Công tác tổ chức hội họp củaCông ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục tiêu nghiên cứu. 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: 2 5. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài. 2 6. Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 4 1.1 Tổng quan về công tác văn phòng. 4 1.1.1 Khái niệm văn phòng. 4 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng 4 1.1.2.1. Chức năng của văn phòng. 4 1.1.2.2.Nhiệm vụ của văn phòng. 5 1.2. Lý luận chung về hội họp 6 1.2.1. Khái niệm 6 1.2.2. Mục tiêu của hội họp. 6 1.2.3. Các loại hình Hội họp và trình tự tổ chức. 7 1.2.3.1. Hội nghị. 7 1.2.3.2. Đại hội. 8 1.2.3.3. Hội thảo. 8 1.2.3.4. Họp báo. 9 1.2.3.5. Họp giao ban. 9 1.2.3.6. Họp kín. 9 1.2.4. Ý nghĩa của hội họp 9 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TYCỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 11 2.1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt. 11 2.1.1. Lịch sử hình thành 11 2.1.2. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty. 12 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt 14 2.1.3.1. Hội đồng quản trị 15 2.1.3.2. Ban kiểm soát 15 2.1.3.3. Ban Giám đốc. 16 2.1.3.4. Các phòng ban chức năng, nhà máy và sàn giao dịch bất động sản. 16 2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ của công ty. 16 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành Chính. 17 2.2.1. Chức năng của phòng Tổ chức Hành Chính. 17 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 17 2.2.2.1. Về công tác nhân sự, bộ máy, đào tạo. 17 2.2.2.2. Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ. 18 2.2.2.3. Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường. 18 2.2.2.4. Về công tác quản lý tài sản. 19 2.2.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành Chính công ty Cồ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt. 19 2.3. Thực trạng công tác tổ chức cuộc họp tại công ty cổ phần đầu tư sông đà sao việt 20 2.3.1. Các hình thức Hội họp của Công ty cổ phần đâu tư Sông Đà Sao Việt. 20 2.3.2. Thực trạng công tác tổ chức Hội họp. 22 2.3.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị. 22 2.3.2.2. Tổ chức điều hành cuộc họp. 24 2.3.2.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc 26 2.4. Nhận xét, đánh giá về công tác tổ chức hội họp tại Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt 27 2.4.1. Ưu điểm. 27 2.4.2. Nhược điểm. 28 2.4.3. Nguyên nhân của những nhược điểm trong công tác tổ chức hội họp tại Công ty. 29 CHƯƠNG 3.CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 30 3.1. Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức hội họp tại Công ty. 30 3.1.1. Đối với người điều hành 30 3.1.2. Đối với người dự họp 31 KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

LỜI CẢM ƠN

Để có những kiến thức thực tế về ngành quản trị văn phòng như ngày hômnay, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, các thầy cô trongtrường Đại học Nội vụ nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng, đã cungcấp cho em những kiến thức chuyên môn và hướng dẫn em trong quá trình thựctập để em có thể hoàn thành báo cáo này

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Lãnh đạo Công ty Cổ phần đầu tư Sông

Đà Sao Việt cùng với các cán bộ trong Công ty đã quan tâm giúp đỡ em trongthời gian qua, tạo điều kiện cho em có cơ hội trải nghiệm những công việc mộtcách thực tế

Do thời gian có hạn và kiến thức chuyên môn chưa sâu nên dù đã rất cốgắng nhưng bài báo cáo của em không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Kínhmong nhận được sự chỉ bảo, đánh giá, góp ý của các thầy cô để em có thể khắcphục được những mặt yếu kém để bài báo cáo được hoàn thiện hơn và qua đó cóthêm những kiến thức mới trên con đường học hỏi sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 10 tháng 3 năm 2017

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan những nội dung em trình bày trong đề tài đều do em tựtìm hiểu, nghiên cứu và trình bày theo suy nghĩ của bản thân, không sao chépnguyên văn từ bất kỳ tài liệu nào

Em xin chịu trách nhiệm với đề tài của mình !

Hà Nội, ngày 10 tháng 3 năm 2017

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài.

