Tìm hiểu công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục đích lựa chọn đề tài 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Cấu trúc của đề tài 2 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt và Phòng Tổ Chức Hành Chính của công ty 3 1.1.1. Chức năng nhiệm vụ của Công ty 3 1.1.2. Quyền hạn 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty 5 1.2. Chức năng quyền hạn cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức Hành chính của công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt 6 1.2.1. Chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ 6 1.2.2.1 Công tác văn phòng 6 1.2.2.2. Công tác tổ chức, chế độ chính sách 6 1.2.2.3. Công tác bảo hộ lao động 7 1.2.2.4. Công tác bảo vệ 7 1.2.2.5. Công tác phục vụ 7 1.2.2.6. Công tác khác 7 1.2.3. Quyền hạn 8 1.2.4 Cơ cấu tổ chức 8 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 9 2.1. Lý luận chung về công tác văn thư lưu trữ 9 2.1.1. Công tác văn thư 9 2.1.2. Công tác lưu trữ 10 2.1.3. Khái niệm, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ 10 2.1.3.1. Khái niệm công tác văn thư-lưu trữ 10 2.1.3.2. Vai trò công tác văn thư- lưu trữ 11 2.1.4. Khái niệm, nội dung của tổ chức công tác văn thư, lưu trữ 12 2.2. Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần đầu tư sông Đà Sao Việt 13 2.2.1. Hệ thống các văn bản quản lý của Công ty Cổ phần đầu tư sông Đà Sao Việt về công tác văn thư, lưu trữ. 13 2.2.2. Mô hình tổ chức văn thư của công ty 14 2.2.3. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lí công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ 14 2.2.4. Kiểm tra, giải quyết và xử lí vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại công ty 15 2.3. Công tác văn thư của Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt 15 2.3.1. Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản tại công ty 15 2.3.1.1. Các loại văn bản mà công ty ban hành, Thẩm quyền ban hành văn bản 15 2.3.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 15 2.3.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty và thực trạng 16 2.3.1.3.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty 16 2.3.1.3.2. Nhận xét và giải pháp khắc phục hạn chế 20 2.3.2. Công tác quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ 21 2.3.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến 24 2.3.4. Quản lý và sử dụng con dấu 28 2.3.4.1. Các loại dấu trong công ty 28 2.3.4.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu trong công ty 28 2.3.5. Công tác lập hồ sơ 30 2.4. Tìm hiểu về công tác lưu trữ của Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt 33 2.4.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 33 2.4.2. Xác định giá trị tài liệu 34 2.4.3. Công tác chỉnh lý tài liệu 34 2.4.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 35 2.4.5. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 35 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CPĐT SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 36 3.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ 36 3.2. Một số khuyến nghị 38 C. PHẦN KẾT LUẬN 39 PHỤ LỤC   DANH MỤC VIẾT TẮT HĐQT Hội đồng quản trị ĐHĐCĐ Đại hội đồng cổ đông BKS Ban kiểm soát CPĐT Cổ phần đầu tư TC-HC Tổ chức Hành chính   LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài báo cáo thực tập với đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt” trước tiên cho phép em xin gửi lời cảm ơn tới chị Nguyễn Mai Anh nhân viên lễ tân - văn th

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Tên công ty: Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt

Địa chỉ: Cụm CN Lai Xá, Kim Chung, Hoài Đức, Hà Nội

Giảng viên hưỡng dẫn: Ths Nguyễn Đăng Việt

Cán bộ hướng dẫn tại cơ quan: Nguyễn Thu Hằng

MỤC LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Mục đích lựa chọn đề tài 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Cấu trúc của đề tài 2

B PHẦN NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 3

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt và Phòng Tổ Chức Hành Chính của công ty 3

1.1.1 Chức năng nhiệm vụ của Công ty 3

1.1.2 Quyền hạn 4

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty 5

1.2 Chức năng quyền hạn cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức Hành chính của công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt 6

1.2.1 Chức năng 6

1.2.2 Nhiệm vụ 6

1.2.2.1 Công tác văn phòng 6

1.2.2.2 Công tác tổ chức, chế độ chính sách 6

1.2.2.3 Công tác bảo hộ lao động 7

1.2.2.4 Công tác bảo vệ 7

1.2.2.5 Công tác phục vụ 7

1.2.2.6 Công tác khác 7

1.2.3 Quyền hạn 8

1.2.4 Cơ cấu tổ chức 8

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 9

2.1 Lý luận chung về công tác văn thư lưu trữ 9

2.1.1 Công tác văn thư 9

2.1.2 Công tác lưu trữ 10

2.1.3 Khái niệm, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ 10

2.1.3.1 Khái niệm công tác văn thư-lưu trữ 10

2.1.3.2 Vai trò công tác văn thư- lưu trữ 11

2.1.4 Khái niệm, nội dung của tổ chức công tác văn thư, lưu trữ 12

2.2 Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần đầu tư sông Đà Sao Việt 13

