Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần quản lý và kinh doanh bất động sản hà nội

ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội và phòng Hành chính Nhân sự của công ty 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tại Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) 5 2. Soạn thảo và ban hành văn bản 7 2.1. Các loại văn bản Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ban hành. 7 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 8 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 9 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 10 3. Quản lý văn bản đi 12 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản. 13 3.2. Đăng ký văn bản 14 3.3. Nhân bản, Đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 14 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát. 15 3.5. Lưu văn bản đi 16 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến 16 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 17 4.2. Đăng ký văn bản đến 18 4.3. Trình và chuyển giao văn bản đến 19 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. 19 5. Quản lý và sử dụng con dấu 19 5.1. Các loại dấu cơ quan 19 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 19 5.3. Bảo quản con dấu 20 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại công ty 20 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 20 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 20 6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại công ty 20 7. Nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp tại công ty 21 7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở. 21 7.2. Nhận xét và đánh giá chung 22 8. Thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 22 8.1. Các thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của công ty 22 8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị trong văn phòng 23 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 23 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO KIẾN TẬP Sinh viên : Bùi Thị Lan Anh Lớp : Đại học Quản trị Văn phòng 14C Cơ quan kiến tập : Cơng ty Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội Cán hướng dẫn : Phan Thị Thu Huyền Giảng viên hướng dẫn: ThS Lâm Thu Hằng Hà Nội, tháng năm 2017` LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan báo cáo kiến tập độc lập riêng em Các số liệu sử dụng phân tích luận án có nguồn gốc rõ ràng, cơng bố theo quy định Các kết nghiên cứu em tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan phù hợp với thực tiễn Việt Nam Các kết chưa công bố nghiên cứu khác LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo kiến tập lần này, trước hết em xin trân thành cảm ơn Thạc sĩ Lâm Thu Hằng tận tình truyền đạt kiến thức, hướng dẫn làm báo cáo thời gian trước chúng em nhận lịch kiến tập em xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo, thầy cô khoa Quản trị văn phòng quan nơi em kiến tập tạo điều kiện giúp em thực tốt báo cáo lần Với vốn kiến thức hạn hẹp khả có hạn nên báo cáo nhiều hạn chế mong nhận ý kiến đóng góp phê bình từ phía thầy để báo cáo kiến tập em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội phòng Hành chính- Nhân cơng ty 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội .3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Hành Cơng ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) Soạn thảo ban hành văn 2.1 Các loại văn Công ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ban hành 2.2 Thẩm quyền ban hành văn .8 2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 2.4 Quy trình soạn thảo văn 10 Quản lý văn 12 3.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn 13 3.2 Đăng ký văn 14 3.3 Nhân bản, Đóng dấu quan dấu mật, dấu khẩn 14 3.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi chuyển phát .15 3.5 Lưu văn .16 Quản lý giải văn đến 16 4.1 Tiếp nhận văn đến 17 4.2 Đăng ký văn đến 18 4.3 Trình chuyển giao văn đến .19 4.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến 19 Quản lý sử dụng dấu 19 5.1 Các loại dấu quan 19 5.