Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại Cục ứng dụng và phát triển công nghệ

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 2 1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Ứng dụng và Phát triển Công nghệ và Văn phòng Cục. 2 1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Ứng dụng và Phát triển Công nghệ 2 1.1.1. Vị trí, chức năng 2 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Ứng dụng và Phát triển Công nghệ 2 1.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục Ứng dụng và Phát triển Công nghệ. 4 1.2.1. Chức năng của Văn phòng Cục 4 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Cục 5 1.2.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục 5 2. Soạn thảo và ban hành văn bản 6 2.1. Các loại văn bản do Cục ban hành 6 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 6 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày 6 2.3.1. Các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản mà Cục áp dụng: 6 2.3.2. Nhận xét 7 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản của Cục 7 3. Quản lý văn bản đi 9 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 9 3.2. Đăng ký văn bản 10 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 12 3.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 14 3.5. Lưu văn bản đi 16 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến 17 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 17 4.2. Đăng ký văn bản đến 18 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 20 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 21 5. Quản lý và sử dụng con dấu 23 5.1. Các loại dấu của Cục 23 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 23 5.3. Bảo quản con dấu 25 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 25 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 25 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 26 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 26 6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan 27 6.5. Nhận xét chung 28 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 28 7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 28 7.2. Nhận xét chung 29 8. Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 30 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức 30 8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 31 KẾT LUẬN 32 PHỤ LỤC 33

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO KIẾN TẬP Họ tên : Bùi Trâm Anh Lớp : ĐH.QTVP14A Đơn vị kiến tập : Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ Giảng viên hướng dẫn : Th.S Lâm Thu Hằng Hà Nội, 2017 LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Khoa Quản trị Văn phòng, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức chuyến kiến tập vơ bổ ích để em có hội trải nghiệm thực tế cơng tác quản trị văn phòng cơng tác văn thư – lưu trữ quan kiến tập Tiếp theo, em xin cảm ơn Lãnh đạo Cục Ứng dụng Phát triển Cơng nghệ, Lãnh đạo Văn phòng Cục tạo điều kiện tiếp nhận em để em đến kiến tập Cục Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành cô Phạm Thị Nga – Cán Văn thư – Lưu trữ Văn phòng Cục, người ln theo sát bảo cho em kiến thức bổ ích chuyên ngành, kinh nghiệm thực tế mà cô trải qua q trình làm việc Từ em có nhìn khái qt thực tế cơng tác quản trị văn phòng cơng tác văn thư - lưu trữ Cục; giúp em có hành trang vững bước cho nghiệp sau Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Ứng dụng Phát triển Cơng nghệ Văn phòng Cục .2 1.1.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ .2 1.1.1.Vị trí, chức 1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ 1.1.3.Sơ đồ cấu tổ chức 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ .4 1.2.1.Chức Văn phòng Cục 1.2.2.Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Cục .5 1.2.3.Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Cục 2.Soạn thảo ban hành văn 2.1.Các loại văn Cục ban hành 2.2.Thẩm quyền ban hành văn 2.3.Thể thức kỹ thuật trình bày .6 2.3.1.Các quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn mà Cục áp dụng: 2.3.2.Nhận xét 2.4.Quy trình soạn thảo văn Cục 3.Quản lý văn 3.1.Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn 3.2.Đăng ký văn 3.3.Nhân bản, đóng dấu quan dấu mật, dấu khẩn 11 3.4.Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 12 3.5.Lưu văn .14 4.Quản lý giải văn đến 15 4.1.Tiếp nhận văn đến 15 4.2.Đăng ký văn đến 16 4.3.Trình, chuyển giao văn đến 18 4.4.Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến 19 5.Quản lý sử dụng dấu 20 5.1.Các loại dấu Cục 20 5.2.Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu 21 5.3.Bảo quản dấu 23 6.Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan .23 6.1.Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức 23 6.2.Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ .23 6.3.Phương pháp lập hồ sơ 24 6.4.Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan 25 6.5.Nhận xét chung 25 7.Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp .26 7.1.Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở .26 7.2.Nhận xét chung 26 8.Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 27 8.1.Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động quan, tổ chức .28 8.2.Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng 28 KẾT LUẬN .30 PHỤ LỤC 31 LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa nay, ta bắt gặp đâu quan nhà nước, tổ chức xã hội hay công ty lớn nhỏ,… Và quan, tổ chức hay công ty đó, văn phòng thành phần khơng thể thiếu giúp cho nhà lãnh đạo quản lý tốt quan Để điều hành văn phòng cơng tác quản trị văn phòng hoạt động then chốt Văn phòng làm việc nào, có hiệu hay khơng ảnh hưởng vơ to lớn đến hoạt động chung toàn quan Em sinh viên thuộc chuyên ngành Quản trị văn phòng, thầy nhà trường tạo điều kiện để học tập, nghiên cứu để trang bị kiến thức tảng trình tổ chức quản lý hoạt động quan, tổ chức Không dừng lại lý thuyết sách vở, Khoa tổ chức đợt kiến tập cho sinh viên quan nhà nước tập đồn, cơng ty cổ phần nhằm giúp cho sinh viên tiếp cận với thực tế, bước đầu vận dụng kiến thức học vào cơng tác Quản trị văn phòng Em may mắn có giúp đỡ tạo điều kiện Lãnh đạo Cục Ứng dụng phát triển Công nghệ Lãnh đạo Văn phòng Cục - đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học Công nghệ để tiếp nhận kiến tập Em tự nhận thấy hội tốt để trau dồi kiến thức chuyên ngành cho thân đồng thời tiếp xúc với nhân viên vô xuất sắc Văn phòng Cục giúp em tích lũy kinh nghiệm quý báu cho công việc quản trị văn phòng tương lai PHẦN NỘI DUNG Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ Văn phòng Cục 1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ 1.1.1 Vị trí, chức Vị trí, chức Cục quy định Điều 1, chương I Điều lệ Tổ chức hoạt động Cục Ứng dụng Phát triển công nghệ (ban hành kèm theo Quyết định số 1418/QĐ-BKHCN ngày 07/6/2013 Bộ trưởng Bộ Khoa học Cơng nghệ), có điểm như: - Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ (tên giao dịch tiếng Anh: State Agency for Technology Innovation – viết tắt: SATI) tổ chức trực thuộc Bộ Khoa học Công nghệ, giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước tổ chức thực hoạt động ứng dụng phát triển công nghệ - Cục Ứng dụng Phát triển cơng nghệ có tư cách pháp nhân, đơn vị dự toán ngân sách cấp II, có dấu tài khoản Kho bạc nhà nước ngân hàng để hoạt động giao dịch - Trụ sở Cục thành phố Hà Nội, Văn phòng đại diện thành phố Hồ Chí Minh, khu vực miền Trung Tây Nguyên 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ Điều 2, chương I Điều lệ Tổ chức hoạt động Cục Ứng dụng Phát triển công nghệ quy định nhiệm vụ, quyền