Công tác tổ chức hội họp tại công ty cổ phần bánh kẹo hải hà

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 1 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 7. Cấu trúc của đề tài 2 Chương 1: Cơ sở lý luận 3 1.1. Khái niệm 3 1.2. Mục đích, ý nghĩa 3 1.2.1. Mục đích 3 1.2.2. Ý nghĩa 3 1.3. Các nguyên tắc tổ chức hội họp 4 1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến cuộc họp 4 1.5. Phân loại các hội họp 4 1.5.1. Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý: 4 1.5.2. Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp: 5 1.5.3. Căn cứ vào hình thức hội họp: 5 1.6. Quy trình tổ chức cuộc họp 5 1.6.1. Chuẩn bị hội họp: 5 1.6.2. Tiến hành cuộc họp : 6 1.6.3. Công việc sau cuộc họp: 7 Chương 2: CÔNG TÁC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 8 2.1. Lịch sử hình thành phát triển công ty 8 2.2. Cơ cấu tổ chức 9 2.3. Chức năng, nhiệm vụ 10 2.3.1. Chức năng 10 2.3.2. Nhiệm vụ 10 2.4. Các hình thức hội họp tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà 11 2.5. Thực trạng công tác tổ chức hội họp tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà 12 2.5.1. Tổ chức công tác chuẩn bị 12 2.5.1.1. Lập kế hoạch 12 2.5.1.2. Chuẩn bị hội họp 12 2.5.2. Tổ chức điều hành hội họp 17 2.5.2.1. Kiểm tra quan sát tại chỗ các công việc: 17 2.5.2.2. Tổ chức đón tiếp đại biểu tới tham dự: 17 2.5.2.3. Điều hành cuộc họp: 18 2.5.3. Tổ chức công việc khi kết thúc hội họp 19 2.5.3.1. Tổng kết cuộc họp 19 2.5.3.2. Thông báo, triển khai kết quả cuộc họp 20 2.5.3.3. Đánh giá hiệu suất làm việc và rút kinh nghiệm 20 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỘI HỌP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 21 3.1. Nhận xét, đánh giá 21 3.1.1. Ưu điểm 21 3.1.2. Nhược điểm 21 3.1.3. Nguyên nhân 21 3.2. Các giải pháp 22 3.2.1. Cần nhận thức đúng đắn, sâu sắc hơn về tầm quan trọng và ý nghĩa của hội họp 22 3.2.2. Chuẩn bị chu đáo trước khi tổ chức hội họp 23 3.3.3. Người chủ trì phải biết điều khiển một cách khôn ngoan, khoa học. 24 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan, đề tài “Công tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà” đề tài nghiên cứu khoa học thời gian qua Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu LỜI CẢM ƠN Tôi xin cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đưa môn Kĩ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng vào chương trình học để tơi học hỏi trau dồi kĩ hoạch định văn phòng để phục vụ công việc tương lai Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn cô Lâm Thu Hằng trực tiếp giảng dạy môn cho tri thức Với lòng yêu nghề, nhiệt huyết thầy tận tình bảo giảng dạy học Cuối cùng, biết tiểu luận khơng tránh khỏi sai sót khơng đáng có lỗi nhỏ làm ảnh hưởng tới tổng thể, mong giảng viên bỏ qua cho lời nhận xét quý báu Trân trọng cảm ơn! DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ĐHĐCĐ : Đại hội đồng cổ đông HĐQT : Hội đồng quản trị BGĐ : Ban giám đốc MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Xã hội ngày phát triển có nhiều vấn đề giải Để công ty hoạt động phát triển mạnh cần có người có khả lãnh đạo, nhiều ý tưởng hội tụ ngồi lại họp, bàn bạc, nói suy nghĩ để thống đưa định Vì vậy, hội họp đóng vai trò quan trọng Nó vừa cung cấp thơng tin , vừa nơi học hỏi, trau dồi kinh nghiệm Cơng tác tổ chức hội họp cần thiết bổ ích Hội họp để tổng kết, đánh giá lại làm đẻ định hướng cho tương lai chương trình, kế hoạch cụ thể Nếu khơng có hội họp nhiều vấn đề không giải quyết, không làm sáng