Giáo trình nghiệp vụ văn thư (ngành hành chính văn phòng trung cấp

Nội dung của giáo trình gồm 5 chương:Chương 1: Những vấn đề chung về công tác văn thư Chương 2: Quản lý và giải quyết văn bản Chương 3: Lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM

GIÁO TRÌNHMÔN HỌC: NGHIỆP VỤ VĂN THƯNGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

MỤC LỤC

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Nhằm đáp ứng nhu cầu học tập của sinh viên trong nhà trường và trên cơ

sở nghiên cứu, tham khảo các tài liệu chuyên ngành liên quan, giảng viên đã biên soạn giáo trình “Nghiệp vụ văn thư” Trong đó tác giả đã tham khảo giáo trình văn thư của PGS TS Triệu Văn Cường và sử dụng các văn bản pháp lý và nhiều nguồn tài tiệu tham khảo khác để biên soạn nên giáo trình này

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm

LỜI GIỚI THIỆU

Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức Cơ quan, tổ chức hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào công tác này Để thực hiện tốt công tác văn thư, đòi hỏi phải có kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư.

Giáo trình “Nghiệp vụ văn thư” được biên soạn với mục đích chính là làm giáo trình giảng dạy cho học sinh ngành Hành chính văn phòng của Trường CĐCĐ Kon Tum Tài liệu này được xây dựng dựa trên cấu trúc của chương trình đào tạo đã được Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum phê duyệt dành cho đào tạo chuyên ngành Hành chính văn phòng trình độ Trung cấp Nội dung của giáo trình gồm 5 chương:

Chương 1: Những vấn đề chung về công tác văn thư

Chương 2: Quản lý và giải quyết văn bản

Chương 3: Lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Chương 4: Quản lý và sử dụng con dấu

Chương 5: Quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng

Để hoàn thành được Giáo trình Tác giả xin gửi lời cảm ơn đến các chủ biên của các tài liệu tham khảo; cảm ơn sự góp ý phản biện từ phía Hội đồng thẩm định Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum

Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng chắc chắn cuốn giáo trình còn có những hạn chế, rất mong nhận được sự góp ý chân thành của quý thầy cô và các em!

Xin chân thành cảm ơn

Kon Tum, ngày 7 tháng 7 năm 2022

BIÊN SOẠN

Chủ biên: ThS Nguyễn Thị Hoài Thu

GIÁO TRÌNH MÔN HỌCTÊN MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ THÔNG TIN CHUNG VỀ MÔN HỌC

Mã môn học: 51014011

Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học:

- Vị trí: là môn học thuộc khối chuyên ngành của ngành Hành chính văn phòng hệ trung cấp, được bố trí học sau các môn học cơ sở

- Tính chất: là môn học nghiên cứu những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ văn thư đóng vai trò quan trọng trong lộ trình kiến thức của học sinh ngành Hành chính văn phòng

- Ý nghĩa và vai trò của môn học: nghiệp vụ văn thư là môn học giúp người học hiểu được ý nghĩa, vai trò việc ban hành văn bản, quản lý văn bản đi, đến, lưu trữ văn bản trên giấy cũng như trên môi trường mạng Môn học này có

ý nghĩa và vai trò quan trọng trong việc cung cấp một phần kiến thức, kỹ năng ngành, nghề Hành chính văn phòng

Mục tiêu của môn học:

1 Về kiến thức:

- Trình bày được những vấn đề chung về công tác văn thư, trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong việc thực hiện công tác văn thư; những quy định

về quản lý và sử dụng con dấu

- Phân tích được khái niệm, nguyên tắc giải quyết văn bản; các bước trong quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến

- Phân tích được quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, đến trong môi trường mạng, phân loại, lập danh mục hồ sơ điện tử

2 Về kỹ năng:

- Thực hiện tốt kỹ năng soạn thảo văn bản, chuyển giao và quản lý văn

bản đi, văn bản đến; kỹ năng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan một cách khoa học; quản lý văn bản đi, văn bản đến trên môi trường mạng

- Thực hiện thành thạo đóng dấu, bảo quản con dấu cơ quan, thiết bị phục

vụ cho công tác văn thư

3 Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

- Nghiêm túc, cẩn thận, tỉ mỉ trong tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản, trong lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng như trong môi trường mạng

- Tuân thủ qui định của các cơ quan quản lý Nhà nước và nội qui, qui chế của cơ quan có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ và văn phòng

NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mã chương: 51014011 - 01 GIỚI THIỆU

Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức Cơ quan, tổ chức hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào công tác này Để thực hiện tốt công tác văn thư, đòi hỏi người làm công tác văn thư, các các cá nhân, đơn vị trong cơ quan phải thấy được vị trí, trách nhiệm của mình trong việc thực hiện công tác văn thư - đó chính là nội dung cơ bản của chương 1

MỤC TIÊU

Sau khi học xong chương này, người học có khả năng:

- Phân tích được khái niệm, đặc điểm, nội dung của văn thư và công tác văn thư; xác định được những vấn đề chung về công tác văn thư, phân tích được trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong cơ quan trong việc thực hiện công tác văn thư;

- Thực hiện được các thao tác nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư; hình

thành tốt vai trò của người làm công tác văn thư tại cơ quan, doanh nghiệp;

- Yêu thích môn học để từ đó có trách nhiệm với việc học tập của bản thân và với nghề nghiệp trong tương lai; thực hiện nghiêm túc nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp, sẵn sàng đảm nhận mọi công việc được giao

Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức hoặc cơ quan), dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu

xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức Vậy có thể hiểu công tác văn thư như sau:

“Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” (1)

1.2 Nội dung

Công tác văn thư bao gồm những nội dung sau đây:

- Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản:

+ Thảo văn bản; lấy ý kiến của các bộ phận liên quan; duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt; đánh máy, nhân bản; kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; ký văn bản

- Quản lý và giải quyết văn bản

- Quản lý và sử dụng con dấu;

- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1.3.Yêu cầu công tác văn thư

- Nhanh chóng: Công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của

cơ quan, tổ chức do vậy để thực hiện tốt công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào khâu truyền đạt, xử lý các thông tin, soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản Do đó, soạn thảo nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc xử lý nhanh chóng mọi công việc của cơ quan Giải quyết công việc chậm sẽ làm giảm hiệu quả công việc, thậm chí có thể gây ảnh hưởng tiêu cực cho cơ quan, tổ chức

- Chính xác: Là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản vì vậy công tác văn thư phải đòi hỏi yêu cầu chính xác Thông tin chính xác thì hoạt động quản lý đạt hiệu quả cao và ngược lại Yêu cầu chính xác đối với công tác văn thư bao gồm:

Về mặt nội dung: Nội dung văn bản phải đúng thẩm quyền ban hành, không được trái với hiến pháp, pháp luật và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của

cơ quan ban hành Các số liệu, dẫn chứng trong văn bản phải chuẩn xác, chứng

cứ rõ ràng

Về mặt thể thức: Văn bản phải được trình bày theo đúng quy định của nhà nước Về mặt kỹ thuật nghiệp vụ: việc đánh máy, in ấn các văn bản phải chính xác không được sai sót Đăng ký, bao gói, chuyển giao phải chính xác tránh nhầm lẫn và phải tuân thủ đúng chế độ quy định của Nhà nước và quy chế của

cơ quan về công tác văn thư

- Bí mật: Trong nội dung văn bản đi, văn bản đến của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc về phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán

bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định của

cơ quan, tổ chức

- Hiện đại: Ngày nay, trước sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, là hoạt động ảnh hưởng trực tiếp tới việc điều hành, quản lý, công tác văn thư đòi hỏi phải từng bước hiện đại hóa Hiện đại hóa trong công tác văn thư chính là ứng dụng công nghệ thông tin vào việc soạn thảo, quản lý và giải quyết văn bản đồng thời đưa các trang thiết bị hiện đại vào sử dụng trong công tác văn thư Bên cạnh đó, để việc hiện đại hóa công tác văn thư đáp ứng được nhu cầu phát triển của xã hội, cán bộ, công chức, viên chức nói chung, cán bộ văn thư nói riêng cần được trang bị những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ và nâng cao trình độ tin học, có phong cách làm việc phù hợp với xu thế hiện đại (1, 2)

2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

2.1 Vị trí của công tác văn thư

Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý,

có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước

2.2.Ý nghĩa của công tác văn thư

- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý: Trong hoạt động quản lý của các cơ quan đều phải dựa vào các nguồn thông tin Trong đó, nguồn thông tin chủ yếu nhất, tin cậy nhất, chính thống nhất là nguồn thông tin

bằng văn bản Hoạt động quản lý của cơ quan cũng như quá trình giải quyết các công việc hàng ngày đều phải dựa trên văn bản Thông tin trong văn bản càng chính xác thì việc giải quyết các công việc càng hiệu quả

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ Văn bản là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc trong hoạt động của

cơ quan, tổ chức Làm tốt công tác văn thư có nghĩa là soạn thảo văn bản nhanh chóng, chính xác, có tính pháp lý, làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, giải quyết chính xác có đầy đủ căn cứ nhằm rút ngắn thời gian giải quyết công việc nhưng mang lại hiệu suất công việc cao Ngược lại nếu các công việc nói trên thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất, chất lượng công việc Làm tốt công tác văn thư cũng giúp phần giảm được bệnh quan liêu giấy tờ, hạn chế việc ban hành văn bản không phù hợp thực tế, trái với quy định của pháp luật, thiếu tính khả thi, lợi dụng văn bản để làm những việc sai trái, vi phạm pháp luật, ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, cơ quan

- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của

cơ quan và cá nhân Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực

- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Trong quá trình hoạt động, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh Nguồn tài liệu bổ sung chủ

yếu, thường xuyên cho lưu trữ quốc gia là hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.

3 Những yêu cầu đối với cán bộ văn thư cơ quan

3.1.Yêu cầu về phẩm chất chính trị

Người cán bộ văn thư cơ quan hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của cơ quan, trong đó có cả những vấn đề có tính chất bí mật Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị, cụ thể là:

- Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành Lòng trung thành ấy phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với cơ quan và trung thành với chính bản thân mình;

- Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách của Đảng và nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào;

- Người cán bộ văn thư phải luôn luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của nhà nước, coi việc chấp hành luật pháp là nghĩa vụ của mình;

- Người cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên (1)

3.2 Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư phải được thể hiện

ở hai mặt: Lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành

Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận về nghiệp vụ công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để tiến hành đối với nghiệp vụ đó Bên cạnh sự hiểu biết về nghiệp vụ chuyên môn phải có sự hiểu biết một số nghiệp vụ cơ bản khác

để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình Điều quan trọng đặt ra không những chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường mà còn phải có ý thức luôn học

tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác; từng bước hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện lý luận nghiệp vụ.

Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ phải nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành (Ví dụ: kỹ năng soạn thảo văn bản, lưu văn bản, lập hồ sơ, sử dụng con dấu, lập hồ sơ mạng) Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, có chất lượng và năng suất cao Quá trình thực hiện các nhiệm

vụ cụ thể của công tác văn thư không những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp vào việc nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ

4 Các hình thức tổ chức công tác văn thư

- Hình thức văn thư tập trung: Công tác văn thư được tổ chức theo hình thức tập trung là ngoài việc soạn thảo, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành, các khâu nghiệp vụ khác của công tác văn thư được thực hiện tại Văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan Cơ quan chi có văn thư cơ quan, không bố trí văn thư ở các đơn vị

