Tình hình công tác soạn thảo văn bản và công tác văn thư của ubnd quận 10

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu NỘI DUNG BÁO CÁO PHẦN I: KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG - Địa chỉ: 474 đường tháng Phường 14 Quân 10 - Điện thoại: (08) 655 750 – (08) 655 907 - Fax: (08) 655 909 - Website: www.quan10.hochiminhcity.gov.vn - Email: 910@tphcm.gov.vn A TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN VÀ VĂN PHỊNG THỰC TẬP: I.TỔNG QUAN VỀ QUẬN 10: Quận 10 có vị trí địa lí thuận lợi quận trung tâm thành phố với tổng diện tích 70 với tổng số dân 210.669 người mật độ dân số km2 35.757 người( theo số liệu điều tra 2005) Quận 10 có vị trí thuận lợi tập trung nhiều công ty lớn, trung tâm thương mại,siêu thị, khu vui chơi giải trí Quận lại giáp với quận có nên kinh tế thuận lợi cho việc kinh doanh, buôn bán người dân Phía Bắc giáp với quận Tân Bình, phía Đơng giáp với quận 3, phái Nam giáp với quận phía Tây giáp với quân 11 Quận 10 quận trung tâm thành phố có nhiều thuận lợi việc giao lưu văn hóa xã hội kinh tế với quận, huyện nội ngoại thành Đây hội phát triển kinh tế xã hội Trong công đổi đảng Nhà Nước nhằm đưa đất nước ngày phát triển quận 10 đất nước cố gắng để hồn thành tốt cơng việc lĩnh vực kinh tế, văn hóa – xã hội Quá trình thành lập phát triển quan: Cũng quận, huyện khác thành phố Hồ Chí Minh vào thời Chúa Nguyễn có cư dân người Việt vào sống tập trung Sau 30 tháng năm 1975, miền Nam hồn tồn giải phóng, quyền cách mạng bắt tay vào cơng cải cách tồn diện cấu quyền Thành phố theo hệ thống tổ chức Địa bàn Quận 10 giữ nguyên cũ chia lại thành 25 phường đánh số từ phường đến phường 25 Lúc đầu quan mang tên Ủy ban Quân dân, sau hiến pháp 1980 đổi thành Ủy ban nhân dân quận 10 Đến ngày 14 tháng 02 năm 1987 theo Quyết định số 33 – HĐBT hội đồng Bổ Trưởng, địa giới hành số phường điều chỉnh lại Từ đến Quận 10 có 15 phường đánh số thứ tự từ phường đến phường 15 SVTH: Trần Thị Bích Thủy Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu Trải qua 10 nhiệm kì hoạt động hội đồng nhân dân va Ủy ban nhân dân máy nhà nước cấp phường, cấp quận ngày dược cố, xây dựng phát triển Các phòng ban lĩnh lực thành lập di vào hoạt động có hiệu Tháng năm 2009 Hội đồng nhân dân giải thể Quận 10 nằm lãnh đạo trực tiếp đạo hoạt động quận Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức nhân sự: a Chức ủy ban: Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn ủy ban nhân dân quận quy định điều 103 điều 106 Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 sửa đổi, bổ sung theo nghị số 51/2001/QH 10 ngày 25 tháng 12 năm 2001 Quốc hội khoá X kỳ họp thứ X điều Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XI kỳ họp thứ IV thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2003 UBND huyện HĐND bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan hành địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp Quy chế làm việc mẫu UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (ban hành kèm theo định số 75/2006/QĐ – TTg ngày 12 tháng năm 2006 thủ tưởng phủ) Quyết định số 3631/QĐ – UBND Quận 10 – khóa X( nhiệm kì 2009 – 2014) Nhưng tháng năm 2009 hội đồng nhân dân giải thể ủy ban nhân dân nằm trực tiếp lãnh đạo nhà nước UBND quan quản lý nhà nước có thẩm quyền chung địa phương, giúp UBND thành phố quản lý tất hoạt động tất lĩnh vực b.Nhiệm vụ, quyền hạn quan: - UBND Quận 10 