MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiến của đề tài. 2 5. Cấu trúc của đề tài. 2 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 3 1.1. Lịch sử hình thành: 3 1.2. Cơ cấu tổ chức 5 1.3. Chức năng, nhiệm vụ: 6 1.3.1 Chức năng: 6 1.3.2. Nhiệm vụ: 6 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 9 2.1. Các hình thức tổ chức cuộc họp của cơ quan tổ chức 9 2.1.1 Khái niệm và nguyên tắc tổ chức cuộc họp: 9 2.1.2. Mục đích – ý nghĩa của hội họp. 10 2.1.3. Các hình thức hội họp của UBND thành phố Bắc Giang. 10 2.2. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc họp của UBND thành phố Bắc Giang. 13 2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị 13 2.2.2. Tổ chức điều hành cuộc họp 17 2.2.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc. 21 CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÁC CUỘC HỌP TẠI UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 24 3.1. Nhận xét, đánh giá 24 3.1.1. Ưu điểm 24 3.1.2. Nhược điểm 24 3.1.3. Nguyên nhân 26 3.2. Các giải pháp 26 3.2.1. Các giải pháp chung. 26 3.2.2. Các giải pháp đối với từng cá nhân. 27 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31
LỜI CAM ĐOAN Đề tài với tên: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức họp UBND thành phố Bắc Giang” Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng trình thực đề tài Hà Nội, tháng 12 năm 2016 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin nhận giúp đỡ từ cán UBND thành phố Bắc Giang, đặc biệt hướng dẫn nhiệt tình giảng viên Lâm Thu Hằng suốt trình thực đề tài Ngồi tơi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội đưa môn phương pháp hoạch định quản trị văn phòng vào q trình giảng dậy để giúp cho sinh viên có hiểu biết thêm vai trò nhà quản trị văn phòng việc lập chương trình, kế hoạch Trong trình lam khảo sát gặp nhiều khó khăn, trình độ hạn chế khơng có nhiều kinh nghiệm nhiều nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô khoa trường bạn đọc Những ý kiến người giúp tơi nhận thiếu sót qua tơi rút kinh nghiệm để hồn thành tốt lần nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Như thấy giải pháp cho vướng mắc giới thực tìm thấy xuyên qua họp thảo luận nhóm Một họp tốt điện thoại, máy fax, hội nghị video, máy vi tính, sản phẩm khác công nghệ thông tin cá nhân làm việc Những họp đóng vai trị quan trọng, nơi mà bầu khơng khí văn hố tổ chức trì, cách thức để tổ chức nói với đội ngũ nhân viên rằng: “Bạn thành viên tập thể” Nếu bạn tổ chức họp buồn tẻ, yếu mà lại kéo dài lê thê, nhân viên bắt đầu tin làm việc cho cơng ty tẻ nhạt, cỏi quý trọng thời gian Là sinh viên năm cuối chuyên ngành quản trị văn phòng, tơi có nhiều điều kiện để nghiên cứu học tập, tạo diều kiên cho thân có hiểu biết sâu nhà Quản trị văn phòng việc hoạch định chương trình, kế hoạch, tổ chức họp, hội nghị, hội thảo Đồng thời xuất phát từ thực tế cho thấy vai trò ngày quan trọng nhà quản trị việc hội họp, thảo luận lấy ý kiến Chính lý trên, định chọn đề tài “ Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức UBND thành phố Bắc Giang” Để nghiên cứu Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức họp UBND thành phố Bắc Giang Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu khảo sát, đánh giá công tác tổ chức họp UBND thành phố Bắc Giang Nhiệm vụ nghiên cứu: tìm hiểu việc tổ chức hội họp quan đưa nhận xét Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để hoàn thành đề tài sử dụng số phương pháp