tỏ Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà thấy tầm quan trọng hội họp nên tổ chức họp tương đối hiệu Tuy nhiên có số hạn chế khâu tổ chức hội họp, tơi chọn đề tai “Cơng tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà” làm đề tài để giúp cho quan tìm chưa tốt để từ tìm ngun nhân đưa giải pháp thực nhằm hồn thiện cơng tác hội họp cách hoàn chỉnh hiệu Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều đề tài nghiên cứu công tác tổ chức hội họp quan, nhiên chưa có đề tài khảo sát đánh giá công tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: công tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Giới hạn phạm vi nghiên cứu: công ty cổ phàn bánh kẹo Hải Hà Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: làm sáng tỏ sở lý luận thực tiễn tổ chức hội họp Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Từ đưa nhận xét, đánh giá giải pháp để hồn thiện cơng tác hội họp nhằm đạt hiệu cao Nhiệm vụ nghiên cứu: khảo sát Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để hoàn thiện đề tài này, sử dụng số phương pháp như: - Phương pháp thu thập xử lý thông tin - Phương pháp quan sát, điều tra - Phương pháp nghiên cứu tài liệu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Giúp cho Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà thấy thực trạng tổ chức hội họp công ty: cần phát huy ưu điểm đạt khắc phục - hạn chế tồn trình tổ chức hội họp Giúp cho sinh viên có thêm thông tin phục vụ học tập, nghiên cứu Cấu trúc đề tài Ngoài phần Mở đầu phần Kết luận, tài liệu tham khảo, đề tài có cấu trúc gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận Chương 2: Công tác hội họp Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng hội họp Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Chương 1: Cơ sở lý luận 1.1 Khái niệm Hội họp (hội họp, hội thảo, họp) hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải công việc, thơng qua thủ trưởng quan trực tiếp thực lãnh đạo, đạo điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền cảu quan theo quy định pháp luật 1.2 Mục đích, ý nghĩa 1.2.1 Mục đích - • • • - Tổng kết, đánh giá công việc, thông báo nhiệm vụ cần triển khai Họp để trao đổi thông tin: cung cấp thông tin, thu thập thơng tin, trao đổi thơng tin Họp để kiểm sốt công việc Xác định hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu Xác định nguồn lực Đặt tiêu cho tất cơng việc có liên quan Đảm bảo quyền làm chủ nhân viên quan nhiệm vụ chung Xây dựng tinh thần đoàn kết 1.2.2 Ý nghĩa - Cuộc họp hình thức thu thập, truyền đạt thơng tin nhằm đảm bảo cho thông tin - lưu truyền thông suốt Các họp hay hội họp nơi thành viên trao đổi, thảo luận - vấn đề chung tham dự vào trình định Cuộc họp nơi cá nhân phát huy quyền làm chủ người, để người bày tỏ quan điểm, bàn bạc, đóng góp ý kiến giúp lãnh - đạo có định đắn Cuộc họp nơi để triển khai thực định, tháo gỡ vướng mắc, khó khăn, phát phổ biến ưu điểm, lệch lạc quản lý, thực nhiệm vụ, từ có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm thúc đẩy phát triển 1.3 - Các nguyên tắc tổ chức hội họp Bảo đảm giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm phân công cấp không can thiệp giải công việc thuộc thẩm quyền cấp cấp không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp - giải Họp tiến hành thực cần thiết để phục vụ cho công tác đạo, điều hành thủ tướng quan việc thực chức năng, nhiệm vụ - quan Xác định rõ mục đích, yêu cầu nội dung, thành phần tham dự, đề cao thực nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân việc phân công xử lý - công việc