Giáo trình nghiệp vụ văn phòng và lưu trữ thông tin

SỞ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI ĐỒNG THÁP TRƯỜNG TRUNG CẤP THÁP MƯỜI GIÁO TRÌNH NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG VÀ LƯU TRỮ THƠNG TIN Đồng Tháp BÀI 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Khái niệm, chức nhiệm vụ hành văn phịng 1.1 Khái niệm: Văn phịng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức Hành văn phịng nơi diễn hoạt động kiểm soát kinh doanh Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức.Nghĩa nơi soạn thảo, sử dụng tổ chức hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thơng tin cho có hiệu 1.2 Chức năng, nhiệm vụ hành văn phịng: Chức năng, nhiệm vụ hành văn phịng thơng thường đảm nhận nhóm cơng việc sau đây: - Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thơng tin ban đầu hướng dẫn khách đến phận chức để giải công việc - Thư ký hỗ trợ: xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho họp, vấn, liên hoan,… - Soạn thảo lưu trữ văn – hồ sơ: soạn thảo thư từ kinh doanh, dịch văn tiếng Anh, tổng hợp lưu trữ loại giấy tờ - Chấm cơng, thực thi sách: phổ biến cho nhân viên thay đổi quy định công ty, thực sách, chấm cơng cho tất nhân viên - Quản lý sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm trang thiết bị, văn phịng phẩm cho cơng ty, thực đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng chất lượng sở vật chất văn phòng, thay mới, bổ sung cần thiết - Duy trì mơi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ Đôi nhân viên hành người đứng giải mâu thuẫn cá nhân, dung hịa mối quan hệ lợi ích chung công ty - Hỗ trợ vấn đề pháp lý: tư vấn vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác cơng ty Quản trị hành văn phịng 2.1 Khái niệm: Quản trị phối hợp tất tài nguyên thơng qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra nhằm đạt mục tiêu đề Quản trị hành văn phịng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin 2.2 Chức năng, nhiệm vụ quản trị hành văn phòng: - Chức năng, nhiệm vụ quản trị + Hoạch định (Planning): Là việc đề mục tiêu cho tương lai lựa chọn giải pháp thích hợp để hồn thành mục tiêu + Tổ chức (Organizing): Bao gồm việc thành lập nên phận doanh nghiệp để đảm Nhiệm hoạt động cần thiết xác định mối quan hệ nhiệm vụ, quyền hành trách nhiệm phận + Lãnh đạo (Leading): Lãnh đạo nhân viên cách phân công nhiệm vụ cụ thể để đạt mục tiêu tổ chức + Kiểm soát (Controlling): Thường xuyên kiểm tra để kịp thời uốn nắn sai trái lệch với mục tiêu - Chức năng, nhiệm vụ quản trị hành văn phịng: + Hoạch định cơng việc hành + Tổ chức cơng việc hành văn phịng + Lãnh đạo cơng việc hành văn phịng + Kiểm sốt cơng việc hành + Dịch vụ hành văn phịng Tổ chức văn phòng 3.1 Cơ cấu tổ chức Văn phòng: * Lãnh đạo Văn phòng (Phòng HC) : + Chánh văn phịng (Trưởng phịng hành chính): Chánh VP người điều hành chung, chịu trách nhiệm tồn cơng tác VP, đạo số cơng việc quan trọng xây dựng theo dõi thực chương trình, kế hoạch cơng tác, hồn chỉnh dự thảo VN quan trọng, công tác yếu… + Giúp việc có Phó văn phịng (hoặc Phó Trưởng phòng HC) Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng Chánh, Phó Chánh văn phịng phải đề cao trách nhiệm quản lý VP chịu trách nhiệm trước thủ trưởng * Các phận trực thuộc Văn phòng : + Bộ phận hành chính,văn thư : Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn quan, doanh nghiệp; Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết; Quản lý, sử dụng có hiệu trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư + Bộ phận tổng hợp: gồm số chuyên viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương, đường lối, sách cấp trên, lĩnh vực chun mơn có liên quan; Tư vấn văn cho thủ trưởng công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động; Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động quan đơn vị để báo cáp kịp thời cho thủ trưởng đề xuất phương án giải + Bộ phận lưu trữ: Thực công tác lưu trữ; Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ; Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ + Bộ phận Quản trị: Cung cấp đầy đủ kịp thời phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động quan, doanh nghiệp; Sửa chữa , quản lý, sử dụng phương tiện vật chất có hiệu + Bộ phận tài vụ ( tuỳ quan ) + Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ … 3.2 Tổ chức bố trí nơi làm việc: Nơi làm việc khoảng không gian định trang bị bố