Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 4: Một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản cung cấp cho người học các kiến thức: Kỹ năng quản lý thời gian, tổ chức công tác lễ tân, tổ chức hội họp công tác xa của lãnh đạo. Mời các bạn cùng tham khảo.
Chương MỘT SỐ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG CƠ BẢN GV: NGUYỄN THỊ TIỂU LOAN BM: QTKD – Marketing Email: tieuloan.nguyen@gmail.com Nội dung Kỹ quản lý thời gian Tổ chức công tác lễ tân Tổ chức hội họp, công tác xa lãnh đạo Kỹ quản lý thời gian 4.1 Tầm quan trọng việc quản lý thời gian Bạn gặp rắc rối việc quản l{ thời gian? Bạn nổ lực để cải thiện điều này? 4.1 Tầm quan trọng việc quản lý thời gian Tầm quan trọng thời gian Làm toán Giá trị thời gian • Muốn hiểu giá trị năm, hỏi sinh viên vừa thi trượt kz thi quan trọng • Muốn hiểu giá trị tháng, hỏi người mẹ vừa sinh thiếu tháng • Muốn hiểu giá trị tuần, hỏi tổng biên tập tờ báo tuần • Muốn hiểu giá trị phút, hỏi người vừa lỡ chuyến xe • Muốn hiểu giá trị giây, hỏi người vừa đạt huy chương bạc Đại hội Olympic Vì bạn lãng phí thời gian Do bạn khơng có mục tiêu rõ ràng Do bạn không lên kế hoạch Do bạn làm việc thiếu khoa học Do bạn khơng chiến thắng thói quen thân Bạn cầu toàn Hãy đặt mục tiêu lập kế hoạch cho quỹ thời gian bạn Hoạch định đường bạn Quản lý hiệu thời gian • Lập mục tiêu cho năm, tháng, tuần • Lên kế hoạch để đạt mục tiêu cho năm tháng, tuần, ngày • Ln ln xác định mục tiêu cơng việc • Xếp thứ tự ưu tiên cho công việc 10 THƯ KÝ Là người chịu trách nhiệm ghi lại { kiến, định hay hành động thông qua họp 58 BIÊN BẢN HỌP Cần đầy đủ nội dung Người tham dự Nội dung thảo luận Những đinh đưa Những công việc phải thực 59 NGƯỜI THAM DỰ (PARTICIPANTS) Là người đại diện cho số đông người tham gia họp Ban lãnh đạo Trưởng phòng Trưởng phận Trưởng nhóm 60 Vai trị người tham dự Trước họp Trong họp Sau họp 61 Người tổ chức Vai trò: Sắp xếp thời gian địa điểm Thông báo mời họp Chuẩn bị tài liệu Chuẩn bị trang thiết bị, dụng cụ hỗ trợ 62 CÁC KIỂU BỐ TRÍ PHỊNG HỌP 63 KIỂU LỚP HỌC Ưu điểm Thuận tiện ghi chép theo dõi nội dung họp Thuận tiện cho thuyết trình, truyền tải thơng tin Tận dụng khơng gian tốt cho số lượng lớn người tham dự Nhược điểm Hạn chế tương tác Dễ đóng khung tư người nghe Áp dụng Phổ biến quy chế mới, Training số kỹ cho nhận viên 64 KIỂU CHỮ U Ưu điểm Dung hịa truyền tải thơng tin tương tác với khán giả (trình chiếu) Nhược điểm Khơng phù với số lượng lớn Chuyên quyền 65 KIỂU BÀN VNG Ưu điểm Tạo khơng khí hội họp, không gian chuyên nghiệp Thuận tiện cho ghi chép tương tác Nhược điểm Tạo khoảng cách dễ xuất “phe” đối lập Không phù hợp cho số lượng lớn tham dự hay cần trình chiếu Áp dụng Buổi họp trang trọng với số lượng nhỏ – thường thấy buổi họp hội đồng quản trị, ban giám đốc, thảo luận nhóm 66 KIỂU VÒNG TRÒN Ưu điểm Tạo thoải mái cho người tham dự Tạo tâm l{ bình đẳng nhấn mạnh vai trị cá nhân Tận dụng không gian Vô linh hoạt bố trí hoạt động hay luân chuyển thảo luận nhóm nhỏ/ lớn Nhược điểm Khơng phù với số lượng lớn Khơng tạo khơng khí trang trọng Áp dụng họpPhù hợp với buổi thảo luận nhóm, cần sáng tạo, đề cao tối đa vai trò người tham dự 67 KỸ THUẬT HỖ TRỢ CHO CUỘC HỌP Kỹ đặt câu hỏi -Sử dụng câu hỏi đóng mở Bây tất đồng { với kế hoạch phải khơng? Bạn nghĩ việc dành tới 15 triệu cho chương trình văn nghệ này? -Câu hỏi thăm dị Chính xác thực phương án phải không? -Câu hỏi tu từ Kiểu trình bày khơng tuyệt vời sao? 68 NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý TRONG CUỘC HỌP Cách phê bình Tránh ngắt lời người khác Nói q nhiều Thái độ đúng, lớn Điện thoại 69 Câu hỏi ôn tập Anh (chị) cho biết { nghĩa việc ứng dụng nguyên tắc 80/20 vào việc quản l{ thời gian Những nguyên nhân làm thời gian văn phòng Vai trò quan trọng việc hoạch định quản l{ thời gian Các cơng cụ quản l{ thời gian văn phịng Tầm quan trọng công tác lễ tân Các nguyên tắc công tác lễ tân 70 Câu hỏi ơn tập Quy trình đón tiếp khách Những nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại Vai trò việc hoạch định họp văn phòng 71 72 ... việc hành văn phịng Nhà quản trị cấp cao Mang tính chất dài hạn (5 năm trở lên) (CIO) Hoạch định chiến lược Nhà quản trị cấp trung Trên năm, năm Hoạch định chiến thuật Nhà quản trị thừa hành. .. nghe - Luôn thể vui vẻ, sẵn sàng giúp đỡ - Nói chậm so với bình thường - Chú ý phát âm rõ ràng - Xử lý khéo léo tình phát sinh 43 Cơng tác chiêu đãi khách 44 Chiêu đãi khách – nguyên tắc thứ - Quy... vực lễ tân - Bàn ghế tiếp khách - Sổ đăng k{ khách đến, quản l{ hẹn, sổ bàn giao công việc - Các máy móc thiết bị: điện thoại, máy tính,… (nếu cần) - Tủ đựng đồ uống - Sơ đồ quan - Danh bạ điện