Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN xây DỰNG số 1 SỐNG HỒNG

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 SỐNG HỒNG 3 I. VỊ TRÍ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY 3 1. Vị trí và chức năng 3 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 3 3. Cơ cấu tổ chức của công ty: 4 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập: 4 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 4 1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 4 1.1.1 Vị trí chức năng 4 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 4 1.2 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính 6 1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 6 1.2.1 Đối với lãnh đạo 6 1.2.2 Đối với nhân viên 10 1.2.3 Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 14 1.3 Thống kê danh mục các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban hành 14 2. Tìm hiểu tình hình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ quan 15 2.1 Căn cứ vào số đăng kí công văn đi (hoặc phần mềm) thống kê các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây. 15 2.2 Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với quy định hiện hành: 16 2.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan 16 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 17 3.1 Quan sát, tìm hiểu và liệt kê những trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến trong văn phòng: 17 3.2 Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 18 3.3 Thống kê tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng cơ quan 19 Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 20 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng nơi cơ quan kiến tập: 20 2. Đề xuất những giả pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: 23 PHỤ LỤC 25

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 SỐNG HỒNG 3

I VỊ TRÍ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY 3

1 Vị trí và chức năng 3

2 Nhiệm vụ và quyền hạn 3

3 Cơ cấu tổ chức của công ty: 4

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập: 4

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 4

1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 4

1.1.1 Vị trí chức năng 4

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 4

1.2 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính 6

1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 6

1.2.1 Đối với lãnh đạo 6

1.2.2 Đối với nhân viên 10

1.2.3 Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 14

1.3 Thống kê danh mục các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban hành 14

2 Tìm hiểu tình hình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ quan 15

2.1 Căn cứ vào số đăng kí công văn đi (hoặc phần mềm) thống kê các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây 15

2.2 Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với quy định hiện hành: 16

2.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan 16

3 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 17

3.1 Quan sát, tìm hiểu và liệt kê những trang thiết bị văn phòng sử dụng phổbiến trong văn phòng: 173.2 Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 183.3 Thống kê tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng cơ quan 19

Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 20

1 Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng nơi cơ quan kiến tập: 20

2 Đề xuất những giả pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: .23

PHỤ LỤC 25

LỜI MỞ ĐẦU

Bước sang kỉ nguyên của nền kinh tế tri thức với những thay đổi trên mọimặt của đời sống kinh tế - xã hội và trước những ứng dụng to lớn của thành tựukhoa học công nghệ hiện đại, khi nguồn thông tin ngày càng gia tăng và biến đổisâu sắc các ngành nghề trong xã hội Chính vì vậy chúng ta phải hội nhập vàphát triển với các nước trên thế giới, nó đòi hỏi công tác phát triển đào tạo cán

bộ văn phòng để có thể đáp ứng được cung cấp nguồn nhân lực cho các cơ quannhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp

Chúng em đã đi được 2/3 quãng đường nghiên cứu, học tập và phát triểndưới mái trường, được thấm nhuần những kiến thức về các mảng: Văn hóa, Xãhội, Kinh tế, được quan tâm qua sự dạy bảo tận tình của các thầy, cô giáo.Chúng em đang cố gắng phấn đấu và tiếp thu những điều hay về các lĩnh vực,con người các nước trên Thế giới nói chung và môn Quản Trị Văn Phòng nóiriêng Sinh thời, chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy: “ Học phải đi đôi với hành Ởbất kì một môi trường nào, có học thì phải đi liền với thực tiễn Thực tiễn sẽgiúp con người vận dụng những lý luận một cách khoa học và đạt được hiệu quảnhất

Để cho sinh viên nhận thức rõ được điều này, Trường Đại học Nội Vụ đã

tổ chức cho sinh viên đi kiến tập ngành nghề tại các trường đại học, trung cấp,cao đẳng, trung học, các cơ quan, tổ chức chính trị xã hội với thời gian là 1tháng Mục đích của việc tổ chức cho sinh viên đi kiến tập này nhằm giúp chosinh viên có dịp làm quen với các công việc thuộc chuyên ngành của mình, đó làtiền đề vững chắc để phục vụ cho công việc chuyên môn trong tương lai

