Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại NGÂN HÀNG THƯƠNG mại cổ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM CHI NHÁNH BA ĐÌNH

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 2 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM CHI NHÁNH BA ĐÌNH 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 3 1.1 Chức năng 3 1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 3 1.3 Cơ cấu tổ chức 5 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam 5 2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Tổ chức – Hành chính 5 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức – Hành chính 5 2.1.2 Mô tả bản phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Tổ chức – Hành chính 7 3. Công tác văn thư lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 18 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan 18 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 18 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 20 3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 20 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan 20 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 29 3.3.3.1 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình: 29 3.3.3.2 So sánh với quy trình hiện hành 30 3.3.3.3 Nhận xét và đánh giá: 31 3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 32 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến 32 3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 37 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 38 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 39 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sơ vật chất của văn phòng 39 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Phòng Tổ chức – Hành chính. Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 40 4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 40 PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình. 44 2. Đề xuất những giải phát để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 45 PHẦN III: PHỤ LỤC

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐẶNG THỊ NHUẦN

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1C

KHÓA HỌC (2012 - 2016)

VIỆT NAM CHI NHÁNH BA ĐÌNH Địa chỉ: 34 Cửa Nam - Hoàn Kiếm - Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Đặng Phương Hoa

Giảng viên hướng dẫn: Ths Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI - 2015

Trang 2

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

PHẦN III: PHỤ LỤC 3

LỜI MỞ ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 2

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM CHI NHÁNH BA ĐÌNH 3

1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 3

1.1Chức năng 3

1.2Nhiệm vụ và quyền hạn 3

1.3Cơ cấu tổ chức 5

2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam 5

1.4Tổ chức và hoạt động của Phòng Tổ chức – Hành chính 5

1.4.1Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức – Hành chính 5

1.4.2Mô tả bản phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Tổ chức – Hành chính 7

3.Công tác văn thư lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 15

1.5Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan 15

1.6 Mô hình tổ chức văn thư của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 16

1.7Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 17

1.7.1Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 17

1.7.2Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan 17

1.7.3Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 27

1.7.3.1Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình: 27

1.7.3.2So sánh với quy trình hiện hành 28

Trang 3

1.7.3.3Nhận xét và đánh giá: 29

1.8 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 30

1.8.1Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến 30

1.8.2Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 34

1.9Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 35

4.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 36

1.10Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sơ vật chất của văn phòng 36

1.11Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Phòng Tổ chức – Hành chính Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 37

1.12Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 37

PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40

1.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 40

2.Đề xuất những giải phát để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 42

43

PHẦN III: PHỤ LỤC 47 PHẦN III: PHỤ LỤC

Trang 4

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, quản trị văn phòng đã và đang trở thành lĩnh vực được toàn thể xã hội quan tâm Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lí thông tin trong các cơ quan, doanh nghiệp

Quản trị văn phòng có vị trí, vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của mỗi cơ quan, doanh nghiệp Bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố quản trị văn phòng thì cơ quan, doanh nghiệp đó khó có thể đứng vững và tồn tại được, đặc biệt trong giai đoạn hội nhập hiện nay

Với mục tiêu đào tạo ra những thế hệ sinh viên xuất sắc về cả đạo dức và chuyên môn nghiệp vụ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đề ra chương trình kiến tập ngành nghề với mục tiêu lấy lí luận làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn

và ngược lại lấy thực tiễn bổ sung những kiến thức lí luận còn thiếu hụt

Quá trình kiến tập ngành nghề giúp sinh viên làm quen với công việc thực

tế, vận dụng những kiến thức khi được giảng dạy trên ghế nhà trường vào công việc Tự đúc kết kinh nghiệm và trau dồi kiến thức hoàn thiện bản thân và hướng tới đạt kết quả cao trong quá trình kiến tập ngành nghề

Trang 5

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tôi xin phép gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Lê Thị Phương Chi – Trưởng phòng Phòng Tổ chức – Hành chính, chị Đặng Phương Hoa – chuyên viên văn thư lưu trữ cùng toàn thể các cô chú, anh chị cán bộ nhân viên trong Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình đã giúp đỡ tôi rất nhiệt tình trong suốt thời gian về kiến tập tại Phòng Tổ chức – Hành chính của cơ quan

