Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN THƯƠNG mại MINH KHAI

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MINH KHAI. 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thương mại Minh Khai. 3 1. Vài nét khái quát về công ty cổ phần thương mại Minh Khai. 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu Công ty cổ phần thương mại Minh Khai. 5 2.1 Chức năng, nhiệm vụ. 5 2.2 Cơ cấu tổ chức. 5 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty cổ phần thương mại minh khai. 5 1. Khảo sát về công tác tổ chức của văn phòng Công ty 5 1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Công ty 5 1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty. 6 1.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Văn phòng 7 2 . Khảo sát công tác Văn thư Lưu trữ. 12 2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Công ty về công tác Văn thư Lưu trữ. 12 2.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty. 13 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản cuả Công ty 14 2.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Công ty. 14 2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty. 15 2.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Công ty. 16 3 . Quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 18 3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi đến. 18 3.1.1. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi. 18 3.1.2. Quản lí và giải quyết văn bản đến. 24 3.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Công ty 31 4. Công tác tổ chức Lưu trữ. 32 4.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 32 4.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 33 4.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 34 4.4 Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ 34 III. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty cổ phần thương mại Minh Khai. 35 1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Văn phòng. 35 2. Sơ đồ bố trí các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. 37 3. Các phần mềm sử dụng trong công tác văn phòng của Công ty. 37 PHẦN 2 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 39 I . Nhận xét và đánh giá chng về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của Công ty cổ phần thương mại Minh Khai. 39 1.Ưu điểm: 39 1.1 Về tổ chức và hoạt động của văn phòng. 39 1.2 .Về công tác văn thư. 40 1.3 Về công tác lưu trữ. 40 1.4 Về công tác hành chính văn phòng. 40 2. Nhược điểm: 41 2.1 về tổ chức và hoạt động của văn phòng. 41 2.2 Về công tác văn thư. 41 2.3 Về công tác lưu trữ. 41 2.4 Về công tác hành chính văn phòng. 41 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 42 1. Về đội ngũ cán bộ, công chức. 42 2. Về quy trình nghiệp vụ. 42 3. Về trang thiết bị văn phòng. 42 4. Về công tác văn thư. 43 5. Về công tác lưu trữ. 43 KẾT LUẬN 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN THƯƠNG MẠI MINH KHAI 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thương mại Minh Khai 3

1 Vài nét khái quát về công ty cổ phần thương mại Minh Khai 3

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu Công ty cổ phần thương mại Minh Khai 5

2.1 Chức năng, nhiệm vụ 5

2.2 Cơ cấu tổ chức 5

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty cổ phần thương mại minh khai 5

1 Khảo sát về công tác tổ chức của văn phòng Công ty 5

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Công ty 5

1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty 6

1.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Văn phòng 7

2 Khảo sát công tác Văn thư - Lưu trữ 12

2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Công ty về công tác Văn thư - Lưu trữ 12

2.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty 13

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản cuả Công ty 14

2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Công ty 14

2.3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty 15

2.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Công ty 16

3 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản 18

3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi- đến 18

3.1.1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi 18

3.1.2 Quản lí và giải quyết văn bản đến 24

3.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Công ty 31

4 Công tác tổ chức Lưu trữ 32

4.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 32

4.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 34

4.4 Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ 34

III Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty cổ phần thương mại Minh Khai 35

1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Văn phòng 35

2 Sơ đồ bố trí các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 37 3 Các phần mềm sử dụng trong công tác văn phòng của Công ty 37

PHẦN 2 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 39

I Nhận xét và đánh giá chng về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của Công ty cổ phần thương mại Minh Khai 39

1.Ưu điểm: 39

1.1 Về tổ chức và hoạt động của văn phòng 39

1.2 Về công tác văn thư 40

1.3 Về công tác lưu trữ 40

1.4 Về công tác hành chính văn phòng 40

2 Nhược điểm: 41

2.1 về tổ chức và hoạt động của văn phòng 41

2.2 Về công tác văn thư 41

2.3 Về công tác lưu trữ 41

2.4 Về công tác hành chính văn phòng 41

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 42

1 Về đội ngũ cán bộ, công chức 42

2 Về quy trình nghiệp vụ 42

3 Về trang thiết bị văn phòng 42

4 Về công tác văn thư 43

5 Về công tác lưu trữ 43

KẾT LUẬN 44

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm gần đây với yêu cầu về cải cách hành chính cùng với sựphát triển về khoa học công nghệ, công tác văn phòng ngày càng được coitrọng , vai trò của nghành quản trị văn phòng được đánh giá cao trong công tácquản lý nhà nước

