Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu 4 4. Phương pháp nghiên cứu 5 5. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu 5 6. Ý nghĩa của đề tài 5 7. Giả thuyết nghiên cứu 6 8. Kết cấu của đề tài 6 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 7 1.1. Một số khái niệm 7 1.1.1. Khái niệm văn bản 7 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước 8 1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính 9 1.2. Các chức năng của Văn bản 10 1.2.1. Chức năng pháp lý 10 1.2.2. Chức năng thông tin 10 1.2.3. Chức năng quản lý 11 1.3. Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11 1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền 11 1.3.2. Về hiệu lực văn bản 11 1.3.3. Yêu cầu về nội dung 12 1.3.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày 14 1.3.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 15 1.3.6. Yêu cầu về ngôn ngữ hành chính. 18 Tiểu kết 18 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM 19 2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 19 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Viện hàn lâm 19 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ. 20 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 21 2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện hàn lâm KHXH 24 2.2.1. Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 24 2.2.2. Số lượng văn bản ban hành 26 2.3.3. Thẩm quyền ban hành 27 2.2.3. Nội dung văn bản 30 2.2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành 31 2.2.5. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức 36 2.2.6. Văn phong hành chính trong văn bản 40 2.3. Nhận xét, đánh giá 42 2.3.1. Ưu điểm 42 2.3.2. Nhược điểm 44 2.3.3. Nguyên nhân 45 Tiểu kết: 46 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM 47 3.1. Sự tất yếu và cần thiết của các giải pháp 47 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. 49 3.2.1. Xây dựng và hoàn thiện văn bản quản lý của Viện. 49 3.2.2. Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác văn thư nói chung và soạn thảo văn bản nói riêng. 50 3.2.3. Kiểm tra thường xuyên, đột xuất công tác văn bản. 52 3.2.4. Đánh giá chất lượng, hiệu quả công tác văn bản. 54 3.2.5. Lựa chọn đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản. 54 3.2.6. Tiêu chuẩn hoá văn bản 56 3.2.7. Nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ 56 3.2.8. Đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất cho công tác văn bản. 57 Tiểu kết: 58 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành báo cáo này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tậntình của các cán bộ, nhân viên Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Namtrong việc thực hiện các nghiệp vụ cũng như thu thập tài liệu để viết báo cáo,đặc biệt là chị Nguyễn Thị Loan, Trưởng phòng Lưu trữ Viện, là người trực tiếpgiám sát và hướng dẫn công việc cho tôi trong thời gian thực tập Đồng thời, tôicũng cám ơn sâu sắc các thầy cô khoa Quản trị Văn phòng đã tổ chức đợt thựctập tạo cơ hội để tôi thực hành những kiến thức đã học vào thực tế và giúp tôihọc hỏi được những kinh nghiệm quý giá

Trong quá trình thực tập và hoàn thiện báo cáo, tôi còn gặp nhiều thiếu sóttrong kỹ năng thực hiện công việc cũng như trong quá trình tổng hợp nhữngthông tin thu thập được Kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của Quýthầy cô cũng như các cán bộ tại Viện để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Mục tiêu và nội dung nghiên cứu 4

4 Phương pháp nghiên cứu 5

5 Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu 5

6 Ý nghĩa của đề tài 5

7 Giả thuyết nghiên cứu 6

8 Kết cấu của đề tài 6

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 7

1.1 Một số khái niệm 7

1.1.1 Khái niệm văn bản 7

1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước 8

1.1.3 Khái niệm văn bản hành chính 9

1.2 Các chức năng của Văn bản 10

1.2.1 Chức năng pháp lý 10

1.2.2 Chức năng thông tin 10

1.2.3 Chức năng quản lý 11

1.3 Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11

1.3.1 Yêu cầu về thẩm quyền 11

1.3.2 Về hiệu lực văn bản 11

1.3.3 Yêu cầu về nội dung 12

1.3.4 Thể thức và kỹ thuật trình bày 14

1.3.5 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 15

1.3.6 Yêu cầu về ngôn ngữ hành chính 18

Tiểu kết 18

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM 19

2.1 Khái quát về Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 19

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Viện hàn lâm 19

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 20

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 21

2.2 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện hàn lâm KHXH 24

2.2.1 Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 24

2.2.2 Số lượng văn bản ban hành 26

2.3.3 Thẩm quyền ban hành 27

2.2.3 Nội dung văn bản 30

2.2.4 Quy trình soạn thảo và ban hành 31

2.2.5 Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức 36

2.2.6 Văn phong hành chính trong văn bản 40

2.3 Nhận xét, đánh giá 42

2.3.1 Ưu điểm 42

2.3.2 Nhược điểm 44

2.3.3 Nguyên nhân 45

Tiểu kết: 46

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM 47

3.1 Sự tất yếu và cần thiết của các giải pháp 47

3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 49

3.2.1 Xây dựng và hoàn thiện văn bản quản lý của Viện 49

3.2.2 Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác văn thư nói chung và soạn thảo văn bản nói riêng 50

3.2.3 Kiểm tra thường xuyên, đột xuất công tác văn bản 52

3.2.4 Đánh giá chất lượng, hiệu quả công tác văn bản 54

3.2.5 Lựa chọn đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản 54

3.2.6 Tiêu chuẩn hoá văn bản 56

3.2.7 Nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ 56

3.2.8 Đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất cho công tác văn bản 57

Tiểu kết: 58

KẾT LUẬN 59

TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnhvực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắnliền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chứcsử dụng văn bản Do đó, vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản làrất quan trọng Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác này sẽ góp phầnbảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt Nhờ

đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanhchóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Trên thực tế công tác soạn thảo

và ban hành văn bản trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiệnnay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản củaquản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội Tuy nhiên hiệnnay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếmkhuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản banhành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và trình tự thủ tục ban hành; vănbản không có tính khả thi, và những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiềuảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín vàhiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước

Trên cơ sở những kiến thức được trang bị cũng như những hiểu biết thôngqua khảo sát thực tế trong thời gian thực tập tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam,

em đã lựa chọn đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam” Hy vọng đề tài sẽ cung cấp cho bạn đọc đặc biệt là các

bạn sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng những thông tin mới về mộttrong những nhiệm vụ cơ bản của nhà quản trị văn phòng từ đó có thể ứng dụng vàocông việc sau này

2 Lịch sử nghiên cứu

Soạn thảo và ban hành văn bản là vấn đề được quan tâm trong nhiểunghiên cứu với các khía cạnh khác nhau như về kỹ thuật trình bày, hiệu lực vàhiệu quả của văn bản trong quản lý Trong nước, phải kể đến những công trình

đã được công bố như:

- Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính của tác giả Lê Văn In,

Phạm Hưng NXB Chính trị quốc gia, năm 1996;

- Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính Nhà nước của tác giả

Lưu Kiếm Thanh NXB Thống kê 1999 Xuất bản lần thứ 2, có sửa chữa và bổsung 2000;

- Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý Nhà nước của tác giả Nguyễn Văn

Thâm, năm 1999;

- Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý Nhà nước của tác giả

Tạ Hữu Ánh NXB Chính trị Quốc gia, năm 1999;

- Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản của tác giả Lưu Kiếm Thanh,

năm 2002;

- Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính của nhóm tác giả Nguyễn

Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Xuân Lam, Bùi Văn Lự , năm2000;

- Văn bản quản lý Nhà nước và kỹ năng soạn thảo văn bản của Đại học

Luật Hà Nội, năm 2002;

- Lý luận và phương pháp công tác văn thư của Giáo sư Vương Đình

Quyền, năm 2005;

- Soạn thảo ban hành văn bản và công tác văn thư của Triệu Văn

Cường, Trần Như Nghiêm, năm 2006;

- Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội( 2009);

- Những điều cần biết về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành

chính của Nguyễn Quang Thi, năm 2011;

- Soạn thảo văn bản hành chính của TS Ngô Sỹ Trung, năm 2015…

Những công trình nêu trên đã đề cập một cách có hệ thống và đầy đủnhững vấn đề chủ yếu liên quan đến việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bảnnhà nước như: Thẩm quyền ban hành, vai trò, chức năng của văn bản, tráchnhiệm, nhiệm vụ quản lý văn bản trong hoạt động quản lý, quy trình soạn thảo Đây là những công trình được sử dụng làm cơ sở lý luận cho báo cáo

Ngoài ra còn có một số công trình nghiên cứu ở cấp độ Luận án Tiến sĩnhư:

- Hiệu lực và hiệu quả quản lý văn bản hành chính của Nguyễn Thế

Quyền, năm 2004;

- Luận văn Thạc sĩ” Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của Bộ

Nội vụ trong điều kiện cải cách hành chính”, năm 2006;

- Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ trong điều

kiện cải cách hành chính Luận văn thạc sỹ của Nguyễn Thanh Bình, Học viện

Hành chính quốc gia, năm 2006;

- Khảo sát, đánh giá việc thực hiện các quy định của Nhà nước, của

Viện Khoa học Xã hội Việt Nam về quản lý hành chính và quản lý hành chính trong công tác văn thư và lưu trữ ở Viện Khoa học Xã hội Việt Nam Nhiệm vụ

cấp Bộ do GS.TS Võ Khánh Vinh làm chủ nhiệm, năm 2007;

- Hoàn thiện quy trình ban hành và thực hiện văn bản quy phạm pháp

luật của chính quyền địa phương cấp tỉnh Luận án tiến sỹ của Hà Quang Thanh,

Học viện Hành chính quốc gia, năm 2006;

- Hoàn thiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ở Bộ

Lao động – Thương binh và xã hội đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay Luận văn thạc sỹ của Nguyễn Thị Hường, Học viện Hành chính, năm 2010;

- Đánh giá công tác ban hành và quản lý văn bản của Viện Khoa học xã

hội Việt Nam Luận văn thạc sỹ Quản lý hành chính công của Đỗ Hữu Phương,

Học viện Hành chính, năm 2011

Khóa luận tốt nghiệp gồm có các đề tài như:

- ” Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường

của Bộ Nội vụ” của Phạm Ngọc Huyền, Học viện hành chính( 2011);

- “ Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công

nghiệp địa phương- Bộ Công thương” Của Phạm Thị Loan, Đại học Nội vụ Hà

Nội( 2016)…

Một số bài viết liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản trên

các Tạp chí như: “ Đổi mới và nâng cao chất lượng văn thư- một yêu cầu cấp

bách trong cải cách hành chính ở nước ta”, tác giả Nguyễn Quốc Thắng, Tạp

chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 6( 6/2008); Bài viết của Tác giả Nguyễn Trọng

Biên “ Một số vấn đề về sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức ở nước ta

hiện nay”, Tạp chí Văn thư lưu trữ số 11( 11/2008)…

Ở phạm vi ngoài nước, cũng có một số nghiên cứu liên quan đến đề tài

này như Quản trị hành chính Văn phòng của tác giả Mike Harvey( 1996) Cuốn

sách này chủ yếu trình bày vai trò của các nghiệp vụ Văn phòng trong đó cósoạn thảo và ban hành văn bản với những nguyên tắc lý thuyết và thực hành;

Cuốn sách Ngữ pháp văn bản của tác giả O.T Moskalkaja (1996) nghiên cứu

văn bản dưới góc độ ngữ pháp, những nguyên tắc không thể thiếu trong xâydựng văn bản, các yếu tố cấu thành ngữ pháp

Nhìn chung, các công trình nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản khá tổng quan và đa dạng, đề cập đến các nội dung của công tác này từtầm quan trọng đến các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày, quy trình, thủ tụcban hành văn bản, phân công trách nhiệm soạn thảo… ở những phạm vi và mức

độ khác nhau Đây chính là nguồn tài liệu quan trọng trong quá trình làm bàikhóa luận này

Như vậy đã có bài viết nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành vănbản tại Viện Hàn lâm của ThS Đỗ Hữu Phương năm 2011( lúc đó Viện có têngọi là Viện Khoa học Xã hội Việt Nam) Bài báo cáo là sự tiếp thu và kế thừacác nghiên cứu trước và tìm hiểu thực trạng công tác này tại Viện Hàn lâmKHXH dựa trên kiến thức đã học và những gì khảo sát được trong thời gian thựctập

3 Mục tiêu và nội dung nghiên cứu

3.1 Mục tiêu nghiên cứu

- Mục tiêu chung của đề tài: Đề tài đi sâu tìm hiểu và làm rõ thực trạng,những mặt đã làm được,những hạn chế và nguyên nhân từ đó đề xuất các giảipháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam

- Mục tiêu cụ thể:

+ Khảo sát về thẩm quyền ban hành văn bản, nội dung, thể thức, kỹ thuậttrình bày, ngôn ngữ và quy trình soạn thảo, ban hành văn bản của Viện

+ Đánh giá ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân chủ quan, khách quan củanhững hạn chế để đề xuất các giải pháp mang tính áp dụng

3.2 Nội dung nghiên cứu

Đề tài tập trung vào 3 nội dung chính:

- Đưa ra cơ sở khoa học của việc nghiên cứu công tác soạn thảo và banhành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

- Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của ViệnHàn Lâm KHXH Việt Nam

- Xây dựng các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công tác soạn thảo

và ban hành văn bản của Viện

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương phápnghiên cứu chung của khoa học như: Thống kê phân tích, so sánh và tổng hợp

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lýluận và thực tiễn trước đó về công tác tham mưu tổng hợp của các cơ quan hànhchính nhà nước nói chung, Viện hàn lâm KHXH Việt Nam nói riêng

- Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: thu thập các thông tin

và chọn lọc những thông tin cần thiết

- Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp từ các cán bộ trongVăn phòng về thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ quan nhằm

bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được

5 Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu

- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản củaViện Hàn lâm KHXH Việt Nam

- Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu thựctrạng công tác soạn thảo văn bản tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam

6 Ý nghĩa của đề tài

- Đề tài cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chấtlượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm

KHXH Việt Nam Đồng thời, đưa ra được một số giải pháp có tính khả thi, ápdụng cho cả Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam và các cơ quan khác

- Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho cho các nghiêncứu sau đó cùng chuyên đề

- Góp phần cải tiến lề lối làm việc của đội ngũ công, viên chức, nâng caovai trò lãnh đạo của cán bộ cơ quan

7 Giả thuyết nghiên cứu

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm vẫn còn tồn tạinhững hạn chế về thể thức văn bản, thủ tục, trình tự ban hành, làm giảm hiệuquả của các quyết định quản lý và tính hợp lý hợp pháp của văn bản Việc nângcao chất lựong của công tác này sẽ góp phần không nhỏ vào hoạt động chungcủa cơ quan

8 Kết cấu của đề tài

Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chialàm 3 Chương:

Chương 1: Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản

Chương này trình bày cơ sở lý luận chung nhất về công tác soạn thảo vàban hành văn bản, các khái niệm, tầm quan trọng, yêu cầu và quy trình soạn thảovăn bản nói chung để làm nền tảng cho việc khảo sát thực trạng công tác này ởchương sau

Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn

lâm KHXH Việt Nam.