- Hình thức văn thư hỗn hợp: Tổ chức theo hình thức hỗn hợp thì một số khâu nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tập trung (tiếp nhận, đăng

ký, nhân bản ) tại bộ phận văn thư cơ quan, một số công việc được thực hiện ở các đơn vị Với hình thức này, cơ quan vừa bố trí văn thư cơ quan, vừa bố trí văn thư ở các đơn vị trong cơ quan Giữa văn thư cơ quan và văn thư đơn vị phối hợp và phân công công tác để thực hiện công tác văn thư của cơ quan, tổ chức Khi lựa chọn hình thức tổ chức công tác văn thư cần phải chú ý chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan; khối lượng văn bản đi, đến; số lượng các đơn vị trực thuộc, địa điểm làm việc của các đơn vị Thông thường, những cơ quan không lớn, đóng tập trung, có điều kiện trang thiết bị kỹ thuật tốt, áp dụng hình thức văn thư tập trung Những cơ quan lớn như các bộ, ngành, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, các doanh nghiệp lớn do cơ cấu tổ chức phức tạp, khối lượng công việc nhiều thường áp dụng hình thức văn thư hỗn hợp

5 Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan

5.1 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan

- Trách nhiệm chung: Thủ trưởng cơ quan là người chịu trách nhiệm quản

lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư

ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc Công tác văn thư của cơ quan

có làm tốt hay không, trước hết thuộc trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính (ở cơ quan không có Văn phòng) tổ chức quản

lý công tác văn thư trong phạm vi trách nhiệm của mình

- Những nhiệm vụ cụ thể: Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến cơ quan Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết văn bản đó Thủ trưởng cơ quan phải

ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quy định của Nhà nước Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cấp phó của mình ký thay những văn bản mà theo quy định thì mình phải ký và những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ trách hoặc giao cho Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) của cơ quan ký thừa lệnh những văn bản có nội dung không quan trọng (1)

5.2 Trách nhiệm của Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính)

Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính ở cơ quan không có Văn phòng) là người trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm các công việc sau:

- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng;

- Ký thừa lệnh Thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao

và ký những văn bản do Văn phòng hoặc phòng Hành chính trực tiếp ban hành;

- Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan;

- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gửi đi;

- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi;

- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được Thủ trưởng giao làm một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình

5.3 Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị

Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng

cơ quan về toàn bộ công tác văn thư của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra công chức, viên chức trong phạm vi đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu ở đơn vị Cụ thể là:

- Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị; tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị; tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ của đơn vị vào lưu trữ cơ quan; thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ trưởng cơ quan giao

5.4 Trách nhiệm của công chức, viên chức trong cơ quan nói chung

Tất cả công chức, viên chức của cơ quan phải thực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình Cụ thể là:

- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của Thủ trưởng và cán bộ phụ trách đơn vị;

- Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình;

- Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quy định của cơ quan;

- Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu;

- Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thư của cơ quan.

5.5 Trách nhiệm của văn thư chuyên trách trong cơ quan

- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến: tiếp nhận văn bản đến; kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến; trình văn bản đến; đăng ký văn bản đến; chuyển giao văn bản đến; giúp Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính theo dõi việc giải quyết văn bản đến

- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi: tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức

kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng ; đóng dấu văn bản đi; đăng ký văn bản đi; chuyển giao văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu; quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổ chuyển giao văn bản

- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: giúp Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng Phòng Hành chính) làm danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục; giúp Chánh Văn phòng kiểm tra đôn đốc việc lập hồ sơ

và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; thu thập, quản lý hồ sơ và làm thủ tục nộp hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan; hoàn chỉnh các tập lưu văn bản để nộp vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan: bảo quản an toàn con dấu của

cơ quan (bao gồm dấu cơ quan, dấu văn phòng, dấu chức danh) và các loại con dấu khác; trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ quan

Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tùy theo năng lực và yêu cầu cụ thể của cơ quan, văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy, trực điện thoại, một số công việc trong văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan nếu công việc văn thư ít, chưa sử dụng hết thời gian làm việc

6 Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư

6.1 Khái niệm, mục đích, đối tượng tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư

6.1.1 Khái niệm

Theo Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế: tiêu chuẩn hóa là một hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức

độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định

Tiêu chuẩn hóa chính là quá trình xây dựng, công bố và áp dụng tiêu chuẩn Tiêu chuẩn hóa công tác văn thư là xây dựng các tiêu chuẩn về công tác văn thư, công bố và áp dụng các tiêu chuẩn vào công tác văn thư

6.1.2 Mục đích tiêu chuẩn hóa công tác văn thư

- Tạo sự thống nhất chung về nghiệp vụ:

Hiện nay đã có nhiều văn bản của Nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền quy định, hướng dẫn về công tác văn thư Tuy nhiên, hệ thống văn bản này cũng chưa đầy đủ hoặc không thể quy định quá chi tiết nên để giảm tải các văn bản quy phạm pháp luật thì sự ra đời của các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật

là cơ sở để các cơ quan, tổ chức quản lý và thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư

Ví dụ trước đây, khi soạn thảo và ban hành văn bản, các cơ quan, tổ chức đều lấy Thông tư số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Thông

tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 25/11/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của các Bộ và Thủ tướng Chính phủ Tuy nhiên, trước năm

2005, tức là trước khi có văn bản quy phạm pháp luật quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, hầu hết các cơ quan, tổ chức đều thống nhất sử dụng tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992 sau này sửa đổi, thay thế bằng TCVN 5700-2002 “mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nước” do Bộ trưởng Bộ Khoa

học Công nghệ và Môi trường ban hành năm 1992 Đến 2020, để hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, đáp ứng các yêu cầu và tiến trình cải cách hành chính, ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư Đây là quy định mới nhất làm căn cứ để soạn thảo văn bản.

