Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản đến tại công ty cổ phần dịch vụ bảo vệ fire wall

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ BẢO VỆ FIRE WALL Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS TRẦN THU HÀ Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ LINH Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVD066, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13D HÀ NỘI - 2017 LỜI CAM ĐOAN Tơi thực khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài: “Tìm hiểu cơng tác soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall” Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2017 Người thực Nguyễn Thị Linh LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành tới thầy khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt Thạc sĩ Trần Thu Hà tận tình hướng dẫn gíup đỡ tơi suốt q trình thực khóa luận tốt nghiệp Tơi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall; cô, chú, anh chị cơng tác Văn phịng Cơng ty giúp đỡ tạo điều kiện tốt để quan sát thực tế, điều tra, khảo sát, thu thập thông tin để hồn thành đề tài Mặc dù có nhiều cố gắng hạn chế kiến thức nguyên nhân khác nên đề tài tơi cịn nhiều thiếu sót hạn chế Vì vậy, tơi mong nhận ý kiến góp ý Hội đồng Q thầy, để khóa luận tơi hồn thiện Những ý kiến đóng góp Hội đồng Q thầy giúp tơi nhận thiếu sót cịn tồn Khóa luận tốt nghiệp để từ tơi có thêm tư liệu, kinh nghiệm để hoàn thành tốt đề tài đường hoc vấn đường nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Khái niệm 1.1.1 Văn hành thơng thường 1.1.2 Văn hành cá biệt 10 1.2 Các yêu cầu soạn thảo ban hành văn 11 1.2.1 Về thẩm quyền 11 1.2.2 Về nội dung văn 11 1.2.3 Yêu cầu thể thức văn 14 1.2.4 Về bố cục 16 1.2.5 Về ngôn ngữ văn 17 1.2.6 Về quy trình 18 CHƯƠNG THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ BẢO VỆ FIRE WALL 21 2.1 Giới thiệu khái quát lịch sử hình thành phát triển Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall 21 2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall 22 2.2.1 Chức 22 2.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 24 2.3 Các loại văn thẩm quyền ban hành văn Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall 27 2.3.1 Các loại văn ban hành Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall 27 2.3.2 Thẩm quyền ban hành loại văn Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall 29 2.3.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản(PHỤ LỤC 2) 30 2.3.4 Quy trình soạn thảo ban hành văn quan(PHỤ LỤC 13) 38 2.3.5 Công tác kiểm tra đánh giá công tác soạn thảo văn 42 2.3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác soạn thảo văn 42 2.4 Nhận xét, đánh giá công tác soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall 43 2.4.1 Thuận lợi 43 2.4.2 Hạn chế 44 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ BẢO VỆ FIRE WALL 48 3.1 Giải pháp nhân Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall 48 3.1.1 Đối với Ban lãnh đạo công ty 48 3.1.2 Đối với Bộ phận Văn phòng 50 3.2 Hoàn thiện hệ thống văn quản lý, đạo công tác soạn thảo văn Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall 52 3.3 Giải pháp công tác kiểm tra, đánh giá công tác soạn thảo văn 54 3.4 Giải pháp sở vật chất 56 3.5 Giải pháp trang thiết bị, công nghệ thông tin 57 3.5.1 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ, chuyên môn nghiệp vụ 57 3.5.2 Trang bị phương tiện kĩ thuật công nghệ thông tin 57 3.5.3 Xây dựng phần mềm ứng dụng 58 PHẦN KẾT LUẬN 59 PHẦN TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 PHẦN PHỤ LỤC 61 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CPDV : Cổ phần dịch vụ PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện hoạt động quan vấn đề soạn thảo văn ban hành văn quan vấn đề quan trọng cần quan tâm cách mức Việc soạn thảo ban hành văn đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn quản lý hành giải cơng việc quan Chính việc quan tâm mực đến công tác soạn thảo văn ban hành văn góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý hành Soạn thảo văn tốt có văn tốt, chất lượng tốt, truyền tải hết thông tin, tăng hiệu hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo, trao đổi thông tin cấp hoạt động quan, doanh nghiệp; soạn thảo văn chất lượng văn kém, gây ảnh hưởng đến trình quản lý, hoạt động quan tổ chức Chính vậy, quan tâm tới việc hoàn thiện, nâng cao chất lượng hiệu công tác soạn thảo văn góp phần tích cực tăng hiệu công tác quản lý Nhà nước ta ban hành nhiều văn quản lý, hướng dẫn công tác soạn thảo văn bản, nhiên việc áp dụng thực văn quan tâm nhiều quan nhà nước, doanh nghiệp tư nhân cơng tác soạn thảo chưa quan tâm mức, việc áp dụng văn quy định nhà nước cịn hạn chế Cơng ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall cơng ty hình thành, vấn đề liên quan đến cơng tác soạn thảo văn cịn nhiều hạn chế.Tuy nhiên công ty thành lập điều kiện thuận lợi dễ dàng để Cơng ty hồn thiện nâng cao chất lượng cho soạn thảo văn Có hội làm việc khảo sát Công ty để tìm hiểu thực trạng cơng tác soạn thảo văn cơng ty, tìm hiểu ngun nhân dẫn đến hạn chế tồn trình soạn thảo văn cơng ty nhằm mục đích hồn thiện nâng cao chất lượng văn soạn thảo công ty Đồng thời mong muốn đóng góp phần nghiên cứu vấn đề soạn thảo văn bản, định chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác soạn thảo ban hành văn Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall” Lịch sử nghiên cứu Công tác soạn thảo ban hành văn nhiều tác giả quan tâm, khai thác Nhiều sách, giáo trình nghiên cứu vấn đề này, điển hình số cơng trình sau:  GS.TS Nguyễn Đăng Dung, PGS.TS Nguyễn Hồng Anh, TS Võ Trí Hào (đồng chủ biên), (2014), Kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc Gia: Trình bày lý thuyết văn soạn thảo văn Phần I: Lý luận chung văn soạn thảo văn bản;  Hướng dẫn cơng tác văn phịng, Nhà xuất trị Quốc gia Hà Nội 2000;  TS Lê Văn In (Chủ biên) (2013), Giáo trình văn quản lý nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh: Đã đề cập kỹ thực quy trình soạn thảo văn Chương 5, Phần thứ II: Kỹ thuật soạn thảo văn bản;  Nghiệp vụ Văn phịng Lưu trữ, Nhà xuất Văn hóa – Thơng tin Tác giả Hồng Lê Minh;  PSG Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội:Đã đề cập đến vấn đề lý luận chung soạn thảo văn tại: Chương VI: Những vấn đề chung soạn thảo văn  Lê Thành Tây (2008), Các tác vụ xử lý văn công