NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thƣ
1.1 Khái niệm công tác văn thư
- Văn thư được hiểu là các công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
- Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước hay tại các doanh nghiệp lớn thì bộ phận văn thư hành chính là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một trong số những nhiệm vụ khác có liên quan đến công tác hành chính tại đơn vị
- Có thể nói công tác văn thư là một trong những hoạt động quan trọng của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là những cơ quan, đơn vị nhà nước Các Cơ quan Đảng , nhà nước, đoàn thể nếu muốn thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình thì đều cần dùng đến các công văn, giấy tờ nhằm phổ biến các chủ trương, đường lối, chính sách nhằm phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biết đối với văn phòng cấp ủy là cơ quan trực tiếp giúp việc cho các cấp ủy tổ chức điều hành bộ máy hoạt động, đồng thời còn là trung tâm thông tin tổng hợp nhằm phục vụ cho lãnh đạo
1.2 Nội dung công tác văn thư
- Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản: bao gồm hình thức văn bản; thể thức văn bản; soạn thảo văn bản; duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt; kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; ký văn bản; bản sao văn bản
- Quản lý văn bản: bao gồm trình tự quản lý văn bản đến; tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; trình tự giải quyết văn bản đi; kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản; đăng ký văn bản; nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật; thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: bao gồm nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập; giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức); trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
- Quản lý và sử dụng con dấu: bao gồm quản lý con dấu, sử dụng con dấu
1.3 Yêu cầu công tác văn thư
- Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn Bản đến có các mức độ khẩn:
“Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được
- Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.
Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thƣ
2.1 Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng
2.2 Ý nghĩa của công tác văn thư
- Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý
- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị - xã hội Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá Giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
Những yêu cầu đối với cán bộ văn thƣ cơ quan
3.1 Yêu cầu về phẩm chất chính trị
- Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành Lòng trung thành ấy phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với cơ quan và trung thành với chính bản thân mình; người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách của Đảng và nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào
- Người cán bộ văn thư phải luôn luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của nhà nước, coi việc chấp hành luật pháp là nghĩa vụ của mình; người cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên (2, 3)
3.2 Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ
- Về lý luận nghiệp vụ: người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận về nghiệp vụ công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để tiến hành đối với nghiệp vụ đó Bên cạnh sự hiểu biết về nghiệp vụ chuyên môn phải có sự hiểu biết một số nghiệp vụ cơ bản khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình Điều quan trọng đặt ra không những chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường mà còn phải có ý thức luôn học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác; từng bước hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện lý luận nghiệp vụ
- Về kỹ năng thực hành: người cán bộ văn thư không chỉ phải nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành Ví dụ: kỹ năng soạn thảo văn bản, lưu văn bản, lập hồ sơ, sử dụng con dấu, lập hồ sơ mạng Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, có chất lượng và năng suất cao Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp vào việc nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ
- Tính bí mật: được thể hiện ở sự kín đáo, ý thức giữ gìn bí mật; khi ra khỏi phòng làm việc không để văn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép nội dung quan trọng không vứt vào sọt rác; luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của Đảng, của cơ quan
- Tính tỉ mỉ: bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ, đặc biệt đối với việc thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển lời nhắn
- Tính thận trọng: trước khi làm hoặc suy xét việc gì đều phải thận trọng Đặc biệt đối với việc phát hiện sai sót của cán bộ trong cơ quan, tổ chức Đảng về công tác văn thư, những trường hợp nghi ngờ văn bản, giấy tờ giả mạo, nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng mục đích Tính thận trọng giúp cán bộ văn thư có ý kiến chắc chắn, tránh pahjm phải sai lầm
- Tính nguyên tắc: nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định của Đảng, nhà nước và của cơ quan như chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ Trong bất cứ hoàn cảnh nào, người cán bộ văn thư phải giữ đúng chế độ đã được quy định, không được phép thay đổi Trong trường hợp có những chi tiết khác với quy định thì phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không tự ý giải quyết việc gì ngoài quy định
- Tính ngăn nắp, gọn gàng: người cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng không tốt đến công việc Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình người văn thư làm việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công việc như xin giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, xin đóng dấu giấy tờ v.v Nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư
- Tính tin cậy: cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt động của cơ quan Vì vậy người văn thư luôn luôn phải thể hiện tính tin cậy Do có nhiều công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra mọi công việc của văn thư Phần lớn các thủ trưởng đều tin tưởng ở văn thư Vì vậy cán bộ văn thư phải giữ vững sự tin tưởng đó để Thủ trưởng có thể yên tâm làm việc Mặt khác người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn và luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót Điều đó làm cho cán bộ lãnh đạo yên tâm
- Tính tế nhị: công việc của người cán bộ văn thư tạo ra môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau Vì vậy người cán bộ văn thư phải luôn luôn thể hiện sự lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, sự phân tán thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái độ suồng sả kiểu bạn bè đối với đồng nghiệp và những người quen biết Đặc biệt phải tránh nóng vội khi có việc khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu của người khác hoặc khi nghi ngờ một điều gì đó trong công việc Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thư ngày càng chiếm được lòng tin và sự yêu mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan Điều đó giúp cho người cán bộ văn thư tạo được bầu không khí thoải mái trong phòng làm việc của mình Đó cũng là một trong những điều kiện để nâng cao hiệu quả trong công việc.
Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thƣ trong cơ quan
4.1 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan
- Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình
- Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến cơ quan, có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết văn bản đó Thủ trưởng cơ quan phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quy định của Nhà nước Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cấp phó của mình ký thay những văn bản mà theo quy định mình phải ký và những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ trách hoặc giao cho Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) của cơ quan ký thừa lệnh những văn bản có nội dung không quan trọng (2, 3)
4.2 Trách nhiệm của Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính)
Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính ở cơ quan không có Văn phòng) là người trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm các công việc sau:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng; ký thừa lệnh Thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao và ký những văn bản do Văn phòng hoặc phòng Hành chính trực tiếp ban hành
- Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan; xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gửi đi; tổ chức việc đánh máy văn bản đi
- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được Thủ trưởng giao làm một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình
4.3 Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị
Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về toàn bộ công tác văn thư của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra công chức, viên chức trong phạm vi đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu ở đơn vị Cụ thể: tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị, tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị, tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ của đơn vị vào lưu trữ cơ quan, thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ trưởng cơ quan giao
4.4 Trách nhiệm của công chức, viên chức trong cơ quan nói chung
Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của Thủ trưởng và cán bộ phụ trách đơn vị; soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình; lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quy định của cơ quan; bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu; thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thư của cơ quan
4.5 Trách nhiệm của văn thư chuyên trách trong cơ quan
- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến: tiếp nhận văn bản đến; kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến; trình văn bản đến; đăng ký văn bản đến; chuyển giao văn bản đến; giúp Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính theo dõi việc giải quyết văn bản đến
- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi: xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi; viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu; quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản
- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: giúp Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chín xây dựng danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục; giúp Chánh Văn phòng kiểm tra đôn đốc việc lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; thu thập, quản lý hồ sơ, làm thủ tục nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; hoàn chỉnh các tập lưu văn bản để nộp vào Lưu trữ cơ quan
- Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan: bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu cơ quan, dấu văn phòng, dấu chức danh) và các loại con dấu khác; trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ quan
- Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tùy theo năng lực và yêu cầu cụ thể của cơ quan, văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy văn bản, trực điện thoại, một số công việc trong văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan nếu công việc văn thư ít, chưa sử dụng hết thời gian làm việc
Chương 1 cung cấp cho người học một số kiến thức cơ bản về những vấn đề chung của công tác văn thư: khái niệm, nội dung, vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư; làm rõ các yêu cầu về phẩm chất chính trị, chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ văn thư cơ quan cũng như trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan
BÀI TẬP Câu hỏi và bài tập thực hành
Câu hỏi 1 Công tác văn thư là gì? Công tác văn thư có những nội dung và yêu cầu như thế nào?
Câu hỏi 2 Phân tích những yêu cầu đối với cán bộ văn thư cơ quan Liên hệ thực tế
Câu hỏi 3 Phân tích trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan Cho ví dụ mimh hoạ
Bài tập thực hành 1: Phân tích trách nhiệm của văn thư chuyên trách trong cơ quan Liên hệ thực tế
Bài tập thực hành 2: Xây dựng sơ đồ tư duy những yêu cầu đối với cán bộ văn thư cơ quan.
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN
Khái niệm và nguyên tắc giải quyết văn bản đi, văn bản đến
- Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định (4)
- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành Văn bản đi phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung Đó có thể là các văn bản quy phạm pháp luật như: Nghị định của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Chỉ thị, Quyết định của Uỷ ban nhân dân Đó có thể là văn bản hành chính như kế hoạch, thông báo, báo cáo, công văn hoặc văn bản chuyên ngành như công hàm, hiệp định, dự toán, hóa đơn, chứng từ Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành và được chuyển giao trong nội bộ cơ quan, không chuyển phát ra bên ngoài cũng được coi là văn bản đi Ngoài ra, văn bản đi còn là văn bản của cơ quan khác gửi đến và cơ quan tiến hành sao lại như sao y bản chính, sao lục, trích sao phục vụ cho quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức
- Văn bản đến là tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức Các loại văn bản đến chứa đựng các nội dung thông tin liên quan đến chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan nhận văn bản phải giải quyết Văn bản đến phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung: Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của Quốc hội và Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ, Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước, Thông tư của các Bộ, Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), Báo cáo, Hướng dẫn, Công văn, Công hàm, Hiệp định (4)
Văn bản đến từ nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau: loại từ cấp trên gửi xuống để chỉ đạo, hướng dẫn; loại từ cấp dưới gửi lên để báo cáo tình hình, đề xuất hoặc xin ý kiến giải quyết một công việc cụ thể; loại do các cơ quan ngang cấp gửi đến để phối hợp công tác; loại là đơn thư của nhân dân gửi đến để góp ý hay khiếu nại, tố cáo
- Tập trung: tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư; các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm
- Nhanh chóng, kịp thời: văn bản đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký Các cá nhân trong cơ quan phải có trách nhiệm giải quyết văn bản nhanh chóng theo quy định của pháp luật, quy chế của cơ quan hay ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan Hạn chế việc gián đoạn, chồng chéo và kéo dài thời gian giữa các khâu nghiệp vụ dẫn đến tình trạng giải quyết công việc chậm trễ, làm giảm hiệu quả công việc và mất uy tín của các cơ quan, tổ chức
+ Chính xác về các khâu nghiệp vụ như quá trình đăng ký, nhân bản, tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi, đến không được để sai sót, nhầm lẫn
+ Chính xác về đối tượng nhận và giải quyết văn bản: nguyên tắc này giúp cho việc giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn được pháp luật và cơ quan quy định
+ Chính xác về quá trình giải quyết văn bản: mỗi cá nhân trong cơ quan khi được giao nhiệm vụ giải quyết công việc phải nắm vững các quy định pháp luật của nhà nước và hướng dẫn của các cơ quan liên quan về lĩnh vực mình phụ trách Như vậy, việc giải quyết công việc mới đúng chế độ, đúng chính sách Trong trường hợp các cá nhân không dựa vào các quy định mà chỉ dựa vào ý kiến chủ quan của mình, việc giải quyết sẽ thiếu chính xác, có thể gây ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan tổ chức, làm mất lòng tin của cán bộ, công chức, viên chức và quần chúng nhân dân
- An toàn, bí mật: văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước Để thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo mật, các cơ quan phải tuân thủ các quy định sau đây:
+ Nắm vững các quy định của Đảng và Nhà nước về quản lý văn bản mật; xác định chính xác độ mật của văn bản; lựa chọn cán bộ văn thư biết giữ gìn bí mật; lựa chọn chính xác đối tượng phổ biến, quản lý và giải quyết văn bản mật; không trao đổi nội dung văn bản mật đối với những đối tượng không liên quan
+ Không mang tài liệu mật về nhà hoặc các nơi đông người; văn bản mật phải để ở tủ có khóa; việc soạn thảo và chuyển giao văn bản mật phải làm trên máy tính không được kết nối vào các mạng thông tin; văn bản mật phải đăng ký riêng và giao cho người có trách nhiệm quản lý và giải quyết; không chuyển giao văn bản mật qua mạng, máy fax nếu chưa được mã hóa
- Đảm bảo quy trình: tất cả các quy trình quản lý văn bản như trình tự, thủ tục đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đều được tuân theo quy trình các bước, thống nhất theo quy định của Nhà nước, theo quy chế của cơ quan.
