Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức các cuộc hội họp của tập đoàn FPT

1. Lý do chọn vấn đề Các buổi hội họp của một cơ quan tổ chức đều có một nhiệm vụ riêng, từng cuộc họp hay các buổi hội nghị của cơ quan đều có nội dung để có thể tiến hành tổ chức cuộc họp. Tổ chức hội họp tại các cơ quan nhà nước và các đơn vị hành chính sự nghiệp công lập đều chịu sự quản lý của cơ quan cấp trên và cơ quan nhà nước, tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp tư nhân thì ít chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước về hoạt đông cảu văn phòng. Vì vậy, các hoạt động của văn phòng tại các doanh nghiệp đều có sự yếu kém trong khâu quản lý và thực hiện công việc. 2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu trong đề tài này là bộ phận văn phòng của tập đoàn FPT, do ít chịu sự quản lý của nhà nước đối với các công ty tư nhân, nên các hoạt động của văn phòng kém hiệu quả hơn sao với hoạt động văn phòng tại các cơ quan nhà nước. Được thực hiện đúng quy trình của công việc, áp dụng đúng các chủ trương chính sách của tập đoàn đề ra. Trong đề tài “ khảo sát và đánh giá công tác tổ chức các cuộc hội họp của tập đoàn FPT” đucợ giới hạn phạm vi nghiên cứu chỉ trong bộ phận văn phòng của tập đoàn mà không có sự liên hệ gì với các cơ quan nhà nước hoặc các đơn vị sự nghiệp công lập. Do đó, bộ phận văn phòng của tập đoàn còn nhiều thiếu xót trong quá trình hoạt động và thực hiện công việc. Với việc nghiên cứu sâu về hoạt động công tác tổ chức các cuộc hội họp của văn phòng nhằm tìm ra những điểm mạnh để phát huy tốt hơn công việc, đồng thời, tìm ra những vấn đề yếu kém trong quá trình hoạt động, đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động va làm việc trong văn phòng. Từ đó, nâng cao vai trò và vị trí của bộ phận văn phòng và bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu vấn đề là tìm ra những điểm mạnh cần phát triển và điểm yếu trong công tác tổ chức hội họp, đưa ra ý kiến và biện pháp nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng. Với mục đích nâng cao vai trò của bộ phận trong các cơ quan doanh nghiệp tư nhân và hoạt động trợ giúp lãnh đạo thực hiện công việc. 4. Phương pháp nghiên cứu Đối với đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức hội họp, tôi đã sử dụng kiến thức mình đã được học trên nhà trường cùng với đi thực tế tại Công ty FPT Telecom chi nhánh Xã Đàn tiến hành thu thập thông tin có liên quan. Đồng thời, cùng với việc đi thực tế tôi còn tìm hiểu thông tin trên internet và các trang mạng của doanh nghiệp, trang thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước nhằm đưa ra thông tin chính xác và đầy đủ về vấn đề nghiên cứu. Với việc tham gia đi thực tế cùng với áp dụng những kiến thức đã được đào tạo trên nhà trường, tôi hiểu thêm về công tác tổ chứ hội họp trong doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. 5. BỐ CỤC CỦA TIỂU LUẬN Bài tiểu luận gồm 3 chương: Chương I: Khái quát về tập đoàn FPT. Chương II: Thực trạng công tác tổ chức hội họp của tập đoàn FPT. Chương III: Đánh giá công tác tổ chức hội họp và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hội hợp trong tập đoàn FPT

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện công trình nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức các cuộc hội họp của tập đoàn FPT “

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàntrách nhiệm nếu có sự không trung thực trong vấn đề sử dụng thông tin của công trình nghiên cứu này

Sinh viên thực hiện

Ký tên

Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp cho tôi nhận ra được những điểm sai và thiếu xót trong bài tiểu luận của tôi sau này.