tổ chức đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật , văn Nhà nước UBND cấp đạo trực tiếp UBND cấp Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn pháp luật quy định, UBND định, chị thị thực hiện, kiểm tra việc thi hành văn - UBND cấp quận phối hợp với quan cấp chuẩn bị nội dung kỳ họp, xây dựng đề án trình xét định Nhiệm vụ quyền hạn UBND việc thực quản lý Nhà nước - UBND quản lý nhà nước địa bàn quận tất lĩnh vực công nghiệp, thương mại dịch vụ, văn hóa – xã hội, khoa học cơng nghệ…quản lí đất đai, tài nguyên khác - Tuyên truyền pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Pháp luật, văn quan nhà nước cấp Nghị quan nhà nước, tổ chức sản xuất kinh doanh, xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công dân địa bàn quận Bảo đảm trật tự an toàn địa bàn quận SVTH: Trần Thị Bích Thủy Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu - Quản lý công tác tổ chức hoạt động UBND thực việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án để phân vạch điều chỉnh địa giới hành địa phương UBND thực cung cấp loại giấy tờ xây dựng cơng trình từ cơng trình lớn doanh nghiệp cơng trình nhỏ cấp giấy phép xây dựng nhà dân địa bàn quận quản lí - Có trách nhiệm tiếp dân, trực tiếp đạo hoạt động địa bàn quận c Cơ cấu tổ chức nhận sự: Ủy ban Nhân dân Quận 10 tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quận người lãnh đạo điều hành hoạt động Ủy ban Nhân dân Quận, chụi trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ, quyền hạn mình, với tập thể Ủy ban Nhân dân chụi trách nhiệm hoạt động Ủy ban Nhân dân Quận trước Ủy ban Nhân dân thành phố Vừa phát huy vai trò lãnh đạo tập thể vừa đề cao trách nhiệm cá nhân thành viên làm việc Ủy ban Nhân dân Uỷ ban Nhân dân Quận 10 thực chức quản lý hành nhà nước tất lĩnh vực, mặt đời sống xã hội địa bàn Quận theo quy định pháp luật Uỷ ban Nhân dân Quận 10 chịu đạo trực tiếp Uỷ ban Nhân dân Thành phố Đảng Quận 10 có trách nhiệm báo cáo toàn hoạt động diễn đại bàn Quận với Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, với cấp Ủy Đảng Quận Từng thành viên Uỷ ban Nhân dân chịu trách nhiệm tổ chức điều hành lĩnh vực phân công với thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động Uỷ ban Nhân dân trước Uỷ ban Nhân dân Thành phố theo điều hành tập trung thống Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân Quận Các quan chuyên môn trực thuộc Uỷ ban Nhân dân Quận 10 tổ chức tinh gọn, hợp lý có phân cơng, phân cấp rõ ràng hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, quan chịu đạo chuyên môn nghiệp vụ quan quản lý cấp Các Phó chủ tịch thành viên khác Uỷ ban Nhân dân Quận thực nhiệm vụ, quyền hạn Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân Quận phân công phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân quận SVTH: Trần Thị Bích Thủy Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN 10 CHỦ TỊCH PCT (VĂN XÃ) PCT (KINH TẾ) PCT (QLĐT) KHỐI NỘI CHÍNH KHỐI VĂN XÃ KHỐI KINH TẾ KHỐI QLĐT PHỊNG TƯ PHÁP PHÒNG GD & ĐT PHÒNG VH - TT PHÒNG LĐTB&XH TRUNG TÂM DẠY NGHỀ BỆNH VIỆN QUẬN 10 TRUNG TÂM Y TẾ DỰ PHÒNG TRUNG TÂM TDTT TRUNG TÂM VĂN HĨA HỊA BÌNH SVTH: Trần Thị Bích Thủy PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH PHỊNG KINH TẾ PHỊNG THỐNG KÊ CHI CỤC THUẾ PHỊNG NỘI VỤ PHỊNG QUẢN LÍ ĐƠ THỊ BAN QUẢN LÍ DỰ ÁN CƠNG TY DVĐT -QLN PHỊNG TÀI NGUN MƠI TRƯỜNG KHO BẠC NHÀ NƯỚC BAN BT&GPMB VP HĐND & UBND