2.2.1 Hệ thống các văn bản quản lý của Công ty Cổ phần đầu tư sông Đà Sao Việt về công tác văn thư, lưu trữ 13

2.2.2 Mô hình tổ chức văn thư của công ty 14

2.2.3 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lí công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ 14

2.2.4 Kiểm tra, giải quyết và xử lí vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại công ty 15

2.3 Công tác văn thư của Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt 15

2.3.1 Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản tại công ty 15

2.3.1.1 Các loại văn bản mà công ty ban hành, Thẩm quyền ban hành văn bản 15

2.3.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 15

2.3.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty và thực trạng 16

2.3.1.3.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty 16

2.3.1.3.2 Nhận xét và giải pháp khắc phục hạn chế 20

2.3.2 Công tác quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ 21

2.3.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 24

2.3.4 Quản lý và sử dụng con dấu 28

2.3.4.1 Các loại dấu trong công ty 28

2.3.4.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu trong công ty 28

2.3.5 Công tác lập hồ sơ 30

2.4 Tìm hiểu về công tác lưu trữ của Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt 33

2.4.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 33

2.4.2 Xác định giá trị tài liệu 34

2.4.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 34

2.4.4 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 35

2.4.5 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 35

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CPĐT SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 36

3.1 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ 36

3.2 Một số khuyến nghị 38

C PHẦN KẾT LUẬN 39 PHỤ LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài báo cáo thực tập với đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức,quản lý về văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt” trướctiên cho phép em xin gửi lời cảm ơn tới chị Nguyễn Mai Anh nhân viên lễ tân -văn thư và toàn thể các cô chú cán bộ, anh chị nhân viên tại phòng Tổ chức –Hành Chính Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt đã giúp đỡ em rất nhiệttình trong suốt thời gian em thực tập

Bài báo cáo của em sẽ không thể hoàn thành tốt nếu không có sự hướngdẫn tận tình của các thầy, cô giáo giảng viên khoa Quản trị Văn phòng- TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội

Trong thời gian thực tập là 02 tháng (từ ngày 10/01/2016 đến ngày10/3/2017) tuy ngắn, nhưng nhờ sự giúp đỡ của giáo viên hưỡng dẫn và cán bộhướng dẫn đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào công tácthực tiễn Trong suốt thời gian thực tập, em đã có cơ hội thực hành các côngviệc về văn phòng Qua đó đã tự rèn luyện được các kỹ năng làm việc và nângcao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn vềtầm quan trọng của công tác Văn phòng

Em viết bản báo cáo này mong muốn nhận được sự góp ý của các thầy, côgiáo để giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để em có cơ sở, nền tảngkiến thức để phục vụ cho công tác sau này với hy vọng góp một phần công sứctrong công cuộc đổi mới đất nước, công cuộc cải cách nền hành chính nước nhà

Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong bài báocáo không thể tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót

Một lần nữa cho phép em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáotrong Khoa Quản trị Văn phòng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điềukiện cho sinh viên chúng em có cơ hội được khảo sát thực tế qua đợt thực tập.Xin chân thành cảm ơn các anh, chị cô, chú tại phòng Tổ chức – Hành ChínhCông ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoànthành bào cáo này!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan những nội dung em trình bày trong đề tài đều do em tựtìm hiều, nghiên cứu và trình bày theo suy nghĩ của bản thân, không sao chépnguyên văn từ bất kỳ tài liệu nào

Em xin chịu trách nhiệm với đề tài của mình !

Hà Nội, ngày 10 tháng 3 năm 2017

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Công ty Cổ Phần Đầu Tư Sông Đà Sao Việt là công ty mới thành lập(năm 2006), trải qua hơn 10 năm hình thành và phát triển đến nay công ty đã tạolập được một vị thế vững chắc, một hình ảnh tin tưởng trong con mắt của đốitác Để thực hiện mục tiêu đưa công ty trở thành một công ty lớn về lĩnh vực lập

dự án, đầu tư và xây dựng thì công tác văn phòng trong Công ty có vai trò rấtquan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hoạt động của công ty Trong công tácvăn phòng thì công tác văn thư lưu trữ có một vị trí rất quan trọng trong việcđảm bảo thông tin phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ, cho yêu cầu quản lý vàđiều hành theo đúng chức năng và nhiệm vụ được giao của cơ quan, mọi vănbản giấy tờ đều tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư – lưu trữ để quản líđược thống nhất và sử dụng có hiệu quả, văn bản, giấy tờ được dùng để công bố,truyền đạt đường lối chủ trương, chính sách của Đảng, của Nhà nước; để báocáo thỉnh thị; liên hệ công tác giữa các cơ quan, các ngành, các cấp; ghi chép cáckinh nghiệm đã được đúc kết và các tài liệu cần thiết Nhận thức được tầm quantrọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của văn phòng và trong Công

ty CPĐT Sông Đà Sao Việt trong việc thực hiện mục tiêu của Công ty nên emxin chọn đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại Công

ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt” nhằm bồi đắp thêm những kiến thức chobản thân mình và có thể tìm hiểu về cách thức tổ chức, nghiệp vụ văn thư, lưutrữ trong một công ty lớn để có thể tích lũy nhiều kinh nghiệm cho bản thân vàcông việc sau này

2 Lịch sử nghiên cứu

Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt là một công ty mới thành lập (năm2006), công ty chưa có cái nhìn khái quát khách quan, tổng quát về vấn đề văn

thư lưu trữ vì vậy em chọn chủ đề “Tìm hiểu công tác tổ chức, quản lý về văn

thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt” và trở thành người

đầu tiên nghiên cứu đến công tác văn thư, lưu trữ của công ty, xây dựng hệthống lý luận, tìm ra những điểm thành công và hạn chế, góp phần mang đến cáinhìn toàn diện, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ đối với công ty

3 Mục đích lựa chọn đề tài

- Tìm hiểu cơ sở lý luận của công tác văn thư lưu trữ

- Tìm hiểu về thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu

tư Sông Đà Sao Việt

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thưlưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hoá những vấn đề lý luận liên quan tới công tác tổ chức vànghiệp vụ văn thư lưu trữ

- Mô tả thực trạng, phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức, nghiệp

vụ văn thư lưu trữ của Công ty;

- Đề xuất các biện pháp, giải pháp, khuyến nghị để hoàn thiện công tácvăn thư lưu trữ của doanh nghiệp

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu công tác tổ chức, nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Công tyCPĐT Sông Đà Sao Việt từ giai đoạn mới thành lập đến đầu năm 2017, chỉ ranhững ưu điểm hạn chế của công tác trên để từ đó đưa ra giải pháp cho các mặthạn chế và rút ra những kinh nghiệm cho bản thân

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp quan sát khoa học: Quan sát thực tế các hoạt động hàngngày về vấn đề khảo sát

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu tài liệu về văn thư, lưu trữcủa công ty, các tài liệu sách, giáo trình liên quan đến công tác văn thư lưu trữ

- Phương pháp xử lý dữ liệu: Sàng lọc những dữ liệu có giá trị trong tàiliệu và tham khảo các bài viết hướng dẫn về nội dung nghiên cứu

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, phần nội dung của đề tài được chialàm 03 chương:

- Chương 1 Khái quát về Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt

- Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức, nghiệp vụ văn thư lưu trữ củaCông ty CPĐT Sông Đà Sao Việt

- Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức,nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt và Phòng Tổ Chức Hành Chính của công ty

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆTTên viết tắt: VISTAR.,JSC

Địa chỉ trụ sở chính: Phòng 125 – DN5 CT4 Mỹ Đình Sông Đà – TừLiêm – Hà Nội

Ðiện Thoại :(84 – 4) 37855659 - 37855715

Website: www.vistars.com.vn

1.1.1 Chức năng nhiệm vụ của Công ty

Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt được thành lập ngày 8/3/2006theo đăng kí kinh doanh số 010301179 do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kếhoạch và Đầu tư Hà Nội cấp, với số vốn điều lệ là 50 000 000 000 đồng(nămmươi tỷ đồng), hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực lập dự án đầu tư, xây dựng cáccông trình dân dụng, giao thông thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật, đồ trang trí nội ngoạithất,…; và các ngành nghề khác Công ty được thành lập bởi các cổ đông đều lànhững cán bộ có nhiều năm kinh nghiệm đã từng hoạt động và làm việc trongcác công ty lớn về lĩnh vực lập dự án, đầu tư, xây dựng Họ là những người cókhả năng lãnh đạo có khả năng phân tích thị trường, họ nhận thấy sự phát triểncủa ngành xây dựng, tương lai phát triển của thị trường bất động sản nên đãcùng nhau thành lập nên Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt với mục tiêuxây dựng Công ty trở thành một trong những công ty có năng lực và uy tín caotrong lĩnh vực lập dự án, đầu tư và xây dựng

Công ty được thành lập với các chức năng nhiệm vụ cụ thể như sau:

• Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thủy lợi;

• Kinh doanh vật liệu xây dựng và đồ trang trí nội, ngoại thất;

• Trang trí nội ngoại thất;

• Kinh doanh khai thác dịch vụ về nhà ở, khu đô thị và khu công nghiệp;

• Đại lý kinh doanh xăng dầu;

• Kinh doanh bất động sản;

• Kinh doanh, khai thác và các dịch vụ vệ sinh công nghiệp;

• Khoan, thăm dò địa hình, địa chất, thủy văn;

• Đo đạc bản đồ địa hình, địa chất;

• Kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị, máy móc ngành công nghiệp,ngành xây dựng giao thông;

• Vận chuyển hành khách, vận tải hàng hóa bằng ô tô;

• Kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, điện tử, điện lạnh và điệndân dụng;

• Mua bán, khai thác các loại khoáng sản (trừ loại khoáng sản Nhà nướccấm);

• Sản xuất, mua bán các sản phẩm đồ nhựa, đồ kim loại;

• Kinh doanh phôi thép, thép thành phẩm các loại sản phẩm và trang thiết

bị, máy móc, dây chuyền công nghệ phục vụ ngành sản xuất thép, xây dựngcông nghiệp và điện dân dụng;

• Sửa chữa, lắp ráp, kinh doanh ô tô các loại;

1.1.2 Quyền hạn

Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng,được mở tài khoản ở trong nước và ở ngoài nước theo quy định của pháp luật,hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ của công ty

Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt có quyền, nghĩa vụ pháp lý đối với vốn,tài sản, nhân lực, lao động, đất đai, hồ sơ, tài liệu và các vấn đề khác có liênquan của công ty trước khi chuyển sang hoạt động theo mô hình mới

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

Gồm có:

Hội đồng quản trị

Ban kiểm soát

Ban Giám đốc

Các phòng ban chức năng, nhà máy và các sàn giao dịch bất động sản

- Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty (Xem phụ lục 1)

- HĐQT là công ty có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyềnnhân danh công ty, trừ những thẩm quyền thuộc ĐHĐCĐ, HĐQT có các quyềnsau:

Quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy của công ty;

Quyết định chiến lược đầu tư, phát triển của công ty trên cơ sở các mụcđích chiến lược do ĐHĐCĐ thông qua;

Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, giám sát hoạt động của Ban giám đốc

và các cán bộ quản lý công ty;

Các quyền khác được quy định tại điều lệ

- BKS do ĐHĐCĐ bầu ra để thực hiện giám sát HĐQT, Giám đốc công tytrong việc quản lý và điều hành công ty, BKS chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ

và pháp luật về những công việc thực hiện các nhiệm vụ được giao

- Ban Giám đốc: Tổng Giám đốc do HĐQT bổ nhiệm, chịu trách nhiệmtrước HĐQT và ĐHĐCĐ về điều hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh

doanh Phó Tổng Giám đốc có trách nhiệm giúp đỡ Tổng Giám đốc điều hànhhoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, Ban Giám đốc có nhiệm vụ:

Tổ chức điều hành, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công

ty theo nghị quyết, quyết định của HĐQT, nghị quyết của ĐHĐCĐ, Điều lệcông ty và tuân thủ pháp luật;

Xây dựng và trình HĐQT các quy chế quản lý điều hành nội bộ , kế hoạchsản xuất kinh doanh và kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty;

Thực hiện các nghị quyết của HĐQT và ĐHĐCĐ, kế hoạch kinh doanh và

kế hoạch đầu tư của công ty đã được HĐQT và ĐHĐCĐ thông qua;

Các nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ

- Các phòng ban chức năng, nhà máy và sàn giao dịch bất động sản:Nhóm này trực tiếp tiến hành các nghiệp vụ kinh doanh của Công ty

Các phòng nghiệp vụ gồm có các Trưởng, Phó trưởng phòng trực tiếpđiều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của phòng và dưới sự chỉ dẫn của banGiám đốc

1.2 Chức năng quyền hạn cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức Hành chính của công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt

1.2.1 Chức năng

- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện cácviệc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ laođộng, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sựtheo luật và quy chế công ty

- Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nộquy, quy chế công ty

- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty

1.2.2 Nhiệm vụ

1.2.2.1 Công tác văn phòng

- Đối nội: công tác nội vụ của công ty, tiếp nhận, tổng hợp thông tin Xử

lý các thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng

- Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đếncông ty Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình

- Tổ chức hội nghị và các buổi khánh tiết của công ty

- Soạn thảo văn bản, trình giám đốc ký các văn bản đối nội, đối ngoại vphải chịu trch nhiệm trước giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản đó

- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chínhxác, kịp thời, an toàn

- Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định

và quy chế công ty

- Theo di công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty

- Lưu giữ và bổ sung hồ sơ cán bộ công nhân viên kịp thời, chính xác

- Là thành viên thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật,

HĐ lương, khoa học kỹ thuật

- Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng bậc thợ chongười lao động

1.2.2.3 Công tác bảo hộ lao động

- Quản lý công tác vệ sinh, an tồn lao động, phòng chống cháy nổ khu vựcvăn phòng v công cộng

- Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộlao động trong toàn công ty theo quy chế

- Chăm sóc sức khỏe cho người lao động: khám sức khỏe định kỳ và độtxuất, cấp cứu tai nạn lao động

1.2.2.4 Công tác bảo vệ

- Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, trị an trong toàn công ty

- Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai, hỏahoạn.

