MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN I: MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP 1 PHẦN II: NỘI DUNG 3 1.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHOÁNG SẢN YÊN BÁI VPG 3 1.1.Vài nét về Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG 3 1.2.1 Chức năng của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG 3 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG 4 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG 5 2.SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 5 2.1.Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 5 2.2.Thẩm quyền ban hành văn bản 6 2.3.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 6 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 13 2.5. Đánh giá, nhận xét. 13 3. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 15 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng văn bản 15 3.2. Đăng ký văn bản 15 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 15 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 15 3.5. Lưu văn bản đi 15 3.6. Nhận xét, đánh giá 15 4. QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 16 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 16 4.2. Đăng ký văn bản đến 17 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 17 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 17 4.5. Nhận xét, đánh giá 17 5. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 18 5.1. Các loại dấu cơ quan 18 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 18 5.3. Bảo quản con dấu 18 5.4. Nhận xét, đánh giá 18 6. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 19 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 19 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 19 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 19 6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 19 6.5. Nhận xét, đánh giá 20 7. TÌM HIỂU VỀ NGHI THỨC NHÀ NƯỚC, KỸ NĂNG GIAO TIẾP 20 7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 20 7.2. Nhận xét, đánh giá 21 8. TÌM HIỂU VỀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 21 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. 21 8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 22 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 22 8.4. Nhận xét, đánh giá 22 PHẦM III. KẾT LUẬN 24 3.1 Ưu điểm 24 3.2. Nhược điểm 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian kiến tập tại Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG,bản thân tôi đã cố gắng để hoàn thành tốt công việc được giao nhưng với thờigian cho phép và khả năng nghiên cứu, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế Vậynên, bài báo cáo của tôi không tránh khỏi những thiếu sót, nhưng với tinh thầnhọc hỏi và nghiêm túc trong thời gian kiến tập vừa qua, tôi rất mong nhận đượcthêm sự chỉ bảo của thầy cô để báo cáo của tôi được hoàn thiện và đầy đủ hơn
Để hoàn thành bài báo cáo này, tôi xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo,hướng dẫn tận tình của các thầy cô trong khoa Quản trị Văn phòng đặc biệt là
cô Lâm Thu Hằng, giảng viên hướng dẫn khoa Quản trị Văn phòng trường ĐạiHọc Nội Vụ Hà Nội Đồng thời, tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡcủa Lãnh đạo Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG, và các cô, anh, chịtrong văn phòng và đặc biệt là cô Phạm Thị Thanh Hà - Trưởng phòng tổ chức,hành chính đã tận tình chỉ bảo và tạo mọi điều kiện tốt nhất để tôi hoàn thànhđợt kiến tập quan trọng này
Trong quá trình làm báo cáo chắc chắn còn thiếu sót hoặc chưa đầy đủ nộidung theo yêu cầu của nhà trường Kính mong quý Thầy Cô quan tâm và tạođiều kiện giúp đỡ
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 23 tháng 6 năm 2017
Sinh viên Trần Thị Thành
Trang 2MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
PHẦN I: MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP 1
PHẦN II: NỘI DUNG 3
1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHOÁNG SẢN YÊN BÁI VPG 3
1.1 Vài nét về Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG 3
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG 3
1.2.1 Chức năng của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG 3
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG 4
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG 5
2 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 5
2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 5
2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 6
2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 6
2.4 Quy trình soạn thảo văn bản 13
2.5 Đánh giá, nhận xét 13
3 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 15
3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng văn bản 15
3.2 Đăng ký văn bản 15
3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 15
3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 15
3.5 Lưu văn bản đi 15
3.6 Nhận xét, đánh giá 15
4 QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 16
4.1 Tiếp nhận văn bản đến 16
4.2 Đăng ký văn bản đến 17
Trang 34.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 17
4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 17
4.5 Nhận xét, đánh giá 17
5 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 18
5.1 Các loại dấu cơ quan 18
5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 18
5.3 Bảo quản con dấu 18
5.4 Nhận xét, đánh giá 18
6 LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN .19
6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 19
6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 19
6.3 Phương pháp lập hồ sơ 19