như: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thơng tin, tài liệu có - Phương pháp điều tra khảo sát cán làm việc UBND thành phố Bắc Giang - Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp sử dụng suốt trình làm đề tài - Phương pháp tra tìm tài liệu mạng Internet trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phương pháp so sánh đối chiếu: phương pháp cần thiết nhận định vấn đề Ý nghĩa lý luận thực tiến đề tài Đề tài có ý nghĩa lý luận thực tiễn cao, khơng mang ý nghĩa lý luận quản trị văn phòng mà có ý nghĩa thực tiễn Góp phần vào việc nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng quan, tổ chức,doanh nghiệp Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài có cấu trúc chương: Chương 1: Khảo sát tổ chức hoạt động văn phòng UBND thành phố bắc Giang Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức họp UBND thành phố bắc Giang Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu họp UBND thành phố Bắc Giang CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 1.1 Lịch sử hình thành: Vị trí: Bắc Giang tỉnh thuộc vùng đồng bắc Bắc Bộ, phía đơng giáp tỉnh Quảng Ninh, phía bắc giáp tỉnh Lạng Sơn, phía tây giáp tỉnh Thái Nguyên huyện Sóc Sơn (Hà Nội) phía nam giáp tỉnh Bắc Ninh tỉnh Hải Dương Bắc Giang có diện tích tự nhiên 3.823 km², chiếm 1,2% diện tích tự nhiên Việt Nam Theo tài liệu năm 2000, tổng diện tích tự nhiên Bắc Giang, đất nông nghiệp chiếm 32,4%; đất lâm nghiệp có rừng chiếm 28,9%; lại đồi núi, sơng suối chưa sử dụng loại đất khác Bắc Giang có địa hình trung du vùng chuyển tiếp vùng núi phía bắc với châu thổ sơng Hồng phía nam Trên địa bàn Bắc Giang có 374 km sơng suối, ba sơng lớn sông Lục Nam, sông Thương sông Cầu Sông Lục Nam chảy qua vùng núi đá vôi nên quanh năm nước xanh Sông Thương bắt nguồn từ hai vùng có địa hình địa chất khác nên nước chảy đơi dòng: bên đục, bên Lịch sử hình thành: Thời vua Hùng dựng nước Văn Lang liên lạc, Bắc Giang thuộc Võ Ninh Đời Lý - Trần gọi lộ Bắc Giang Đời Lê, phủ Bắc Hà, năm 1822 đổi phủ Thiên Phúc, đến đời Tự Đức phủ Đa Phúc Từ ngày tháng 11 năm 1889 đến ngày tháng năm 1891 tồn tỉnh Lục Nam Tỉnh Lục Nam gồm huyện Bảo Lộc, Phượng Nhỡn, Lục Nam, Hữu Lũng (tách từ phủ Lạng Giang, tỉnh Bắc Ninh, bên tả ngạn sông Thương) huyện Yên Bái (tách từ tỉnh Lạng Sơn) Năm 1891 sau trả hai huyện Bảo Lộc Phượng Nhỡn cho tỉnh Bắc Ninh, tỉnh Lục Nam bị xóa bỏ để nhập vào Đạo Quan binh I Tỉnh Bắc Giang thành lập ngày 10 tháng 10 năm 1895, tách từ tỉnh Bắc Ninh, bao gồm phủ Lạng Giang, phủ Đa Phúc huyện Kim Anh, Yên Dũng, Phượng Nhỡn, Việt Yên, Hiệp Hòa, Yên Thế số tổng nằm phía nam sơng Lục Nam Tỉnh lỵ Phủ Lạng Thương (nay thành phố Bắc Giang) Năm 1896, phủ Đa Phúc huyện Kim Anh trả lại cho tỉnh Bắc Ninh Năm 1950, tỉnh Bắc Giang thuộc Liên khu Việt Bắc (1949-1956) gồm huyện: Hiệp Hoà, Lục Ngạn, Yên Thế, Lạng Giang, Việt Yên, Yên Dũng, Hữu Lũng Ngày 22 tháng năm 1955, huyện Sơn Động từ tỉnh Quảng Yên trả tỉnh Bắc Giang Ngày tháng năm 1956, thành lập Khu tự trị Việt Bắc, huyện Hữu Lũng sáp nhập vào tỉnh Lạng Sơn thuộc Khu tự trị Việt Bắc Ngày 21 tháng năm 1957, chia huyện Sơn Động Lục Ngạn thành huyện Sơn Động, Lục Ngạn Lục Nam Ngày tháng 11 năm 1957, chia huyện Yên Thế thành huyện: Yên Thế Tân Yên Năm 1959, đổi tên thị xã Phủ Lạng Thương thành thị xã Bắc Giang Ngày 27 tháng 10 năm 1962, Bắc Giang nhập với Bắc Ninh thành tỉnh Hà Bắc đến ngày tháng năm 1997 lại tách cũ Khi tách ra, tỉnh Bắc Giang có tỉnh lị thị xã