Thực lồng ghép nội dung, vấn đề, công việc cần xử lý, kết hợp loại - việc tổ chức họp cách hợp lý Ngun tắc kiểm sốt thời gian Ngun tắc tơn trọng Nguyên tắc dân chủ Nguyên tắc ghi nhận thông tin 1.4 - Các yếu tố ảnh hưởng đến họp Thành phần tham dự họp Thời gian họp Không gian họp Nội dung họp 1.5 Phân loại hội họp Có nhiều cách phân loại hội họp 1.5.1 Căn vào quy trình lãnh đạo, quản lý: - Hội họp bàn bạc, định - Hội họp phổ biến triển khai nhằm mục đích quán triệt tư tưởng quan điểm, chủ trương, giải pháp đề ra, xây dựng kế hoạch, chương trình hành động để triển khai định thông qua, - Hội họp đôn đốc, kiểm tra: nhằm đánh giá kịp thời việc triển khai chương trình, kế hoạch cơng tác đạo, uốn nắm kịp thời lệch lạc, có - Hội họp sơ, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm hoạt động vừa qua đưa phương hướng cho hoạt động 1.5.2 Căn vào tính chất mục đích họp: - Hội họp trao đổi thơng tin - Hội họp triển khai công việc - Hội họp mở rộng dân chủ - Hội họp giải vấn đề 1.5.3 Căn vào hình thức hội họp: - Hội họp thức: tổ chức cơng khai, theo định lãnh đạo - Hội họp không thức: tổ chức diện hẹp, khơng cơng khai mang tính nội nhằm bàn bạc vấn đề quan trọng có nội dung bí mật chưa cần phổ biến rộng rãi 1.6 Quy trình tổ chức họp 1.6.1 Chuẩn bị hội họp: - Xác định mục đích, tính chất nội dung họp: xác định nội dung chương trình nghị sự, bố trí thời gian cần thiết thực nội dung chương trình , xác định cụ thể người chịu trách nhiệm báo cáo hay tham luận.Việc hội họp cần phải đưa vào lịch chưong trình làm việc để có chuẩn bị nội dung chu đáo Trong kế hoạch hội họp cần nêu rõ vấn đề sau: • Tên buổi hội họp • Thời gian họp • Thành phần tham dự họp • Địa điểm họp • Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp • Nội dung họp • Các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…) - Quy định thành phần họp: Lập danh sách cụ thể để vào gửi giấy triệu tập thư mời Khi cần thiết phải gửi trước nội dung họp yêu cầu người mời tham dự trả lời thời hạn định có đến tham dự họp hay không - Xác định thời gian họp : ngày khai mạc họp, thời gian tiến hành - Lựa chọn trang trí phòng họp : chuẩn bị phòng họp, bảo đảm đủ bàn ghế , ánh sáng, âm , bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử dụng), hiệu, cờ hoa… - Chuẩn bị phương tiện làm việc: tổ chức ấn loát tài liệu phục vụ họp, trang thiết bị máy ghi âm, loa đài, tăng âm phương tiện khác - Làm kịp thời gửi thư mời: Giấy mời cần có nội dung người mời, nội dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, giấy tờ cần mang theo … - Chuẩn bị việc ghi biên làm văn kiện cho hội họp 1.6.2 Tiến hành họp : - Đón tiếp đại biểu phát tài liệu - Khai mạc, triển khai, phát biểu thảo luận: Trước lúc khai mạc, họp lớn, hội họp, hội thảo cần tiến hành nghi thức nhà nước định làm lễ chào cờ … - Giới thiệu chủ tọa buổi họp, thư ký, đại biểu tham dự… 10 Đây khâu có vai trò quan trọng, tạo điều kiện tiền đề cho thành công hội họp Trong khâu chuẩn bị hội họp cần chuẩn bị vấn đề sau: (1) Xác định mục đích, nội dung, tên hội họp để quy định thành phần tham dự - Mục tiêu yêu cầu họp: Bất kì chương trình có mục đích • khác nhau, chương trình hướng đến mục tiêu cụ thể Mục tiêu, yêu cầu phải cụ thể, rõ ràng để tránh nhầm lẫn khiến họp có • nguy bị sai lệch, sai hướng chệch với quỹ đạo Mục tiêu phải có tính khả thi sát với u cầu, lực tổ chức Mục tiêu thiếu tính khả thi ngồi khả dẫn đến họp khơng hiệu quar, • khơng có ý nghĩa thực tế Nội dung cơng việc: Nội dung, lịch trình họp ghi lại vắn tắt cấu trúc, diễn biến diễn