Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƢỜNG CĐ KINH TẾ - KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH NGHIỆP VỤ VỤ THƯ KÝ VĂN PHỊNG Tháng năm 2021 LỜI NĨI ĐẦU Những năm gần đây, kinh tế Việt Nam phát triển, nhiều quan, to chức doanh nghiệp cần đến lao động co nghiệp vụ kỹ nang người thư ký Thư ký nghề nhiều người, lớp trẻ ngày lựa chọn Nhưng nghề thư ký đại ngày địi hỏi nhiều kỹ hơn, đảm nhiệm cơng việc phức tạp Phạm vi chuyên môn nghiệp vụ thư ký bao qt rộng, ngồi nghiệp vụ hành văn phòng bao hàm số nghiệp vụ chun mơn, dịch vụ khác kế tốn, tài chính, quản trị nhân sự, quản trị văn phòng, thống kê tổng hợp, lễ tân đối ngoại Do đó, muốn thỏa mãn yêu cầu ngày cao thị trường lao động người thư ký phải đào tạo theo nội dung chương trình qui định Bằng kinh nghiệm nhiều năm đảm trách công việc thư ký văn phịng quan, cơng sở, doanh nghiệp, cộng với tham khảo học tập, kế thừa kiến thức giáo trình thư ký biên soạn năm trước Tiến sỹ Dương Văn Khảm, Tiến sỹ Trần Hoàng, kỹ đồng nghiệp trực tiếp làm thư ký, giảng dạy thư ký trường thuộc hệ thống giáo dục Việt Nam, biên soạn giáo trình Nghiệp vụ thư ký nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dạy học tập giáo viên sinh viên chuyên ngành Thư ký văn phòng Thư ký giám đốc Giáo trình gồm 10 chương: Chương I: Những vấn đề chung thư kỹ Chương II: Kỹ giao tiệp cóng sơ Chương III: Tộ chưc phóng làm việc Chương IV: Nhiệm vụ người thư kỹ cóng tàc văn thư Chương V: Người thư kỹ với hóàt động thóng tin liện lac Chương VI: Xàỹ dưng chương trình, kế hoạch Chương VII: To chức càc cụọc họp, hoi nghị Chương VIII: To chưc càc chủỹện cong tàc Chương IX: Tiệp khàch đãi khàch Chương X: Tác phong, nếp sống vá tính thẩm mỹ củá người thư kỹ cơng sở Giáo trình tác giả cố gắng biên soạn tương đối hoàn chỉnh, với hy vọng mang đến kiến thức nghiệp vụ thư kỷ, giúp cho giáo viên, học sinh vá người muốn lựa chọn nghề thư kỷ đát đưởc mục tiêu Tuy nhiên, thư kỷ nghề phát triển mạnh vào năm gần đây; việc vận dụng kiến thức nghiệp vụ thư kỷ phụ thuộc vào khả năng, trình độ nẩng đơng người Do đó, giáo trình khơng tránh khỏi thiếu sót nhất2 định, mong góp ỷ đồng nghiệp, sinh viên vá ngưởi quan tám đến lĩnh vực náỹ để giáo trình hoàn thiện MỤC LỤC Trang Mục lục Lời nói đầu Chƣơng I: Những vấn đề chung ve ngƣời thƣ ky Chƣơng II: Kỹ nang giao tiếp công sờ Chƣơng III: TƠ chƣc phơng lam việc Chƣơng IV: Nhiệm vụ cua ngƣời thƣ kỹ công tac van thƣ Chƣơng V: Ngƣời thƣ kỹ vời hoạt đọng thông tin liến lac Chƣơng VI: Xay dƣng chƣờng trình, kế hoach Chƣơng VII: To chƣc cac hop, hoi nghị Chƣơng VIII: To chƣc cac chuyến cong tac Chƣơng IX: Tiếp khach va đai khách Chƣơng X: Tac phong, nếp song va tính tham mỹ cua ngƣời thƣ kỹ cong sờ Chƣơng I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGƢỜI THƢ KÝ I Khai niệm, chức năng, nhiệm vụ ngƣời thƣ ký Khăi niệm Trong năm gần đây, khai niệm thƣ ky đƣợc sử dụng rộng rãi xa hội Trong thực tế, tụy tƣng chƣc nãng nhiệm vụ cua cô quan, to chƣc mã ngƣôi thƣ ky đam nhiệm nhƣng cong việc nhiệụ khac nến đa co nhƣng khai niệm vế thƣ ky đƣợc hiếu theo cac nghĩa khac nhau, co nệụ mọt vai khai niệm sau: Thệo Tƣ điện tiếng Việt tác giả Đào Duy Anh thƣ ký “là ngƣời giụp việc biện chép, viết lách, lam cac cong việc vệ giấy tô; la ngƣôi lam nhiệm vụ soan thao van ban giấy tợ qụan trong, điếu hanh cac cong việc hang cua mọt to chƣc, cô qụan; la ngƣôi giụp việc mọt nhan vật cao cấp cac cong việc vế giấy tờ, giào thiệp, sàp xếp chuàn bị nội dung cong việc hàng ngày” Thếo cac tac gia Pham Hƣng, Lệ Van In, Nghiệm Ky Hong “Thƣ ký đƣợc hiểu trƣơc hết la ngƣôi lao đông, la ngƣôi nam nhiệụ thong tin, biết nhiệụ vấn đế va lam đƣợc nhiệụ việc” Thếo qụan điếm cua Khoa Van ban va Cong nghệ Hanh chính, thụộc Hoc viện Chính trị - Hanh Qụốc gia TP Ho Chí Minh “Thƣ ky la ngƣơi giụp việc, trợ giụp cho mot tap quan ly hoạc ca nhan mọt thụ trƣông đế giụp cho cac cấp quan ly đat đƣợc hiệụ qua hoat đong cao hợn” Thếo Hiệp hoi Thƣ ky chuyến nghiệp (IPS)“Thƣ ky la trợ ly cua cấp quan trị, la ngƣợi nam vƣng cac nghiệp vụ hanh van phịng, co kha nang nhạn lanh trach nhiệm ma khong can kiếm tra trƣc tiếp, co oc phan đoan, sang kiến va biết đƣa qụyết định pham vi quyến hàn củà mình” Thếo PGS - TS Vụ Thị Phụng (Trƣợng Dai hoc Khoa hoc Xa hoi va Nhan van - Dai hoc Quoc gia Ha Noi): “Thƣ ky van phong la ngƣợi đƣợc giao đam nhan mot phan hoac toan bo cac cong việc co liến quan đến nhƣng lĩnh vƣc chụyến mon cua van phong nhƣ quan ly van ban, ho sợ tai liệụ; đam nhan cac yệụ caụ vế thong tin, liến lac, giao tiếp va to chƣc, sap xếp cong việc hang nham ho trờ, phuc vu cho hoat đông cua mot cờ quan hoăc ngƣời lanh đao cua mọt quan, to chức va doanh nghiệp” Nhƣ vậy, từ cách hiểu khác nhau, khái niệm thƣ ký đề cập tới nội dung sau: Thứ nhất: la ngƣời đƣờc giao lam cac cong viếc co liến quan tời cong tac van thƣ, liến lac thƣ tín va thu tuc hanh cac van phong (nhan viến van thứ, lứu trữ, lệ tân ) Thứ hai: ngƣời đƣờc giao ghi chếp hay soan thao nhƣng van bản, giấy tờ quan trong cuoc hop, hoi nghị, hoi thao (thứ ky hoi nghị, thƣ ky hoi đong khoa hoc) Thứ ba: ngƣời giup viếc cho thu trƣờng cờ quan hay ca nhan co vị trí cao cấp cong viếc hang ngày, đƣờc hiểu la thƣ ky riếng hay trờ ly (trờ ly giam đốc, thƣ ky riêng cua Bo trƣờng) Thứ tư: hiến Viết Nam nhƣ giới thƣ ky đƣờc hiếu la cac chƣc danh quản lý nhƣ: Chánh, Pho Văn phòng; Trƣờng, Pho phong Hanh Từ nghĩa trên, tới khái niệm chung nhất: “Thư kỷ người giúp việc cho tập thể cá nhân lãnh đạo quan, tổ chức, doanh nghiệp; thực cơng việc có liên quan tới văn công việc tổ chức nhằm hô trợ cho trình quản lỷ điều hành lãnh đạo” Chức nang ngƣời thƣ ký Lao đọng cua nhà lanh đao la loai hình lao đong phƣc tap va co ảnh hƣởng trực tiếp đến nang suất hiếu qua cong viếc cua tổ chức Đế ngƣời lanh đao co nhiều thời gian suy nghĩ sang tao, ban hành định đắn, tùy cấp độ vị trí lãnh đạo, can co mọt hoăc nhiếu ngƣời làm nhiệm vụ thƣ ky, giúp việc Thếo V.I.Lế-nin nhiệm vụ ngƣời thƣ ký la loai lao đông “đế tất ca cac vấn đệ đứơc chon loc va đanh gia sơ bọ” Chƣc nang cua ngƣời thƣ ky la giup viếc cho cong tac quan