MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 4 4.Nhiệm vụ nghiên cứu 5 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 5 6.Phương pháp nghiên cứu 5 7. Cấu trúc của đề tài 7 CHƯƠNG .1CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 8 1.1.Khái niệm chất lượng 8 1.2. Các đặc điểm của chất lượng 8 1.3. Vai trò của chất lượng trong nền kinh tế thị trường 9 1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm 10 1.5. Khái niệm quản lý chất lượng 10 1.6. Hệ thống quản lý chất lượng. 11 1.7. Các nguyên tắc của quản lý chất lượng. 11 1.8. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 13 1.8.1. Giới thiệu về tổ chức ISO 13 1.8.2. Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 14 1.8.3. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 15 1.9. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 16 1.9.1. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 17 1.9.2. Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 17 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG D ỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TH ƯƠNG MẠI VÀ TRUYỀN THÔNG DOANH NHÂN VIỆT 21 2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt 21 2.1.1. Thông tin chung về Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt 21 2.1.2. Sự hình thành của Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt 21 2.1.3. Sơ đồ tổ chức của công ty 26 2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt 27 2.2. Thực trạng ứng dụng iso 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt 31 2.2.1. Vai trò của ISO trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân việt 31 2.2.2. Ứng dụng tiêu chuẩn 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản 32 2.2.3. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác tổ chức hội họp, hội nghị và sự kiện 35 2.2.4. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác quản lý nhân sự 38 2.3. Đánh giá nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong Công tác Văn phòng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt. 41 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TRUYỀN THÔNG DOANH NHÂN VIỆT 44 3.1.Lãnh đạo công ty cần nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của việc ứng dụng ISO trong hoạt động văn phòng 44 3.2. Tăng cường hoạt động đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, bồi dưỡng kiến thức về ISO cho toàn bộ nhân viên nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng 46 3.3. Hoàn thiện các quy chế hướng dẫn về quy trình ứng dụng ISO trong công tác văn phòng 47 3.4. Tăng cường công tác đánh giá chất lượng nội bộ 47 KẾT LUẬN 49
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày với phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật công nghệ, khu vực hóa tồn cầu hóa kinh tế tác động mạnh đến môi trường kinh doanh doanh nghiệp, ngành có thay đổi nhanh chóng xu hướng tốc độ, với yêu cầu chất lượng trở nên đồng Đặc biệt giai đoạn nay, kinh tế thị trường phát triển, xu hướng hội nhập kinh tế giới trở thành tất yếu vấn đề chất lượng vấn đề cốt lõi chiến lược kinh doanh doanh nghiệp Trong bối cảnh kinh tế nước ta ngày hội nhập sâu vào kinh tế giới, đỉnh cao Việt Nam trở thành thành viên thức WTO Điều tạo cho doanh nghiệp nước hội lớn thách thức không nhỏ Các doanh nghiệp phải chịu sức ép lớn thị trường mà tính cạnh tranh • ngày khốc liệt bởi: Mơi trường kinh doanh thay đổi, sản phẩm nước thâm nhập • sâu vào thị trường nước ta, cung lớn cầu Sự cạnh tranh doanh nghiệp nước với ngày mang tính • • • toàn cầu Yêu cầu khách hàng ngày cao Luật quốc gia quốc tế ngày chặt chẽ Các rào cản thương mại nước ta bước rỡ bỏ… Để hàng hoá Việt Nam đứng vững thị trường nước bước thâm nhập vào thị trường khu vực giới sản phẩm phải có sức cạnh tranh chất lượng, giá cả, thẩm mỹ…, phải có đủ sức mạnh vượt qua rào cản kỹ thuật, có yêu cầu chất lượng Trước mắt, điều quan trọng sản phẩm doanh nghiệp Việt Nam phải có sức để tồn thị trường nước, không để “ thua sân nhà’’ Và thực tế ngày hô hiệu “dùng hàng nội yêu nước’’ sản phẩm đắt, kiểu dáng công nghiệp, thẩm mỹ xấu đặc biệt chất lượng so với sản phẩm nước Như vậy, chất lượng sản phẩm dịch vụ trở thành vấn đề sống quốc gia tổ chức sản xuất, kinh doanh Chỉ có nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ phục vụ chỗ xuất khẩu, đứng vững cạnh tranh đầy khốc liệt Áp dụng thực Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 đường tốt để tạo sản phẩm dịch vụ tốt, thoả mãn nhu cầu khách hàng đem lại hiệu cao hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Nhận thức tầm quan trọng xu hướng chung thời đại Công ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt triển khai ứng dụng có hiệu ISO 9001:2008 từ năm 2012 nay, đặc biệt việc ứng dụng ISO giúp cho cơng tác văn phòng doanh nghiệp hoạt động có hiệu Với mục đích góp phần nhỏ vào việc trì phát huy hiệu lực, hiệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008, em chọn đề tài: “ Ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt’’ Lịch sử nghiên cứu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 có vai trò vơ quan trọng tác động trực tiếp tới kết kinh doanh doanh nghiệp định thành công hay thất bại doanh nghiệp Do công tác xây dựng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 giữ vai trò quan trọng hàng đầu nên dành quan tâm đặc biệt nhà quản trị nhiều sinh viên lựa chọn làm đề tài nghiên cứu Kết nghiên cứu số đề tài trở thành sở cho cơng trình nghiên cứu sau số doanh nghiệp quan tâm áp dụng đạt thành tựu định Trong thời gian nghiên cứu đề tài, em tìm hiểu nhiều tài liệu tác giả khác có tham khảo số đề tài có liên quan đến đề tài Trước tiên phải kể đến văn quy phạm pháp luật số văn khác nhà nước ban hành sở pháp lý cho quan, doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng ISO đồng thời sở để đánh giá trình áp dụng ISO doanh nghiệp • Việt Nam Luật tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 ngày 29 tháng năm 2006 Quốc hội nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khố XI, kỳ họp thứ • Luật chất lượng sản phẩm, hàng hoá số 05/2007/QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007 Quốc hội nước Cơng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khố XII, kỳ họp thứ • Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng năm 2014 Thủ tướng Chính phủ vicệ áp dụng hệ thống Quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước • Thơng tư số 03/2010/TT-BKHCN ngày 21 tháng năm 2010 Bộ Khoa học Công nghệ quy định hoạt động đào tạo kiến thức quản lý hành nhà nước chuyên gia tư vấn, chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 quan hành nhà nước • Cơng văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng năm 2014 Bộ Khoa học Công nghệ việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp giấy chứng nhận theo TCVN ISO 9001 Bên cạnh văn Nhà nước ban hành, có số sách, • giáo trình nghiên cứu ISO cụ thể: Kaoru Ishikawa, người dịch: Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thành (1990), Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Đề cập đặc điểm phương pháp tiến hành quản lý chất lượng có hiệu Nhật Bản, nêu điểm khác biệt quản lý chất lượng Nhật Mỹ - nơi sinh phương pháp quản lý chất lượng lại vận dụng chưa hiệu thành cơng • Nhật Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình quản lý chất lượng, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Giáo trình cung cấp kiến thức quản lý chất lượng, tổng quát khách hàng đánh giá mức độ thoả mãn khách hàng Ngồi giáo trình phân tích chất lượng sản phẩm, quản trị chất lượng, quản trị chất lượng d ịchvụ, tiêu chuẩn hoá , đảm bảo cải tiến chất lượng, kiểm tra chất lượng sản phẩm, đo lường chi phí kiểm sốt chất lượng cách tồn diện • Nguyễn Chí Phương (2014), Hướng dẫn áp dụng ISO 9001: 2008 Việt Nam, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật - Hà Nội Giáo trình cung cấp kiến thức chung vê ISO, nhận thức chung (QMS) hướng dẫn thực yêu cầu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Việt Nam Ngồi có số đề tài nghiên cứu, Luận án, luận văn tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ … nghiên cứu lĩnh vực cụ thể: • Th.s Đặng Minh Trí (2013), Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 Trong lĩnh vực hành cơng cấp phường UBND Phường Hoà Minh - Quận Liên Chiểu - Thành phố Đà Nẵng • Nguyễn Quang Hưng (2014), Hồn thiện việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 Công ty Cổ phần Xây dựng Công nghiệp Các tác giả đề tài đề cập đến nhiều góc độ khác cơng tác xây dựng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 số tồn số giải pháp để hoàn thiện công tác xây dựng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000, nhiên giải pháp chưa giải triệt để tồn Những giải pháp mang tính chung chung chưa cụ thể với đề tài em mong tiếp tục hồn thiện thiếu sót đề tài nghiên cứu trước, đồng thời đề cập đến góc nhìn ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu tổng quát: Trên sở lý luận công tác xây dựng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 doanh nghiệp ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Công ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt nhằm nâng cao hiệu quản lý nâng cao hiệu • • • • kinh doanh Công ty Mục tiêu cụ thể: Xây dựng hoản chỉnh hệ thống chất lượng Công ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt Xây dựng văn quản lý hệ thống theo tiêu chuẩn ISO Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty Góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp có phẩm chất lực, xây dựng quy trình xử lý công việc cách khoa học, hợp lý, đạt hiệu cao công việc 4.Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục tiêu nghiên cứu, đề tài phải thực số nhiệm vụ sau: Một là, hệ thống hóa sở lý luận xây dựng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 doanh nghiệp Phân tích khái niệm có liên quan Cơ sở lý luận tảng để phân tích thực trạng xác nhằm đề giải pháp có khoa học nhằm nâng cao chất lượng công tác xây dựng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 Công ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt Hai là, khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng xây dựng quản lý chất lượng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt Đánh giá kết ưu, nhược điểm, phân tích nguyên nhân có kết tốt nguyên nhân dẫn đến tồn Ba là, nghiên cứu đưa số giải pháp, khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Cơng ty Cơng ty Cổ phần Thương mại Truyền thơng Doanh Nhân Việt, góp phần thúc đẩy phát triển nhanh, mạnh vững công ty tương lai Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài: Đối tượng nghiên cứu trực tiếp đề tài ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt phòng hành tổng hợp cơng ty, cán quản lý, nhân viên làm việc phòng Hành tổng hợp Cơng ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt Phạm vi nghiên cứu đề tài: Thứ nhất, phạm vi không gian: Nghiên cứu tiến hành công ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt Thứ hai, phạm vi thời gian: Với thời gian nghiên cứu liệu công ty năm từ năm 2012 đến hết năm 2015 6.Phương pháp nghiên cứu Trên sở quan khoa học phương pháp luận, dựa yêu cầu, điều kiện thực tế đề tài hoàn thiện việc sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp thu thập liệu - Phương pháp thu thập liệu sơ cấp Phương pháp quan sát: phương pháp áp dụng q trình thực tập cơng ty, em tiến hành quan sát, ghi lại có kiểm soát hoạt động, sản phẩm, hành vi ứng xử lao động doanh nghiệp môi trường làm việc doanh nghiệp Phương pháp điều tra: Phương pháp em tiến hành phát phiếu điều tra dành cho nhà quản trị nhân viên doanh nghiệp với câu hỏi đóng, mở liên quan đến vấn đề ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng vai trò văn phòng công tác xây dựng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 để thu thập thông tin để làm sở đánh giá thành công hạn chế Phương pháp vấn trực tiếp: Em tiến hành đối thoại trực tiếp với cán công nhân viên doanh nghiệp, số nhà quản lý doanh nghiệp nhằm thu thập thông tin công tác công tác xây dựng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn • ISO 9000 để nhằm làm sở lý luận cho đề tài Phương pháp thu thập liệu thứ cấp Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Em tiến hành tìm hiểu đọc hiểu tài liệu công tác xây dựng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 thư viện trường, báo mạng, giáo trình, tài liệu, nghiên cứu đặc biệt báo cáo kết hoạt động kinh doanh từ năm 2012 – 2015, lịch sử hình thành phát triển, quy tắc, sách Công ty Cổ phần Thương mại Truyền thông • Doanh Nhân Việt đề làm liệu cho đề tài Phương pháp phân tích liệu Phương pháp so sánh: Phương pháp em dùng để xem xét, so sánh số tiêu với tiêu gốc số liệu từ kết kinh doanh, thơng số thị trường, tiêu bình qn tiêu khác so sánh Điều kiện so sánh số liệu phải phù hợp không gian, thời gian nội dung kinh tế, đơn vị đo lường từ có nhận xét định hướng doanh nghiệp Phương pháp thống kê bảng biểu: dựa kết điều tra, khảo sát em tiến hành tổng hợp lại theo nhóm với tiêu chí khác nhau, tìm xu hướng hay đặc điểm chung yếu tố phân tích sau khái qt vấn đề lại để tiểu luân thuyết phục 7 Cấu trúc đề tài Đề tài kết cấu gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9000 Chương 2: Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Công ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 1.1.Khái niệm chất lượng Chất lượng sản phẩm phạm trù phức tạp, khái niệm mang tính tổng hợp mặt kinh tế, khoa học, xã hội Chất lượng sản phẩm hình thành trình nghiên cứu, phát triển, đảm bảo trình sản xuất • • trì q trình sử dụng Có hai quan niệm chất lượng: Quan niệm cổ điển : chất lượng phù hợp với quy định đề sản phẩm dịch vụ Điều đồng nghĩa với yêu cầu kỹ thuật sản phẩm • Quan niệm đại: theo ISO 9000:2000 chất lượng mức độ tập hợp đặc tính vốn có đáp ứng yêu cầu o Các yêu cầu quan niệm nhu cầu mong đợi công bố, ngầm o hiểu chung hay bắt buộc Sản phẩm làm phải đảm bảo đặc tính làm thoả mãn nhu cầu mong đợi khách hàng không gây ảnh hưởng đến xã hội môi trường xung quanh Chất lượng gắn liền với việc thoả mãn nhu cầu khách hàng đảm bảo cam kết thông lệ sử dụng sản phẩm Bởi vậy, sản phẩm khơng đáp o ứng tiêu chí coi khơng đảm bảo chất lượng Chất lượng phù hợp với mục đích sử dụng, đảm bảo cam kết nhà sản xuất thông lệ sử dụng sản phẩm mức độ thoả mãn khách hàng Chính định hướng “ thoả mãn khách hàng’’ động lực cần thiết để doanh nghiệp giành chiến thắng cạnh tranh thị trường đầy gay gắt 1.2 Các đặc điểm chất lượng • Chất lượng có đặc điểm sau đây: Chất lượng phải tập hợp đặc tính sản phẩm thể khả • thoả mãn nhu cầu Chất lượng phù hợp với nhu cầu Đây vấn đề mang tính then chốt • sở để nhà quản lý định sách, chiến lược kinh doanh Chất lượng sản phẩm xác định theo mục đích sử dụng, điều kiện cụ thể Sản phẩm có chất lượng với đối tượng tiêu dùng sử dụng vào • mục đích định Chất lượng phải gắn liền với điều kiện cụ thể nhu cầu, thị trường mặt kinh tế, kỹ thuật, xã hội, phong tục, tập quán, Chất lượng cần đánh giá hai mặt chủ quan khách quan Tính • • chủ quan chất lượng thể qua chất lượng thiết kế, mức độ phù hợp sản phẩm thiết kế nhu cầu khách hàng Tính khách quan thể thơng qua thuộc tính vốn có sản phẩm, đo lường, đánh giá thơng qua tiêu • chuẩn, tiêu cụ thể Chất lượng thoả mãn nhu cầu vấn đề tổng hợp Chất lượng khơng vấn đề kỹ thuật mà vấn đề kinh tế, mặt kinh tế chất lượng thể chỗ; thoả mãn người tiêu dùng khơng phải tính chất cơng dụng sản phẩm, mà chi phí phải bỏ để có sản phẩm sử dụng • Chất lượng thực tế thể khía cạnh thời điểm đáp ứng yêu cầu Giao hàng lúc yếu tố vô quan trọng " thoả mãn nhu cầu" Ngoài ra, cần quan tâm yếu tố khác thái độ người làm dịch vụ tiếp xúc với khách hàng, cảnh quan môi trường làm việc tổ chức, dịch vụ kỹ thuật sau bán, tính an tồn người sử dụng mơi trường … Từ phân tích đây, hình thành khái niệm chất lượng tổng hợp chất lượng thoả mãn yêu cầu tất mặt sau đây: - Tính kỹ thuật - Tính kinh tế - Thời điểm, điều kiện giao nhận - Các dịch vụ liên quan - Tính an tồn 1.3 Vai trò chất lượng kinh tế thị trường • Chất lượng ngày trở thành yếu tố quan trọng nhằm nâng cao tính cạnh tranh tranh sản phẩm, điều kiện quan trọng để sản phẩm doanh nghiệp tồn Trong số yếu tố: chất lượng, giá cả, dịch vụ, thời gian giao hàng… chất • lượng ngày ý nhiều Chất lượng yếu tố quan trọng để đảm bảo hạ giá thành sản phẩm Vì sản phẩm khơng đảm bảo chất lượng gây thiệt hại đến tổng giá trị sản phẩm, chi phí 10 Nhân số lượng quy định mục “ Nơi nhận” văn Người đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân thời gian quy định người lãnh đạo quan Trong trường hợp phát có lỗi thảo duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn người thảo văn biết để kịp thời điều chỉnh Bước 5: Kiểm tra văn trước ban hành; Thủ trưởng đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn mà soạn thảo Trưởng phòng; người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan quản lý công tác văn thư phải kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn Bước 6: Trình, ký văn bản; Văn hồn chỉnh; kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo quy định phân công người đứng đầu quan (người duyệt thảo) Bước 7: Vào sổ, đóng dấu phát hành văn Văn sau ký thức chuyển cho văn thư quan, nhân viên văn thư thực công việc sau Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Đăng ký vào sổ cơng văn Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn làm thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Lưu văn phát hành: văn lưu hai chính: lưu văn thư quan, lưu đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo Như công ty Doanh Nhân Việt công tác soạn thảo văn hành thời gian qua đảm bảo yêu cầu quy trình, trình tự bước soạn thảo Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà văn soạn thảo trình ban hành văn Hiện công ty Doanh Nhân Việt trình phát triển mở rộng lĩnh vực kinh doanh, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn giúp cho công ty đạt hiệu cao gấp nhiều lần so với quy trình soạn thảo văn 2.2.3 Ứng dụng ISO 9001:2008 công tác tổ chức hội họp, hội nghị kiện Tại công ty Doanh Nhân Việt, hội nghị hội họp hay kiện có vai trò quan 34 trọng trình hoạt động phát triển Doanh Nhân Việt Thông qua họp, hội nghị công ty Doanh Nhân Việt, chủ trương sách, chương trình, kế hoạch hành động ban lãnh đạo công ty triển khai thực cách tốt Việc phân công công việc từ cấp trưởng phó phòng nhân viên thực nhanh chóng Đồng thời, thơng tin phản hồi đơn vị cá nhân trình triển khai báo cáo lại cho ban lãnh đạo cơng ty kiểm sốt chặt chẽ tình hình hoạt động tồn quan, tổ chức, doanh nghiệp Từ đó, ban lãnh đạo cơng ty định quản lý, biện pháp cụ thể xử lý kịp thời tình đặt điều chỉnh sách, chương trình kế hoạch phù hợp với thực tiễn Các họp, hội nghị cơng cụ để điều hành, lãnh đạo có hiệu Trong họp cơng ty Doanh Nhân Việt, nhân viên từ cấp xuống tham gia đóng góp ý kiến, phát huy trí tuệ tập thể để hương tới mục tiêu giải cơng việc chung, góp phần nâng cao hiệu quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh Các họp, hội nghị nơi để công ty Doanh Nhân Việt tổ chức hoạt động giao tiếp với công dân, với khách hàng, với xã hội Việc tổ chức hội nghị khách hàng, kỷ niệm ngày thành lập quan, biểu dương thành tích đơn vị cá nhân hay tổ chức họp với dân… góp phần quan trọng việc tạo nên uy tín, thương hiệu quan, tổ chức Phòng Hành tổng hợp phận chun mơn đảm nhận nhiều chức năng, nhiệm vụ khác nhau, quan tham mưu chấp hành đạo, điều hành công ty để đạt kết cao nhiệm vụ quan trọng phòng hành tổng hợp đảm bảo công tác tổ chức hội họp quan Tổ chức hội họp giúp ban lãnh đạo cơng ty ban hành định quản lý xác Hội họp tiếp thi ý kiến đóng góp cá nhân hay đơn vị nhằm đưa định quản lý có hiệu phát huy tảng đạt Vì việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác tổ chức hội họp, hội nghị kiện quan trọng Và nhân tố góp phần vào thành cơng Doanh Nhân Việt Việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác tổ chức hội họp, hội nghị kiện công ty Doanh Nhân Việt thực sau: Trước diễn kiện a) Hoạch định từ đầu 35 Hoạch định từ đầu quan trọng thiết lập cho việc đăng cai kiện bền vững Điều quan trọng phải xác định khía cạnh bền vững yếu kiện từ bắt đầu b) Xác định bên liên quan tham gia Các bên liên quan thường nhà tài trợ, đối tác, nhà quản lý chủ sở hữu nơi diễn kiện, nhà cung cấp, khách hàng/khán giả và/hoặc người tham gia, quan pháp luật, dịch vụ khẩn cấp, dịch vụ an ninh tổ chức phi phủ có liên quan Ln sẵn có danh sách bên liên quan đến kiện để đảm bảo xác định nhiều tốt tất bên liên quan cần huy động c) Xác định vấn đề tác động tiềm ẩn Có 10 vấn đề quan trọng sau: • • • • • • • • • • Lựa chọn địa điểm tổ chức kiện nơi ăn, ở; Những tác động đến địa điểm địa phương diễn kiện; Giao thông lại; Nguồn cung ứng sản phẩm dịch vụ; Y tế, an toàn an ninh; Tiêu thụ lượng; Cung cấp thực phẩm; Rác thải dọn vệ sinh; Truyền thông; Quà tặng; d) Xác định mục tiêu, xây dựng kế hoạch hành động Thiết lập mục tiêu xây dựng kế hoạch hành động phù hợp giúp cho nhà tổ chức kiện dễ đạt mục tiêu đề làm cho kiện gia tăng thêm tính bền vững Các mục tiêu phải cụ thể hóa mang tính khả thi mặt thời gian, kinh phí nguồn lực đ) Thực hành động cụ thể thu thập số liệu, kết Trong trình diễn kiện a) Đo lường kết Ghi lại kết thực suốt q trình diễn kiện để đảm bảo mục tiêu đề hướng b) Trao đổi thông tin kết thu thập Có thể thực số biện pháp sau: • Cung cấp số liệu kiện phát biểu, tin, biển báo, thơng báo hình; • Xuất ấn phẩm báo chí tình nghiên cứu tính bền vững; • Lồng ghép thơng điệp phát triển bền vững ấn phẩm báo chí Sau kiện a) Ghi chép kết đạt Ghi lại chi tiết kết học có sau kiện Các thơng 36 tin nên đưa vào báo cáo kiện b) Phản hồi để liên tục cải tiến • Sẵn sàng tiếp nhận ý kiến phản hồi từ bên liên quan • Các ý kiến phản hồi phải xử lý kịp thời nhằm cải tiến liên tục q trình thực cơng việc Như việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác tổ chức hội họp, hội nghị kiện công ty Doanh Nhân Việt giúp cho công ty thực tốt công tác tổ chức hội họp, hội nghị kiện, đạt hiệu cao công việc nhân tố góp phần vào thành công Doanh Nhân Việt, tạo dựng thương hiệu Doanh Nhân Việt vững mạnh ngày 2.2.4 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý nhân Đối với công ty Doanh Nhân Việt quản lý nhân có vai trò quan trọng cơng ty Bộ phận quản trị nhân đóng vái trò chủ yếu việc quản lý sách, nhằm đảm bảo sách Nhà nước quy định thực đầy đủ công ty Bộ phận quản trị nhân đề giải sách phạm vi công ty nhằm thực mục tiêu ban lãnh đạo cơng ty Chính sách nhân thực thông qua việc cố vấn cho ban lãnh đạo Doanh Nhân Việt việc đề giải vấn đề liên quan đến người công ty Tư vấn cho phận nhân công ty: Một phận cơng ty có vấn đề cơng nhân bỏ việc, phận có tỷ lệ cơng nhân vắng mặt cao, phận khác có vấn đề thắc mắc chế độ phụ cấp… Trong tất vấn đề trên, người phụ trách nhân nhân viên phận nhân nắm vững sách nhân Nhà nước doanh nghiệp đảm nhận việc giải vấn đề khó khăn cụ thể tư vấn cho ban lãnh đạo công ty Doanh Nhân Việt giải vấn đề phức tạp Như phận quản trị nhân đóng vai trò tư vấn cho nhà quản trị Cung cấp dịch vụ: Vai trò cung cấp dịch vụ tuyển dụng, đào tạo phúc lợi cho phận khác quản trị nhân sự.Chẳng hạn quan trị nhân giúp đỡ phận khác việc tuyển mộ trắc nghiệm tuyển chọn nhân viên Do tính chất chun mơn hóa nên quản trị nhân thực hay tư vấn phần lớn cơng việc nhân có hiệu phận khác đảm nhiệm Thông thường phận khác đứng trực tiếp làm chức quản trị nhân sự, phận khác nhờ phận quản trị nhân cung cấp dịch vụ liên quan đến việc quản trị nhân viên.Quyết định việc tuyển chọn nhân việc điều kiện chế thị trường phận chun mơn định, để có đầy đủ thông tin cho việc 37 định phận dịch vụ quản trị nhân cung cấp Tại cơng ty Doanh Nhân Việt phòng Hành tổng hợp cơng ty có nhiệm vụ quan trọng quản lý phận nhân cơng ty Ngồi phòng Hành tổng hợp phối hợp với phòng ban khác để thực tốt nhiệm vụ Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản trị nhân giúp công ty đảm bảo nguồn nhân có chất lượng, trình độ để thực cơng việc có thái độ tốt cơng việc Quy trình thực công tác quản trị nhân áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công ty Doanh Nhân Việt thực sau: a) Tuyển dụng: Căn nhu cầu công việc Công ty, đề xuất phận Phòng hành tổng hợp tiến hành xin ý kiến lãnh đạo nhu cầu tuyển dụng cơng nhân viên Phòng Hành tổng hợp phối hợp với phận có nhu cầu tuyển dụng đề xuất yêu cầu vị trí cần tuyển dụng, báo cáo Giám đốc Sau Giám đốc đồng ý với đề xuất tuyển dụng Phòng hành tổng hợp tiến hành tổ chức tuyển dụng công nhân viên theo nhu cầu tuyển dụng Nhân viên sau xét tuyển dụng (Giám đốc phê duyệt vào định tuyển dụng), đến nhận nhiệm vụ giao, phận quản lý nhân phối hợp với phận đề xuất tuyển dụng tiến hành hướng dẫn, đào tạo ban đầu cho nhân viên giao việc cụ thể (nếu xem xét lực đáp ứng yêu cầu) b) Đào tạo ban đầu: Nhân viên vào làm phận quản lý nhân giới thiệu vấn đề sau: • • • • • • • • • • • Lịch sử thành lập Công ty Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh Sơ đồ tổ chức Cơng ty Văn hóa làm việc cơng ty Quy chế lương bổng nội quy làm việc Quy định an tồn bảo mật Chính sách Chất lượng Công ty Tổng quan hệ thống ISO 9001:2008 Trách nhiệm quyền lợi nhân viên Các quy trình hướng dẫn cơng việc có liên quan Quy định tổ chức lao động 38 Nhân viên đào tạo chỗ theo hình thức có nhân viên cũ kèm cặp, hướng dẫn công việc cụ thể theo tài liệu hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 có liên quan đến cơng việc, thời gian hướng dẫn nhân viên hướng dẫn phụ trách phận định Sau đào tạo ban đầu, Nhân viên ký vào Hồ sơ đào tạo có xác nhận Phòng Hành tổng hợp Hồ sơ đào tạo lập theo biểu mẫu c) Đào tạo theo cơng việc Trong q trình hoạt động Trưởng phòng nhân xác định nhu cầu đào tạo nhân viên Việc xác định nhu cầu đào tạo phát sinh từ nhu cầu công việc, theo yêu cầu Giám Đốc, thay đổi cấu tổ chức… Phòng Hành tổng hợp tập hợp nhu cầu đào tạo báo cáo Giám đốc xem xét phê duyệt Sau phòng Hành tổng hợp chủ trì tổ chức thực việc đào tạo phê duyệt Tùy theo thực tế hình thức đào tạo có thể: • Đào tạo nội • Mời chun gia bên ngồi đến đào tạo Cơng ty • Gửi nhân viên Cơng ty dự học khóa đào tạo bên ngồi • Sau khóa đào tạo, kết học tập công nhân viên đánh giá: • Nếu đào tạo chỗ, mời chun gia bên ngồi đến đào tạo Cơng ty, Phòng Hành tổng hợp vào kiểm tra kết đào tạo cập nhật vào hồ sơ đào tạo cá nhân • Nếu đào tạo từ bên ngoài, nhân viên phải nộp kết học tập chứng đào tạo có liên quan cho Phòng hành tổng hợp để cập nhật hồ sơ đào tạo cá nhân • Phòng hành tổng hợp theo dõi kết đào tạo, ghi vào hồ sơ đào tạo, lưu trữ hồ sơ cá nhân báo cáo kết cho giám đốc • Nếu kết đào tạo khơng đạt, Phòng hành tổng hợp phối hợp Trưởng phòng ban chịu trách nhiệm đào tạo khác để tìm nguyên nhân, đưa biện pháp giải trình Giám đốc xem xét • Cuối năm, Phòng hành tổng hợp Phòng ban khác tiến hành đánh giá tính hiệu đào tạo thơng qua việc áp dụng điều học học viên vào thực tế hoạt động Ghi chú: • Việc đào tạo đảm bảo nhân viên nhận thức tầm quan trọng thích hợp hoạt động họ việc đáp ứng mục tiêu chất lượng 39 • Các chương trình đào tạo nhấn mạnh vào tầm quan trọng việc đáp ứng yêu cầu khách hàng luật định Như việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản trị nhân công ty Doanh Nhân Việt giúp cho công ty đạt kết tốt việc quản trị nhân như: • Thúc đẩy nhân viên công ty không ngừng lỗ lực cải thiện hiệu công việc để đáp ứng mục tiêu đề ra, điều tác động tích cực đến q trình hoạt động kinh doanh cơng ty • Tạo sức mạnh nội giúp cho nhân viên cố gắng cơng việc • Nhân viên cảm thấy có tinh thần trách nhiệm cơng việc, điều giúp cơng ty tránh tình trạng chồng chéo hay đùn đẩy công việc cho 2.3 Đánh giá nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Cơng tác Văn phòng Cơng ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt Trong trình hoạt động trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công ty Doanh Nhân Việt, em thấy công ty đạt thành tựu sau: Thành tựu: • Nâng cao hình ảnh, uy tín doanh nghiệp khách hàng đối tác • Thúc đẩy hiệu làm việc phòng ban, phận công ty.Nâng cao tin tưởng nội bộ, thúc đẩy cố gắng công việc nhân viên • Nâng cao tinh thần trách nhiệm nhân viên • Kế thừa tri thức nhân viên công ty phát huy mạnh công ty • • • • • • • có nhiều kinh nhiệm Năng lực nhân viên công ty ngày nâng cao Giảm thiểu tối đa sai sót cơng việc Nhân viên dễ dàng tiếp nhận công việc Chất lượng sản phẩm/dịch vụ ổn định, tỉ lệ phế phẩm ngày giảm Giảm rủi ro nguyên vật liệu mua vào Tăng lợi nhuận mà không cần tăng doanh thu Cải thiện uy tín tổ chức thơng qua việc ngày nâng cao khả thỏa mãn khách hàng • Có nhiều hội việc tìm kiếm chiến lược kinh doanh lớn ký kết hợp đồng lớn • Tăng lượng hàng hóa/dịch vụ bán 40 • Dễ dàng áp dụng thành công hệ thống quản lý tiên tiến khác Ngoài thành tựu trên, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công ty Doanh Nhân Việt nhiều thách thức cần giải Thách Thức: • Hệ thống ISO 9000 q tổng qt, tổng qt thuận lợi (đơn giản, gọn nhẹ, áp dụng loại hình tổ chức, ngành nghề, ) lại gây khó khăn áp dụng, đòi hỏi phải có tư vấn kinh nghiệm • Đầu tư nhiều thời gian công sức để cải tiến việc thực thi áp dụng thủ tục quy định • Chi phí đăng ký với quan chứng nhận ISO 9000 cao doanh nghiệp Việt Nam • Mặt khác ngơn ngữ cách trình bày Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 triển khai áp dụng Việt Nam chủ yếu Việt hóa chưa hướng dẫn thông tin cách nhận thức triển khai điều kiện cụ thể Việt Nam Đồng thời cách trình bày Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 q đọng nên khó hiểu • Việc áp dụng triệt để tin học vào hệ thống quản lý chất lượng hạn chế việc khai thác số liệu bị hạn chế nên thống kê phân tích số liệu nhiều thời gian cơng sức • Một số hoạt động tách rời so với hệ thống quản lý chất lượng • Các phận khác chưa kết nối với hệ thống quản lý chất lượng Trong Kinh tế thị trường hội nhập phát triển