Tổ chức quản lý văn bản đi
2.1 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản
2.1.1 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày
- Mục đích của việc kiểm tra nhằm đảm bảo văn bản ban hành đúng quy định của Nhà nước, quy chế của cơ quan, không còn sai sót trước khi đến đối tượng tiếp nhận và giải quyết văn bản
- Trước khi phát hành văn bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Để văn bản phát hành đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày, cơ quan phải phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức những văn bản quy định về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày của cơ quan có thẩm quyền Căn cứ vào những quy định hiện hành, văn thư cơ quan phải kiểm tra xem văn bản có đảm bảo các yếu tố về thể thức hay không, kỹ thuật trình bày văn bản có đúng theo quy định không; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết Những văn bản không đảm bảo về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan (2, 3)
2.1.2 Ghi số, ngày, tháng, năm văn bản
- Ghi số và ngày, tháng, năm văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản đi Mỗi văn bản được ghi một số và ngày, tháng, năm nhất định Ghi số, ngày tháng, năm văn bản giúp cơ quan quản lý chặt chẽ văn bản, giúp cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng, chính xác và tạo thuận lợi cho việc thống kê, trích dẫn văn bản
- Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm) Như vậy số ngày nhỏ hơn 10 và tháng nhỏ hơn
3 phải thêm số 0 vào trước Ví dụ ngày 01, ngày 02, ngày 03; tháng 01, tháng
02 Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử
- Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định
- Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của hệ thống (2, 3)
2.2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn
+ Tất cả các văn bản trước khi phát hành đều phải đóng dấu cơ quan Việc đóng dấu cơ quan lên văn bản nhằm khẳng định giá trị pháp lý và độ tin cậy của văn bản, là yếu tố quan trọng để các cơ quan nhận văn bản bắt buộc phải thi hành
+ Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản
+ Văn thư cơ quan phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền
+ Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống)
+ Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức; những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó
- Đóng dấu mức độ khẩn, mật
+ Đóng dấu mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: “Khẩn”, “Thượng khẩn” ,
“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ” Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn trên văn bản do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định Dấu độ khẩn được đóng dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có tên loại) hoặc đóng dưới trích yếu nội dung đổi với công văn Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi
+ Đóng dấu chỉ mức độ mật: Căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định, khi soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật nhà nước, người soạn thảo tài liệu phải đề xuất độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật nhà nước
Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật nhà nước sử dụng trong trường hợp tài liệu mật chỉ được phát ra trong một thời hạn nhất định, người sử dụng chỉ được sử dụng trong thời hạn đó rồi nộp lại cho nơi phát tài liệu Khi đóng dấu “Tài liệu thu hồi” vào tài liệu phát ra, ở dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian thu hồi tài liệu trước ngày, giờ cụ thể
Tổ chức quản lý văn bản đến
3.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
3.1.1 Tiếp nhận văn bản đến
3.1.1.1 Tiếp nhận văn bản đến
- Tất cả các loại văn bản đến cơ quan, tổ chức từ các nguồn khác nhau đều phải tập trung tại văn thư cơ quan Việc thống nhất quản lý văn bản đến ở văn thư cơ quan sẽ giúp lãnh đạo cơ quan quản lý điều hành công việc của cơ quan một cách thuận lợi, thống nhất, khoa học, nắm và phân loại được tầm quan trọng của từng công việc mà cơ quan cần giải quyết
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận
- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng “Hoả tốc hẹn giờ”), văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết; phải lập biên bản với người chuyển văn bản
- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết
- Đối với tài liệu mật: mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến từ các nguồn đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nuớc gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm và có biện pháp khắc phục kịp thời Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ bí mật nhà nước hoặc tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời
- Các tài liệu, vật mang bí mật nhà nước có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư hoặc người phát tài liệu phải có trách nhiệm thu hồi hoặc nơi gửi đúng thời hạn ghi trên văn bản Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm tài liệu không bị thất lạc (5)
3.1.1.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
+ Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức
+ Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ mật, gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức; văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký
- Bóc bì văn bản đến: việc bóc bì văn bản phải đảm bảo yêu cầu: những bì có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời
- Khi bóc bì văn bản không được gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện để tiện cho việc kiểm tra khi cần thiết
- Đối chiếu sổ, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết
- Đối với văn bản là đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản, khi bóc bì giữ lại bì đính kèm văn bản để làm bằng chứng
- Trường hợp tài liệu mang bí mật nhà nước đến mà trên bì có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư vào sổ số văn bản ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết Văn thư không được bóc bì
3.1.1.3 Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến
- Yêu cầu: Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi sổ đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu đến Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư (văn bản gửi đích danh) thỉ chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng dấu đến