trí phương tiện cần thiết, Cán bộ, cơng chức thực cơng vụ, nhiệm vụ * Những yêu cầu chung cần thiết nơi làm việc: - Phù hợp với tính chất quy mơ hoạt động quan: trụ sở quan phải thể mặt quan, tương thích với vị trí, nhiên khơng phơ trương q mức làm lãng phí tiền quan nhà nước Các quan cần xếp, bố trí, sử dụng hợp lý trụ sở làm việc phương tiện có để phục vụ cơng việc - Tính thuận lợi phục vụ cơng việc: mơi trường xung quanh thích hợp (khơng q ồn ào), trang bị phương tiện đầy đủ (ln hồn thiện, cải tiến) phục vụ cho công vụ sinh hoạt cá nhân, cách thức tổ chức tạo tâm lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt nhọc, tình cảm gắn bó cán bộ, nhân viên họ nơi làm việc - Tính dễ dàng liên hệ giao dịch - Tính bảo mật * Sắp xếp bố trí nơi làm việc: - Các phận lãnh đạo, văn phịng: cần bố trí nơi dễ giao dịch có tư Các phịng làm việc bố trí theo ngun tắc bảo đảm giải dây chuyền giải công việc, phịng ban có quan hệ thường xun với bố trí gần , phịng ban tiếp khách bố trí gần lối vào … - Các phịng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí vị trí biệt lập, cần trang bị phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị - Diện tích phịng làm việc phải phù hợp với tính chất phận - Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế , tủ hồ sơ, lọai sổ sách, giấy bút…cần bố trí xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo khơng khí thoải mái làm việc - Phịng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực yếu tố tác động đến suất lao động thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc… - Có hệ thống bảng dẫn hành tồn quan, phịng làm việc, chức danh cơng vụ để dễ tìm, liên hệ cơng tác * Các phương pháp bố trí văn phịng:  Văn phòng “mở”: Hiện quan, Doanh nghiệp có xu hướng xếp hệ thống văn phịng mở Các phòng ban ngăn cách vách ngăn kính, mica , vng cao khoảng 2m… - Ưu điểm: + Tiết kiệm chi phí diện tích; + Dễ giám sát quản lý; + Thuận tiện việc giao tiếp nhân viên công việc; + Dễ tập trung hoạt động văn phòng; + Dễ thay đổi cần thiết  Văn phòng “đóng”: Hệ thống văn phịng đóng ngăn cách phịng riêng Ưu điểm đảm bảo tính an tồn, bí mật, riêng tư, phù hợp với cơng việc địi hỏi tập trung cao Tuy nhiên có nhược điểm chiếm diện tích, tăng chi phí việc chi trả tiền điện, trang thiết bị văn phịng, khó kiểm tra làm trì trệ luồng công việc * Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả làm việc : - Ánh sáng đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, giảm sai sót nâng cao hiệu Ánh sáng nơi làm việc phải đạt độ đồng nên tận dụng tối đa ánh sáng thiên nhiên - Màu sắc có tác dụng tâm lý đến người làm việc văn phòng khách đến Màu sắc phản chiếu ánh sáng đa dạng Sau số khái niệm phản chiếu ánh sáng : + Màu trắng : 85%; màu trắng ngà: 77%; Màu kem: 66%; Màu xám bạc: 50%; màu xanh da trời: 50%; Màu xanh 40%; Nói chung văn phịng dùng màu trắng trần nhà, màu mát tường trước mặt nhân viên làm dịu mắt Các phịng tiếp tân nên dùng màu vui vẻ, trung hoà tránh đơn điệu; phòng tầng hầm kho nên dùng màu sáng phản chiếu ánh sáng cao - Tiếng ồn nhân tố mơi trường có nhiều ảnh hưởng đến hiệu văn phòng cần sử dụng vách ngăn cách âm số trang thiết bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều vật dụng kim loại, gỗ cứng Bảo đảm an toàn dùng thiết bị điện , thực phòng cháy chữa cháy theo quy định 3.3 Hiện đại hóa cơng tác văn phòng: Là đòi hỏi cấp thiết nhà quản trị , thực theo hướng: văn phịng điện tử, văn phịng tự động hóa… * Mục tiêu đại hố văn phịng: + Tạo tiền đề để phát triển cho quan tổ chức + Giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động quan tổ chức + Nâng cao suất lao động quan tổ chức, giúp cho nhà quản lý thoát khỏi cơng việc hành mang tính vụ,tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo Cán cơng nhân viên chức VP, tìm kiếm giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu cao + Thực tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phịng * Những nội dung đại hóa cơng tác văn phòng: - Tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, chức - Từng bước công nghệ hóa cơng tác văn phịng, tin học hóa văn phịng, sử dụng mạng LAN, internet,wireless… - Trang bị thiết bị đại máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy ghi âm, máy chiếu đa năng…Các máy móc đại giảm thiểu chi phí sức lực, đem lại suất cao hoạt động - Khơng ngừng hồn thiện kỹ nghiệp vụ Tổ chức máy hành văn phịng 4.1 