Cũng như vậy, tiêu chuẩn ngành TCN: 02-1992 sau này sửa đổi, thay thế

bằng TCVN: 01-2002 “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước” Đến ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học và Công Nghệ đã ban hành Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia, theo đó đã công bố 03 tiêu chuẩn: TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ; TCVN 9251:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ và TCVN 9251:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ được thống nhất sử dụng để làm phương tiện bảo quản văn bản, tài liệu trong các cơ quan, tổ chức và các trung tâm lưu trữ

- Tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác, phát triển về khoa học, công nghệ: Theo quy định hiện hành, việc xây dựng tiêu chuẩn phải dựa trên tiến bộ khoa học và công nghệ, kinh nghiệm thực tiễn, nhu cầu hiện tại và xu hướng phát triển kinh tế - xã hội Vì vậy, khi xây dựng tiêu chuẩn, các bên có liên quan phải nghiên cứu, khảo sát để ban hành những tiêu chuẩn có tính đổi mới, phù hợp với xu hướng phát triển

6.1.3 Đối tượng tiêu chuẩn hóa công tác văn thư

Đối với công tác văn thư, đối tượng tiêu chuẩn hóa là các thuật ngữ sử dụng trong công tác văn thư, các công cụ, phương tiện sử dụng trong công tác văn thư và các quy trình nghiệp vụ văn thư

- Thuật ngữ sử dụng trong công tác văn thư: trong hoạt động tiêu chuẩn, thuật ngữ khoa học là một đối tượng quan trọng cần được quan tâm, nghiên cứu

và xây dựng Tuy nhiên, cho đến nay chúng ta chưa có tiêu chuẩn về thuật ngữ

sử dụng trong công tác văn thư Các nhà nghiên cứu cho rằng có khoảng trên 30 thuật ngữ được sử dụng trong công tác văn thư Những thuật ngữ đó được giải thích ở nhiều tài liệu khác nhau như giải thích trong văn bản, từ điển, giáo trình hoặc sách chuyên khảo Nhiều thuật ngữ giải thích chưa có sự thống nhất chung

gây khó khăn cho người sử dụng Vì vậy, cần phải có tiêu chuẩn về thuật ngữ sử dụng trong công tác văn thư để các thuật ngữ được hiểu thống nhất

- Công cụ sử dụng trong công tác văn thư: Công cụ sử dụng trong công tác văn thư chính là những trang, thiết bị dùng trong công tác văn thư như giấy

in văn bản, bìa hồ sơ, cặp đựng tài liệu, sổ đăng ký văn bản đi, đến Càng nhiều công cụ sử dụng trong công tác văn thư được tiêu chuẩn hóa thì công tác văn thư ngày càng có sự thống nhất chung

Cho đến nay, chúng ta đã tiêu chuẩn hóa giấy, bìa hồ sơ, cặp đựng tài liệu nhưng vẫn còn rất nhiều công cụ chưa được tiêu chuẩn hóa, ví dụ như chúng ta mới chỉ quy định quản lý văn bản đi, đến bằng sổ bao gồm các thông tin theo mẫu mà chưa có tiêu chuẩn quy định về các thông số kỹ thuật của cuốn

sổ (sổ làm giấy đạt tiêu chuẩn nào, các thông tin trên sổ kích thước bao nhiêu ) Đây chính là những vấn đề mà các cơ quan quản lý cần phải quan tâm để công tác văn thư có nhiều công cụ được tiêu chuẩn hóa hơn nữa

- Quy trình nghiệp vụ văn thư: Quy trình nghiệp vụ văn thư là quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, quy trình quản lý và giải quyết văn bản, quy trình lập hồ sơ Hiện nay, các cơ quan khác nhau có quy trình nghiệp vụ khác nhau, chưa có sự thống nhất chung về nghiệp vụ

6.2 Tiêu chuẩn về công tác văn thư

6.2.1 Tiêu chuẩn về mẫu trình bày văn bản

Ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định

110 và có hiệu lực kể từ ngày 05/3/2020

Nội dung tiêu chuẩn quy định chi tiết các yếu tố thể hiện trên văn bản với các yêu cầu như sau:

Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm); kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4 Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.

Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 -

35 mm, cách mép phải 15-20 mm

Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen

Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức

Số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất (1)

6.2.2 Tiêu chuẩn bìa hồ sơ

Bìa hồ sơ là công cụ không thể thiếu trong việc lập hồ sơ của mỗi cơ quan, tổ chức Bìa hồ sơ đúng tiêu chuẩn sẽ có tác dụng bảo quản tốt văn bản, tài liệu chứa trong bìa hồ sơ Do đó, tiêu chuẩn về bìa hồ sơ rất được Nhà nước quan tâm, chú trọng và ban hành các tiêu chuẩn cụ thể qua từng giai đoạn Ngày 08/61992, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 42/QĐ-KHKT ban hành tiêu chuẩn cấp ngành "mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước" (mã số: TCN 02-1992) Ngày 07/5/2002, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 62/QĐ-LTNN về việc ban hành tiêu chuẩn ngành "Bìa hồ sơ" (mã số: TCN 01:2002) thay thế TCN 02-1992 Trên cơ sở biên soạn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, đến ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học và Công Nghệ đã ban hành Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia, theo đó

đã công bố 03 tiêu chuẩn: TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ; TCVN 9251:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ và TCVN 9251:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ

Nội dung tiêu chuẩn 9251:2012 đã nêu các tài liệu viện dẫn của Tiêu chuẩn và yêu cầu kỹ thuật đối với giấy làm bìa hồ sơ

- Về giấy làm bìa hồ sơ: Tiêu chuẩn đã quy định chi tiết các tiêu chí chất lượng như: Định lượng, độ bền kéo theo chiều dọc, chiều ngang, độ ẩm, độ trắng

- Yêu cầu ngoại quan mà tờ bìa cần đạt được như phải vuông vắn, các đường gấp nếp phải liên tục Bề mặt bìa không được nhàu nát, không có các vết xước, không bị vón cục, không có xơ sợi bám dính và màu sắc phải đồng đều Nội dung trên bìa được quy định chi tiết, cân đối, rõ nét và bền màu

- Yêu cầu về kích thước: Bìa hồ sơ có kích thước 650 X 230 mm (không tính kích thước phần tai trên và tai dưới) với sai số cho phép là cộng trừ 2 mm Bìa hồ sơ chia làm 5 phần: Tờ đầu, phần gáy, tờ sau, phần tai trên và tai dưới, tai cạnh

Hình 1.1 - Kích thước bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn mới

- Yêu cầu về nội dung trình bày bìa hồ sơ:

+ Trang mặt trước của tờ đầu: Nội dung thông tin cần trình bày trên trang đầu của bìa hồ sơ như: tên các cơ quan, tổ chức liên quan; tên hồ sơ; ngày tháng

bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; thời hạn bảo quản; phông số; mục lục số; hồ sơ số; thời hạn bảo quản.

Hình 1.2 - Nội dung và mẫu trình bày tờ đầu

+ Trang mặt sau của tờ đầu: không in mục lục văn bản

+ Phần chứng từ kết thúc của bìa hồ sơ: phần chứng từ kết thúc được trình bày tại phần tai cạnh của bìa hồ sơ

Hình 1.3 - Chứng từ kết thúc

- Phương pháp thử: Sử dụng phương pháp ngoại quan, phương pháp kiểm

tra kích thước và các phương pháp thử khác như phân tích thành phần xơ sợi, định lượng, độ bền kéo

- Yêu cầu về ghi nhãn, bao gói, vận chuyển, bảo quản: Tiêu chuẩn yêu cầu về việc mỗi bìa hồ sơ lưu trữ phải có ghi nhãn trực tiếp ở mặt sau hoặc đính kèm với các nội dung: Tên sản phẩm, thông tin về nhà sản xuất

6.2.3 Tiêu chuẩn cặp đựng tài liệu

Yêu cầu về chất liệu chế tạo cặp tài liệu: bìa các tông cứng, tốt, dày 1,5 –

2 mm có kích thước như sau:

Yêu cầu về kích thước của cặp với chiều dài: 340 mm, chiều rộng : 260

mm, chiều dày: 100 mm

Yêu cầu về thẩm mỹ và hình thức: Cặp có kiểu dáng đẹp, lịch sự nhưng đảm bảo sự nghiêm túc của công việc hành chính Cặp phải đựng được một khối lượng tài liệu tối đa là 4,5kg Vải gáy của cặp màu sẫm, gắn vào 2 bìa cặp 15

mm Hai đầu vải phía trên và phía dưới gập vào 10 mm Mối nối giữa vải với bìa các tông phải chịu được một lực kéo là 50N (Niu tơn) Các dây buộc, dây khoá, băng dính nháp được gắn vào bìa các tông để chịu được một lực 50N nhằm giữ

an toàn cho tài liệu Giấy bọc ngoài hai bìa các tông là giấy tốt, màu sẫm, được bọc cách mép giấy 1 mm Giấy phía trong cặp là giấy trắng phủ kín mặt trong của cặp

Câu hỏi ôn tập và bài tập thực hành

Câu hỏi 1 Khái niệm, nội dung công tác văn thư.

Câu hỏi 2 Nêu đối tượng tiêu chuẩn hóa công tác văn thư.

Câu hỏi 3 Những yêu cầu đối với cán bộ văn thư cơ quan

Câu hỏi 4 Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ

quan

Bài tập thực hành 1 Thực hành các bước khi nhận công văn giấy tờ đối

với người làm công tác văn thư

Bài tập thực hành 2 Thực hành các bước giải quyết văn bản đi đối với

người làm công tác văn thư

Bài tập thực hành 3 Thực hành làm quen với các loại sổ sách, viết bìa

hồ sơ, nội dung hồ sơ, kết thúc

CHƯƠNG 2: QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN

Mã chương: 51014011 - 02 GIỚI THIỆU

Trong hoạt động của con người, trao đổi thông tin là một nhu cầu không thể thiếu Con người đã và đang sử dụng nhiều phương tiện và cách thức khác nhau để ghi chép, thu nhận và truyền đạt thông tin khác nhau Trong đó văn bản

là phương tiện quan trọng nhất và phổ biến nhất

Xét một cách tổng thể, văn bản phản ánh nhiều mặt của đời sống xã hội

và được sử dụng để ghi chép, phản ánh các sự vật, hiện tượng xảy ra trong thực tiễn, các kinh nghiệm của con người trong quá trình lao động, sáng tạo và sản xuất Đồng thời văn bản cũng sử dụng để truyền đạt các quyết định quản lý và thu thập thông tin trong hoạt động quản lý v.v Vậy làm thế nào để quản lý hệ thống văn bản một cách có hiệu quả đó là chính là nội dung cơ bản của bài học này

MỤC TIÊU

Sau khi học xong chương này, người học có khả năng:

- Phân tích được khái niệm, nguyên tắc giải quyết văn bản; các bước trong quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến

- Thực hiện được các thao tác nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư như:

tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, văn bản mật

- Nghiêm túc, cẩn thận trong tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản; tuân thủ qui định của các cơ quan quản lý Nhà nước và nội qui, qui chế của cơ quan

có liên quan đến công tác văn thư

NỘI DUNG

1 Khái niệm và nguyên tắc giải quyết văn bản

Văn bản sản sinh trong cơ quan, tổ chức là loại tài sản đặc biệt Nó là

minh chứng, bằng chứng để giải quyết công việc, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của

cơ quan, tổ chức, cá nhân Tổ chức quản lý văn bản luôn gắn liền với quá trình vận hành của bộ máy quản lý nhà nước Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đúng, nhanh chóng, kịp thời góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động trong cơ quan, tổ chức Đây cũng là một tiêu chí quan trọng để đánh giá trình độ, năng lực, tinh thần trách nhiệm công tác của cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực thi nhiệm vụ chuyên môn

1.1 Khái niệm

1.1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản là đối tuợng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Tuỳ theo góc

độ nghiên cứu và tiếp cận mà các ngành có những định nghĩa khác nhau về văn bản Trong hoạt động của con người, trao đổi thông tin là một nhu cầu không thể thiếu Con người đã và đang sử dụng nhiều phương tiện và cách thức khác nhau

để ghi chép, thu nhận và truyền đạt thông tin khác nhau Trong đó văn bản là phương tiện quan trọng nhất và phổ biến nhất

Xét một cách tổng thể, văn bản phản ánh nhiều mặt của đời sống xã hội

và được sử dụng để ghi chép, phản ánh các sự vật, hiện tượng xảy ra trong thực tiễn, các kinh nghiệm của con người trong quá trình lao động, sáng tạo và sản xuất Đồng thời văn bản cũng sử dụng để truyền đạt các quyết định quản lý và thu thập thông tin trong hoạt động quản lý v.v

Văn bản thuộc đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, tùy theo từng góc độ tiếp cận và nghiên cứu mà các nhà nghiên cứu đưa ra những khái niệm khác nhau về văn bản:

Dưới góc độ ngôn ngữ học, các nhà nghiên cứu về ngôn ngữ đưa ra các khái niệm như sau: văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó

Dưới góc độ hành chính học, văn bản được hiểu là khái niệm để chi các

loại công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp.v.v (gọi chung là cơ quan)

Dưới góc độ Văn bản học - một khoa học nghiên cứu về nguồn gốc, bản chất, đặc trưng của văn bản; nghiên cứu về ngôn ngữ, phương pháp, quy trình tạo lập văn bản, lịch sử văn bản thì khái niệm văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất Theo PGS Vương Đình Quyền trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” cho rằng: “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng một ký hiệu ngôn ngữ”

Vật mang tin mà loài người dùng để ghi các ký hiệu ngôn ngữ rất đa dạng

và phong phú như: đá, gỗ, tre, trúc, da thú, đất sét, giấy và các vật mang tin khác Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học, công nghệ thì vật mang tin phong phú, đa dạng hơn (ví dụ: đĩa CD, CD-ROM v.v )

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ đưa ra định nghĩa như sau:

“Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định

Phân loại văn bản: văn bản bao gồm văn bản đi và văn bản đến

- Khái niệm văn bản đi: văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan,

tổ chức phát hành Văn bản đi phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung Đó

có thể là các văn bản quy phạm pháp luật như: Nghị định của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Chỉ thị, Quyết định của Uỷ ban nhân dân Đó có thể là văn bản hành chính như: kế hoạch, thông báo, báo cáo, công văn hoặc văn bản chuyên ngành như công hàm, hiệp định, dự toán, hóa đơn, chứng từ Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành và được chuyển giao trong nội bộ cơ quan, không chuyển phát ra bên ngoài cũng được coi là văn bản đi Ngoài ra, văn bản đi còn là văn bản của

cơ quan khác gửi đến và cơ quan tiến hành sao lại như Sao y bản chính, sao lục, trích sao phục vụ cho quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức

- Khái niệm văn bản đến: văn bản đến là tất cả các văn bản, bao gồm văn

bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.

Các loại văn bản đến chứa đựng các nội dung thông tin liên quan đến chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan nhận văn bản phải giải quyết Văn bản đến phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung: Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của Quốc hội và Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ, Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước, Thông tư của các Bộ, Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), Báo cáo, Hướng dẫn, Công văn, Công hàm, Hiệp định

Văn bản đến từ nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau: loại từ cấp trên gửi xuống để chỉ đạo, hướng dẫn; loại từ cấp dưới gửi lên để báo cáo tình hình, đề xuất hoặc xin ý kiến giải quyết một công việc cụ thể; loại do các cơ quan ngang cấp gửi đến để phối hợp công tác; loại là đơn thư của nhân dân gửi đến để góp ý hay khiếu nại, tố cáo

1.1.2 Khái niệm quản lý văn bản

Giải quyết văn bản là việc làm thường xuyên và quan trọng ở trong mỗi

cơ quan, doanh nghiệp Để làm tốt được việc quản lý văn bản, các văn bản này cần được phân loại và tổ chức sắp xếp một cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự,

để dễ dàng lưu trữ , tìm kiếm, đồng thời tránh được những rủi ro mất mát thiếu sót văn bản của đơn vị Công tác quản lý văn bản là một trong bốn mặt hoạt động của công tác văn thư cơ quan

Quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp vụ

để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng

1.1.3 Khái niệm giải quyết văn bản

Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, các cơ quan, tổ chức cần phải giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, đúng pháp luật nhằm đảm bảo

thông tin cho hoạt động quản lý, nâng cao năng suất, hiệu quả và giữ uy tín của

cơ quan

Giải quyết văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc nghiên cứu, đề xuất chủ trương, biện pháp hoặc ra văn bản nhằm xử lý hoặc thực hiện các vấn đề, sự việc được đề cập trong các văn bản mà cơ quan nhận được (1)

1.2 Nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản

Văn bản là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải bảo đảm nguyên tắc tập trung, chính xác, nhanh chóng, an toàn bí mật và theo quy trình mà Nhà nước đã quy định Cụ thể như sau:

-Tập trung: tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm

- Nhanh chóng, kịp thời: tổ chức quản lý văn bản là công việc quan trọng, chiếm nhiều thời gian, công sức làm việc của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức Đó là thước đo để đánh giá năng lực lãnh đạo cũng như đánh giá kỹ năng, trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan giao phó, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, tạo sự tin cậy cho nhân dân và các cơ quan

Nguyên tắc tổ chức quản lý nhanh chóng, kịp thời được thể hiện qua các nội dung:

Văn bản đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát

hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký Các cá nhân trong cơ quan phải có trách nhiệm giải quyết văn bản nhanh chóng theo quy định của pháp luật, quy chế của cơ quan hay ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan Hạn chế việc gián đoạn, chồng chéo và kéo dài thời gian giữa các khâu nghiệp vụ dẫn đến tình trạng giải quyết công việc chậm, nhỡ việc, làm giảm hiệu quả công việc và mất

uy tín của các cơ quan, tổ chức

Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đang được áp dụng tại rất nhiều cơ quan, tổ chức Điều này giúp việc sửa chữa và gửi nhận văn bản nhanh chóng, kịp thời, dễ theo dõi quá trình xử lý và giải quyết văn bản của các cơ quan, tổ chức

- Chính xác: đây là một nguyên tắc quan trọng trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

Thứ nhất: Phải chính xác về các khâu nghiệp vụ như quá trình đăng ký, nhân bản, tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi, đến không được để sai sót, nhầm lẫn

Thứ hai: Chính xác về đối tượng nhận và giải quyết văn bản Nguyên tắc này giúp cho việc giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn được pháp luật và cơ quan quy định

Thứ ba: Chính xác về quá trình giải quyết văn bản: Mỗi cá nhân trong cơ quan khi được giao nhiệm vụ giải quyết công việc phải nắm vững các quy định pháp luật của nhà nước và hướng dẫn của các cơ quan liên quan về lĩnh vực mình phụ trách Như vậy, việc giải quyết công việc mới đúng chế độ, đúng chính sách Trong trường hợp các cá nhân không dựa vào các quy định mà chỉ dựa vào