Đối với một nhân viên Văn phòng thì sự thành công của họ không bao giờphụ thuộc vào các mối quan hệ riêng tư của các cá nhân đó mà điều quan trọnghơn cả đó là trình độ, chuyên môn, năng lực cũng như cách thức tổ chức làmviệc, một trong số những kỹ năng cần thiết đó là việc tổ chức các cuộc họp tại

cơ quan tổ chức mà họ làm việc

Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanhnghiệp vì đó là nơi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức được duy trì, làmột trong những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mìnhrằng: “Bạn là một thành viên của tập thể” Nếu bạn tổ chức những cuộc họpbuồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân viên sẽ bắt đầu tin rằngmình đang làm việc cho một công ty tẻ nhạt, kém cỏi và không biết quý trọngthời gian

Tổ chức họp là phương pháp tốt nhất để lấy được ý tưởng của nhiều ngườicùng một lúc Là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùngtham gia tiến trình ra quyết định Để làm được tốt điều này đòi hỏi bộ phận vănphòng của các cơ quan, tổ chức cần nắm vững những kỹ năng cơ bản trong côngtác tổ chức các cuộc hội họp

Nhận thấy được tầm quan trọng của quy trình xây dựng cũng như tổ chức

các cuộc họp nên em lựa chọn đề tài: “Công tác tổ chức hội họp của Công ty

cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt” để tìm hiểu rõ hơn về việc tổ chức hội họp

tại nơi đây

2 Lịch sử nghiên cứu

Đề tài này đã được rất nhiều các anh, chị khóa trên ở trong và ngoàitrường nghiên cứu thực hiện cũng như nhiều bài báo đã được viêt ra nhằm tìm

hiểu thực trạng về công tác tổ chức hộ họp tại các cơ quan tổ chưc ở nước tahiện nay như: đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại Ủy ban Nhân dân xã

Lệ Xá” của sinh viên Vũ Văn Nhân, bài viết “Kỹ năng hội họp: vai trò – chứcnăng và những kỹ năng chính” đăng trên website : http://hhdntg.vn/; đề tài:

“Quy trình lập kế hoạch, vận dụng thực hiện kế hoạch cho một cuộc họp vàchuyến đi công tác trong cơ quan”; đề tài “ Một số giải pháp nâng cao chấtlượng cuộc họp của Ủy ban Nhân dân – thực tiễn tại huyện Vị Thủy, Tỉnh HậuGiang” của sinh viên Huỳnh Thị Quyền Trân

Trên cơ sở đó, tôi đã kế thừa những nội dung liên quan đến công tác tổchức hộ họp nói chung trong các đề tài và dựa trên tình hình thực tiễn của Công

ty cổ phần Sông Đà Sao Việt để hoàn thành đề tài này

3 Mục tiêu nghiên cứu.

Qua việc nghiên cứu về công tác tổ chức hộ họp của một cơ quan hoặcdoanh nghiệp cụ thể giúp em hiểu được thực trạng của vấn đề này trên thực tếđồng thời có thể tìm ra được những ưu điểm cần phát huy và nhược điểm cầnhạn chế Từ đó có thể đưa ra một số biện pháp , một số hướng giải quyết vấn đềmang tính cá nhân mà tổ chức có thể sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả trong việc

tổ chức hộ họp tại Công ty

Đồng thời qua việc nghiên cứu vấn đề này cũng giúp em có thể vận dụngcác kiến thức đã học vào thực tế từ đó hiểu được những công việc trong công tác

tổ chức hội họp, đồng thời nắm bắt được tình hình thực tế cũng như củng cố lại

lý thuyết chuyên ngành đang theo học

4 Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Công ty cổ phần đầu tư Sông ĐàSao Việt;

- Ưu điểm và nhược điểm của vấn đề;

5 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài.

5.1.Đối tượng nghiên cứu:

Tìm hiểu về các hoạt động về công tác tổ chức hội họp tại Công ty cổphần Sông Đà Sao Việt

5.2.Phạm vi nghiên cứu đề tài:

Đề tài nghiên cứu trong phạm vi của Công ty cổ phần Sông Đà Sao Việt

6 Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

6.1 Phương pháp thu thập thông tin

Trong bài nghiên cứu này, đây là phương pháp được dùng chủ yếu để thựchiện Với phương pháp này thì cần thu thập các thông tin thông qua các tài liệu,báo cáo về hoạt động trong Công ty trong các quý, thông qua internet, tài liệucông ty để thu thập những thông tin có liên quan đến tổ chức, hoạt động của vănphòng để làm cơ sở phân tích, đánh giá trong bài nghiên cứu

6.2 Phương pháp phân tích tổng hợp

Từ những thông tin, tài liệu thu thập được, tiến hành phân tích, xử lý qua

đó thu được kết quả của quá trình nghiên cứu

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận thì đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác tổ chức hội họp.