văn phòng phận khơng thể tách rời quan, tổ chức, doanh nghiệp việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động văn phòng nhu cầu xu hướng tất yếu Đây khởi động cần thiết để tối ưu hoá nâng cao chất lượng phục vụ văn phòng nhằm đóng góp tích cực thiết thực vào thực nhiệm vụ trị chun mơn quan, tổ chức; tạo chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ phong cách làm việc khoa học, hiệu giúp cho công ty đứng vứng thị trường nước quốc tế ngày khẳng định uy tín phát triển mạnh mẽ Trên lĩnh vực ứng dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt Ngồi số lĩnh vực khác công ty ứng dụng tiêu chuẩn Do thời gian thực tập nghiên cứu có hạn nên em chưa thể tìm hiểu nghiên cứu hết lĩnh vực ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công ty Doanh Nhân Việt Nên em 41 xin phép đưa lĩnh vực ứng dụng thành công công ty 42 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TRUYỀN THÔNG DOANH NHÂN VIỆT 3.1.Lãnh đạo công ty cần nhận thức đắn tầm quan trọng việc ứng dụng ISO hoạt động văn phòng Trong bối cảnh kinh tế thị trường theo định hướng XHCN Việt Nam, phận văn phòng có tầm quan trọng lớn phát triển doanh nghiệp nói riêng cơng ty Doanh Nhân Việt nói chụng • Bộ phận văn phòng tham gia trực tiếp vào hoạt động công ty lãnh đạo doanh nghiệp, thực cơng tác hành đồng thời tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp • Nghiên cứu, soạn thảo nội quy, quy chế tổ chức lao động nội doanh nghiệp Giải thủ tục việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho việc cán công nhân Phối hợp với Ban chấp hành cơng đồn, soạn thảo thỏa ước lao động tập thể • Tham mưu cho lãnh đạo việc giải sách, chế độ người lao động theo quy định Bộ luật Lao động Theo dõi, giải chế độ, sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc suy giảm khả lao động, chế độ sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, cơng nhân • Nghiên cứu, đề xuất phương án cải tiến tổ chức quản lý, xếp cán bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất-kinh doanh Xây dựng phương án quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật doanh nghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng cán Lập kế hoạch, chương trình đào tạo hàng năm phối hợp với phòng ban nghiệp vụ thực Giải thủ tục chế độ sách cử người học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức • Xây dựng định mức đơn giá lao động Lập quản lý quỹ lương, quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo quy định nhà nước hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Tổng hợp báo cáo quỹ lương doanh nghiệp 43 • Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật doanh nghiệp, thực công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật Có trách nhiệm đơn đốc, tiếp nhận thơng tin, báo cáo đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo Theo dõi, nhận x t cán bộ, công nhân để đề xuất việc xét nâng lương, thi nâng bậc hàng năm Như ban Lãnh đạo công ty cần phải nhận thức đắn tầm quan trọng phận văn phòng tầm quan trọng việc ứng dụng ISO cơng tác văn phòng Nhờ việc áp dụng quy trình ISO cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt, mà hiệu công việc công ty nâng lên rõ rệt Cụ thể sau: • Thứ nhất, Ban lãnh đạo cơng ty điều hành cơng việc nội trơi chảy có hiệu nhờ thiết lập chế giải công việc rành mạch thống nhất, xác định rõ trách nhiệm lãnh đạo công chức quy trình xử lý cơng việc; kiểm sốt tồn q trình xử lý cơng việc công ty; nắm rõ công việc làm có tiến độ hay khơng; hạn chế cách thức giải công việc tuỳ tiện theo chủ quan nhân viên cấp dưới; đánh giá mức độ hồn thành cơng việc nhân viên , từ làm cho cơng tác bình bầu thi đua khen thưởng, đánh giá nhận xét cuối năm nhân viên cách công bằng, khách quan, xác thực • Thứ hai, nhờ áp dụng quy trình ISO, góp phần giúp nhân viên cơng ty tổ chức thực công việc khoa học hơn; bước đầu tạo chuyển biến nhận thức vai trò cơng chức, viên chức thi hành nhiệm vụ • Thứ ba, đơn vị, phòng ban thc cơng ty có ý thức việc tổ chức thu thập, xếp, lưu trữ loại văn bản, liệu làm thực công việc theo chức năng, nhiệm vụ phân công, để tham chiếu cần; hồ sơ tài liệu xếp ngăn nắp có hệ thống theo lĩnh vực cơng việc Áp dụng ISO tiền đề, góp phần tạo điều kiện thuận lợi để triển khai việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin q trình quản lý tác nghiệp hồ sơ • Thứ tư, nhân viên công ty đào tạo, tập huấn bắt buộc phải tự tìm hiểu để nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ nhằm đáp ứng u cầu cơng việc theo quy trình ISO; phân công rõ ràng trách nhiệm nên việc đánh giá lực chuyên môn, kết công việc khách quan 3.2 Tăng cường hoạt động đào tạo nâng cao trình độ chun mơn, bồi dưỡng kiến thức ISO cho tồn nhân viên nói chung nhân viên văn phòng 44 nói riêng Nhận thức nhân viên công ty yếu tố đảm bảo cho thành công việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Do việc mở rông giáo dục, đào tạo, nâng cao trình độ chun mơn, bồi dưỡng kiến thức ISO cho toàn nhân viên điều cần thiết Từ triển khai hệ thông quản lý chất lượng, công ty tiến hành đào tạo kiến thức ISO cho phần lớn nhân viên công ty, nhiên số lượng đào tạo chưa đáp ứng hoàn toàn nhu cần thực tế, có người nhiều khơng biết ISO gì, họ làm theo thói quen cũ Như để hệ thống vận hành tốt thành viên hệ thống phải hiểu rõ hệ thống làm việc tốt Vì mà đào tạo việc cần phải làm phát huy mạnh Lãnh đạo công ty phải nhận thức tầm quan trọng việc đào tạo hoạt động cải tiến chất lượng cơng ty Bên ngồi việc cho nhân viên tham gia khoá học kiến thức ISO ban lãnh đạo cơng ty cần tổ chức buổi học, đợt tập huấn nhằm nâng cao ý thức làm việc, ý thức thay đổi phù hợp với xu cho nhân viên Đặc biệt thành viên Phòng quản lý chất lượng cần lãnh đạo quan tâm hơn, tạo điều kiện để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ Việc đào tạo công ty phải áp dụng rộng rãi cho toàn thể nhân viên, không tập trung đào tạo số cán đứng đầu mà cần phải đào tạo cho nhân viên khác đặc biệt nhân viên Ai cần biết để thực cơng việc mặt khác để cải tiến chất lượng công việc Việc riêng cá nhân mà việc chung tồn cơng ty từ cấp lãnh đạo cấp nhân viên Công ty nên thường xuyên đưa sách khuyến khích phát huy sáng kiến nhân viên công tác cải tiến chuyên môn nghiệp vụ phổ biến rộng sáng kiến hay để nhằm mục đích tăng cường tham gia tính chủ động nhân viên cơng ty 45 3.3 Hồn thiện quy chế hướng dẫn quy trình ứng dụng ISO cơng tác văn phòng Hồn thiện quy chế hướng dẫn quy trình ứng dụng ISO cơng tác văn phòng nội dung quan trọng để làm chuyển biến hoạt động Cần phải thiết lập quy chế hướng dẫn cụ thể quy trình ứng dụng ISO cơng tác văn phòng để nhân viên cơng ty dễ dàng thực chúng Rà sốt lại hoạt động ứng dụng ISO công ty để thắt chắt quản lý đơn vị có trách nhiệm quản lí ISO Tiếp tục cải cách thủ tục hành theo hướng dẫn đơn giản, dễ hiểu, dễ thực Nghiêm cấm việc phòng ban tự ý ban hành thủ tục hành Bên cạnh việc hồn thiện quy chế hướng dẫn quy trình ứng dụng ISO cơng tác văn phòng giữ vị trí quan trọng Từng bước tối ưu hố quy trình ứng dụng u cần nhằm tiết kiệm thời gian chi phí cho việc ứng dụng ISO 3.4 Tăng cường công tác đánh giá chất lượng nội Đánh giá chất lượng nội hoạt động quan trọng có ý nghĩa định đến hoạt động lợi ích hệ thông quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ứng dụng công tác văn phòng Việc đánh giá nhằm xác định hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn đề hay chưa Hệ thống thực vận hành trì có hiệu khơng Cơng ty cần phải có hoạt động để cải tiến hệ thống quản lý chất lượng áp dụng Trong họp báo cáo tình hình hoạt động phòng ban, phận cần đưa kết công tác đánh giá chất lượng nội để ban lãnh đạo cơng ty nắm bắt khơng kết hoạt động kinh doanh mà nắm bắt tình hình hoạt động quản lý chất lượng công ty Công tác đánh giá chất lượng nội cần thực tất phòng ban, phận, quy trình hoạt động cơng ty nhằm tìm điểm không phù hợp chưa phù hợp với hệ thống văn bản, cách thức quản lý, ý thức trách nhiệm Ban lãnh đạo cơng ty Đồng thời tìm nguyên nhân trách nhiệm điểm không phù hợp điểm chưa phù hợp, vướng mắc quy trình hoạt động cơng ty để có biện pháp khắc phục kịp thời 46 Trong trình đánh giá chất lượng nội chuyên gia cần đánh giá phân loại mức độ không phù hợp để lãnh đạo dễ dàng nắm bắt tình hình có biện pháp điều chỉnh hợp lý Lãnh đạo xem xét báo cáo kết đánh giá chất lượng nội thực hiện, đồng thời với đại diện đơn vị đánh giá đưa phướng hướng để thống thực hoạt động khắc phục cải tiến 47 KẾT LUẬN Trên bải tiểu luận em Để hoàn thành đề tài : “Ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt” thời gian hồn thành tiểu luận em giúp đỡ nhiệt tình thầy Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà nội trực tiếp hướng dẫn cô chú, anh chị Phòng kinh doanh Cơng ty cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt Với kiến thức học nhà trường qua thời gian thực tập em viết hoàn thành tiểu luận, có nêu giải pháp để nâng cao khả cạnh tranh cho Công ty Hy vọng giải pháp mà em đưa đưa vào áp dụng phần thực tiễn để giúp Cơng ty nâng cao lực cạnh tranh tình hình Em mạnh dạn đề xuất số ý kiến Công ty tiểu luận Tuy nhiên hạn chế thời gian, hiểu biết ít, nên tiểu luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Em mong bảo thêm đóng góp ý kiến từ thầy cô giáo cán công nhân viên chức Công ty để báo cáo thực tập tốt nghiệp tơi hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! 48 ... trạng ứng dụng iso 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt 2.2.1 Vai trò ISO cơng tác văn phòng Công ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân. .. PHẦN TH ƯƠNG MẠI VÀ TRUYỀN THƠNG DOANH NHÂN VIỆT 2.1 Khái qt Cơng ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt 2.1.1 Thông tin chung Công ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt... năm 2008, Công ty cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt - gọi tắt DTGROUP - DOANH NHAN VIET SECURITY Với năm ứng vững thị trường Công ty Cổ phần Thương mại Truyền thông Doanh Nhân Việt