MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục đích nghiên cứu 1 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Cấu trúc của đề tài 2 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 3 1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư lưu trữ 3 1.1.1. Công tác văn thư 3 1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 3 1.1.1.2. Ý nghĩa, vai trò công tác văn thư 3 1.1.1.3. Nội dung công tác văn thư 3 1.1.2. Công tác lưu trữ 6 1.1.2.1. Khái niệm 6 1.1.2.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 6 1.1.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ 7 1.2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 8 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ CUẢ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LỘC BÌNH TỈNH LẠNG SƠN 10 2.1. Khái quát về UBND và Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn. 10 2.1.1. Vị trí địa lý, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình 10 2.1.1.1. Khái quát chung về huyện Lộc Bình 10 2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lộc Bình 12 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Lộc Bình 13 2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình 14 2.1.2.1.Vị trí, chức năng 15 2.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 15 2.1.2.3. Cơ cấu, tổ chức và biên chế 21 2.1.2.4. Về mối quan hệ với các cơ quan khác 22 2.2. Tình hình công tác văn thư lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn 23 2.1.1. Công tác văn thư 23 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 23 2.2.1.1.1. Thẩm quyền ban hành văn bản 23 2.2.1.1.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 24 2.2.1.1.3. Quy trình soạn thảo văn bản 24 2.2.1.2. Công tác quản lý văn bản đi 25 2.2.1.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 26 2.2.1.2.2. Đăng kí văn bản 27 2.2.1.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 28 2.2.1.2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 29 2.2.1.2.5. Lưu văn bản đi 30 2.2.1.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 31 2.2.1.3.1. Tiếp nhận văn bản và kiểm tra bóc bì văn bản đến 31 2.2.1.3.2. Đăng ký văn bản đến 32 2.2.1.3.3. Trình và chuyển giao văn bản đến 33 2.2.1.3.4. Giải quyết vàtheo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến 34 2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 34 2.2.1.4.1. Các loại con dấu và quản lý con dấu 34 2.2.1.4.2. Nguyên tắc sử dụng con dấu 35 2.2.1.4.3. Bảo quản con dấu 35 2.2.1.5. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 35 2.2.1.5.1. Nội dung yêu cầu lập hồ sơ tài liệu 36 2.2.1.5.2. Thời hạn và thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 36 2.2.1.5.3. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành 37 2.2.2. Công tác lưu trữ 38 2.2.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ 38 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 38 2.2.2.3. Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ 39 2.2.2.4. Thống kê tài liệu lưu trữ 39 2.2.2.5. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 40 2.2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ 40 2.2.2.7. Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ 40 2.3. Nhận xét về công tác văn lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình 41 2.3.1. Ưu điểm 41 2.3.2. Những mặt còn hạn chế 42 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế 42 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LỘC BÌNH TỈNH LẠNG SƠN 43 3.1. Một số giải pháp 43 3.1.1. Xây dựng quy chế về công tác văn thư lưu trữ 43 3.1.2. Tăng cường sự lãnh đạo của Đảng, nâng cao vai trò, trách nhiệm của lãnh đạo đơn vị, trách nhiệm của cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ 43 3.1.3. Tăng cường trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, máy móc phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ 44 3.1.4. Tăng cường chính sách chế độ đãi ngộ và bồi dưỡng cán bộ 44 3.1.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư 45 3.1.6. Thường xuyên kiểm tra hoàn chỉnh công tác văn thư 46 3.1.7. Đẩy mạnh áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn thư 46 3.2. Kiến nghị 46 3.2.1. Về phía Phòng Nội vụ huyện 46 3.2.2. Về phía nhà trường 47 KẾT LUẬN 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO 50 PHỤ LỤC
MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nguyên nghĩa HĐND&UBND UBND CBCC VBQPPL VBHC ISO Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân Uỷ ban nhân dân Cán công chức Văn quy phạm pháp luật Văn hành Bộ tiêu chuẩn Quốc tế hóa LỜI NĨI ĐẦU Lý chọn đề tài Công văn, giấy tờ phương tiện quan trọng cần thiết hoạt động quản lý nhà nước, việc làm công văn, giấy tờ quản lý chúng hai công tác hoạt động Trong đơn vị cơng tác văn thư - lưu trữ ln quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thơng qua văn bản, tài liệu Tồn cơng việc quan quản lý hành nhà nước xây dựng văn quản lý, giải văn hoạt động quản lý quan gọi công tác văn thư Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp với vai trò quan trọng cơng tác văn thư - lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chương trình sách ngày đại cơng tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Nhận thức điều em chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức, quản lý văn thư - lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn” làm đề tài báo cáo Lịch sử nghiên cứu Chủ đề có nghiên cứu nhiều tác giả như: - Báo cáo tốt nghiệp “Công tác văn thư UBND huyện Vĩnh Tường” sinh viên Phạm Thị Kiều - Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn - Khóa luận tốt nghiệp “Thực trạng cơng tác văn thư Tổng cục Thi hành án dân - Bộ Tư Pháp” sinh viên Nguyễn Quang Hùng - Trường Đại học Thành Đơ Mục đích nghiên cứu Đề tài nhằm khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức, quản lý văn thư - lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn để thấy rõ mặt ưu điểm hạn chế công tác văn thư - lưu trữ quan, tìm nguyên nhân để khắc phục hạn chế tồn Từ đưa giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức, quản lý văn thư - lưu trữ quan Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức, quản lý văn thư - lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn, để thấy rõ ưu điểm hạn chế tồn - Trên sở đưa giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư lưu trữ quan Đối tượng, phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát đánh giá thực trạng công tác tổ chức, quản lý văn thư - lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn - Phạm vi nghiên cứu: Tại Phòng Nội vụ Uỷ ban nhân dân huyện Lộc Bình Phương pháp nghiên cứu Để thực báo cáo em sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp khảo sát thực tiễn - Phương pháp thu thập thông tin - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích - Phương pháp so sánh, đối chiếu Cấu trúc đề tài Ngoài lời mở đầu phần kết luận báo cáo gồm chương: Chương Cơ sở lý luận công tác văn thư - lưu trữ Chương Thực trạng công tác tổ chức, quản lý văn thư - lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn Chương Một số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao công tác tổ chức, quản lý văn thư - lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 1.1 Những vấn đề chung công tác văn thư - lưu trữ 1.1.1 Công tác văn thư 1.1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư công tác công văn giấy tờ, hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân 1.1.1.2 Ý nghĩa, vai trò cơng tác văn thư - Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành công việc chun mơn quan tổ chức nói chung q trình quản lý - Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan, tổ chức nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ - Công tác văn thư bảo đảm đầy đủ chứng hoạt động quan, tổ chức Nội dung tài liệu hình thành nhận trình giải cơng việc phản ánh xác, chân thực hoạt động quan, tổ chức - Cơng tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ chủ yếu từ giai đoạn văn thư - Góp phần bảo vệ bí mật Đảng Nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng văn Nhà nước, dấu quan vào mục đích phạm pháp 1.1.1.3 Nội dung cơng tác văn thư Nội dung công tác văn thư ghi khoản Điều Nghị định 110/2004 ngày 8/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư gồm có 05 khâu nội dung sau: - Soạn thảo ban hành văn - Quản lý giải văn đến - Quản lý giải văn - Quản lý sử dụng dấu - Lập hồ sơ hành nộp tài liệu vào lưu trữ quan Soạn thảo văn ban hành văn • Gồm nội dung sau: - Soạn thảo văn - Duyệt thảo - Hội thảo góp ý - Đánh máy, nhân - Ký văn ban hành văn • Quản lý giải văn - Nguyên tắc chung việc quản lý giải văn đến văn + Mọi văn đến phải tập chung đăng ký văn thư quan Đối với văn đến ghi phong bì đích danh thủ trưởng quan, sau bóc ra, nội dung văn việc cơng phải đăng ký văn thư quan Việc tiếp nhận đăng ký văn đến văn thư quan theo nguyên tắc kịp thời, xác thống + Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải làm thủ tục phân phối sau đăng ký Những văn mật phải người có trách nhiệm xử lý bóc xử lý Văn quan thực chất công cụ điều hành, quản lý phạm vi thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao Việc tổ chức quản lý văn phải đảm bảo nguyên tắc sau: + Chính xác, kịp thời, quy trình quy định pháp luật + Tất văn bản, giấy tờ quan gửi phải đăng ký làm thủ tục gửi văn thư quan Quy định nhằm đảm bảo tổ chức quản lý thống văn quan, tổ chức - Quản lý giải văn đến Thủ tục gồm bước: Văn đến tất văn bản, giấy tờ từ nơi gửi đến quan, tổ chức gọi văn đến Bước Tiếp nhận, kiểm tra văn Bước Sơ phân loại văn Bước 3: Bóc bì thư văn Bước 4: Vào sổ đăng ký văn Bước Trình chuyển giao văn Bước 6: Theo dõi giải văn - Quản lý giải văn Tất loại văn quan soạn thảo ban hành để thực hiện, quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn gửi đến đối tượng có liên quan gọi văn Nội dung quản lý văn Gồm bước: Bước Kiểm tra lại văn Bước Vào sổ đăng ký văn - Vào sổ văn nhằm quản lý toàn văn gửi sở sổ đăng ký văn để cung cấp thông tin cần thiết văn quan, phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành quan Bước Chuyển văn Bước Sắp xếp bảng lưu văn - Mỗi văn sau ban hành phải lưu lại 02 bản; 01 để theo dõi công việc đơn vị thi hành, 01 phận văn thư để tra tìm cần thiết • Quản lý sử dụng dấu quan Dấu thành phần biểu tính hợp pháp tính chân thực văn Thể tính quyền lực nhà nước văn quan Nhà nước Trong Điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quy định việc quản lý sử dụng dấu rõ: “Con dấu sử dụng quan, đơn vị kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang số chức danh khẳng định giá trị pháp lý văn bản, thủ tục hành quan hệ giao dịch quan, tổ chức cá nhân phải quản lý thống nhất” - Nguyên tắc đóng dấu Dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ ký cấp có thẩm quyền, khơng đóng dấu giấy trắng, giấy khống giấy tờ văn chưa hoàn chỉnh nội dung Dấu phải đóng rõ ràng, ngắn Đóng lên 1/3 chữ ký phía bên trái Trường hợp đóng dấu ngược, mờ phải hủy bỏ văn làm lại văn khác • Lập hồ sơ hành nộp tài liệu vào lưu trữ quan Lập hồ sơ trình tập hợp, xếp tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Mỗi hồ sơ nhiều tập, tập đơn vị bảo quản Nội dung việc lập hồ sơ hành bao gồm: Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; Kết thúc biên mục hồ sơ; Lập mục lục văn 1.1.2 Công tác lưu trữ 1.1.2.1 Khái niệm Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động xã hội bao gồm vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới trình hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ gốc, (bản có giá trị pháp lý chính) tài liệu có giá trị lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho mục đích xã hội 1.1.2.