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Công ty cổ phần đầu

tư Sông Đà Sao Việt

Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội họp tại Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.1 Tổng quan về công tác văn phòng.

1.1.1 Khái niệm văn phòng.

Ở bất kỳ một cơ quan đơn vị nào, để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản

lý cũng cần phải có môt bộ phận chuyên lo công tác thu thập cung cấp truyềnđạt thông tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tác quản lý điều hành củaban lãnh đạo, bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơquan đơn vị, bộ phận đó được gọi là “văn phòng”

Văn phòng có thể được hiểu như sau:

- Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chínhtrong cơ quan đơn vị

- Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan đơn vị, là địa điểm màhàng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc

- Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công táclãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức

Các khái niệm trên đều mới phản ánh khía cạnh riêng rẽ của “văn phòng”

Để có một định nghĩa đầy đủ về “văn phòng” chúng ta cần xem xét toàn diệncác hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ quan, tổ chức Từ đó, chúng ta

có thể nêu định nghĩa đầy đủ về văn phòng cơ quan, tổ chức như sau:

“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý;

là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức”.

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

1.1.2.1 Chức năng của văn phòng.

Theo khái niệm về văn phòng ,ta có thể thấy được văn phòng có nhữngchức năng cơ bản sau đây:

- Chức năng tham mưu:

Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủquan ( người quản lý), bởi vì thế muốn ra những quyết định đúng đắn, ngườiquản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia củacác cấp quản lý, của những người trợ giúp Những ý kiến đó được văn phòng tậphợp lại, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạonhững thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn Hoạt dộngnày rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn và mangtính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo Đây chính là chức năngtham mưu cho các lãnh đạo của văn phòng

- Chức năng tổng hợp:

Tất cả những thông tin thu thập được xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau,

từ những thông tin đó cán bộ văn phòng sẽ là đầu mối tổng hợp lại, phân tích và

sử dụng những thông tin ấy theo yêu cầu cảu lãnh đạo Quá trình thu thập, quản

lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định mới cóthể mang lại hiệu quả thiết thực Việc tổng hợp thông tin có ý nghia quan trọngđối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức

- Chức năng hậu cần:

Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tácquản lý điều hành cơ quan đơn vị Chức năng này thể hiện qua các hoạt độngnhư: xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khách,

tổ chức hội họp, tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo, công tác vănthư…

Hoạt động của các cơ quan đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chấtnhư nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng là bộ phận xây dựng kếhoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng các trang thiết bị phươngtiện vât chất nhằm đạt hiểu quả cao nhất

1.1.2.2.Nhiệm vụ của văn phòng.

Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thựchiện các nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiệnchương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý,năm của cơ quan

- Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáotình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ qua, đề xuất kiến nghị và các biệnpháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng

- Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ, giải quyết văn thư, tờ trình củacác đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức

- Lập kế hoạch tổ chức, dự đoán kinh phí năm, quý, dự kiến phân phốihạn mức kinh phí báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm

- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vậtchất kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu cho hoạtđộng và công tác của cơ quan

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự, antoàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện công tác lễ tân, tiếpkhách một cách khoa học và văn minh

1.2 Lý luận chung về hội họp

1.2.1 Khái niệm

Hội họp là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền dân chủ tạođiều kiện để mọi người tham gia vào quá trình quản lý, hoạt động của một cơquan tổ chức Đông thời còn là hình thức nhằm thông báo, trao đỏi, bàn bạc,thảo luận để tạo ra sự thống nhất, phối họp hành động để giải quyết một hoặcmột số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm

Hội họp là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc sự tiếp xúc có tổ chức

và mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thầm quyền hoặcthảo luận lấy ý kiến để tư vấn, kiến nghị

Hội họp chính thức là những cuộc hội họp diễn ra theo quy trình, thủ tụcnhất định; có xem xét biên bản các cuộc hội họp trước và trong nhiều trườnghợp có thành phần theo quy định.