- Đóng dấu đến và ghi thông tin trên dấu đến: đóng đấu đến trên văn bản nhằm mục đích xác định văn bản đã đến cơ quan, tổ chức, tiện cho việc quản lý, tra tìm và quy trách nhiệm khi cần thiết
+ Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản
+ Mẫu dấu “Đến” được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẾN
Số và ký hiệu HS: ………
Việc ghi các thông tin trên dấu “Đến” được thực hiện như sau:
+ Tên cơ quan, tổ chức: tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản
LẬP HỒ SƠ, NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU
Lập hồ sơ
1.1 Khái niệm, tác dụng của lập hồ sơ
+ Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân (4)
+ Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (4)
Có thể thấy rằng lập hồ sơ là một quá trình, bao gồm các công việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản
- Tác dụng của lập hồ sơ
+ Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác
+ Tra tìm tài liệu được nhanh chóng khi cần thiết, bảo đảm thuận lợi cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ và giữ gìn bí mật
+ Lập hồ sơ tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư; tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ; tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu (2, 3)
1.2 Yêu cầu của hồ sơ được lập
- Hồ sơ được lập phải phản ảnh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết văn bản
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại: Loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra, loại do cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến Mục đích mỗi loại cũng khác nhau: Loại để thi hành, giải quyết; có loại để chỉ đạo, hướng dẫn; có loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau
Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ
- Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một con người cụ thể Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc hoặc một con người
Ví dụ: Lập hồ sơ về một hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tại hội nghị, các bản tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc biên bản hội nghị, băng ghi âm, ghi hình Hay lập hồ sơ về một cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý lịch qua từng năm; những văn bằng, chứng chỉ đã đào tạo, bồi dưỡng, những quyết định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu
1.3 Phương pháp lập hồ sơ
- Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ
- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó
- Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viên chức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình
1.3.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
- Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm
- Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc
- Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ Ví dụ: Hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm của cơ quan” cần thu thập các văn bản sau: Kế hoạch tổ chức hội nghị; Chương trình hội nghị; Lời khai mạc; Dự thảo báo cáo tổng kết; Các báo cáo tham luận; Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên; Nghị quyết hội nghị; Biên bản hội nghị; Các văn bản liên quan khác (nếu có)
1.3.3 Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
- Sắp xếp lại văn bản, tài liệu trong hồ sơ: là để cố định trật tự văn bản tài liệu, bảo đảm mối liên hệ giữa các văn bản, tài liệu với nhau làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện
- Độ dày của mỗi đơn vị bảo quản không quá 3cm Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản Nếu hồ sơ dày quá 3cm thì tách thành các đơn vị bảo quản (đơn vị bảo quản là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu), tuy nhiên không nên tách dưới 01cm Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập
- Tùy theo từng hồ sơ mà lựa chọn cách sắp xếp cho phù hợp Thông thường có những cách sắp xếp sau:
+ Sắp xếp theo thứ tự thời gian
Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.1 Trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm
+ Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình Cụ thể: chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
+ Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới
- Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức
Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan Cụ thể:
+ Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết
+ Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
+ Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định
- Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức
+ Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc hằng ngày
+ Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu
+ Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận
- Trách nhiệm của văn thư đơn vị
+ Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu
+ Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; bàn giao hồ sơ, tài liệu cho lưu trữ cơ quan
- Trách nhiệm của văn thư cơ quan
+ Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức Đầu năm văn thư sao gửi danh mục hồ sơ cho các đơn vị làm căn cứ lập hồ sơ Trên cơ sở danh mục hồ sơ, văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ
+ Phối hợp với lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan
- Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan
+ Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
+ Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu: Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết
+ Hoàn chỉnh hồ sơ và lập mục lục hồ sơ:
Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ
Lập mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá
+ Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức (2, 3)
2.2 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu
- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
+ Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán
+ Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc
- Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan
Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định Lưu trữ cơ quan chỉ thu nhận vào lưu trữ những tài liệu đã được lập thành hồ sơ và có danh mục hồ sơ
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Khái niệm và tầm quan trọng của con dấu
- Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước Con dấu bao gồm: dấu có hình quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi (5).