Trên cơ sở những lý thuyết được trình bày ở chương 1, chương 2 tập trung làm

rõ thực trạng của công tác soạn thảo, ban hành văn bản của Viện trên nhiều phươngdiện với những số liệu thống kê cụ thể

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban

hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

Sau khi phân tích thực trạng ở chương 2, trên cơ sở đó nhận xét ưu nhượcđiểm và đưa ra các giải pháp thiết thực để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo,ban hành văn bản của Viện

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm văn bản

Qua nghiên cứu, tìm hiểu về khái niệm văn bản, thuật ngữ “văn bản” xuấthiện ở nước ta vào những năm đầu của thập kỷ 80 và chính thức được dùngtrong các văn bản của Chính phủ Tại Thông tư số 02/BT ngày 11/01/1982 của

Bộ trưởng - Tổng Thư ký Hội đồng Bộ trưởng hướng dẫn việc xây dựng và ban

hành văn bản có viết: “cơ quan ban hành văn bản phải theo đúng thẩm quyền

của mình, các văn bản của cơ quan nhà nước ở các cấp ban hành đều phải căn

cứ vào Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và các văn bản của cấp trên; hình thức văn bản ban hành phải theo đúng quy định của pháp luật; từ ngữ, cách viết cũng phải theo đúng từ ngữ, cách viết văn bản Nhà nước” Điều 146 của Hiến pháp

1992 ghi rõ: “Hiến pháp nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam là luật cơ

bản của Nhà nước, có hiệu lực pháp lý cao nhất Mọi văn bản pháp luật khác phải phù hợp với Hiến pháp” Như vậy, thuật ngữ “văn bản” đã được dùng

trong các văn bản chính thống của Nhà nước từ những năm 80 của thế kỷ XIX

Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tinbằng ngôn ngữ Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xãhội Tùy theo lĩnh vực cụ thể mà văn bản có nội dung khác nhau và được thểhiện bằng các hình thức khác nhau Thường đó là tập hợp của các câu có tínhtrọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về thể thức, có tính liên kết chặt chẽ vàhướng tới một mục đích nhất định

Trong cuốn “ Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước”

của Tác giả Bùi Khắc Việt do Nhà xuất bản khoa học xã hội ấn hành năm 1997

có trình bày khái niệm về văn bản như sau: ” Văn bản là sản phẩm của lời nói,thể hiện bằng hình thức viết Tuy nhiên văn bản không phải đơn thuần là tổng số

từ ngữ, những lời nói trên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình của

quá trình, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó” [42;10]

Dưới góc độ ngôn ngữ học, Lê A và Đinh Thanh Huệ đã định nghĩa văn

bản như sau: “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng chữ viết của hoạt động giao

tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó” [33,139].

Trong cuốn Tiếng Việt thực hành của nhóm tác giả Nguyễn Quang Ninh

và Hồng Dân đề cập” Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về

nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là ở dạng viết “.[26;15]

Xem xét dưới góc độ hành chính học, trong sách Lý luận và phương pháp

công tác văn thư, tác giả Vương Đình Quyền nhận định” Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức”

[34;57], còn dưới góc độ văn bản học thì ” Văn bản được hiểu là vật mang tin

được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định” [34;56].

Như vậy, theo nghĩa chung nhất thì văn bản là một loại phương tiện ghitin và truyền đạt thông tin Thông tin trong văn bản là thông tin về các sự vật,hiện tượng, sự kiện sản sinh trong quá trình tự nhiên và xã hội

1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Theo nghĩa chung nhất Văn bản quản lý Nhà nước là những văn bản dócác cơ quan Nhà nước hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo một trình tự,thủ tục, hình thức luật định, mang tính quyền lực và làm phát sinh các tráchnhiệm pháp lý trong quá trình thực hiện

Trong sách” Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý Nhà nước” của Tác giả Nguyễn Văn Thâm đã đưa ra khái niệm” Văn bản quản lý Nhà nước là văn bản

thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan Nhà nước đối với cấp dưới Đó là hình thức để cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của Nhà nước Văn bản quản lý Nhà nước do cơ quan Nhà nước ban hành và sửa đổi theo Luật định” [38;26]

Tác giả Vương Đình Quyền đề cập đến khái niệm Văn bản quản lý Nhà

nước trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư như sau” Văn bản

quản lý Nhà nước là văn bản mà các cơ quan Nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản

lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định” [34;58]

Như vậy, có nhiều cách nhìn nhận khác nhau về khái niệm này Trongphạm vi báo cáo, Văn bản quản lý Nhà nước được hiểu theo nghĩa chung nhấtnhư đã trình bày ở trên

1.1.3 Khái niệm văn bản hành chính

Trong cuốn Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, tác

giả Nguyễn Minh Phương nhận định: “Văn bản hành chính là những loại vănbản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị, phản ánh mộtvấn đề, một công việc nào đó theo quy định của pháp luật” [32;7]

Tác giả Ngô Sỹ Trung khái quát khái niệm này trong cuốn Soạn thảo vản

bản hành chính( 2015) như sau: “ Văn bản hành chính là các thông tin quản lý

thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chứctham gia quản lý xã hội” [41;6]

Như vậy có thể hiểu Văn bản hành chính là văn bản mang tính thông tindùng để ghi chép, truyền đạt quyết định quản lý và các thông tin cần thiết kháccho hoạt động quản lý theo đúng thẩm quyền, thể thức và thủ tục luật định

Nói cách khác, văn bản hành chính là phương tiên quan trọng để đảm bảothông tin trong quản lý và nó phản ánh kết quả của hoạt động quản lý, đồng thời

nó truyền đạt ý chí, mệnh lệnh của cấp trên đối với cấp dưới thuộc phạm vi quản

lý Văn bản hành chính là thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan tổchức với nhau hoặc giữa cơ quan tổ chức với công dân

Văn bản hành chính gồm có 2 loại:

- Văn bản hành chính cá biệt: Là phương tiện thể hiện quyết định quản lý

do cơ quan có thẩm quyền ban hành nhằm quyết định các vấn đề cụ thể của cơquan Các văn bản hành chính cá biệt thường gặp là: Quyết định bổ nhiệm,quyết định nâng bậc lương…

- Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứađựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan Nhànước như văn bản hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, báo cáo tình hình, trao đổicông việc, theo dõi tình hình thực hiện công việc