1.2.2 Mục tiêu của hội họp.

Tổ chức hội họp là một hoạt động không thể thiếu ở các cơ quan, tổ chức.Đây là hình thức để thu thập, truyền đạt thông tin, cùng với các hình thức thuthập truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển thôngsuốt Hội họp được coi là một trong nhữn phương tiện để nhà quản lý thực hiệnđiều hành , kiểm soát hoạt động của cơ quan Vì những cuộc họp này thườngxuyên diễn ra và đều có tính chất quan trọng nên hội họp phải được tổ chức saocho có thể phát huy hiệu quả cao nhất thì mới thíc đẩy công việc cần làm theođúng như kế hoạch đã đề ra

Hội họp thường được tổ chức để hướng tới một số mục tiêu sau:

- Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trí về quanđiểm, nhận thức làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sựủng hộ cũng như phối hợp

- Để phát huy dân chủ nói chung, cụ thể là thực hiện các quy chế dân chủ

khoa học, họp báo, họp giao ban, họp kín.

1.2.3.1 Hội nghị.

Là hình thức hội họp mà các cơ quan, tổ chức thường sử dụng để triểnkhai công việc, quán triệt chỉ đạo cấp trên Sơ kết tổng kết và một số trường hợpkhác

Hội nghị được tổ chức với trình tự như sau:

- Khai mạc;

- Báo cáo, phương hướng;

- Khen thưởng (nếu có)

- Tham luận , thảo luận, các thành viên đưa ra các ý kiến;

- Biết quyết chỉ tiêu;

- Thông qua nghị quyết;

- Bế mạc Hội nghị

1.2.3.2 Đại hội.

Đại hội là hình thức hội họp nhằm tổng kết, đánh giá công tác định kỳ của

1 tổ chức chính trị, chính trị xã hội, hội giáo dục xã hội nghiệp

Trình tự tổ chức Đại hội:

- Khai mạc;

- Báo cáo, phương hướng;

- Thông qua biên bản thẩm tra tư cách đại biểu;

- Khen thưởng (nếu có);

- Các tham luận;

- Thảo luận;

- Báo cáo kiểm điểm của Ban chấp hành, tuyên bố hết nhiệm kỳ;

- Bầu Ban chấp hành mới;

- Ban chấp hành mới ra mắt;

- Ý kiến của khách mời;

- Biểu quyết chỉ tiêu;

- Thông qua nghị quyết;

- Bế mạc

1.2.3.3 Hội thảo.

Hội thảo là loại hình hội họp nhằm tạo ra các điều kiện để tiếp cận tri thứcmới; là cuộc thảo luận về một số vấn đề nào đó có tính khoa học, lý luận và thựctiến đang đặt ra

Quy trình tổ chức hội thảo:

- Khai mạc;

- Báo cáo tổng quát;

- Báo cáo các tham luận khoa học;

- Thảo luận;

- Kết luận;

- Bế mạc.

1.2.3.4 Họp báo.

Họp báo là cuộc họp có các nhà báo được mời và các khách mời có liênquan đến cuộc họp, tuyên bố một sự việc quan trọng của tổ chức hoặc doanhnghiệp Mục đích của buổi họp báo là đưa ra những thông tin hướng tới côngchúng

Trình tự tổ chức họp báo:

- Khai mạc;

- Thông báo, công bố thông tin;

- Quá trình hỏi đáp giữa các thành viên;

- Thủ trưởng tổng két, đánh giá công tác chung;

- Các đơn vị tổng kết, đánh giá công tác của đơn vị mình;

- Thảo luận;

- Đăng ký lịch công tác;

- Kết luận

1.2.4 Ý nghĩa của hội họp

Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan đơn vị

Khi tổ chức hội họp sẽ cung cấp cho các nhà quản lý của cơ quan, tổ chức

có cơ hội để thống nhất nhận thức; tăng cường dân chủ trong điều hành, pháthuy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích nhân viên; đánhgiá nhân viên và tăng cường hiểu biết lẫn nhau; tạo áp lực hành động Đây cũngchính là một phương pháp thu thập thông tin một cách hiệu quả, chính xác đểquản lý có thể nắm rõ được các nội dung, quá trình hoạt động của công ty