Như vậy, con dấu đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khẳng định giá trị pháp lý của văn bản giấy tờ Việc khắc và quản lý con dấu thuộc trách nhiệm của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền và được quản lý chặt chẽ Quản lý tốt con dấu giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả, uy tín của cơ quan, tổ chức, tránh được việc sử dụng dấu vào các mục đích phi pháp
1.2 Tầm quan trọng của con dấu
- Con dấu là thành phần để khẳng định, đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản
Khi văn bản đã đóng dấu thì các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan chịu sự chi phối của văn bản đó phải chịu trách nhiệm thi hành nghiêm túc Ngược lại, nếu văn bản gửi đến cho cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân mà không đóng dấu thì văn bản chưa đủ giá trị pháp lý và người nhận văn bản có quyền không thực hiện
- Con dấu là thành phần biểu hiện quyền lực của Nhà nước và của cơ quan trong văn bản
+ Ngày nay, theo quy định hiện hành về quản lý và sử dụng con dấu, con dấu là công cụ để cơ quan làm văn bản giao dịch Cơ quan có văn bản thành lập nếu chưa có con dấu thì chưa hoạt động được Trái lại những cơ quan, tổ chức hoạt động không đúng luật pháp bị thu hồi con dấu thì cơ quan, tổ chức đó phải ngừng hoạt động Việc bàn giao chức năng quản lý của cơ quan này cho cơ quan khác hoặc việc bàn giao công việc giữa thủ trưởng cũ và thủ trưởng mới của cơ quan bao giờ cũng phải bàn giao con dấu cơ quan
+ Việc được sử dụng con dấu có hình Quốc huy và con dấu không có hình Quốc huy cũng thể hiện quyền lực của cơ quan ban hành văn bản Chỉ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền như cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp, cơ quan tư pháp, các cơ quan ngoại giao mới được sử dụng dấu có hình Quốc huy
Vì thế, nhìn vào con dấu đóng trên văn bản, chúng ta cũng có thể phân biệt được quyền lực và hiệu lực ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức
- Con dấu là tài sản của cơ quan, tổ chức
Trong các cơ quan, dấu được coi là tài sản quan trọng Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý con dấu và giao cho một người đủ tin cậy sử dụng và bảo quản Con dấu thường được để trong hòm, tủ có khóa hoặc két sắt
- Con dấu là thành phần giúp cho việc chống giả mạo văn bản
+ Là công cụ quan trọng để phân biệt tài liệu thật, giả; đấu tranh chống lại kẻ gian, làm giả tài liệu để thực hiện các hành vi phi pháp, gian lận Với kỹ thuật hiện đại ngày nay đặc biệt là sự phát triển của công nghệ máy tính thì việc làm giả văn bản hết sức đơn giản, tuy nhiên hai yếu tố thể thức trên văn bản do được thực hiện thủ công là chữ ký và con dấu tương đối khó làm giả
+ Đặc biệt, do quy định về thủ tục khắc dấu, quản lý và sử dụng con dấu khá chặt chẽ nên đã hạn chế tối đa tình trạng giả mạo chữ ký, con dấu nhằm phục vụ cho các hành vi phi pháp Hiện nay, theo quy định hiện hành mỗi con dấu khắc xong phải đăng ký lưu chiểu mẫu dấu tại cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu Chỉ sau khi được cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, cơ quan, tổ chức mới được thông báo sử dụng mẫu dấu mới Khi thấy có vấn đề nghi vấn, cơ quan điều tra sẽ đối chiếu giữa mẫu dấu trên văn bản với mẫu lưu chiểu để phát hiện ra việc giả mạo văn bản giấy tờ
- Con dấu là nguồn sử liệu quan trọng
Cả con dấu và hình dấu đóng lên văn bản là nguồn sử liệu đáng tin cậy, phục vụ cho các nhà sử học và là nguồn tư liệu chính xác cho các nhà nghiên cứu sử dụng vào các mục đích khoa học của mình Ví dụ: Thông qua nghiên cứu con dấu chúng ta biết được một phần cơ cấu tổ chức hành chính của nước ta dưới các triều đại phong kiến, thấy được sự thay đổi về cơ cấu hành chính qua các triều đại phong kiến Nghiên cứu về con dấu cũng giúp các nhà sử học, văn bản học, lưu trữ học có căn cứ chính xác xác định niên đại của những văn bản sản sinh dưới các triều đại đó Ngoài ra, con dấu đóng trên văn bản còn có giá trị đối với việc khẳng định chủ quyền lãnh thổ của Việt Nam (5).
Các loại con dấu
2.1 Các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình Quốc huy
Con dấu có hình Quốc huy là con dấu trên bề mặt có hình Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Các cơ quan, tổ chức sau đây được sử dụng con dấu có hình Quốc huy
- Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Tổng thư ký Quốc hội
- Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng bầu cử quốc gia, Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội, cơ quan của ủy ban thường vụ quốc hội, Văn phòng Quốc hội, Kiểm toán nhà nước, Đoàn đại hội Quốc hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
- Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Học viện chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, Tổng cục hoặc đơn vị thuộc Tổng cục
- Văn phòng Chủ tịch nước
- Tòa án nhân dân tối cao, tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Tòa án quân sự trung ương, Tòa án quân sự quân khu và tương đương, tòa án quân sự khu vực
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, viện kiểm sát nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện kiểm sát quân sự quân khu và tương đương, các Viện Kiểm sát quân sự khu vực
- Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân các cấp
- Cơ quan thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp, cơ quan quản lý thi hành án thuộc Bộ Quốc phòng, cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh, cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện, cơ quan thi hành án quân khu và tương đương
- Đại sứ quán, Phòng Lãnh sự thuộc Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán, Lãnh sự quán, Tổng Lãnh sự danh dự, Lãnh sự danh dự, Phái đoàn thường trực,
Phái đoàn, Phái đoàn quan sát viên, thường trực và cơ quan có tên gọi khác thực hiện chức năng đại diện nhà nước Việt Nam tại tổ chức quốc tế liên Chính phủ hoặc tại vùng lãnh thổ nước ngoài
- Uỷ ban Nhà nước về người Việt Nam ở nước ngoài, Uỷ ban biên giới quốc gia, Cục Lãnh sự, Cục Lễ tân Nhà nước, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh trực thuộc Bộ Ngoại giao (5).