Bắc Giang huyện: Hiệp Hòa, Lạng Giang, Lục Nam, Lục Ngạn, Sơn Động, Tân Yên, Việt Yên, Yên Dũng, Yên Thế Ngày tháng năm 2005, chuyển thị xã Bắc Giang thành thành phố Bắc Giang 1.2 Cơ cấu tổ chức: ( phụ lục 01) * Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh: - Văn phòng UBND tỉnh có Chánh Văn phòng khơng q 03 Phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Chủ tịch UBND tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định pháp luật - Chánh Văn phòng UBND tỉnh người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trước pháp luật tồn hoạt động Văn phòng; đồng thời chủ tài khoản quan Văn phòng UBND tỉnh - Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh Chánh Văn phòng phân cơng theo dõi khối cơng việc chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật lĩnh vực công việc phân công phụ trách Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, 01 (một) Phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành hoạt động Văn phòng UBND tỉnh * Cơ cấu tổ chức: a) Các phòng thuộc khối hành chính: - Phòng Hành - Tổ chức (bao gồm cơng tác văn thư, lưu trữ); - Phòng Quản trị - Tài vụ (bao gồm quản lý Đội xe); - Phòng Tiếp cơng dân b) Các phòng thuộc khối nghiên cứu - tổng hợp: - Phòng Tổng hợp; - Phòng Nội (bao gồm Thư ký Chủ tịch); - Phòng Ngoại vụ; - Phòng Văn xã; - Phòng Kinh tế; - Phòng Kinh tế ngành Xây dựng bản; - Phòng Kiểm sốt thủ tục hành Các chuyên viên nghiên cứu thuộc Văn phòng UBND tỉnh làm việc trực tiếp với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh có yêu cầu c) Các đơn vị nghiệp: - Trung tâm Tin học - Công báo; - Nhà khách tỉnh (đơn vị nghiệp có thu) * Biên chế: - Biên chế hành Văn phòng UBND tỉnh UBND tỉnh định tổng biên chế hành tỉnh Trung ương giao - Biên chế nghiệp đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh UBND tỉnh định theo định mức biên chế theo quy định pháp luật Chánh Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm quy định chức năng, nhiệm vụ tổ chức trực thuộc Văn phòng ban hành Quy chế làm việc Văn phòng UBND tỉnh để thực 1.3 Chức năng, nhiệm vụ: 10 Giới thiệu đại biểu : Trước giới thiệu đại biểu theo danh sách cần kiểm tra có mặt đại biểu giới thiêu theo trật tự thứ tự theo chức vụ vị trí đại biểu đảm bảo đầy đủ xác * Thơng qua nội dung họp: Người điều hành họp thông qua nội dung họp chuẩn bị ( tham khảo ý kiến đề xuất trước thơng qua) - Truyền đạt mục đích kết mong đợi - Làm rõ thành phần tham dự trao đổi mong đợi - Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu họp, phải đảm bảo người nắm nội dung để đạt mục tiêu đề - Thiết lập quy định, xung đột giải ví dụ bỏ phiếu hay biểu hình thức dơ tay… - Nội dung diễn biến họp phải ghi thành biên Trong trường hợp cần thiết, tổ chức ghi âm, ghi hình họp - Biên họp phải gồm nội dung sau đây: + Người chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp; + Những vấn đề trình bày thảo luận họp; + Ý kiến phát biểu người tham dự họp; + Kết luận chủ toạ họp định đưa họp - Chậm ngày làm việc sau ngày kết thúc họp, quan, đơn vị giao trách nhiệm phải thông báo văn kết họp, gửi cho quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực * Báo cáo kết họp trước: Thông qua biên kỳ họp trước, cử người đọc hết biên đọc phần định kế hoạch hành động, nêu vấn đề nảy sinh, số vấn đề có biên chưa bàn đến, xin ý kiến 24 cần sửa đổi bổ sung…trên sở đề nghị điều chỉnh nội dung kỳ họp lần này: - Phân tích giải vấn đề - Tư vấn giải hoà xung đột - Thảo luận, trao