Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN SÔNG đà 4

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 PHẦN MỞ ĐẦU 2 DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ 4 CHƯƠNG I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4 5 I. Khái quát quá trình hình thành và và phát triển công ty 5 1. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển 5 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty 6 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty cổ phần Sông Đà 4. 7 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty Cổ phần Sông Đà 4. 10 1. Tổ chức hoạt động của Văn phòng 10 1.1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng. 10 1.1.1 chức năng 10 1.1.2.Nhiệm vụ. 10 1.2.Tìm hiểu việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng 12 1.3. Thống kê các danh mục các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban hành. 14 1.3.1 Nguyên nhân. 14 1.3.2. Thuận lợi. 15 1.3.3. Khó khăn. 15 2 .Tìm hiểu tình hình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty cổ phần Sông Đà 4. 16 2.1. Căn cứ vào Sổ đăng kí công văn đi, thống kê các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây. 16 2.2.Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với quy định hiện hành. 17 2.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản. 18 3. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty. 18 3.1. Quan sát, tìm hiểu và liệt kê những trang thiết bị văn phòng được sử dụng phổ biến trong văn phòng của Công ty. 18 3.2. Sơ đồ trang thiết bị văn phòng tổ chức hành chính: 20 3.3. Việc sử dụng và thống kê cụ thể tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty.Nhận xét bước đầu về những hiệu quả của phần mềm mang lại. 22 CHƯƠNG 2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4. 25 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của công ty Cổ phần Sông Đà 4. 25 1.Ưu điểm. 25 1.1. Hoạt động văn phòng. 25 1.2. Công tác văn thư. 26 1.3. Công tác lưu trữ. 26 1.4.Công tác hành chính văn phòng. 26 2. Nhược điểm. 27 2.1. Công tác văn phòng. 27 2.2. Công tác văn thư. 27 2.3. Công tác lưu trữ. 27 2.4. Công tác hành chính văn phòng. 28 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 28 KẾT LUẬN 31 PHỤ LỤC 32

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

PHẦN MỞ ĐẦU 2

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ 4

CHƯƠNG I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4 5

I Khái quát quá trình hình thành và và phát triển công ty 5

1 Tóm lược quá trình hình thành và phát triển 5

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty 6

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty cổ phần Sông Đà 4 7

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty Cổ phần Sông Đà 4 10

1 Tổ chức hoạt động của Văn phòng 10

1.1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 10

1.1.1 chức năng 10

1.1.2.Nhiệm vụ 10

1.2.Tìm hiểu việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng .12 1.3 Thống kê các danh mục các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban hành 14

1.3.1 Nguyên nhân 14

1.3.2 Thuận lợi 15

1.3.3 Khó khăn 15

2 Tìm hiểu tình hình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty cổ phần Sông Đà 4 16

2.1 Căn cứ vào Sổ đăng kí công văn đi, thống kê các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây 16

2.2.Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan

so với quy định hiện hành 17

2.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 18

3 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty 18

3.1 Quan sát, tìm hiểu và liệt kê những trang thiết bị văn phòng được sử dụng phổ biến trong văn phòng của Công ty 18

3.2 Sơ đồ trang thiết bị văn phòng tổ chức- hành chính: 20

3.3 Việc sử dụng và thống kê cụ thể tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty.Nhận xét bước đầu về những hiệu quả của phần mềm mang lại 22

CHƯƠNG 2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4 25

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của công ty Cổ phần Sông Đà 4 25

1.Ưu điểm 25

1.1 Hoạt động văn phòng 25

1.2 Công tác văn thư 26

1.3 Công tác lưu trữ 26

1.4.Công tác hành chính văn phòng 26

2 Nhược điểm 27

2.1 Công tác văn phòng 27

2.2 Công tác văn thư 27

2.3 Công tác lưu trữ 27

2.4 Công tác hành chính văn phòng 28

II Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 28

KẾT LUẬN 31

PHỤ LỤC 32

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình kiến tập và viết bài báo cáo em đã gặp rất nhiều khó khăn

do thiếu kinh nghiệm thực tế, khả năng và trình độ còn hạn chế, đôi khi còn gặpphải một số vấn đề về sức khỏe…Tuy nhiên, được sự hướng dẫn tận tình củathầy ThS Nguyễn Mạnh Cường, cùng với sự giúp đỡ của ban lãnh đạo, toàn thểcông nhân trong Công ty Cổ phần Sông Đà 4, em đã hoàn thành bài báo cáo kiếntập này

Em xin cảm ơn tất cả các thầy cô trong khoa, những thầy cô đã từng giảngdạy em trong quá trình học tập Các thầy cô chính là những người truyền đạt cho

em những kiến thức cũng như kinh nghiệm trong cuộc sống Em cung xin chânthành cảm ơn thầy ThS Nguyễn Mạnh Cường đã hướng dẫn em tận tình trongsuốt quá trình kiến tập và những trải nghiệm để em hoàn thành bài báo cáo kiếntập này

Xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Sông Đà 4, cùngtoàn thể công nhân viên trong công ty đã nhiệt tình giúp đỡ, hợp tác trong suốtquá trình em kiến tập

Bài báo cáo kiến tập của em vẫn còn nhiều điểm hạn chế về kiến thứccũng như thời gian và kinh nghiệm thực tế, mặc dù rất cố gắng nhưng vẫn khôngtránh khỏi những thiêu sót Vì vậy, em rất mong nhận được sự giúp đỡ, góp ýcủa các thầy cô trong hội đồng chấm bài để báo cáo của em được hoàn thiệnhơn!

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên kiến tập

Lê Thị Phương Dung

PHẦN MỞ ĐẦU

Ngày nay, khi đất nước đang trên đà phát triển thì bộ máy văn phòng vớiđội ngũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chứcnào Chính điều đó khiến cho chúng ta cần phải trang bị những điều kiện tốtnhất để làm những công việc đòi hỏi tính chuyên môm cao

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; lànơi thu thập, sử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo chomọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động củamỗi cơ quan tổ chức

Cùng với sự phát triển của đất nước, đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm chomình một hướng đi đúng, một chỗ vững chắc trên thị trường, cần phải nhạy bénthay đổi sao cho phù hợp với nền kinh tế Vậy doanh nghiệp muốn quản lý, lãnhđạo tốt nhất thì nhất thiết phải có một bộ máy hoàn thiện, khâu hành chính năngđộng sáng tạo và không ngừng đổi mới

Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và tầm quan trọng của văn phòng trong

xu thế phát triển hiện nay, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã thành lập khoaQuản Trị Văn Phòng, cùng với phương châm của nhà trường “ Học thật, thi thật,

ra đời làm thật”, “ lý luận gắn với thực tiễn” Để đáp ứng phương châm đó khoaQuản Trị Văn Phòng đã tiến hành cho sinh viên ngành Quản Trị Văn Phòng đikiến tập tại các cơ quan đơn vị, giúp cho sinh viên có thời gian trải nghiệm vớithực tế và làm quen với công việc tại các cơ quan, đơn vị ,vận dụng những kiếnthức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực

tế tai các cơ quan, đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố tổng hợp kiến thức,tập dượt rèn luyện phẩm chất đạo đức của một quản trị viên là cơ hội cho sinhviên đúc rút những kinh nghiệm làm việc và giao tiếp

Được sự đồng ý của nhà trường và khoa Quản Trị Văn Phòng em đã đượcgiới thiệu tới Công ty Cổ phần Sông Đà 4 Hà Nội để kiến tập ngành nghề vớithời gian từ ngày 11/05/2015 đến hết ngày 07/06/2015 với nội dung tìm hiểu

công tác văn phòng của cơ quan.

Trong khoảng thời gian được đi kiến tập tại Công Ty Cổ Phần Sông Đà 4,bản thân em đã học hỏi được rất nhiều về cách làm việc, vận dụng được kiếnthức đã học được từ các thầy cô vào trong công việc của cơ quan, từ đó đã tiếpthu được thêm một số kinh nghiệm, đây cũng là cơ hội để bản thân em củng cốlại kiến thức, từ đó tìm ra những thiếu sót để khắc phục, không những thế đợtkiến tập này giúp sinh viên có thể định hình rõ hơn về công việc, trau dồi thêmkiến thức – kinh ngiệm, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một nhà quản trị phục

vụ tốt cho công việc sau này

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty cổ phần Sông Đà 4

Sơ đồ 2.2 cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng

Bảng 2.1 Bảng thống kê số văn bản hành chính và sô lượng ban hànhtrong 06 năm của công ty

Bảng 2.2 Các trang thiết bị trong văn phòng của công ty Sông Đà 4

Bảng 2.3 Sơ đồ sắp xếp lại các trang thiết bị trong văn phòng tổ hành chính

chức-CHƯƠNG I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

SÔNG ĐÀ 4

I Khái quát quá trình hình thành và và phát triển công ty

1 Tóm lược quá trình hình thành và phát triển

Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4

Tên giao dịch quốc tế: SONG DA No4 JOINT- STOCKS COMPANYViết tắt: SONGDA No4.JSC

Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà TM,KĐT Văn khê, phường La Khê, Quận

Hà Đông, Thành phố Hà Nội

Điện thoại: 042.2253465

Fax: 0422253467

Email: info@songda4.vn

Website: www songda4.vn - www.songda4.com.vn

Ngày thành lập: Ngày 01 tháng 06 năm 1989

Vốn điều lệ: 103.000.000.000 (một trăm linh ba tỷ đồng chẵn)

Tổng số cán bộ và công nhân: 1086 người

Trong đó: Gián tiếp 177 người

Trải qua hai mươi năm xây dựng và trưởng thành, Công ty đã khôngngừng phát triển về mọi mặt: quy mô tổ chức, chức năng nhiệm vụ, cơ cấungành nghề, tổng giá trị sản xuất kinh doanh năm sau luôn cao hơn năm trước…

Công ty hết sức quan tâm đến việc đào tạo, xây dựng đội ngũ kỹ sư, kỹthuật, cán bộ quản lý giỏi ở tất cả các lĩnh vực, đội ngũ công nhân có tay nghề

cao với kỹ thuật chuyên sâu.

Đến nay, Công ty đã xây dựng đội ngũ các bộ, công nhân có trình độ giỏi

để thi công các công trình công nghiệp, dân dụng…

Với ngành nghề truyền thống là xây dựng các công trình thủy điện Trongnhững năm qua, Công ty cổ phần Sông Đà 4 đã tham gia nhiều công trình lớn,trọng điểm của đất nước như: Thủy điện Yaly (720MW), Nhà máy nước longxuyên, Công trình đường Hồ Chí Minh, Thủy điện Sêsan 3(290NW), thủy điệnSêsan 4(320MW), Công trình thủy điện bản vẽ, Công trình thủy điện Xêkaman1

- tại nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào…

Trong lĩnh vực xây lắp, Công ty luôn coi trọng ứng dụng tiến bộ kỹ thuật,

áp dụng công nghệ mới vào thi công Công ty đã tăng cường hợp tác với các tổchức trong và ngoài nước đầu tư các trang thiết bị thi công và sản xuất vật liệutiên tiến nhất Công ty đã vươn lên và chiếm lĩnh thị trường về công nghệ thicông bê tông lạnh…Việc áp dụng những công nghệ mới đã rút ngắn thời gian thicông công trình, đảm bảo tiến độ, chất lượng hiệu quả kinh tế, an toàn lao động,nâng cao hiệu quả, uy tín của nhà thầu Sông Đà 4 trong xây lắp thủy điện

Hiện nay Công ty đang áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn ISO 9001:2008

Đến nay Công ty cổ phần Sông Đà 4 đã trở thành một doanh nghiệp trongsản xuất kinh doanh xây lắp và luôn đặt chất lượng sản phẩm lên hàng đầu, lấyhiệu quả kinh tế xã hội là thước đo phát triển bền vững và mong muốn là đối táctin cậy trong lĩnh vực hoạt động của mình với tất cả bạn hàng trong và ngoàinước

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty

Công ty Cổ phần Sông Đà 4 hoạt động theo giấy chứng nhận doanhnghiệp

Công ty cổ phần với mã số doanh nghiệp 5900189325 đăng ký lần đầungày 15/11/2007, đăng ký thay đổi lần thứ 7 ngày 20/01/2011 do sở kế hoạch vàđầu tư thành phố Hà Nội cấp với các chức năng

-Xây dựng các công trình thủy lợi, thủy điện, giao thông đường bộ, côngtrình công nghiệp, dân dụng.

-Thi công lắp đường dây và trạm biến áp đến 110KV;

-Đầu tư xây dựng khu công nghiệp và đô thị ;

-Khai thác đá,cát, sỏi, đất sét (chỉ hoạt động sau khi cơ quan có thẩmquyền của nhà nước cho phép);

-Sản xuất vật liệu xây dựng từ đất sét (sản xuât vật tư , vât liệu xây dựng,kết cấu bê tông, đường ống cấp thoát nước);

-Buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng (kinh doanh vật

tư, vật liệu xây dựng, cấu kiện bê tông, đường ống cấp thoát nước);

-Sản xuất, truyền tải và phân phối điện (chỉ hoạt động khi được cơ quan

có thẩm quyền của nhà nước cho phép);

-Xuất nhập khẩu vật tư, nghuên liệu, thiết bị cơ khí, cơ giới và công nghệxây dựng;

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty cổ phần Sông Đà 4.

Công ty cổ phần Sông Đà là một Công ty thuộc Bộ Xây dựng được chiathành nhiều chi nhánh trong đó Công ty cổ phần Sông Đà 4 nằm trong chinhánh đó, Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức rất phong phú đa dạng

….được bố trí sắp xếp theo quy mô và hợp lý, nhằm tạo điều kiện cho việc quản

lý của giám đốc đến tất cả các nhân viên một cách hợp lý và đạt hiệu quả trongcông việc

Hoạt động trong lĩnh vực đang rất phát triển ở Việt Nam nói riêng và thếgiới nói chung, Công ty Cổ phần Sông Đà 4 đã thiết lập tổ chức bộ máy gồm:

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty Cổ phần Sông Đà 4 :

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓGIÁMĐỐC

PHÓGIÁMĐỐC

PHÓGIÁMĐÔC

LÝ – KĨ THUẬT

PHÒNG KINH

TẾ - KẾ HOẠCH

PHÒNG KINH TẾ- VẬT TƯ

ĐỘI CÔNG

TRÌNH I

ĐỘI CÔNG TRÌNH II

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

Ban giám đốc gồm có: 1 giám đốc, 3 phó giám đốc Trong đó giám đốc làngười có thẩm quyền cao nhất của công ty, quyết định các vấn đề liên quan đếnPhương hướng hoạt động, vốn, nhân sự của ban giám đốc và một số vấn đề cóliên quan Ban giám đốc có quyền ra quyết định sau khi có ý kiến của các thànhviên trong công ty.

Giám đốc là người chịu trách nhiệm về hoạt động của công ty và điềuhành các phòng ban chức năng

Phó giám đốc là người giúp giám đốc giải quyết các công việc thuộcphạm vi, quyền hạn và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về công việc củamình

Phòng tổ chức hành chính: Là phòng thực hiện công tác quản lý, bố trínhân sự và các công tác hành chính trong toàn công ty, đảm bảo hoạt động trongmột số vấn đê liên quan đến công việc và đời sống hoạt động của toàn côngnhân viên, góp phần xây dựng văn hóa làm việc, văn hóa tổ chức, tạo động lựccho nhân viên làm việc hiệu quả hơn

Phòng tài chính kế toán: Là phòng có nhiệm vụ phụ trách theo dõi phầntài chính kế toán của công ty như: ghi chép, tính toán, phản ánh; kiểm tra giámsát tình hình hiện có và sự vận động của tài sản, hàng hóa, tiền vốn của công ty.Đồng thời, tính toán và phản ánh chính xác tình hình kết quả hoạt động kinhdoanh, lập báo cáo tài chính nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho các đối tượng

sử dụng thông tin cho các mục đích công việc khác

Phòng kinh tế kế hoạch: là ban kinh tế kế hoạch tham mưu cho giám đốc

về giá và các đơn vị cung cấp vật tư đồng thời lập kế hoạch chi tiết cho côngviệc hàng ngày, tuần cho các bộ phận cơ sở kế hoạch tuần, tháng cho côngty.Phòng kinh tế kế hoạch còn phối hợp với các phòng ban của công ty để triểnkhai thực hiện các dự án đầu tư do công ty làm chủ đầu tư đến khi kết thúc đầu

tư thanh quyết toán vốn dầu tư đưa công trình vào sử dụng

Phòng kinh tế vât tư : là phòng có trách nhiệm về các vật liệu xâydựng ,chịu trách nhiệm về các sản phẩm vật tư vật liệu được sử dụng trong các

công trình Có nhiệm vụ liên hệ với các nhà phân phối các vật liệu tốt và chấtlượng, kiểm tra giám sát công việc vận chuyển vật liệu xây dựng trong các côngtrình xây dựng cũng như việc thực hiện đảm bảo chất lượng vật liệu xây dựng.

Phòng quản lý kỹ thuật: có nhiệm vụ giám sát về mọi mặt kỹ thuật sảnxuất, cải tiến quy trình công nghệ Chỉ đạo việc chấp hành mọi chế độ quản lý

kỹ thuật và kiểm tra chất lượng sản phẩm

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty Cổ phần Sông Đà 4.

1 Tổ chức hoạt động của Văn phòng

1.1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng.

1.1.2.Nhiệm vụ.

Quản lý, xử lý các công văn đi, công văn đến tổ chức thực hiện công tácvăn thư và lưu trữ tài liệu; quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của NhàNước; quản lý hồ sơ pháp nhân và hồ sơ, tài liệu của công ty

Xây dụng kế hoạch, chương trình công tác của Công ty và đôn đốc, thựchiện chương trình kế hoạch đó; sắp xếp chương trình, lịch làm việc hàng tuần,tháng, quý, năm của công ty

Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng cho cán bộ

nhân viên trong công ty.

Quản lý và tổ chức cán bộ nhân viên trong công ty

Phục vụ tốt công tác hành chính để ban giám đốc thuận tiện trong việc chỉđạo, điều hành; các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt

Đề xuất và tổ chức thực hiện quy hoạch cán bộ, đề bạt bổ nhiệm, miễnnhiệm, nâng lương cho cán bộ nhân viên theo phân cấp của công ty tại quy địnhcủa nhà nước Quản lý sản xuất theo yêu cầu sản xuất kinh doanh

Dự trù kinh phí hàng năm, quý; dự kiến phương pháp hạn mức kinh phí,cân đối chi phí hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng cho cán bộ công nhânviên trong công ty

Quản lý mua sắm và bảo và bảo vệ các loại tài sản, cơ sở vật chất củacông ty…

Nghiên cứu, đề xuất phương án cơ cấu tổ chức của công ty: Tổ chức bộmáy, thành lập mới, giải thể, sát nhập, chia tách…các đơn vị, bộ phận phù hợptình hình thực tế Công ty

Tổ chức kiểm tra và chủ động thanh tra theo đơn thư, theo kế hoạch đãđược giám đốc phê duyệt

Tổ chức thanh tra theo đơn thư, ngăn chặn những hành vi gây thất thoát,hại đến lợi ích của Công ty

Tiếp nhận vào sổ theo dõi và phát hành công văn đi, đến, thư từ báo chítheo địa chỉ quy định về quản lý văn bản

Thực hiện đóng dấu các văn bản theo chức năng của bộ phận theo đúngquy định quản lý văn bản và quản lý con dấu của Công ty và của pháp luật

Cấp phát văn phòng phẩm cho các bộ phận, thực hiện quản lý Văn Phòngtheo đúng chế độ

Soạn thảo văn bản và photo tài liệu phục vụ trong công tác làm việc

Tổ chức công tác y tế, tạp vụ và các công tác khác thuộc phạm vi hànhchính quản trị

Xây dựng, quản lý công tác an ninh, tự vệ, bảo vệ nội bộ của Công ty

Chuẩn bị hội trường , phòng họp phục vụ các cuộc đại hội, hội họp; chuẩn

bị phòng làm việc cho lãnh đạo Công ty làm việc, tiếp khách hàng

Tổ chức chỉ đạo, giám sát các hoạt động của các lực lượng bảo vệ nhằm

đảm bảo trật tự an toàn của các đơn vị trong Công ty

Phối hợp làm việc với các cơ quan, hữu quan trong công tác giữ gìn trật tự

an ninh khu vực và an ninh xã hội trên địa bàn hoạt động của các đơn vị trực

thuộc Công ty

Sơ đồ 2.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy của văn phòng

1.2.Tìm hiểu việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn

KẾ TOÁN

BỘ PHẬN THỰC HIỆN CÔNG TÁC, CHẾ ĐỘ

BỘ PHẬN TẠP VỤ

BỘ PHẬN BẢO VỆ

hoạt động của văn phòng và các lĩnh vực được phân công theo chức năng.

Tổ chức và xây dựng các chương trình công tác, lịch làm việc hàng tuần,hàng quý, hàng năm cho Công ty

Đề xuất với Giám đốc những hình thức khen thưởng, khích lệ tinh thầncán bộ nhân viên và kiến nghị xử lý, hình thức sử lý các trường hợp vi phạm kỷluật của công ty

Được phép ký các văn bản thuộc chức năng khi được giám đốc ủy quyền

ký trực tiếp

Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao

b, Cán bộ nhân viên trong văn phòng

-Nhân viên văn thư lưu trữ:

+ Là cán bộ chịu trách nhiệm chính về công tác văn thư – lưu trữ của côngty

+ Tham gia phục vụ các cuộc họp, hội nghị của công ty bao gồm các côngviệc chuẩn bị cuộc họp, hội nghị

+ Quản lý và sử dụng hiệu quả các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho công tácvăn thư- lưu trữ

+ Quản lý và sử dụng con dấu của công ty.Con dấu là công cụ xác định tưcách pháp nhân của các chức danh cá nhân trong công ty,

+ Kiểm tra rà soát văn bản của công ty; lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệucủa công ty

+ Chuẩn bị thư từ, bản ghi nhớ, các văn bản, các báo cáo, thu thập các dữliệu trong và ngoài doanh nghiệp, đánh máy, sao in tài liệu chuẩn bị lưu pháthành, lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ …

- Nhân viên kế toán

Có trách nhiệm thực hiện công tác kế toán,có chức năng tham mưu giúpviệc cho trưởng phòng, thực hiện công việc hoạch toán kinh tế trong mọi côngviệc nhằm sử dụng nguồn vốn có hiệu quả, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả

sử dụng tài sản, vật chất

-Nhân viên phụ trách các chế độ, đãi ngộ.

Là nhân viên giúp trưởng phòng quản lí công tác chế độ đãi ngộ chongười lao động và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nhân viên trong công ty

Tham mưu cho trưởng phòng về công tác tuyển dụng, sử dụng người laođộng và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nhân viên trong công ty

Tham mưu cho Trưởng phòng các hình thức khen thưởng, khuyến khíchtinh thần cán bộ công nhân viên cũng như hình thức sử lí những trường hợp viphạm kỉ luật

-Nhân viên lái xe:

Là nhân viên lái xe cho lãnh đạo công ty, bảo quản và sửa chữa xe đảmbảo cho ô tô được vận hành liên tục

Mua sắm xăng dầu, quản lý việc sử dụng xăng dầu, các phụ tùng thay thế

và báo cáo hoạt động, quyết toán xăng dầu hàng tháng

- nhân viên bảo vệ:

Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự về con người

và tài sản của công ty

1.3 Thống kê các danh mục các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban hành.

Theo tìm hiểu của em tại cơ quan thì vẫn chưa có văn bản nào quy định vềcông tác văn thư lưu trữ của cơ quan ban hành

1.3.1 Nguyên nhân.

Công ty cổ phần Sông Đà 4 là công ty hoạt động chủ yếu trong các lĩnhvực xây dựng công trình thủy lợi, thủy điện, giao thông đường bộ, công trìnhcông nghiệp,dân dụng ,đầu tư xây dựng khu công nghiệp và đô thị, Buôn bán vật

liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng, kết cấu bê tông, đường ống cấp thoátnước, xuất khẩu vật tư, nguyên liệu, thiết bị cơ khí, cơ giới và công nghệ xâydựng… Công ty đã đi vào hoạt động trong thời gian tương đối là ổn định nhưng

do điều kiện và nguồn lực chưa được đáp ứng dồi dào đáp ứng được nhu cầuhiện tại của công ty.Công tác văn thư vô cùng quan trọng đối với hoạt động của

cơ quan, doanh nghiệp nhưng cũng là hoạt động bổ trợ chính của công ty do vậycông tác văn thư lưu trữ chưa được chú trọng, quan tâm tới nhiều

1.3.2 Thuận lợi.

Hiện nay Công ty Cổ phần Sông Đà vẫn chưa ban hành được quy chế nàoquy định về công tác văn thư lưu trữ cơ quan nhưng công tác văn thư lưu trữ củacông ty vẫn được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật Công ty đã ápdụng và thực hiện theo các văn bản sau;

-Thông tư 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về việc hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

-Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 về việcHướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng

-Quy chế công tác văn thư – Lưu trữ của cục văn thư Lưu trữ Nhà nước (Ban hành kèm theo Quyết định số 281/QĐ- VTLTNN ngày 13 tháng 12năm 2010 của Cục trưởng Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước)

-Công văn số 425/ VTLT-NVTW ngày 18 tháng 07 năm 2005 về việchướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

-Nghị định 110 của chính phủ về công tác văn thư

Thực hiện theo đúng quy định của nhà nước về soạn thảo văn bản bảncách quản lý văn bản đi văn bản đến thì Công tác văn thư – lưu trữ cơ quantương đối ổn định khi triển khai thực hiện

1.3.3 Khó khăn.

Do chưa có quy chế riêng và do cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ vềcông tác văn thư lưu trữ chưa được đào tạo kĩ về mặt chuyên môn cho nên côngtác này vẫn còn chưa đạt được hiệu quả cao trong công tác Nhiều văn bản, giấy

tờ chưa được để đúng nơi quy định, bị thất lạc hoặc chưa được chỉnh lý, đưavào hồ sơ để lưu trữ…

2 Tìm hiểu tình hình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty cổ phần Sông Đà 4.

2.1 Căn cứ vào Sổ đăng kí công văn đi, thống kê các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây.

Bảng 2.1.Bảng thống kê số văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 06 năm của Công ty Cổ phần Sông Đà 4 Hà Nội.

TT

Tên loạivăn bảnban hành

Số lượng

Năm2009

Năm2010

Năm2011

Năm2012

Năm2013

Năm20141