hạn Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ sau: Nghiên cứu, xây dựng, tham gia xây dựng chiến lược phát triển công nghệ, kế hoạch dài hạn, năm, hàng năm; chủ trì phối hợp với đơn vị thuộc Bộ xây dựng chế, sách, văn quản lý nhà nước thuộc linh vực ứng dụng phát triển công nghệ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc, tổ chức thực văn luật, chiến lược, chế sách, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án hoạt động ứng dụng phát triển công nghệ sau ban hành, phê duyệt Hướng dẫn, tổ chức thực Chương trình quốc gia, chương trình trọng điểm nhà nước, nhiệm vụ nhà nước thuộc lĩnh vực giao quản lý; hỗ trợ tìm kiếm, đàm phán, chuyển giao, làm chủ công nghệ nhập phục vụ đối công nghệ, phát triển sản phẩm mạnh Việt Nam; tổ chức thực giải pháp nhằm nâng cao trình độ cơng nghệ lĩnh vực, ngành kinh tế Chủ trì xây dựng đồ cơng nghệ quốc gia; chủ trì xây dựng lộ trình đổi công nghệ lĩnh vực đối tượng mà Bộ Khoa học Công nghệ quản lý phối hợp với tổ chức liên quan xây dựng lộ trình đổi cơng nghệ cho cán bộ, ngành doanh nghiệp Xúc tiến đầu tư huy động nguồn lực hỗ trợ tổ chức, cá nhân nâng cao trình độ cơng nghệ, đổi cơng nghệ nhằm tăng cường lực sản xuất, chất lượng sản phẩm hàng hóa, dịch vụ khả cạnh tranh Xây dựng tiềm lực, tổ chức mạng lưới nghiên cứu, thiết kế, chế tạo thử nghiệm công nghệ mới, công nghệ cao; phát triển tổ chức chuyển giao công nghệ Đẩy mạnh hoạt động đổi công nghệ, chuyển giao công nghệ, ứng dụng kết nghiên cứu hoạt động sản xuất kinh doanh; hoạt động cơng bố, trình diễn, quảng bá kết nối cung cầu công nghệ; giới thiệu phổ biến kết nghiên cứu, tiến khoa học kỹ thuật Mở rộng hợp tác, liên kết để đẩy mạnh hoạt động tư vấn, môi giới xúc tiến chuyển giao công nghệ Thu hút nguồn lực, khai thác Chương trình khoa học cơng nghệ quốc gia, khai thác quỹ đầu tư, tổ chức tài chính, tín dụng để thúc đẩy thương mại hóa cơng nghệ 10 Tổ chức cung cấp dịch vụ đào tạo, trao đổi chuyên gia hoạt động chuyển giao đổi công nghệ; triển khai biện pháp phát triển nguồn nhân lực công nghệ đồng với đầu tư đổi công nghệ, tăng cường nguồn lực công nghệ vùng nông thôn, địa bàn kinh tế - xã hội khó khăn 11 Thúc đẩy tổ chức thực dịch vụ khoa học, ứng dụng phát triển cơng nghệ; hình thành phát triển đơn vị hoạt động theo chế doanh nghiệp 12 Chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan tổ chức khảo sát, điều tra, đánh giá hoạt động ứng dụng, chuyển giao, đổi công nghệ nhu cầu công nghệ tổ chức, cá nhân; xây dựng tổ chức cung cấp liệu công nghệ, chuyên gia công nghệ, danh mục công nghệ tạo nước công nghệ nhập phục vụ doanh nghiệp đổi công nghệ 13 Tổ chức, hướng dẫn thực chương trình, đề tài, dự án ứng dụng, chuyển giao đổi công nghệ cho tổ chức, cá nhân thuộc Bộ, ngành, địa phương 14 Chủ trì theo dõi hoạt động; hướng dẫn hỗ trợ việc xây dựng dự án đầu tư nâng cao lực, ứng dụng chuyển giao công nghệ đơn vị thực chức ứng dụng chuyển giao công nghệ thuộc Sở Khoa học Công nghệ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 15 Thực hoạt động hợp tác quốc tế lĩnh vực giao quản lý theo phân công Lãnh đạo Bộ quy định pháp luật 16 Quản lý cán bộ, tài sản, tài liệu Cục theo phân cấp Bộ quy định pháp luật 17 Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng giao." 1.1.3 Sơ đồ cấu tổ chức (Phụ lục I) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Cục Ứng dụng Phát triển Cơng nghệ 1.2.1 Chức Văn phòng Cục Khoản 1, Điều 6, chương II Quy định Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Cục phòng chun mơn thuộc Cục Ứng dụng Phát triển công nghệ (ban hành kèm theo Quyết định số 02/QĐ-UDCN ngày 24/01/2014 Cục trưởng Cục Ứng dụng Phát triển công nghệ) quy định chức Văn phòng Cục sau: "Văn phòng Cục đơn vị thuộc Cục thực chức tham mưu, giúp Cục trưởng điều phối hoạt động Cục nhằm đảm bảo đạo, điều hành Cục trưởng toàn diện, kịp thời; đảm bảo điều kiện sở vật chất để triển khai hoạt động Cục, quản lý tài chính, tài sản giao; thực công tác tổ chức, cán bộ, pháp chế thi đua khen thưởng Cục Văn phòng Cục có tư pháp nhân, đơn vị dự tốn ngân sách cấp III, có dấu có tài khoản nội, ngoại tệ Kho bạc Nhà nước ngân hàng theo quy định pháp luật." 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Cục - Tham mưu, đề xuất chương trình, kế hoạch cơng tác Cục, tổng hợp, xếp chương trình làm việc Lãnh đạo Cục; tổng hợp, phân tích, đánh giá, lập báo cáo định kỳ đột xuất việc thực nhiệm vụ Cục; - Quản lý hoạt động hành Cục, cơng tác văn thư, lưu trữ, thơng tin liên lạc, y tế, phòng cháy chữa cháy; quản lý tài chính, tài sản quan, chủ trì thẩm định, trình Cục trưởng đề án, dự án đầu tư nâng cấp trang thiết bị cho đơn vị Cục; thực nhiệm vụ quản trị, lễ tân; - Thực công tác tổ chức, quản lý cán bộ, công chức, viên chức; hướng dẫn, tổ chức thực chế độ, sách, pháp luật Đảng, nhà nước công chức, viên chức người lao động Cục; - Chủ trì, phối hợp với đơn vị có liên quan xây dựng, trình Cục trưởng ban hành chương trình, kế hoạch công tác, quy chế làm việc Cục theo dõi, đôn đốc việc thực hiện; - Thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng, Hội đồng kỷ luật Cục Tổ chức công tác thông tin, tuyên truyền - Đôn đốc, theo dõi, tổng hợp kết việc thực áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008; - Thực nhiệm vụ khác Cục trưởng giao 1.2.3 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Cục (Phụ lục II) Soạn thảo ban hành văn 2.1 Các loại văn Cục ban hành Các loại văn mà Cục Ứng dụng Phát triển công nghệ ban hành bao gồm: - Văn hành chính: + Cơng văn + Báo cáo + Kết luận + Biên chuyển người nhận  Nhận xét: - Ưu điểm: + Quá trình trình văn để xin ý kiến phân phối chặt chẽ có văn khơng có Cục trưởng cho ý kiến mà có Phó Cục trưởng Chánh Văn phòng tham gia cho ý kiến phân phối + Việc chuyển giao văn đảm bảo kịp thời, xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn + Công tác chuyển giao văn thực chặt chẽ Việc ký xác nhận vào hai sổ Sổ ký nhận văn Sổ ký nhận văn photo giúp cán Văn thư kiểm soát văn chuyển giao hay chưa tránh tình trạng làm thất văn - Nhược điểm: Việc trình văn xin ý kiến phân phối chặt chẽ lại thời gian đợi lãnh đạo cho ý kiến phân phối Điều làm ảnh hưởng đến tiến độ giải công việc lãnh đạo bận việc chưa kịp cho ý kiến phân phối 4.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến - Giải văn đến: + Sau nhận văn đến, lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu Lãnh đạo Cục, thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật + Lãnh đạo đơn vị sau nhận văn tổ chức giải văn theo hai hình thức: Một văn Lãnh đạo đơn vị xử lý Hai Lãnh đạo đơn vị giao cho phận cấp giải Đối với văn mang tính phản hồi lãnh đạo đơn vị người chịu trách nhiệm rà soát nội dung Sau đảm bảo độ xác nội dung văn phản hồi, lãnh đạo đơn vị ký nháy vào phía cuối nội dung (sau 19 dấu /.); tiếp họ chuyển văn cho Chánh văn phòng để kiểm tra thể thức văn cuối trình cho lãnh đạo Cục xem xét, ký duyệt văn - Theo dõi, đôn đốc giải văn đến: + Trách nhiệm tổng hợp tình hình xử lý văn đến Cục Ứng dụng Phát triển Cơng nghệ thuộc Chánh Văn phòng Tuy nhiên Chánh Văn phòng thường giao cho cán Văn thư tổng hợp số liệu văn đến, văn đến chuyển trực tiếp đến đơn vị trực thuộc Bộ giải quyết, đến hạn chưa giải quyết, sau báo cáo lại cho Chánh Văn phòng Cục + Ngoài ra, giống văn đi, văn đến, cán Văn thư làm email nhắc việc cho lãnh đạo Cục để gửi đầu mục văn đến cần phải giải kèm theo thời hạn phải giải để nhắc lãnh đạo giải thời hạn + Đối với văn có dấu "Tài liệu thu hồi", cán Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định + Chánh Văn phòng Cục có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo Lãnh đạo Cục tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan  Nhận xét: - Trình tự giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến thực chặt chẽ theo quy định Quy chế Công tác Văn thư, Lưu trữ Bộ quy định pháp luật vấn đề - Việc Email nhắc việc cho lãnh đạo văn đến chưa giải giúp cho lãnh đạo giám sát cơng việc tốt hơn, tránh tình trạng bỏ sót văn chưa giải quyết, gây ảnh hưởng đến công việc chung quan - Cán Văn thư giúp Chánh Văn phòng cập nhật tình hình giải văn cách nhanh chóng để Chánh văn phòng nắm tình hình thực tế có đôn đốc, nhắc nhở kịp thời Quản lý sử dụng dấu 5.1 Các loại dấu Cục Tại Cục Ứng dụng Phát triển Cơng nghệ có loại dấu sau: - Dấu quan; 20 - Dấu Văn phòng; Dấu mức độ Mật, Khẩn; Dấu họ tên, dấu chức danh Lãnh đạo Cục Lãnh đạo Văn phòng; Dấu tổ chức đồn thể thuộc cục Dấu Cơng đồn, Đảng, Đoàn… 5.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu - Quản lý dấu: Căn theo quy định quản lý sử dụng dấu Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bộ Khoa học Cơng nghệ ngun tắc quản lý dấu Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ - đơn vị trực thuộc Bộ quy định sau: + Cục trưởng Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý sử dụng dấu đơn vị; + Con dấu Cục giao cho cán văn thư chuyên trách quản lý sử dụng Cán văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Cục trưởng việc quản lý sử dụng dấu, cụ thể cần phải thực quy định sau: • Con dấu phải bảo quản phòng việc cán văn thư Con dấu phải bảo quản an toàn ngồi làm việc; • Riêng Cục quy định không mang dấu khỏi quan Đối với trường hợp cần phải sử dụng dấu ngồi quan ví dụ việc phải ký hợp đồng tỉnh, thành phố khác Cục áp dụng biện pháp ký với bên giao ước hợp đồng ký để họ đóng dấu trước sau mang văn quan đóng dấu chuyển lại cho họ sau Biện pháp tránh việc phải mang dấu khỏi quan • Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền • Khi nét dấu bị mòn, hỏng biến dạng, cán văn thư phải báo cáo Chánh Văn phòng Cục, Cục trưởng để Cục trưởng đạo tập hợp văn có liên quan đến việc đăng ký mẫu dấu, giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu,… giao nộp cho quan công an nơi đăng ký mẫu dấu kèm theo dấu cũ để làm thủ tục đổi dấu 21 • Trường hợp dấu bị mất, Chánh Văn phòng Cục Cục trưởng phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu lập biên • Khi đơn vị có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu - Sử dụng dấu: + Cán văn thư giao sử dụng bảo quản dấu phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ Cục + Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền + Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu lên văn chưa có chữ ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền 22 5.3 Bảo quản dấu - Các dấu đặt ngắn giá chắn bảo quản cẩn thận tủ có khóa, bàn làm việc cán Văn thư, hết làm việc tủ khóa lại cẩn thận - Khi cần sử dụng dấu, cán Văn thư không mang hết giá đựng dấu lên mặt bàn mà mang dấu cần sử dụng lên để đóng dấu Sau sử dụng xong lại cất vào vị trí ban đầu  Nhận xét: - Ưu điểm: + Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu Cục vô chặt chẽ, đặc biệt việc không mang dấu khỏi quan để giảm thiếu tối đa khả làm dấu bên quan + Cán văn thư cẩn thận việc bảo quản dấu, không sử dụng dấu cách bừa bãi, cẩu thả Nhờ chất lượng dấu Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ đảm bảo - Nhược điểm: Do cán văn thư Cục giữ dấu tổ chức đoàn thể Cục nên tổ chức bị động việc sử dụng dấu mình.Trong trường hợp cán Văn thư quan mà khơng có mặt văn phòng cán tổ chức lấy dấu để sử dụng Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 6.1 Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức Các loại hồ sơ hình thành Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ là: - Hồ sơ cơng việc: Đây tập tài liệu