Hình thức tổ chức máy: Hình thức tổ chức máy hành văn phòng nên tập trung hay phân tán? Phân tán nghĩa cơng việc hành văn phịng phận phịng ban đề phận quản lý cách đội lập thiếu hẳn phối hợp Hiệu cơng việc hành văn phòng trùng lặp nhau, hao tốn văn phòng phẩm sức lực, Vì vậy, cần phải tập trung cơng việc hành văn phịng cho thống Có hai hình thức tập trung: - Tập trung theo địa bàn - Tập trung theo chức * Tổ chức theo hình thức tập trung theo địa bàn (Physical centralization): Hành văn phịng tập trung vào địa bàn nghĩa là: Mọi hoạt động hồ sơ văn thư phải tập trung vào địa điểm phịng hành chính, quyền quản trị nhà quản trị hành - Ưu điểm: Dễ huy động nhân sự, dễ kiểm tra, dễ đào tạo huấn luyện, dễ sử dụng trang thiết bị dễ dàng nghiên cứu cải tiến thủ tục - Nhược điểm: Khó chun mơn hố, cơng việc thiếu xác, trì trệ chuyển giao cơng việc… Vì nên áp dụng loại hình doanh nghiệp nhỏ cá thể * Hành văn phịng tập trung theo chức Hành văn phịng tập trung theo chức nghĩa hoạt động hành đặt địa điểm phận chun mơn phải dặt quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa giám sát nhà Quản trị hành - Ưu điểm: Thu hút nhiều chuyên viên vào công tác quản lý Các chuyên viên tham mưu (cố vấn) cho nhà quản trị hành hoạt động hành văn phịng cho phận chun mơn - Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ thủ trưởng nghĩa lấn quyền cấp quản trị chun mơn Loại hình áp dụng cho hầu hết doanh nghiệp 4.2 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 4.2.1 Khái niệm: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, để thực nhiệm vụ kinh doanh doanh nghiệp 4.2.2 Các kiểu cấu tổ chức doanh nghiệp  Cơ cấu theo trực tuyến Cơ cấu theo trực tuyến mơ hình tổ chức quản lý, nhà quản trị định giám sát trực tiếp cấp ngược lại, người cấp nhận điều hành chịu trách nhiệm trước người lãnh đạo trực tiếp cấp Cơ cấu theo trực tuyến minh họa qua sơ đồ sau: Đặc điểm loại hình là: Mối quan hệ thành viên tổ chức máy thực theo trực tuyến Người thừa hành nhận mệnh lệnh từ người phụ trách trực tiếp Là mắt xích dây chuyền huy, nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền định cho cấp trực tiếp nhận báo cáo họ Trong thực tế, trực tuyến dùng để phận có mối quan hệ trực tiếp với việc thực mục tiêu tổ chức phận thiết kế sản phẩm dịch vụ, sản xuất phân phối sản phẩm Người đứng đầu phận trực tuyến gọi nhà quản trị trực tuyến hay quản trị tác nghiệp Cơ cấu trực tuyến có ưu điểm tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủ trưởng, tập trung, thống nhất, làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với thay đổi mơi trường có chi phí quản lý doanh nghiệp thấp Mặt khác theo cấu người chịu lãnh đạo dễ thực mệnh lệnh có thống mệnh lệnh phát Tuy nhiên cấu theo trực tuyến lại hạn chế việc sử dụng chun gia có trình độ nghiệp vụ cao mặt quản lý đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức tồn diện để đạo tất phận quản lý chuyên mơn Nhưng thực tế khả người có hạn nên định đưa mang tính rủi ro cao Do cấu thường áp dụng cho đơn vị có quy mơ nhỏ việc quản lý không phức tạp  Cơ cấu theo chức Cơ cấu theo chức loại hình cấu tổ chức chức quản lý tách riêng phân quan đảm nhận Cơ cấu có đặc điểm nhân viên chức phải người am hiểu chuyên môn thành thạo nghiệp vụ phạm vi quản lý Sơ đồ cấu theo chức năng: Cơ cấu có ưu điểm là: Thực chun mơn hố chức quản lý, thu hút chuyên gia có kiến thức sâu nghiệp vụ chuyên môn vào công tác quản lý, tránh bố trí chồng chéo chức năng, nhiệm vụ phận Thúc đẩy chun mơn hố kỹ nghề nghiệp, nâng cao chất lượng kỹ giải vấn đề Các định đưa có độ rủi ro thấp so với cấu trực tuyến Tuy nhiên cấu theo chức làm cho cấp phải phục tùng nhiều đầu mối đạo khác quan quản lý cấp đễ làm suy yếu chế độ thủ trưởng, nhà quản lý trở thành chuyên gia lĩnh vực hẹp  Cơ cấu theo trực tuyến – chức Cơ cấu kết hợp cấu theo trực tuyến cấu theo chức Theo đó, mối quan hệ cấp cấp đường thẳng phận chức làm nhiệm vụ chuẩn bị lời dẫn, lời khuyên kiểm tra hoạt động phận trực tuyến Sơ đồ cấu theo trực tuyến - chức năng: Cơ cấu theo trực tuyến chức thu hút chuyên gia vào việc giải vấn đề chun mơn, giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý Tuy nhiên cấu làm cho số quan chức tổ chức tăng lên làm cho máy quản lý cồng kềnh, nhiều đầu mối đòi hỏi người lãnh đạo phải ln điều hồ phối hợp hoạt động phận để khắc phục tượng không ăn khớp, cục quan chức  Cơ cấu theo trực tuyến – tham mưu 10