THANH TRA VIỆN KSND CƠNG AN TỊA ÁN THI HÀNH ÁN DÂN SỰ BCHQS UBND 15 PHƯỜNG Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu - Lãnh đạo quan gồm: + 01 chủ tịch + 03 phó chủ tịch 01 Phó chủ tịch kinh tế 01 Phó chủ tịch văn xã 01 Phó chủ tịch quản lí thị - Ngồi có phịng ban chun mơn trực thuộc UBND Quận - Các Ủy viên chuyên trách lĩnh vực: Quân sự, Nội vụ, Thanh tra, Văn phịng UBND, Viện kiểm sát, Trung tâm văn hóa Hịa Bình… - Ngồi phịng ban cịn có phịng ban chun mơn giúp việc cho cấp chia làm khối khối có chuyên viên tư vấn lĩnh vực riêng cụ thể: + Khối nội chính: Quản lí cơng tác hành nội quan + Khối kinh tế : Phụ trách quản lí kinh tế, tài vấn đề liên quan tới kinh tế địa bàn quận + Khối văn xã : Phụ trách lĩnh vực đời sống văn hóa – xã hội, y tế, giáo dục chăm lo đời sống cho nhân dân + Khối quản lí thị: Hỗ trợ xây dựng thị, bồi thường tái định cư, quy hoạch thành phố… 3.Quy chế, quy định hoạt động quan văn phịng:  Vị trí, vai trị, chức năng: Theo quy chế tổ chức hoạt động văn phòng UBND Quận 10 ( ban hành kèm định số: 596/QĐ – UB ngày 27/ 01/2003 quận 10 vị trí, chức văn phịng UBND Quận cấu tổ chức xác định sau:  Vị trí: Văn phịng UBND quan chun mơn, giúp việc cho UBND Quận, chịu lãnh đạo trực tiếp toàn diện thường trực UBND Quận, đồng thời chịu đạo hướng dẫn chuyên mơn nghiệp vụ văn phịng UBND Thành phố, Sở y tế, Ban tôn giáo Thành phố Hội đồng thi đua khen thưởng Thành phố  Vai trò: Trong cơng cải cách hành tiến hành đồng tất quan nhà nước Là quan hành nhà nước địa phương, nội dung cải cách UBND Q.10 bao gồm nhiều vấn đề vấn đề then chốt chủ yếu tổ chức máy giúp việc phù hợp với nhiệm vụ quyền hạn giai đoạn SVTH: Trần Thị Bích Thủy Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu - Vì văn phịng UBND đóng vai trò đặt biệt quan trọng việc điều hòa phối hợp công tác tập thể Quận UBND Quận với các sở, quan ban ngành, tổ chức trị địa bàn địa phương quan hệ nội thành viên Đồng thời nơi tiếp nhận báo cáo, đề xuất quan chun mơn trình lên UBND Do vận hành máy văn phịng có ảnh hưởng định đến tính lãnh đạo kịp thời toàn họat động UBND Quận - Trong giai đọan đất nước đổi nay, chế cửa dấu đưa vào thực vai trị văn phịng UBND Quận trở nên quan trọng - UBND phải đảm bảo hai chức văn phịng đảm bảo hậu cần phục vụ công tác điều hành, đạo lãnh đạo, tham mưu tổng hợp  Chức năng: - Căn vào điều khoản 1.2 quy chế tổ chức hoạt động Văn phịng UBND quận 10 có chức sau: - Văn phịng UBND Quận có chức giúp việc, phục vụ cho công tác đạo điều hành mặt công tác chung UBND Quận Trực tiếp tham mưu cho UBND Quận xây dựng quy hoạch phát triển kế hoạch lĩnh vực đảm bảo làm theo pháp luật - Văn phịng UBND Quận 10 có dấu riêng có tài khoản kho bạc để thực nhiệm vụ tài cho hoạt động đơn vị trực thuộc UBND Quận10 theo chế “một cửa dấu” Phân công nhiệm vụ lãnh đạo chánh văn phòng: Văn phòng UBND tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trưởng chánh văn phịng phụ trách, có 03 Phó chánh văn phịng giúp việc II CƠNG TÁC TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG VĂN PHÒNG CƠ QUAN: Phân cơng lãnh đạo với trưởng phịng nhân viên: Theo quy chế tổ chức văn phòng UBND Quận 10 (ban hành kèm theo định số: 596/QĐ-UB ngày 27 tháng 01 năm 2003 UBND Quận 10) có quy định SVTH: Trần Thị Bích Thủy Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu  Sơ đồ phân chia công việc: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG UBND QUẬN 10 CHÁNH VĂN PHÒNG TỔ TIẾP DÂN TỔ TIẾP NHẬN TRẢ KẾT QUẢ TỔ QUẢN TRỊ MẠNG PVP QLĐT PVP TỔNG HỢP PVP HC - QT PVP NỘI CHÍNH TỔ VĂN THƯ TỔ KẾ TOÁN TÀI VỤ TỔ TỔNG HỢP TỔ PHỤC VỤ TỔ BẢO VỆ a.Cơ cấu tổ chức máy: Văn phòng ủy ban nhân dân làm việc theo chế độ thủ trưởng chánh văn phịng phụ trách có chánh văn phịng hỗ trợ thường có đến người Chánh văn phòng: - Chịu trách nhiệm tồn hoạt động văn phịng trước chủ tịch UBND Quận Về hoạt động văn phòng theo nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn văn phòng qui định ban hành - Trực tiếp phụ trách tổ quản trị mạng tin học nhằm xây dựng hệ thống hồn chỉnh UBND Quận, đạo cơng tác cải cách hành nội Văn phịng - Theo dõi tổng hợp tình hình phục vụ kịp thời Tham mưu cho việc đạo công tác Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Quận - Dự thảo trình UBND Quận thơng qua chương trình công tác, báo cáo UBND Quận SVTH: Trần Thị Bích Thủy Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu - Quản lý công tác Văn thư, giấy tờ, kiểm tra mặt hình thức Văn bản, tính pháp lý thẩm quyền ban hành văn UBND Quận trước trình ký… - Phát hành văn bản, theo dõi tổng hợp kiểm tra tình hình thực Quyết định, Chỉ thị UBND Quận - Tổ chức lịch tiếp dân cho Chủ tịch, Phó chủ tịch Ủy viên - Chuẩn bị nội dung, tổ chức phiên họp UBND - Phụ trách công tác tổ chức nhân Chánh Văn phòng UBND Quận chịu đạo Chủ tịch UBND Quận, Chủ tịch UBND ủy nhiệm làm chủ tài khoản hoạt động UBND Quận - Được kí sử dụng dấu văn phòng phạm vi hoạt động văn phịng Ngồi cịn sử dụng dấu UBND Quận theo quy chế thừa ủy quyền chủ tịch UBND  Phó chánh văn phịng: - Phó văn phòng giúp việc cho Chánh văn phòng, Chánh văn phịng phân cơng phụ trách số cơng việc cụ thể đơn vị, liên đới chịu trách nhiệm trước cấp việc phân công phụ trách, ủy quyền thực số công việc cụ thể Chánh văn phịng vắng, chịu trách nhiệm đơn đốc thành viên tổ công việc đơn vị Được kí sử dụng dấu văn phòng theo chức nhiệm vụ phân cơng Văn phịng UBND Quận 10 có phó chánh văn phân công nhiệm vụ sau: * phó chánh văn phịng phụ trách tổ tổng hợp văn thư: Tổ chức thực công tác tổng hợp báo cáo thường kỳ tháng, quý, năm, báo cáo chuyên đề - Tổ chức thực theo dõi tiến độ thực công tác chấp hành đạo lĩnh vực khối nội - Trực tiếp đạo chuyên viên tổng hợp Chụi trách nhiệm kiểm tra rà soát văn chuyên viên trình lãnh đạo theo u cầu chun mơn * phó chánh văn phịng phụ trách tổ tài vụ – quản trị - Phụ trách công tác hậu cần, giúp chánh văn phòng tham mưu cho UBND Quận quản lý tài chính, trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho cơng việc - Cùng chánh văn phịng làm chủ tài khoản hoạt động tài văn phịng UBND Quận Giúp chánh văn phịng cơng tác tổ chức, tiền lương * phó chánh văn phịng phụ trách cơng tác quản lý thị - Trên lĩnh vực khối Quản lý đô thị SVTH: Trần Thị Bích Thủy Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu - Trực tiếp đạo, quản lý chuyên viên khối Quản lý đô thị, chịu trách nhiệm kiểm tra rà soát văn chuyên viên khối trình lãnh đạo - Chịu trách nhiệm tham gia tổng hợp báo cáo liên quan đến khối b Các tổ chuyên viên: Để đảm bảo hoạt động chuyên môn theo lĩnh vực cụ thểVăn phòng UBND Quận tổ chức hoạt động theo phận chuyên môn giúp việc cho UBND Quận, phận có Tổ trưởng chịu trách nhiệm điều hành hoạt động tổ chức tổ mình, gồm: * Tổ tổng hợp: (có nhân viên) Gồm chuyên viên công tác quản lý, tổ chức điều hành lãnh đạo văn phòng