ý kiến chủ quan của mình, việc giải quyết sẽ thiếu chính xác, có thể gây ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan tổ chức, làm mất lòng tin của cán bộ, công chức, viên chức và quần chúng nhân dân

- An toàn, bí mật: văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về

bảo vệ bí mật nhà nước Để thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo mật, các cơ quan phải tuân thủ các quy định sau đây:

+ Nắm vững các quy định của Đảng và Nhà nước về quản lý văn bản mật; + Xác định chính xác độ mật của văn bản

+ Lựa chọn cán bộ văn thư biết giữ gìn bí mật; lựa chọn chính xác đối tượng phổ biến, quản lý và giải quyết văn bản mật; không trao đổi nội dung văn bản mật đối với những đối tượng không lên quan;

+ Không mang tài liệu mật về nhà hoặc các nơi đông người; văn bản mật phải để ở hòm, tủ có khóa; việc soạn thảo và chuyển giao văn bản mật phải làm trên máy tính không được kết nối vào các mạng thông tin

+ Văn bản mật phải đăng ký riêng và giao cho người có trách nhiệm quản

lý và giải quyết; không chuyển giao văn bản mật qua mạng, máy fax nếu chưa được mã hóa

- Đảm bảo quy trình: tất cả các quy trình quản lý văn bản như trình tự, thủ tục đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đều được tuân theo quy trình các bước, thống nhất theo quy định của Nhà nước, theo quy chế của cơ quan

2 Tổ chức quản lý văn bản đi

Theo quy định hiện hành, quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau:

2.1 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm của văn

bản

2.1.1 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày

Mục đích của việc này nhằm đảm bảo văn bản ban hành đúng quy định của Nhà nước, quy chế của cơ quan, không còn sai sót trước khi đến đối tượng tiếp nhận và giải quyết văn bản

Trước khi phát hành văn bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Để văn bản phát hành đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày, cơ quan phải phổ biến cho cán bộ, công chức, viên

chức những văn bản quy định về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày của cơ quan có thẩm quyền Căn cứ vào những quy định hiện hành, văn thư cơ quan phải kiểm tra xem văn bản có đảm bảo các yếu tố về thể thức hay không, kỹ thuật trình bày văn bản có đúng theo quy định không; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết Những văn bản không đảm bảo về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan (1)

2.1.2 Ghi số, ngày, tháng, năm văn bản

Ghi số và ngày tháng văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản

đi Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định Ghi số, ngày tháng năm văn bản giúp cơ quan quản lý chặt chẽ văn bản, giúp cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng, chính xác và tạo thuận lợi cho việc thống kê, trích dẫn văn bản

Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm) Như vậy số ngày, tháng mà nhỏ hơn 10 phải thêm số 0 vào trước Ví dụ ngày 01, ngày 02, ngày 03… Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy

Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.

Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống (1)

2.2 Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết

về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản Đăng ký văn bản đi nhằm các mục đích sau:

Thứ nhất, đăng ký văn bản giúp cơ quan, tổ chức quản lý chặt chẽ văn bản: Khi văn bản được đăng ký vào sổ hoặc máy vi tính, cán bộ văn thư sẽ dễ dàng nắm được thành phần, nội dung và số lượng văn bản do cơ quan gửi đi, tránh tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu Khi cần kiểm tra một văn bản nào đó của cơ quan ban hành đã được gửi đi hay chưa, gửi đi ngày nào, nơi nào nhận văn bản đều có thể dựa vào các cột mục trên sổ đăng ký văn bản hay cơ sở quản lý văn bản trên máy vi tính

Thứ hai, đăng ký văn bản đi giúp cán bộ cơ quan và thủ trưởng cơ quan trong việc theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản của các đơn vị, ngăn ngừa được tình trạng giải quyết văn bản chậm trễ, không kịp thời

Thứ ba, đăng ký văn bản giúp tra tìm văn bản được thuận tiện Sổ đăng ký văn bản là công cụ để tra tìm văn bản, kiểm tra việc tiếp nhận, chuyển giao và giải quyết văn bản

Thứ tư, đăng ký văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê văn bản: Nhờ sổ đăng ký và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính, cán bộ văn thư giúp thủ trưởng cơ quan nắm được số lượng văn bản một năm gửi ra ngoài

là bao nhiêu, gửi cấp trên bao nhiêu, gồm các loại văn bản nào

Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức:

Đăng ký truyền thống (bằng sổ), đăng ký văn bản bằng máy tính Tất cả các văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định Khi đăng ký không dùng bút chì, không dập xóa hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm

Đối với các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải được đăng

ký và bảo quản riêng theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước đã ban hành Đăng ký văn bản đi bằng sổ trước khi đăng ký, cơ quan, tổ chức phải lập

sổ đăng ký văn bản đi theo quy định hiện hành

Các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi dựa theo cách đánh số văn bản đi, mỗi hệ thống số lập một quyển sổ đăng ký

Ví dụ: Cơ quan vừa ban hành văn bản quy phạm pháp luật, vừa ban hành văn bản hành chính số phải lập các loại sổ sau:

- Sổ đăng ký cho từng loại văn bản Quy phạm pháp luật mà cơ quan ban hành (Mỗi văn bản đăng ký vào một sổ và lấy một hệ thống số riêng);

- Sổ đăng ký văn bản mật;

- Sổ đăng ký Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn;

- Sổ đăng ký các loại văn bản hành chính khác

Sổ in sẵn theo hướng dẫn tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng

3 năm 2020 của Chính phủ) “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan” Sổ đăng ký văn bản đi có kích thước: 210mm X 297mm Phần bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP(1)

TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ (2)

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

(1) Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2) Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);

(3) Năm mở sổ đăng ký văn bản đi;

(4) Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ; (5) Số thứ tự đăng ký văn bản đi đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ; (6) Số thứ tự của quyển sổ

Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa Từ số đến số và Quyển số

Nội dung đăng ký văn bản đi tối thiểu gồm 10 nội dung:

và trích yếu nội dung văn bản

Người ký

N

ơi nhận văn bản

Đ

ơn vị, người nhận bản lưu

S

ố lượng bản

Ngày chuyển

K

ý nhận

G

hi chú

1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

Hướng dẫn ghi :

Cột 1: Ghi rõ số và ký hiệu văn bản;

Cột 2: Ghi ngày tháng ban hành văn bản, đối với văn bản có ngày dưới 10

và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước số đó Ví dụ: 03/01, 04/02;

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản;

Cột 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản được ghi tại phần nơi nhận của văn bản;

Cột 6: Ghi rõ tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu;

Cột 7: Ghi rõ số lượng văn bản ban hành;

Cột 8: Ghi ngày chuyển văn bản (cách ghi giống ở cột 2);

Cột 9: Ghi tên người nhận văn bản;

Cột 10: Ghi những điểm cần thiết khác

- Mẫu sổ và cách đăng ký văn bản mật đi: Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như số đăng ký văn bản đi (loại thường) nhưng tên sổ là “Sổ đăng ký văn bản mật đi” và phần đăng ký bên trong có thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản đi (loại thường); riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi người duyệt ký văn bản đồng ý

2.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn

2.3.1 Nhân bản

Căn cứ Điều 18 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Quyết định 1032/QĐ-BNV năm 2020 có quy định việc nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mức độ khẩn, mật như sau:

Văn bản đi được nhân bản theo số lượng được xác định ở phần “Nơi nhận” của văn bản, trường hợp văn bản gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách, thì đơn vị soạn thảo phải có Phụ lục nơi nhận kèm theo làm căn cứ nhân bản để phát hành

Nơi nhận văn bản phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức và cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng không liên quan

Việc nhân bản văn bản mật phải bảo đảm đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Nội vụ

- Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn và do lãnh đạo của cơ quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương trực tiếp quản lý tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đó quy định

- Người có trách nhiệm lập danh mục bí mật nhà nước có thể ủy quyền thẩm quyền cho phép in, sao chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước cho cấp thấp hơn, cụ thể:

+ Lãnh đạo cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cho phép in, sao chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật;

+ Cấp Cục trưởng hoặc tương đương ở các cơ quan, tổ chức trung ương

và Giám đốc sở hoặc tương đương ở địa phương có thẩm quyền cho phép in, sao chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tối mật, Mật;

+ Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép in, sao chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Mật Tài liệu vật in, sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu vật gốc

Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay bản dư thừa và những bản in, sao, chụp hỏng.

- Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao, chụp tài liệu

- Không sử dụng máy tính đã nối mạng Internet đánh máy, in, sao tài liệu mật - Bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong và đóng dấu độ mật Ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong

2.3.2 Đóng dấu văn bản đi

Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, đảm bảo thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ chức và công dân Dấu được coi là tài sản đặc biệt của cơ quan, tổ chức

- Đóng dấu cơ quan lên văn bản: Tất cả các văn bản trước khi phát hành đều phải đóng dấu cơ quan Việc đóng dấu cơ quan lên văn bản nhằm khẳng định giá trị pháp lý và độ tin cậy của văn bản, là yếu tố quan trọng để các cơ quan nhận văn bản bắt buộc phải thi hành

Theo quy định hiện hành, việc đóng dấu lên văn bản phải tuân thủ các quy định sau:

+ Văn thư cơ quan phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;

+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

+ Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp

lệ của người có thẩm quyền Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống)

+ Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;

+ Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó;

+ Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng màu mực dấu theo quy định chung của Nhà nước Dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

+ Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục

+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành

và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa

05 trang văn bản

- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật:

+ Đóng dấu chi mức độ Khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: “Khẩn”, “Thượng khẩn” ,“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn trên văn bản do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định

Dấu độ khẩn được đóng dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có tên loại) hoặc đóng dưới trích yếu nội dung đổi với công văn Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi

+ Đóng dấu chỉ mức độ Mật: Căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định, khi soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật nhà nước, người soạn thảo tài liệu phải đề xuất độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật nhà nước

Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật nhà nước sử dụng trong trường hợp tài liệu mật chỉ được phát ra trong một thời hạn nhất định, người sử dụng chỉ được

sử dụng trong thời hạn đó rồi nộp lại cho nơi phát tài liệu Khi đóng dấu “Tài liệu thu hồi” vào tài liệu phát ra, ở dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian thu hồi tài liệu trước ngày, giờ cụ thể

Dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” sử dụng trong trường hợp chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật mà chỉ người nhận mới được bóc bì để bảo đảm bí mật của tài liệu, ngoài bì ghi rõ tên người nhận, bộ phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên trên bì

Mực dùng để đóng các loại con dấu trên là mực màu đỏ tươi

Bộ phận văn thư xử lý tài liệu mang bí mật nhà nước của cơ quan, đơn vị, chịu trách nhiệm quản lý và đóng các loại con dấu trên theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền xác định độ mật theo quy định

2.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn

bản đi

2.4.1.Nguyên tắc chung

Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ về thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người soạn thảo văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao văn bản

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối

với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản

2.4.2 Làm thủ tục phát hành văn bản đi

- Lựa chọn bì: thông thường văn bản của cơ quan trước khi chuyển đến cho các đối tượng có liên quan phải được để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin

Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong, không bị ẩm ướt, rách, mủn Tùy theo số lượng văn bản đi nhiều hay ít và độ dày của văn bản mà lựa chọn bì cho thích hợp Kích thước tối thiểu đối với các loại bì thông dụng cụ thể như sau:

Loại 307mm X 220mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 đưa vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy;

Loại 220m X 158mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 đưa vào bì ở dạng được gấp làm 2 phần bằng nhau;

Loại 220mm X 109mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 đưa vào bì ở dạng được gấp làm 3 phần bằng nhau;

Loại 158mm X 115mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 đưa vào bì ở dạng được gấp làm 4 phần bằng nhau

Mẫu bì văn bản được gồm các yếu tố thông tin sau :