2.2 Các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu không có hình Quốc huy
Con dấu không có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt không có hình Quốc huy hoặc không có hình ảnh tượng trưng của cơ quan, tổ chức đó được pháp luật công nhận hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên Các cơ quan, tổ chức sau đây được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy
- Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban thường vụ Quốc hội (trừ các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được sử dụng con dấu có hình Quốc huy), Văn phòng Quốc hội, Kiểm toán nhà nước, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh
- Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của bộ, ngành trung ương tại địa phương
- Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Tòa án quân sự trung ương, Tòa án quân sự quân khu và tương đương, Tòa án quân sự khu vực
- Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Viện kiểm sát nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện kiểm sát quân sự quân khu và tương đương, các Viện Kiểm sát quân sự khu vực
- Cơ quan điều tra của Công an nhân dân, cơ quan điều tra trong Quân đội nhân dân, cơ quan điều tra của Viện kiểm sát nhân dân tối cao
- Cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ Công an, cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ Quốc phòng; trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ Công an; trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ Quốc phòng; trại giam thuộc quân khu; trại tạm giam cấp quân khu; trại tạm giam thuộc Công an cấp tỉnh; cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh; cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện; cơ quan thi hành án hình sự quân khu và tương đương
- Ban chỉ huy quân sự bộ, ngành trung ương; tổ chức chỉ huy quân sự cơ sở
- Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh
- Cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện
- Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận
Những quy định về quản lý và sử dụng con dấu
3.1 Điều kiện sử dụng con dấu
- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền, phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng
- Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên
- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi
- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:
+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền
+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi
+ Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu
3.2 Những quy định về quản lý và sử dụng con dấu
- Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu
- Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền
+ Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức
+ Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền
+ Không được đóng dấu khống chỉ
- Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
+ Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức
+ Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
Bảo quản con dấu và nguyên tắc đóng dấu
- Dấu phải để tại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa cơ quan, đơn vị, Thủ trưởng của cơ quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ, đóng dấu trong khoảng thời gian đó
- Các con dấu của cơ quan, tổ chức, con dấu đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng Dấu phải để trong hòm, tủ có khóa chắc chắn trong cũng như ngoài giờ làm việc Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
+ Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc
+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền
- Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) làm thủ tục đổi con dấu Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản
- Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới
- Không được sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu Khi cần cọ rửa dấu có thể ngâm dấu vào xăng và dùng chổi lông để rửa
- Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng hoặc hỏng, biến dạng phải xin phép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ
- Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử dụng dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật
- Khi con dấu bị mất phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất, đồng thời báo cáo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm và phải thông báo hủy con dấu bị mất
- Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp hoặc người có thẩm quyền; không được đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ (văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyền) hoặc đóng dấu vào văn bản giấy tờ chưa ghi nội dung Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên tay trái
- Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng màu mực quy định Trường hợp đóng dấu ngược, phải hủy văn bản để làm văn bản khác Chỉ người được giao giữ dấu mới được đóng vào văn bản Tất cả những người khác không được mượn dấu để đóng vào văn bản hoặc giấy tờ khác
- Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: việc đóng đấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục
+ Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên văn bản nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản Việc đóng dấu giáp lai do người soạn thảo văn bản tham mưu và người ký văn bản quyết định Dấu giáp lai thường đóng trên các văn bản liên quan đến nhân sự, tiền lương, các hóa đơn tài chính, các công hàm, hợp đồng, học bạ, hộ chiếu
+ Vị trí đóng: Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, đóng trùm lên một phần các tờ giấy của văn bản hoặc của phụ lục (mỗi con dấu đóng không quá 5 tờ văn bản)
+ Đóng dấu treo là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.
+ Trên thực tế, ngoài việc đóng dấu đóng dấu treo lên các phụ lục kèm theo văn bản chính, một số cơ quan đóng dấu treo trên một số văn bản nội bộ mang tính thông báo để biết hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính, thư công; dự thảo văn bản, tài liệu họp
Chương 4 cung cấp cho người học khái niệm và tầm quan trọng của con dấu, các loại con dấu, những quy định về quản lý và sử dụng con dấu, bảo quản con dấu và nguyên tắc đóng dấu
Câu hỏi và bài tập thực hành
Câu hỏi 1 Phân tích tầm quan trọng của con dấu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Trình bày nguyên tắc đóng dấu cơ quan lên văn bản
Câu hỏi 2 Phân tích những quy định về quản lý và sử dụng con dấu Liên hệ thực tế
Bài tập thực hành: Thực hành đóng dấu văn bản, đóng dấu vào phụ lục kèm theo, đóng dấu treo, đóng dấu giáp lai.
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ
Khái niệm môi trường mạng và giá trị pháp lý của văn bản điện tử trên môi trường mạng
1.1 Khái niệm môi trường mạng
- Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông ngày nay, chỉ với một chiếc điện thoại hay máy tính có kết nối internet, con người có thể tìm kiếm được mọi thông tin, dữ liệu của tất cả lĩnh vực trên môi trường mạng Thông tin trên môi trường mạng là kho kiến thức khổng lồ phục vụ công việc, góp phần phát triển kinh tế - xã hội Internet, mạng xã hội đã trở lên phổ biến và là nhu cầu không thể thiếu trong xã hội ngày nay, những tiện ích mà nó mang lại đã giúp cho con người rút ngắn khoảng cách không gian và thời gian cũng như được tiếp cận với nền văn minh nhân loại
- Tùy vào từng hoàn cảnh và lĩnh vực khác nhau mà có cách định nghĩa về thông tin Theo cách hiểu thông thường, thông tin là những gì con người thu nhận được từ thế giới xung quanh như sự vật, sự việc, hiện tượng Thông tin đem lại nhiều kiến thức, sự hiểu biết cho con người (6).
- Môi trường mạng là môi trường trong đó thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin.
Cơ sở hạ tầng thông tin là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu (6).
1.2 Giá trị pháp lý của văn bản điện tử trên môi trường mạng
- Khái niệm: Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định (4)
- Giá trị pháp lý của văn bản điện tử trên môi trường mạng
+ Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy
+ Văn bản điện tử được xác thực bằng chữ ký số phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một số thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật sau
Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khoá công khai ghi trên chứng thư số có hiệu lực đó
Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khoá bí mật tương ứng với khoá công khai ghi trên chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam cấp
Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký Khóa bí mật và nội dung thông điệp dữ liệu chỉ gắn duy nhất với người ký khi người đó ký số thông điệp dữ liệu
- Việc khẳng định văn bản điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện nêu trên có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc thực hiện văn thư điện tử, quản lý và điều hành qua mạng, cải cách hành chính, chủ động thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, xây dựng Chính phủ điện tử và hội nhập quốc tế.
