MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Cấu trúc của đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 1 CHƯƠNG I.LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝVĂN THƯ – LƯU TRỮ 1 1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư – lưu trữ 1 1.1.1. Công tác văn thư 1 1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 1 1.1.1.2. Ý nghĩa, vai trò công tác văn thư 1 1.1.1.3. Nội dung công tác văn thư 1 1.1.2. Công tác lữu trữ 4 1.1.2.1. Khái niệm 4 1.1.2.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 5 1.1.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ 6 1.2. Quan điểm của đảng và nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ 6 1.2.1. Quan điểm của Đảng về công tác văn thư – lưu trữ 6 1.2.2. Quan điểm của Nhà nước và các văn bản pháp luật về công tác văn thư – lưu trữ 8 CHƯƠNG II.THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝVĂN THƯ – LƯU TRỮ 10 2.1. Giới thiệu sơ lược về HĐND – UBND huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình 10 2.1.1. Giới thiệu chung 10 2.1.2. Vị trí địa lý 10 2.1.3. Kinh tế 11 2.1.4. Du lịch 11 2.1.5. Văn hóa – Giáo dục 12 2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng UBND 12 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 12 2.2.2. Cơ cấu tổ chức của cơ quan 13 2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng 18 2.3.1. Chức năng 18 2.3.2. Nhiệm vụ và Quyền hạn 18 2.3.3. Cơ cấu tổ chức 21 2.4. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 25 2.5. Soạn thảo và ban hành văn bản 26 2.5.1. Các loại văn bản cơ quan, tổ chức ban hành (văn bản đi) 26 2.5.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 26 2.5.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 26 2.5.4. Quy trình soạn thảo văn bản 27 2.6. Quản lý văn bản đi 28 2.6.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản 28 2.6.2. Đăng ký văn bản 28 2.6.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 29 2.6.4. Làm thủ thục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 29 2.6.5. Lưu văn bản đi 29 2.6.6. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 30 2.7. Quản lý và giải quyết văn bản đến 30 2.7.1. Tiếp nhận văn bản đến 31 2.7.2. Đăng ký văn bản đến 31 2.7.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 31 2.7.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 32 2.7.5. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 32 2.8. Quản lý và sử dụng con dấu 32 2.8.1. Các loại con dấu cơ quan 32 2.8.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 32 2.8.3. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 33 2.9. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 33 2.9.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 33 2.9.2. Phương pháp lập hồ sơ 34 2.9.3. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 34 2.9.4. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 34 2.10. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp 34 2.10.1. Ưu điểm: 34 2.10.2. Nhược điểm: 35 2.10.3. Giải pháp: 36 CHƯƠNG III.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ – LƯU TRỮ 38 3.1. Đối với lãnh đạo 38 3.1.1. Tăng cường sự lãnh đạo của Đảng, nâng cao vai trò, trách nhiệm của lãnh đạo đơn vị, trách nhiệm của cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ. 38 3.1.2. Xây dựng quy chế về công tác văn thư – lưu trữ 38 3.1.3. Chế độ đãi ngộ và bồi dưỡng cán bộ 39 3.2. Đối với Cán bộ, Nhân viên 39 3.2.1. Trình độ chuyên môn 39 3.2.2. Điều kiện sức khỏe 40 3.3. Quy chuẩn hóa chương trình, nghiệp vụ, đầu tư trang thiết bị 40 PHẦN KẾT LUẬN 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Dung BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 13B KHĨA HỌC (2013 - 2017) CHUYÊN ĐỀ: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI HĐND - UNBD HUYỆN NHO QUAN, TỈNH NINH BÌNH Tên quan: HĐND - UNBD HUYỆN NHO QUAN Địa chỉ: Phố Phong Lạc, Thị trấn Nho Quan, Huyện Nho Quan, Tỉnh Ninh Bình Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Lê Phương Liên Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Đăng Việt HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến chị Lê Phương Liên – Viên chức phụ trách Văn thư anh, chị Văn Phòng UBND tận tình hướng dẫn suốt trình viết Báo cáo thực tập Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình truyền đạt kiến thức trình học tập Với vốn kiến thức tiếp thu q trình học khơng tảng cho q trình thực tập mà hành trang giúp em trường có cơng việc tốt Em chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo HĐND - UBND Huyện Nho Quan chị Chánh Văn Phòng Bùi Bích Thu cho phép tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập HĐND - UBND huyện Nho Quan - Tỉnh Ninh Bình Cuối em kính chúc q Thầy, Cơ dồi sức khỏe thành công nghiệp giảng dạy học tập Đồng thời, em xin kính chúc Cơ, Chú, Anh, Chị HĐND - UBND huyện Nho Quan - Tỉnh Ninh Bình ln dồi sức khỏe, đạt nhiều thành công tốt đẹp công việc Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi thực báo cáo thực tập với tên đề tài: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức, quản lý Văn thư - Lưu trữ HĐND - UNBD Huyện Nho Quan, Tỉnh Ninh Bình” Tơi xin cam đoan báo cáo thực tập thời gian qua, thơng qua tìm hiểu thu thập thơng tin từ nhiều nguồn tài liệu khác Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thông tin sử dụng báo cáo thực tập Nho Quan, ngày 20 tháng 02 năm 2017 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT HĐND UBND TC – KH NN & PTNT HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.1 Những vấn đề chung công tác văn thư – lưu trữ .1 1.1.1 Công tác văn thư 1.1.1.1 Khái niệm công tác văn thư .1 1.1.1.2 Ý nghĩa, vai trò cơng tác văn thư .1 1.1.1.3 Nội dung công tác văn thư .1 1.1.2 Công tác lữu trữ 1.1.2.1 Khái niệm 1.1.2.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ 1.1.2.3 Nội dung công tác lưu trữ 1.2 Quan điểm đảng nhà nước công tác Văn thư – Lưu trữ 1.2.1 Quan điểm Đảng công tác văn thư – lưu trữ 1.2.2 Quan điểm Nhà nước văn pháp luật công tác văn thư – lưu trữ CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ – LƯU TRỮ 10 2.1 Giới thiệu sơ lược HĐND – UBND huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình 10 2.1.1 Giới thiệu chung 10 2.1.2 Vị trí địa lý 10 2.1.3 Kinh tế 11 2.1.4 Du lịch .11 2.1.5 Văn hóa – Giáo dục 12 2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan Văn phòng UBND 12 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 12 2.2.2 Cơ cấu tổ chức quan 13 2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng .18 2.3.1 Chức .18 2.3.2 Nhiệm vụ Quyền hạn 18 2.3.3 Cơ cấu tổ chức 21 2.4 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm giải pháp .25 2.5 Soạn thảo ban hành văn 26 2.5.1 Các loại văn quan, tổ chức ban hành (văn đi) 26 2.5.2 Thẩm quyền ban hành văn .26 2.5.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 26 2.5.4 Quy trình soạn thảo văn 27 2.6 Quản lý văn .28 2.6.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn .28 2.6.2 Đăng ký văn .28 2.6.3 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mật, dấu khẩn .29 2.6.4 Làm thủ thục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi29 2.6.5 Lưu văn 29 2.6.6 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm giải pháp 30 2.7 Quản lý giải văn đến 30 2.7.1 Tiếp nhận văn đến 31 2.7.2 Đăng ký văn đến 31 2.7.3 Trình, chuyển giao văn đến 31 2.7.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến 32 2.7.5 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm giải pháp 32 2.8 Quản lý sử dụng dấu 32 2.8.1 Các loại dấu quan 32 2.8.