Đề cương bài giảng nghiệp vụ hành chính văn phòng PGS TS vũ thị phụng

 Hiểu cụ thể hơn : HCVP hay QTVP là việc tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động của bộ phận Văn phòng hoặc bộ phận hành chính  HCVP hay QTVP vừa là một khoa học, vừa là một 5... Phầ

Đề cuương bài giảng

Chúng ta hãy bát đầu từ những câu hỏi

 Hành chính là gì ?

 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và

nguyên tắc hoạt động của Văn phòng/ hoặc

Phần một Hành chính và nghiệp vụ hành chính

 Có nhiều cách định nghĩa về hành chính

 Hiểu đơn giản nhất, Hành chính là việc Tổ chức, Quản lý và Điều hành hoạt động của :

> Một quốc gia, một nhà nước ( HC Quốc gia)

> Một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (HC cơ quan)

> Một đơn vị , một tập thể người lao động

 ở bất cứ đâu có hoạt động của con người, ở đó cần đến

Hành chính HC là khoa học về tổ chức và kiểm soát hoạt động của một tập thể và từng cá nhân

 HC hướng các hoạt động của từng cá nhân đến mục tiêu

chung, thống nhất và nhằm đạt được những hiệu quả cao

Nội dung và nhiệm vụ cụ thể của

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG (QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG)

 Quản trị : cũng có nghĩa tưuơng tự nhưu hành

chính, nhưng thường dùng cho các lĩnh vực, các

bộ phận có tính chất chuyên môn : QT doanh

nghiệp, QT tài chính, QT kinh doanh, QT Văn

phòng…

 Quản trị Văn phòng: Thực chất là Hành chính

trong bộ phận văn phòng/ lĩnh vực văn phòng.

 Hiểu cụ thể hơn : HCVP hay QTVP là việc tổ

chức, quản lý, điều hành hoạt động của bộ phận

Văn phòng hoặc bộ phận hành chính

 HCVP hay QTVP vừa là một khoa học, vừa là một

5

Phần thứ hai Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng (Phòng HC) các CQ, TC, DN

 Chức năng

 Nhiệm vụ

 Cơ cấu tổ chức

 Nguyên tắc hoạt động

CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG

CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

 CN Tham mưuu tổng hợp : Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và

xử lý

 CN Giúp việc (cho bộ máy lãnh đạo và quản lý)

- Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc

- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch

- Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan

- Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan ( CN Hậu cần)…

CN Đại diện : Là trung tâm, đầu mối giao tiếp của CQ

NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG (1)

 Tổ chức và thực hiện công tác thu thập, xử lý và

cung cấp thông tin để tham mưu cho lãnh đạo:

> Tổ chức và triển khai thực hiện công tác Văn thư -

Lưu trữ (nguồn thông tin văn bản)

> Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện thoại,

tiếp dân, khách hàng ( thông tin bằng lời)

> Tổ chức thư viện, mua sách, báo, tạp chí ; ứng dụng

công nghệ thông tin…( thông tin đại chúng)

> Tổ chức và thực hiện việc tổng hợp và xử lý thông

tin (theo từng vấn đề, từng lĩnh vực hoạt động)

NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG (1)

 Tham mưu cho lãnh đạo và các bộ phận quản lý:

> Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị

và toàn cơ quan ( giao ban)

biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề > Soạn thảo các văn bản để trình lãnh đạo xét duyệt,

phê chuẩn, ban hành.

> Theo dõi, tham mưu về đánh giá kết quả hoạt động và

xét thi đua, khen thưởng

NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG (2)

 Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động của cơ quan và các đơn vị :

> Xây dựng kế hoạch, lịch làm việc (tuần,

quý, tháng, năm)

> Đôn đốc các đơn vị về việc thực hiện KH > Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo,

lễ hội và các hoạt động giao lưu.

> Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo

và cán bộ của cơ quan.

NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG (3)

 Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm

việc cho cơ quan (Hậu cần).

> Tổ chức và theo dõi việc xây dựng, tu sửa,

nâng cấp cơ sở hạ tầng (trụ sở làm việc, phòng làm việc…)

> Mua sắm, bảo dưỡng, tu sửa, thanh lý các

trang thiết bị cho cơ quan.

> Quản lý tài sản, điều hành phương tiện đi lại phục vụ lãnh đạo và cán bộ trong CQ.

NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG(4)

 Tổ chức và thực hiện các hoạt động giao tiếp:

xuyên phải giao tiếp với khách.

tiếp.

trong phạm vi cho phép

Cơ cấu tổ chức của văn phòng các

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

- Bộ phận lưu trữ-tư liệu

- Bộ phận quản lý cơ sở vật chất ( Quản trị )

- Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan )

- Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ …

NGUYÊN TẮC HOAT ĐỘNG CỦA VĂN

1. Hoạt động theo nguyên tắc hành chính ( thủ

trưởng lãnh đạo )

2. Văn phòng của cơ quan cấp trên có nhiệm vụ

hướng dẫn, kiểm tra các nghiệp vụ chuyên

môn của công tác văn phòng đối với văn

phòng cơ quan cấp dưới

3. Quản lý cán bộ và nghiệp vụ chuyên môn

theo quy định của pháp luật và theo quy định của cơ quan

 Tổ chức bộ máy và tuyển chọn nhân sự VP

 Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc

( kế hoạch công tác) cho CQ và VP

 Tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện các chương trình, kế hoạch (tổ chức công việc)

 áp dụng các biện pháp kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện

KỸ NĂNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN MỘT SỐ NHIỆM VỤ CỤ THỂ CỦA

BỘ PHẬN HC- VP

1 Tổ chức thu thập, xử lý thông

tin và tham mưu cho LĐ.

2 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị,

hội thảo quốc tế.

3 Tổ chức soạn thảo văn bản, lưu

trữ hồ sơ.

4 Tổ chức các hoạt động lễ tân,

giao tiếp hành chính.

1 Tổ chức thu thập, xử lý và

cung cấp thông tin

 Tìm hiểu, nắm vững nhu cầu thông tin của c ơ quan và lãnh đạo

 Xác định nguồn thông tin và phương pháp thu thập thông tin

 Xử lý thông tin.

 Cung cấp thông tin

Phân tích nhu cầu về thông tin

của CQ & LĐ

Cán bộ VP cần tìm hiểu và phân loại

nhu cầu về thông tin của CQ và LĐ qua các tiêu chí sau :

* Nội dung thông tin.

* Thời gian của thông tin.

* Loại hình thông tin.

Thu thập thông tin

1 Xác định loại thông tin cần thu thập

2 Xác định nguồn ( nơi chứa) thông tin:

* Nơi sinh ra thông tin (CQ, TC, cá nhân)

* Kênh truyền thông tin ( công báo, báo chí,

truyền hình, phát thanh, mạng, con người…)

* Nơi lưu trữ thông tin

3 Phương pháp thu thập thông tin

* Tiếp nhận từ bưu điện hoặc sưu tầm

* Nghe, đọc, ghi chép, tính toán

* Sao chụp, tra tìm qua mạng…

Xử lý thông tin

 Phân loại, tập hợp, hệ thống hoá

thông tin theo mục đích sử dụng

của người dùng tin.

 Phân tích thông tin:

- Tách các TT (vấn đề) lớn thành các TT

(vấn đề) cụ thể, chi tiết và ngược lại.

- Nhận xét và lý giải các vấn đề rút ra

sau khi tách, hợp thông tin.

- Khi lý giải, cần nhìn nhận, đánh giá các

 Kiểm tra độ tin cậy (chính xác) của

thông tin.

Cung cấp thông tin

1 Xác định nội dung và loại TT

cần cung cấp.

2 Các hình thức cung cấp TT :

* Cung cấp thông tin bằng văn bản

- Tìm một hoặc nhiều văn bản

- Tổng hợp,Tóm tắt TT từ nhiều VB

* Cung cấp TT trực tiếp bằng lời.

3 Lưu trữ thông tin đã cung cấp

Kỹ năng tham mưuu

Kỹ năng tham mưu

1. Phát hiện và lựa chọn vấn đề cần tham mưu > Đúng chức trách.

KỸ NĂNG THAM MƯUU

> TM những phưuơng hưuớng lớn : cần phân tích, thuyết phục để tác động đến quan điểm, nhận thức của LĐ để LĐ suy nghĩ, quyết định.

> TM biện pháp triển khai, giải quyết các vấn

đề, các nhiệm vụ cụ thể: phải xác định thời gian, nhân sự, kinh phí, tiến độ…)

> TM cách giải quyết tình huống : nêu rõ mục đích ; góp ý và tư vấn cho LĐ cách nói, cách trả lời, cách xử trí trong một số tình huống cụ thể.

Thực hành

1/ Nêu một số thông tin mà anh chị thường thu

thập được trong quá trình theo dõi, giải quyết

công việc ở bộ phận Văn phòng ( hoặc Phòng

2 Nghiệp vụ tổ chức, điều phối

hoạt động của CQ & người LĐ

lịch làm việc của cơ quan và lãnh đạo

phán, lễ hội …

( trong và ngoài nước) cho LĐ

và cán bộ trong cơ quan

Muốn làm tốt những nhiệm vụ trên,

các cán bộ VP cần có năng lực tổ chức

công việc

Năng lực tổ chức công việc

 Nắm vững (bao quát) toàn bộ các công việc cần phải tiến hành để thực hiện một nhiệm vụ

 Nắm vững trình tự và mối quan hệ giữa các công việc.

