Báo cáo thực tập quản trị văn phòng: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG của công ty Cổ phần Sông Đà 4

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I 4 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY 4 CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Sông Đà 4 4 1, Một trong những nét cơ bản về Công ty Cổ phần Sông Đà 4 4 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Sông Đà 5 2.1. Chức năng. 5 2.2.Nhiệm vụ 6 2.3.Quyền hạn 8 2.4. Cơ cấu tổ chức 8 2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty cổ phần Sông Đà 4 9 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòngCông ty cổ phần Sông Đà 4. 11 1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 11 1.1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng. 11 1.2.Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính 13 3. Trách nhiệm công việc chính 15 3.1 Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty. 15 3.2 chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ công ty. 16 3.3. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ công ty 16 3.4. Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty 16 3.5. thực hiện các công việc khác. 16 4. Điều kiện làm việc. 16 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4. 17 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 17 1.1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty. 17 1.2. Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty cổ phần sông đà 4( sơ đồ xem phần phụ lục III) 20 1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức một cuộc hội nghị của công ty, lập hồ sơ hội nghị ( sơ đồ xem phần phụ lục IV) 22 1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo công ty( sơ đồ xem phần phụ lục V) 24 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hoá công sở của công ty cổ phần sông đà 4. 26 1.6. Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng Hành chính tai Công ty cổ phần sông đà 4. 27 2. Khảo sát về công tác văn thư lưu trữ. 29 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của công ty. 29 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của trưởng phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của công ty. 30 PHẦN II 39 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP : 39 NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 39 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 39 2.Mẫu hoá một số văn bản sau: 47 3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan. 54 4.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 55 5. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan. Nhận xét về ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng công ty. 57 5.1.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng hành chính. 57 5.2. Ưu điểm, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng hành chính. 57 PHẦN III 58 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 58 I. Nhận xét, đánh giá chung về những Ưu điểm, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 58 1. Ưu điểm: 59 2. Nhược điểm: 60 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược diểm. 60 KẾT LUẬN 63 PHẦN PHỤ LỤC 65

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I 4

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY 4

CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4 4

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Sông Đà 4 4

1, Một trong những nét cơ bản về Công ty Cổ phần Sông Đà 4 4

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Sông Đà 5

2.1 Chức năng 5

2.2.Nhiệm vụ 6

2.3.Quyền hạn 8

2.4 Cơ cấu tổ chức 8

2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty cổ phần Sông Đà 4 9

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòngCông ty cổ phần Sông Đà 4 11

1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 11

1.1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng 11

1.2.Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính 13

3 Trách nhiệm công việc chính 15

3.1 Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty 15

3.2 chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ công ty 16 3.3 Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ công ty 16 3.4 Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty 16

3.5 thực hiện các công việc khác 16

4 Điều kiện làm việc 16

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4 17

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 17

1.1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty 17

1.2 Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty cổ phần sông đà 4( sơ đồ xem phần phụ lục III) 20

1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức một cuộc hội nghị của công ty, lập hồ sơ hội nghị ( sơ đồ xem phần phụ lục IV) 22

1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo công ty( sơ đồ xem phần phụ lục V) 24

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hoá công sở của công ty cổ phần sông đà 4 26

1.6 Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng Hành chính tai Công ty cổ phần sông đà 4 27

2 Khảo sát về công tác văn thư- lưu trữ 29

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của công ty 29

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của trưởng phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của công ty 30

PHẦN II 39

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP : 39

NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 39

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 39

2.Mẫu hoá một số văn bản sau: 47

3 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 54

4.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này 55

5 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan Nhận xét về ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng công ty 57

5.1.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng hành chính 57

5.2 Ưu điểm, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng hành chính.57 PHẦN III 58

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 58

I Nhận xét, đánh giá chung về những Ưu điểm, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 58

1 Ưu điểm: 59

2 Nhược điểm: 60

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược diểm 60KẾT LUẬN 63PHẦN PHỤ LỤC 65

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay đất nước đang trên đà phát triển thì bộ máy văn phòng với độingũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất cứ cơ quan tổ chức nào.Chính điều đó khiến chúng ta cần phải trang bị những điều kiện tốt nhất để làmnhững công việc đòi hỏi tính chuyên môn cao

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan doanh nghiệp lànơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo chomọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động củamỗi cơ quan tổ chức

Cùng với sự đổi mới của đất nước, các ngành các lĩnh vực hoạt động cónhững đống góp nhất định và luôn có sự cả tiến để vươn tới sự hoàn thiện Hoàmình vào xu thế đó những năm gần đây nghành Quản trị văn phòng có nhữngbước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền hành chính

Ngành quản trị văn phòng được xác định là một hoạt động của bộ máyquản lý và chiếm phần lớn nội dung hoạt động của cơ quan là một mắt xích quantrọng trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành Hiệu quả hoạt độngquản lý cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác văn phòng có làmtốt hay không Làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần giải quyết công việc giảiquyết nhan h chóng, chính xác, năng xuất chất lượng, đúng chế độ, hạn chế đượcbệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nuớc để làm trái pháp luật,nhằm góp phần lao vào sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi quốcgia Nắm bắt được tầm quan trọng của hoạt động quản lý văn bản nói chungtrong hoạt động quản lý cơ quan nói riêng, Đảng và nhà nước ta nhiều năm nay

đã không ngừng cải cách nguồn hành chính quốc gia trong đó có công tác quảntrị văn phòng được tập trung đổi mới sáng tạo hơn Vì vậy, để làm tốt công tácquản trị văn phòng đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiếnhành các chuyên môn nghiệp vụ

Ngày nay công tác văn phòng có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của

xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước,không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó Sống trong một xãhội đang phát triển từng ngày đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn lên, nỗ lực

phấn đấu hết mình để trao dồi và phục vụ cho xã hội cho đất nước.

Chính vì thế, đất nước ta ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thếgiới, đa dạng hoá đa phương hoá quan hệ quốc tế, để bắt kịp với tiến trình hội nhập đó, đòi hỏi phải có sự đổi mới một cách tích cực, chủ động và toàn diện.vìthế đòi hỏi nền hành chính văn phòng phải phải nhanh chóng đổi mới theo địnhhướng tinh gọn, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả nhằmtạo ra tính cạnh tranh cao Đòi hỏi từng bộ phận của nền hành chính phải đổimới để phù hợp với thời đại

Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và tầm quan trọng của văn phòng trong

xu thế phát triển hiện nay, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã thành lập khoaQuản trị Văn Phòng, cùng với phương châm của nhà trường “ Học thật, thi thật,

ra đời làm thật” “ lý luận gắn với thực tiễn ” Để đáp ứng phương châm đóKhoa Quản trị Văn phòng đã tiến hành cho sinh viên đi thực tâp tại cơ quan đơn

vị, giúp cho sinh viên có thời gian trải nghiệm với thực tế và làm quen với côngviệc tai cơ quan đơn vị, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi cònngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại các cơ quan, đó cũng là dịp đểsinh viên củng cố lại những kiến thức đã học đồng thời tập dược phẩm chất đạođức của một quản trị viên là cơ hội cho sinh viên đúng rút kinh nghiệm làm việcgiao tiếp cho công việc sau khi ra trường

Thực hiện kế hoạch của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội về việc thực tậptốt nghiệp lớp Cao đẳng Quản trị văn Phòng k13A- Hệ chính quy( khoá 2013-2016), cùng với sự giúp đỡ của ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Sông Đà 4 đã taođiều kiện tiếp nhận em về thực tập tại công ty Thời gian thực tập từ ngày29/02/2016 đến ngày 29/04/2016 Nhờ sự giúp đỡ của cán bộ nhân viên trongphòng hành chính trong công ty đặc biệt nhờ sự giúp đỡ tận tình của cán bộNguyễn ngọc Mẫn đã giúp đỡ và tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được ápdụng vào thực tiễn công tác, rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểubiết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quantrọng của công tác văn phòng

Trong thời gian thực tập tại Văn phòng công ty em càng nhận thấy rõ hơnvai trò sâu sắc của văn phòng trong các cơ quan nói chung cũng như văn phòng

nói riêng Đồng thời em nhận thấy được rằng sự quan tâm xây dựng và pháttriển, Văn phòng công ty cũng đã phát huy được vị trí, vai trò của mình trongviệc tham mưu giúp việc cho lãnh đạo công ty chỉ đạo điều hành các nhiệm vụphát triển kinh tế, bảo đảm thực hiện tốt công quản trị hậu cần cho hoạt độngcủa công ty.

