Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT 3 1.Vài nét về Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT 4 2.1. Chức năng 4 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 2.3. Cơ cấu tổ chức 5 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT 6 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp 6 1.1.1. Chức năng 6 1.1.2. Nhiệm vụ 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8 1.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 9 1.2.1. Trưởng phòng 9 1.2.2. Phó trưởng phòng 10 1.2.3. Nhân viên Hành chính Tổng hợp 11 1.2.4. Nhân viên Lái xe 11 1.2.5. Nhân viên Bảo vệ 12 III. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của công ty 12 1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của công ty về công tác văn thư, lưu trữ của công ty. 12 2. Mô hình tổ chức văn thư của công ty 14 3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty 15 3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty 15 3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty 15 3.3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty. So sánh với quy định hiện hành. Nhận xét, đánh giá. 16 4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 17 4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi–đến 17 4.1.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 17 4.1.2. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 23 4.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của công ty. 27 5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của công ty 28 IV. Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty 28 1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 28 2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 30 2.1. Sơ đồ trang thiết bị trong phòng Hành chính – Tổng hợp 30 2.2. Đề xuất văn phòng mới tối ưu. 32 3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 33 3.1. –eOffice – phần mềm văn phòng điện tử. 33 3.2. Phần mềm Bitsco – phần mềm quản lý nhân sự. 33 3.3. Phần mềm kế toán MISA 34 Phần II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 35 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan. 35 1. Ưu điểm: 35 1.1. Công tác văn phòng 35 1.2. Về công tác văn thư – lưu trữ 36 2. Nhược điểm. 37 2.1. Công tác văn phòng. 37 2.2. Trang thiết bị văn phòng 37 2.3. Công tác văn thư 37 2.4. Công tác lưu trữ 38 2.5. Công tác hành chính văn phòng 38 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 38 1. Về mặt tổ chức 39 2. Về đội ngũ nhân sự. 39 3. Về quy trình nghiệp vụ 40 4. Về trang thiết bị văn phòng 41 KẾT LUẬN 42 Phần III. PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC Phần III PHỤ LỤC .3 LỜI NÓI ĐẦU .1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY .3 CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT .3 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 1.Vài nét Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 2.1 Chức 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 2.3 Cơ cấu tổ chức II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng Hành – Tổng hợp6 1.1.1 Chức 1.1.2 Nhiệm vụ .7 1.1.3 Cơ cấu tổ chức .8 1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng 1.2.1 Trưởng phòng 1.2.2 Phó trưởng phòng 10 1.2.3 Nhân viên Hành - Tổng hợp 11 1.2.4 Nhân viên Lái xe 11 1.2.5 Nhân viên Bảo vệ 12 III Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ công ty .12 Hệ thống hóa văn quản lý công ty công tác văn thư, lưu trữ công ty .12 Mô hình tổ chức văn thư công ty 14 Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác soạn thảo ban hành văn công ty .15 3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý công ty 15 3.2 Thể thức kỹ thuật trình bày văn công ty .15 3.3 Quy trình soạn thảo văn quản lý công ty So sánh với quy định hành Nhận xét, đánh giá .16 Quy trình quản lý giải văn 17 4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đi–đến 17 4.1.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn 17 4.1.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đến .23 4.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành công ty 27 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ công ty 28 IV Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng công ty 28 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng .28 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 30 2.1 Sơ đồ trang thiết bị phòng Hành – Tổng hợp 30 2.2 Đề xuất văn phòng tối ưu 32 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 33 3.1 –eOffice – phần mềm văn phòng điện tử .33 3.2 Phần mềm Bitsco – phần mềm quản lý nhân .33 3.3 Phần mềm kế toán MISA .34 Phần II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 35 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan 35 Ưu điểm: 35 1.1 Công tác văn phòng 35 1.2 Về công tác văn thư – lưu trữ 36 Nhược điểm .37 2.1 Công tác văn phòng 37 Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Trang thiết bị văn phòng 37 2.3 Công tác văn thư .37 2.4 Công tác lưu trữ 38 2.5 Công tác hành văn phòng .38 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 38 Về mặt tổ chức 39 Về đội ngũ nhân 39 Về quy trình nghiệp vụ 40 Về trang thiết bị văn phòng .41 KẾT LUẬN 42 Phần III PHỤ LỤC .1 Phần III PHỤ LỤC Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại ngày với xu biến đổi quốc tế hoá, toàn cầu hoá hoà với xu hội nhập giới, Việt Nam đường hội nhập phát triển lên từ nước nông nghiệp nghèo nàn lạc hậu thành nước công nghiệp hoá, đại hoá, đất nước phát triển bền vững ổn định Đất nước, xã hội biến đổi, với xu hoạt động quản lý hành dần biến đổi quốc gia, khu vực Đặc biệt, quan, tổ chức, doanh nghiệp cần phải có Để phù hợp với xu chung, đặc biệt giai đoạn với phát triển Khoa học Công nghệ với bùng nổ Công nghệ thông tin công tác Hành văn phòng ngày khẳng định vị trí quan, tổ chức Văn phòng dần chuyển từ Văn phòng kiểu cũ sang Văn phòng kiểu mới, Văn phòng điện tử, Văn phòng khoa học, Văn phòng đại Hành văn phòng hoạt động đa dạng, yêu cầu nhiều lực tư duy, chủ thể quản lý có phận trợ giúp tùy theo quy mô tổ chức mà phận hay cá nhân Văn phòng phận thiếu quan, đơn vị, đòi hỏi người quản lý nhân viên phải có kiến thức tổng hợp, nỗ lực không ngừng cá nhân, phong cách làm việc phù hợp với nhu cầu xã hội Đây phận cung cấp thông tin, điều hành xử lý công việc nội bên Là sinh viên năm thứ ba chuyên ngành Quản trị Văn phòng, Nhà trường tạo điều kiện cho kiến tập thực tế, đến kiến tập Phòng Hành – Tổng hợp Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT theo kế hoạch từ ngày 20/4 – 25/5/2015, bước đầu giúp tiếp xúc môi trường làm việc thực tế, rèn luyện kỹ năng, phẩm chất nhà Quản trị Văn phòng tương lai, động, sáng tạo Được giới thiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội, hướng dẫn thầy, cô khoa với giúp Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH1Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đỡ Ban lãnh đạo công ty, hướng dẫn tận tình anh, chị công ty hoàn thành thời gian kiến tập Việc thực tế giúp cho làm quen với công việc, vận dụng lý thuyết học lớp vào công việc thực tế Công ty Đây dịp để thân củng cố nâng cao cho công việc chuyên môn phong cách làm việc cán văn phòng, kinh nghiệm làm việc, giao tiếp, phục vụ cho công tác sau Trong thời gian kiến tập trình viết báo cáo, có chuẩn bị cố gắng, song gặp số khó khăn định không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Bởi vậy, mong nhận ý kiến đóng góp từ phía nhà trường, thầy cô nhân viên Công ty Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH2Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 1.Vài nét Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Tên công ty viết tiếng Việt: Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT Tên công ty viết tiếng nước ngoài: HT Digitized Document Archives Technology Joint Stock Company Tên công ty viết tắt: HT Archives.JSC Địa trụ sở chính: 56A, Tổ 50, Cụm 8, Phường Phú Thượng, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội Địa văn phòng giao dịch: Phòng 207, Tòa nhà N05, Chung cư Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội Vốn điều lệ công ty là: 5.600.000.000 đồng ( Năm tỷ sáu trăm triệu đồng) NGÀNH, NGHỀ KINH DOANH: - Cho thuê xe có động chi tiết: Cho thuê ô tô - Kho bãi lưu giữ hàng hóa - Hoạt động thư viện lưu trữ - Dịch vụ liên quan đến