Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức các cuộc hội họp của tập đoàn FPT

1. Lý do chọn vấn đề Các buổi hội họp của một cơ quan tổ chức đều có một nhiệm vụ riêng, từng cuộc họp hay các buổi hội nghị của cơ quan đều có nội dung để có thể tiến hành tổ chức cuộc họp. Tổ chức hội họp tại các cơ quan nhà nước và các đơn vị hành chính sự nghiệp công lập đều chịu sự quản lý của cơ quan cấp trên và cơ quan nhà nước, tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp tư nhân thì ít chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước về hoạt đông cảu văn phòng. Vì vậy, các hoạt động của văn phòng tại các doanh nghiệp đều có sự yếu kém trong khâu quản lý và thực hiện công việc. 2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu trong đề tài này là bộ phận văn phòng của tập đoàn FPT, do ít chịu sự quản lý của nhà nước đối với các công ty tư nhân, nên các hoạt động của văn phòng kém hiệu quả hơn sao với hoạt động văn phòng tại các cơ quan nhà nước. Được thực hiện đúng quy trình của công việc, áp dụng đúng các chủ trương chính sách của tập đoàn đề ra. Trong đề tài “ khảo sát và đánh giá công tác tổ chức các cuộc hội họp của tập đoàn FPT” đucợ giới hạn phạm vi nghiên cứu chỉ trong bộ phận văn phòng của tập đoàn mà không có sự liên hệ gì với các cơ quan nhà nước hoặc các đơn vị sự nghiệp công lập. Do đó, bộ phận văn phòng của tập đoàn còn nhiều thiếu xót trong quá trình hoạt động và thực hiện công việc. Với việc nghiên cứu sâu về hoạt động công tác tổ chức các cuộc hội họp của văn phòng nhằm tìm ra những điểm mạnh để phát huy tốt hơn công việc, đồng thời, tìm ra những vấn đề yếu kém trong quá trình hoạt động, đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động va làm việc trong văn phòng. Từ đó, nâng cao vai trò và vị trí của bộ phận văn phòng và bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu vấn đề là tìm ra những điểm mạnh cần phát triển và điểm yếu trong công tác tổ chức hội họp, đưa ra ý kiến và biện pháp nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng. Với mục đích nâng cao vai trò của bộ phận trong các cơ quan doanh nghiệp tư nhân và hoạt động trợ giúp lãnh đạo thực hiện công việc. 4. Phương pháp nghiên cứu Đối với đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức hội họp, tôi đã sử dụng kiến thức mình đã được học trên nhà trường cùng với đi thực tế tại Công ty FPT Telecom chi nhánh Xã Đàn tiến hành thu thập thông tin có liên quan. Đồng thời, cùng với việc đi thực tế tôi còn tìm hiểu thông tin trên internet và các trang mạng của doanh nghiệp, trang thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước nhằm đưa ra thông tin chính xác và đầy đủ về vấn đề nghiên cứu. Với việc tham gia đi thực tế cùng với áp dụng những kiến thức đã được đào tạo trên nhà trường, tôi hiểu thêm về công tác tổ chứ hội họp trong doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. 5. BỐ CỤC CỦA TIỂU LUẬN Bài tiểu luận gồm 3 chương: Chương I: Khái quát về tập đoàn FPT. Chương II: Thực trạng công tác tổ chức hội họp của tập đoàn FPT. Chương III: Đánh giá công tác tổ chức hội họp và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hội hợp trong tập đoàn FPT

LỜI CAM ĐOAN Tơi thực cơng trình nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp tập đồn FPT “ Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực vấn đề sử dụng thông tin cơng trình nghiên cứu Sinh viên thực Ký tên LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát, thu thập tổng hợp thông tin nhận nhiều giúp đỡ nhân viên công ty FPT Telecom chi nhánh Xã Đàn Nhân đây, cho phép bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới thầy Đặc biệt, ThS Lâm Thu Hằng, cô hướng dẫn giúp đỡ tơi nhiệt tình suốt trình làm đề tài Trong trình khảo sát nghiên cứu, tơi gặp nhiều khó khăn trình độ nghiên cứu thấp hạn chế, đồng thời chưa nắm rõ công tác tổ chức hội họp