Quản lý văn bản đến, văn bản đi trong môi trường mạng
2.1 Quản lý văn bản đến trong môi trường mạng
2.1.1 Đối với văn thư cơ quan
- Đối với văn bản giấy
+ Tiếp nhận văn bản đến;
+ Phân loại sơ bộ (loại bóc bì: là loại gửi cho cơ quan và loại không bóc bì: là loại trên bì có ghi dấu chỉ mức độ mật hoặc gửi đích danh cho cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan);
+ Bóc bì văn bản đến (đối với loại được bóc bì);
+ Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến;
+ Đăng ký văn bản đến trong phần mềm Quản lý văn bản đến
MẪU DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
1 Số thứ tự (số đến)
3 Tác giả (tên cơ quan, tổ chức ban hành)
4 Số và ký hiệu văn bản
7 Trích yếu nội dung văn bản
8 Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ)
9 Mức độ mật (mật/ tối mật/ tuyệt mật)
10 Mức độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc)
14 File văn bản đến đính kèm
+ Scan văn bản đến (đối với loại được bóc bì) và đính kèm biểu ghi văn bản đến trong phần mềm Quản lý văn bản đến
+ Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức)
+ Văn bản đến bằng giấy sau khi scan được văn thư cơ quan giữ lại Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản đến qua mạng, văn thư cơ quan chuyển văn bản giấy cho công chức, viên chức chuyên môn được giao chủ trì giải quyết Loại văn bản phải scan được thực hiện theo quy định của từng cơ quan
- Đối với văn bản điện tử gửi đến qua mạng
+ Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản
+ Đăng ký văn bản đến trong phần mềm Quản lý văn bản đến
+ Đính kèm biểu ghi văn bản đến trong phần mềm Quản lý văn bản đến
+ Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức)
2.1.2 Đối với lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo cơ quan, tổ chức
- Căn cứ quy định của từng cơ quan, tổ chức; người cho ý kiến phân phối văn bản đến có thể là Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính đối với cơ quan không có văn phòng), có thể là người đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc cấp phó của người đứng đầu được ủy quyền trong trường hợp người đứng đầu đi vắng)
- Trường hợp Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) cho ý kiến phân phối: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản đến; Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) cho ý kiến đề xuất trong Phần mềm quản lý văn bản đến và chuyển cho:
+ Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo đối với văn bản có nội dung quan trọng)
+ Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện)
+ Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện)
- Trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan; lĩnh vực công tác phân công do cấp phó phụ trách, người đứng đầu cho ý kiến phân phối (hoặc chỉ đạo) trong Phần mềm quản lý văn bản đến và chuyển cho:
+ Cấp phó để chỉ đạo giải quyết (thuộc lĩnh vực phụ trách)
+ Chánh văn phòng,Trưởng phòng Hành chính (để theo dõi)
+ Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện)
+ Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện)
- Trường hợp cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối: cấp phó thực hiện các công việc như người đứng đầu cơ quan, tổ chức và báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức
2.1.3 Đối với lãnh đạo đơn vị Đơn vị được hiểu là: vụ, ban, phòng trong một cơ quan, tổ chức
- Trưởng đơn vị: Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan và vị trí việc làm của công chức, viên chức trong đơn vị, trưởng đơn vị cho ý kiến chỉ đạo trong phần mềm quản lý văn bản đến và chuyển cho:
+ Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực hiện (nếu cần)
+ Công chức, viên chức chuyên môn trong đơn vị (chủ trì giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải quyết)
+ Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần)
- Phó trưởng đơn vị: Trường hợp phó trưởng đơn vị được trưởng đơn vị giao tổ chức thực hiện thì phó trưởng đơn vị thực hiện các công việc như trưởng đơn vị và báo cáo trưởng đơn vị
2.1.4 Đối với công chức, viên chức chuyên môn
- Công chức, viên chức chủ trì giải quyết
+ Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử do văn thư cơ quan chuyển đến
+ Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị, xác định và nhập thông tin “Mã hồ sơ” trong phần mềm quản lý văn bản đến
+ Nghiên cứu nội dung văn bản đến để thực hiện Trường hợp văn bản đến yêu cầu phải phúc đáp thì soạn thảo văn bản trả lời (xem phần quản lý văn bản đi trong môi trường mạng)
+ Tập hợp văn bản liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ (hồ sơ ở dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử)
+ Đối với văn bản đến không cần lập hồ sơ thì không phải xác định “Mã hồ sơ”
- Công chức, viên chức phối hợp giải quyết: Nghiên cứu nội dung văn bản đến để phối hợp giải quyết và gửi ý kiến cho: Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo); công chức, viên chức chủ trì
2.2 Quản lý văn bản đi trong môi trường mạng
2.2.1 Đối với công chức, viên chức chuyên môn
- Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo
- Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét
- Chỉnh sửa dự thảo văn bản
- In và trình lãnh đạo đơn vị (trường hợp văn bản thuộc Danh mục văn bản trao đổi hoàn toàn trên mạng thì không cần in)
- Chuyển văn bản giấy hoặc văn bản điện tử cho văn thư cơ quan;
- Đăng ký văn bản đi trong Phần mềm Quản lý văn bản đi, chuyển văn thư cơ quan
MẪU DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (theo Hướng dẫn số 822/HD- VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