Báo cáo thực tập là kết quả trong thời gian em thực tập tốt nghiệp chuyênngành tại công ty Đây là lần đầu tiên e được làm một cán bộ, nhân viên thực sựnên còn nhiều bỡ ngỡ, vốn kiến thức còn hạn chế ,nên có những sai sót nhấtđịnh Em viết báo cáo này gửi tới nhà trường, khoa Quản trị văn Phòng và kínhmong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy( cô) Giáo viên phụ trách bộ mônchuyên ngành giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để có cơ sở, nềntảng bước vào kỳ thi tốt nghiệp sắp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ chocông tác sau này với hi vọng góp phần nhỏ trong công cuộc đổi mới, xây dựngquê hương đất nước

Đặc biệt em xin cảm ơn tất cả các thầy cô trong khoa, những người đã giảngdạy em trong quá trình học tập các thầy cô chính là những người truyền đạt cho emkiến thức cũng như kinh nghiệm trong cuộc sống Em xin chân thành cảm cô ThsLâm Thu Hằng khoa Quản trị văn phòng đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quátrình thực tập và những trải nghiệm để em hoàn thành bài báo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty cổ Phần Sông đà 4,cùng toàn thể cán bộ nhân viên trong văn phòng hành chính đã tạo điều kiệngiúp đỡ và giúp e thu thập được những thông tin tài liệu để em hoàn thành bàibáo cáo thực tập

Bài báo thực tập của em vẫn còn nhiều hạn chế về kiến thức cũng nhưthời gian và kinh nghiệm thực tế, mặc dù rất cố gắng nhưng vẫn không tránhkhỏi những thiếu sót Vì vậy, em rất mong nhận được sự giúp đỡ, góp ý của cácthầy cô trong hội đồng chấm bài để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà nội, ngày tháng năm 2016 Sinh viên

Lê Thị Phương Dung

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Sông Đà 4

1, Một trong những nét cơ bản về Công ty Cổ phần Sông Đà 4

Tên Công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4

Tên giao dịch quốc tế: SONG DA No4 JOINT-STOCKS COMPANYViết tắt: SONGDA.No4 JSC

Trụ sở chính : Tầng 3, toà nhà TM,KĐT Văn khê, phường La Khê, Quận

Hà Đông, Thành phố Hà Nội

Điện thoại: 042.2253465

Fax: 0422253467

Email: info@songda4.vn

Website: www Songda4.vn- www.songda4.com.vn

Ngày thành lập: Ngày 01 tháng 06 năm 1989

Vốn điều lệ: 103.000.000.000 (một trăm linh ba tỉ đồng chẵn)

Tổng số cán bộ và công nhân: 1086 người

Trong đó: Gián tiếp 177 người

Trải qua hai mươi năm xây dựng và trưởng thành, công ty đã khôngngừng phát triển về mọi mặt: quy mô tổ chức, chức năng nhiệm vụ, cơ cấungành nghề, tổng giá trị sản xuất năm sau luôn cao hơn năm trước…

Công ty hết sức quan tâm đến việc đào tạo, xây dựng đội ngũ kỹ sư , kỹ

thuật, cán bộ quản lý giỏi ở tất cả các lĩnh vực, đội ngũ công nhân công nhân cótay nghề với kỹ thuật chuyên sâu.

Đên nay, Công ty đã xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân có trình độ giỏi

để thi công các công trình công nghiệp, dân dụng

Với ngành nghề truyền thống là xây dựng các công trình thuỷ điện Trongnhững năm qua, Công ty Cổ phần Sông Đà 4 đã tham gia nhiều công trình lớntrọng điểm của đất nước như : thuỷ điện Yaly( 720MW), nhà máy nước longxuyên, Công trình đường Hồ Chí Minh, Thuỷ điện Sesan 3(290NW), Thuỷ điệnSesan 4(320MW), công trình thuỷ điện bản vẽ, công trình thuỷ điện Xeekamanl– tại nước Cộng Hoà Dân Chủ Nhân Dân Lào…

Trong lĩnh vực xây lắp, công ty luôn coi trọng ứng dụng tiến bộ kỹ thuật,

áp dụng công nghệ mới vào thi công Công ty đã tăng cường hợp tác với cácnước trong và ngoài nước đầu tư các trang thiết bị thi công và sản xuất vật liệuxây dựng tiên tiến nhất Công ty đã vươn lên và chiếm lĩnh thị trường về côngnghệ thi công bê tông lạnh… Việc áp dụng những công nghệ mới đã rút ngắnthời gian thi công, công trình, đảm bảo tiến độ, chất lượng hiệu quả kinh tế, antoàn lao động nâng cao hiệu quả uy tín của nhà thầu Sông Đà 4 trong xây lắpthuỷ điện

Hiện nay, Công ty đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn ISO 9001:2008

Đến nay, Công ty cổ Phần Sông Đà 4 đã trở thành một doanh nghiệptrong sản xuất kinh doanh xây lắp và luôn đặt chất lượng sản phẩm lên hàngđầu, lấy hiệu quả kinh tế xã hội làm thước đo phát triển bền vững và mong muốnlàm đối tác tin cậy trong lĩnh vực hoạt động của mình với tất cả các bạn hàngtrong và ngoài nước

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty

Cổ Phần Sông Đà

2.1 Chức năng.

Công ty Cổ Phần Sông Đà 4 Đầu tư xây dựng Hạ tầng, giao thông và cáccông trình thuỷ điện…Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng Công ty Sông Đà và

nhà nước.t the

Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung ý kiến, đứng đầu

là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của Công ty Cácphòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của Công ty được thống nhất

từ trên xuống dưới

Quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công tytheo chương trình, nhiệm vụ, mục tiêu Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạtđộng của Công ty

Công ty Cổ phần Sông Đà 4 hoạt động rất mạnh mẽ trong tất cả các lĩnhvực xây dựng như: dự án thuỷ điện Yaly, nhà máy nước long xuyên, thuỷ điệnSesan 3, sesan 4, công trình bản vẽ tại Đất nước Lào

2.2.Nhiệm vụ

Công ty cổ Phần Sông Đà 4 thực hiện theo giấy chứng nhận doanh ngiệp.Công ty cổ phần với mã số doanh ngiệp 5900189325 đăng ký lần đầu ngày15/11/2007, đăng ký thay đổi lần thứ 7 ngày 20/01/2011 do sở kế hoạch và đầu

tư thành phố Hà Nội cấp với các chức năng

- Xây dựng các công trình thuỷ lợi, thuỷ điện, giao thông đường bộ, công

trình công ngiệp, dân dụng

- Thi công lắp đường dây và trạm biến áp đến 110KV;

- Đầu tư xây dựng khu công ngiệp và đô thị;

- Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét( chỉ hoạt động sau khi cơ quan có thẩm

quyền của nhà nước cho phép);

- Sản xuất vật liệu xây dựng từ đất sét( sản xuất vật tư, vật liệu xây dựng

kết cấu bê tông, đường ống cấp thoát nước);

- Buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng ( kinh doanh vật

tư, vật liệu xây dựng , cầu kiện bê tông , đường ống cấp thoát nước);

- Sản xuất, truyền tải và phân phối điện( chỉ hoạt động khiđược cơ quan

có thẩm quyền của nhà nước cho phép );

- Xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu, thiết bị cơ khí, cơ giới và công

nghệ xây dựng ;

Thực hiện tốt công tác tiếp thị, mở rộng quan hệ,quảng bá thương hiệu để

nâng cao uy tín mở rộng thị trường cho Công ty.Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụđối với người lao động theo đúng quy định của Bộ luật lao động Chi phí tiềnlương và tiền thưởng dựa trên hiệu quả hoạt động kinh doanh Chăm lo, đào tạobồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ thuật, ngiệp vụ quản lý cho cán bộ, công nhânviên công ty, phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo thực hiện chiến lược pháttriển và nhiệm vụ của Công ty.