ly va điếu hanh cua lanh đao cung nhƣ cua to chƣc, giai phong lanh đao khoi nhƣng cong viếc vu, tap trung vao cac cong viếc quan Chƣc nang ngƣời thƣ ký chia thành hai nhóm sau: Nhom chƣc nang liến quan đến cong tac to chƣc thong tin phục vụ cho lãnh đạo bao gom: xay dựng va ban hanh van ban, to chƣc quan ly va giai van bản; xử lý phân tích tổng hợp thơng tin để bảo đảm thơng tin cho hoạt động quản lý; theo dõi báo cáo kịp thời việc thực cảc định quản lý, thị cua ngƣời lãnh đạo Nhom chực nảng thuộc vế công tảc tổ chực bao gồm: lập kế hoạch làm việc, lịch tiếp khách lãnh đạo; tổ chực thực việc giao tiếp; tổ chực họp, hội nghị; chuản bị cho lãnh đạo cơng tảc; tổ chức, xếp phịng làm việc Nhiệm vụ ngƣời thƣ ký Với chức mình, ngƣời thƣ ký hàng ngày phải thực nhiều cơng việc khác nhau, chí có ngƣời cho cơng việc ngƣời thƣ ký đƣợc ví von chữ “bƣng, bê, kê, dọn; dầu, đèn, kèn, trống” Thực tế nhiệm vụ ngƣời thƣ ký nhƣ Các nhiệm vụ ngƣời thƣ ký đƣợc thể nhóm nhiệm vụ sau: 3.1 Những nhiệm vụ ca nhan Trong hoạt động mình, ngƣời thƣ ký phải độc lập thực công việc nhƣ tiếp khảch đến liến hệ công tảc; chuẩn bị cảc chuyến công tảc cuả thu trựởng, giữ liến lảc với lãnh đạo lãnh đạo công tảc; giảô tiếp điến thôải; phân phối thông tin truyền đạt công việc 3.2 Những nhiệm vụ liên qụan đến van ban Đây công việc chiếm nhiều thời gian làm việc ngƣời thƣ ký Đó cơng việc nhƣ sôản thảô, đảnh mảy văn theo yêu cầu ngƣời lãnh đạo; chuyển giảô vản bản, hồ sơ tới cảc (đơn vị, bô phản thếô yếu cảu nhà quản lý; giải vản đớn giản thếô thị cuả lãnh đạo, lập hồ sơ công việc, hô sớ nguyên tảc; ghi biến cảc cuôc họp, cảc cuôc thảô luận 3.3 Những nhiệm vụ tổ chƣc công việc Một nhiệm vụ quan trọng thƣ ký tổ chức phối hợp tổ chức, xếp công việc lãnh đạo nhƣ thân thƣ ký Đó xử lý văn bản; biên tập tổng hợp xây dựng đề án; thảm giả xảy dựng chƣơng trình, kế hơạch cơng tảc củả quản, tổ chức, dôảnh nghiệp; sảp xếp phơng lảm viếc cuả lãnh đạo Ngƣời thƣ ký cịn thực nhiều công việc theo yêu cầu công tác nhƣ bảơ cảơ tình hình hoạt động chung quan, doanh nghiệp hay cung cấp thông tin theo yêu cầu lãnh đạo; làm việc với tài chính, ngân hàng, cơng ty bảo hiểm, luật sƣ, tịa án; thực nghiệp vụ kế toán; quản ly thƣ viện, tủ tƣ liệu riêng củả lãnh đạo, làm phiên dịch cho lãnh đạo Nhƣ vậy, nói nhiệm vụ ngƣời thƣ ký đa dạng, với yêu cầu chất lƣợng công việc khác Điều địi hỏi ngƣời thƣ ký phải có hiểu biết rộng, am tƣờng chuyên môn nghiệp vụ nhƣ kỹ nghề nghiệp thành thạo, có nhƣ hồn thành tốt nhiệm vụ II Vị trí, yêu cầu ngƣời thƣ ký Vị trí ngƣời thƣ ký Ngƣời lãnh đạo - với trách nhiệm ngƣời đứng đầu quan, tổ chức, hàng ngày phải thực khối lƣợng công việc rat lớn liên quan tới nhiêu lĩnh vực, nhiêu vấn đê khảc nhảu để điều hành quan, tổ chức Thƣ ky thực cô vải trô quản trong việc hỗ trợ ngƣời lãnh đạo thực có hiệu trách nhiệm Vị trí cuả ngƣời thƣ ky thể hiên cu thê nhƣ sảu: Thư kỷ người thu thập, cung càp thông tin kịp thời, đầy đu xác cho hơàt đơng qn ly điều hành củà lánh đàô Thông tin phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức đến từ nhiêu ngn khảc nhảu, viêc thu thảp thông tin cách đảy đủ, xử ly thơng tin xảc nhƣ báo cáo kịp thới chô lãnh đạo hôảt đông hàng ngày cuả ngƣời thƣ ký Thƣ ký lả “bộ nhớ” lanh đạo Ngƣời lãnh đạo hàng ngày phải giải khối lƣợng công việc lớn với nhu cầu thông tin đa dạng, thƣờng xuyên yêu cầu thƣ ký cung cấp thông tin nhƣ số liệu, báo cáo, đề án, kế hoạch, thông tin quy phạm pháp luật có liên quan Vì thế, ngƣời thƣ ky cần phải có phƣơng pháp lƣu trữ thơng tin cách khoa học thông qua xếp văn bản, sổ sách, giấy tờ, hồ sơ lƣu trữ phƣơng tiện kỹ thuật để dễ dàng tra tìm cung cấp kịp thời phục vụ lãnh đạo Cô trí nhớ tốt, xảc điều quan trọng để giúp ngƣời thƣ ký hoàn thành nhiệm vụ cách nhanh, có hiệu Thư kỷ người noi liền trì càc moi quàn c lành đạo nơi bơ bền ngồi Hơảt đông cuả lảnh đảô gản liên với cảc môi quản đả chiêu trơng ngồi quản, tổ chức Trơng nơi bơ cớ quản, tơ chƣc, mối quan hệ công tác với nhƣng cản bô, viên chƣc thuôc quyên Với môi trƣớng bên ngôải quản với lãnh đạo cớ quản cấp trên, quan cấp dƣới, lãnh đạo quan tổ chức đối tác; với cớ quản, tô chƣc nƣớc ngôải; với quyên địả phƣơng nơi đong trụ sở Tat ca cac moi quan hệ đƣớc thƣc hiên thơng nhiêu hình thức khảc nhảu nhƣ qua văn bản, điên thôải, giảô tiếp hôp, hội nghị vả phần nhiều thông nhân tố trung giản lả ngƣới thƣ ky Chính vảy, ngƣời thƣ ky bảng viêc thƣc thi nhiêm vu cuả gơp phản quan trong việc dụy trì va thiết lap cac moi quan hệ đa chiệụ đo Thai đo va phong cach lam việc cua ngƣời thƣ ky sệ gop phan tang cƣợng, mợ rong cac mối qụan hệ nhƣng cụng co gay anh hƣợng tiếu cƣc tợi cac moi quan hệ đo Thư kỷ người gop phần đầm bảo cho hoạt động lãnh đạo đặn vả thong suot Trong qua trình thƣc nhiệm vụ quan ly, điếu hanh, ngƣợi lanh đao phai tiến hanh nhiệụ cac hoat đong khac nhau: hoi hop, đam phàn, giàộ tiếp vời quy mo, tính chất, thành phàn khác Dế cac hoat đong đo đƣợc tiến hanh co hiệụ qua can phai sap xếp mot cach khoa hoc va hợp ly khong sế gay anh hƣợng đến hiệụ qua hoat đong cua cợ qụan cụng nhƣ ụy tín cua lanh đao Việc sap xếp, tổ chức hoạt động cung la trach nhiệm cua ngƣợi thƣ ký Yệu cău đối vôi ngứôi thứ ký Dế co lam việc đƣợc tot, ngoai yệụ caụ đam bao đụ sƣc khoế nhƣ nhƣng loai hình lao đong khac, ngƣợi thƣ ky can co nhƣng yệụ caụ sau: 2.1 Yệu cău vệ lức chuyện mốn nghiệp vu 2.1.1 Thư ky phải co trình đo chuyên mon nghiệp vụ vững vàng Ngƣời thƣ ký phải hiếu biết sau sac thành thạo nghiệp vụ chun mơn Các nghiệp vụ chun mơn nhƣ: Biên tập xử lý văn bản; nhận nói điện thoại; tiếp khách, đãi khách; thụ thap, xử ly thong tin; tổ chức hội nghị; tổ chức chuyến công tác; đánh máy, in phát hành văn bản; lập hồ sơ; hỗ trợ công tác quản lý; làm việc với tài chính, ngân hàng, bảo hiểm ngƣời thƣ ký phải thực nhanh chóng, xác theo yêu cầu Ngƣời thƣ ký phai co kha nang truyện đat va hƣợng dan cac nghiệp vụ chuyện mon cho ngƣợi khac Trong cợ quan, tổ chức, doanh nghiệp co nhiều thành viên với nhiệụ lƣa tuổi kinh nghiệm, kiến thƣc khac Do đo can co trao đoi, truyện đat kinh nghiệm, hoc hoi kiến thƣc nham mục đích đam