Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN I: MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP 1 PHẦN II: NỘI DUNG 3 1.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHOÁNG SẢN YÊN BÁI VPG 3 1.1.Vài nét về Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG 3 1.2.1 Chức năng của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG 3 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG 4 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG 5 2.SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 5 2.1.Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 5 2.2.Thẩm quyền ban hành văn bản 6 2.3.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 6 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 13 2.5. Đánh giá, nhận xét. 13 3. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 15 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng văn bản 15 3.2. Đăng ký văn bản 15 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 15 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 15 3.5. Lưu văn bản đi 15 3.6. Nhận xét, đánh giá 15 4. QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 16 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 16 4.2. Đăng ký văn bản đến 17 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 17 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 17 4.5. Nhận xét, đánh giá 17 5. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 18 5.1. Các loại dấu cơ quan 18 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 18 5.3. Bảo quản con dấu 18 5.4. Nhận xét, đánh giá 18 6. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 19 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 19 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 19 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 19 6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 19 6.5. Nhận xét, đánh giá 20 7. TÌM HIỂU VỀ NGHI THỨC NHÀ NƯỚC, KỸ NĂNG GIAO TIẾP 20 7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 20 7.2. Nhận xét, đánh giá 21 8. TÌM HIỂU VỀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 21 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. 21 8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 22 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 22 8.4. Nhận xét, đánh giá 22 PHẦM III. KẾT LUẬN 24 3.1 Ưu điểm 24 3.2. Nhược điểm 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Trong thời gian kiến tập Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG, thân tơi cố gắng để hồn thành tốt cơng việc giao với thời gian cho phép khả nghiên cứu, kinh nghiệm thực tế hạn chế Vậy nên, báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, với tinh thần học hỏi nghiêm túc thời gian kiến tập vừa qua, mong nhận thêm bảo thầy để báo cáo tơi hồn thiện đầy đủ Để hoàn thành báo cáo này, xin chân thành cảm ơn bảo, hướng dẫn tận tình thầy khoa Quản trị Văn phòng đặc biệt Lâm Thu Hằng, giảng viên hướng dẫn khoa Quản trị Văn phòng trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Đồng thời, xin chân thành cảm ơn quan tâm giúp đỡ Lãnh đạo Cơng Ty Cổ Phần Khống Sản n Bái VPG, cơ, anh, chị văn phòng đặc biệt cô Phạm Thị Thanh Hà - Trưởng phòng tổ chức, hành tận tình bảo tạo điều kiện tốt để tơi hồn thành đợt kiến tập quan trọng Trong trình làm báo cáo chắn thiếu sót chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường Kính mong q Thầy Cơ quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 23 tháng năm 2017 Sinh viên Trần Thị Thành MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT QĐ VP Quyết Định Văn phòng PHẦN I: MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA Q TRÌNH KIẾN TẬP Như biết, quan cần có văn phòng Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý thơng tin phục vụ cho lãnh đạo Văn phòng có vai trò quan trọng quan, tổ chức Công tác văn phong thực tốt động lực thúc đẩy phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quan, tổ chức Ngược lại công tác văn phòng thực khơng tốt dẫn đến nhiều khó khăn khơng đạt hiệu công tác mong muốn Bởi công tác văn phòng khơng có đóng góp to lớn cho quan, tổ chức mà góp phần vào thúc đẩy phát triển xây dựng đất nước Là sinh viên nghành Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu thực tế tơi phần hiểu đặc điểm, vai trò, hoạt động văn phòng Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Đồng thời với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn, hàng năm khoa nhà trường tổ chức cho sinh viên năm ba kiến tập thực tế để nâng cao hiểu biết tiếp xúc dần với công việc sau Qua đợt kiến tập này, sinh viên rèn luyện thêm kỹ nghề nghiệp, ý thức trách nhiệm phong cách làm việc cán làm công tác Văn phòng Được đồng ý lãnh đạo Cơng Ty cổ phần Khoáng Sản Yên Bái VPG theo phân cơng Khoa Quản trị Văn phòng trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, kiến tập văn phòng Cơng Ty cổ phần Khống Sản n Bái VPG từ ngày 29/05/2017 đến 18/06/2017 Mặc dù nội dung kiến tập phức tạp, thời gian kiến tập có hạn với quan tâm, tạo điều kiện đồng chí trưởng phòng tổ chức hành chính, bảo tận tình cơ, anh, chị cơng tác lâu năm phòng, giúp đỡ tận tình giáo viên hướng dẫn với nỗ lực thân tơi hồn thành tốt u cầu nội dung kiến tập Thông qua nghiên cứu, khảo sát trực tiếp thực hành qua khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Cơng Ty Cổ Phần Khống Sản n Bái VPG, hiểu lý thuyết thực hành tốt khâu nghiệp vụ Những thu thập trình bày cụ thể báo cáo Báo cáo kiến tập xây dựng sở quy định, kiến thức lý luận chung hoạt động tìm hiểu thực tiễn Qua báo cáo này, mạnh dạn đánh giá đề xuất số ý kiến nhằm nâng cao hiệu hoạt đơng cơng tác văn phòng quan Cơng Ty Cổ Phần Khống Sản n Bái VPG Cũng văn phòng doanh nghiệp PHẦN II: NỘI DUNG CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN KHỐNG SẢN N BÁI VPG 1.1 Vài nét Công Ty Cổ Phần Khống Sản n Bái VPG Tên quan: Cơng Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG Địa : số 623, đường Điện Biên, phường Minh Tân, thành phố Yên Bái Điện thoại: 0293.852.554 Fax: 0293.851.510 Email: khoangsanyenbai@gmail.com Công ty Cổ phần khoáng sản Yên Bái VPG doanh nghiệp chuyển đổi từ mơ hình Doanh nghiệp nhà nước sang mơ hình Cơng ty Cổ phần từ năm 2001 hoạt động lĩnh vực khai thác, chế biến kinh doanh loại khống sản Cơng ty nhà cung ứng nguyên liệu ổn định cho nhà sản xuất gạch ốp lát Ceramic, thiết bị sứ vệ sinh, kính xây dựng, hóa phẩm khoan dầu khí, pin điện cực, vật liệu chịu lửa Hiện công ty sở hưu 02 mỏ felspat, 01 mỏ Graphite 01 mỏ Đá hoa trắng.Bằng kinh nghiệm lâu năm công việc khai thác, chế biến kinh doanh loại khống sản, cơng ty góp vốn lien doanh với tập đồn đa quốc gia IMERYS để thành lập Công ty Liên doanh Canxi Cacbonnat (YBB) chuyên sản xuất quặng Cacbonnat Canxi bột Cacbonnat Canxi siêu mịn 1.2 Chức năng, nhiệm vụ Cơng Ty Cổ Phần Khống Sản n Bái VPG 1.2.1 Chức Cơng Ty Cổ Phần Khống Sản n Bái VPG - Khai thác chế biến loại khoáng sản, sản xuất quặng Cacbonnat Canxi bột Cacbonnat canxi siêu mịn - Kinh doanh xuất loại khoáng sản - Kinh doanh ngành nghề khác nhà nước cho góp - Cung ứng nguyên vật liệu ổn định cho nhà sản xuất gạch ốp lát Ceramic, thiết bị sứ vệ sinh, kính xây dựng, hóa phẩm khoan dầu khó, pin điện cực, vật liệu chịu lửa 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG Là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh, nhiệm vụ Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG giải phóng vừng mỏ, khống sản để thuật lợi cho việc cung cấp sản phẩm thị trường, tạo việc làm nhằm đảm bảo đời sống cư dân quanh vừng phát triển tiềm nguồn tài nguyên khoáng sản nước cơ, hội để vươn giới Ngồi Cơng ty có số nhiệm vụ sau: - Kinh doanh theo nghành nghề đăng ký phù hợp với mục đích thành - lập, xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, dài hạn Thực tốt nghĩa vụ ngân sách nhà nước thông qua nghĩa vụ nộp thuế Phấn đầu thực tốt tiêu đề Xây dựng đào tạo đội ngũ cán kinh doanh, cán quản lý, cán quản lý có trình độ ngày cao để thực tốt cơng tác quản lý, kinh doanh có hiệu - tình hình Tạo cơng ăn việc làm cho cơng nhân địa phương, góp phần giải vấn đề xã hội, tang thu nhập cho người lao động, tăng cổ tức cho cổ đơng, - đóng góp ngân sách nhà nước ngày nhiều phát triển cơng ty Quản lý, khai thác, bảo tồn phát triển có hiệu nguồn vốn, mở rộng sản - xuất kinh doanh đảm bảo đầu tư Không ngừng đổi trang thiết bị, cải tiến kỹ thuật, nâng cao chất lượng sản phẩm 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Cơng Ty Cổ Phần Khống Sản n Bái VPG TỔNG GIÁM ĐỐC PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC Phòng kỹ thuật khai thác Phòng pháp chế Phòng tài kế tốn Phòng tổ chức hành Phòng kinh doanh vật tư Cơ cấu cổ chức Cơng Ty Nhìn chung cấu tổ chức công ty đảm bảo tính tập trung, thống nhất, có tinh thần đồn kết, có ý thức trách nhiệm, quán phòng ban Nhiệm vụ phòng ban quy định thành văn riêng SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 2.1 Các loại văn quan tổ chức ban hành Văn phòng cơng ty ban hành loại văn bao gồm: tất loại văn mà doanh nghiệp ban hành như: định, công văn, thông báo, báo cáo… thứ hai loại văn thuộc thẩm quyền ban hành công ty như: báo cáo, công văn, giấy mời… Các loại văn văn phòng ban hành năm gần Tên loại văn Quyết định Công văn Thông báo Báo cáo Kế hoạch Năm 2010 1120 907 1032 875 890 Năm 2011 1035 1097 1254 509 507 Số lượng Năm 2012 1119 1265 1223 843 654 Năm 2013 1402 1387 1324 876 994 Năm 2014 1286 1834 1258 1332 989 2.2 Thẩm quyền ban hành văn Đối với loại văn công ty ban hành Chủ tịch Phó Chủ tịch cơng ty có thẩm quyền ký ban hành Còn loại văn Văn phòng ban hành thẩm quyền ban hành thuộc trưởng phòng Phó trưởng phòng 2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn Thể thức kỹ thuật trình bày văn trình bày theo quy định thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành a) Quốc hiệu Quốc hiệu ghi văn bao gồm dòng chữ: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” Quốc hiệu trình bày ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải Dòng thứ nhất: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc b) Tên quan tổ chức ban hành Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp tên quan, tổ chức ban hành văn Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, tổ chức chủ quản; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên quan, tổ chức ban hành văn dài trình bày thành nhiều dòng Ví dụ: CƠNG TY CỔ PHẦN KHỐNG SẢN YÊN BÁI VPG c) Số, ký hiệu văn Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ký hiệu văn bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo bảng chữ viết tắt chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn Số, ký hiệu văn trình bày ô số 3, đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Từ “Số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước; số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-) khơng cách chữ, Ví dụ: Số: 1625/QĐ-VP d) Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành 10 4.2 Đăng ký văn đến Văn phòng Cơng Ty Cổ Phần Khống Sản n Bái VPG có đăng ký văn đến phần mềm điện tử, kèm sử dụng hình thức đăng ký sổ đăng ký 4.3 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến trình cho phó trưởng phòng trợ lý Và Văn thư người có trách nhiệm trình văn cho phó trưởng phòng trợ lý Sau đưa cho lãnh đạo ký, văn chuyển lại cho Văn thư sau Văn thư lại chuyển giao cho phận trình ký ban hành 4.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến Văn thư quan người có trách nhiệm giải quyết, theo dõi đôn đốc giải văn đến quan 4.5 Nhận xét, đánh giá + Ưu điểm: - Quy trình xử lý văn đến chặt chẽ thuận lợi cho việc áp dụng ISO vào chương trình quản lý văn - Văn thư nhập văn đến để lấy số giống nhập số văn đi, tra tìm nhanh xác - Văn thư ghi ý kiến xử lý vào phần mềm tra tìm lại văn biết đơn vị chịu trách nhiệm giải văn bản, chối bỏ công việc - Văn đến lưu theo thời gian giúp cho việc tra tìm văn tiến hành dễ dàng + Nhược điểm: - Trình tự giải văn khâu phải chuyển qua lại nhiều lần - Văn thư sau trình lấy số, ngày tháng văn đến khó theo dõi văn đến, văn bị thất lạc - Lãnh đạo ghi ý kiến vào phiếu xử lý sơ suất phiếu xử lý bị rơi ý kiến xử lý, phải trình lại thời gian - Khi đăng ký văn vào phần mềm dễ bị văn bản, tính an tồn thấp + Giải pháp: 20 - Văn thư quan cần phải tự nhận thưc trách nhiệm thân làm tốt công tác thân QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 5.1 Các loại dấu quan Hiện Văn phòng Cơng Ty Cổ Phần Khống Sản n Bái VPG có loại dấu như: dấu cơng ty,dấu đảng ủy,dấu cơng đồn,dấu đồn niện,dấu chức danh… 5.2 Ngun tắc quản lý sử dụng dấu Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng dấu quan, tổ chức Con dấu phải để trụ sở quan, tổ chức phải quản lý chặt chẽ Trường hợp thật cần thiết để giải công việc xa trụ sở quan Thủ trưởng quan, tổ chức mang dấu theo phải chịu trách nhiệm việc mang dấu khỏi quan Trưởng phòng cán Văn thư có trách nhiệm bảo quản sử dụng dấu 5.3 Bảo quản dấu Con dấu Văn phòng bảo quản nơi khơ giáo, nơi an tồn, cất vào tủ khóa lại để đảm bảo an toàn,tránh bị mất, bị hỏng Sau sử dụng phải vệ sinh dấu cách rửa nước xăng 5.4 Nhận xét, đánh giá + Ưu điểm - Con dấu bảo bảo quản phòng làm việc Văn thư, khơng có tình trạng mang dấu nhà, dấu bảo quản lúc nơi - Dấu đóng lên văn thể thức có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng dấu vào văn giấy tờ khơng có nội dung đóng dấu trước ký - Dấu đóng văn chiều ngắn dùng mực quy định - Khi đóng dấu phụ lục kèm theo văn trang phụ lục đóng dấu treo góc trái Đối với văn có nhiều trang đóng dấu 21 giáp lai - Đóng dấu theo quy định + Nhược điểm: - Đóng dấu số văn bị lệch, chùm 1/3 chữ ký - Một số văn bị đóng dấu nhầm - Một số văn dấu đóng bị nghiêng, bị lệch LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 6.1 Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức Văn phòng Cơng Ty Cổ Phần Khống Sản n Bái VPG hình thành nhiều loại hồ sơ Cụ thể như: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ lưu trữ văn 6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ Cơ quan xây dựng ban hành danh mục hồ sơ Sau kết thúc công việc, năm tiến hành lập danh mục hồ sơ lần để lưu trữ lại dễ dàng cho việc tra tìm văn 6.3 Phương pháp lập hồ sơ Việc lập hồ sơ Văn phòng Cơng Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG tiến hành thơng qua phương pháp chủ yếu sau: • • • Phương