Giáo trình Nghiệp vụ hành chính văn phòng (Ngành Công nghệ thông tin)

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG NGÀNH: CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Thành phố Hồ C Mn T n năm 2020 ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG NGÀNH: CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP THÔNG TIN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI Họ tên: Hồng Thiên Phong Học vị: Thạc sĩ Đơn vị: Phịng Nghiên cứu Khoa học Email: hoangthienphong@hotec.edu.vn TRƢỞNG KHOA TỔ TRƢỞNG BỘ MÔN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI HIỆU TRƢỞNG DUYỆT Thành phố Hồ C Mn T n năm 2020 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN LỜI GIỚI THIỆU Nghiệp vụ hành văn phịng hoạt động có tính tất yếu quan trọng quan, tổ chức Trong bối cảnh giới diễn cách mạng thông tin mạnh mẽ đất nƣớc ta tiến lên theo đƣờng cơng nghiệp hóa, đại hóa đổi nay, văn phịng với tầm quan trọng đặc biệt ngày đƣợc nhìn nhận đầy đủ giành đƣợc quan tâm nhiều hơn, từ ngƣời lãnh đạo, công chức, viên chức quan, doanh nghiệp ngƣời làm công việc nghiên cứu, giảng dạy, học tập cơng tác hành văn phịng Ý thức đƣợc tầm quan trọng văn phòng quản trị văn phòng nên Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM mạnh dạn đƣa mơn nghiệp vụ hành văn phịng vào chƣơng trình đào tạo nhằm bồi dƣỡng kiến thức quản trị văn phòng cho học sinh sinh viên từ ngồi ghế nhà trƣờng Từ đó, góp phần đào tạo nên đội ngũ ngƣời làm cơng tác văn phịng đơng đảo cho đất nƣớc Do tầm quan trọng quản trị văn phịng nên từ trƣớc tới có nhiều sách chuyên khảo giáo trình tác giả nƣớc ngồi nƣớc biên soạn Có thể kể đến số cơng trình nhƣ Quản trị hành văn phịng học giả ngƣời Anh Mike Harvey (1996); Giáo trình hành văn phịng (dùng cho đào tạo cử nhân hành chính) Học viện Hành Quốc gia (2004); Giáo trình Quản trị hành văn phòng (dùng cho đào tạo cử nhân kinh tế) Trƣờng Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội (2005); Giáo trình Quản trị văn phịng Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia TP.HCM (2015), v.v … Tuy vậy, có nhiều văn đƣợc ban hành, đặc biệt Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thƣ cập nhật bổ sựng nhiều quy định mới; Bên cạnh đó, nhằm đáp ứng mục tiêu đào tạo cho học sinh sinh viên ngành Công nghệ thống tin trƣờng, cần thiết phải có giáo trình cho mơn học Nghiệp vụ hành văn phịng Do u cầu cấp thiết đó, Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM, mà trực tiếp Khoa Công nghệ thông tin, tổ chức biên soạn Giáo trình Nghiệp vụ hành văn p òn nhằm đáp ừng yêu cầu nghiên cứu, giảng dạy giảng viên nhu cầu học tập đơng đảo học sinh sinh viên Giáo trình đƣợc biên soạn gồm chƣơng: - Chƣơng 1: Giới thiệu nghiệp vụ hành văn phịng; - Chƣơng 2: Soạn thảo quản lý văn hành chuyên nghiệp; - Chƣơng 3: Quản lý văn bản, hồ sơ hiệu công việc; - Chƣơng 4: Kỹ giao tiếp cơng tác hành KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Những nội dung đƣợc đề cập đến giáo trình giúp trang bị cho học sinh sinh viên kiến thức hệ thống quản trị văn phịng Những kiến thức vừa mang tính đại cƣơng, vừa mang tính chuyên sâu để sử dụng cho giảng dạy, học tập Ngồi ra, giáo trình cịn làm tài liệu tham khảo giảng dạy, học tập quản trị văn phòng chuyên ngành khác Trƣờng công việc chuyên môn công chức, viên chức làm công tác văn phòng Với lần biên soạn đầu tiên, giáo trình chắn cịn thiếu sót định Tác giả mong nhận đƣợc nhiều ý kiến đóng góp học sinh sinh viên, đồng nghiệp bạn đọc để giáo trình đƣợc hồn thiện Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 23 tháng năm 2020 Chủ biên Hồng Thiên Phong KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Khái niệm hành văn phịng 1.1.3 Khái niệm quản trị hành văn phịng 1.1.4 Nghiệp vụ hành văn phịng 10 1.2 Chức năng, nhiệm vụ 10 1.2.1 Chức Văn phòng 10 1.2.2 Nhiệm vụ Văn phòng 11 1.3 Mục tiêu 11 1.4 Vai trò 12 1.5 Câu hỏi củng cố chƣơng 12 CHƢƠNG 2: SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CHUYÊN NGHIỆP 13 2.1 Những yêu cầu soạn thảo văn hành 13 2.1.1 Những yêu cầu chung 13 2.1.2 Những yêu cầu cụ thể 14 2.2 Đặc điểm văn hành 15 2.3 Sự khác biệt văn hành văn pháp luật 16 2.4 Những yêu cầu nghiệp vụ soạn thảo văn hành 18 2.4.1 Yêu cầu nội dung 18 2.4.2 Yêu cầu văn phong ngôn ngữ 20 2.4.3 Yêu cầu hình thức, thể thức soạn thảo văn hành 24 2.5 Kỹ thuật soạn thảo số văn hành 30 2.5.1 Công văn 30 2.5.2 Quyết định (cá biệt) 43 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 2.5.3 Nghị 46 2.5.4 Thông báo 50 2.5.5 Báo cáo 52 2.5.6 Tờ trình 57 2.5.7 Biên 59 2.6 Câu hỏi củng cố chƣơng 65 CHƢƠNG 3: QUẢN LÝ VĂN BẢN, HỒ SƠ HIỆU QUẢ TRONG CƠNG VIỆC 67 3.1 Khái qt cơng tác quản lý hồ sơ, văn 67 3.1.1 Khái niệm 67 3.1.2 Yêu cầu công tác quản lý hồ sơ, văn 67 3.1.3 Trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân công tác quản lý hồ sơ, văn 68 3.2 Tổ chức lập lƣu trữ hồ sơ 69 3.2.1 Khái niệm 69 3.2.2 Vị trí, tác dụng yêu cầu công tác lập hồ sơ 69 3.2.3 Nội dung phƣơng pháp lập hồ sơ 71 3.2.4 Nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan 75 3.2.5 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan 75 3.3 Tổ chức giải quản lý văn đến 76 3.3.1 Tổng quát văn đến 76 3.3.2 Các nguyên tắc giải quản lý văn đến hiệu 76 3.3.3 Quy trình xử lý giải văn đến 77 3.4 Tổ chức giải quản lý văn 82 3.4.1 Tổng quát văn 82 3.4.2 Các nguyên tắc giải quản lý văn hiệu 82 3.4.3 Quy trình xử lý giải văn 82 3.5 Tổ chức giải xử lý văn nội doanh nghiệp 86 3.6 Tổ chức quản lý sử dụng dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật 86 3.6.1 Quản lý dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật 86 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 3.6.2 Sử dụng dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật 87 3.7 Câu hỏi củng cố chƣơng 87 CHƢƠNG 4: KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH 88 4.1 Đặc thù giao tiếp quản lý hành 88 4.1.1 Tính mục đích 88 4.1.2 Tính hiệu 88 4.1.3 Tính tổ chức 88 4.2 Một số nguyên tắc giao tiếp 89 4.2.1 Đảm bảo hài hòa mặt lợi ích bên tham gia giao tiếp 89 4.2.2 Đảm bảo nguyên tắc bình đẳng giao tiếp 89 4.2.3 Nguyên tắc hƣớng tới giải pháp tối ƣu 90 4.2.4 Tôn trọng giá trị văn hóa 91 4.3 Kỹ giao tiếp hành 91 4.3.1 Khả nắm bắt tâm lý 91 4.3.2 Phong cách giao tiếp hành 92 4.3.3 Rèn luyện kỹ giao tiếp hành 93 4.3.4 Kỹ nói, kỹ lắng nghe, kỹ đặt câu hỏi, kỹ trả lời 96 4.4 Câu hỏi củng cố chƣơng 102 TÀI LIỆU THAM KHẢO 103 DANH MỤC HÌNH ẢNH 104 PHỤ LỤC 105 KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: NGHIỆP VỤ VĂN PHÕNG Mã mơn học: MH2101096 Ví trí, tính chất mơn học: - Vị trí: học sau mơn Tin học văn phịng, học kỳ - Tính chất: Mơn học lý thuyết, môn bắt buộc Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: + Trình bày đƣợc danh sách cơng việc văn phịng + Trình bày đƣợc qui trình xử lý văn hành chính xác chuẩn mực + Biết cách điều phối công việc - Về kỹ năng: + Thành thạo kỹ quản lý hồ sơ nhanh tối ƣu hiệu + Xây dựng đƣợc qui trình làm việc chuyên nghiệp + Linh hoạt giao tiếp - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Ý thức đƣợc ý nghĩa việc quản lý hồ sơ nhnh hiệu + Tự tin đảm nhận tất vị trí cơng việc hành chính, văn phịng KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Chƣơng 1: Giới thiệu nghiệp vụ hành văn phịng CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG Giới thiệu Nghiệp vụ hành văn phịng biện pháp cần thiết để tổ chức điều hành tổ chức, phận thực cơng việc văn phịng Chƣơng trình khái niệm cơng tác hành chính, văn phịng văn thƣ; Trình bày kiến thức chung chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu, vai trị cơng tác hành chính, văn phịng văn thƣ Mục tiêu - Trình bày đƣợc cơng việc nghiệp vụ hành văn phịng - Phân loại đƣợc loại nghiệp vụ hành văn phịng Nội dung 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn phòng Văn phịng phận Phụ trách cơng việc giấy tờ, hành quan, tổ chức (gọi chung quan) - Theo nghĩa rộng, Văn phòng máy giúp việc quan, có chức giúp lãnh đạo quan tổ chức điều hành họat động chung, trung tâm xử lý thông tin phục vụ đạo, điều hành mặt công tác lãnh đạo quan Với cách hiểu này, Văn phịng có ba cách tiếp cận: + Về phƣơng diện tổ chức, Văn phòng đơn vị cấu tổ chức quan + Về chức năng, Văn phịng có chức thực hoạt động tham mƣu, tổng hợp + Về tính chất, Văn phịng thực việc quản lý thơng tin phục vụ cho hoạt động điều hành nhà quản lý - Theo nghĩa hẹp, Văn phòng trụ sở làm việc, nơi giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, nhà chức trách - Theo cách hiểu chung nhất: Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; Là nơi giao tiếp, thu nhận xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, quản lý; Là nơi bảo đảm điều kiện vật chất cho hoạt động chung quan 1.1.2 Khái niệm hành văn phịng 1.1.2.1 Hành gì? Theo nghĩa rộng, hành thuật ngữ hoạt động tiến trình có liên quan tới biện pháp để thực thi mục tiêu, nhiệm vụ đƣợc vạch sẵn KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Phụ lục PHỤ LỤC I SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Vị trí trình bày thành phần thể thức Ô số : Thành phần thể thức văn : Quốc hiệu Tiêu ngữ : Tên quan, tổ chức ban hành văn : Số, ký hiệu văn : Địa danh thời gian ban hành văn 5a : Tên loại trích yếu nội dung văn 5b : Trích yếu nội dung cơng văn : Nội dung văn 7a, 7b, 7c 9a, 9b : Chức vụ, họ tên chữ ký ngƣời có thẩm quyền : Dấu, Chữ ký số quan, tổ chức : Nơi nhận 10a : Dấu độ mật 10b : Dấu mức độ khẩn 11 : Chỉ dẫn phạm vi lƣu hành 12 : Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn số lƣợng phát hành 13 : Địa quan, tổ chức; thƣ điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax 14 : Chữ ký số quan, tổ chức cho văn sang định dạng điện tử KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 106 Phụ lục Sơ đồ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 107 PHỤ LỤC II MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Thành phần thể thức chi tiết STT Loại chữ trình bày a b Quốc hiệu Tiêu ngữ - Quốc hiệu In hoa - Tiêu ngữ In thƣờng - Dòng kẻ bên dƣới Tên quan, tổ chức ban hành văn - Tên quan, tổ chức chủ quản In hoa trực tiếp - Tên quan, tổ chức ban hành In hoa văn - Dòng kẻ bên dƣới Số, ký hiệu văn In thƣờng Kiểu chữ 12-13 13-14 Đứng, đậm Đứng, đậm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc 12 13 12-13 Đứng BỘ NỘI VỤ 12 12-13 Đứng, đậm CỤC VĂN THƢ VÀ LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC 12 Đứng _ Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số: 12/UBND-VX 13 13 Địa danh thời gian ban hành In thƣờng 13-14 văn Tên loại trích yếu nội dung văn Đối với văn có tên loại - Tên loại văn In hoa 13 - 14 - Trích yếu nội dung - Dịng kẻ bên dƣới Đối với cơng văn In thƣờng Ví dụ minh hoạ Cỡ chữ1 13-14 Phông chữ Times New Roman Cỡ chữ Nghiêng Hà Nội ngày 05 tháng 01 năm 2020 Thành phố Hồ Ch Minh ngày 29 tháng năm 2019 13 Đứng, đậm CHỈ THỊ 14 Đứng, đậm Về cơng tác phịng, chống lụt bão 14 KHOA CÔNG NGHỆ THƠNG TIN 108 Ví dụ minh hoạ Thành