UBND Quận, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo UBND Quận 10 lĩnh vực chuyên môn - Giúp lãnh đạo kiểm tra, rà sốt hình thức, thể thức, nội dung tính pháp lý văn trước trình lãnh dạo phê duyệt - Theo giõi, tham mưu cho UBND Quận trả lời, giải thắc mắc đơn vị - Theo giõi tình hình chấp hành thực báo cáo họp đơn vị * Tổ quản trị mạng:(có nhân viên) - Xây dựng hệ thống tin học UBND đơn vị có liên qua Giúp Ủy ban quản lý, phát triển sở hạ tầng tin học vào cơng tác quản lý hành * Tổ văn thư – lưu trữ:( có nhân viên) - Tổ chức nhận phát hành công văn, lưu trữ văn bản…Đây đầu mối trung tâm quản lý văn tin học UBND Quận 10 Phụ trách in ấn văn bản, tài liệu… - Là khâu cuối giúp kiểm tra rà soát thể thức văn lần trước phát hành, đóng dấu ban hành - Quản lý dấu UBND Quận dấu Văn phòng Quận * Tổ tiếp dân giải khiếu nại khiếu tố ( có nhân viên) - Trực tiếp tiếp dân giải đơn vị khiếu nại, tố cáo đơn vị trực thuộc ủy ban nhân Quận - Tham mưu cho UBND Quận trả lời quan, báo chí nội dung khiếu nại, tố cáo giải xử lý - Tham mưu cho UBND Quận kiểm tra đôn đốc đơn vị chấp hành qui định pháp luật * Tổ tiếp nhận trả kết quả:(có nhân viên) SVTH: Trần Thị Bích Thủy Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu - Tổ chức tiếp nhận, giao trả hồ sơ hành dân lĩnh vực kinh tế, văn hóa – xã hội, quản lý đô thị… - Theo dõi cập nhật công khai qui trình, thủ tục, biểu mẫu hồ sơ hành theo qui định * Tổ quản trị tài vụ: ( có nhân viên) - Tham mưu giúp việc lĩnh vực tài chính, phục vụ hậu cần, quản lý toàn tài sản, trang thiết bị phục vụ công tác cho đơn vị thuộc trung tâm hành Q.10 theo chế cửa dấu - Tham mưu cho UBND Quận thực chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm sử dụng kinh phí hành quan chun mơn - Theo giõi, tham mưu cho lãnh đạo văn phòng thực chế độ chuyển ngạch, nâng bậc lương cho nhân viên * Tổ lái xe – phục vụ: ( có nhân viên) - Phục vụ lái xe cho lãnh đạo theo điều hành lãnh đạo văn phòng - Bảo quản xe, phương tiện giao thông đơn vị theo chế độ quy định - Phục vụ hậu cần, vệ sinh quan theo qui định * Tổ bảo vệ: ( có nhân viên) - Chịu trách nhiệm cơng tác bảo vệ Trung tâm hành Quận - Thường xuyên kiểm tra, triển khai thực phương án phòng cháy, chữa cháy, tổ chức giữ xe cho cán nhân dân đến ủy ban Khảo sát tình hình trang thiết bị văn phịng quan – Cách bố trí xếp trang thiết bị : a Ứng dụng trang thiết bị văn phòng quan : -UBND Quận sử dụng trang thiết bị phục vụ cho công việc như: Tủ đựng hồ sơ, máy vi tính, điện thoại, máy photocoppy, máy fax, máy in, hồ dán bút mực, bút tẩy, cặp đựng tài liệu…Ngồi cịn sử dụng vật dụng khác cần thiết * Chức số trang thiết bị: - Máy vi tính: Được nối mạng nên thuận lợi cho việc thu thập thơng tin, máy cịn dùng để soạn thảo văn bản, lưu giữ văn đến, phát hành văn bản… - Máy Fax: Dùng chuyển thư từ, văn lên UBND thành phố, quận… - Máy photocoppy: Dùng để nhận văn bản, giấy tờ, phóng to thu nhỏ nhân viên có nhu cầu… - Tủ đựng hồ sơ: Dùng đựng tập hồ sơ cần lưu giữ… SVTH: Trần Thị Bích Thủy Trang 10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu địch muốn chống phá đất nước lợi dụng mạng tin học gây ảnh hưởng khó lường Vì vậy, ta cần cụ thể hóa biện pháp tăng cường bảo mật - Cần mở thêm lớp tập huấn cơng tác Văn phịng – văn thư – lưu trữ để nhằm nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho cán quan nhằm giải công việc tốt - Trang bị thêm sở vật chất phòng làm việc cho cán nhân viên văn phòng quan B KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CƠNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN Về tổ chức công tác văn thư quan:  Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn quản lý nhà nước nhằm phục vụ cho hoạt động điều hành, lãnh đạo… Trong hoạt động quan đơn vị , tổ chức trị-xã hội đơn vị vũ trang Vì vậy, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan , xem phần thiếu làm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước - Công tác văn thư nhằm đảm bảo thông tin cần thiết, đầy đủ, kịp thời, xác giữ gìn bí mật đảng, nhà nước hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ - Sử dụng phần mền công tác soạn thảo, ban hành văn máy vi tính quản lý văn vừa đại hóa cơng tác văn phịng vừa đảm bảo an tồn nội dung, thể thức văn - Tiết kiệm công sức tiền công việc xây dựng ban hành văn - Phòng văn thư nơi tiếp nhận phát hành văn đi, đến quan Số lượng văn cần xử lý ngày nhiều Để tránh nhầm lẫn phòng văn thư bố trí tủ dành riêng cho việc tiếp nhân giấy tờ ( văn bản, báo chí, thư mời…) lãnh đạo hay quan đơn vị khác gửi tới Các chuyên viên giúp việc cho lãnh đạo, phòng ban khác tới tổ văn thư nhận văn cần kiểm tra ngăn tủ nhận tài liệu Đây nét sáng tạo hợp lý công tác văn thư - Nhận thấy tầm quan trọng công tác văn thư UBND Quận 10 có phịng văn thư riêng biệt  Phịng văn thư có nhân viên: Mỗi người có nhiệm vụ riêng mà lãnh đạo giao Nhưng hỗ trợ công việc - 01 Người quản lý văn - 01 Người quản lý văn đến - 01 Người quản lý dấu - 01 Người phụ trách kỹ thuật - 01 Người  Trình độ nghiệp vụ: ( có 05 người ) - 03 Đại học - 02 Trung cấp SVTH: Trần Thị Bích Thủy Trang 12 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu Về việc tổ chức quản lý ban hành văn quan: a Việc quản lý văn đến:  Những quan thường gửi văn đến: - Là quan quản lý hành nhà nước, quản lý lĩnh vực địa bàn quận nên văn gửi đến thường từ: + Cơ quan quản lý hành nhà nước cấp từ Chính phủ, Bộ, UBND thành phố, sở ngành thành phố + Các tổ chức trị, đồn thể, hội liên hiệp phụ nữ… + Các phòng ban chuyên môn quận + UBND 15 phường + Các đơn vị , doanh nghiệp, công ty kinh doanh địa bàn hộ dân…  Số lượng văn đến năm gần đây: - Tại UBND Quận chủ yếu thường nhận văn đến là: Quyết định, nghị định, nghị quyết, báo cáo, thông báo công văn…  Năm 2008: Tên loại Quyết định Nghị định Nghị Báo cáo Chỉ thị Số lượng 320 33 10 461 33 Thơng Tờ Thơng báo trình từ 280 165 65 Công văn 1801  Năm 2009: Tên loại Báo cáo Công văn Thông tư Kế hoạch Số lượng 1422 731 844 409  Các loại công cụ để quản lý văn đến gồm: - Sổ đăng ký văn đến.Ở UBND Quận 10 việc đăng ký cơng văn đến gồm có sổ là: + Sổ đăng ký công văn đến công văn thường + Sổ đăng ký công văn đến gồm biên bản, công điện, báo cáo, giấy mời + Sổ đăng ký công văn đến cho lãnh đạo – phịng ban + Sổ đăng ký cơng văn đến gồm tờ trình, thơng báo, đơn thư khiếu nại + Sổ đăng ký công văn đến gồm thị, thông tư, nghị định, nghị quyết, định SVTH: Trần Thị Bích Thủy Trang 13 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu  Quy trình tiếp nhận: Văn đến tồn cơng văn, giấy tờ, tài liệu đơn thư quan tổ chức, cá nhân khác soạn thảo gửi đến UBND Bao gồm cấp gửi xuống, ngang cấp gửi đến, cấp gửi lên cá nhân tổ chức gửi đến… QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN THEO SƠ ĐỒ Nhận văn đến Phân loại bóc bì Văn thư lưu Nhập máy bút phê lãnh đạo Đóng dấu ghi ngày Chuyển giao theo bút phê lãnh đạo Trình chánh văn phịng bút phê Văn thư nhập máy  Tiếp nhận đăng ký văn đến: * Tiếp nhận văn đến: - Khi tiếp nhận văn đến, người trực tiếp nhận văn bản, cán văn thư UBND Quận 10, phải tiến hành kiểm trình trạng bì thư tính xác yếu tố bì thư Nếu phát có sai sót, nhầm lẫn, nhân viên văn thư cần liên lạc nơi gưi để xác minh xin ý kiến cấp Văn có dấu mức độ khẩn( thư mời, baó cáo…) ưu tiên đăng ký, trình chuyển giao cho người có thẩm quyền - Sau tiếp nhận đủ , cán văn thư tiến hành phân loại sơ văn nhận thành loại + Loại vào sổ không bóc bì: loại văn ngồi bì ghi đích danh cá nhân cụ thể đối văn mật mà thủ trưởng quan không cho phép mở bì Nhân viên văn thư khơng bóc bì mà chuyển trực tiếp cho người có tên phong bì Sau xem xong chuyển trả lại cho nhân viên văn thư đăng ký vào sổ cơng văn giấy tờ gửi có địa cụ thể ghi tên quan, đơn vị, phòng ban chuyên mơn cá nhân có liên quan + Loại văn gửi chung cho quan bóc bì * Bóc văn đăng ký văn bản: - Cán văn thư dựa vào quy định văn phịng UBND Quận để bóc bì văn trình tự Những phong bì có dấu hiệu mức độ khẩn bóc trước sau nhận Khi bóc bì văn ý khơng làm rách văn bản, làm phần sổ, ký hiệu văn ghi ngồi phong bì, khơng làm dấu bưu điện phong bì để đối chiếu cần thiết - Với văn có kèm phiếu gửi đối chiếu văn bên trong, ký nhận trả phiếu cho nơi gửi Khơng bóc bì văn có dấu mật SVTH: Trần Thị Bích Thủy Trang 14 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu - Sau bóc bì, nhân viên văn thư đóng dấu ghi sổ, ngày đến Đóng dấu đến vào khoảng trống số, ký hiệu văn bản( đối văn có tên loại ), trích yếu nội dung( công văn ) - Hiện nay, ủy ban nhân dân quận 10 sử dụng phần mền quản lý văn đến Khi có văn đến nhân viên văn thư nhập thông tin cần thiết văn giao diện trang thông tin điện tử UBND Quận mục “ Quản lý văn hồ sơ công việc ”:  Mẫu đăng ký văn đến máy tính: * Trình bày chuyên giao văn đến: - Sau đăng ký, văn đến chuyển cho chánh văn phòng xử lý cho ý kiến phân phối văn Sau đó, tổ văn thư nhân văn số lượng cần thiết để gửi cá nhân, đơn vị có thẩm quyền giải quyết, đồng thời đăng ký bổ sung tên cá nhân, đơn vị xử lý vào máy - Tổ văn thư lập sổ chuyển giao văn đến để chuyển văn đến( thường thư khiếu nại, tố cáo…)đến quan, đơn vị có thẩm quyền giải Số gồm yếu tố: ngày tháng chuyển giao, loại văn bản, nội dung người nhận SVTH: Trần Thị Bích Thủy Trang 15 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu  Mẫu sổ chuyển giao văn đến: Trang bìa: ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 10 VĂN PHÒNG UBND SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN NĂM: ………………… Từ ngày:…….đến ngày…… Từ số:……….đến số:……… Quyển số:…………… Trang nội dung: Số đến Ngày chuyển Đơn vị( cá nhân nhận) Ký nhận Ghi * Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: - Sau văn phân phối, cá nhân, đơn vị có trách nhiệm nghiên cứu giải ngay, trường hợp cần xin ý kiến đạo lập phiếu chuyển, đính kèm văn gửi cho lãnh đạo quan - Việc giải văn theo dõi qua hoạt động kiểm tra, giám sát qua mục “ thông tin xử lý văn bản” giao diện trang thông tin điện tử b Việc quản lý văn đi:  Những loại văn mà quan ban hành, mẫu loại văn Tại UBND Quận thường ban hành văn Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, công văn, thông tư, kế hoạch… Mẫu loại văn SVTH: Trần Thị Bích Thủy Trang 16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp dân GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu * Mẫu định: QPPL UBND quận huyện Chú ý: Đối với quận 10 ban hành định không ghi Hội đồng nhân THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH(1) ỦY BAN NHÂN DÂN…(2)… Số: (3) /QĐ-UBND CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc (4) , ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH (5) Về ……………………(6)………………………… _ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Căn luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ…………………….(7)………………………………………….; Xét đề nghị của…………… (8)………………………………………., QUYẾT ĐỊNH: Điều1………………………………………………………………………… Điều……Quyết định có hiệu lực sau bảy ngày ký………(9)………… Điều… Chánh văn phịng HDND UBND quận (huyện)…,…có trách nhiệm thi hành định này./ Nơi nhận(12) - Như điều …(13); - …… ; - Lưu VT,(14) TM ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN (10) CHỦ TỊCH (hoặc KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH) Họ tên(11) SVTH: Trần Thị Bích Thủy Trang 17 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu  Mẫu báo cáo: Của UBND thành phố THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ỦY BAN NHÂN DÂN…(1)… Số: (3) /QĐ-UBND CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc , ngày tháng năm BÁO CÁO(2) Về ……………………(3)………………………… _ ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………/ Nơi nhận(6) - …… ;(7) - Lưu VT,(8) SVTH: Trần Thị Bích Thủy TM ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN (4) CHỦ TỊCH (hoặc KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH) Họ tên(5) Trang 18 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu Quy trình ban hành đăng ký văn đi: Theo luật tổ chức HDND UBND sửa đổi, bổ sung năm 2003, qua khảo sát thực tế, UBND Quận có thẩm quyền ban hành Quyết định, Chỉ thị để thực chức năng, nhiệm vụ quản lý hành nhà nước địa bàn Ngồi quan cịn ban hành hinh thức văn như: Thông báo, công văn, báo cáo, biên bản…  Sơ đồ:Quy trình ban hành văn Chuyên viên soạn thảo văn Trình lãnh đạo xem xét phê chuẩn Lãnh đạo kiểm tra phê duyêt ký Trình chủ tịch, phó chủ tịch ký ban hành Chuyển tới phòng ban liên quan Chuyển tới đơn vị tổ chức, quan bên ngồi có liên quan Đóng dấu UBND Quận cho phát hành Văn thư cho số thời gian ban hành, văn - Số lượng văn năm 2009 ủy ban 9000 văn phải kể đến là: Tên loại Quyết định Báo cáo Thông báo Kế hoạch Công văn Số lượng 3600 181 421 1600 123 - Kiểm tra thể thức hình thức, kỹ thuật trình bày: Văn soạn thảo trình lãnh đạo xem xét Sau kiểm tra đảm bảo nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, SVTH: Trần Thị Bích Thủy Trang 19 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu thẩm quyền ban hành, lãnh đạo ký trình chủ tịch, phó chủ tịch UBND ký ban hành Văn chuyển đến tổ văn thư, tổ văn thư có nhiệm vụ cho số thời gian ban hành, nhân số lượng cần gửi đến nơi nhận đóng dấu UBND Quận - Đăng ký văn đi: Văn đăng ký giao diện trang thông tin điện tử UBND Quận 10 mục “quản lý văn hồ sơ công việc”  Mẫu đăng ký văn đến máy tính: - Chuyển phát hành văn đi: + Văn phát ngày, có trường hợp chuyển phát ngày làm việc + Văn chuyển phát qua đường bưu điện gửi trực tiếp qua máy Fax  Cách lưu văn quan: - Văn lưu lại văn thư bản( có chữ ký người có thẩm quyền) - Tại UBND Quận văn lưu theo tên loại, nội dung theo thời gian.UBND Quận tiến hành nộp lưu tài liệu theo quy định nhà nước SVTH: Trần Thị Bích Thủy Trang 20