Nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại công ty cổ phần quản lý và kinh doanh bất động sản hà nội

Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và tổ chức sắp xếp, bảo quản một các khoa học có hệ thống nhằm giúp các cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin k

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN

LÝ VÀ KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ HÀ

HÀ NỘI - 2018

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội đã tạo điều kiện tốt nhất cho em trong quá trình khảo sát thực tế tại cơ quan Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn tới các anh (chị) – chuyên viên trực tiếp hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập vừa qua, đặc biệt là chị Phan Thị Thu Huyền, Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự đã luôn quan tâm, chỉ bảo, giúp em có được những tài liệu cần thiết để em hoàn chỉnh bào báo cáo và hoàn thành tốt bài khóa luận của mình

Xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy, cô giáo khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là cô Lâm Thu Hằng, cô là người đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em thực hiện bài khóa luận này và cũng

là người đã dìu dắt chúng em trong suốt quá trình học tập tại trường

Mặc dù đã cố gắng và nỗ lực rất nhiều song còn nhiều hạn chế về kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng cũng như nhiều mặt khác nên bài khóa luận không tránh khỏi những sai sót, khiếm khuyết Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến tận tình của quý thầy cô và các bạn đọc để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn

EM XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN!

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 7

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 7

1.1 Những vấn đề chung về công tác văn thư 7

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 7

1.1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 8

1.1.3 Nội dung của công tác văn thư 9

1.2 Những vấn đề chung về công tác lưu trữ 23

1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ 23

1.2.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ 24

1.2.3 Nội dung của công tác lưu trữ 25

1.3 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và lưu trữ 30

Tiểu kết: 32

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN HÀ NỘI 33

2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội 33

2.1.1 Lịch sử hình thành 33

2.1.2 Chức năng 34

2.1.3 Nhiệm vụ 34

2.1.4 Cơ cấu tổ chức 35

2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức phòng HC-NS 35

2.2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty HPM 38

2.2.1 Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ 38

2.2.2 Xây dựng quy chế, nội dung công tác văn thư, lưu trữ; Quy định sử dụng tài liệu 42

2.2.3 Nghiệp vụ công tác văn thư tại Công ty HPM 42

2.2.4 Nghiệp vụ công tác lưu trữ tại công ty HPM 59

Tiểu kết: 65

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NĂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH

BẤT ĐỘNG SẢN HÀ NỘI 66

3.1 Đánh giá chung 66

3.1.1 Ưu điểm 66

3.1.2 Hạn chế 68

3.1.3 Nguyên nhân 70

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư, Lưu trữ tại Công ty HPM 71

3.2.1 Xây dựng lại quy chế soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty HPM, ban hành mới các quy chế về quản lý văn bản đến, công tác lưu trữ 71 3.2.2 Xây dựng lại cơ cấu tổ chức phòng HC-NS 71

3.2.3 Tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu trữ riêng 72

3.2.4 Nâng cao vai trò lãnh đạo của Trưởng phòng HC-NS trong tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty 72

3.2.5 Tổ chức sắp xếp nhân sự tại tổ Văn thư , Lưu trữ một cách khoa học 72

3.2.6 Đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên tổ Văn thư, Lưu trữ 73

3.2.7 Bố trí, sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc 73

3.2.8 Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ 74

3.2.9 Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động của tổ Văn thư, Lưu trữ 75

3.2.10 Sự quan tâm chỉ đạo và giúp đỡ của Lãnh đạo Công ty 76

3.2.11 Điều kiện về cơ sở vật chất, thiết bị phụ trợ 77

Tiểu kết: 78

PHẦN KẾT LUẬN 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc đổi mới bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá

Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lý Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức Nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lý Nhà nước cần được đẩy mạnh hơn nữa

Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn thư , lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn

Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng

cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động Quản lý tốt công tác văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn phòng Công tác văn thư, lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước

Thực tế công tác Văn thư , Lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ trong các

cơ quan, đơn vị, tổ chức Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác Văn thư, Lưu trữ

Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, quản lý điều hành của Nhà nước Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và tổ chức sắp xếp, bảo quản một các khoa học có hệ thống nhằm giúp các cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu của quản lý Nhà nước là năng suất, chất lượng, hiệu quả

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư , Lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Công ty

Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội nói riêng, sau thời gian thực tập tại phòng Hành chính – Nhân sự, em đã hiểu biết và nhận thức sâu sắc hơn về tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ đối với hoạt động của một cơ quan đơn vị Và cũng chính trong thời gian thực tập đã giúp em tìm hiểu, đánh giá, nhận xét và rút ra được những mặt tốt và nhưng mặt cần được điều chỉnh, những biện pháp cần được áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư, Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất

động sản Hà Nội Vì vậy em đã chọn đề tài : “Nâng cao hiệu quả tổ chức

công tác Văn thư, Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của mình với mong

muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nâng cao hiệu quả công tác Văn thư, Lưu trữ của Công ty

2 Lịch sử nghiên cứu

Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ là đề tài tuy không còn mới nhưng vẫn luôn nhận được sự quan tâm của rất nhiều người và được quan tâm, nghiên cứu ở nhiều khía cạnh khác nhau Trên thực tế, đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề này

Các cuốn giáo trình, tài liệu, các bài khóa luận, các bài báo cáo của các sinh viên về công tác văn thư, lưu trữ như:

Vương Đình Quyền, “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, NXB Quốc gia Hà Nội (2007)

Giáo trình Công tác văn thư, trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Giáo trình Công tác lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bài viết của tác giả Nguyễn Thị Lệ Nhung, “ Những vấn đề chung về công tác văn thư”

Bài khóa luận tốt nghiệp của Phạm Thị Kim Anh, “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF (Tập đoàn FLC)”, Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bài khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Hiền, “Nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Mai Linh”, Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của Nguyễn Huyền Trang, “Tìm hiểu công tác Văn thư ở Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Bách khoa, Thực trạng và Giải pháp”, Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các bài viết đã nêu ra một cách khách quan về thực trạng việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan nhà nước và cả các doanh nghiệp; đã đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Tuy nhiên trong đề tài này, tôi sẽ nghiên cứu và kế thừa các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại các công ty, doanh nghiệp, từ đó đề xuất các giải pháp có hiệu quả

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Để nghiên cứu đề tài, chúng tôi nghiên cứu khảo sát những nội dung sau:

- Nghiên cứu về lý luận công tác Văn thư, Lưu trữ

- Nghiên cứu về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty

Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội

Đề tài nghiên cứu, khảo sát về công tác tổ chức văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội nhằm làm rõ vai trò của Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, từ đó có thể đánh giá ưu điểm, nhược điểm của công tác tổ chức văn thư, lưu trữ để đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại công ty

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

+ Phạm vi nghiên cứu: Tổ chức công tác Văn thư, Lưu trữ tại Công ty

Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội

+ Đối tượng nghiên cứu: Lí luận về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ; thực tiễn hoạt động văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội Sở dĩ chúng tôi nghiên cứu Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2002 đến năm 2017 bởi Công ty Cổ phần Quản lý

và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội được thành lập vào năm 2002 Thời gian

từ năm 2002 đến nay, Công ty đã trải qua rất nhiều sự kiện, từ đó cho thấy

rằng công tác văn thư, lưu trữ càng quan trọng hơn với các văn bản, giấy tờ của các sự kiệnquan trọng đã qua

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện tốt bài khóa luận này, tôi đã sử dụng các phương pháp sau:

+ Phương pháp điều tra khảo sát: Trên cơ sở nghiên cứu thực tế tình hình tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại công ty HPM, tôi có cái nhìn một cách thực tế và toàn diện hơn về việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại công

ty Đó là cơ sở cho các đánh giá và đưa ra giải pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại công ty HPM

+ Phương pháp đối thoại phỏng vấn: Thực hiện phỏng vấn trực tiếp Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự và nhân viên bộ phận văn thư, lưu trữ

về cách thức tổ chức và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại công ty HPM,

từ đó đưa ra được các đánh giá một cách khách quan về thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan

+ Phương pháp phân tích: Từ những số liệu và thông tin đã thu thập được qua quá trình điều tra, khảo sát và phỏng vấn, tôi tiến hành phân tích để thấy rõ được thực trạng công tác tổ chức văn thư, lưu trữ tại công ty HPM

+ Phương pháp so sánh: Sau khi có kết quả từ việc phân tích số liệu và thông tin, tôi tiến hành so sánh giữa thực trạng công tác tổ chức văn thư, lưu trữ tại công ty HPM với các quy định của công ty và của nhà nước, để có thể đưa ra được đánh giá về ưu điểm và hạn chế trong công tác tổ chức văn thư, lưu trữ

+ Phương pháp tổng hợp: Sau khi phân tích và so sánh, tôi tổng hợp lại các thông tin để chọn lọc những thông tin có giá trị, đưa ra đánh giá cụ thể và

từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại công ty HPM

6 Giả thuyết nghiên cứu

Nếu làm tốt việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý điều hành hoạt động của doanh nghiệp

7 Cấu trúc khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, khóa luận gồm 3 chương được cấu trúc như sau:

Chương 1: Một số lí luận chung về công tác văn thư – lưu trữ

Chương 2: Thực trạng về công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội

Chương 3: Một số giải pháp giúp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội

PHẦN NỘI DUNG Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Những vấn đề chung về công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, các

tổ chức công tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới

Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản

do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục

vụ cho quản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước

Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức Vậy

có thể định nghĩa công tác văn thư như sau: “Công tác văn thư là khái niệm

dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ

chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”

1.1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Các cơ quan dù lớn hay nhỏ, các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị –

xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng

Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều

bộ phận, do đó kết quả của công tác văn thư không chỉ ảnh hưởng đến bản thân cơ quan mà còn có thể ảnh hưởng đến cơ quan khác Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan Mọi chủ trương, đường lối tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ chức kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của cơ quan là rất quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của cơ quan

Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp

lý của cơ quan

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ cơ quan Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của

cơ quan, tổ chức sẽ đều được văn bản hoá, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo

Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý

1.1.3 Nội dung của công tác văn thư

1.1.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

- Soạn thảo văn bản:

Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty và những mục đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một công việc

cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó Có nhiều phương pháp soạn thảo văn bản như: Đánh máy trực tiếp, đọc cho người khác đánh máy, soạn thảo trên máy vi tính, viết tay bản thảo…

- Trình duyệt bản thảo:

Tất cả các bản thảo đều phải được duyệt trước khi đưa đánh máy và trình ký, người duyệt văn bản ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt Những văn bản gửi đi do Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng Công ty ký đều phải được Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính xem xét về thủ tục, thể thức văn bản trước khi trình ký và ban hành

Trong quá trình xem xét, nếu thấy có thiếu sót về nội dung hoặc chưa đúng thể thức thì Chánh Văn phòng sẽ yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa lần cuối rồi đánh máy, in sao văn bản

- Ký và ban hành văn bản:

Văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm các thủ tục ban hành

1.1.3.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

* Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài đều phải đăng ký và làm thủ tục gửi đi ở văn thư cơ quan

* Nội dung quản lý văn bản đi

Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản

Văn bản sau khi được đánh máy (hoặc in) trước khi trình lãnh đạo ký

và đóng dấu, làm thủ tục gửi đi, đều phải được kiểm tra về thể thức Việc này thường được giao cho phụ trách bộ phận văn thư làm

Hiện nay, việc quy định về các yếu tố thể thức cho văn bản và cách trình bày các yếu tố thể thức đã được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-

BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Bước 2: Trình ký văn bản, lấy số và ngày tháng ban hành văn bản

- Sau khi văn bản được cán bộ văn thư kiểm tra về thể thức sẽ được chuyển đến Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để kiểm tra về nội dung và thể thức lần cuối Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính sẽ ký nháy vào cuối phần nội dung của văn bản, sau đó văn bản mới được trình lên người có thẩm quyền ký

- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư sẽ tiến hành lấy số và ngày tháng năm ban hành văn bản

- Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan ban hành trong một năm được đánh chung cho một số văn bản hành chính

- Ghi số lên văn bản (đánh số văn bản)

Số của văn bản là số đăng ký thứ tự của văn bản trong năm kể từ ngày đầu năm Những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì lấy số văn bản theo nhiệm kỳ

Tất cả các văn bản đi của cơ quan ban hành đều đăng ký tập trung ở bộ phận văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số của cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị tổ chức thảo ra văn bản

- Ghi ngày tháng lên văn bản:

Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vào các phương tiện đăng ký Ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trong các phương tiện đăng ký phải giống nhau và phải được ghi rõ ràng, chính xác (đối với ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số 0 ở đằng trước)

Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đi

- Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản

đi như: Số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản… vào những

phương tiện đăng ký như: Sổ đăng ký, máy vi tính…nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng

Bước 4: Đóng dấu, nhân bản văn bản

Đây là khâu quan trọng không thể thiếu đối với văn bản trước khi gửi

đi Thiếu con dấu có nghĩa là văn bản đó không có giá trị hiệu lực về mặt pháp lý Cán bộ văn thư không được đóng dấu “mật”, “khẩn” vào văn bản khi văn bản đó chưa có ý kiến của người ký văn bản

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật

* Nhân bản:

+ Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên số lượng nơi nhận tại nơi nhận văn bản;

* Đóng dấu cơ quan;

+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu màu

đỏ tươi theo quy định

+Đóng dấu vào phụ lục kèm theo

Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu trùm, lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục

+ Đóng dấu giáp lai:

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang

Bước 5: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển

phát văn bản đi;

- Đăng ký vào sổ chuyển giao và thực hiện việc chuyển văn bản đi

Tất cả các văn bản khi chuyển giao, người nhận đều cần ký xác nhận vào sổ chuyển giao văn bản đi Đối với những văn bản chuyển qua đường bưu điện, khi nhân viên bưu điện nhận đủ số lượng văn bản sẽ đóng dấu vào ô ký nhận

* Chuyển phát văn bản đi;

+ Văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản Quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày,

kể từ ngày ký Văn bản có mức độ khẩn phải giải quyết ngay trong ngày văn bản đó được ký Văn bản có mức độ khẩn phải chuyển ngay tới nơi nhận theo yêu cầu

+ Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: việc chuyển phát văn bản đi qua bưu điện hay trực tiếp đều phải lấy chữ ký, ghi rõ số lượng, họ tên người nhận và thời gian nhận vào sổ chuyển văn bản

Bước 6: Lưu văn bản đi

- Lưu văn bản đi: tất cả văn bản đi đều phải lưu tại văn thư

- Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản gốc: Một bản lưu tại văn thư,

cơ quan, một bản lưu trong hồ sơ công việc của chuyên viên có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và chữ ký tắt trực tiếp

- Bản lưu văn bản đi tại văn thư công ty phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký

- Đối với những văn bản quan trọng, phải lưu ở văn thư hai bản, được làm bằng giấy tốt và được in bằng mực bền lâu

- Đối với văn bản mật phải lưu riêng

1.1.3.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Tất cả văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất ở văn thư

- Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật

- Văn bản đến phải trình Thủ trưởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết

- Các cá nhân, đơn vị, khi nhận văn bản đến phải đăng ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra xem có đúng văn bản tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng văn bản (số lượng bì văn bản) có đủ không Nếu thấy thiếu thì hỏi lại người đưa văn bản cho mình

Kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hoặc dấu hiệu bị bóc, rách, bị mất văn bản bên trong phong bì không Nếu có thì phải báo cho người phụ trách công tác văn thư của cơ quan biết và phải lập biên bản với người đưa văn bản đến cơ quan

Bước 2: Phân loại, bóc bì văn bản

- Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan mình, bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại (loại phải đăng ký và loại không phải đăng ký)

+ Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan (ghi tên cơ quan, tên đơn vị tổ chức trong cơ quan), gửi Thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan (ghi chức danh hoặc ghi đích danh của họ)

+ Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin…

- Bóc bì văn bản:

+ Những phong bì có dấu hiệu chỉ mức độ “khẩn” phải được bóc ngay sau khi nhận Khi bóc bì văn bản không để làm rách văn bản, không làm mất phần số, ký hiệu của các văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì và không làm mất dấu bưu điện trên phong bì

+ Với văn bản thường:

Sau khi phân loại văn bản, tiến hành bóc bì, lấy văn bản ra phải nhẹ tay tránh làm rách văn bản, đối chiếu số, ký hiệu văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì, ký hiệu đã được ghi trên từng văn bản Khi phát hiện những văn bản gửi không đúng, phải trả lại cho cơ quan đã gửi văn bản đó

Nếu có phiếu gửi: Sau khi nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi, rồi gửi trả lại cơ quan gửi văn bản

Đối với những văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng nhận văn bản cách nhau quá xa nên giữ lại phong bì

+ Văn bản mật:

Sau khi bóc bì ngoài thấy dấu hiệu chỉ mức độ mật, nếu được cơ quan phân công bóc bì, đăng ký văn bản mật thì tiến hành bóc bì như đối với văn bản thường Nếu cơ quan không phân công nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn bản mật thì chỉ bóc bì ngoài, bì trong giữ nguyên không được bóc mà phải chuyển

cả bì cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký văn bản mật

Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến:

Với bước này mục đích là xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng văn bản đến cơ quan

Khi giải quyết và xử lý văn bản đến Thủ trưởng cần phải đảm bảo nguyên tắc: Kiên quyết không xem xét văn bản đến khi văn bản mà cán bộ trình không có dấu “đến”

Dấu đến có kích cỡ (5×3)cm như mẫu dưới đây:

TÊN CƠ QUAN NHẬN VĂN BẢN

Bước 4: Vào sổ đăng ký văn bản đến

Công việc này mục đích nhằm nắm được số lượng văn bản đến cơ quan, nội dung của văn bản đến cũng như biết được đối tượng giải quyết văn bản đến

Khi vào sổ tránh trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thống

kê và tra cứu tài liệu Có thể đăng ký văn bản đến bằng các hình thức như: Sổ đăng ký hoặc bằng máy vi tính Văn bản đến ngày nào thì vào sổ ngày đó Tùy theo số lượng văn bản nhiều hay ít mà lập các sổ cho phù hợp

Bước 5: Phân phối chuyển giao văn bản đến

* Trình xin ý kiến phân phối:

Sau khi bóc bì, đóng dấu “đến” lên văn bản, nhân viên văn thư đăng ký một phần vào sổ rồi trình tất cả các văn bản, giấy tờ đã nhận được cho người phụ trách văn phòng của cơ quan xem xét và trình lên Thủ trưởng cơ quan hoặc người được Thủ trưởng cơ quan uỷ quyền để ghi ý kiến phân phối lên văn bản

* Chuyển giao văn bản đến:

Tất cả các văn bản đến cơ quan, sau khi đã có ý kiến phân phối của người phụ trách phải được chuyển ngay đến tận tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết Không để văn bản chạy vòng qua nơi không có trách nhiệm giải quyết văn bản, không chuyển văn bản chậm

Các văn bản có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển đến tay người

có trách nhiệm giải quyết chậm nhất là 30 phút (nếu trong giờ hành chính) và

1 giờ (nếu ngoài giờ hành chính)

Khi chuyển giao văn bản phải trao tận tay người có trách nhiệm giải quyết, không nhờ người khác hoặc đơn vị khác chuyển hộ

Trường hợp một văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cùng giải quyết thì phải nhận tài liệu đó rồi mới chuyển tới nơi nhận

Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ và phải có ký nhận của người nhận văn bản

Bước 6: Tổ chức giải quyết và theo dõi văn bản đến của cơ quan

* Tổ chức giải quyết văn bản đến:

- Đối với văn bản thường:

Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cán bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn vị đó trực tiếp giải quyết

Các cán bộ thừa hành, sau khi nhận được văn bản, phải nghiên cứu, nắm vững các vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời các vấn đề đó Những công việc có liên quan đến các cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn trương phối hợp để cùng giải quyết tốt công việc Không được tự ý chuyển văn bản cho bộ phận khác, cơ quan khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo

+ Đối với những văn bản khác gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý kiến của lãnh đạo ghi ở lề văn bản, không được đóng dấu lên lề văn bản đó

mà phải soạn thảo văn bản trả lời dựa vào ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

+ Những văn bản có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo phải lưu trong hồ sơ công việc của cán bộ thừa hành

Đối với những vấn đề liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, Thủ trưởng cơ quan cần tham khảo ý kiến của cán bộ, bộ phận liên quan trước khi giải quyết Khi trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết một công việc gì, cán bộ

thừa hành phải trình tất cả các văn bản có liên quan đến văn bản mới nhận được

- Đối với văn bản mật:

Nhân viên văn thư phải trao tận tay văn bản mật cho người có trách nhiệm giải quyết, không được tự ý bóc văn bản khi thấy có dấu hiệu chỉ mức

- Không được mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang theo

đi công tác (nếu văn bản đó không liên quan đến chuyến đi công tác) Khi cần thiết phải mang văn bản, tài liệu mật về nhà, hoặc đi công tác phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan Khi cần mang văn bản tài liệu mật đi công tác, không được giao cho người khác giữ hộ, không được để bất kỳ nơi nào không có người có trách nhiệm giữ gìn

1.1.3.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Dấu là thành phần đảm bảo tính hợp pháp và tình chân thật trong văn bản Trong điều 1 Nghị định 99/2016/NĐ-CP ban hành ngày 01 tháng 7 năm

2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu được

sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính tri – xã hội, nghề nghiệp, hội quần chúng tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và một số chức danh Nhà nước Con dấu thể hiện vị trí pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của công ty, tổ chức và các chức danh Nhà nước” Do đó việc tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là hết sức cần thiết

Những quy định trong việc quản lý và sử dụng con dấu:

- Con dấu phải giao cho cán bộ văn thư đủ tin cậy và có trách nhiệm giữ và đóng dấu Chỉ người có con dấu mới được tự tay đóng dấu vào văn bản Trường hợp người giữ con dấu vắng mặt phải giao con dấu cho người khác theo sự chỉ định của lãnh đạo cơ quan

- Con dấu phải được bảo quản trong hòm, tủ có khóa cả trong và ngoài giờ làm việc Không được tùy tiện mang con dấu theo người Trong trường hợp cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể mang dấu theo nhưng phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan

- Trong trường hợp bị mất con dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất

- Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hat tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc dấu mới và nộp lại dấu theo quy định của Nhà nước tại nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ

- Khi có quyết định chia tách, sát nhập giải thể hoặc kết thúc nhiệm vụ

có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu

và nộp lại cho cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu

- Phải sử dụng đúng màu mực dấu do Nhà nước quy định (màu đỏ) không được dùng màu mực dễ phai Tuyệt đối không dùng vật cứng để cọ rửa con dấu

Nguyên tắc đóng dấu:

- Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản Nghĩa là dấu của cơ quan chỉ đóng vào văn bản do cơ quan đó làm ra

- Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ, không được đóng dấu lên giấy trắng, dấu khống chỉ ( văn bản giấy tờ chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyền ) hoặc đóng dấu vào các văn bản giấy tờ chưa ghi nội dung

1.1.3.5 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

* Khái niệm

Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một vấn

đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó

- Mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị sau khi giải quyết xong đều phải sắp xếp lại, lập thành hồ sơ để phục vụ việc nghiên cứu Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học,

có hệ thống các văn bản cần thiết của sự việc và giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả

- Quản lý toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lý chặt chẽ tài liệu

- Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ

* Lập hồ sơ

Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho

việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả; khi cần, nhanh chóng tìm được các văn bản

Việc lập hồ sơ gồm những việc chính sau đây:

- Lập bản danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan (hoặc đơn vị) cần lập trong năm Để lập hồ sơ được chủ động, chính xác và đầy đủ, nhất là những hồ sơ phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan phải có sự chuẩn bị trước Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ trong cơ quan, đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và kinh nghiệm công tác của bản thân, phải dự kiến trong năm tới có những công việc gì phải làm

Từ những công việc đó sẽ hình thành những loại văn bản gì và lập thành những hồ sơ gì

- Mở hồ sơ:

Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, nếu cơ quan chưa có danh mục hồ sơ thì cán bộ nhân viên căn cứ vào kinh nghiệm và thực tế công việc trong năm qua mà viết sẵn một số bìa thường lệ để quản lý văn bản “đi”, “đến”

Trường hợp chưa dự kiến được hết công việc mà có công việc được giao thì lấy bìa ghi tiêu đề hồ sơ để tập hợp văn bản vào hồ sơ

Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa: Bên ngoài ghi rõ số, ký hiệu và tiêu đề hồ

sơ Tiêu đề hồ sơ cần phải ghi ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát được nội dung sự việc

- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ

Khi hồ sơ đã được mở bắt đầu từ văn bản nguồn, có những văn bản giấy tờ đang giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc thì cho vào bìa của hồ sơ Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản giấy tờ, không được để lẫn lộn, mất mát kể cả một số bản nháp, tư liệu có liên quan đến sự việc trong hồ sơ

- Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ

Tuỳ theo đặc điểm của từng hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp Trong thực tế người ta thường vận dụng các đặc trưng sau đây:

+ Theo trình tự giải quyết công việc: Công việc nào được giải quyết trước thì xếp trước

+ Theo trình tự vần chữ cái a,b,c

+ Theo tác giả văn bản: Tác giả nào quan trọng nhất thì xếp trước, ít quan trọng xếp sau

+ Mức độ quan trọng của văn bản: Văn bản nào quan trọng xếp trước,

- Kết thúc hồ sơ:

Khi công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét lại hồ sơ, nếu thấy thiếu văn bản giấy tờ thì sưu tầm bổ sung, loại ra các văn bản trùng thừa, các văn bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ

- Viết bìa hồ sơ:

Bìa hồ sơ in sẵn hay viết đều phải tuân theo mẫu tiêu chuẩn của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Chữ viết trên bìa hồ sơ phải cẩn thận, rõ ràng, chính xác, đầy đủ theo quy định chung

* Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc, được để lại phòng, tổ công tác một năm theo dõi nghiên cứu khi cần thiết và để hoàn chỉnh hồ sơ, sau đó mới nộp lưu

Khi nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị xem xét những

hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (theo quy định của cơ quan đã ghi trong danh mục hồ sơ) kèm theo ba bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ cơ quan

Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở đơn vị hết hạn thì đánh giá lại Nếu không cần lưu thì tiêu huỷ theo quy định

Nếu những đơn vị nào cần đến hồ sơ đã hết hạn nộp lưu để nghiên cứu thì làm thủ tục mượn lại với lưu trữ cơ quan

Cán bộ (hay phòng, tổ lưu trữ cơ quan) căn cứ vào nghiệp vụ của mình, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật (nếu có) xem xét thời gian bảo quản, làm thủ tục thống kê, sắp xếp lên tủ, giá, làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, sử dụng

1.2 Những vấn đề chung về công tác lưu trữ

1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì thế, công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước

Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:

- Thứ 1: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ

- Thứ 2: Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1.2.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin, là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng Công tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan và có ý nghĩa rất quan trọng trong nhiều lĩnh vực:

- Trong lĩnh vực chính trị: Tài liệu lưu trữ hình thành và được các giai cấp nắm quyền lãnh đạo sử dụng làm công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình và đấu tranh chống lại giai cấp đối địch Vì vậy tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước nắm quyền lãnh đạo đều mang bản chất giai cấp Tài liệu lưu trữ còn là bằng chứng đấu tranh bảo

vệ chủ quyền lãnh thổ quốc gia Có thể nói trong lĩnh vực chính trị tài liệu lưu trữ có vai trò hết sức to lớn, thực sự là tài sản vô giá, không thể đo đếm được

- Trong lĩnh vực kinh tế: Tài liệu lưu trữ có tác dụng về mặt kinh tế khi chúng được khai thác, sử dụng phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc của nhân dân ta Tài liệu lưu trữ được sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên làm cơ sở cho việc lập quy hoạch phát triển kinh tế, văn hoá trong từng vùng, từng địa phương và trong toàn quốc Đồng thời nó còn là căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và định hướng cho những giai đoạn tiếp theo

- Trong lĩnh vực khoa học, tài liệu lưu trữ còn được sử dụng để làm tư liệu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng trong

tự nhiên, xã hội và tư duy; được sử dụng để nghiên cứu khoa học trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội và có ý nghĩa đặc biệt quan trọng để nghiên cứu lịch sử

- Trong lĩnh vực văn hóa – xã hội: Thông tin trong tài liệu lưu trữ được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cứu văn hóa vùng, miền, văn hóa đất nước, để quảng bá văn hóa quê hương với quốc tế

Đối với hoạt động quản lý: Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin giúp các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở cơ quan, tổ chức hoạch định các chương trình, kế hoạch và ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ là bằng chứng, là căn cứ giúp cơ quan, tổ chức trong việc thanh tra, kiểm tra và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động

Tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin quý giá để xác nhận những thông tin liên quan đến cá thân như: xác minh lý lịch, thời gian công tác, trình

độ học vấn, hình thức khen thưởng, kỷ luật; hoặc dùng tài liệu lưu trữ để chứng minh nhân thân trong việc giải quyết các vấn đề về sở hữu,…

Công tác lưu trữ có vị trí rất quan trọng và không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Vì vậy, các cơ quan cần phải quan tâm, làm tốt công tác lưu trữ để góp phần bảo vệ, quản lý an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ để góp phần vào sự nghiệp xây dựng và phát triển cơ quan, đất nước

1.2.3 Nội dung của công tác lưu trữ

1.2.3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ

Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào những đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng một cách hiệu quả những tài liệu đó

Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu thuộc phông lưu trữ Quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp,

cá nhân để đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng và bảo quản tài liệu được thuận tiện và an toàn

Phân loại tài liệu là bước quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Khâu phân loại liên quan chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác như: Xác định giá trị, bổ, thống kê tài liệu… Trên cơ sở phân loại tài liệu lưu trữ, việc xác định giá trị, bổ sung tài liệu lưu trữ sẽ được tiến hành thuận lợi Ngược lại, xác định chuẩn xác giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu đầy đủ cũng là điều kiện để tiến hành có hiệu quả việc phân loại tài liệu

1.2.3.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc nghiên cứu để quy định thời gian cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học…

Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để hủy bỏ những tài liệu đã thực sự hết ý nghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu trữ

Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập ở các cơ quan có tài liệu lưu trữ đem ra đánh giá Hoạt động của Hội đồng đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của thủ trưởng cơ quan chuyên môn đề nghị cơ quan lưu trữ cấp trên duyệt

Các tài liệu dự định tiêu hủy phải lập biên bản riêng trong đó ghi rõ: Thành phần hội đồng đánh giá, tên người đại diện cho cơ quan, đơn vị có tài liệu đưa đi tiêu hủy, số lượng đơn vị bảo quản Biên bản phải được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, sau khi đã xem xet, kiểm tra có cán bộ lưu trữ chứng kiến và phải báo cáo với cơ quan quan lý lưu trữ cấp trên trực tiếp

1.2.3.4 Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ

Thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là quá trình giao nộp và tiếp nhận tài liệu đã giải quyết xong ở văn thư, ở các đơn vị vào lưu trữ cơ quan và quá trình giao nộp, tiếp nhận những tài liệu có giá trị lịch sử đã đến hạn nộp

lưu từ lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền Tài liệu thu thập được bổ sung theo hệ thống khu vực thẩm quyền nhằm tăng thêm tài liệu lưu trữ có giá trị cho các kho lưu trữ

Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm 2 phần:

* Thu thập tài liệu vào lưu trữ theo chế độ nộp lưu của Nhà nước

Theo quy định của Nhà nước thì những hồ sơ tài liệu thuộc các công việc đã giải xong ở văn thư phải được giao nộp vàơ lưu trữ cơ quan để tra cứu

sử dụng tiếp Đối với những cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu thì phải xác định giá trị, lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử để giao nộp lưu trữ cố định có thẩm quyền khi tài liệu của cơ quan mình đã đến hạn nộp lưu

* Sưu tầm những tài liệu còn thiếu để bổ sung cho các phông lưu trữ

Do nhiều nguyên nhân, tài liệu thu thận vào các lưu trữ thường không đầy đủ, nhất là những phông tài liệu thuộc các giai đoạn lịch sử đã xa, hoặc trong thời kỳ chiến tranh

Sưu tầm để bổ sung tài liệu còn đặt ra cả đối với những phông tài liệu còn mới hoặc các phông tài liệu còn mở, do tài liệu bị lẫn phông hoặc tài liệu còn rải rác ở cá nhân, nhất là các cá nhân giữ cương vị lãnh đạo, tài liệu lưu trữ ở nước ngoài

Bởi vậy, bên cạnh việc thu thập thì công tác sưu tầm để bổ sung phông lưu trữ là rất cần thiết, góp phân hoàn chỉnh tài liệu cho các phông lưu trữ, đồng thời góp phần thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ

1.2.3.5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu trong phông theo một phương án phân loại, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu, làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu

Nội dung công tác chỉnh lý tài liệu gồm:

- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử cơ quan, đơn vị hình thành phông và lịch sử phông

- Tiến hành lập hồ sơ đối với những phông tài liệu chưa lập hồ sơ, kiểm tra các hồ sơ đã lập, hoàn thiện những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ

- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu theo phương án đã chọn

1.2.3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu

Những nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ:

- Xây dựng nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ

Do nguyên liệu và phương pháp chế tác, do thiếu nhà kho đúng quy cách để bảo quản nên tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng, mất mát Vì vậy, khi xây dựng kho lưu trữ cần phải bảo đảm yêu cầu về chống ẩm, chống nóng, chống ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp và chống các loại nấm mốc, côn trùng phá hoại Ngoài ra, còn phải đảm bảo yêu cầu về phòng gian, bảo mật cần phải xây dựng những loại nhà kho thích hợp đối với từng loại tài liệu lưu trữ

- Yêu cầu về địa điểm xây dựng nhà kho:

Khu vực xây dựng nhà kho phải là nơi có môi trường sạch, không bị ô nhiễm bởi các chất thải công nghiệp như bụi, khói, khí độc… Khu vực xây dựng phải cao ráo, thoáng mát, cách xa ao hồ, sông ngòi, cống rãnh và các mạch nước ngầm

- Yêu cầu về thiết kế kiến trúc và nguyên liệu xây dựng kho:

Thiết kế phải tuân thủ theo các quy định của nhà nước về thiết kế mẫu kho lưu trữ

- Hướng nhà kho: Nhà kho bảo quản tài liệu cần đặt theo hướng Đông – Nam tránh ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào tài liệu

* Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ

Để làm tốt công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho cần thiết phải có những thiết bị chuyên dùng Tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng, khối lượng tài liệu và khả năng kinh phí, điều kiện sử dụng mà lựa chọn.các trang thiết bị sau:

- Thiết bị vận chuyển tài liệu

Tùy thuộc vào quy mô và thiết kế kho có thể sử dụng thiết bị vận chuyển như thang máy, tời, xe đẩy, băng tải, …

1.2.3.7 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu lưu trữ để đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu của độc giả

Sử dụng tài liệu lưu trữ có những hình thức cơ bản sau:

* Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc

Có thể nói đây là hình thức hiệu quả nhất Các kho lưu trữ đều có thể

sử dụng hình thức này và đối với kho lưu trữ cố định đây là hình thức bắt buộc

Độc giả được nghiên cứu trực tiếp bản gốc, bản chính ( đối với tài liệu được phép) tại phòng đọc sẽ có thận lợi cho độc giả và cơ quan lưu trữ

Tại phòng đọc cần có các biểu mẫu in sẵn để độc giả khai báo, đăng ký khi đọc tài liệu Khi giao nhận và nhận lại tài liệu, cán bộ lưu trữ phải đăng ký vào sổ giao nhận và kiểm tra kỹ tài liệu để có biện pháp truy cứu trách nhiệm khi phát hiện thấy mất mát, hư hỏng

* Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng Nhân sự kiện quan trọng của đất nước, của ngành có thể giới thiệu tài liệu lưu trữ trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, các loại báo, trên các kênh truyền

hình của trung ương và địa phương, trên đài phát thanh trung ương và địa phương

* Tổ chức trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ

Triển lãm tài liệu lưu trữ nhằm mục đích giáo dục quần chúng về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, về truyền thống cách mạng, về đất nước, về danh nhân lịch sử

Triển lãm là công việc phức tạp, đòi hỏi phải có khả năng tổ chức và kinh phí Tài liệu đưa ra triển lãm phải có chủ đề mang tính thời sự, thu hút được sự chú ý của nhiều người

Khi triển lãm tài liệu phải tuân thủ một nguyên tắc chỉ được trưng bày bản sao Để thu hút người xem, người nghiên cứu, phần trưng bày và thuyết minh phải mang tính khoa học và nghệ thuật cao

1.3 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và lưu trữ

Giữa công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau Mối quan hệ này thể hiện liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử

Quá trình soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin từ các tài liệu

đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác

và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản

Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ

Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị có mối quan hệ mật thiết với nhau

- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, phục

vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng kịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn những tư liệu về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia

Từ mối quan hệ gắn bó có thể thấy nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của mỗi cơ quan hành chính nhà nước, mỗi đơn vị được thông suốt Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy tiến trình cải cách nền hành chính hiện nay

Tiểu kết:

Có thể thấy, công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động vô cùng quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ giúp tận dụng tối đa giá trị của văn bản, của tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, tổ chức

và các hoat động khác của cơ quan tổ chức Vì vậy, làm tốt công tác văn thư, lưu trữ là một tiền đề quan trọng để thực hiện tốt các hoạt động khác của cơ quan tổ chức Nhận thức được điều này các hoạt động của công tác văn thư, công tác lưu trữ đã được các cơ quan, tổ chức ngày một chú trọng và các cơ quan, tổ chức làm việc trong lĩnh vực ngành nghề văn thư, lưu trữ cũng đã đang ngày một phát triển hơn nữa để đáp ứng nhu cầu đề ra của xã hội, góp

phần vào sự phát triển chung của đất nước

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN HÀ NỘI 2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội

là 34.000.000.000 VNĐ (Ba mươi tư tỷ đồng) Ngay từ khi mới thành lập, công ty đã bắt tay ngay vào quản lý và khai thác tòa nhà OCEAN PARK – Trung tâm thông tin thương mại Hàng hải Quốc tế cùng các chuỗi tòa cao ốc trực thuộc các tập đoàn lớn như Bảo Việt; NXB Giáo dục, VCT Online, BIDV, Handico, Cavico, HiPT, VNPT, BIC Vietnam, GP Invest…

Công ty TNHH Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội là thành viên sáng lập Hội đồng Công trình xanh Việt Nam, xây dựng quản lý và khai thác tòa nhà đạt hiệu quả năng lượng, tối ưu hóa các hệ thống sử dụng năng lượng trong tòa nhà… giảm thiểu chi phí trong quá trình vận hành nhưng vẫn đảm bảo hoạt động của tòa nhà đạt chất lượng và tiêu chuẩn Quốc tế

Cùng sự cạnh tranh và đòi hỏi phát triển không ngừng trên trường quốc

tế, năm 2012, HPM đã chuyển đổi mô hình hoạt động từ Công ty TNHH sang Công ty Cổ phần với tên gọi Công ty Cổ phần quản lý và kinh doanh bất động sản Hà Nội

- Xúc tiến đầu tư thương mại

- Huy động vốn, đầu tư, xây dựng

- Tư vấn, lập hồ sơ mời thầu

- Tư vấn, đào tạo và xây dựng hế thống quy trình quản lý khai thác bất động sản

- Tư vấn, thẩm tra thiết kế, phản biện thiết kế và lắp đặt thiết bị, hoàn thiện nội thất

- Đưa ra các ý kiến đóng góp về kỹ thuật dưới góc độ người sử dụng, người vận hành nhằm tạo ra những tiện ích hợp lý nhất cho một Tòa nhà khi

đi vào hoạt động

- Tư vấn, tiếp thị, quảng cáo cho thuê bất động sản (Văn phòng, siêu thi, khu bán lẻ, Cụm công nghiệp…)

Với các chức năng của Công ty, HPM luôn mong muốn trở thành nhà cung cấp các loại hình dịch vụ Quản lý và Khai thác bất động sản chuyên nghiệp có tầm cỡ Quốc tế mang thương hiệu Việt Nam

2.1.3 Nhiệm vụ

- Đảm bảo và gia tăng giá trị tài sản cho khách hàng HPM hiểu rõ giá trị bất động sản cần được đảm bảo và gia tăng theo thời gian hoạt động, đảm bảo tòa nhà luôn mới và hình ảnh tòa nhà cần phải được nâng cao

- Đảm bảo quy trình bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật định kỳ, đảm bảo hoạt động đồng bộ với sự giám sát điều hành có kỷ luật

- Hợp lý hóa chi phí vận hành và các chi phí phát sinh cho việc tái đầu

tư, tìm ra những giải pháp mới, đồng bộ, an toàn, xây dựng nên những kế hoạch nhằm tiết kiệm năng lượng tối đa, giảm thiểu chi phí cho chủ đầu tư nhưng vẫn đảm bảo hoạt động của tòa nhà đạt tiêu chuẩn cao

- Đảm bảo doanh thu và lợi nhuận đạt cao hơn tiêu chuẩn

2.1.4 Cơ cấu tổ chức

- Tổng số cán bộ, nhân viên trong công ty là hơn 50 người, trong đó có

1 Tổng giám đốc , 2 Phó Tổng Giám đốc và 6 phòng ban

- Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty HPM (xem phụ lục số 1)

2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức phòng HC-NS

- Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển

- Xây dựng các định mức đơn giá về lao động Lập và quản lý quỹ lương, các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng

- Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của doanh nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật Theo dõi, nhận xét cán bộ, công nhân để đề xuất việc xét nâng lương, thi nâng bậc hàng năm