có liên quan đến nhau, có đặc trưng, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc Cục - Hồ sơ nhân sự: Đây tập văn liên quan đến cá nhân cụ thể Cục - Hồ sơ nguyên tắc: Đây văn quy phạm pháp luật, quy định, nội quy, quy chế Bộ, Cục nhằm làm để điều chỉnh hoạt động Cục 6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ 23 - Danh mục hồ sơ bảng kê hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trình hoạt động quan, tổ chức năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập thời hạn bảo quản hồ sơ - Lập Danh mục hồ sơ có tác dụng sau: + Giúp cho việc quản lý hoạt động Cục nhân viên thông qua hệ thống hồ sơ; + Giúp cho quan, tổ chức chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học + Là để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân Cục việc lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan + Là để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ sử dụng - Tuy nhiên, trình khảo sát thực tế cho thấy Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ không lập Danh mục hồ sơ Chính q trình hoạt động, cá nhân giao cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc khơng dựa theo Danh mục hồ sơ lập sẵn 6.3 Phương pháp lập hồ sơ - Mở hồ sơ: Do Bộ Khoa học Công nghệ Cục Ứng dụng Phát triển Cơng nghệ khơng có Danh mục hồ sơ nên cán bộ, nhân viên Cục vào thực tế công việc giao để mở hồ sơ Đó việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ ký hiệu hồ sơ, năm mở hồ sơ Cán bộ, cơng chức q trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ - Thu thập văn vào hồ sơ: + Cán bộ, công chức q trình giải cơng việc có trách nhiệm thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ vào tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu, phim, ảnh, ghi âm; + Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho phù hợp (theo trình tự thời gian diễn biến giải công việc) - Kết thúc biên mục hồ sơ: 24 + Khi cơng việc giải xog hồ sơ kết thúc Cán bộ, công chức phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, hết giá trị; + Phân chia đơn vị bảo quản hợp lý Nếu hồ sơ có văn để nguyên thành đơn vị bảo quản, hồ sơ dày phân chia thành nhiều đơn vị bảo quản khác Mỗi hồ sơ không dày 3cm không mỏng 1cm Những hồ sơ dày phải tìm mối liên hệ văn bên để phân chia đơn vị bảo quản + Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo trình tự hợp lý xếp theo thời gian ban hành, theo số thứ tự, theo trình tự giải cơng việc theo vần chữ ABC Qua khảo sát Cục thấy cách xếp hay áp dụng xếp theo trình tự giải cơng việc + Trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp xếp vào cuối hồ sơ + Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ Việc biên mục hồ sơ bao gồm đánh số tờ để cố định trật tự tài liệu hồ sơ viết mục lục văn 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan Theo quy định cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ đơn vị cán văn thư – lưu trữ đơn vị theo thời hạn quy định Tuy nhiên vào tình hình thực tế Văn phòng Cục Ứng dụng Phát triển Cơng nghệ nhân văn phòng khơng đủ, có cán văn thư kiêm lưu trữ nên khối lượng công việc nặng Mặt khác, diện tích văn phòng bị hạn chế nên tồn văn phòng kê số tủ để tài liệu khơng thể lập kho lưu trữ riêng Chính lý mà Văn phòng Cục lưu trữ tập lưu văn Văn phòng, văn đơn vị đơn vị tự lưu trữ riêng 6.5 Nhận xét chung - Ưu điểm: + Phương pháp lập hồ sơ Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ diễn theo trình tự quy định 25 + Thơng qua trình khảo sát em nhận thấy việc thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ trình kết thúc hồ sơ thực tốt Cụ thể văn bản, giấy tờ liên quan đến công việc nhân viên thu thập đầy đủ Sau tài liệu lại xếp cách khoa học, rõ ràng Hầu hết nhân viên lựa chọn cách xếp theo tiến trình giải cơng việc để dễ dàng theo dõi tìm kiếm văn cần Đặc biệt, q trình giải cơng việc, nhân viên kết hợp việc xếp văn bản, tài liệu hồ sơ với việc viết mục lục văn để đến cuối hồ sơ kết thúc họ tiết kiệm khoản thời gian để làm việc Thay vào họ cần chỉnh sửa cho hợp lý sở viết - Nhược điểm: + Cục chưa có danh mục hồ sơ Điều làm cho việc mở hồ sơ trở nên bị động phải có nhiệm vụ giao nhân viên lập hồ sơ + Cục chưa có kho lưu trữ riêng nên chưa thể tập trung lưu trữ hồ sơ, văn bản, giấy tờ toàn Cục mà đơn vị phải tự lưu trữ Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ chưa ban hành quy định riêng nghi thức nhà nước hay Quy chế văn hóa cơng sở, Quy chế làm việc quan Hiện tại, Cục thực theo quy định chung nhà nước vấn đề như: - Nghị định số 145/2013/NĐ-CP ngày 29 tháng 10 năm 2013 Chính phủ quy định tổ chức ngày kỷ niệm; nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối ngoại đón, tiếp khách nước ngồi; - Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng năm 2007 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành quy chế văn hố cơng sở quan hành nhà nước 7.2 Nhận xét chung - Về vấn đề nghi thức nhà nước: Cục thực bản, quy củ theo quy định Cục quan trực thuộc Bộ Việc làm tốt vấn đề hay không ảnh 26 hưởng lớn đến mặt quan lớn nhà nước Các hội họp, tổ chức kiện lên kế hoạc cách cụ thể chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng Sự kiện nhỏ sử dụng phòng họp Cục, kiện lớn mượn phòng họp lớn Bộ tầng Các cá nhân phân công nhiệm vụ rõ ràng Quá trình diễn kiện tiến hành theo nghi thức nhà nước bắt buộc theo quy định Ngoài với kiện quan trọng, Cục thuê đơn vị tổ chức kiện chuyên nghiệp kêu gọi doanh nghiệp tài trợ để góp phần làm cho kiện diễn thành công - Về vấn đề văn hóa cơng sở: + Trang phục đến quan làm viêc nhân viên Cục gọn gàng, lịch Những nhân viên nữ thường mặc váy cơng sở nam mặc áo sơ mi quần âu + Về cách giao tiếp ứng xử, cán bộ, nhân viên làm việc Cục có thái độ lịch sự, tơn trọng giao tiếp với người khác Nói chuyện nhỏ nhẹ, khơng gây tiếng ồn làm ảnh hưởng đến người khác làm việc Ngôn ngữ giao tiếp rõ ràng, mạch lạc; khơng nói tục, nói tiếng lóng, qt nạt người khác + Cục trọng đến việc nghiêm cấm hút thuốc làm việc Cụ thể hành lang Cục có treo bảng nhỏ ghi số trích dẫn vấn đề như: "Cơng dân có quyền sống làm việc mơi trường khơng khói thuốc lá" (Luật phòng, chống tác hại thuốc lá) "Lãnh đạo quan, đơn vị phải đưa quy định cấm hút thuốc nơi làm việc vào quy chế nội quan, đơn vị" (Luật phòng, chống tác hại thuốc lá) "Thực quy định cấm hút thuốc nơi làm việc trách nhiệm công chức, viên chức, người lao động" (Luật phòng, chống tác hại thuốc lá) "90% bệnh nhân mắc bệnh ung thư phổi sử dụng thuốc lá" (Tổ chức Y tế giới) Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 27 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động quan, tổ chức Tại Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ sử dụng trang thiết bị phục vụ cho công việc ngày Trong phạm vi kiến tập Văn phòng Cục, em xin phép trình bày khái quát trang thiết bị sở vật chất văn phòng sau: - Bàn ghế làm việc: Có 05 bàn làm việc gồm 04 bàn dành cho nhân viên văn phòng 01 bàn dành cho Chánh Văn phòng Tất bàn làm chất liệu gỗ, có 01 ngăn kéo để bàn phím máy vi tính 01 tủ có khóa để cất tài liệu đồ dùng khác Tương ứng với số lượng bàn ghế ngồi làm việc - Trên bàn làm việc trang bị máy vi tính để làm việc Ngồi có số đồ dùng lịch để bàn, ống đựng bút, có bàn có chậu nhỏ - Ngồi gần cửa vào có bàn dài hình chữ nhật khoảng 10 ghế kê xung quanh dùng để tiếp khách để họp họp nội văn phòng Bên cạnh bàn nhỏ để đựng cốc chén uống nước - Tủ tài liệu có khoảng chục tủ với kích thước hình dáng giống xếp hai bên phòng, dùng để đựng hồ sơ, liệu Văn phòng Riêng dãy tủ phía bên trái làm thêm nhiệm vụ ngăn cách khu vực bàn làm việc Chánh Văn phòng với bàn làm việc nhân viên khác văn phòng - Văn phòng trang bị hệ thống đèn điện, điều hòa cơng suất lớn lắp đặt hệ thống wifi phủ sóng rộng gặp tồn Cục - 01 máy in để in tài liệu 01 máy photocopy dùng để nhân tài liệu - 01 máy fax đặt cạnh bàn làm việc Chánh Văn phòng để gửi nhận văn chuyển qua Fax - 01 tủ lạnh, 01 đựng nước, 01 ấm siêu tốc để đun nước nóng 8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng Cơng tác quản lý sử dụng thiết bị văn phòng văn phòng Cục thực tốt Tất trang thiết bị sử dụng cẩn thận 28 tiết kiệm Ví dụ khỏi văn phòng phải tắt đèn, tắt điều hòa tất thiết bị điện khác khơng sử dụng Với máy in máy photo phải biết tiết kiệm giấy Không in ấn nhân tài liệu bừa bãi để tránh tình trạng phung phí giấy văn quan trọng bị thất ngồi Khi thiết bị có dấu hiệu hỏng hóc cán phụ trách mảng quản trị thiết bị có trách nhiệm gọi người đến sửa chữa xin ý kiến lãnh đạo việc mua mới, thay bỏ đồ cũ khơng sửa chữa 29 KẾT LUẬN Trong tuần kiến tập vừa qua, nhờ giúp đỡ Lãnh đạo Văn phòng Cục bảo tận tình cán Văn thư – Lưu trữ văn phòng, em có hội để khảo sát cơng tác quản trị văn phòng công tác văn thư – lưu trữ Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ thuộc Bộ Khoa học Cơng nghệ Qua q trình kiến tập, em khơng có nhìn đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cục Văn phòng Cục mà quan trọng nhận thức đầy đủ tầm quan trọng cơng tác quản trị văn phòng cơng tác văn thư – lưu trữ hoạt động quan, tổ chức Văn phòng cầu nối quan trọng giúp cho hoạt động phòng ban, đơn vị Cục hoạt động cách thơng suốt hình thức truyền đạt thơng tin đáng tin cậy thông qua văn bản, mà Văn phòng lại nơi tổng hợp thơng tin để cung cấp cho lãnh đạo; giúp lãnh đạo ban hành văn đảm bảo văn chuyển giao đến tất đơn vị quan nhằm thực chủ trương, sách định quản lý cấp Được học tập trải nghiệm môi trường làm việc thực tế chuyên nghiệp giúp em không củng cố kiến thức học mà có hội để vận dụng kiến thức vào thực tế cơng tác quản trị văn phòng văn thư – lưu trữ Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo Cục, lãnh đạo Văn phòng Cục cô Phạm Thị Nga – Cán Văn thư – lưu trữ Văn phòng Cục tận tình giúp đỡ bảo em trình em thực tập Em muốn gửi lời cảm ơn đến Khoa Quản trị Văn phòng tổ chức đợt kiến tập để chúng em có hội học tập trải nghiệm thực tế, tạo tiền đề để chúng em làm tốt cơng việc tương lai 30 PHỤ LỤC 31 PHỤ LỤC I Sơ đồ cấu tổ chức Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ Cục Ứng dụng Phát triển cơng nghệ Các phòng ban chức Các đơn vị nghiệp Văn phòng TT Thiết kế, chế tạo Chính sách đổi sáng tạo thử nghiệm TT Hỗ trợ chuyển giao Quản lý công nghệ công nghệ Phát triển công nghệ cho doanh nghiệp TT hỗ trợ thương mại hóa Kế hoạch tài Xúc tiến đầu tư Đào tạo phát triển nhân lực công nghệ Các Văn phòng đại diện VP đại diện TP Hồ Chí Minh VP đại diện Miền Trung Viện nghiên cứu đổi công nghệ PHỤ LỤC II Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Cục Ứng dụng Phát triển Cơng nghệ Chánh Văn phòng Cán Văn thư – Lưu trữ Cán phụ trách mảng Tổ chức cán bộ, Bảo hiểm, Quản trị thiết bị Cán phụ trách mảng Tổng hợp, Thi đua khen thưởng, ISO Cán phụ trách Kế tốn, Tài chính, Quản trị Lái xe Lao công ... chức hoạt động Cục Ứng dụng Phát triển công nghệ quy định nhiệm vụ, quyền hạn Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ sau: Nghiên cứu, xây dựng, tham gia xây dựng chiến lược phát triển công nghệ, kế hoạch... quyền ban hành văn Cục: Cục Ứng dụng Phát triển cơng nghệ có thẩm quyền ban hành văn kể tên mục - Thẩm quyền ban hành văn Cục trưởng: Cục trưởng Cục Ứng dụng Phát triển công nghệ có thẩm quyền... quản lý dấu Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ - đơn vị trực thuộc Bộ quy định sau: + Cục trưởng Cục Ứng dụng Phát triển Công nghệ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý sử dụng dấu đơn