Đề cương bài giảng nghiệp vụ hành chính văn phòng PGS TS vũ thị phụng

Đề cuương giảng Nghiệp vụ hành văn phòng Hành nghiệp vụ hành Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng quan, tổ chức, doanh nghiệp Nghiệp vụ hành văn phòng PGS.TS.Vũ Thị Phụng Khoa Luưu trữ học Quản trị văn phòng Trường Đại học khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội (04 - 5588315 / 0913048258) Chúng ta bát đầu từ câu hỏi     Hành ? Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức nguyên tắc hoạt động Văn phòng/ Phòng Hành ? Vai trò vị trí phận Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) quan, tổ chức, doanh nghiệp ? Để Bộ phận VP/ Phòng HC hoạt động có hiệu cao, người phụ trách nhân viên cần phải làm ? Phần Hành nghiệp vụ hành     Có nhiều cách định nghĩa hành Hiểu đơn giản nhất, Hành việc Tổ chức, Quản lý Điều hành hoạt động : > Một quốc gia, nhà nước ( HC Quốc gia) > Một quan, tổ chức, doanh nghiệp (HC quan) > Một đơn vị , tập thể người lao động đâu có hoạt động người, cần đến Hành HC khoa học tổ chức kiểm soát hoạt động tập thể cá nhân HC hướng hoạt động cá nhân đến mục tiêu chung, thống nhằm đạt hiệu cao cho quan, tổ chức, doanh nghiệp Nội dung nhiệm vụ cụ thể hoạt động hành      Định nguyên tắc ( kỷ cương) để tạo thống nhận thức hành động người lao động Hoạch định, xây dựng chương trình, mục tiêu, kế hoạch hoạt động cho giai đoạn, phận Tổ chức triển khai thực : Phân công, giao nhiệm vụ, hướng dẫn, động viên, khuyến khích (Tổ chức công việc) Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kết qủa công việc, nhiệm vụ toàn ch ương trình, kế hoạch > áp dụng biện pháp xử lý (khen th ưởng, xử phạt ) Rút kinh nghiệm > Chỉnh sửa nguyên tắc, ch ương trình, biện pháp tổ chức thực hiện…(cải tiến) HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG (QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG)     Quản trị : có nghĩa tưuơng tự nhưu hành chính, thường dùng cho lĩnh vực, phận có tính chất chuyên môn : QT doanh nghiệp, QT tài chính, QT kinh doanh, QT Văn phòng… Quản trị Văn phòng: Thực chất Hành phận văn phòng/ lĩnh vực văn phòng Hiểu cụ thể : HCVP hay QTVP việc tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động phận Văn phòng phận hành HCVP hay QTVP vừa khoa học, vừa nghệ thuật Phần thứ hai Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng (Phòng HC) CQ, TC, DN Chức  Nhiệm vụ  Cơ cấu tổ chức  Nguyên tắc hoạt động  CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC    CN Tham mưuu tổng hợp : Tổng hợp, xử lý cung cấp thông tin mặt tình hình hoạt động quan tham mưu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý CN Giúp việc (cho máy lãnh đạo quản lý) - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc - Theo dõi, đôn đốc đơn vị thực kế hoạch - Tổ chức, điều phối hoạt động chung quan - Đảm bảo sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc cho quan ( CN Hậu cần)… CN Đại diện : Là trung tâm, đầu mối giao tiếp CQ NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG (1)  > > > > Tổ chức thực công tác thu thập, xử lý cung cấp thông tin để tham mưu cho lãnh đạo: Tổ chức triển khai thực công tác Văn thư Lưu trữ (nguồn thông tin văn bản) Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện thoại, tiếp dân, khách hàng ( thông tin lời) Tổ chức thư viện, mua sách, báo, tạp chí ; ứng dụng công nghệ thông tin…( thông tin đại chúng) Tổ chức thực việc tổng hợp xử lý thông tin (theo vấn đề, lĩnh vực hoạt động) NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG (1)  > > > > Tham mưu cho lãnh đạo phận quản lý: Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị toàn quan ( giao ban) Phân tích nguyên nhân, đề xuất với lãnh đạo biện pháp tổ chức, điều hành giải vấn đề Soạn thảo văn để trình lãnh đạo xét duyệt, phê chuẩn, ban hành Theo dõi, tham mưu đánh giá kết hoạt động xét thi đua, khen thưởng NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG (2)  Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động quan đơn vị : > Xây dựng kế hoạch, lịch làm việc (tuần, quý, tháng, năm) > Đôn đốc đơn vị việc thực KH > Tổ chức họp, hội nghị, hội thảo, lễ hội hoạt động giao lưu > Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo cán quan 10 CÔNG VIỆC CỦA CÁN BỘ VĂN PHÒNG SAU CHUYẾN CÔNG TÁC      Báo cáo với LĐ công việc nhà (CV / chưa giải quyết) bàn giao giấy tờ, tài liệu Thông báo lịch làm việc tiếp khách LĐ Đề nghị Tr đoàn CT chuyển tài liệu hình thành chuyến CT để lập Hồ sơ Kiểm tra, hệ thống