ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội và phòng Hành chính Nhân sự của công ty 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tại Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) 5 2. Soạn thảo và ban hành văn bản 7 2.1. Các loại văn bản Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ban hành. 7 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 8 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 9 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 10 3. Quản lý văn bản đi 12 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản. 13 3.2. Đăng ký văn bản 14 3.3. Nhân bản, Đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 14 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát. 15 3.5. Lưu văn bản đi 16 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến 16 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 17 4.2. Đăng ký văn bản đến 18 4.3. Trình và chuyển giao văn bản đến 19 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. 19 5. Quản lý và sử dụng con dấu 19 5.1. Các loại dấu cơ quan 19 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 19 5.3. Bảo quản con dấu 20 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại công ty 20 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 20 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 20 6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại công ty 20 7. Nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp tại công ty 21 7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở. 21 7.2. Nhận xét và đánh giá chung 22 8. Thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 22 8.1. Các thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của công ty 22 8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị trong văn phòng 23 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 23 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
BÁO CÁO KIẾN TẬP
Sinh viên : Bùi Thị Lan Anh
Lớp : Đại học Quản trị Văn phòng 14C
Cơ quan kiến tập : Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn : Phan Thị Thu Huyền
Giảng viên hướng dẫn: ThS Lâm Thu Hằng
Hà Nội, tháng 6 năm 2017`
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài báo cáo kiến tập độc lập của riêng em Các sốliệu sử dụng phân tích trong luận án có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo đúngquy định Các kết quả nghiên cứu trong bài do em tự tìm hiểu, phân tích mộtcách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn của Việt Nam Các kết quảnày chưa từng được công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành báo cáo kiến tập lần này, trước hết em xin trân thành cảm
ơn cô Thạc sĩ Lâm Thu Hằng đã tận tình truyền đạt kiến thức, hướng dẫn làmbáo cáo trong thời gian trước khi chúng em nhận được lịch kiến tập và em cũngxin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo, các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng
và cơ quan nơi em được kiến tập đã tạo điều kiện giúp em thực hiện tốt bài báocáo lần này Với vốn kiến thức hạn hẹp và khả năng có hạn nên bài báo cáo vẫncòn nhiều hạn chế rất mong nhận được những ý kiến đóng góp phê bình từ phíathầy cô để báo cáo kiến tập của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 4MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
PHẦN MỞ ĐẦU 1
PHẦN NỘI DUNG 3
1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội và phòng Hành chính- Nhân sự của công ty 3
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội 3
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tại Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) 5
2 Soạn thảo và ban hành văn bản 7
2.1 Các loại văn bản Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ban hành 7
2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 8
2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 9
2.4 Quy trình soạn thảo văn bản 10
3 Quản lý văn bản đi 12
3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 13
3.2 Đăng ký văn bản 14
3.3 Nhân bản, Đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 14
3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát 15
3.5 Lưu văn bản đi 16
4 Quản lý và giải quyết văn bản đến 16
4.1 Tiếp nhận văn bản đến 17
4.2 Đăng ký văn bản đến 18
4.3 Trình và chuyển giao văn bản đến 19
4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 19
Trang 55 Quản lý và sử dụng con dấu 19
5.1 Các loại dấu cơ quan 19
5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 19
5.3 Bảo quản con dấu 20
6 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20
6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại công ty 20
6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 20
6.3 Phương pháp lập hồ sơ 20
6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại công ty 20
7 Nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp tại công ty 21
7.1 Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 21
7.2 Nhận xét và đánh giá chung 22
8 Thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 22 8.1 Các thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của công ty 22
8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị trong văn phòng 23
8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 23
KẾT LUẬN 25
TÀI LIỆU THAM KHẢO 26
Trang 6Theo cách hiểu “động” văn phòng let một hoạt dộng:
– Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổ chức Hoạt động nàythường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như thu nhận, bảo quản,lưu trữ thông tin
Nhưng qua đây chúng ta có thể hiểu một cách chung nhất là: Văn phòng
là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý vàcung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụhậu cần đám bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức dó.Chính vì điều đó mà trong mỗi cơ quan, tổ chức không thể thiếu được một nơiđược gọi là văn phòng
Trong quá trình học tập tại trường em đã được thầy cô truyền đạt chonhững kiến thức và kỹ năng cần có về chuyên ngành Quản trị văn phòng mà emđang theo học Tuy nhiên đối với mỗi sinh viên Quản trị văn phòng chúng emnói riêng và toàn thể sinh viên trường Nội Vụ nói chung thì những điều đó vẫn
là chưa đủ để làm hành trang cho chúng em khi bước ra khỏi cánh cửa đại học
và tìm được một công việc đúng ngành, đúng nghề như mong muốn Cũng bởinắm bắt được tâm lý đó và cũng tạo cho sinh viên trong trường có một môitrường học tập hiệu quả mà hàng năm nhà trường đã tổ chức cho mỗi khóa đangchuẩn bị ra trường như chúng em một đợt đi kiến tập ngành nghề thực tế để nắmbắt cũng như hiểu rõ hơn về nghể mà mình đang theo học cũng như môi trường
mà mình sẽ được làm việc sau này Trong quá trình đi kiến tập em đã được hiểu
rõ hơn về những gì được thầy cô giảng dạy, tuy so với lý thuyết thì thực tế sẽ có
Trang 7nững điểm khác biệt nhưng về cơ bản thì những gì được quy định theo pháp luậtthì sẽ không khác nhau, từ đó cũng cho em hiểu được tầm quan trọng của bộphận văn phòng trong mỗi một cơ quan, tổ chức Là một sinh viên Quản trị vănphòng, tuy đã được đào tạo khá là sau về vấn đề này nhưng có lẽ khi áp dungthực tiễn vẫn còn nhiều bỡ ngỡ tại cơ quan kiến tập Tuy nhiên, trong thời gian
đi kiến tại văn phòng công ty cổ phần Quản lý và kinh doanh bất động sản HàNội thì em đã tích lũy cho bản thân những kiến thức và kỹ năng cần thiết chohọc tập và công việc sau này Mặc dù đã được sự hướng dẫn tận tình của cán bộhướng dẫn và sự giúp đỡ của các chuyên viên văn phofnh ở trong công ty nhưng
do còn chưa có nhiều kinh nghiệm và kiến thức nên bài báo cáo của em còn khánhiều thiếu sót, vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý từ phía thầy cô để bàibáo cáo của em được hoàn thiện hơn,
Trang 8PHẦN NỘI DUNG
1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội và phòng Hành chính- Nhân sự của công ty
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội
Chức năng
- Công ty chịu trách nhiệm quản lý và kinh doanh bất động sản, chịutrách nhiệm xây dựng và quản lý các tòa nhà
- Tư vấn lập hồ sơ mời thầu
- Tư vấn, đào tạo và xây dựng quy trình quản lý và khai thác bất độngsản
- Tư vấn, tiếp thị và quảng cáo cho thuê bất động sản ( Văn phòng, siêuthị, khu bán lẻ, cụm công nghiệp…)
- Đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn cao
- Với hệ thống quản lý chuyên nghiệp và đã áp dụng thành công tại cáctòa nhà lớn, Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh bất động sản Hà Nội đãtạođược tiếng vang lớn trong lĩnh vực bất động sản dựa trên chất lượng dịch
vụ và kinh nghiệm cũng như lòng tin của khách hàng và các nhà đầu tư khihợp tác với công ty
Nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM )
Hiện tại công ty đang chịu trách hiệm quản lý tòa nhà OceanPark tại
số 1, Đào Duy Anh – Phương Mai – Đống Đa – Hà Nội và một số tòa nhàkhác
- Công việc chính của công ty là cho thuê các văn phòng, các bãi đỗ
xe và các trung tâm thương mại chịu dưới sự quản lý của HPM
- Tư vấn, lập hồ sơ mời thầu
- Chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo hành các thiết bị của các văn phòngtrong tòa nhà OceanPark
Trang 9TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TGD
BAN KIỂM SOÁT
BAN
KỸ THUẬT
Trang 101.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tại Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM )
Chức năng
- Lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực và các chính sách về nhân sự
- Tuyển dụng nguồn nhân lực
- Quản lý mối quan hệ nhân sự và các phúc lợi của nhân viên
- Quản lý tất cả các thủ tục về tuyển dụng hành chính nhân sự
- Chịu trách nhiệm quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến hành chínhvăn phòng và các thiết bị nằm trong văn phòng
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm
- Xây dựng các công cụ tuyển dụng (bài kiểm tra về IQ, EQ, tiếngAnh…), các tiêu chuẩn để đánh giá ứng viên chính xác và khoa học
- Thực hiện và hướng dẫn các phòng ban, thực hiện kế hoạch tuyển dụngnhân viên theo đúng quy trình, thủ tục, chính sách của Công ty
- Tổng hợp, theo dõi, nhận xét kết quả làm việc và đánh giá thành tíchđối với cán bộ – nhân viên theo qui định
- Quản lý hồ sơ nhân sự của toàn Công ty
- Quán lý chế độ chính sách cho người lao động thông qua việc thực hiệntốt các nội qui, qui định của công ty, các chế độ chính sách của pháp luật về laođộng hiện hành Hỗ trợ, giải quyết các chính sách BHXH, BHYT và thanh tóancác chế độ trợ cấp khác theo qui định hiện hành
- Quản lý việc sử dụng lao động trong tòan công ty
- Xây dựng, ban hành các thủ tục liên quan đến công tác hành chính nhânsự
Trang 11- Quản lý hồ sơ, các loại tài sản hành chính VP của Công ty.