Sau khi nhận được hướng dẫn của khoa và giáo viên hướng dẫn kiếntập em đã được phân công về kiến tập tại phòng Tổ chức Hành chính Công tyxây dựng Cổ phần số 1 Sông Hồng Trong khoảng thời gian gần 1 tháng kiến tậptại công ty ( Từ ngày 11/05/2015 đến ngày 07/06/2015 0 em đã được tiếp xúc,quan sát cách giải quyết công việc trong các hoạt động tổ chức phục vụ hội họp,

tổ chức công tác lễ tân và hậu cần, được làm quen với các hoạt động về vănphòng

Suốt quá trình kiến tập em nhận được sự quan tâm của thầy cô trongTrường và sự quan tâm hướng dẫn tận tình của các bác, các anh chị trong cơquan, em đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Đây chính là tiền đề giúp em bổsung thêm những kiến thức còn thiếu hụt cũng như nghiệp vụ nghề nghiệp vàtạo cơ hội tốt cho em khi xây dựng phong cách làm việc của riêng mình, mộtnhà Quản trị sau này.

Để hoàn thành báo cáo kiến tập này, bên cạnh sự nỗ lực của bản thân em xinchân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình, tận tụy của các thầy cô giáo trong khoaQuản Trị Văn Phòng cũng như các bác, các anh chị cán bộ công nhân viên trong

cơ quan đã giúp đỡ em hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, cung cấp cho emnhững kiến thức chuyên môn hết sức quý báu

Tuy nhiên trong thời gian kiến tập, lần đầu tiên được tiếp cận với công việc nên

em còn nhiều bỡ ngỡ, chưa chủ động trong công việc cũng như chưa mạnh dạntrong khi giao tiếp do chưa có kinh nghiệm Vì vậy trong thời gian kiến tậpkhông tránh khỏi những sai sót và hạn chế trong công việc cũng như trong bàibáo cáo này Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến, nhận xét của thầy cô

để em hoàn thiện ngày càng tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

PHẦN 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY

DỰNG SỐ 1 SỐNG HỒNG

I VỊ TRÍ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY

1 Vị trí và chức năng

Công ty Cổ phần Xây dựng số 1 Sông Hồng (viết tắt là SÔNG HỒNG 1)

là doanh nghiệp Nhà nước hạng I trực thuộc Tổng Công ty Cổ phần Sông Hồng,

và được cổ phần hóa năm 2006 Với truyền thống gần 40 năm xây dựng vàtrưởng thành, SÔNG HỒNG 1 hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực: Xây dựng

- Tư vấn thiết kế - Quản lý dự án - Đầu tư phát triển nhà, bất động sản - Sản xuấtcông nghiệp và vật liệu xây dựng…

Qua nhiều năm thi công, SÔNG HỒNG 1 đã hội tụ được một lực lượngcán bộ quản lý, kỹ sư, chuyên viên giàu kinh nghiệm, đội ngũ công nhân kỹthuật lành nghề, máy móc thiết bị cơ giới tiên tiến phù hợp để thi công xây dựngcác công trình có quy mô lớn, tính chất phức tạp cao, đạt chất lượng, kỹ mỹthuật hoàn hảo

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Trong những năm qua, SÔNG HỒNG 1 không ngừng mở rộng thịtrường, tham gia thi công trên khắp địa bàn cả nước Trong đó, đã thực hiệnthành công một số công trình lớn như: Khu thương xá Vĩnh Trung (Đà Nẵng),Nhà máy phân bón DAP Vinachem Đình Vũ (Hải Phòng), Khu nhà ở Nhà máylọc dầu Dung Quất, Khu biệt thự nguyên thủ trong khuôn viên Trung tâm hộinghị Quốc gia, …được các Ngành, các Cấp và Chủ đầu tư đánh giá cao

