MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Kết cấu của đề tài 3 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 4 1.1. Khái quát chung về quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng 4 1.1.1. Chất lượng 4 1.1.2. Quản lý chất lượng. 4 1.1.3. Hệ thống quản lý chất lượng. 5 1.1.4. Vai trò của quản lý chất lượng 5 1.2. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 5 1.2.1. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 5 1.2.2. Lợi ích của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 6 1.2.3. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 7 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM TRÀNG AN 8 2.1. Tổng quan về công ty Thực phẩm Tràng An 8 2.1.1. Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển công ty Thực phẩm Tràng An 8 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 9 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 11 2.2. Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty Thực phẩm Tràng An 13 2.2.1. Trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản 13 2.2.2. Trong công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 13 2.2.3. Trong công tác tổ chức sự kiện 14 2.2.4. Trong công tác quản lý nhân sự 16 2.2.5. Trong công tác kiểm tra, đánh giá thực hiện công việc 17 2.3. Đánh giá tình hình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty Tràng An. 18 2.3.1. Những mặt làm được 18 2.3.2. Những mặt chưa làm được 18 2.3.3. Nguyên nhân 19 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHÂT LƯỢNG ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRÀNG AN. 20 3.1.1. Về phía Nhà nước 20 3.1.2. Về phía doanh nghiệp 20 3.1.3. Đối với cán bộ, nhân viên 22 KẾT LUẬN 23 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 24
Trang 1LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài “Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác Văn phòng tại công ty Cổ phần Bánh Kẹo Tràng An” là công trình nghiên cứu của
em trong thời gian qua Những nội dung em trình bày trong đề tài đều do em tựtìm hiểu, nghiên cứu và trình bày theo suy nghĩ của bản thân, không sao chép nguyên văn
từ bất kỳ tài liệu nào
Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin
sử dụng trong công trình nghiên cứu này
Hà Nội, ngày 10 tháng 02 năm 2017
Trang 2Trong quá trình nghiên cứu em gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác do trình
độ chuyên môn còn hạn chế nên dù đã rất cố gắng nhưng đề tài của em khôngtránh khỏi những sai sót Vì vậy, em hy vọng nhận được những ý kiến đóng gópcủa thầy, cô giáo để đề tài của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn !
Trang 3MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
Trang 4PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lí do chọn đề tài
Trong xu thế phát triển và hội nhập kinh tế, vấn đề quản lý chất lượng sảnphẩm và dịch vụ là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp Ðể đạt được điều này,các doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng và được cấp chứng chỉtheo tiêu chuẩn ISO 9000 Việc thực hiện ISO 9000 là biện pháp nhằm nâng caochất lượng sản phẩm, phát huy nội lực, củng cố lòng tin của khách hàng, cảithiện quan hệ đầu tư và mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước và quốc tế
Thời gian qua, các doanh nghiệp Việt Nam trong đó có công ty Cổ phần Thựcphẩm Tràng An đã nhận thức được tầm quan trọng và đã áp dụng thành công Ðiềunày mang lại hiệu quả rất lớn cho doanh nghiệp, góp phần cải thiện chất lượng sảnphẩm, tăng mức tiêu thụ sản phẩm cũng như nâng cao uy tín đối với khách hàng Do
đó, việc áp dụng hệ thống chất lượng ISO 9000 trong hoạt động sản xuất kinhdoanh cũng như trong công tác văn phòng tại các doanh nghiệp là việc làm cầnthiết và phải được thực hiện đồng bộ
Trên cơ sở những kiến thức được trang bị trong học phần Quản trị học
em đã lựa chọn đề tài “Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác Văn phòng tại công ty Cổ phần Thực phẩm Tràng An”
2 Lịch sử nghiên cứu
Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO là vấn đề được
nhiều cơ quan, tổ chức quan tâm đặc biệt là các doanh nghiệp Việt Nam vì lợiích mà ISO đem lại cho doanh nghiệp là rất lớn; áp dụng ISO giúp doanh nghiệpđạt hiệu quả lớn trong công tác quản lý, nâng cao chất lượng, không ngừng cảitiến phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của thị trường
Trong phạm vi của đề tài, em đề cấp đến một số nghiên cứu trước đó như:
- Ths Nguyễn Hiệp(2010), giáo trình Xây dựng là áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000:2008
- Hoàng Ngọc Tuấn(2012), Vận dụng các yêu cầu của hệ thống quản
lý chất lượng ISO 9001:2008 vào quản lý thư viện, Báo thư Công nghệ thông tin.
Trang 5viện Vũ Thị Thu Thảo(2016), Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn phòng tại công ty cổ phần Hiền Đức.
- Nguyễn Thị Nguyệt(2016), Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông.
- Nguyễn Thị Nga(2016), Ứng dụng ISO trong công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại và Kỹ thuật
Mặc dù có rất nhiều công trình nghiên cứu về việc áp dụng hệ thống quản
lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO Tuy nhiên, qua khảo sát, em xin khẳng địnhchưa có công trình nào nghiên cứu về việc áp dụng ISO trong công tác vănphòng tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Tràng An
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích
- Tìm hiểu và đánh giá tình hình ứng dụng ISO trong hoạt động vănphòng tại Công ty HỮU NGHỊ FOOD Từ đó đưa ra giải pháp nhằmhoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2008 tại công ty
- Cung cấp cho bạn đọc những kiến thức về ISO và ứng dụng ISOtrong văn phòng để phục vụ cho công việc sau này
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài tập trung vào các nhiệm vụ cơ bản sau:
Thứ nhất: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống quản lý chất lượng theotiêu chuẩn ISO
Thứ hai: Tìm hiểu và đánh giá thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 trongcông tác Văn phòng tại công ty Tràng An
Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO9001:2008 trong công tác Văn phòng tại Tràng An
4 Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này, em đã sử dụng một số phương pháp như sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập, xử lý và kế thừa thông tin ởnhững tài liệu nghiên cứu trước đó
Trang 6- Phương pháp thông kê, mô tả: Thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu vàtìm ra các đặc trưng của đối tượng nghiên cứu làm cơ sở để phân tích
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: đây là phương pháp được sử dụngnhiều nhất trong suốt quá trình thực hiện đề tài
5 Kết cấu của đề tài
Đề tài được chia thành 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về Hệ thống quản lý chất lượng và tiêu chuẩn ISO
9001:2008
Chương 2: Thực trạng áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
tại công ty Cổ phần Thực phẩm Tràng An
Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Tràng An
Trang 7CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
VÀ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 1.1 Khái quát chung về quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng
Tổ chức quốc tế và tiêu chuẩn hóa (ISO) đưa ra định nghĩa chất lượng
trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 như sau: “Chất lượng là mức độ mà một tập hợp các tính chất đặc trưng của thực thể có khả năng thỏa mãn những nhu cầu đã nêu ra hay tiềm ẩn” Do tác dụng thực tế của nó nên định nghĩa này được chấp
nhận một cách rộng rãi trong hoạt động kinh doanh quốc tế của nó nên địnhnghĩa này được chấp nhận một cách rộng rãi trong hoạt động kinh doanh quốc tếngày nay
Như vậy, có thể hiểu một cách đơn giản thì chất lượng là khả năng tập hợp cáctính chất, đặc trưng của một sản phẩm, một hệ thống hay một quá trình theo xuhướng cải tiến nhằm đáp ứng những nhu cầu thỏa mãn của khách hàng
Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cho
rằng: “Quản lý chất lượng là hoạt động có chức năng quản lý chung nhằm đề ra mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng và thực hiện chúng bằng biện pháp
Trang 8như hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ nhất định”
1.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng.
Theo VCVN ISO 9000:2007 thì “Hệ thống quản lý chất lượng là tập hợp các yếu tố có liên quan và tương tác để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng” Hiểu một cách đơn giản nhất hệ thống quản lý chất lượng là hệ
thống có sự phân rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của từng thành viên trongdoanh nghiệp, tất cả các công việc được quy định thực hiện theo cách thức nhấtđịnh nhằm duy trì hiệu quả và sự ổn định của các hoạt động Hệ thống quản lýchất lượng chính là phương diện để thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý chấtlượng
1.1.4 Vai trò của quản lý chất lượng
- Quản lý chất lượng giữ một vai trò quan trọng trong công tác quản lýkinh tế và quản trị kinh doanh Theo quan điểm hiện tại Quản lý chấtlượng chính là hoạt động quản lý có chất lượng
- Quản lý chất lượng có vai trò quan trọng đến sự phát triển của cácdoanh nghiệp: đảm bảo nâng cao chất lượng của sản phẩm, dịch vụ tiếtkiệm được lao động cho xã hội, sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên vàcác công cụ lao động để tạo ra giá trị gia tăng lớn hơn
- Quản lý chất lượng có vai tṛ quan trọng đối với người tiêu dùng sảnphẩm dịch vụ: Khi sử dụng sản phẩm có chất lượng sẽ đem lại nhiềulợi ích cho người tiêu dùng
Vì vậy khi thực hiện tổ chức quản lý chất lượng doanh nghiệp phải coi đây
là vấn đề sống còn để không ngừng cải tiến nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càngcao của khách hàng
1.2 Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008
1.2.1 Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Quy định cácyêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tổ nănglực của mình trong việc năng lực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp
Trang 9ứng yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng caothỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
- Nhóm 1 Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng;
- Nhóm 2 Yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo;
- Nhóm 3 Yêu cầu về quản lý nguồn lực;
- Nhóm 4 Yêu cầu về tạo sản phẩm;
- Nhóm 5 Yêu cầu về đo lường và giám sát và cải tiến;
1.2.2 Lợi ích của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.
- Hệ thống văn bản các quy trình và thủ tục hành chính được kiện toàntạo cơ hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyếtcông việc đồng thời có được cơ sở tài liệu để tạo và tuyển dụng côngchức, viên chức;
- Lãnh đạo không sa vào công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơncho cấp thuộc quyền và có nhiều thời gian để đầu tư cho các công tác pháttriển cơ quan;
- Đo lường, đánh giá được hệ thống, quá trình, chất lượng công việc và
sự hài lòng của khách hàng theo các chuẩn mực hay mục tiêu chấtlượng cụ thể;
- Làm cho công chức, viên chức có nhận thức tốt hơn về chất lượngcông việc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn cơ quan vìmục tiêu cải cách hành chính;
- Khuyến khích công chức, viên chức chủ động hướng đến việc nângcao thành tích của đon vị và cơ quan;
- Đánh giá được hiệu lực và tác dụng của các chủ trương, chính sách vàvăn bản pháp lý được thi hành trong thực tế để đề xuẩ với cơ quan chủquan có các biện pháp cải tiến hoặc đổi mới cho thích hợp với tìnhhình phát triển;
- Thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chế dân chủ trong các mặt hoạtđộng của cơ quan và tạo cơ hội để các thành viên có liên quan thamgia góp ý các định hướng, mục tiêu, chiến lược và các thủ tục và quytrình giải quyết công việc hành chính
Trang 10Với những lợi ích thiết thực trên, đem lại hiệu quả thực sự, các cơ quan, tổchức trên thế giới và Việt Nam đã và đang áp dụng thành công ISO trong côngtác văn phòng.
1.2.3 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng
Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể áp dụng tiêuchuẩn ISO 9001:2008 Những nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO9002:2008 trong công tác văn phòng căn cứ vào những văn bản hướng dẫnnghiệp vụ đã có; thực tế triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
đó cùng với các quy định của nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ Hiện nay, côngtác văn phòng đã triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với cácnghiệp vụ: Soạn thảo và ban hành văn bản; Quản lý văn bản đến; Quản lý vănbản nhân sự;Tổ chức sự kiện; Kiểm soát công việc
Trang 11CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM TRÀNG AN
Tổng quan về công ty Thực phẩm Tràng An
Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển công ty Thực phẩm Tràng An
Công ty Cổ phần Tràng An (Tràng An) tiền thân là Xí nghiệp Công tư hợpdanh Bánh – Mứt – Kẹo Hà Nội, từ sau giải phóng thủ đô và được thành lập Xínghiệp quốc doanh 1964, năm 1975 tách ra thành 2 xí nghiệp: Xí nghiệp Bánh -Mứt - Kẹo Hà Nội (thuộc Công ty Thương nghiệp Hà Nội) và Xí nghiệp Kẹo HàNội (thuộc Cục Công nghiệp Hà Nội) Tràng An chính là một phân nhánh đượcnối tiếp phát triển từ Xí nghiệp kẹo Hà Nội (1975) - Nhà máy kẹo Hà Nội(1989) - Công ty Bánh kẹo Tràng An (1991) và ngày 1/10/2004 (sau 40 nămphát triển), công ty đã chuyển đổi sang mô hình công ty cổ phần với 51% vốnđiều lệ thuộc Thành phố Hà Nội quản lý
Từ một xí nghiệp nhỏ, đến nay, bánh kẹo Tràng An đã chiếm thị phẩnđáng kể với 4 công ty thành viên (trụ sở tại các tỉnh thành: Hà Nội, Thanh Hóa,Nghệ An, Bến Tre), doanh thu năm 2016 dự kiến 801 tỷ đồng(tăng hơn 16 lần sovới trước khi cổ phần hoá - 2004), tạo công ăn việc làm cho hàng nghìn lao động
và đóng thuế cho nhà nước hàng chục tỷ đồng
Lấy người tiêu dùng làm trọng tâm cho mọi hoạt động, chúng tôi luôn tiênphong trong việc tạo ra xu hướng tiêu dùng trong ngành thực phẩm và luôn sángtạo để phục vụ người tiêu dùng những sản phẩm an toàn, thơm ngon, dinhdưỡng Luôn tự đòi hỏi cao hơn ở chính mình, Tràng An đã và đang khôngngừng nỗ lực đa dạng hóa sản phẩm đồng thời mở rộng và khai thác nhữngngành hàng mới, hướng đến phục vụ nhu cầu thiết yếu hàng ngày của người tiêudùng
Nhiều năm qua người tiêu dùng biết tới Tràng An với sản phẩm kẹoHương cốm, đặc trưng hương cốm làng Vòng Hà Nội Sản phẩm bánh kẹoTràng An đã được nhận giải thưởng “Hàng Việt Nam chất lượng cao” trongnhiều năm qua Cũng từ những sản phẩm mũi nhọn truyền thống tới nay Tràng
Trang 12An đã phát triển hàng chục mẫu mã sản phẩm phù hợp với khẩu vị của ngườiViệt Nam như: Bánh Belgi, bánh Quế, Bánh Pháp, Bánh Gạo, kẹo Dừa
Trải qua hơn 50 năm phát triển, sản phẩm và thương hiệu Tràng An đã trởnên gần gũi với khách hàng đưa Tràng An trở thành một trong những công ty nổitiếng và năng động tại Việt Nam Chặng đường 5 thập niên qua đã đánh dấuđược một thương hiệu Tràng An năng động, sáng tạo, tiên phong trên thị trườngqua các các chuỗi sự kiện mang tính bước ngoặt, đánh dấu sự phát triển lớnmạnh không ngừng của Tràng An: đầu tư xây dựng các nhà máy mới, liên tụccho ra đời sản phẩm mới, thực hiện chiến lược hợp tác với các đối tác chiến lược
để mở rộng kinh doanh… Mỗi sự kiện, mỗi sản phẩm mới được tung ra thịtrường là cột mốc quan trọng đánh dấu thêm một nấc thang phát triển mới, đưathương hiệu Tràng An ngày càng trở nên gần hơn với người tiêu dùng
Hiện tại, quy mô của Tràng An đã phát triển với 4 công ty về thực phẩmtại Việt Nam Công ty sở hữu hệ thống phân phối lớn mạnh với 300 nhà phânphối và 200.000 điểm bán lẻ trên toàn quốc
Ngoài ra, sản phẩm Tràng An đã thâm nhập và phân phối rộng rãi đến hơn
10 quốc gia trên thế giới
Bằng nền tảng nội lực vững chắc, Tràng An đang sẵn sàng cho chặngđường phát triển mới, hướng đến vị thế Tập đoàn thực phẩm hàng đầu Việt Nam
- Tự bảo quản toàn vốn kinh doanh
- Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người lao động, vệ sinh môi trường
Trang 13- Đảm bảo đời sống vật chất và đời sống của cán bộ, công nhân trong công
ty, giữ đoàn kết nội bộ
- Chấp hành mọi hoạt động của Đảng và Nhà nước, thực hiện đóng thuếkinh doanh đầy đủ cho nhà nước
Trong những năm qua, để tồn tại và phát triển trên thị trường, doanh nghiệp
đã thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn sau:
-Kinh doanh các mặt hàng theo quy định trong giấy phép kinh doanh
-Tuyển dụng lao động vào làm việc tạo công ty theo quy định của phápluật lao động và quy định của công ty
-Đưa ra và thực hiện kế hoạch, chiến lược kinh doanh trong phạm vi côngty
- Trang bị máy móc, công nghệ tiên tiến, cung cấp nguyên vật liệu phục
vụ cho nhu cầu sản xuất Công ty có trách nhiệm bảo toàn sử dụng vàphát triển vốn
-Công ty phải có trách nhiệm thực hiện phân phối theo lao động, chăm lođời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, nâng cấp trình
độ chuyên môn tay nghề của lao động, đồng thời trong quá trình hoạtđộng công ty phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước
-Để nâng cao tính hấp dẫn của sản phẩm, nâng cao chất lượng và hạ giáthành sản phẩm, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng thì nhiệm vụ cầnthiết của công ty là : thường xuyên nâng cao các thiết bị sản xuất sảnphẩm, thay đổi mặt hàng, cải tiến mẫu mã bao bì, nâng cao chất lượngsản phẩm
- Nghiên cứu nguồn nguyên liệu trong nước thay thế hàng nhập khẩu nhằm
hạ giá thành sản phẩm, hạn chế sự ảnh hưởng của những biến động từ nướcngoài
- Nghiên cứu sản phẩm mới có chất lượng, giá cả phù hợp với thị trường vùngsâu vùng xa
- Củng cố thị trường trong nước và tăng cường công tác mở rộng xuấtkhẩu
-Nghiên cứu nhu cầu thị trường và khả năng tiêu thụ sản phẩm bánh kẹo,
tổ chức sản xuất nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường tiêu dùng