Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư (ngành quản trị văn phòng cao đẳng) trường cao đẳng cộng đồng kon tum

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƢ NGÀNH, NGHỀ: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 i MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN iv LỜI GIỚI THIỆU v CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ Khái niệm, nội dung yêu cầu công tác văn thƣ 1.1 Khái niệm công tác văn thƣ 1.2 Nội dung công tác văn thƣ 1.3 Yêu cầu công tác văn thƣ Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thƣ 2.1 Vị trí công tác văn thƣ 2.2 Ý nghĩa công tác văn thƣ Những yêu cầu cán văn thƣ quan 3.1 Yêu cầu phẩm chất trị 3.2 Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ 3.3 Những yêu cầu khác Trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thƣ quan 4.1 Trách nhiệm Thủ trƣởng quan 10 4.2 Trách nhiệm Chánh văn phòng (hoặc Trƣởng phịng Hành chính) 10 4.3 Trách nhiệm thủ trƣởng đơn vị 11 4.4 Trách nhiệm công chức, viên chức quan nói chung 11 4.5 Trách nhiệm văn thƣ chuyên trách quan 11 Câu hỏi tập thực hành 12 CHƢƠNG 2: TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN…… 14 Khái niệm nguyên tắc giải văn đi, văn đến 14 1.1 Khái niệm 14 1.2 Nguyên tắc 15 Tổ chức quản lý văn 17 2.1 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm văn 17 2.2 Đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn 18 ii 2.3 Đăng ký văn 20 2.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 23 2.5 Lƣu văn 30 Tổ chức quản lý văn đến 32 3.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 32 3.2 Trình chuyển giao văn đến 41 3.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 44 Câu hỏi tập thực hành 47 CHƢƠNG 3: LẬP HỒ SƠ, NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU 47 VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN 47 Lập hồ sơ 48 1.1 Khái niệm, tác dụng lập hồ sơ 48 1.2 Yêu cầu hồ sơ đƣợc lập 49 1.3 Phƣơng pháp lập hồ sơ 50 Nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan 55 2.1 Trách nhiệm nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan 55 2.2 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lƣu 58 Câu hỏi tập thảo luận 60 CHƢƠNG 4: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 62 Khái niệm tầm quan trọng dấu 62 1.1 Khái niệm dấu 62 1.2 Tầm quan trọng dấu 63 Các loại dấu 64 2.1 Các quan, tổ chức sử dụng dấu có hình Quốc huy 65 2.2 Các quan, tổ chức sử dụng dấu hình Quốc huy 66 Những quy định quản lý sử dụng dấu 68 3.1 Điều kiện sử dụng dấu 68 3.2 Những quy định quản lý sử dụng dấu 68 Bảo quản dấu nguyên tắc đóng dấu 69 4.1 Bảo quản dấu 69 4.2 Nguyên tắc đóng dấu 70 Câu hỏi tập thực hành 72 iii CHƢƠNG 5: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ 73 TRONG MÔI TRƢỜNG MẠNG 73 Khái niệm môi trƣờng mạng giá trị pháp lý văn điện tử môi trƣờng mạng 73 1.1 Khái niệm môi trƣờng mạng 73 1.2 Giá trị pháp lý văn điện tử môi trƣờng mạng 74 Quản lý văn đến, văn môi trƣờng mạng 75 2.1 Quản lý văn đến môi trƣờng mạng 75 2.2 Quản lý văn môi trƣờng mạng 79 Lập hồ sơ điện tử 82 3.1 Khái niệm hồ sơ điện tử 82 3.2 Phân loại hồ sơ điện tử 82 3.3 Sự khác biệt hồ sơ điện tử hồ sơ giấy 83 3.4 Lập danh mục hồ sơ điện tử nộp lƣu 85 Câu hỏi tập thực hành 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO iv TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình “Nghiệp vụ công tác văn thư” biên soạn dựa Chương trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phịng, trình độ cao đẳng Mục đích giáo trình để làm tài liệu giảng dạy thức cho giảng viên làm tài liệu học tập thức cho sinh viên Giáo trình “Nghiệp vụ cơng tác văn thư” chúng tơi biên soạn có tham khảo tài liệu “Giáo trình văn thư” PGS TS Triệu Văn Cường số tài liệu pháp lý liên quan đến nội dung giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm v LỜI GIỚI THIỆU Để đáp ứng nhu cầu học tập sinh viên nhà trường, nhà giáo biên soạn giáo trình “Nghiệp vụ cơng tác văn thư” dựa tài liệu “Giáo trình văn thư” PGS TS Triệu Văn Cường số tài liệu pháp lý liên quan Đối tượng mà giáo trình hướng đến sinh viên ngành, nghề Quản trị văn phịng trình độ cao đẳng trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Như vậy, tập tài liệu lưu hành nội bộ, phục vụ cho việc học tập sinh viên nhà trường Giáo trình trình bày cách cô đọng, ngắn gọn, dễ hiểu dạng giảng môn học nhằm giảm bớt thời gian ghi chép người học để tập trung vào việc nghiên cứu, trao đổi thảo luận lớp Trong chương trình bày theo cấu trúc: giới thiệu kiến thức bản, mục tiêu, nội dung, tóm tắt, câu hỏi ôn tập, thực hành Trong q trình biên soạn, chúng