Quản lí và giải quyết văn bản đến tại công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội

MỤC LỤCLỜI CẢM ƠNLỜI MỞ ĐẦU1NỘI DUNG21. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội và phòng Hành chính nhân sự tại Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM )21.1. Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty HPM21.1.1. Chức năng31.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn31.1.3. Cơ cấu tổ chức51.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính nhân sự tại Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM )61.2.1. Chức năng61.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn61.2.3 Cơ cấu tổ chức72. Soạn thảo và ban hành văn bản82.1 Các loại văn bản Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) ban hành.82.2. Thẩm quyền ban hành văn bản82.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản92.4. Quy trình soạn thảo văn bản113. Quản lí văn bản đi123.1. Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng văn bản123.2. Đăng kí văn bản133.3. Nhân văn bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật và dấu khẩn133.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi143.5. Lưu văn bản đi144. Quản lí và giải quyết văn bản đến154.1. Tiếp nhận văn bản đến154.2. Đăng kí văn bản đến164.3. Trình, chuyển giao văn bản đến174.3.1.Trình văn bản đến174.3.2. Chuyển giao văn bản đến174.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến184.4.1.Giải quyết văn bản đến184.4.2.Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến185. Quản lí và sử dụng con dấu195.1. Các loại dấu cơ quan195.2.Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu195.3. Bảo quản con dấu206. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.206.1. Các loại hồ sơ hình thành tại tại Công ty206.2.Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ216.3.Phương pháp lập hồ sơ216.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan217. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp.227.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở.227.2. Nhận xét, đánh giá chung228. Thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng.238.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Công ty Cổ phần Quản lí và Kinh doanh bất động sản Hà Nội238.2. Quản lí và sử dụng các thiết bị văn phòng248.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng249. Nhận xét25KẾT LUẬN27TÀI LIỆU THAM KHẢO29PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO KIẾN TẬP Sinh viên : Triệu Thị Phương Thảo Lớp : Đại học Quản trị Văn phòng 14C Cơ quan kiến tập : Cơng ty Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội Cán hướng dẫn : Phan Thị Thu Huyền Giảng viên hướng dẫn : ThS Lâm Thu Hằng Hà Nội, tháng năm 2017` LỜI CẢM ƠN Để báo cáo đạt kết tốt đẹp, em nhận hỗ trợ, giúp đỡ nhiều đơn vị Với tình cảm sâu sắc, chân thành, cho phép em bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến tất cá nhân quan tạo điều kiện giúp đỡ trình học tập hoàn thiện báo cáo Trước hết em xin gửi tới thầy khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội lời chào trân trọng, lời chúc sức khỏe lời cảm ơn sâu sắc tạo điều kiện cho chúng em có ngày kiến tập vô ý nghĩa Với quan tâm, dạy dỗ, bảo tận tình chu đáo thầy cơ, đến em hồn thành báo cáo Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô Th.s Lâm Thu Hằng quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành tốt báo cáo thời gian qua Không thể không nhắc tới hướng dẫn đạo Ban lãnh đạo công ty giúp đỡ nhiệt tình chị trưởng phòng Hành chính- nhân chị Phan Thị Thu Huyền anh chị đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt thời gian kiến tập Công ty Cổ phần Quản lí Kinh doanh bất động sản Hà Nội (HPM) Với điều kiện thời gian kinh nghiệm hạn chế thân báo cáo khơng thể tránh thiếu sót Em mong nhận bảo, đóng góp ý kiến cácthầy để em có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức mình,phục vụ tốt công tác thực tế sau Em xin chân thành cảm ơn ! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU NỘI DUNG Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội phòng Hành chính- nhân Cơng ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) 1.1 Chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức công ty HPM .2 1.1.1 Chức 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức .5 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Hành chính- nhân Cơng ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Soạn thảo ban hành văn 2.1 Các loại văn Công ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) ban hành .8 2.2 Thẩm quyền ban hành văn 2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 2.4 Quy trình soạn thảo văn 11 Quản lí văn 12 3.1 Kiểm tra thể thức kĩ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng văn .12 3.2 Đăng kí văn 13 3.3 Nhân văn bản, đóng dấu quan, dấu mật dấu khẩn 13 3.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi chuyển phát văn .14 3.5 Lưu văn .14 Quản lí giải văn đến 15 4.1 Tiếp nhận văn đến 15 4.2 Đăng kí văn đến .16 4.3 Trình, chuyển giao văn đến 17 4.3.1.Trình văn đến .17 4.3.2 Chuyển giao văn đến 17 4.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến 18 4.4.1.Giải văn đến .18 4.4.2.Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 18 Quản lí sử dụng dấu .19 5.1 Các loại dấu quan 19 5.2.Nguyên tắc quản lí sử dụng dấu 19 5.3 Bảo quản dấu 20 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 20 6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại Cơng ty 20 6.2.Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ 21 6.3.Phương pháp lập hồ sơ 21 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 21 Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 22 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở .22 7.2 Nhận xét, đánh giá chung .22 Thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 23 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động Cơng ty Cổ phần Quản lí Kinh doanh bất động sản Hà Nội 23 8.2 Quản lí sử dụng thiết bị văn phòng 24 8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 24 Nhận xét 25 KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Em nghĩ lý thuyết phải đơi với thực hành năm học vừa qua thầy cô trang bị đầy đủ kiến thức mặt lý thuyết ngồi ghế nhà trường, nên đến lúc chúng em cần phải học hỏi thực tế, áp dụng học vào cơng việc hàng ngày Đây hội tốt để em thực tế, mở rộng tầm mắt nhà trường tạo điều kiện cho chúng em kiến tập số quan, đơn vị,tổ chức để chúng em học hỏi, bổ sung kinh nghiệm thực tiễn Khi tham gia kiến tập em tiếp xúc trực tiếp với công việc mà lý thuyết giảng dạy nhà trường, với đặc thù ngành Quản trị văn phòng mà em theo học cơng việc động, đòi hỏi sáng tạo, nhanh nhẹn linh hoạt Để hoàn thiện thân kỹ kiến thức, đồng thời bám sát vào tảng kiến thức học ngành quản trị văn phòng, em xin vào Cơng ty Cổ phần Quản lí Kinh Doanh bất động sản Hà Nội (HPM) để làm đơn vị kiến tập, cơng ty có mơi trường làm việc theo mơ hình văn phòng đại, động chuyên nghiệp Trong khoảng thời gian kiến tập em học hỏi nhiều điều, bổ sung kinh nghiệm thực tiễn trau dồi thêm lượng kiến thức lớn chuyên ngành quản trị văn phòng phục vụ cho cơng việc sau em trường Mặc dù có quan tâm, sát bảo anh chị văn phòng lượng kiến thức em hạn hẹp lần đầu kiến tập nên báo cáo nhiều sai sót Em mong nhận góp ý thầy để báo cáo em hoàn thiện NỘI DUNG Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội phòng Hành chínhnhân Công ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) 1.1 Chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức công ty HPM  Giới thiệu chung cơng ty HPM Tầm nhìn chiến lược “ Chúng tơi tối ưu hóa hệ thống tài sản, gia tăng giá trị hình ảnh tích lũy niềm tin cho khách hàng theo tảng thời gian” Công ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội (HPM) với mục tiêu phát triển là: “ Chất lượng dịch vụ quan trọng mà tất thành công chúng ta” thành lập năm 2002 Địa chỉ: Số phố Đào Duy Anh, Phường Phương Mai, Quận Đống đa, Hà Nội HPM có bước đột phá lĩnh vực đầu tư kinh doanh bất động sản: khu công nghiệp, thị - nhà ở, văn phòng cho th Cơng ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội thành viên sáng lập Hội Đồng Cơng Trình xanh Việt Nam Quản lí tòa nhà với tiêu chí Xanh- Sạch- Đẹp sử dụng lượng hiệu quả, giảm thiểu chi phí q trình vận hành đảm bảo hoạt động tòa nhà cách chất lượng đạt tiêu chuẩn quốc tế HPM tập hợp cho đội ngũ cán bộ, nhân viên chun nghiệp, có kỷ luật, nhiệt tình, sáng tạo lĩnh vực quản lý, tư vấn, phát triển bất động sản … đủ khả lực tổ chức, điều hành dự án có quy mơ mang tầm cỡ nước quốc tế Với kinh nghiệm lâu năm lĩnh vực quản lý, vận hành, khai thác, tư vấn quản lý tòa nhà, HPM khẳng định uy tín thương hiệu thị trường, nhiều khách hàng, chủ đầu tư yên tâm hài lòng giao tài sản giá trị lớn cho HPM quản lý vận hành như: Tổng cơng ty Hàng hải Việt Nam (Vinalines), Tập đồn Bảo Việt (BaoViet Holdings), Nhà xuất Giáo dục, BIDV Núi Trúc (Hà Nội), VTC Online, VTC Tower Mong muốn niềm tin trở thành công ty quản lý vận hành, tư vấn quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam, công ty hy vọng hợp tác với đối tác nước để phát triển hoàn thiện 1.1.1 Chức Tham mưu cho tập đoàn Vinalines xây dựng công tác kế hoạch, công tác quản lý, công tác lựa chọn nhà thầu, công tác quản lý chất lượng, tiến độ, công tác quản lý khối lượng, đơn giá, tốn, an tồn lao động, mơi trường, cơng tác tài chính, cơng tác kinh doanh dự án lĩnh vực kinh doanh bất động sản 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Xây dựng chiến lược phát triển; xây dựng kế hoạch ngắn hạn, trung hạn dài hạn đầu tư kinh doanh bất động sản; - Xây dựng kế hoạch tài lĩnh vực kinh doanh bất động sản, tổ chức theo dõi thực hoạt động tài theo kế hoạch Tổng cơng ty phê duyệt; - Tìm kiếm hội đối tác kinh doanh kinh doanh lĩnh vực đầu tư, kinh doanh bất động sản; - Nghiên cứu xây dựng phương án, tìm kiếm, khai thác dự án nhà ở, khu đô thị khu công nghiệp; - Khảo sát, đánh giá lập dự án chuẩn bị đầu tư dự án nhà ở, khu đô thị khu công nghiệp - Tiến hành thẩm định hồ sơ dự án, đánh giá dự án hoạt động kinh doanh đơn vị trực thuộc lĩnh vực bất động sản; - Thực thủ tục pháp lí Tổng cơng ty liên quan đến dự án hoạt động kinh doanh bất động sản; - Kiểm tra, giám sát việc thực đầu tư khai thác dự án đầu tư lĩnh vực kinh doanh bất động sản; - Kiểm tra, đôn đốc tiến độ đầu tư, tiến độ khai thác dự án; - Quản lý hoạt động đấu thầu quản lý thi công xây lắp lĩnh vực đầu tư, kinh doanh bất động sản; tổ chức quản lý chất lượng, tiến độ dự án; tổ chức quản lý khối lượng, đơn giá tốn cơng trình; tổ chức thực cơng tác an tồn lao động thi cơng xây dựng; - Thực hoạt động tư vấn với pháp nhân Tổng công ty lĩnh vực bất động sản, bao gồm: Tư vấn thiết kế; tư vấn quy hoạch; tư vấn lập dự HỘI ĐỒNG án; tư vấn đấu thầu; - Tìm kiếm cân đối CỔ vốn ĐÔNG cho dự án trực tiếp kinh doanh BAN KIỂM SOÁT - Quản lý doanh nghiệp trực thuộc doanh nghiệp khác có vốn HỘI ĐỒNG góp Tổng cơng ty hoạt động lĩnh vực kinh doanh, đầu tư, vận hành QUẢN TRỊ dự án bất động sản lĩnh vực bất động sản; TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TGD PHÓ TGD BAN NHÂN SỰ PHĨ TGD BAN KINH DOANH HÀNH CHÍNH BAN TÀI BAN TƯ VẤN QUẢN LÝ & PHÁT TRIỂN DỰ ÁN CHÍNH KẾ TỐN 1.1.3 Cơ cấu tổ chức BAN KIỂM SOÁT/ KIỂM TOÁN NĂNG LƯỢNG BAN KỸ THUẬT 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Hành chính- nhân Cơng ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) 1.2.1 Chức - Thực công tác tuyển dụng nhân đảm bảo chất lượng,yêu cầu, chiến lược công ty - Quản lý nhân sự, đào tạo nhân - Xây dựng quy chế lương thưởng, phúc lợi chế độ cho người lao động - Chấp hành thực chủ trương, sách, thị Ban giám đốc - Nghiên cứu, soạn thảo trình duyệt quy định áp dụng công ty - Quản lý thủ tục hành nhân - Quản lý việc sử dụng bảo vệ loại tài sản hành VP, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động phòng chống cháy nổ công ty - Tham mưu đề xuất cho Ban TGĐ để xử lý vấn đề thuộc lãnh vực Hành - Nhân - Là cầu nối Ban TGĐ Người lao động 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu công ty phận có liên quan - Lên chương trình tuyển dụng - Tổ chức tuyển dụng theo chương trình phê duyệt - Tổ chức kí hợp đồng lao động thử việc cho người lao động - Quản lí hồ sơ, lí lịch tất người lao động công ty - Theo dỗi, giám sát, nhác nhở thái đọ làm việc người lao động - Lập chương trình đào tạo định kỳ theo tháng, quý, năm - Hoạch định phát triển nguồn nhân lực số lượng chất lượng theo yêu cầu phù hợp với chiến lược phát triển Công ty - Quản lý hồ sơ loại tài sản hành VP Cơng ty - Cơng tác chuẩn bị chu đáo cho sếp thành viên họp, cơng tác hay kí kết hợp đồng - Tiếp nhận loại văn đến công ty, vào sổ văn đi, văn đến - Soạn thảo văn bản, cung cấp số tài liệu theo yêu cầu cấp - Lưu giữ, bảo mật loại tài liệu, thông tin công ty - Tham mưu cho cấp việc xây dựng cấu tổ chức, điều hành Công ty 1.2.3 Cơ cấu tổ chức viên phòng Hành Nhân có quyền sử dụng dấu cán chịu trách nhiệm khơng có mặt Như khơng tốn thời gian bàn giao dấu có tính gấp xảy Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại Cơng ty Một số hồ sơ hình thành trình hoạt động Cơng ty Cổ phần Quản lí Kinh doanh bất động sản Hà Nội sau: - Hồ sơ công việc( hồ sơ công vụ) - Hồ sơ nguyên tắc -Hồ sơ nhân - Hồ sơ trình ký… 6.2.Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ Công ty chưa xây dựng danh mục hồ sơ số hạn chế cơng tác quản lí hồ sơ, tài liệu 6.3.Phương pháp lập hồ sơ Các phòng ban liên quan cơng ty có trách nhiệm lập hồ sơ vào kỳ cuối năm Trưởng phòng Hành – Nhân có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc bên liên quan, hướng dẫn kiểm tra hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu Đối với nhân viên q trình giải cơng việc cần lập đầy đủ hồ sơ để có khoa học đề xuất ý kiến giải công việc, nâng cao hiệu suất chất lượng công tác 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hiện Công ty quản lý 896 hồ sơ cất giữ bảo quản tủ, kệ văn phòng Việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu, tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành thuộc trách nhiệm trưởng phòng Hành chính- Nhân Các thành viên phải giao nộp hồ sơ làm việc, tài liệu quan trọng công ty vào lưu trữ quan theo quy định  Nhận xét:  Ưu điểm: Công ty xây dựng nề nếp khoa học công tác văn 20 thư, tài liệu xếp gọn gàng…  Nhược điểm: Do chưa có danh mục hồ sơ dẫn đến việc lập hồ sơ nhân viên văn phòng văn thư – lưu trữ gặp nhiều khó khăn Chưa có phòng riêng để lưu trữ hồ sơ, tài liệu  Giải pháp: Công ty nên xây dựng ban hành danh mục hồ sơ để đảm bảo cho công tác lập hồ sơ nhanh chóng xác Cần xây dựng thêm phòng riêng để lưu trữ tài liệu, hồ sơ quan đảm bảo tính khoa học nề nếp công tác văn thư Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở Nhìn cách tổng thể việc triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa cơng sở Cơng ty tương đối tốt, chưa có văn quy định cụ thể nghi thức nhà nước giao tiếp công sở thành viên cơng ty ý thức văn hóa giao tiếp cách nghiêm túc tự giác Từ phong cách làm việc đến trang phục, lời nói nhã nhặn lịch Trong khoảng thời gian ngắn kiến tập đây, em học hỏi nhiều kinh nghiêm, từ cách ứng xử với người đến cách ăn mặc trang phục cho phù hợp Cán bộ, nhân viên có ý thức chấp hành tốt nội quy, quy định quan Ngôn ngữ giao tiếp cán bộ, nhân viên thực theo chuẩn mực Phòng làm việc ln ngăn nắp sẽ, có xanh văn phòng tạo không gian thoải mái, dễ chịu Nơi để phương tiện giao thông xếp tầng hầm theo trật tự, gọn gàng 7.2 Nhận xét, đánh giá chung - Ưu điểm: - Văn phòng làm việc chuẩn văn phòng đại, kết hợp mơ hình xanh tạo không gian thoải mái, dễ chịu làm việc - Mọi người công ty thân thiên, nhiệt tình, hòa đồng - Cách giao tiếp lịch sự, nhã nhặn, trang phục phù hợp với tính chất công việc 21 - Hạn chế: - Công ty chưa có nội quy, quy định rõ ràng cách giao tiếp ứng xử trang phục cho nhân viên - Một số thành viên chưa thực nghiêm túc làm việc, hay nói chuyện khơng đeo thẻ - Giải pháp - Cần có quy định cụ thể trang phục, cách ứng xử giao tiếp công ty - Thưởng, phạt rõ ràng với thành viên thực tốt nội quy thành viên thường xuyên vi phạm - Mỗi thành viên tự ý thức nét đẹp văn hóa giao tiếp cơng sở đồng thời rèn luyện kỹ giao tiếp thông qua khóa học… Thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động Cơng ty Cổ phần Quản lí Kinh doanh bất động sản Hà Nội Các loại giấy in, giấy photo, loại giấy văn phòng Nếu giấy văn phòng phẩm quan trọng phổ biến nhất, giấy A4 xem loại giấy sử dụng nhiều thiết yếu mơi trường văn phòng Khổ giấy A4 sử dụng cho mục đích: in, photo, làm hợp đồng, thơng báo, công văn.v.v Các loại bút/viết Các loại sổ, sách văn phòng Các folder, bìa kẹp để đựng tài liệu Bàn, ghế, tủ văn phòng - Bàn, ghế cho nhân viên văn phòng - Ghế đứng, Ghế xoay - Bàn đơn, bàn có ngăn kéo - Tủ đựng đồ Khơng thể không đề cập tới danh sách thiết bị văn phòng quan trọng nhất, bàn ghế làm việc tủ văn phòng hay gọi nội thất văn phòng 22 Bàn ghế để xếp vị trí nhân viên, nơi làm việc, họp bàn để đặt loại văn phòng phẩm khác giấy tờ, sổ sách, bút mực.v.v Tủ văn phòng nơi chứa đựng, lưu trữ thiết bị văn phòng giấy tờ quan trọng, bút, dấu, điện thoại, túi xách … nhân viên cơng ty Các loại máy văn phòng - Máy tính để bàn - Điện thoại bàn - Máy tính xách tay - Máy in - Máy photo - Máy fax - Máy scan Một số thiết bị khác - Tủ đựng tài liệu - Cặp đựng tài liệu - Băng xóa - Kẹp giấy (ghim giấy) - Khay đựng bút, thước kẻ, tẩy… 8.2 Quản lí sử dụng thiết bị văn phòng Hiện cơng ty chưa có văn cụ thể quy định việc sử dụng thiết bị văn phòng đa số nhân viên sử dụng có trách nhiệm ý thức giữ gìn tài sản chung cơng ty.Nếu trang thiết bị văn phòng có trục trặc cố xảy cần báo cho cấp để kịp thời khắc phục, không làm ảnh hưởng tới tiến độ làm việc công ty Các trang thiết bị máy tính, máy in, máy fax, máy photo cần phải qua tình quan sát học hỏi sử dụng thành thạo phục vụ tốt cho công việc giao 8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng Bộ phần mềm Microsoft Office ln phận thiếu đối 23 với máy tính văn phòng Cách tốt mang theo bên ứng dụng văn phòng gọn nhẹ Office 2007 Portable 24 Phần mềm gõ tiếng Việt Soạn thảo văn có nội dung tiếng Việt gần công việc bắt buộc với tất nhân viên văn phòng Do gõ tiếng Việt công cụ thiếu USB Với gõ tiếng Việt, người dùng văn phòng thường sử dụng phần mềm Unikey Vietkey Unikey ứng dụng miễn phí Vietkey phải đăng ký sử dụng được, nhiên Vietkey lại hỗ trợ nhiều ngôn ngữ Unikey Trình duyệt Web Nếu người sử dụng máy tính, ứng dụng phải kể đến trình duyệt web Hiện tại, Chrome Firefox có sẵn phiên portable để người dùng tải Ứng dụng nén giải nén tập tin Bộ công cụ nén/giải nén Winrar Ứng dụng phục hồi liệu Recuva ứng dụng hỗ trợ hồn hảo trường hợp bạn vơ tình xóa liệu sau sử dụng công cụ “dọn dẹp” hệ thống khác CCleaner, Revo Uninstaller PC Decrapifier Phần mềm CloudOffice coi yếu tố vơ quan trọng giúp cho việc quản lí tra tìm văn đi, văn đến công ty cách thuận lợi dễ dàng Nhận xét Ưu điểm - Mơ hình hoạt dộng cơng ty theo mơ hình văn phòng đại có đầy đủ trang thiết bị văn phòng phục vụ cho q trình làm việc hiệu nhanh chóng - Giảm cơng sưc, tiết kiệm thời gian, thể thao tác làm việc khoa học -Tránh sai sót phát sinh -Thay hoàn toàn việc quản lý sổ sách, tài liệu giấy dễ bị mát 25 Hạn chế Cơ quan chưa ban hành quy định, quy chế quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng Các trang thiết bị có tình trạng xuống cấp sau nhiều năm sử dụng Giải pháp Cơ quan nên ban hành quy định, quy chế việc quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng Bổ sung bảo dưỡng thiết bị hỏng hóc dùng lâu năm máy tính để bàn, máy fax,… 26 KẾT LUẬN Sau thời gian kiến tập Công ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) em trau dồi thêm lượng kiến thức quý báu, đồng thời có học kinh nghiệm cho thân Để trang bị cho đầy đủ hành trang cho chúng em bước khỏi cánh cửa đại học tìm cơng việc ngành, nghề mong muốn.Nhà trường tạo điều kiện cho chúng em kiến tập, quan sát, thực hành công việc mà chúng em học, khoảng thời gian em hiểu rõ thầy giảng dạy, so với lý thuyết thực tế có điểm khác biệt phức tạp thầy giảng dạy cho chúng em lớp bám sát vào công việc thực tế, tảng cho chúng em áp dụng vào mà thực Trên thực tế văn phòng Hành chính- nhân cơng ty đảm nhiêm cơng việc quản lí văn đi, văn đến, xếp tài liệu, xử lí thơng tin, cơng việc hỗ trợ thiết bị văn phòng đai, giảm thiếu tối đa sức lực…Ngồi văn phòng hành chính- nhân tai công ty phận tham mưu, giúp việc đắc lực cho lãnh đạo, hỗ trợ giải công việc… Từ khẳng định vai trò văn phòng quan tổ chức trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp qui trình hoạt động cơng ty Cánh tay đặc lực cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán quản lý hoàn thành nhiệm vụ Trung tâm hoạch định kiểm soát hoạt động đảm bảo thường nhật (chỉ tiêu, định mức, qui trình,…) Trung tâm cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho phòng, ban chức hoạt động dự án chuyên biệt v.v… Để có hiểu biết sâu rộng chuyên ngành hội để em học hỏi nhiều Em xin chân thành cảm ơn thầy cô Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho em có khoảng thời gian kiến tập hữu ích, em đặc biệt gửi lời cảm ơn đến cô Th.s 27 Lâm Thu Hằng hướng dẫn, giảng dạy cho em học quý báu Và lời cảm ơn sâu sắc đến chị Phan Thị Thu Huyền tận tình hướng dẫn em suốt thời gian kiến tập công ty 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu https://mywork.com.vn/tuyen-dung/nha-tuyen-dung/86612/cong-ty-cophan-quan-ly-va-kinh-doanh-bat-dong-san-ha-noi.html http://vieclam.tv/tuyendung/cong-ty-co-phan-quan-ly-va-kinhdoanh-bat-dong-san-ha-noi/ac1e http://eurowindowholding.biz/ hoat-dong-phat-trien-quan-ly-va-kinhdoanh-bat-dong-san 7.Một số tài liệu giới thiệu cơng ty Cổ phần Quản lí kinh doanh bất động sản Hà Nội Và số tài liệu tham khảo khác… 29 PHỤ LỤC Một số hình ảnh Công ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội, thiết bị sử dụng văn phòng số văn cơng ty ... thiện NỘI DUNG Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội phòng Hành chínhnhân Cơng ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ). .. Đống đa, Hà Nội HPM có bước đột phá lĩnh vực đầu tư kinh doanh bất động sản: khu công nghiệp, đô thị - nhà ở, văn phòng cho th Cơng ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội thành viên... chức phòng Hành chính- nhân Cơng ty Cổ Phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) 1.2.1 Chức - Thực công tác tuyển dụng nhân đảm bảo chất lượng,yêu cầu, chiến lược công ty - Quản lý nhân