Đại học Nội vụ Hà Nội là một trong những trường đào tạo chính quy có

uy tín về ngành quản trị văn phòng Số lượng sinh viên của khoa luôn chiếm sốđông trong trường Theo phương châm đào tạo của nhà trường “học đi đôi vớihành , lý luận gắn liền với thực tiễn” nhằm đảm bảo mục tiêu cũng như chấtlowngj đào tạo của nhà trường Cuối mỗi khóa học khoa quản trị văn phòng đều

tổ chức cho sinh viên đi thực tốt nghiệp tại các cơ quan , đơn vị bên ngoài theonội dung kiến thức đã học nhằm nâng cao nghiệp vụ sau khi ra trường công tác

Có thể nói đây là một yêu cầu thiết yếu đối với mọi sinh viên , đó là khoảng thờigian cần thiết để khép kín quy trình đào tạo của nhà trường, vừa là dịp để sinhviên củng cố kiến thức đã được trang bị, rèn luyện đạo đức tác phong nghềnghiệp Đồng thời nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho sinh viên, rèn luyện đểtrở thành một nhà quản trị văn phòng giỏi trong tương lai

Thực hiện chương trình đào tạo của nhà trường , từ ngày 20/4/2015 đếnngày 25/5/2015 em được cử đến kiến tập tại công ty cổ phần thương mại MinhKhai với chuyên ngành quản trị văn phòng Trong suốt quá trình kiến tập , em

đã nhận được sự bảo ban tận tình từ phía lãnh đạo cũng như nhân viên trongcông ty Đặc biệt là những nhân viên trong phòng hành chính đã giúp đỡ em rấtnhiều trong đợt kiến tập này

Thời gian kiến tập tại công ty là cơ hội tốt giúp em phát hy những kiếnthức mà em được trang bị, đồng thời lĩnh hội thêm được nhiều kiến thức, kinhnghiệm, kỹ năng sống quý giá và bổ ích Qua đây cũng giúp em hiểu rõ hơnnghiệp vụ hành chính, công tác văn phòng

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn tới Khoa Quản trị văn phòng – TrườngĐại học Nội Vụ Hà Nội , sự hướng dẫn nhiệt tình của cô ThS Lâm Thu Hằng –

Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng Em xin trân thành cảm ơn ban lãnh đạoCông ty cổ phần thương mại Minh Khai, cán bộ các phòng ban nói chung vàPhòng Tổ chức - Hành chính nói riêng , đã tạo điều kiện giúp đỡ và chỉ bảo tậntình để em hoàn thành tốt kỳ kiến tập này.

Thời gian kiến tập không nhiều, kinh nghiệm làm việc chưa sâu, trình độhiểu biết của bản thân còn nhiều hạn chế, cùng một số nguyên nhân khách quankhác Nên báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy rất mongnhận được sự chỉ bảo và đóng góp ý kiến từ các thầy cô, để bài báo cáo của emđược hoàn thiện hơn

Em xin trân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2015

Sinh viên

Nguyễn Lan Hương

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

THƯƠNG MẠI MINH KHAI.

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thương mại Minh Khai.

1 Vài nét khái quát về công ty cổ phần thương mại Minh Khai.

Tên công ty : Công Ty Cổ Phần Thương Mại Minh Khai

Tên viết tắt : Minh Khai J.S.C

Địa chỉ trụ sở chính : Số 23 Minh Khai – Hồng Bàng – Hải Phòng

Tổng giám đốc : Nguyễn Bích Hòa

Số điện thoại : 031.3842346/3822802 fax : 031.3842438

đứng vững và ngày càng khẳng định vị thế của mình Từ ngày bước vào quátrình cổ phần hóa, Công ty lằm ăn có hiệu quả cao hơn và đạt được một sốnhững thành tựu nhất định, liên tục nhận được những bằng khen, giấy khen của

Ủy ban nhân dân thành phố hải phòng cũng như Nhà nước trao tặng:

- Năm 2002 : Đạt huân chương lao động hạng 3

- Năm 2006 : Được tặng cờ thi đua của Chính phủ

- Năm 2007: Được tặng cờ thi đua của Ủy ban nhân dân thành phố HảiPhòng và huân chương lao động hạng 2, đồng thời Công ty được bình chọn là 1trong 10 đơn vị tiêu biểu nhất của thành phố

Không những vậy, công ty cũng là một trong hững doanh nghiệp xuất sắctrong công tác từ thiện, mỗi năm công ty chi hàng trăm triệu đồng giúp đỡnhững nạn nhân chất độc màu da cam và những người rủ ro bất hạnh Có đượcnhư vậy cũng chính là nhờ vào công việc làm ăn có hiệu quả cao của Công ty

* Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty

Công ty cổ phần thương mại Minh Khai hoạt đông kinh doanh chính tronglĩnh vực thương mại dịch vụ, với chức năng và nhiệm vụ chính được đề ra nhưsau:

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh để đạt được mụctiêu và nội dung hoạt động

- Bảo toàn phát triển vốn của doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụđối với Nhà nước

- Tổ chức khai thác hàng hóa, tập trung tối đa nguồn hàng từ bán buônđến bán lẻ cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội, mở rộng các loại hình dịch vụ hơnnữa để đáp ứng nhu cầu và hiệu quả kinh tế cao

Trong nền kinh tế thị trường sôi động như hiện nay Công ty cổ phầnthương mại Minh Khai đã không ngừng mở rộng quy mô Hoạt động của Công

ty gồm các hình thức bán buôn, bán lẻ Năm 1996, Công ty chính là đơn vị đầutiên của Thành phố Hải Phòng áp dụng hình thức tiêu thụ tự chọn và bán buôn

theo dịch vụ hậu mãi Công ty cũng luôn đảm bảo phương châm hàng hóa phảiđến được tay người tiêu dùng một cách tốt nhất và nhanh nhất.

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu Công ty cổ phần thương mại Minh Khai.

2.1 Chức năng, nhiệm vụ.

Công ty cổ phần thương mại Minh Khai là tiêu thụ hàng hóa phục vụ chonhu cầu tiêu dùng của nhân dân Vì vậy nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa đặc biệtđược coi trọng và nó là nghiệp vụ chính mang lại lợi nhuận cho Công ty,phương thúc tiêu thụ chính của nghiệp vụ này bao gồm bán buôn, bán lẻ, bán đại

lý, còn phương thức thanh toán chủ yếu là bằng tiền mặt và chyển khoản

Trên cơ sở chức năng này, Công ty phải thực hiện các nhiệm vụ cơ bảnsau :

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh để đạt mục tiêu vànội dung hoạt động

- Bảo toàn và phát triển vốn được giao thực hiện các nghiệp vụ, nghĩa vụđối với Nhà nước

- Tổ chức khai thác, tập trung tối đa nguồn hàng từ bán buôn đến bán lẻcho nhu cầu tiêu dùng xã hội, mở rộng các loại hình dịch vụ hơn nữa để đáp ứngnhu cầu và hiệu quả kinh tế cao

2.2 Cơ cấu tổ chức.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty: ( Phụ lục 01 )

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty cổ phần thương mại minh khai.

1 Khảo sát về công tác tổ chức của văn phòng Công ty

Văn phòng là bộ phận tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trongcông tác lãnh đạo điều hành,là nơi thu thập sử lý thông tin hỗ trợ cho các hoạtđộng quản lí đồng thời đảm bảo các điề kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật cho toàn

bộ hoạt động của Công ty

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Công ty

Phòng Tổ chức - Hành chính: là phòng chuyên môn có chức năng làm đầumối tham mưu, giúp việc cho hội đồng quản trị và giám đốc trong việc đảm bảotốt môi trường làm việc và đời sống vật chất, tinh thần cho đội ngũ cán bộ nhânviên

Chủ trì hoặc phối hợp với các bộ phận chuẩn bị các hoạt động liên quantới tổ chức hội nghị, hồ sơ tài liệu làm việc cho lãnh đạo Công ty, viết báo cáođịnh kỳ hoặc đột xuất của Công ty, chủ trì công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếpkhách

Thực hiện quản lý các công việc có liên quan tới công nghệ thông tin, chủtrì công tác quan hệ báo trí, truyền thông

Thực hiện an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp

Xây dựng các chương trình kế hoạch,viết báo cáo tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình kinh doanh và đề xuất phương hướng nhiệm vụ mới

-Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Giám đốc trong việc tổ chức quản lí

và thực hiện các quy chế của pháp luật về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

Hướng dẫn các đơn vị, phòng ban trong Công ty thực hiện công tác Vănthư - Lưu trữ

1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Công ty: ( Phụ lục 02 )

1.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Văn phòng

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

(MS01: NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG)

STT NỘI DUNG

ĐỊNH DANH

Chính thức

Học việc

I TÓM TẮT CÔNG VIỆC VÀ YÊU CẦU

1 Tóm tắt trách nhiệm công việc

Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chứctuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

Xây dựng và kiện toàn cơ cấu tổ chức, quy chế

quản lý, quy trình tác nghiệp và nội quy làm

việcQuản trị hành chính – văn phòng, cung cácdịch vụ hỗ trợ và hậu cần cho các Phòng banLàm việc với các cơ quan Nhà nước về cácvấn đề lao động, hành chính v v

Nắm vững các quy định của Nhà nước về quản

lý lao động, luật doanh nghiệp và các thủ tục

hành chính có liên quan

Am hiểu về quản trị và phát triển nguồn nhânlực trong doanh nghiệp gồm: tuyển dụng, đàotạo, chính sách đãi ngộ - thù lao, các biện pháp

khuyến khích, động viên

Am hiểu nghiệp vụ tổ chức hành chính, văn

phòng trong doanh nghiệp

Có kiến thức về tổ chức và quản lý doanh

nghiệp

Hiểu biết về các chính sách và các quy địnhcủa Nhà nước về các hoạt động sản xuất kinh

doanh của Công ty

Kỹ năng lập kế hoạch và viết báo cáo

Kỹ năng phỏng vấn và đánh giá nhân viên.

Thành thạo tin học văn phòng Word, Excel,

Chịu được áp lực công việc cao

Khả năng thuyết phục, giao tiếp

Khả năng quản lý, giám sát và điều phối công

việc

Khả năng thiết lập mối quan hệ và xử lý cácmâu thuẫn xung đột trong tổ chức

Tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngànhQuản trị nhân lực, Kinh tế lao động, Quản trị

văn phòng

Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm công tác về

quản trị nhân sự, văn phòng

B TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC CHÍNH 1.

Giúp Trưởng phòng TC-HC thực hiện công tác thông tin,tổng hợp; xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan,

của văn phòng.

2 Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức.

Tuyển dụng, đào tạo phát triển nguồn nhân lựcQuản trị hành chính- Văn phòng cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cần

cho các phong ban

Làm việc với các cơ quan truyền thông về hoạt động của công ry.Xây dựng và kiện toàn cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý, quy trình

tác nghiệp và nội quy làm việc

3 Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện tuyển dụng, đào tạo và phát

triển nguồn nhân lực

Theo dõi và dự báo biến động nhân sự, lập kế hoạch sử dụng và

phát triển nhân lực

Đề xuất bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, định biên, bố trí sắp

xếp nhân sựXây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển và phối hợptuyển chọn nhân sự; dự thảo Hợp đồng lao động trình Giám đốcXây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, nâng cao trình

độ, năng lực của đội ngũ lao động

4 Lập kế hoạch và tổ chức quản trị thực hiện hệ thống đãi ngộ lao

động và đánh giá hoàn thành công việc tại các Phòng ban.

Giám sát thực hiện quy chế và các quy định về tiền lương, tiền

thưởngLập kế hoạch, xác định tổng quỹ lương, bảo hiểm xã hội, y tế và tổchức thực hiện chi trả, trích nộp hàng tháng cho cho người lao

động

Đề xuất phương án thưởng định kỳ và đột xuất cho người lao độngGiám sát việc áp dụng và thực hiện các quy định về đánh giá hoànthành công việc và xếp loại lao động tại các Phòng ban

Tiếp nhận và giải đáp các thắc mắc về chế độ, chính sách củangười lao động trong Công ty Cập nhật và phổ biến các quy địnhcủa pháp luật liên quan đến quyền và trách nhiệm, nghĩa vụ của

người sử dụng lao động, người lao động

5 Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, cung cấp dịch vụ văn

phòng cho các Phòng ban gồm:

Soạn thảo, lưu trữ văn bản, công văn đi và đến có hệ thống và đúng

thể thức trình bày văn bản của Công ty

Thực hiện công tác lễ tân, trực tiếp quan hệ đối ngoại với các cơ

quan bên ngoài

Lập kế hoạch, mua và cấp phát văn phòng phẩm; sửa chữa, nângcấp, thanh lý thiết bị văn phòng Báo cáo tình trạng và tình hình sử

dụng theo yêu cầu

6 Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng

TC_HC

Thời gian làm việc:

Mục đích công việc:

- Giải quyết các thủ tục khiếu nại, kỷ luật

- Quản lý hồ sơ nhân sự

- Thực hiện các thủ liên quan cơ quan nhà nước về lao động, hành chính

- quản lý các công việc hành chính công ty

Công việc hàng ngày: Theo bảng kế hoạch công tác tuần

Chế độ báo cáo: Theo chế độ báo cáo của Công ty

2 Khảo sát công tác Văn thư - Lưu trữ

2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Công ty về công tác Văn thư - Lưu trữ.

Số văn bản

Ngày/

tháng/

năm ban hành

Nội dung Người

ký

Ghi chú

1 Quyết

định

Công ty

cổ phầnthươngmại

CP

320/QĐ-4/9/2005 Ban hành

bản quy định

về công tácquản lý hồ

T/M Đạihội đồng

cổ đông

Chủ tịch

NguyễnBíchHòa

sơ,tài liệulưu trữ

hội đồngquản trị

2 Quyết

định

Công ty

cổ phầnthươngmạiMinhKhai

203/QĐ-CP 24/3/2006

Ban hànhdanh mục số

01 các cơquan tổ chứcthuộc diệnnộp lưu hồ

sơ vào lưutrữ cơ quan

Chủ tịchhội đồngquản trị

NguyễnBíchHòa

hoạch

Công ty

cổ phầnthươngmạiMinhKhai

47a/KH-CP 24/4/2012

Kiểm tracông tác cảicách hànhchính, vănphòng vàvăn thư lưutrữ

Chủ tịchhội đồngquản trị

NguyễnBíchHòa

2.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty.

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điềuhành công việc của các cơ quan, các tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý củacác cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt haykhông Vì vậy công tác văn thư trong các cơ quan, các tổ chức ngày càng đượcquan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong công tác quản lý hành chính Nhà nước côngtác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới

Công tác Văn thư của Công ty cổ phần thương mại Minh Khai được tổchức theo hình thức tập trung Ngoài văn thư chung của cơ quan, các đơn vịphòng ban trong Công ty không tổ chức văn thư riêng Xác định được tầm quantrọng đó Công ty đã bố trí một cán bộ văn thư chuyên môn về công tác văn thưlưu trữ làm chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ, in ấn tài liệu Các trang thiết

bị để phục vụ cho công tác văn thư như: máy vi tính, máy lazer, máy scaner,máy photocoppy, máy fax được trang bị đầy đủ, cách bố trí phòng làm việc củacán bộ văn thư rất hợp lý và khoa học

Văn thư là một bộ phận không thể thiếu được trong hoạt động quản lý củaCông ty cổ phần thương mại Minh Khai Văn thư là người trực tiếp nắm bắtthông tin bằng văn bản của Công ty và trình lãnh đạo Công ty giải quyết Côngtác văn thư chủ yếu là dựa vào văn bản được cụ thể hóa qua các công việc sau:Đánh máy văn bản, Tổ chức quản lý văn bản đi của Công ty, Quản lý văn bảnđến của Công ty, Quản lý con dấu, Lập hồ sơ lưu

Với mô hình tổ chức văn thư như hiện tại đã đem lại hiệu quả kinh tế choCông ty, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho lãnh đạo Công ty mộtcách nhanh chóng, chính xác, bí mật giúp hoạt động kinh doanh ngày càng pháttriển, đẩy mạnh quá trình hội nhập hóa Công ty

* Ưu điểm:

- Công tác văn thư được thực hiên khoa học và được xem là bộ mặt củaCông ty, vì vậy luôn nhận đượ sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời từ phía ban lãnh

đạo Công ty Cán bộ văn thư thường xuyên được cử đi học các lớp bồi dưỡng vềnghiệp vụ, nâng cao trình độ chuyên môn.

- Văn thư đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình giúp Giámđốc giải quyết nhanh chóng các công việc, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời,quản lý con dấu chặt chẽ, đăng ký văn bản đúng quy định

- Tổ chức văn thư theo hình thức tập trung giúp công ty quản lý thốngnhất văn bản đi – đến Số lượng văn bản được thống kê giúp cho việc tra tìm vănbản, kiểm tra chất lượng được dễ dàng, thuận tiện

* Nhược điểm:

Bên cạnh đó công tác văn thư vẫn còn tồn tại một số nhược điểm như:một số văn bản còn bỏ sót số, công tác lập hồ sơ hiện hành đưa vào lưu trữ cơquan chưa được thực hiện, nếu có chỉ mang tính chất tạm thời

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản cuả Công ty

2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Công

ty

- Công ty cổ phần là một doanh nghiệp nên họ chỉ phải tuân theo phápluật về doanh nghiệp, ngoài ra họ có quyên xây dựng hệ thống quản lý riêngmiễn sao là không trái với luật doanh nghiệp

Nhìn vào cơ cấu tổ chức của Công ty:

- Đại hội đồng cổ đông (đây là tập thể nên chỉ có ban hành nghị quyết) vàtheo Luật Doanh nghiệp thì Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ là chủ tọa cuộc họp và

sẽ là người ký, ban hành nghị quyết về các vấn đề thuộc thẩm quyền

- Hội đồng quản trị cũng tương tự như vậy, nếu thuộc thẩm quyền của cácnhân ông Chủ tịch Hội đồng quản trị thì ông ấy sẽ có quyền ban hành quyếtđịnh

- Giám đốc, Tổng giám đốc cũng dựa trên nguyên tắc này

Ngoài ra người đại diện theo pháp luật là người đại diện đương nhiên,nhân danh mình và vì quyền lợi của Công ty, nếu người khác ký văn bản kể cảđúng thẩm quyền nhưng là văn bản của Công ty thì đều phải được người đại

diện theo pháp luật ủy quyền, có thể văn bản cá biệt hoặc ủy quyền thườngxuyên theo điều lệ, quy chế

2.3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty.

Thể thức các văn bản do Công ty, các đơn vị ban hành gồm các thànhphần

- Quốc hiệu

- Tên Công ty

- Số, ký hiệu của văn bản

- Địa đanh và ngày tháng năm ban hành văn bản

- Tên loại và trích yếu nội dung

- Nội dung văn bản

- Chức vụ , họ tên của người có thẩm quyền

- Dấu của Công ty

- Nơi nhận

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật ( đối với những văn bản khẩn, mật )

Đối với công văn, giấy mời, giấy giới thiệu, phiều gửi, phiếu chuyển, thưgửi khách hàng, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉCông ty, đơn vị, địa chỉ email, số điện thoại, số fax

* Ưu điểm:

- Nhìn chung, về thể thức và kỹ thuật văn bản quản lý của Công ty cổphần thương mại Minh Khai so với quy định hiện hành tương đối chính xác

- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty tương đối đầy đủ

và đúng thủ tục, quy trình và cách tiến hành Văn bản được soạn thảo theo quyđịnh tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Các văn bản cơ quan ban hành đều đảm bảo các yếu tố thành phần thểthức bắt buộc: quốc hiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng năm, tênloại và trích yếu nội dung văn bản, nội dung văn bản, chữ ký của người có thẩmquyền, dấu của cơ quan ban hành văn bản

*Nhược điểm:

Ngoài những ưu điểm trên trong quá trình soạn thảo văn bản không tránhkhỏi những sai sót như: lỗi chính tả, viết tắt, viết những từ không thông dụng màtrong Thông tư đã quy định Khoảng cách giữa các dòng và canh không đồngnhất và đều nhau Phần ký thay và ủy quyền đôi khi còn nhầm lẫn giữa người

ký, các dấu câu xuông dòng dùng chưa được chuẩn xác

2.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Công ty.

* Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của Công ty:

Bước 1 Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản.

Bước 2 Chọn tên, thể loại văn bản phù hợp với mục đích, lý do ban hành văn bản.

Bước 3 Thu thập và xử lí thông tin đến văn bản cần ban hành.

Bước 4 Xây dựng đề cương chi tiết và lập bản thảo.

Bước 5 Duyệt bản thảo.

Bước 6 Trình lãnh đạo đơn vị duyệt về nội dung và thể thức.

Bước 7 Trình kí văn bản.

Bước 8 Hoàn thiện văn bản để ban hành.

*Quy trình soạn thảo văn bản:

Bước 1 Xác định mục đích, giới hạn văn bản, đối tượng giải quyết và

thực hiện văn bản.

Cán bộ chuyên viên xác định văn bản đó ban hành nhằm giải quyết ván

đề gì?bao gồm có mấy mục đích? Xác định giới hạn của văn bản? Đối tượnggiải quyết và thực hiện văn bản,cá nhân,cơ quan nào có trách nhiệm thựchiện,giải quyết (Phải dựa vào từng trường hợp cụ thể, nội dung cụ thể để xácđịnh đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản) Từ đó sẽ xác định được loại vănbản cần ban hành

Bước 2 Chọn tên, thể loại văn bản phù hợp với mục đích, lý do ban hành văn bản.

- Căn cứ vào mục đích, nội dung, tính chất của văn bản dự định ban hành

- Nắm được thẩm quyền ban hành văn bản.

- Nắm được đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản

Bước 3 Tiến hành thu thập và xử lý thông tin để xây dựng văn bản.

Thu thập thông tin: một cách đầy đủ từ các nguồn khác nhau:

- Nội dung thong tin cần thu thập phụ thuộc vào mục đích và nội dung củavăn bản dự định ban hành

- Bên cạnh đó thu thập các thông tin thực tế: Báo cáo, Tờ trình, quá trìnhhoạt động…

Xử lý văn bản:

- Đọc,phân tích, đánh giá để lựa chọn thông tin cần thiết, xác thực

- Xác định độ tin cậy và độ chính xác của thông tin

- Loại bỏ các thông tin ít lien quan, thông tin trùng lặp, có độ tin cậy thấp

- Tổng hợp,chọn lọc thông tin cần sử dụng theo từng ý, từng chuyên mục,từng mặt

Bước 4.Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản.

Xây dựng đề cương văn bản áp dụng trong một số trường hợp sau: nhữngvăn bản quan trọng và những văn bản dài Để từ đó có thể làm rõ được bố cục,nêu rõ được ý chính trong nội dung văn bản và không bỏsót các ý Đồng thời sắpxếp nội dung được logic

Viết bản thảo: khi viết bản thảo,người soạn thảo cần bám sát vào đềcương,phân chia dung lượng thong tin từng chương,từng mục,từng đoạn chohợp lý Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến của các đơn vị liênquan

Bước 5 Duyệt bản thảo

Sau khi soạn thảo văn bản xong,trình cấp có thẩm quyền duyệt văn bản

Bước 6 Trình lãnh đạo duyệt về nội dung và thể thức.

- Lãnh đạo cơ quan (Thủ trưởng và Phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực)duyệt về nội dung và ký ban hành

Bước 7 Trình kí văn bản.

Văn bản trước khi ban hành phải được trình lên lãnh đạo cơ quan ký.

Bước 8.Hoàn thiện văn bản để ban hành.

Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếuphát hiện có sai sót thì cần sửa chữa ngay, nếu không có gì thì sau đó chuyển lênTrưởng phòng kiểm tra, ký nháy, đóng dấu để ban hành

Nhìn chung cán bộ soạn thảo đã thực hiện các quy trình soạn thảo văn bảntheo đúng các quy trình nghiệp vụ

Nhận xét:

* Ưu điểm:

- Hầu hết các chuyên viên đều nắm vững chức năng, nhiệm vụ của Công

ty, do đó xác định được rõ mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản để

từ đó chuyên làm công tác soạn thảo văn bản tiến hành soạn thảo theo đúng quyđịnh

- Chọn đúng thể loại văn bản, thu thập , xử lí thông tin nhanh và có nhiềusáng tạo mang lại hiệu quả cao trong quá trình soạn thảo

- Về cơ bản quy trình soạn thỏa văn bản của Công ty đã thống nhất vàthực hiện đúng theo quy định hiện hành

* Nhược điểm:

Một số bước trong quy trình soạn thảo văn bản bị coi nhẹ, thường xuyên

bị bỏ qua Như bước xây dựng đề cương và viết bản thảo, người soạn thảo vănbản thường xuyên bỏ qua bước này, không có đề cương chi tiết hay sơ lược cũngkhông viết bản thảo, đọc lại bản thảo mà chủ yếu soạn thảo ngay trên máy tínhsau đó chỉnh sửa và in văn bản ra luôn Do đó, câu văn trong một số văn bản cònlủng củng, thiếu logic, sai lỗi chính tả hoặc lỗi đánh máy Dù chỉ là những saisót nhỏ tưởng chừng như không quan trọng nhưng nó ảnh hưởng rất lớn đến chấtlượng và hiệu quả của văn bản

3 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản

3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi- đến.

3.1.1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi.

Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi ( Phụ lục 03 )

Các bước trong quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi:

Bước 1.Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày, tháng của văn bản

a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cầnkiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện cósai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

b) Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Ghi số của văn bản : tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợppháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan,

tổ chức do văn thư thống nhất quản lý.Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luậtđược thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Vănphòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Việc đánh số văn bản hành tuỳ theo số lượng từng loại văn bản ban hànhtrong năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp theocác nhóm văn bản như chương trình kế hoạch,báo cáo… đối với văn bản mật điđược đánh số và đăng ký riêng

Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản

4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

c) Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định Việcnhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghịđịnh số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiếtthi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

Bước 2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật.

a) Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính đượcthực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lụckèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số110/2004/NĐ-CP Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặcphụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy

b) Đóng dấu mức độ khẩn, mật

-Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” , “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trênvăn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tưliên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

-Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệuthu hồi” đóng trên văn bản,khi soạn thảo các tài liệu có nội dung bí mật của nhànước,người soạn thảo tài liệu phải đề xuất độ mật của từng tài liệu;người duyệt kýtài liệu có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật

-Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bảnđược thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP

Bước 3 Đăng ký văn bản đi.

Đăng ký văn bản là việc ghi chép,cập nhật những thông tin cần thiết về vănbản như số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành; tên loại trích yếu nội dung,nơinhận Vào sổ đăng ký hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính để quản lý

và tra tìm văn bản

Lập sổ đăng ký văn bản đi hàng năm,các cơ quan,tổ chức quy định cụ thểviệc lập sổ đăng ký văn bản cho phù hợp Tuy nhiên việc lập sổ tùy theo số lượngvăn bản ban hành trong năm mà lập sổ theo dõi, có thể sử dụng một sỏ được chia rathành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản đi cho phù hợp số lượng ban hành đểđăng ký trong cùng một cuốn

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thựchiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan,

tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

Bước 4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổchức việc chuyển phát được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếpchuyển đến các đơn vị, cá nhân Việc chuyển giao văn bản văn thư lập sổ đăng kývăn bản đi để theo dõi chuyển giao văn bản.Khi chuyển giao văn bản cho các đơn

vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác tất cả văn bản đi docán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổchức khác đều phải được đăng ký vào sổ

- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện tất cả văn bản đi được chuyển phátqua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ Khi giao bì văn bản, phải yêucầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng trong trường hợp cầnchuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Faxhoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản cógiá trị lưu trữ

- Chuyển phát văn bản mật

c) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thểnhư sau:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thuhồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không

bị thiếu hoặc thất lạc

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận,

do thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cánhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện đểkiểm tra, xác minh khi cần thiết Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịpthời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

Bước 5 Lưu văn bản đi.

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người cóthẩm quyền

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Những vănbản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung được đánh số vàđăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắpxếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản

Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo

vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư

Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu

sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơquan, tổ chức Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI

- Sổ sử dụng bản lưu kèm theo Công văn này

Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấucác độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

Nhận xét:

* Ưu điểm:

- Nhìn chung công tác quản lí và giải quyết văn bản đi tại Công ty đượcthực hiện đúng theo công văn 425/VTLTNN-VNTW ngày 18/7/2005 cả cục vănthư và lưu trữ nhà nước về hướng dẫn quản lý và giải quyết văn bản đi vằ vănbản đến Mọi quy trình nghiệp vụ đều được thực hiện đúng và đạt được kết quảcao

Sổ đăng ký văn bản theo mẫu số sau :

Nội dung bên trong:

Ngườiký

Sốtrang

Nơinhận

Đơn vịnhận bảnlưu

Sốlượngbản

Lưu

hồ sơ

Ghichú

Việc giải quyết văn bản đi của công ty được thực hiện nhanh chóng Việctrình ký văn bản đi được tiến hành vào đầu giời mỗi buổi làm việc, tất cả vănbản đều được tiến hành chuyển luôn trong ngày để kịp thời giải quyết công việc

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi được thực hiện đảm bảo đúngtheo nguyên tắc: tập chung, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, góp phần quantrọng vào hiệu quả chung của cơ quan

- Việc dăng ký văn bản đi được thực hiện sắp xếp theo tên loại, điều nàygiúp cho việc thống kê, nghiên cứu và tra cứu được tiện lợi, dễ dàng và khoahọc

- Văn bản sau khi được chuyển tới đơn vị, cá nhân có liên quan dù văn bản được chuyển trực tiếp hay qua đường bưu điện đều được lập sổ chuyển giaovăn bản đi

Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ:

Công ty cổ phần thương mại Minh Khai

Sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ

Năm 20

Từ ngày đến ngày

Công ty cổ phần thương mại Minh Khai

Sổ Đăng Ký Văn Bản Đi

Năm 20

Từ ngày đến ngày

Từ số đến số

Quyển số

Phần nội dung bên trong:

Ngày chuyển Số, ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú

*Nhược điểm:

Trong quá trình chuyển giao văn bản đi của Công ty còn chậm, khi đăng

ký còn tẩy xóa điều này làm ảnh hưởng ít đến tính thẩm mỹ và chất lượng củavăn bản Hơn nữa số liệu không chính xác gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu.Văn bản đi nhiều khi không được chuyển giao trong ngày, khi đăng ký văn bảnvào sổ thường viết tắt những từ không thông dụng Vì thế gây khó khăn trongviệc tra tìm tài liệu và gây ra nhiều sự hiểu nhầm không đáng có

3.1.2 Quản lí và giải quyết văn bản đến.

Sơ đồ quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến ( Phụ lục 04 )

Các bước trong quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến :

Bước 1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

a) Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của

cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến

bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối với văn bản mật đến, phải kiểmtra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc vănbản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóngdấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúpngười đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là ngườiđược giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với ngườiđưa văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộvăn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản,v.v ; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báocáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoànthể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, đượcchuyển tiếp cho nơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu

là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhậnvăn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những

bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);

- Đối với bì văn bản mật:mọi tài liệu,vật mang bí mật nhà nước gửi đến từ cácnguofn đều phải qua văn thư vào ỏ”tài liệu mật đến” để theo dỗi và chuyển đếnngười có trách nhiệm giải quyết

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịpthời;

- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu vănbản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát 0 lại bì, tránh để sót văn bản;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bìvới phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trảlại cho nơi gửi văn bản;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xácminh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày thángcủa văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

c) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừnhững loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụthể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”;ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối vớibản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến đượcchuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóngdấu “Đến”

Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì khôngphải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theodõi, giải quyết

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, kýhiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với côngvăn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên dấu “Đến” được thực hiện theohướng dẫn tại Phụ lục I - Dấu “Đến” kèm theo Công văn này

d) Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu vănbản đến trên máy vi tính.Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổchức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp Những cơ quan, tổ