họp, nên việc phác thảo nội dung giúp cho BGĐ có nhìn tổng quan trước diễn họp để đưa xếp, thay đổi, chỉnh sửa cho phù hợp với tính chất đặc điểm họp Công việc cần thiết, cơng việc nên bỏ qua, cần phải chỉnh sửa, nội dung hợp lý chưa Cuối • BGĐ tổng duyệt trước tiến hành họp Nội dung họp chuẩn bị chu đáo, lên lịch cụ thể, bước cần thực họp nội dung họp chương trình, cơng việc cần thực Người lên kế hoạch xây dựng nội dung, lịch trình hồn chỉnh, có khoa học, hợp lý, thống (2) Chọn thời gian tổ chức hội họp Các hội họp Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà ấn định trước vài tháng năm Nó nằm kế hoạch hoạt động hàng năm công ty Việc lập kế hoạch trước nhằm đảm bảo cho việc tổ chức hội họp diễn theo thời hạn, địa điểm đăng kí Thời gian tổ chức hội họp không trùng với ngày nghỉ, ngày lễ Xác định thời gian họp gồm ngày khai mạc họp, thời gian tiến hành, thời gian dự phòng thực nội dung chuyển tiếp phần hội họp (3) Chọn địa điểm tổ chức 17 Tùy quy mô họp mà chọn địa điểm khác phù hợp với mức độ, tầm quan trọng họp Thông thường, hội họp công ty tổ chức phòng họp Phòng họp thống mát, có đủ ánh sáng Trong phòng có đầy đủ sở vật chất, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu,… phục vụ họp đạt hiệu Ngoài ra, với họp tầm cỡ, có khách mời tham dự phải chọn phòng họp rộng rãi, thống mát, trung tâm, tiện lợi cho việc lại Phòng hội họp xác định cụ thể trước gửi giấy mời đại biểu để tránh lộn xộn xung đột Lựa chọn trang trí phòng họp: chuẩn bị phòng họp, bảo đảm đủ bàn ghế, ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử dụng), hiệu, cờ hoa… (4) Xây dựng lịch trình cụ thể cho nội dung hội họp Mục đích việc lập lịch trình cơng cụ giúp hoạch định phối hợp hội họp, lịch trình danh sách điều phải thực khâu tổ chức hội họp Lịch trình giúp cho người tổ chức có nhìn tổng quát việc cần làm, làm chưa làm nhằm rà soát, kiểm tra việc thực Một lịch trình tổ chức hội họp gồm nội dung sau: - Chỗ lưu trú cho khách Gửi giấy mời số lượng thành viên tham gia Giải trí hội họp Trang thiết bị để phục vụ hội họp máy ghi âm, loa đài, tăng âm - phương tiện khác Thức uống giải khát Địa điểm tổ chức Chương trình tổ chức (5) Chuẩn bị hồ sơ hội họp Để họp diễn chu đáo, phận chịu trách nhiệm hồ sơ tài liệu phải chuẩn bị bìa đựng tài liệu, thư từ giao dịch, báo cáo, đề án, bảng tường trình chương trình hội họp, giấy, bút… danh sách tài liệu liên quan khác danh sách thành viên tham gia, phiếu đề tên người tham gia, phiếu ăn trưa 18 tối…Các loại tài liệu đóng hay kẹp ghim xếp theo thứ tự chương trình (6) Lập danh sách đại biểu soạn thảo gửi giấy mời Thư kí người lên danh sách mời đại biểu Danh sách đại biểu chia theo nhóm cấu nhóm xếp đại biểu theo vị trí, chức vụ Điều tạo điều kiện đảm bảo nghi thức gửi giấy mời họt động Ban lễ tân đăng kí danh sách đại biểu phận điều hành chào đón đại biểu đến tham dự Khi lập danh sách ghi ró họ tên, chức vụ, đơn vị địa liên hệ đại biểu Giấy mời thể trang trọng, tạo nên đánh giá ban đầu đại biểu thái độ, tôn trọng công ty với đại biểu hay quy mô họp Giấy mời ghi theo mẫu đảm bảo nội dung: - Tên quan, đơn vị cá nhân mời Tên họp Họ tên, chức vụ người mời Thời gian Địa điểm Các yêu cầu đề xuất với đại biểu tham dự họp Hình thức liên hệ số dẫn Sau hồn thành xong giấy mời thư kí giúp ban lãnh đạo gửi đến khách mời.Việc thông báo trước khoảng thời gian hợp lý nhằm giúp cho họ có thời gian xếp cơng việc viết tham luận hội họp (7) Soạn thảo chương trình hội họp Chương trình hội họp bảng danh sách đề mục cần thực hội họp hội họp diễn ra, nhà quản trị cần phải thống chương trình trước để gửi cho khách tham dự Một số hội họp gửi chương trình kèm theo thư mời, số hội họp khác gửi khách đến tham dự bàn lễ tân để bìa đựng tài liệu gửi cho thành viên hội họp Đối với hội họp có quy mơ nhỏ, thời gian tổ chức ngắn người điều hành khai - mạc hội họp đọc chương trình hội họp hội họp bắt đầu diễn Bảng chương trình hội họp có nội dung sau: Giới thiệu khách mời chủ tịch đoàn Đọc phê chuẩn nội dung họp trước tổ chức hội họp Báo cáo tình hình hoạt động, kế hoạch tới liên quan đến nội dung hội 19 - họp Thảo luận vấn đề thực Thảo luận kế hoạch nội dung hội họp Kết thúc hoãn lại (8) Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật Bộ phận hậu cần công ty người chịu trách nhiệm chuẩn bị phương tiện kỹ thuật gồm có micro, máy chiếu, video, bảng viết… (9) Dự trù kinh phí Lãnh đạo hội họp, chủ tịch hội đồng quản trị phối hợp với phòng kế hoạch tài lên kế hoạch dự trù kinh phí Đơn vị chịu trách nhiệm tổ - chức tiến hành thủ tục nhận chi cho hội họp Khinh phí trang trí Kinh phí phục vụ Kinh phí ăn uống Các khoản kinh phí khác Tính từ ngày diễn hội họp trước khoảng tuần, nhà quản trị văn phòng, đơn vị tổ chức phải tiến hành kiểm tra xem chương trình thực đến đâu, rà sốt lịch trình, kiểm tra sở vật chất, thiết bị, đặc biệt rà soát xem văn tài liệu giấy tờ liên quan phát cho đại biểu tài liệu chuẩn bị cho chủ tịch đoàn số lượng nội dung để kịp thời phát sai sót, thiếu hụt điều chỉnh, bổ sung kịp thời (10) Lên kế hoạch phân công người thực - Lãnh đạo: điều khiển họp giải thích mục đích, mục tiêu, khó khăn phạm vi quyền hạn; chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thực sau - họp Chuyên gia: hướng dẫn thông qua họp thảo luận, giải vấn đề q trình đưa định họp, đóng góp kiến thức chun mơn u cầu; chịu trách nhiệm với việc hậu cần trước sau - họp Thư kí: ghi lại nội dung, ý kiến định họp; dự - thảo biên ghi chép sau họp Người cộng tác: cần tham gia cách tích cực vào họp cách đóng - góp ý kiến thảo luận hướng Ban hậu cần: chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị, phục vụ chỗ ăn, đại - biểu Ban lễ tân: tiếp đón khách 20 2.5.2 Tổ chức điều hành hội họp Khi tiến hành họp, cần đảm bảo yêu cầu sau: - Điều hành họp theo kế hoạch, chương trình định trước Lắng nghe ý kiến trình bày họp Tập trung vào chhur đề chương trình Làm rõ ý kiến Khuyến khích người phát biểu Tập trung vào ý kiến, tập trung vào người nói 2.5.2.1 Kiểm tra quan sát chỗ công việc: Để họp diễn thành công tốt đẹp trước ngày tổ chức họp, văn phòng với ban tổ chức hội nghị phải nghe ban chuẩn bị báo cáo, xem xét, kiểm tra lại lần cuối văn bản, tài liệu, chương trình quan sát cách trang trí hội trường, sở vật chất: âm thanh, ánh sáng, Công tác kiểm tra nhằm tránh sai sót, rủ ro khơng đáng có q trình tổ chức hội họp Khi phát sai sót cần chấn chỉnh, khắc phục kịp thời nhằm giảm làm rủi ro 2.5.2.2 Tổ chức đón tiếp đại biểu tới tham dự: Việc đón tiếp đại biểu ban tổ chức người chủ trì đón tiếp, ủy thác cho người đủ thẩm quyền đển đón tiếp đại biểu Thư kí lễ tân người theo dõi ghi danh sách đại biểu để nắm bắt tình hình, số lượng có mặt vắng mặt họp Việc lấy danh sách để đảm bảo người việc để giới thiệu khách mời cho Đồng thời đây, thư kí gửi cho họ tài liệu, văn giấy tờ chương trình kế hoạch diễn để họ có thời gian nghiên cứu, nắm bắt nội dung, tình hình hoạt động họp có thời gian chuẩn bị tham luận 21 2.5.2.3 Điều hành họp: Công tác điều hành họp Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà tổ chức theo trình tự sau: 1) Khai mạc họp: Giám đốc công ty người mở đầu tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, giới thiệu chủ tịch đồn, thư kí đồn Trong phần giới thiệu đại biểu giới thiệu tên, chức vụ số đại diện cấp trên, số khách quan trọng Còn phần đông 2) giới thiệu đại biểu đại diện quan, đoàn thể Tiếp theo, tổng giám đốc đọc diễn văn khai mạc họp Diễn biến họp: Sau người điều hành họp thơng qua nội dung họp chuẩn bị nhằm đạt mục đích kết mong đợi Các đơn vị, phận đứng lên báo cáo cơng tác tình hình triển khai công việc làm đơn vị Các bên liên quan, đại biểu đứng lên tham luận, nhận xét đánh giá vấn đề Qua tranh luận, đưa vấn đề nhìn nhận theo nhiều chiều có hướng giải đắn Trong q trình họp, có thời gian nghỉ 10-15 phút đảm bảo 3) - người có đủ sức khỏe, tránh căng thẳng, mệt mỏi Những lưu ý trình tổ chức: Khơng khí thoải mái, thân mật, tránh xúc phạm cá nhân Nội dung vấn đề vào trọng tâm, trọng điểm, tránh lạc đề Các định phải với chức năng, nhiệm vụ công ty Bế mạc họp: Người điều hành thống báo bế mạc họp chốt lại vấn đề sau: Tóm tắt lý do, mục đích, nội dung họp Điểm lại thành phần tham dự Diễn biến họp: ý kiến quan trọng đóng góp Những kết luận Đánh giá tình hình, ngun nhân Nêu rõ phương hướng , giải pháp nêu họp Xác định vấn đề cần làm sau họp Trong suốt q trình diễn họp, thư kí ghi lại biên họp, ghi lại nội dung vấn đề bàn luận họp Biên cần có đầy đủ thơng tin như: - Thời gian, địa điểm họp Thành phần dự họp 22 - Tổng số người dự họp Chủ tọa gồm Thư kí họp Các báo cáo họp Thảo luận họp Kết thúc họp Kết luận Kết luận 2.5.3 Tổ chức công việc kết thúc hội họp 2.5.3.1 Tổng kết họp Sau kết thúc họp, thư kí tổng kết nội dung để người tham dự có nhình tổng quát xuyên suốt họp; dồng thời ghi nhớ điểm thống Toàn văn tài liệu hình thành trình hội họp lưu trữ lại lập thành hồ sơ Hồ sơ gồm văn sau: - Quyết định lãnh đạo tổ chức họp Danh sách đại biểu đến tham dự Chương trình, kế hoạch Lời khai mạc lãnh đạo Các báo cảo bổ sung, tham luận, Bài phát biểu lãn đạo (nếu có) Biên họp Kết luận họp Lời bế mạc 2.5.3.2 Thông báo, triển khai kết họp Kết hội họp văn phòng thơng báo, nói rõ chủ chương, nhiệm vụ, giải pháp, đồng thời yêu cầu cá nhân, đơn vị có kế hoạch thực hiện, để kết họp triển khai, mang lại hiệu thiết thực 2.5.3.3 Đánh giá hiệu suất làm việc rút kinh nghiệm Việc đánh giá thực qua nhiều mặt: tự đánh giá, đánh giá cấp đánh giá lãnh đạo công ty việc tổ chức triển khai nội dung họp Khuyến khích người đưa quan điểm cá nhân để nắm rõ tình hình đưa giải pháp để khắc phục hậu phát huy ưu 23 điểm Đưa nhận xét công tâm, công bằng, dân chủ * Tiểu kết: Từ vấn đề nêu trên, thấy tâm fquan trọng hội họp Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Hội họp vừa để thực chức nhiệm vụ, vừa để gắn kết mối quan hệ chia sẻ, học hỏi kinh nghiệm Nó văn hóa cơng ty 24 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỘI HỌP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 3.1 Nhận xét, đánh giá Công tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà thực chủ yếu theo định kì Nó diễn tương đối tốt, nghiêm túc, đem lại hiệu ca trình thực cơng việc Tuy nhiên, bên cạnh tồn số hạn chế cần phải khắc phục 3.1.1 Ưu điểm - Thông qua họp, công ty có nhiều ý tưởng, sáng kiến phát triển cho - chất lượng dịch vụ Do nội dung, kế hoạch chuẩn bị sẵn Các họp diễn theo kế hoạch, lịch trình Các họp diễn đảm bảo tính dân chủ: tất người đóng góp - ý kiến ghi nhận Mọi thành viên tham gia chấp hành quy chế tương đối tốt 3.1.2 Nhược điểm - Xuất tình trạng cao su, đến họp muộn khơng đảm