Hội họp cũng là một phương thức quản lý qua đó nhà quản lý có thể huyđộng trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các cán bộ, công nhân viêntrong cơ quan, tổ chức, đặc biệt là các chuyên gia nhằm giải quyết những vấn đềphức tạp; tổ chức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong công ty; truyền đạttrực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện Họp luôn luôn làbiện pháp tốt nhất kết nối các thành viên trong tổ chức Việc họp rất quan trọngđối với hoạt động của cơ quan, tổ chức và về lâu dài họp vẫn là một phươngthức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích sự đóng gópsáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành, quản lý

Hội họp là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi ngườibày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có quyết địnhđúng đắn Qua hội họp, một số quyết định mới được ban hành, một số tư tưởng,quan điểm mới được thừa nhận Hội họp còn là nơi bàn bạc triển khai thực hiệncác quyết định, tháo gỡ những khó khăn vướng mắc, phát hiện phổ biến những

ưu điểm, những lệch lạc trong quản lý, trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biệnpháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm, thúc đẩy sự việc phát triển

CHƯƠNG 2.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT

2.1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt.

VISTAR.JSCPhòng 125 – DN5 – CT4 Khu đô thị Mỹ Đình – Mễ Trì,

xã Mễ Trì, huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội

(84 – 4) 37853748 / 37855659(84 – 4) 37853748 / 37855716http://www.xaydungvietnam.vn/

vistar.company@gmail.com

Năm 2006, Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt được thành lập hành8/3/2006 theo đăng ký kinh doanh số 0103011179 do Phòng đăng ký kinh doanh– Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực lập dự

án đầu tư, xây dựng các công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi, hạ tầng kỹthuật khu đô thị, các dự án kinh doanh phát triển nhà…;kinh doanh xuất nhậpkhẩu thiết bị máy móc ngành công nghiệp xây dựng, giao thông; kinh doanh vậtliệu xây dựng, đồ trang trí nội, ngoại thất…

Công ty được thành lập bởi các cổ đông đều là những cán bộ có nhiềunăm kinh nghiệm, đã từng hoạt động và làm việc trong các công ty lớn về lĩnhvực lập dự an, đầu tư, xây dựng Họ là những người có khả năng lãnh đạo, cókhả năng lãnh đạo, có khả năng phân tích thị trường, họ nhận thấy sự phát triểncủa ngành xây dựng, tương lai phát triển của thị trường bất đọng sản nên đã

cùng nhau thành lập nên Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt với mục tiêuxây dựng Công ty thành một trong những Công ty có năng lực và uy tín caotrong lĩnh vực lập dự án, đầu tư và xây dựng.

Trong thời gian đầu thành lập, Công ty đã gặp phải rất nhiều khó khăn:các dự án phát triển bất động sản hầu hết còn đang trong giai đoạn chuẩn bị đầu

tư, việc lập báo cáo đầu tư, thiết kế cơ sở, phê duyệt quy hoạch gặp nhiều vướngmắc do các thủ tục hành chính phức tạp… những Ban lãnh đạo công ty cùngtoàn thể cán bộ, công nhân viên trong công ty vẫn không ngừng cố gắng và phấnđấu để phát triển công ty ngày càng vững mạnh như mục tiêu đã đề ra

Cũng trong năm 2006, Ban lãnh đạo Công ty đã quyết định lập kế hoạchthành lập một nhà máy sản xuất đầu nối thép công nghiệp tại Việt Nam

Năm 2007, Công ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt thay đổi giấy phépđăng ký kinh doanh lần thứ hai với nội dung tăng thêm một số lĩnh vực kinhdoanh mới đó là : dịch vụ môi giới bất động sản; định giá bất động sản, sàn giaodịch bất động sản; quản lý bất động sản; và ủy thác đầu tư

Ngày 13 tháng 4 năm 2008, Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việtthay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh lần thứ ba, với nội dung mở rộng phạm

vị hoạt động ra toàn lãnh thổ Việt Nam

Ngày 17 tháng 12 năm 2008 Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việtthay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh lần thứ tư, với nội dung thay đổi ngườiđại diện theo pháp luật của công ty Với mục tiêu phát triển Công ty thành mộtCông ty có năng lực và uy tín cao, do đó Ban lãnh đạo Công ty luôn tạo điềukiện để cán bộ công nhân viên trong việc học hỏi kinh nghiệm để trở thànhnhững chuyên gia giỏi trong lĩnh vực đầu tư, kinh doanh bất động sản