- Phối hợp đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên và bảo trìđột xuất trang thiết bị hành chính văn phòng
- Quản lý dấu và ấn dấu, và thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực hànhchính (giấy công tác, giấy giới thiệu; ban hành, theo dõi và lưu các văn bản, gồmcảvăn bản pháp lý của Công ty; tiếp nhận, xử lý các văn bản, thư từ đến, … )nhằm phục vụ hữu hiệu hoạt động của Công ty luôn thông suốt, chính xác, kịpthời - Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho Công ty và giámsát việc chấp hành các nội quy đó
- Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cáchthức tuyển dụng nhân sự
- Tham mưu cho cấp trên về việc quản lý và điều hành công ty
- Trợ giúp các bộ phận liên quan trong công ty các vấn đề liên quan đếncông tác hành chính
Trang 12Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành Chính tại Công ty Cổ Phần Quản
lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM )
2 Soạn thảo và ban hành văn bản
2.1 Các loại văn bản Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ban hành.
Theo báo cáo số lượng văn bản đi từ năm 2015 đến năm 2016 thì các loại văn bản Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ban hành gồm:
Tổng Giám Đốc
Vũ Tiến Sơn
PCVP Phụ trách tổng hợp( 2 người)
Bộ phận Điện nước
Trưởng phòng Hành chính
nhân sự Phan Thị Thu Huyền
Trần
Trang 13STT Tên loại văn bản ban hành Số lượng
2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản
- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra
và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước Thủ trưởng cơ quan và pháp luật
Ký “nháy” vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản
- Trưởng phòng Hành Chính phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thểthức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước Thủ trưởng cơ quan
và pháp luật Ký “nháy” vào chữ cuối cùng của nơi nhận
Tổng Giám đốc ký ban hành văn bản của Công ty nằm trong thẩm quyềnphạm vi cho phép
Trong trường hợp cho phép, lãnh đạo công ty ( Tổng giám đốc ) có thể uỷquyền cho người đứng đầu một phòng, ban ký thừa uỷ quyền một số văn bản khilãnh đạo vắng mặt Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản
và thời hạn ủy quyền theo quy định của Công ty và không trái với quy định củapháp luật Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký Vănbản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của Công ty Lãnh đạo công ty
Trang 14( Tổng Giám đốc ) có thể giao cho Trưởng phòng Hành chính ký thừa lệnh (TL.)một số loại văn bản khi không có mặt trực tiếp
Khi ký văn bản người ký chú ý không dược dùng bút chì; không dùngmực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai
2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức văn bản bao gồm các thành phần cấu thành văn bản: Quốc hiệu;tên cơ quan, tổ chức ban hành; số, ký hiệu của văn bản; địa danh ngày, tháng,năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản;chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức,nơi nhận văn bản; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn,mật)
- Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lềchữ trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ,kiểu chữ,……
- Phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ được sử dụng khi soạn thảo văn bản trên máy vi tính là phôngchữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN6909:2001
- Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 25 mm hoặc 1”
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 mm hoặc 0,8”
Lề trái: cách mép trái từ 30 mm hoặc 1,4”
Lề phải: cách mép phải từ 25mm hoặc 1”
Nhìn chung, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng Công ty Cổ phần
Trang 15Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM) cơ bản thực hiện đúng quytrình, thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản hành chính.