 Có khả năng lựa chọn và phân công công việc cho

Thực hành tổ chức công việc

 Anh/ chị được LĐ giao nhiệm vụ tổ chức :

1 Tập huấn công tác văn thư, lưu trữ

2 Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ ở các đơn vị

3 Họp tổng kết về công tác văn thư, lưu trữ

 Hãy lập kế hoạch tổ chức với những nội dung sau:

1 Xác định tổng thể những công việc cần tiến hành

và trình tự thực hiện.

2 Dự kiến đối tượng tham dự và khách mời

3 Dự kiến các tài liệu cần chuẩn bị

Xây dựng, sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc cho CQ & LĐ

 Nắm vững và phân loại các hoạt

động của CQ & LĐ (Thời gian,

địa điểm, nhân sự, tính cấp thiết)

 Tuân thủ các nguyên tắc cơ bản:

Tổ chức các hoạt động hội họp, đàm phán (1).

 Giai đoạn chuẩn bị :

> Tìm hiểu mục đích, tính chất của cuộc họp

> Xây dựng kế hoạch tổ chức và chuẩn bị

các vấn đề cần thiết :

* Xác định thành phần tham dự

* Lập chương trình nghị sự

* Chuẩn bị địa điểm và trang thiết bị

* Chuẩn bị các văn bản, tài liệu

* Chuẩn bị cơ sở vật chất và kinh phí

Tổ chức hội họp, đàm phán (2 )

 Nhiệm vụ của NVVP trong giai đoạn

diễn ra cuộc họp :

> Kiểm tra lại công việc chuẩn bị

(địa điểm, tài liệu, trang bị)

> Tham gia đón tiếp đại biểu

> Tham gia điều hành cuộc họp

(Dẫn chương trình).

> Ghi biên bản cuộc họp

Tổ chức hội họp, đàm phán (3)

 Công việc của cán bộ văn phòng

sau khi cuộc họp kết thúc :

> Thu thập các tài liệu có liên quan

để đưa vào hồ sơ lưu trữ

> Kiểm tra và bàn giao các trang

thiết bị

> Thu thập các hoá đơn, chứng từ về

chi phí để thanh toán

> Biên tập hoặc soạn thảo các văn

bản theo yêu cầu của lãnh đạo

THẢO LUẬN, THỰC HÀNH

1. Kinh nghiệm của anh/ chị trong việc

tổ chức các cuộc họp ở cơ quan

2. Dự kiến các tình huống không mong

muốn có thể xảy ra trong cuộc họp.

3. Biện pháp chuẩn bị ứng phó hoặc giải

quyết nếu các tình huống đó xảy ra?

Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo và cán bộ của cơ quan

 Chuẩn bị các điều kiện cần thiết :

> Giải quyết các thủ tục hành chính

> Chuẩn bị phương tiện đi lại

> Liên hệ với nơi đến

> Chuẩn bị tài liệu chuyên môn.

> Chuẩn bị kinh phí và các trang bị khác.

LẬP KH CHO CÁC CHUYẾN CÔNG TÁC

đoàn)

chuẩn bị các biện pháp ứng phó.

CÔNG VIỆC CỦA CÁN BỘ VĂN PHÒNG

TRONG CHUYẾN CÔNG TÁC

- Liên hệ và giải quyết nơi ăn, nghỉ cho đoàn.

- Nếu được tham dự một số buổi làm việc : Ghi Biên bản, Chuẩn bị đầy đủ và thu thập các tài liệu cần thiết có liên quan

- Thu thập hoá đơn, chứng từ cần thiết về chi phí của đoàn

- Nhanh chóng tìm P/á để giải quyết các tình huống đột xuất

- Chuyển cho LĐ hoặc trưởng đoàn tất cả các tài liệu cần thiết

- Xin ý kiến LĐ về việc uỷ quyền giải quyết công việc ở nhà

- Ghi sổ những cuộc điện thoại, những người cần gặp LĐ và kịp thời thông báo cho LĐ để xin ý kiến

- Sắp xếp cẩn thận các công văn tài liệu nhận được khi LĐ đi CT

CÔNG VIỆC CỦA CÁN BỘ VĂN PHÒNG

SAU CHUYẾN CÔNG TÁC

 Báo cáo với LĐ những công việc ở nhà (CV đã / chưa giải quyết) và bàn giao giấy tờ, tài liệu