Tôi xin chân thành cám ơn

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

CNTT: công nghệ thông tin

TNHH: Trách nhiệm hữu hạn

QPPL: quy phạm pháp luật

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp Đây là mộtphương thức tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều người cùng một lúc Là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình làm quyếtđịnh Tuy nhiên, các cuộc hội họp thường làm tiêu tốn nhiều thời gian và tiền bạc, là hai thứ rất quý với cá doanh nghiệp Do đó, chỉ nên tổ chức cuộc họp khi cần thiết và đảm bảo rằng các cuộc họp đó phải nắng gọn và mang lại hiệu quả Như vậy, thế nào là cuộc họp? Một cuộc họp gồm những người có liên quan hợp lại để bàn bac, thảo luận và giải quyết hay quyết định vấn đề nào đó Để cuộc họp có kết quả, cần phải tiến hành một cách nghiêm túc, có ấn định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và nội dung

Với những tầm quan trọng của việc tổ chức hội hộp và hội nghị Tập đoàn FPT đã chú trọng và

tổ chức nhiều cuộc hội họp và hội nghị của tập đoàn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, đó là các cuộc hổi thảo với các tổ chức quốc tế hàng đầu về lĩnh vực công nghệ, những buổi liên hoan văn hóa văn nghệ trong nội bộ tập đoàn hay những cuộc thi sáng tạo nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của tập đoàn… Qua đó ta có thể thấy sự chú trọng và quan tâm rất lớn của tập đoàn đến vấn đề này Nó sẽ giúp cho hoạt động của tập đoàn ngày càng nâng cao trong lĩnh vực quản trị văn phòng và là cầu nối giúp những nhân viên trong tập đoàn có cơ hội để đóng góp ý kiến của mình, gắn kết tình cảm của nhân viên trong tập đoàn

Qua khảo sát thực tế vấn đề này của tập đoàn em đã chọn đề tài: “ khảo sát và đánh giá công tác

tổ chức hội họp của tập đoàn FPT” với hi vọng sẽ giúp góp phần vào việc nâng cao khả năng công tác tổ chức hội họp của tập đoàn cũng như đóng góp trong việc giải quyết những hạn chế còn tồn tại về công tác

tổ chức hội họp của tập đoàn FPT

1 Lý do chọn vấn đề

Các buổi hội họp của một cơ quan tổ chức đều có một nhiệm vụ riêng, từng cuộc họp hay các buổi hội nghị của cơ quan đều có nội dung để có thể tiến hành tổ chức cuộc họp Tổ chức hội họp tại các cơ quan nhà nước và các đơn vị hành chính sự nghiệp công lập đều chịu sự quản lý của cơ quan cấp trên và

cơ quan nhà nước, tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp tư nhân thì ít chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước về hoạt đông cảu văn phòng Vì vậy, các hoạt động của văn phòng tại các doanh nghiệp đều có sự yếu kém trong khâu quản lý và thực hiện công việc

2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu trong đề tài này là bộ phận văn phòng của tập đoàn FPT, do ít chịu sự quản

lý của nhà nước đối với các công ty tư nhân, nên các hoạt động của văn phòng kém hiệu quả hơn sao với hoạt động văn phòng tại các cơ quan nhà nước Được thực hiện đúng quy trình của công việc, áp dụng đúng các chủ trương chính sách của tập đoàn đề ra

Trong đề tài “ khảo sát và đánh giá công tác tổ chức các cuộc hội họp của tập đoàn FPT” đucợ giới hạn phạm vi nghiên cứu chỉ trong bộ phận văn phòng của tập đoàn mà không có sự liên hệ gì với các cơ quan nhà nước hoặc các đơn vị sự nghiệp công lập Do đó, bộ phận văn phòng của tập đoàn còn nhiều thiếu xót trong quá trình hoạt động và thực hiện công việc

Với việc nghiên cứu sâu về hoạt động công tác tổ chức các cuộc hội họp của văn phòng nhằm tìm

ra những điểm mạnh để phát huy tốt hơn công việc, đồng thời, tìm ra những vấn đề yếu kém trong quá trình hoạt động, đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động va làm việc trong văn phòng

