Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN CÔNG NGHỆ lưu TRỮ số hóa tài LIỆU HT

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT 3 1.Vài nét về Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT 4 2.1. Chức năng 4 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 2.3. Cơ cấu tổ chức 5 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT 6 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp 6 1.1.1. Chức năng 6 1.1.2. Nhiệm vụ 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8 1.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 9 1.2.1. Trưởng phòng 9 1.2.2. Phó trưởng phòng 10 1.2.3. Nhân viên Hành chính Tổng hợp 11 1.2.4. Nhân viên Lái xe 11 1.2.5. Nhân viên Bảo vệ 12 III. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của công ty 12 1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của công ty về công tác văn thư, lưu trữ của công ty. 12 2. Mô hình tổ chức văn thư của công ty 14 3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty 15 3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty 15 3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty 15 3.3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty. So sánh với quy định hiện hành. Nhận xét, đánh giá. 16 4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 17 4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi–đến 17 4.1.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 17 4.1.2. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 23 4.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của công ty. 27 5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của công ty 28 IV. Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty 28 1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 28 2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 30 2.1. Sơ đồ trang thiết bị trong phòng Hành chính – Tổng hợp 30 2.2. Đề xuất văn phòng mới tối ưu. 32 3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 33 3.1. –eOffice – phần mềm văn phòng điện tử. 33 3.2. Phần mềm Bitsco – phần mềm quản lý nhân sự. 33 3.3. Phần mềm kế toán MISA 34 Phần II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 35 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan. 35 1. Ưu điểm: 35 1.1. Công tác văn phòng 35 1.2. Về công tác văn thư – lưu trữ 36 2. Nhược điểm. 37 2.1. Công tác văn phòng. 37 2.2. Trang thiết bị văn phòng 37 2.3. Công tác văn thư 37 2.4. Công tác lưu trữ 38 2.5. Công tác hành chính văn phòng 38 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 38 1. Về mặt tổ chức 39 2. Về đội ngũ nhân sự. 39 3. Về quy trình nghiệp vụ 40 4. Về trang thiết bị văn phòng 41 KẾT LUẬN 42 Phần III. PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 3

1.Vài nét về Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 3

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 4

2.1 Chức năng 4

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5

2.3 Cơ cấu tổ chức 5

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 6

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp6 1.1.1 Chức năng 6

1.1.2 Nhiệm vụ 7

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 8

1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 9

1.2.1 Trưởng phòng 9

1.2.2 Phó trưởng phòng 10

1.2.3 Nhân viên Hành chính - Tổng hợp 11

1.2.4 Nhân viên Lái xe 11

1.2.5 Nhân viên Bảo vệ 12

III Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của công ty 12

1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của công ty về công tác văn thư, lưu trữ của công ty 12

2 Mô hình tổ chức văn thư của công ty 14

3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty 15

3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty 15

3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty 15

3.3 Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty So sánh với quy định hiện hành Nhận xét, đánh giá 16

4 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 17

4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi–đến 17

4.1.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 17

4.1.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 23

4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của công ty 27

5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của công ty 28

IV Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty 28

1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 28

2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 30

2.1 Sơ đồ trang thiết bị trong phòng Hành chính – Tổng hợp 30

2.2 Đề xuất văn phòng mới tối ưu 32

3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 33

3.1 –eOffice – phần mềm văn phòng điện tử 33

3.2 Phần mềm Bitsco – phần mềm quản lý nhân sự 33

3.3 Phần mềm kế toán MISA 34

Phần II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 35

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 35

1 Ưu điểm: 35

1.1 Công tác văn phòng 35

1.2 Về công tác văn thư – lưu trữ 36

2 Nhược điểm 37

2.1 Công tác văn phòng 37

2.2 Trang thiết bị văn phòng 37

2.3 Công tác văn thư 37

2.4 Công tác lưu trữ 38

2.5 Công tác hành chính văn phòng 38

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 38

1 Về mặt tổ chức 39

2 Về đội ngũ nhân sự 39

3 Về quy trình nghiệp vụ 40

4 Về trang thiết bị văn phòng 41

KẾT LUẬN 42 Phần III PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại ngày nay cùng với xu thế biến đổi của quốc tế hoá, toàn cầuhoá và hoà cùng với xu thế hội nhập của thế giới, Việt Nam đã và đang trên conđường hội nhập và phát triển đi lên từ một nước nông nghiệp nghèo nàn lạc hậuthành một nước công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đất nước phát triển bền vững và ổnđịnh

