Đang tải... (xem toàn văn)
Nội dung của giáo trình gồm 5 chương:Chương 1: Những vấn đề chung về công tác văn thư Chương 2: Quản lý và giải quyết văn bản Chương 3: Lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ NGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Nhằm đáp ứng nhu cầu học tập sinh viên nhà trường sở nghiên cứu, tham khảo tài liệu chuyên ngành liên quan, giảng viên biên soạn giáo trình “Nghiệp vụ văn thư” Trong tác giả tham khảo giáo trình văn thư PGS TS Triệu Văn Cường sử dụng văn pháp lý nhiều nguồn tài tiệu tham khảo khác để biên soạn nên giáo trình Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Cơng tác văn thư có chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Cơ quan, tổ chức hoạt động có hiệu hay khơng phụ thuộc nhiều vào công tác Để thực tốt công tác văn thư, địi hỏi phải có kiến thức lý luận phương pháp tiến hành quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư Giáo trình “Nghiệp vụ văn thư” biên soạn với mục đích làm giáo trình giảng dạy cho học sinh ngành Hành văn phịng Trường CĐCĐ Kon Tum Tài liệu xây dựng dựa cấu trúc chương trình đào tạo Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum phê duyệt dành cho đào tạo chuyên ngành Hành văn phịng trình độ Trung cấp Nội dung giáo trình gồm chương: Chương 1: Những vấn đề chung công tác văn thư Chương 2: Quản lý giải văn Chương 3: Lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Chương 4: Quản lý sử dụng dấu Chương 5: Quản lý văn đi, đến lập hồ sơ môi trường mạng Để hồn thành Giáo trình Tác giả xin gửi lời cảm ơn đến chủ biên tài liệu tham khảo; cảm ơn góp ý phản biện từ phía Hội đồng thẩm định Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Mặc dù có nhiều cố gắng chắn giáo trình cịn có hạn chế, mong nhận góp ý chân thành q thầy em! Xin chân thành cảm ơn Kon Tum, ngày tháng năm 2022 BIÊN SOẠN Chủ biên: ThS Nguyễn Thị Hoài Thu GIÁO TRÌNH MƠN HỌC TÊN MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ THÔNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌC Mã mơn học: 51014011 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: mơn học thuộc khối chun ngành ngành Hành văn phịng hệ trung cấp, bố trí học sau mơn học sở - Tính chất: mơn học nghiên cứu kiến thức nghiệp vụ văn thư đóng vai trị quan trọng lộ trình kiến thức học sinh ngành Hành văn phịng - Ý nghĩa vai trị mơn học: nghiệp vụ văn thư môn học giúp người học hiểu ý nghĩa, vai trò việc ban hành văn bản, quản lý văn đi, đến, lưu trữ văn giấy môi trường mạng Môn học có ý nghĩa vai trị quan trọng việc cung cấp phần kiến thức, kỹ ngành, nghề Hành văn phịng Mục tiêu môn học: Về kiến thức: - Trình bày vấn đề chung cơng tác văn thư, trách nhiệm cá nhân, đơn vị việc thực công tác văn thư; quy định quản lý sử dụng dấu - Phân tích khái niệm, nguyên tắc giải văn bản; bước quy trình xử lý văn đi, văn đến - Phân tích quy trình quản lý giải văn đi, đến môi trường mạng, phân loại, lập danh mục hồ sơ điện tử Về kỹ năng: - Thực tốt kỹ soạn thảo văn bản, chuyển giao quản lý văn đi, văn đến; kỹ lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan cách khoa học; quản lý văn đi, văn đến môi trường mạng - Thực thành thạo đóng dấu, bảo quản dấu quan, thiết bị phục vụ cho công tác văn thư Về lực tự chủ trách nhiệm: - Nghiêm túc, cẩn thận, tỉ mỉ tổ chức, giải quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan môi trường mạng - Tuân thủ qui định quan quản lý Nhà nước nội qui, qui chế quan có liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ văn phòng NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Mã chương: 51014011 - 01 GIỚI THIỆU Cơng tác văn thư có chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Cơ quan, tổ chức hoạt động có hiệu hay khơng phụ thuộc nhiều vào công tác Để thực tốt công tác văn thư, địi hỏi người làm cơng tác văn thư, các cá nhân, đơn vị quan phải thấy vị trí, trách nhiệm việc thực cơng tác văn thư - nội dung chương MỤC TIÊU Sau học xong chương này, người học có khả năng: - Phân tích khái niệm, đặc điểm, nội dung văn thư công tác văn thư; xác định vấn đề chung cơng tác văn thư, phân tích trách nhiệm cá nhân, đơn vị quan việc thực công tác văn thư; - Thực thao tác nghiệp vụ cơng tác văn thư; hình thành tốt vai trị người làm cơng tác văn thư quan, doanh nghiệp; - Yêu thích mơn học để từ có trách nhiệm với việc học tập thân với nghề nghiệp tương lai; thực nghiêm túc nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp, sẵn sàng đảm nhận công việc giao NỘI DUNG Khái niệm, nội dung yêu cầu công tác văn thư 1.1 Khái niệm Thuật ngữ văn thư từ gốc Hán, văn văn bản, giấy tờ, thư thư từ, thư tín Thuật ngữ sử dụng phổ biến triều đại phong kiến Trung Hoa phổ biến Việt Nam từ thời Nguyễn Trong hoạt động quan, tổ chức nay, văn phương tiện quan trọng cần thiết hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu công tác quan Cơng tác văn thư có chức đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Ngày văn quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế (sau gọi chung quan, tổ chức quan), dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, đạo điều hành mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý chúng soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ Những công việc gọi chung công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Vậy hiểu công tác văn thư sau: “Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư” (1) 1.2 Nội dung Công tác văn thư bao gồm nội dung sau đây: - Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản: + Thảo văn bản; lấy ý kiến phận liên quan; duyệt thảo, việc sửa chữa, bổ sung thảo duyệt; đánh máy, nhân bản; kiểm tra văn trước ký ban hành; ký văn - Quản lý giải văn - Quản lý sử dụng dấu; - Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 1.3.Yêu cầu cơng tác văn thư - Nhanh chóng: Công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan, tổ chức để thực tốt công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng Q trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào khâu truyền đạt, xử lý thông tin, soạn thảo văn bản, quản lý giải văn Do đó, soạn thảo nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc xử lý nhanh chóng cơng việc quan Giải công việc chậm làm giảm hiệu cơng việc, chí gây ảnh hưởng tiêu cực cho quan, tổ chức - Chính xác: Là hoạt động đảm bảo thơng tin văn cơng tác văn thư phải địi hỏi u cầu xác Thơng tin xác hoạt động quản lý đạt hiệu cao ngược lại u cầu xác cơng tác văn thư bao gồm: Về mặt nội dung: Nội dung văn phải thẩm quyền ban hành, không trái với hiến pháp, pháp luật chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan ban hành Các số liệu, dẫn chứng văn phải chuẩn xác, chứng rõ ràng Về mặt thể thức: Văn phải trình bày theo quy định nhà nước Về mặt kỹ thuật nghiệp vụ: việc đánh máy, in ấn văn phải xác khơng sai sót Đăng ký, bao gói, chuyển giao phải xác tránh nhầm lẫn phải tuân thủ chế độ quy định Nhà nước quy chế quan công tác văn thư - Bí mật: Trong nội dung văn đi, văn đến quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phịng làm việc cán văn thư đến việc lựa chọn cán văn thư quan phải bảo đảm yêu cầu quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước quy định quan, tổ chức - Hiện đại: Ngày nay, trước phát triển không ngừng khoa học công nghệ, hoạt động ảnh hưởng trực tiếp tới việc điều hành, quản lý, cơng tác văn thư địi hỏi phải bước đại hóa Hiện đại hóa cơng tác văn thư ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào việc soạn thảo, quản lý giải văn đồng thời đưa trang thiết bị đại vào sử dụng cơng tác văn thư Bên cạnh đó, để việc đại hóa cơng tác văn thư đáp ứng nhu cầu phát triển xã hội, cán bộ, cơng chức, viên chức nói chung, cán văn thư nói riêng cần trang bị kiến thức chun mơn nghiệp vụ nâng cao trình độ tin học, có phong cách làm việc phù hợp với xu đại (1, 2) Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 2.1 Vị trí công tác văn thư Công tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng Trong văn phịng, cơng tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phịng Như vậy, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước 2.2.Ý nghĩa công tác văn thư - Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý: Trong hoạt động quản lý quan phải dựa vào nguồn thơng tin Trong đó, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, tin cậy nhất, thống nguồn thơng tin 10 văn Hoạt động quản lý quan trình giải công việc hàng ngày phải dựa văn Thơng tin văn xác việc giải công việc hiệu - Làm tốt cơng tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Văn pháp lý để giải công việc hoạt động quan, tổ chức Làm tốt công tác văn thư có nghĩa soạn thảo văn nhanh chóng, xác, có tính pháp lý, làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, giải xác có đầy đủ nhằm rút ngắn thời gian giải công việc mang lại hiệu suất công việc cao Ngược lại cơng việc nói thực không tốt ảnh hưởng đến hiệu suất, chất lượng công việc Làm tốt công tác văn thư giúp phần giảm bệnh quan liêu giấy tờ, hạn chế việc ban hành văn không phù hợp thực tế, trái với quy định pháp luật, thiếu tính khả thi, lợi dụng văn để làm việc sai trái, vi phạm pháp luật, ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, quan - Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan cá nhân Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực - Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Trong trình hoạt động, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu; đồng thời cơng tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ lập không tốt, giữ lại khơng đầy đủ chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia khơng hồn chỉnh Nguồn tài liệu bổ sung chủ