MỤC LỤC Phần mở đầu 1 Chương 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN THUẬN THÀNH VÀ TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN THUẬN THÀNH 4 1.1Một số vấn đề lý luận về công tác soạn thảo và quản lý văn bản 4 1.1.1 Một số khái niệm 4 1.1.2 Nội dung của công tác soạn thảo và quản lý văn bản 4 1.1.3 Tầm quan trọng của công tác soạn thảo và quản lý văn bản 6 1.2 Khái quát về UBND Huyện Thuận Thành 7 1.2.1 Lịch sử hình thành 7 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của UBND Huyện Thuận Thành 8 Tiểu kết 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN THUẬN THÀNH 12 2.1 Sự chỉ đạo của UBND Huyện Thuận Thành đối với công tác soạn thảo và quản lý văn bản 12 2.2 Công tác soạn thảo văn bản tại UBND Huyện Thuận Thành 13 2.2.1 Quy trình soạn thảo văn bản tại UBND Huyện Thuận Thành 13 2.2.2 Các loại văn bản được soạn thảo 17 2.2.3 Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản 21 2.3 Tình hình quản lý văn bản tại UBND Huyện Thuận Thành 24 2.3.1 Đối với quản lý văn bản đến 25 2.3.2 Đối với quản lý văn bản đi 29 Tiểu kết: 33 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN THUẬN THÀNH 34 3.1 Một số nhận xét về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND Huyện Thuận Thành 34 3.1.1 Ưu điểm 34 3.1.2 Nhược điểm 34 3.2 Đề xuất những giải pháp để khắc phục hạn chế 35 Tiểu kết: 35 KẾT LUẬN 36 DANH MỤC THAM KHẢO 37 Phụ Lục 38
Trang 1LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận của riêng tôi Những số liệu trongbài tiểu luận của tôi là hoàn toàn chính xác, trung thực,chưa từng được sử dụngtrong các bài tiểu luận trước đây Mọi tham khảo trong bài tiểu luận này đềuđược trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên công trình, thời gian, địa điểm công bố.Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy định, hay gian dối trong bài tiểu luận,tôi sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm
Hà Nội, ngày24 tháng 3 năm 2017
NGƯỜI THỰC HIỆN
Trang 2LỜI CÁM ƠN
Để hoàn thành được bài tiểu luận này, cá nhân tôi đã nỗ lực không ngừng
và làm việc tích cực, linh hoạt trong việc thu thập dữ liệu và xử lý thông tin,cùng với sự hướng dẫn tận tình của TS.Bùi Thị Ánh Vân giúp cho tôi có thểhoàn thành bài tiểu luận một cách tốt nhất trong khả năng của mình
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS.Bùi Thị Ánh Vân đã luôn quantâm, chỉ bảo, giúp đỡ tôi suốt quá trình làm bài tiểu luận
Đây là lần đầu tiên tôi làm quen với việc nghiên cứu khoa học và viết tiểuluận Nên bài tiểu luận của tôi còn nhiều thiếu sót, mong nhận được sự góp ý,chỉ bảo của các thầy, các cô để bài tiểu luận của tôi được hoàn thiện hơn
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Trang 3MỤC LỤC
Phần mở đầu 1
Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN THUẬN THÀNH VÀ TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN THUẬN THÀNH 4
1.1Một số vấn đề lý luận về công tác soạn thảo và quản lý văn bản 4
1.1.1 Một số khái niệm 4
1.1.2 Nội dung của công tác soạn thảo và quản lý văn bản 4
1.1.3 Tầm quan trọng của công tác soạn thảo và quản lý văn bản 6
1.2 Khái quát về UBND Huyện Thuận Thành 7
1.2.1 Lịch sử hình thành 7
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của UBND Huyện Thuận Thành 8
