Công tác tổ chức hội họp củaCông ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục tiêu nghiên cứu. 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: 2 5. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài. 2 6. Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 4 1.1 Tổng quan về công tác văn phòng. 4 1.1.1 Khái niệm văn phòng. 4 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng 4 1.1.2.1. Chức năng của văn phòng. 4 1.1.2.2.Nhiệm vụ của văn phòng. 5 1.2. Lý luận chung về hội họp 6 1.2.1. Khái niệm 6 1.2.2. Mục tiêu của hội họp. 6 1.2.3. Các loại hình Hội họp và trình tự tổ chức. 7 1.2.3.1. Hội nghị. 7 1.2.3.2. Đại hội. 8 1.2.3.3. Hội thảo. 8 1.2.3.4. Họp báo. 9 1.2.3.5. Họp giao ban. 9 1.2.3.6. Họp kín. 9 1.2.4. Ý nghĩa của hội họp 9 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TYCỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 11 2.1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt. 11 2.1.1. Lịch sử hình thành 11 2.1.2. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty. 12 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt 14 2.1.3.1. Hội đồng quản trị 15 2.1.3.2. Ban kiểm soát 15 2.1.3.3. Ban Giám đốc. 16 2.1.3.4. Các phòng ban chức năng, nhà máy và sàn giao dịch bất động sản. 16 2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ của công ty. 16 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành Chính. 17 2.2.1. Chức năng của phòng Tổ chức Hành Chính. 17 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 17 2.2.2.1. Về công tác nhân sự, bộ máy, đào tạo. 17 2.2.2.2. Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ. 18 2.2.2.3. Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường. 18 2.2.2.4. Về công tác quản lý tài sản. 19 2.2.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành Chính công ty Cồ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt. 19 2.3. Thực trạng công tác tổ chức cuộc họp tại công ty cổ phần đầu tư sông đà sao việt 20 2.3.1. Các hình thức Hội họp của Công ty cổ phần đâu tư Sông Đà Sao Việt. 20 2.3.2. Thực trạng công tác tổ chức Hội họp. 22 2.3.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị. 22 2.3.2.2. Tổ chức điều hành cuộc họp. 24 2.3.2.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc 26 2.4. Nhận xét, đánh giá về công tác tổ chức hội họp tại Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt 27 2.4.1. Ưu điểm. 27 2.4.2. Nhược điểm. 28 2.4.3. Nguyên nhân của những nhược điểm trong công tác tổ chức hội họp tại Công ty. 29 CHƯƠNG 3.CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 30 3.1. Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức hội họp tại Công ty. 30 3.1.1. Đối với người điều hành 30 3.1.2. Đối với người dự họp 31 KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

LỜI CẢM ƠN Để có kiến thức thực tế ngành quản trị văn phòng ngày hơm nay, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, thầy cô trường Đại học Nội vụ nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng, cung cấp cho em kiến thức chuyên môn hướng dẫn em trình thực tập để em hồn thành báo cáo Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Lãnh đạo Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt với cán Công ty quan tâm giúp đỡ em thời gian qua, tạo điều kiện cho em có hội trải nghiệm cơng việc cách thực tế Do thời gian có hạn kiến thức chuyên môn chưa sâu nên dù cố gắng báo cáo em không tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Kính mong nhận bảo, đánh giá, góp ý thầy để em khắc phục mặt yếu để báo cáo hoàn thiện qua có thêm kiến thức đường học hỏi sau Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2017 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nội dung em trình bày đề tài em tự tìm hiểu, nghiên cứu trình bày theo suy nghĩ thân, không chép nguyên văn từ tài liệu Em xin chịu trách nhiệm với đề tài ! Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HĐQT ĐHĐCD BKS Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm sốt A PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Đối với nhân viên Văn phòng thành công họ không phụ thuộc vào mối quan hệ riêng tư cá nhân mà điều quan trọng trình độ, chun mơn, lực cách thức tổ chức làm việc, số kỹ cần thiết việc tổ chức họp quan tổ chức mà họ làm việc Hội họp, hội nghị yếu tố quan trọng sống doanh nghiệp nơi mà bầu khơng khí văn hố tổ chức trì, cách thức để tổ chức nói với đội ngũ nhân viên rằng: “Bạn thành viên tập thể” Nếu bạn tổ chức họp buồn tẻ, yếu mà lại kéo dài lê thê, nhân viên bắt đầu tin làm việc cho công ty tẻ nhạt, cỏi quý trọng thời gian Tổ chức họp phương pháp tốt để lấy ý tưởng nhiều người lúc Là hội cho thành viên thảo luận vấn đề chung tham gia tiến trình định Để làm tốt điều đòi hỏi phận văn phòng quan, tổ chức cần nắm vững kỹ công tác tổ chức hội họp Nhận thấy tầm quan trọng quy trình xây dựng tổ chức họp nên em lựa chọn đề tài: “Công tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt” để tìm hiểu rõ việc tổ chức hội họp nơi Lịch sử nghiên cứu Đề tài nhiều anh, chị khóa ngồi trường nghiên cứu thực nhiều báo viêt nhằm tìm hiểu thực trạng cơng tác tổ chức hộ họp quan tổ chưc nước ta như: đề tài “Tìm hiểu cơng tác tổ chức hội nghị Ủy ban Nhân dân xã Lệ Xá” sinh viên Vũ Văn Nhân, viết “Kỹ hội họp: vai trò – chức kỹ chính” đăng website : http://hhdntg.vn/; đề tài: “Quy trình lập kế hoạch, vận dụng thực kế hoạch cho họp chuyến công tác quan”; đề tài “ Một số giải pháp nâng cao chất lượng họp Ủy ban Nhân dân – thực tiễn huyện Vị Thủy, Tỉnh Hậu Giang” sinh viên Huỳnh Thị Quyền Trân Trên sở đó, tơi kế thừa nội dung liên quan đến công tác tổ chức hộ họp nói chung đề tài dựa tình hình thực tiễn Cơng ty cổ phần Sơng Đà Sao Việt để hoàn thành đề tài Mục tiêu nghiên cứu Qua việc nghiên cứu công tác tổ chức hộ họp quan doanh nghiệp cụ thể giúp em hiểu thực trạng vấn đề thực tế đồng thời tìm ưu điểm cần phát huy nhược điểm cần hạn chế Từ đưa số biện pháp , số hướng giải vấn đề mang tính cá nhân mà tổ chức sử dụng nhằm nâng cao hiệu việc tổ chức hộ họp Công ty Đồng thời qua việc nghiên cứu vấn đề giúp em vận dụng kiến thức học vào thực tế từ hiểu cơng việc công tác tổ chức hội họp, đồng thời nắm bắt tình hình thực tế củng cố lại lý thuyết chuyên ngành theo học Nhiệm vụ nghiên cứu: - Thực trạng công tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt; - Ưu điểm nhược điểm vấn đề; - Những giải pháp cần thực Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 5.1.Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu hoạt động công tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần Sông Đà Sao Việt 5.2.Phạm vi nghiên cứu đề tài: Đề tài nghiên cứu phạm vi Công ty cổ phần Sông Đà Sao Việt Các phương pháp nghiên cứu sử dụng 6.1 Phương pháp thu thập thông tin Trong nghiên cứu này, phương pháp dùng chủ yếu để thực Với phương pháp cần thu thập thông tin thông qua tài liệu, báo cáo hoạt động Công ty quý, thông qua internet, tài liệu công ty để thu thập thơng tin có liên quan đến tổ chức, hoạt động văn phòng để làm sở phân tích, đánh giá nghiên cứu 6.2 Phương pháp phân tích tổng hợp Từ thơng tin, tài liệu thu thập được, tiến hành phân tích, xử lý qua thu kết q trình nghiên cứu Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận đề tài gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung công tác tổ chức hội họp Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.1 Tổng quan cơng tác văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Ở quan đơn vị nào, để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý cần phải có mơt phận chun lo công tác thu thập cung cấp truyền đạt thông tin (bên ngồi nội bộ), trợ giúp cho cơng tác quản lý điều hành ban lãnh đạo, bảo đảm điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động quan đơn vị, phận gọi “văn phòng” Văn phòng hiểu sau: - Văn phòng phận phụ trách cơng tác cơng văn giấy tờ hành quan đơn vị - Văn phòng trụ sở làm việc quan đơn vị, địa điểm mà hàng ngày cán bộ, cơng chức đến để thực thi cơng việc - Văn phòng máy giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực chức nhiệm vụ quan, tổ chức Các khái niệm phản ánh khía cạnh riêng rẽ “văn phòng” Để có định nghĩa đầy đủ “văn phòng” cần xem xét tồn diện hoạt động diễn phận quan, tổ chức Từ đó, nêu định nghĩa đầy đủ văn phòng quan, tổ chức sau: “Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức” 1.1.2 Chức nhiệm vụ văn phòng 1.1.2.1 Chức văn phòng Theo khái niệm văn phòng ,ta thấy văn phòng có chức sau đây: - Chức tham mưu: Hoạt động quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, có yếu tố chủ quan ( người quản lý), muốn định đắn, người quản lý cần vào yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý, người trợ giúp Những ý kiến văn phòng tập hợp lại, chọn lọc để đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án phán kịp thời đắn Hoạt dộng cần thiết tỏ hữu hiệu vừa mang tính tham vấn mang tính chuyên sâu trường hợp trợ giúp lãnh đạo Đây chức tham mưu cho lãnh đạo văn phòng - Chức tổng hợp: Tất thông tin thu thập xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau, từ thông tin cán văn phòng đầu mối tổng hợp lại, phân tích sử dụng thơng tin theo yêu cầu cảu lãnh đạo Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo ngun tắc, trình tự định mang lại hiệu thiết thực Việc tổng hợp thông tin có ý nghia quan trọng thành công hay thất bại quan, tổ chức - Chức hậu cần: Văn phòng phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo công tác quản lý điều hành quan đơn vị Chức thể qua hoạt động như: xây dựng triển khai chương trình kế hoạch cơng tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo, công tác văn thư… Hoạt động quan đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng trang thiết bị phương tiện vât chất nhằm đạt hiểu cao 1.1.2.2.Nhiệm vụ văn phòng 10 tiền bạc, chi phí lại, ăn ở, sinh hoạt cho đại biểu tham dự Hình thức họp trực tuyến tạo điều kiện để đưa công tác đạo, điều hành từ Hội Đồng Quản Trị đến người đứng đầu phòng ban cơng ty cách nhanh chóng, hiệu có trường hợp Lãnh đạo cơng tác xa, họp khẩn cấp ngày khơng làm việc…góp phần phục vụ công tác đạo, điều hành kịp thời Đồng thời với hình thức họp trực tuyến tạo lập môi trường làm việc mạng, đổi phương thức làm việc, thúc đẩy suất lao động giảm chi phí cho Cơng ty 2.3.2 Thực trạng công tác tổ chức Hội họp 2.3.2.1 Tổ chức công tác chuẩn bị Chuẩn bị họp yếu tố định cho thành công hay thất bại buổi họp Một họp tốt hạn chế khác biệt kết đạt Mọi họp phải chuẩn bị, cân nhắc tiến hành để xem làm thế để thứ tốt Vì công tác tổ chức chuẩn bị họp công ty cổ phần đầu tư Sông Đá Sao Việt thực cách cẩn thận qua công việc sau: Phải xác định mục tiêu họp Đây lý mà cơng ty cần tổ chức họp dựa theo mục tiêu để nhân viên văn phòng cơng ty bày biện, bố trí cách hợp lý Những đề đưa vào họp tùy thuộc vào tầm quan trọng mức độ khẩn cấp 2.Khi biết mục đích họp lập kế hoạch chi tiết để tổ chức họp Khi chuẩn bị kế hoạch, người chủ trì phải: Xác định chủ đề họp thành lập Ban tổ chức Công việc Ban Giám đốc công ty thực Vạch kế hoạch chi tiết họp Công việc Ban tổ 30 chức thực bao gồm nội dung như: - Liệt kê đề mục tranh luận, trao đổi định thời gian cho mục Dự đoán đáp ứng người tham dự, ý kiến tán thành hay phản đối - Thời lượng dành cho họp tùy thuộc vào mục tiêu chương trình họp Một họp thường kéo dài từ 30 phút Nếu họp kéo dài từ tiếng trở lên nên có 10 -15 phút nghỉ giải lao Chương trình khơng nên ơm đồm q nhiều đề mục nóng họp dễ kéo dài - Khi xác định trình tự họp, nên để vấn đề quan trọng trước, khơng chúng dễ bị bỏ quên để sau - Những vấn đề có tính khẩn cấp phải đưa trước vấn đề không khẩn cấp nên để sau - Xác định thành phần tham dự: +Nên chọn người tham gia họp Thường Cơng ty dễ xác định nên tham dự vào họp Tthành phần tham dự thường bao gồm người sau đây: Những người định cho vấn đề liên quan, người cung cấp thơng tin đầu vào cần thiết cho họp, người có quan tâm sẵn sàng can dự đến vấn đề nêu họp người mà thực thi định đưa họp + Việc xác định thành phần tham dự trở nên tế nhị mời người thuộc đơn vị khác tổ chức bên ngồi đến tham dự Cơng ty mời người kiến thức chuyên mơn họ giúp ích cho họp Tuy vậy, có diện họ, có vấn đề nội không tiện nêu lên thảo luận họp 31 - Xác định thời gian, địa điểm: + Xác định ngày họp cố gắng tìm ngày phù hợp để tổ chức họp + Xác định họp: Thường gói gọn buổi sáng hay chiều + Xác định địa điểm nơi diễn họp - Xác định chi phí cho họp - Lập bảng phân công công việc cụ thể Gởi thư mời Thư mời họp gửi đến người tham dự khoảng trước tuần lễ Người chủ trì gửi đến người tham dự: - Một thư mời ghi rõ thời gian (giờ, ngày, tháng) địa điểm họp - Một chương trình nghị rõ ràng với đề nghị tham gia người tham dự - Một hồ sơ ngắn gọn có nội dung: Các vấn đề trình bày giới thiệu thành viên tham dự với báo cáo họ vấn đề đặt Các tài liệu liên quan đến họp cung cấp đầy đủ cho thành viên họ có đủ thời gian nghiên cứu chúng trước vào buổi họp Về việc tổ chức chuẩn bị sở vật chất, trang trí phòng họp Ban tổ chức phân cơng cho nhân viên văn phòng chuẩn bị tốt phương tiện nghe nhìn hỗ trợ cho họp Phải có đủ chiếu cho máy 32 chiếu Cách đặt bàn ghế tùy thuộc vào loại hình qui mô họp: - Đối với họp đông người dùng hội trường người tham dự ngồi thành hàng, nên có bàn trước mặt, đối diện với người chủ trì họp - Đối với họp số lượng trung bình nên xếp ngồi theo hình chữ U, ngồi đối diện với bàn người chủ trì - Đối với họp người nên dùng bàn hình chữ nhật Việc đặt để thiết bị nghe nhìn coi cơng việc quan trọng bố trí cẩn thận, hợp lý Bởi thơng tin nhận gồm: thơng tin từ thị giác chiếm 83% từ thính giác chiếm 11% Thông tin từ thị giác cảm nhận dễ dàng nhận thông tin phức tạp Hình ảnh từ máy chiếu phải rõ Âm phải đủ lớn để nghe, dù ngồi cuối phòng họp Ban tổ chức bố trí kỹ thuật viên đảm bảo cho thiết bị nghe nhìn suốt họp tuyệt đối tránh trục trặc kỹ thuật Chuẩn bị nhân viên lễ tân phục vụ cho họp Phân công người viết tổng kết, báo cáo họp Sau thứ chuẩn bị xong, Ban tổ chức tiến hành kiểm tra, rà soát lại lần tất công việc chuẩn bị để tránh trường hợp sai sót sảy họp 2.3.2.2 Tổ chức điều hành họp Sau tổ chức chuẩn bị đầy đủ công tác chuẩn bị, đến ngày tổ chức họp Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt thường 33 diễn sau: * Tổ chức đón tiếp khách mời Bất quan đơn vị dù la quan hành nghiệp hay tổ chức kinh tế, xã hội…khi tiến hành họp thiếu phận lễ tân với vai trò người với lãnh đạo tiếp đón khách mời đến tham quan, dự họp hội nghị quan tổ chức Tổ chức tốt cơng tác lễ tân tạo ấn tượng tốt đẹp, gây cảm tình ban đầu khách mời Công ty từ có lợi quan trọng họp gặp khách hàng, ký hết hợp đồng Công ty Khi khách mời đến Công ty để dự họp địa điểm dùng để tiếp đón khách khu vực lễ tân cửa vào Công ty Sau làm thủ tục cần thiết chào hỏi khách, ghi tên vào sổ khách mời lễ tân hướng dẫn họ đến phòng chờ để đợi đến họp bắt đầu diễn Những trường hợp khách mời Lãnh đạo cấp cao, hay khách mời quan trọng đích thân Giám đốc tận nơi để đưa khách vào Khi dẫn khách vào phòng chờ, nhân viên tiếp nước trà cho khách thời gian chờ đợi Trong phòng làm việc văn phòng ln có trà ấm chén để phục vụ tiếp đãi khách, phòng chờ dọn dẹp gọn gàng, đẹp để tránh gây ấn tượng xấu khách mời Công ty * Điều hành họp Sau tiến hành khai mạc họp nêu mục đích họp tiến hành Khi họp bắt đầu người chủ trì họp truyền đạt mục tiêu kết mong muốn tới tất người tham dự họp nêu rõ cách thức tham gia giao tiếp họp Trong trình diễn họp, thành viên nghe thảo, 34 nghe vấn đề cần bàn bạc giải lễ tân phát tài liệu liên quan đến họp để từ thảo luận, đưa ý kiến, giải pháp để giải đề Sẽ có nhân viên văn phòng Cơng ty thực công việc ghi biên họp bao gồm nội dung như: - Thời gian, ngày , nơi họp chủ tọa họp - Tên tất thành viên dự họp thành viên vắng mặt - Toàn nội dung thảo luận, định trách nhiệm cá nhân cho nhiệm vụ phân công - Thời điểm kết thúc họp Khi họp đến hồi kết tập thể đưa thống nhất, định để giải cơng việc người chủ trì tổng kết lại mà tập thể làm từ xem xét hướng cơng ty Trước kết thúc họp người chủ trì tổng kết lại vấn đề cốt lõi giải hay tồn đọng giao việc cụ thể cho thành viên Nhắc nhở thành viên nhiệm vụ họ giao sau họp Sau Hội nghị kết thúc cán văn phòng tiến hành việc thu dọn địa điểm công việc khác liên quan đến khâu kết thúc Hội nghị 2.3.2.3 Tổ chức công việc hội họp kết thúc Về việc tổ chức công việc hội họp Công ty kết thúc tiến hành phân công công việc như: - Thu dọn địa điểm họp - Chuyển biên họp cho thành viên họp người liên quan, có ghi nhận lại kế hoạch quan điểm thống làm sở để thực công việc - Nhân viên Văn phòng nhanh chóng hồn thiện giấy tờ, thu thập 35 tài liệu lập hồ sơ họp để gửi lên Lãnh đạo cấp cao lưu trữ Các tài liệu cần thu thập là: + Quyết định lãnh đạo tổ chức hội nghị + Giấy triệu tập hội nghị + Danh sách thành viên dự hội nghị + Chương trình làm việc hội nghị + Lời khai mạc chủ tịch/lãnh đạo + Các phát biếu, báo cáo chính, báo cáo tham luận, báo cáo bổ sung + Nghị (hoặc kết luận) hội nghị + Biên bán hội nghị +Diễn văn bê mạc - Bố trí nhân viên thực việc viết thư cảm ơn tới vị khách mời tới dự họp - Tùy vào họp Ban tổ chức tổ chức chiêu đãi khách sau họp - Các nhân viên giao phó giúp lãnh đạo công ty thông báo triển khai kết luận họp Và để rút kinh nghiệm cho họp sau sau buổi họp lớn, ban thư ký phòng ban có liên quan đến việc tổ chức họp họp lại để tổng kết lại công tác tổ chức nhằm cổ vũ ,biểu dương ưu điểm đưa nhược điểm tồn để sửa chữa cho lần sau tổ chức cách hoàn hảo  Trên trình bày cơng tác tổ chức hội họp công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt Từ ta thấy phần cơng tác tổ chức hội họp Cơng ty Quy trình tổ chức hội họp công ty tốt, tổ chức phân công công việc cho họp thực cách rõ ràng, nhanh chóng Nội dung sở quan trọng cho việc đánh giá công tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt 2.4 Nhận xét, đánh giá công tác tổ chức hội họp Công ty cổ 36 phần đầu tư Sơng Đà Sao Việt Qua q trình thực tập Phòng Tổ chức – Hành Chính cơng ty Cồ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt em xin đưa vài nhận xét quy trình tổ chức hội hộp sau: 2.4.1 Ưu điểm - Trong suốt trình chuẩn bị tiến hành hội họp Ban Giám đốc quan tâm đạo thường xuyên Đây yếu tố quan trọng để hội nghị thành công cách tốt đẹp - Các nhân viên phòng Tổ chức – Hành cơng ty ý thức vai trò cá nhân nắm vững nhiệm vụ khâu tổ chức hội họp - Cơng ty có trang thiết bị đầy đủ như: máy tính, máy chiếu, máy fax… đáp ứng yêu cầu công việc hỗ trợ nhân viên trình tổ chức họp - Các họp Công ty trì thực theo kế hoạch xác