hoá đơn, chứng từ để toán kinh phí tạm ứng Biên tập, soạn thảo văn liên quan đến chuyến CT (Báo cáo, Hợp đồng, Thư cảm ơn…) 37 Nghiệp vụ soạn thảo, biên tập văn lưuu trữ hồ sơ, tài liệu (1) Các loại văn CBVP thường soạn thảo : > Các loại Quyết định, Quy chế, Nội quy, Quy định > Công văn đề nghị, yêu cầu đôn đốc, nhắc nhở đơn vị, phận thực nhiệm vụ  Thông báo nội dung họp, kế hoạch, lịch làm việc quan lịch lãnh đạo  Soạn thảo chương trình, kế hoạch, dự án …  Báo cáo ngắn, báo cáo sơ kết, tổng kết  Thư từ giao dịch (trong nước )  Hợp đồng loại … 38  Nghiệp vụ soạn thảo văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu (2)       Các yêu cầu việc ST BH văn Đúng thẩm quyền, công dụng Đúng thể thức ( VN Quốc tế ) Nội dung phải có tính khoa học, tính khả thi, không trái pháp luật hành Trình bày, diễn đạt văn phong hành ST BH văn theo quy trình 39 Nghiệp vụ soạn thảo văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu (2) Các hồ sơ cần lập : - Cán văn thư : Lập tập công văn lưu - Cán chuyên môn: Lập hồ sơ công việc  Phương pháp lập hồ sơ ( theo hướng dẫn) - Công văn lưu : tập hợp văn theo thời gian, tác giả, loại văn - Hồ sơ công việc : tập hợp tài liệu theo nhiệm vụ, công việc, vấn đề giao phụ trách  Quản lý hồ sơ khai thác thông tin hồ sơ ( theo quy định hành) 40  Nghiệp vụ lễ tân giao tiếp hành     Nắm vững vận dụng quy định lễ tân (của VN quốc tế) Xác định hoàn cảnh hình thức giao tiếp Tuân thủ nguyên tắc GT Vận dụng kỹ GT hoàn cảnh cụ thể 41 Nắm vững vận dụng quy định lễ tân     Nghi lễ nhà nước tổ chức mít tinh, kỷ niệm, đón nhận danh hiệu cao quý Quy định nhà nước treo Quốc kỳ, chào cờ, hát quốc ca… Quy định tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế, đón tiếp khách nước Hiểu biết số nghi thức giao tiếp thông thường : Giới thiệu, đưa danh thiếp, bắt tay, dự tiệc… 42 Xác định hoàn cảnh hình thức giao tiếp Hoàn cảnh giao tiếp : * GT trực tiếp / gián tiếp (Tiếp xúc) * GT thức/ không thức (Mục đích) * GT mạnh/ yếu/ cân (Tâm thế) Hình thức giao tiếp : * Tiếp khách * GT qua điện thoại * GT qua hội họp * GT qua văn 43 Các nguyên tắc giao tiếp      Hài hoà lợi ích bên Tìm nhiều giải pháp (nhiều phương án) để giải vấn đề Coi trọng quy tắc đạo đức quy phạm pháp luật Coi trọng tầm quan trọng ảnh hưởng mối quan hệ Các nguyên tắc khác 44 Kỹ giao tiếp   Nghe & Nói * Điện thoại * Hội họp * Tiếp khách Đọc & Viết * Văn * Thư giao dịch, * Sách, báo 45 Giao tiếp qua điện thoại Giao tiếp qua điện thoại có ưu điểm hạn chế ? Nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại ? Những lưu ý giao tiếp qua ĐT ? 46 Giao tiếp qua điện thoại      Xưng danh ( quan, cá nhân) Ngắn gọn Bảo mật thông tin Chú ý giọng nói (nhẹ nhàng, rõ ràng) thái độ ( ân cần, lịch sự) Lưu ý : không để máy chờ lâu, đặt máy nhẹ nhàng, ghi chép thông tin đầy đủ, xác 47 Phần thứ tuư Quan hệ thư ký với lãnh đạo đồng nghiệp Quan hệ với lãnh đạo  Tôn trọng  Phục tùng (có thể bày tỏ ý kiến)  Bảo vệ uy tín lãnh đạo 48 Quan hệ với đồng nghiệp Hiểu biết lẫn  Tuương trợ, hợp tác  Chân thành, trung thực  49 Năng lực phẩm chất cần có cán văn phòng - - Năng lực chuyên môn Hiểu biết xã hội rộng Trình độ ngôn ngữ Năng lực quản lý sử dụng thời gian Khả tổ chức Khả thích ứng Sử dụng thành thạo trang thiết bị VP        Yêu nghề biết tự trọng nghề nghiệp Kỷ luật, tự giác, triệt để công việc Cẩn thận, chu đáo Quảng giao, cởi mở, biết tự kiềm chế Biết giữ kín thông tin Năng động, linh hoạt Tương trợ, hợp tác 50 Những hạn chế lợi nghề văn phòng (tham khảo) - - - Lưuơng thấp, khó tăng thu nhập Công việc ngày thay đổi, không chủ động Nhận thức LĐ số cán CQ vị trí, vai trò VP chưa đúng, đánh giá thấp…     Nơi làm việc ổn định Điều kiện làm việc tuơng đối tốt Nắm nhiều thông tin, quan hệ rộng Rèn luyện tác phong nhanh nhẹn, cẩn thận, chu đáo, dễ hoà hợp… 51 ... chức văn phòng quan, tổ chức, doanh nghiệp Lãnh đạo văn phòng (Phòng HC) : Chánh văn phòng ( Truưởng phòng hành chính) Giúp việc có Phó văn phòng (hoặc Phó Phòng HC) Các phận trực thuộc Văn phòng. .. doanh, QT Văn phòng Quản trị Văn phòng: Thực chất Hành phận văn phòng/ lĩnh vực văn phòng Hiểu cụ thể : HCVP hay QTVP việc tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động phận Văn phòng phận hành HCVP...   Hành ? Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức nguyên tắc hoạt động Văn phòng/ Phòng Hành ? Vai trò vị trí phận Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) quan, tổ chức, doanh nghiệp ? Để Bộ phận VP/ Phòng