tơi ln bám sát chương trình mơn học nhà trường phê duyệt cập nhật kiến thức đưa vào theo nội dung giáo trình mơn học Vì vậy, hy vọng tập tài liệu có ích cho việc học tập sinh viên nhà trường môn học Tuy nhiều cố gắng, hạn chế mặt thời gian nhân tố chủ quan người biên soạn nên chắn tập tài liệu không tránh khỏi thiếu sót Chúng tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy, nhà trường để giáo trình ngày hồn thiện Kon Tum, ngày 10 tháng năm 2022 THAM GIA BIÊN SOẠN ThS Huỳnh Hà Tố Uyên GIÁO TRÌNH MƠN HỌC TÊN MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƢ THÔNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌC Mã mơn học: 61033065 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: mơn học bố trí học sau mơn học sở - Tính chất: mơn học chun mơn ngành, nghề Quản trị văn phòng hệ cao đẳng, - Ý nghĩa vai trị mơn học: có ý nghĩa vai trò quan trọng việc cung cấp kiến thức, kỹ ngành, nghề Quản trị văn phòng Mục tiêu môn học: Về kiến thức: - Trình bày vấn đề chung công tác văn thư, trách nhiệm cá nhân, đơn vị việc thực công tác văn thư; quy định quản lý sử dụng dấu - Phân tích khái niệm, nguyên tắc giải văn bản; bước quy trình xử lý văn đi, văn đến; phân tích quy trình quản lý giải văn đi, đến môi trường mạng, phân loại, lập danh mục hồ sơ điện tử Về kỹ năng: - Soạn thảo thành thạo văn bản; chuyển giao quản lý văn đi, văn đến xác, khoa học - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan quy trình; quản lý xác, đầy đủ văn đi, văn đến môi trường mạng; thực thành thạo đóng dấu; sử dụng bảo quản dấu quan quy định Về lực tự chủ trách nhiệm: - Nghiêm túc, cẩn thận, tỉ mỉ tổ chức, giải quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan môi trường mạng - Tuân thủ qui định quan quản lý Nhà nước nội qui, qui chế quan có liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ văn phòng NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ Mã chƣơng: 61033065 - 01 GIỚI THIỆU Cơng tác văn thư có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Trong hoạt động quản lý hành nhà nước hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành lĩnh vực gắn liền với văn nói riêng, với cơng tác văn thư nói chung Để thực tốt cơng tác văn thư, địi hỏi người làm cơng tác văn thư, các cá nhân, đơn vị quan phải thấy vị trí, trách nhiệm cơng việc MỤC TIÊU Sau học xong chương này, người học có khả năng: - Phân tích khái niệm, đặc điểm, nội dung văn thư công tác văn thư; xác định vấn đề chung công tác văn thư, phân tích trách nhiệm cá nhân, đơn vị quan việc thực công tác văn thư - Thực thành thạo thao tác nghiệp vụ công tác văn thư: tiếp nhận, kiểm tra, phân loại văn đến, văn đi; đóng dấu văn bản; chuyển giao văn bản; lập hồ sơ nộp hồ sơ vào quan lưu trữ; quản lý sử dụng dấu quan - Nhận thức vị trí, vai trị mơn học, từ có ý thức học tập tốt mơn; nâng cao ý thức trách nhiệm nghề nghiệp, với mơn học, biết phát huy tính chủ động, sáng tạo trình học tập, rèn luyện NỘI DUNG Khái niệm, nội dung yêu cầu công tác văn thƣ 1.1 Khái niệm công tác văn thư - Văn thư hiểu công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, quản lý sử dụng dấu công tác văn thư (1) - Trong hoạt động quan nhà nước hay doanh nghiệp lớn phận văn thư hành phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đến đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ thực số nhiệm vụ khác có liên quan đến cơng tác hành đơn vị - Có thể nói cơng tác văn thư hoạt động quan trọng tất quan, doanh nghiệp, đặc biệt quan, đơn vị nhà nước Các Cơ quan Đảng , nhà nước, đoàn thể muốn thực chức năng, nhiệm vụ cần dùng đến công văn, giấy tờ nhằm phổ biến chủ trương, đường lối, sách nhằm phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biết văn phòng cấp ủy quan trực tiếp giúp việc cho cấp ủy tổ chức điều hành máy hoạt động, đồng thời cịn trung tâm thơng tin tổng hợp nhằm phục vụ cho lãnh đạo 1.2 Nội dung công tác văn thư - Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản: bao gồm hình thức văn bản; thể thức văn bản; soạn thảo văn bản; duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt; kiểm tra văn trước ký ban hành; ký văn bản; văn - Quản lý văn bản: bao gồm trình tự quản lý văn đến; tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến; giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; trình tự giải văn đi; kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn bản; đăng ký văn bản; nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật; thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; lưu văn - Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan: bao gồm nội