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại họcNội vụ Hà Nội, đã tận tình hướng dẫn em trong thời gian thực tập Cảm ơn

các cán bộ hướng dẫn tại Văn phòng UBND xã Yên Khê đã tạo điều kiệngiúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này.

Do những hạn chế nhất định về vốn kiến thức và kinh nghiệm thựctiễn nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót Em mong nhậnđược những ý kiến đóng góp từ Thầy cô giáo để bài báo cáo được hoànchỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Yên Khê, ngày 11 tháng 8 năm 2017

SINH VIÊN

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnhvực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, thi hành đều gắn liền vớicông tác văn thư – Lưu trữ nói chung Do vậy công tác Văn thư đối với hoạtđộng quản lý hành chính là rất quan trọng

Có thể thấy công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo banhành và quản lý văn bản của cơ quann là một vấn đề hết sức quan trọng vàcần được quan tâm đúng mực vì văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa

là công cụ quản lý điều hành nhà nước tại địa phương Do vậy, việc soạnthảo và ban hành văn bản nó không thể thiếu ở mỗi cơ quan, nó góp phầnđảm bảo làm cho hoạt động của cơ quan sẽ thuận lợi có hệ thống, đồng bộ từtrên xuống dưới, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.Chính vì vậy việc quan tâm đúng mức đến công tác soạn thảo ban hành vănbản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước

Trên thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động

cơ quan hành chính nhà nước nói chung đã đạt được nhiều thành tích đáng

kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nhước trên mọi lĩnh vựccủa đời sống kinh tế - xã hội Nhưng bên cạnh đó, vẫn còn một số văn bảnquản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khuyết điểm gây nhiều ảnhhưởng không nhỏ tới mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệuquả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước

Qua thời gian thực tập tại UBND xã Yên Khê huyện Con Cuông tỉnhNghệ An tôi thấy hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản đang là môt vấn

đề được quan tâm tại Văn phòng UBND xã và có một vai trò quan trọng đốivới công tác lãnh đạo, điều hành và bản lý nhà nước tại địa phương

Mặc dù đã có rất nhiều công trình viết về công tác Văn thư – Lưu trữcủa rất nhiều tác giả Nhưng viết về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

thì còn rất ít Do vậy, nên tôi đã chọn đề tài: Công tác Soạn thảo và ban hành văn bạn tại UBND xã yên Khê cho báo cáo thực tập tốt nghiệp của

mình nhằm thấy được tầm quan trọng của việc soạn thảo và ban hành vănbản trong công tác văn thư đối với từng cơ quan, tổ chức cũng như vai tròcủa công tác soạn thảo và ban hành văn bản trọng hoạt động quản lý của cácnhà quản trị trong hoạt động của cơ quan

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: có nội dung trình bày về khái niệm và nguyên tắc; quy trình tổ chức, quản lí và giải quyết văn bản đi + Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: có kết cấu nội dung gồm 2 phần Phần 1 trình bày các khái niệm và nguyên tắc văn thư Phần 2 trình bày quy trình tổ chức, quản lí và giải quyết văn bản đến

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản nội bộ và văn bản mật: trình bày các kiến thức về tổ chức và giải quyết văn bản nội bộ, tổ chức và giải quyết văn bản mật;

- PGS Vương Đình Quyền: Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội, năm 2011;

- Nguyễn Thị Phương, sinh viên trường cao đẳng sư phạm trung ương: Báo cáo thực tập về công tác văn phòng HĐND-UBND tại UBND huyện Anh Sơn, Tỉnh Nghệ An.

Tuy nhiên chưa có công trình nghiên cứu cụ thể nào về công tác soạnthảo và bàn hành văn bản tại UBND xã Yên Khê - huyện Con Cuông,Nghệ An

3. Mục tiêu nghiên cứu đề tài

- Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, và công tác soạn thảo và ban hànhvăn bàn của UBND xã Yên Khê

- Nhận xét ưu điểm (những gì đã làm được) và hạn chế (những gì chưa làmđược) về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xã Yên Khê

- Từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm góp phần làm cho công tác văn thư nóichung và công tác soạn thảo ban hành văn bản nói riêng tại UBND xã YênKhê ngày càng tiến bộ

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là những lý luận chung về công tác Văn Thư, soạnthảo ban hành và quản lý văn bản của cơ quan

Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian có hạn em xin nghiên cứu công tácsoạn thảo và ban hành ban bản của Ủy ban nhân dân xã Yên Khê với những

số liệu từ năm 2013 đến nay

5. Phương pháp nghiên cứu.

Dựa trên việc thu thập tài liệu thực tế, thống kê số liệu, quan sát, kếthợp với những kiến thức được thầy cô truyền dậy và kinh nghiệm của bảnthân

Đề tài nghiên cứu là sự kết hợp giữa lý luận và thực tế để nội dungnghiên cứu được rõ ràng và khoa học

6. Đóng góp của đề tài.