pháp lập hồ sơ theo lĩnh vực Lập hồ sơ theo số Lập hồ sơ theo nội dung Đồng thời có hai cách lập hồ sơ là: • • Lập hồ sơ công việc kết thúc Lập hồ sơ vào cuối năm 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Cơ quan có phòng lưu trữ riêng Phòng lưu trữ bao gồm kệ, tủ đựng tài liệu lưu trữ, quạt,…các kệ đựng tài liệu xếp thẳng hàng với phân danh mục hồ sơ để dễ dàng tra tìm tài liệu Hồ sơ cơng việc lập phòng văn thư phận lập hồ sơ giao cho Văn thư để lưu trữ Sau công việc kết thúc Văn thư trách 22 nhiệm nộp lưu văn lưu trữ quan, thời hạn nộp lưu năm nộp lưu lần Sau năm Văn thư lập hồ sơ công việc mà quan làm xong để nộp vào lưu trữ quan 6.5 Nhận xét, đánh giá + Ưu điểm: - Công tác lưu trữ tiến hành giải cách nhanh chóng, kịp thời, cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết - Phòng lưu trữ xếp gọn gàng, ngăn nắp - Tài liệu lưu trữ xếp ngăn, trật tự, theo đề mục dễ dàng cho việc xếp tra tìm tài liệu - Tài liệu xếp thep quy định lưu trữ quan nhà nước + Nhược điểm: - Một số tài liệu xếp chưa trật tự, chưa xếp ngăn nắp - Kho lưu trữ Văn phòng thiếu số trang thiết bị bảo quản như: cặp đựng tài liệu, quạt thơng gió, bình ơxi… + Giải pháp: - Kho lưu trữ cần trang bị thêm trang thiết bị như: giá, cặp đựng tài liệu, quạt thơng gió, bình ơxi biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo đảmvan toàn cho văn bản, tài liệu xử lý kịp thời có có xảy - Bộ phận Văn thư phải thường xuyên làm cơng tác vệ sinh kho, phòng chống mối mọt, ẩm mốc TÌM HIỂU VỀ NGHI THỨC NHÀ NƯỚC, KỸ NĂNG GIAO TIẾP 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp cơng sở Hiện Cơng Ty Cổ Phần Khống Sản Yên Bái VPG chưa ban hành quy định nghi thức nhà nước giao tiếp công sở mà sử 23 dụng văn hành nhà nước nghi thức nhà nước giao tiếp cơng sở Ví dụ Nghị định số 154/2004/NĐ-CP ngày 9/8/2004 Chính phủ nghi thức nhà nước tổ chức mít tinh, lễ kỷ niệm, trao tặng đón nhận danh hiệu vinh dự nhà nước, huân chương, huy chương, cờ thi đua Chính phủ, khen Thủ tướng Chính phủ; định 129/2007/QĐ-TTg ngày 2/8/2007 Thủ Tướng quy chế văn hóa cơng sở quan hành chính… 7.2 Nhận xét, đánh giá + Ưu điểm: Các cán phòng chấp hành quy định nhà nước nghi thức nhà nước văn hóa công như: - Việc treo quốc kỳ, quốc huy đùng theo quy định - Trang phục công sở cán lịch sự, gọn gàng phù hợp với văn hóa công sở - Chấp hành nghiêm túc quy định quan, phòng - Khơng vi phạm hành vi bị cấm theo quy định + Nhược điểm: - Như thấy việc quan chưa có văn quy định nghi thức nhà nước giao tiếp công sở nhược điểm lớn - Do chưa có quy định cụ thể nên số cán chưa năm rõ chưa thực nghi thức nhà nước giao tiếp cơng sở TÌM HIỂU VỀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động quan, tổ chức Hiện quan sử dụng nhiều trang thiết bị đại phục vụ cho công tác Tùy vào tính chất cơng việc mà phòng trang bị thiết bị khác Những trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến Văn phòng cơng ty bao gồm: máy tính, máy in, máy photo, máy fax, điện thoại, điều hòa, tủ đựng tài liệu… 24 8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng Hiện Văn phòng Cơng Ty Cổ Phần Khống Sản n Bái VPG chưa ban hành văn quy định việc quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng Tuy nhiên trang thiết bị văn phòng thường xuyên bảo dưỡng, chăm sóc 8.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng Hiện Văn phòng cơng ty chưa có phần miền phục vụ cho cơng tác văn phòng 8.4 Nhận xét, đánh giá + Ưu điểm - Các trang thiết bị trang bị đầy đủ giúp cho hiệu công việc nâng cao, tính chun mơn hóa cơng việc ngày cao - Vị trí xếp trang thiết bị, phương tiện văn phòng hợp lý, khoa học, khơng gây vướng víu, cản trở cơng việc điều tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực công việc cách nhanh chóng, đầy đủ, xác - Hầu hết trang thiết bị sử dụng tốt thương xuyên bảo dưỡng, không làm ảnh hưởng tới cơng việc đồng thời giúp cho q trình giải cơng việc thuận lợi - Ngồi trang thiết bị phòng bố trí thêm bàn ghế tiếp khách, tủ đựng tài liệu + Nhược điểm: - Ngồi thiết bị sử dụng tốt có số thiết bị gặp trục trặc hỏng hóc, gây cản trở cho cơng việc, khơng đạt hiệu cơng việc mong muốn - Văn phòng chưa có quy định riêng quy định quản lý, sử dụng trang thiết bị văn phòng thiếu sót lớn, có người khơng có ý thức bảo quản trang thiết bị văn phòng + Giải pháp - Văn phòng cần trang bị thêm thiết trang thiết bị máy tính, máy in, điều hòa… nhằm phục vụ tối ưu cho hoạt động phòng, đạt 25 hiệu công việc mong muốn - Cần thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng trang thiết bị để công việc tiến hành thuận lợi, không bị gián đoạn, gây cản trở cho công việc - Các trang thiết bị phải bố trí, xếp cách hợp lý khoa học để tạo điều kiện thuận lợi để thực công việc 26 PHẦM III KẾT LUẬN Qua thời gian ngắn tiếp xúc với công việc thực tế giúp hiểu biết cơng tác hành văn phòng quan Sau tơi xin có vài nhận xét cơng tác hành văn phòng Văn phòng Cơng Ty Cổ Phần Khống Sản n Bái VPG sau: 3.1 Ưu điểm Nhìn chung cơng tác hành văn phòng Văn phòng Cơng Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG thực tốt, có tiến đáng kể: Cơng tác hậu cần đảm bảo sở vật chất cho quan hoạt động thực tốt; có phối hợp với đơn vị chức việc tham mưu xây dựng đôn đốc kiểm tra thực “Chương trình cải cách hành chính”; việc triển khai thực chế “một cửa” có tác dụng tích cực, thúc đẩy việc đổi phong cách lề lối làm việc đơn vị - Các văn ngày hồn thiện hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày, tính pháp lý đảm bảo Trước chuyển giao văn đi, cán văn thư kiểm tra lại toàn nội dung thành phần thể thức văn ghi sổ, ngày tháng, đóng dấu, đăng ký vào sổ chuyển giao văn Chính mà tình trạng văn gửi khơng có ngày tháng năm ban hành, văn thiếu chữ ký…đã hạn chế tối đa - Việc quản lý sử dụng dấu thực tương đối nghiêm túc, khơng tình trạng đóng dấu khống lên văn bản, giấy tờ chưa ghi nội dung, dấu đóng lên văn nội dung văn ghi đầy đủ có chữ ký người có thẩm quyền - Các văn quan giữ lại gốc văn thư quan, sau xếp theo trình tự định.( Ví dụ như: văn giữ lại xếp theo tên loại văn bản, ngày tháng ban hành văn bản,sau kết thúc năm văn chuyển giao vào kho lưu trữ quan) - Các khâu nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ thực đầy đủ, chuyên nghiệp khoa học Tài liệu lưu trữ chỉnh lý, xếp khoa học, diện tích kho lưu trữ chế độ bảo quản tài liệu bước đạt tiêu 27 chuẩn quy định, việc tổ chức tài liệu lưu trữ quan tâm hơn… - Việc tổ chức quản lý giải văn bản(đi, đến), lập hồ sơ hành giao nộp vào lưu trữ quan thực theo quy định - Việc lập hồ sơ trước hết thực phòng ban chuyên viên đảm nhận giúp giảm nhẹ gánh nặng công việc cho văn thư quan - Sự hướng dẫn nhiệt tình, cụ thể cán văn thư-lưu trữ giúp tơi có thêm kiến thức công tác văn thư lưu trữ số cơng việc khác thuộc văn phòng Đó cán kinh nghiệm lâu năm, có chun mơn nghiệp vụ, thành thạo q trình giải cơng việc - Việc tiếp nhận, xử lý ban hành văn bản đi, đến Văn phòng ngày vào nếp; đảm bảo xử lý kịp thời, xác; đảm bảo thời gian, đối tượng - Các trang thiết bị văn phòng trang bị tương đối đầy đủ, đại đáp ứng nhu cầu công việc - Phương tiện chủ yếu dùng kho lưu trữ hộp, giá để bảo quản tài liệu, dễ dàng cho cơng việc tra tìm tài liệu 3.2 Nhược điểm Tuy nhiên, cơng tác hành Văn phòng Cơng Ty Cổ Phần Khống Sản n Bái VPG có số nhược điểm như: - Cơng tác quản lý kiểm tra chưa thật chặt chẽ dẫn tới tình trạng số nhân viên chưa thực tâm vào công việc - Việc xử lý văn văn thư kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải văn đơi lúc chậm, thủ công - Một số công việc làm thủ cơng cơng tác tra tìm tài liệu lưu trữ năm trước mà không sử dụng thẻ, tìm tài liệu nhiều thời gian - Các văn bản, giấy tờ giải chậm Một số máy móc trang thiết bị văn phòng (máy fax, máy in) cũ mà chưa thay Cơ sở vật chất phục vụ cơng tác văn thư thiếu như: phòng văn thư chưa có máy photo tài liệu mà lần muốn photo tài liệu 28 cán văn thư phải lên tận tầng để photo - Các hình thức sử dụng tài liệu Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa đồng Việc tra tìm tài liệu lưu trữ máy tính chưa áp dụng rộng rãi - Việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan chưa tiến hành triệt để , có nhắc nhở cán lưu trữ - Diện tích kho lưu trữ q nhỏ, hẹp, bụi bẩn khơng đảm bảo nhu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ Hơn kho lưu trữ lại đặt tầng nơi mà nắng chiếu vào nhiều mà tài liệu nhanh giòn, dễ gây hỏng tài liệu - Hộp bảo quản tài liệu chưa khoa học dùng hộp giấy mà tài liệu bị nhăn mép nhiều.Hộp giấy cũ độ an tồn cho tài liệu khơng cao - Trang thiết bị sở vật chất để phục vụ cho cơng tác lưu trữ có thiếu, nhiều dụng cụ chưa đảm bảo yêu cầu theo quy định nên việc thu thập tài liệu lưu trữ khó khăn, ảnh hưởng đến việc lập triển khai danh mục nguồn nộp lưu cấp huyện - Việc quản lý dấu cán văn thư quan chưa tốt cho Vì có số cán quan tự ý đóng dấu cho văn mà cán văn thư khơng Thời gian kiến tập khoảng thời gian quan trọng bổ ích với thân giúp cố kiến thức đồng thời vận dụng kiến thức học vào thực tế Qua tơi có nhìn bao qt cơng tác văn phòng, có kinh nghiệm giao tiếp ứng xử nơi công sở Lý thuyết mà học phần công việc, sau trường mà phải làm thực tế , định trình độ học vấn chun mơn nghiệp vụ tơi có áp dụng vào thực tế hay khơng Đặc biệt, tơi hiểu biết sâu sắc thêm quan tâm nhà nước quan cơng tác văn phòng, hiểu thêm điều thú vị công việc chuyên mơn sau 29 Trên tồn báo cáo trrong thời gian kiến tập Văn phòng Cơng Ty Cổ Phần Khống Sản Yên Bái VPG Do thời gian thực tập có hạn, kinh nghiệm kiến thức thực tế thân chưa sâu nên tránh thiếu xót Tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy bạn 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 phủ quản lý sử dụng dấu 2.Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nghị định số 31/2009/NĐ-CP Chính phủ : Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CPngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu 31 PHỤ LỤC Một số hình ảnh Cơng Ty Cổ Phần Khống Sản n Bái VPG Cổng cơng ty Cơng Ty Cổ Phần Khống Sản n Bái VPG Văn phòng Cơng Ty Cổ Phần Khống Sản n Bái VPG Hình ảnh phòng lưu trữ Văn phòng ... hạn Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG Là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh, nhiệm vụ Công Ty Cổ Phần Khống Sản n Bái VPG giải phóng vừng mỏ, khoáng sản để thuật lợi cho việc cung cấp sản. .. siêu mịn 1.2 Chức năng, nhiệm vụ Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG 1.2.1 Chức Cơng Ty Cổ Phần Khống Sản n Bái VPG - Khai thác chế biến loại khoáng sản, sản xuất quặng Cacbonnat Canxi bột... Cơng Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG Cũng văn phòng doanh nghiệp PHẦN II: NỘI DUNG CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN KHỐNG SẢN N BÁI VPG 1.1 Vài nét Cơng Ty Cổ Phần