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ * Ý nghĩa thực tiễn Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa thực tiễn to lớn Nó phục vụ đắc lực cho việc thực chủ trương, sách Đảng Nhà nước Tài liệu lưu trữ sử dụng để quản lý nhà nước, quản lý mặt đời sống xã hội, bảo vệ chủ quyền toàn vẹn lãnh thổ đất nước, đấu tranh chống lại kẻ thù nước Tài liệu lưu trữ làm sở cho công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội cho vùng toàn quốc Tài liệu lưu trữ dùng để lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội năm cho địa phương nước Trong quan, tổ chức, hang ngày cán công chức sử dụng tài liệu lưu trữ cho công tác nghiên cứu giải công việc * Ý nghĩa khoa học Tài liệu lưu trữ phản ánh thật khách quan hoạt động sáng tạo khoa học xã hội đương thời nên mang tính khoa học cao Tài liệu lưu trữ sử dụng để làm tư liệu tổng kết, đánh giá rút quy luật vận động phát triển vật, tượng tự nhiên xã hội tư Trong lĩnh vực khoa học, nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ để kế thừa thành tựu có từ trước, sở tìm tòi hoa học * Ý nghĩa lịch sử Tài liệu lưu trữ gắn liền phản ánh cách trung thực trình hoạt động người, quan, tổ chức kiện lịch sử diễn khứ, suốt tiến trình lịch sử quốc gia, dân tộc, ngành hoạt động xã hội, quan, tổ chức Vì thế, tài liệu lưu trữ nguồn thơng tin xác nhất, chân thực để nghiên cứu lịch sử Nói cách khác tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng * Ý nghĩa văn hóa Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa đặc biệt dân tộc Cùng với loại di sản văn hóa khác mà người để lại từ đời qua đời khác di khảo cổ, vật bảo tàng… tài liệu lưu trữ để lại cho xã hội loài người loại văn tự có giá trị 1.1.2.3 Nội dung cơng tác lưu trữ * Hoạt động quản lý + Biên soạn văn quản lý công tác lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ + Lập kế hoạch phương hướng công tác lưu trữ Các quan, tổ chức xây dựng công tác lưu trữ ngắn hạn (hàng năm) dài hạn (một số năm), theo hướng dẫn đạo quan cấp + Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn quy định Nhà nước công tác lưu trữ đơn vị trực thuộc + Dự trù kinh phí cho hoạt động quan lưu trữ + Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ + Tổ chức nghiên cứu, khoa học nghiệp vụ hợp tác quốc tế lĩnh vực lưu trữ + Thực chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ + Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý công tác lưu trữ * Hoạt động nghiệp vụ Đối với cán chuyên ngành lưu trữ, chức danh ngạch lưu trữ phải nghiên cứu môn lưu trữ, bao gồm khâu kỹ năng, kỹ thuật lưu trữ + Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ + Phân loại tài liệu lưu trữ + Xác định giá trị tài liệu + Chỉnh lý tài liệu lưu trữ + Bảo quản tài liệu lưu trữ + Thống kê tài liệu lưu trữ + Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ + Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1.2 Mối quan hệ công tác văn thư công tác lưu trữ Công tác văn thư với vai trò nhằm đảm bảo thơng tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, đơn vị Công tác lưu trữ tổ chức lựa chọn, lưu giữ hồ sơ tài liệu có giá trị để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan, đơn vị, xã hội Giữa công tác văn thư lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt cơng tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để cơng tác lưu trữ phát triển, từ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trong hoạt động quan đơn vị nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành văn Vai trò cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quan, đơn vị có mối quan hệ mật thiết góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, nâng cao chất lượng hiệu hoạt động quan 10 triển khai số hố hồ sơ, tài liệu chậm, chưa đáp ứng yêu cầu quản lý lĩnh vực theo hướng chuyên nghiệp hoá, đại hoá - Nguồn lực kinh phí, sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu theo hướng chuyên nghiệp hoá, đại hoá - Diện tích kho lưu trữ chật hẹp 2.3.3 Ngun nhân hạn chế - Do lãnh đạo quan chưa nhận thức đầy đủ, đắn vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ nên chưa có biện pháp đạo, tổ chức thực nghiêm túc, liệt - Đội ngũ người đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ thiếu số lượng, phận yếu trình độ chun mơn, kỹ nghiệp vụ - Nguồn lực kinh phí, sở vật chất, trang, thiết bị phục vụ cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu công tác lĩnh vực 45 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI PHỊNG NỘI VỤ HUYỆN LỘC BÌNH TỈNH LẠNG SƠN 3.1 Một số giải pháp 3.1.1 Xây dựng quy chế công tác văn thư - lưu trữ Ban hành đầy đủ văn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ rà soát để sửa đổi, bổ sung thay văn đạo cho phù hợp (Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu…); Bố trí cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trình độ chun mơn nghiệp vụ; lập kế hoạch xử lý tài liệu tích đống thực kế hoạch nộp lưu tài liệu chỉnh lý vào lưu trữ quan lưu trữ lịch sử quy định, bố trí kho lưu trữ để bảo quản lâu dài tài liệu Phân công trách nhiệm rõ ràng vị trí để thành viên có trách nhiệm công việc Giao quyền hạn cho cán văn thư - lưu trữ, từ nâng cao vai trò trách nhiệm cơng tác quản lý cơng tác văn thư - lưu trữ 3.1.2 Tăng cường lãnh đạo Đảng, nâng cao vai trò, trách nhiệm lãnh đạo đơn vị, trách nhiệm cán làm công tác văn thư lưu trữ Lãnh đạo cần có nhìn đắn vị trí, vai trò công tác văn thư lưu trữ Trên sở cần quan tâm đạo, lãnh đạo nên có đầu tư theo nhu cầu cơng tác văn thư - lưu trữ Nếu quan tâm thích đáng vào cơng tác phát huy hiệu tốt cho việc quản lý bảo quản tài liệu lưu trữ Tạo điều kiện để cán bộ, công chức làm cơng tác văn thư nâng cao trình độ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Thường xuyên giáo dục tinh thần tự giác, tính tổ chức kỹ luật cao để tất cán bộ, công chức thực tốt công tác văn thư Cán văn thư có tinh thần trách nhiệm trước nhiệm vụ giao, không nên tránh né, đùn đẩy trách nhiệm 46 - Quản lý tốt phương tiện thực công tác văn thư - lưu trữ sử dụng, quản lý tốt dấu quan, trách nhiệm cán làm công tác văn thư - Cải cách lề lối làm việc cách có khoa học, đại Có quy chế cơng tác văn thư - lưu trữ đơn vị - Nâng cao chất lượng quản lý tài liệu, đạo chặt chẽ việc giữ gìn tài liệu, giảm bớt giấy tờ khơng hiệu lực pháp luật đơn vị - Sắp xếp, tổ chức bố trí cán bộ, cơng chức làm công tác văn thư ổn định, ý đào tạo chun sâu, bố trí cán cơng chức có lực, có kinh nghiệm để tích lũy kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ xây dựng mối quan hệ đồng quan để có nhận thức đắn công tác văn thư, lưu trữ trách nhiệm chung, khơng phải có cán bộ, công chức làm công tác văn thư có trách nhiệm 3.1.3 Tăng cường trang bị đầy đủ sở vật chất, máy móc phục vụ cho cơng tác văn thư - lưu trữ Đầu tư sở vật chất, tăng cường trang bị sở vật chất yêu cầu thiết, bao gồm: Trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ; bố trí phòng kho lưu trữ có đủ điều kiện trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn dễ dàng tra cứu sử dụng; cần có kế hoạch cấp kinh phí hàng năm dành cho việc tu sửa thiết bị cấp thiết bị hết hạn sử dụng; giải đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, sách cho cán lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm ( quan tâm, động viên tinh thần nâng cao đời sống góp phần tạo điều kiện để cán lưu trữ thêm yêu nghề gắn bó lâu dài với cơng tác lưu trữ) 3.1.4 Tăng cường sách chế độ đãi ngộ bồi dưỡng cán - Phải quan tâm đến chế độ khen thưởng cho cán bộ, nhân viên văn phòng họ hoạt động tốt, đạt nhiều thành tích, mặt khác cần phải có chế 47 độ xử lý nghiêm hành vi vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp quan - Tăng cường việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm có lực cơng việc - Đào tạo đội ngũ cán trẻ thường xuyên cử cán văn thư - lưu trữ học chuyên môn để ngày nắm vững nghiệp vụ q trình giải cơng việc có khoa học đạt hiệu cao nhất, nhanh - Thường xuyên đưa cán làm công tác văn thư đào tạo lớp ngắn hạn, dài hạn điểm trường Đào tạo đội ngũ văn thư lâu dài nhằm tạo thống nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ, giúp cho việc quản lý văn bản, soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu, bảo quản tài liệu qui định Phải có kế hoạch, huy hoạch đưa cán đào tạo, bồi dưỡng kế thừa cho công tác văn thư - lưu trữ cần thiết - Bồi dưỡng cán làm cơng tác văn thư có trình độ chun mơn cao, trình độ ngoại ngữ đủ nắm bắt thơng tin, kịp thời, xác 3.1.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn thư Hiện nay, công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ tác động sâu sắc đến mặt đời sống Việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn thư tất yếu Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc Quản lý lưu trữ tài liệu phần mền công nghệ thông tin, giúp cho tra cứu tìm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng Hiện máy vi tính sử dụng phổ biến công tác văn thư như; soạn thảo văn bản, đăng kí văn đi, đến, lập hồ sơ công văn giấy tờ đến từ nghiên cứu, nghiên cứu tài liệu góp phần tạo hệ thống thơng tin liên hoàn, 48 đồng bộ, tạo liên kết nhịp nhàng phòng văn thư với phòng ban chun mơn khác 3.1.6 Thường xun kiểm tra hồn chỉnh cơng tác văn thư Để đảm bảo cho công tác văn thư thực tốt lãnh đạo quan cần thườn xuyên tiến hành kiểm tra số văn chuyển đến, số văn ban hành tài liệu lưu trữ xem có quy định hay khơng Để có phương pháp kịp thời chỉnh sửa cho phù hợp Thông qua công tác kiểm tra hoạt động văn thư nói riêng hoạt động phòng ban chun mơn nói chung, nhân viên văn thư rút hạn chế Nâng cao hoạt động văn thư thời gian hạn chế sai sót 3.1.7 Đẩy mạnh áp dụng tiêu chuẩn ISO công tác văn thư - ISO tên viết tắt tổ chức quốc tế tiêu chuẩn hóa thành lập năm 1946 thức hoạt động vào ngày 23/02/1947 nhằm mục đích xác định tiêu chuẩn sản xuất, thương mại thông tin ISO 9001:2000 tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ban hành vào tháng 12/2000 - ISO phương pháp làm việc khoa học, quy trình cơng nghệ quản lý mới, việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 hoạt động công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu cơng việc nhân viên văn thư, giúp nhân viên văn thư hạn chế sai sót q trình làm việc, cung cấp thơng tin nhanh chóng, xác cho hoạt động quản lý lãnh đạo, đồng thời giải phóng người lãnh đạo khỏi công việc vụ lặp lặp lại ngày Góp phần việc nâng cao chất lượng dịch vụ hành Uỷ ban nhân dân huyện 3.2 Kiến nghị 3.2.1 Về phía Phòng Nội vụ huyện - Công tác tổ chức quản lý văn cần tiến hành chặt chẽ Các văn đến cần giải nhanh chóng, kịp thời xác - Con dấu Phòng bị mòn, lúc đóng dấu hay bị thiếu nét, cần thay dấu 49 - Mở lớp đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ lực cán bộ, chuyên viên - Tổ chức rà soát lại hệ thống kho lưu trữ quan Trên sở cần bố trí, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, đầu tư sở vật chất trang, thiết bị cần thiết kho lưu trữ phục vụ hoạt động lưu trữ 3.2.2 Về phía nhà trường Trong thời gian tháng thực tập Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình, em học hỏi nhiều kiến thức, thực hành nhiều nghiệp vụ mà trường học lý thuyết, góp phần trau khả hiểu biết thân Qua cho em thấy tầm quan trọng việc học đôi với hành Nên em xin kiến nghị với Nhà trường số điều sau: - Cùng với việc học lý thuyết nhà trường cho sinh viên thực hành kèm theo để sinh viên trường nắm vững, kiến thức phần - Thường xuyên tổ chức chuyến quan sát thực tế - Đối với môn học kỹ thuật soạn văn bản, cần cho thực hành soạn thảo loại văn hành nhiều - Tạo điều kiện cho sinh viên tiếp xúc với thiết bị văn phòng máy in, máy photo, máy fax, máy scan… KẾT LUẬN Thời gian thực tập tiếp cận với thực tiễn giúp em nhận thức vai trò đặc biệt cơng tác văn thư, lưu trữ Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt 50 động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Như biết, công tác văn thư bao gồm nội dung như: Quản lý văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến, văn đi, quản lý, sử dụng dấu, phát hành văn trách nhiệm người làm văn thư; việc cho ý kiến đạo, phân phối giải văn đến, ký văn để phát hành thuộc thẩm quyền thủ trưởng quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân giao giải công việc Như để thấy rằng, tất cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên quan, tổ chức tham gia thực nội dung công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc giao để khẳng định công tác văn thư riêng người làm văn thư Trong thời gian thực tập phòng Nội vụ em học nhiều kinh nghiệm làm việc từ chuyên viên phòng, trực tiếp thực hành nghiệp vụ công tác văn thư như: Soạn thảo văn bản; đóng dấu văn bản; chuyển giao văn bản; đăng kí văn đi, đến bảo nhiệt tình từ chuyên viên Ngồi chun viên hướng dẫn photo tài liệu, cách in ấn văn Với tháng thực tập thân sinh viên em cảm thấy lớn hơn, trưởng thành học hỏi nhiều điều quý giá từ trải nghiệm quan thực tập; có hội áp dụng kiến thức học vào thực tế, biến lý luận thành thực tiễn Đó hành trang quý báu để em thêm mạnh dạn, tự tin, vững vàng bước tiếp đường chọn Hình thành em lòng u nghề, u ngành, u cơng việc niềm tin với hy vọng 51 mãnh liệt cống hiến cho cơng cải cách hành chính, đổi đất nước Trên toàn Báo cáo kiến tập ghi lại nội dung mà em học tập thực suốt thời gian vừa qua Sau khoảng thời gian học tập thực tế, em thu nhiều kiến thức bổ ích mơi trường hành Nhà nước nói chung tầm quan trọng cơng tác văn phòng, cơng tác văn thư - lưu trữ nói riêng Qua đó, em cảm thấy có nhiều động lực phấn đấu để trở thành người Công chức tương lai đứng hàng ngũ Công chức Việt Nam Mặc dù khoảng thời gian phía trước gặp nhiều khó khăn em tin với tảng học tập ghế nhà trường với kinh nghiệm thực tế sau thời gian kiến tập thực tập phấn đấu, rèn luyện kỹ khơng ngừng sau tơi hòa nhập làm tốt nhiệm vụ tương lai Thông qua báo cáo thực tập em hi vọng cung cấp thơng tin bổ ích hoạt động văn phòng hành nhà nước nói chung thơng qua có kiến thức tống quan sâu sắc tầm quan trọng cơng tác văn thư- lưu trữ nói riêng Tiếp thu, học hỏi phong cách làm việc, tác phong khoa học CBCC quan thực tập, từ tích lũy kinh nghiệm, tạo tiền đề tốt để phục vụ cơng việc sau Vì thời gian thực tập có hạn, lực thân hạn chế định, dù cố gắng nhiều báo cáo tránh khỏi thiếu sót Chính vậy, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu CBCC quan Thầy, Cơ giáo tồn thể bạn để báo cáo em hoàn thiện Nhân em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến q quan UBND huyện Lộc Bình nói chung CBCC Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình nói riêng giúp đỡ cho em có tập đầy ý nghĩa đặc biệt bảo tận tình chuyên viên hướng dẫn giúp em hoàn thiện báo cáo Em xin chân thành cảm ơn./ 52 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật tổ chức quyền địa phương 2015 Quyết định quy đinh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình Quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Lộc Bình Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Giáo trình cơng tác văn thư, lưu trữ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Nghị định số 31/2009/NĐ- CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu 10 Văn hợp số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ công tác văn thư 11 Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 12 Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 13 Thông tư số 25/1011/TT-BTP ngày 27/12/2011 thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn pháp luật liên tịch 14 Thông tư số 02 ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công An hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ- CP Chính phủ 53 PHỤ LỤC Phụ lục 01 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN LỘC BÌNH Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch Văn phòng HĐND – UBND huyện Phòng giáo dục đào tạo Phòng Tư pháp Phòng Văn hóa Thơng tin Phòng Lao động Thương binh Xã hội Phòng Y tế Thanh tra huyện Phòng Nội vụ Phòng Tài Kế hoạch Phòng Tài ngun Mơi trường Phòng Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn Phòng Kinh tế Hạ tầng Phòng Dân tộc Phụ lục 02 QUYẾT ĐỊNH Về việc quy định chức năng, nhiệm vụ của, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Nội vụ Phụ lục 03 SƠ ĐỔ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHỊNG NỘI VỤ HUYỆN LỘC BÌNH Trưởng phòng Lý Thị Thủy Phó Trưởng phòng Chu Văn Lợi Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Hoàng Thị Nơi Hoàng Thị Giang Phan Thị Hằng Hoàng Văn Ba Cán Sự Vi Văn Len Kế Tốn Vương Thị Bình Phụ lục 04 CÁC LOẠI CON DẤU VÀ CÁCH BẢO QUẢN CÁC LOẠI CON DẤU TẠI CƠ QUAN Phụ lục 05 HÌNH ẢNH CÁC TÀI LIỆU ĐƯỢC PHÂN LOẠI THEO HỘP SỐ Phụ lục 06 HÌNH ẢNH KHO LƯU TRỮ PHỊNG NỘI VỤ HUYỆN LỘC BÌNH