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu 32 2.8.3 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm giải pháp 33 2.9 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 33 2.9.1 Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức .33 2.9.2 Phương pháp lập hồ sơ 34 2.9.3 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 34 2.9.4 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm giải pháp 34 2.10 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm giải pháp 34 2.10.1 Ưu điểm: 34 2.10.2 Nhược điểm: 35 2.10.3 Giải pháp: .36 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ – LƯU TRỮ 38 3.1 Đối với lãnh đạo 38 3.1.1 Tăng cường lãnh đạo Đảng, nâng cao vai trò, trách nhiệm lãnh đạo đơn vị, trách nhiệm cán làm công tác văn thư – lưu trữ 38 3.1.2 Xây dựng quy chế công tác văn thư – lưu trữ 38 3.1.3 Chế độ đãi ngộ bồi dưỡng cán 39 3.2 Đối với Cán bộ, Nhân viên 39 3.2.1 Trình độ chuyên môn 39 3.2.2 Điều kiện sức khỏe 40 3.3 Quy chuẩn hóa chương trình, nghiệp vụ, đầu tư trang thiết bị 40 PHẦN KẾT LUẬN 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện Hòa vào xu nghiệp vụ cơng tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Đối với quan đơn vị văn phòng ln trợ thủ đắc lực, mặt UBND, cánh tay phải đơn vị, tổ chức Tất cơng việc văn phòng văn thư giúp lãnh đạo xử lý có hiệu phải thơng qua cơng tác văn phòng Trong đó, cơng tác văn thư – lưu trữ tài liệu quan trọng Đây mắt xích quan trọng máy văn phòng Song q trình thực công tác văn thư - lưu trữ quan khơng tránh khỏi thiếu sót định, khuyết điểm tồn như: Công tác soạn thảo ban hành văn sai sót hình thức kỹ thuật trình bày, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn bản, quản lý văn đến chưa chặt chẽ, việc xây dựng danh mục hồ sơ lập hồ sơ công việc chưa tốt Tài liệu lưu trữ phân tán chưa thu thập đầy đủ, nhiều hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức chất đống, bỏ bao tải, thùng cattong chưa chỉnh lý, xếp, việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan thiếu nhiều; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ hạn chế Chính vậy, tơi chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức, quản lý Văn thư - Lưu trữ HĐND - UNBD Huyện Nho Quan, Tỉnh Ninh Bình” làm báo cáo thực tập nhằm đưa ý kiến thân nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức quản lý văn thư – lưu trữ Lịch sử nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu công tác lưu trữ bắt nguồn từ nhu cầu thiết yếu việc bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ lịch sử tài liệu có giá trị trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học cơng nghệ hình thành thời kì lịch sử phát triển; qua hoạt động quan, tổ chức; nhân vật lịch sử tiêu biểu; quan, tổ chức cá nhân lưu giữ; chính, gốc, thảo viết tay có bút tích nhân vật tiêu biểu Tài liệu quý tài liệu lịch sử chứa thông tin kiện, biến cố tượng đặc biệt tự nhiên, đời sống xã hội tư duy; có ý nghĩa tảng quản lí nhà nước, kinh tế, quốc phòng, an ninh, trật tự an tồn xã hội, quan hệ đối ngoại, nghiên cứu khoa học, lịch sử bổ khuyết bị hư hỏng – xét ý nghĩa pháp lí bút tích chúng Tài liệu tài liệu lịch sử có giá trị đặc biệt có bản, khơng có thứ hai giống nội dung thơng tin, phương thức ghi tin đặc điểm bề Tài liệu quý, tỉnh phận hợp thành di sản văn hóa tỉnh, khơng quan, tập thể cá nhân chiếm dụng làm tài sản riêng Đề tài nghiên cứu công tác lưu trữ đề tài nghiên cứu nhiều nghiên cứu khoa học Song với tùy tiếp cận khác cho khía cạnh khác đề tài mang lại mẻ Đề tài giúp hiểu tồn cảnh khâu nghiệp vụ cơng tác lưu trữ kết hợp với thực tiễn khảo sát để rút học kinh nghiệp cho thân khái quát tính chất công tác lưu trữ Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu tìm hiểu tổ chức lưu trữ UBND huyện Nho Quan, qua đưa nhận xét, đánh giá đề xuất giải pháp cho UBND huyện Nho Quan Qua báo cáo thực tập nhằm nâng cao kiến thức cho sinh viên có tảng kiến thức vững lĩnh vực công tác lưu trữ quan hành Nhà nước Từ cung cấp số thông tin thực trạng quy trình cách thức thực cơng việc lưu trữ số quan hành cụ thể giúp cho sinh viên nắm bắt tình hình cụ thể để tránh bỡ ngỡ sau trường Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức, quản lý Văn thư – Lưu trữ HĐND - UBND Huyện Nho Quan, Tỉnh Ninh Bình” - Phạm vi nghiên cứu: Tại HĐND - UBND Huyện Nho Quan, Tỉnh Ninh Bình Phương pháp nghiên cứu - Phương phương thu thập - Phương pháp thống kê - Phương pháp tổng hợp - Phương pháp xếp Cấu trúc đề tài Chương Lý luận chung công tác tổ chức, quản lý văn thư – lưu trữ Chương Thực trạng công tác tổ chức, quản lý Văn thư – lưu trữ Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức, quản lý Văn thư – Lưu trữ chịu trách nhiệm tiếp nhận văn đến kiểm tra, phân loại văn đến - Khi nhận văn bản, Nhân viên Văn thư kiểm tra cách cẩn thận xem phong bì có bị bóc trước khơng, kiểm tra xem có Văn gửi cho UBND huyện khơng, số lượng Văn có đầy đủ khơng, có bị rách thủng khơng Với trường hợp có sai sót Nhân viên văn thư báo cho Chánh Văn phòng xử lí kịp thời - Sau kiểm tra xong Nhân viên văn thư tiến hành phân hai loại loại Văn cần đăng ký vào sổ loại thư từ riêng Việc bóc bì văn tiến hành cẩn thận Nhân viên Văn thư dùng kéo để bóc bì đảm bảo khơng dấu bưu điện, khơng làm số, kí hiệu ghi ngồi bì văn Nhân viên văn thư ln bóc bì Văn có dấu khẩn hay hoả tốc trước để đảm bảo nội dung văn giải kịp thời Với văn mật Uỷ ban huyện giao trách nhiệm bóc bì cho Chánh Văn phòng 6.2.2 Đăng ký văn đến Đóng dấu đến đăng ký văn vào sổ: Để tạo điều kiện cho việc quản lí Văn chặt chẽ, tất công văn đến quan nhân viên Văn thư đóng dấu đến ghi rõ ràng lên thơng tin số đến, ngày tháng năm đến Số đến số thứ tự văn đến quan, đánh số từ 01 đến số cuối tất Văn đến Uỷ ban năm 6.2.3 Trình, chuyển giao văn đến Nhân viên Văn thư tiến hành đăng ký thông tin vào cột “Nơi nhận, người nhận” trực tiếp chuyển Văn đến tất phòng Ban, phận, cá nhân theo ý kiến cho Khi chuyển Văn đến Nhân viên Văn thư đến xin chữ ký vào cột “Ký nhận” để đảm bảo tính nguyên tắc để quản lí Văn chặt chẽ đồng thời làm sở để làm tốt công tác kiểm tra, theo dõi việc giải Văn 6.2.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến Các văn đến UBND huyện Nho Quan tổ chức giải nhanh chóng, chuyển đến phận có thẩm quyền việc chuyển công văn 31 đảm bảo quy định, địa đơn vị , cá nhân Việc kiểm tra theo dõi công tác giải công văn thuộc thẩm quyền Chủ tịch với Chánh Văn phòng nhân viên Văn thư Nhân viên văn thư quan tâm việc giải văn đến cuả phận, có trở kịp thời văn chưa giải đặc biệt văn có dấu mật khẩn 6.2.5 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm giải pháp a Ưu điểm: Nhanh, xác quy trình theo quy định pháp luật quy định quan b Nhược điểm: Đôi xảy sai xót, chậm muộn c.Giải pháp: Cần phải giải nhanh, thủ tục, ưu tiên văn có tính chất mật, khẩn giải trước trước trình lên lãnh đạo phòng ban liên quan phải cho vào phong bì đóng dấu mật, khẩn Quản lý sử dụng dấu 7.2.1 Các loại dấu quan Các lại dấu quan bao gồm: - Dấu chức danh: Chủ tịch (Chủ tịch UBND &HĐND), phó chủ tịch, chánh văn phòng phó chánh văn phòng… - Dấu văn đến, - Dấu UBND Huyện Nho Quan - Dấu văn phòng - Dấu mời họp - Dấu mật, khẩn, hỏa tốc - Dấu “chỉ người có tên danh sách bóc bì” 7.2.2 Ngun tắc quản lý sử dụng dấu - Dấu văn thư quản lý, giữ sử dụng dấu quan, xử lý văn đến, đi, chuyển giao văn theo ý kiến đạo lãnh đạo cư quan - Cán văn thư không mang dấu khỏi phòng, hay quan trừ trường họp lãnh đạo yêu cầu - Con dấu phải đóng theo quy định, xem xét văn trước 32 đóng dấu quan, đóng dấu quy trình theo Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/ NĐ – CP ngày 01/4/2009 ngày 24/8/2001 Chính phủ sửa đổi, bố sung số điều nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu bảo quản dấu - Con dấu giữ gìn bảo quản cận thận sau sử dụng - Khi cán văn thư phải có trách nhiệm cất dấu vào tủ, hộp đựng dấu tránh hay hư hại dấu 7.2.3 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm giải pháp a.