Sang đến năm 2009, qua quá trình nghiên cứu, sản xuất và đưa vào thửnghiệm, đến nay sản phẩm đầu nối thép công nghiệp của Công ty đã được chứngnhận là sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao và chính thức được cấp phép sản xuất sảnphẩm này Đây là một trong những bước tiến lớn cho ngành xây dựng trong việctiết kiệm chi phí và đảm bảo chất lượng xây dựng

2.1.2 Các lĩnh vực kinh doanh của công ty.

Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt được thành lập ngày 8/3/2006theo đăng ký kinh doanh số 0103011179 do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kếhoạch và Đầu tư Hà Nội cấp Công ty kinh doanh trên những lĩnh vực:

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi;

- Kinh doanh vật liệu xây dựng và đồ trang trí nội thất, ngoại thất;

- Trang trí nội thất, ngoại thất;

- Kinh doanh khai thác dịch vụ về nhà ở, khu đô thị và khu công nghiệp;

- Đại lý kinh doanh xăng dầu;

- Kinh doanh bất động sản;

- Kinh doanh, khai thác và các dịch vụ vệ sinh công nghiệp;

- Khoan, thăm dò địa hình, địa chất thủy văn;

- Đo đạc bản đồ địa hình, địa chất;

- Kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị, máy móc ngành công nghiệp, ngành xâydựng và giao thông;

- Vận chuyển hành khách, vận tải hàng hóa bằng ô tô;

- Kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, điện tử, điện lạnh và điện dândụng;

- Mua bán, khai thác các loại khoáng sản ( trừ loại khoáng sản Nhà nước cấm);

- Sản xuất, mua bán các sản phẩm đồ nhựa, đồ kim loại;

- Kinh doanh phôi thép, thành phẩm các loại sản phẩm và trang thiết bị, máy móc,dây chuyền công nghệ phụ vụ ngành sản xuất thép, xây dựng công nghiệp vàdân dụng;

- Sửa chữa, lắp ráp, kinh doanh ô tô các loại;

- Dịch vụ ủy thác đầu tư;

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt

Sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt

2.1.3.1 Hội đồng quản trị

HĐQT là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhândanh Công ty, trừ những thẩm quyền thuộc ĐHĐCĐ HĐQT có các quyền sau:

- Quyết đinh cơ cấu tổ chức, bộ máy của Công ty;

- Quyết định chiến lược đầu tư, phát triển của Công ty trên cơ sở các mụcđích chiến lược do ĐHĐCĐ thông qua;

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, giám sát hoạt động của Ban Giámđốc vầ các cán bộ quản lý Công ty;

- Kiến nghị sửa đổi bổ sung Điều lệ, báo cáo tình hình kinh doanh hàngnăm, báo cáo tài chính, quyết toán năm, phương án phân phối, sử dụng lợi nhuận

và phương hướng phát triển, ké hoạch phát triển sản xuất kinh doanh và ngânsách hàng năm của Công ty trình ĐHĐCĐ;

-Triệu tập, chỉ đạo chuẩn bị nội dung và chương trình cho các cuộc họpĐHĐCĐ;

- Đề xuất việc tái cơ cấu lại hoặc giải thể Công ty;

- Các quyền khác quy định tại Điều lệ công ty

2.1.3.2 Ban kiểm soát

BKS do ĐHĐCĐ bầu ra để thực hiện giám sát HĐQT, Giám đốc Công tytrong việc quản lý và điều hành Công ty BKS chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ

và pháp luật về những công việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, bao gồm:

- Kiểm tra sổ sách kế toán và các báo cáo tài chính của Công ty, Kiểm tratính hợp lý, hợp pháp của các hoạt động sản xuất kinh doanh và tài chính Công

ty, kiểm tra việc thực hiện các Nghị quyết, Quyết định của HĐQT;

- Trình ĐHĐCĐ báo cáo thẩm tra các báo cáo tài chính của Công ty,đồng thời có quyền trình bày ý kiến độc lập của mình về kết quả thẩm tra cácvẫn đề liên quan tới hoạt động kinh doanh, hoạt động của HĐQT và Ban Giámđốc;

- Yêu cầu HĐQT triệu tập ĐHĐCĐ bất thường trong trường hợp xét thấycần thiết;

- Các quyền khác được quy định tại Điều lệ