bao cho hoat đong cua cợ quan đƣợc thong suot va hiệụ qua Để thực nhiệm vụ chung, ngƣời thƣ ky can truyện đat, hƣợng dan đế đồng nghiệp, đối tác thƣc thếo đung yệụ caụ chuyện mon Ví dụ: thể thức văn đơn vị soạn thảo trình bày khơng theo quy định, thƣ ký cần giúp đỡ hay hƣớng dẫn đơn vị thực lại cho 2.1.2 Chu động, đoán cong việc Thƣ ky phai luon chu đọng, linh hoat việc thƣc chƣc trach ma đa đƣợc giao, nam vƣng nhiệm vụ, phai tự tìm toi, sap xếp, triến khai cơng viếc, đế rả cảc phựớng ản giải không lế thuôc vảô cấp trến Công viếc sảu thực hiến xông phải tự kiếm trả, đôi chiếu lải đế phảt hiến cảc sải sôt, nhảm lản vả kịp thới sựả chựả Đảy mơt trơng nhựng tiếu chí đế đảt đựớc tín nhiếm, lơng tin cuả lảnh đảơ vả đông nghiếp Sự chu đông thƣ ký đƣợc hiến thông việc hôản thảnh xuất sảc nhiếm vu cuả mình, ln y thực nảng đơng, sảng tảô trông viếc thực thi nhiếm vụ, biết phản đôản nhựng yếu cảu cuả lảnh đảô, chu đông thực công việc cần thiết mà không đợi phải nhắc nhở Yếu cảu nảy đôi hôi thự ky phải nảm vựng chuyến môn nghiếp vu, nhảnh nhẹn cung nhự tính đơản trơng cơng viếc Trơng q trình thực nhiệm vụ, lúc việc diễn theo chƣơng trình kế hoạch đƣợc xây dựng từ trƣớc, đơi có tình bất ngờ ảnh hƣởng tới cơng việc chung Do đó, ngƣời thƣ ký phải biết linh hoạt vận dụng kinh nghiệm khả đoán để đƣa cách xử lý tình thích hợp mà khơng ảnh hƣởng tới cơng việc hay uy tín lãnh đạo Tuy nhiên, cách xử lý tình cơng việc phải dựa quy tắc, quy định tổ chức, phải phù hợp với thẩm quyền nhiệm vụ 2 Yệụ caụ vệ ký nang /^ I7Ạ 1_^_ V _ _ 2.2.1 co kỹ nàng tố chức phối hợp làm việc khoa học Phƣơng pháp làm việc khoa học đƣợc hiểu thực nhiệm vụ cần phải suy nghĩ thấu đáo, có hệ thống dựa xác thực Ngƣời thƣ ký thực nhiệm vụ cần phải suy xết vấn đế hết sực thấu đảơ mơi khíả cạnh, mơi gơc trựớc đựả rả định cuối cung đế thực hiến Công việc ngƣời thƣ ký mang tính trớ giup vả môt phản phu thuôc vảô hoạt động lãnh đạo Việc xếp, tổ chứchớp lý công việc quan trọng đảm bảo cho ngƣời thƣ kýhồn thành đầyđủ cơng việc đƣợc giao theo tiến độ, yêu cầu Ví dụ: viếc xây dựng kế hoạch làm việc hàng ngày, hàng tuần cách chi tiết, khả thi giúp thƣ ký thực tốt nhiệm vụ theo yêu cầu Trong nhiều trƣờng hợp, để hoàn thành đƣợc nhiệm vụ mình, ngƣời thƣ ký phải phối hợp, cộng tác với đồng nghiệp cách chặt chẽ Điều địi hỏi thƣ ký phải có phối hợp cách tích cực, chủ động với đồng nghiệp tinh thần hợp tác, hiểu biết lẫn lợi ích chung 2.2.2 Kỹ giao tiếp, ứng xử Một công việc ngƣời thƣ ký thƣờng xuyên giao tiếp với lãnh đạo, với đồng nghiệp với đối tác Đâỹ la công việc mà ngƣời thƣ ký phải có khả quan sat va phan loai đoi tƣờng giao tiếp thong qua hình thức bên ngồi nhƣ tuổi tac, trang phục, hình dang, phong cach; kha nang dự đoan đong cơ, nhu cầu đối tƣợng giao tiếp để đƣa phƣơng án phù hợp Nghế thuật đat moi quan hẹ, nhaỹ cảm, kha nang phan tích, phan đoan tình với ton đoi tƣờng giao tiếp giúp cho thƣ ký tiến hành trao đổi, phối hợp làm việc đƣợc thuận lợi Phong cach giao tiếp khong đờn gian la nhƣng biếu hiến co tính thƣờng xụỹến, liến tục hanh vi ma phan anh trình đo van hóa, trình đo hoc vấn, thai đo ton va kha nang thu hụt cua ngƣời thƣ kỹ vời đoi tƣờng giao tiếp Điếu naỹ cung co nghĩa đế co mọt kỹ giao tiếp tết, ngƣời thƣ kỹ phai lựa chon hanh vi phu hờp vời đoi tƣờng giao tiếp,văn hoa giao tiếp, môi trƣờng giao tiếp Thái độ ton trọng, phong cách tự tin, ngon ngữ chuẩn xác kết hợp với nhƣng nghi thƣc giao tiếp cờ ban biểu hiến cua mọt phong cach giao tiếp tất Phong cach giao tiếp tot sế giúp thƣ kỹ bƣờc đau tao ấn tƣờng va niếm tin vời đoi tƣờng giao tiếp 2.2.3 Ky nang ghi nhơ xăc Kỹ ghi nhớ xác giụp thƣ ký giai quỹết cong viếc đƣờc nhanh chong, xac, tiết kiếm thời gian cong sƣc viếc tra cƣu tai liếụ Thƣ kỹ la ngƣời giúp việc đac lực cho lanh đao, đong thời “bộ nhờ” lánh đao Nhiều thong tin ma thƣ kỹ can nhờ nhanh chƣc nang, nhiêm vu, cờ cấu tó chƣc cua cờ quan; họ tến, vị trí cong tac cua cac vị trí quản lý cờ quan; cac lanh đạo, ca nhan haỹ cờ quan thƣờng xụỹến cộng tac vời cờ quan, lanh đao mình; vị trí lƣu giữ ho sờ, tai liếụ; số điện thoại lực sở trƣờng, thói quen, cá tính số ngƣời định Cac thong tin đo đƣợc thƣ kỹ nhờ xac co đáp ứng ỹếụ cau cua lanh đao haỹ vị trí quản lý khác cờ quan, giúp lãnh đạo đƣa định cua nhanh hơn, xác Đaỹ la mợt ỹếụ cau vừa phụ thuộc vào lực, vừa đòi hỏi ngƣời thƣ ký phai rến lụỹến thƣờng xụỹến 2.2.4 Kỹ sử dụng trang thiết bị van phong Hoat đọng van phong bao gom nhiều nghiếp vụ khac nhau, cac nghiệp vụ đo co tƣờng tac lan nhau, đoi hoi ngƣời thƣ kỹ khong thao cong viếc chụỹến mon ma ma phai biết sử dụng thao cac trang thiết bị văn phịng đại nhƣ máy vi tính, thiết bị chụp in nhanh, tổng đài điện thoại, máy fax phƣơng tiện viễn thông khác, máy chiếu, thiết bị hội nghị 2.3 Yêu cấu ve phẩm chất 2.3.1 Yêu nghề, co y thức vươn lên nghê nghiệp Yệu nghệ lạ phạm chất cạn thiết củạ ngƣời lạo động Ngƣời thƣ ky vậy, co yếủ nghệ mời tồn tạm tồn y vời cong việc đƣờc giạo vạ hoạn thạnh mọt cạch xủất sạc Hoạt đọng củạ ngƣời thƣ ky khong trực tiếp lạm rạ sạn phạm mạ lạ trờ giủp cho cạc hoạt đơng chủng củạ cờ quạn, củạ lạnh đạo Vì thế, nhƣng ngƣời lạm cong việc nạy phại vƣờt qủạ mạc cạm tạm ly vệ vị trí vạ tính chất củạ cong việc moi tƣờng qủạn chủng củạ cạ cờ qủạn, to chƣc Trong xã hội, co mot số’ ngƣời co cạch nhìn lệch lạc vệ ngƣời thƣ ky nện đoi củng ạnh hƣờng đến tạm ly vạ y thƣc nghệ nghiệp Chính vạy, ngƣời thƣ ky phại co long yệủ nghệ vạ co y thƣc đủng đạn, tự tin, tự tôn trọng nghệ củạ vạ phại thể no bạng hiệủ qủạ cong việc hạng ngạy 2.3.2 Có y thức ky luật, tinh thần trách nhiệm cao vơi cong việc Khi đƣờc giạo nhiệm vụ, ngƣời thƣ ky phại thƣc vời tinh thạn trạch nhiệm cạo Khong nện to thại đo xệm thƣờng mạ thƣc qủạ loạ, đại khại, chiếủ lệ khong thƣc tời củng Cũng không đƣợc quan trọng hóa, đề cao vị trí thƣờng xuyên đƣợc tiếp xúc với lãnh đạo cấp Điệủ đo dạn đến việc giạm ủy tín, khong đƣờc tín nhiệm củạ đong nghiệp vạ củạ lãnh đạo, ạnh hƣờng đến qủạ trình lạm việc củạ ngƣời thƣ ky Trong mot so trƣờng hờp củ thế, thƣ ky co 10 phải bên trái, xen kẽ Chủ khách ngồi bên (chủ ngồi bên trái ,khách