Văn bản hành chính thông thường gồm 2 loại chính:

+ Văn bản có tên loại: Quyết định, quy chế, thông báo, quy định, nội quy,hướng dẫn, đề án, báo cáo, chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp đồng,các loại giấy( giấy giới thiêu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền)…,các loại phiếu( phiếu khảo sát, phiếu gửi, phiếu trình)

+ Văn bản không có tên loại: Công văn

1.2 Các chức năng của Văn bản

1.2.1 Chức năng pháp lý

Văn bản là phương tiện ghi chép và truyền đạt các văn bản quy phạmpháp luật và để điều tiết các mối quan hệ xã hội bằng hệ thống luật pháp đãđược văn bản hóa, tạo điều kiện phổ biến rộng rãi, đầy đủ, chính xác việc thựcthi pháp luật một cách đúng đắn, nghiêm minh và thống nhất

Các thông tin về pháp luật, các quy định của Nhà nước, mối quan hệ vàtrách nhiệm pháp lý của các cơ quan đều được thể hiện bằng văn bản Do vậyvăn bản là công cụ được sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội, đồng thờicũng là tiếng nói chính thức của cơ quan đó, được thể hiện bằng dấu của cơ quan

và chữ ký của người có thẩm quyền Đó là những bằng chứng đảm bảo cho vănbản ban hành có giá trị pháp lý, tức là có hiệu lực thi hành và trong một sốtrường hợp có thể dùng làm căn cứ để giải quyết mâu thuẫn, truy cứu tráchnhiệm

1.2.2 Chức năng thông tin

Chức năng thông tin là chức năng bao quát nhất của văn bản, vì trong quátrình quản lý, điều hành và các hoạt động khác của cơ quan, tổ chức thì văn bản

là phương tiện truyền tải thông tin quan trọng nhất và phổ biến nhất

Các thông tin văn bản cung cấp có thể là:

- Thông tin về đường lối của Đảng, các chính sách, pháp luật của Nhànước liên quan đến mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của cơ quan

- Các thông tin quản lý trong nội bộ tổ chức

- Các quyết định quản lý giữa các cơ quan với nhau, hoặc giữa các bộphận trong cơ quan

- Thông tin về các mặt hoạt động của cơ quan

cơ sở pháp lý để đề ra các quy định đảm bảo tính hiệu quả và tính luật

1.3 Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản

1.3.1 Yêu cầu về thẩm quyền

Mỗi cơ quan tổ chức tham gia quản lý xã hội, trong quá trình tồn tài vàphát triển đều phải thực hiện hoạt động hành chính trong nội bộ và với cơ quan

tổ chức khác, và các thông tin đó phải được văn bản hóa

Văn bản ban hành phải đảm bảo đúng thẩm quyền về nội dung và thẩmquyền về hình thức

Thẩm quyền về nội dung: Văn bản phải đảm bảo phù hợp với chức năng,nhiệm vụ, quyền hàn của cơ quan ban hành theo đúng với văn bản quy định;không có sự chồng chéo, mâu thuẫn chức năng, nhiệm vụ giữa các cơ quan

Thẩm quyền về hình thức: Văn bản được ban hành đúng thể loại văn bảnđược quy định với từng loại cơ quan, cá nhân

1.3.2 Về hiệu lực văn bản

Văn bản dùng để điều chỉnh hành vi và các mối quan hệ xã hội vì thế sẽcăn cứ vào đó để xác định hiệu lực thi hành Có văn bản chỉ áp dụng một lần, cóphạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành cũng có văn bản có hiệu lựcthường xuyên, phạm vi điều chỉnh rộng và nhiều đối tượng thi hành

1.3.3 Yêu cầu về nội dung

Nội dung văn bản là thành phần quan trọng nhất của văn bản Mỗi loạihình văn bản có nội dung khác nhau song đều phải đảm bảo các yêu cầu cũngnhư mục đích ban hành, phải đảm bảo phù hợp với chủ trương, quan điểm củaĐảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, nhất là đối với văn bản QPPL banhành phải đúng thẩm quyền, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhấtcủa hệ thống văn bản QPPL, đảm bảo tính thực tiễn, tính lịch sử của văn bản

- Nội dung văn bản ban hành phải có tính mục đích, tức là phải trả lời

được câu hỏi: văn bản này ban hành để làm gì? giải quyết công việc gì? phạm vigiải quyết đến đâu? hiệu quả thực hiện sẽ ra sao? Mục đích của nội dung vănbản thể hiện ở tính thiết thực, đáp ứng nhu cầu thực tiễn đặt ra, phù hợp vớipháp luật hiện hành, không trái với văn bản của cấp trên, có tính khả thi và gópphần hoàn thiện, nâng cao chất lượng của hệ thống văn bản pháp luật Đây làyêu cầu đòi hỏi tất yếu mà mọi văn bản khi soạn thảo cần thực thi Vì thực tiễn

là cơ sở của chân lý, là tiêu chuẩn của pháp luật, văn bản ban hành phù hợp vớithực tiễn sẽ khẳng định tính đúng đắn của văn bản đó

- Nội dung văn bản phải phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách

của Đảng, pháp luật của Nhà nước, phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính

trị của cơ quan, tổ chức, phải đảm bảo chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, phảiđúng thẩm quyền và đảm bảo tính thống nhất, tính chính xác, không làm thiệthại đến lợi ích hợp pháp của công dân

Để đáp ứng được yêu cầu này đòi hỏi người tham gia vào công tác soạnthảo văn bản không những phải nắm vững đường lối, chính sách của Đảng, phápluật của Nhà nước còn phải có tâm đức trong công việc mới có thể thể chế hoáđầy đủ, chính xác và khách quan vào văn bản trong điều kiện nền kinh tế thịtrường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta hiện nay

- Nội dung văn bản ban hành phải đảm bảo tính khoa học: tính khoa học

của văn bản thể hiện ở chỗ: văn bản có đầy đủ thông tin pháp lý và thông tin từthực tiễn, các thông tin này phải được xử lý và đảm bảo tính chính xác, logic vềnội dung, nhất quán về chủ đề tránh tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các

quy định, tản mạn, vụn vặt về pháp luật Tính khoa học của văn bản còn thể hiện

ở việc sử dụng ngôn ngữ đại chúng để mọi tầng lớp nhân dân đều hiểu được.Tính khoa học còn thể hiện thông qua việc lựa chọn hình thức văn bản phải phùhợp với từng công việc cụ thể để người soạn thảo trình bày nội dung văn bảncần truyền đạt thuận lợi nhất, tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành đơngiản, đảm bảo thẩm mỹ mà không vi phạm nguyên tắc

- Nội dung văn bản phải đảm bảo tính phổ thông đại chúng: văn bản khi

soạn thảo và ban hành phải đáp ứng với trình độ dân trí, dễ hiểu, dễ nhớ songkhông làm ảnh hưởng đến tính nghiêm túc chặt chẽ và khoa học của văn bản Vì

sự quản lý của cơ quan, tổ chức nhất là sự quản lý của cơ quan quản lý nhà nướcluôn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân, chính nhândân là đối tượng thực thi Tính phổ thông đại chúng giúp cho quần chúng nhân

dễ dàng, nhanh chóng nắm bắt chính xác ý đồ của cơ quan ban hành văn bản để

từ đó có hành vi đúng đắn thực hiện Tính dân chủ của văn bản chỉ thực sự cóđược khi: văn bản phản ánh được nguyện vọng của nhân dân, vừa có tính thuyếtphục, vừa có tính động viên nhân dân, tạo được không khí lành mạnh trong việctuân thủ pháp luật và xây dựng đạo đức xã hội trong nhân dân Các quy định cụthể trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về quyền lợi,nghĩa vụ của công dân

- Văn bản phải có tính khả thi: tính khả thi là một yêu cầu đối với mọi

loại hình văn bản, đồng thời đó cũng là hiệu quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp

lý các yêu cầu đã nêu trên

Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ, nhanh chóng

và hiệu quả, văn bản còn phải hội tụ các điều kiện sau:

+ Nội dung văn bản đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý,

nghĩa là phù hợp với trình độ năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành.Đây cùng là yêu cầu về kinh tế vì nếu nội dung văn bản ban hành phù hợp với

sự phát triển của kinh tế xã hội thì sẽ thúc đẩy xã hội phát triển Ngược lại nếuvăn bản đưa ra các quy định, mệnh lệnh vượt quá khả năng kinh tế thì không có

cơ sở, điều kiện vật chất để thực thi, sẽ làm tổn hại đến uy tín của Nhà nước và

tạo điều kiện phát sinh tiêu cực Nếu văn bản chứa đựng các quy phạm haymệnh lệnh quá lạc hậu sẽ không kích thích sự năng động, sáng tạo của các chủthể và làm lãng phí thời gian và tài sản của Đất nước

+ Nội dung văn bản phải phản ánh được các quy luật kinh tế nhằm đưa

các quy định, mệnh lệnh hướng nền kinh tế cũng như toàn bộ xã hội vận độngtheo đúng các quy luật khách quan

Với các yêu cầu trên ta thấy, khi quy định các quyền cho chủ thể phảikèm theo các điều kiện bảo đảm để thực hiện các quyền đó; đồng thời phải nắmvững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xáclập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể

1.3.4 Thể thức và kỹ thuật trình bày

Kỹ thuật trình bày văn bản gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề vănbản, vị trí các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ được thực hiệntheo các quy định sau:

- Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Về thể thức bao gồm các thành phần bắt buộc sau:

+ Quốc hiệu

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

+ Số, ký hiệu văn bản

+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

+ Nội dung văn bản

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

+ Dấu của cơ quan tổ chức

+ Nơi nhận

Bên cạnh các thành phần thể thức bắt buộc trên, có thể có các thành phần

khác tùy thuộc mục đích và nội dung của văn bản như:

+ Dấu chỉ mức độ khẩn

+ Dấu chỉ mức độ mật

+ Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến

+ Địa chỉ cơ quan; Địa chỉ thư điện tử, số điện thoại, số Fax, địa chi trangthông tin điện tử

+ Ký hiệu người đánh máy và số lượng văn bản phát hành

+ Chỉ dẫn phụ lục kèm theo

+ Đánh số trang

Các yếu tố này sẽ được làm rõ trong phần thực trạng công tác soạn thảo

và ban hành văn bản ở chương II

1.3.5 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Trong sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư, GS Vương Đình

Quyền đề cập” Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các công việc cần thựchiện trong quá trình soạn thảo văn bản Quy trình soạn thảo văn bản cho phépđịnh hướng từ đầu một cách hợp lý nhất đối với từng cơ quan, từng đơn vị, từngloại văn bản được soạn thảo” [34;192]

Tác giả Nguyễn Văn Thông đưa ra quy trình này trong cuốn Soạn thảo và

xử lý văn bản quản lý nhà nước gồm 05 bước sau:

+ Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa từ đó xácđịnh tên loại văn bản

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Giai đoạn này gồm các công việc sau:

- Xác định mục đích và định hướng khi xây dựng văn bản

+ Xác định mục đich ban hành văn bản: Liên quan đến các mục đích như

để thông tin, để trao đổi công việc, để giao dịch hoặc báo cáo tình hình hay đặt

ra các quy tắc xử sự đối với đối tượng cụ thể…

- Xác định thẩm quyền ban hành và tính pháp lý củavăn bản: Văn bản cóthuộc phạm vị chức năng quyền hạn của cơ quan không? Là văn bản có tínhpháp lý hay văn bản thông thường, quan hệ giữa cơ quan ban hành với các cơquan khác? Nội dung có đúng với các văn bản đã ban hành trước đó không?

- Xác định hình thức, nội dung, mức độ khẩn mật của văn bản:

Khi xác định rõ mục đích soạn thảo, người soạn thảo sẽ dễ dàng xác địnhđược hình thức văn bản, từ đó xác định bố cục nội dung của văn bản và xem xéttính chất của vấn đề soạn thảo để đề xuất với lãnh đạo quyết định mức độ khẩnmật của văn bản

- Thu thập và xử lý thông tin: Để văn bản ban hành được chính xác,thuyết phục, người soạn thảo phải thu thập các thông tin liên quan đến vấn đềđược nói đến trong văn bản Nguồn của thông tin thu thập thường là:

+ Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên

+ Văn bản nội bộ cơ quan

+ Văn bản của cơ quan tổ chức liên quan bên ngoài cơ quan

Sau khi thu thập, thông tin này phải được xử lý, sắp xếp để phục vụ tốtnhất cho mục đích ban hành văn bản, tránh trùng thừa, chồng chéo hoặc có nộidung không sát với vấn đề được đề cập trong văn bản

Bước 2: Soạn thảo văn bản

- Lập đề cương: Đề cương là bản trình bày những điểm chính, cốt lõi dựkiến thể hiện trong nội dung văn bản Xây dựng đề cương giúp người soạn thảochủ động hơn, bố cục văn bản chặt chẽ hơn, tránh bỏ sót các ý quan trọng,

- Viết bản thảo: Người soạn thảo dùng lời văn, câu chữ cụ thể hóa cácđiểm chính đã được xác định trong đề cương Bám sát để cương để chia bố cụchợp lý, linh hoạt trong sử dụng câu từ, liên kết các đoạn, câu để văn bản thànhmột thể thống nhất

- Kiểm tra văn bản Sau khi viết bản thảo, kiểm tra bản thảo về nội dung

đã phù hợp với mục đích ban hành, thẩm quyền, vấn đề trọng tâm được trìnhbày nổi bật Về hình thữ, kiểm tra các thành phần thể thức đã trình này đúng vớiquy định chưa? Ngôn ngữ sử dụng hợp lý, xúc tích chưa?

- Lấy ý kiến cho dự thảo: Người soạn thảo gửi bản thảo đến các đơn vị

bộ phận liên quan để lấy ý kiến góp ý Sau đó, người soạn thảo tổng hợp, nghiêncứu, tiếp thu ý kiến và hoàn thiện dự thảo văn bản

Bước 3: Duyệt và trình ký văn bản

Sau khi hoàn thiện dự thảo, người soạn thảo có trách nhiệm trình ngườiphân công soạn thảo để duyệt dự thảo Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trìsoạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trướclãnh đạo cơ quan và trước pháp luật

Bộ phận hành chính( Văn phòng) có trách nhiệm kiểm tra mọi thông tin,

kỹ thuật trỉnh bày, thể thức và và có nhiệm vụ hoàn thiện thủ tục ban hành vănbản

Sau khi bộ phận hành chính duyệt, dự thảo văn bản được chuyển lênngười có thẩm quyền ký Người ký văn bản sẽ duyệt lần cuối trước khi ký

Bước 4 : Ban hành văn bản

Sau khi văn bản được ký ban hành, người chịu trách nhiệm soạn thảochuyển văn bản cho văn thư để hoàn thiện thủ tục ban hành gồm có các côngviệc:

+ Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản

+ Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản

+ Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản

+ Nhân bản văn bản đủ số lượng ban hành

+ Đóng dấu cơ quan

+ Phát hành văn bản

+ Lưu văn bản

+ Theo dõi văn bản phát hành

1.3.6 Yêu cầu về ngôn ngữ hành chính.

Đặc trưng của ngôn ngữ hành chính trong văn bản thể hiện ở các yêu cầusau:

- Tính chính xác, rõ ràng: Cách diễn đạt trong câu phải chính xác, dễhiểu Cách dùng từ phải nhất quán và đơn nghĩa, câu phải mạch lạc, ngắn gọn và

có sự liên kết

- Tính phổ thông đại chúng: Tránh dùng các từ ngữ trừu tượng, trongtrường hợp có sử dụng phải có sự giải nghĩa rõ ràng, không sử dụng tiếng lóng,tiếng địa phương

- Tính khách quan: Văn bản phải thể hiện được được ý chí khách quan,hạn chế sử dụng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất, không có yếu tố cảm xúc cánhân

- Tính khuôn mẫu: Văn bản phải trình bày đúng quy định của nhà nước

về thể thức, kỹ thuật trình bày Tính khuôn mẫu cho phép văn bản sử dụng cáccấu trúc, thuật ngữ nhiều lần

- Tính trang trọng lịch sự: Sử dụng cách diễn đạt mang tính nghi thức,thể hiện sự tôn trọng

Tiểu kết

Chương 1 đề cập đến cơ sở khoa học của công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản, khái quát các khái niệm, chức năng của văn bản, các yêu cầu của côngtác soạn thảo văn bản Từ đó nhận thức tầm quan trọng của công tác này, tínhthiết yếu phải nâng cao hiệu quả của soạn thảo và ban hành văn bản đồng thờilàm nền móng để phân tích và đưa ra những nhận xét về thực trạng thực hiệncông tác này tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN VĂN BẢN

TẠI VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM 2.1 Khái quát về Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Viện hàn lâm

Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam - tên giao dịch quốc tế làVietnam Academy of Social Sciences - có tiền thân từ Ban nghiên cứu Văn học,Lịch sử và Địa lý (gọi tắt là Ban nghiên cứu Văn - Sử - Địa) được thành lậpngày 02 tháng 12 năm 1953, trong thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp

Viện có lịch sử ra đời và bề dày hoạt động gắn liền với những bước thăngtrầm của lịch sử dân tộc, trải qua các thời kì phát triển với nhiều tên gọi khácnhau:

Ủy ban Khoa học xã hội Việt Nam thuộc Ủy ban khoa học Nhà nước trựcthuộc Hội đồng Chính phủ (Sắc lệnh 01/52 ngày 04 tháng 3 năm 1959 của Chủtịch nước);

Viện Khoa học Xã hội Việt Nam (Quyết định số 165/TVQH ngày11/10/1965 của Quốc hội);

Ủy ban Khoa học xã hội Việt Nam (Quyết định số 47/TVQH ngày19/6/1967 của Quốc hội);

Viện Khoa học Xã hội Việt Nam (Nghị quyết số 244/NQ-HĐNN ngày31/3/1990 của Hội đồng Nhà nước);

Trung tâm khoa học xã hội và nhân văn Quốc gia (Quyết định số 23/CPngày 22/5/1993 của Thủ tướng Chính phủ);

Viện Khoa học Xã hội Việt Nam (Nghị định số 26/2004/NĐ-CP ngày15/01/2004 của Chính phủ)

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam từ ngày 22 tháng 12 năm 2013.Qua các thời kỳ, với nhiều tên gọi khác nhau, chức năng, nhiệm vụ củaViện được bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần nhằm đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụcủa mỗi một giai đoạn lịch sử nhất định, nhưng về cơ bản, chức năng, nhiệm vụchính của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam vẫn không thay đổi Đó làchức năng nghiên cứu về khoa học xã hội, cung cấp các luận cứ khoa học cho

việc hoạch định đường lối, chiến lược và chính sách phát triển nhanh, bền vữngđất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; tổ chức, tư vấn chính sách và đàotạo nguồn nhân lực chất lượng cao về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềmlực khoa học xã hội trong cả nước.

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ.

Hiện nay, chức năng, nhiệm vụ của Viện được quy định tại Nghị định số109/2012/NĐ-CP ngày 26/12/2012 của Chính phủ, Viện Hàn lâm Khoa học Xãhội Việt Nam có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cơ bản như sau:

- Tập trung nghiên cứu về những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học

xã hội Việt Nam, lý luận kinh nghiệm phát triển của các quốc gia trên thế giới, dựbáo xu hướng phát triển chủ yếu trên thế giới và khu vực, đánh giá những tácđộng nhiều mặt của quá trình toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế đến sự phát triểnchung của toàn cầu, khu vực và Việt Nam; nghiên cứu những khía cạnh khoa học

xã hội của sự phát triển khoa học và công nghệ và nền kinh tế thị trường địnhhướng xã hội chủ nghĩa, phát triển xã hội dân sự và nền dân chủ xã hội chủ nghĩa

ở Việt Nam; nghiên cứu những vấn đề về kinh tế, dân tộc, tôn giáo, lịch sử, vănhóa nhằm phát huy sức mạnh toàn dân tộc trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ

hội nhập quốc tế.

- Nghiên cứu, điều tra cơ bản, liên ngành về khoa học xã hội, phân tích và

dự báo về kinh tế - xã hội

- Tổ chức biên soạn những bộ sách lớn, tiêu biểu cho tinh hoa của trí tuệViệt Nam và thế giới

- Tổ chức sưu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn và bảo tàng

- Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực khoa học xã hội; tham giaphát triển nguồn nhân lực có trình độ cao về khoa học xã hội; tổ chức hợp tácnghiên cứu và liên kết đào tạo về khoa học xã hội với các tổ chức quốc tế, cácViện và trường đại học nước ngoài

- Góp ý và phản biện các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách,chương trình và dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu củaChính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương và doanh nghiệp

- Xây dựng hệ thống quốc gia về thông tin khoa học xã hội, phổ biến trithức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan hoạt động độc lập,với chức năng, nhiệm vụ, địa vị pháp lý rõ ràng, là một bộ phận cấu thành của tổchức hệ thống chính trị Bộ máy làm việc của Viện Hàn lâm được tổ chức chặtchẽ Cơ cấu tổ chức theo điều Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26/12/2012của Chính phủ bao gồm:

Lãnh đạo Viện gồm có Chủ tịch Viện và các Phó Chủ tịch Viện Trong đóChủ tịch Viện là người đứng đầu và lãnh đạo Viện, chịu trách nhiệm trướcChính phủ, Thủ tướng Chính phủ và trước pháp luật về toàn bộ các hoạt độngcủa Viện Khoa học xã hội Việt Nam Các Phó Chủ tịch giúp Chủ tịch Viện chỉđạo, điều hành các công việc theo sự phân công của Chủ tịch Viện

Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Viện có 05 cơ quan chuyên môn: Vănphòng; Ban Tổ chức cán bộ; Ban Kế hoạch – Tài chính; Ban Quản lý khoa học;Ban Hợp tác quốc tế với chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan như sau:

- Văn phòng: Là cơ quan có tư cách pháp nhân, chức năng tham mưu giúp

việc Chủ tịch Viện thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện về các mặt côngtác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ sở vật chất (nhà đất, tàisản), y tế, trật tự an toàn cơ quan; đảm bảo điều kiện làm việc và phối hợp đồng

bộ với các cơ quan giúp việc Chủ tịch Viện phối hợp công tác với Văn phòng các

Bộ, Ngành và địa phương; chủ tài khoản cấp 3 và chủ đầu tư do Chủ tịch Việnquyết định

- Ban Tổ chức cán bộ: Tham mưu giúp việc Chủ tịch Viện về công tác tổ

chức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức của Viện; xây dựng các văn bản quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các đơn vị trực thuộc;xây dựng các đề án về công tác cán bộ, công chức của Viện; phân bổ và tổ chứcthực hiện kế hoạch biên chế, tiền lương hàng năm; xây dựng kế hoạch đào tạo,bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Viện; thực hiện công tác thiđua, khen thưởng; thực hiện sơ kết tổng kết về công tác tổ chức cán bộ; phối hợpđồng bộ với các cơ quan giúp việc Chủ tịch

- Ban Kế hoạch-Tài chính: có nhiệm vụ xây dựng chiến lược, quy hoạch,

kế hoạch phát triển dài hạn của Viện; xây dựng dự toán ngân sách, tổng hợp, cânđối kế hoạch 5 năm và hàng năm của Viện; tổng hợp và cân đối ngân sách, dựtoán ngân sách hàng năm cho các lĩnh vực hoạt động của Viện; thẩm định dự toán

và trình duyệt kinh phí thực hiện nhiệm vụ khoa học công nghệ, các dự án đầu tưxây dựng cơ bản, các dự án sử dụng nguồn ngân sách nhà nước; kiểm tra, đánhgiá việc thực hiện kế hoạch, chấp hành chính sách, chế độ tài chính kế toán, thẩmđịnh báo cáo quyết toán tài chính; quản lý thống nhất các nguồn vốn, kinh phítrong và ngoài ngân sách, nguồn viện trợ nước ngoài; cân đối phân bổ vốn đầu tưxây dựng cơ bản; quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác tạp chí, xuất bản,thông tin tư liệu thư viện; hướng dẫn, kiểm tra, chỉ đạo công tác thống kê lập báocáo kế hoạch tài chính; quản lý tài sản công tại các đơn vị trực thuộc

- Ban Quản lý khoa học: Tham mưu, tư vấn cho Chủ tịch Viện về xây dựng

và thực hiện thống nhất chính sách, chế độ hiện hành về hoạt động khoa học; xâydựng chiến lược dài hạn và kế hoạch nghiên cứu khoa học 5 năm, nghiên cứutrọng điểm; xây dựng kế hoạch nghiên cứu khoa học và dự toán ngân sách hàng

năm của các chương trình, đề tài, nhiệm vụ, dự án điều tra; tổ chức xét duyệt đềcương, ký kết hợp đồng khoa học, đánh giá nghiệm thu, thanh lý hợp đồng cácchương trình, đề tài, dự án, nhiệm vụ nghiên cứu; hướng dẫn, kiểm tra đánh giátiến độ kế hoạch nghiên cứu khoa học; hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiệnnhững quy định, quy chế quản lý hoạt động khoa học của Nhà nước và của Viện;phối hợp với Ban Kế hoạch-Tài chính thẩm định dự toán kinh phí các chươngtrình, đề tài, dự án, nhiệm vụ của Viện; phối hợp đồng bộ với cơ quan giúp việckhác thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ đảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo của Chủtịch Viện được kịp thời có hiệu quả.

- Ban Hợp tác quốc tế có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch, chương trình và

dự án hợp tác quốc tế do Viện thống nhất quản lý; tham mưu, tư vấn cho Chủ tịch

về xây dựng, thực hiện chính sách của Nhà nước và quy chế hoạt động hợp tácquốc tế; giúp việc Chủ tịch Viện trong việc quản lý thống nhất các hoạt động hợptác quốc tế; phối hợp với các Ban chức năng thẩm định nội dung các kế hoạchchương trình và dự án; hướng dẫn tư vấn và phối hợp đồng bộ với các đơn vịthuộc Viện xây dựng và thực hiện các đề tài, dự án khoa học; hướng dẫn, đônđốc, kiểm tra việc thực hiện quy chế hợp tác quốc tế của Viện; thiết lập và mởrộng quan hệ với các tổ chức quốc tế, các nhà tài trợ, các cơ quan hợp tác quốc tếcủa các Bộ, Ngành, địa phương và các tổ chức khoa học trong cả nước

06 đơn vị sự nghiệp: Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam; Tạp chí Khoa học xãhội Việt Nam; Nhà xuất bản Khoa học xã hội; Nhà xuất bản Từ điển bách khoa;Học viện Khoa học xã hội; Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin

32 đơn vị nghiên cứu chuyên ngành: Nghiên cứu chuyên sâu về các lĩnhvực khoa học xã hội ( Phụ lục)

Ngoài ra còn có các tổ chức đoàn thể: Đảng ủy Viện Khoa học xã hội ViệtNam; Công đoàn Viện Khoa học xã hội Việt Nam; Đoàn Thanh niên Cộng sản

Hồ Chí Minh Viện Khoa học xã hội Việt Nam; Hội Cựu chiến binh Viện Khoahọc xã hội Việt Nam Các tổ chức đoàn thể này hoạt động tuân theo điều lệ củacác đoàn thể

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện( kèm theo Phụ lục)

Như vậy, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan sự nghiệp trực thuộcChính phủ Dựa vào quy định của Luật Tổ chức Chính phủ và các văn bản chỉđạo, hướng dẫn của Chính phủ, có chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức như đãtrình bày cụ thể ở trên.

2.2 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện hàn lâm KHXH

Để đánh giá thực trạng của công tác soạn thảo các loại văn bản phạm vi

đề tài được chọn từ mốc 2014 trở lại đây Thời điểm này cũng tương ứng vớithời điểm Viện tiếp tục thực hiện chương trình cải cách hành chính theo chỉ đạocủa Thủ tướng Chính phủ mà Văn phòng Viện là đơn vị tiên phong Trong các

kế hoạch thực hiện cải cách hành chính, nâng cao chất lượng soạn thảo các loạivăn bản được xác định là một trong những nội dung, mục tiêu quan trọng

Trong hoạt động quản lý và điều hành của Viện, công tác soạn thảo vănbản là một nhiệm vụ trọng điểm và mang tính chất thường xuyên, đặc biệt tronggai đoạn tiếp tục đẩy mạnh chương trình cải cách hành chính Để văn bản banhành đảm bảo chất lượng, đòi hỏi người làm công tác soạn thảo phải nắm vững

và biết cách vận dụng các kiến thức và kỹ năng như: Các yêu cẩu về soạn thảovăn bản, phương pháp thu thập và xử lý thông tin, xây dựng đề cương và bố cụcvăn bản, kỹ năng sử dụng từ ngữ, cách trình bày văn bản phù hợp với từng thểloại văn bản Để hiểu đầy đủ bản chất của công tác soạn thảo và ban hành vănbản người ta gọi công tác này là kỹ thuật soạn thảo văn bản hay kỹ thuật xâydựng và ban hành văn bản

2.2.1 Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nói chung và côngtác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng, Viện đã thực hiện theo các văn bảnquy định của Nhà nước như sau:

Về công tác soạn thảo văn bản:

- Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư;

- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính

phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 08/05/2005 của

Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản

- Thông tư số 21/2005/TT- BNV ngay 01/02/2005 của Bộ Nội vụ hướngdẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

Về lĩnh vực đánh máy, in ấn, phát hành văn bản

- Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư;

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 28/04/2001 của Chính phủ về quản

lý và sử dụng con dấu;

- Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/05/2002 của Bộ Công

an, Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghịđịnh 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụngcon dấu;

- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 của Chính phủ quyđịnh chi tiết việc thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;

- Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/09/2002 của Bộ Công anhướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 của Chínhphủ quy định chi tiết việc thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;

Việc thực hiện theo các văn bản quy định giúp cho công tác này đi vàonền nếp Và để thực hiện tốt hơn công tác soạn thảo và ban hành văn bản, Viện

đã căn cứ vào “Công văn số 260/VTLTNN/-NVĐP ngày 18,07/2005 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về viện hướng dẫn xây dựng quy chế công tác vănthư và lưu trữ cơ quan” để xây dựng Quy chế áp dụng trong toàn Viện Sau các

lần sửa đổi, quy chế Văn thư lưu trữ mới nhất của Viện là Quy chế năm2016( Ban hành kèm theo Quyết định số 2316/QĐ- KHXH ngày 14 tháng 11năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam).

Quy chế văn thư lưu trữ của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam( Kèm theo Phụ lục)

2.2.2 Số lượng văn bản ban hành

Chỉ tính riêng các loại văn bản của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội ViệtNam ban hành (không kể các đơn vị trực thuộc) trong thời gian 03 năm gần đây,

số lượng văn bản ban hành cụ thể như sau:

Bảng 1: Số lượng văn bản ban hành của Viện từ năm 2014 đến năm 2016.

( Nguồn: Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam)

Như vậy, có thể thấy, số lượng văn bản được một năm khá lớn Vì Viện là

cơ quan có chức năng nghiên cứu tất cả các vấn đề thuộc lĩnh vực khoa học xãhội nên phạm vi và nội dung văn bản rất đa dạng Năm 2015 tăng 370 văn bản,tương đương với 6,9% so với năm 2014; Năm 2016 là năm có số lượng văn bảnban hành ít nhất trong 3 năm, giảm 280 văn bản so với năm 2015 tương đươngvới 4.9% so với năm 2015 và tương đương 5.2% so với năm 2014

Như vậy, nhìn chung số lượng ban hành mỗi năm có xu hướng tăng so vớinăm trước Điều này cho thấy khối lượng công việc của Viện cũng tăng lênnhiều so với năm trước, theo đó số lượng văn bản trao đổi công việc, giao dịch

với các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan cũng theo đó mà tăng lên Điều nàycàng đòi hỏi hơn nữa việc nâng cao hiệu quả của công tác quản lý văn bản nóichung và công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng nhằm đáp ứng yêucầu công việc đặt ra của Viện và đáp ứng nhu cầu phát triển của ngành Khoa học

Theo Quy chế Văn thư lưu trữ của Viện năm 2016, Viện có thẩm quyềnban hành các loại văn bản sau:

- Văn bản hành chính gồm các loại sau: Quyết định, quy chế, quy định,thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự

án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bảncam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giớithiệu, giấy phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển,thư công

- Văn bản chuyên ngành: Đây là hệ thống văn bản mang tính đặc thùthuộc thẩm quyền ban hành của Viện theo quy định của pháp luật Các loại vănbản thuộc lĩnh vực nghiên cứu khoa học thực hiện theo Quy chế quản lý hoạtđộng khoa học của Viện Hàn lâm Cụ thể như sau:

- Văn bản thuyết minh, đề xuất các đề tài, chương trình, dự án nghiêncứu khoa học (sau đây gọi chung là đề tài):

+ Bản đăng ký thực hiện đề tài;

+ Bản tổng hợp Danh mục đăng ký thực hiện đề tài;

+ Thuyết minh đề tài;

+ Lý lịch khoa học của cán bộ tham gia dự tuyển Chủ nhiệm đề tài

- Văn bản quản lý khoa học: để quản lý các đề tài, chương trình, dự ánnghiên cứu khoa học theo đúng quy định của Nhà nước, Viện khoa học Xã hộiViệt Nam đã ban hành các văn bản để quản lý, điều hành hoạt động nghiên cứukhoa học của Viện như:

+ Quyết định về thành lập Hội đồng xét duyệt đề cương đề tài;

+ Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu các đề tài;

+ Hợp đồng khoa học về ký kết các chương trình, dự án hợp tác nghiêncứu khoa học với các cơ quan, tổ chức ở trong nước và các tổ chức quốc tế ởtrong nước và ở nước ngoài;

+ Biên bản họp hội đồng tuyển chọn cá nhân làm chủ nhiệm đề tài;

+ Biên bản họp hội đồng xét duyệt đề cương (thuyết minh) đề tài;

+ Biên bản kiểm phiếu của hội đồng xét duyệt đề tài;

+ Biên bản thanh lý hợp đồng đề tài

- Văn bản là các sản phẩm của hoạt động nghiên cứu khoa học như:

+ Báo cáo chuyên đề;

+ Báo cáo tổng hợp;

+ Báo cáo tóm tắt;

+ Báo cáo kiến nghị;

+ Báo cáo tiến độ;

+ Phụ lục

Văn bản về hội thảo, hội nghị khoa học gồm có: Văn bản, tờ trình, kiếnnghị đề xuất mở hội thảo; Quyết định cho phép của Đảng và Nhà nước (nếu làhội thảo khoa học quốc tế cấp quốc gia); Quyết định thành lập ban tổ chức vàban điều hành; Lời khai mạc; Báo cáo chính tại hội nghị, báo cáo đề dẫn; Cácbáo cáo tham luận; Các kiến nghị; Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên; Nghịquyết, biên bản hội nghị; Lời bế mạc; Báo cáo thông báo kết quả hội nghị; Tàiliệu khác (ảnh, ghi âm, ghi hình…)