định kế hoạch xây dựng - Nội dung họp báo trước cho thành viên người chủ trì, từ chuẩn bị giấy tờ liên quan kỹ lưỡng để họp diễn cách thuận lợi - Các công việc trước, sau hội họp phân công cách rõ ràng thực cẩn thận, chu đáo - Công tác tổ chức chuẩn bị đón khách cơng ty tổ chức tốt nên dễ tạo thiện cảm hình ảnh cơng ty khách mời bên ngồi - Khơng khí họp dân chủ, người tham dự thẳng thắn hăng hái đóng góp ý kiến trọng tâm tạo đồng thuân cao sau kết thúc họp 2.4.2 Nhược điểm 37 Ngoài ưu điểm công tác tổ chức Hội họp Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt nêu hạn chế tồn cần phải có biện pháp khắc phục đề chất lượng họp ngày nâng cao: - Đôi bước quy trình tổ chức hội họp chưa phối hợp nhịp nhàng, ăn ý với dẫn đến số họp chưa đạt kết mong đợi , thống số thành viên chưa thực đốn - Đơi diễn tình trạng họp kéo dài lâu, khiến thành viên người chủ trì rơi vào tình trạng căng thẳng, mệt mỏi dẫn đến kết họp khơng thực tốt - Một số thành viên chưa phát huy hết vai trò tồn đọng tâm lý triển khai công việc cách bắt buộc 38 2.4.3 Nguyên nhân nhược điểm công tác tổ chức hội họp Công ty - Do số thành viên chưa ý thức hết tầm quan trọng buổi họp nên tâm lý chưa thực để tìm giải pháp, chủ yếu nghe theo định người khác - Người chủ trì họp đơi lúc đưa q nhiều nội dung cần thảo luận, bàn bạc vào họp nên dẫn đến việc họp bị kéo dài, gây mệt mỏi cho thành viên - Cơ sở vật chất công ty chưa cải tiến, việc áp dụng khoa học công nghệ vào công việc chưa đạt hiệu cao 39 CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 3.1 Các giải pháp nâng cao hiệu tổ chức hội họp Công ty Qua q trình thực tập Cơng ty, em hiểu phần công việc công tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt, em xin đề xuât số giải pháp sau, hy vọng góp phần xây dựng Cơng ty ngày hồn thiện 3.1.1 Đối với người điều hành (chủ trì họp) Người điều hành người chịu trách nhiệm nội dung kết họp Trước hết phải tuân thủ xác thời gian Cần phải giám sát trình tranh luận chặt chẽ khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn cãi lộn Cuộc họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Nếu họp không chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do người điều hành họp cần có kỹ cách thức để tổ chức họp thành công Chuẩn bị thứ cần thiết họp đa số trao đổi mang tính tự phát Q trình họp diễn khơng hồn tồn định trước mà theo đề cương Ngoài kết họp khơng dễ mà thống nhanh chóng Bởi hai điều quan trọng công tác chuẩn bị họp là: Đặt mục đích rõ ràng, thực tế chuẩn bị vấn đề cần bàn bạc cách cụ thể Khi họp tiến hành cần nhìn mục tiêu cốt lõi Đơi vấn đề giải mà không cần đến họp trước hết người điều hành cần định tính chất cần thiết phải có họp Thông thường cần đến họp vấn đề cần giải tư duy, cập nhật thông 40 tin cần tổng hợp thơng tin.Vấn đề cần bàn bạc cốt lõi họp Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố để xây dựng đề cương cho họp Cần phân chia thời gian hợp lý cho vấn đề thích thời gian đề cương họp gửi đến thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho vấn đề cụ thể Cần quan sát thành viên ghi nhớ thái độ, ý kiến họ họp Nếu tạo điều kiện cho thành viên có hội chào hỏi xã giao trước họp, điều phần giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ họp căng thẳng Cần để cải thiện nhàm chán hội họp cách phải cải thiện nội dung họp, hạn chế tiến tới loại bỏ hoàn toàn họp để bàn việc… không cần bàn, mà cần người có trách nhiệm định triển khai thực Bên cạnh đó, tránh tình trạng bắt người tham dự phải nghe lại nhiều lần nội dung họp khác Nên giảm bớt thủ tục rườm rà họp, việc đọc nhiều diễn văn, phát biểu khai mạc hội nghị, việc đọc báo cáo in sẵn thành tài liệu phát cho khách mời… để dành thời gian tập trung thảo luận nội dung chủ yếu họp Không nên kéo dài họp cách mức cần thiết, làm cho họp trở nên căng thẳng, nhàm chán người dự mệt mỏi vấn đề có chưa giải cách triệt để 3.1.2 Đối với người dự họp Để không gặp phải cảm giác nhàm chán dự họp, khắc phục từ phía ban tổ chức họp mà khắc phục phía người tham dự Họ phải ý lắng nghe, tham gia chất vấn, phản biện cách nhiệt tình họp Cần đến họp với tinh thần đóng góp triệt công ty để 41 vấn đế giải nhanh chóng Coi việc họp hành bàn giải pháp trách nhiệm để đóng góp cho công ty phát triển  Trên nhận xét đánh giá ưu nhược điểm qua đưa số giải pháp nhằm khắc phục hạn chế, phát huy mặt tích cực công tác tổ chức hộ họp công ty để mong cơng ty có họp đạt kết mong muốn ngày phát triển kinh tế nước ta KẾT LUẬN Ngày nay, tồn cầu hóa hội nhập quốc tế trở thành xu khách quan tiến trình phát triển kinh tế giới Q trình tồn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế tạo thời thuận lợi cho quốc gia, doanh nghiệp có hội phát triển, đồng thời đem lại thách thức lớn cạnh tranh, khả thu hút thị trường Để thích ứng với thay đổi đối mặt với thách thức doanh nghiệp cần phải có phương án phát triển kinh doanh cách phù hợp Vì mà công tác tổ chức hội họp đề cao Có họp giúp cho doanh nghiệp thấy rõ phương hướng, cách thức làm việc, bảo đảm cho doanh nghiệp phát triển cách ổn định, bắt kịp với xu hướng Hội họp coi phương tiện mà nhà quản lý thực hiện, điều hành kiểm soát hoạt động quan Mỗi họp tổ chức với mục đích khác đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải có kiến thức chun sâu, am hiểu cơng việc Q trình thực tập Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt giúp cho em có nhiều kiến thức lĩnh vực văn phòng, nâng cao lực chuyên môn, trau dồi nhiều kiến thức hơn, hiểu biết xã hội rộng đồng thời làm việc có tính chun nghiệp q trình tổ chức họp Đây hội để em vận dụng kiến thức học, nghiên cứu nhà trường để vận dụng vào thực tế giúp cho em có thêm kinh nghiệm, khơng bỡ ngỡ trước bước vào thực tế công việc 42 Đạt kết tốt q trình thực tập Cơng ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt trước hết em xin chân thành cảm ơn tận tình giảng dạy thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cung cấp cho em nguồn tri thức vơ giá để em có thêm hành trang bước vào môi trường làm việc tự tin Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới anh chị Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập cách tốt Do thời gian nghiên cứu có hạn hiểu biết thực tế hạn chế, cách nhìn nhận đánh giá vấn đề góc độ định chưa sâu bao quát Vì báo cáo em khơng thể tránh khỏi thiếu sót chưa đáp ứng hết yêu cầu Khoa Nhà trường đặt ra, kính mong thầy giáo đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Nguyễn Hữu Thân, Sách Quản trị hành văn phòng, NXB Lao động – Xã Hội PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, Sách Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật http://www.xaydungvietnam.vn/ Một số tài liệu giấy tờ có cơng ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt 44 ... trình tổ chức hội thảo: - Khai mạc; - Báo cáo tổng quát; - Báo cáo tham luận khoa học; - Thảo luận; - Kết luận; 14 - Bế mạc 1.2 .3. 4 Họp báo Họp báo họp có nhà báo mời khách mời có liên quan đến họp,... kế toán báo cáo tài Cơng ty, Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp hoạt động sản xuất kinh doanh tài Cơng ty, kiểm tra việc thực Nghị quyết, Quyết định HĐQT; - Trình ĐHĐCĐ báo cáo thẩm tra báo cáo tài... – Mễ Trì, xã Mễ Trì, huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội Điện thoại: (84 – 4) 37 8 537 48 / 37 855659 Fax: (84 – 4) 37 8 537 48 / 37 855716 Website: http://www.xaydungvietnam.vn/ Email: vistar.company@gmail.com