việc văn phịng, NXB Thanh Hóa: Đã sâu vào việc thao tác xử lý văn phầm soạn thảo văn Chương II: Xử lý đoạn text  Nguyễn Thị Thơm (2010), Tìm hiểu cơng tác soạn thảo ban hành văn Trung tâm Đào tạo tư vấn chuyển giao công nghệ Thực trạng giải pháp, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội  Cẩm nang tổ chức hành - Khóa luận tốt nghiệp (2010) “Tìm hiểu cơng tác soạn thảo ban hành văn trung tâm Đào tạo tư vấn chuyển giao công nghệ Thực trạng giải pháp” tác giả Nguyễn Thị Thơm - Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Cơng tác hành văn phịng UBND huyện Từ Liêm”, Bùi Thị Nụ, 2009, Hà Nội - Khóa luận tốt nghiệp “ Cơng tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND xã Lai Uyên, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương”, Võ Việt Sang, Bình Dương - Luận văn “ Cơng tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng ủy ban nhân dân thành phố Pleiku” , Nguyễn Minh Phú, 2013, Pleiku - Lí luận phương pháp cơng tác văn thư, Vương Đình Quyền, Nhà xuất Đại học Quốc Gia, Hà Nội, 2006 - “Soạn thảo ban hành văn công tác văn thư” Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm, 2006, NXB Văn Hóa thông tin - “Kỹ thuật soạn thảo văn bản” GS.TS Nguyễn Đăng Dung, PGS.TS Nguyễn Hồng Anh, TS Võ Trí Hảo (đồng chủ biên) Trên thực tế, có nhiều cơng trình nghiên cứu cơng tác soạn thảo văn hầu hết cơng trình nghiên cứu tập trung đối tượng văn tác văn thư đảm bảo thống công tác soạn thảo văn tồn cơng ty  Đẩy mạnh cơng tác đạo xây dựng, ban hành văn quản lý công ty công tác soạn thảo ban hành văn Ban lãnh đạo công ty cần đạo đơn vị phận, đặc biệt Bộ phận Văn phịng cơng ty tiến hành xây dựng hoàn thiện hệ thống văn quản lý công ty Văn quản lý công ty sở để điều hành quản lý, sở cho để nhân viên công ty thực nhiệm vụ theo quy trình đảm bảo hiệu công việc Trong công tác soạn thảo văn bản, văn quản lý nguồn văn quản lý nhà nước công tác này, văn cu thể hóa văn quản lý nhà nước công ty để áp dụng phù hợp công ty cụ thể quy chế văn thư - lưu trữ cơng ty  Xây dựng, hồn thiện cấu tổ chức công ty máy văn phịng Cơng ty vào hoạt động cấu tổ chức chưa hoàn thiện, chức nhiệm vụ phận chưa hoàn chỉnh đặc biệt máy văn phòng đơn giản số lượng công việc nhiều Điều làm ảnh hưởng đến quy trình soạn thảo văn bản, chức nhiệm vụ phận chưa rõ ràng, dẫn đến việc xem xét, duyệt nội dung văn sai, nhầm lẫn thẩm quyền đơn vị, phận công ty Xây dựng, hồn thiện cấu tổ chức cơng ty máy văn phòng yêu cầu quan trọng, tiền đề để bổ sung đội ngũ nhân văn phịng để đảm nhiệm cơng tác soạn thảo văn Muốn soạn thảo văn có chất lượng khơng cần đủ người mà cịn cần có chất lượng nhân Bởi công tác soạn thảo văn khơng độc lập mà cịn có mối quan hệ liên quan đến công tác khác công tác văn thư lưu trữ, nữa, thực công tác tốt điều kiện để thực công tác khác cách dễ dàng hơn, hiệu Hiện nay, số lượng phận văn phòng 01 người, số 49 lượng không đảm bảo cho việc thực tốt cơng tác soạn thảo Vì vậy, Ban lãnh đạo cơng ty cần nhanh chóng hồn thiện cấu máy hoạt động công ty, đội ngũ nhân để bổ sung, hoàn thiện phận văn phịng, hồn thiện phận này, hồn thiện, nâng cao chất lượng cơng tác 3.1.2 Đối với Bộ phận Văn phịng Để nâng cao cơng