Bên cạnh đó, tôi xin chân thành cảm ơn cô Lâm Thu Hằng – giảng viên hướng dẫn báo cáo kiến tập cùng các quý thầy cô giảng viên tại Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình giảng dạy cho tôi những kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm quan trọng để tôi có thể hoàn thành đợt kiến tập này

Tục ngữ có câu: “ Học đi đôi với hành” Thời gian được các thầy cô giảng dạy kiến thức trên giảng đường rất quý báu đối với tôi Càng ý nghĩa hơn khi được nhà trường và các thầy cô tạo điều kiện để tôi cũng như các bạn được trải nghiệm qua đợt kiến tập này, được kiến tập tại cơ quan có ý nghĩa chuyên môn rất lớn đối với tôi nói riêng và các thế hệ sinh viên nói chung Thời gian kiến tập

từ ngày 20/4/2015 đếm ngày 25/5/2015, tuy khoảng thời gian kiến tập không quá dài nhưng nhờ có sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú,anh chị trong cơ quan tôi đã có cơ hội vận dụng những kiến thức được học vào thực tế công việc tại cơ quan Từ đó nâng cao kỹ năng chuyên môn và rút ra những kinh nghiệm quy báu cho bản thân

Tuy nhiên do đây là lần đầu tiếp xúc thực tế vào công việc nên không tránh khỏi còn nhiều bỡ ngỡ và thiếu xót trong quá trình tìm hiểu thông tin, vận dụng thực tế và trình bày báo cáo kiến tập Rất mong nhận được sự bỏ qua của quý cơ quan, nhận được sự đóng góp ý kiến và giúp đỡ của quý thầy cô

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Trang 6

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM

- Chi nhánh là đơn vị hoạch toán, kế toán phụ thuộc, có con dấu và bảng cân đối tài khoản theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Tổ chức phổ biến, chỉ đạo, triển khai thi hành các văn bản quy định của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam về tiền tệ và hoạt động ngân hàng đến các tổ chức tín dụng và các tổ chức khác có hoạt động trên địa bàn Ba Đình

- Tổng hợp, thống kê, nghiên cứu, phân tích và dự báo kinh tế trên địa bàn để tham mưu cho Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam và chịu trách nhiệm triển khai chỉ đạo của Tổng giám đốc thực hiện chính sách tiền tệ và hoạt động ngân hàng trên địa bàn; tham mưu cho cấp uỷ, chính quyền địa phương trong việc xây dựng và phát triển kinh tế-xã hội địa phương có liên quan đến hoạt động ngân hàng; thực hiện công tác thông tin tín dụng

- Thực hiện nhiệm vụ cấp, thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động của các phòng giao dịch trên địa bàn theo uỷ quyền của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam và quy định của pháp luật

Trang 7

- Giám sát, chỉ đạo hoạt động của các phòng giao dịch trên địa bàn theo

uỷ quyền của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam và quy định của pháp luật

- Tổ chức, thực hiện công tác thanh tra, giám sát, xử lý vi phạm đối với hoạt động của các phòng giao dịch trên địa bàn theo quy định của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam và của pháp luật

- Cung ứng dịch vụ thanh toán, ngân quỹ và các dịch vụ ngân hàng khác cho các phòng giao dịch trên địa bàn

- Thực hiện các nghiệp vụ và biện pháp quản lý về ngoại hối trên địa bàn theo quy định của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam và của pháp luật

- Thực hiện nghiệp vụ tái cấp vốn và cho vay thanh toán đối với các phòng giao dịch trên địa bàn khi được Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam uỷ quyền

- Thực hiện các nghiệp vụ và biện pháp quản lý về tiền tệ, kho quỹ, bảo đảm an toàn về tài sản, tiền và các giấy tờ có giá bảo quản trong kho, quỹ tại chi nhánh, khi giao nhận theo quy định của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam và của pháp luật

- Thực hiện công tác, phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam và của pháp luật

- Thực hiện quy chế dân chủ cơ sở, công khai tài sản, tài chính theo quy định của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam và của pháp luật

- Báo cáo, trả lời chất vấn theo yêu cầu của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam; trả lời kiến nghị của các cơ quan báo chí về tiền tệ và hoạt động ngân hàng trên địa bàn theo quy định của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam và của pháp luật

- Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam và của pháp luật

- Thực hiện công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy, phòng chống cháy

nổ, phòng chống bão lụt, đảm bảo an ninh, trật tự an toàn tại Trụ sở chi nhánh và các cơ sở vật chất khác thuộc thẩm quyền quản lý của chi nhánh

- Thực hiện chế độ báo cáo thông tin, báo cáo theo quy định của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam và của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ngân hàng TMCP Công Thương Việt

Trang 8

- Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc chi nhánh trong công tác nhân sự, văn phòng, hành chính quản trị của chi nhánh theo quy định của ngân hàng công thương trong từng thời kỳ.

b)Nhiệm vụ

Thứ nhất, nhiệm vụ về công tác nhân sự:

- Phòng Tổ chức – Hành chính trực tiếp phối hợp với bộ phận quản lí nhân sự, quản lí tiền lương và đào tạo tại TSC để phổ biến, triển khai thực hiện

và theo dõi giám sát kết quả thực hiện các cơ chế, chính sách và quy định quy trình quản lí nhân sự của ngân hàng công thương tại chi nhánh một cách hiệu quả

- Phòng Tổ chức – Hành chính là đầu mối thực hiện công tác cán bộ trong toàn chi nhánh: định biên lao động, tuyển dụng, điều động, luân chuyển cán bộ / chuyển đổi công việc; nhận xét, đánh giá; thi đua, khen thưởng cán bộ; đào tạo và phát triển quy hoạch bổ nhiệm, miễn nhiệm nghỉ việc / chấm dứt hợp đồng lao động… cán bộ trong phạm vi, thẩm quyền được giao

- Thực hiện quy định của nhà nước và của ngân hàng công thương có kiên quan đến chính sách cán bộ về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, …

- Đầu mối hướng dẫn sử dụng và trực tiếp thực hiện việc duy trì, báo cáo

về cơ sở dữ liệu thông tin nhân sự trên các hệ thống phần mềm quản lí nhân sự

Trang 9

của ngân hàng công thương một cách đầy đủ, chính xác theo quy định.

Thứ hai, nhiệm vụ về công tác văn phòng, hành chính quản trị:

- Phòng Tổ chức – Hành chính có nhiệm vụ lập kế hoạch, thực hiện việc mua sắm tài sản và ccong cụ lao đọng, trang thiết bị và phương hướng làm việc, văn phòng phẩm phục vụ hoạt động kinh doanh tại chi nhánh; thực hiện theo dõi bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, công cụ lao động theo ủy quyền

- Quản lí cơ sở nhà đất, thực hiện thủ tục xin chứng nhận sử dụng đất, giấy phép đăng ký kinh doanh của chi nhánh và các phó giám đốc trực thuộc chi nhánh; thực hiện công tác xây dựng cơ bản, nâng cấp và sửa chữa trụ sở làm việc phó giám đốc, trạm ATM, QTK đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh và quy chế, quy định quản lí đầu tư xây dựng cơ bản của nhà nước và ngân hàng công thương

- Quản lí việc sử dụng xe ô tô, sử dụng điện, điện tử, công cụ hỗ trợ và các trang thiết bị của chi nhánh Định kỳ bảo dưỡng và kiểm tra xe ô tô theo quy định đảm bảo lá xe an toàn Đầu mối xây dựng nội quy quản lí, sử dụng trang thiết bị tại chi nhánh Quản lí và bảo quản kho chứng từ chi nhánh

- Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ tại chi nhánh theo đúng quy định của nhà nước và của ngân hàng công thương Đánh máy in, in ấn tài liệu của cơ quan khi đã được ban giám đốc chi nhánh phê duyệt

- Tổ chức thực hiện công tác y tế tại chi nhánh

- Chuẩn bị công tác bảo vệ an toàn cơ quan; phối hợp với các phòng nghiệp vụ liên quan bảo vệ an toàn công tác vận chuyển hàng đặc biệt, phòng chống cháy nổ, chống bão lũ theo quy định của ngành và các cơ quan chức năng

- Thực hiện nhiệm vụ thành viên của Hội đồng lương, Hội đồng kiểm kê tài sản, Hội đồng tiêu hủy giấy tờ in quan trọng và các Hội đồng khác theo quy định của ngân hàng công thương

- Quản lí và duy trì hình ảnh thương hiệu ngân hàng công thương tại chi nhánh và trên địa bàn

c) Cơ cấu tổ chức

Trưởng phòng

Trang 10

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức – Hành chính

1.4.2 Mô tả bản phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Tổ chức – Hành chính

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức – Hành chính, nhằm nâng cao trách nhiệm của từng nhân viên trong việc tham mưu, đề xuất các lĩnh vực công tác và chủ động thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao; Nhiệm vụ của từng vị trí trong phòng Tổ chức – Hành chính được phân công như sau:

a Trưởng phòng – Lê Thị Phương Chi

- Chức danh: Trưởng phòng Phòng Tổ chức – Hành chính

- Mục đích của chức danh:

Chỉ đạo triển khai và giám sát công tác quản lí nguồn nhân lực: tổ chức nhân sự, tiền lương, giải quyết chế độ chính sách, quan hệ lao động, đào tạo phát triển tại chi nhánh với mục tiêu đảm bảo nguồn nhân lực đủ số lượng, không ngừng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển hoạt động kinh doanh của chi nhánh trong khuôn khổ của pháp luật hiện hành, quy định của ngân hàng công thương và theo phân công của giám đốc

- Nhiệm vụ công tác được phân công:

 Quản lí nguồn nhân lực:

Chỉ đạo, tổ chức thực hiện và kiểm soát công tác quản lí cán bộ, đào tạo nguồn nhân lực của chi nhánh nhằm cung cấp lao động đủ và đạt yêu cầu chất lượng, đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh của chi nhánh

 Tiền lương và chế độ, chính sách cho người lao động:

Chỉ đạo: Tổ chức thực hiện, kiểm soát việc thực hiện chế độ tiền lương, chi lương, thưởng và chế độ, chính sách đối với người lao động toàn chi nhánh

Chuyên

viên văn

thư

Chuyên viên hành chính quản trị

Chuyên viên y tế

Chuyên viên lao động –

xã hội

Tạp vụ

Đội xe

Đội bảo vệ

Trang 11

Nhằm thực hiện đúng chế độ tiền lương các chế độ chính sách đối với người lao động theo quy định của nhà nước và ngân hàng công thương, không để xảy ra các tranh chấp, khiếu kiện.

 Công tác văn phòng, hành chính quản trị:

Chỉ đạo: lập kế hoạch mua sắm tài sản và công cụ lao động, trang thiết bị

và văn phòng phẩm bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, máy móc, phương tiện làm việc, quản lí sử dụng, bồi dưỡng trang thiết bị của chi nhánh

Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ, công tác hậu cần, thực hiện công tác y

tế, công tác bảo vệ an toàn tại chi nhánh nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh tại chi nhánh

 Quản lí nhân viên:

Đào tạo, sử dụng cán bộ nhận xét đánh giá cán bộ thuộc thẩm quyền quản

lí nhằm phát huy tốt nhất năng lực, sở trường của các cá nhân tạo môi trường học tập tốt nhất

- Yêu cầu tối thiểu:

 Trình độ học vấn: Đại học chuyên ngành kinh tế( Tài chính/ ngân hàng/ quản trị nhân lực/kinh tế lao động

 Kinh nghiệm: Có 5 năm kinh nghiệm về công tác tổ chức, nhân sự, tiền lương trong đó đã có 2 năm làm công tác quản lí

 Hiểu biết về hoạt động kinh doanh: Kinh tế vĩ mô; hiểu biết về nghiệp

vụ và hoạt động ngân hàng; hiểu biết sâu luật ngân hàng nhà nước và các luật

Trang 12

Đ/c Hoàng Trung Kiên

- Chức danh: Phó phòng Phòng Tổ chức – Hành chính

Triển khai và giám sát công tác quản lí nguồn nhân lực: tổ chức nhân

sự, tiền lương, giải quyết chế độ chính sách, quan hệ lao động, đào tạo phát triển tại chi nhánh với mục tiêu đảm bảo nguồn nhân lực đủ số lượng, không ngừng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển hoạt động kinh doanh của chi nhánh trong khuôn khổ của pháp luật hiện hành, quy định của ngân hàng công thương và theo phân công của trưởng phòng Tổ chức – Hành chính

 Quản lí nguồn nhân lực :

Triển khai, tổ chức thực hiện và kiểm soát công tác quản lí cán bộ, đào tạo nguồn nhân lực của chi nhánh nhằm cung cấp lao động đủ và đạt yêu cầu chất lượng, đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh của chi nhánh

 Tiền lương và chế độ, chính sách cho người lao động:

Triển khai: Tổ chức thực hiện, kiểm soát việc thực hiện chế độ tiền lương, chi lương, thưởng và chế độ, chính sách đối với người lao động toàn chi nhánh Nhằm thực hiện đúng chế độ tiền lương các chế độ chính sách đối với người lao động theo quy định của nhà nước và ngân hàng công thương, không để xảy ra các tranh chấp, khiếu kiện

 Công tác văn phòng, hành chính quản trị:

Triển khai: lập kế hoạch mua sắm tài sản và công cụ lao động, trang thiết

bị và văn phòng phẩm bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, máy móc, phương tiện làm việc, quản lí sử dụng, bồi dưỡng trang thiết bị của chi nhánh

Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ, công tác hậu cần, thực hiện công tác y

tế, công tác bảo vệ an toàn tại chi nhánh nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh tại chi nhánh

 Quản lí nhân viên:

Đào tạo, sử dụng cán bộ nhận xét đánh giá cán bộ thuộc thẩm quyền quản

lí nhằm phát huy tốt nhất năng lực, sở trường của các cá nhân tạo môi trường học tập tốt nhất

 Tự nâng cao trình độ:

Tự tham gia các khóa đào tạo do ngân hàng công thương tổ chức và các lớp/ khóa đào tạo từ bên ngoài

Trang 13

 Các công việc khác:

Theo sự phân công của trưởng phòng Tổ chức – Hành chính; huy động vốn phát triển kế hoạch – các sản phẩm thẻ; công tác đảng – đoàn, …

 Trình độ học vấn: Đại học chuyên ngành kinh tế( Tài chính/ ngân hàng/ quản trị nhân lực/kinh tế lao động

 Kinh nghiệm: Có 5 năm kinh nghiệm về công tác tổ chức, nhân sự, tiền lương trong đó đã có 2 năm làm công tác quản lí

 Hiểu biết về hoạt động kinh doanh: Kinh tế vĩ mô; hiểu biết về nghiệp

vụ và hoạt động ngân hàng; hiểu biết sâu luật ngân hàng nhà nước và các luật

 Thực hiện công tác tổ chức nguồn nhân lực

 Thực hiện công tác tiền lương và chế độ chính sách đối với người lao động

 Mua sắm văn phòng phẩm, công cụ,dụng cụ lao động, công tác hậu cần hội nghị

 Thủ quỹ nội bộ chi nhánh

Trang 14

Tự tham gia các khóa đào tạo do ngân hàng công thương tổ chức và các lớp/ khóa đào tạo từ bên ngoài.

 Các công việc khác:

Theo sự phân công của trưởng phòng Tổ chức – Hành chính; huy động vốn phát triển kế hoạch – các sản phẩm thẻ; công tác đảng – đoàn, …

 Trình độ học vấn: Đại học chuyên ngành kinh tế( tài chính ngân hàng, luật hoặc quản trị nhân sự, tiền lương)

 Hiểu biết về hoạt động của ngân hàng, hiểu biết về các luật chuyên ngành thuộc mảng công việc được giao

Kỹ năng giao tiếp

d Chuyên viên văn thư – lưu trữ: Phạm Thị Thu Hiền

đi đến; thực hiện công tác hậu cần hành chính quản trị và công việc khác với mục tiêu đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được phân công, đảm bảo tính tuân thủ các quy chế, quy trình hoạt động của chi nhánh trong khuôn khổ của pháp luật hiện hành, quy định của ngân hàng công thương và theo sự phân công của trưởng phòng Tổ chức – Hành chính

 Quản lí sử dụng con dấu tròn:

• Thực hiện công tác quản lí con dấu tròn đảm bảo an toàn tuyệt đối

• Đóng dấu đúng chữ ký người có thẩm quyền / ủy quyền

• Kiểm soát thể thức trình bày văn bản, công văn trước khi đóng dấu để phát hành

• Nhân bản đúng số lượng nơi đề gửi

 Lập sổ theo dõi:

• Lập sổ theo dõi số hợp đồng, phụ lục…

Trang 15

• Lập sổ theo dõi công văn phát hành trong và ngoài hệ thống ngân hàng công thương.

• Lập các loại sổ sách khác theo quyết địng của ngân hàng công thương

 Trình độ học vấn: Chuyên ngành văn thư – lưu trữ

 Kỹ năng:

Tiếng anh: B

Vi tính văn phòng: B

Kỹ năng trình bày, soạn thảo văn bản

Kỹ năng giao tiếp

e Chuyên viên hành chính quản trị - Bùi Thái Bảo

- Chức danh: Nhân viên hành chính quản trị của Phòng Tổ chức – Hành chính

Lập kế hoạch thực hiện mua sắm, quản lí, sửa chữa, bảo dưỡng tài sản, công cụ lao động, trang thiết bị, phương tiện làm việc; theo dõi, giám sát sửa chữa tài sản, công cụ lao động, các công trình xây dựng cơ bản với mục tiêu trang thiết bị đầy đủ tài sản, công cụ lao động, trang thiết bị làm việc phục vụ hoạt động kinh doanh của chi nhánh trong khuôn khổ của pháp luật hiện hành quy định, của ngân hàng công thương và theo sự phân công của trưởng phòng

Tổ chức – Hành chính

 Mua sắm tài sản, công cụ, dụng cụ lao động

 Bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, …

Trang 16

vốn phát triển kế hoạch – các sản phẩm thẻ; công tác đảng – đoàn, …

 Trình độ học vấn: Chuyên ngành kinh tế/ Tổ chức – Ngân hàng

 Hiểu biết về hoạt động của ngân hàng

 Kỹ năng:

Tiếng anh:B

Vi tính: B

Kỹ năng chuyên môn

f Chuyên viên y tế - Nguyễn Xuân Hiếu

- Chức danh: Nhân viên y tế của Phòng Tổ chức – Hành chính

Thực hiện công tác y tế tại chi nhánh; quản lí hồ sơ sức khỏe cán bộ nhân viên; kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm với mục tiêu đảm bảo chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên trong khuôn khổ của pháp luật hiện hành, quy định của ngân hàng công thương và theo sự phân công của trưởng phòng Tổ chức – Hành chính

 Thực hiện theo sự hợp đồng làm việc, quy chế của cơ quan và sự điều động của trưởng, phó phòng phòng Tổ chức – Hành chính

 Quản lí hồ sơ sức khỏe cán bộ nhân viên

 Kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm với mục tiêu đảm bảo chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên

 Trình độ chuyên môn: Đại học chuyên ngành y khoa

- Chức danh: Nhân viên tạp vụ

 Lau chùi, quét dọn vệ sinh sạch sẽ các phòn, khu nhà vệ sinh, các hành lang

 Tưới, chăm sóc cây xanh hàng ngày

Trang 17

- Tổ trưởng tổ lái xe: Đỗ Văn Nam

 Theo dõi hoạt động của từng xe và lái xe; kiểm tra kỹ thuật của xe trước khi đề xuất tu sửa; đăng ký mua bảo hiểm và hoàn tất thủ tục đăng kiểm cho các

xe đúng thời hạn; kiểm tra và xây dựng lại định mức xăng dầu cho từng xe Báo cáo Km hoạt động của các xe/ tháng trong cuộc họp giao ban, trường hợp đột xuất phải báo cáo Lãnh đạo phòng

 Chịu trách nhiệm điều hành công tác của tổ xe

 Điều tài sản có giá trị, lái xe trở ban lãnh đạo, cán bộ công nhân viên đi công tác

 Đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh của chi nhánh; đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển tài sản và con người

 Các công việc khác theo sự phân công của trưởng phòng

- Nhân viên lái xe: Lê Văn Hiếu

 Lái xe trở ban lãnh đạo, cán bộ công nhân viên đi công tác

 Quản lí sử dụng xe, định kỳ bảo dưỡng và kiểm tra xe theo đúng quy định

Trang 18

- Tổ trưởng đội bảo vệ:

 Theo dõi công việc về lịch trực của tổ bảo vệ; kiểm tra thanh toán ngoài giờ; xây dựng kế hoạch huấn luyện về công tác bảo vệ và phòng cháy chữa cháy; kiểm tra và đề xuất mua sắm, sửa chữa trang thiết bị của tổ Kiểm tra sổ trực và báo cáo Lãnh đạo phụ trách theo kế hoạch; trường hợp đột xuất phải báo cáo ngay

 Thực hiện các công việc liên quan đến công tác bảo vệ an toàn, an ninh tiền mặt tại chi nhánh, phòng giao dịch ATM và trên đường vận chuyển tài sản

có giá trị nhằm đáp ứng yêu cầu an toàn trong hoạt động

 Chịu trách nhiệm điều hành công tác của tổ bảo vệ ( bố trí lích trực )

 Thực hiện công tác khác khi được phân công

- Nhân viên bảo vệ:

 Thực hiện công tác theo đúng quy định

 Bảo vệ an toàn, an ninh tại chi nhánh

 Thực hiện các công tác khác khi được phân công

3 Công tác văn thư lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình

1.5 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan

- Quyết định số 2400/2014/QĐ-TGĐ-NHCT99 ngày 30 tháng 9 năm

2014 về việc ban hành quy định quản lí văn bản trong hệ thống Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam Mã số quyết định: QĐ.99.05.I

- Quyết định của Tổng giám đốc Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam

- Quyết dịnh số 22/2007/QĐ-NHNN ngày 28 tháng 5 năm 2007 của Thống đốc ngân hàng nhà nước ban hành quy chế về công tác văn thư và lưu trữ

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư lưu trữ

Trang 19

1.6 Mô hình tổ chức văn thư của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lí của cơ quan,

tổ chức

Tuy công tác văn thư liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận, cán bộ trong cơ quan nhưng nói chung cơ quan nào cũng cần có cán bộ văn thư chuyên trách Mỗi cơ quan lại lựa chọn hình thức tổ chức văn thư khác nhau Tùy thuộc vào tính chất công tác, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan; Số lượng văn bản đi và đến nhiều hay ít,…

Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình tổ chức văn thư theo mô hình văn thư tập trung

Mô hình văn thư tập trung là tất cả các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến; đánh máy, in; trình

ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi của cơ quan và các đơn vị trực thuộc đều tập trung ở Văn phòng cơ quan

Áp dụng hình thức văn thư tập trung thì ngoài việc soạn thảo, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành, các khâu khác của công tác văn thư của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình đều tập trung vào một mối: tại Phòng Tổ chức – Hành chính của cơ quan Còn các phòng ban khác của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình không bố trí bộ phận, cán bộ văn thư chuyên trách hay kiêm nhiệm về công tác văn thư

Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình tổ chức công tác văn thư theo hình thức văn thư tập trung bởi căn cứ vào các yếu tố sau:

1-Tính chất công tác của cơ quan

Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình là đơn vị trực thuộc của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

Chi nhánh có con dấu và bảng cân đối riêng hạch toán kế toán và quản lí tài chính theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

Thực hiện các hoạt động ngân hàng thương mại và các hoạt động kinh doanh khác có liên quan trên địa bàn hoạt động theo quy định của Ngân hàng

Trang 20

Nhà nước Việt Nam và ủy quyền của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam.

2-Nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan

Được nêu tại 1.2 mục 1 phần 1Khảo sát công tác văn phòng của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình

3-Cơ cấu tổ chức của cơ quan

Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình có cơ cấu

tổ chức đơn giản, không nhiều tần nấc

Gồm có: 01 giám đốc; 05 phó giám đốc; 07 phòng( phòng kế hoạch doanh nghiệp, tổ chức – hành chính, tổng hợp, tài trợ thương mại, bán lẻ, kế toán, tiền

lệ kho quỹ)

Ngoài ra, còn có các tổ được chia trong các phòng

4-Số lượng văn bản đi – đến của cơ quan

Căn cứ vào sổ đăng kí văn bản đi vào năm 2010: 3005 văn bản

Căn cứ vào sổ đăng kí văn bản đến vào năm 2010: 3890 văn bản

Số lượng văn bản trong 1 năm không quá nhiều

Áp dụng hình thức văn thư tập trung mang lại nhiều kết quả tốt cho cơ quan Giảm bớt được các thủ tục, tiết kiệm nguồn nhân lực và nâng cao hiệu suất công tác

1.7 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình

1.7.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thì Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình được phép ban hành các văn bản sau: (Xem phụ lục)

1.7.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan

Thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thành phần đó dối với một thể loại văn bản nhất định do cơ quan có thẩm quyền quy định

Thể thức văn bản bao gồm các thành phần bắt buộc phải có đối với một thể loại văn bản nhất định Nếu thiếu các thành phần này, sẽ ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý và độ tin cậy của văn bản đó Theo quy định hiện hành, văn bản

Trang 21

quản lí nhà nước gồm có các thành phần: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số,ký hiệu văn bản; địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu cơ quan, tổ chức; nơi nhận Ngoài

ra, ở một số văn bản còn có một số thành phần như dấu chỉ mức độ mật, khẩn,

dự thảo văn bản…

Các thành phần của văn bản phải được trình bày một cách thống nhất theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Trong thời gian kiến tập tại cơ quan, được tiếp xúc với các văn bản quản

lí hành chính của cơ quan thì tôi xin nhận xét về một số văn bản thu thập được như sau:

(1) Công văn số 100/CV-CNBĐ-TH ngày 13 tháng 04 năm 2015 của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình về việc triển khai chương trình khuyến mại “Chung sức thành công”.( Xem Phụ lục)

 Ưu điểm:

Văn bản có đầy đủ các thành phần thể thức văn bản theo quy định

Một số thành phần thể thức văn bản trình bày đúng, như:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

- Tên cơ quan ban hành văn bản

Tên cơ quan được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng ½ trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái

Trang 22

Cỡ chữ bằng cỡ chữ quốc hiệu; do tên cơ quan dài nên tách làm nhiều dòng và có đường kẻ ngang nét liền có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài dòng chữ

Trang 23

Cụ thể:

NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG

VIỆT NAM CHI NHÁNH BA ĐÌNH

- Ngày tháng năm ban hành văn bản:

Đúng thể thức và kỹ thuật trình bày

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu cơ quan, tổ chức

- Trích yếu nội dung của văn bản:

Trích yếu nội dung được trình bày ngay dưới thành phần Số, ký hiệu của văn bản là đúng (Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV) Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ

12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản không có dấu “:” đằng sau “V/v” Theo đúng quy định, thành phần trích yếu nội dung được trình bày như sau:

Trang 24

V/v Triển khai chương trình khuyến

mại “Chung sức thành công”

- Nơi nhận:

Trong công văn này phần nơi nhận đã bị sai về kỹ thuật trình bày Mỗi tên

cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản phải được trình bày tại một một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái Sau chữ “Lưu” phải thêm dấu hai chấm ( xem phần phụ lục)

Theo đúng quy định, thành phần nơi nhận trong công văn này phải được trình bày như sau:

 Ưu điểm

Trang 25

Cụ thể:

Đúng thể thức và kỹ thuật trình bày

- Tên loại và trích yếu nội dung

- Nội dung văn bản

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu cơ quan, tổ chức

Số 105/QĐ-CNBĐ

- Nơi nhận:

Cũng giống như công văn ở trên Phần nơi nhận trong quyết định này cũng sai lỗi tương tự gạch đầu dòng ở mỗi tên cơ quan, cá nhân nhận văn bản

Trang 26

phải được đặt sát lề trái.

(3) Tờ trình số 108/TTr-CNBĐ-TH ngày 15 tháng 4 năm 2015 của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình về việc áp dụng LSCV thuộc Chương trình “Tiếp sức thành công dành cho KHDNVVN” đối với một số khách hàng tốt (Xem phụ lục)

 Ưu điểm:

ở phía trên, bên phải

Dòng thứ nhất “ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm

Dòng thứ hai “ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm; được đặt canh giữa dòng thứ nhất; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài dòng chữ Cụ thể:

Cụ thể:

Định dạng
Số trang	53
Dung lượng	1,76 MB