bảo mặt - thời gian Trong họp làm việc riêng: nói chuyện, sử dụng điện thoại, dẫn đến - tình trạng khơng tập trung vào họp Số lượng họp nhiều nên lãng phí thời gian Cơng tác bố trí hội trường nhiều sai sót, việc bố trí chỗ ngồi chưa hợp - lý Các tài liệu chuẩ bị cho họp không đủ với số lượng thành phần tham - gia Nhiều thành viên không chịu suy nghĩ, đóng góp cho họp 3.1.3 Nguyên nhân - Ý thức việc giờ, thói quen, tập quán người Việt Do lười suy nghĩ vận động, ỷ lại vào người khác Công tác chuẩn bị họp chưa tốt: trang thiết bị giấy tờ, văn 25 - Thời gian họp dài so với kế hoạch Tổ chức nhiều họp dẫn đến nhàm chán Không chịu tiếp thu góp ý người khác 3.2 Các giải pháp Để tổ chức tốt cơng tác hội họp cần đáp ứng yêu cầu sau: - Về nhân sự: Ban lãnh đạo phải có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể cho thành viên nội dung, tư tưởng chính, đọa sat công việc, nêu rõ tầm quan trọng ảnh hưởng họp Tổ chức lớp tập huấn, nâng cao trình độ, kĩ tổ chức cho nhân viên Xác định rõ vai trò, nhiệm vụ cá nhâ, đánh giá cai tinh thần - tự giác tính trách nhiệm phận, cá nhân Về sở vật chất, trang thiết bị Trang bị đầy đủ máy móc, thiết bị phục vụ hội họp Mua sắm, thay vật dụng hỏng Luôn đảm bảo họp có đủ âm ánh sáng, máy in,… Cần có kế hoạch cụ thể quy mơ, phạm vi họp để bố trí xếp phòng đáp ứng nhu cầu họp Để hạn chế tồn yếu khâu tổ chức hội họp, cần có giải pháp cụ thể: 3.2.1 Cần nhận thức đắn, sâu sắc tầm quan trọng ý nghĩa hội họp Đây hoạt động cần thiết thuộc khoa học tổ chức nhằm tìm kết luận xác, giải pháp tối ưu vấn đề chưa có thống nhận thức hành động chưa tìm giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu cơng tác Nói cách khác, thực chất hội họp việc tác động đến tư thành viên tham dự nhằm làm phát sinh ý kiến họ, sở đề giải pháp tìm biện pháp giải vấn đề; tìm vấn đề lý luận mà trước ta chưa tìm chưa giải thiếu khoa học Và nên tổ chức 26 hội họp thật cần thiết, mà công việc vấn đề cần giải thực toán hóc búa 3.2.2 Chuẩn bị chu đáo trước tổ chức hội họp Trước hết phải xác định yêu cầu, vị trí, ý nghĩa vấn đề thảo luận; diễn đạt vấn đề; diễn đạt mâu thuẫn thiếu sót vấn đề Sau phải lập danh sách người tham gia “tham luận”, gửi cho chun gia có trình độ cao lĩnh vực quan tâm đến lĩnh vực khoa học có liên quan, danh sách người tham gia việc trình bày vấn đề thảo luận Phải lập chương trình người phát sinh ý kiến gồm danh mục quy tắc điều hạn chế họ thời gian “tham luận” Phải lập danh sách người tham gia “tham luận” danh sách biện pháp cần thiết Trong trình chuẩn bị hội họp cần phải chia vấn đề phức tạp nhiều tốn nhỏ, cụ thể, thảo luận vấn đề đơn giản cấu trúc kích thích hiệu suất việc làm nảy sinh ý kiến tập thể Trong trình người nêu ý kiến, tuyệt đối cấm phê phán trích cho dù ý kiến có gây phản ứng người khác Tất thành viên chuẩn bị cho hội họp nghe ý kiến nêu Các ý kiến chấm theo bảng chọn, ý kiến coi có triển vọng phải tách riêng ý kiến khơng có triển vọng tạm xếp sang bên, sau thành viên chuẩn bị cho hội họp có nhiệm vụ xây dựng “hệ thống vấn đề” theo kiến nghị đưa ra, tức phân chia ý kiến nêu Việc phân chia bao gồm cách diễn đạt biện pháp công tác nghiên cứu khoa học triển khai có tính đến chi phí lao động nguyên vật liệu cần thiết để triển khai thực theo ý kiến nêu Nhìn chung, phương pháp nảy sinh ý kiến tập thể có tiềm lực to lớn song có số tồn làm giảm hiệu dự báo kinh tế - xã hội dài hạn, tính tự phát q trình nảy sinh ý kiến tập thể mức “nhiễu thông tin” cao ý kiến bình thường tạo Do đó, hội họp cần tiến hành theo hệ thống có điều khiển