tác soạn thảo văn cơng ty CPDV Bảo vệ Fire Wall, phận văn phịng đóng vai trị quan trọng phận phận chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, trực tiếp tổ chức thực a) Hoàn thiện số lượng đội ngũ nhân văn phịng thơng qua tuyển dụng Hiện nay, phận văn phòng phận chịu trách nhiệm cơng tác quản lý văn bản, có soạn thảo văn nhiệm vụ quan trọng.Bên cạnh đó, phận cịn đảm nhận công tác quản lý tài sản, quản lý thông tin công ty số lượng nhân viên công ty 01 người.Điều không đảm bảo cho việc hồn thiện cơng tác quản lý nhiệm vụ Cho nên, giải pháp hồn thiện đội ngũ nhân văn phịng công ty Trong giải pháp này, việc công ty cần thực hồn thiện bổ sung nhân văn phịng tuyển dụng, tuyển chọn nhân Văn phịng có nhiệm vụ quản lý, thực 03 mảng cơng việc quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý thông tin, đó, cơng ty cần từ 02 đến 03 người đảm nhiệm công tác Điều đảm bảo cho nhiệm vụ không thực tốt hơn, nhân viên phát huy tốt cơng việc đồng thời điều kiện tạo nên mối quan hệ phối hợp hồn thiện cơng việc cách dễ dàng hơn, thuận lợi hơn.Khi có nhân viên chuyên 50 đảm nhận công tác soạn thảo văn văn cơng ty khơng đáp ứng yêu cầu soạn thảo mà đảm bảo thống công tác quản lý văn tồn cơng ty Từ thể thức, thẩm quyền ban hành văn đến quy trình soạn thảo kỹ thuật trình bày văn thống rõ ràng từ phận văn phòng đến đơn vị công ty Nếu muốn công tác soạn thảo văn cơng ty hồn thiện hơn, chất lượng văn ban hành tốt tuyển dụng bổ sung số lượng nhân điều kiện cần thiết quan trọng giải pháp phải đảm bảo khơng đủ lượng mà cịn đủ chất Nghĩa tuyển dụng phải đảm bảo tuyển chọn người tốt nhất, nhân văn phòng tốt Do đó, q trình thực biện pháp u cầu cần đáp ứng xây dựng mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc Bên cạnh đó, q trình tuyển dụng bổ sung nhân sự, phận văn phòng đơn vị tham gia trực tiếp vào trình tuyển chọn để đánh giá nhân ứng tuyển Như vậy, để hồn thiện cơng tác soạn thảo văn bản, cơng ty cần hoàn thiện đội ngũ nhân phận văn phịng Ở tuyển dụng, tuyển chọn nhân sự, q trình cơng ty khơng tuyển chọn số lượng chất lượng mà phải đảm bảo yêu cầu tuyển dụng, phận văn phịng đơn vị đóng vai trị quan trọng tuyển chọn b) Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân văn phịng  Nâng cao tính chủ động, tích cực phận Văn phịng Văn phịng cơng ty chưa thực tốt chức tham mưu tổng hợp, chưa tham mưu cho Ban lãnh đạo cho lãnh đạo ban hành văn đạo, quản lý công tác quản lý văn bản, chưa xây dựng quy trình soạn thảo văn bản.Cho nên, đây, văn phịng cơng ty cần tự hồn thiện nâng cao tính chủ động, hồn thiện chức Hầu hết văn Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall Bộ 51 phận Văn phòng soạn thảo, vậy, u cầu địi hỏi chun mơn nghiệp vụ bắt buộc Chuyên môn nghiệp vụ tốt đảm bảo cho hoạt động soạn thảo yêu cầu thực tế, phận văn phòng yếu chuyên môn nghiệp vụ.Nhiều văn thực tế cịn lỗi sai trình bày thể thức kỹ thuật soạn thảo Do vậy, phận văn phịng cần tìm hiểu văn quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ để hồn thiện chun mơn nghiệp vụ Như vậy, để hồn thiện chun mơn nghiệp vụ điều văn phòng phải tự chủ động cải thiện chun mơn nghiệp vụ, chức phận  Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhân văn phịng Để hồn thiện chun mơn nghiệp vụ tốt hơn, cải thiện nhanh hơn, đảm bảo yêu cầu khách quan công tác soạn thảo văn bản, Cơng ty CPDV Bảo vệ Fire Wall cần tổ chức đào tạo bồi dưỡng kiến thức chun mơn nghiệp vụ Hình thức đào tạo bồi dưỡng cho đội ngũ nhân văn phòng phù hợp với công ty là: Cử nhân viên học lớp đào tạo ngắn hạn Đây giải pháp hữu hiệu, giúp cho nhân viên nắm bắt kiến thức nhất, văn quản lý công tác soạn thảo văn Qua đào tạo giúp cho nhân viên công ty cải thiện nhanh chóng chun mơn nghiệp vụ cho nhân viên đồng thời nhân viên vừa học vừa làm việc công ty giúp cho nhân viên nhận hạn chế cịn tồn cơng tác cơng ty, từ việc nâng cao chất lượng soạn thảo văn hoàn thiện nhanh hơn, tốt 3.2 Hoàn thiện hệ thống văn quản lý, đạo công tác soạn thảo văn Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall Hệ thống văn quản lý, đạo công tác soạn thảo văn cơng ty 52 Fire Wall chưa có cơng ty vào hoạt động nên thời gian công ty hoàn thiện văn tốt Hoàn thiện hệ thống văn quản lý, đạo tạo tính thống quản lý, đạo từ xuống, từ lên, mối quan hệ phối hợp nội thống rõ ràng thuận tiện Hệ thống văn quản lý, đạo công tác soạn thảo công ty phải xây dựng từ văn quản lý nhà nước liên quan đến công tác soạn thảo văn bản, bao gồm:  Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư;  Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư;  Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính;  Thơng tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Dựa vào văn trên, công ty cần vào thực tiễn công ty để tiến hành xây dựng hệ thống văn quản lý, đạo công tác soạn thảo văn bản, đặc biệt Quy chế văn thư, lưu trữ quan Đây văn quản lý quan trọng để hồn thiện cơng tác soạn thảo văn từ thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức, kỹ thuật trình bày đến văn mẫu hóa Để xây dựng quy chế này, công ty mà cụ thể Bộ phận văn phòng cần nghiên cứu kỹ Thông tư số 04/ 2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Bên cạnh hệ thống văn quản lý, đạo công tác soạn thảo văn bản, 53 cơng ty cần chỉnh sửa hồn thiện số văn mẫu thường xuyên ban hành công ty, “Hợp đồng cung ứng dịch vụ” “Biên lý Hợp đồng” Đây hai loại văn mẫu hóa cơng ty lỗi sai thể thức kỹ thuật trình bày Quốc hiệu, số, địa danh ngày tháng năm ban hành văn 3.3 Giải pháp công tác kiểm tra, đánh giá công tác soạn thảo văn Trên thực tế, công tác soạn thảo văn cơng ty văn phịng đảm nhiệm có nhân viên văn phịng thực việc sai sót q trình soạn thảo khơng thể tránh khỏi Do đó, việc kiểm tra, đánh giá vô cần thiết, biện pháp quan trọng, kiểm tra nắm bắt hoạt động quản lý công ty, đánh giá giúp cho lãnh đạo nhận diện khó khăn, hạn chế công ty Trong công tác kiểm tra, đánh giá công tác soạn thảo văn công ty cần đảm bảo yều cấu sau:  Kiểm tra, đánh giá phải có tính khách quan Nghĩa việc kiểm tra đánh giá văn soạn thảo ban hành cơng ty phải có sở cứ, phải dựa vào quy định, văn quản lý nhà nước để nhận diện sai sót công tác soạn thảo văn công ty  Kiểm tra, đánh giá phải theo tiêu chuẩn Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall phải xây dựng tiêu chuẩn để tiến hành kiểm tra, đánh giá Các tiêu chuẩn bao gồm tiêu