*Tiểu kết 11
Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN THUẬN THÀNH 12
2.1 Sự chỉ đạo của UBND Huyện Thuận Thành đối với công tác soạn thảo và quản lý văn bản 12
2.2 Công tác soạn thảo văn bản tại UBND Huyện Thuận Thành 13
2.2.1 Quy trình soạn thảo văn bản tại UBND Huyện Thuận Thành 13
2.2.2 Các loại văn bản được soạn thảo 17
2.2.3 Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản 21
2.3 Tình hình quản lý văn bản tại UBND Huyện Thuận Thành 24
2.3.1 Đối với quản lý văn bản đến 25
2.3.2 Đối với quản lý văn bản đi 29
*Tiểu kết: 33
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN THUẬN THÀNH 34
3.1 Một số nhận xét về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND Huyện Thuận Thành 34
3.1.1 Ưu điểm 34
3.1.2 Nhược điểm 34
3.2 Đề xuất những giải pháp để khắc phục hạn chế 35
*Tiểu kết: 35
KẾT LUẬN 36
DANH MỤC THAM KHẢO 37
Phụ Lục 38
Trang 5DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
QĐ-UBND Quyết định-ủy ban nhân dân
TTLT-BNV-VPCP Thông tư liên tịch- bộ nội vụ-văn
phòng chính phủTT-HĐND Thông tư -hội đồng nhân dân
Trang 6Phần mở đầu 1)Lý do chọn đề tài
Trong hoạt động giao tiếp,văn bản là một trong những phương tiện quantrọng nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh cácmối quan hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luật hiện hành.Văn bản được hìnhthành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội và trong cơ quan hànhchính nhà nước.Hiện nay trong hoạt động của cơ quan,tổ chức nhà nước vấn đềsoạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan nhà nước là một vấn đề hết sức quantrọng và cần được quan tâm một cách đúng mức.Việc soạn thảo văn bản sẽ đảmbảo cho hoạt động của cơ quan nhà nước diễn ra một cách có hệ thống,đảm bảohơn nữa tính pháp quy thống nhất và chứa đựng bên trong các văn bản quản lýhành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình.Trên thực tếcông tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của cơ quan hành chínhnhà nước hiện nay nói chung đã đạt được nhiều thành tích đáng kể,đáp ứng đượcyêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực đời sống kinh tế-xãhội.Chính vì vậy,việc quan tâm đúng mức đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽgóp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng
và quản lý nhà nước nói chung
Soạn thảo và quản lý văn bản là một nội dung của học phần trong khốikiến thức chuyên ngành mà tôi đã được học tại khoa Quản Trị Văn Phòng từtrường đại học Nội VỤ HÀ NỘI.Vì vậy,tôi chọn đề tài này để vận dụng kiếnthức lý thuyết đã được học vào trong thực tế để làm sáng tỏ hơn lý thuyết trêngiảng đường
Tôi đã lên thư viện tìm được báo cáo thực tập về công tác hành chính vănphòng tại UBND Huyện Thuận Thành nhưng đây chỉ là bài báo cáo thực tập nêntôi sẽ triển khai thành bài tiểu luận.Tôi sẽ vận dụng kiến thức lý thuyết đã đượchọc vào thực tế ở UBND Huyện Thuận Thành và tìm một số giải pháp nhằmnâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại nơi này
Thực tế,trên địa bàn UBND Huyện Thuận Thành chưa ai nghiên cứu khoahọc về vấn đề này,nên tôi mong muốn tìm hiểu để làm sáng tỏ những lý thuyết
Trang 7đã được học và muốn đóng góp ý kiến để công tác soạn thảo và quản lý văn bảntại nơi này được tốt hơn.
Những lí do ở trên nên tôi đã quyết định chọn vấn đề “Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND Huyện Thuận Thành” làm đề tài cho bài tập
tiểu luận của mình
2) Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Vấn đề về công tác soạn thảo và quản lý văn bản là một vấn đề quan trọngđược khá nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu.Để thực hiện đề tài này tôi đã tìm
được cuốn sách giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”của Vũ
Đức Đam(2007) công trình này tập trung tìm hiểu về khái niệm,nội dung,vaitrò,ý nghĩa của soạn thảo văn bản đối với quản lý hành chính Nhà nước.Tuynhiên đây là quyển sách giáo trình chỉ tập trung bàn về lý thuyết thông thườngchứ không áp dụng vào cụ thể thực tiễn về công tác soạn thảo tại một đơn vị cụthể
Bên cạnh đó để thực hiện đề tài tôi cần phải có số liệu,thông tin thực tế tạiUBND Huyện Thuận Thành.Chính vì vậy,tôi đã tìm được cuốn “Báo cáo thực
tập tốt nghiệp”về công tác hành chính văn phòng năm 2009, nội dung của báo
cáo thực tập giúp em hoàn thành tốt chương 2
3) Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
*Mục đích nghiên cứu
- Làm rõ thực trạng và đánh giá kết quả công tác soạn thảo và quản lývăn bản tại UBND Huyện Thuận Thành
*Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tập trung nghiên cứu phân tích và đánh giá thực trạng công tác soạnthảo và quản lý văn bản tại UBND Huyện Thuận Thành
- Đề ra những giải pháp,hướng đi nhằm tăng cường công tác soạn thảo vàquản lý được tốt hơn
4) Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu
- Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND Huyện Thuận Thành
Trang 8* Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: Trên địa bàn UBND Huyện Thuận Thành
- Thời gian: Từ năm 2006 đến năm 2009
5) Phương pháp nghiên cứu
- Để nghiên cứu đề tài ta sử dụng phương pháp sau:
+ Phương pháp đọc tài liệu
Trang 9Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN
LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN THUẬN THÀNH VÀ TỔNG QUAN
VỀ UBND HUYỆN THUẬN THÀNH 1.1 Một số vấn đề lý luận về công tác soạn thảo và quản lý văn bản
1.1.1 Một số khái niệm
Khái niệm “văn bản”
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học.Tùy theo góc
độ nghiên cứu mà các ngành đó có những định nghĩa khác nhau về từ này.Dưới
góc độ ngôn ngữ học,Lê A và Đinh Thanh Tuệ đã định nghĩa như sau “Văn bản
là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh
về hình thức,trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào
đó”.
[1; Tr 45]
Khái niệm “soạn thảo văn bản”
Để văn bản ban hành đảm bảo chất lượng,đòi hỏi người soạn thảo phảinắm vững và biết cách vận dụng các kiến thức và kỹ năng như: Các yêu cầu vềsoạn thảo văn bản,phương pháp thu thập và xử lý…Vì thế để thể hiện đầy đủ
điều đó người ta gọi công việc này là “soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng lý luận các quy tắc có liên quan để xây dựng một văn bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện” [1; Tr 147]
Khái niệm về “quản lý văn bản”
Quản lý văn bản là những quyết định và thông tin quản lý thành văn(được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩmquyền,trình tự,thủ tục,hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hànhbằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội
bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân
1.1.2 Nội dung của công tác soạn thảo và quản lý văn bản
Công tác soạn thảo và quản lý văn bản được coi là vấn đề hết sức quantrọng của cơ quan hành chính Nhà nước,nó giúp các nhà lãnh đạo ban hành
Trang 10những quyết định quan trong.Đây là một công việc mang tính chất tác nghiệpcao.
*Nội dung của công tác soạn thảo và quản lý văn bản bao gồm:
Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học
mà cơ quan QLNN nhất thiết phải tiến hành trong công tác soạn thảo vănbản.Quy trình soạn thảo văn bản cung cấp phương pháp thống nhất trong việcsoạn thảo các tài liệu,đảm bảo các tài liệu được triển khai áp dụng một cách nhấtquán về hình thức và cách trình bày nhằm nâng cao tính hiệu lực,hiệu quả củatài liệu.Quy trình soạn thảo văn bản bao gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
Thể thức soạn thảo văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiếtlập và trình bày theo đúng quy định của nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý chovăn bản.Tại Khoản 3 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 củaChính phủ sửa đổi,bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày08/04/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư đã quy định thể thức văn bảnquy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: Quốchiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; sổ, ký hiệu của văn bản; địa danh
và ngày, tháng , năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của vănbản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổchức, nơi nhận, dấu chỉ mức đọ khẩn, mật (đối với những văn bản loạikhẩn,mật)
Quy trình quản lý văn bản
Trang 11Quy trình quản lý văn bản là việc làm thường xuyên và quan trọng ở trongmỗi cơ quan,tổ chức.Để làm tốt việc quản lý văn bản,các văn bản cần được sắpxếp,tổ chức một cách khoa học,ngăn nắp,theo thứ tự,để dễ dàng lưu trữ,tìmkiếm,đồng thời tránh được những rủi ro mất mát thiếu sót văn bản của đơn vị.