2.4 Quy trình soạn thảo văn bản
Do văn bản có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý và văn bảnban hành có bảo đảm chất lượng và đạt được mục đích, yêu cầu đề ra hay khôngchủ yếu được quyết định ở khâu soạn thảo , nên trong hoạt động quản lý cần coitrọng đúng mức Toàn bộ công tác soạn thảo văn bản đều do các chuyên viên phònghành chính của công ty được phân công soạn thảo, kiểm tra chặt chẽ theo một quytrình khoa học, trình tự các bước có mối quan hệ logic Quy trình chi tiết cho việcsoạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt rađối với văn bản đó, căn cứ theo hướng dẫn của thông tư 01/2011/TT-BNV ngày
19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bàyvăn bản hành chính
Quy trình soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động
quản lý Chất lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả của
cơ quan quản lý Việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ,thận trọng và khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nộidung cũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản Một số văn bản như:Công văn trao đổi, Quyết định, Giấy giới thiệu…đã được mẫu hóa Các văn bảnkhác được soạn thảo tiến hành theo quy trình sau:
Bước 1 Xác định mục đích, giới hạn văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản.
Cán bộ chuyên viên xác định ban hành văn bản là để làm gì? Gồm mấymục đích? Giới hạn của nó đến đâu? Đối tượng giải quyết và thực hiện là ai?(Phải dựa vào từng trường hợp cụ thể, nội dung cụ thể để xác định đối tượnggiải quyết và thực hiện văn bản) Từ đó sẽ xác định được loại văn bản cần banhành
Bước 2 Chọn tên loại văn bản sao cho văn bản đó thể hiện tốt nhất
Trang 16những nội dung trên và thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội và của cán bộ chuyên môn soạn thảo văn bản đó.
- Căn cứ vào mục đích, nội dung, tính chất của văn bản dự định ban hành
- Nắm được công dụng của từng loại văn bản
- Nắm được thẩm quyền ban hành văn bản
- Nắm được đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản
Bước 3 Tiến hành thu thập và xử lý thông tin để xây dựng văn bản
Thu thập thông tin: một cách đầy đủ từ các nguồn khác nhau
Xử lý văn bản:
- Đọc các thông tin mà đã thu thập được
- Xác định độ tin cậy và độ chính xác của thông tin
Bước 4 Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản.
Xây dựng đề cương văn bản áp dụng trong một số trường hợp sau: Nhữngvăn bản quan trọng và những văn bản dài Để từ đó có thể làm rõ được bố cục,nêu rõ được ý chính trong nội dung văn bản và không bỏ sót các ý, sắp xếp nộidung logic
Bước 5 Trình bản thảo để lãnh đạo duyệt và cho ý kiến chỉ đạo để hoàn thiện văn bản.
Sau khi soạn thảo văn bản xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt:Lãnh đạo đơn vị ( Trưởng phòng hành chính phụ trách lĩnh vực) duyệt vềnội dung và ký ban hành
Bước 6 Nhân bản văn bản để chuẩn bị ban hành.
- Trước khi nhân bản phải đưa xuống văn thư để đăng ký văn bản, ghi sốvăn bản, ngày, tháng, năm
- Nhân bản sau khi văn bản đã được ký duyệt
- Dựa vào nơi nhận để nhân bản văn bản
Bước 7 Hoàn thiện văn bản để ban hành.
Trước khi trình lãnh đạo thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếu saisót thì cần sửa chữa ngay, nếu không có gì sai sót tiếp theo đó chuyển lên
Trang 17Trưởng phòng kiểm tra, ký nháy, đóng dấu để ban hành.
- Các chuyên viên được đào tạo nâng cao nghiệp vụ soạn thảo
Nhìn vào các bước soạn thảo văn bản của cho thấy được công tác soạnVăn phòng công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội(HPM) đã được lãnh đạo cơ quan và cán bộ Văn thư chú trọng và tuân thủ đúngtheo quy trình
3 Quản lý văn bản đi
Ban lãnh đạo Công ty đã chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ, nhân viên phòngHành chính thường xuyên cập nhật, theo dõi và thực hiện công tác văn thư lưutrữ theo quy định, thường xuyên rà soát, kiểm tra các văn bản đảm bảo đúng quytrình, đúng thể thức trình tự trước khi ban hành
Tại đơn Công ty đã xây dựng và ban hành thông báo phân công lĩnh vựcphụ trách, nhiệm vụ cụ thể từng cá nhân
Sơ đồ quy trình soạn thảo ban hành văn bản:
12
Thu thập xử lý thông tin
liên quanXây dựng đề cương
Hoàn thiện văn bản
Trang 183.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản.
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xemxét, giải quyết
- Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
Ghi số của văn bản
+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số
chung cua cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp Phápluật có quy định khác
+ Việc ghi số văn bản hành chính: Số của văn bản là số thứ tự đăng kývăn bản tại Văn thư của cơ quan, tổ chức Số của văn bản được ghi bằng chữ số
Ả – rập, bắt đấu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12