chuẩn thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn Đây để tiến hành kiểm tra thực tế công ty, so sánh thực tế công ty để đánh giá công tác soạn thảo 54  Kiểm tra, đánh giá phải có quy trình cụ thể có phối hợp đơn vị công ty Kiểm tra đánh giá phải có quy trình cụ thể bao gồm bước thực sau:  Xây dựng, thiết lập tiêu chuẩn công tác soạn thảo văn bản;  Tiến hành thu thập thống kế kết quả, thực trạng soạn thảo văn công ty  So sánh kết thu thập với tiêu chuẩn thiết lập  Tiến hành sửa chữa, thay đổi sai lầm công tác soạn thảo cơng ty Trong quy trình thực cơng tác kiểm tra, đánh giá công tác soạn thảo công ty cần xác định thành phần tham giá trình đánh giá.Điều khơng đảm bảo cho văn kiểm tra cách khách quan mà đảm bảo cho việc kiểm tra đánh giá tốt hơn, xác hơn, thấy tổng quát vấn đề Do vậy, thành phần tham gia phải có phối hợp mặt chun mơn nghiệp vụ để công tác kiểm tra đánh giá tốt Tại công ty, kiểm tra, đánh giá công tác soạn thảo cần có Banh lãnh đạo cơng ty 01 người, nhân viên văn phòng trưởng phận phận khác  Tự kiểm tra đánh giá Tự kiểm tra, đánh giá cách kiểm tra đánh giá hiệu nhất, thực tế nhất.Tự kiểm tra, đánh giá phải Ban lãnh đạo công ty Ban lãnh đạo công ty phải xem xét mức độ quan trọng văn hoạt động quản lý Qua đó, có thấy tồn bất cập công ty cơng tác soạn thảo văn đê từ có định quản lý thay đổi, sửa chữa sai sót Tiếp theo văn phịng phải tự kiểm tra lại văn văn 55 phịng soạn thảo để đánh giá lại quy trình soạn thảo, thành phần thể thức… Để rút kinh nghiệm thực tế soạn thảo, để tổng hợp thiếu sót, hạn chế để khắc phục, đồng thời kiểm tra, đánh giá giúp cho văn phòng nhận văn mẫu hóa cơng ty tiến hành mẫu hóa thơng bảo cho cơng ty Điều khơng giúp cho văn phịng tự nhận cần cải thiện tạo điều kiện cho việc hồn thiện cơng tác soạn thảo văn công ty 3.4 Giải pháp sở vật chất Với tính chất cơng việc chưa phức tạp, hệ thống máy tính, phần mềm công ty cần nên nâng cấp để phục vụ tốt trình soạn thảo văn Các điều kiện sở vật chất cần đảm bảo là:  Hệ thống máy tính cần phải đảm bảo ln tình trạng sử dụng tốt  Ln cập nhật cơng nghệ, máy móc thiết bị tương thích với phần mềm phù hợp với điều kiện công ty  Hệ thống phần mềm phải đồng hóa tương thích với phận khác công ty  Sử dụng phần mềm có quyền để bảo đảm quyền lợi sử dụng tốt công tác soạn thảo Đối với công tác soạn thảo văn bản, việc đầu tư phầm mềm hỗ trợ soạn thảo góp phần đáp ứng yêu cầu phục vụ, giải công việc nhanh chóng, xác, tiết kiệm thời gian đạt hiệu cao Đầu tư trang thiết bị, phần mềm ứng dụng đại phù hợp với môi trường làm việc quan không nâng cao chất lượng, hiệu cơng việc đồng thời cịn xây dựng hình ảnh quan, văn phịng chun nghiệp, đại 56 3.5 Giải pháp trang thiết bị, công nghệ thông tin 3.5.1 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ, chuyên môn nghiệp vụ Hiện nay, việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ, chuyên môn nghiệp vụ làm công tác soạn thảo ban hành văn cần thiết Để đào tạo cần cử cán học khóa học ngắn hạn dài hạn sở đào tạo Ngoài cán bộ, nhân viên cần đào tạo tin học, sử dụng phần mềm soạn thảo Microsoft Word phần mềm khác soạn thảo văn Các kĩ đánh máy tính cần phải sử dụng mười ngón tay thành thạo, đánh máy tối thiều 350 kí tự/1 phút Bên cạnh cần mở lớp đào chuyên môn nghiệp vụ, lẽ nghiệp vụ có giỏi cơng tác soạn thảo ban hành văn tốt 3.5.2 Trang bị phương tiện kĩ thuật công nghệ thông tin Cơ sở vật chất phải trang bị đầy đủ nâng cấp đáp ứng cầu công việc, trang thiết bị phải bố trí hợp lý vừa tạo điều kiện phương tiện cho nhân viên làm việc đạt hiệu cao, tránh tình trạng lãng phí gây tốn ngân sách cho quan Văn phòng cần trang bị thay số phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho kỹ thuật soạn thảo văn giải văn nói riêng cơng tác văn phịng quan nói chung Nâng cấp trang thiết bị để đáp ứng cầu cơng việc, Bố trí hợp lý để tạo điều kiện cho nhân viên làm việc đạt hiệu cao tránh tình trạng lãng phí gây tốn ngân sách cho quan Một số trang thiết bị hỏng hóc cũ kĩ cần thay để phục vụ nhu cầu soạn thảo văn cách tốt Bố trí phịng làm việc khoa học hơn, nên tổ chức lại mơ hình văn phịng 57 từ mơ hình khép kín, phân chia theo phận sang mơ hình mở, làm việc tập trung để nâng cao hiệu khả kiểm soát lãnh đạo với nhân viên Cần nâng cấp cài đặt phần mềm đại để phù hợp với khối lượng công việc tương đối lớn, tránh tình trạng phần mềm thường xuyên bị lỗi tải nay, đảm bảo tính xác nhanh nhạy hoạt động quản lý văn bản, soạn thảo ban hành văn Đầu tư trang thiết bị cần thiết cho phòng ban mua thêm máy fax, Máy in, máy photo cho phòng văn thư, trang thiết bị bảo quản tài liệu bảo hộ lao động cho lưu trữ 3.5.3 Xây dựng phần mềm ứng dụng Phần mềm coi giải pháp hữu hiệu giúp quan soạn thảo ban hành văn theo tiêu chuẩn mà không nhiều thời gian cho việc chỉnh sửa Phần mềm chuyền nhận văn đi, văn đến, phần mềm truyền nhận văn truyền nhận văn đến phần mềm quan trọng.Giúp công ty tiếp nhận huyển văn đến cách nhanh chóng, tiện lợi, tiết kiệm thời gian chi phí lại Về phần mềm quản lí văn văn đến : cán văn thư người có trách nhiệm thực Sau văn đăng kí vào sổ phát hành, CBVT trực tiếp đăng kí văn phần mềm để làm liệu tiện cho việc tra cứu sau Về phần mềm quản lí văn văn đến: văn sau đăng kí ý kiến phê duyệt cấp Cán văn thư tiếp tục chuyển văn qua phần mềm đến đơn vị có tên ý kiến đạo nơi nhận văn bản, để đơn vị, tổ chức kịp thời nắm bắt thực kịp thời 58 PHẦN KẾT LUẬN Văn công tác soạn thảo văn quan trọng hoạt động quản lý không nhà nước mà quan doanh nghiệp Hầu hết hoạt động quản lý liên quan đến giấy tờ văn bản, chất lượng hoạt động quản lý, định lãnh đạo, người đứng đầu quan liên quan đến hoạt động soạn thảo văn Hoạt động soạn thảo văn công tác vô quan trọng có ý nghĩa lớn Một văn ban hành, văn khơng tác động đến hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp mà ảnh hưởng đến đến tất thành viên, đối tác quan, tổ chức Tuy nhiên, quan tổ chức doanh nghiệp quan tâm đầu tư vào công tác soạn thảo văn bản.Vì việc nghiên cứu cơng tác soạn thảo văn quan, tổ chức, doanh nghiệp cần thiết quan trọng Thơng qua q trình làm việc thời gian nghiên cứu đề tài, nhận thấy công tác soạn thảo ban hành văn Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall cịn tồn nhiều khó khăn, hạn chết cần khắc phục mà nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ nhân công ty từ Ban lãnh đạo phận Văn phịng Do đó, đề