Hiện nay, SÔNG HỒNG 1 đã thắng thầu và đang thi công một số côngtrình tiêu biểu, như là: Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh;Nhà tái định cư CT1&CT5 thuộc dự án PTGT đô thị Hà Nội; Nhà máy nhiệtđiện Vũng Áng 1; Bệnh viện đa khoa Tiên Du; Trung tâm văn hoá thể thao TP.Bắc Ninh, Dự án nâng cấp cải tạo mạng lưới đường bộ, Dự án thoát nước nhằm

cải tạo môi trường Hà Nội-giai đoạn II, Cục đăng ký quốc gia giao dịch bảođảm…

Với phương châm đa dạng hoá ngành nghề, SÔNG HỒNG 1 đang triểnkhai đầu tư kinh doanh một số dự án lớn như: Chung cư CT3 - Khu đô thị mớiTrung Văn, Nhà cho CBCNV Nhà xuất bản chính trị quốc gia - Sự thật, Nhà ởtái định cư và nhà ở kinh doanh Sông Hồng - Đền Lừ III cũng như một số khuchung cư, khu đô thị tại Hà Nội và các tỉnh lân cận

3 Cơ cấu tổ chức của công ty:

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Xây dựng số 1 Sông Hồng(phụ lục 01)

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập:

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

Phòng Tổ chức Hành Chính được thành lập theo Quyết định số HĐQT-CT ngày 2810/2011 của Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần xây dựng số

29/QĐ-1 Sông Hồng với vị trí và chức năng, nhiệm vụ quyền hạn sau:

1.1.1 Vị trí chức năng

Phòng Tổ chức Hành chính là đơn vị thuộc Công ty Cổ phần Xây dựng số

1 Sông Hồng , có chức năng chủ trì tham mưu, nghiên cứu, xây dựng trình Hộiđồng quản trị, Tổng giám đốc phê duyệt về cơ cấu tổ chức sản xuất, các quy chế,quy định, mối quan hệ công tác giữa các phòng, ban, đơn vị trực thuộc, tổng hợpbáo cáo đánh giá tình hình hoạt động của bộ máy tổ chức quản lý của công ty,xây dựng đề án quy hoạch và sử dụng cán bộ nguồn, đề bạt, miễn nhiệm cán bộtheo phân cấp Trực tiếp tham mưu chỉ đạo, triển khai, tổ chức thực hiện côngtác tổ chức, lao động tiền lương, tuyển dụng lao động, thực hiện chính sách đốivới người lao động và công tác bảo vệ chính trị nội bộ

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

a) Thực hiện công tác hành chính

Là đầu cầu có trách nhiệm điều phối chung hoạt động của các phòng ban

trong công ty để triển khai thực hiện các kế hoạch công tác, chương trình, truyềnđạt lại các quyết định, thông báo và chỉ thị của công ty đến càng phòng ban và

cá nhân trong toàn cơ quan

Tổ chức và xây dựng nội quy trong toàn công ty (nội quy cơ quan, quychế văn hóa nơi công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, phòng kháchcủa cơ quan) theo quy định;

Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ của công ty, xây dựng quy chế vàhướng dẫn cán bộ thực hiện quy chế công tác văn thư – lưu trữ theo quy địnhcủa cơ quan Nhà nước

Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách của cơquan

Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượngtheo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong công ty Hướng dẫn các đơn vị xâydựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ củađơn vị

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính củacông ty;

Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm về thể thứcvăn bản do công ty ban hành;

Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đườngm đi công tác cho cán bộ công nhânviên của cơ quan qua sự ủy nhiệm của Ban lãnh đạo;

Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, catalogue, lịch treo tường, lịch đểbàn…

Tiếp nhận và quản lý quà tặng, vật phẩm lưu niệm của công ty;

Thực hiện công tác vệ sinh môi trường, chăm sóc cảnh quan xung quanh;Thường trực công tác trông giữ, bảo vệ cơ quan

Tổ chức, thành lập bếp ăn tại cơ quan cho cán bộ, công nhân viên trong cơquan;

Phối hợp với Công đoàn công ty thực hiện việc hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đauđến cán bộ, công nhân viên chức trong cơ quan cùng gia đình họ, chú trọng và

quan tâm hơn đến đời sống tinh thần của anh em trong cơ quan;

b) Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp

Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kì, báo cáo đột xuất

về các nhiệm vụ của công ty theo quy định;