Từ đó, nâng cao vai trò và vị trí của bộ phận văn phòng và bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu vấn đề là tìm ra những điểm mạnh cần phát triển và điểm yếu trong công tác tổ chức hội họp, đưa ra ý kiến và biện pháp nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng Với mục đích nâng cao vai trò của bộ phận trong các cơ quan doanh nghiệp tư nhân và hoạt động trợ giúp lãnh đạo thực hiện công việc

4 Phương pháp nghiên cứu

Đối với đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức hội họp, tôi đã sử dụng kiến thức mình đã được học trên nhà trường cùng với đi thực tế tại Công ty FPT Telecom chi nhánh Xã Đàn tiến hành thu thập thông tin có liên quan Đồng thời, cùng với việc đi thực tế tôi còn tìm hiểu thông tin trên internet và các trang mạng của doanh nghiệp, trang thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước nhằm đưa ra thông tin chính xác và đầy đủ về vấn đề nghiên cứu

Với việc tham gia đi thực tế cùng với áp dụng những kiến thức đã được đào tạo trên nhà trường, tôi hiểu thêm về công tác tổ chứ hội họp trong doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.

5 BỐ CỤC CỦA TIỂU LUẬN

Bài tiểu luận gồm 3 chương:

Chương I: Khái quát về tập đoàn FPT

Chương II: Thực trạng công tác tổ chức hội họp của tập đoàn FPT

Chương III: Đánh giá công tác tổ chức hội họp và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hội hợp trong tập đoàn FPT

NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TẬP ĐOÀN FPT

1.1.Giới thiệu chung về tập đoàn FPT

FPT là tên viết tắt của công ty cổ phần FPT, được thành lập vào ngày 13- 9- 1988 với tên công ty ban đầu là Công ty cổ phần chế biến thực phẩm- The Food Processing Technology Sau này tới ngày 27-10- 1990 thì đổi tên công ty thành The Corporation of Financing Promoting Technology- Công ty Đầu tư và phát triển công nghệ

FPT là một tập đàn kinh tế lớn tại Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh chính là cung cấp các dịch vụ liên quan tới công nghệ thông tin Theo thống kê của Chương trình phát triển Liên Hợp Quốc, FPT là doạng nghiệp lớn thứ 14 của Việt Nam vào năm 2007

Hiện nay, FPT đang là công ty cung cấp các dịch vụ công nghệ thông tin tốt nhất cả nước

và là tập đoàn đa quốc gia lớn của Việt Nam, cung cấp số lượng công việc và tiến hành đào taaoj tốt nhất với hệ thống trường học từ mầm non tới đại học Tập đoàn hoạt động với nhiều lĩnh vực khác nhau như: công nghệ, viễn thông, giáo dục, phân phối và bán lẻ các sản phẩm công nghệ Với sự lớn mạnh của tập đoàn cũng có góp mặt các công ty thành viên như: công ty THNN Phần mềm FPT( FPT Software), công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT ( FPT Information System), công ty cổ phần viễn thông FPT ( FPT Telecom), công ty cổ phần dịch vụ trực tuyến FPT( FPT online), công ty TNHH giáo dục FPT( FPT education), công ty cổ phần thương mại FPT( fpt trading), coog ty cổ phần bán lẻ FPT( FPT Retail), công ty đầu tư FPT ( FPT Investment) Hai công ty liên kết với tập đoàn FPT là: công ty cổ phần chứng khoán ( FPT securities) và công ty quản lý quỹ đầu tư FPT( FPT capital)

Tập đoàn FPT đã và đang vươn xa ra thê giới với ước mơ biến tập đoàn thành một tập đoàn đa quốc gia về lĩnh vực công nghệ thông tin Do đó, tập đoàn FPT đã có những công ty chi nhánh đặt tại nhiều nước, điển hình là các công ty như: công ty TNHH phần mềm FPT Malaysia tại Kuala Lumpur Malaysia, công ty phần mềm FPT Software Europe tại Paris Pháp, công ty TNHH phần mềm FPT Australisia, công ty TNHH phần mềm FPT USA, công ty phần mềm FPT Software Japan