 Thông báo lịch làm việc và tiếp khách của LĐ

 Đề nghị Tr đoàn CT chuyển các tài liệu hình thành trong chuyến CT để lập Hồ sơ

 Kiểm tra, hệ thống các hoá đơn, chứng từ để thanh

toán kinh phí tạm ứng

 Biên tập, soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến

CT (Báo cáo, Hợp đồng, Thư cảm ơn…)

3 Nghiệp vụ soạn thảo, biên tập văn bản và lưuu trữ hồ sơ, tài liệu (1)

 Các loại văn bản CBVP thường soạn thảo :

> Các loại Quyết định, Quy chế, Nội quy, Quy định > Công văn đề nghị, yêu cầu hoặc đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị, bộ phận thực hiện nhiệm vụ

 Thông báo nội dung các cuộc họp, kế hoạch, lịch làm việc của cơ quan và lịch của lãnh đạo

 Soạn thảo chương trình, kế hoạch, dự án …

 Báo cáo ngắn, báo cáo sơ kết, tổng kết

 Thư từ giao dịch (trong và ngoài nước ).

Nghiệp vụ soạn thảo văn bản và

lưu trữ hồ sơ, tài liệu (2)

 Các yêu cầu của việc ST và BH v ăn bản

 Đúng thẩm quyền, đúng công dụng

 Đúng thể thức ( của VN và Quốc tế ).

 Nội dung phải có tính khoa học, tính

khả thi, không trái pháp luật hiện hành

 Trình bày, diễn đạt bằng văn phong

hành chính

 ST và BH văn bản theo đúng quy trình

Nghiệp vụ soạn thảo văn bản

và lưu trữ hồ sơ, tài liệu (2)

 Các hồ sơ cần lập :

- Cán bộ văn thư : Lập các tập công văn lưu

- Cán bộ chuyên môn: Lập hồ sơ công việc

 Phương pháp lập hồ sơ ( theo hướng dẫn)

- Công văn lưu : tập hợp văn bản theo thời gian, tác giả, loại văn bản

- Hồ sơ công việc : tập hợp tài liệu theo từng nhiệm

vụ, từng công việc, từng vấn đề được giao phụ trách

 Quản lý hồ sơ và khai thác thông tin trong hồ sơ

4 Nghiệp vụ lễ tân và giao tiếp hành chính

Nắm vững và vận dụng các

quy định về lễ tân

 Nghi lễ nhà nước về tổ chức mít tinh, kỷ

niệm, đón nhận các danh hiệu cao quý

 Quy định của nhà nước về treo Quốc kỳ,

chào cờ, hát quốc ca…

 Quy định về tổ chức hội thảo, hội nghị quốc

tế, đón và tiếp khách nước ngoài

 Hiểu biết một số nghi thức giao tiếp thông

thường : Giới thiệu, đưa danh thiếp, bắt tay,

Xác định hoàn cảnh và

hình thức giao tiếp

1 Hoàn cảnh giao tiếp :

* GT trực tiếp / gián tiếp (Tiếp xúc)

Các nguyên tắc giao tiếp

 Hài hoà lợi ích của các bên.

 Tìm nhiều giải pháp (nhiều

phương án) để giải quyết vấn đề.

 Coi trọng các quy tắc đạo đức và

quy phạm pháp luật

 Coi trọng tầm quan trọng và ảnh

hưởng của các mối quan hệ.

 Các nguyên tắc khác

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp qua điện thoại

1 Giao tiếp qua điện thoại có những ưu

điểm và hạn chế gì ?

2 Nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại ?

3 Những lưu ý trong giao tiếp qua ĐT ?

Giao tiếp qua điện thoại

 Xưng danh ( cơ quan, cá nhân)

 Ngắn gọn

 Bảo mật thông tin

 Chú ý giọng nói (nhẹ nhàng, rõ ràng)

thái độ ( ân cần, lịch sự)

 Lưu ý : không để máy chờ lâu, đặt máy

nhẹ nhàng, ghi chép thông tin đầy đủ,

chính xác.

Phần thứ tuư Quan hệ của thư ký với lãnh đạo

và đồng nghiệp

Quan hệ với lãnh đạo

 Tôn trọng.

 Phục tùng (có thể bày tỏ ý kiến).

 Bảo vệ uy tín của lãnh đạo

Quan hệ với đồng nghiệp

tác.

thực

Năng lực và phẩm chất cần có của các cán bộ văn phòng

trong công việc.

kiềm chế.

Những hạn chế và lợi thế của nghề văn phòng (tham khảo)

- Lưuơng thấp, khó

tăng thu nhập

- Công việc trong ngày

luôn thay đổi, không

 Rèn luyện tác phong nhanh nhẹn, cẩn

thận, chu đáo, dễ hoà hợp…