- Quản lý nhân lực thực hiện theo luật nghĩa vụ quân sự

- Hướng dẫn, kiểm tra khách và cán bộ công nhân khi ra vào cổng Phốihợp cùng các bộ phận duy trì thời gian làm việc

1.2.2.5 Công tác phục vụ

- Làm công tác tạp vụ, vệ sinh trong công ty

- Đảm nhận việc cung cấp các nhu cầu phục vụ công tác văn phòng

- Đảm nhận công tác nấu cơm phục vụ bữa ăn công nghiệp

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT

2.1 Lý luận chung về công tác văn thư lưu trữ

2.1.1 Công tác văn thư

Công tác văn thư là khái niệm dung để chỉ toàn bộ công việc liên quan đểsoạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiệnhành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của công ty

tổ chức

Nội dung công tác văn thư

- Soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các công việc cần tiến hành trongquá trình soạn thảo một văn bản để ban hành

Quy trình soạn thảo một văn bản được yêu cầu theo hướng dẫn của thông

tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1/2011 của bộ nội vụ hướng dẫn về thể thức

vã kĩ thuật trình bày của văn bản hành chính Tuy nhiên có thể khái quát quytrình soạn thảo gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định tính chất mục đích của việc ban hành văn bản

Bước 2: Xác định tên loại dựa trên tính chất mục đích thẩm quyền và đốitượng thi hành văn bản

Bước 3: Thu thập và xử lí thông tin

Bước 4: Xây dựng đề cương, viết bản thảo

Bước 5: Trình duyệt và chỉnh sửa

Bước 6: Hoàn thiện về mặt thể thức và nội dung để chuyển xuống vănthư

• Quản lý và giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản kể cả văn bản đơn thư do cá nhân gửi đến công ty đều phảiđược quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận đăng ký văn bản đến; Trình, chuyểngiao văn bản đến; Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Quản lý và giải quyết văn bản đi: kiểm tra thể thức và kỹ thuật trìnhbày; trình kí văn bản; ghi sổ ngày tháng năm văn bản; đăng kí, đóng dấu củacông ty; làm thủ tục chuyển giao và theo dõi; lưu văn bản

- Quản lý và sử dụng con dấu

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.

2.1.2 Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý nhà nước, bao gồm tất cả nhữngvấn đề lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu,bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác quản

lý nghiên cứu và các nhu cầu chính đáng của công dân

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản,hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ xã hội

Nội dung của công tác lưu trữ

• Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọngiao nhận tài liệu có giấ trị để giao nộp vài lưu trữ công ty, lưu trữ Lịch sử

• Phân loại tài liệu là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu đểchia chúng ra thành các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khácnhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó

• Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu trên cơ sở những tiêuchuẩn giá trị của chúng nhằm mục đích xác định thời hạn bảo quản tài liệu vàlựa chọn chúng để bảo quản trong các lưu trữ thuộc phông lưu trữ quốc gia

• Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp thống kê, lậpcông cụ tra tìm tài liệu hình thành trong công ty, tổ chức, cá nhân

• Bảo quản tài liệu lưu trữ là việc nghiên cứu, áp dụng các biện phápnhằm kép dài tuổi thọ của tài liệu phục vụ cho nhu cầu khai thác

• Thống kê tài liệu lưu trữ là việc áp dụng các phương pháp công cụchuyên môn để xác định số lượng, chât lượng, thành phần, nội dung để ghi vàophương tiện thống kê

• Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là các phương tiện dùng để tratìm thông tin trong tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu của công ty tổ chức

2.1.3 Khái niệm, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ

2.1.3.1 Khái niệm công tác văn thư-lưu trữ

Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bảnphục vụ cho công tác quản lý của các công ty nhà nước, các tổ chức chính trị,kinh tế Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổ

chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động củacông ty, sau đó nộp lưu vào lưu trữ của công ty.

2.1.3.2 Vai trò công tác văn thư- lưu trữ

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các côngviệc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liềnvới văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sửdụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai tròcủa công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước làrất quan trọng được thể hiện ở 4 điểm sau:

Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quảnlý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đíchchính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ,những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các côngty

Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất côngviệc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức,

cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc mộtcách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệmgóp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả vàđây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ởnước ta hiện nay

Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các công

ty, tổ chức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của công

ty, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến công ty,

tổ chức và các bí mật quốc gia

Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phầnnâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các công ty, tổ chức đảng, tổ chứcchính trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của cáccông ty, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương

trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị vớicông ty cấp trên, chỉ đạo công ty cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết côngviệc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy

đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của công ty càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽthông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đónguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản

là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý

2.1.4 Khái niệm, nội dung của tổ chức công tác văn thư, lưu trữ

Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ là thông qua pháp luật về công tác vănthư, lưu trữ qua bộ máy quản lý và các chế nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để tổ chứckhoa học tài liệu văn thư, tập trung những hồ sơ có giá trị vào bảo quản trongkho lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả những hồ sơ tài liệu đó chocông cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữkhông ngừng phát triển, phục vụ tốt nhất các mục tiêu của bộ máy quản lý vàcủa toàn xã hội