Với sức mạnh và nổ lực vươn ra tầm thế giới, FPT đã trở thành tập đoàn vững mạnh nhất Việt Nam Cùng với đội ngũ nhân viên đông đảo, hơn 20.000 nhân viên và các chuyên gia về lĩnhvực công nghệ thông tin, chuyên gia phân tích kinh tế Các hoạt động chính của tập đoàn là công nghệ bao gồm phát triển phần mềm, tích hợp hệ thóng, dịch vụ CNTT; viễn thông bao gồm các dịch vụ về nội dung số hóa, dịch vụ viễn thông, dịch vụ internet tốc độ cao, dịch vụ cung cấp

truyền hình băng thông rộng; đào tạo: hệ thống các trường học của FPT từ mầm non tới đại học bào gồm các trường mầm non FPT, tiểu học FPT, trung học FPT, trung học phổ thông FPT và đại học FPT với đội nguc giáo viên giảng dạy cấp quốc tế…; lĩnh vực đầu tư: FPT nhấn mạnh đầu tư vào giáo dục, bất động sản, chứng khoán, tài chính- ngân hành.

Là một tập đoàn luôn được đánh giá cao về chât lượng phục vụ và cung cấp dịch vụ tốt nhất, luôn nhận được lòng tin từ người tiêu dùng trên khắp cả nước

1.2.Lịch sử hình thành và phát triển của tập đoàn FPT

Ban đầu, FPT là một doanh nghiệp nhà nước chuyên hoạt động trong lĩnh vực kinh doanhxuât nhập khẩu các lương thực thực phẩm, chế biến lương thực thực phẩm, được thành lập vào ngày 13-9-1988 với tên là công ty cổ phần chế biến thực phẩm- The Food Processing TechnologyCompany Vào ngày 13-9-1988, Viện trưởng Viện nghiên cứu Công nghệ quốc gia đã ký quyết định thành lập công ty Công nghệ thực phẩm là bổ nhiệm ông Trương Gia Bình làm Giám đốc công ty Từ một công ty trực thuộc cơ quan nhà nước cấp bộ hoặc ngang bộ, có chức năng kinh doanh, xuât nhập khẩu và chuyển giao công nghệ, Ông Trương Gia Bình đã chiêu mộ nhân tài, thành lập nên công ty và phát triển thành tập đoàn FPT lớn mạnh như ngày nay

Vào ngày 27-10-1990 Công ty đổi tên thành công ty đầu tư và phát triển công nghệ- The Corporation for Financing Promoting Technology, trở thành công ty số 1 Việt Nam về công nghệ thông tin

Ngày 19 tháng 12 năm 2008, Tập đoàn FPT công bố được chấp thuận đổi tên từ "Công ty

Cổ phần Phát triển và Đầu tư Công nghệ" thành "Công ty Cổ phần FPT" viết tắt là "FPT

Corporation"

1.3 Cơ cấu tổ chức của tập đoàn

Cơ cấu tổ chức của tập đoàn được chia thành các bộ phận có chuyên môn riêng và có trách nhiệm thi hành nhiệm vụ riêng của mỗi bộ phận, đăch biệt là bộ phận văn phòng với công tác hỗ trợ lãnh đạo làm công tác quản lý văn phòng và các nhiệm vụ nhỏ trong hoạt động chính của văn phòng

Tuy nhiên, tập đoàn hình thành và phát triển tới ngày nay đã thành lâp được 12 công ty thành viên

và 3 công ty liên kết với nhiều lĩnh vực khác nhau đã góp phần xây dựng và tạo dựng nên thương hiệu như:

Công ty THNN Phần mềm FPT( FPT Software)

Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT ( FPT Information System)

Công ty cổ phần viễn thông FPT ( FPT Telecom)

Công ty cổ phần dịch vụ trực tuyến FPT( FPT online)

Công ty TNHH giáo dục FPT( FPT education)

Công ty cổ phần thương mại FPT( FPT trading)

Công ty TNHH giải pháp công nghệ FPT

Công ty TNHH phát triển khu công nghệ cao Hòa Lạc FPT

Công ty cổ phần bán lẻ FPT( FPT Retail)