tài “Tìm hiểu công tác soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall” trình bày thực trạng cơng tác soạn thảo ban hành văn công ty dựa sở lý luận công tác soạn thảo văn Từ thực trạng đề tài điểm mạnh, điểm yếu đề xuất số giải pháp để cơng ty dần hồn thiện nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn Trong trình làm vuệc tìm hiểu, lực thân cịn hạn chế, nên đề tài tơi cịn nhiều thiếu sót cần khắc phục, mong đóng góp thầy bạn đọc đề hồn thiện đề tài báo cáo góp phần hồn thiện hoạt động soạn thảo ban hành văn công ty nói riêng doanh nghiệp nói chung 59 PHẦN TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Nguyễn Đăng Dung, PGS.TS Nguyễn Hồng Anh, TS Võ Trí Hào (đồng chủ biên) (2014), Kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc Gia, Hà Nội TS Lê Văn In (Chủ biên) (2013), Giáo trình văn quản lý nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh: Đã đề cấp kỹ thực quy trình soạn thảo văn Chương 5, Phần thứ II: Kỹ thuật soạn thảo văn PSG Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội:Đã đề cập đến vấn đề lý luận chung soạn thảo văn tại: Chương VI: Những vấn đề chung soạn thảo văn Lê Thành Tây (2008), Các tác vụ xử lý văn cơng việc văn phịng, NXB Thanh Hóa: Đã sâu vào việc thao tác xử lý văn phầm soạn thảo văn Chương II: Xử lý đoạn text Học viện hành Quốc gia (2013), “Giáo trình kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản”, NXB khoa học kỹ thuật, Hà Nội Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; http://doc.edu.vn/tai-lieu/khoa-luan-quy-trinh-xay-dung-va-ban-hanhvan-ban-quan-ly-nha-nuoc-cua-bo-giao-duc-va-dao-tao-38044/ http://daotaomof.vn/bvct/chi-tiet/247/ky-thuat-soan-thao-van-banhanh-chinh.html 60 PHẦN PHỤ LỤC Sơ đồ câu tổ chức Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall; Khổ giấy, định lề trang văn bản; Thể thức kĩ thuật trình bày văn bản; Thành phần quốc hiệu Số văn Kí hiệu văn Địa danh, ngày tháng năm Tên loại trích yếu nội dung văn Cỡ chữ văn bản; 10 Quyền hạn, chức vụ, họ tên người kí văn bản; 11 Dấu quan tổ chức; 12 Nơi nhận văn bản; 13 Hợp đồng dịch vụ 14 Sơ đồ quy trình soạn thảo văn hành thơng thường Công ty; 61 Phụ lục số Sơ đồ câu tổ chức Công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN NGHIỆP VỤ BỘ PHẬN VĂN PHÒNG BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN KINH DOANH Phụ lục số 14 Sơ đồ quy trình soạn thảo văn hành thơng thường Cơng ty Xác định đối tượng giải thực văn Chọn thể loại văn Thu thập xử lý thông tin Viết thảo Duyệt thảo Nhân văn Hoàn thiện văn để ban hành ... Lý luận chung công tác soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall Chương Thực trạng công tác soạn thảo văn ban hành văn Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall Chương Một... công tác soạn thảo văn bản;  Khảo sát thực trạng soạn thảo ban hành văn Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall  Phân tích, đánh giá thực trạng soạn thảo ban hành văn hành Cơng ty CPDV Bảo vệ Fire Wall. .. VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ BẢO VỆ FIRE WALL 2.1 Giới thiệu khái quát lịch sử hình thành phát triển Cơng ty CPDV Bảo vệ Fire Wall Fire Wall công ty hàng đầu lĩnh vực dịch vụ