phần thể thức chi tiết STT Loại chữ trình bày Cỡ chữ1 Kiểu chữ Trích yếu nội dung In thƣờng 12-13 Đứng V/v nâng bậc lƣơng năm 2019 Nội dung văn Gồm phần, chƣơng, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm - Từ “Phần”, “Chƣơng” số thứ tự phần, chƣơng - Tiêu đề phần, chƣơng - Từ “Mục” số thứ tự - Tiêu đề mục - Từ “Tiểu mục” số thứ tự - Tiêu đề tiểu mục - Điều - Khoản - Điểm In thƣờng 13-14 Đứng Trong công tác đạo In thƣờng 13-14 Đứng, đậm In hoa 13-14 In thƣờng 13-14 In hoa 13-14 In thƣờng 13-14 In hoa 13-14 In thƣờng 13 - 14 In thƣờng 13-14 In thƣờng 13-14 Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng Đứng In thƣờng In hoa In hoa 13-14 13-14 13-14 Đứng, đậm Phần Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ Đứng, đậm I NHỮNG KẾT QUẢ 14 14 14 In thƣờng In thƣờng In thƣờng 13-14 13-14 13-14 Đứng, đậm Phạm vi đố tƣợng áp dụng Đứng Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày Đứng a) Đối với 14 14 14 a b Phần Cỡ chữ 12 14 C ƣơn I QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG Mục QUẢN LÝ VẢN BẢN Tiểu mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Đ ều Bản văn Các hình thức a) Đối với 14 14 14 14 14 14 14 14 14 Gồm phần, mục, khoản, điểm - Từ “Phần” số thứ tự - Tiêu đề phần - Số thứ tự tiêu đề mục - Khoản: Trƣờng hợp có tiêu đề Trƣờng hợp khơng có tiêu đề - Điểm Phông chữ Times New Roman Chức vụ, họ tên ngƣời có thẩm quyền KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 109 Thành phần thể thức chi tiết STT Loại chữ trình bày a Cỡ chữ1 - Quyền hạn ngƣời ký In hoa 13 - 14 - Chức vụ ngƣời ký In hoa 13-14 - Họ tên ngƣời ký In thƣờng 13 - 14 Nơi nhận Từ “Kính gửi” tên quan, tổ In thƣờng 13 -14 chức, cá nhân nhận văn - Gửi nơi Ví dụ minh hoạ Kiểu chữ Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm 10 KT BỘ TRƢỞNG THỨ TRƢỞNG Trần Văn B Cỡ chữ 14 14 14 14 Kính gửi: Bộ Nội vụ 14 Kính gửi: - Bộ Nội vụ; - Bộ Kế hoạch Đầu tƣ; - Bộ Tài 14 Từ “Nơi nhận” tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn - Từ “Nơi nhận” TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Văn A Đứng - Gửi nhiều nơi b Phông chữ Times New Roman Nghiêng, đậm Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 12 In thƣờng 12 - Tên quan, tổ chức, cá nhân In thƣờng nhận văn 11 Đứng Phụ lục văn - Từ “Phụ lục” số thứ tự In thƣờng phụ lục - Tiêu đề phụ lục In hoa 14 Đứng, đậm 13-14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Dấu chi mức độ khẩn 13 - 14 Đứng, đậm In hoa - Các bộ, quan ngang bộ, ; - Nhƣ trên; - Lƣu: VT, TCCB - Lƣu: VT, NVĐP KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Phụ lục I HỎA TỐC THƢỢNG KHẨN 11 14 14 KHẨN 13 110 Thành phần thể thức chi tiết STT Loại chữ trình bày 11 12 13 Cỡ chữ1 Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn In thƣờng 11 số lƣợng phát hành Địa chỈ quan, tổ chức; thƣ điện tử; trang thông tin điện tử; In thƣờng 11 - 12 số điện thoại; số Fax Chỉ dẫn phạm vi lƣu hành In hoa 13-14 Ví dụ minh hoạ Kiểu chữ Đứng Đứng Đứng, đậm Phông chữ Times New Roman Cỡ chữ PL.(300) 11 Số: ĐT: Fax: 11 E-Mail: Website: XEM XONG TRẢ LẠI LƢU HÀNH NỘI BỘ 13 14 Số trang In thƣờng 13-14 Đứng 2, 7, 13 14 -1 Cỡ chữ văn tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh ngày, tháng, năm văn cỡ chữ 14 Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh ngày, tháng, năm văn cỡ chữ 13 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 111 PHỤ LỤC III I MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU NỘP LƢU TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc MỤC LỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU NỘP LƢU ………… 2………………… Năm Số, ký hiệu Thời gian tài Thời hạn Số TT T đề hồ sơ hồ sơ liệu bảo quản (1) (2) (3) (4) Số tờ3/ Số trang (5) (6) Ghi (7) Mục lục gồm: hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: hồ sơ (đơn vị bảo quản) ngày .tháng năm N ƣời lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ) Tên đơn vị nộp lƣu hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh -viễn bảo quản có thời hạn Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn đƣợc lập riêng thành 02 Mục lục khác Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản Áp dụng văn giấy Áp dụng văn điện tử KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 112 II MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ5 MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU Số, ký hiệu hồ sơ: Năm STT (1) Số, ký Tên loại Ngày tháng Tác giả Tờ số/ Trang hiệu văn trích yếu nội Ghi năm văn văn số dun văn (2) (3) (4) (5) (6) (7) _ Áp dụng cho hồ sơ có thời hạn vĩnh viễn KHOA CƠNG NGHỆ THÔNG TIN 113 III MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ TÀI LIỆU TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM _ Độc lập - Tự - Hạnh phúc _ … ngày …tháng … năm… BIÊN BẢN Giao nhận hồ sơ tà l ệu Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thƣ; Căn (Danh mục hồ sơ năm Kế hoạch thu thập tài liệu ), Chúng gồm: BÊN GIAO: (tên cá nhân đơn vị giao nộp hồ sơ tài liệu) Ơng (bà): Chức vụ cơng tác: BÊN NHẬN: (Lưu trữ quan) Ơng (bà): Chức vụ cơng tác: Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung nhƣ sau: Tên khối tài liệu giao nộp: Thời gian hồ sơ, tài liệu: Số lƣợng tài liệu: a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): Quy mét giá: mét b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử - Tổng số hồ sơ: - Tổng số tập tin hồ sơ: Tình trạng tài liệu giao nộp: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu kèm theo Biên đƣợc lập thành hai bản; bên giao giữ bản, bên nhận giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN 114 PHỤ LỤC IV TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc PHIẾU GIẢI QUYẾT VẢN BẢN ĐẾN …… ngày tháng năm … (Tên loại; số ký hiệu; ngày, tháng, năm; quan ban hành trích yếu nội dung văn đến) _ Ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức - Giao đơn vị, cá nhân chủ trì; - Giao đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải văn đến (nếu có); - Thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu có); - Ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải Ý kiến lãnh đạo đơn vị - Giao cho cá nhân; thời hạn giải cá nhân (nếu có); - Ngày, tháng, năm cho ý kiến Ý kiến đề xuất ngƣời giải - Ý kiến đề xuất giải văn đến cá nhân; - Ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 115 PHỤ LỤC V QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ I NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG HỆ THỐNG Bảo đảm quản lý văn hồ sơ điện tử quan, tổ chức quy định Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng theo quy định pháp luật hành Bảo đảm phân quyền cho cá nhân truy cập vào Hệ thống Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy tài liệu, liệu lƣu hành Hệ thống Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực yêu cầu nghiệp vụ khác quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm đƣợc yêu cầu II YÊU CẦU CHUNG KHI THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đáp ứng đầy đủ quy trình kỹ thuật quản lý văn điện tử, lập quản lý hồ sơ điện tử liệu đặc tả Dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ văn bản, hồ sơ với văn bản, hồ sơ khác; thông tin chữ ký số văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng đặc tính khác nhằm phục vụ trình quản lý, tìm kiếm khả sử dụng