Công ty đầu tư FPT ( FPT Investment)

Công ty quản lý quỹ đầu tư FPT( FPT capital)

Công ty TNHH truyền thông giải trí FPT

Công ty TNHH Dịch vụ tin học FPT

Công ty Cổ phần Đô thị FPT Đà Nẵng ( FPT City JSC)

Ngân hàng cổ phần thương mại Tiên Phong ( Tiên Phong bank)

Tiểu kết:

Tập đoàn FPT là một tập đoàn lớn có nhiều năm hình thành và phát triển thành một tập đoàn lớn hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau, có trên 25 năm xây dựng và lớn mạnh cho tới bây giờ Đồng thời, cùng với sự đi lên ngày càng lớn mạnh thì đội ngũ nhân viên trong tập đoàn ngày càng đông đảo, có chuyên môn nghiệp vụ cao và có thái độ, tinh thần trách nhiêm trong công việc

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA TẬP ĐOÀN FPT

2.1 Các hình thức hội họp của tập đoàn FPT

Mỗi một doạnh nghiệp hay một cơ quan nhà nước đều có công việc cần liên qua tới họp hội nghị hay tổ chức hội họp, tuy nhiên, việc tổ chức hội họp ra sao thì ít nhiều cơ quan lại có sự hiểu biêt riêng dođặc thù tính chất từng công việc mà có nhiều loại hình, hình thức hội họp khác nhau

Có nhiều hình thức hội họp nhưng riêng đối với FPT các cuộc họp hay hội nghị thường diễn ra thường xuyên và được văn phòng chịu trách nhiệm phụ trách tổ chức, có khi các buổi họp nhỏ lẻ tự các phòng ban tổ chức nhưng đều có ghi biên bản cuộc họp để trong quá trình làm việc có kết quả cuộc họp

để xác minh công việc cho chính xác

Các hình thức hội họp trong tập đoàn có 2 hình thức lớn nhất là họp trên tổng công ty và họp các chi nhánh lớn( có 3 chi nhánh lớn là chi nhánh Hà Nội, chi nhánh TP.Hồ Chí Minh, chi nhánh Đà Nẵng) là:

2.1.1 Tổ chức hội họp trên tổng công ty

Họp hội đồng cổ đông và họp đại hội đồng cổ đông thường niên

Họp ban quản trị tập đoàn

Họp các phòng ban làm việc trên tổng công ty

Họp giám đốc các chi nhánh lớn nhằm việc bàn kế hoạch chiến lược phát triển kinh doanhHội nghị tổng kết 6 tháng và tổng kết năm

Hội nghị thành lập công ty…

2.1.2 Tổ chức hội họp các chi nhánh lớn

Họp các giám đốc văn phòng đại diện trong chi nhánh làm việc

Họp giữa toàn thể nhân viên trong văn phòng đại diện

Họp giữa các đội nhóm nhỏ, các nhóm làm việc

Các buổi họp giao ban, họp tổng kết, họp rút kinh nghiệm…

Họp trực tuyến giữa các chi nhánh lớn

Các buổi hội họp đều dựa trên kế hoạch làm việc của văn phòng đề ra cho cả tập đoàn và các văn phòng chi nhánh, chỉ riêng các cuộc hội họp nhỏ lẻ, họp đội nhóm không theo sự kiểm soát của văn phòng trên tổng và văn phòng các chi nhánh đại diện những buổi hội họp đều có việc viết báo cáo về quá

trình làm việc của cả đội và sẽ được trình ký duyệt với lãnh đạo Đối với các văn bản trình ký duyệt, xem xét việc ra các quy trình làm việc hoặc các thông tin cần xin ý kiên lãnh đạo và ý kiến chỉ đạo trên tổng công ty thì sẽ được trình nộp lên trên văn phòng tổng công ty.

