MỤC LỤC DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN 1 LỜI MỞ ĐẦU 2 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE 4 1. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE 4 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty 5 1.2Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 6 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 11 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 12 2.1.1.1 Chức năng của văn phòng 12 2.1.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng 12 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 14 2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 14 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond palace: 17 3.1 Hệ thống hoá các văn bản quản lí của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 17 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 19 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 19 3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 19 3.3.2 Nhận xét về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 20 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 23 3.3.3.1 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan 23 3.3.3.2 So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 24 3.4 Nhận xét quy trình quản lí và giải quyết văn bản 25 3.4.1 Sơ đồ hoá quy trình quản lí và giải quyết văn bản điđến 25 3.4.1.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi 26 3.4.1.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến 27 3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 28 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 29 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 31 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 31 4.2 Sơ đồ hoá cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 32 4.2.1 Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của văn phòng Công ty (Phụ lục 3) 33 4.2.2 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu (Phụ lục 4) 34 4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Công ty Cổ phần Hà Nội Diaond Palace. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 34 PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 36 1. Ưu điểm: 36 1.1 Hoạt động của văn phòng 36 1.2 Công tác văn thư 37 1.3 Công tác lưu trữ 37 1.4 Công tác hành chính văn phòng 37 2.Nhược điểm: 37 2.1 Công tác văn phòng 37 2.2 Công tác Văn thư Lưu trữ 38 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 38 KẾT LUẬN 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 PHẦN III: PHỤ LỤC 42
Trang 1MỤC LỤC DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT
LỜI CẢM ƠN 1
LỜI MỞ ĐẦU 2
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE 4
1 TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE 4
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty 5
1.2Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace .6 2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 11
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 12
2.1.1.1 Chức năng của văn phòng 12
2.1.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng 12
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 14
2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 14
3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond palace: 17
3.1 Hệ thống hoá các văn bản quản lí của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 17
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 19
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 19
3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 19
3.3.2 Nhận xét về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 20
Trang 23.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ
quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 23
3.3.3.1 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan 23
3.3.3.2 So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 24
3.4 Nhận xét quy trình quản lí và giải quyết văn bản 25
3.4.1 Sơ đồ hoá quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi-đến 25
3.4.1.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi 26
3.4.1.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến 27
3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 28
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 29
4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 31
4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 31
4.2 Sơ đồ hoá cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 32
4.2.1 Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của văn phòng Công ty (Phụ lục 3) 33
4.2.2 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu (Phụ lục 4) 34
4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Công ty Cổ phần Hà Nội Diaond Palace Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 34
PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36
I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 36
1 Ưu điểm: 36
1.1 Hoạt động của văn phòng 36
1.2 Công tác văn thư 37
Trang 31.3 Công tác lưu trữ 37
1.4 Công tác hành chính văn phòng 37
2.Nhược điểm: 37
2.1 Công tác văn phòng 37
2.2 Công tác Văn thư- Lưu trữ 38
II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 38
KẾT LUẬN 40
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41
PHẦN III: PHỤ LỤC 42
Trang 5LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian học tập, nghiên cứu tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội
em cũng như toàn thể các bạn sinh viên trong khoa Quản trị văn phòng rất vinh
dự khi được đi kiến tập Đây thực sự là cơ hội giúp em vận dụng những kiếnthức đã học vào thực tiễn Là cơ hội để em có thể tự tin trong giao tiếp, có thêmnhiều kinh nghiệm và tự hoàn thiện bản thân mình Trong quá trình làm bài báocáo không tránh khỏi những thiếu xót, hạn chế Em rất mong nhận được sự góp