đổi quan điểm đưa kiến nghị - Nhắc lại vấn đề tạo động - Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ quan điểm - Nhận ý kiến hồi âm - Tăng cường hỏi đáp văn thông báo kết họp bao gồm nội dung sau đây: + Ý kiến kết luận người chủ trì họp vấn đề đưa họp; + Quyết định người có thẩm quyền đưa họp việc giải vấn đề có liên quan phân công trách nhiệm tổ chức thực - Thông qua nội dung chủ đề họp kỳ này: + Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu họp + Xác định mục đích họp + Kết thúc việc xác nhận kế hoạch hành động cụ thể + Phát hành biên họp + Biên họp ghi chép định công việc thông qua Điều quan trọng, biên tài liệu tham khảo chuẩn bị cho họp - Cách thức phát hành biên họp phụ thuộc vào tầm quan trọng vấn đề việc ghi chép quan trọng, bạn cần biên chi tiết họp Trong trường hợp khác, biên họp danh sách liệt kê định thông qua người chịu trách nhiệm cho định Tóm lại, biên ngắn tốt miễn 25 thơng tin quan trọng ghi chép đầy đủ – điều giúp cho biên chuẩn bị phân loại cách nhanh chóng dễ dàng - Nếu người chủ trì họp phát hành biên sau 24 tiếng đồng hồ đặc biệt phát hành ngày kết thúc họp, điều tạo ấn tượng tốt - Nếu không phân phát chương trình họp phải đảm bảo người nắm nội dung họp để đạt mục tiêu đề - Nếu buổi họp kéo dài mà không đưa định nào, bạn cần phải ngăn không để người tiếp tục thảo luận - Nếu điều chưa đưa giải pháp họp, phải xác định cần phải làm để giải vấn đề tương lai bổ sung vào kế hoạch thời gian dự án Bạn phả tỏ kiên định trường hợp người dự họp trệch khỏi vấn đề triển khai buổi họp đề nghị thảo luận họp khác - Xếp lịch cho họp vào cuối buổi họp * Điều hành thảo luận: Đảm bảo thời gian cho thành viên tham dự thảo luận đưa ý kiến (nếu cần thiết giành thời gian cho vị đại biểu đọc tài liệu) Tóm tắt ý kiến, cắt ngang ý kiến lặp lại ,nên tạo khơng khí thân mật, thoải mái tránh xúc phạm cá nhân Hạn chế người cố tình áp đặt ý kiến Tránh lạc đề, ý kiến thảo luận phải hướng Trong trường hợp phải đưa đến định quan trọng chưa kết thúc thời gian giành cho thảo luận, cố gắng đến kết luận cách dựa ý kiến bậc đại biểu tán thành tổ chức bỏ phiếu Khẳng định lại định hoạt động dự kiến Tóm tắt lại nghị phương hướng kế hoạch thực hiện, xác định nhiệm vụ người Những vấn đề chưa bàn bạc đến mà thời gian họp kết thúc, hỗn đến họp sau 26 * Bế mạc họp: Người điều hành thông báo bế mạc họp, nhận xét theo dõi thời gian diễn biến họp thông báo địa điểm thời gian cho họp Hệ thống tóm tắt lại ghi diễn tiến họp, vấn đề giải quyết, việc cần làm vấn đề cần sâu phân tích thêm Bản tóm tắt lập sở thông tin từ biên họp phải đảm bảo phải gửi lời cám ơn người tham dự họp Chắc chắn người hài lòng họ đánh giá cao việc dành thời gian dự họp Cập nhật kế hoạch thời gian dự án dựa vào báo cáo tiến độ thực công việc họp, cần đảm bảo việc ấn định thời gian cho họp tiếp theo, kèm theo yêu cầu cấn phải đạt Phổ biến kế hoạch thời gian công việc cập nhật cho người tham dự họp 2.2.3 Tổ chức công việc hội họp kết thúc Kết thúc bạn nên tổng kết lại nội dung để người tham dự có nhìn tổng qt xun suốt họp; đồng thời ghi nhớ điểm thống Trong phần cuối họp này, bạn nên dành khoảng thời gian định cho phần thảo luận nhóm - Thư ký ghi biên họp xem xét lãnh đạo Nội dung phải thể được: + Kết họp + Các biện pháp khắc phục + Các tiêu đề - Thực biện pháp: 27 Đại diện lãnh đạo lập kế hoạch yêu cầu đơn vị lập kế hoạch triển khai thực biện pháp Sau trình Giám đốc phê duyệt thực - Đánh giá hiệu suất làm việc: + Nhiều người lo lắng họp đánh giá lực thực Vì phải xây dựng bầu khơng khí hợp tác, thân thiện từ đầu để người cảm thấy thoải mái, dễ chịu không căng thẳng Sau xem lại mục đích việc đánh giá lợi ích tích cực cho hai bên Điều chuẩn bị mặt tâm lý cho bạn nhân viên, đồng thời làm tăng khả đối thoại + Tiếp theo, người lãnh đạo yêu cầu nhân viên tự đánh giá công việc Điều giúp họ hiểu quan điểm nhân viên ngăn bạn không can thiệp nhiều vào hội thoại + Lãnh đạo phải lắng nghe cẩn thận nhân viên nói Đừng ngắt lời nhân viên trình bày xong + Một nhân viên nói rõ kiến mình, chuyển sang phần đánh giá lãnh đạo + Khuyến khích nhân viên bày tỏ điểm bất đồng Một lần nữa, tạo hội để nhân viên đưa quan điểm + Tránh nói chung chung như: "Dường anh khơng để hết tâm trí vào cơng việc mình", mà có lời nhận xét cụ thể liên quan đến công việc, như: "Tôi để ý anh chẳng đưa đề xuất họp cải tiến dịch vụ Tại vậy?" + Hãy chọn lọc, không cần phải liệt kê thiếu sót hay thất bại mà tập trung vào vấn đề thực quan trọng + Đưa lời khen ngợi xác thực hay lời phê bình có ý nghĩa + Phản hồi theo hướng giải vấn đề hành động Hoàn tất văn lưu trữ gửi đến thành viên tham dự: 28 Bước cuối để có họp thành cơng gửi biên họp cho tất thành viên tham dự Biên góp phần nhắc nhở thành viên trách nhiệm thực công việc mà họ giao thời gian hồn thành cơng việc Tiểu kết: Những họp đóng vai trò quan trọng, nơi mà bầu khơng khí văn hố tổ chức trì, cách thức để quan, tổ chức nói với đội ngũ nhân viên rằng: “Bạn thành viên tập thể” Người điều hành người chịu trách nhiệm nội dung kết họp Trước hết họ phải tuân thủ xác thời gian Họ phải giám sát trình tranh luận chặt chẽ khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn cãi lộn người lãnh đạo quan Cuộc họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Nếu họp khơng chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do người điều hành họp cần có kỹ cách thức để tổ chức họp thành công 29 CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÁC CUỘC HỌP TẠI UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Hội họp có vai trò quan trọng hoạt động quản lý quan Tổ chức hội họp cách tiết kiệm thời gian, tạo động lực, tăng hiệu suất giải vấn đề Văn chuyên chở 7% ý nghiã cảm xúc thật Trao đổi qua điện thoại có 38% ý nghiã cảm xúc thật chuyển tải 55% phần lại biểu cảm nét mặt, điệu dấu hiệu thành lời Vì họp có vai trò lớn việc truyền đạt thông tin, công việc lãnh đạo với nhân viên 3.1.2 Nhược điểm - Chuẩn bị họp chưa thật chu đáo + Tổ chức họp thành công phần nghiệp vụ người tổ chức họp Người tổ chức phải chuẩn bị thật chu đáo trước họp; nhanh nhạy xử lý họp phải biết bước tiếp sau họp kết thúc + Chuẩn bị giấy bút, họp, thành viên cần có giấy, viết để ghi chép lại điều cần thiết + Nếu họp cần có hỗ trợ thiết bị đặc biệt máy tính, máy chiếu slide (projector), đường truyền internet v.v bạn phải chuẩn bị trước, chạy thử thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê mướn) sớm tốt để có nhiều thời gian dự phòng 30 + Ngồi việc chuẩn bị trang thiết bị cho họp, người điều hành họp nên đến buổi họp với chuẩn bị trước vấn đề liên quan, dự kiến sẵn câu hỏi mà người khác đặt ra, câu hỏi gợi ý cho người khác Để làm vậy, người điều hành phải thu thập thơng tin xác cụ thể liên quan đến họp - Để họp kéo dài mức cần thiết Không nên để họp kéo dài mức cần thiết Vì nói nhiều vấn đề q mức cần thiết, khơng thời gian để thực vấn đề khác, thực nói làm việc khác khiến cho người nghe cảm thấy nhàm chán - Đúng Đúng nguyên tắc quan trọng hàng đầu cơng việc, đơi sơ suất nhỏ khiến đến muộn làm cho hội - Bỏ qua họp không cần thiết để tránh lãng phí cho ngân sách quan - Biên họp: Ghi biên quan trọng, họp hay kiện giúp cho người nhớ xác công việc bàn bạc, thảo luận suốt họp Hơn để đánh giá lực cá nhân công việc quan - Chuẩn bị hậu cần cho họp: 31 Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho họp, cần trọng điểm sau: + Nắm rõ mục đích yêu cầu họp + Thảo chương trình Trong nghị phải phân chia họp theo nội dung với thời gian ấn định cụ thể + Nắm thành phần dự họp để làm thư mời gửi In ấn chương trình nghị kèm theo tài liệu cần thiết cho họp Gửi đến cho thành viên dự họp Chuẩn bị khâu phục vụ họp người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống 32 3.1.3 Nguyên nhân - Đơn vị tổ chức họp chưa tuân thủ nguyên tắc tổ chức họp - Người chủ trì họp thành viên tham gia chưa thực chức nhiệm vụ - Sự kiểm tra, giám sát lỏng lẻo, chưa sát với thực tế 3.2 Các giải pháp 3.2.1 Các giải pháp chung Một số giải pháp để giảm bớt số lượng nâng cao chất lượng, hiệu họp: - Tuân thủ nguyên tắc tổ chức họp - Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ công tác lãnh đạo, đạo, điều hành (trao đổi thông tin mạng); tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin q trình chuẩn bị tổ chức họp (sử dụng văn điện tử, họp trực tuyến) - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần, bảo đảm khoa học, hợp lý, khả thi, phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành - Các trường hợp không cần thiết khơng tổ chức họp để đảm bảo tiết kiệm, tránh lãng phí, bao gồm: + Phổ biến, quán triệt triển khai thực văn quy phạm pháp luật, văn đạo cấp trên, trừ văn quy định chủ trương, sách lớn, quan trọng, nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách, cần thiết tổ chức họp để quán triệt, tập huấn nhằm thống nhận thức hành động triển khai thực hiện, phải xin phép theo quy định + Giải việc cụ thể ủy quyền phân công, phân cấp rõ thẩm quyền trách nhiệm cho quan, đơn vị cá nhân cấp giải quyết; 33 + Giải cơng việc mang tính chất chun môn, kỹ thuật để giải công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức họp, trừ trường hợp họp lớn, quan trọng; + Việc tổ chức họp làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho hoạt động tiếp nhận xử lý công việc cá nhân, tổ chức ảnh hưởng đến chế độ tiếp công dân, xử lý khiếu kiện công dân theo quy định pháp luật 3.2.2 Các giải pháp cá nhân * Đối Lãnh đạo quan Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ ủy quyền chủ trì họp (sau gọi người chủ trì họp) phải thực trách nhiệm mình: - Chỉ đạo chuẩn bị nội dung để tổ chức họp theo chủ trương duyệt - Quyết định không tiến hành họp trường hợp tài liệu họp chuẩn bị không đầy đủ, nội dung không bảo đảm chất lượng thành phần tham dự họp không với yêu cầu - Tổ chức họp đảm bảo mục tiêu, chất lượng, hiệu quả: + Quán triệt mục đích, u cầu, nội dung chương trình làm việc bắt đầu họp; + Điều khiển họp theo mục đích, yêu cầu đặt điều hành kỷ luật họp trọng tâm đảm bảo thời gian họp; + Kết luận nội dung họp Ý kiến kết luận người chủ trì họp phải rõ ràng, cụ thể, đạo thời hạn giải công việc vấn đề liên quan nội dung họp - Người chủ trì họp theo phân cơng uỷ quyền chịu trách nhiệm nội dung, chương trình tổ chức họp, báo cáo kết với người phân công, uỷ quyền Người phân cơng nhận ủy quyền chủ trì họp không phân công ủy quyền tiếp cho người 34 khác chủ trì họp chưa có đồng ý người phân công, ủy quyền * Đối với người tham dự họp Để họp đạt hiệu cao nhất, không đơn vị tổ chức mà tất thành viên tham gia họp phải thực nhiệm vụ mình: - Nghiên cứu tài liệu họp chuẩn bị ý kiến phát biểu trước đến dự họp - Tham dự họp đủ thời gian họp, trừ trường hợp đột xuất đồng ý người chủ trì họp - Trình bày ngắn gọn ý kiến họp, thẳng vào nội dung vấn đề khơng vượt q thời gian mà người chủ trì họp cho phép - Sử dụng văn bản, tài liệu đơn vị chủ trì tổ chức họp cung cấp họp theo dẫn phạm vi lưu hành - Không cung cấp thông tin, nội dung họp, tài liệu cho quan, đơn vị, cá nhân khơng có thẩm quyền khơng trực tiếp thực công việc liên quan đến họp - Trong dự họp, không làm việc riêng xử lý cơng việc khơng có liên quan đến nội dung họp - Báo cáo Thủ trưởng quan, đơn vị nội dung, kết họp trường hợp đơn vị cử họp Tiểu kết: Trên ưu, nhược điểm UBND thành phố Bắc Giang việc tổ chức họp quan Bên cạnh tơi đưa nguyên nhân số giải pháp để UBND thành phố hòan thiện nâng cao cơng tác hội họp để mang lại hiệu cơng tác quẩn trị tương lai 35 KẾT LUẬN Trong thời gian qua, UBND thành phố bắc Giang đơn vị trực thuộc phối hợp chặt chẽ với việc tổ chức họp ,với hình thức họp như: Họp tham mưu, tư vấn; họp làm việc; họp chuyên môn, nhằm phụ vụ hoạt động quan Một số họp quan trọng, mang tính quốc tế như: họp chuẩn bị đồn đi, đón đồn vào, đặc biệt đoàn cấp cao; hội nghị đánh giá công tác hợp tác quốc tế pháp luật hàng năm, hội nghị triển khai công tác hợp tác quốc tế pháp luật; họp triển khai, đánh giá hoạt động dự án hợp tác, họp với đơn vị có liên quan thẩm định, cho ý kiến chương trình, dự án hợp tác pháp luật, cho ý kiến việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế quan, đơn vị quan Về cách thức tổ chức họp, họp bảo đảm thực theo Quy chế làm việc UBND tỉnh, bảo đảm việc trình xin ý kiến đạo Lãnh đạo quan đầy đủ nội dung, tài liệu họp (bao gồm: mục đích, thành phần tham dự, chương trình làm việc, phát biểu, dự thảo kèm theo…), báo cáo lãnh đạo quan đầy đủ, kịp thời kết họp, bảo đảm chế độ thông tin họp theo quy định Đồng thời, nhằm bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực tiết kiệm, trường hợp thật cần thiết Với tư cách sinh viên học trường thuộc Bộ Nội vụ Tôi hứa mang kiến thức học để cống hiến phục vụ cho xã hội, xứng đáng với công lao nuôi dạy gia đình thầy giáo Trở thành công dân tốt, nhà quản trị tỏng tương lai Do hiểu biết thực tế nhiều hạn chế, tập tiểu luận tơi nhiều thiếu sót Kính mong thầy giáo đóng góp ý kiến bổ sung cho tập tiểu luận tơi hồn thiện sát với thực tế 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước 2.Nguyễn Hải Sản, (1998), Quản trị hoc, nhà xuất thống kê Nguyễn Hữu Tri, (2005), Quản trị văn phòng, nhà xuất khoa học kỹ thuật Nguyễn Hữu Thân, (2007), Quản trị hành văn phòng, Nhà xuất thống kê Các trang webside 37 PHỤ LỤC 38 ... phố Bắc Giang CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 2.1 Các hình thức tổ chức họp quan tổ chức 2.1.1 Khái niệm nguyên tắc tổ chức họp: Khái niệm: Họp hình... UBND thành phố bắc Giang Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức họp UBND thành phố bắc Giang Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu họp UBND thành phố Bắc Giang CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ... Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức UBND thành phố Bắc Giang Để nghiên cứu Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức họp UBND thành phố Bắc Giang Mục đích