Ưu điểm: Dấu UBND huyện Nho Quan bảo quản cẩn thận, lau chùi sẽ, đặt vào ngăn tủ quan, có khố tủ chắn Dấu đóng vào Văn có đầy đủ thơng tin chữ ký hợp lệ Dấu đóng quy định Nhà nước b Nhược điểm: Chưa có tủ bảo quản dấu riêng c.Giải pháp: Trong quản lý bảo quản người cán văn thư khơng sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu, mà phải ngâm vào xăng dùng chổi lông để rửa dấu Dấu Uỷ ban đựng vào hộp làm gỗ, cán văn thư làm xong việc cất vào tủ phải khoá lại chăc chắn, làm việc làm việc Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 8.2.1 Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức Theo điều lệ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 18/9/1963 Văn phòng phủ cơng tác cơng văn -giấy tờ quy định: “Cán bộ, Nhân viên làm công tác công văn -giấy tờ cán làm công tác chun mơn khác đơi có việc liên quan đến công văn giấy tờ phải lập hồ sơ cơng việc làm” Cơng tác lập hồ sơ hành UBND huyện Nho Quan đảm bảo yêu cầu, tài liệu hồ sơ có liên quan chặt chẽ với nhau, Văn hồ sơ chủ yếu gốc nên hồ sơ lập có giá trị nghiên cứu dùng làm chứng pháp lí 33 8.2.2 Phương pháp lập hồ sơ Cứ sau cơng việc giải phòng, Ban chun mơn, cá nhân lãnh đạo phải lập hồ sơ cơng việc Tuy nhiên có số phòng ban làm tốt, nhiều phận khác chưa làm tốt công tác Tuy quan có quy định lập hồ sơ hành công tác chưa thực tốt, số tài liệu nộp lưu tình trạng bó gói, chưa xếp, biên mục rõ ràng 8.2.3 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Các hồ sơ lập vào cuối năm nộp lưu vào phận Lưu trữ quy định thời gian, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ 8.2.4 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm giải pháp a Ưu điểm: Với tài liệu lập hồ sơ, đảm bảo xếp gọn gàng, đánh số thứ tự rõ ràng Hồ sơ biên mục cụ thể tên gọi nên dễ tra tìm b Nhược điểm: Hầu hết tài liệu hoạt động Uỷ ban nhân dân Huyện chưa lập hồ sơ, việc làm ảnh hưởng đến việc thu nhập, bảo quản tài liệu tình trạng lộn xộn, lưu trữ chưa lập hồ sơ nên hạn chế việc tổ chức sử dụng tài liệu, khó tìm gây khó khăn cho cơng tác chỉnh lý c.Giải pháp: Tài liệu bảo quản tủ hồ sơ có khố cẩn thận Việc cho mượn tài liệu sử lý tốt, cán bộ, cá nhân Uỷ ban có nhu cầu mượn tài liệu phải đăng ký để làm thủ tục mượn tài liệu có nhắc nhở cá nhân mượn tài liệu phải trả lại thời gian quy định, hạn chế tình trạng mát tài liệu Nhận xét ưu điểm, nhược điểm giải pháp 9.2.1 Ưu điểm: - Được quan tâm cấp ủy Đảng, nên công tác văn thư – lưu trữ quan vào nề nếp Công tác văn thư hoạt động tất yếu thiếu quan, tiền đề bảo đảm thông tin phục vụ lãnh đạo cấp ủy Đảng, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, giảm tệ quan liêu giấy tờ góp phần đẩy mạnh hoạt động quan, bảo vệ bí mật Đảng Nhà nước 34 quan đơn vị, nâng cao trình độ khoa học công tác văn thư – lưu trữ - Tham gia đợt tập huấn cấp tổ chức, tổ chức quản lý giải văn đi, đến; quản lý sử dụng dấu thực quy định Nhà nước quy định cụ thể quan - Cán văn thư, lưu trữ có tinh thần trách nhiệm cao phát huy vai trò, trao đổi học tập, đúc kết kinh nghiệm người trước để hồn thành nhiệm vụ - Cơng tác bảo quản tài liệu tương đối an toàn, lãnh đạo cơng ty tích cực quan tâm đầu tư cho phòng đọc để thuận tiện cho việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu chỗ; quan tâm đầu tư mức đến chế độ phòng cháy, chữa cháy, thiết bị điện đủ ánh sáng, có cầu dao ngắt tồn mạch điện có cố xảy 9.2.2 Nhược điểm: - Người làm công tác văn thư chưa thể hết lực mình, thụ động, chưa linh hoạt công tác xử lý văn - Cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu công tác văn thư - lưu trữ, nơi bảo quản tài liệu lưu trữ chật hẹp gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu trang thiết bị thiếu thốn thơ sơ đáp ứng yêu cầu bảo quản tài liệu lâu dài, cơng tác phòng cháy chữa cháy - Tài liệu tồn đọng, tích đóng chưa phân loại chỉnh lý thực phổ biến UBND Tình trạng gây khó khăn cho việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Việc đại hóa cơng tác lưu trữ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hạn chế Tình trạng phổ biến việc quản lý tra tìm tài liệu theo phương pháp truyền thống, chưa đáp ứng yêu cầu chung nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước hoạt động cụ thể ngành lưu trữ - Việc quản lý văn nhiều hạn chế, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng, ban chưa thực tốt, văn nằm rải rác phòng ban chức Khi cần tra tìm khơng có nhiều thời 35 gian - Điều kiện sở vật chất kỹ thuật không đủ để thực tốt nhiệm vụ lưu trữ địa phương khí hậu nóng chí bị trùng cắn phá, kho lưu trữ chưa xây dựng cải tạo theo quy hoạch có hệ thống để bảo quản an tồn tài liệu Còn nhiều người chưa biết đến tài liệu lưu trữ bảo quản có biết tìm đến việc khai thác gặp khơng khó khăn Số lượng hồ sơ, tài liệu đưa khai thác sử dụng q so với số lượng tài liệu bảo quản 9.2.3 Giải pháp: - Cần phải ý tới công tác cán cán làm công tác văn thư – lưu trữ - Cần phải có quy hoạch cán để kế thừa công tác văn thư cần thiết, giúp cho việc quản lý thống Cán văn thư, lưu trữ phải ổn định sử dụng lâu dài nhằm tạo thống việc quản lý nâng cao suất, hiệu hoạt động quan - Cần phải tổ chức lớp tập huấn công tác văn thư thường xuyên cán văn thư có nghiệp vụ văn thư - Cần phải có chế độ sách phù hợp người làm công tác văn thư – lưu trữ, nhằm mục đích tạo nguồn thu nhập ổn định yên tâm gắn bó lâu dài với công việc - Cần trang bị phương tiện kỹ thuật đầy đủ ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư như: Máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy đánh chữ, tủ đựng hồ sơ… - Phải xây dựng quy chế công tác văn thư – lưu trữ, cần có phân cơng cơng tác rõ ràng, xếp chỗ làm việc cho người phù hợp - Phải có chế độ khen thưởng thường xuyên để thúc đẩy tính nhiệt tình cán văn thư làm tốt cơng tác đồng thời phải có chế độ kỷ luật hành vi thiếu tinh thần trách nhiệm, gây ảnh hưởng không nhỏ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Tóm lại, Cơng tác văn thư - lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn phục vụ cho 36 hoạt động thực tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sử to lớn Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ đất nước 37 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ – LƯU TRỮ 3.1 Đối với lãnh đạo 3.1.1 Tăng cường lãnh đạo Đảng, nâng cao vai trò, trách nhiệm lãnh đạo đơn vị, trách nhiệm cán làm công tác văn thư – lưu trữ Lãnh đạo cần có nhìn đắn vị trí, vai trò cơng tác văn thư lưu trữ Trên sở cần quan tâm đạo, lãnh đạo nên có đầu tư theo nhu cầu công tác văn thư - lưu trữ Nếu quan tâm thích đáng vào cơng tác phát huy hiệu tốt cho việc quản lý bảo quản tài liệu lưu trữ Tạo điều kiện để cán bộ, công chức làm công tác văn thư nâng cao trình độ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Thường xuyên giáo dục tinh thần tự giác, tính tổ chức kỹ luật cao để tất cán bộ, công chức thực tốt công tác văn thư - Quản lý tốt phương tiện thực công tác văn thư - lưu trữ sử dụng, quản lý tốt dấu quan, trách nhiệm cán làm công tác văn thư - Cải cách lề lối làm việc cách có khoa học, đại Có quy chế cơng tác văn thư – lưu trữ đơn vị - Nâng cao chất lượng quản lý tài liệu, đạo chặt chẽ việc giữ gìn tài liệu, giảm bớt giấy tờ khơng hiệu lực pháp luật đơn vị - Sắp xếp, tổ chức bố trí cán bộ, cơng chức làm công tác văn thư ổn định, ý đào tạo chun sâu, bố trí cán cơng chức có lực, có kinh nghiệm để tích lũy kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ xây dựng mối quan hệ đồng quan để có nhận thức đắn công tác văn thư, lưu trữ trách nhiệm chung, khơng phải có cán bộ, cơng chức làm cơng tác văn thư có trách nhiệm 3.1.2 Xây dựng quy chế công tác văn thư – lưu trữ Phân công trách nhiệm rõ ràng vị trí để thành viên có trách 38 nhiệm công việc Giao quyền hạn cho cán văn thư – lưu trữ, từ nâng cao vai trò trách nhiệm cơng tác quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ 3.1.3 Chế độ đãi ngộ bồi dưỡng cán - Phải quan tâm đến chế độ khen thưởng cho cán bộ, nhân viên văn phòng họ hoạt động tốt, đạt nhiều thành tích, mặt khác cần phải có chế độ xử lý nghiêm hành vi vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp quan - Đào tạo đội ngũ cán trẻ thường xuyên cử cán văn thư - lưu trữ học chuyên môn để ngày nắm vững nghiệp vụ q trình giải cơng việc có khoa học đạt hiệu cao nhất, nhanh - Bồi dưỡng cán làm công tác văn thư có trình độ chun mơn cao, trình độ ngoại ngữ đủ nắm bắt thơng tin, kịp thời, xác 3.2 Đối với Cán bộ, Nhân viên Cán nhân tố đóng vai trò quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ quan Cán văn thư có tinh thần trách nhiệm trước nhiệm vụ giao, không nên tránh né, đùn đẩy trách nhiệm 3.2.1 Trình độ chun mơn Trình độ cán lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ quan Cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao tìm phương pháp phân loại xếp tài liệu quan cách khoa học, hợp lý dễ tra tìm Ngược lại, trình độ cán chun mơn thấp ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại xếp tài liệu quan, ảnh hưởng đến hiệu công tác khai thác sử dụng tài liệu Cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ cần phải có đủ kỹ nghiệp vụ, đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật Chính vậy, việc tuyển dụng bố trí cán làm cơng tác lưu trữ quan việc làm cần thiết cần quan tâm trực tiếp sát lãnh đạo phòng lãnh đạo quan 39 3.2.2 Điều kiện sức khỏe Cán văn thư phải người có sức khỏe tốt, đảm bảo yêu cầu công việc 3.3 Quy chuẩn hóa chương trình, nghiệp vụ, đầu tư trang thiết bị Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc Quản lý lưu trữ tài liệu phần mền cơng nghệ thơng tin, giúp cho tra cứu tìm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng Nhu cầu ứng dụng máy tính vào cơng tác văn phòng mức độ cấp thiết đòi hỏi khách quan việc xử lý thông tin lượng văn nhiều Ngoài tài liệu phục vụ gắn liền với hoạt động ngành mà có nhiều tài liệu quan trọng khác quan Ngay với cán chun mơn có trình độ cao khơng thể ghi nhớ xử lý tất hồ sơ, tài liệu Chúng ta cần thiết bị xử lý thơng tin tổng hợp, xác nhanh chóng Đầu tư sở vật chất, tăng cường trang bị sở vật chất yêu cầu thiết, bao gồm việc tăng cường máy tính để bước áp dụng chương trình quản lý đến khai thác tài liệu dễ dàng thuận tiện, bước đáp ứng yêu cầu tình hình mới, cần có kế hoạch cấp kinh phí hàng năm cho việc tu sửa thiết bị cấp thiết bị hết hạn sử dụng 40 PHẦN KẾT LUẬN Công tác văn thư – lưu trữ trình xác định văn tổ chức quản lý, sử dụng loại văn hệ thống quan Nhà nước kết công tác văn thư khởi đầu công tác lưu trữ, cơng tác văn thư tiền đề công tác lưu trữ Công tác văn thư sợi dây liên hệ quan tổ chức quần chúng nhân dân, quan với Công tác văn thư – lưu trữ đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị nói chung Thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Thực tốt công tác văn thư – lưu trữ bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin hoạt động quan Công tác văn thư nề nếp lưu giữ toàn hồ sơ tài liệu văn tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ quan Đây nguồn bổ sung chủ yếu Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn giữ lại khơng đầy đủ chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ quan thấp, khơng gây khó khăn nhiều cho công tác lưu trữ Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt giấy tờ vô dụng, tiết kiệm công sức tiền cho quan Đồng thời cơng tác giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài Trong thời gian thực tập UBND huyện Nho Quan giúp em trau dồi thêm kiến thức nhiều Đây khoảng thời gian ý nghĩa sinh viên năm cuối em Qua việc học tập trường thực hành quan em thấy khác lý thuyết học công việc thực phải làm Nhờ mà em thực hiểu ý nghĩa câu “Học đôi với Hành” Ở trường, em thầy cô giảng dạy, truyền đạt kiến thức, giúp em có hiểu biết văn phòng, cơng tác văn thư lưu trữ kiến thức xã hội Còn quan, em thực hành, bắt tay vào làm việc (đóng dấu, xếp hồ sơ, tài liệu, vào sổ văn đến - đi…), dựa sở học Cùng với giúp đỡ, hướng dẫn tận tình chú, anh chị quan UBND huyện Nho Quan 41 Qua đây, em xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng tạo điều kiện cho chúng em thực tập thực tế quan nhà nước để chúng em học hỏi thêm nhiều kiến thức kinh nghiệm quý báu, tự tin hơn, giúp ích nhiều đường tương lai sau Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới HĐND - UBND huyện Nho Quan nói chung Văn phòng UBND huyện nói riêng tiếp nhận, giúp đỡ tận tình bảo em thời gian kiến tập vừa qua Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Đăng Việt – giáo viên hướng dẫn thực tập thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt kiến thức để em hồn thành tốt đợt thực tập Và em gửi lời cảm ơn đến chị Lê Phương Liên – Viên chức phụ trách Văn thư UBND huyện Nho Quan trực tiếp dạy giúp đỡ em thời gian qua 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/ NĐ – CP ngày 01/4/2009 ngày 24/8/2001 Chính phủ sửa đổi, bố sung số điều nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu Văn hợp số 01/VBHN – BNV ngày 25/02/2005 Bộ Nội vụ công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bàyvăn Thơng tư số 01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2001 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức ký thuật trình bày văn hành Thơng tư số 25/2001/TT – BTP ngày 27/12/2011 thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật phủ, thủ tướng phủ, trưởng, thủ trưởng quan ngang văn quy phạm pháp luật liên tịch 43 PHỤ LỤC Phụ lục DANH SÁCH CÁC LOẠI VĂN BẢN DO UBND BAN HÀNH (có văn kèm theo) Stt Số, ký hiệu văn 624/UBND-CT Tên loại trích yếu nội dung Ngày, tháng Người ký V/v góp ý vào dự thảo đề xuất năm ban hành 01/6/2016 Trịnh Đức phương án phân cấp số nhiệm 42/TB-UBND vụ Quản lý dự án đầu tư xây dựng Thông báo dự kiến lịch công tác Hưng 10/6/2016 tháng 6/2016 118/BC-UBND Báo cáo kết thực kết luận Nguyễn Xuân 13/6/2016 số 06-KL/BCSĐ nghị số Trường Đinh Văn Tiên 04-NQ/BCSĐ ban cán 60/GM-UBND 1202/QĐ-UBND Đảng UBND tỉnh Ninh Bình Giấy mời Quyết định việc phê duyệt kế 31/5/2016 Đinh Văn 24/5/2016 Tiên Đinh Văn hoạch lựa chọn nhà thầu cơng Tiên trình: Nhà học mơn trường 69/KH-UBND THCS Cúc Phương Kế hoạch triển khai tháng hành 1204/QĐ-UBND động trẻ em năm 2016 Quyết định việc thành lập đội 24/5/2016 Đinh Văn 24/5/2016 Trang Đinh Văn tuyển bóng bàn tham gia giải bóng Trang bàn CLB cúp Liên đồn tỉnh Ninh Bình năm 2016 02/CT-UBND Chỉ thị tổ chức bầu cử đại biểu quốc hội khóa XIV đại biểu HĐND cấp nhiệm kỳ 06/02/2016 Đinh Văn Tiên 66/TTr-UBND 2016-2021 Tờ trình việc xin hỗ trợ kinh phí đầu tư xây dựng cơng trình: Xây dựng nhà văn hóa thơng Đồi Tràng Địa điểm xã Sơn LaiHuyện Nho Quan-Tỉnh Ninh Bình 13/6/2016 Đinh Văn Tiên ... ĐOAN Tôi thực báo cáo thực tập với tên đề tài: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức, quản lý Văn thư - Lưu trữ HĐND - UNBD Huyện Nho Quan, Tỉnh Ninh Bình” Tơi xin cam đoan báo cáo thực tập tơi... hoàn thành báo cáo này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến chị Lê Phương Liên – Viên chức phụ trách Văn thư anh, chị Văn Phòng UBND tận tình hướng dẫn suốt trình viết Báo cáo thực tập Em chân... Quan Qua báo cáo thực tập nhằm nâng cao kiến thức cho sinh viên có tảng kiến thức vững lĩnh vực công tác lưu trữ quan hành Nhà nước Từ cung cấp số thông tin thực trạng quy trình cách thức thực công