Quy trình tổ chức hội họp cũng phải tuân thủ theo đúng nguyên tắc là văn phòng tổng công ty đã

đề ra, các quy trình đều phải đảm bảo đúng nguyên tắc, không có sự sai lệch về thông tin, đảm bảo tính chính xác, yếu tố khách quan và đúng trên thực tế

2.2 Thực trạng công tác tổ chức hội họp của tập đoàn FPT

2.2.1 Tổ chức công tác chuẩn bị

Công tác chuẩn bị cho buổi hội họp là quan trọng, đặc biệt là việc lên kế hoạch chi tiết cho từng công việc và được sắp xếp theo trình tự Đối với công tác chuẩn bị cho một cuộc hội hộp có những bước chuẩn bị:

Trước hết là việc xác định được nội dung, mục đích, ý nghĩa của buổi hội họp đó, công việc này nhằm xác định đúng chính xác các công việc phải làm sao cho đúng với nội dung và yêu cầu về nội dung của buổi hội họp Các công việc đều được hoạch định một cách rõ ràng và thống nhất từng chi tiết nhỏ trong quy trình thực hiện tốt nhất mà trong khi thực hiện chương trình không có sự trục trặc nào diễn ra

Khi có một quyết định hội họp thì nhân viên trong văn phòng sẽ là người soạn thảo ra một bản kế hoạch phù hợp và hợp lý cả về nội dung, mục đích, yêu cầu, ý nghĩa của cuộc hội họp đó Trong đó, công việc có liên quan tới nội dung chính của yêu cầu hội họp sẽ đucợ phân chia tới các phòng ban có liên quan

để cùng hỗ trợ làm việc sao cho công việc được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả Công việc được phân chia một cách đồng đều và theo đúng chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban liên quan, trách nhiệm của mỗi phòng ban là nghe theo sự hướng dẫn của văn phòng và sự chỉ đạo của ban tổ chức hội họp cũng chính là ban lãnh đạo của tập đoàn hay ban giám đốc của bộ phận lớn Kế hoạch sau khi được soạn thảo sẽ được họp và thông qua ý kiến của các bên có liên quan trong nội dung đó, bản kế hoạchhoàn chỉnh sẽ được trình cho lãnh đạo văn phòng ký duyệt và bản kế hoạch sẽ đi vào tiến hành

Theo như sự phân công công việc của văn phòng thì mỗi phòng ban có liên quan sẽ thực hiện công việc mình được phân công, văn phòng sẽ là bên có nhiệm vụ viết các bài tham luận, bài diễn văn trong suốt quá trình hội họp diễn ra, soạn thảo ra các chương trình và lập chương trình chi tiết viết chươngtrình nghị sự cho hội họp Ngoài ra, việc lập danh sách đại biểu tham dự, gửi giấy mời tới từng thành viên, tổ chức được mời tới tham dự hội họp, đồng thời, phân chia công việc mời các đại biểu danh dự lên đọc tham luận hoặc diễn văn… Công việc chuẩn bị các tài liệu có liên quan tới chương trình hội họp cũngđược chuẩn bị kỹ để đưa vào bài tham luận hoặc bài phát biểu của lãnh đạo tập đoàn Đối với hội nghị hay các cuộc hội thảo thì giai đoạn phân công công việc đón tiếp đại biểu cũng được quan tâm tới, đội ngũ lễ tân sẽ làm nhiệm vụ đón tiếp đại biểu khi đại biểu tới tham dự hội nghị, làm các công việc hậu cần liên quan như mời nước, bưng bê…, văn phòng sẽ làm nhiệm vụ tuyển chọn lễ tân t

Việc tìm địa điểm tổ chức sự kiện được nằm trong phần công việc quan trọng thứ yếu của bản kế hoạch, sau khi lập danh sách đại biểu, khách mời tham dự chương trình hội họp, văn phòng tập đoàn sẽ tìm địa điểm tổ chức hội họp sao cho phù hợp với yêu cầu của nội dung hội họp, phù hợp với số lượng khách mời và đại biểu để đặt địa điểm sao cho vừa có không gian và vừa đúng với yêu cầu Địa điểm phảiđược chuẩn bị kỹ lưỡng về âm thanh, công tác hậu cần, các công việc kèm theo Thời gian đề được xác