Ứng dụng ISO 90012008 trong công tác văn phòng tại công ty cổ phần bánh kẹo tràng an

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Kết cấu của đề tài 3 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 4 1.1. Khái quát chung về quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng 4 1.1.1. Chất lượng 4 1.1.2. Quản lý chất lượng. 4 1.1.3. Hệ thống quản lý chất lượng. 5 1.1.4. Vai trò của quản lý chất lượng 5 1.2. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 5 1.2.1. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 5 1.2.2. Lợi ích của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 6 1.2.3. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 7 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM TRÀNG AN 8 2.1. Tổng quan về công ty Thực phẩm Tràng An 8 2.1.1. Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển công ty Thực phẩm Tràng An 8 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 9 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 11 2.2. Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty Thực phẩm Tràng An 13 2.2.1. Trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản 13 2.2.2. Trong công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 13 2.2.3. Trong công tác tổ chức sự kiện 14 2.2.4. Trong công tác quản lý nhân sự 16 2.2.5. Trong công tác kiểm tra, đánh giá thực hiện công việc 17 2.3. Đánh giá tình hình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty Tràng An. 18 2.3.1. Những mặt làm được 18 2.3.2. Những mặt chưa làm được 18 2.3.3. Nguyên nhân 19 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHÂT LƯỢNG ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRÀNG AN. 20 3.1.1. Về phía Nhà nước 20 3.1.2. Về phía doanh nghiệp 20 3.1.3. Đối với cán bộ, nhân viên 22 KẾT LUẬN 23 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 24

LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài “Ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng cơng ty Cổ phần Bánh Kẹo Tràng An” cơng trình nghiên cứu em thời gian qua Những nội dung em trình bày đề tài em tự tìm hiểu, nghiên cứu trình bày theo suy nghĩ thân, không chép nguyên văn từ tài liệu Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 10 tháng 02 năm 2017 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, em nhận hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình giảng viên học phần Quản trị học – Ths Nguyễn Tiến Thành Nhân đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến thầy trình giảng dạy hướng dẫn, giúp đỡ em suốt trình thực đề tài Trong trình nghiên cứu em gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ chun mơn hạn chế nên dù cố gắng đề tài em không tránh khỏi sai sót Vì vậy, em hy vọng nhận ý kiến đóng góp thầy, giáo để đề tài em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Trong xu phát triển hội nhập kinh tế, vấn đề quản lý chất lượng sản phẩm dịch vụ mục tiêu hàng đầu doanh nghiệp Ðể đạt điều này, doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cấp chứng theo tiêu chuẩn ISO 9000 Việc thực ISO 9000 biện pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, phát huy nội lực, củng cố lòng tin khách hàng, cải thiện quan hệ đầu tư mở rộng thị trường tiêu thụ nước quốc tế Thời gian qua, doanh nghiệp Việt Nam có cơng ty Cổ phần Thực phẩm Tràng An nhận thức tầm quan trọng áp dụng thành công Ðiều mang lại hiệu lớn cho doanh nghiệp, góp phần cải thiện chất lượng sản phẩm, tăng mức tiêu thụ sản phẩm nâng cao uy tín khách hàng Do đó, việc áp dụng hệ thống chất lượng ISO 9000 hoạt động sản xuất kinh doanh cơng tác văn phòng doanh nghiệp việc làm cần thiết phải thực đồng Trên sở kiến thức trang bị học phần Quản trị học em lựa chọn đề tài “Ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng cơng ty Cổ phần Thực phẩm Tràng An” Lịch sử nghiên cứu Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vấn đề nhiều quan, tổ chức quan tâm đặc biệt doanh nghiệp Việt Nam lợi ích mà ISO đem lại cho doanh nghiệp lớn; áp dụng ISO giúp doanh nghiệp đạt hiệu lớn công tác quản lý, nâng cao chất lượng, không ngừng cải tiến phù hợp với yêu cầu ngày cao thị trường Trong phạm vi đề tài, em đề cấp đến số nghiên cứu trước như: - Ths Nguyễn Hiệp(2010), giáo trình Xây dựng áp dụng hệ thống - quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000:2008 Hoàng Ngọc Tuấn(2012), Vận dụng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào quản lý thư viện, Báo thư việnCông nghệ thông tin Vũ Thị Thu Thảo(2016), Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu - chuẩn ISO 9001:2008 hoạt động văn phòng cơng ty cổ phần Hiền Đức Nguyễn Thị Nguyệt(2016), Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 - cơng tác văn phòng cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Nguyễn Thị Nga(2016), Ứng dụng ISO công tác quản trị văn - phòng cơng ty TNHH Thương Mại Kỹ thuật Mặc dù có nhiều cơng trình nghiên cứu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO Tuy nhiên, qua khảo sát, em xin khẳng định chưa có cơng trình nghiên cứu việc áp dụng ISO cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Thực phẩm Tràng An Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích - Tìm hiểu đánh giá tình hình ứng dụng ISO hoạt động văn phòng Cơng ty HỮU NGHỊ FOOD Từ đưa giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 3.2 9001:2008 công ty Cung cấp cho bạn đọc kiến thức ISO ứng dụng ISO văn phòng để phục vụ cho công việc sau Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài tập trung vào nhiệm vụ sau: Thứ nhất: Hệ thống hóa sở lý luận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO Thứ hai: Tìm hiểu đánh giá thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng cơng ty Tràng An Thứ ba: Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng Tràng An Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài này, em sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập, xử lý kế thừa thông tin tài liệu nghiên cứu trước - Phương pháp thơng kê, mơ tả: Thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu tìm đặc trưng đối tượng nghiên cứu làm sở để phân tích - Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp sử dụng nhiều suốt trình thực đề tài Kết cấu đề tài Đề tài chia thành chương: Chương 1: Tổng quan Hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Chương 2: Thực trạng áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn phòng cơng ty Cổ phần Thực phẩm Tràng An Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Công ty Cổ phần Thực phẩm Tràng An CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 1.1 Khái quát chung quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng 1.1.1 Chất lượng Chất lượng định nghĩa phức tạp mà người thường hay gặp phải hoạt động Có nhiều cách định nghĩa khác tùy vào góc độ nhà quan sát, có quan niệm cho rằng: “Sản phẩm chất lượng mặt vượt trội so với sản phẩm loại thị trường”, lại có quan điểm cho rằng: “Sản phẩm đạt chất lượng dáp ứng nhu cầu, momg muốn khách hàng” Tổ chức quốc tế tiêu chuẩn hóa (ISO) đưa định nghĩa chất lượng tiêu chuẩn ISO 9000 sau: “Chất lượng mức độ mà tập hợp tính chất đặc trưng thực thể có khả thỏa mãn nhu cầu nêu hay tiềm ẩn” Do tác dụng thực tế nên định nghĩa chấp nhận cách rộng rãi hoạt động kinh doanh quốc tế nên định nghĩa chấp nhận cách rộng rãi hoạt động kinh doanh quốc tế ngày Như vậy, hiểu cách đơn giản chất lượng khả tập hợp tính chất, đặc trưng sản phẩm, hệ thống hay trình theo xu hướng cải tiến nhằm đáp ứng nhu cầu thỏa mãn khách hàng 1.1.2 Quản lý chất lượng Khái niệm quản lý chất lượng có nhiều tác giả quan tâm nhiều tổ chức nghiên cứu Theo ISO 9000-2000: “Quản lý chất lượng hoạt động có phối hợp nhằm đạo kiểm soát tổ chức chất lượng” Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO tiêu chuẩn ISO 9000 cho rằng: “Quản lý chất lượng hoạt động có chức quản lý chung nhằm đề mục tiêu chất lượng, sách chất lượng thực chúng biện pháp hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng cải tiến chất lượng khuôn khổ định” 1.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng Theo VCVN ISO 9000:2007 “Hệ thống quản lý chất lượng tập hợp yếu tố có liên quan tương tác để định hướng kiểm soát tổ chức chất lượng” Hiểu cách đơn giản hệ thống quản lý chất lượng hệ thống có phân rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn thành viên doanh nghiệp, tất công việc quy định thực theo cách thức định nhằm trì hiệu ổn định hoạt động Hệ thống quản lý chất lượng phương diện để thực mục tiêu chức quản lý chất lượng 1.1.4 Vai trò quản lý chất lượng - Quản lý chất lượng giữ vai trò quan trọng công tác quản lý kinh tế quản trị kinh doanh Theo quan điểm Quản lý chất - lượng hoạt động quản lý có chất lượng Quản lý chất lượng có vai trò quan trọng đến phát triển doanh nghiệp: đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ tiết kiệm lao động cho xã hội, sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên - công cụ lao động để tạo giá trị gia tăng lớn Quản lý chất lượng có vai tṛ quan trọng người tiêu dùng sản phẩm dịch vụ: Khi sử dụng sản phẩm có chất lượng đem lại nhiều lợi ích cho người tiêu dùng Vì thực tổ chức quản lý chất lượng doanh nghiệp phải coi vấn đề sống để không ngừng cải tiến nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày cao khách hàng 1.2 Khái quát tiêu chuẩn ISO 9001:2008 1.2.1 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc tiêu chuẩn ISO 9000 Quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức cần chứng tổ lực việc lực việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thỏa mãn nhu cầu khách hàng - Nhóm Yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng; Nhóm Yêu cầu trách nhiệm lãnh đạo; Nhóm Yêu cầu quản lý nguồn lực; Nhóm Yêu cầu tạo sản phẩm; Nhóm Yêu cầu đo lường giám sát cải tiến; 1.2.2 Lợi ích tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng - Hệ thống văn quy trình thủ tục hành kiện tồn tạo hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải công việc đồng thời có sở tài liệu để tạo tuyển dụng công - chức, viên chức; Lãnh đạo không sa vào công tác vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều cho cấp thuộc quyền có nhiều thời gian để đầu tư cho công tác phát - triển quan; Đo lường, đánh giá hệ thống, q trình, chất lượng cơng việc hài lòng khách hàng theo chuẩn mực hay mục tiêu chất - lượng cụ thể; Làm cho công chức, viên chức có nhận thức tốt chất lượng công việc thực thủ tục qn tồn quan - mục tiêu cải cách hành chính; Khuyến khích cơng chức, viên chức chủ động hướng đến việc nâng - cao thành tích đon vị quan; Đánh giá hiệu lực tác dụng chủ trương, sách văn pháp lý thi hành thực tế để đề xuẩ với quan chủ quan có biện pháp cải tiến đổi cho thích hợp với tình - hình phát triển; Thúc đẩy nhanh việc thực quy chế dân chủ mặt hoạt động quan tạo hội để thành viên có liên quan tham gia góp ý định hướng, mục tiêu, chiến lược thủ tục quy trình giải cơng việc hành Với lợi ích thiết thực trên, đem lại hiệu thực sự, quan, tổ chức giới Việt Nam áp dụng thành cơng ISO cơng tác văn phòng 1.2.3 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Trong cơng tác văn phòng khơng phải nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9002:2008 cơng tác văn phòng vào văn hướng dẫn nghiệp vụ có; thực tế triển khai thực văn hướng dẫn nghiệp vụ với quy định nhà nước hướng dẫn nghiệp vụ Hiện nay, công tác văn phòng triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nghiệp vụ: Soạn thảo ban hành văn bản; Quản lý văn đến; Quản lý văn nhân sự;Tổ chức kiện; Kiểm sốt cơng việc 10 - Đảm bảo đời sống vật chất đời sống cán bộ, công nhân công ty, giữ đoàn kết nội - Chấp hành hoạt động Đảng Nhà nước, thực đóng thuế kinh doanh đầy đủ cho nhà nước Trong năm qua, để tồn phát triển thị trường, doanh nghiệp thực số nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Kinh doanh mặt hàng theo quy định giấy phép kinh doanh - Tuyển dụng lao động vào làm việc tạo công ty theo quy định pháp luật lao động quy định công ty - Đưa thực kế hoạch, chiến lược kinh doanh phạm vi công - ty Trang bị máy móc, cơng nghệ tiên tiến, cung cấp ngun vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất Công ty có trách nhiệm bảo tồn sử dụng phát triển vốn - Cơng ty phải có trách nhiệm thực phân phối theo lao động, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán công nhân viên, nâng cấp trình độ chun mơn tay nghề lao động, đồng thời q trình hoạt động cơng ty phải thực đầy đủ nghĩa vụ nhà nước - Để nâng cao tính hấp dẫn sản phẩm, nâng cao chất lượng hạ giá thành sản phẩm, thỏa mãn nhu cầu khách hàng nhiệm vụ cần thiết công ty : thường xuyên nâng cao thiết bị sản xuất sản phẩm, thay đổi mặt hàng, cải tiến mẫu mã bao bì, nâng cao chất lượng sản phẩm - Nghiên cứu nguồn nguyên liệu nước thay hàng nhập nhằm hạ giá thành sản phẩm, hạn chế ảnh hưởng biến động từ nước - Nghiên cứu sản phẩm có chất lượng, giá phù hợp với thị trường vùng sâu vùng xa - Củng cố thị trường nước tăng cường công tác mở rộng xuất - Nghiên cứu nhu cầu thị trường khả tiêu thụ sản phẩm bánh kẹo, tổ chức sản xuất nhằm thỏa mãn nhu cầu thị trường tiêu dùng 13 - Tạo công ăn việc làm cho người lao động với mức thu nhập ổn định ngày tăng lên - Tổ chức việc thực hạch toán kinh doanh, nhằm sử dụng hiệu nguồn lực cơng ty, đảm bảo kết hợp hài hòa đa dạng lợi ích nguồn lực cơng ty người lao động 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Từ xí nghiệp trực thuộc doanh nghiệp Nhà nước, từ chuyển sang hình thức Cơng ty cổ phần, tổ chức máy lãnh đạo cơng ty có nhiều thay đổi Bộ máy quản lý công ty bố trí theo mơ hình trực tuyến chức gọn nhẹ mà phù hợp với yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Bộ máy lãnh đạo cơng ty gồm có: - Hội đồng quản trị: Gồm thành viên hội đồng cổ đơng bầu có quyền nhân danh cơng ty để đưa định đến đường lối phát triển công ty Đứng đầu chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành người người trao quyền điều hành hoạt động công ty chịu trách nhiệm kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty trước hội đồng quản trị Hội đồng quản trị có quyền định đến mục tiêu liên quan đến nghĩa vụ quyền lợi công ty - Bộ máy lãnh đạo trực tiếp công ty Ban giám đốc Hội đồng quản trị bổ nhiệm gồm giám đốc phó giám đốc Trong phó giám đốc phụ trách kinh doanh phó giám đốc phụ trách kỹ thuật - Giám đốc: người có quyền cao quản lý điều hành cơng ty, có quyền: + Được ký kết hợp đồng kinh tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp + Từ chối thực định chủ tịch hay phó chủ tịch thành viên khác Hội đồng quản trị thấy định trái pháp luật, trái với điều lệ công ty, hay nghị Đại hội đồng cổ đơng, đồng thời có trách nhiệm báo cho kiểm sốt viên - Phó Giám Đốc: Gồm người trợ tá cho Giám Đốc hoàn thành tiến độ công việc, người phụ trách kinh doanh người chịu trách nhiệm kỹ thuật chịu trách nhiệm trước giám đốc trách nhiệm giao Có trách 14 nhiệm tham mưu cho giám đốc kế hoạch tài liên quan đến sản xuất kinh doanh cơng ty Ngồi giám đốc có trách nhiệm giải cơng việc giám đốc vắng Dưới ban giám đốc phòng ban hoạt động theo chức cụ thể, gồm: - Phòng nghiệp vụ kinh doanh: Chịu trách nhiệm việc cung ứng đầy đủ yếu tố đầu vào ( Ví dụ: Nguyên liệu chính, nguyên liệu phụ, ) cho sản xuất tiêu thụ sản phẩm Phòng nghiệp vụ kinh doanh gồm phận chính: + Bộ phận kinh doanh bán hàng chịu trách nhiệm hoạt động tiêu thụ sản phẩm công ty + Tổ kỹ thuật: Chịu trách nhiệm kiểm tra giám sát đạo sản xuất - Phòng tài kế tốn: Có chức thu thập xử lý thơng tin phân tích thơng tin thuộc lĩnh vực tài – kế tốn nhằm phục vụ cho cơng tác quản lý Qua kiểm tra tình hình thực kế hoạch, báo cáo giám đốc tình hình sử dụng vật tư, lao động, tài sản cố định kết sản xuất kinh doanh công ty, tình hình tài đơn vị nhằm thực tốt chế độ tài kế tốn, nâng cao hiệu sản xuất đơn vị - Phòng tổ chức – Hành chính: Là phận tham mưu cho ban lãnh đạo công ty đồng thời thực công tác quản lý lĩnh vực công tác tổ chức lao động, cán tiền lương thực đầy đủ sách xã hội với người lao động - Phân xưởng sản xuất: Là nơi trực tiếp tạo sản phẩm nơi chiếm đa số lực lượng lao động ( Chủ yếu công nhân nhân viên kỹ thuật công ty), tổ có hoạt động riêng tự chịu trách nhiệm trước ban giám đốc kết công việc tổ 2.1 Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng cơng ty Thực phẩm Tràng An 2.1.1 Trong công tác soạn thảo, ban hành văn Soạn thảo ban hành văn nghiệp vụ quan trọng quan, tổ chức có Tràng An Cơng tác thực nhằm mục đích trao đổi thông tin, giải công việc, truyền đạt 15 định cấp cấp Các văn chủ yếu công ty bao gồm: Quyết định, công văn, thông báo, kế hoạch Trước áp dụng ISO, công tác soạn thảo ban hành văn công ty Tràng An gặp nhiều khó khăn: Chất lượng văn ban hành chưa cao, thể thức văn chưa thống nhất, cơng tác soạn thảo ban hành văn tốn nhiều thời gian văn ban hành mắc nhiều lỗi sai Nhận thức vấn đề, ban lãnh đạo công ty định áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo, ban hành văn công ty Đồng thời ban lãnh đạo công ty mời chuyên gia hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên quy trình soạn thảo ban hành văn theo tiếu chuẩn ISO 9001:2008 Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn phần khắc phục hạn chế trước Quy trình soạn thảo ban hành văn thực dễ dàng hiệu Áp dụng tiêu chuẩn ISO góp phần cải thiện nâng cao ý thức, trách nhiệm cán bộ, nhân viên công tác Mặc dù thế, thực tế số cán cơng chức làm tắt số bước, đặc biệt việc dự thảo văn dẫn đến số hạn chế Cùng với việc đóng dấu sai quy định 2.1.2 Trong công tác quản lý giải văn đến Cũng doanh nghiệp, công ty khác, Tràng An năm tiếp nhận nhiều văn bản, giấy tờ, công văn đến phục vụ cho hoạt động công ty gửi từ nhiều đơn vị, tổ chức ngồi cơng ty Trước áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý văn đến cơng ty gặp nhiều khó khăn Hầu hết, văn gửi đến công ty thực theo thói quen làm việc mà khơng có quy định cụ thể để áp dụng, văn gửi đến Tràng An không xử lý kịp thời làm ảnh hướng đến hoạt động tồn cơng ty Cuối năm 2010, lãnh đạo công ty định áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý văn đến phần khắc phục hạn chế tồn 16 Hiện nay, cơng tác quản lý văn đến thực theo quy trình , giúp cho cơng tác chặt chẽ hơn, giảm tình trạng xử lý văn đến khơng kịp thời, quy trình phân cơng rõ trách nhiệm cá nhân, phận vai trò quản lý văn đến công ty Áp dụng tiêu chuẩn ISO công tác quản lý văn đến giúp cho cán chun mơn nắm bắt quy trình, cách thức thực từ làm giảm mát tài liệu nâng cao hiệu công việc Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý văn đến Tràng An đem lại chuyển biến tích cực, song số bất cập Một số cán bộ, nhân viên không thực quản lý văn đến theo quy trình quy định, bỏ qua bước đặc biệt việc phối hợp với đơn vị liên quan Các văn đến cần xin ý kiến đạo lãnh đạo chậm trễ việc chuyển giao Trong thực tế công tác quản lý văn đến, hầu hết việc hướng dẫn văn phòng thực văn mà chưa có hướng dẫn trực tiếp, công tác kiểm tra, đánh giá chưa thực cách thường xuyên, triệt để 2.1.3 Trong công tác tổ chức kiện Ngày nay, hoạt động văn phòng khơng liên quan đến văn bản, giấy tờ, thủ tục hành mà bao gồm hoạt động tổ chức hội họp, tổ chức kiện, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Hằng năm, Tràng An có kiện mang tính định kỹ như: Lễ Khai xuân, Lễ Tổng kết công tác năm số kiện có tính chất ảnh hưởng đến hiệu hoạt động công ty lễ ký kết hợp đồng Khi chưa áp dụng ISO trình tổ chức kiện cơng ty gặp nhiều khó khăn trình kiện diễn gặp nhiều lỗi Quá trình lập kế hoạch tốn nhiều thời gian, khơng chủ động thời gian, khó quy trách nhiệm cho cá nhân, đơn vị có lỗi trình tổ chức Việc áp dụng ISO 9001:2008 vào việc tổ chức kiện xây dựng quy trình cho cán bộ, nhân viên thực Việc hệ thống hóa bước 17 quy trình tổ chức tổ chức kiện giúp cho cán bộ, nhân viên tổ chức thực dễ dàng tránh sai sót q trình tổ chức kiện Áp dụng ISO 9001:2008 công tác tổ chức kiện bước đầu đem lại thành công đáng ghi nhận - Kế hoạch, mục tiêu kiện xây dựng rõ ràng, phận, - cá nhân có phân cơng nhiệm vụ cụ thể, phù hợp cơng Áp dung quy trình tổ chức kiện giúp cho cán bộ, nhân viên xác định nhiệm vụ cách xác, tránh việc đùn đẩy trách nhiệm bên - Nhờ áp dụng tiêu chuẩn ISO giúp cho việc dự trù kinh phí yêu cầu, tiết kiệm sử dụng mục đích - Làm giảm đáng kể sai sót tồn so với chương trình, kiện trước Bên cạnh đó, cơng tác tồn số hạn chế định - Công tác hậu cần tổ chức chưa tốt, cụ thể hệ thống thiết bị hỗ trợ trục trặc gây gián đoạn kiện - Một số kiện chưa thực tốt chương trình thay đổi liên tục khơng có thống ý kiến đơn vị, cá nhân phối hợp thực - Các kiện định kì mang nặng tính khn mẫu, có sáng tạo nên khơng tạo thu hút người tham gia - Công tác truyền thơng kém, dẫn đến việc tổ chức kiện chưa đem lại kết cao Ứng dụng ISO phần khắc phục sai sót đơn giản hóa quy trình cơng tác tổ chức kiện Tuy nhiên, để công tác đạt hiệu cao nữa, ban lãnh đạo công ty cần có phương án thay đổi quán triệt việc áp dụng quy trình tổ chức kiện công tác 2.1.4 Trong công tác quản lý nhân Nhân coi tài sản lớn yếu tố định thành công hay thất bại tổ chức Chính vậy, từ khâu công tác ban lãnh đạo công ty lãnh đạo văn phòng đặc biệt trọng Quản lý nhân có vai trò quan trọng hoạt động công ty, thực 18 tốt công tác đảm bảo nguồn nhân số lượng chất lượng để phục vụ yêu cầu công việc Áp dụng tiêu chuẩn ISO quản lý nhân tạo nhiều thuận lợi công tác nhân sự, đặc biệt hoạt động tuyển dụng với quy trình tiêu chuẩn rõ ràng, cụ thể Sau áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý nhân cơng ty Tràng An có chuyển biến theo chiều hướng tích cực Cán bộ, nhân viên tuyển dụng vào làm việc cho công ty người có lực, say mê khát khao cống hiến, gắn bó lâu dài với công ty Ở Tràng An công tác quản lý nhân không dừng lại hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn nhân mà gắn liền với hoạt động đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chun mơn, kỹ thực nghiệp vụ đội ngũ cán bộ, nhân viên công ty, đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc Áp dụng tiêu chuẩn ISO công tác quản lý nhân Tràng An đạt kết đáng khích lệ Hoạt động tuyển dụng thực theo quy trình, chất lượng tuyển dụng ngày nâng cao; Các chức danh tuyển dụng xây dựng tiêu chuẩn rõ ràng giúp cho việc tuyển chọn dễ dàng hơn; Các cán bộ, nhân viên cử đào tạo, bồi dưỡng thực công việc hiệu hướng dẫn lại cho người không cử đào tạo, bồi dưỡng Tuy nhiên, công tác quản lý nhân cơng ty số hạn chế chưa khắc phục Vẫn tình trịnh nhân nghỉ việc chừng chưa hết hợp đồng làm việc; Một số vị trí, chức danh chưa tìm ứng viên phù hợp chế độ, sách cơng ty chưa đáp ứng kì vọng ứng viên; Hoạt động tào tạo, bồi dưỡng chưa thực thường xuyên đồng Muốn phát huy hết lực cống hiến đội ngũ nhân sự, ban lãnh đạo cần có giải pháp cụ thể, gắn liền với lợi ích người lao động tăng lương, thưởng đề chế tài người vi phạm Điều giúp cho cán bộ, nhân viên có trách nhiệm với cơng việc mình, góp phần nâng cao hiệu suất chung tồn cơng ty 2.1.5 Trong công tác kiểm tra, đánh giá thực công việc 19 Việc kiểm tra, đánh giá ttrong chức nhà quản trị Thơng qua hoạt động này, lãnh đạo nắm bắt khối lượng công việc, tiến độ thực mức độ hồn thành cơng việc cá nhân, đơn vị giao nhiệm vụ Trước áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hoạt động kiểm tra, đánh giá Tràng An gặp nhiều khó khăn không thực cách thường xuyên Sau áp dụng ISO, công tác trở nên dễ dàng nhiều Việc kiểm tra, đánh giá công việc thông qua báo cáo cá nhân, đơn vị văn bản, thư điện tử báo cáo trực tiếp Các tiêu chí hồn thành công việc xây dựng phổ biến cho tồn thể cán bộ, nhân viên, cơng tác đánh giá thực cách xác, cơng khách quan Bên cạnh đó, cơng tác kiểm tra, đánh giá “mặt trái” Nhiều cán bộ, nhân viên thực làm báo cáo theo kiểu đối phó, cho xong nhiệm vụ khơng thật hài lòng với nhiệm vụ Có nhiều trường hợp báo cáo giống nhau, cho thấy thái độ cung ý thức số cán bộ, nhân viên chưa cao Việc thực kiểm tra, đánh giá mang tính hình thức Chưa có chế tài xử phạt trường hợp vi phạm Kiểm tra, đánh giá khơng mẻ nhà quản trị Thế để thực tốt công tác điều mà nhà quản trị dễ dàng làm tốt Ban lãnh đạo cơng ty cần có biện pháp cụ thể, triệt để cơng tác để góp phần chấn chỉnh thái độ làm việc cán bộ, nhân viên để hồn thành mục tiêu chung cơng ty phát triển cơng ty 2.2 Đánh giá tình hình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng cơng ty Tràng An 2.2.1 Những mặt làm - Được ủng hộ Ban lãnh đạo cơng ty, q trình triển khai ứng dụng ISO 9001:2008 công ty đạo kịp thời, sát lãnh đạo - Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 giúp Tràng An nói chung văn phòng nói riêng quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn chuẩn mực tránh việc quản lý chồng chéo, không hiệu 20 - Việc chuẩn hóa cơng tác nghiệp vụ văn phòng dạng văn cách rõ ràng, tạo sở thuận lợi cho việc hướng dẫn, đào tạo giúp cho cán bộ, nhân viên thực công việc quy định - Giúp cho lãnh đạo cơng ty dễ dàng kiểm sốt hoạt động phận, nhân viên công ty Nâng cao nhận thức, trình độ ý thức trách nhiệm lãnh đạo nhân viên - Công tác văn phòng cải thiện đầu mối để giúp phòng ban khác doanh nghiệp đối tư phương pháp làm việc khoa học, góp phần tạo niềm tin cho đối tác khách hàng - Góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm đội ngũ cán bộ, nhân viên 2.2.2 Những mặt chưa làm Bên cạnh ưu điểm, việc áp dụng ISO 9001:2008 công ty Cổ phần Thực phẩm Tràng An tồn số hạn chế cần khắc phục: - Trong q trình giải cơng việc, số cán bộ, nhân viên chưa thực nghiêm túc triệt để số quy định công ty, phận chưa nhận thức tầm quan trọng, lợi ích việc áp dụng ISO công việc họ cho trách nhiệm lãnh đạo - Hiện nay, cơng tác văn phòng cơng ty Thực phẩm Tràng An chưa áp dụng phần mềm quản lý văn phòng, quản lý nhân khiến cho công tác áp dụng ISO chưa mang lại kết cao - Các nghiệp vụ văn phòng Cơng ty Tràng An chưa có văn quy định rõ ràng dẫn đến công tác ứng dụng ISO chưa mang lại kết mong đợi - Một số quy trình nghiệp vụ văn phòng xây dựng đưa vào thực khơng phù hợp với tình hình thực tiễn hoạt động văn phòng doanh nghiệp - Công tác kiểm tra, đánh giá việc thực áp dụng ISO hiệu mang lại cảm tính, số liệu chưa thống kế cách xác 2.2.3 Nguyên nhân Những hạn chế xác định số nguyên nhân sau: Trước hết phải kể đến nhận thức đội ngũ cán bộ, nhân viên Tại công ty Thực phẩm Tràng An, công tác tuyên truyền, thông tin vấn đề chất lượng, 21 tiêu chuẩn ISO chưa thực cách rơ ràng dẫn đến phận cán bộ, nhân viên chưa hiểu chất ứng dụng ISO vào cơng việc Để thay đổi thói quen làm việc vấn đề nan giải cơng ty Ban lãnh đạo cơng ty có quan, trọng đến việc áp dụng ISO 9001:2008 nhiên việc triển khai chưa triệt để thiếu đồng Trong q trình áp dụng ISO thiếu liên kết với đơn vị đào tạo nghiệp vụ văn phòng đơn vị tư vấn ISO Các trang thiết bị sử dụng công ty Thực phẩm Tràng An chưa đáp ứng đủ yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng lĩnh vực khác Công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng áp dụng ISO chưa ban lãnh đạo ban đạo điều hành áp dụng ISO thực thường xuyên Điều khiến cho việc phát lỗi sai, bất cấp trở nên khó khăn Các chế tài xử phạt đơn vị, cá nhân vi phạm nguyên tắc ứng dụng ISO lỏng lẻo CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHÂT LƯỢNG ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TRÀNG AN Thế kỷ 21 coi kỷ phát triển rực rỡ khoa học công nghệ kỷ chất lượng Vấn đề chất lượng đặt lên hàng đầu so với cạnh tranh số lượng giá để mang lại thành công cho doanh nghiệp Chất lượng yếu tố cạnh tranh tạo hội kinh doanh chiếm lĩnh trị thường Qua việc tìm hiểu, đánh giá tình hình ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, em xin mạnh dạn đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác Văn phòng cơng ty Cổ phần Thực phẩm Tràng An 3.1.1 Về phía Nhà nước - Bên cạnh văn ban hành thực hiện, Nhà nước cần có thêm văn quy phạm pháp luật, chế tài quy định cụ thể cho quan, tổ chức ứng dụng ISO không cho quan hành mà cho doanh nghiệp 22 - Cần có sách hỗ trợ doanh nghiệp để khuyến khích doanh nghiệp giảm thuế, giảm thủ tục hành chính, vay vốn nhằm giảm bớt khó khăn việc xây dựng hoàn thiện hệ thống quản lý - chất lượng nhằm trì hoạt động phát triển doanh nghiệp Cần có sách ưu đãi khuyến khích doanh nghiệp ứng dụng xây dựng mơ hình quản lý chất lượng hời hạn định 3.1.2 Về phía doanh nghiệp Lãnh đạo cơng ty cần phải có nhận thức đắn vai trò, tầm quan trọng việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng Mặc dù có quan tâm trọng tới việc nâng cao chất lượng cơng tác văn phòng, lãnh đạo Tràng An chưa có nhận thức đầy đủ chưa vai trò việc áp dụng ISO công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp, đặc biệt cơng tác văn phòng Tăng cường việc tuyên truyền, phổ biến kiến thức, đào tạo chất lượng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001; 2008 tới toàn thể cán bộ, nhân viên công ty Công tác phải thực cách thường xuyên để đơn vị, cá nhân hiểu áp dụng Để thực điều đó, cơng ty cần: - Qn triệt mục tiêu, tư tưởng cuối hướng tới chất lượng; Tổ chức buổi hội thảo chuyên đề ISO việc áp dụng ISO - mẻ doanh nghiệp Việt Nam; Tổ chức buổi tập huấn, trao đổi kinh nghiệm với doanh nghiệp ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Ban hành văn hướng dẫn, quy chế nghiệp vụ văn phòng, quy định áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cách chi tiết, cụ thể Đây coi công cụ hữu hiệu hỗ trợ cho công tác quản lý lãnh đạo Thông qua văn nâng cao ý thức, trách nhiệm, thống nề nếp làm việc cán bộ, nhân viên công ty 23 Phải ưu tiên đáp ứng kịp thời vấn đề tài cho việc xây dựng ISO có ISO 9001:2008 Cần có chế độ đãi ngộ, thưởng phạt công tác áp dụng ISO để khuyến khích người lao động yên tâm làm việc, gắn bó với doanh nghiệp, xác định nhu cầu rõ ràng Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ, hợp tác cán bộ, nhân viên, phận doanh nghiệp Ban lãnh đạo cần liên tục cập nhật thông tin cách thức ứng dụng ISO doanh nghiệp nước Đồng thời lãnh đạo công ty cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cần kịp thời bổ sung nhân cho vị trí thiếu để tránh gián đoạn thực cơng việc có phối hợp đơn vị, phòng ban 3.1.3 Đối với cán bộ, nhân viên Trước hết, cán bộ, nhân viên phải không ngừng trau dồi, rèn luyện ý thức, thái độ trình độ chun mơn Biết tiếp thu ý kiến đạo ban lãnh đạo việc việc áp dụng ISO 9001:2008 hoạt động công ty nói chung, cơng tác văn phòng nói riêng Nắm vững quy trình nghiệp vụ theo tiêu chuẩn ISO để thực công việc hiệu Kịp thời phản ánh, đóng góp ý kiến cho lãnh đạo bất cập q trình thực cơng việc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để kịp thời khắc phục có giải pháp thay phù hợp 24 25 KẾT LUẬN Trong năm qua, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng cơng ty Cổ phần Thực phẩm Tràng An đạt hiệu định, nhiên tồn hạn chế cần phải khắc phục Để công tác đạt hiệu cách tốt đòi hỏi cán bộ, nhân viên cơng ty phải có biện pháp, quan tâm đến việc áp dụng, cập nhập tiêu chuẩn ISO Đồng thời, phải triển khai hoạt động liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ VP theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để từ phát huy tính hiệu quả, sáng tạo cơng việc, đem đến thành công cho công ty Đề tài tìm thuận lợi khó khăn việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Tràng An đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Hy vọng, qua đề tài này, cung cấp cho bạn sinh viên khác số kiến thức chuyên ngành theo học để phục vụ cho cơng việc sau Như vậy, tìm hiểu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO cơng tác văn phòng tìm hiểu cơng việc sau Đề tài sản phẩm ghi nhận cố gắng em trình học tập trình khảo sát thực tế công ty Tràng An Mặc dù cố gắng, hạn chế chuyên mơn nên đề tài khơng tránh khỏi sai sót Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy, để đề tài hồn thiện 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hải Sản(2013), Giáo trình Quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội Ths.Nguyễn Tiến Thành, Tập giảng Quản trị học Ths Nguyễn Hiệp(2010), giáo trình Xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000:2008 Hoàng Ngọc Tuấn(2012), Vận dụng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào quản lý thư viện, Báo thư viện - Công nghệ thông tin Vũ Thị Thu Thảo(2016), Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hoạt động văn phòng cơng ty cổ phần Hiền Đức Nguyễn Thị Nguyệt(2016), Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Nguyễn Thị Nga(2016), Ứng dụng ISO công tác quản trị văn phòng cơng ty TNHH Thương Mại Kỹ thuật Ngồi ra, đề tài có sử dụng số tài liệu mạng khác 27 ... 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM TRÀNG AN Tổng quan công ty Thực phẩm Tràng An Vài nét lịch sử hình thành phát triển công ty Thực phẩm Tràng An Công ty Cổ phần Tràng An (Tràng An) tiền... chuẩn ISO Thứ hai: Tìm hiểu đánh giá thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng công ty Tràng An Thứ ba: Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng Tràng. .. cấp Các văn chủ yếu công ty bao gồm: Quyết định, công văn, thông báo, kế hoạch Trước áp dụng ISO, công tác soạn thảo ban hành văn công ty Tràng An gặp nhiều khó khăn: Chất lượng văn ban hành