hồ sơ, tài liệu Có khả tích hợp, liên thơng, chia sẻ thông tin, liệu với hệ thống khác Có khả hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lƣợt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn khả truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu Bảo đảm lƣu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam Bảo đảm dễ tiếp cận sử dụng Cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định pháp luật III YÊU CẦU CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG Đối với việc tạo lập theo dõi văn a) Cho phép tạo lập văn chuyển đổi định dạng văn b) Cho phép đính kèm văn c) Cho phép tạo mã định danh văn d) Hiển thị mức độ khẩn văn KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 116 đ) Cho phép tự động cấp số cho văn số đến cho văn đến theo thứ tự trình tự thời gian năm e) Cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi nhận văn g) Thông báo cho Văn thƣ quan có trùng lặp mã định danh văn ba trƣờng thông tin số, ký hiệu tên quan, tổ chức ban hành văn h) Thơng báo có văn i)Thơng báo tình trạng nhận văn quan, tổ chức nhận văn k) Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến l) Cho phép ngƣời có thẩm quyền phân phối văn đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn thời hạn m) Cho phép ngƣời có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu n) Cho phép quan, tổ chức gửi văn biết tình trạng xử lý văn quan, tổ chức nhận văn Đối với việc kết nối, liên thông a) Bảo đảm kết nối, liên thông Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Hệ thống quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Lƣu trữ lịch sử quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu b) Có khả hoạt động thiết bị di động thông minh điều kiện bảo đảm an tồn thơng tin c) Có khả kết nối, liên thong tích hợp với hệ thống chuyên dụng khác đƣợc sử dụng quan, tổ chức Đối với an ninh thông tin a) Bảo đảm cấp độ an ninh thông tin theo quy định pháp luật b) Bảo đảm phân quyền truy cập hồ sơ, văn c) Cảnh báo thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn Hệ thống có xác nhận ngƣời có thẩm quyền Đối với việc lập quản lý hồ sơ a) Bảo đảm tạo lập Danh mục hồ sơ Hệ thống b) Bảo đảm tạo mã cho hồ sơ tự động đánh số thứ tự văn bản, tài liệu hồ sơ c) Liên kết toàn văn bản, tài liệu liệu đặc tả có mã hồ sơ Hệ thống để tạo thành hồ sơ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 117 d) Bảo đảm liên kết trƣờng thông tin Danh mục hồ sơ hồ sơ với toàn văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ đ) Bảo đảm liên kết thống kê toàn hồ sơ đƣợc lập tài khoản cụ thể e) Cho phép gán văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ đƣợc tạo nhiều tài khoản khác mà không cần nhân g) Cho phép kết xuất toàn văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ sang định dạng (.pdf), (.xml) bảo đảm trình tự thời gian hình thành văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ Đối với việc bảo quản lƣu trữ văn bản, hồ sơ a) Lƣu văn thơng tin q trình giải văn gồm: Ý kiến đạo, phân phối văn đến ngƣời có thẩm quyền; dự thảo văn cá nhân đƣợc phân công soạn thảo; ý kiến góp ý cá nhân, đơn vị có liên quan; ý kiến đạo lãnh đạo; ý kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo; ý kiến phê duyệt chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày văn ngƣời có thẩm quyền; lịch sử truy cập xem văn bản; tác động khác vào văn b) Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lƣu vào Lƣu trữ quan trƣớc 30 ngày kể từ ngày Lƣu trữ quan thông báo Danh mục hồ sơ nộp lƣu cho đơn vị giao nộp tài liệu c) Bảo đảm thực nộp lƣu hồ sơ vào Lƣu trữ quan, Lƣu trữ lịch sử d) Bảo đảm toàn vẹn, tin cậy, không thay đổi văn bản, hồ sơ đ) Bảo đảm khả truy cập sử dụng hồ sơ, văn theo thời hạn bảo quản e) Bảo đảm khả di chuyển hồ sơ, tài liệu, liệu đặc tả thay đổi định dạng văn có thay đổi cơng nghệ g) Có khả lƣu định kỳ, đột xuất phục hồi liệu gặp cố Đối với thống kê, tìm kiếm sử dụng văn bản, hồ sơ a) Cho phép thống kê số lƣợng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lƣợt truy cập vào hồ sơ, văn bản, tài liệu b) Cho phép thống kê số lƣợt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu ngƣời quản lý, quản trị c) Cấp quyền, kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lƣu trữ điện tử liệu đặc tả hồ sơ lƣu trữ d) Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ tất trƣờng thông tin đầu vào văn bản, hồ sơ nội dung văn bản, tài liệu KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 118 đ) Cho phép lựa chọn hiển thị trƣờng thông tin văn bản, hồ sơ kết tìm kiếm e) Cho phép lƣu sử dụng lại yêu cầu tìm kiếm g) Cho phép hiển thị thứ tự kết tìm kiếm h) Cho phép kết xuất kết tìm kiếm định dạng tập văn phổ biến: (.doc), (.docx), (.pdf) i) Cho phép tải in văn bản, tài liệu, liệu đặc tả k) Cho phép đánh dấu vào văn bản, tài liệu, liệu đặc tả đƣợc in từ Hệ thống l) Lƣu lịch sử truy cập sử dụng văn bản, tài liệu Đối với việc quản lý liệu đặc tả a) Lƣu yếu tố liệu đặc tả liên quan đến văn bản, hồ sơ cụ thể theo thời hạn bảo quản b) Hiển thị toàn liệu đặc tả văn bản, hồ sơ có yêu cầu ngƣời sử dụng đƣợc cấp quyền c) Cho phép nhập liệu đặc tả bổ sựng cho văn bản, hồ sơ d) Lƣu liệu đặc tả q trình kiểm sốt an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống đ) Lƣu cố định liên kết văn bản, hồ sơ với tất yếu tố liệu đặc tả liên quan Đối với việc thu hồi văn a) Đóng băng văn liệu đặc tả văn có lệnh thu hồi văn quan, tổ chức b) Hủy văn đến liệu đặc tả văn đến có lệnh thu hồi văn từ quan, tổ chức phát hành văn c) Lƣu liệu đặc tả trình thu hồi văn IV YÊU CẦU VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG Hệ thống cho phép ngƣời đƣợc giao quản trị Hệ thống thực nhiệm vụ sau: a) Tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thông tin khác b) Phân quyền cho ngƣời sử dụng theo quy định quan, tổ chức c) Truy cập vào hồ sơ liệu đặc tả hồ sơ theo quy định quan, tổ chức KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 119 d) Thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn có thay đổi quy định quan, tổ chức đ) Thay đổi quyền truy cập tài khoản cá nhân có thay đổi vị trí cơng tác cá nhân e) Phục hồi thơng tin, liệu đặc tả trƣờng hợp lỗi hệ thống thông báo kết phục hồi g) Khóa đóng băng tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn chặn khả di chuyển, xóa sửa đổi có yêu cầu ngƣời có thẩm Cảnh báo xung đột xảy hệ thống Thiết lập kết nối liên thơng V THƠNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG Sổ đăng ký văn đến Báo cáo tình hình giải văn đến Sổ đăng ký văn Báo cáo tình hình giải văn Mục lục văn hồ sơ Mục lục hồ sơ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 120 ... CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Chƣơng 1: Giới thiệu nghiệp vụ hành văn phịng CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG Giới thiệu Nghiệp vụ hành văn phịng biện pháp cần thiết để tổ chức điều hành. .. điểm, cách nhận biết văn hành so với loại văn khác; Trình bày yêu cầu soạn thảo văn hành chính; Giới thiệu hình thức, thể thức văn hành chính; Giới thiệu văn phong văn hành chính; Trình bày kỹ thuật... loại văn hành thơng dụng Mục tiêu - Trình bày đƣợc u cầu soạn thảo văn hành - Trình bày đƣợc đặc điểm văn hành - So sánh đƣợc văn hành văn pháp luật - Trình bày đƣợc yêu cầu nghiệp vụ soạn thảo văn