Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN THƯƠNG mại MINH KHAI

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MINH KHAI. 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thương mại Minh Khai. 3 1. Vài nét khái quát về công ty cổ phần thương mại Minh Khai. 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu Công ty cổ phần thương mại Minh Khai. 5 2.1 Chức năng, nhiệm vụ. 5 2.2 Cơ cấu tổ chức. 5 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty cổ phần thương mại minh khai. 5 1. Khảo sát về công tác tổ chức của văn phòng Công ty 5 1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Công ty 5 1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty. 6 1.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Văn phòng 7 2 . Khảo sát công tác Văn thư Lưu trữ. 12 2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Công ty về công tác Văn thư Lưu trữ. 12 2.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty. 13 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản cuả Công ty 14 2.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Công ty. 14 2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty. 15 2.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Công ty. 16 3 . Quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 18 3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi đến. 18 3.1.1. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi. 18 3.1.2. Quản lí và giải quyết văn bản đến. 24 3.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Công ty 31 4. Công tác tổ chức Lưu trữ. 32 4.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 32 4.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 33 4.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 34 4.4 Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ 34 III. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty cổ phần thương mại Minh Khai. 35 1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Văn phòng. 35 2. Sơ đồ bố trí các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. 37 3. Các phần mềm sử dụng trong công tác văn phòng của Công ty. 37 PHẦN 2 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 39 I . Nhận xét và đánh giá chng về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của Công ty cổ phần thương mại Minh Khai. 39 1.Ưu điểm: 39 1.1 Về tổ chức và hoạt động của văn phòng. 39 1.2 .Về công tác văn thư. 40 1.3 Về công tác lưu trữ. 40 1.4 Về công tác hành chính văn phòng. 40 2. Nhược điểm: 41 2.1 về tổ chức và hoạt động của văn phòng. 41 2.2 Về công tác văn thư. 41 2.3 Về công tác lưu trữ. 41 2.4 Về công tác hành chính văn phòng. 41 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 42 1. Về đội ngũ cán bộ, công chức. 42 2. Về quy trình nghiệp vụ. 42 3. Về trang thiết bị văn phòng. 42 4. Về công tác văn thư. 43 5. Về công tác lưu trữ. 43 KẾT LUẬN 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC

Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I .3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MINH KHAI I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty cổ phần thương mại Minh Khai .3 Vài nét khái quát công ty cổ phần thương mại Minh Khai Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu Công ty cổ phần thương mại Minh Khai .5 2.1 Chức năng, nhiệm vụ 2.2 Cơ cấu tổ chức II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty cổ phần thương mại minh khai Khảo sát công tác tổ chức văn phòng Công ty 1.1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Công ty 1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng Công ty 1.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc Văn phòng Khảo sát công tác Văn thư - Lưu trữ .11 2.1 Hệ thống hóa văn quản lý Công ty công tác Văn thư - Lưu trữ 11 2.2 Mô hình tổ chức văn thư Công ty 13 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn cuả Công ty 14 2.3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí Công ty 14 2.3.2 Thể thức kỹ thuật trình bày văn Công ty 16 2.3.3 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lí Công ty 17 Quy trình quản lí giải văn 19 3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn đi- đến 19 Sinh viên: Nguyễn Lan Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1.1 Quy trình quản lí giải văn 19 3.1.2 Quản lí giải văn đến .25 3.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành Công ty 33 Công tác tổ chức Lưu trữ 34 4.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 34 4.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 35 4.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ .36 4.4 Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ .36 III Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Công ty cổ phần thương mại Minh Khai .37 1.Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất Văn phòng 37 Sơ đồ bố trí trang thiết bị phòng làm việc văn phòng 39 Các phần mềm sử dụng công tác văn phòng Công ty 39 PHẦN .42 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN .42 I Nhận xét đánh giá chng ưu, nhược điểm công tác văn phòng Công ty cổ phần thương mại Minh Khai .42 1.Ưu điểm: 42 1.1 Về tổ chức hoạt động văn phòng .42 1.2 Về công tác văn thư 43 1.3 Về công tác lưu trữ .43 1.4 Về công tác hành văn phòng .43 Nhược điểm: 45 2.1 tổ chức hoạt động văn phòng 45 2.2 Về công tác văn thư 45 2.3 Về công tác lưu trữ .45 2.4 Về công tác hành văn phòng .45 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .46 Về đội ngũ cán bộ, công chức 46 Sinh viên: Nguyễn Lan Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Về quy trình nghiệp vụ 46 Về trang thiết bị văn phòng .46 Về công tác văn thư 47 Về công tác lưu trữ 47 KẾT LUẬN 48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .49 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Lan Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong năm gần với yêu cầu cải cách hành với phát triển khoa học công nghệ, công tác văn phòng ngày coi trọng , vai trò nghành quản trị văn phòng đánh giá cao công tác quản lý nhà nước Đại học Nội vụ Hà Nội trường đào tạo quy có uy tín ngành quản trị văn phòng Số lượng sinh viên khoa chiếm số đông trường Theo phương châm đào tạo nhà trường “học đôi với hành , lý luận gắn liền với thực tiễn” nhằm đảm bảo mục tiêu chất lowngj đào tạo nhà trường Cuối khóa học khoa quản trị văn phòng tổ chức cho sinh viên thực tốt nghiệp quan , đơn vị bên theo nội dung kiến thức học nhằm nâng cao nghiệp vụ sau trường công tác Có thể nói yêu cầu thiết yếu sinh viên , khoảng thời gian cần thiết để khép kín quy trình đào tạo nhà trường, vừa dịp để sinh viên củng cố kiến thức trang bị, rèn luyện đạo đức tác phong nghề nghiệp Đồng thời nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho sinh viên, rèn luyện để trở thành nhà quản trị văn phòng giỏi tương lai Thực chương trình đào tạo nhà trường , từ ngày 20/4/2015 đến ngày 25/5/2015 em cử đến kiến tập công ty cổ phần thương mại Minh Khai với chuyên ngành quản trị văn phòng Trong suốt trình kiến tập , em nhận bảo ban tận tình từ phía lãnh đạo nhân viên công ty Đặc biệt nhân viên phòng hành giúp đỡ em nhiều đợt kiến tập Thời gian kiến tập công ty hội tốt giúp em phát hy kiến thức mà em trang bị, đồng thời lĩnh hội thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm, kỹ sống quý giá bổ ích Qua giúp em hiểu rõ nghiệp vụ hành chính, công tác văn phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn tới Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội , hướng dẫn nhiệt tình cô ThS Lâm Thu Hằng – Sinh viên: Nguyễn Lan Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng Em xin trân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty cổ phần thương mại Minh Khai, cán phòng ban nói chung Phòng Tổ chức - Hành nói riêng , tạo điều kiện giúp đỡ bảo tận tình để em hoàn thành tốt kỳ kiến tập Thời gian kiến tập không nhiều, kinh nghiệm làm việc chưa sâu, trình độ hiểu biết thân nhiều hạn chế, số nguyên nhân khách quan khác Nên báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót, mong nhận bảo đóng góp ý kiến từ thầy cô, để báo cáo em hoàn thiện Em xin trân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2015 Sinh viên Nguyễn Lan Hương Sinh viên: Nguyễn Lan Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MINH KHAI I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty cổ phần thương mại Minh Khai Vài nét khái quát công ty cổ phần thương mại Minh Khai Tên công ty : Công Ty Cổ Phần Thương Mại Minh Khai Tên viết tắt : Minh Khai J.S.C Địa trụ sở : Số 23 Minh Khai – Hồng Bàng – Hải Phòng Tổng giám đốc : Nguyễn Bích Hòa Số điện thoại : 031.3842346/3822802 fax : 031.3842438 Mã số thuế : 00565877 Số tài khoản : 102010000201669 ngân hàng Công Thương Hải Phòng Email : mktraco@hn.vnn.vn Website : www.minhkhaitraco.com Công ty cổ phần thương mại Minh Khai tiền thân bách hóa tổng hợp Minh Khai thành lập vào năm 1977 theo định số 350/QĐ-UB Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng dịp kỉ niệm 32 năm quốc khánh nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Trải qua 30 năm hoạt động, công ty có số lần thay đổi tổ chức với tên gọi : Bách hóa tổng hợp Minh Khai Công ty thương nghiệp tổng hợp Minh Khai Công ty thương mại Minh Khai Đến ngày 4/3/2004 theo Quyết định số 561QĐ-VB Ủy ban thành phố Hải Phòng Bách hóa tổng hợp Minh Khai thức đổi tên thành Công ty cổ phần thương mại Minh Khai với vốn điều lệ 22.726.000.000đ Qua thời kỳ hoạt động với khó khăn thách thức Công ty cổ phần thương mại Minh Khai doanh nghiệp làm ăn có hiệu Trong thời gian đầu nước ta bước vào kinh tế thị trường, doanh nghiệp thất bại bách hóa tổng hợp Minh Khai mà Công ty cổ phần thương mại Minh Khai Sinh viên: Nguyễn Lan Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đứng vững ngày khẳng định vị Từ ngày bước vào trình cổ phần hóa, Công ty lằm ăn có hiệu cao đạt số thành tựu định, liên tục nhận khen, giấy khen Ủy ban nhân dân thành phố hải phòng Nhà nước trao tặng: - Năm 2002 : Đạt huân chương lao động hạng - Năm 2006 : Được tặng cờ thi đua Chính phủ - Năm 2007: Được tặng cờ thi đua Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng huân chương lao động hạng 2, đồng thời Công ty bình chọn 10 đơn vị tiêu biểu thành phố Không vậy, công ty hững doanh nghiệp xuất sắc công tác từ thiện, năm công ty chi hàng trăm triệu đồng giúp đỡ nạn nhân chất độc màu da cam người rủ ro bất hạnh Có nhờ vào công việc làm ăn có hiệu cao Công ty * Đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty Công ty cổ phần thương mại Minh Khai hoạt đông kinh doanh lĩnh vực thương mại dịch vụ, với chức nhiệm vụ đề sau: - Xây dựng thực kế hoạch sản xuất kinh doanh để đạt mục tiêu nội dung hoạt động - Bảo toàn phát triển vốn doanh nghiệp, thực đầy đủ nghĩa vụ Nhà nước - Tổ chức khai thác hàng hóa, tập trung tối đa nguồn hàng từ bán buôn đến bán lẻ cho nhu cầu tiêu dùng xã hội, mở rộng loại hình dịch vụ để đáp ứng nhu cầu hiệu kinh tế cao Trong kinh tế thị trường sôi động Công ty cổ phần thương mại Minh Khai không ngừng mở rộng quy mô Hoạt động Công ty gồm hình thức bán buôn, bán lẻ Năm 1996, Công ty đơn vị Thành phố Hải Phòng áp dụng hình thức tiêu thụ tự chọn bán buôn theo dịch vụ hậu Công ty đảm bảo phương châm hàng hóa phải đến tay người tiêu dùng cách tốt nhanh Sinh viên: Nguyễn Lan Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu Công ty cổ phần thương mại Minh Khai 2.1 Chức năng, nhiệm vụ Công ty cổ phần thương mại Minh Khai tiêu thụ hàng hóa phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng nhân dân Vì nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa đặc biệt coi trọng nghiệp vụ mang lại lợi nhuận cho Công ty, phương thúc tiêu thụ nghiệp vụ bao gồm bán buôn, bán lẻ, bán đại lý, phương thức toán chủ yếu tiền mặt chyển khoản Trên sở chức này, Công ty phải thực nhiệm vụ sau : - Xây dựng thực kế hoạch sản xuất kinh doanh để đạt mục tiêu nội dung hoạt động - Bảo toàn phát triển vốn giao thực nghiệp vụ, nghĩa vụ Nhà nước - Tổ chức khai thác, tập trung tối đa nguồn hàng từ bán buôn đến bán lẻ cho nhu cầu tiêu dùng xã hội, mở rộng loại hình dịch vụ để đáp ứng nhu cầu hiệu kinh tế cao 2.2 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức Công ty: ( Phụ lục 01 ) II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty cổ phần thương mại minh khai Khảo sát công tác tổ chức văn phòng Công ty Văn phòng phận tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo điều hành,là nơi thu thập sử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lí đồng thời đảm bảo điề kiện sở vật chất kỹ thuật cho toàn hoạt động Công ty 1.1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Công ty Phòng Tổ chức - Hành chính: phòng chuyên môn có chức làm đầu mối tham mưu, giúp việc cho hội đồng quản trị giám đốc việc đảm bảo Sinh viên: Nguyễn Lan Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tốt môi trường làm việc đời sống vật chất, tinh thần cho đội ngũ cán nhân viên Chủ trì phối hợp với phận chuẩn bị hoạt động liên quan tới tổ chức hội nghị, hồ sơ tài liệu làm việc cho lãnh đạo Công ty, viết báo cáo định kỳ đột xuất Công ty, chủ trì công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếp khách Thực quản lý công việc có liên quan tới công nghệ thông tin, chủ trì công tác quan hệ báo trí, truyền thông Thực an toàn lao động vệ sinh công nghiệp Xây dựng chương trình kế hoạch,viết báo cáo tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình kinh doanh đề xuất phương hướng nhiệm vụ Tham mưu cho Hội đồng quản trị Giám đốc việc tổ chức quản lí thực quy chế pháp luật công tác hành chính, văn thư, lưu trữ Hướng dẫn đơn vị, phòng ban Công ty thực công tác Văn thư - Lưu trữ 1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng Công ty Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Công ty: ( Phụ lục 02 ) Sinh viên: Nguyễn Lan Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc Văn phòng BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC (MS01: NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG) Chức danh công việc: NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG Mã số công MS01 việc Người quản lý Trưởng phòng trực tiếp Phòng/Ban: VĂN PHÒNG Số làm việc tuần Chức danh TC-HC 48 tiếng Nhân viên văn phòng Ngày có hiệu lực: P Nhân điền thông tin Phê duyệt bởi: Cấp bậc: Nhân viên  Giám sát Quản lý  Nhóm lương Hình thức trả Cố định + thưởng lương Sinh viên: Nguyễn Lan Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng đảm nhiệm việc mua sắm trang thiết bị, quản lý trang thiết bị cho toàn Công ty Biết cách hoạch toán dự trù kinh phí - Tổ chức phân công xếp lao động theo chuyên môn đào tạo, không trồng chéo công việc nhau, tạo hiệu làm việc - Bố trí nơi làm việc, chỗ ngồi hợp lí, khoa học - Phòng làm việc trang bị đầy đủ phương tiện: điện thoại, máy fax, máy in, máy photo phục vụ cho nhu cầu công việc 1.2 Về công tác văn thư - Công tác soan thảo văn Công ty thực tốt, hầu hết văn công ty mẫu hóa theo Thông tư 01/2011/TT-BNV - Quy trình soạn thảo van cán chuyên môn thực tương đối khoa học quy trình kỹ thuật soạn thảo văn - Mô hình văn thư tập trung giúp cho việc xử lý văn thuận tiện, nhanh chóng xác, rút ngắn thời gian giải công việc - Việc sử dụng chương trình quản lý văn mang lại lợi ích thiết thực Nâng cao chất lượng tiến độ giải công việc - Công tác quản lí sử dụng dấu thực chặt chẽ 1.3 Về công tác lưu trữ - Công tác thu thập, bổ sung chỉnh lí tài liệu thực tốt ,giữ nhiều tài liệu lịch sử có giá trị - Hồ sơ, tài liệu lưu trữ xếp gọn gàng, ngăn nắp giá tủ - Kho lưu trữ thường xuyên sinh 1.4 Về công tác hành văn phòng - Cán nhân viên văn phòng người có trình độ chuyên môn, nhạy bén, động, sáng tạo say mê tìm tòi công việc - Mỗi cán bộ, nhân viên văn phòng có ý thức chấp hành nội quy, quy định công ty Từ phấn đấu hoàn thiện thân, xây dựng nét đẹp văn hóa công sở Công ty - Công tác hành văn phòng giải cách nhanh chóng Sinh viên: Nguyễn Lan Hương 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiệu quả, đáp ứng yêu cầu cải cách hành thời đại Sinh viên: Nguyễn Lan Hương 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm công tác hành văn phòng Công ty mặt tồn mà văn phòng (phòng TC-HC ) cần khắc phục: 2.1 tổ chức hoạt động văn phòng - Trang thiết bị đâu tư chưa thực đại - Cán nhân viên chua phát huy hết khả - Văn phòng xây dựng kế hoạch làm việc tham mưu cho lãnh đạo Công ty cần chủ động tích cực để công việc giải nhanh 2.2 Về công tác văn thư - Mặc dù công tác soạn thảo quy trình soạn thảo tập huấn trang bị đầy đủ kỹ thuật trình bày số thể thức văn chưa chuẩn hóa, mắc lỗi sai không đáng lề, phông chữ - Việc lập hồ sơ thực chưa tốt 2.3 Về công tác lưu trữ - Mặc dù bố trí cán có chuyên môn nghiệp vụ đảm bảo công tác lưu trữ Công ty cán lưu trữ công ty cán văn thư kiêm nhiệm, dó không giải kịp thời văn - Một số nhân viên chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định chưa có ý thức nộp lưu hồ sơ phạm vi công việc giao - Tài liệu phân tán phòng ban - Diện tích kho lưu trữ hạn chế nên xảy tình trạng tì liệu bị bó gói tài liệu 2.4 Về công tác hành văn phòng - Kinh phí cho công tác hành văn phòng nhiều hạn chế - Chất lượng văn ban hành chưa cao mắc phải số sai sót nhỏ Sinh viên: Nguyễn Lan Hương 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Để tiến tới xây dựng mô hình văn phòng đại, kiểu mẫu phù hợp với xu thời đại, văn phòng cần chủ động ,cải tiến quy trình nghiệp vụ, với hỗ trợ thiết bị kỹ thuật tiến tiến đội ngũ nhân viên làm văn phòng có trình độ cao Em xin có số đề xuất hy vọng giúp ích cho Công ty Về đội ngũ cán bộ, công chức - Tích cực đổi , nâng cao trình độ, lực nhận thức cán công nhân viên công ty công tác hành chính, văn thư- lưu trữ - Thường xuyên tổ chức lớp học bồi dưỡng nhằm nâng cao trình đô chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng - Tăng cường công tác đào tạo tin học, tiếng anh cho nhân viên để đáp ứng nhu cầu giải công việc văn phòng đại - Lãnh đạo Công ty cần quan tâm đến đời sống cán nhân viên Công ty - Không ngừng trẻ hóa đội ngũ nhân viên văn phòng công việc hành đòi hỏi động, nhanh nhẹn, tiếp thu công nghệ cách nhanh Về quy trình nghiệp vụ -Tăng cường triển khai thực hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn SIO 9001 -2000 công tác văn phòng, TCVN 5700 -2002 văn quản lí nhà nước – mẫu trình bày - Tổ chức công việc cách khoa học - Xây dựng, tiến tới chuẩn hóa quy trình soạn thảo ban hành văn không để tình trạng chồng chéo, bỏ sót công việc Về trang thiết bị văn phòng - Ứng dụng công nghệ thông tin, trang thiết bị văn phòng đại vào công tác quản lý văn Sinh viên: Nguyễn Lan Hương 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Xây dựng mô hình văn phòng đại mang tính chuyên nghiệp nhằm phục vụ tối đa cho hiệu công việc Tổ chức phòng làm việc cách khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc Về công tác văn thư - Nâng cao nhận thức lãnh đạo cán nhân viên Công ty công tác văn thư - Ban hành văn quản lý, văn hướng dẫn công tác văn thư - Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá việc thực công việc liên quan đến công tác văn thư - Nâng cao trình độ cán làm công tác văn thư - Cần có quan tâm, chế độ ưu đãi cho cán văn thư Về công tác lưu trữ - Công ty cần quan tâm đến công tác lưu trữ Số lượng văn ngày nhiều nhiều văn tình trạng bó gói Vì cần trọng đến công tác chỉnh lý tài liệu - Mở lớp tập huấn , bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ, nhân viên Công ty - Công ty cần có quy định cụ thể tuyển dụng cán lưu trữ Cán lưu trữ phải có trình độ đào tạo chuyên ngành - Đầu tư sở hạ tầng sở vật chất cho công tác lưu trữ - Đối với nghiệp vụ lưu trữ công ty cần quy định cụ thể, chặt chẽ để đảm bảo chất lượng tài liệu đưa vào lưu trữ - Ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ Trên số đề xuất riêng cá nhân em qua tháng kiến tập Công ty cổ phần thương mại Minh Khai Rất mong đề xuất em khắc phục mặt hạn chế phát huy ưu điểm giúp phát triển đại hóa công tác văn phòng Công ty Sinh viên: Nguyễn Lan Hương 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Sau tháng kiến tập Công ty cổ phần thương mại Minh khai hội tốt để em rèn luyện, làm quen với môi trường làm việc công sở tiếp thu nhiều kinh nghiệm thực tế Trong thời gian em nhận quan tâm Ban lãnh đạo Công ty, đặc biệt hướng dẫn tận tình ông: Nguyễn Văn Hòa – Trưởng phòng Tổ chức - Hành anh, chị phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn tới quý Công ty tiếp nhận tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt kiến tập Em xin gửi lời cảm ơn tới thầy, cô Khoa Quản trị văn phòng trang bị cho em kiến thức bổ ích Đặc biệt giảng viên THs Lâm Thu Hằng bảo nhiệt tình, hướng dẫn cho em làm tốt báo cáo kiến tập Do kiến thức thân có hạn kinh nghiệm chưa nhiều nên báo cáo em khó tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đóng góp bổ sung thầy, cô để báo cáo em đầy đủ Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên: Nguyễn Lan Hương 48 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình soạn thảo văn Học Viện Hành Chính Nghiệp vụ công tác Văn thư trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội Thông tư số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP Bộ Nội Vụ Văn phòng Chính phủ soạn thảo văn thể thức trình bày văn Thông tư 01/2001/TT-BNV Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư 09/2001/TT-BNV Bộ Nội Vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Nghị định số 110/NĐ-CP Chính phủ Công tác Văn thư Trang Web công ty: : www.minhkhaitraco.com Sinh viên: Nguyễn Lan Hương 49 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Lan Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 01 Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Giám đốc (Chủ tịch HĐQT) Phó giám đốc hành Phòng kế toán Chi nhánh cửa hàng Phó giám đốc kinh doanh Phòng tổ chức hành Siêu thị Quầy hàng Phòng kinh doanh XNK Cửa hàng Khách sạn Quầy hàng Sinh viên: Nguyễn Lan Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 Trưởng phòng Phó trưởng phòng Nhân viên văn thư Nhân viên tạp vụ Nhân viên bảo vệ Nhân viên lái xe Sinh viên: Nguyễn Lan Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03 Chuyên viên Kiểm tra văn Lãnh đạo Đóng dấu Chuyên viên Đăng kí văn Văn thư Làm thủ tục chuyển phát theo dõi Văn thư Lưu văn Sinh viên: Nguyễn Lan Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04 Văn thư Tiếp nhận văn đến Văn thư Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Văn thư Đăng ký văn đến Văn thư Trình tổng giám đốc xem xét giải Văn thư Photo văn đến Văn thư Chuyển giao văn đăng ký vào sổ đăng ký văn Sinh viên: Nguyễn Lan Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05 Phòng Tổ chức Hành Mở hồ sơ Phòng Tổ chức Hành Thu thập văn tài liệu đưa vào hồ sơ Phòng Tổ chức Hành Phân chia đơn vị bảo quản, xếp văn bản, tài liệu hồ sơ Phòng Tổ chức Hành Biên mục hồ sơ Phòng Tổ chức Hành Giao nộp tài liệu vào lưu trữ công ty Sinh viên: Nguyễn Lan Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06 Ghi chú: Tủ nhỏ đựng đồ Tủ đựng văn giấy tờ Ghế quay Bàn làm việc Bàn nhỏ để máy tính Bàn trà Tủ hồ sơ Quạt Tủ áo mắc áo 10 Điện thoại Sinh viên: Nguyễn Lan Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 07 Bàn làm việc Bàn máy tính Ghế quay Tủ nhỏ đựng đồ giải khát (kết hợp bàn để đồ) Các tủ hồ sơ Điều hòa Bàn trà 10 Điện thoại 11 Tủ quần áo Sinh viên: Nguyễn Lan Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1D