Quy trình quản lý văn bản bao gồm quản lý văn bản đi và quản lý văn bảnđến
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản,bao gồm văn bản quy phạm phápluật,văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản,vănbản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọichung là văn bản đi.Quy trình quản lý văn bản đi gồm:
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
+ Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn mật (nếu có)
+ Làm thủ tục chuyển pháp và theo dõi việc chuyển pháp văn bản đi
+ Lưu văn bản đi
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản,bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax,văn bản đượcchuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn,thư gửi đến cơ quan,tổ chức được gọichung là văn bản đến.Quy trình quản lý văn bản đến gồm:
+ Tiếp nhận,đăng ký văn bản đến
+ Trình,chuyển giao văn bản đến
+ Giải quyết và theo dõi,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1.1.3 Tầm quan trọng của công tác soạn thảo và quản lý văn bản
Trong quá trình hoạt động của con người,nhu cầu trao đổi thông tin là mộttrong những nhu cầu căn bản.Hoạt động trao đổi thông tin thể hiện ở nhiềuphương diện,bằng nhiều hình thức khác nhau trong đó văn bản được coi làphương tiện căn bản nhất trong hoạt động quản lý nhà nước.Văn bản là phươngtiện thông tin cơ bản để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý,là hình thức
cụ thể hóa pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý hànhchính Nhà nước
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin,tài liệu đã xử lý trước
Trang 12đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản.Các tài liêụ được lưu trữ tốt sẽ lànguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý chính xác và kịp thời nhất chongười soạn thảo.Việc soạn thảo văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quandiễn ra một cách hệ thống,đảm bảo tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bêntrong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của
cơ quan mình.Có thể thấy,nếu quan tâm làm tốt công tác soạn thảo sẽ góp phầnnâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước
Công tác quản lý văn bản đóng vai trò không thể thiếu trong hoạt độngcủa cơ quan,tổ chức.Văn bản giúp cho các nhà quản lý tổ chức, điều hành tốtcông việc quản lý của mình và là cơ sở để theo dõi, kiểm tra đánh giá cấp dướitheo quy trình quản lý.Đó là cơ sở pháp lý để đề ra các quy định đảm bảo tínhpháp luật.Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện nhiệm vụ chức năng của mìnhđều phải sử dụ trong ng văn bản.Chính vì vậy,công tác quản lý văn bản đóng vaitrò hết sức quan trọng, đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ hoạt động của cơ quan,
tổ chức
Trên thực tế, công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của
cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay đã đạt được nhiều thành tích đáng kể,đáp ứng yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực đời sống kinhtế-xã hội.Chính vì vậy,việc quan tâm đúng mức đến việc soạn thảo và quản lývăn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tang cường hiệu lực của quản lý hànhchính nói riêng và của quản lý nhà nước nói chung
1.2 Khái quát về UBND Huyện Thuận Thành
1.2.1 Lịch sử hình thành
Thuận thành là một huyện thuộc ĐBBB, nằm ở phía Nam Tỉnh Bắc Ninh,cách Thành phố Bắc Ninh chừng 14km về phía Đông Nam, và cách trung tâmthủ đô Hà Nội 25km về phía Tây Nam.Thuận Thành là một trong những 7 huyệncủa tỉnh Bắc Ninh, phía Tây giáp với Tỉnh Hưng Yên, phía Tây Nam giáp HàNội, phía Nam giáp với huyện Tiên Du, phía Đông Bắc giáp với huyện Quế Võ
Thuận Thành là một huyện nông nghiệp đông dân gồm 17 xã và 01 thịtrấn, kinh tế xã hội và đời sống ở mức trung bình, tốc độ phát triển kinh tế tăng
Trang 13bình quân 6-7% năm, sản xuất nông nghiệp giữ vai trò chủ đạo.Với tổng diệntích đất tự nhiên là 11.791.01 ha, tổng số dân là 145.808 người với 31.610 hộtrong đó hộ nông nghiệp là 28.119 hộ, hộ phi nông nghiệp là 3.491 hộ bình quânlương thực/người là 484,8kg/người.
Thuận Thành có nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển toàn diện với diệntích đất tự nhiên 11.791.01ha, diện tích đất thủy sản chiếm 523 ha.Khí hậu giómùa vùng ĐBBB, lắm nắng, nhiều mưa, có hệ thống giao thông thủy bộ kháphát triển, lối liền với thành phố Bắc Ninh, huyện Gia Bình, huyện Cẩm Giàng(Hải Dương), quốc lộ đi Hải Phòng, Hà Nội qua hệ thống giao thông thủy (trênsông Đuống)và quốc lộ 288, tỉnh lộ 182.Cùng với nhiều khu công nghiệp như:Khu công nghiệp Thanh Khương, Trí Quả, Xuân Lâm với nhiều ngành nghềtruyền thống như: Tranh Đông Hồ, Đan nát, Hàng mã cùng với di tích lịch sửvăn hóa lâu đời như: Lăng kinh Dương Vương, Thành cổ luy lâu, chùa Dâu,chùa Bút Tháp…thu hút nhiều tuyến du lịch trong nước và nước ngoài
Với những thuận lợi đó, huyện Thuận Thành đang ngày càng lớn mạnhcùng với sự phát triển chung của Tỉnh Tuy trước mắt còn gặp nhiều khó khăn,nhưng Thuận Thành không ngại vượt khó mà vẫn vươn lên, góp phần vào côngcuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước
Ảnh trụ sở UBND Huyện Thuận Thành
[Phụ lục 1; Tr38 ] 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của UBND Huyện Thuận Thành
Chức năng
Huyện ủy là cơ quan lãnh đạo của Đảng bộ giữa 2 nhiệm kỳ đại hội, cóchức năng quản lý công tác Đảng, tổ chức cán bộ, công tác tư tưởng, lịch sửđảng bộ Huyện, cơ sở, hệ thống chính trị của Huyện đã được quy định tại điều lệĐảng
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Huyện ủy Thuận Thành
[Phụ lục 2; Tr39 ]
Nhiệm vụ
Huyện ủy có quyền ban hành và quyết định các vấn đề sau:
Trang 14Đề ra các chủ trương, biện pháp thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Banchấp hành Trung ương, Ban Tổ chức, Ban Bí thư của Tỉnh ủy.
Đề ra phương hướng nhiệm vụ, mục tiêu biện pháp lớn về quy hoạch, kếhoạch phát triển kinh tế xã hội dài hạn tài chính hàng quý
Những vấn đề lớn có liên quan đến đời sống vật chất, tư tưởng của đôngđảo nhân dân, những vấn đề mới quan trọng về cơ chế, chính sách có liên quanđến địa phương
Những vấn đề quan trọng về an ninh, quốc phòng, về xây dựng Đảngchính quyền và công tác quần chúng của địa phương
Chuẩn bị và triệu tập Đại hội đại biểu Đảng bộ huyện, chuẩn bị văn kiệnđại hội và nhân sự cấp ủy khóa mới.Bầu Ban Thường vụ, Bí thư, các Phó bíthư,UBKT, chủ nhiệm UBKT Huyện ủy, xét thi hành kỷ luật Đảng viên, tổ chứcĐảng theo thẩm quyền
Tổng kết công tác lãnh đạo, chỉ đạo của huyện ủy, tiến hành tự phê bình,phê bình theo định kỳ
Nghe báo cáo về tình hình hoạt động của BTV Huyện ủy hang quý, kếtquả hoạt động công tác kiểm tra Đảng viên, tổ chức Đảng và công tác giám sáthoạt động của UBKT Huyện ủy, kết quả công tác của Viện kiểm sát, Tòa ánnhân dân
Cơ cấu tổ chức của Huyện ủy
Huyện ủy Thuận Thành thành lập theo Quyết định số: 67-QĐ/TƯ.Huyện
ủy Thuận Thành gồm các Ban lãnh đạo Huyện ủy (Bí thư, Phó Bí thư) UBKT,Ban tuyên giáo, Ban tổ chức, Văn phòng.Mỗi phòng ban chịu trách nhiệm giảiquyết công việc được phân công phụ trách
- Bí thư huyện ủy
Thực hiện đầy đủ nhiệm vụ và quyền hạn của ủy viên Ban chấp hành
Đảng bộ Huyện, ủy viên BTV, BCH BTV và thường trực Huyện ủy chịu tráchnhiệm trước Tỉnh ủy, BTV Tỉnh ủy, trước Đảng bộ và nhân dân địa phương vềtoàn bộ các mặt hoạt động của Đảng bộ huyện
- Phó Bí thư thường trực Huyện ủy
Trang 15Thực hiện đầy đủ nhiệm vụ và quyền hạn của ủy viên BCH Đảng bộhuyện, ủy viên BTV Huyện ủy cùng với đồng chí Bí thư, Phó bí thư thường trựcHuyện ủy chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc và hoạt động của Thường trựcHuyện ủy đồng thời chịu trách nhiệm và trực tiếp về những công việc được phâncông.
- Phó bí thư – Chủ tịch UBND huyện
Thực hiện đầy đủ nhiệm vụ và quyền hạn của ủy viên BVH Đảng bộhuyện, ủy viên BTV Huyện ủy cùng với đồng chí Bí thư, Phó bí thư thường trựcHuyện ủy đồng thời chịu trách nhiệm và trực tiếp về những công việc được phâncông
- Ủy ban kiểm tra
Là cơ quan kiểm tra giám sát chuyên trách của BCH Đảng bộ huyện.Thựchiện các nhiệm vụ quyền hạn được quy định trong điều lệ Đảng tham mưu giúpBCH Đảng bộ huyện, BTV huyện ủy chỉ đạo thực hiện, nhiệm vụ kiểm tra giámsát và thi hành kỷ luật trong Đảng
- Ban tuyên giáo
Là cơ quant ham mưu giúp Huyện ủy và BTV huyện ủy về công tác tưtưởng văn hóa, khoa giáo, lịch sử Đảng bộ huyện, cơ sở
- Ban tổ chức
Là cơ quan tham mưu giúp Huyện ủy và BTV Huyện ủy nghiên cứu theodõi hướng dẫn, kiểm tra việc thi hành các Nghị quyết, Chỉ thị của Đảng về côngtác tổ chức Đảng viên theo quy định của Điều lệ Đảng
- Văn phòng
Thực hiện công tác tham mưu tổng hợp, xây dựng chương trình công tác,lịch làm việc và theo dõi việc thực hiện chương trình, lịch làm việc đó đồng thờiđôn đốc việc thực hiện các Quyết định, Chỉ thị, Quy chế làm việc của Huyện ủy
và các văn bản do huyện ủy ban hành, dự thảo văn bản do Bí thư huyện trongviệc đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ quản lý công tác Đảng trên địa bànhuyện
Giúp đồng chí Phó Bí thư phụ trách công tác tài chính Đảng, quản lý điều
Trang 16hành theo quy định của Ban tài chính quản trị Trung ương, Văn phòng Tỉnh ủy
và UBND huyện
Kiểm nghiệm công tác thủ quỹ, thực hiện theo quy định về quản lý quỹtiền mặt và giao dịch với kho bạc Nhà nước về đề xuất nhập quỹ, thực hiện cáctác nghiệp theo đúng quy định của ngành chuyên môn
*Tiểu kết
Trong chương 1, tôi đã trình bày một số vấn đề lý luận về công tác soạnthảo và quản lý văn bản tại UBND Huyện Thuận Thành, trong đó tôi đã nêu rõmột số khái niệm và nội dung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản.Đồngthời tôi đã trình bày khái quát về UBND Huyện Thuận Thành,để có thể nắmđược chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của UBND Huyện Thuận Thành.Đây là tiền
đề cơ sở để tôi triển khai nội dung chương 2 tốt hơn
Trang 17Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
UBND HUYỆN THUẬN THÀNH 2.1 Sự chỉ đạo của UBND Huyện Thuận Thành đối với công tác soạn thảo và quản lý văn bản
* Đối với công tác soạn thảo văn bản
Trong nhiều năm qua công tác soạn thảo ở UBND Huyện Thuận Thànhluôn được các cấp Đảng, chính quyền địa phương quan tâm chỉ đạo thực hiện,các văn bản QPPL được ban hành đúng quy trình, đúng pháp luật và có tính khảthi cao.Ban Tư pháp xã đã thực hiện tốt chức năng tham mưu cho UBND xã banhành các văn bản chỉ đạo đối với công tác soạn thảo văn bản.Nhìn chung, côngtác soạn thảo văn bản của UBND Huyện Thuận Thành đã có những chuyển biếntích cực đáp ứng được nhu cầu và đảm bảo tính chặt chẽ, thống nhất giải quyết
và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.Công tác soạn thảo văn bản được thựchiện đúng theo quy trình và quy định của pháp luật hơn nữa còn thực hiện khánghiêm túc và làm tốt ở từng phần, từng khâu như xây dựng đề cương, viết bảnthảo hoàn thiện các thủ tục để ban hành đã góp phần nâng cao năng suất hiệuquả công việc
Văn phòng Huyện ủy Thuận Thành chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của
cơ quan Đảng cấp trên, đảm bảo lợi ích của nhân dân.Phối hợp chặt chẽ giữa
Huyện ủy với UBND Huyện,xã, các ban ngành đoàn thể trong quá trình triểnkhai mọi nhiệm vụ.Văn phòng Huyện ủy có trách nhiệm đảm bảo đầy đủ cácđiều kiện cơ sở vật chất cần thiết.Mọi văn bản đều được chuyển qua văn phòng
để đăng ký, lưu trữ và chuyển tới các phòng ban có liên quan để báo cáo và thựchiện
*Đối với công tác quản lý văn bản
Công tác quản lý văn bản là một nghiệp vụ quan trọng và chủ đạo củaPhòng Hành chính – Tổ chức.Mọi văn bản của UBND Huyện Thuận Thành banhành đều được tập trung ở văn thư trung tâm của văn phòng UBND huyệnThuận Thành.Văn phòng UBND Huyện Thuận Thành là cơ quan trực thuộc giúp
Trang 18Ủy ban nhân dân giải quyết công tác quản lý trên địa bàn Huyện Thuận Thành.