dự kiến trước 27 3.3.3 Người chủ trì phải biết điều khiển cách khơn ngoan, khoa học Ở đây, vai trò người chủ trì có ý nghĩa to lớn khơng muốn nói có ý nghĩa định Trong thực tế, khơng hội họp có chất lượng tốt song có nhiều hội họp người chủ trì thiếu kinh nghiệm, thiếu khơn ngoan nên chất lượng kém, khơng có ý nghĩa thực tiễn Vì vậy, tổ chức họp, hội họp, thiết phải coi trọng vai trò người chủ trì điều khiển Người chủ trì phải người có uy tín giàu kinh nghiệm điều khiển, phải biết dẫn dắt đối tượng tham dự hội họp vào vấn đề, suy nghĩ cách gián tiếp trực tiếp cách thông minh, tế nhị Người phải biết định nói trước, nói vấn đề phát biểu sau, vấn đề khía cạnh nào, yêu cầu đạt đến đâu cuối phải biết giới hạn phần, buổi biết tổng hợp, kết luận vấn đề Tiểu kết: Công ty cổ phần bánh kẹo Hãi Hà áp dụng tốt công tác tổ chức hội họp Bằng chứng cho thấy có nhiều ưu điểm cơng tác tổ chức hội họp Song song với nhược điểm Tuy nhiên, khắc phục hạn chế Cơng ty nên rà sốt đánh giá, tổ chức lại cơng tác tổ chức hội họp để trình hội họp đem lại hiệu cao 28 KẾT LUẬN Trên đây, tơi phân tích lý luận chung hội họp tầm quan trọng Đặc biệt Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà, hội họp cách thức để thu thập thông tin phương thức quản lý nhân viên công ty số lượng lẫn chất lượng Công ty làm tốt công tác tổ chức hội nghị tất nhiên kết cuối định đắn, vừa đem lại lợi ích cho công ty, vừa thúc đẩy xã hội phát triển Bên cạnh đó, hội họp hình thức giao lưu văn hóa nhằm phát huy tính dân chủ, tạo điều kiện cho bên tham gia có hội đóng góp thúc đẩy cơng việc ngày hiệu Qua q trình khảo sát cơng ty, tơi biết thêm quy trình để thực cơng tác tổ chức hội họp Bải tiểu luận vài quan điểm, ý kiến cá nhân công tác tổ chức hội họp công ty Tôi mong rằng, với quan điểm góp phần để cải thiện hạn chế tồn q trình hội họp cơng ty 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình nghiệp vụ Hành văn phòng – Nhà xuất tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh Giáo trình nghiệp vụ thư kí văn phòng – Nhà xuất Giao thơng vận tải Hà Nội 2010 https://sites.google.com/site/caphecomay/home/chuong-1 http://text.123doc.org/document/1143020-quan-tri-hanh-chinh-van- phong-chuong-7-to-chuc-hoi-nghi-cuoc-hop-chuyen-cong-tac.htm http://text.123doc.org/document/669707-khai-quat-chung-ve-cong-ty- banh-keo-hai-ha.htm http://doc.edu.vn/tai-lieu/khoa-luan-mot-so-bien-phap-nham-nang-caochat-luong-cong-tac-to-chuc-hoi-nghi-tai-vien-su-hoc-76605/ 30 PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức Đại Hội Đồng Cổ Đông Ban kiểm sốt Hơi Đồng Quản Trị Ban Tổng Giám Đốc Phòng tài vụ Phòng phát triển Phòng dựKếánhoạch - thị trường Phòng vật tư Phòng kĩ thuật Phòng KCS Văn phòng Xí nghiệp Xí nghiệp bánh Xí nghiệp phụNhà trợmáy bánh kẹo NhàHH1 máy bánh kẹo HH2 Chi nhánh miền Chi trung nhánh miền nam kẹo tổng hợp 31 ... hưởng tổ chức hội họp trình hoạt động Cơng ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà 11 Chương 2: CÔNG TÁC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 2.1 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty Cơng ty cổ phần bánh. .. sống cán công nhân viên, thuwcjj đầy đủ nghĩa vụ Nhà nước, tham gia cơng tác xã hội 2.4 Các hình thức hội họp công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà tổ chức họp thường... Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỘI HỌP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 3.1 Nhận xét, đánh giá Công tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà thực chủ yếu theo định kì Nó diễn