1 Số và ký hiệu văn bản
4 Trích yếu nội dung văn bản
5 Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ)
6 Độ mật (mật/ tuyệt mật/ tối mật)
7 Độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc)
9 Chức vụ và họ, tên người ký văn bản
11 Số lượng bản phát hành
12 File văn bản đi đính kèm
2.2.2 Đối với lãnh đạo đơn vị
+ Kiểm tra nội dung văn bản
+ Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho:
Phó trưởng đơn vị (trường hợp ủy quyền cho phó trưởng đơn vị chỉ đạo giải quyết) và công chức, viên chức chuyên môn soạn thảo văn bản
+ Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
+ Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo công chức, viên chức chuyên môn chỉnh sửa dự thảo
+ Ký tắt về nội dung (ký số đối với văn bản điện tử)
- Phó trưởng đơn vị: Trường hợp phó trưởng đơn vị được trưởng đơn vị giao chỉ đạo giải quyết thì phó trưởng đơn vị thực hiện các công việc như trưởng đơn vị và chuyển văn bản cho trưởng đơn vị để báo cáo
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo văn phòng
Chánh văn phòng (hoặc văn thư cơ quan được ủy quyền) kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo cơ quan, ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản (ký số đối với văn bản điện tử)
2.2.5 Lãnh đạo cơ quan, người có thẩm quyền ký ban hành
- Trường hợp người đứng đầu cơ quan chỉ đạo giải quyết:
+ Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày)
+ Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi
Lập hồ sơ điện tử
3.1 Khái niệm hồ sơ điện tử
- Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân (7)
- Đặc điểm hồ sơ điện tử
+ Hồ sơ điện tử phải được lập ở giai đoạn hiện hành (trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc) trong môi trường thông tin của hệ thống quản lý tài liệu điện tử
+ Thành phần của hồ sơ điện tử bao gồm những văn bản điện tử, tài liệu điện tử (có thể bao gồm nhiều định dạng: file PDF, OFFICE, video, MP3 ) có liên quan với nhau về một vấn đề
+ Hồ sơ điện tử luôn gắn liền với dữ liệu đặc tả Để lập được hồ sơ điện tử phải sử dụng các phương pháp kỹ thuật công nghệ thông tin (thông qua máy tính và phần mềm lập hồ sơ điện tử)
3.2 Phân loại hồ sơ điện tử
+ Là tài liệu theo dõi, xử lý một việc nào đó Trong hồ sơ công việc thường có tài liệu khởi đầu công việc, cho đến tài liệu (văn bản) kết thúc công việc
+ Ví dụ: Hồ sơ về một Hội nghị (Hội nghị khoa học, Hội nghị tổng kết,…); hồ sơ giải quyết công việc (giải quyết tranh chấp, bình xét thi đua khen thưởng, xét nâng lương cho cán bộ công chức,…)
- Hồ sơ cán bộ, viên chức
+ Là tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh, )
+ Ví dụ: Hồ sơ cán bộ của Công ty Xăng dầu khu vực III đã về hưu: hồ sơ ông Nguyễn Văn Bình, sinh ngày 05/10/32; hồ sơ bà Dương Thị Chế, sinh ngày 01/01/1949; hay hồ sơ đảng viên: hồ sơ Hoàng Minh Tuân, sinh ngày 20/9/1948, vảo Đảng Cộng sản Việt Nam ngày 10/5/1974
+ Là văn bản quy phạm pháp luật về vấn đề, lĩnh vực nào đó Mỗi cán bộ, công chức dựa vào chức năng, nhiệm vụ được giao, tuỳ theo từng mặt nghiệp vụ công tác của mình phụ trách mà thu thập những văn bản quy phạm pháp luật để lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ tra cứu, nghiên cứu giải quyết công việc hành ngày Tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc không nhất thiết là bản chính, có thể là bản sao, hoặc bản chính, nhưng còn hiệu lực pháp lý
+ Ví dụ: Các văn bản quy phạm pháp luật quy định về chế độ công tác phí cho cán bộ công chức; văn bản về chế độ nâng lương cho cán bộ, công chức nhà nước
3.3 Sự khác biệt giữa hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy
- Hồ sơ giấy có thể cầm, nắm, đọc nội dung nhưng hồ sơ điện tử chỉ có chức năng đọc (Read-Only), muốn đọc hồ sơ điện tử cần có máy tính thậm chí cần phải có mật khẩu truy cập mới được phép đọc, còn hồ sơ giấy thì không cần
- Khi tra tìm các File trong hồ sơ điện tử chỉ cần nhập mã và bấm nút lệnh để mở mà không phải lật tìm từng văn bản như hồ sơ giấy
- Hồ sơ giấy phải được thu thập và được để vào 1 tờ bìa (theo mẫu), còn hồ sơ điện tử thì các File văn bản sẽ được lưu theo mã hồ sơ
- Sự chu chuyển nhanh chóng trong môi trường điện tử: đây là ưu điểm vượt trội nhất của hồ sơ điện tử đối với hồ sơ giấy Chỉ cần có mạng Internet và thiết bị để soạn thảo, kết nối thì mọi cá nhân, tổ chức trên phạm vi toàn cầu có thể truyền thông tin, tài liệu cho nhau mà không cần lo đến vấn đề khoảng cách
Sự chu chuyển nhanh chóng của hồ sơ điện tử đồng nghĩa với sự kịp thời gần như ngay lập tức của các thông tin Điều này giúp cho việc tiếp nhận và sử lý thông tin trở nên dễ dàng và tiết kiệm nhiều thời gian hơn
- Chỉnh sửa văn bản đơn giản và nhanh chóng cũng là một ưu thế của hồ sơ điện tử: nếu trước đây, với tài liệu truyền thống trên nền giấy, việc sửa lại một văn bản thường mất nhiều thời gian và công sức (thường phải chép lại toàn bộ trang tài liệu cần sửa) thì ngày nay, việc soạn thảo văn bản trên máy tính điện tử cho phép chỉnh sửa nội dung đơn giản và nhanh chóng Tuy nhiên, đây vừa là ưu thế của hồ sơ điện tử vừa là thách thức đối với nền hành chính và công tác lưu trữ Ở một mức độ nào đó, sử dụng hồ sơ điện tử trong hoạt động quản lý cho phép bảo đảm an toàn thông tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt mã số), đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu Ngoài ra, việc sử dụng hồ sơ điện tử cho phép làm việc cùng lúc với nhiều văn bản khác nhau và duy trì lịch sử làm việc với văn bản