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu 19 5.3 Bảo quản dấu 20 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 20 6.1 Các loại hồ sơ hình thành công ty 20 6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ .20 6.3 Phương pháp lập hồ sơ 20 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ công ty 20 Nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp công ty 21 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở .21 7.2 Nhận xét đánh giá chung 22 Thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 22 8.1 Các thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động công ty .22 8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng 23 8.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 23 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHẦN MỞ ĐẦU Văn phòng địa điểm làm việc có vị trí dịa lý định – Văn phòng phòng làm việc lãnh đạo, thủ trưởng hay người “quan trọng” Ví dụ văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sư trưởng,… – Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, dự án, nơi mà cán công chức quan, đơn vị hàng ngày đến làm việc Ví dụ văn phòng Bộ, vãn phòng UBND, vãn phòng cơng trường,… Theo cách hiểu “động” văn phòng let hoạt dộng: – Văn phòng loại hoạt động tổ chức Hoạt động thường hiểu gắn liền với công tác văn thư thu nhận, bảo quản, lưu trữ thơng tin Nhưng qua hiểu cách chung là: Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, tổ chức; nơi thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo diều kiện cần thiết cho hoạt động quan, tổ chức dó Chính điều mà quan, tổ chức thiếu nơi gọi văn phòng Trong q trình học tập trường em thầy cô truyền đạt cho kiến thức kỹ cần có chuyên ngành Quản trị văn phòng mà em theo học Tuy nhiên sinh viên Quản trị văn phòng chúng em nói riêng tồn thể sinh viên trường Nội Vụ nói chung điều chưa đủ để làm hành trang cho chúng em bước khỏi cánh cửa đại học tìm cơng việc ngành, nghề mong muốn Cũng nắm bắt tâm lý tạo cho sinh viên trường có môi trường học tập hiệu mà hàng năm nhà trường tổ chức cho khóa chuẩn bị trường chúng em đợt kiến tập ngành nghề thực tế để nắm bắt hiểu rõ nghể mà theo học mơi trường mà làm việc sau Trong trình kiến tập em hiểu rõ thầy giảng dạy, so với lý thuyết thực tế có nững điểm khác biệt quy định theo pháp luật khơng khác nhau, từ cho em hiểu tầm quan trọng phận văn phòng quan, tổ chức Là sinh viên Quản trị văn phòng, đào tạo sau vấn đề có lẽ áp dung thực tiễn nhiều bỡ ngỡ quan kiến tập Tuy nhiên, thời gian kiến văn phòng cơng ty cổ phần Quản lý kinh doanh bất động sản Hà Nội em tích lũy cho thân kiến thức kỹ cần thiết cho học tập công việc sau Mặc dù hướng dẫn tận tình cán hướng dẫn giúp đỡ chuyên viên văn phofnh công ty chưa có nhiều kinh nghiệm kiến thức nên báo cáo em nhiều thiếu sót, em mong nhận góp ý từ phía thầy để báo cáo em hoàn thiện hơn, PHẦN NỘI DUNG Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội phòng Hành chínhNhân cơng ty 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội HỘI ĐỒNG  Chức - Công ty chịu trách nhiệm lý kinh doanh bất động sản, chịu CỔquản ĐÔNG trách nhiệm xây dựng quản lý tòa nhà BAN - Tư vấn lập hồ sơ mời thầu KIỂM SOÁT - Tư vấn, đào tạo xây dựng quy trình quản lý khai thác bất động HỘI ĐỒNG sản QUẢN TRỊ - Tư vấn, tiếp thị quảng cáo cho thuê bất động sản ( Văn phòng, siêu thị, khu bán lẻ, cụm cơng nghiệp…) - Đội ngũ nhân viên đào tạo bản, có trình độ chun mơn cao - Với hệ thống quản lý chuyên nghiệp áp dụng thành công tòa nhà lớn, Cơng ty Cổ Phần QuảnTỔNG lý Kinh doanh bất động sản Hà Nội GIÁM ĐỐC tạođược tiếng vang lớn lĩnh vực bất động sản dựa chất lượng dịch vụ kinh nghiệm lòng tin khách hàng nhà đầu tư hợp tác với công ty  Nhiệm vụ, quyền hạn Công ty Cổ Phần Quản lý Kinh PHÓ Bất TGDđộng sản Hà Nội ( HPM PHĨ TGD PHĨ TGD doanh ) Hiện cơng ty chịu trách hiệm quản lý tòa nhà OceanPark số 1, Đào Duy Anh – Phương Mai – Đống Đa – Hà Nội số tòa nhà khác - Cơng việc cơng ty cho thuê văn phòng, bãi đỗ BAN NHÂN SỰ BAN KINH DOANH xe trung tâm thương mại chịu quản lý HPM - HÀNH Tư vấn,CHÍNH lập hồ sơ mời thầu - Chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo hành thiết bị văn phòng tòa nhà OceanPark BAN TÀI Cơ cấu tổ chức CHÍNH KẾ TỐN BAN KIỂM SỐT/ KIỂM TỐN NĂNG LƯỢNG BAN TƯ VẤN QUẢN LÝ & PHÁT TRIỂN DỰ ÁN BAN KỸ THUẬT Phương châm làm việc tất thành viên cơng ty: “ KHƠNG THỎA HIỆP VỚI CHẤT LƯỢNG” 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Hành Cơng ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM )  - Chức Lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực sách nhân Tuyển dụng nguồn nhân lực Quản lý mối quan hệ nhân phúc lợi nhân viên Quản lý tất thủ tục tuyển dụng hành nhân Chịu trách nhiệm quản lý tất vấn đề liên quan đến hành văn phòng thiết bị nằm văn phòng  Nhiệm vụ quyền hạn - Hoạch định nguồn nhân lực theo yêu cầu chiến lược phát triển công ty - Hoạch định ngân sách phù hợp với điều kiện công ty giai đoạn - Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm - Xây dựng công cụ tuyển dụng (bài kiểm tra IQ, EQ, tiếng Anh…), tiêu chuẩn để đánh giá ứng viên xác khoa học - Thực hướng dẫn phòng ban, thực kế hoạch tuyển dụng nhân viên theo quy trình, thủ tục, sách Công ty - Tổng hợp, theo dõi, nhận xét kết làm việc đánh giá thành tích cán – nhân viên theo qui định - Quản lý hồ sơ nhân tồn Cơng ty - Quán lý chế độ sách cho người lao động thông qua việc thực tốt nội qui, qui định cơng ty, chế độ sách pháp luật lao động hành Hỗ trợ, giải sách BHXH, BHYT tóan chế độ trợ cấp khác theo qui định hành - Quản lý việc sử dụng lao động tòan cơng ty - Xây dựng, ban hành thủ tục liên quan đến cơng tác hành nhân - Quản lý hồ sơ, loại tài sản hành VP Cơng ty - Phối hợp đơn vị bảo trì thực việc bảo trì thường xuyên bảo trì đột xuất trang thiết bị hành văn phòng - Quản lý dấu ấn dấu, thực cơng việc thuộc lĩnh vực hành (giấy công tác, giấy giới thiệu; ban hành, theo dõi lưu văn bản, gồm cảvăn pháp lý Công ty; tiếp nhận, xử lý văn bản, thư từ đến, … ) nhằm phục vụ hữu hiệu hoạt động Cơng ty ln thơng suốt, xác, kịp thời - Xây dựng hệ thống quy chế, quy trình, quy định cho Cơng ty giám sát việc chấp hành nội quy 4.1 Tiếp nhận văn đến + Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận + Đối với fax, phải chụp lại trước đóng dấu đến; văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu đến Sau đó, nhận chính, phải đóng dấu đến vào làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến số ngày đăng ký fax, chuyển phát qua mạng) + Trong năm 2016 Công ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) tiếp nhận 1658 văn đến Đóng dấu “đến”, ghi số, ngày đến: Tất văn đến quan tập trung đăng ký phận văn thư thuộc phòng Hành nhân sự, đóng dấu “đến” ghi số đến ngày đến Mẫu dấu “đến” Công ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) Đối với Fax cần chụp lại trước đóng dấu “đến” Dấu đến đóng rõ ràng vào khoảng giấy trống số, ký hiệu văn có tên loại Đối với văn cơng văn việc đóng dấu “ đến” đóng dấu phần trích yếu nội dung 4.2 Đăng ký văn đến Đối với việc đăng ký văn đến cơng ty cho vào phần mềm quản lý riêng Còn văn bản mật lưu sổ khác + Văn đến phải đăng ký vào Sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn đến máy vi tính + Văn mật đến đăng ký riêng sử dụng phần mềm máy vi tính khơng kết nối mạng LAN (mạng nội bộ) mạng 17 Internet Bên phần mềm đăng ký văn đến trình bày sau: Số đến Ngày đến Số hiệu gốc Cơ quan ban hành Trích yếu Người chỉ đạo Người/ đơn vị XL 4.3 Trình chuyển giao văn đến + Văn đến sau đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn Văn đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận + Căn vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức văn thư đăng ký tiếp chuyển văn theo ý kiến chỉ đạo + Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn 4.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến + Sau nhận văn đến, công chức, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu Lãnh đạo quan; theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định Pháp luật + Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc quan + Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn đến giải quyết, hết hạn chưa giải để báo cáo Chánh Văn phòng Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gưỉ theo thời hạn quy định Quản lý sử dụng dấu 5.1 Các loại dấu quan Công ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) sử dụng chung dấu Con dấu quan chị Phan Thị Thu Huyền - Trưởng phòng Hành 18 Nhân giao trách nhiệm quản lý sử dụng, bảo quản 5.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu Con dấu tài sản riêng Công ty nên tuỳ tiện lưu hành bên ngồi Con dấu Cơng ty giao cho Trưởng phòng Hành Nhân giữ đóng dấu quan Trưởng phòng Hành Nhân có trách nhiệm thực quy định sau: - Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; - Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền - Khơng đóng dấu khống chỉ Việc sử dụng dấu quy định sau: Tất văn Công ty phải đóng dấu trước ban hành 5.3 Bảo quản dấu Con dấu bảo quản tủ hồ sơ công ty cần sử dụng Trưởng phòng Hành đem Trước văn đóng dấu phải kiểm tra lại thể thức sau Trưởng phòng hành đóng dấu ban hành Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 6.1 Các loại hồ sơ hình thành cơng ty Cơng ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) hình thành loại hồ sơ như: hồ sơ công việc( hồ sơ công vụ), hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ trình ký 6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ Do số hạn chế công tác quản lý hồ sơ nên công ty chưa thể xây dựng ban hành danh mục hồ sơ số quan khác 6.3 Phương pháp lập hồ sơ Các phòng ban liên quan cơng ty có trách nhiệm lập hồ sơ vào kỳ cuối năm 19 Trưởng phòng Hành – Nhân có trách nhiệm kiểm tra, đơn đốc bên liên quan, hướng dẫn kiểm tra hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ công ty Hiện Cơng ty chưa có phòng lưu trữ riêng cho hồ sơ, tài liệu Các tài liệu, hồ sờ cất tủ, kệ văn phòng Cơng ty Hiện kho Công ty quản lý 896 hồ sơ Trách nhiệm bên liên quan công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan: - Lãnh đạo phòng ban liên quan có trách nhiệm chỉ đạo việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành - Trưởng phòng Hành – Nhân có trách nhiệm: + Tham mưu cho lãnh đạo công ty việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc giao nộp hồ sơ, tài liệu + Tổ chức thực việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành - Các phòng ban, đơn vị cá nhân có trách nhiệm giao nộp tài liệu vào nơi lưu trữ Công ty Nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp công ty 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở Trong khoảng thời gian phân công kiến tập Công ty Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội không dài thân em cảm thấy môi trường công sở động, công ty thực khác tốt quy định văn hóa cơng sở nghi thức nhà nước có nghi lễ dặc biệt Tuy quy định chưa văn hóa văn cụ thể nhìn chung công ty thực tốt mục tiêu Chính điều mà văn hóa cơng sở nét đẹp nhằm tơn vinh người văn phòng làm cơng việc văn phòng mà điều thiếu để làm nên sang trọng lịch văn hóa cơng sở kỹ giao tiếp mà văn phòng khơng thể thiếu Nhận thức điều mà 20 nhân viên HPM ln ln trọng đến cách cư xử giao tiếp cách chuẩn mực lịch không chỉ khách hàng mà với nhân viên cơng ty với nhau, điều quan trọng khiến cho Công ty Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội nhận tin tưởng tất người phát triển mạnh mẽ ngày 7.2 Nhận xét đánh giá chung Về mặt chung cơng ty thực tốt theo quy chuẩn văn phòng cơng sở đại động, điều nguồn động lực thúc đẩyniềm tin khách hàng nhà đầu tư vào công ty Tuy nhiên theo thân em kiến tập thực tế cơng ty em thấy cơng ty cần phải có thêm văn quy định rõ ràng vấn đề trang phục cách giao tiếp công sở để tất nhân viên nắm bắt cách chặt chẽ tránh sai sót ảnh hưởng đến uy tín cơng ty Mặc dù số lỗi nhỏ nhìn chung việc thực văn hóa cơng sở công ty tốt công ty mà sinh viên Quản trị văn phòng chúng em trường mong muốn vào làm Thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 8.1 Các thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động công ty Nguồn nhân lực yếu tố quan trọng hàng đầu để tạo nên hiệu hoạt động quan, tổ chức Bên cạnh khơng thể khơng nhắc tới tầm quan trọng trang thiết bị văn phòng việc hỗ trợ cán bộ, nhân viên thực công việc cách dễ dàng, nhanh chóng, rút ngắn thời gian cơng việc Qua việc quan sát tìm hiểu trang thiết bị văn phòng em thấy được, trang thiết bị văn phòng gồm có: - Máy tính để bàn - Điện thoại bàn - Máy tính xách tay - Máy in 21 - Máy photo - Máy fax - Máy scan - Máy hủy tài liệu - Bình lọc nước - Quạt trần - Điều hòa - Bàn, ghế cho nhân viên văn phòng - Ghế đứng, Ghế xoay - Bàn đơn, bàn có ngăn kéo - Tủ đựng đồ - Tủ đựng tài liệu - Cặp đựng tài liệu - Băng xóa - Kẹp giấy (ghim giấy) - Khay đựng bút, thước kẻ, tẩy… - Kẹp tài liệu - Sổ trình ký - Bóng đèn chiếu sang - Ấm, cốc uống nước - Giấy, bút số trang thiêt bị văn phòng khác trang bị cho văn phòng 8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng Hiện cơng ty chưa có văn thức quy định việc quản lý sử dụng thiết bị văn phòng vậy, nhân viên công ty giao thiết bị có trách nhiệm sử dụng bảo quản chúng Trong trường hợp thiết bị xảy cố hỏng hóc làm việc nhân viên báo cho lãnh đạo bên liên quan để sửa chữa kịp thời tránh làm ảnh hưởng đến công việc công ty 8.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 22 Ngồi nguồn lực cán bộ, chuyên viên đảm nhiệm cơng việc phân cơng phòng trang thiết bị văn phòng đại Còn có phần mềm quản lý, hỗ trợ công việc cho cán bộ, công chức quan để tiến hành công việc nhanh chóng hơn, thuận tiện 23 Nhận xét: Sử dụng phần mềm công tác văn phòng bước đầu mang lại hiệu quả: -Q trình quản lý thông tin quan dễ dàng, nhanh chóng, giảm cơng sức tiết kiệm thời gian -Giúp nâng cao hiệu công việc, tiết kiệm chi phí văn phòng giảm nhầm lẫn cơng việc -Tránh sai sót phát sinh -Thay hoàn toàn việc quản lý sổ sách, tài liệu giấy dễ bị mát -Tiếp cận dần với mơ hình văn phòng đại; thay đổi tư duy, phát huy tinh thần làm việc chủ động, sáng tạo nhân viên văn phòng 24 KẾT LUẬN Sau thời gian kiến tập Công ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) thân em học hỏi nhiều kiến thức kinh nghiệm trải nghiệm kiến thức học trường áp dụng vào thực tế khoảng thời gian cử kiến tập cxung nhận nhiều giúp đỡ chỉ bảo tận tình cán hướng dẫn nhân viên văn phòng cơng ty Trong q trình kiến tập cơng ty em tìm hiểu học hỏi nhiều kiến thức phục vụ cho thân ngành học chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cơng ty phòng Hành – Nhân sự, công tác soạn thảo văn số nghiệp vụ khác văn phòng Việc quản lý văn đi, đến cách lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ công ty thức tốt Việc cung cấp trang thiết bị ứng dụng khoa học kỹ thuật mơ hình văn phòng cơng ty ngày trọng đầu tư hơn, điều tiền đề thúc đẩy phát triển công ty đem lại hiệu cao công việc Qua thời gian kiến tập Văn phòng Cơng ty Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội em trau dồi thêm nhiều kiến thức quý báu.Qua em xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội Vụ nói chung khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em thực tế quan tổ chức để chúng em học hỏi thêm nhiều kiến thức quý báu Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Công ty Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội (HPM) nói chung phòng Hành chính- Nhân cơng ty nói riêng tiêp nhận, giúp đỡ tận tình chỉ bảo em trong thời gian kiến tập vừa qua Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô Lâm Thu Hằng – giảng viên hướng dẫn kiến tập thầy cô trường Đại học Nôi vụ truyền đạt kiến thức để em hoàn thành tốt đợt kiến tập Và em gửi lời cảm ơn đến chị Phan Thị Thu Huyền – Trưởng phòng Hành – Nhân trực tiếp chỉ dạy em thời gian qua 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Vũ Cao Đàm (2007), Phương pháp luận nghiên cứu khoa học, Nxb Giáo dục Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Quy định soạn thảo văn Công ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) ban hành Vương Đình Quyền (2007), Lý luận và phương pháp cơng tác văn thư, Nxb Chính trị Quốc Gia Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu https://mywork.com.vn/tuyen-dung/nha-tuyen-dung/86612/cong-ty-cophan-quan-ly-va-kinh-doanh-bat-dong-san-ha-noi.html http://masocongty.vn/company/461007/cong-ty-co-phan-quan-ly-vakinh-doanh-bat-dong-san-ha-noi.html http://per8.com/thong-tin/van-hoa-noi-cong-so.nav48/ 26 PHỤ LỤC Một số hình ảnh Công ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội thiết bị sử dụng văn phòng cơng ty MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN ... phòng Hành Cơng ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) Soạn thảo ban hành văn 2.1 Các loại văn Công ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ban hành... chức Công ty Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội phòng Hành chínhNhân cơng ty 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội HỘI... việc quản lý điều hành công ty - Trợ giúp phận liên quan công ty vấn đề liên quan đến công tác hành Sơ đồ cấu tổ chức phòng Hành Chính Cơng ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội (