Quản lí và giải quyết văn bản đến tại công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội

MỤC LỤCLỜI CẢM ƠNLỜI MỞ ĐẦU1NỘI DUNG21. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội và phòng Hành chính nhân sự tại Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM )21.1. Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty HPM21.1.1. Chức năng31.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn31.1.3. Cơ cấu tổ chức51.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính nhân sự tại Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM )61.2.1. Chức năng61.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn61.2.3 Cơ cấu tổ chức72. Soạn thảo và ban hành văn bản82.1 Các loại văn bản Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) ban hành.82.2. Thẩm quyền ban hành văn bản82.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản92.4. Quy trình soạn thảo văn bản113. Quản lí văn bản đi123.1. Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng văn bản123.2. Đăng kí văn bản133.3. Nhân văn bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật và dấu khẩn133.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi143.5. Lưu văn bản đi144. Quản lí và giải quyết văn bản đến154.1. Tiếp nhận văn bản đến154.2. Đăng kí văn bản đến164.3. Trình, chuyển giao văn bản đến174.3.1.Trình văn bản đến174.3.2. Chuyển giao văn bản đến174.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến184.4.1.Giải quyết văn bản đến184.4.2.Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến185. Quản lí và sử dụng con dấu195.1. Các loại dấu cơ quan195.2.Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu195.3. Bảo quản con dấu206. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.206.1. Các loại hồ sơ hình thành tại tại Công ty206.2.Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ216.3.Phương pháp lập hồ sơ216.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan217. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp.227.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở.227.2. Nhận xét, đánh giá chung228. Thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng.238.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Công ty Cổ phần Quản lí và Kinh doanh bất động sản Hà Nội238.2. Quản lí và sử dụng các thiết bị văn phòng248.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng249. Nhận xét25KẾT LUẬN27TÀI LIỆU THAM KHẢO29PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP

Sinh viên : Triệu Thị Phương Thảo Lớp : Đại học Quản trị Văn phòng 14C

Cơ quan kiến tập : Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn : Phan Thị Thu Huyền Giảng viên hướng dẫn : ThS Lâm Thu Hằng

Hà Nội, tháng 6 năm 2017`

LỜI CẢM ƠN

Để bài báo cáo này đạt kết quả tốt đẹp, em đã nhận được sự hỗ trợ, giúp

đỡ của rất nhiều đơn vị Với tình cảm sâu sắc, chân thành, cho phép em đượcbày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến tất cả các cá nhân và cơ quan đã tạo điều kiệngiúp đỡ trong quá trình học tập và hoàn thiện bài báo cáo Trước hết em xin gửitới các thầy cô khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội lời chàotrân trọng, lời chúc sức khỏe và lời cảm ơn sâu sắc đã tạo điều kiện cho chúng

em có những ngày kiến tập vô cùng ý nghĩa Với sự quan tâm, dạy dỗ, chỉ bảotận tình chu đáo của thầy cô, đến nay em đã có thể hoàn thành bài báo cáo này.Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô Th.s Lâm Thu Hằng đãquan tâm giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành tốt bài báo cáo trong thời gian qua

Không thể không nhắc tới sự hướng dẫn chỉ đạo của Ban lãnh đạo công tycùng sự giúp đỡ nhiệt tình của chị trưởng phòng Hành chính- nhân sự chị PhanThị Thu Huyền và các anh chị trong đơn vị, đã tạo điều kiện thuận lợi nhất cho

em trong suốt thời gian kiến tập tại Công ty Cổ phần Quản lí và Kinh doanh bấtđộng sản Hà Nội (HPM)

Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một bảnthân bài báo cáo này không thể tránh được những thiếu sót Em rất mong nhậnđược sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của cácthầy cô để em có điều kiện bổ sung,nâng cao ý thức của mình,phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này

Em xin chân thành cảm ơn !

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 2

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội và phòng Hành chính- nhân sự tại Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) 2 1.1 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty HPM .2 1.1.1 Chức năng 3

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 3

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 5

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính- nhân sự tại Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) 6

1.2.1 Chức năng 6

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 6

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 7

2 Soạn thảo và ban hành văn bản 8

2.1 Các loại văn bản Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) ban hành 8

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 8

2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 9

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản 11

3 Quản lí văn bản đi 12

3.1 Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng văn bản 12

3.2 Đăng kí văn bản 13

3.3 Nhân văn bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật và dấu khẩn 13

3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi 14

3.5 Lưu văn bản đi 14

4 Quản lí và giải quyết văn bản đến 15

4.1 Tiếp nhận văn bản đến 15

4.2 Đăng kí văn bản đến 16

4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 17

4.3.1.Trình văn bản đến 17

4.3.2 Chuyển giao văn bản đến 17

4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 18

4.4.1.Giải quyết văn bản đến 18

4.4.2.Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 18

5 Quản lí và sử dụng con dấu 19

5.1 Các loại dấu cơ quan 19

5.2.Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu 19

5.3 Bảo quản con dấu 20

6 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20

6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại tại Công ty 20

6.2.Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 21

6.3.Phương pháp lập hồ sơ 21

6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 21

7 Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 22

7.1 Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 22

7.2 Nhận xét, đánh giá chung 22

8 Thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 23 8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Công ty Cổ phần Quản lí và Kinh doanh bất động sản Hà Nội 23

8.2 Quản lí và sử dụng các thiết bị văn phòng 24

8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 24

9 Nhận xét 25

KẾT LUẬN 27

TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Em nghĩ rằng lý thuyết thì phải đi đôi với thực hành và trong 3 năm họcvừa qua thầy cô đã trang bị đầy đủ kiến thức về mặt lý thuyết khi ngồi trên ghếnhà trường, nên giờ đã đến lúc chúng em cần phải ra ngoài học hỏi thực tế, và ápdụng những gì đã được học vào công việc hàng ngày Đây là cơ hội tốt nhất để

em được đi thực tế, mở rộng tầm mắt khi được nhà trường tạo điều kiện chochúng em được kiến tập tại một số cơ quan, đơn vị,tổ chức để chúng em đượchọc hỏi, bổ sung kinh nghiệm thực tiễn Khi tham gia kiến tập em được tiếp xúctrực tiếp với những công việc mà trên lý thuyết đã được giảng dạy ở nhà trường,với đặc thù ngành Quản trị văn phòng mà em đang theo học đó là một công việcrất năng động, đòi hỏi sự sáng tạo, nhanh nhẹn và linh hoạt

Để hoàn thiện bản thân hơn về kỹ năng và kiến thức, đồng thời bám sátvào nền tảng kiến thức đã học của ngành quản trị văn phòng, em đã xin vàoCông ty Cổ phần Quản lí và Kinh Doanh bất động sản Hà Nội (HPM) để làmđơn vị kiến tập, vì đó là một công ty có môi trường làm việc theo mô hình vănphòng hiện đại, năng động và chuyên nghiệp Trong khoảng thời gian kiến tậptại đó em đã học hỏi được rất nhiều điều, bổ sung được kinh nghiệm thực tiễn vàtrau dồi thêm lượng kiến thức lớn về chuyên ngành quản trị văn phòng phục vụcho công việc sau này em ra trường Mặc dù đã có sự quan tâm, sát sao và chỉbảo của các anh chị trong văn phòng nhưng do lượng kiến thức em còn hạn hẹp

và do lần đầu đi kiến tập nên bài báo cáo còn nhiều sai sót Em rất mong nhậnđược sự góp ý của thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

NỘI DUNG

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội và phòng Hành chính- nhân sự tại Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM )

1.1 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty HPM

 Giới thiệu chung về công ty HPM

Tầm nhìn và chiến lược “ Chúng tôi tối ưu hóa hệ thống tài sản, gia tăng giá trị hình ảnh và tích lũy niềm tin cho khách hàng theo nền tảng thời gian”

Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội (HPM) vớimục tiêu phát triển là: “ Chất lượng dịch vụ không những quan trọng mà là tất

cả sự thành công của chúng ta” được thành lập năm 2002

Địa chỉ: Số 1 phố Đào Duy Anh, Phường Phương Mai, Quận Đống đa, HàNội

HPM đã có những bước đột phá trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh bấtđộng sản: các khu công nghiệp, đô thị - nhà ở, văn phòng cho thuê

Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội là thànhviên sáng lập Hội Đồng Công Trình xanh Việt Nam Quản lí tòa nhà với tiêu chíXanh- Sạch- Đẹp và sử dụng năng lượng hiệu quả, giảm thiểu chi phí trong quátrình vận hành nhưng vẫn đảm bảo hoạt động của tòa nhà một cách chất lượng

và đạt tiêu chuẩn quốc tế

HPM tập hợp cho mình một đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp, có

kỷ luật, nhiệt tình, sáng tạo trong lĩnh vực quản lý, tư vấn, phát triển bất độngsản … đủ khả năng và năng lực tổ chức, điều hành dự án có quy mô mang tầm

cỡ trong nước và quốc tế

Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực quản lý, vận hành, khai thác, tưvấn quản lý tòa nhà, HPM đã khẳng định được uy tín cũng như thương hiệu trênthị trường, rất nhiều khách hàng, chủ đầu tư đã yên tâm và hài lòng khi giaonhững tài sản giá trị lớn cho HPM quản lý và vận hành như: Tổng công ty Hàng

hải Việt Nam (Vinalines), Tập đoàn Bảo Việt (BaoViet Holdings), Nhà xuất bảnGiáo dục, BIDV Núi Trúc (Hà Nội), VTC Online, VTC Tower

Mong muốn và niềm tin trở thành công ty quản lý vận hành, tư vấn quản

lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam, công ty luôn hy vọngđược hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước để cùng phát triển và hoànthiện

1.1.1 Chức năng

Tham mưu cho tập đoàn Vinalines xây dựng trong công tác kế hoạch,công tác quản lý, công tác lựa chọn các nhà thầu, công tác quản lý chất lượng,tiến độ, công tác quản lý khối lượng, đơn giá, thanh quyết toán, an toàn laođộng, môi trường, công tác tài chính, công tác kinh doanh của các dự án tronglĩnh vực kinh doanh bất động sản

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Xây dựng chiến lược phát triển; xây dựng kế hoạch ngắn hạn, trung hạn

và dài hạn về đầu tư kinh doanh bất động sản;

- Xây dựng kế hoạch tài chính trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản, tổchức và theo dõi thực hiện các hoạt động tài chính theo kế hoạch đã được Tổngcông ty phê duyệt;

- Tìm kiếm các cơ hội và các đối tác kinh doanh kinh doanh trong lĩnhvực đầu tư, kinh doanh bất động sản;

- Nghiên cứu xây dựng phương án, tìm kiếm, khai thác các dự án về nhà

ở, khu đô thị và khu công nghiệp;

- Khảo sát, đánh giá và lập dự án chuẩn bị đầu tư các dự án về nhà ở, khu

đô thị và khu công nghiệp

- Tiến hành thẩm định hồ sơ dự án, đánh giá các dự án và hoạt động kinhdoanh của các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực bất động sản;

- Thực hiện các thủ tục pháp lí của Tổng công ty liên quan đến các dự án

và hoạt động kinh doanh về bất động sản;

- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện đầu tư và khai thác các dự án đầu tưtrong lĩnh vực kinh doanh bất động sản;

- Kiểm tra, đôn đốc tiến độ đầu tư, tiến độ khai thác các dự án;

- Quản lý các hoạt động đấu thầu và quản lý thi công xây lắp trong lĩnhvực đầu tư, kinh doanh bất động sản; tổ chức quản lý chất lượng, tiến độ các dựán; tổ chức quản lý khối lượng, đơn giá và thanh quyết toán công trình; tổ chứcthực hiện công tác an toàn lao động trong thi công xây dựng;

- Thực hiện các hoạt động tư vấn với pháp nhân của Tổng công ty tronglĩnh vực bất động sản, bao gồm: Tư vấn thiết kế; tư vấn quy hoạch; tư vấn lập

dự án; tư vấn đấu thầu;

- Tìm kiếm và cân đối các vốn cho các dự án trực tiếp kinh doanh tronglĩnh vực bất động sản;

- Quản lý các doanh nghiệp trực thuộc và các doanh nghiệp khác có vốngóp của Tổng công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, đầu tư, vận hành các

dự án bất động sản

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

HỘI ĐỒNG

CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ TGD

BAN KIỂM SOÁT

BAN

KỸ THUẬT

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính- nhân sự tại Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM )

1.2.1 Chức năng

- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng,yêu cầu,chiến lược của công ty

- Quản lý nhân sự, đào tạo nhân sự

- Xây dựng quy chế lương thưởng, phúc lợi và chế độ cho người lao động

- Chấp hành và thực hiện các chủ trương, chính sách, chỉ thị của Bangiám đốc

- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty

- Quản lý thủ tục hành chính nhân sự

- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản hành chính VP, đảm bảo

an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trongcông ty

- Tham mưu đề xuất cho Ban TGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vựcHành chính - Nhân sự

- Là cầu nối giữa Ban TGĐ và Người lao động

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công

ty và các bộ phận có liên quan

- Lên chương trình tuyển dụng

- Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt

- Tổ chức kí hợp đồng lao động thử việc cho người lao động

- Quản lí hồ sơ, lí lịch của tất cả người lao động trong công ty

- Theo dỗi, giám sát, nhác nhở thái đọ làm việc của người lao động

- Lập chương trình đào tạo định kỳ theo tháng, quý, năm

- Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực cả về số lượng và chất lượngtheo đúng yêu cầu và phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty

- Quản lý hồ sơ các loại tài sản hành chính VP của Công ty

- Công tác chuẩn bị chu đáo cho sếp hoặc các thành viên đi họp, đi côngtác hay kí kết hợp đồng

- Tiếp nhận các loại văn bản đến công ty, vào sổ văn bản đi, văn bản đến

- Soạn thảo văn bản, cung cấp một số tài liệu theo yêu cầu của cấp trên

- Lưu giữ, bảo mật các loại tài liệu, thông tin trong công ty

- Tham mưu cho cấp trên về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành củaCông ty

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành Chính tại Công ty Cổ Phần Quản lý

và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM )

Bộ phận Điện nước

Trưởng phòng Hành chính

nhân sự Phan Thị Thu Huyền

Trần

2 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.1 Các loại văn bản Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) ban hành.

Số lượng văn bản cơ quan bàn hành trong một năm rất nhiều và ở nhiềuloại hình văn bản khác nhau Số văn bản được ban hành nhiều nhất trong cácnăm là Công văn và và đơn thư và những văn bản ban hành ít nhất là quyết định,chỉ thị, đề án cụ thể là:

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

 Thẩm quyền ban hành văn bản được quy định trong điều lệ của công ty,các nội quy, quy định nội bộ khác dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ quyềnhạn của từng vị trí

 Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra

và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước Thủ trưởng cơ quan và pháp luật

Ký “nháy” vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản

 Trưởng phòng Hành Chính phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thểthức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước Thủ trưởng cơ quan

và pháp luật Ký “nháy” vào chữ cuối cùng của nơi nhận

 Tổng Giám đốc ký ban hành văn bản của Công ty nằm trong thẩmquyền phạm vi cho phép

 Trong trường hợp cho phép, lãnh đạo công ty ( Tổng giám đốc ) có thể

uỷ quyền cho người đứng đầu một phòng, ban ký thừa uỷ quyền một số văn bảnkhi lãnh đạo vắng mặt Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng vănbản và thời hạn ủy quyền theo quy định của Công ty và không trái với quy định củapháp luật Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký Vănbản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của Công ty Lãnh đạo công ty( Tổng Giám đốc ) có thể giao cho Trưởng phòng Hành chính ký thừa lệnh (TL.)một số loại văn bản khi không có mặt trực tiếp

 Khi ký văn bản người ký chú ý không dược dùng bút chì; không dùngmực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai

2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Với mục đích chấn chỉnh công tác trình bày văn bản trong Tổng công ty,nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác soạn thảo văn bản, nâng cao giá trịthương hiệu HPM

Thể thức văn bản là các thành phần cấu thành văn bản bao gồm 9 thành phần

- Quốc hiệu, tiêu ngữ

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức, nơi nhận văn bản; dấu chỉ mức độ khẩn, mật(đối với những văn bản loại khẩn, mật)

- Nơi nhận

Tất cả 9 thành phần thể thức này đều được quy định và hải tuân theo mộtcách chính xác tuyệt đối

- Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm:

 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày

Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Lề trên: cách mép trên từ 25 mm hoặc 1”

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 mm hoặc 0,8”

Lề trái: cách mép trái từ 30 mm hoặc 1,4”

Lề phải: cách mép phải từ 25mm hoặc 1”

 Nhận xét

Công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng Công ty Cổ phần Quản lý vàKinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM) về cơ bản là thực hiện đúng quytrình, thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản hành chính

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản

Chất lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả của cơquan quản lý Việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ, thậntrọng và khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội dungcũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản tại công ty ty Cổ phần Quản lý và Kinhdoanh Bất động sản Hà Nội ( HPM) bao gồm những bước cơ bản như sau:

Bước 1: Đặt tên loại văn bản

Xác định mục đích,ý nghĩa, đối tượng, nội dung của văn bản

Bước 2: Soạn đề cương và thảo văn bản

- Xác định các ý chính

- Thu thập thông tin

Bước 3: Trình duyệt nội dung và lấy ý kiến

Bước 4: Tổng hợp ý kiến, hoàn chỉnh bản thảo

Bước 5: Kiểm tra và hoàn chỉnh văn bản

- Kiểm tra văn phong, chính tả, các yêu cầu về thể thức

Bước 6 Trình kí văn bản

- Hoàn chỉnh cả nội dung và hình thức

Bước 7: Nhân văn bản

Bước 8: Đóng dấu

- Đóng dấu và ghi ngày, th áng năm, số, kí hiệu

Nơi nhận

- Đăng kí vào sổ

Bước 9: Phát hành và lưu văn bản

Nhận xét về quy trình soạn thảo văn bản tại HPM

Nhìn qua các bước trong quy trình soạn thảo văn bản tại công ty Cổ phầnquản lí và kinh doanh Bất độn sản Hà Nội đã được hình thành theo các bước cụthể

Văn bản do cơ quan ban hành là tương đối chính xác về mặt thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản

Bên cạnh đó vẫn có một số văn bản mắc lỗi về thể thức và kĩ thuật trìnhbày mà vẫn được ban hành do công tác kiểm tra, rà soát chưa thực sự chặt chẽ

và tỉ mỉ vì vậy cần củng cố lại kiến thức chuyên môn thường xuyên và có thái độlàm việc thực sự nghiêm túc

3 Quản lí văn bản đi

Quy trình quản lí văn bản đi

a.Soạn thảo văn bản

b Kiểm tra thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản

c.Trình kí văn bản

d Đăng kí văn bản đi

e.Nhân văn bản

f.Đóng dấu

g Chuyển giao văn bản đi

h Lưu văn bản đi

i.Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng nghiên cứu văn bản

3.1 Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng văn bản

Trước khi các văn bản được phát hành thì các văn bản đó phải được tậptrung tại văn thư, để chuyên viên văn thư kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹthuật trình bày

 Ghi số của văn bản:

Số của văn bản được đánh chi tiết theo từng tên loại của văn bản được đặt

ở phía góc trên sát lề bên trái văn bản, đặt dưới tên Công ty viết tắt, số và kýhiệu cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng thống nhất Số của văn bản là số thứ tự đăng kývăn bản tại Văn thư của cơ quan, tổ chức Và được ghi bằng chữ số Ả – rập, bắtđấu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

 Ghi ngày, tháng, năm văn bản:

Ngày, tháng, năm ghi trên văn bản là ngày văn bản được người có thẩmquyền ký và đóng dấu Đối với văn bản có ngày nhỏ hơn 10 và có tháng nhỏ hơn

02 thì phải thêm số “0” phía trước số đó cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng

3.2 Đăng kí văn bản

- Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, công ty quyđịnh cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật,được thực hiện theo hướng dẫn cụ thể

Tại công ty Cổ phần Quản lí và Kinh doanh bất động sản Hà Nội phầnmềmCloudOffice được coi là một yếu tố vô cùng quan trọng vì nó giúp cho việcquản lí và tra tìm văn bản đi, văn bản đến trong công ty một cách thuận lợi và dễdàng

3.3 Nhân văn bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật và dấu khẩn

 Nhân văn bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định Sốlượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tạinơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danhsách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư

Việc nhân văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 điều 8của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quyđịnh chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

 Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chínhđược thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số110/2004/NĐ-Cp ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lụckèm theo được thực hiện quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số110/2004/NĐ-CP Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặcphụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy

 Đóng dấu độ khẩn, mật.

Việc đóng dấu các độ khẩn (''hoả tốc'' (kể cả ''Hoả tốc''' hẹn giờ), ''Thượngkhẩn'' và ''Khẩn'') trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10

Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.

Việc đóng dấu các độ mật (''tuyệt mật'', ''Tối mật'' và ''Mật''), dấu (Tài liệuthu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số12/2002/TT-BCA (A11)

Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu tài liệu thu hồi trên văn bảnđược thực hiện theo quy định lại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch

số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi

Sau khi văn bản đã được đăng ký xong thì sẽ chuyển qua thủ tục chuyểnphát Bì thư của Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội (HPM ) là bì thư có mẫu riêng, có tên cơ quan, địa chỉ, số điện thoại, số Fax

Để văn bản vào bì, dán bì, tùy theo độ dày mỏng, kích thước của văn bản

để lựa bì cho phù hợp sau đó gấp mặt giấy có chữ vào bên trong nhằm đảm bảotính thẩm mỹ, trang trọng và bí mật

3.5 Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp củangười có thẩm quyền

Tại công ty Cổ phần Quản lí và Kinh Doanh bất động sản Hà Nội bản lưuvăn bản đi tại văn thư được Sắp xếp theo thứ tự đăng ký Những văn bản đi đượcđánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng kýriêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếpriêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.

Công ty đã trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản

an toàn bản lưu tại văn phòng

Những người được giao trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thờiyêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụthểcủa công ty Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn

Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấucác độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật

 Nhận xét

Nhìn chung việc quản lí văn bản đi của công ty rất là chặt chẽ, khoa họcđông thời áp dụng những phần mềm quản lí văn bản một cách khoa học giúpcho công ty dễ dàng quản lí tài liệu, văn bản, thông tin của công ty một cáchhiệu quả

4 Quản lí và giải quyết văn bản đến

 Quy trình tổ chức và quản lí văn bản đến

a.Tiếp nhận văn bản và kiểm tra bì

b Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

c.Ghi số đến, ngày đến

d Đăng kí văn bản đến vào máy tính

e.Trình văn bản đến

f Sao văn bản đến

g Chuyển giao văn bản đến

h Giải quyết theo dõi, đôn đóc việc giải quyết văn bản đến

4.1 Tiếp nhận văn bản đến

 Tiếp nhận văn bản đến

Công ty Cổ phần quản lí và kinh doanh bất động sản Hà Nội trong năm