ý, chỉ bảo của thấy cô, bạn bè, bạn đọc để em có thể rút kinh nghiệm, hoàn thiệntốt bài làm của mình
Để hoàn thành bài báo cáo kiến tập này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đếnThS Lâm Thu Hằng- Giảng viên khoa Quản trị văn phòng đã tận tình hướngdẫn trong suốt quá trình tham gia kiến tập và viết báo cáo
Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Quản trị văn phòng đã tậntình giảng dạy, truyền đạt kiến thức trong những năm em học tập
Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc Công ty Cổ phần Hà NộiDiamond Palace đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quátrình kiến tập Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới chị Phạm Minh Tâm –người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ thực hiện các công việc tại Côngty
Cuối cùng em xin kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khoẻ và thành côngtrong sự nghiệp trồng người của mình Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chịtrong Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace luôn luôn mạnh khoẻ, thànhcông trong công việc cũng như trong cuộc sống
Hà Nội, ngày 30 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Hà Thị Loan
Trang 6LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, trong thời kì đẩy mạnh Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá đất nướcđòi hỏi phải có một nền hành chính chuyên nghiệp và khoa học để có thể giảiquyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặtcủa đời sống kinh tế, xã hội Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính Nhànước trong giai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính văn phòng cũnggóp phần quan trọng trong việc điều hành, tổ chức, quản lý công việc trong hoạtđộng của cơ quan, tổ chức
Cùng với sự phát triển của đất nước, đòi hỏi Doanh nghiệp phải có mộthướng đi đúng đắn, nhạy bén với sự thay đổi liên tục của xã hội để có một chỗđứng vững chắc trên thị trường và ngày càng phát triển theo hướng tích cực Đểlàm được điều đó, doanh nghiệp cần có một bộ máy tổ chức khoa học, hoànthiện, khâu hành chính không ngừng thay đổi để phù hợp với tình hình phát triểnkinh tế
Nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác hành chính văn phòng cũng như
để đáp nhu cầu thực tiễn của xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạokhối lượng lớn sinh viên ngành Hành chính văn phòng trong đó có ngành Quảntrị văn phòng nhằm cung cấp nguồn lực có chuyên môn, trình độ về ngành Quảntrị văn phòng để đảm nhiệm công việc của người nhân viên, cán bộ văn phòng
và công việc của người quản lí, phụ trách văn phòng các cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp
Với phương châm “ Gắn liền lý luận với thực tiễn” trong công tác đào tạocủa Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và khoa Quản trị văn phòng nóiriêng Để đáp ứng phương châm đó, Khoa Quản trị văn phòng đã thực hiện Kếhoạch kiến tập ngành Quản trị văn phòng khoá 2012-2016 tại các cơ quan, đơn
vị, tổ chức Việc thực tế này giúp cho sinh viêc làm quen với công việc trong cơquan, áp dụng những kiến thức đã học để bước đầu tìm hiểu thực tiễn công tácvăn phòng, quản trị văn phòng Thông qua kiến tập ngành nghề, sinh viên có cơ
Trang 7hội vận dụng kiến lý thuyết để rèn luyện kỹ năng thực hành sau khi tốt nghiệp
để hoàn thành nhiệm vụ được giao
Được sự cho phép của nhà Trường và khoa Quản trị văn phòng em đã đượcgiới thiệu tới Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace để kiến tập với thời gianbắt đầu từ ngày 20/4/2015 đến ngày 25/5/201 với nội dung tìm hiểu công tác vănphòng tại Công ty
Trong khoảng thời gian đi kiến tập tại Công ty Cổ phần Hà Nội DiamondPalace bản thân em đã học hỏi được rất nhiều điều Kiến tập không những đemlại cho em cơ hội cọ xát với môi trường làm việc thực tế mà còn góp phần địnhhướng cho công việc văn phòng trong tương lai Em có cơ hội tiếp xúc với môitrường làm việc chuyên nghiệp từ đó giúp em học hỏi và tích lũy cho mình đượcnhiều kinh nghiệm hơn; vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn côngviệc tại cơ quan;Từ đây giúp em nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình
và cần trang bị thêm kiến thức, kỹ năng gì để đáp ứng nhu cầu công việc
Trang 8PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE
1 TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE
* Giới thiệu vài nét về công ty
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE
Giám đốc: Thành Thị Thuỳ Nga
- Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace là công ty cung cấp dịch vụ
tiệc cưới, hội nghị, sự kiện Diamond Palac chính thức khai trương vào ngày28/7/2012 tại đường Hoàng Quốc Việt sầm uất, có tổng diện tích lên đến 3.000m2 cùng 3 phòng đại tiệc gồm Sapphire tại tầng 1 có thể đón 500 khách, Ruby
và Opal trên tầng 2 có thể đón tới 700 khách
Nối tiếp thành công sau 1 năm ra đời, hệ thống tiệc cưới và sự kiệnDiamond Palace đã có thêm một trung tâm mới toạ lạc tại toàn nhà M5-91Nguyễn Chí Thanh- Hà Nội Trung tâm tổ chức tiệc cưới, sự kiện DiamondPalace 2 gồm ba phòng đại tiệc Sapphire, Ruby và Opal có thể đón tiếp linh hoạt
từ 200 đến hơn 1000 khách Các phòng được lắp đặt hệ thống vách ngăn linhhoạt có thể mở rộng hay ngăn cách tạo ra không gian chung hay riêng biệt tuỳtheo nhu cầu của khách hàng Sân khấu của Diamond Palace 2 được thiết kế với
hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại rất thích hợp để trình diễn các tiết mục ca
Trang 9nhạc, tạp kĩ phục vụ thực khách và là nơi để thực hiện những bức hình cưới đẹpnhất.
Phòng tiệc được bài trí lĩnh lãm theo phong cách Châu Âu, mang lại chođôi uyên ương và thực khách cảm giác thăng hoa trong ngày trọng đại Ngoài ra,tất cả các phòng tiệc đều được gắn màn hình và máy chiếu, để khi cần có thểtruyền hình trực tiếp các sự kiện diễn ra trong các phòng với nhau, rất thích hợp
để tổ chức tiệc cưới , hội nghị công ty, các buổi lễ tri ân khách hàng
* Một số hình ảnh về Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace
- Phụ lục 1
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty
Ngành nghề kinh doanh của Công ty rất đa dạng:
1
Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụlưu động
Trang 10Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồngkhông thường xuyên với khách hàng (phục
vụ tiệc, hội họp, đám cưới…)
9 Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chuyên
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty ( Phụ lục số 02)
Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace hoạt động dưới hình thức Công
Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty;
Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 91 của Luật này;
Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật này hoặc Điều lệ công ty;
Trang 11 Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công
ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, trừ hợp đồng và giao dịch quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 120 của Luật này;
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản
lý đó; cử người đại diện theo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những người đó;
Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;
Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua
cổ phần của doanh nghiệp khác;
Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định;
Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông;
Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;
Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty;
Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty
Hội đồng Quản trị có không ít hơn ba thành viên và không quá 11 thành viên
Nhiệm kỳ của Hội đồng Quản trị là 5 năm Nhiệm kỳ của Thành viên Hội đồng Quản trị không quá 5 năm; thành viên Hội đồng Quản trị có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế
Trang 12Trường hợp có thành viên được bầu bổ sung hoặc thay thể thành viên bị miễn nhiệm, bãi nhiệm trong thời hạn nhiệm kỳ, thì nhiệm kỳ của thành viên đó
là thời hạn còn lại của nhiệm kỳ Hội đồng quản trị
Thành viên Hội đồng Quản trị không nhất thiết phải là cổ đông của Công ty
- Quản lý doanh thu, hàng hoá và xử lý các vấn đề phát sinh tại nhà hàng
- Xây dựng và duy trì các mối quan hệ kinh doanh thương mại với kháchhàng và đối tác
- Thoả mãn và giải đáp các thắc mắc của khách hàng
c) Bộ phận Trung tâm
- Chức năng chính là cung cấp thức ăn và đồ uống cho khách hàng
- Tạo mối quan hệ với khách hàng thông qua thái độ phục vụ và xử lý tìnhhuống
- Phối hợp với các bộ phận khác để chất lượng dịch vụ được trọn vẹn
c-1) Trưởng Bộ phận bán hàng
- Giới thiệu và tư vấn trực tiếp cho khách hàng tại Trung tâm về các dịch
vụ và sản phẩm tiệc cưới của Trung tâm; tư vấn cho khách hàng để chọn phòngtiệc phù hợp với nhu cầu của khách
- Theo dõi, cập nhật dữ liệu khách hàng
- Chăm sóc khách hàng trước và sau khi ký hợp đồng
- Thực hiện các chiến dịch kinh doanh, quảng cáo hiệu quả cho Trung tâm
- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, lên kế hoạch tiếp cận, giới thiệu dịch vụ
tổ chức tiệc cưới và hội nghị, sự kiện của Trung tâm, tư vấn và bán hàng
- Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về những chiếc lược kinh doanh, kếhoạch Marketting trong ngắn hạn và dài hạn
Trang 13- Lên kế hoạch kinh doanh chiến lược cho từng giai đoạn, từng mùa củasản phẩm- dịch vụ của Trung tâm
- Truyền thông đại chúng, quan hệ khách hàng (PR) nhằm nâng cao hìnhảnh doanh nghiệp và đưa thương hiệu đến gần hơn với khách hàng tiềm năng
- Thực hiện các công việc khác do cấp trên yêu cầu
b-2) Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận bàn
- Chức năng của bộ phận bàn là đón tiếp và phục vụ khách các món ăn, đồuống đảm bảo chất lượng nhằm tạo hiệu quả kinh doanh
- Nhiệm vụ:
+ Chịu trách nhiệm phục vụ khách hàng ăn uống tiệc hội nghị, hội thảo,tiệc cưới đúng giờ, kịp thời, chính xác, đúng nguyên tắc và động tác quy định+ Tìm hiểu và nawmss vững yêu của khách để đáp ứng mọi yêu cầu củakhách
+ Tạo môi trường hấp dẫn để khách thưởng thức các món ăn, đồ uốngthông qua việc sắp đặt, bài trí phòng ăn, bàn ăn, ánh sáng và cả phong cách giaotiếp
+ Duy trì tốt vệ sinh an toàn thực phẩm và vệ sinh môi trường
+ Thực hiện tốt việc bảo vệ tài sản, lao động, kĩ thuật của khách sạn
+ Thường xuyên thu thập thôn tin từ khách hàng và nghiêm chỉnh báo cáovới cấp trên để nâng cao chất lượng phục vụ