ngồi bên phải) bên trái chủ phu nhân phu quân khách ; bên phải khách phu nhân phu quân chủ chính; xếp phía chủ phía khách theo thứ tự lễ tân, bên phải bên trái, xen kẽ hết Chú ý : Đối với bàn tròn nhƣ bàn chữ nhật, nên xếp chủ quay mặt phía cửa vào (để đạo phục vụ nhập tiệc) Bàn danh dự hình chữ nhật Trong trƣờng hợp bữa tiệc lớn, phía dƣới có nhiều bàn trịn bàn chũ nhật, nên xếp chỗ ngồi bàn danh dự nhƣ sau: bàn danh dự đặt phía cùng, tất khách ngồi quay mặt xuống phía dƣới; chủ khách ngồi giữa; xếp theo kiểu bàn chữ nhật nói Đối với phiên dịch (nếu có) nên xếp phía sau ngồi phía đối diện quay mặt lại, nhƣng khơng nên xếp ngồi bàn (cản trở tầm nhìn chủ khách chính) Bàn danh dự hình trịn Nên xếp theo cách chủ tiệc khách ngồi bên phía trƣớc bàn trịn khác, ngồi phía bàn tròn bên dƣới xếp xen kẽ chủ khách Bàn hình bầu dục nhật Tùy theo hình dáng bàn mà xếp theo kiểu bàn tròn bàn chữ Bàn chữ T xếp chủ tiệc khách ngồi bàn để ngang, nhìn xuống phía dƣới bàn để đứng Khách ngồi bên phải chủ tiệc; bên trái chủ tiệc khách số 1; bên phải khách chủ số 1; xếp bên phải,bên trái theo thứ tự lễ tân; bàn ngang coi nhƣ bàn danh dự; phía bên bàn ngang để trống xếp cho phiên dịch; xếp xem kẽ chủ khách hai bên bàn đứng theo thứ tự lễ tân tính từ bàn ngang trở xuống Bàn chữ U xếp chủ tiệc khách ngồi bàn ngang nhìn xuống phía hai bàn dọc Cách xếp nhƣ bàn chữ T; phía bàn ngang để trống xếp chỗ cho phiên dịch Mọt sôT lƣu ý cãn thiết ngƣời thƣ ký dự tiệc - Khi dự tiệc bãn: Ngƣời thƣ ký ngoi cach ban mọt khoang cach vừa đủ, khong xa qua hoạc sat qua Ngoi thẳng, lƣng cham nhệ vao ghế; chan tao goc vuong, khong cham vao ngƣới bến cạnh, hai tay đat đui (hoạc ban), khong ty khuyu tay trến ban, khong giau tay dƣới gam ban, khong khoanh tay trƣởc ngực Tủi 124 xàch, càp đàt dƣởi sàn nhà, sàt chàn đề co thề sử dung can thiết Khan an đƣớc mớ rọng trai va phu đui lam khong đế xo lệch hay rới xuong đất Sau an xong xếp gọn lai va đế mat ban Giay lau miệng đƣớc đat ban, bến trai đĩa an, khong dung đế lau đo dùng Tuy thuọc vao bữa tiệc Âu hay  ma co sƣ dung đo dung cho thích hớp, khong va cham đo dung tao tiếng đọng Với tiệc Âu sử dung dao, dĩa, an xộng hộac khộng mùộn an tiếp đat daộ, dĩa sộng sộng vơi nhá đĩa an Nếù mùộn an nƣa đat chêộ, khộng đat xùổng ban Dĩa (chên, bat) đê trƣôc mat khach, khộng đê qùa xa gay khộ khan chộ khach Khi lay thƣc an chộ khach, chộ chù y khộng lam rơt ngộai Khi di chùyên độ an khộng đê ngộn tay cham vaộ thƣc an (đƣa va lay thƣc an đƣng bên trai, dùng tay trai; rột va lay ly ùộng đƣng bên phai, dùng tay phai) Vôi cac mộn an phƣc tap trƣơc an can hƣơng dan đê khach khộng lùng tùng Khi độ ùộng qùa nộng đế nộ tự ngùội, khộng thổi hay tac động đê ngùội nhanh Tranh đê lai daù vết ly (đac biêt vôi nƣ giôi) - Khi dự tiệc đựng: Tự lay độ an, độ ùếng, lay xộng lùi đê ngƣôi khac lay Khộng nên sử dùng độ an ƣa thích qùa nhiêù Khi an xộng phai đê độ an vaộ nôi qùy định, khộng đê ban tiêc hay bat chộ naộ khac - Thự1 tự1 cac mon an: Tùy thùộc vaộ tƣng lộai tiêc ma sap xêp thứ tự cac mộn an chộ thích hơp Vơi tiêc đƣng, tiêc tra cac mộn an cộ thê bộ" trí tất ca từ ban đầù Vơi tiêc ngội nên sap xếp thêộ thứ tự tƣng mộn, lƣù y vơi cac mộn an khac nhá kêm vơi độ ùộng phù hơp( vơi tiêc Á, mộn an kêm uong bia, rƣơu: luọc, hấp, nƣơng Mon an vơi cơm: ham, canh, kho Trang miệng: hoa qua, tra Vơi tiệc Au, mon khai vi (nóng, lanh): súp Mon gom nhiêù mộn khac nhaù tùy thêộ tƣng qùộc gia, trang miêng: kêm, banh ngột, cafê) - ứng xử bựa an: nếù đích thân chù nhan phùc vù khach đê bay tộ qùy mến chù lay thƣc an chộ khach trƣơc, sá độ mơi lay chộ Tình hùấng khộ xử chù tiêc can giùp hộ thộat khội tình hùộng độ Nếù khộng nội chùn chù phai gơi y đê tai chộ khach Đê tai phai rộng, hôp đội tƣông đế nhiêù ngƣôi cộ thê nội chùyên đƣơc vơi nhá, khộng nội chùn đến nhƣng đê tai vê trị, tộn giaộ, sac tộc dê gây tranh cãi, dê lam tón thƣơng lộng tƣ trộng cùa ngƣơi dự tiêc ehù tiêc phai chô tat ca khach an xộng môi đƣng day ehù khộng đƣôc rôi ban an trƣôc khach Nếù cùội bữa cộ vị khach naộ lay thêm thƣc an, chù tiêc cộ thê œ vù khach, lam chộ khach khộng bị rơi vaộ tình hùấng khộ xử la ngội an - Sử dung dung cu an phai hỢp ly, đùng cach: Trộng bƣa an, ngƣời thƣ ky khong nện dung dung cu an (dao, thìa, dĩa, ) đệ khua chan, mua tay Dao, thìa cam tay phai, dĩa cam tay trai, nếù tay phai cam daộ an (bình thƣơng dĩa cam tay phai đê xam thƣc an chộ vaộ miêng Daộ dùng đê Càt nhộ thƣc an Thìa an sùp, khộng cam ca bat canh hay sùp đê hùp Nếù dùng daộ, đĩa chùng khộng đê chùng cham vaộ đĩa cùa mình) Khi tam nghỉ an đê nội chùyên hay chơ mon mơi dao, dĩa gac cheo 125 lịng đĩa, chuoi dao hữơng ve phía phai, chuoi dĩa hữơng ve phai trai Khi đa an xong hoăc bo dơ suat an để dao, dĩa song song long đĩa, chuoi hữơng ve phía phai, ngữơi phuc vu se hiểủ y dọn - Cac lƣu ý khac: Muon an them, co thể gọi mon chính, hoăc co thể đững day lay them mọt, hai lan la mình, nhien lay bao nhieu phai an hết bay nhieu nhieu nữơc van minh, ban bo dơ nhieu thữc an co thể bị ngữơi khac nhac nhơ va coi ngữơi đo la ke lang phí Ngữơi Đữc cuoi bữa an thữơng lay màủ banh mì vet sach long đĩa va an miếng banh mì đo Họ rat tự hao ve hanh vi biểủ thị tiết kiẹm, trọng cong sữc xa họi đa lam thữc an đõ Nếu từ chõ! khõng ân mõn nâõ vân phâi nõi “câm ớn, tõi khõng ân” khong nen giai thích khong an mon đo Khong nen an miếng qua to, đay miẹng Nếu muon ho phai bịt miẹng, quay mat đi, ngoai miẹng bang khan mủi xoa Đang an khong nen noi, tiếng se meo gay cam giac mat lịch Nếu thữc an nong, khong lay miẹng thoi phủ phủ Khong nen xỉa rang lủc ban van nhieu ngữơi ăn Nếu co xỉa rang, nen lay tay hoăc khan mủi xoa che miẹng Khi ban rơi khoi ban an khong nen vọi vang an not mon đo hoăc uong not cho rữơủ, bia, nữơc lai Khach la ngữơi đững day chủ đọng kết thủc bữa tiẹc, sau đo mơi đến chủ, ngữơi cao tuoi ve trữơc ngữơi tre tuồi Tom lai: Tiếp khach va đai khach la mọt cong viẹc thữơng xuyen to chữc cac quan, to chữc, doanh nghiẹp Cong viẹc co chủàn mữc nhat định ma ngữơi thữ ky phai la ngữơi nam chac va trơ giủp cho lanh đao thữc hiẹn muc đích cuoi củng la nang cao uy tín quan, lanh đao va ban than ngữơi thữ ky Đay củng la mọt nhan to gop phan vao cong, ton tai va phat triển quan Chính vay, thữ ky can phai thữơng xuyen học hỏi, trau doi kinh nghiẹm để hoan tot nghiẹp vu CẢU HỎI ỎN TẬP VẢ THẢO LUẬN Y nghĩa, vai tro ngữơi thữ ky viẹc tiếp khach Những nhiẹm vu cu thể ngữơi thữ ky viẹc tiếp khach tai cac quan, to chữc, doanh nghiẹp Trình bày muc đich, yeu cau viẹc đai khach Nhiẹm vu ngữơi thữ ky viẹc đai khach tai cac quan, to chữc, doanh nghiẹp Trong việc đãi khách, ngƣời thƣ ky cần phải lƣu y gì? Liên hệ với thực tế má ánh (chị) đá trực tiệp đái khách 126 Chƣơng X TÁC PHONG, NẾP SỐNG VÀ TÍNH THẨM MỸ TRONG CƠNG SỞ I Tác phong nếp sống nơi công sở Tác phong công sơ Theo Từ điển Tiếng Việt tác giả Nguyễn Nhƣ Ý “ Tác phong lối làm việc cách sống riêng ngƣời” Tác phong hiểu cách hành động thƣờng lệ, theo cách hiểu này, tác phong ngƣời thƣờng ý đến tính thực hành, tính thƣờng lệ Ví dụ: Ơng A làm việc qua loa đại khái Trong cơng sở ngƣời có cách tiếp cận công việc, giải công việc, cách giao tiếp, ứng xử khác Có ngƣời giải cơng việc nhanh chóng khoa học hiệu quả, ngƣợc lại có ngƣời giải cơng việc chậm chạp, lề mề, tác phong riêng ngƣời Tác phong nơi cơng sở thể thái độ hành vi môi người công sở Khi làm việc cơng sở, ngƣời thƣ ký phải lƣu ý: - Tác phong nhanh nhẹn - Sắp xếp thời gian làm việc khoa học hợp lý - Biết xử lý giải công việc theo qui định - Ngôn ngữ giao tiếp phải lịch sự, tích cực - Có khả ứng xử nhanh tình Nếp sống 2.1 Khái niệm Theo Từ điển Tiếng Việt tác giả Nguyễn Nhƣ Ý “ Nếp sống lối sống thành thói quen” Nếp sống vấn đề rộng tồn tất lĩnh vực, tất thời kỳ xã hội lồi ngƣời Có thể nói nếp sống gồm ứng xử bên ngồi suy nghĩ cảm thụ bên ngƣời Nếp sống hoạt động trở thành thói quen người thói quen cộng đồng quốc gia, vùng lãnh thổ hay quan, tổ chức 127 Ví dụ: Nếp sống ngƣời phƣơng Tây, phƣơng Đông, nếp sống ngƣời Việt cổ, nếp sống văn minh, nếp sống công sở Nếp sống cơng sở đƣợc hiểu hoạt động có tính chất quen thuộc Những hoạt động quen thuộc phải đƣợc tuân theo số quy định đó, nghĩa phải phù hợp với chức nhiệm vụ quan, tổ chức, khoa học công nghệ điều kiện môi trƣờng., đặc biệt thể việc tổ chức lao động khoa học 2.2 Yêu cầu nếp sống nơi công sở - Thực nội qui, qui định quan, đơn vị cơng tác - Nhiệt tình cơng việc, tham gia tất hoạt động quan, đoàn thể - Sống lành mạnh, giản dị, hòa đồng - Ứng xử xử lý tốt mối quan hệ với lãnh đạo, đồng nghiệp khách hàng II Tính thẩm mỹ công sở Khái niệm Theo Từ điển Tiếng Việt tác giả Nguyễn Nhƣ Ý “ Thẩm mỹ khả cảm thụ hiểu biết đẹp” Trong sống, thích đẹp, ngƣời coi việc làm đẹp điều thiếu tất hoạt động Mỗi ngƣời có cảm nhận riêng đẹp nên họ có cách làm đẹp cho riêng mình, nhiên dù đẹp có chuẩn mực chung Trong cơng sở, việc làm đẹp thuộc trách nhiệm ngƣời vì ngƣời phải đƣợc tuân thủ theo chuẩn mực phù hợp với điều kiện làm việc, phong mỹ tục dân tộc Từ ta đƣa khái niệm “Tham mỹ công sở thể đẹp cách có chuan mực, có lựa chọn, phù hợp với điều kiện, hồn cảnh giao tiếp mơi trường làm việc” Những yếu tố cần thiết đảm bảo tính thẩm mỹ cơng sở Một số yếu tố cần thiết để đảm bảo tính thẩm mỹ cơng sở vấn đề đảm bảo sức khỏe (chế độ ăn, uống, tập thể dục), trang phục, mỹ phẩm, trang điểm 2.1 Các yếu tố đảm bảo sức khỏe để làm việc 2.1.1 Thức ăn, nước uống Sức khỏe thứ quan trọng đảm bảo cho làm việc suất, sức khỏe 128 tiêu chuẩn nằm đẹp ngƣời Ngƣời thƣ ký cần có chế độ ăn uống hợp lý, ngủ đủ giấc phịng thống khí, khơng có chất độc hại, thể dục đặn để có sức khỏe tốt đảm bảo khả làm việc giữ đƣợc dáng vẻ đẹp giúp cho ngƣời thƣ ký tự tin giao tiếp, củng cố vị trí văn phịng Thức ăn Đặc điểm lao động ngƣời thƣ ký chủ yếu lao động trí óc văn phịng Ngồi làm việc chỗ suốt tiếng/ngày (có hơn), ngƣời thƣ ký thƣờng tình trạng hay gần nhƣ khơng vận động Vậy nên chẳng có ngạc nhiên họ gặp nhiều vấn đề sức khoẻ có tăng cân thói quen ăn uống nghèo nàn Ngƣời thƣ ký cần ý chế độ ăn uống mình, dƣới vài bí dinh dƣỡng tham khảo: - Ăn uống cân bằng, đa dạng Chế độ ăn đơn điệu dẫn tới cân thiếu hụt dinh dƣỡng, việc lựa chọn đủ nhóm thực phẩm dƣới ngày giúp giảm thiểu tình trạng này: + Hoa rau xanh + Ngũ cốc nguyên cám, khơng sát kỹ có bổ sung thêm chất xơ + Cây họ đậu (các loại đỗ, đậu đậu lăng) + Sữa không béo sản phẩm từ sữa + Thịt nạc, cá hay trứng + Các loại dầu hay bơ thực vật khơng có cholesterol - Các thức ăn giúp bổ não: Các thức ăn bổ não vốn đề tài đƣợc nhiều ngƣời quan tâm Cải bó xơi, hẹ, bí rợ, hành, cà rốt, xúp-lơ, ớt, đậu Hòa Lan, cà chua, cải xanh, tỏi, rau cần có tác dụng bổ não Ngồi ra, hột đào, đậu phộng, hạt điều, hạnh nhân, đậu nành tốt cho não - Ăn chất béo, tăng chất xơ Là nhân viên văn phòng, cần lựa chọn chế độ dinh dƣỡng cân khoa học với thực phẩm chất béo, giàu chất xơ để giảm lƣợng thừa mà không dẫn tới thiếu hụt cảm giác thèm ăn Lời khuyên cho thƣ ký thƣờng xuyên ghé thăm chuyên mục sức khoẻ để có gợi ý cho chế độ dinh dƣỡng nhƣ luyện tập thích hợp - Không bỏ ăn sáng Các nhà nghiên cứu cho thấy ngƣời ăn sáng đặn làm việc hiệu 129 hơn, mệt mỏi cho dù có phải làm việc ngày dài tràn đầy sinh lực ngƣời uống tách cà phê thay cho bữa sáng Do mức đƣờng huyết thấp thức giấc vào buổi sáng nên không bổ sung lƣợng cho thể, não khơng thể có "khởi động" tốt để sẵn sàng cho ngày làm việc dài Nếu bữa ăn sáng ngƣời thƣ ký gồm xôi ruốc, hoa tƣơi, sữa gạn kem hay sữa chua, bánh mỳ thịt nƣớng ăn phơ mai, ly sữa hay ca cao nóng hẳn ngày tuyệt vời đƣợc "khởi động" Nước uống Khi khát, uống nƣớc, nhƣng có lẽ nghĩ đến vơ số “tiện ích” quan trọng thứ chất lỏng chảy bên thể Chẳng hạn, nƣớc giúp trì trí nhớ, ngăn ngừa viêm khớp, bệnh tim ung thƣ, béo phì Các nhà khoa học ví von nƣớc nhƣ “chất bôi trơn bảo vệ động cơ” Hơn nữa, chức giải khát thơng thƣờng, nƣớc cịn làm đƣợc nhiều việc giúp “bộ máy phức tạp” vận hành tốt Khoảng 3/4 thể ngƣời đƣợc cấu thành từ nƣớc Nếu nhƣ ngày bị lƣợng nƣớc định qua thở, mồ tiết, nƣớc thực chức giải độc, nƣớc cịn có tác dụng trì hoạt động trí tuệ Theo kinh nghiệm ngƣời làm cơng tác văn phịng uống cốc nƣớc (1 lít) suốt nơi công sở, chƣa kể trà, cà phê, đồ uống lạnh, nƣớc cốc nƣớc cho buổi tối tối ƣu Ngƣời thƣ ký phải lƣu ý lựa chọn cho loại nƣớc uống tốt cho sức khỏe, giữ cho dáng vóc đẹp nhƣ: sữa tƣơi, nƣớc cam vắt, sữa đậu nành, nƣớc sôcôla nóng, nƣớc rau má, nƣớc ép cà rốt, nƣớc ép cà chua, trà xanh, trà bạc hà Để thức ăn nƣớc uống mang lại sức khỏe tốt, ngƣời thƣ ký cần đảm bảo qui tắc ăn uống nhƣ: Điều hòa ngũ vị; phối hợp thức ăn hợp lý; phối hợp hàn nhiệt ; ăn uống theo khí hậu, thời tiết 2.1.2 Tập thể dục làm việc Tập thể dục lĩnh vực riêng sống để làm tăng sức khỏe cho Tập thể dục thƣờng xuyên làm ngƣời thƣ ký cảm thấy khỏe hơn, giúp phục hồi thể tạo hứng thú cho công việc sống Khi làm việc công sở, ngƣời thƣ ký thƣờng hay bị mỏi cổ, ngồi lâu thƣờng có tƣợng dồn máu chân gây tê chân, viết nhiều, đánh máy nhiều hay bị mỏi tay, đau tay Sau ngày làm việc tƣ nhƣ thƣờng có trạng thái mỏi mệt, tay chân rã rời, nặng đầu hoa mắt Do khoảng bù đầu với nhiều số, dòng chữ, ngƣời thƣ ký nên thƣ giãn chút tập thể dục Đây biện pháp hợp lý để bắp duỗi giúp máu thể đƣợc lƣu thơng tốt, dịng máu mang chất cặn bã gan, thận độc tố q trình chuyển hóa đƣợc đào thải 130 Những tập thể dục đơn giản sau áp dụng làm việc giúp ngƣời thƣ ký chống lại tình trạng mỏi mệt Theo bác sỹ Huỳnh Hải, tập nên vừa thựchiện động tác với tốc độ chậm, vừa theo dõi cảm giác thể dừng lại cảm thấy có tình trạng căng giãn dễ chịu Mọi ngƣời tập tất động tác, nhƣng khơng có thời gian nhiều nên chọn vài động tác tập Căng giãn tồn vùng mặt: Nhƣớn lơng mày lên mở đơi mắt thật to, lúc đó, há miệng le lƣỡi ngoài, giữ yên tƣ giây, lặp lại lần Cổ 1: Ngồi hay đứng thẳng, di chuyển đầu sau mặt phẳng ngang (sau giữ yên giây), di chuyển trƣớc (sau giữ yên giây), lặp lại lần Cổ 2: Ngồi thẳng, đầu cổ thẳng, chậm chậm nghiêng đầu sang trái, cố gắng đƣa tay trái gần vai trái tốt, giữ yên giây, sau trở vị trí ban đầu, nghiêng đầu sang phải, giữ yên giây Trong tập động tác này, thân vai phải bất động, lặp lại lần CỔ S: Ngồi thẳng, chầm chậm quay đầu sang phải, giữ yên giây, sau quay sang trái, giữ yên giây, lặp lại bên lần Vai 1: Ngồi hay đứng thẳng, nâng dần vai lên caovàhƣớng tai, giữ yên giây, trở lại tƣ ban đầu, lặp lại lần Vai, khuỷu tay, cổ tay: Ngồi hay đứng, đặt tay ngửa lên đầu đan lại với nhau, sau đẩy thẳng cánh tay thẳng lên cao, giữ yên vị trí giây, trở tƣ ban đầu, lặp lại lần Vai 2: Ngồi thẳng, hai tay duỗi hai bên hơng, xoay vai theo hình trịn (xoay vai trƣớc, lên trên, sau, xuống dƣới) lần, sau xoay vai theo vịng trịn ngƣợc lại lần Khớp vai, khuỷu tay cổ tay: Đan ngón tay lại với ngồi sau lƣng, lịng bàn tay đối Chầm chậm xoay khuỷu tay vào đồng thời duỗi cánh tay thẳng ra, giữ yên giây, lặp lại lần Khớp ngón tay, khuỷ tay khớp vai: Đan ngón tay với trƣớc mặt, hai lòng bàn tay hƣớng trƣớc, đẩy thẳng cánh tay phía trƣớc Giữ yên tƣ giây, co hai tay lại, trở tƣ cũ, lặp lại lần Xương bả vai bắp quanh vai: Ngồi hay đứng, đan ngón tay sau gáy, giữ khuỷu tay bên, cánh tay song song với mặt đất, kéo khuỷu tay sau để xƣơng bả vai gần với nhau, giữ yên giây, lặp lại lần Khớp vai hai bên sườn: Ngồi hay đứng, đƣa tay trái sau lƣng, bàn tay phải nắm lấy khuỷu tay trái kéo sang phải đến cảm thấy căng giãn tốt khớp vai trái hông trái, giữ yên giây, lặp lại lần, đổi tay Các khớp ngón tay: Bàn tay tƣ xịe ngón, bắt đầu co nhẹ nhàng khớp ngón lại cuối thành đấm, sau xịe thẳng ngón nhƣ tƣ 131 ban đầu, lặp lại lần Khớp cổ tay: Đƣa tay trái phía trƣớc, song song với mặt đất, lòng bàn tay hƣớng xuống đất Dùng tay phải nắm lấy bàn tay trái chầm chậm cong cổ tay trái xuống thẳng góc với cẳng tay, đồng thời dùng tay phải bẻ nhẹ bàn tay trái xuống đến cổ tay trái có căng giãn tốt, giữ yên giây, lặp lại lần, đổi tay Khớp cổ tay 2: Đƣa tay trái phía trƣớc, song song với mặt đất, lòng bàn tay hƣớng xuống đất Dùng tay phải nắm lấy bàn tay trái giữ khuỷu tay trái thẳng, chầm chậm cong cổ tay trái lên, đồng thời dùng tay phải bẻ nhẹ bàn tay trái lên đến cổ tay trái có căng giãn tốt, giữ yên giây,lặp lại lần, đổi tay Cột sống lưng: Ngồi thẳng, chân đặt mặt đất, tay trái nắm lấy cẳng chân trái, nâng chân trái lên khỏi sàn Cong ngƣời phía trƣớc, đem mũi hƣớng đầu gối trái, giữ yên giây, lặp lại lần, đổi chân Giãn khớp tay thân trên: Ngồi hay đứng thẳng, đan ngón tay lại, lịng bàn tay ngửa lên trên, đẩy tay thẳng lên, chậm chậm nghiêng tay ngƣời bên trái đến có căng giãn tốt, giữ yên giây Chầm chậm tay ngƣời bên phải đến có căng giãn tốt, giữ yên giây, lặp lại lần Quay cột sống: Ngồi, chân trái bắt chéo chân phải., tựa cẳng tay phải phía ngồi đầu gối trái nhẹ nhàng ép cẳng tay phải phía phải, đồng thời quay đầu nhìn vai trái, giữ yên giây, lặp lại lần, đổi bên Ưỡn cột sống: Đứng thẳng, chống tay sau thắt lƣng, từ từ ƣỡn ngực trƣớc, ngửa đầu nhìn lên trần nhà đến có căng giãn tốt vùng thắt lƣng cổ, sau trở lại tƣ đứng thẳng, lặp lại lần Cổ chân khuỷu chân: Ngồi ghế, đƣa chân phải thẳng trƣớc, chân trái đặt đất Bàn chân phải thẳng góc với cẳng chân, đồng thời đẩy gót chân phải trƣớc, giữ yên giây, cong cổ chân phải xuống, giữ yên giây, lặp lại lần, đổi chân 2.2 Trang điểm Với chuyên viên trang điểm chuyên nghiệp, đồ nghề họ khơng thể nói hết cho đủ, cịn tùy vào sở thích mục đích ngƣời Nhƣng trang điểm để ứng dụng vào sống hàng ngày, dụng cụ trang điểm ngƣời thƣ ký đơn giản Thƣ ký (nữ thƣ ký) cần phải hiểu rõ công dụng cách chọn lựa loại mỹ phẩm thông dụng để mua sử dụng cho hợp lý Má hồng: Da trắng nên chọn loại phấn hồng tông sáng, da nâu nên chọn phấn hồng có tơng màu sẫm chút Phấn phủ: Khi chọn đƣợc kem lót thích hợp, bạn dựa vào số kem lót để mua phấn phủ cho hợp với da loại kem lót dùng Cũng nhƣ kem lót, phấn phủ cần hợp với loại da, màu da mình, có loại phấn phủ dạng nén, có loại dạng bột Son mơi: nên có màu son (màu da, màu hồng màu cam da), 132 ngồi nên có thêm thỏi son bóng có tơng hợp với màu son để trang điểm môi thêm gợi cảm Maceara: Loại thông dụng màu đen, nên chọn loại thiết kế có độ cong lõm để dễ dàng chải tất sợi mi mắt mà khơng làm lem vào mí Kem lót: Cần phải mua với tƣ vấn kỹ lƣỡng chuyên gia, kem lót khơng loại mỹ phẩm quan trọng khâu trang điểm đầu tiên, cịn giúp bảo vệ da tránh khỏi tác dụng phụ loại mỹ phẩm khác đem lại Vì vậy, trƣớc mua hƣ ký cần xác định da thuộc loại (da nhờn, da khô, da thƣờng hay da hỗn hợp) Bên cạnh đó, da có thuộc loại nhạy cảm dễ dị ứng với loại mỹ phẩm khôn sắc da thuộc dạng nào(trắng, ngăm đen, bánh mật hay trắng hồng) để chọn loại kem lót hợp lý Chì kẻ lơng mày: Có nhiều loại chì với màu nhƣ nâu, xám, đen phấn dạng bột dùng để kẻ lông mày cọ Hiện nay, thơng dụng chì kẻ lông mày màu nâu, cỡ lớn để dễ cầm sử dụng Cầu tồn nhan sắc ln nhu cầu mong muốn tất ngƣời Việc trang điểm thành công tôn thêm đƣợc lợi che bớt khuyết điểm khuôn mặt ngƣời thƣ ký Tuy nhiên, muốn việc trang điểm thật hoàn hảo, ngƣời thƣ ký cần tuân thủ theo tiêu chí dƣới đây: Khơng nên trang điểm đậm: Trang điểm giúp tôn vinh vẻ đẹp nét duyên dáng bạn, nhiên điều nghĩa trang điểm để tạo nên "chú ý đặc biệt" Nếu trang điểm đậm, trơng đứng tuổi nhiều gây nên cảm giác phản cảm ngƣời khác Sau nguyên tắc quan trọng sử dụng loại dụng cụ trang điểm + Chì kẻ mắt: Nếu sử dụng chì kẻ mắt màu tối với nét to dày khiến lông mày trông đậm, chí trơng khn mặt cịn "dữ" nhiều Điều làm thao tác trang điểm khác mặt bạn trở nên vô tác dụng + Mascara: Nếu lạm dụng mascara, đôi mắt trông giả tạo khơng có hồn, đặc biệt việc sử dụng kẻ mắt đậm kết hợp với đánh bóng gam màu xanh đậm điều tối kỵ trang điểm cho đơi mắt Bên cạnh đó, bạn cần lƣu ý đến thời hạn sử dụng mascara Theo chuyên gia, không nên dùng mascara vƣợt thời hạn sử dụng, dễ có nguy mắc bệnh lây nhiễm mắt + Phấn nền: Nên dùng loại phấn có gam màu với màu da mình, ích lợi phấn giúp bảo vệ da mang lại vẻ đẹp hoàn hảo + Phấn trang điểm: Khi dùng phấn trang điểm không nên đánh đậm, giống nhƣ "trát" vào mặt Bạn phải lƣu ý dùng phấn phấn trang điểm bám vào da lâu nhiều Trong việc trang điểm đƣợc gọi thành công hồn hảo, đồng nghĩa khn mặt bạn trơng phải đẹp cách thật tự nhiên Khi trang điểm bạn cần phải thật cẩn thận, không cẩu thả Hãy kiểm tra lại đƣờng nét khn mặt sau trang điểm, trang điểm chuẩn bị cho cơng việc thuyết trình trƣớc đám 133 đơng 2.3 Trang phục 2.3.1 Quần áo Ngƣời thƣ ký làm việc cơng sở địi hỏi phải có kiến thức trang phục phù hợp với hoạt động Trang phục nơi cơng sở khơng có nghĩa giấu phong cách riêng mà phải tơn tạo vẻ ngồi lịch lãm, chuyên nghiệp ngƣời mặc Kiểu dáng, màu sắc, chiều dài, phù hợp kiểu thời trang nói lên phần khả làm việc ngƣời thƣ ký Đối với nữ thƣ ký phải tạo nên cho dáng vẻ bề ngồi lịch, đẹp, tôn vinh nhan sắc để tạo nên lợi cơng việc Trang phục ngƣời thƣ ký phải tùy thuộc vào giới tính, vóc dáng, màu da, sở thích, thời tiết _ nhiên, yêu cầu trang phục ngƣời thƣ ký phải trang trọng, lịch sự, đẹp Để đạt yêu cầu trên, ngƣời thƣ ký phải có hiểu biết màu sắc, chất liệu vải, công việc _ sau vài gợi ý cách chọn trang phục: Chọn màu sắc: Màu sắc đóng vai trị quan trọng việc tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp Các gam màu truyền thống thích hợp cho thời trang công sở màu đỏ (năng nổ), xanh hải quân (đáng tin cậy), xám (thủ cựu), đen (sang trọng) Hầu hết màu phù hợp với kiểu vét nữ, váy, giầy phối hợp đƣợc với màu sắc nữ tính mềm mại nhƣ màu xanh nƣớc đá, màu hoa cà, hồng phớt màu ngà Khơng nên chọn màu chói, sắc sặc sỡ cơng sở tạo phản cảm Chọn áo cho cơng sở: Dù có nhiều biến tấu nhƣng loại áo mặc công sở cần lịch thể nghiêm túc Đó nguyên tắc mà bạn nên tuân thủ muốn lựa chọn cho áo cho mơi trƣờng + Chọn cổ áo: Chọn kiểu cổ dựa vào cân hình dáng thân hình gƣơng mặt Bạn quen với kiểu cổ chữ V, cổ lọ, cổ trịn ơm nhƣng kiểu cổ chữ U hay cổ trịn trễ sâu, cổ vng hay cổ truyền thống có tác dụng tốt với gƣơng mặt hình dáng Nên chọn loại cổ thuyền cổ trịn trễ cho gƣơng mặt có hình trái tim loại cổ lọ cổ trịn trễ cho gƣơng mặt dài Để làm nhỏ phần ngực lớn, bạn chọn kiểu cổ mở rộng hai bên hay cổ chữ V Chọn kiểu áo cổ kín đáo vào cơng sở thoải mái bạn dự tiệc chiêu đãi hay tiếp khách Thời trang vốn hay thay đổi, xác định loại cổ phù hợp với bạn lƣu trữ sẵn sàng trƣớc may áo + Thử áo: Cài khuy cổ áo hay kéo mí cổ tiếp xúc với Bạn đặt đủ - ngón tay vào cổ áo ổn, nhƣ đảm bảo cổ áo vừa ôm Gập cánh tay vào, hai tay áo ần dài vừa đủ để cổ tay không lộ di chuyển cánh tay Để kiểm tra độ khít vừa phải cổ tay áo, bạn xỏ cánh tay qua mà không cần mở nút, chắn áo khơng có nếp co lên ngang ngực hay hông Kiểm tra nút khuy: nút khuy nên đƣợc đặt với khoảng cách hợp lý để không làm hở ngực ngƣời mặc Đƣa hai tay lên kiểm tra xem áo lộ khỏi cạp quần hay váy không 134 + Kiểm tra chất lƣợng áo: Kiểm tra nhãn hàng đính áo cách đếm lần sợi may Áo chất lƣợng thƣờng may hai đƣờng đƣờng chất sợi chắn nhƣng mềm mại Kiểm tra đƣờng chần may bên hông áo: áo chất lƣợng cao có đƣờng may nhìn thấy đƣợc đƣờng Xem xét lỗ khuy đƣợc may tay hay không, chi tiết chứng tỏ hàng chất lƣợng cao - Chọn quần dài công sở: Hàng ngày, thƣ ký khốc lên đồng phục cơng sở khơng có nghĩa phải xa rời thời trang Bạn tìm cách thức tạo cho dáng vẻ lịch chuyên nghiệp nhƣ nhƣng gây đƣợc ấn tƣợng riêng Chọn quần dài phải theo nguyên tắc + Chọn theo dáng ngƣời: * Dáng đồng hồ cát: Ngƣời có ngực gầy, vai thon chân cân đối, kết cấu xƣơng đẹp tú Hãy chọn quần khoe đƣợc vòng eo cách sử dụng dây nịt kiểu cách điệu lƣng đƣờng viền trang trí nhẹ, không nên mặc quần ôm sát hay rộng, chọn loại quần vừa vặn với dáng * Dáng cao ốm: Thân hình thon, lõm eo ít, chân thon mơng nhỏ, mặc quần có đủ độ dài, màu sáng, lƣng lớn giúp bạn trông cân đối * Dáng tam giác ngược: Ngƣời có bờ vai rộng, đầy nhƣng phần dƣới lại nhỏ, chân ngắn, chọn quần ôm đùi ống dƣới suôn Chiếc quần sọc vải cashmere gợi ý thú vị + Khắc phục khuyết điểm: * Làm dài đôi chân ngắn quần dài xuôn xén ngắn, qua đầu gối chút Hãy mặc loại quần không vén gấu hay lơ vê phẳng mặt trƣớc gấu vén pli khiến chân ngắn Nếu giầy cao gót với quần lƣng cao nên để ống quần phủ xuống đơi giày chút * Chọn quần ống rộng hay xuông bạn có bắp đùi lớn Quần dài với giày ống chọn lựa tốt nhƣng đừng để quần phủ giày hay nhét vào ống giày, việc nhấn thêm vào phần đùi vốn không mạnh * Làm nhỏ phần mơng cách mặc quần ống rộng nhƣng khơng có túi phía sau, kiểu túi đắp Đối với ngƣời bụng to, tránh mặc quần lƣng cao hay xệ, chọn quần ống suôn dài * Tránh loại quần có dáng thn nhỏ phía dƣới nhƣ hơng lớn, thay vào đó, bạn nên mặc loại quần thụng phồng ống * Vì tơng màu sẫm tối có tác dụng tốt cho ngƣời mập nên bạn mặc trang phục mà phần dƣới tối, phần sáng để làm lệch ý che phần khuyết điểm thể bạn, đừng bố trí tối sáng theo chiều ngƣợc lại - Chọn Vest: Trang phục vest đem lại vẻ lịch, tự tin cho phái nữ nơi công sở, 135 hẳn có đơi lúc băn khoăn chọn mua hay may đồ vest phù hợp với dáng ngƣời mình, cách chọn nhƣ sau: Bộ vest để mặc nơi công sở nên đơn giản dễ nhìn với chất liệu khơng nhăn, giữ nếp tốt, buổi họp quan trọng nên chọn vest màu tối, ƣa nhìn Cịn vest cho buổi tiệc nên cầu kì, bật chút chất linen sáng bóng phù hợp cho bữa tiệc ngồi trời Cố gắng chọn vest cho phối với nhiều loại quần áo có Chiếc áo vest phải vừa vặn, không vừa phần vai khó chỉnh sửa sau mua, tay áo nên dài đến đốt ngón tay Quần cho áo vest nên vừa vặn, đáy quần phải thật phẳng, tránh quần rộng thùng thình hay ơm sát nhƣ quần jeans Nếu kết hợp với váy váy phải sn thẳng, không nhún bèo nhiều - Váy ngắn Ngƣời thƣ ký mặc đồ ngắn điều cấm kỵ văn phòng, cho hai giới Nếu nam, mặc quần ngắn cho thấy cẩu thả khơng chun nghiệp, cịn nữ, thiếu nghiêm túc mặc váy ngắn Nhƣ vậy, thƣ ký nam nên mặc quần dài, nữ thƣ ký mặc váy nên mặc váy dài đầu gối - Cravát: Không nên coi thƣờng cravát ăn mặc nhiều ngƣời cho cravát phần biểu lộ tính cách ngƣời đeo Nam thƣ ký chọn cravát ý màu sắc thật trang nhã, hài hòa, ngƣời trẻ tuổi chọn màu sáng, nhƣng không sặc sỡ, ngƣời lớn tuổi chọn màu sẫm hoa lấm chấm gạch chéo Khi thắt cravát bạn phải thắt nút giống nhƣ củ ấu hình tam giác lên cổ áo sơ mi Ngoài ra, chọn quần áo, ngƣời thƣ ký ý đến tình cơng việc chuẩn bị phải làm: tiếp khách, làm việc với máy tính, dự họp, nói chuyện trƣớc cơng chúng, dự tiệc chiêu đãi khách Ví dụ 1: Trong tình làm cho lƣỡng lự khơng biết mặc cho hợp đƣợc mời dự tiệc tối số kiện Hãy nói khơng với quần bị áo phơng mặc quần sóc Bermuda áo sơ mi kiểu Hawai, không nên mặc quần kaki áo thể thao Trong trƣờng hợp này, mặc áo vest áo sơ mi cổ mở khơng cà vạt Áo khốc ngồi màu sáng, giầy màu với thắt lƣng Trong số trƣờng hợp nên đeo cà vạt, nhƣng cà vạt có mầu sắc hoa văn Ví dụ Trƣờng hợp nói trƣớc cơng chúng: Nói chuyện trƣớc cơng chúng thử thách lớn nhiều ngƣời thƣ ký nam nữ Chìa khố cho trang phục thƣ ký lúc mặc để làm thƣ giãn khán giả Thay mầu chói, bạn nên chọn cho mầu sắc lạnh nhƣ xanh trời, xanh dƣơng xám Các mầu sắc sặc sỡ có trang trí hoa văn làm giảm tập trung ngƣời nghe, chí cịn làm khơng khí trang nghiêm tƣ cách nghiêm túc 136 2.3.2 Giầy dép, trang sức, nước hoa Giầy dép Sự đồng quần áo giầy dép hình thành ngƣời thƣ ký thơng minh Tất nhiên, điều địi hỏi chọn lựa riêng giầy dép cho phù hợp với thân Chính nỗ lực hồn thiện ngoại hình thân tạo lƣu ý cần thiết dành cho thƣ ký Sau số gợi ý chọn giầy với trang phục nơi cơng sở: - Giầy có gót cao màu đen, bạn loại giầy với trang phục có quần ống xn hay váy ống, mẫu giầy thƣờng thấy công sở - Chọn loại giầy khơng dây để có nhìn bớt trang trọng hơn, kiểu giầy thích hợp cho loại quần ống rộng hay ôm nhƣ váy ống - Chọn loại giầy có thắt dây từ phía sau muốn tìm chút cổ điển, lịch dễ chấp nhận - Quyết định chiều cao giầy tuỳ theo sở thích bạn nhƣng đảm bảo sức khỏe cho đôi chân làm việc 40 - 80 tiếng/tuần Gót giầy bọc vải hay phủ sơn, trang trí tạo điểm nhấn thuyết phục so với gót gỗ Trang sức Trang sức giúp tạo thêm phong cách cho thƣ ký nữ thƣ ký.Trang sức không loại phụ kiện kèm, đơi cịn điểm nhấn thể cá tính chủ nhân Một đồ trang sức khơng đơn để làm đẹp, cịn mang ý nghĩa thông điệp không lời Khi sử dụng trang sức, ngƣời thƣ ký có kiến thức trang sức: chất liệu, màu sắc, đồng với quần áo, phù hợp với hồn cảnh, cơng việc_ Ví dụ: Đơi bơng tai dài, cầu kỳ, lúc lắc thích hợp bữa tiệc, cơng sở, khơng phải lựa chọn khôn ngoan Lời khuyên: Nên sử dụng đồ trang sức đơn giản nhỏ nhắn, đôi tai nhỏ, vòng tay đơn giản khiến ngƣời thƣ ký trông chuyên nghiệp Nước hoa Nếu nhƣ trƣớc ngửi thấy mùi nƣớc hoa bàn tiệc sang trọng đắt tiền, mùi hƣơng quyến rũ có mặt khắp nơi văn phòng ngƣời thƣ ký Ngƣời thƣ ký phải biết cách sử dụng nƣớc hoa để tạo cho tự tin cơng việc giao tiếp Nƣớc hoa sản phẩm dễ gây dị ứng với ngƣời khác không đƣợc sử dụng cách Thế giới mùi hƣơng đa dạng phong phú dễ làm chống ngợp Theo chun gia, để tìm cho mùi hƣơng mà u thích phù hợp với mơi trƣờng xung quanh nên lựa nƣớc hoa vào buổi chiều tối Khi đó, 137 khứu giác thức tỉnh trở nên nhạy bén ngày Tuy nhiên, không nên thử mùi lúc khả khứu giác ngƣời có hạn dễ bị lẫn lộn Nƣớc hoa cần đƣợc bảo quản nơi khơ thống mát nhƣ phòng ngủ, bàn trang điểm, tủ quần áo Đặc biệt, khí hậu nhiệt đới Việt Nam, mùa nắng nóng, ngƣời sử dụng cần lƣu ý tới nồng độ nƣớc hoa để khơng gây khó chịu cho ngƣời bên cạnh Sản phẩm nƣớc hoa có mùi hƣơng nồng nàn gay gắt nên sử dụng nơi thoáng đãng, vào buổi chiều tối sáng sớm Trong văn phòng, cần sử dụng loại nƣớc hoa có mùi nồng độ nhẹ nhàng, chẳng hạn nhƣ mùi có nguồn gốc trái cây, thảo dƣợc Vài giọt nƣớc hoa chỗ, lúc mang lại cho ngƣời thƣ ký cảm giác sảng khoái, tƣơi trẻ, tự tin, đáng yêu đẹp mắt ngƣời CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN Tác phong nếp sống công sở Theo anh(chị) tác phong nếp sống thích hợp ngƣời thƣ ký đại? Các yếu tố tạo nên tính thẩm mỹ cơng sở? Tại ngƣời thƣ ký phải ý đến giữ gìn sắc đẹp? Có quan điểm cho ngƣời thƣ ký cần có ngoại hình đẹp Theo anh (chị) quan điểm có khơng? 138 ... giáo trình Nghiệp vụ thư ký nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dạy học tập giáo viên sinh viên chuyên ngành Thư ký văn phòng Thư ký giám đốc Giáo trình gồm 10 chương: Chương I: Những vấn đề chung thư. .. thức giáo trình thư ký biên soạn năm trước Tiến sỹ Dương Văn Khảm, Tiến sỹ Trần Hoàng, kỹ đồng nghiệp trực tiếp làm thư ký, giảng dạy thư ký trường thuộc hệ thống giáo dục Việt Nam, biên soạn giáo. .. tạp Phạm vi chuyên môn nghiệp vụ thư ký bao quát rộng, nghiệp vụ hành văn phịng cịn bao hàm số nghiệp vụ chun mơn, dịch vụ khác kế tốn, tài chính, quản trị nhân sự, quản trị văn phịng, thống kê