quan nhà nước doanh nghiệp, dù cố gắng song tiểu luận tơi nhiều thiếu xót Vì thế, tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô vào tiểu luận tơi Những ý kiến đóng góp người giúp cho nhận điểm sai thiếu xót tiểu luận tơi sau Tôi xin chân thành cám ơn DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CNTT: công nghệ thông tin TNHH: Trách nhiệm hữu hạn QPPL: quy phạm pháp luật MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Hội họp, hội nghị yếu tố quan trọng sống doanh nghiệp Đây phương thức tốt để lấy tư tưởng nhiều người lúc Là hội cho thành viên thảo luận vấn đề chung tham gia tiến trình làm quyếtđịnh Tuy nhiên, hội họp thường làm tiêu tốn nhiều thời gian tiền bạc, hai thứ quý với cá doanh nghiệp Do đó, nên tổ chức họp cần thiết đảm bảo họp phải nắng gọn mang lại hiệu Như vậy, họp? Một họp gồm người có liên quan hợp lại để bàn bac, thảo luận giải hay định vấn đề Để họp có kết quả, cần phải tiến hành cách nghiêm túc, có ấn định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự nội dung Với tầm quan trọng việc tổ chức hội hộp hội nghị Tập đoàn FPT trọng tổ chức nhiều hội họp hội nghị tập đoàn cách chuyên nghiệp hiệu quả, hổi thảo với tổ chức quốc tế hàng đầu lĩnh vực công nghệ, buổi liên hoan văn hóa văn nghệ nội tập đoàn hay thi sáng tạo nhằm nâng cao chất lượng hoạt động tập đoàn… Qua ta thấy trọng quan tâm lớn tập đoàn đến vấn đề Nó giúp cho hoạt động tập đồn ngày nâng cao lĩnh vực quản trị văn phòng cầu nối giúp nhân viên tập đồn có hội để đóng góp ý kiến mình, gắn kết tình cảm nhân viên tập đoàn Qua khảo sát thực tế vấn đề tập đoàn em chọn đề tài: “ khảo sát đánh giá công tác tổ chức hội họp tập đồn FPT” với hi vọng giúp góp phần vào việc nâng cao khả công tác tổ chức hội họp tập đồn đóng góp việc giải hạn chế tồn cơng tác tổ chức hội họp tập đồn FPT 1 Lý chọn vấn đề Các buổi hội họp quan tổ chức có nhiệm vụ riêng, họp hay buổi hội nghị quan có nội dung để tiến hành tổ chức họp Tổ chức hội họp quan nhà nước đơn vị hành nghiệp cơng lập chịu quản lý quan cấp quan nhà nước, nhiên, doanh nghiệp tư nhân chịu quản lý quan nhà nước hoạt đơng cảu văn phòng Vì vậy, hoạt động văn phòng doanh nghiệp có yếu khâu quản lý thực công việc Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu đề tài phận văn phòng tập đồn FPT, chịu quản lý nhà nước công ty tư nhân, nên hoạt động văn phòng hiệu với hoạt động văn phòng quan nhà nước Được thực quy trình cơng việc, áp dụng chủ trương sách tập đồn đề Trong đề tài “ khảo sát đánh giá công tác tổ chức hội họp tập đoàn FPT” đucợ giới hạn phạm vi nghiên cứu phận văn phòng tập đồn mà khơng có liên hệ với quan nhà nước đơn vị nghiệp cơng lập Do đó, phận văn phòng tập đồn nhiều thiếu xót q trình hoạt động thực cơng việc Với việc nghiên cứu sâu hoạt động công tác tổ chức hội họp văn phòng nhằm tìm điểm mạnh để phát huy tốt công việc, đồng thời, tìm vấn đề yếu trình hoạt động, đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động va làm việc văn phòng Từ đó, nâng cao vai trò vị trí phận văn phòng phận khơng thể thiếu quan, doanh nghiệp Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu vấn đề tìm điểm mạnh cần phát triển điểm yếu công tác tổ chức hội họp, đưa ý kiến biện pháp nâng cao hiệu làm việc văn phòng Với mục đích nâng cao vai trò phận quan doanh nghiệp tư nhân hoạt động trợ giúp lãnh đạo thực công việc Phương pháp nghiên cứu Đối với đề tài nghiên cứu công tác tổ chức hội họp, tơi sử dụng kiến thức học nhà trường với thực tế Công ty FPT Telecom chi nhánh Xã Đàn tiến hành thu thập thơng tin có liên quan Đồng thời, với việc thực tế tơi tìm hiểu thông tin internet trang mạng doanh nghiệp, trang thông tin điện tử quan nhà nước nhằm đưa thơng tin xác đầy đủ vấn đề nghiên cứu Với việc tham gia thực tế với áp dụng kiến thức đào tạo nhà trường, hiểu thêm công tác tổ hội họp doanh nghiệp quan nhà nước BỐ CỤC CỦA TIỂU LUẬN Bài tiểu luận gồm chương: Chương I: Khái quát tập đoàn FPT Chương II: Thực trạng cơng tác tổ chức hội họp tập đồn FPT Chương III: Đánh giá công tác tổ chức hội họp giải pháp nâng cao hiệu công tác hội hợp tập đoàn FPT NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TẬP ĐOÀN FPT 1.1 Giới thiệu chung tập đoàn FPT FPT tên viết tắt công ty cổ phần FPT, thành lập vào ngày 13- 9- 1988 với tên công ty ban đầu Công ty cổ phần chế biến thực phẩm- The Food Processing Technology Sau tới ngày 27-10- 1990 đổi tên công ty thành The Corporation of Financing Promoting Technology- Công ty Đầu tư phát triển công nghệ FPT tập đàn kinh tế lớn Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh cung cấp dịch vụ liên quan tới công nghệ thông tin Theo thống kê Chương trình phát triển Liên Hợp Quốc, FPT doạng nghiệp lớn thứ 14 Việt Nam vào năm 2007 Hiện nay, FPT công ty cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin tốt nước tập đoàn đa quốc gia lớn Việt Nam, cung cấp số lượng công việc tiến hành đào taaoj tốt với hệ thống trường học từ mầm non tới đại học Tập đoàn hoạt động với nhiều lĩnh vực khác như: công nghệ, viễn thông, giáo dục, phân phối bán lẻ sản phẩm công nghệ Với lớn mạnh tập đồn có góp mặt cơng ty thành viên như: công ty THNN Phần mềm FPT( FPT Software), công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT ( FPT Information System), công ty cổ phần viễn thông FPT ( FPT Telecom), công ty cổ phần dịch vụ trực tuyến FPT( FPT online), công ty TNHH giáo dục FPT( FPT education), công ty cổ phần thương mại FPT( fpt trading), coog ty cổ phần bán lẻ FPT( FPT Retail), công ty đầu tư FPT ( FPT Investment) Hai công ty liên kết với tập đồn FPT là: cơng ty cổ phần chứng khốn ( FPT securities) cơng ty quản lý quỹ đầu tư FPT( FPT capital) Tập đoàn FPT vươn xa thê giới với ước mơ biến tập đoàn thành tập đoàn đa quốc gia lĩnh vực cơng nghệ thơng tin Do đó, tập đồn FPT có cơng ty chi nhánh đặt nhiều nước, điển hình cơng ty như: công ty TNHH phần mềm FPT Malaysia Kuala Lumpur Malaysia, công ty phần mềm FPT Software Europe Paris Pháp, công ty TNHH phần mềm FPT Australisia, công ty TNHH phần mềm FPT USA, công ty phần mềm FPT Software Japan Với sức mạnh nổ lực vươn tầm giới, FPT trở thành tập đoàn vững mạnh Việt Nam Cùng với đội ngũ nhân viên đông đảo, 20.000 nhân viên chuyên gia lĩnh vực công nghệ thông tin, chuyên gia phân tích kinh tế Các hoạt động tập đồn cơng nghệ bao gồm phát triển phần mềm, tích hợp hệ thóng, dịch vụ CNTT; viễn thơng bao gồm dịch vụ nội dung số hóa, dịch vụ viễn thông, dịch vụ internet tốc độ cao, dịch vụ cung cấp truyền hình băng thơng rộng; đào tạo: hệ thống trường học FPT từ mầm non tới đại học bào gồm trường mầm non FPT, tiểu học FPT, trung học FPT, trung học phổ thông FPT đại học FPT với đội nguc giáo viên giảng dạy cấp quốc tế…; lĩnh vực đầu tư: FPT nhấn mạnh đầu tư vào giáo dục, bất động sản, chứng khốn, tài chính- ngân hành Là tập đồn đánh giá cao chât lượng phục vụ cung cấp dịch vụ tốt nhất, nhận lòng tin từ người tiêu dùng khắp nước 1.2 Lịch sử hình thành phát triển tập đoàn FPT Ban đầu, FPT doanh nghiệp nhà nước chuyên hoạt động lĩnh vực kinh doanh xuât nhập lương thực thực phẩm, chế biến lương thực thực phẩm, thành lập vào ngày 13-9-1988 với tên công ty cổ phần chế biến thực phẩm- The Food Processing Technology Company Vào ngày 13-9-1988, Viện trưởng Viện nghiên cứu Công nghệ quốc gia ký định thành lập công ty Công nghệ thực phẩm bổ nhiệm ơng Trương Gia Bình làm Giám đốc cơng ty Từ công ty trực thuộc quan nhà nước cấp ngang bộ, có chức kinh doanh, xt nhập chuyển giao cơng nghệ, Ơng Trương Gia Bình chiêu mộ nhân tài, thành lập nên cơng ty phát triển thành tập đồn FPT lớn mạnh ngày Vào ngày 27-10-1990 Công ty đổi tên thành công ty đầu tư phát triển công nghệThe Corporation for Financing Promoting Technology, trở thành công ty số Việt Nam công nghệ thông tin Ngày 19 tháng 12 năm 2008, Tập đồn FPT cơng bố chấp thuận đổi tên từ "Công ty Cổ phần Phát triển Đầu tư Công nghệ" thành "Công ty Cổ phần FPT" viết tắt "FPT Corporation" 1.3 Cơ cấu tổ chức tập đoàn Cơ cấu tổ chức tập đoàn chia thành phận có chun mơn riêng có trách nhiệm thi hành nhiệm vụ riêng phận, đăch biệt phận văn phòng với cơng tác hỗ trợ lãnh đạo làm cơng tác quản lý văn phòng nhiệm vụ nhỏ hoạt động văn phòng Tuy nhiên, tập đồn hình thành phát triển tới ngày thành lâp 12 công ty thành viên công ty liên kết với nhiều lĩnh vực khác góp phần xây dựng tạo dựng nên thương hiệu như: Công ty THNN Phần mềm FPT( FPT Software) Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT ( FPT Information System) Công ty cổ phần viễn thông FPT ( FPT Telecom) Công ty cổ phần dịch vụ trực tuyến FPT( FPT online) Công ty TNHH giáo dục FPT( FPT education) Công ty cổ phần thương mại FPT( FPT trading) Công ty TNHH giải pháp công nghệ FPT Công ty TNHH phát triển khu công nghệ cao Hòa Lạc FPT Cơng ty cổ phần bán lẻ FPT( FPT Retail) Công ty đầu tư FPT ( FPT Investment) Công ty quản lý quỹ đầu tư FPT( FPT capital) Cơng ty TNHH truyền thơng giải trí FPT Cơng ty TNHH Dịch vụ tin học FPT Công ty Cổ phần Đô thị FPT Đà Nẵng ( FPT City JSC) Ngân hàng cổ phần thương mại Tiên Phong ( Tiên Phong bank) Tiểu kết: Tập đoàn FPT tập đoàn lớn có nhiều năm hình thành phát triển thành tập đoàn lớn hoạt động nhiều lĩnh vực khác nhau, có 25 năm xây dựng lớn mạnh Đồng thời, với lên ngày lớn mạnh đội ngũ nhân viên tập đồn ngày đơng đảo, có chun mơn nghiệp vụ cao có thái độ, tinh thần trách nhiêm cơng việc CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA TẬP ĐOÀN FPT 2.1 Các hình thức hội họp tập đồn FPT Mỗi doạnh nghiệp hay quan nhà nước có cơng việc cần liên qua tới họp hội nghị hay tổ chức hội họp, nhiên, việc tổ chức hội họp nhiều quan lại có hiểu biêt riêng đặc thù tính chất cơng việc mà có nhiều loại hình, hình thức hội họp khác Có nhiều hình thức hội họp riêng FPT họp hay hội nghị thường diễn thường xuyên văn phòng chịu trách nhiệm phụ trách tổ chức, có buổi họp nhỏ lẻ tự phòng ban tổ chức có ghi biên họp để q trình làm việc có kết họp để xác minh cơng việc cho xác Các hình thức hội họp tập đồn có hình thức lớn họp tổng công ty họp chi nhánh lớn( có chi nhánh lớn chi nhánh Hà Nội, chi nhánh TP.Hồ Chí Minh, chi nhánh Đà Nẵng) là: 2.1.1 Tổ chức hội họp tổng công ty Họp hội đồng cổ đông họp đại hội đồng cổ đông thường niên Họp ban quản trị tập đồn Họp phòng ban làm việc tổng công ty Họp giám đốc chi nhánh lớn nhằm việc bàn kế hoạch chiến lược phát triển kinh doanh Hội nghị tổng kết tháng tổng kết năm Hội nghị thành lập công ty… 2.1.2 Tổ chức hội họp chi nhánh lớn Họp giám đốc văn phòng đại diện chi nhánh làm việc Họp tồn thể nhân viên văn phòng đại diện Họp đội nhóm nhỏ, nhóm làm việc Các buổi họp giao ban, họp tổng kết, họp rút kinh nghiệm… Họp trực tuyến chi nhánh lớn Các buổi hội họp dựa kế hoạch làm việc văn phòng đề cho tập đồn văn phòng chi nhánh, riêng hội họp nhỏ lẻ, họp đội nhóm khơng theo kiểm sốt văn phòng tổng văn phòng chi nhánh đại diện buổi hội họp có việc viết báo cáo trình làm việc đội trình ký duyệt với lãnh đạo Đối với văn trình ký duyệt, xem xét việc quy trình làm việc thông tin cần xin ý kiên lãnh đạo ý kiến đạo tổng cơng ty trình nộp lên văn phòng tổng cơng ty Quy trình tổ chức hội họp phải tuân thủ theo ngun tắc văn phòng tổng cơng ty đề ra, quy trình phải đảm bảo ngun tắc, khơng có sai lệch thơng tin, đảm bảo tính xác, yếu tố khách quan thực tế 2.2 Thực trạng công tác tổ chức hội họp tập đoàn FPT 2.2.1 Tổ chức công tác chuẩn bị Công tác chuẩn bị cho buổi hội họp quan trọng, đặc biệt việc lên kế hoạch chi tiết cho công việc xếp theo trình tự Đối với cơng tác chuẩn bị cho hội hộp có bước chuẩn bị: Trước hết việc xác định nội dung, mục đích, ý nghĩa buổi hội họp đó, cơng việc nhằm xác định xác cơng việc phải cho với nội dung yêu cầu nội dung buổi hội họp Các công việc hoạch định cách rõ ràng thống chi tiết nhỏ quy trình thực tốt mà thực chương trình khơng có trục trặc diễn Khi có định hội họp nhân viên văn phòng người soạn thảo kế hoạch phù hợp hợp lý nội dung, mục đích, yêu cầu, ý nghĩa hội họp Trong đó, cơng việc có liên quan tới nội dung yêu cầu hội họp đucợ phân chia tới phòng ban có liên quan để hỗ trợ làm việc cho công việc thực cách nhanh chóng hiệu Cơng việc phân chia cách đồng theo chức năng, nhiệm vụ phòng ban liên quan, trách nhiệm phòng ban nghe theo hướng dẫn văn phòng đạo ban tổ chức hội họp ban lãnh đạo tập đoàn hay ban giám đốc phận lớn Kế hoạch sau soạn thảo họp thông qua ý kiến bên có liên quan nội dung đó, kế hoạch hồn chỉnh trình cho lãnh đạo văn phòng ký duyệt kế hoạch vào tiến hành Theo phân công công việc văn phòng phòng ban có liên quan thực cơng việc phân cơng, văn phòng bên có nhiệm vụ viết tham luận, diễn văn suốt trình hội họp diễn ra, soạn thảo chương trình lập chương trình chi tiết viết chương trình nghị cho hội họp Ngoài ra, việc lập danh sách đại biểu tham dự, gửi giấy mời tới thành viên, tổ chức mời tới tham dự hội họp, đồng thời, phân chia công việc mời đại biểu danh dự lên đọc tham luận diễn văn… Công việc chuẩn bị tài liệu có liên quan tới chương trình hội họp chuẩn bị kỹ để đưa vào tham luận phát biểu lãnh đạo tập đoàn Đối với hội nghị hay hội thảo giai đoạn phân cơng cơng việc đón tiếp đại biểu quan tâm tới, đội ngũ lễ tân làm nhiệm vụ đón tiếp đại biểu đại biểu tới tham dự hội nghị, làm công việc hậu cần liên quan mời nước, bưng bê…, văn phòng làm nhiệm vụ tuyển chọn lễ tân t Việc tìm địa điểm tổ chức kiện nằm phần công việc quan trọng thứ yếu kế hoạch, sau lập danh sách đại biểu, khách mời tham dự chương trình hội họp, văn phòng tập đồn tìm địa điểm tổ chức hội họp cho phù hợp với yêu cầu nội dung hội họp, phù hợp với số lượng khách mời đại biểu để đặt địa điểm cho vừa có không gian vừa với yêu cầu Địa điểm phải chuẩn bị kỹ lưỡng âm thanh, công tác hậu cần, công việc kèm theo Thời gian đề xác định thời gian xác kế hoạch thông qua thời gian tổ chức trình họp bàn kế hoạch tổ chức hội họp Ngồi ra, q trình hoạt động tổ chức hội họp, phận văn phòng ln đề phương án dự phòng trường hợp bất ngờ ngày hội họp bị hỗn di chuyển sang ngày khác, trường hợp điện,…hoặc trường hợp xảy làm cho chương trình gặp trục trặc trình hoạt động Mọi phương án đặt nhằm cho chương trình hoạt động cách trơi chảy Trong q trình diễn hoạt động tổ chức, phận, phòng ban phân công công việc tổ chức họp nhằm tổng kết cơng việc hồn thành, xem xét cơng việc chưa hồn thành cơng việc có vấn đề sai sót q trình tổ chức để đưa phương án kịp thời khắc phục cơng việc thiếu sót Việc tổng kết q trình hoạt động giúp văn phòng nắm rõ đucợ tiến độ cơng việc hồn thành Mọi cơng việc diễn cần phải có kinh phí hồn thành, khâu chuẩn bị địa điểm, công tác hậu cần nhiều công việc khác cần văn phòng bên liên quan họp bàn làm dự trù kinh phí hoạt động dự trù kinh phí trình lên lãnh đạo xem xét định ký duyệt, đồng thời, ban tài kế tốn phận xem xét lại lần cấp kinh phí hoạt động cho văn phòng để hồn thiện chương trình Có trường hợp chương trình hội họp chương trình nhỏ hay đội nhóm việc xin cấp kinh phí ban tài kế tốn khơng cấp hoạt động tổ chức băn phòng trích nguồn quỹ văn phòng để hoạt động xin trợ cấp chi phí ban tài kế tốn tổng cơng ty với nguồn quỹ trích từ quỹ văn phòng 2.2.2 Tổ chức điều hành hội họp Trước ngày diễn hội họp, phận văn phòng người kiểm tra cuối bước chuẩn bị, kiểm tra phương án dự phòng tồn cơng việc hồn tất, cơng việc xót lại chưa hồn thành nhanh chóng hồn thành ngày để ngày mai diễn chương trình Mọi công việc quan sát kỹ nhằm tránh sai sót q trình chuẩn bị hồn tất Vào ngày diễn hội họp, công việc đề diễn theo quy trình kế hoạch đặt Việc xếp hội trường, tiến hành ngày hôm trước theo xếp khoa học nhằm việc kiểm soát lượng đại biểu khách mời tới tham dự đầy đủ Có nhiều hình thức để kiểm soát số lượng khách mời đại biểu tham dự chương trình hội họp theo dánh sách khách mời lập sẵn trình chuẩn bị đánh số ghế đại biểu trình tiếp đón đại biểu phát tờ chương trình nghị hay giới thiệu chương trình nhằm biết có đại biểu khách mời tới tham dự Cơng việc đón tiếp tổ chức cách chu đáo, toàn đội lễ tân trực tiếp đón mời đại biểu khách mời Đội ngũ lễ tân làm nhiệm vụ từ đầu xun suốt tồn chương trình Trong q trình chương trình bắt đầu, phận lễ tân có nhiệm vụ đón mời khách mời đại biểu, ban tổ chức chương trình làm nhiệm vụ ổn định vị trí ổn định trật tự, xếp hồn tất cơng việc, chuẩn bị giấy tờ tài liệu liên quan đến hội họp diễn văn khai mạc phát biểu lãnh đạo tập đoàn, tham luận diễn văn đọc chương trình, kiểm tra lời viết MC chương trình làm cơng việc điều hành buổi hội họp Đồng thời, phận văn phòng ln phải theo dõi, giám sát tình hình, tránh để xay cố ko đáng có chạy chương trình Khi bắt đầu chương trình, lãnh đạo cơng ty trưởng ban lên phát biểu khai mạc hội họp, hội nghị tổng kết tháng đầu năm hội nghị tổng kết năm chương trình hiioj nghị có tham luận đọc báo cáo tình hình làm việc tập đồn, báo cáo tình hình làm việc tổng hợp thu thập thơng tin từ văn phòng đại diện, chi nhánh làm việc tập đồn Sau tổng hợp thành tham luận để trình phát biểu hội nghị Trong trình hội nghị diễn ra, ban tổ chức ý tới thời gian hoạt động nhắc nhở đại biếu ý, khoảng thời gian phát biểu tham luận ln có khoảng thời gian ngắn dành cho nghỉ nhằm tránh áp lực làm việc, tạo khơng khí thoải mái cho đại biểu khách mời Tuy nhiên, công tác tổ chức hội họp ghép thời gian nghỉ giải lao vào chương trình, có kiện, họp không nên ghép thời gian nghỉ vào chương trình, họp, thành viên cần tập trung để bàn bạc vấn đề cho phát triển tập đồn, khơng nên ghép thời gian nghỉ vào khung chương trình Các hội nghị hay kiện tổ chức long trọng, ln có phần mời đại biểu mời đến tham dự lên phát biểu, điều thể tơn trọng tập đồn dành cho vị đại biểu, khách mời Bài diễn văn đại biểu phát biểu văn phòng chuẩn bị trước, cá nhân đại biểu, khách mời tự chuẩn bị diễn văn Kết thúc hội nghị hay kiện phần tặng quà đại biểu, khách mời dành cho q cơng ty, tập đồn tập đoàn chuẩn bị phần quà để tặng đại biểu, khách mời đến tham dự chương trình Có nhiều kiện, phần cuối chương trình bàn giao hay ký kết hợp đồng tập đoàn đối tác vấn đề hợp tác phát triển kinh doanh, có phần chương trình ban tổ chức kết hợp với phòng ban liên quan thành lập chuẩn bị văn bản, tài liệu có liên quan tới cơng việc ký kết bàn giao công việc Khi tổ chức họp cơng việc phần kết phần tổng kết lại ý kiến, công việc vừa thảo luận để đưa định nội dung họp Mọi định hay ý kiến đưa đucợ ghi nhanh, ngắn gọn vào biên họp tổng hợp lại cách chi tiết nhằm phục vụ cho công việc liên quan tới nội dung họp bàn Ban tổ chức cử đến hai người làm thư ký để ghi biên họp, tổng hợp thông tin nhanh xác, sau kết thúc họp, trưởng ban thư ký có trách nhiệm đọc biên ghi chép họp trước toàn thành viên tham gia họp nhằm thể tính minh bạch cơng việc biên ghi chép lưu lại hồ sơ công việc Thông tin biên cần ghi rõ ngày tổ chức hội họp, thông tin việc đọc tham luận, báo cáo, nội dung ý kiến góp ý ý kiến phản biện, với việc ghi chép trình triển khai thực hội họp cách rõ ràng ngắn gọn cho dễ hiểu đầy đủ thông tin cần thiết 2.2.3 Tổ chức công việc hội họp kết thúc Khi kết thúc hội họp, văn phòng phòng ban theo phân công công việc kế hoạch tiến hành họp rút kinh nghiệm buổi tổ chức hội họp đó, đồng thời, điểm mạnh, điểm yếu trình làm việc để rút kinh nghiệm lần tổ chức khác Trong suốt trình diễn hội họp, ban tổ chức văn phòng phải lưu lại diễn văn, tham luận, phát biểu đại biểu khách mời đề nhập lưu vào hồ sơ cơng việc văn phòng lưu lại Các ghi chép trình chuẩn bị tổ chức kiện phải ghi chép lại, họp thông qua ý kiến để đưa vào hồ sơ công việc Đối với biên hội họp thông qua ý kiến, phần công việc phải thục giai đoạn cần phải bàn giao ý kiến cho phận phòng ban liên quan để kịp thời, nhanh chóng giải công việc, tránh để tồn đọng hay làm chậm tiến độ công việc làm ảnh hưởng tới kết tập đoàn Biên ghi chép họp xem xét trình ký duyệt lãnh đạo xác nhận thông tin mà buổi hội họp diễn Trong biên hội họp cần ghi rõ thông tin cần thiết nhằm mục đích sau việc lật lại họp dễ dàng người tra tìm dễ hình dung nội dung quy trình hội họp, thuận tiện cho việc thực công việc khác liên qua tới nội dung hội họp Đồng thời, công việc hạch tốn chi tiêu cho hội họp, dựa phiếu mua phiếu chi, sau xác nhận lại dự trù kinh phí, từ xác định kinh phí sử dụng cho việc tổ chức hội họp sau tốn với ban tài kế tốn phòng tài kế tốn Kết thúc hội họp chưa phải kết thúc hoàn toàn chương trình cơng việc kèm theo phải thực hiện, việc họp rút kinh nghiệm phòng ban nhằm tìm hướng chung cho cơng việc sau Tiểu kết: Công tác tổ chức hội họp công việc tổ chức thường niên, trước kỳ họp ln có cơng tác chuẩn bị cho chu đáo, hội họp tổ chức tốt nhờ công việc trước, sau hội họp tổ chức công tác chuẩn bị, tổ chức công tác điều hành hội họp, tổ chức công việc sau hội họp kết thúc Tất làm nên thành công việc chuẩn bị hội họp CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA TẬP ĐỒN FPT, GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TRONG TẬP ĐOÀN FPT 3.1 Nhận xét đánh gái công tác tổ chức hội họp tập đồn FPT 3.1.1 Ưu điểm Cơng tác tổ chức hội họp nhiệm vụ mà văn phòng phải thực thường xuyên, kỹ hay quy định công tac tổ chức hội họp cán nhân viên văn phòng nắm rõ Là tập đoàn đa quốc gia đa lĩnh vực, đó, cán nhân viên văn phòng ln làm việc với tính thần thái độ tốt trình chuẩn bị tổ chức hội họp Do đào tạo kỹ lưỡng mặt chuyên môn kỹ tổ chức kiện nên cán nhân viên văn phòng tập đồn FPT ln nắm rõ quy định quy trình tổ chức hội họp phủ trực tiếp lãnh đạo tập đoàn ban hành quy trình làm việc Vì vậy, mà cơng việc trình tổ chức kiện, tổ chức hội họp ln quy trình, quy định nhà nước tổ chức hội họp Khi có nội dung tổ chức hội họp tập đồn giao nhiệm vụ cho văn phòng đảm nhiệm cơng việc tróng cơng tác tổ chức hội họp triển khai cách nhanh chóng xác Việc phân công công việc thực cách đồng nhiệm vụ nhỏ nội dung hội họp, khơng có cơng việc bị đình trệ chậm trễ Ngồi ra, văn phòng làm việc xây dựng tổ chức cơng tác hội họp ln có phương án dự phòng nhằm tránh việc đột xuất xảy Việc lên kế hoạch xây dựng chương trình hội họp ln nhanh chóng giúp tiến độ cơng việc đẩy nhanh hoàn thành nhanh Bản kế hoạch xây dựng cách chi tiết đầy đủ nội dung liên quan tới công việc thực để xây dựng chương trình tổ chức hội họp 3.1.2 Nhược điểm Do tập đồn chun lĩnh vực viện thơng cung cấp dịch vụ, công tác tổ chức thực cách trơi chảy nhiều nhược điểm trình chuẩn bị Tuy khối văn phòng ln thực theo quy định nhà nước công tác tổ chức hội họp, quy định chưa áp dụng hết sử dụng hết quy trình chuẩn quy định nhà nước Các quy trình thực chưa theo quy định, trường hợp làm thiếu xót quy trình Sau kết thúc hội họp, công việc lập biên hội họp, lưu hồ sơ chưa thực hồn tất, cơng việc họp rút kinh nghiệm, bổ sung ý kiến, hoàn tất việc lập hồ sơ chưa ý tới Các hình thức bảo quản hồ sơ lưu trữ thiếu tính khoa học Cơng tác ghi chép biên sau hội họp vần ý hơn, ban thư ký chưa làm hết nhiệm vụ mình, tình trạng ghi chép biên hội nghị, họp chậm, chưa nắm bắt kịp nhũng thơng tin cần thiết cho biên bản, cách ghi chưa rõ ràng, mạch lạc thống Cách ghi nắm bắt ý chính, chưa ghi kịp thơng tin điều mà ban thư ký thường xuyên mắc phải 3.1.3 Nguyên nhân Do doanh nghiệp tư nhân nên vấn đề văn phòng trọng quan tâm tới, việc áp dụng quy định công tác tổ chức nhà nước doanh nghiệp hạn chế nhiều Một số điểm đáng ý tới cơng việc hồn thành nhanh chóng xét góc độ hiệu có nhiều cơng việc bị cắt bỏ q trình tổ chức hội họp, khâu nhỏ lại góp phần hiệu cho cơng việc, có tìm hiểu quy trình đầy đủ kèm theo có tìm hiểu quy định nhà nước dẫn đến việc cắt bỏ số nghiệp vụ cơng việc Hoạt động văn phòng khơng phải hoạt động tập đồn, đó, văn phòng nơi sử dụng nhân để tuyển dụng vào đảm nhiệm vị trí ban thư ký tạm thời Chưa có nhiều kỹ ghi chép biên hội nghị, hội họp nên việc ghi chép thiếu thơng tin họp chưa nắm rõ 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức hội họp tập đoàn FPT Ban lãnh đạo tập đoàn cần đưa quy chế, quy định việc thực hiên, triển khai công tác chuẩn bị hội họp theo quy trình mà nhà nước ban hành theo văn QPPL Đồng thời, khuyến khích cán nhân viên tìm hiểu tra tìm kiến thức công tác chuẩn bị hội họp nhằm tăng hiệu thực cơng việc Trong q trình thực công tác chuẩn bị hội họp cần lưu ý việc tuyển dụng ban thư ký đảm bảo yêu cầu kỹ viết biên ghi chép có tinh thần trách nhiệm công việc, không nên lơ thực công việc giao Khuyến khích nhân viên làm việc tích cực hoạt động lớn tập đồn cơng việc phận văn phòng thống minh bạch Mọi cơng việc khối văn phòng thực nhanh gọn nắm bắt thông tin từ lãnh đạo cấp nhanh chống thực giải công việc Nếu có cơng việc cần hợp tác đơn vị khác cần đồng thuận hòa đồng đồng nghiệp để hồn thành cơng việc giao cách nhanh chóng hiệu Tiểu kết: Mọi công việc, nỗ lực cố gắng hay khuyết điểm mắc phải thực cơng việc xảy ngồi lại với tìm nguyên nhân cách giải cơng việc trở nên dễ dàng thực hồn thành nhanh chóng Khi cống việc hồn thành cán nhân viên có động lực tiến lên phát triển, đồng thời, tìm tòi cách thực cơng việc nhanh chóng hơn, hiệu hơn, tiết kiệm nguồn nhân lực, vật lực tài lực vô hạn Kết Luận Công tác tổ chức hội họp công việc chia thành nhiều công việc nhỏ với việc chuẩn bị xác định nội dung lên kế hoạch cho nội dung hoạt động đó; xác định thành phần khách mời, lên danh sách khách mời đại biểu mời buổi họp hay hội nghị; xác định địa điểm, thời gian tổ chức; điều hành buổi họp hay hội nghị công việc sau kết thúc buổi họp hay hội nghị… Những công việc phận văn phòng tập đồn chịu trách nhiệm thực thi hành, có cơng việc rộng cần phối hợp với đơn vị khác để hồn thành buổi lễ văn phòng phận lên kế hoạch chi tiết phân công cơng việc rõ ràng Với phận văn phòng tập đoàn FPT hoạt động giống so với văn phòng đơn vị nghiệp nhà nước quan nhà nước Đều thực theo thị quản lý trực tiếp từ nhà nước phủ, phận văn phòng ln đặt mục tiêu khơng chệch hướng với chủ trương sách Đảng Nhà nước đặt ra, thực nhiệm vụ mà giao nâng tầm sứ mệnh tập đoàn lớn Việt Nam TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thành Độ(2012), Giáo trình Quản Trị Văn Phòng, Nxb Đại học Kinh Tế Quốc Dân http://hcmussh.edu.vn/Resources/Docs/SubDomain/lib/TV.QT23.01%20-%20Quy%20trinh %20to%20chuc%20HN,%20HT%20trong%20TV.pdf (https://vi.wikipedia.org/wiki/FPT) tìm hiểu tập đồn FPT http://thanhhoasongda.com.vn/index.php? option=com_content&view=article&id=183:cty&catid=34:newest&Itemid=73 Văn QPPL: văn Thông tư số 97/2010/TT-BTC Bộ Tài Chính ban hành việc quy định quy chế cơng tác phí, chế độ chi tổ chức hội nghị quan nhà nước đơn vị nghiệp công lập ... cao khả công tác tổ chức hội họp tập đồn đóng góp việc giải hạn chế tồn cơng tác tổ chức hội họp tập đồn FPT 1 Lý chọn vấn đề Các buổi hội họp quan tổ chức có nhiệm vụ riêng, họp hay buổi hội nghị... họp công việc tổ chức thường niên, trước kỳ họp ln có cơng tác chuẩn bị cho chu đáo, hội họp tổ chức tốt nhờ công việc trước, sau hội họp tổ chức công tác chuẩn bị, tổ chức công tác điều hành hội. .. hội họp, tổ chức công việc sau hội họp kết thúc Tất làm nên thành công việc chuẩn bị hội họp CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA TẬP ĐỒN FPT, GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC