Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 1 - Nguyễn Thị Tiểu Loan

Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 1: Tổng quan về quản trị hành chính văn phòng trình bày các khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng; tổng quan về quản trị hành chính văn phòng; công tác tổ chức văn phòng. Mời các bạn cùng tham khảo.

Công tác tổ chức VP

2

Văn phòng có vai trò như thế nào đối với tổ chức ?

Ban Giám Đốc

Chi nhánh B

Chi nhánh A

Văn phòng P.HCTH

P.Nhân sự P.Kinh doanh

p.Kế toán P.Marketing

5

Cơ cấu

VP

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Thảo luận: Văn phòng là gì?

Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ gì?

1.1.1 Khái niệm văn phòng (tt)

Đặc trưng của văn phòng

Là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm

cụ thể của từng cơ quan

Phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định Quy mô của các yếu tố vật chất

này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt

động của công tác văn phòng

1.1.2 Chức năng của văn phòng

Chức năng tham mưu, tổng hợp

Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý của cơ

Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý

các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo

đảm sử dụng có hiệu quả

11

quản lý của lãnh đạo, theo

dõi việc triển khai thực hiện

các quyết định

1.1.3 Nhiệm vụ của

văn phòng

12

- Quản lý vật chất cho hoạt

động của cơ quan

- Công tác văn thư lưu trữ

1.1.3 Nhiệm vụ của

văn phòng

13

Sự quản lý và tổ chức

15

Tổ chức và quản lý ?

Đàn kiến tha mồi

Vai trò của quản lý và quản trị trong tổ chức?

Dàn nhạc giao hưởng

Vai trò của quản lý và quản trị trong tổ chức?

Vậy Quản trị và quản lý là gì?

Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh

đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức (nhân

lực, vật lực, tài lực và nguồn thông tin) nhằm đạt được các mục tiêu chung đã đề ra

Chức năng tổ chức là gì?

Tác động đến người khác để đảm bảo đạt được mục

Kiểm tra việc thực

hiện so với những

mục tiêu đã đề ra

Xây dựng cấu trúc

tổ chức Phân bổ và sắp xếp các nguồn lực

Các nhà quản trị trong tổ chức

Nhà quản trị cấp cao

Nhà quản trị cấp trung

Nhà quản trị cấp cơ sở

HĐQT, Tổng giám đốc, Phó tổng

Giám đốc Phát triển chính sách

dài hạn, chọn lựa và đánh giá các

nhân viên điều hành chủ chốt

Các nhà quản lý, các trưởng phòng

Hỗ trợ quản lý cấp cao trong việc

hoạch định, phát triển kế hoạch

tầm trung, thiết lập các chính sách

phòng ban Các giám sát, trưởng nhóm

Thiết lập các kế hoạch chi tiết, giám

sát hoạt động hằng ngày, đề ra

nhiệm vụ cho từng cá nhân

1.2.1 Khái niệm quản trị hành chính VP

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ

chức, lãnh đạo và kiểm soát các công tác văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả

1.2.2 Chức năng của nhà Quản trị hành chính VP

Hoạch định công việc hành chính VP

Tổ chức công việc hành chính VP

Lãnh đạo công việc hành chính VP

Kiểm soát công việc hành chính VP

Nhà quản trị hành chính văn phòng thực hiện

chức năng hoạch định cho công tác văn phòng

Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường cho các hoạt động quản trị văn phòng

Hoạch định các công việc hành chính VP

- Hoạch định việc thu thập, xử lý, truyền thông tin

- Hoạch định các công tác tuyển dụng đào tạo nhân

sự

- Hoạch định cơ sở vật chất (văn phòng cần cơ sở vật chất gì, chi phí mua là bao nhiêu, có mua mới không,…?)

- Chi phí hoạt động hằng tháng, quý năm, các chi phí các ?

- Hoạch định các cuộc họp của cơ quan tổ chức

Chức năng tổ chức công việc văn phòng

Xác định các mối quan hệ giữa các nhân viên (thành viên) của văn phòng: ai làm gì, ai báo cáo với ai, ai ra quyết định sẽ làm những gì?

Chức năng tổ chức công việc văn phòng

Tổ chức văn phòng gồm 2 nội dung cơ bản:

Thiết lập bộ máy văn

phòng phù hợp với

chức năng được giao

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn

phòng (thực hiện các nghiệp vụ VP)

Chức năng lãnh đạo của nhà quản trị văn phòng

Theo dõi, đôn đốc nhân viên

Thúc đẩy tinh thần làm việc , thắp lửa cho nhân viên

Thực hiện khen thưởng, kỷ luật

Thực hiện việc tuyển dụng và đào tạo,…

Chức năng kiểm tra (kiểm soát)

- Xây dựng hệ thống kiểm tra nội bộ

- Thực hiện kiểm tra trong khi làm việc:

Quan sát theo dõi hành vi Theo dõi thông tin qua mạng máy tính Kiểm tra đột suất

- Kiểm tra các thành quả sao khi làm việc

Quản trị hành chính văn phòng

34

QUẢN LÝ HIỆU QUẢ NGUỒN THÔNG TIN

HOẠCH ĐỊNH

Hoạch định xử lý

thông tin; công tác

văn thư; lao động

của văn phòng,…

LÃNH ĐẠO

TỔ CHỨC KIỂM SOÁT

Dẫn dắt và giám sát hiệu quả , thực hiện tuyển dụng, đào tạo nhân sự, …

Thiết lập và cải thiện

Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng

• Kinh tế,

xã hội

• Khoa

học kỹ thuật

và cơ cấu của

TC

Con người

Quy chế hoạt động

Cơ sở vật chất

kỹ thuật

văn phòng

36

1.3.1 Cơ cấu tổ chức của VP

• Tùy thuộc vào quy mô, mục đích và loại hình sản phẩm của cơ quan, đơn vị

37

Cơ cấu tổ chức của văn phòng

Văn phòng doanh nghiệp

So sánh sự khác nhau cơ bản giữa Văn phòng thực

hiện công tác hành chính công và Văn phòng doanh

nghiệp?

39

Sơ đồ Tổ chức Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ

nghĩa Việt Nam năm 2015

1.3.1 Cơ cấu tổ chức của VP (tt)

TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ

TRƯỞNG PHÒNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KIỂM TRA – SẢN XUẤT

TRƯỞNG PHÒNG ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG

TRƯỞNG PHÒNG

KỸ THUẬT

GIÁM ĐỐC NHÀ MÁY 1

GIÁM ĐỐC NHÀ MÁY 2 ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO

1.3.1 Cơ cấu tổ chức của VP

Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng doanh

nghiệp (lớn và vừa)

Văn phòng doanh nghiệp có những đặc điểm gì khác

sơ với văn phòng cơ quan hành chính công?

Chức năng và nhiệm vụ của VP doanh nghiệp

Xây dựng các chương trình kế hoạch cho cơ quan

Theo dõi đôn đốc các cơ quan đơn vị thực hiện đúng chương trình kế hoạch

Truyền đạt các quyết định của HĐQT, BGĐ

Thực hiện công tác hành chính văn thư lưu trữ

Thực hiện các hoạt động: tổ chức hội họp, hoạch định chuyến đi công tác của lãnh đạo, quản lý công tác an ninh

Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho cơ quan,

Cơ cấu tổ chức của văn phòng DN

• Công tác thông tin tổng hợp

• Công tác văn thư, lưu trữ

• Thi đua khen thưởng

• Lễ tân, bảo vệ,…

Bộ phận hành chính tổng hợp

• Quản lý trang thiết bị, phương tiện đi lại

• Điện nước

• Y tế, phòng cháy chữa cháy

Bộ phận quản trị

Phòng Hành chính tổng hợp của doanh nghiệp nhỏ

45

1.3.2 Tổ chức nơi làm việc của VP

Vai trò của không gian và nơi làm việc

Thiết kế không gian văn phòng

Hãy vạch ra kế hoạch sơ lược cho việc thiết kế không gian văn phòng cho Chi nhánh của một công ty Viễn thông với số lượng nhân viên là 4

Đây là văn phòng giao dịch của công ty

Hãy vạch ra kế hoạch sơ lược cho việc thiết kế không gian văn phòng cho phòng làm việc của một trường

Đại học với số lượng là 5 thành viên

47

Các phương pháp bố trí không gian VP

Bố trí kín: tách

bạch từng BP, có

tường xây ngăn cách

Bố trí mở: Không gian rộng lớn, thường được thiết

kế theo từng ô

Bố trí hỗn hợp:

kết hợp 2 kiểu trên

Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa

các bộ phận

Các phương pháp bố trí không gian VP

Mô hình kiểu

phân tán

Mô hình kiểu tập trung

Bố trí hỗn hợp

49

Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công việc VP

1.3.2 Tổ chức không gian làm việc

Cần chú ý những điều gì khi tổ chức không gian

1.3.2.1 Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc

Tham khảo thiết kế văn phòng Chi nhánh công ty Novaref

1.3.2.1 Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc

Tham khảo thiết kế văn phòng của Cty TNHH Nhật Huy

1.3.2.1 Nguyên tắc tổ chức nơi làm việc

Chọn lựa bàn ghế trong VP làm việc theo đối tượng sử dụng

Mẫu bàn có vách ngăn Bàn Workspace Duplex

53

1.3.2 Nguyên tắc tổ chức nơi làm việc

Lưu ý các yếu tố ánh sáng, nhiệt độ

55

1.3.2.1 Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc

Trang trí và màu sắc

Gam màu nóng giúp không gian làm Những chậu cây xanh cùng thảm trúc

1.3.2.1 Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc

Kiểm soát tiếng ồn

57

1.3.2.1 Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc

Yếu tố phong thủy

Những chậu cây xanh cùng thảm trúc

1.3.2.1 Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc

- Đáp ứng nhu cầu sử dụng

- Phù hợp với mối tương quan giữa các luồng công

việc, người làm việc và thiết kế làm việc

- Tạo môi trường làm việc khoa học giúp nâng cao

hiệu suất công việc và đảm bảo sức khỏe

- Tiết kiệm chi phí

- Đảm bảo an toàn kỹ thuật và an toàn lao động theo

quy định

59

Một số nguyên tắc thiết kế văn phòng hiện đại

1.3.2.2 Áp dụng tiêu chuẩn 5S

Seri Sàng lọc

Seition Sắp xếp

Seiketu Săn sóc

Shiketsuke Sẵn sàn

Seiso Sạch sẽ

61

1.3.3 Trang thiết bị VP & hiện đại hóa công tác VP

1.3.3.1 Trang thiết bị văn phòng

Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tác VP mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau

Cách sử dụng các loại máy móc văn phòng

Sử dụng máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy

63

1.3.3.2 Hiện đại hóa công tác văn phòng

Văn phòng điện tử - Văn phòng không giấy

Câu hỏi ôn tập

1 Anh (chị) hiểu như thế nào về khái niệm văn phòng?

2 Vì sao cho rằng văn phòng thực hiện chức năng trợ

giúp điều hành? Tìm ví dụ thực tế

3 Công việc hành chính văn phòng có khác với công việc quản trị hành chính văn phòng không? Hãy giải thích và cho ví dụ

4 Hãy phân tích khái niệm của Quản trị hành chính văn phòng?

5 Cần chú ý những vấn đề gì khi tổ chức không gian làm việc của Văn phòng?

65

Câu hỏi ôn tập

6 Để thực hiện chức năng hoạch định, nhà quản trị hành chính văn phòng thực hiện những nhiệm vụ

gì?

7 Nêu lên ý kiến về nhận định “Văn phòng có cơ

cấu tổ chức khác nhau thì có chức năng khác nhau”

8 Nêu ý kiến của anh (chị) về việc triển khai loại

hình “Văn phòng không giấy” trong công tác quản lý văn phòng tại các doanh nghiệp Việt Nam

67