+ Thường xuyên trau dồi kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ, có ýthức đoàn kết lần nhau nhằm nâng cao năng suất, chất lượng
Trang 14- Phối hơp với Trưởng bộ phận bán hàng xây dựng thực đơn phù hợp vớiyêu cầu, đòi hỏi của thị trường
- Đảm bảo tiêu hao vật chất ơ mức thấp nhất, đạt hiểu quả theo tiêu chuẩncủa công ty quy định
- Thực hiện công tác quản lý môi trường tại bộ phận
- Thực hiện công tác phòng chống cháy nổ trong khu vực
d) Bộ phận kế toán
- Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
+ Công tác tài chính;
+ Công tác kế toán tài vụ;
+ Công tác kiểm toán nội bộ;
+ Công tác quản lý tài sản;
+ Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty;
+ Quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán tron
g toàn Công ty;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
- Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty
- Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu chi, kiểm tra việc thu chi các khoản tiềnvốn, sử dụng vật tư của công ty
- Chủ trì xây dựng, soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác tàichính, kế toán
- Phối hợp với các bộ phận khác trong việc mua sắm, thanh lý, nhượngbán…tài sản của công ty
Trang 15- Phối hợp với công an phường, công an thành phố Hà Nội thực hiện cácbiện pháp phòng ngừa và ngăn chặn những hành vi vi phạm nội quy Công ty
- Hướng dẫn, chỉ đương cho khách lên trung tâm tham dự tiệc cưới Trônggiữ xe cho các thành viên trong Công ty và khách đến lên hệ công tác
- Quản lý hệ thống kiểm soát an ninh: bộ đàm, hệ thống báo cháy…
-Thực hiện một số công tác khác theo sự phân công của Giám đốc hoặcngười được uỷ quyền
f) Bộ phận Hành chính
Là đơn vị tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty về các công tác tổchức, công tác cán bộ, thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối vớicán bộ công nhân viên, quản lý hồ sơ lí lịch của cán bộ-công nhân viên, công táchành chính, công tác văn thư-lưu trữ, phục vụ xe con công ty Bộ phận hànhchính có nhiệm vụ:
- Tổ chức đào tạo, tuyển dụng nhân sự
- Xây dựng, cập nhật, duy trì và cải tiến các chính sách về nhân sự, các quátrình liên quan đến giải quyết các chế độ cho cán bộ nhân viên theo quy định củaluật Lao động và quy chế của Công ty
- Phụ trách trách công tác phát ngôn, tham gia các hoạt động xã hội
- Quản lý có hiệu quả các trang thiết bị, văn phòng phẩm
- Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định
- Xây dựng các tổ chức xã hội và phong trào xã hội như: tổ chức côngđoàn, hội thanh niên, hội phụ nữ…
- Soạn thảo các văn bản theo đúng quy định của pháp luật, theo yêu cầucông việc Quản lý các văn bản đi-đến ; các tài liệu có liên quan đến Công ty;quản lý và sắp xếp, kiểm tra tính hợp pháp của văn bản tài liệu lưu hồ sơ
- Bộ phận hành chính được quyền yêu cầu các bộ phận khác trong Công tycung cấp tài liệu, số liệu cần thiết về lĩnh vực tổ chức, lao động, tiền lương vàhành chính quản trị để phục vụ cho việc hoàn thành nhiệm vụ văn phòng
2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace
Trang 162.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 2.1.1.1 Chức năng của văn phòng
- Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong các lĩnh vực công tác như: vănthư -lưu trữ; hành chính quản trị; tổ chức quản lý lao động; chế độ quản lý tiềnlương và đào tạo; quản lý tài sản; an ninh bảo vệ; phòng chống cháy nổ và vệsinh môi trường trụ sở cơ quan Công Ty và các công tác khác có liên quan đếnchức năng, nhiệm vụ đươc lãnh đạo Công ty giao
- Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho Công ty
- Giúp Giám đốc nắm bắt và tổng hợp, xử lý thông tin; phản ánh tình hìnhhoạt động của Công ty
2.1.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng
- Quản lý và hướng dẫn các phòng ban cơ quan Công ty về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của Cơ quanCông ty theo quy định của pháp luật
- Kiểm tra thể thức và thủ tục hành chính trong việc ban hành các văn bản của Công ty
- Tổ chức và phục vụ các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Lãnh đạo Công ty; thông báo ý kiến kết luận tại các hội nghị, cuộc họp giao ban, làm việc của Giám đốc; phối hợp với các phòng, chuẩn bị các bài viết, trả lời, phỏng vấn cho Lãnh đạo Công ty
- Tham mưu cho Lãnh đạo về công tác tổ chức nhân sự của Công ty
- Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong việc thực hiện các chế độ, chính sách (nâng lương, nâng bậc, tiền lương, tiền thưởng, thu nhập, giải quyết các chế
độ BHXH…) với người lao động, kế hoạch trang bị BHLĐ cho người lao động
- Xây dựng kế hoạch lao động, định biên, định mức lao động, theo dõi tổnghợp tình hình sử dụng lao động, thu nhập từ tiền lương, phân tích tình hình sử dụng lao động, trả lương cho CBCNV
Trang 17- Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và sức khỏe cho CBCNV.