in: + Đóng sách thành quyển, tạp chí, sách quảng cáo, catalo,… cách gấp, xếp, khâu, dán hồ, kiểm tra thứ tự (trang sách), khâu lược, dán bìa, tỉa, xén, in ttôi vàng lên sách; Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH3Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Xếp chữ, chữ, chữ in, nhập liệu trước inbao gồm quét nhận biết chữ quang học, tô màu điện tử; + Các hoạt động đồ họa khác khắc rập khuôn, rập khuôn ttôi, in nổi, in dùi lỗ, chạm nổi, quét dầu mà dát mỏng, kiểm tra thứ tự xếp - Tư vấn đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ quan, doanh nghiệp - Dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản phục chế tài liệu lưu trữ - Dịch vụ cung ứng sản xuất trang thiết bị văn phòng công tác lưu trữ, bảo quản phục chế tài liệu - In dịch vụ liên quan đến in ấn phẩm (trừ loại Nhà nước cấm) - Dịch vụ thiết lập sở liệu, khai thác sở liệu, dịch vụ lưu trữ liệu xử lý liệu (trừ thông tin Nhà nước cấm) - Cung ứng phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu - Đối với ngành nghề có đủ điều kiện, Doanh nghiệp kinh doanh có đủ điều kiện theo quy định pháp luật Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 2.1 Chức Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT với ngành, nghề kinh doanh bao gồm: - Hoạt động thư viện lưu trữ - Tư vấn đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ quan, doanh nghiệp - Dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản phục chế tài liệu lưu trữ Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH4Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Dịch vụ cung ứng sản xuất trang thiết bị văn phòng công tác lưu trữ, bảo quản phục chế tài liệu - In dịch vụ liên quan đến in ấn phẩm (trừ loại Nhà nước cấm) Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT có tư cách pháp nhân; có tài khoản riêng mở Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển nông thôn, chi nhánh Cầu Giấy có dấu riêng 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ , tài liệu; Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ ; Xây dựng công cụ tra cứu tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Thực số dịch vụ công lưu trữ Trực tiếp sản xuất trang thiết bị phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu văn thư, lưu trữ: Giá sắt đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ… 2.3 Cơ cấu tổ chức Bao gồm: - Hội đồng quản trị - Ban Giám đốc: 01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc - Các phòng chức năng: + Phòng Hành - Tổng hợp Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH5Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Phòng Tài - Kế toán + Phòng Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu + Xưởng sản xuất thiết bị Sơ đồ cấu tổ chức Công ty (Phụ lục 01) II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng Hành – Tổng hợp 1.1.1 Chức Phòng Hành - Tổng hợp máy tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng quan công tác lãnh đạo quản lý điều hành thực chức nhiệm vụ quan Phòng Hành - Tổng hợp có hai chức chức tham mưu, tổng hợp chức hậu cần cho quan Đó hai chức quan trọng công tác Quản trị văn phòng Phòng Hành - Tổng hợp thực thu thập thông tin có liên quan đến công ty, qua tổng hợp lại phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành công ty - Giúp Giám đốc công ty theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung toàn công ty Lập kế hoạch làm việc lãnh đạo phòng công ty Đôn đốc thực chủ trương, thị, kế hoạch cấp công ty Phụ trách công tác hành chính, văn thư phục vụ điều kiện làm việc, đời sống quản trị cho công ty - Tham mưu giúp Giám đốc công tác tổ chức máy, lao động - tiền lương, chế độ sách cho người lao động Công tác hành chính, tổng hợp, văn thư lưu trữ quản trị đời sống Kiểm tra quản lý máy móc, thiết bị phục vụ sản Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH6Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xuất xưởng đề xuất giải pháp nhằm thúc đẩy trình đại hóa, nâng cao suất lao động - Chịu trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc công ty quản lý công tác tổ chức máy, quản lý cán bộ, quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng cán thi đua khen thưởng - Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty thực công tác bảo vệ trị an, an toàn tài sản nhà nước Triển khai thực tốt phương án bảo vệ Công ty biện pháp nghiệp vụ quan Công an hướng dẫn, đảm bảo tuyệt đối an toàn tài sản Công ty trật tự trị an khu vực - Tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội, dự thảo văn đối nội, đối ngoại, thực nghiệp vụ văn phòng 1.1.2 Nhiệm vụ - Tham mưu công tác tuyển dụng, lập phương án bồi dưỡng đào tạo, xây dựng đội ngũ cán đảm bảo đủ số lượng chất lượng, tham mưu cho Giám đốc việc đề bạt, bổ nhiệm, bố trí, luân chuyển, phân công cán lãnh đạo, quản lý đối tượng, thủ tục Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ việc nhân Công ty theo pháp luật quy chế Công ty - Quản lý hành việc thực nội quy, quy định toàn thể công nhân viên công ty - Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực - Tham mưu quy chế, sách lĩnh vực tổ chức nhân - Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Công ty giai đoạn - Quản lý tiền lương, tiền thưởng, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế theo sách, chế độ, pháp luật Quản lý hồ sơ, lý lịch công nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm công nhân viên Công ty Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH7Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 2.1 Sơ đồ trang thiết bị phòng Hành – Tổng hợp 11 10 7 12 8 4 12 5 3 3 14 13 11 10 Ghi chú: Cửa Điện thoại 11 Tủ đựng tài liệu Cửa sổ Máy in 12 Tủ đựng hồ sơ Bàn, ghế làm việc Bàn, ghế tiếp khách 13 Bình lọc nước Máy tính Điều hòa 14 Máy photo Hộp đựng VP phẩm 10 Quạt Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH30Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng Phòng Hành – Tổng hợp Qua sơ đồ thấy ưu, nhược điểm cách bố trí, xếp sau: Ưu điểm: Không gian làm việc phòng tương đối rộng thoáng, trang thiết bị bàn gọn gàng, thuân lợi làm việc (điện thoại, máy tính, máy in) Mỗi nhân viên phòng bố trí bàn làm việc riêng, tạo thoải mái riêng tư Nhưng bên cạnh kiểu bố trí có nhược điểm sau: - Vị trí ngồi làm việc nhân viên phòng gần cửa sổ - Bàn ghế tiếp khách gần cửa gây khó khăn việc vào văn phòng - Tủ đựng hồ sơ sát với ghế làm việc, gây khó khăn tìm tài liệu Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH31Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Đề xuất văn phòng tối ưu 10 11 13 3 4 8 8 2 3 11 12 12 14 10 Ghi chú: Cửa Điện thoại 11 Tủ đựng tài liệu Cửa sổ Máy in 12 Tủ đựng hồ sơ Bàn, ghế làm việc Bàn, ghế tiếp khách 13 Bình lọc nước Máy tính Điều hòa Sinh viên: Vi Thị Lợi 14 Máy photo Lớp: ĐH32Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Hộp đựng VP phẩm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 10 Quạt Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 3.1 –eOffice – phần mềm văn phòng điện tử eOffice hệ thống phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý trình duyệt công văn, văn bản, hồ sơ công việc mạng máy tính Tiêu chí eOffice đưa đến cho người sử dụng giao diện hoàn toàn tiếng Việt, phần lớn tiện ích mạng máy tính giúp cho cán nhân viên dần có tác phong làm việc đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với ứng dụng công nghệ thông tin Tính eOffice đa dạng, đáp ứng nhu cầu làm việc người làm việc văn phòng gửi, nhận email, gửi thông báo quan tới cá nhân hay nhóm, phòng ban Có thể gửi tin nhắn file, trưng cầu ý kiến, lưu sổ địa chỉ,…Đặc biệt, hệ thống cho xử lý, duyệt công văn, giấy tờ theo chu trình Ứng dụng phần mềm bước đầu mang lại hiệu cho hoạt động quản lý hành quản lý văn công ty, giúp cho việc tiếp cận thông tin, giải công việc nhanh chóng, hiệu 3.2 Phần mềm Bitsco – phần mềm quản lý nhân Trong quan, tổ chức nói chung Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT nói riêng công tác quản lý thông tin cán công chức vấn đề quan trọng, công tác ảnh hưởng đến hoạt động, phát triển quan, doanh nghiệp Hiện có nhiều ứng dụng việc quản lý nguồn nhân lực Thấy tầm quan trọng việc quản lý hồ sơ, thông tin cá nhân cán bộ, nhân viên Công ty thường xuyên quan tâm đến công tác này, doanh nghiệp áp dụng thành công phần mềm quản lý nhân Bitsco trình quản lý Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH33Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Áp dụng phần mềm mang lại hiệu cao hoạt động quản lý nhân công ty Ứng dụng giúp thay đổi phần cách quản lý truyền thống sang cách quản lý áp dụng công nghệ thông tin; chất lượng quản lý nâng cao có hiệu rõ rệt; cung cấp đầy đủ thông tin tra cứu cá nhân công ty; đồng thời có sách tiến phù hợp trình làm việc cán bộ, nhân viên Ngoài ra, phần mềm tạo môi trường cộng tác chặt chẽ chuyên nghiệp lãnh đạo với nhân viên cấp dưới, đồng nghiệp với đồng nghiệp, phận quan với 3.3 Phần mềm kế toán MISA Đây phần mềm kế toán thông dụng, tiện ích cho công tác văn phòng quan, doanh nghiệp Phần mềm kế toán MISA tự động xử lý thông tin kế toán từ khâu: Lập chứng từ gốc; phân loại chứng từ; ghi chép sổ sách; xử lý thông tin chứng từ, sổ sách theo chế độ kế toán đến khâu: in sổ kế toán, báo cáo tài chính, kế toán quản trị, thống kê phân tích tài khác Phần mềm kế toán MISA mang lại hiệu bước đầu đáng kể như: - Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, cho phép cập nhật liệu linh hoạt (nhiều hóa đơn 01 Phiếu chi) Bám sát chế độ kế toán, mẫu biểu chứng từ, sổ sách kế toán tuân thủ chế độ kế toán Hệ thống báo cáo đa dạng đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý đơn vị, doanh nghiệp - Điểm đặc biệt MISA mà chưa có phần mềm có thao tác Lưu Ghi sổ liệu - Tính xác: số liệu tính toán MISA xác, xảy sai sót bất thường, điều giúp cán chuyên môn yên tâm - Tính bảo mật: Vì MISA chạy công nghệ SQL nên khả bảo mật cao Cho đến phần mềm chạy CSDL SQL; NET; giữ nguyên quyền (trong số phần mềm viết CSDL Visual fox lại bị đánh cắp quyền dễ) Ứng dụng phần mềm giúp cho công việc nhân viên kế toán đơn giản hơn, hiệu công việc nâng lên nhiều Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH34Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan Sau thời gian làm quen thực số công việc thực tế Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Được quan tâm, giúp đỡ ban lãnh đạo Công ty, anh, chị văn phòng hoàn thành tốt công việc có nhìn tổng thể công tác văn phòng Sau số nhận xét công tác văn phòng Công ty sau: Ưu điểm: 1.1 Công tác văn phòng - Mô hình văn phòng Công ty Cách bố trí văn phòng kiểu truyền thống văn phòng tạo không gian làm việc độc lập, môi trường làm việc độc lập, từ hiệu công việc nhanh chóng - Tình hình đội ngũ nhân viên Hầu hết nhân viên công ty người có trình độ chuyên môn định lĩnh vực mà phụ trách, giữ vững lập trường, quan điểm trị, đáp ứng yêu cầu công việc đặt Đa số họ người có tuổi đời trẻ, động, nhiệt tình, sáng tạo, đổi cách làm việc ngày khoa học, hiệu Những người lãnh đạo công ty có lực chuyên môn cao, có nhiều kinh nghiệm công tác lãnh đạo, điều hành Trong trình làm việc hàng năm nhân viên Công ty thường xuyên tập huấn, tham gia lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, nhằm nâng cao trình độ lĩnh vực, trau dồi khả nói tiếng ngoại ngữ, tin học để phục vụ công việc - Tổ chức, phân công, xếp lao động Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH35Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhìn chung nhân viên phân công công việc theo chuyên môn đào tạo, không chồng chéo công việc nhau, tạo hiệu làm việc Bố trí nơi làm việc, chỗ ngồi hợp lý, tạo môi trường làm việc khoa học, hiệu - Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng Trong trình quan sát, tìm hiểu biết Công ty cung cấp trang thiết bịkhá đầy đủ, phục vụ cho công việc, áp dụng công nghệ thông tin vào công tác điều hành, lãnh đạo, giải công việc 1.2 Về công tác văn thư – lưu trữ Công tác văn thư giải nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng công việc Ban lãnh đạo giao Tất thông tin cung cấp, bảo mật, đảm bảo cho công việc, nghiệp vụ nằm khuôn khổ quy định Công ty pháp luật Công tác quản lý văn đi, đến thực cách nhanh chóng, kịp thời theo quy trình đặt ra, tuân thủ quy định, pháp luật Nhà nước Việc soạn thảo ban hành văn tiến hành theo trình tự quy định tai văn pháp luật Việc quản lý sử dụng dấu nhân viên văn thư thực tốt theo quy định Thực công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty Công tác lưu trữ tài liệu, văn Công ty thực tốt Trang thiết bị, biện pháp bảo quản tài liệu áp dụng có hiệu quả, từ tài liệu lưu giữ tốt, không bị hỏng, rách, mát, đảm bảo tính bí mật, xác Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH36Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhược điểm 2.1 Công tác văn phòng Vẫn nhiều trường hợp chưa tuân thủ nội quy, quy định công ty làm không giờ, tình trạng bỏ sót công việc xảy Sự đạo, điều hành lãnh đạo công tác văn phòng chưa thực quan tâm, hiệu công việc chưa thực tốt chưa phát huy hết khả thành viên công ty - Tổ chức phân công, xếp lao động Qua quan sát nhận thấy đa số cán bộ, nhân viên phân công công việc cụ thể theo chuyên ngành đào tạo có số cán đảm nhiệm thêm chuyên môn khác Ví dụ: chưa có cán chuyên Lưu trữ, mang tính kiêm nhiệm 2.2 Trang thiết bị văn phòng Các trang thiết bị văn phòng trang bị đầy đủ chất lượng chưa cao Một số thiết bị đến kỳ bảo hành chưa bảo hành làm việc thường xảy trục trặc máy photo bị kẹt, máy in in bị mờ đen trang văn Tất cảnhân viên văn phòng dùng chung điện thoại bàn 2.3 Công tác văn thư - Trong trình soạn thảo văn mắc số lỗi sai thể thức, cách trình bày văn bản: cỡ chữ phần văn sai, tượng trùng số văn xảy Công tác quản lý văn đi, đến quan chưa có quy định riêng, gây khó khăn giải văn Việc đóng dấu vào văn sai quy định, nhiều văn đóng dấu 1/3 chữ ký - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH37Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yều cầu, tài liệu xếp theo tên loại thời gian, chưa đưa vấn đề cụ thể nên khó phản ánh hoạt động công ty mang tính chất chung chung, việc tra tìm văn trở nên khó khăn Các phòng ban chưa lập riêng danh mục hồ sơ mà tất tài liệu liên quan tập trung phận văn thư, số văn chưa giao nộp vào lưu trữ quan 2.4 Công tác lưu trữ Một số văn bản,giấy tờ không văn thư, lưu trữ đưa vào sổ sách Không gian làm việc văn thư, lưu trữ chật hẹp không đáp ứng hết việc lưu trữ văn công ty 2.5 Công tác hành văn phòng - Văn mắc số lỗi kỹ thuật trình bày - Trang thiết bị phục vụ cho công tác hành thiếu Cho nên, công tác gặp nhiều khó khăn - Quá trình xử lý cung cấp thông tin cho lãnh đạo chậm II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Để đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, đòi hỏi quan phải tự hoàn thiện, nâng cao lực, hiệu hoạt động Đặc biệt hoạt động Hành văn phòng nên cải cách để xây dựng mô hình Hành Văn phòng phù hợp với phát triển xã hội Để làm tốt vấn đề trên, phận, phòng ban, cá nhân cần thực theo quy trình nghiệp vụ, cần có hỗ trợ trang thiết bị đại, đội ngũ nhân phải có trình độ chuyên môn cao Cá nhân xin có số đề xuất sau: Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH38Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Về mặt tổ chức - Khẳng định rõ chức văn phòng Chức văn phòng chức xử lý thông tin, tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo chức đảm bảo hậu cần, sở vật chất cho hoạt động Công ty Đây vấn đề quan trọng để tránh chồng chéo việc thực nhiệm vụ quan - Xây dựng cấu tổ chức hợp lý nội văn phòng để thực nhiệm vụ giao Khi định cấu tổ chức văn phòng phải lưu ý nhiều nhiệm vụ giao cho phận thực hiện, nhiệm vụ giao cho nhiều phận văn phòng thực Tuy nhiên, thực tế, có nhiều công việc đòi hỏi có tham gia, phối hợp phận văn phòng Trong trường hợp phải xác định đâu phận chịu trách nhiệm đâu phận tham gia phối hợp, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm phận Về đội ngũ nhân - Tiếp tục đổi mới, nâng cao nhận thức, trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức, kỹ lãnh đạo cán bộ, nhân viên mặt công việc, đặc biệt công tác hành chính, chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu thời đại Để thực tốt vấn đề đòi hỏi nhân viên cần động, sáng tạo, nhiệt tình công việc, nắm bắt nhanh chóng tình hình từ có điều đắn cho Công ty - Đồng thời cán bộ, nhân viên cần phải tự hoàn thiện thân, thường xuyên trau dồi nghiệp vụ để đảm nhận tốt công việc chuyên môn Tu dưỡng đạo đức phẩm chất, có lập trường vững vàng, tuân thủ pháp luật Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH39Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đi đôi với việc bố trí người, việc, cần không ngừng đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ lực đội ngũ nhân viên Đồng thời, cá nhân nhân viên phải tích cực rèn luyện, nâng cao tinh thần làm việc, tinh thần trách nhiệm để hoàn thành tốt công việc Công ty - Tuyển dụng, bổ sung nhân sự, vị trí trống để kịp thời đáp ứng kịp thời hoạt động Công ty - Thường xuyên kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ nhân viên Từ đánh giá lực có đáp ứng công việc hay không, sau có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng - Khi tiến hành công việc cán bộ, nhân viên cần phải tuân thủ nội quy, quy định Công ty, pháp luật Nhà nước Về quy trình nghiệp vụ - Cần phải có quy định cụ thể Công ty nhiệm vụ cán bộ, nhân viên để đảm bảo cho hoạt động Công ty hiệu quả, khoa học - Tổ chức công việc cách khoa học,về nhân hồ sơ, tài liệu, sở vật chất Ngoài ra, cần tăng cường triển khai thực việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng - Công tác quản lý văn đi, đến cần phòng ban giải kịp thời theo quy trình quy định Quản lý sử dụng dấu cần cán văn thư thực đầy đủ, nghiêm túc Tránh gây khó khăn trình tìm kiếm tài liệu - Cơ quan thường xuyên cập nhật phần mềm quản lý văn bản, quản lý nguồn nhân sự, quản lý tài chính…quản lý quy trình nghiệp vụ Công ty - Mỗi cán bộ, nhân viên cần thực công việc, chuyên môn quy định, không chồng chéo công việc Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH40Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Về trang thiết bị văn phòng - Thường xuyên kiểm tra, bảo trì thiết bị, phương tiện làm việc điện thoại, máy tính, máy photo, máy hủy tài liệu, mạng internet… Công ty giúp cho công việc giải nhanh, xác, hiệu Cập nhật, ứng dụng phần mềm giải công việc - Bố trí trang thiết bị hợp lý, khoa học tránh tác động từ môi trường Trong thời gian kiến tập, lần áp dụng lý thuyết vào thực tế công việc, bao bạn sinh viên khác bước đầu gặp nhiều khó khăn việc sử dụng trang thiết bị văn phòng tiên tiến.Từ khó khăn gặp phải mong nhà trường khoa Quản trị Văn phòng đào tạo nhiều sử dụng trang thiết bị văn phòng, nghiệp vụ văn phòng thực tế để giúp cho sinh viên thực công việc tốt đợt thực tập Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH41Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trong thời gian kiến tập Phòng Hành - Tổng hợp Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT, giúp hiểu tầm quan trọng công tác văn phòng hoạt động điều hành quản lý, thực công việc thiếu quan, tổ chức, doanh nghiệp Đây lần tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế áp dụng kiến thức học tập vào thực tế không tránh sai sót Kiến thức học lớp chênh lệch so với thực tế, số nghiệp vụ chưa thành thục Tôi tin với thu trình kiến tập giúp ích phần không nhỏ trình học tập Qua xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng tạo điều kiện cho kiến tập thực tế quan, tổ chức, doanh nghiệp học hỏi kiến thức thực tế mà học trường Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn Thạc sĩLâm Thu Hằng – giảng viên hướng dẫn kiến tập tập thể đội ngũ Giảng viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội truyền đạt cho kiến thức để hoàn thành tốt đợt kiến tập ngành nghề báo cáo này.Cảm ơn anh, chị công tác công ty giúp đỡ trình kiến tậptại Công ty trình thu thập tài liệu Đặc biệt hơn, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Anh Nguyễn Văn Tình tận tình bảo hướng dẫn hoàn thành báo cáo kiến tập này./ Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 28 tháng năm 2015 Sinh viên Vi Thị Lợi Sinh viên: Vi Thị Lợi Lớp: ĐH42Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Phòng Hành – Tổng hợp Sinh viên: Vi Thị Lợi Phòng Tài – Kế toán Phòng Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Xưởng sản xuất thiết bị Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập ngành nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Phòng Hành – Tổng hợp Trưởng phòng Phó Trưởng phòng Nhân viên Hành – Tổng hợp Sinh viên: Vi Thị Lợi Nhân viên Lái xe Nhân viên Bảo vệ Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1B