6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 19
6.5 Nhận xét, đánh giá 20
7 TÌM HIỂU VỀ NGHI THỨC NHÀ NƯỚC, KỸ NĂNG GIAO TIẾP 20
7.1 Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 20
7.2 Nhận xét, đánh giá 21
8 TÌM HIỂU VỀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 21
8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức 21
8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 22
8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 22
8.4 Nhận xét, đánh giá 22
PHẦM III KẾT LUẬN 24
3.1 Ưu điểm 24
3.2 Nhược điểm 25
TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC
Trang 5BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
Trang 6PHẦN I: MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP
Như chúng ta đã biết, trong bất kỳ cơ quan nào cũng đều cần có vănphòng Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lýthông tin phục vụ cho lãnh đạo Văn phòng có vai trò quan trọng trong cơ quan,
tổ chức Công tác văn phong thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển,tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức Ngược lạicông tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn và khôngđạt được hiệu quả công tác như mong muốn Bởi vậy công tác văn phòng khôngchỉ có những đóng góp to lớn cho cơ quan, tổ chức mà còn góp phần vào sự thúcđẩy phát triển xây dựng đất nước
Là một sinh viên nghành Quản trị Văn phòng của trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, tôi đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu thực tế tôi phầnnào đã hiểu được những đặc điểm, vai trò, hoạt động của văn phòng Nhằmtrang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức vàthực hiện những hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Đồng thờivới mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn, hàng nămkhoa và nhà trường đều tổ chức cho sinh viên năm ba đi kiến tập thực tế để nângcao hiểu biết cũng như tiếp xúc dần với công việc sau này
Qua đợt kiến tập này, sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng nghềnghiệp, ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc của một cán bộ làm công tácVăn phòng
Được sự đồng ý của lãnh đạo Công Ty cổ phần Khoáng Sản Yên BáiVPG và theo sự phân công của Khoa Quản trị Văn phòng trường Đại Học Nội
Vụ Hà Nội, tôi về kiến tập tại văn phòng Công Ty cổ phần Khoáng Sản Yên BáiVPG từ ngày 29/05/2017 đến 18/06/2017
Mặc dù nội dung kiến tập khá phức tạp, thời gian kiến tập có hạn nhưngvới sự quan tâm, tạo điều kiện của đồng chí trưởng phòng tổ chức hành chính,
sự chỉ bảo tận tình của các cô, anh, chị công tác lâu năm trong phòng, sự giúp đỡtận tình của giáo viên hướng dẫn và cùng với sự nỗ lực của bản thân tôi đã hoànthành tốt các yêu cầu của nội dung kiến tập
Trang 7Thông qua nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành qua các khâunghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản YênBái VPG, tôi đã hiểu được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ.Những thu thập được trình bày cụ thể trong báo cáo dưới đây.
Báo cáo kiến tập của tôi được xây dựng trên cơ sở những quy định, nhữngkiến thức lý luận chung cũng như hoạt động tìm hiểu thực tiễn Qua bài báo cáonày, tôi mạnh dạn đánh giá và đề xuất một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quảhoạt đông công tác văn phòng trong cơ quan của Công Ty Cổ Phần Khoáng SảnYên Bái VPG Cũng như văn phòng tại các doanh nghiệp
Trang 8PHẦN II: NỘI DUNG
1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN KHOÁNG SẢN YÊN BÁI VPG
1.1 Vài nét về Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG
Tên cơ quan: Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG
Địa chỉ : số 623, đường Điện Biên, phường Minh Tân, thành phố Yên Bái.Điện thoại: 0293.852.554
Hiện nay công ty đang sở hưu 02 mỏ felspat, 01 mỏ Graphite và 01 mỏ
Đá hoa trắng.Bằng kinh nghiệm lâu năm trong công việc khai thác, chế biến vàkinh doanh các loại khoáng sản, công ty đã góp vốn lien doanh với tập đoàn đaquốc gia IMERYS để thành lập Công ty Liên doanh Canxi Cacbonnat (YBB)chuyên sản xuất quặng Cacbonnat Canxi và bột Cacbonnat Canxi siêu mịn
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG
1.2.1 Chức năng của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG
- Khai thác chế biến các loại khoáng sản, sản xuất quặng CacbonnatCanxi và bột Cacbonnat canxi siêu mịn
- Kinh doanh và xuất khẩu các loại khoáng sản
- Kinh doanh các ngành nghề khác được nhà nước cho góp
- Cung ứng nguyên vật liệu ổn định cho các nhà sản xuất gạch ốp látCeramic, thiết bị sứ vệ sinh, kính xây dựng, hóa phẩm khoan dầu khó, pin điệncực, vật liệu chịu lửa
Trang 91.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG
Là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh, nhiệm vụ cơ bản của Công Ty CổPhần Khoáng Sản Yên Bái VPG là giải phóng những vừng mỏ, khoáng sản đểthuật lợi cho việc cung cấp các sản phẩm ra thị trường, tạo việc làm nhằm đảmbảo đời sống cư dân quanh vừng và phát triển tiềm năng về nguồn tài nguyênkhoáng sản nước cơ, là cơ hội để vươn ra thế giới
Ngoài ra Công ty còn có một số nhiệm vụ sau:
- Kinh doanh theo đúng nghành nghề đã đăng ký và phù hợp với mụcđích thành lập, xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, dài hạn
- Thực hiện tốt nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước thông qua nghĩa vụnộp thuế
- Phấn đầu thực hiện tốt các chỉ tiêu đã đề ra
- Xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ kinh doanh, cán bộ quản lý, cán bộquản lý có trình độ ngày càng cao để thực hiện tốt công tác quản lý, kinh doanh
có hiệu quả trong tình hình hiện nay
- Tạo công ăn việc làm cho công nhân tại địa phương, góp phần giảiquyết những vấn đề xã hội, tang thu nhập cho người lao động, tăng cổ tức chocác cổ đông, đóng góp ngân sách nhà nước ngày càng nhiều và phát triển côngty
- Quản lý, khai thác, bảo toàn và phát triển có hiệu quả nguồn vốn, mởrộng sản xuất kinh doanh và đảm bảo đầu tư
- Không ngừng đổi mới trang thiết bị, cải tiến kỹ thuật, nâng cao chấtlượng sản phẩm
Trang 101.2.3 Cơ cấu tổ chức của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG
Cơ cấu cổ chức của Công Ty
Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty đảm bảo được tính tập trung,thống nhất, có tinh thần đoàn kết, có ý thức trách nhiệm, và nhất quán giữa cácphòng ban
Nhiệm vụ của các phòng ban đã được quy định thành văn bản riêng
2 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
Văn phòng công ty ban hành loại văn bản bao gồm: tất cả các loại vănbản mà doanh nghiệp ban hành như: quyết định, công văn, thông báo, báo cáo…
và thứ hai là các loại văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của công ty như: báocáo, công văn, giấy mời…
TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TỔNG GIÁM
ĐỐC
Phòng tổ chức hành chính
Phòng kỹ thuật
khai thác
Phòng pháp chế
Phòng tài chính
kế toán
Phòng kinh doanh vật
tư
Trang 11Các loại văn bản văn phòng ban hành trong những năm gần đây
Tên loại
văn bản
Số lượngNăm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản
Đối với các loại văn bản do công ty ban hành thì Chủ tịch và Phó Chủ tịchcông ty có thẩm quyền ký và ban hành Còn đối với các loại văn bản do Vănphòng ban hành thẩm quyền ban hành thuộc về trưởng phòng và Phó trưởngphòng
2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được trình bày đúng theo quy địnhtại thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ
in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Trang 12b) Tên cơ quan tổ chức ban hành
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chứcchủ quản trực tiếp và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếmkhoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng
cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dướitên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dàibằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trườnghợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiềudòng
YÊN BÁI VPG
c) Số, ký hiệu của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổchức Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngàyđầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữviết tắt và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữadưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡchữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/),giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ,
d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính
Trang 13(tên huyện) nơi Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG đóng trụ sở.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản đượcban hành
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng
1, 2 đã ghi thêm số 0 ở trước
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùngmột dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh viết hoa; sau địa danh códấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu
Ví dụ: Yên Bái, ngày 20 tháng 06 năm 2017
e) Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức banhành Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từphản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại đượctrình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo,
tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngaydưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bêndưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dàicủa dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ
Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập đoàn thanh tra
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v”bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữadưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản
Ví dụ: Số: 12/QĐ-BHXH
V/v Báo cáo dự kiến công tác nhân sự
Trang 14f) Nội dung văn bản
Nội dung văn bản đã đáp ứng được những yêu cầu như:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp vớiquy định của pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương
và từ ngữ nước ngoài
- Chỉ viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữtiếng Việt dễ hiểu Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong vănbản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ đã được đặttrong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý đểban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều,khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo mộttrình tự nhất định
Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữđứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cmđến 1,27cm; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cáchgiữa các dòng hay cách dòng tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc từ 15pt trở lên;khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗicăn cứ đều xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kếtthúc bằng dấu phẩy
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,khoản, điểm thì được trình bày như sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chươngđược trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã
Trang 15Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ
- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ
in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau sốthứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữđứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau sốthứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữđứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trênmột dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việttheo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡchữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục,khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên mộtdòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề của phần được trình bàyngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,đậm;
- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và đượctrình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng mộthàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau sốthứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ
Trang 16đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trênmột dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theophần, chương, mục, điều, khoản, điểm
g, Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người kývăn bản trong công ty
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt)vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vàotrước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủyquyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ kháccủa người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”,
“KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bàychữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm
Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ inthường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so vớiquyền hạn, chức vụ của người ký
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c
PHÓ GIÁM ĐỐC
Nguyễn Đình khoa
h) Dấu của cơ quan, tổ chức
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 vàKhoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc
Trang 17đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theođược thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai đượcđóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên mộtphần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản
i) Nơi nhận
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận vănbản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giámsát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b
Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bảnđược trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan,
tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhânđược trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổchức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhânhoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng,đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng
có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấuhai chấm
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính vàcác loại văn bản khác) được trình bày như sau:
- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng ngang hàng với dòngchữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái, sau có dấu hai chấm, bằngchữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản đượctrình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổchức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản
Trang 18được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuốidòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấuhai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc
bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết),cuối cùng là dấu chấm
Ví dụ: Nơi nhận:
- Như điều 3(thi hành);
- Giám đốc (bc)
- Lưu VP, NV
2.4 Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Công Ty Cổ Phần KhoángSản Yên Bái VPG đã đi sát các bước thực hiện về nội dung tuy có một số lỗi sovới tiêu chuẩn Nhà nước song cũng đã và đang dần thay đổi để ngày càng hoànthiện hơn
Quy trình soạn thảo của Văn phòng bao gồm các bước sau:
Bước 1: Căn cứ vào nội dung, tính chất của văn bản cần soạn thảo ngườiđứng đầu Văn phòng sẽ giao cho đơ vị cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo
Bước 2: Cá nhân được giao nhiệm vụ phải xác định mục đích, giới hạncủa văn bản, đối tượng giải quyét và thực hiện văn bản
Bước 3: Chọn tên loại văn bản
Bước 4: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cầnsoạn thảo
Bước 5: Thu thập và xử lý thông tin
Bước 6: Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo
Bước 7: duyệt bản thảo
Bước 8: Nhân văn
Bước 9: Kiểm tra, xử lý kỹ thuật, ký, hoàn thiện văn bản để ban hành
2.5 Đánh giá, nhận xét.
+ Ưu điểm:
- Về cơ bản thì văn bản do Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG
Trang 19ban hành đã đảm bảo được kỹ thuật trình bày văn bản, tính thẩm mỹ khi trìnhbày văn bản.
- Nội dung văn bản phải đảm bảo phù hợp với hình thức văn bản được sửdụng, phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, phù hợp với quyđịnh của pháp luật
- Thể thức của văn bản được trình bày theo đúng quy định của nhà nước.văn bản được đánh máy đúng, rõ ràng, trình bày đúng kỹ thuật kích cỡ giấy theoquy định của nhà nước
- Văn bản được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, sử dụng ngôn ngữviết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu…
- Viết tắt , viết hoa trong văn bản tùy tiện, không theo quy tắc chính tả,
bố cục văn bản chưa hợp lý
- Căn lề còn chưa đúng quy định
- Một số văn bản vẫn còn một vài sai sót nhỏ như: sau mỗi một căn cứ làdấu (;) nhưng lại viết dấu (,) hoặc dấu (.), như vậy là sai
- Hằng năm tổ chức công tác kiểm tra,đánh giá công tác của cán bộ vănthư về soạn thảo và ban hành văn bản