- Hướng dẫn công tác thi đua, làm thường trực hội đồng: Thi đua, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nâng bậc Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê theo Quy định
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty mọi hoạt động của phòng và các lĩnh vực được phân công theo chức năng
- Tham mưu và góp ý kiến với Lãnh đạo Công ty về việc bố trí, sắp xếp laođộng, sử dụng lao động và các Quy định hiện hành khác trong toàn Công ty Kiến nghị Lãnh đạo Công ty xử lý các trường hợp vi phạm kỷ luật của Công ty
- Được phép ký các loại văn bản theo chức năng khi được Giám đốc Công
ty ủy quyền trực tiếp
- Quản lý Đội xe văn phòng phục vụ nhu cầu công tác của CBCNV trong Công ty
- Kiểm tra định kỳ và đột xuất việc chấp hành chính sách, Pháp luật của Nhà nước, các Quy chế, Quy định của Công ty
- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện nội quy bảo vệ an ninh trật tự cho toàn thể CBCNV Phối hợp với cơ quan Công an, quân sự địa phương để thực hiện tốt công tác này
- Tổ chức, kiểm tra, đôn đốc thực hiện công tác bảo vệ tài sản của Công ty Quản lý, lập và thực hiện các phương án bảo vệ các mục tiêu quan trọng, các công trình trọng điểm trong toàn bộ khu vực Công ty quản lý
Đối với khách đến giao dịch, làm việc hoặc tham quan giao lưu, nhân viên bảo vệ có trách nhiệm hướng dẫn và thực hiện đầy đủ các Quy định đã ban hành,nghiêm cấm không cho người không có nhiệm vụ vào khu vực làm việc của Công ty
- Phối hợp với các Cơ quan chính quyền tại địa phương để thực hiện việc quản lý nhân, hộ khẩu trong Công ty theo Quy định hiện hành của Nhà nước và hoạt động khác tại địa phương
Trang 18- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Công ty giao.
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng
2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng
Việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng Công ty Cổphần Hà Nội Diamond Palace như sau:
a) Lãnh đạo văn phòng
- Tham mưu cho Giám đốc Công ty xây dựng, kiện toàn, cải tiến và tổ chức
áp dụng cơ chế quản trị hành chính của Công ty
- Soạn thảo các nội quy, quy trình, biểu mẫu phục vụ quản trị nội bộ
- Tổ chức soạn thảo hợp đồng mua bán của phòng Hành chính
- Tổ chức giám sát việc thực hiện các quy định, quy chế của Công ty
TRƯỞNG PHÒNG
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
NHÂN VIÊN LÁI XE NHÂN VIÊN
LỄ TÂN
Trang 19- Tổ chức các hoạt động chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động: Văn hóa văn nghệ, các phong trào đoàn thể, tham quan nghỉ mát, tổ chức sinh nhật….
- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm việctại Công ty
- Chủ trì việc phối hợp, hỗ trợ các đơn vị thành viên trong công tác hành chính
- Quản lý, giám sát các công việc và nhân sự của phòng Hành chính
- Thực hiện các công việc khác do Giám đốc phân công
b) Các bộ phận nhân viên trong văn phòng
* Phó Trưởng phòng
- Phó Trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng, được Trưởng phòngphân công nhiệm vụ Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về công việc đượcgiao
- Tham mưu, giúp việc cho Trưởng phòng trong các lĩnh vực công tácHành chính
- Kiểm tra, giám sát quá trình hoàn thành công việc của nhân viên
- Thực hiện các công việc do Trưởng phòng giao
* Nhân viên Hành chính- Văn thư
- Soạn thảo các văn bản hành chính thuộc phạm vi công việc phòng Hànhchính
- Soạn thảo và phân phối các biểu mẫu của công tác quản trị hành chính(sau khi được phê duyệt và ban hành thực hiện) và theo dõi việc thực hiện
- Phôtô công chứng theo yêu cầu của Trưởng phòng
- Theo dõi, kiểm tra nhân viên vệ sinh thực hiện công việc Tổ chức mua,cấp phát và theo dõi việc sử dụng dụng cụ, vật tư vệ sinh
- Theo dõi việc sử dụng xe văn phòng và hợp đồng gửi xe văn phòng
Trang 20- Hỗ trợ CBNV đi công tác: đặt vé máy bay, khách sạn…khi có yêu cầu.
- Làm thủ tục mua tất cả các loại vật tư, vật phẩm cần thiết phục vụ việcthờ cúng, tiếp khách, hiếu, hỉ, sinh nhật, hỏi thăm…thuộc trách nhiệm phòngHành chính
- Thực hiện các công việc khác do Chánh văn phòng phân công
- Quản lý hồ sơ pháp lý của Công ty, quản lý giấy ĐKKD, các bản sao giấyĐKKD, các văn bản của Hội đồng quản trị
- Lưu giữ hồ sơ, hợp đồng mua bán của phòng Hành chính
- Viết giấy giới thiệu
- Scan các văn bản theo yêu cầu và qui định của công ty
* Nhân viên lễ tân
- Tiếp nhận, xử lý, chuyển các cuộc điện thoại theo qui định
- Tiếp nhận và chuyển các loại văn bản đi đến, vào sổ theo dõi văn bản( fax, chuyển phát nhanh…)
- Tiếp đón, hướng dẫn, tiễn khách, hỗ trợ khách đến làm việc tại Công tytheo đúng qui định
- Chuẩn bị phòng họp của Công ty theo lịch họp thường xuyên và yêu cầu
- Thực hiện chấm công cho CBNV hàng ngày, tổng hợp bảng chấm cônghàng tháng
- Chuẩn bị các nội dung cần truyền thông tới CBNV trên màn hình của theoqui định của Công ty
- Nhận đơn xin nghỉ việc trình Trưởng phòng ký và lưu đơn theo quy định
- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công
* Nhân viên QTTS – CNTT
Trang 21- Quản trị hệ thồng mạng nội bộ, Internet, tổng đài hiện tại của Công ty.
- Mua sắm tài sản thiết bị tin học, viễn thông, máy móc văn phòng và tàisản khác theo yêu cầu của Trưởng phòng
- Lập hồ sơ và tổ chức quản lý tài sản của Công ty Lưu trữ phiếu bảo hành
và tài liệu hướng dẫn sử dụng
- Hướng dẫn, hỗ trợ CBNV sử dụng máy móc thiết bị Công ty
- Lập các phần mềm ứng dụng, hỗ trợ giải pháp thực hiện công việc cácphòng ban
- Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp, sửa chữa, khắc phục sự cố củamáy móc, thiết bị của Công ty đảm bảo hoạt động tốt
- Thực hiện việc sửa chữa văn phòng, sắp xếp, bố trí làm việc cho CBNVtheo chỉ đạo của Chánh văn phòng
- Đề xuất phương án sử dụng, điều chuyển tài sản theo yêu cầu và mục đíchcông việc của các phòng ban
- Theo dõi, kiểm tra và phát hiện kịp thời các sự cố về điện, nước, điều hòa,thang máy và các thông báo kịp thời đối với đơn vị cho thuê văn phòng để phốihợp giải quyết Đối với các sự cố nhỏ chủ động lên phương án giải quyết
- Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng phân công
* Nhân viên lái xe
- Thực hiện đưa đón CBNV đi công tác theo quy định
- Quản lý, bảo dưỡng và sử dụng xe đúng quy định
- Giữ gìn vệ sinnh xe luôn sạch sẽ
- Thực hiện các công việc khác do Chánh văn phòng phân công
3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond palace:
3.1 Hệ thống hoá các văn bản quản lí của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace
Trong quá trình tìm hiểu tại cơ quan, hiện tại em chưa thấy có văn bản nàoquy định về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban hành:
Trang 22* Nguyên nhân
- Do lĩnh vực hoạt động của Công ty là kinh doanh dịch vụ (chủ yếu là dịch
vụ ăn uống không thường xuyên: tiệc cưới, hội nghị, sự kiện…) Công ty tuy đã
đi vào hoạt động trong một thời gian nhưng do điều kiện nguồn lực còn chưa dồidào đáp ứng được nhu cầu hiện tại của Công ty Công tác văn thư, lưu trữ đóngmột vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt của cơ quan, tổ chức nhưng cũng
là hoạt động bổ trợ cho hoạt động chính của Công ty do vậy công tác văn thư,lưu trữ chưa được chú trọng, quan tâm tới nhiều
* Thuận lợi
Hiện tại, tuy chưa ban hành được văn bản nào quy định về công tác vănthư, lưu trữ cho cơ quan nhưng Công ty vẫn thực hiện đúng công tác này theođúng quy định của pháp luật Công ty đã áp dụng và thực hiện các văn bản:
- Công văn số 139/VTLTNN-TTTh ngày 14 tháng 3 năm 2009 về việcHướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng
- Quy ché công tác Văn thư – Lưu trữ của Cục Văn thu Lưu trữ Nhà nước( Ban hành kèm theo Quyết định số 282/QĐ-VTLT ngày 13 tháng 12 năm 2010của Cục trưởng Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về việchướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đượcđẩy mạnh
* Khó khăn
- Công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế làm ảnh hưởng không nhỏđến hoạt động chỉ đạo điều hành trong cơ quan như: Quy trình quản lý, giảiquyết văn bản đi - đến tại Công ty chưa đúng quy định pháp luật còn hiện tượng
để thất lạc văn bản; văn bản sai sót về thể thức trình bày khi ban hành
- Cán bộ văn thư, lưu trữ còn thiếu trình độ chuyên môn, nghiệp vụ chưađáp ứng được yêu cầu theo quy định; cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư,lưu trữ còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ, đặc biệt là kho lưutrữ tại Công ty còn sơ sài, bố trí thiếu khoa học
Trang 23- Hệ thống hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ còn ít chưa phát huy tácdụng.
- Công tác xác định giá trị tài liệu chưa thực hiện nên chưa có bảng kê thờihạn bảo quản đối với các loại tài liệu
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace
Trong bất kỳ cơ quan nào, tổ chức bộ phận văn thư hoàn toàn phụ thuộcvào hình thức tổ chức công tác văn thư được áp dụng ở đó Hiện nay, ở nước ta
có ba hình thức tổ chức công tác văn thư được áp dụng: tập trung, phân tán vàhỗn hợp
Công tác văn thư trong Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace được tổchức theo mô hình văn thư tập trung Khi công tác văn thư được tổ chức theo
mô hình tập trung thì toàn bộ các công đoạn và thao tác nghiệp vụ về xử lý vănbản được thực hiện tại một nơi tập chung cho cả cơ quan- văn phòng và do mộtngười đảm nhiệm
Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace lựa chọn mô hình tổ chức côngtác văn thư tập trung vì Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nghànhdịch vụ nên khối lượng văn bản chu chuyển (đi, đến, nội bộ) của Công ty khôngquá nhiều chủ yếu là các hợp đồng ký kết với khách hàng, công văn cảm ơn, kếhoạch kinh doanh Công ty lựa chọn mô hình tổ chức công tác văn thư tậptrung là hợp lý, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, vị trí, phạm vi thẩm quyềncủa cơ quan và đặc biệt nó cho phép giảm bớt chi phí cho việc thực hiện côngtác văn thư, cải tiến tổ chức lao động của người làm công tác văn thư và tạo điềukiện thuận lợi cho việc định mức hoá, chuyên môn hoá, đảm bảo sự thống nhấttrong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace
3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace
Trang 24Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace có thểm quyền ban hành các vănbản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường là những vănbản mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạmpháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giaodịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan.
