Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại NGÂN HÀNG THƯƠNG mại cổ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM CHI NHÁNH BA ĐÌNH

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 2 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM CHI NHÁNH BA ĐÌNH 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 3 1.1 Chức năng 3 1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 3 1.3 Cơ cấu tổ chức 5 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam 5 2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Tổ chức – Hành chính 5 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức – Hành chính 5 2.1.2 Mô tả bản phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Tổ chức – Hành chính 7 3. Công tác văn thư lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 18 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan 18 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 18 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 20 3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 20 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan 20 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 29 3.3.3.1 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình: 29 3.3.3.2 So sánh với quy trình hiện hành 30 3.3.3.3 Nhận xét và đánh giá: 31 3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 32 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến 32 3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 37 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 38 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 39 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sơ vật chất của văn phòng 39 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Phòng Tổ chức – Hành chính. Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 40 4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 40 PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình. 44 2. Đề xuất những giải phát để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 45 PHẦN III: PHỤ LỤC

Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐẶNG THỊ NHUẦN BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1C KHÓA HỌC (2012 - 2016) Tên quan: NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM CHI NHÁNH BA ĐÌNH Địa chỉ: 34 Cửa Nam - Hoàn Kiếm - Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Đặng Phương Hoa Giảng viên hướng dẫn: Ths Lâm Thu Hằng HÀ NỘI - 2015 Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN III: PHỤ LỤC .3 LỜI MỞ ĐẦU LỜI CẢM ƠN PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM CHI NHÁNH BA ĐÌNH 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 1.1Chức 1.2Nhiệm vụ quyền hạn 1.3Cơ cấu tổ chức 2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam .5 1.4Tổ chức hoạt động Phòng Tổ chức – Hành 1.4.1Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng Tổ chức – Hành 1.4.2Mô tả phân công nhiệm vụ vị trí công việc Phòng Tổ chức – Hành 3.Công tác văn thư lưu trữ Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 15 1.5Hệ thống hóa văn quản lí Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình công tác văn thư lưu trữ quan 15 1.6 Mô hình tổ chức văn thư Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 16 1.7Công tác soạn thảo ban hành văn Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 17 1.7.1Xác định thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí quan 17 1.7.2Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quan .17 1.7.3Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lí quan So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá 27 1.7.3.1Các bước quy trình soạn thảo văn quản lí Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình: 27 1.7.3.2So sánh với quy trình hành 28 Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 1.7.3.3Nhận xét đánh giá: 29 1.8 Nhận xét quy trình quản lí giải văn .30 1.8.1Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn – đến 30 1.8.2Tìm hiểu lập hồ sơ hành Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 34 1.9Tìm hiểu tổ chức lưu trữ Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 35 4.Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 36 1.10Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sơ vật chất văn phòng .36 1.11Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc Phòng Tổ chức – Hành Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 37 1.12Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 37 PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 1.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình .40 2.Đề xuất giải phát để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 42 43 PHẦN III: PHỤ LỤC 47 PHẦN III: PHỤ LỤC Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, quản trị văn phòng trở thành lĩnh vực toàn thể xã hội quan tâm Quản trị văn phòng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm soát hoạt động xử lí thông tin quan, doanh nghiệp Quản trị văn phòng có vị trí, vai trò quan trọng phát triển quan, doanh nghiệp Bất kỳ quan, doanh nghiệp thiếu yếu tố quản trị văn phòng quan, doanh nghiệp khó đứng vững tồn được, đặc biệt giai đoạn hội nhập Với mục tiêu đào tạo hệ sinh viên xuất sắc đạo dức chuyên môn nghiệp vụ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đề chương trình kiến tập ngành nghề với mục tiêu lấy lí luận làm sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại lấy thực tiễn bổ sung kiến thức lí luận thiếu hụt Quá trình kiến tập ngành nghề giúp sinh viên làm quen với công việc thực tế, vận dụng kiến thức giảng dạy ghế nhà trường vào công việc Tự đúc kết kinh nghiệm trau dồi kiến thức hoàn thiện thân hướng tới đạt kết cao trình kiến tập ngành nghề Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, xin phép gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Lê Thị Phương Chi – Trưởng phòng Phòng Tổ chức – Hành chính, chị Đặng Phương Hoa – chuyên viên văn thư lưu trữ toàn thể cô chú, anh chị cán nhân viên Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình giúp đỡ nhiệt tình suốt thời gian kiến tập Phòng Tổ chức – Hành quan Bên cạnh đó, xin chân thành cảm ơn cô Lâm Thu Hằng – giảng viên hướng dẫn báo cáo kiến tập quý thầy cô giảng viên Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội tận tình giảng dạy cho kiến thức chuyên môn kinh nghiệm quan trọng để hoàn thành đợt kiến tập Tục ngữ có câu: “ Học đôi với hành” Thời gian thầy cô giảng dạy kiến thức giảng đường quý báu Càng ý nghĩa nhà trường thầy cô tạo điều kiện để bạn trải nghiệm qua đợt kiến tập này, kiến tập quan có ý nghĩa chuyên môn lớn nói riêng hệ sinh viên nói chung Thời gian kiến tập từ ngày 20/4/2015 đếm ngày 25/5/2015, khoảng thời gian kiến tập không dài nhờ có giúp đỡ nhiệt tình cô chú,anh chị quan có hội vận dụng kiến thức học vào thực tế công việc quan Từ nâng cao kỹ chuyên môn rút kinh nghiệm quy báu cho thân Tuy nhiên lần đầu tiếp xúc thực tế vào công việc nên không tránh khỏi nhiều bỡ ngỡ thiếu xót trình tìm hiểu thông tin, vận dụng thực tế trình bày báo cáo kiến tập Rất mong nhận bỏ qua quý quan, nhận đóng góp ý kiến giúp đỡ quý thầy cô Tôi xin chân thành cảm ơn! Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM CHI NHÁNH BA ĐÌNH Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 1.1 Chức - Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình đơn vị trực thuộc Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, chịu lãnh đạo điều hành tập trung, thống Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam - Có chức tham mưu, giúp Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam tiền tệ hoạt đọng ngân hàng địa bàn Ba Đình thực số nghiệp vụ ngân hàng chi nhánh theo ủy quyền Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam - Chi nhánh đơn vị hoạch toán, kế toán phụ thuộc, có dấu bảng cân đối tài khoản theo quy định pháp luật hướng dẫn Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Tổ chức phổ biến, đạo, triển khai thi hành văn quy định Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam tiền tệ hoạt động ngân hàng đến tổ chức tín dụng tổ chức khác có hoạt động địa bàn Ba Đình - Tổng hợp, thống kê, nghiên cứu, phân tích dự báo kinh tế địa bàn để tham mưu cho Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chịu trách nhiệm triển khai đạo Tổng giám đốc thực sách tiền tệ hoạt động ngân hàng địa bàn; tham mưu cho cấp uỷ, quyền địa phương việc xây dựng phát triển kinh tế-xã hội địa phương có liên quan đến hoạt động ngân hàng; thực công tác thông tin tín dụng - Thực nhiệm vụ cấp, thu hồi giấy phép thành lập hoạt động phòng giao dịch địa bàn theo uỷ quyền Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam quy định pháp luật Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Giám sát, đạo hoạt động phòng giao dịch địa bàn theo uỷ quyền Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam quy định pháp luật - Tổ chức, thực công tác tra, giám sát, xử lý vi phạm hoạt động phòng giao dịch địa bàn theo quy định Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam pháp luật - Cung ứng dịch vụ toán, ngân quỹ dịch vụ ngân hàng khác cho phòng giao dịch địa bàn - Thực nghiệp vụ biện pháp quản lý ngoại hối địa bàn theo quy định Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam pháp luật - Thực nghiệp vụ tái cấp vốn cho vay toán phòng giao dịch địa bàn Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam uỷ quyền - Thực nghiệp vụ biện pháp quản lý tiền tệ, kho quỹ, bảo đảm an toàn tài sản, tiền giấy tờ có giá bảo quản kho, quỹ chi nhánh, giao nhận theo quy định Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam pháp luật - Thực công tác, phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; giải khiếu nại, tố cáo theo quy định Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam pháp luật - Thực quy chế dân chủ sở, công khai tài sản, tài theo quy định Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam pháp luật - Báo cáo, trả lời chất vấn theo yêu cầu Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam; trả lời kiến nghị quan báo chí tiền tệ hoạt động ngân hàng địa bàn theo quy định Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam pháp luật - Quản lý tài chính, tài sản giao theo quy định Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam pháp luật - Thực công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy, phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt, đảm bảo an ninh, trật tự an toàn Trụ sở chi nhánh sở vật chất khác thuộc thẩm quyền quản lý chi nhánh - Thực chế độ báo cáo thông tin, báo cáo theo quy định Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam pháp luật - Thực nhiệm vụ khác Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Nam giao 1.3 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Phụ lục) Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam 1.4 Tổ chức hoạt động Phòng Tổ chức – Hành 1.4.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng Tổ chức – Hành a) Chức - Phòng Tổ chức – Hành đơn vị thuộc máy quản lí Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình có chức tham mưu tổ thực công tác tổ chức, lao động tiền lương, công tác thi đua khen thưởng, quản lí hành chính, y tế chăm lo sức khỏe người lao động - Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc chi nhánh công tác nhân sự, văn phòng, hành quản trị chi nhánh theo quy định ngân hàng công thương thời kỳ b) Nhiệm vụ Thứ nhất, nhiệm vụ công tác nhân sự: - Phòng Tổ chức – Hành trực tiếp phối hợp với phận quản lí nhân sự, quản lí tiền lương đào tạo TSC để phổ biến, triển khai thực theo dõi giám sát kết thực chế, sách quy định quy trình quản lí nhân ngân hàng công thương chi nhánh cách hiệu - Phòng Tổ chức – Hành đầu mối thực công tác cán toàn chi nhánh: định biên lao động, tuyển dụng, điều động, luân chuyển cán / chuyển đổi công việc; nhận xét, đánh giá; thi đua, khen thưởng cán bộ; đào tạo phát triển quy hoạch bổ nhiệm, miễn nhiệm nghỉ việc / chấm dứt hợp đồng lao động… cán phạm vi, thẩm quyền giao - Thực quy định nhà nước ngân hàng công thương có kiên quan đến sách cán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, … - Đầu mối hướng dẫn sử dụng trực tiếp thực việc trì, báo cáo sở liệu thông tin nhân hệ thống phần mềm quản lí nhân Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội ngân hàng công thương cách đầy đủ, xác theo quy định Thứ hai, nhiệm vụ công tác văn phòng, hành quản trị: - Phòng Tổ chức – Hành có nhiệm vụ lập kế hoạch, thực việc mua sắm tài sản ccong cụ lao đọng, trang thiết bị phương hướng làm việc, văn phòng phẩm phục vụ hoạt động kinh doanh chi nhánh; thực theo dõi bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, công cụ lao động theo ủy quyền - Quản lí sở nhà đất, thực thủ tục xin chứng nhận sử dụng đất, giấy phép đăng ký kinh doanh chi nhánh phó giám đốc trực thuộc chi nhánh; thực công tác xây dựng bản, nâng cấp sửa chữa trụ sở làm việc phó giám đốc, trạm ATM, QTK đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh quy chế, quy định quản lí đầu tư xây dựng nhà nước ngân hàng công thương - Quản lí việc sử dụng xe ô tô, sử dụng điện, điện tử, công cụ hỗ trợ trang thiết bị chi nhánh Định kỳ bảo dưỡng kiểm tra xe ô tô theo quy định đảm bảo xe an toàn Đầu mối xây dựng nội quy quản lí, sử dụng trang thiết bị chi nhánh Quản lí bảo quản kho chứng từ chi nhánh - Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ chi nhánh theo quy định nhà nước ngân hàng công thương Đánh máy in, in ấn tài liệu quan ban giám đốc chi nhánh phê duyệt - Tổ chức thực công tác y tế chi nhánh - Chuẩn bị công tác bảo vệ an toàn quan; phối hợp với phòng nghiệp vụ liên quan bảo vệ an toàn công tác vận chuyển hàng đặc biệt, phòng chống cháy nổ, chống bão lũ theo quy định ngành quan chức - Thực nhiệm vụ thành viên Hội đồng lương, Hội đồng kiểm kê tài sản, Hội đồng tiêu hủy giấy tờ in quan trọng Hội đồng khác theo quy định ngân hàng công thương - Quản lí trì hình ảnh thương hiệu ngân hàng công thương chi nhánh địa bàn c) Cơ cấu tổ chức Trưởng phòng Phó phòng Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C Phó phòng Báo cáo kiến tập Chuyên viên văn thư Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Chuyên viên hành quản trị Chuyên viên y tế Chuyên viên lao động – xã hội Tạp vụ Đội xe Đội bảo vệ Sơ đồ cấu tổ chức Phòng Tổ chức – Hành 1.4.2 Mô tả phân công nhiệm vụ vị trí công việc Phòng Tổ chức – Hành Căn vào chức năng, nhiệm vụ phòng Tổ chức – Hành chính, nhằm nâng cao trách nhiệm nhân viên việc tham mưu, đề xuất lĩnh vực công tác chủ động thực chức trách nhiệm vụ giao; Nhiệm vụ vị trí phòng Tổ chức – Hành phân công sau: a Trưởng phòng – Lê Thị Phương Chi - Chức danh: Trưởng phòng Phòng Tổ chức – Hành - Mục đích chức danh: Chỉ đạo triển khai giám sát công tác quản lí nguồn nhân lực: tổ chức nhân sự, tiền lương, giải chế độ sách, quan hệ lao động, đào tạo phát triển chi nhánh với mục tiêu đảm bảo nguồn nhân lực đủ số lượng, không ngừng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển hoạt động kinh doanh chi nhánh khuôn khổ pháp luật hành, quy định ngân hàng công thương theo phân công giám đốc - Nhiệm vụ công tác phân công:  Quản lí nguồn nhân lực: Chỉ đạo, tổ chức thực kiểm soát công tác quản lí cán bộ, đào tạo nguồn nhân lực chi nhánh nhằm cung cấp lao động đủ đạt yêu cầu chất lượng, đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh chi nhánh  Tiền lương chế độ, sách cho người lao động: Chỉ đạo: Tổ chức thực hiện, kiểm soát việc thực chế độ tiền lương, chi lương, thưởng chế độ, sách người lao động toàn chi nhánh Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Quyết dịnh số 22/2007/QĐ-NHNN ngày 28 tháng năm 2007 Thống đốc ngân hàng nhà nước ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình gồm có chuyên viên văn phụ trách Phòng Tổ chức – Hành Nhiệm vụ công việc chuyên viên văn thư lưu trữ nêu Do công tác quản lí văn Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình thực máy tính, áp dụng phầm mềm quản lí văn Edoc Vì mà chi nhánh Ba Đình kho bảo quản tài liệu tài liệu chi nhánh quản lí lưu trữ phần nhiều máy tính, số lại xếp bảo quản cặp hộp tài liệu bảo quản tủ đựng tài liệu đặt Phòng Tổ chức – Hành Không có kho bảo quản tài liệu nên chi nhánh Ba Đình quy chế quy định việc vào kho Hiện tại, Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình có quy định việc bảo quản tài liệu Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình 1.10 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sơ vật chất văn phòng Bảng thống kê trang thiết bị, sở vật chất Phòng Tổ chức – Hành (Phụ lục) Nhận xét - Ưu điểm: o Xây dựng nội quy, quy định, hướng dẫn việc sử dụng bảo quản trang thiết bị văn phòng o Các trang thiết bị cần thiết cho hoạt động văn phòng Phòng Tổ chức – Hành trang bị đầy đủ o Vị trí đặt trang thiết bị xếp hợp lí o Cán nhân viên Phòng Tổ chức – Hành nói riêng Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình nói chung thực nghiêm chỉnh quy định sử dụng bảo quản trang thiết bị văn phòng - Nhược điểm: Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C 36 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội o Một vài máy in sử dụng lâu nên thường gặp trục trặc gây ảnh hưởng đến hiệu làm việc cán nhân viên o Tinh thần bảo quản trang thiết bị phòng cán nhân viên chưa cao Khi máy gặp trục trặc ỷ lại trách nhiệm cho o Vị trí bố trí trang thiết bị chưa hợp lí 1.11 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc Phòng Tổ chức – Hành Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu Sơ đồ bố trí, xếp trang thiết bị Phòng Tổ chức – Hành (Phụ lục) Đề xuất mô hình (Phụ lục) 1.12 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan Nhận xét bước đầu hiệu mang lại Các phần mềm sử dụng công tác văn phòng Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình: 1- Phần mềm Quản lí văn thư Edoc 2- Phần mềm Quản lí nhân People Soft 3-Phần mềm CMR để chăm sóc khách hàng Một vài nét phần mềm mà Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình sử dụng hiệu bước đầu phần mềm mang lại: 1- Phần mềm Quản lí văn thư Edoc Có thể thấy công tác quản lý văn thư chiếm vị trí vai trò quan trọng hoạt động quản lý hành quan nào.Phần mềm quản lý văn thư Edoc giải pháp hoàn chỉnh việc tin học hóa công việc hành Phần mềm tập trung vào việc quản lý văn thư loại văn giấy tờ khác quan cách dễ dàng hợp lý Giúp cho người lãnh đạo, người đứng đầu đơn vị thị, định cách nhanh chóng chuyển đến đối tượng cần hướng tới theo dõi tình trạng thị ban Phần mềm xây dựng Web - based với công nghệ tiên Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C 37 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tiến hệ quản trị sở mạnh giúp cho việc triển khai cách dễ dàng có tính bảo mật cao Phần mềm quản lý văn thư eDoc có nhiều lợi ích bật, cụ thể giúp cho đối tượng sử dụng đơn giản, chuyên nghiệp nghiệp vụ giúp cho quan triển khai quản lý liệu tập trung  Đối với cấp lãnh đạo - Giảm công sức tiết kiệm thời gian công việc; - Ra thị điều hành nhanh chóng, kịp thời; - Theo dõi xử lý kịp thời tình trạng thị ban ra; - Nhận công văn phê duyệt dễ dàng; - Quản lý thông tin quan; - Tránh sai sót phát sinh; - …  Đối với phận văn thư - Khắc phục tình trạng khó kiểm soát văn đâu, trình sử dụng chúng nào? Những lưu giữ? - Dễ dàng quản lý loại giấy tờ công văn; - Nhanh chóng lập loại công văn, giấy tờ trình xin ý kiến lãnh đạo; - Theo dõi, kiểm soát tình trạng công văn gửi đi; - Lập thống kê báo cáo xác; - ránh sai sót phát sinh; - …  Đối với nhân viên tham gia công việc - Nhận thị, công văn cách nhanh chóng; - Phản hồi lại ý kiến cách thuận tiện; - Tiết kiệm chi phí văn phòng, giảm nhầm lẫn; - Người sử dụng dễ dàng làm việc, xếp quản lý công việc mình; - Các tiện ích kèm giúp nâng cao hiệu công việc; - Tránh sai sót phát sinh; - … 2- Phần mềm Quản lí nhân People Soft Là ngân hàng hàng đầu Việt Nam, VietinBank coi công tác quản trị phát triển nguồn nhân lực nhiệm vụ trọng tâm kế hoạch phát triển, thể qua sách thu hút nhân tài, sách đãi ngộ, lương thưởng Mới đây, VietinBank triển khai phần mềm quản lý công việc chấm điểm Trên sở danh mục đầu công việc thường xuyên giao, Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C 38 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội gắn kèm với điểm số tương ứng, cán VietinBank tự chấm điểm kết hoàn thành công việc thân Chương trình cung cấp chức phân công công việc chức báo cáo tiến độ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm tăng cường công tác kiểm soát đánh giá cán quản lý People Soft giải pháp QLNS toàn diện, cung cấp chức gồm: Quản lý hồ sơ cán bộ, Tiền lương, Đào tạo, Tuyển dụng, Quản lý mạng lưới, Đánh giá cán Sự phối hợp chặt chẽ People Soft Phần mềm quản lý công việc triển khai đem lại tiện ích quản trị to lớn cho ngân hàng Trong mối liên hệ này, Phần mềm Quản lý công việc chấm điểm đóng vai trò đầu vào tạo tiền đề cho Phân hệ Đánh giá cán People Soft People Soft chuẩn hoá hoạt động nhân sự, cho phép xử lý nhiều công việc online, lưu giữ thông tin tập trung, khai thác nhiều loại báo cáo Phần mềm giúp Ban lãnh đạo phận nhân thực tốt công tác quản lý quy hoạch cán bộ, đào tạo phát triển trình độ cán bộ, đánh giá cán bộ, xây dựng sách nhân phù hợp để đáp ứng chiến lược phát triển ngân hàng ưu điểm lớn People Soft tính Self-Service giúp nhân viên cán quản lý truy cập tương tác trực tiếp hệ thống Nhân viên truy cập vào hệ thống để cập nhật hồ sơ mình, xem bảng lương, tự đánh giá công việc, xem ý kiến đánh giá cán quản lý, đưa yêu cầu đào tạo cho riêng Cán quản lý theo dõi trình công tác nhân viên, đánh giá nhân viên trực tuyến, phê duyệt hồ sơ nhân viên, phê duyệt bảng lương Vì giúp giảm tải công việc, giảm thủ tục giấy tờ phát sinh giảm chi phí cho đơn vị 3-Phần mềm CMR để chăm sóc khách hàng CRM phần mềm dùng để quản lý thông tin,quản lý giao dịch với khách hàng giữ chân khách hàng,đồng thời biến khách hàng tiềm thành khách hàng thực Nói cách đơn giản,CRM phần mềm dùng để quản lý thông tin,quản lý giao dịch với khách hàng giữ chân khách hàng,đồng thời biến Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C 39 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội khách hàng tiềm thành khách hàng thực CRM có nhiều tính năng, có tính là: - Quản lý thông tin khách hàng,lịch sử làm việc với khách hàng,quản lý hoạt động liên quan đến khách hàng như: hẹn,cuộc gọi,email - Quản lý chiến dịch marketing - Quản lý khách hàng tiềm - Quản lý hội - Quản lý dự án - Quản lý email, tài liệu,ghi - Quản lý báo giá - Quản lý hợp đồng - Quản lý vụ việc - Quản lý lịch làm việc cá nhân,nhóm,phòng - Thống kê báo cáo -… CRM giúp hoạt động văn phòng Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình tiết kiệm nguồn nhân lực, tiết kiệm thời gian, chi phí Mang lại hiệu cao công việc, phát khách hàng tiềm PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình  Ưu điểm: Nhìn chung công tác văn phòng Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình Ban giám đốc đội ngũ cán nhân viên chi nhánh Ba Đình tổ chức thực tương đối tốt Đội ngũ cán nhân viên phòng Tổ chức – Hành có trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu công việc Được quan tâm ưu từ Ban giám đốc chi nhánh Dưới đạo sáng suốt Ban giám chi nhánh đạo văn Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Ngân hàng Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C 40 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội TMCP Công thương chi nhánh Ba Đình công tác văn phòng thực nghiêm chỉnh thu nhiều kết tốt Công tác văn phòng Chi nhánh Ba Đình áp dụng phần mền quản lí văn Edoc Plus mang lại nhiều tiện ích cho công tác văn phòng chi nhánh Cán nhân viên Phòng Tổ chức – Hành có thái độ làm việc nhiệt tình, cố gắng phấn đấu mục tiêu chung quan  Nhược điểm: Nhận thức chưa đầy đủ người đứng đầu Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình vị trí, vai trò công tác văn phòng, nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Tổ chức – Hành chính; túy coi Phòng Tổ chức – Hành phận phục vụ, chưa quan tâm mức đến nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp, đôn đốc thực kế hoạch, điều phối chung quản lý, đạo, điều hành đơn vị Công tác đạo, lãnh đạo triển khai công tác văn phòng chưa có tính hệ thống đổi mới, thiếu liệt, chưa kiên trì, bền bỉ, đeo bám mục tiêu, định hướng phát triển chung công tác văn phòng; đồng thời chưa đưa giải pháp đột phá, cơ, lâu dài Nhiều nhiệm vụ văn phòng chưa triển khai đầy đủ, nghiêm túc dẫn đến chất lượng, hiệu công tác văn phòng hạn chế công tác đôn đốc thực kế hoạch, cảnh báo đề xuất điều phối nguồn lực nhiệm vụ chậm tiến độ, công tác tham mưu, chuẩn bị chất lượng hiệu họp đạo, điều hành công việc lãnh đạo đơn vị Một số nhiệm vụ chưa trọng quan tâm đạo thực công tác phát ngôn cung cấp thông tin cho báo chí, công tác đôn đốc, kiểm tra kết luận Đội ngũ cán nhân viên làm công tác văn phòng không ổn định, phải kiêm nhiệm nhiều việc, nhiều trường hợp lực nhiều hạn chế Tính chuyên nghiệp công tác văn phòng chưa cao Công tác đào tạo nghiệp vụ văn phòng chưa trọng mức Nhìn chung, thời gian qua đạt kết định văn phòng, công chức làm công tác văn phòng toàn chi nhánh Ba Đình cần tiếp tục kiện toàn Công tác văn phòng toàn chi nhánh Ba Đình cần tiếp tục nâng tầm, bước chuyên nghiệp hóa, đảm Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C 41 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội bảo hỗ trợ đắc lực, hiệu việc triển khai tiêu nhiệm vụ mà Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam giao Đề xuất giải phát để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Thường xuyên mở lớp tập huấn, nói chuyện chuyên đề công tác văn phòng nhằm nâng cao hiểu biết trình độ cán nhân viên Yêu cầu cán nhân viên Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình thường xuyên cập nhật thông tin mới, nâng cao hiểu biết chuyên môn xã hội Quan tâm đến đời sống anh chị em cán nhân viên, gắn kết tình cảm tinh thần đoàn kết cán nhân viên Phòng Tổ chức – Hành nói riêng Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình nói chung Tạo môi trường làm việc thân thiện, lành mạnh, văn hóa, chuyên nghiệp Đề tiêu chí tuyển dụng nhân với mục đích, yêu cầu công việc Tiếp tục áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến vào công tác văn phòng Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình Đẩy mạnh công tác kiểm tra, giám sát nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng tránh rủi ro, sai xót công việc Trang bị thêm trang thiết bị văn phòng đại, hướng tới văn phòng đại hóa Xây dựng văn quy định, hướng dẫn kèm theo công tác văn phòng Xây dựng chế độ khen thưởng cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc ngược lại có hình thức kỷ luật thích đáng cá nhân, tập thể không hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm quy định,… công việc Cán nhân viên Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình có trách nhiệm tự nâng cao trình độ chuyên môn thân nhằm đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C 42 Báo cáo kiến tập Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 43 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHẦN III: PHỤ LỤC Hình ảnh Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình: Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sơ đồ cấu Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình: Ban giám đốc Khối kinh doanh Phòng KHDN lớn Phòng KHDN vừa nhỏ Phòng KH cá nhân Khối quản lí rủi ro Phòng quản lí rủi ro Khối tác nghiệp Khối hỗ trợ Phòng kế toán giao dịch Phòng tiền tệ kho quỹ Phòng quản lí nợ có vấn đề Quỹ tiết kiệm, điểm giao dịch Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C Phòng toán xuất nhập Phòng giao dich Phòng tổng hợp Phòng tổ chức hành Phòng thông tin điện toán Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Mẫu sổ phiếu trình văn đến TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ NHẬN (1) Địa danh, ngày… tháng… năm(2) PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH Số…(3) PHIẾU TRÌNH Kính trình: giám đốc… Ý kiến lãnh đạo ………………………………………… ………………………………………… ………………………………………… Nội dung - Văn số (4)… - Ngày… tháng …năm …(5) - Nơi ban hành (6)… - Nội dung(7): …………………………………………… ………………………………… …………………………………………… ……………………………………… ………………………………………… ……………………………………… ………………………………………… ……………………………………… ………………………………………… ……………………………………… …………………………………………… ……………………………………… …………………………………………… ……………………………………… ………………………………………… Kính trình giám đốc cho ý kiến giải ………………………………………… ………………………………………… TRƯỞNG PHÒNG Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Bảng thống kê văn Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Ba Đình phép ban hành: Stt 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Tên loại văn Quyết định Quy chế Quy định Thông báo Hướng dẫn Chương trình Đề án Dự án Báo cáo Biên Tờ trình Hợp đồng Công văn Công điện Bản ghi nhớ Bản cam kết Bản thỏa thuận Giấy chứng nhận Giấy ủy quyền Giấy mời Giấy giới thiệu Giấy nghỉ phép Giấy đường Giấy biên nhận hồ sơ Phiếu gửi Phiếu chuyển Thư công Chữ viết tắt QĐ QC QyĐ TB HD CTr ĐA DA BC BB TTr HĐ CĐ GN CK TTh CN UQ GM GT NP ĐĐ BN PG PC Các loại văn bản: Stt Tên văn Bản Sao y Bản Trích Bản Sao lục Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C Chữ viết tắt SY TS SL Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sổ đăng ký văn đến Đảng – Đoàn – Công Đoàn Ngày tháng Số thứ tự văn năm đến Số văn bản/mã Ngày ban hành số văn Nội dung văn Sổ đăng ký văn đến hệ thống: Ngày tháng Số thứ tự văn Số văn bản/mã Ngày ban năm đến văn hành văn Nội dung NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM Sổ đăng ký văn đến nội bộ: CHI NHÁNH BA ĐÌNH Ngày tháng Số thứ tự văn Số văn bản/mã Ngày ban năm đến số văn hành Sổ nhận bì thư đến: Số thứ Ngày tự nhận Nội dung SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Tên đơn Số văn ngày……… Hình thức Từ ngày…….đến vị, cá số……… gửi Từ số……….đến nhân gửi Phòng, Ký ban nhận nhận văn Sổ đăng ký văn di: Bìa sổ: Năm……… Quyển số:……… Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C Báo cáo kiến tập Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Nội dung sổ đăng ký văn đi: stt Mã số Ngày Nơi văn ban hành nhận Tên loại Tổng văn số nội trang dung Đơn Người Ngày Số vị ký phát file hành lưu soạn thảo Bảng thống kê trang thiết bị, sở vật chất văn phòng Phòng Tổ chức – Hành chính: Stt Tên sở vật chất, trang Số lượng 10 11 12 13 thiết bị Máy photo Máy in Máy scan, fax Bàn làm việc Máy tính Tủ đựng đồ Bàn ghế Tủ y tế Tủ đựng tài liệu Điều hòa Bóng đèn Bình nước nóng lạnh Diện tích phòng 2 10 8 35 m2 Sv Đặng Thị Nhuần – lớp ĐHQTVPK1C Tình trạng Tốt Trục trặc Trục trặc Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Ghi