Nội dung của tổ chức công tác văn thư, lưu trữ

- Tổ chức xây dựng ban hành các văn bản, hướng dẫn công tác văn thư,lưu trữ

- Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ

- Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ

- Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

- Tổ chức các hoạt động kiểm tra, giám sát công tác văn thư lưu trữ

- Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ đảm bảo thông tin cho hoạt độngquản lý của công ty, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác củacông ty, phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ, giữ gìn bí mật nhà nước và công ty

tổ chức công tác văn thư, lưu trữ có vai trò qua trọng trong hoạt động quản lýnhân sự và trong việc ban hành các văn bản, giúp hoạt động này đi vào nề nếp

ổn định hơn, đồng thời làm tốt công tác tổ chức văn thư, lưu trữ sẽ giúp công ty

hoạt động các quy trình, nghiệp vụ được thống nhất, áp dụng công nghệ thôngtin hiệu quả hơn.

2.2 Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần đầu

tư sông Đà Sao Việt

Phòng TC-HC là đơn vị quản lý công tác Văn thư tại công ty Bộ phậnVăn thư tham mưu cho phòng TC-HC soạn thảo văn bản, hướng dẫn cán bộtrong công ty về nghiệp vụ công tác Văn thư Lưu trữ Ví dụ: tiếp nhận, ban hànhvăn bản, quản lý các loại sổ, văn bản, giấy tờ thuộc phạm vi quản lý và ban hànhcủa công ty

Quản lý con dấu và tiến hành làm thủ tục về giấy tờ cho các cá nhân, đơn

vị thuộc công ty Ngoài ra bộ phận Văn thư còn thục hiện một số nhiệm vụ như:đánh máy văn bản, in ấn, sao chụp các văn bản, tài liệu thuộc phạm vi tráchnhiệm của Văn phòng

Hiệu quả công việc của Văn phòng được đánh giá bằng thực tế công việc

và kết quả đạt được Và bộ phận Văn thư chứng minh hiệu quả công việc thôngqua tốc độ xử lý thông tin và cung cấp đầy đủ thông tin cho việc xử lý hànhchính của công ty, và thông qua các nghiệp vụ khác

Công tác Văn thư được tổ chức theo mô hình tập trung về một đầu mối,tất cả các văn bản đi, đến đều phải được tập trung tại văn thư do văn thư kiểmtra rồi phát hành văn bản, đồng thời theo dõi tiến độ giải quyết văn bản Văn thư

có nhiệm vụ giải quyết các văn bản đến như tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóngdấu đến và trình Trưởng phòng TC-HC và chuyển giao tới các phòng ban trongcông ty

2.2.1 Hệ thống các văn bản quản lý của Công ty Cổ phần đầu tư sông

Đà Sao Việt về công tác văn thư, lưu trữ.

Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của chính phủ về quản lý

và sử dụng con dấu

Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/5/2002 của Bộ Công an –Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị

định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụngcon dấu.

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng

4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ côngty

Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ

Nghị định số 01/2013/NÐ-CP ngày 03 tháng 01 nãm 2013 của Chính phủquy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ

2.2.2 Mô hình tổ chức văn thư của công ty

Tại Công ty Cổ phần đầu tư sông Đà Sao Việt Tổ chức công tác văn thưđược thực hiện theo mô hình tập trung có nghĩa là tất cả mọi văn bản đi, đếntrước khi được ban hành đều phải thông qua bộ phận văn thư vào sổ để quản lýthống nhất Với mô hình tổ chức này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìmvăn bản khi cần thiết cũng như cho công tác lập hồ sơ và nộp tài liệu vào lưu trữ

2.2.3 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lí công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ

Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữtại công ty, trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp,cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ công ty Cán bộ có trình độchuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệucủa công ty một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm Ngược lại trình độ cán bộchuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệucủa công ty ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu.Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở công ty làmột việc làm cần thiết cần, nhận thức được điều đó ban lãnh đạo công ty luônquan tâm tạo điều kiện thuận lớn nhất để đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ

chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ bằng việc cử đi tập huấnthường xuyên, tham gia các lớp học ngắn hạn…

Công ty thường xuyên có các biện pháp động viên, khuyến khích kịp thời,

để tạo nên động lực và tinh thần thi đua làm việc có tính hiệu quả cao, lập cácthành tích trong công tác thi đua

2.2.4 Kiểm tra, giải quyết và xử lí vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại công ty

Kiểm tra, giải quyết và xử lí vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ tạicông ty là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lí của ban lãnhđạo, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nước trong thực tếxem có chính xác không, kiểm tra để phát huy những điểm tích cực, kịp thờiphát hiện những sai lệch, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quảđạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luậtkhách quan, công tác kiểm tra tại công ty được tiến hành thường xuyên liên tụctheo định kỳ Việc giải quyết và xử lí vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữtại công ty được thực hiện dựa trên Luật lưu trữ và quy định, nội quy của côngty

2.3 Công tác văn thư của Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt

2.3.1 Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản tại công ty

2.3.1.1 Các loại văn bản mà công ty ban hành, Thẩm quyền ban hành văn bản

Các loại văn bản do Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt ban hành được ghichép lại trong sổ đăng ký văn bản đi của công ty Trong đó có các loại văn bảnnhư:

Quyết định: Quyết định lên lương, quyết định khen thưởng, kỷ luật…Thông báo: Thông báo mời họp, thông báo nghỉ lễ, Tết…

Công văn: Công văn công văn thanh toán công nợ theo hợp đồng kinh tế,công văn gia thạn thời hạn nộp thế, công văn yêu cầu thanh toán nợ…

Ví dụ về văn bản mà công ty ban hành ( Phụ lục 3)

2.3.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

Thẩm quyền ban hành văn bản của Công ty được quy định tại Điều lệ củacông ty, bao gồm văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường

Quyết định cá biệt là văn bản được ban hành để giải quyết các công việc

cụ thể đối với đối tượng cụ thể Đó là Quyết định lên lương, khen thưởng, kỹluật, bổ nhiệm, miễn nhiệm, phê duyệt…

Văn bản thông thường là văn bản chứ đựng các quy phạm để quy định,hướng dẫn, giải quyết những vẫn đề chung của doanh nghiệp như Điều lệ, quychế, quy định, kế hoạch, quy hoạch, chương trình, chiến lược…

Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt làm việc theo chế độ thủ trưởng, ngườiđứng đầu công ty sẽ ký tất cả các văn bản công ty, tổ chức, người đứng đầu công

ty cũng có thể giao cho cấp phó ký các văn bản thuộc chuyên môn lĩnh vực, Vănbản chuyên môn do thủ trưởng các phòng chuyên môn ký

Tuy nhiên do yêu cầu công tác của công ty Thủ trưởng công ty phải đicông tác nhiều nên có những văn bản quan trọng phải chờ thủ trưởng đi công tác

về mới ký được, hoặc thủ tục ủy quyên khá phức tạp nên gây mất nhiều thờigian

2.3.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty và thực trạng

2.3.1.3.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành lên văn bản baogồm các thành phần sau: Quốc hiệu; Tên công ty ban hành văn bản; Số ký hiệuvăn bản; Ngày tháng năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung; Nộidung văn bản; Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;Dấu của công ty; Nơi nhận

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm có khổ giấy, kiểu trình bày, định lềtrang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức phông chữ, cỡ chữ, kiểuchữ các chi tiết trình bày khác được áp dụng đối với văn bản soạn thảo

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty được quy địnhnhư sau:

*Thể thức văn bản

1 Tên Công ty và các thông tin liên quan đến Công ty

2 Logo Công ty

3 Số, kí hiệu văn bản

4 Địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5 Tên loại và trich yếu nội dung văn bản

6 Phần nội dung văn bản

7 Chữ ký, thể thức đề ký và đóng dấu công ty ban hành

8 Nơi nhận văn bản

Các thành phần thể thức bổ sung

- Dấu chỉ mức độ mật

- Dấu chỉ mức độ khẩn

Các thành phần thể thức bổ sung do người ký văn bản quyết định

* Kỹ thuật trình bày văn bản

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (2010 mm x297mm)

1 Phần đầu của các văn bản:

* Đối với văn bản ban hành ra ngoài Công ty:

Số:…/ /VISTAR

V/v: ………

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT

Add: P125 – DDN5 – CT4 – KDT Mỹ Đình – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội

Tel: +84.4.37855659 – Fax: +84.3.37855716 Email: Infor@vistars.com.vn – Web: www.vistars.com.vn

Hà Nội ,ngày … tháng … năm…

Kính gửi: - Công ty…….

- Số văn bản: số văn bản/chữ viết tắt của loại văn bản/VISTAR, cỡ chữ 13;

- Trích yếu nội dung văn bản: chữ thường, đứng, nhạt, cỡ chữ 11

- Đối với các ngày, tháng chỉ có một chữ số , phải thêm số 0 vào phía trước

- Phần kính gửi: canh giữa văn bản

 Nếu chỉ gửi một người hoặc một đơn vị thì viết tên người hoặc đơn vị

đó thẳng hàng với chữ Kính gửi Kiểu trình bày: chữ đậm, nghiêng, có gạch ngang ở dưới bằng độ dài dòng chữ cỡ 13

 Nếu gửi cho nhiều người hoặc nhiều hơn đơn vị thì gạch đầu dòng, mỗi người hoặc đơn vị trên một dòng khác nhau Kiểu trình bày: Chữ in thường,đứng, đậm

* Đối với văn bản với nội dung là Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình

Số:…/ /VISTAR

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT

Add: P125 – DDN5 – CT4 – KDT Mỹ Đình – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội

Tel: +84.4.37855659 – Fax: +84.3.37855716 Email: Infor@vistars.com.vn – Web:

www.vistars.com.vn

Hà Nội ,ngày … tháng … năm…

THÔNG BÁO

V/v: …………

QUYẾT ĐỊNH

V/v: …………

2 Nội dung văn bản.

Phần nội dung văn bản sử dụng cỡ chữ 13; khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào 1 default tab; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng (hay cách dòng) chọn dòng đơn

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT

Tên Công ty: Chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ 13;

Phần nơi nhân: Chữđậm Phần bên dưới chữ thẳng Tên các phòng và đơn

vị nhận được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chầm phẩy, riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau

có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt của nơi lưu văn bản

1 Tên Công ty và các thông tin liên quan đến Công ty

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT

Add: P125 – DDN5 – CT4 – KDT Mỹ Đình – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà NộiTel: +84.4.37855659 – Fax: +84.3.37855716

Email: Infor@vistars.com.vn – Web: www.vistars.com.vn

2 Logo của công ty

3 Số ký hiệu văn bản

Số: 18/CV-VISTAR

4 Địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Hà Nội, ngày 01, tháng 12, năm 2016

Địa điểm ban hành là: Hà Nội

Ngày ký chính thức văn bản là ngày 07 tháng 6 năm 2016

5 Tên loại, trích yếu nội dung

“V/v: Thanh toán GTKL, đợt 1 – cung cấp ống nối thép và gia công đầu

rn tại Công trình đầu tư Xây dựng cảng biển Vissai gói thầu bến Cập tàu 70.000DWT và đường dẫn băng tải tại Tp Vinh – Nghệ An”

Trích yếu nội dung được trình bày dưới số và ký hiệu bằng chữ in thường,đứng, cơ chữ 12

6 Nội dung văn bản

Được trình bày dưới phần Kính gửi

7 Chữ ký, thể thức đề ký và đóng dấu công ty ban hành

Phần đầu tiên:CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT

Sau đó là chữ ký, dấu chức danh người ký và dấu Công ty

Dấu có mực đỏ tươi và đóng trên văn bản đúng chiều, rõ ràng, ngay ngắn

và bao trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái

8 Nơi nhận:

Phần “Kính gửi” cỡ chữ 12 in đậm, nghiêng.Sau “Kính gửi” cỡ 14 in Hoa.

Phần Nơi nhận cỡ chữ 12 in đậm, phía dưới có đường kẻ ngang dài bằng

độ dài dòng chữ Các nơi nhận cụ thể cỡ chữ 11, chữ thẳng, thường, tên cácphòng và đơn vị nhận được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầudòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chầm phẩy, riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ

“Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt của nơi lưu văn bản

2.3.1.3.2 Nhận xét và giải pháp khắc phục hạn chế

Nhận xét:

- Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản của Công ty Cổ phần Đầu tưSông Đà Sao Việt tuy đã có quy định nhưng vẫn chưa cụ thể, rõ ràng, dẫn tớiviệc các văn bản có điểm khác nhau về thể thức và cách trình bày

Việc không quy định cụ thể rõ ràng về Kiểu trình bày: Cỡ chữ, kiểuchữ… khiến cho việc soạn thảo các phần này đa dạng nhiều cách trình bày

- Có thể thấy quy định về Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản củaCông ty đã áp dụng một cách sơ lược theo thông tư 01/2011/TT-BNV của BộNội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nhưngmặt hạn chế là những quy định riêng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảncủa công ty ban hành vẫn chưa được ti mỉ, chi tiết như thông tư 01/2011/TT-BNV.

* Giải pháp khắc phục

Trong thời gian tới, công ty cần ban hành quy định rõ ràng cụ thể về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản Áp dụng chi tiết hơn nữa thông tư01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản hành chính của Công ty

Những cán bộ, nhân viên có liên quan đến công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản và nhất là nhân viên văn thư cần có ý thức tuân thủ các quy tắc về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản trong Công ty

Hiệu quả của công việc chủ yếu là thông qua văn bản.Để đáp ứng nhu cầucông việc ngày càng nhiều đòi hỏi mỗi cá nhân trong tổ chức không ngừng nỗlực để hoàn thiện bản thân mình Tại Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt cũngvậy, văn bản được coi là cầu nối giải quyết công việc giữa các phòng ban, giữaCông ty với các doanh nghiệp khác

2.3.2 Công tác quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ

• Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các văn bản bao gồm văn bản hành chính và văn bảnchuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Công

ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt ban hành

Tất cả những văn bản giấy tờ, tài liệu do cơ quan đơn vị gửi đi chung là

“văn bản đi” Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyêntắc: Các văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua

bộ phận Văn thư dưới sự giám sát của phòng TC-HC, nhân viên văn thư phải cótrách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có trách nhiệm gửi đi