Theo điều 13 Nghị định 110/2002/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chínhphủ về công tác văn thư quy định: “Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phảitập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng kí”.Khi tiếpnhận văn bản do bưu điện hoặc do cán bộ trong cơ quan, tổ chức trực tiếpchuyển đến, văn thư, kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận…đốivới văn bản mang bí mật nhà nước phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi nhầmphát hiện những sai sót, hư hỏng, mất mát,trước khi nhận và kí nhận.Đối với vănbản được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng văn thư cũng phải kiểm tra sơ bộ
về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản và nơi nhận.Trường hợpphát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người đcgiao trách nhiệm xem xét, giải quyết
2.2 Công tác soạn thảo văn bản tại UBND Huyện Thuận Thành
2.2.1 Quy trình soạn thảo văn bản tại UBND Huyện Thuận Thành
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBNDHuyện Thuận Thành cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ đượcgiao.Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của phápluật.Thực hiện khá nghiêm túc và làm tốt ở từng phần, từng khâu như xây dựng
đề cương, viết bản thảo, hoàn thiện các thủ tục để ban hành đóng góp, nâng caonăng suất hiệu quả công việc.Trong giải quyết công việc của mình văn bảnchính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết địnhquản lý.Văn bản mang tính công quyền, được ban hành theo các quy định củanhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống, xã hội và là cơ sở pháp lýquan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn phòng UBND
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòngUBND Huyện Thuận Thành đã đảm bảo được quy định tại Nghị định số110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.Qua đó,Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạnthảo văn bản hành chính của Văn phòng UBND Huyện Thuận Thành gồm cácbước sau:
Trang 19Bước 1:Chuẩn bị soạn thảo
Khi cán bộ Văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phảixác định tên loại văn bản, hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bảncần soạn thảo
Tiếp đến cần phải thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dungvăn bản (thông tin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tinpháp luật)
Cuối cùng thực hiện phân công soạn thảo cho đơn vị hoặc cá nhân soạnthảo và xác định mục đích ban hành văn bản, cũng như đối tượng và phạm vi ápdụng của văn bản
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư liêntịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản.Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của
Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức về kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.Trongtrường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với người lãnh đạo cơ quanviệc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiêncứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt.Trường hợp
có sửa chữa, bổ xung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệtxem xét, quyết định.Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ:
- Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo văn bản
- Bản dự thảo
- Văn bản thẩm định (nếu có)
- Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có)
- Các văn bản giấy tờ liên quan (nếu có)
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên y văn bản, đúng thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản.Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “nơi nhận” văn bản Người
Trang 20đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bảnđúng thời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan.Trong trường hợp nếu pháthiện có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệtvăn bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản, phảikiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mìnhsoạn thảo
Chánh văn phòng, người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơquan quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức,thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theoquy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo).Việc
ký văn bản được quy định như sau:
Trong trường hợp ký thay mặt lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức phải ghichữ viết tắt “TM” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổchức
Trang 21Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ, vănthư thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản: ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)
- Đăng ký vào sổ công văn đi
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.Văn
bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo
- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một
bản lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạnthảo
Trong công tác soạn thảo các văn bản để giải quyết các công việc của Vănphòng UBND Huyện Thuận Thành, Văn phòng còn theo dõi các cơ quan chuyênmôn thuộc UBND Huyện trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảovăn bản quy phạm pháp luật, dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Giáo dục, Anninh – Quốc phòng và các dự án khác), tham gia ý kiến về nội dung, hình thức
và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án đó.Qua đó càng thấy được vai tròcủa UBND Huyện Thuận Thành là vô cùng quan trọng, các văn bản được soạnthảo đúng trình tự, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo các quy định của phápluật sẽ là cơ sở quan trọng cho các quyết định của Huyện được đảm bảo hơn
Các loại văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của UBNDHuyện Thuận Thành bao gồm: Quyết định, Tờ trình, Thông báo, Báo cáo, Chỉthị, Công văn, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Kế hoạch… và một số loại văn bảnkhác liên quan đến việc điều hành, thực hiện của các đơn vị huyện
Thống kê số lượng một số loại văn bản của UBND Huyện Thuận Thànhđược ban hành trong 5 năm trở lại đây:
Trang 22STT Năm Tên loại văn bản ban hành Tổng
Quyếtđịnh
Tờtrình
Thôngbáo
Báocáo
Chỉthị
Côngvăn
số lượng công việc cần giải quyết trong mỗi năm là khác nhau nhằm đáp ứngnhu cầu công việc của cơ quan, tổ chức trên địa bàn huyện
2.2.2 Các loại văn bản được soạn thảo
Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành tronghoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích củaNhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật.Theo Điều 4của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 củaChính phủ về công tác Văn thư, có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước gồmcác hình thức sau:
Văn bản quy phạm pháp luật
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo
Trang 23định hướng xã hội chủ nghĩa” (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật ngày 03/06/2008 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm
1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạmpháp luật năm 2002)
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật(2008); Luật Ban hành vănbản của quy phạm pháp luật của HĐND, UBND (2004) quy định các cơ quan cóthẩm quyền ban hành tương ứng, trong đó UBND các cấp có thẩm quyền banhành văn bản quy phạm pháp luật là Quyết định và Chỉ thị
- Quyết định:
Để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, Văn phòng HĐND và UBNDHuyện Thuận Thành ban hành các loại văn bản theo thẩm quyền, thủ tục banhành, nhằm quy định những chính sách chế độ áp dụng trong phạm vi địaphương
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc công nhận trường tiểu học đạt chuẩn quốc gia vào năm 2011
- Chỉ thị
Dùng để truyền đạt những chủ trương, chính sách, biện pháp quản lý và
để chỉ đạo hướng dẫn cho các cơ quan cấp dưới thực hiện các Nghị quyết, Quyếtđịnh đã được thông qua
Ví dụ:
CHỈ THỊ
Về việc tăng cường sủ dụng văn bản điện tử và ứng dụng chữ ký
số trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh bắc ninh
Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện quyết định quản lý docác cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ sởnhững quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của
cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể
Trang 24Văn bản hành chính cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyếtđịnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; chỉ thị vềviệc phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt…
Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tinđiều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dung để giảiquyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chépcông việc trong cơ quan, tổ chức
Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loạichính
- Văn bản không có tên loại: Công văn
Công văn ban hành để đôn đốc nhắc nhở về một vấn đề, một sự việc
+ Thông báo: dùng để thông tin cho đơn vị cấp dưới hoặc ngang cấp vềtình hình hoạt động hoặc các lĩnh vực khác