Đất nước, xã hội biến đổi, cùng với xu thế đó thì hoạt động quản lý hànhchính cũng đang dần biến đổi ở mỗi quốc gia, khu vực Đặc biệt, ở bất cứ cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp nào đều cần phải có Để phù hợp với xu thế chung, đặc biệt

là trong giai đoạn hiện nay với sự phát triển của Khoa học Công nghệ và nhất làvới sự bùng nổ của Công nghệ thông tin thì công tác Hành chính văn phòng ngàycàng khẳng định được vị trí của mình trong mỗi cơ quan, tổ chức Văn phòng dầnchuyển mình từ Văn phòng kiểu cũ sang Văn phòng kiểu mới, Văn phòng điện tử,Văn phòng khoa học, Văn phòng hiện đại

Hành chính văn phòng là một hoạt động rất đa dạng, yêu cầu nhiều năng lực

và tư duy, chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tùy theo quy mô tổ chức mà đó

là một bộ phận hay một cá nhân Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu ở mỗi

cơ quan, đơn vị, đòi hỏi người quản lý và các nhân viên phải có một kiến thức tổnghợp, sự nỗ lực không ngừng của mỗi cá nhân, phong cách làm việc phù hợp vớinhu cầu của xã hội Đây là bộ phận cung cấp thông tin, điều hành và xử lý côngviệc nội bộ và bên ngoài

Là sinh viên năm thứ ba chuyên ngành Quản trị Văn phòng, được Nhàtrường tạo điều kiện cho đi kiến tập thực tế, tôi đã được đến kiến tập tại PhòngHành chính – Tổng hợp của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu

HT theo đúng kế hoạch từ ngày 20/4 – 25/5/2015, bước đầu đã giúp tôi tiếp xúcđược môi trường làm việc trong thực tế, rèn luyện kỹ năng, phẩm chất của một nhàQuản trị Văn phòng tương lai, năng động, sáng tạo Được sự giới thiệu của trườngĐại học Nội vụ Hà Nội, sự hướng dẫn của các thầy, cô trong khoa cùng với sự giúp

đỡ của Ban lãnh đạo công ty, sự hướng dẫn tận tình của các anh, chị trong công tythì tôi đã hoàn thành thời gian kiến tập của mình Việc thực tế này giúp cho tôi làmquen được với công việc, vận dụng những lý thuyết đã được học trên lớp vàonhững công việc thực tế tại Công ty Đây là dịp để bản thân tôi củng cố và nângcao hơn cho công việc chuyên môn cũng như phong cách làm việc của cán bộ vănphòng, những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp, phục vụ cho công tác sau này.

Trong thời gian kiến tập cũng như trong quá trình viết báo cáo, mặc dù đã có

sự chuẩn bị và cố gắng, song tôi vẫn gặp một số khó khăn nhất định và không tránhkhỏi những thiếu sót, hạn chế Bởi vậy, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp từphía nhà trường, thầy cô và nhân viên trong Công ty

Tôi xin chân thành cảm ơn!

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

1.Vài nét về Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ -

Số hóa tài liệu HT

Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: HT Digitized Document Archives Technology Joint Stock Company

-Tên công ty viết tắt: HT Archives.JSC

Địa chỉ trụ sở chính: 56A, Tổ 50, Cụm 8, Phường Phú Thượng, Quận Tây

- Cho thuê xe có động cơ chi tiết: Cho thuê ô tô

- Kho bãi và lưu giữ hàng hóa

- Hoạt động thư viện và lưu trữ

- Dịch vụ liên quan đến in:

+ Đóng sách thành quyển, tạp chí, sách quảng cáo, catalo,… bằng cách gấp,xếp, khâu, dán hồ, kiểm tra thứ tự (trang sách), khâu lược, dán bìa, tỉa, xén, in ttôivàng lên sách;

+ Xếp chữ, sắp chữ, sắp chữ in, nhập dữ liệu trước khi inbao gồm quét vànhận biết chữ cái quang học, tô màu điện tử;

+ Các hoạt động đồ họa khác như khắc rập khuôn, rập khuôn ttôi, in nổi, indùi lỗ, chạm nổi, quét dầu mà dát mỏng, kiểm tra thứ tự và sắp xếp

- Tư vấn và đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ trongcác cơ quan, doanh nghiệp

- Dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ

- Dịch vụ cung ứng và sản xuất trang thiết bị văn phòng trong công tác lưutrữ, bảo quản và phục chế tài liệu

- In và các dịch vụ liên quan đến in các ấn phẩm (trừ các loại Nhà nướccấm)

- Dịch vụ thiết lập cơ sở dữ liệu, khai thác cơ sở dữ liệu, dịch vụ lưu trữ dữliệu và xử lý dữ liệu (trừ thông tin Nhà nước cấm)

- Cung ứng phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu

- Đối với các ngành nghề có đủ điều kiện, Doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi

có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

2.1 Chức năng

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT với các ngành,nghề kinh doanh bao gồm:

- Hoạt động thư viện và lưu trữ

- Tư vấn và đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ trongcác cơ quan, doanh nghiệp

- Dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ

- Dịch vụ cung ứng và sản xuất trang thiết bị văn phòng trong công tác lưutrữ, bảo quản và phục chế tài liệu.

- In và các dịch vụ liên quan đến in các ấn phẩm (trừ các loại Nhà nướccấm)

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT có tư cách phápnhân; có tài khoản riêng mở tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn,chi nhánh Cầu Giấy và có con dấu riêng

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ , tài liệu;

Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;

Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ ;

Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ;

Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ

Trực tiếp sản xuất các trang thiết bị phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu vănthư, lưu trữ: Giá sắt đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ…

+ Phòng Tài chính - Kế toán

+ Phòng Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu

+ Xưởng sản xuất thiết bị

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty (Phụ lục 01)

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp

1.1.1 Chức năng

Phòng Hành chính - Tổng hợp là bộ máy tham mưu, giúp việc cho Thủtrưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo quản lý điều hành thực hiện chức năngnhiệm vụ của cơ quan Phòng Hành chính - Tổng hợp có hai chức năng chính làchức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần cho cơ quan Đó là hai chứcnăng chính và quan trọng nhất trong công tác Quản trị văn phòng Phòng Hànhchính - Tổng hợp thực hiện thu thập thông tin có liên quan đến công ty, qua đótổng hợp lại phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của công ty

- Giúp Giám đốc công ty theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung củatoàn công ty Lập kế hoạch làm việc của lãnh đạo và các phòng của công ty Đônđốc thực hiện các chủ trương, chỉ thị, kế hoạch của cấp trên và công ty Phụ tráchcông tác hành chính, văn thư và phục vụ các điều kiện làm việc, đời sống quản trịcho công ty

- Tham mưu giúp Giám đốc công tác tổ chức bộ máy, lao động - tiền lương,các chế độ chính sách cho người lao động Công tác hành chính, tổng hợp, văn thưlưu trữ và quản trị đời sống Kiểm tra và quản lý các máy móc, thiết bị phục vụ sản

xuất của xưởng và đề xuất các giải pháp nhằm thúc đẩy quá trình hiện đại hóa,nâng cao năng suất lao động.

- Chịu trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc công ty quản lý công tác tổchức bộ máy, quản lý cán bộ, quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và thiđua khen thưởng

- Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty thực hiện công tác bảo vệ trị an, an toàntài sản nhà nước Triển khai thực hiện tốt phương án bảo vệ Công ty bằng nhữngbiện pháp nghiệp vụ do cơ quan Công an hướng dẫn, đảm bảo tuyệt đối an toàn tàisản của Công ty và trật tự trị an trong khu vực

- Tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội, dự thảo các văn bản đối nội, đối ngoại,thực hiện nghiệp vụ văn phòng

1.1.2 Nhiệm vụ

- Tham mưu về công tác tuyển dụng, lập phương án bồi dưỡng và đào tạo,xây dựng đội ngũ cán bộ đảm bảo đủ số lượng và chất lượng, tham mưu cho Giámđốc việc đề bạt, bổ nhiệm, bố trí, luân chuyển, phân công cán bộ lãnh đạo, quản lýđúng đối tượng, đúng thủ tục Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ việcnhân sự trong Công ty theo đúng pháp luật và quy chế của Công ty

- Quản lý hành chính việc thực hiện các nội quy, quy định đối với toàn thểcông nhân viên trong công ty

- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực

- Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự

- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty đápứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn

- Quản lý tiền lương, tiền thưởng, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế theo đúngchính sách, chế độ, pháp luật Quản lý hồ sơ, lý lịch công nhân viên, quản lý hợpđồng lao động, sổ bảo hiểm của công nhân viên trong Công ty

- Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp với

sự phát triển của Công ty trong từng giai đoạn

- Tham mưu cho Giám đốc về dự kiến phương án tổ chức bộ máy, mối quan

hệ giữa các đơn vị trong công ty

- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công tycũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài

- Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

- Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trongCông ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy điđường, giấy uỷ nhiệm của Công ty

- Quản lý phương tiện thông tin liên lạc, phương tiện kỹ thuật, vật chất, tàisản của Công ty

- Quản lý xe con phục vụ đi công tác

- Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng Công ty theođịnh mức quy định

- Xây dựng lịch công tác giao ban, hội họp

- Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các vấn

đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính

- Thực hiện công việc đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức tiệc liên hoan cấpCông ty

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

- Trưởng phòng

- Phó Trưởng phòng

- Nhân viên Hành chính - Tổng hợp

- Nhân viên Lái xe

- Nhân viên Bảo vệ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính – Tổng hợp (Phụ lục 02)

1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng

-Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác hành chính của công ty

- Xây dựng kế hoạch, chiến lược phát triển của Phòng

- Điều hành hoạt động chung của Phòng theo chỉ đạo

- Chịu trách nhiệm tham mưu, đề xuất trong công tác quản lý: Quản trị nhân

sự, Quản trị văn phòng

- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng Hành chính - Tổng hợp

- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viêntrong Phòng

- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trongphòng

- Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được Ban Giám đốc ủy quyền

- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng Hànhchính

- Thừa ủy nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các

bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉđạo, chỉ thị của Ban Giám đốc

- Thực hiện công việc khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc

1.2.2 Phó trưởng phòng

- Phụ trách điều hành một số công việc do Trưởng phòng phân công

- Xây dựng kế hoạch, chiến lược mảng công việc phụ trách

- Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực Tổng hợp, theo dõi tình hình sửdụng nhân lực của Công ty Tư vấn cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí nhân sự, hiệuquả

- Xây dựng chính sách đào tạo hoặc tổ chức cho cán bộ, nhân viên tham giađào tạo Theo dõi, đánh giá kết quả sau đào tạo

- Đề xuất các giải pháp nhằm tăng hiệu quả công việc và chiến lược pháttriển nguồn nhân sự của Công ty

- Xây dựng hệ thống văn bản pháp lý: nội quy, quy chế, quy trình, quy định,

… Tổ chức thực hiện kiểm soát

- Điều hành hoạt động Phòng Hành chính - Tổng hợp của Công ty theoTrưởng phòng

- Tư vấn, tham mưu cho Trưởng phòng, Ban Giám đốc công ty trong việcquản lý, triển khai những chính sách, quy chế

- Xây dựng, triển khai văn hóa doanh nghiệp vào môi trường làm việc

- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người laođộng làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động

- Xây dựng hệ thống Quản lý hành chính khoa học, chuyên nghiệp, hiệu quả

- Thực hiện các công việc khác được giao từ Trưởng phòng, Ban Giám đốc

1.2.3 Nhân viên Hành chính - Tổng hợp

- Photo giấy tờ theo yêu cầu của Ban Giám đốc

- Chủ động hỗ trợ trong việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại, thưtín, fax

- Hỗ trợ chuyển văn bản, tài liệu

- Thực hiện công tác nghiệp vụ do Trưởng phòng, Phó phòng phân công

- Theo dõi chế độ Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội cho nhân viên Công ty

- Hỗ trợ cho Ban lãnh đạo tiếp khách tại Công ty

- Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty

- Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản,thiết bị tại văn phòng

- Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty

- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, vé xe,…)

- Mua sắm các nhu yếu phẩm (trà, cà phê,…) cho Công ty

- Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng

- Hậu cần cho các sự kiện của Công ty

1.2.4 Nhân viên Lái xe

- Trực tiếp lái xe theo đúng quy định của pháp luật và quy chế của Công ty

- Trực tiếp lái xe hoặc phụ lái hỗ trợ cho các cán bộ khác hoàn thành nhiệm

vụ công tác trong phạm vi được phân công

- Nghiêm chỉnh chấp hành các quy định của pháp luật về an toàn giao thông

và các nội quy, quy định của Công ty

- Bảo quản tốt phương tiện và trang bị làm việc

- Chịu trách nhiệm cá nhân trong phạm vi công tác được phân công

- Giữ gìn bí mật nội dung công việc cán bộ hoặc nhân viên trao đổi trên xe,không bàn tán, tung tin, nói xấu xuyên tạc sự thật làm giảm uy tín khách và côngty.

- Giữ mối liên hệ tốt với các đơn vị sửa chữa, bảo trì xe thường xuyên choCông ty

- Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu

1.2.5 Nhân viên Bảo vệ

- Trực bảo vệ theo lịch phân công hàng tháng của Phòng Hành chính – Tổnghợp

- Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người và các phương tiện ra vào cổng theođúng thủ tục của Công ty quy định

- Ghi vào sổ thường trực nội dung giấy giới thiệu và đơn vị khách cần đếngiao dịch

- Nhận và giao ca thường trực đúng quy định của Công ty

- Bảo vệ tài sản của Công ty, không được cho bất kỳ ai mang tài sản ra khỏiCông ty nếu chưa được sự cho phép của Ban Giám đốc

- Tham gia công tác phòng, chống cháy nổ và các công việc khác khi đượcphân công

III Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của công ty

1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của công ty về công tác văn thư, lưu trữ của công ty.

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư – lưu trữ có vai trò đặc biệtquan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có chức năng nhiệm vụ riêngnhưng đều có đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra nhữnggiấy tờ liên quan là những văn bản, tài liệu có giá trị đều được giữ lại để tra cứu, sửdụng khi cần thiết Bởi đây chính là những căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có

giá trị pháp lý rất cao Hoạt động công tác văn thư – lưu trữ trở nên thường xuyên

ở cơ quan, doanh nghiệp góp phần không nhỏ vào việc nâng cao chất lượng lãnhđạo, chỉ đạo hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Bởi vậy, banhành quy định quản lý về công tác văn thư – lưu trữ là vấn đề quan trọng và có yêucầu cao về tính chính xác, hợp lý, đảm bảo tính pháp lý và phù hợp với nền hànhchính nước ta

Hiện tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT chưa có văn bản nào do chính công ty ban hành để quản lý về công tác văn thư – lưu trữcủacông ty mình Công ty tiến hành thực hiện theo những văn bản do các cơ quan Trung ương đã ban hành về công tác văn thư – lưu trữ Cụ thể:

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ vềviệc quản lý và sử dụng con dấu;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về Công tác văn thư;

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ vềviệc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng

8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ

về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ

về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan;

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

2 Mô hình tổ chức văn thư của công ty

Cũng giống như các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác thì mô hình tổchức công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

là mô hình tập trung Tất cả văn bản đến và văn bản đi, tổ chức quản lý, đóng dấu,lập hồ sơ và sao lưu tài liệu đều tập trung tại văn thư Tổ chức văn thư tập trung làhình thức được sử dụng phổ biến hiện nay Tuy nhiên vẫn còn những ưu điểm vànhược điểm:

- Ưu điểm:

+ Công tác văn thư được thực hiện khoa học,được sự quan tâm, chỉ đạo kịpthời của ban lãnh đạo công ty Thường xuyên tổ chức cho các cán bộ tham gia vàocác lớp bồi dưỡng, các lớp tập huấn nghiệp vụ để nâng cao trình độ chuyên môn

+ Văn thư đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, giúp Giám đốcgiải quyết công việc nhanh chóng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời

+ Việc đăng ký văn bản đúng theo quy định của Nhà nước

+ Giúp cho Công ty quản lý thống nhất văn bản đi - đến Số lượng văn bảnđược thống kê giúp cho việc tra tìm văn bản một cách dễ dàng và thuận tiện

+ Các khâu nghiệp vụ được tập trung tại một bộ phận riêng biệt, thống nhấtnên mang lại hiệu quả công việc cao, chất lượng tốt

- Nhược điểm:

+ Việc cán bộ, nhân viên làm việc quản lí theo mô hình tập trung, thống nhấtthực hiện nghiệp vụ vì vậy không có sự sáng tạo, tìm ra những cái mới trong côngtác văn thư

+ Mô hình tổ chức văn thư tập trung nên có lúc công việc tập trung nhiềudẫn đến ứ đọng, nhân viên làm nhanh để kịp tiến độ đôi khi dẫn đến sai sót vànhầm lẫn trong công việc

+ Một số văn bản còn bỏ sót số

3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty

3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty

Công ty Cổ Phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT không có thẩmquyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật Để quản lý, điều hành và tổ chức cáchoạt động thì công ty đã ban hành các loại văn bản hành chính, bao gồm văn bảnhành chính cá biệt ( Quyết định, chỉ thị) và văn bản hành chính thông thường:Quyết định, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, báo cáo, biênbản, tờ trình, công văn, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy đi đường,…

3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty

Thể thức của văn bản là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản, đảmbảo cho các văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan Vì vậy, khi ban hành văn bản phải đảm bảo đầy đủ các thành phần thểthức theo quy định của Nhà nước, nếu thiếu các thành phần thể thức theo quy địnhthì văn bản sẽ không có tính chính xác và hiệu lực pháp lý

Trong quá trình kiến tập ở Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tàiliệu HT, tôi được tiếp xúc với những văn bản do công ty ban hành, tôi có vài nhậnxét về thể thức và kỹ thuật trình bày của công ty như sau:

Nhìn chung các văn bản do công ty ban hành đều đảm bảo các thành phầnthể thức được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính

- Ưu điểm: Về cơ bản các văn bản do công ty ban hành đã đảm bảo tínhkhoa học, tính thẩm mĩ và tính pháp lý chân thực

- Nhược điểm: Vẫn còn một số văn bản trình bày chưa đúng với quy địnhnhư:

+ Cỡ chữ trong các phần trong văn bản còn chưa đúng với quy định

+ Số, ký hiệu văn bản:văn bản của công ty ban hành trình bày như sau:

Số: 04/CV-KTHC

Việc trình bày như vậy là sai so với quy định, vì Công văn là loại văn bản không có tên loại nên việc trình bày ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên

cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó

+ Đường kẻ ngang dưới không kéo dài hết dòng chữ “Độc lập – Tự do –Hạnh phúc”

+ Phần nơi nhận còn sai sót Cụ thể:

 Từ “Nơi nhận” sai về cỡ chữ, không viết nghiêng

 Tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản: vẫn viết nghiêng

Bước 2: Các đơn vị hoặc cá nhân được giao cho soạn thảo văn bản cần xácđịnh mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hoá Xác định tên loại văn bản

và đối tượng của văn bản

Bước 3: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cầnsoạn thảo Thu thập, xử lý thông tin có liên quan

Bước 4: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiệnbản thảo về thể thức, ngôn ngữ

Bước 5: Thông qua lãnh đạo

Bước 6: Kiểm tra văn bản, xử lý kỹ thuật , ký văn bản và ban hành văn bảntheo thẩm quyền quy định

Việc soạn thảo, ban hành văn bản thì công ty đã tuân thủcác quy định tạiNghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công

tác văn thư.

Quy trình soạn thảo văn bản đã được cá nhân, đơn vị soạn thảo thực hiệnmột cách khá tốt, đúng thẩm quyền ký ban hành văn bản của công ty

4 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản

Các văn bản, hồ sơ, tài liệu của Công ty được quản lý và giải quyết một cáchthống nhất và nhanh chóng, đúng quy trình Quy trình quản lý và giải quyết vănbản đi – đến của Công ty được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày

22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi–đến

4.1.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

* Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày;

ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

Đăng ký văn bản đi

Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức

độ khẩn, mật

Làm thủ tục phát hành, chuyển phát vàtheo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Lưu văn bản đi

Bước 1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản, nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm, xem xét, giảiquyết

* Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

- Ghi số văn bản

+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chungcủa cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật cóquy định khác

+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản

1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nộ vụ

về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký nhưsau:

 Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số

 Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống

số riêng

+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

- Ghi ngày, tháng, năm văn bản

+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theoquy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Bước 2 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cở sở dữ liệuquản lý văn bản đi trên máy vi tính

* Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm

a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này

- Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản điđược thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này

+ Việc đăng ký văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thựchiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan,

tổ chức cung cấp chương trình, phần mềm đó

+ Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý vă bản đi phải được in

ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý

Bước 3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật.

* Đóng dấu cơ quan

- Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lênchữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phái bên trái

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành vàphụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quanquản lý ngành

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụlục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

- Trình bày bì và viết bì

- Vào bì và dán bì

+ Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản

để vào bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làmnhàu văn bản

+ Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dánkín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản

- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

+ Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóngtrên văn bản trong bì

* Chuyển phát văn bản đi