Thực hiện đúng các chế độ và quy định quản lý vốn , tài sản, kế toán,hoạch toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác theo quy định của nhà nước,chịu trách nhiệm tính xác thực hoạt động tài chính của Công ty

Thực hiện các nghĩa vụ thuế và các khoản nộp ngân sách theo quy định.thựchiện chế độ báo các định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan nhà nước cóthẩm quyền; chịu trách nhiệm về tính chính xác trung thực của báo cáo

Chịu sự kiểm tra, giám sát ; tuân thủ các quy định về thanh tra của cơquan tài chính và của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của phápluật.có trách nhiệm lưu giữ bảo quản chứng từ tài liệu, sổ sách kế toán và toàn

bộ tài liệu liên quan đến hoạt động của Công ty và cải thiện điều kiện làm việctheo quy định của nhà nước

- Đảm bảo đủ việc làm và cải thiện điều kiện làm việc ngày càng tốt hơn

cho người lao động, không ngừng nâng cao nhu cầu thu nhập và đời sống chongười lao động

- Đảm bảo nghĩa vụ với nhà nước, phù hợp với yêu cầu kinh doanh các

ngành nghề lĩnh vực hoạt động

Bên cạng đó công ty sông đà 4 đã đặt triết lý kinh doanh lên hàng đầu đểlàm nên những thành công lớn

TRUNG THỰC

THÀNH CÔNG

ĐẠO ĐỨC

2.3.Quyền hạn

-Quản lý, sử dụng tài sản, tiền vốn, đất đai các nguồn lực khác để phục vụhoạt động của công ty

- Được đầu tư, huy động vốn để hoạt động theo quy định của pháp luật

- Chủ động tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường, liên doanh, liên kết hợptác giữa các đơn vị, tổ chức trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật

- chỉ đạo xây dựng ban hành các nội quy và hệ thống quy chế nội bộ.Thường xuyên theo dõi công tác khoán và thanh quyết toàn cho các hạng mụctheo từng giai đoạn

- Thực hiện quản lý giá thành trên cơ sở áp dụng các mức lao động vật tưđơn giá tiền lương của Nhà nước, nội bộ và các chi phí khác đảm bảo hiệu quảkinh doanh của công ty và phù hợp với quy trình của pháp luật

Lựa chọn các hình thức thực hiện tiền lương, thưởng cho người lao động,phù hợp với yêu cầu kinh doanh của công ty, quy định của nhà nước

- Được hưởng lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh thông qua việc trích lập

và sử dụng các quỹ theo quy định của Nhà nước

- Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế Riêng thuế thu nhập doanh nghiệp

thực hiện theo đơn vị hoạch toán phụ thuộc

Hoạt động trong lĩnh vực đang rất phát triển ở Việt nam nói riêng và thếgiới nói chung, cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện bằng sơ đồ sau:

2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty cổ phần Sông Đà 4

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

ĐỘICÔNGTRÌNHI

ĐỘICÔNGTRÌNHII

PHÒNGTÀICHÍNH-KẾTOÁN

PHÒNGQUẢNLÝ- KỸTHUẬT

PHÓGIÁMĐỐC

PHÓGIÁMĐỐC

PHÒNGKINH

TẾ VẬT TƯ

-PHÒNGTÀICHÍNH-KẾHOẠCH

Ban giám đốc gồm có: 1 giám đốc, 3 phó giám đốc, trong đó giám đốc làngười có thầm quyền cao nhất trong công ty, quyết định các vấn đề liên quanđến phương hướng hoạt động vốn, nhân sự của ban giám đốc và một số vấn đề

có liên quan Ban giám đốc quyền ra quyết định sau khi có ý kiến của các thànhviên trong công ty

Giám đốc là người chịu trách nhiệm về hoạt động của công ty và điềuhành các phòng ban chức năng

Phó giám đốc là người giúp giám đốc giải quyết các công việc thuộcphạm vi, quyền hạn và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về công việc củamình

Phòng tổ chức hành chính: là phòng thực hiện công tác quản lý, bố trínhân sự và các công tác hành chính trong công ty, đảm bảo hoạt động trong một

số vấn đề liên quan đến công việc và đời sống hoạt động của toàn công nhânviên, góp phần xây dựng văn hoá làm việc, văn hoá tổ chức, tạo động lực chonhân viên làm việc hiệu quả hơn

Phòng tài chính kế toán: là phòng có nhiệm vụ phụ trách theo dõi phần tàichính kế toán của công ty như: ghi chép, tính toán, phản ánh, kiểm tra giám sáttình hình hiện có và sự vận động của tài sản, hàng hoá tiền vốn của công ty.Đồng thời, tính toán và phản ánh chính xác tình hình kết quả hoạt động kinhdoanh, lập báo cáo tài chính nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho các đối tượng

sử dụng thông tin cho các mục đích sử dụng công việc khác

Phòng kinh tế kế hoạch: là ban kinh tế kế hoach tham mưu cho giám đốc

về giá và các đơn vị cung cấp vật tư đồng thời lập kế hoạch chi tiết cho côngviệc hàng ngày, tuần cho các bộ phận cơ sở kế hoạch tuần, tháng cho công ty.Phòng kinh tế kế hoạch còn phối hợp với các phòng ban của công ty để triểnkhai thực hiện các dự án do công ty làm chủ đầu tư đến khi kết thúc đầu tư thanhquyết toán vốn đầu tư đưa công trình vào sử dụng

Phòng quản lý kỹ thuật: có nhiệm vụ giám sát về mọi mặt kỹ thuật sảnxuất, cải tiến quy trình công nghệ.chỉ đạo việc chấp hành mọi chế độ quản lý kỹthuật và kiểm tra chất lượng sản phẩm

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòngCông ty cổ phần Sông Đà 4.

1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

Công ty cổ phần Sông Đà 4 là đơn vị đầu tư xây dựng, kinh doanh bấtđộng sản … chịu sự giám sát kiểm tra của tổng công ty Sông Đà 4 và nhà nước

1.1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng

Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng, là nơi giao dịch, tiếp kháchlàm cầu nối giữa lãnh đạo công ty với các mối quan hệ bên ngoài Do đó vănphòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực hiện tốt chức năng nhiệm

vụ được giao Không phải công ty nào của nhà nước nên chức năng văn phòngchỉ trong phạm vi nhỏ và không phức tạp

a Chức năng.

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nhưnhà cửa, phương tiện trang thiết bị, công cụ tài chính… Các điều kiện vàphương tiện ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổsung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan Đây

là hoạt động mang tính đặcthù có ý nghĩa quan trọng về cơ sở vật chất của Công

ty, phục vụ cho hoạt động của các phòng ban trong công ty, phục vụ cho hoạtđộng kinh doanh của Công ty

b Nhiệm vụ của văn phòng

- lập kế hoạch công tác của công ty Tham mưu cho ban giám đốc, sắpxếp tổ chức bộ máy hoạt động trong công ty

- Tham mưu cho Ban giám đốc trong công tác quy hoạch, đào tao bồidưỡng đội ngũ cán bộ nhân viên

- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ nhân viên; Tổchức thực hiện công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật

- Lập kế hoach về lao động, tuyển dụng( hoặc sa thải); Quản lý hồ sơnhân sự, theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý lao động và sử dụng lao động

- Tổng hợp kết quả hoạt động của các phòng ban trong công ty Giúp Bangiám đốc điều hành các mối quan hệ trong nội bộ và với các đối tác kinh doanh

- Tổ chức các cuộc họp thường niên hàng tháng, quý, họp cuối năm, họp

cổ đông và các hội thảo khách hàng của công ty

- Thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ; Quản lý các con dấutheo quy định hiện hành

- Xây dựng kế hoach tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, trật tự an ninh,phòng cháy chữa cháy Đề xuất và thuwch hiện phối hợp với các đơn vị giữ gìn

an ninh, trật tự trong công ty

- Quản lý và điều phối sử dụng xe ô tô phục vụ công tác của nhân viêncông ty Lập kế hoạch và thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa xe

- Thống kê và báo cáo theo yêu cầu của ban giám đốc

- Đề xuất tổ chức quy hoạch cán bộ, đề bạt bổ nhiệm miễn nhiệm , nânglương cho cán bộ theo phân cấp của công ty theo quy định của nhà nước, quản

lý sản xuất theo yêu cầu quản lý kinh doanh

- Dự trù kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phương pháp hạn mức kinh kinhcân đối chi phí hàng quý, năm, chỉ trả tiền lương, thưởng cho cán bộ nhân viêntrong công ty

- Quản lý mua sắm và bảo vệ các loại tài sản, cơ sở vật chất của côngty…

Ngiên cứu , đề xuất phương án cơ cấu tổ chức của công ty, tổ chức bộmáy thành lập mới, giải thể, sát nhập chia tách … các đơn vị bộ phận phù hợpvới tình hình thực tế của công ty

- Tổ chức kiểm tra và chủ động tham gia theo đơn thư, theo kế hoạch đã

được giám đốc phê duyệt

- Tiếp nhận vào sổ theo dõi và phát hành công văn đi, đến, thư từ báo chí

theo địa chỉ quy định về quản lý văn bản

- Thực hiện đóng dấu các văn bản theo chức năng cán bộ, phân theo

đúng quy định quản lý văn bản và quản lý con dấu của công ty và của pháp luật

- Cấp phát văn phòng phẩm cho các bộ phận, thực hiện quản lý phòng

theo đúng chế độ

- Soạn thảo văn bản và photo tài liệu phục vụ trong công tác làm việc

- Tổ chức công tác y tế, tạp vụ và công tác khác thuộc phạm vi quản trị

- Xây dựng quản lý công tác an ninh, tự vệ, bảo vệ nội bộ, bảo vệ công

ty, chuẩn bi hội trường, phòng họp phục vụ các cuộc đại hội, hội họp, chuẩn bịphòng làm việc cho lãnh đão công ty làm việc và công việc tiếp khách hàng

- Tổ chức chỉ đạo giám sát các hoạt động của các lực lượng bảo vệ nhằm

đảm bảo trật tự an toàn của các đơn vị trong công ty

- Phối hợp làm việc các cơ quan, hữu quan trong công tác giữ gìn trật tự

an ninh khu vực và an ninh xã hội trên địa bàn hoạt động của các đơn vị trongcông ty

Tổ chức hoạt động tuân thủ theo điều lệ công ty Công ty chịu tráchnhiệm chấp hành các văn bản Luật: Luật doanh nghiệp, Luật kinh doanh, luậtkinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp pháttriển kinh tế- xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn

Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.Hợp tácvới các đơn vị để nâng cao chất lượng công trình, an toàn lao động… theo đúngquy định của pháp luật

Công ty cổ phần sông đà 4 ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh củamình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh

1.2.Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính

Trong cơ cấu tổ chức của công ty văn phòng có vị trí như một nhân tốtrung tâm của các lường thông tin và phục vụ hậu cần Có thể xem xét vănphòng như một trạm trung chuyển giao lưu giũa nhiều đầu mối khác nhau cả bêntrong và bên ngoài công ty

- Trưởng phòng chịu trách nhiệm về tổ chức điều hành công việc, tổ

chức báo cáo tình hình hoạt động của công ty, phân công chỉ đạo công việcchung

- Phó phòng giúp việc cho trưởng phòng phân công theo dõi từng khối

công việc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các lĩnh vực công việc đượcphụ trách

- Nhân viên văn thư: kiêm cán bộ lưu trữ thực hiện những công việc

theo sự phân công của trưởng phòng quản lý các thiết bị được giao có hiệu quả.Thực hiện công tác văn thư đánh máy, bảo mật, đăng ký,, cấp phát lưu trữ, tàiliệu đến và đi.

- Nhân viên bảo vệ: Bảo về tài sản công ty và tài sản người lao động,

trong địa phận công ty đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an ninh cho toàn côngty

- Nhân viên tạp vụ: Nấu ăn trưa cho toàn công ty, và làm công tác tạp vụ,

về vệ sinh công ty

- Nhân viên lái xe: Có nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo công ty

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng

( xem phần phụ lục 1 )

Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng

Văn phòng công ty Cổ phần Sông Đà 4 bao gồm: Trưởng phòng , phóphòng, bộ phận văn thư lưu trữ, bộ phận kế toán, bộ phận thực hiện công tác chế

độ, bộ phận tạp vụ, bộ phận bảo vệ

- Chức danh: Trưởng phòng

- Phòng/ ban: Văn phòng công ty

- Cán bộ quản lý trực tiếp: Tổng giám đốc công ty

- Mức lương: 9.500.000

- Cấp bậc: quản lý

1 Quản lý công việc

- Thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể: tổ chức cán bộ, cải cách hành chính,

thi đua khen thưởng, quản lý tài chính cơ quan

- Điều hành phụ trách chung nhiệm vụ của phòng hành chính và các

công việc khác khi ban lãnh đạo phân công

- Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ công ty

- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty Chỉ đạo, tổ chức tiếp

đón khách đến làm việc tại công ty

- Lập chương trinh công tác của phòng hành chính

2 Yêu cầu :

Trình độ: Đại học

Chuyên ngành: quant trị văn phòng hoặc các linhc vực liên quan khác

Chức chỉ: vi tính văn phòng tương đương B trở lên

Kinh nghiệm

- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm tổ chức và quản hành chính

- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

Kiến thức

- Có kiến thức về quản trị hành chính, hiểu về các quy định pháp luật cóliên quan

- Có kiến thức về lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Thành thạo các phần mềm: word, Exel, Powerpoint, phần mềm quản lýnhân sự…

Kỹ năng

- Giao tiếp tốt và tổ chức tốt

- Lãnh đạo nhân viên, lập kế hoạch

- Tổ chức và giám sát công việc, phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

Khả năng

- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc

- Xử lý các xung đột và mâu thuẫn trong tổ chức làm việc độc lập

- Lãnh đạo, liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan hệ

Phẩm chất cá nhân:

- Trung thực, dũng cảm nhiệt tình trong công việc

- Sáng tạo trong công việc

3 Trách nhiệm công việc chính

3.1 Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân

sự của công ty.

- Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tingiữa các cấp quản lý, bộ phận của công ty

- Nghiên cứu xây dựng kiểm tra và thực hiện kế hoạch sản xuất, giaohàng

- Tổ chức quản lý, lưu giữ hồ sơ cán bộ- nhân viên, đôn đốc hướng dẫn

và kiểm tra thực hiện các thủ tục ký kết, thay đổi, chấm dứt hợp đồng

3.2 chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ công ty.

- Tổ chức xây dựng Tổ chức xây dựng kiện toàn và hướng dẫn nhân viênthực hiện các công việc về soạn thảo văn bản lưu trữ sử dụng các con dấu

- Chỉ đạo giám sát nhân viên thực hiện và tiếp nhận xử lý lưu trữ và bảomật các thông tin của công ty

3.3 Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ công ty

- Phối hợp với các phòng xây dựng chế độ tiền lương cho nhân viên: cácchế độ thưởng phạt trong công ty

- Tổ chức, hướng dẫn thực hiện chế độ bảo hiểm, chính sách

- Tổ chức chăm lo đời sông cho cán bộ, chuyên viên trong công ty

3.4 Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty

- Thiết lập mối quan hệ trong ngoài công ty

- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón khách đến làm việc tại công ty

3.5 thực hiện các công việc khác.

- Tham gia hội nghị hội thảo của công ty

- Đảm bảo cơ sở vật chất

- Xây dựng các tổ chức thực hiện kế hoạch thiết kế, sản xuất, nâng caotrình độ, năng lượng của đội ngũ nhân viên

- Quản lý điều hành hệ thống mạng máy tính nội bộ của công ty

4 Điều kiện làm việc.

- Thời gian làm việc: từ 8:00- 12:00, 13:30- 17:00

- Ngày thứ 7 và chủ nhật là được nghỉ

- Địa chỉ làm việc: tại văn phòng công ty

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.

1.1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty.

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, nhiệm thuthu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự chỉ đạo của lãnh đạo, đảm bảođiều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cho toàn cơ quan tổ chức đó

Văn phòng có 2 chức năn cơ bản:

Chức năng tham mưu tổng hợp

Hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, yếu

tố chủ quan và yếu tố khách quan, bởi vậy muốn đưa ra quyết định mang tínhkhoa học, người ta cần căn cứ vào yếu tố khách quan như những yếu tố tham giacác cấp quản lý, của những người trợ giúp Những ý kiến đó được văn phòng tậphợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạonhững thông tin và những quyết định kịp thời đúng đắn

Trong quản lý kinh tế xã hội, thông tin là chất liệu của mọi quá trình quản

lý và là những nội dung phục vụ cho việc quản lý mà văn phòng được xem nhưtrung tâm của một tổ chức Kết quả tham vấn phải xuất phát tư những thông tin

từ đầu vào, đầu ra và thông tin dựa trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà vănphòng là đầu mối thu nhập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu củangười lãnh đạo, quản lý Quá trình thu thập, quản lý và sử dụng thông tin phảituân thủ theo đúng nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quảthiết thực.

Đối với công ty cổ phần sông đà 4, xây dựng cơ sở hạ tầng và giao thông

và các công trình thuỷ điện, việc tham mưu cho lãnh đạo có một ý nghĩa hết sứcquan trọng chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên góc độ quan hệ vănphòng với lãnh đạo cơ quan Trong hoạt động của mình văn phòng phải đóngvai trò tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan Để có thể thammưu cho lãnh đạo cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phântích tổng hợp thông tin những vấn đề cần giải quyết, từ đó có thể thấy được mốiquan hệ giữa tổng hợp và tham mưu

Hoạt động như trên thuộc chức năng tham mưu tổng hợp của công tácvăn phòng Chức năng này có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thấtbại của cơ quan doanh nghiệp Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nêncác cơ quan, doanh nghiệp luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công văn

Tham mưu, giúp việc cho tổng giám đốc công ty và tổ chức thực hiện cácviệc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ laođộng, chế độ chính sách, chăm sóc sức khoẻ cho người lao động, bảo vệ nhân

sự theo luật và quy chế của công ty Tổng hợp thông tin xử lý tham mưu, cungcấp thông tin kịp thời đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, quản lý và điều hành củacông ty

Giúp công ty thống nhất việc ban hành văn bản, soạn thảo và tham giasoạn thảo văn bản quy phạm pháp luật theo sự phân công

Là đơn vị trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp với các đơn vị khácchuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, đại hội của cơ quan, tổ chức ghi biên bản cáccuộc họp đó Văn phòng luôn tham mưu kịp thời cho lãnh đạo công ty trong việcxây dựng cơ cấu tổ chức cũng như phương hướng phát triển công ty

Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần:

Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng công ty, đơn

vị làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ hóp phần quan trọng vào việc nâng caohiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức trong hoạt động của cơ quan tổ chức,chức năng hậu cần cơ cơ quan có nhiều ý nghĩa đối với văn phòng nói riêng và

cơ quan tổ chức nói chung Chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mốiquan hệ của văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị, chức năng này văn phòng cómột vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi cơ quan tổchức muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có các phương tiện, điềukiện của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơquan đơn vị

Đồng thời, chức năng hậu cần là chức năng đảm bảo các điều kiện vậtchất như: nhà cửa, phương tiện, công cụ, tài chính… cho hoạt động quản lý của

cơ quan, doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu công tác Ngoài ra văn phòngcòn xây dựng các chương trình kế hoạch, lich làm việc cho lãnh đạo như cơquan, doanh nghiệp

Vì vậy văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện chức năng trên vìcác chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định

sự cần thiết khách quan tồn tại bộ phận văn phòng của mỗi cơ quan, doanhnghiệp Trong đó, chức năng tham mưu tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyếtđịnh sự thành bại trong công tác văn phòng

Ví dụ tình huống cụ thể:

Ngày 25/03/2016 Công ty họp Đại Hội cổ đông bất thường năm 2016.Phòng hành chính đã được giao nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp phòng hànhchính đã được giao nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp

Phòng hành chính đã chuẩn bị địa điểm, thời gian họp, thành phần tham

dự, giấy mời, các tài liệu liên quan tới cuộc họp cho lãnh đạo công ty Ngoài ra,phòng hành chính còn thông báo các phòng , ban và cổ đông được biết và chuẩn

bị cho nội dung cuộc họp được tốt nhất

1.2 Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty cổ phần sông đà 4( sơ đồ xem phần phụ lục III)

Mỗi cơ quan đều cần có chương trình công tác thường kỳ, để cho quátrình vận hành hoạt động của công ty và các bộ phận chức năng trong công tyhoạt động có hiệu quả, thì phải có một đơn vị xây dựng công tác thườngkỳ( Tuần, tháng, quý, năm) Phòng hành chính là đơn vị được giao trách nhiệmxây dựng chương trình công tác Tuần, tháng, quý, năm của Công ty nói chung

và của từng đơn vị nói riêng là giống nhau Trách nhiệm xây dựng chương trìnhcông tác là của phòng hành chính, phòng hành chính yêu cầu các đơn vị đăng kýchương trình công tác Các phòng, Ban thuộc công ty lập danh mục các đề ángửi về văn phòng công ty, văn phòng tổng hợp dự kiến chương trình công táctuần, tháng, quý, năm của công ty nói chung và của từng đơn vị nói riêng làgiống nhau Trách nhiệm xây dựng chương trình công tác Các phòng, Banthuộc công ty lập doanh mục các đề án gửi về văn phòng công ty, văn phòngtổng hợp dự kiến chương trình công tác Tuần, tháng, quý, năm Sau khi vănphòng xây dựng chương trình sơ bộ xong gửi bản thảo dự kiến kế hoạch đếncác đơn vị tham gia ý kiến xong gửi lại ý kiến sau khi các phòng ban thuộcCông ty tham gia ý kiến xong gửi lại cho phòng hành chính, phòng hành chínhtrình Giám đốc xem xét, Giám đốc công ty ký và ban hành, phát hành tới cácphòng ban biết và thực hiện

Sau khi các đơn vị thực hiện gửi báo cáo kết quả thực hiện và các vấn đềnảy sinh trong quá trình hoạt động công tác quý sau và gửi đến các đơn vị

 Trình tự lập chương trình công tác năm như sau:

- Chương trình công tác năm:

+ chậm nhất vào ngày 15/12 hằng năm các đơn vị thuộc công gửi văn

phòng công ty các danh mục những đề an triển khai trong năm, cấp quyết định

cơ quan phối hợp, cơ quan nhất định, thời hạn trình của từng đề án

+ Trong vòng 05 ngày từ ngày nhận được dự thảo chương trình Công tác

của công ty, các đơn vị phải có ý kiến chỉ đạo, hoàn chỉnh và trình lãnh đạocông ty thông qua

+ Sau khi lãnh đạo Công ty thông qua chương trình công tác năm Phòng

hành chính công ty trình giám đốc ký ban hành gửi đến các đơn vị để thực hiện

- Chương trình công tác quý:

+ Chậm nhất vào ngày 25 của tháng cuối mỗi quý các đơn vị phải Báocáo đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác quý, xét lại các đề án củaquý sau, xem xét các vấn đề phát sinh để điều chỉnh chương trình công tác quý

đó, xét lại các đề án của quý sau, xem xét các vấn đề phát sinh để điều chỉnhchương trình công tác quý sau gửi về phòng hành chính công ty

+ Phòng Hành chính Công ty tổng hợp lập chương trình công tác quý củacông ty trình giám đốc quyết định

- Chương trình công tác tháng:

+ Hàng tháng các đơn vị căn cứ vào tiến độ công việc đã ghi trongchương trình công tác quý, những vấn đề còn tồn đọng, phát sinh đề nghị điềuchỉnh chương trình công tác tháng sau Các đề nghị này phải gửi văn phòngcông ty chậm nhất vào ngày 27 hàng tháng

+ Phòng Hành chính của công ty tổng hợp lập chương trình công táctháng, trình giám đốc quyết định và gửi cho các đơn vị thực hiện

- Chương trình công tác tuần:

+ Căn cứ vào công tác tháng, sau khi xin ý kiến lãnh đạo Công ty, phòngHành chính của công ty lập chương trình công tác tuần của lãnh đạo Công ty vàthông báo cho các đơn vị thực hiện

+ Lãnh đạo các đơn vị thuộc công ty căn cứ vào chức năng nhiệm vụđược giao kết hợp với chương trình công tác hàng tháng, tuần của công ty để lậpchương trình công tác tuần

Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty giúp chocông việc được giải quyết theo trình tự và khoa học hơn Việc gì mang tính chấtquan trọng và cấp bách được đẩy lên giải quyết trước, việc gì không thực sự đòihỏi giải quyết ngay sẽ được sắp xếp sau Nhờ xây dựng chương trình công tácthường kỳ của công ty mà bộ phận có thể phối hợp giải quyết công việc được dễdàng, hiệu quả cao hơn

Tuy nhiên bên cạnh đó, vẫn còn nhiều hạn chế trong quá trình xây dựngchương trình công tác các bộ phận phòng, ban chức năng còn chưa thu xếpđược các công việc hợp lý, các công việc giữa các phòng có sự khác biệt nênquá trình giải quyết còn nhiều hạn chế.

Trong quá trình cùng phối hợp giải quyết công việc còn nhiều chi phốidẫn đến tình trạng ỉ lại, chưa thực sự làm hết trách nhiệm của mình với côngviệc làm cho chất lượng cao

Ưu điểm:

- Xác định được công việc chính xác

- Theo dõi được thời gian cũng như cách thực hiện

- Kiểm soát được thời gian cũng như cách thực hiện công việ.

- Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho Tổng giám đốc điều

hành công việc của công ty được thống nhất, không chồng chéo, không mâuthuẫn trong lãnh đạo và chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo trongcông ty

Công tác này đã được sơ đồ hoá thành một quy trình chuẩn hoá đầy đủ vàhợp lý

Nhược điểm:

- Chưa xây dựng chương trình đúng thời gian quy định

- Chưa xác định được thời gian cụ thể

- Thuy nhiên chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan vẫn chưa xắp

xếp công việc một cách khoa học

Vẫn còn bỏ sót một số công việc và không đúng lịch trình

1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức một cuộc hội nghị của công ty, lập hồ

sơ hội nghị ( sơ đồ xem phần phụ lục IV)

Như chúng ta đã biết, việc tổ chức những sự kiện như hội nghị, hội thảo,hội họp,… là công việc góp phần xây dựng thương hiệu và sản phẩm cho mộtcông ty, đồng thời thông qua sự kiện đó để tạo cơ hội giao lưu với bạn hàng vàđối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tinhai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp

Hội nghị, hội thảo cũng chính là hình thức cơ bản để phát huy và thựchiện nền dân chủ Xã hội chủ nghĩa, tinh thần tập thể, tự giác và tính chủ độngtrong công việc.

Hội nghị của Công ty cổ phần sông đà 4 bao gồm các hình thức sau: Hộinghị sơ kết, Hội nghị tổng kết, khen thưởng, kỷ luật hoặc thảo luận một vấn đềnào đó,… và tất nhiên, các cuộc tổ chức đó luôn được phòng Hành chính chuẩn

bị hết sức chu đáo;

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo của công ty như sau:

a Tổ chức phục vụ trước các cuộc hội nghị:

Công việc thực hiện:

- Chuẩn bị về văn bản như: Quyết định về việc tổ chức hội nghị, kế

hoach, chương trình, giấy mời,…

- Dự trù kinh phí.

- Chuẩn bị về nội dung tài liệu

- Lễ tân, văn nghệ, ăn ở đi lại cho đại biểu

b, Tổ chức phục vụ trong khi diễn ra cuộc hội nghi

- Nếu trưởng phòng trực tiếp làm MC điều hành hội nghị, thì trưởng

phòng giao cho cấp dưới làm công việc sau:

+ Quản lý hội trường, giám sát hoạt động lễ tân

+ Quan sát, giám sát hoạt động của thư ký

- Nếu trưởng phòng không làm MC thì sẽ trực làm công việc nêu trên.

c, Tổ chức phục vụ sau khi diễn ra hội nghị:

- Tổng hợp kết quả.

- Thông báo kết quả.

- Họp rút kinh nghiệm.

- Quyết toán, lập hồ sơ công việc.

NHẬN XÉT: Qua tìm hiểu về quy trình tổ chức hội nghị của công ty tôi

thấy quy trình tổ chức hội nghị của công ty rất khoa học và đảm bảo về mọikhâu nghiệp vụ, mọi cuộc hội nghị của công ty luôn thành công tốt đẹp

1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo công ty( sơ đồ xem phần phụ lục V)

Chuyến đi công tác đây là hoạt động rất cần thiết đối với mỗi công ty.Chuyến đi công tác của giám đốc cũng như ban lãnh đạo rất đa dạng có thể đidài ngày, ngăn ngày tuỳ thuộc vào tính chất công việc vì vậy phòng hành chínhphải chuẩn bị hết sức chu đáo

Phòng hành chính cần phải làm tốt công tác chuẩn bị trước chuyến đi:liên hệ với đơn vị mà thủ trưởng công tác để chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan,chuẩn bị phương tiện, kinh phí đi lại, chỗ ở cho lãnh đạo và chuẩn bị các nộidung liên quan khác như: Tổ chức cuộc họp bàn giao công việc khi thủ trưởng đicông tác

Quy trình tổ chức chuyến đi công tác của công ty như sau:

Bước 1 Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác.

+ Lập kế hoạch

+ Liên hệ với nơi đến công tác

+ Xác định mục đích chuyến đi

+ Số lượng người tham gia

+ Các địa điểm dừng chân trong chuyến đi

+ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc chuyến đi

+ Chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị kinh phí, chuẩn bị thủ tục, phương tiện đi lại.+ Các cuộc gặp gỡ, trao đổi vấn đề công việc và đàm toạ…

+ Cử người đi cùng như: thư ký, lái xe

+ Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai loại lịch trình đó là: lịch trình sắpxếp di chuyển và lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn

Bước 2 Giải quyết các thủ tục giấy tờ.

- Giấy giới thiệu đi công tác

- Giấy đi đường

- Giấy phép xuất nhập cảnh và hộ chiếu (nếu đi công tác nước ngoài)

- Chứng minh thư nhân dân

- Các giấy tờ về chức danh khoa học, chính trị, (danh thiếp)

Bước 3 Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn

- Lựa chọn phương tiện đi lại di chuyển cho phù hợp

- Bảng giờ đi đến của từng loại phương tiện

- Giá vé tàu xe hay máy bay

- Độ dài quãng đường đi

- Chế độ, tiêu chuẩn mà thủ trưởng, lãnh đạo được sử dụng.

- Liên hệ với các nơi đoàn đi đến chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làm việc

cho đoàn

Đặc biệt: đối với các cuộc đi công tác nước ngoài:

- Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét

duyệt và đàm phán với nước sẽ đến công tác hoặc gửi công hàm cho nước đó

- Đối với các nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quán tại

Việt Nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba

- Cần chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn:

+ tài liệu pháp quy, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh cực chuyên môn

+ tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan

+ Dữ liệu liên quan nên được sao chép trong CD và mang theo laptop cánhân

+ Nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối với laptop

- Chuẩn bị kinh phí:

+ tiền vé máy bay, ô tô…

+ tiền ăn uông nghỉ ngơi, sinh hoạt trong quá trình của chuyến đi

+ Lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính

+ Tiền đóng góp cho hội nghị hội thảo (nếu cân)

+ Một số chi phí khác như: thuốc men, mở cuộc chiêu đãi, kinh phí dựphòng,…

- Lên kế hoạch đảm nhận phần công việc ở cơ quan trong thời gian lãnh

đạo đi công tác;

+ Thông báo về thời gian lãnh đạo vắng mặt

+ Lãnh đạo phải uỷ thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở lại cơ quan

+ Những công việc khác cần thực hiện như: huỷ bỏ và lên lại lịch cáccuộc họp đã ấn định trong thời gian thủ trưởng vắng mặt…

- Kiểm tra chuyến đi

+ vé máy bay

+ xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên lai nhận đặt chỗ

+ Passport, Visa ( nếu cần)

+ ngân quỹ cho chuyến đi công tác, thẻ tín dụng,…

+ Xác nhận phòng ngừa y tế

+ Giấy giới thiệu, giấy đi đường,

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hoá công

sở của công ty cổ phần sông đà 4.

Nhìn chung việc thực hiện theo quy định của nhà nước về văn hoá công

sở thì công ty cổ phần sông đà 4 thực hiện rất nghiêm túc phù hợp với truyềnthống và bản sắc văn hoá người Việt, phù hợp với điều kiện kinh tế của cán bộcông nhân viên trong công ty Vừa đảm bảo theo quy định của pháp luật mặtkhác còn đảm bảo tính trang nghiêm và lịch sử

Văn hoá nơi công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ,công nhân viên chức trong khi thực hiện nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ vănhoá của mỗi người Tuy rằng hiện nay công ty cổ phần Sông Đà 4 chưa xâydựng được “ Quy chế văn hoá công sở” cho riêng mình nhưng nhìn chung cáccán bộ, công chức, viên chức tại đây đã xây dựng được một nề nếp làm việc cókhoa học, có kỷ cương và dân chủ hoá Cụ thể như sau:

- Đi làm đúng giờ, không đi muộn về sớm

- Ăn mặc đúng mực, đẹp, gọn gàng lịch sự.

- ứng xử nhã nhặn, có thái độ đúng mực.

- biết tiết kiệm (tiết kiệm trong công việc, có ý thức tái sử dụng giấy in,

photo một mặt để tiết kiệm văn phòng phẩm tiết kiệm những tài nguyên vôhình cũng thể hiện nét đẹp của văn hoá công sở)

- Phong cách làm việc nhanh nhẹn, không rườm rà nhiều quy trình thủ tục…

Tuy còn một số hạn chế nhất định nhưng nhìn chung Công ty cổ phần

Sông Đà 4 nói chung hay bộ phận văn phòng nói riêng đã chấp hành được tốtvăn hoá công sở được đề ra theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg của Thủtướng Chính Phủ.

Trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp đều thể hiện sự tôn trọng, cóthái độ trung thực thân thiện và hợp tác

1.6 Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng Hành chính tai Công

ty cổ phần sông đà 4.

Trong văn phòng không thể thiếu các trang thiết bị và công cụ để hộ trợđắc lực trong công việc của văn phòng , nhờ có các vật dụng này mà hiệu xuấtcông việc của công ty đạt hiệu quả cao trong công việc một cách nhanh chóng

2

Ghi chú:

1.bàn làm việc của trưởng phòng 7 Điều hoà

2.quầy làm việc của chuyên viên8 Máy huỷ tài liệu

3a.các tủ hồ sơ tài liệu9.cửa ra vào

3b tủ đựng văn phòng phẩm 10 Ghế ngồi

4 bàn tiếp khách

5.máy scaen

6 máy photo

Nhận xét: Mô hình văn phòng hành chính công ty được trang bị đầy đủ

và khép kín, các trang thiết bị cần thiết để thực hiện công việc chuyên môn

Các phương tiện kỹ thuật máy tính, máy in, máy photo, các công cụ làmviệc như bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, tủ đựng văn phòng phẩm

Các trang thiêt bị trong phòng được bố trí sắp xếp khá hợp lý, thuận tiệncho việc đi lại trong quá trình làm việc đồng thời cách bố trí các loại máy in ,máy photo rất phù hợp cho quá trình làm việc nhanh và hiệu quả

Cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng làm việc rất hợp lýgiữ một vai trò quan trọng phục vụ cho công việc của nhân viên và lãnh đạo vănphòng có một không gian làm việc thoải mái, nâng cao hiệu xuất công việc

 Ưu điểm:

Phòng làm việc được trang bị đầy đủ tiện nghi làm việc được bố trí sắp xếpphù hợp với các vị trí trong văn phòng, mỗi vị trí làm việc được bố trí một máy tính

và cách máy photo và máy in với khoảng nhất định để phù hợp cho việc đi lại các

tủ đựng hồ sơ và tủ đựng văn phòng phẩm được bô trí gọn gàng gần với vị trí làmviệc sắp xếp ngăn nắp giúp cho việc sử dụng được thuận lợi hơn

Ánh sáng tự nhiên nhờ hệ thống cửa ra vào và cửa sổ được lắp đặt bằng

hệ thống cửa kính, khung nhôm kết hợp với ánh sáng của đèn điện có một ánhsáng phù hợp đủ độ sáng đáp ứng cho cán bộ, nhân viên làm việc giảm được mệtmỏi tránh sai sót và nâng cao hiệu quả công việc

 Nhược điểm:

Ngoài những ưu điểm trên thì việc sắp xếp các trang thiết bị trong văn

phòng của công ty còn có những nhược điểm sau:

Các trang thiết bị trong văn phòng được đặt gần sát nhau, các vị trí làmviệc còn chưa có ngăn riêng, nếu như có nhân viên làm việc riêng sẽ ảnh hưởngđến những người xung quanh , gây sự mất tập trung trong quá trình làm việc

Máy photo được đặt ngay trong phòng làm việc , khi máy làm việc sẽ gây

ra tiếng ồn, gây mất tập trung…

2 Khảo sát về công tác văn thư- lưu trữ.

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của công ty.

Trong hoạt động quản lý, công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng Cóthể xem công tác văn thư là “ nền tảng” trong quá trình quản lý Công tác vănthư được thực hiện tốt sẽ góp phần thúc đẩy tạo điều kiện thuận lợi cho hoạtđộng văn phòng một cách hiệu quả và khoa học

Hoạt động công tác văn thư là nội dung chính trong công tác văn phòng,

là cầu nối liên hệ thông tin giữa lãnh đạo công ty với người lao động, kháchhàng hoặc làm nhiệm vụ liên lạc thông tin trong và ngoài cơ quan

Công tác văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức văn thư tậptrung Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi( văn bản đi)cũng như văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thực hiệnchức năng, nhiệm vụ và liên hệ công việc đều phải thông qua văn thư cơ quan

Công tác Văn thư của công ty được tổ chức theo hình thức Văn thư tậptrung với 02 nhân viên văn thư, được đào tạo về trình độ chuyên môn, đào tạobài bản và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêucầu của văn thư hiện đại

Tất cả các văn bản do các cơ quan khác gửi đến để liên hệ công việc vàvăn bản do Công ty ban hành đều phải thông qua văn thư cơ quan Văn thư cơquan quản lý các loại sổ là; Sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổchuyển giao văn bản ra ngoài công ty và số chuyển giao văn bản cho các đơn vịtrong cơ quan

Phòng làm việc của văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc,thiết bị hiện đại như: Máy điều hoà, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máy photo,

tue đựng tài liệu… nhằm đáp ứng yêu cầu công tác văn thư chính xác, nhanhchóng, an toàn, bí mật.

+ Tổ chức văn thư theo hình thức tập trung đã giúp công ty quản lý thốngnhất văn bản đi – đến Số lượng văn bản được thống kê giúp cho việc tra tìm vănbản, kiểm tra chất lượng, quy trình trách nhiệm dễ dàng, thuận tiện cho cán bộvăn thư công ty

thư-Đối với cơ quan nói chung và văn phòng Hành chính nói riêng Trưởngphòng đều thực hiện một cách ngiêm túc, đầy đủ những quy định của cơ quancấp trên giao phó Đối với công việc trong phòng hành chính Trưởng phòng làmột người có năng lực thực hiện công việc chỉ đạo về văn thư đến cán bộ trongphòng hành chính chính xác, hiệu quả theo quy định của nhà nước và cơ quan.Nhưng văn bản, tài liệu giấy tờ của cơ quan Trưởng phòng chỉ đạo cán bộ văn

thư thực hiện nghiêm túc Mọi văn bản, tài liệu đến cơ quan đều được Trưởngphòng xem xét trước khi chuyển đến văn thư giải quyết theo quy định hiệnhành.

Công tác văn thư của Công ty cổ phần sông đà 4 được tổ chức một cách

tập trung, thống nhất tức là các phòng ban, bộ phận của công ty không có bộphận văn thư riêng mà tập trung vào một nơi do văn thư đảm nhiệm thực hiện

Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại công ty tôi thấy công tác văn thưcủa công ty tổ chức rất khoa học hợp lý, phù hợp với công việc quản lý văn bản

đi, văn bản đến… được dễ dàng, chính xác phục vụ cho việc triển khai hay tìmkiếm được nhanh chóng

Hằng năm, công ty phải tiếp nhận cũng như xử lý rất nhiều văn bản củacác cơ quan, ban, ngành liên quan nên nội bộ văn thư còn lập sổ theo dõi vănbản đi, đến để trình giám đốc xử lý Trên cơ sở nội dung của văn bản mà Giámđốc chỉ đạo nhân bản và gửi đi cho các đơn vị trực thuộc

Đối với Luật, nghị định của Chính phủ, các văn bản quy phạm pháp luậtđược nhân bản và gửi đi cho các đơn vị trực thuộc công ty còn các bản gốc lưulại văn thư

Các văn bản chỉ đạo hoặc giao dịch, liên hệ của các Sở, Ban, Ngành trênđịa bàn hoặc doanh nghiệp khác thì tuỳ tính chất mà nhân bản cho các bộ phận

xử lý

Về Ưu điểm: Trách nhiệm của người đứng đầu công ty trong quá trình xử

lý của Giám đốc do đó một mặt Giám đốc nắm tất cả mọi nguồn thông tin,nhưng diễn biến trong quá trình tổ chức thực hiện công việc hàng ngày tại công

ty, mặt khác Giám đốc chỉ đạo kịp thời sát thực tế và sát với yêu cầu của vănbản đối với từng phòng chức năng và đơn vị trực thuộc

Cán bộ văn thư là người giúp việc cho Giám đốc công ty và Trưởngphòng Hành chính và giải quyết các văn bản có sổ theo dõi và phần mềm quản

lý nên thuận tiện cho việc tra cứu và tìm kiếm văn bản khi có yêu cầu

Cán bộ trong công ty tuỳ theo chức năng nhiệm vụ được giao có tráchnhiệm giúp Giám đốc giải quyết vấn đề cụ thể, chính xác Đúng với nhiệm vụ

của mình bởi vì văn bản đó đã được sự chỉ đạo xử lý của Giám đốc.

Về nhược điểm: Văn bản được tập trung cho giám đốc công ty xử lý

không uỷ quyền cho phó Giám đốc xử lý cụ thể trong những loại văn bản nàocho nên khi Giám đốc đi công tác vắng mặt thì xử lý công việc sẽ bị chậm

Cán bộ phòng Hành chính chưa thực hiện hết trách nhiệm của mình trongviệc giúp Giám đốc xử lý văn bản

Trình độ của cán bộ văn thư còn chưa thực sự tốt Quá trình xử lý vănbản ở phòng Hành chính còn nhiều thiếu sót cần phải khắc phục

Giám đốc và Trưởng phòng các bộ phận có liên quan thường xuyên kiểmtra đôn đốc việc thực hiện nghiệp vụ văn thư Đây là công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ,cẩn thận và khoa học nên rất được quan tâm Có thể coi đây là cầu nối giữ TổngGiám đốc công ty với nhân viên, giữ công ty với công ty khách hàng nên mọicông việc đòi hỏi sự chính xác cao, tốc độ họ xử lý nhanh để giúp Giám đốcnắm bắt được tình hình nhanh nhất có hướng chỉ đạo thích hợp

Trưởng phòng Hành chính thường xuyên kiểm tra về trình độ cán bộ vănthư cũng như công việc để đảm bảo việc xử lý các văn bản không bị chậm trễ.Ngoài ra Trưởng phòng còn áp dụng các phần mềm quản lý văn bản giúp giảmgánh nặng sổ sách thủ công cho cán bộ, nâng cao chất lượng công việc

Cho đi học các lớp tập huấn nghiệp vụ và khích lệ, khen thưởng nhân viên

có thành tích cao trong công việc cũng giúp nhân viên văn phòng nói chung, bộphận văn thư nói riêng không ngừng phấn đấu, nâng cao năng lực bản thân, phục

vụ và cống hiến cho công ty

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản căn cứ theo các quy định của nhà nước, bao gồm các văn bản sau:

- Luật doanh nghiệp 2013;

- Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật năm 2002, 2008;

- Thông tư số 01/2011/TT- BNV hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình

bày văn bản hành chính;

- Nghị định số 110/2004/NĐ- CP của Chính phủ về công tác văn thư.

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của Công ty được thực hiện như sau;

- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày tháng

văn bản

- Đóng dấu Công ty (gồm dấu công ty và các loại dấu khác)

- Đăng ký văn bản đi;

- Đăng ký văn bản đến;

Tất cả văn bản sau khi đã có chữ ký, dấu, ghi số ngày tháng và đăng ký,cán bộ văn thư có nhiệm vụ chuyển phát ngay văn bản đến đối tượng có liênquan trong thời gian ngắn nhất, đảm bảo đồng thời nguyên tác chính xác, nhanhchóng, kịp thời, đúng đối tượng

Trước khi chuyển giao văn bản đi, văn thư cần chọn bì và trình bày bì chothích hợp khi chuyển giao văn bản đến đối tượng có liên quan văn thư phải lập

sổ chuyển giao văn bản đi

- Sắp xếp, bảo quản và sử dụng lưu.

+ Sắp xếp bản lưu:

Mỗi văn bản do công ty ban hành để phục vụ cho hoạt động điều hành,quản lý nên ít nhất phải lưu 02 bản chính; 01 ở đơn vị soạn thảo và lưu ở văn thư

cơ Công ty

Nhân viên văn thư có trách nhiệm sắp xếp bản lưu thật khoa học và dễdàng tra tìm

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của công ty được thực hiện theo các bước sau:

- Tiếp n hận và kiểm tra phong bì văn bản đến.

Bộ phận văn thư là đầu mối tiếp nhận tất cả các văn bản, văn bản đến từbất kỳ nguồn nào (kể cả do lãnh đạo cầm tay mang về) đều phải qua văn tđể làmthủ tục đăng ký, giải quyết văn bản Sau khi văn thư nhận được công văn nhânviên văn thư tiến hành kiểm tra bao bì văn bản xem văn bản có dấu hiệu bị bócchưa và kiểm tra có phải văn bản gửi cho Công ty mình hay không sau đó mớitiến hành phân loại công văn rồi mới bóc bì và vào sổ đăng ký văn bản đến