Qua bài nghiên cứu này tôi mong muốn công tác văn thư nói chung vàcông tác soạn thảo ban hành văn bản tại UBND xã Yên Khê sẽ được quan

tâm và chú trọng hơn nữa, đầu tư trang thiết bị và các phần mềm ứng dụngtiên tiến, hiện đại hơn.

Sau kết quả nghiên cứu, tôi hi vọng đề tài của tôi sẽ được mọi ngườiquan tâm và trở thành một trong những tài liệu tham khảo có ý nghĩa thiếtthực trong cuộc sống

7. Cấu trúc của bài nghiên cứu.

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục đề tàigồm có 3 chương:

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BANHÀNH VĂN BẢN

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNHVĂN BẢN TẠI UBND XÃ YÊN KHÊ

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNGTÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VAN BẢN

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN

HÀNH VĂN BẢN

1.1. Về công tác văn thư nói chung.

1.1.1. Khái niệm về công tác Văn thư:

Công tác Văn thư là toàn bộ các công việc xây dựng và ban hànhvăn bản ( sọan thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc xâydựng, quản lý, giải quyết văn bản trong các cơ quan đó

1.1 2 Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư.

- Vị trí: Vănthư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý cũng

như hiệu quả hoạt động của cơ quan, do đó công tác Văn thư có ý nghĩaquan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan

- Ý nghĩa: Công tác Văn thư giúp cho việc giải quýêt công việc của cơ

quan được nhanh chóng và chính xác, có năng xuất và chất lượng, đúngđường lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lýcông việc của cơ quan đựơc chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệuquả và thành tích hoạt động của cơ quan

Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạtđộng của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìnđược bí mật của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cáchthủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới

Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên,vật liệu chế tác các trang thiết bị dùng trong quá trình ban hành văn bản

Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơquan, của các cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra

Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực phục vụ chocông tác tra cứu thông tin quá khứ

1.1.3 Những yêu cầu đối với công tác Văn thư.

Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đối với cơ

quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng,cho quá trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn Do đó,công tác Văn thư đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ sau:

- Nhanh chóng: Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu

nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơquan, tổ chức Nhưng đối với công tác Văn thư thì yêu cầu nhanh chóngđược coi như là một nguyên tắc trong hoạt động của cơ quan Quá trình giảiquyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của công tácVăn thư, nếu quá trình này diễn ra nhanh chóng thì thông tin sẽ đến kịp thờivới các đơn vị giải quyết văn bản và nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quảgiải quyết công việc của cơ quan

- Chính xác: Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt

động Văn thư của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kémphần quan trọng

Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải

quyết công việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan,văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quyđịnh Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụcủa công tác Văn thư phải đảm bảo chính xác từ viêc soạn thảo, đánh máy,đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phảitheo những quy định của pháp luật

- Bí mật: Bímật để cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ

gìn được bí mật Nhà nước

Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giảiquyết văn bản, bố trí làm việc của các cán bộ Văn thư của cơ quan phải đảmbảo yêu cầu đã quy định trong bí mật Nhà nước Giữ gìn bí mật của cơ quan

tổ chức là sự thành công của mỗi cơ quan đó

- Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn

thứ gắn liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại

Vì vậy, yêu vầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trwor thành một trongnhững tiền đề để đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và mỗi

cơ quan nói riêng có năng suất chất lượng cao Hiện đại hóa công tác vănthư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hànhtừng bước, phù hợp với khoa học kỹ thuât của đất nước cũng như điều kiện

cụ thể của mỗi cơ quan Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coi thường việc

áp dụng phương tiên kỹ thuạt hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quanđến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư

1.1.4 Hình thức tổ chức Văn thư.

Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn

bộ quá trình xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơquan đến kết quả hoạt động của cơ quan, do đó trong từng cơ quan, tổ chứcphải lựa chọn hình thức công tác Văn thư cho phù hợp trên cơ sở phân tích

cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi và đến, chức năng, nhiệm vụ của từng

cơ quan

Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác Văn thư nhưng thôngthường người ta áp dụng ba hình thức tổ chức là hình thưc tổ chức tập trung,hình thức tổ chức phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp

Hình thức Văn thư tập trung: được áp dụng hầu hết các tác nghiệpchuyên môn, công tác Văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị, hìnhthức này thông thường được áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có cơ cấu ítphức tạp, có quy mô nhỏ, số lượng văn bản ít

Hình thức Văn thư phân tán: được áp dụng khi hầu hết các khâunghiệp vụ được giải quyết ở các sở đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn

vị có cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi và đến có nhiều cơ sở cách xa nhau

Quátrình thực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thứcnày thông thường được áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hànhpháp quản lý hành chính Nhà nước

1.2. Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

1.2.1. Khái niệm của văn bản:

Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thểnày đến chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theotừng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản cónhững hình thức và nội dung khác nhau

1.2.2. Những yên cầu về nội dung:

Tính mục đích: khi bắt tay vào soạn thảo văn bản cần xác định mụcđích, mục tiêu và giới hạn tiêu chuẩn cảu nó, tức cần phải trả lời cacds vấn

đề Văn bản này ban hành để làm gì? Giải quyết các việc gì? Mức độ giảiquyết đến đâu? Kết quả của việc thực hiện ở sự đồng nhất nội dung và hìnhthức văn bản

Tính khoa học: Văn bản có tính khoa học phảiđảm bảo cóđủ lượngthông tin quy phạm và thông tin thực tế.Các thông tin được sử dụngđểđưavào văn bản phảiđược xử lý vàđảm bảo chính xác

- Đảm bảo sự logic về mặt nội dung, nhất quán về mặt chủđề, bố cụcchặt chẽ

- Đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức

- Sử dụng tốt ngôn ngữ pháp luật hành chính.

- Đảm bảo tính hệ thống cúa văn bản

Tínhđại chúng: Văn bản có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp vớitrìnhđộ dân trí, phảiđảm bảo tới mức tốiđa, tính phổ cập, song không ảnhhưởngđến nội dung nghiêm túc và chặt chẽ của văn bản

Tính quy phạm: Cho thấy tính cưỡng chế của văn bản, tức là văn bảnthể hiện quyền lực của nhà nước dòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thờiphảnánhđịa lý của chủ thể pháp luật, đảm bảo tính quy phạm, văn bản sẽdược ban hànhđúng thẩm quyền quy định vàđược trình bày dưới dang quyphạm pháp luật

Tính khả thi: Một yêu cầuđối với văn bảnđồng thời là hiệu quả, kếthợpđúngđắn và hợp lý các yêu cầu nói trên ngoài ra để các nội dung của vănbảnđược thi hànhđầyđủ và nhanh chóng văn bản cần phải hợpđủ cácđiềukiện sau:

- Nội dung phảiđưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý,nghĩa là phải phù hợp với trìnhđộ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thihành

- Khi quy định các quyền cho chủ thểđược hưởng phải kèm theo cácđiều kiệnđểđảm bảo thực hiện các quyềnđó

- Phải nắm vữngđược khả năng mọi mặt củađối tượng thực hiện vănbản, nhằm xác lập trách nhiệm của các trường hợp cụ thể

1.2.3 Những yêu cầu về thể thức:

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản đượcthiết lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảogiá trị pháp lý cho văn bản Căn cứ vào những quy định của pháp luật, hiệnnay công tác soạn thảo văn bảnđượcáp dụng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụđược trình bày như sau:

Bao gồm 9 thành phần thể thức văn bản :

- Quốc hiệu

- Tên cơ Quan ,tổ chức ban hành văn bản

- Số, ký hiệu của văn bản

- Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

- Nội dung văn bản

- Quyền hạn, chúc vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu cơ quan, tổ chức

- Nơi nhận

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, baogồm những thành phầnáp dụngđối với các loại văn bản và các thành phần bổsung trong những trường hợp cụ thể

* Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản

1 2

15

4 3

7a 9b

* Chú thích các ô số thể hiện thành phần thể thức văn bản :

1 : Quốc hiệu

2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 : Số, ký hiệu văn bản

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a : Tên trích yếu nội dung văn bản

5b : Trích yếu nội dung công văn

6 : Nội dung văn bản

7a,7b,7c: Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩmquyền

8 : Dấu cơ quan, tổ chức

13 : Ký hiệu ngườiđánh máy và số lượng bản pháp hành

14 : Địa chỉ cơ quan

1.2.4. Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ:

Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiệnngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnhvực giao tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính Sử dụng văn phonghành chính – công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phảiđảm bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ

thông, đại chúng; tính khách quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu và tínhtrang trọng, lịch sự Có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của côngtác quản lý hành chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà vănbản là phương tiện quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối vớiđối tượng quản lý.

1.2.5. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản:

Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạnthảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong vănbản phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng Đây là chất liệu cấuthành của một văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản Việc

sử dụng các ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêucầu về sử dụng từ ngữ và sử dụng câu

- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phongcách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp;

- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt;viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủyếu sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp

Như vậy hoạtđộng soạn thảo văn bản cần thực hiệnđúng những quyđịnhtrên đây chính là cơ sở lý luận của hoạtđộng soạn thảo và ban hành vănbản tại UBND xã Yên Khê

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ YÊN

2.1 KHÁI QUÁT VỀ XÃ YÊN KHÊ – CONG CUÔNG – NGHỆ AN 2.1.1 Đặc điểm tình hình, vị trí địa lý.

Yên Khê có tổng diện tích tự nhiên 5.244, 04 ha Trong đó đất nôngnghiệp 4.951,33 ha = 94,42%, đất phi nông nghiệp 236,44 ha = 4,51%, đấtchưa sử dụng 56,27 ha = 1,07 %

Có vị trí địa lý:

Phía Đông giáp huyện Anh Sơn

Phía Tây giáp xã Chi Khê và xã Châu Khê

Phía Nam giáp xã Lục Dạ

Phía Bắc giáp xã Bồng Khê

Gồm 2 trường Tiểu học, 01 trường Mầm non và 01 trường THCS.Trong đó có 2 trường chuẩn quốc gia ( Tiểu học và mầm non), có 1 trạm y tếđạt chuẩn quốc gia Toàn xã có 1.387 hộ, 5.739 khẩu, trong đó khẩu thực tếthường trú 5.117 khẩu, dân tộc thiểu số chiếm trên 70% dân số Có 151 hộnghèo = 602 khẩu, cận nghèo 229 hộ = 909 khẩu

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND và Văn phòng UBND xã Yên Khê

2.1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của UBND xã Yên Khê

UBNDxã Yên Khê chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, cácvăn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân

xã nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,củng cố Quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

xã Yên Khê

UBND xã Yên Khê thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địaphương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máyhành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Khê

Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Khê gồm: 1 Chủ tịch, 2 Phó Chủtịch và 02 ủy viên (Trưởng công an và Xã đội trưởng).

Thường trực UBND gồm 03 thành viên (Chủ tịch và 02 Phó Chủtịch)

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Khê (Phụ lục 1 kèm theo)

2.1.2.3 Công tác văn phòng tại UBND xã

Văn phòng UBND xã Yên Khê là bộ phận tham mưu giúp UBNDtrong việc quản lý nhà nước tại địa phương Là một bộ máy làm việc của cơquan có chức năng tham mưu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND xã,

là nơi đảm bảo các điều kiện vật chất kỷ thuật cho mọi hoạt động của HĐND

và UBND

Giúp UBND xã xây dựng chương trình, lịch công tác, lịch làm việc

và theo dõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tìnhhình kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng, tham mưu giúp UBND trongviệc chỉ đạo thực hiện

Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáogửi lên cấp trên.Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơlưu trữ, biểu mẫu báo cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượngcán bộ, công chức cấp xã.

Giúp HĐND tổ chức các kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếpkhách, nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến hoặc lên cấp trên cóthẩm quyền giải quyết

Đảm bảo bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND

và cho công việc của UBND; Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng

Văn phòng UBND xã gồm: 02 Công chức Văn phòng – Thống kê và 01 cán

bộ Văn thư – Lưu trữ

2.2 Tình hình soạn thảo văn bản tại UBND xã Yên Khê

2.2.1 Hoạt động soạn thảo văn bản Quy phạm pháp luật.

Trong thời gian qua công tác soạn thảo van hành văn bản quy phạm phápluật tại UBND xã Yên Khê luôn được quan tâm chỉ đạo thực hiện và đượcban hành đúng quy trình, đúng pháp luật và có tính khả thi cao Nhìn chung,công tác soạn thảo và ban hành văn bản quy phạp pháp luật đã có nhữngchuyển biến tích cực, được cấp trên đánh giá cao qua các đợt kiểm tra cuốinăm