Lập lịch công tác theo tuần, thông báo các cuộc họp và theo dõi thực hiệncác kết luận của Ban lãnh đạo;

c) Thừa lệnh Tổng Giám Đốc và Phó Giám Đốc ký các văn bản, giấy tờ

có liên quan theo phân cấp quản lý theo từng chức vụ

d) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban lãnh đạo giao phó

1.2 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính

3 Nguyễn Thị Minh Lan Phó phòng kiêm thư kí Hội đồng

quản trị

4 Lê Thị Khanh Nhân viên lao động - tiền lương

5 Nguyễn Thế Tài Nhân viên lao động - tiền lương,

tuyển dụng đào tạo

6 Ngô Thị Hải Yến Nhân viên văn phòng

7 Lương Thị Hồng Duyên Nhân viên phục vụ

8 Nguyễn Thị Thảo Nhân viên nhà ăn

12 Hoàng Thị Minh Châu Nhân viên phục vụ

1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng

1.2.1 Đối với lãnh đạo

 Ông Phùng Bá Sế - Trưởng phòng

- Tham mưu xây dựng và thực hiện các chính sách đối với người laođộng vào làm việc tại công ty: Ký kết hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồnglao động, khen thưởng, kỷ luật, chế độ nâng bậc lương hàng năm, thanh toánlương hàng tháng, đóng và hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo

hiểm thất nghiệp…

- Nghiên cứu, xây dựng chính sách tiền lương, tiền thưởng đối với cán

bộ công nhân viên khối phòng ban, các đơn vị trực thuộc công ty phù hợp vớichế độ chính sách của Nhà nước

- Chủ trì phối hợp cùng các phòng công ty, ban quản lý dự án, các đơn

vị trực thuộc xây dựng quy chế trả lương cho cán bộ quản lý, điều hành; địnhmức, đơn giá giao khoán nhân công của từng công trình, dự án trình Hội đồngquản trị, Tổng giám đốc phê duyệt và triển khai thực hiện

- Thường trục Hội đồng thi đua khen thưởng công ty, xây dựng dự thảoquy chế thi đua khen thưởng trình Hội đồng thi đua khen thưởng công ty phêduyệt và phối hợp với Công đoàn, đoàn thanh niên công ty, các đơn vị trựcthuộc xây dựng chương trình và phát động thi đua hàng năm

- Triển khai thực hiện và tổng hợp kết quả bình xét thi đua hàng năm củatoàn công ty trình Hội đồng thi đua khen thưởng họp xét và hoàn thiện thủ tụctrình các cấp khen thưởng

- Phân công, tổ chức chỉ đạo điều hành các nhân viên thực hiện tốtnhiệm vụ; kiểm tra đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ của phòng và từngnhân viên trong phòng hàng tháng, hàng năm

- Kiểm tra và ký xác nhận trình Giám đốc, Hội đồng quản trị công ty cácvăn bản,chi phí v.v liên quan thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của phòng

- Quản lý cán bộ, tham mưu đề xuất giải quyết các chế độ về tiền lương,tiền thưởng, các chế độ chính sách cho người lao động và các kiến nghị của cán

bộ công nhân viên với lãnh đạo công ty theo chức năng, nhiệm vụ được giao

- Quản lý điều động xe con phục vụ công tác theo quy định

- Trực tiếp quản lý đất đai, kho tàng, nhà làm việc của công ty, thực hiệnviệc báo cáo và kê khai sử dụng đất

- Phổ biến chính sách về Bảo hộ lao động, An toàn lao động, Vệ sinh laođộng theo quy định của Nhà nước, các quy định của công ty đến người lao động

và các cán bộ quản lý điều hành của các đơn vị trực thuộc

- Thường trực chỉ đạo công tác phòng chống cháy nổ: phòng chống bão

lụt, dân quân tự vệ và quân sự…

- Xây dựng và phổ biến nội quy lao động, nội quy cơ quan, các quy địnhcủa công ty thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của phòng đến cán bộ côngnhân viên cơ quan và các đơn vị trực thuộc v.v

- Lập kế hoạch cải tạo, nâng cấp trụ sở công ty (khi có chủ trương củalãnh đạo công ty)

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng giám đốc giao

 Bà Lê Thị Phi Điệp – Phó phòng

- Thay thế trưởng phòng điều hành công việc của phòng khi trưởngphòng đi vắng Trực tiếp phụ trách công tác hành chínhm văn phòng – văn thư,lưu trữ

- Chịu trách nhiệm quản lý, hướng dẫn, kiểm tra việc sử dụng con dấucủa công ty thực hiện đúng quy định, quy chế về quản lý và sử dụng con dấu

- Chỉ đạo đôn đốc giám sát việc thực hiện công tác vệ sinh các phòngban, trụ sở công ty và chăm sóc vườn hoa, cây cảnh trong khuôn viên cơ quan

- Chỉ đạo và giám sát việc thực hiện về số lượng, chất lượng ăn trưa tạinhà ăn công ty

- Thực hiện công tác quảng cáo, báo chí, tiếp khách, giao dịch

- Chuẩn bị vật chất cho các buổi thăm viếng và các chuyến đi công táctheo yêu cầu của lãnh đạo công ty

- Trực tiếp điều hành quản lý các trang thiết bị văn phòng, nhà làm việc,công tác bảo trì, bảo dưỡng thiết bị, xe con; công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật,

vệ sinh môi trường cơ quan công ty

- Phối hợp với ban tổ chức khảo sát, tìm kiếm thông tin, dự thảo và lập

kế hoạch, chương trình chi tiết công tác tổ chức, hậu cần và các cuộc sinh hoạttập thể, tham quan, du lịch, nghỉ mát do công ty tổ chức

- Lập kế hoạch và thực hiện mua sắm văn phòng phẩm cho công ty theo

đề xuất hàng tháng của các bộ phận, trình kế hoạch mua sắm trang thiết bị làmviệc phục vụ cho hoạt động của cơ quan công ty

- Mở sổ sách theo dõi nhập, xuất, tồn văn phòng phẩm

- Kiểm tra và lập kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa thiết bị điện, nước, trangthiết bị văn phòng định kỳ hàng năm và lập hồ sơ thanh quyết toán, điện thoại,điện sản xuất, nước sinh hoạt phục vụ cho hoạt động của văn phòng trụ sở côngty.

- Mở sổ sách theo dõi, quản lý các trang thiết bị văn phòng cơ quan côngty

 Bà Nguyễn Thị Minh Lan – Phó phòng kiêm thư ký Hội đồng quản trị

- Tham mưu và trực tiếp phụ trách về lĩnh vực công tác đào tạo, tuyểndụng lao động, công tác thi đua khen thưởng; nâng lương, nâng bậc; thông tin,tuyên truyền, quảng bá thương hiệu doanh nghiệp

- Thực hiện các nội dung công việc của thư ký theo sự phân công chỉđạo trực tiếp Hội đồng quản trị công ty

- Thực hiện các nội dung công việc thư ký ban điều hành ISO của côngty

- Chủ trì phối hợp với các thành viên trong ban điều hành ISO công ty,các nhân viên nghiệp vụ các phòng nghiệp vụ tổ chức hướng dẫn thực hiện vàcung cấp tài liệu hệ thống quản lý chất lượng của công ty đối với đơn vị mớiđược thành lập

- Quản lý, lưu giữ các tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng củacông ty

- Dự thảo văn bản hướng dẫn xét nâng lương, nâng bậc hàng năm; Tổnghợp và lập danh sách trình Hội đồng nâng bậc lương công ty xét nghị nâng bậclương hàng năm cho cán b ộ công nhân viên trong công ty

- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng theo sự chỉ đạo của Hội đồngthi đua khen thưởng công ty

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo hàng năm và trực tiếp theo dõitổng hợp báo cáo công tác tuyển dụng đào tạo trong toàn công ty

- Phối hợp cùng các thành viên bộ phận thông tin biên soạn, xây dựngmarket quảng bá phát triển thương hiện của công ty trên Wedsite, trên các tạp

chỉ và các hoạt động tuyên truyền của công ty nhân những ngày lễ lớn của đấtnước.

- Kiểm tra nhắc nhở cán bộ công nhân viên trong cơ quan thực hiện tốtnội quy lao động

- Soạn thảo văn bản, quản lý, lưu trữ các văn bản, hồ sơ tài liệu thuộclĩnh vực được giao phụ trách

1.2.2 Đối với nhân viên

 Bà Lê Thị Khanh – Nhân viên lao động tiền lương.

Giúp lãnh đạo Phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

- Phối hợp cùng với các phòng các đơn vị trực thuộc xây dựng soạn thảođịnh mức lao động, đơn giá sản phẩm, quy chế trả lương của các đơn vị trựcthuộc, các Ban chỉ huy công trình, văn phòng công ty, ban quản lý dự án, phòngkinh doanh trình hội đồng quản trị, Giám đốc công ty phê duyệt và kiểm tra,giám sát việc thực hiện theo các quy định, quy chế đã được ban hành

- Căn cứ vào Luật lao động, thỏa ước lao động tập thể của công ty, dựthảo hợp đồng lao động, thỏa thuận thống nhất nội dung các điều khoản vớingười lao động trình Tổng giám đốc công ty ký kết Hợp đồng lao động đối vớilao động được tuyển dụng vào làm việc theo Hợp đồng lao động có thời hạn từ 1năm trở lên

- Kiểm tra, hoàn thiện thủ tục hồ sơ, trình Trưởng phòng ký kết Hợpđồng lao động theo mùa vụ với các tổ, đội, công nhân trực tiếp sản xuất tại cácđơn vị được phân công phụ trách thực hiện theo đúng quy trình về tuyển dụnglao động và ủy quyền của Tổng giám đốc công ty

- Theo dõi hoạt động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

- Quản lý hồ sơ các nhân ghi bổ sung hồ sơ và làm sổ Bảo hiểm xã hộicho cán bộ công nhân viên

- Trực tiếp giao dịch với cơ quan Bảo hiểm xã hội, tham mưu giải quyếtchế độ chính sách cho người lao động trong toàn công ty

- Kiểm tra, giám sát thực hiện quy chế trả lương, các chế độ chính sáchvới người lao động, việc thực hiện ký kết Hợp đồng lao động thời vụ theo quy

định của luật lao động, thỏa ước lao động tập thể, các quy định của công ty vềlao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp… củacông ty, tổng hợp tình hình báo cáo Trưởng phòng và Tổng giám đốc công ty đểchỉ đạo, giải quyết.

- Soạn thảo văn bản, quản lý, lưu trữ các văn bản thuộc lĩnh vực đượcphân công phụ trách

- Thường xuyên cập nhật các quy định mới của nhà nước về quản lý laođộng, tiền lương, các chế độ chính sách đối với người lao động, kiến nghị, đềxuất sửa đổi, bổ sung kịp thời để áp dụng cho phù hợp với các quy định hiệnhành

- Phổ biến chế độ chính sách bảo hiểm lao động, an toàn lao động, nộiquy lao động, các quy chế, quy định của cong ty và chính sách hiện hành củanhà nước đối với người lao động tại các đơn vị được phân công theo dõi phụtrách

 Ông Nguyễn Thế Tài – Nhân viên lao động - tiền lương, tuyển dụng đào tạo.

Giúp lãnh đạo Phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

- Phối hợp với các phòng ban công ty, các đơn vị trực thuộc xây dựng

dự thảo định mức lao động, đơn giá sản phẩm của các đội xây lắp trực thuộc, xínghiệp gạch Tuy nel Cam Thượng và kiểm tra, giám sát việc thực hiện nội quylao động, quy chế tiền lương đã được công ty ban hành

- Trực tiếp kiểm tra, giám sát thực hiện công tác lao động, tiền lương,chế độ chính sách với người lao động tại xí nghiệp gạch Tuy nel Cam Thượng,khối cơ quan công ty, ban quản lý dự án

- Trực tiếp kiểm tra, xác nhận bảng thanh toán lương các đơn vị, đội xâydựng số 3, ban chỉ huy hạng mục phần hoàn thiện nhà chính, đội xây dựng sô 1

- Kiểm tra việc thực hiện quy chế trả lương, các chế độ chính sách vớingười lao động, việc thực hiển công tác tuyển dụng và ký kết Hợp đồng laođộng thời vụ theo quy định của luật lao động, thỏa ước lao động tập thể, các quyđịnh của công ty về quản lý lao động, tiền lương, hàng tháng tổng hợp tình hìnhthực hiện theo lĩnh vực phân công tại các đơn vị được phân công phụ trách, phốihợp với chuyên viên trong bộ phận lập báo gửi Trưởng phòng và Tổng giám đốc

công ty để chỉ đạo, giải quyết.

- Kiểm tra, hoàn thiện thủ tục hồ sơ, trình Trưởng phòng ký kết Hợpđồng lao động theo mùa vụ với các tỏ, đội, công nhân trực tiếp sản xuất tại cácđơn vị được phân công phụ trách thực hiện theo đúng quy trình về tuyển dụnglao động và ủy quyền của Tổng giám đốc công ty

- Hàng tháng tổng hợp lập báo cáo tình hình lao động toàn công ty (laođộng theo hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng lao động có thời hạn,công nhân trực tiếp sản xuất theo hợp đồng lao động mùa vụ)

- Theo dõi, triển khai thực hiện và tổng hợp báo cáo về công tác đào tạo,nâng lương, nâng bậc;

- Theo dõi, kiểm tra, tổng hợp ý kiến đề xuất, phản hồi của các phòngban công ty, các đơn vị trực thuộc báo cáo ban chỉ đạo ISO công ty chỉ đạo sửađổi bổ sung và cải tiến; triển khai, hướng dẫn tới các bộ phận có liên quan thưchiện, đảm bảo cho hệ thống quản lý chất lượng của công ty được duy trì và pháthuy hiệu quả

- Tham gia phối hợp cùng ban an toàn - vệ sinh lao động của công tykiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện công tác tập huấn an toàn lao động cho laođộng mới tuyển dụng hoặc mới chuyển công tác đến trước khi phân công côngviệc ở các tổ đội sản xuất trực tiếp được giao phụ trách và xí nghiệp gạch Tuynel Cam Thượng;

- Quản lý hồ sơ cá nhân ghi bổ sung cho cán bộ công nhân viên

- Soạn thảo văn bản, quản lý, lưu trữ các văn bản thuộc lĩnh vực đượcphân công phụ trách

 Bà Ngô Thị Hải Yến – Nhân viên văn phòng.

Giúp lãnh đạo Phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

- Tiếp nhận công văn, giấy tờ đi, đến trình lãnh đạo công ty và chuyểnphát kịp thời đến các đơn vị, cá nhân theo đúng quy định

- Thường trục tiếp nhận và xử lý thông tin qua điện thoại, fax

- Thực hiện công tác văn thư, báo cáo, lưu trữ các văn bản thuộc lĩnhvực phân công phụ trách

- Theo dõi, phân bổ, xác nhận chi phí điện nước, tiền thuê văn phònghàng tháng với các đơn vị trong và ngoài công ty thuê văn phòng tại trụ sở công

- Photocopy các văn bản, mở sổ sách theo dõi và lập bảng biểu xác nhậnchi phí gửi phòng Tài chính Kế toán phân bổ chi phí cho các đơn vị.

- Mở sổ sách theo dõi, quản lý các trang thiết bị văn phòng cơ quan côngty

- Thực hiện công tác văn phòng, phục vụ tiếp khách đến giao dịch làmviệc với lãnh đạo công ty

 Bà Lương Thị Hồng Duyên – Nhân viên phục vụ.

Giúp lãnh đạo Phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

- Thực hiện công tác vệ sinh phòng làm việc của Tổng giám đốc, cácPhó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng công ty, lau rửa cánh của phòng nhà làmviệc (tầng 2 - tầng 3), dọn dẹp nhà vệ sinh tầng 1, 2, cầu thang từ tầng 1 đếntầng 3, hành lang cơ quan công ty từ tầng 2 đến tầng 3

- Chuẩn bị đầy đủ chè, nước uống để Ban Tổng giám đốc công ty tiếpkhách đến giao dịch, công tác và phục vụ các cuộc họp của công ty

- Chăm sóc cây cảnh trong khuôn viên, nhà làm việc công ty

- Nấu ăn trưa cho cán bộ công nhân viên văn phòng công ty khi nhânviên nhà ăn nghỉ theo chế độ hoặc nghỉ công việc đột xuất

 Bà Nguyễn Thị Thảo – Nhân viên nhà ăn.

Giúp lãnh đạo Phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

- Thực hiện nấu ăn trưa cho cán bộ công nhân viên văn phòng công ty

- Vệ sinh sạch sẽ dụng cụ nhà ăn, cải tiến, duy trì đảm bảo chất lượngbữa ăn trưa theo định lượng cho cán bộ công nhân viên, đảm bảo chất lượng, antoàn vệ sinh thực phẩm

- Hỗ trợ nhân viên phục vụ khi nghỉ theo chế độ hoặc nghỉ công việc đột