- Phân loại: Văn bản hành chính thông thường gồm:
+ Văn bản không có tên loại: công văn (công văn hướng dẫn, công văn giảithích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, công văn phúc đáp, )
+ Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình, biên bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,
3.3.2 Nhận xét về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace
Theo giáo trình ‘‘Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản- Học viện hànhchính Quốc Gia 2002’’ : ‘‘Thể thức văn bản là những yếu tố hình thức cơ cấunội dung đã được thể chế hoá’’ Vậy, thể thức văn bản chính là cách thức trìnhbày có tính bố cục không chỉ là hình thức mà còn cả yếu tố nội dung được nhànước quy định
4.Địa danh, ngày ,tháng, năm ban hành văn bản
5.Tên loại và trích yếu
6.Nội dung văn bản
7.Thẩm quyền ký, chữ ký và họ tên đầy đủ của người ký
8.Con dấu hợp pháp
Trang 259.Nơi nhận
10.Các yếu tố có thể có: Mật khẩn, dự báo
11 Các yếu tố khác có thể có: Địa chỉ cơ quan, điện thoại…
b) Kỹ thuật trình bày văn bản
- Phải đảm bảo tính khoa học, chuẩn xác và đúng tiêu chuẩn, theo tiêuchuẩn 6900:2001-Về kỹ thuật trình bày văn bản gồm: Khổ giấy, kiểu trình bàyvăn bản, định lề trong văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phôngchữ, cỡ chữ và các chi tiết trình bày khác
- Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của Công ty so với quyđịnh hiện hành tương đối chính xác Công tác soạn thảo và ban hành văn bảncủa Công ty tương đối đầy đủ và đúng thủ tục, quy trình, cách thức tiến hành.Văn bản được soạn thảo theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trìnhbày văn bản
* Ưu điểm:
Trong mỗi văn bản đều đã đảm bảo đủ các yếu tố bắt buộc của thể thứcsau: Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số ký hiệu, địa danh ngày tháng năm,trích yếu, tên loại văn bản, chữ ký, nơi nhận văn bản.Các văn bản đã thể hiệnđược bố cục văn bản tương đối rõ ràng, giúp người tiếp nhận văn bản dễ dàngnắm bắt thông tin hơn Các văn bản trình bày có sự phù hợp giữa cơ quan banhành với thẩm quyền, chức vụ người ký và dấu cơ quan.Khi soạn thảo văn bản,người soạn thảo đã bước đầu chú ý đến vấn đề thể thức văn bản.Cụ thể văn bảncủa Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace ban hành đều được đánh số, kýhiệu và được lưu lại văn thư nên dễ dàng cho việc bảo quản và tìm kiếm văn bảnmỗi khi có yêu cầu phục vụ giải quyết văn bản
* Hạn chế:
Bên cạnh những ưu điểm, trong công tác soạn thảo văn bản, ban hành vănbản còn nhiều tồn tại cần được khắc phục, hoàn thiện về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản Qua quá trình khảo sát văn bản hành chính tại Công ty, tôi
Trang 26nhận thấy văn bản ở Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace còn mắc các lỗinhư sau về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
- Ở hầu hết các loại ban hành văn bản phần căn chỉnh lề, cỡ chữ khôngchính xác Phần trình bày Quốc hiệu chưa đúng kiểu chữ in hoa, chữ đứngnhưng không đậm Dưới dòng tiêu ngữ của các văn bản , thay vào đường kẻngang, nét liền là đường kể đứt và được trình bày hoa văn Ví dụ lỗi sai:
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -+ Có những văn bản phần quốc hiệu, tiêu ngữ trình bày cỡ chữ khác nhau,không có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng với độ dài dòng chữ ( Phụlục số )
- Phần trình bày tên cơ quan ban hành văn bản, qua quá trình tìm hiểu một
số văn bản, phần trình bày các yếu tố này trong các văn bản hành chính củaCông ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace còn nhiều thiếu sót như trong văn bảntên cơ quan ban hành văn bản không trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ khôngcùng với cỡ chữ của Quốc hiệu Nhiều văn bản còn tồn tại viết tắt tên cơ quanban hành không theo quy đinh Và hầu hết các văn bản đều không có đường kẻ
kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối sovới dòng chữ Ví dụ:
“CTCPHN Diamond Palace”
- Thể thức địa danh, ngày tháng năm là phần trình bày chưa đảm bảo yêucầu ở các văn bản được trình bày trong Công ty Cổ phần Hà Nội DiamondPalace Người soạn thảo văn bản thường tự ý thêm hoặc bớt số “0” đằng trướcchữ số chỉ ngày tháng một cách tuỳ tiện Ví dụ: “ Hà Nội, ngày 5 tháng 04 năm2015”
- Thể thức nơi nhận là trình bày sai sót nhiều nhất trong các văn bản ởCông ty Nơi nhận tại ô 9b( áp dụng với cồng văn hành chính và các loại vănbản khác) phải được trình bày một dòng riêng ngang với dòng chữ “quyền hạn,chức vụ của người ký” và sát lề trái sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường,