Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức lập chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Hc toàn cầu

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành Tiểu luận đề tài: “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức lập chương trình, kế hoạch Cơng ty Cổ phần Đầu tư Cơng nghệ Hc tồn cầu” Tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên môn “Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng” Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội giảng dạy hướng dẫn suốt trình học tập, nghiên cứu đề tài Trong Trình làm tiểu luận dù cố gắng để làm tốt đề tài hạn chế kinh nghiệm kiến thức nên tiểu luận tránh khỏi thiếu xót Tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy để tiểu luận tơi hồn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu thời gian qua Các nội dung nghiên cứu kết trung thực Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thông tin sử dụng tiểu luận Hà Nội, ngày 13 tháng 01 năm2019 MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Bước sang kỉ 21, Trong kinh tế thị trường ngày phát triển có xu hướng cạnh tranh cao doanh nghiệp muốn đứng vững phát triển sản xuất phải ln nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Trong xu hội nhập doanh nghiệp ngày phải đối diện với nhiều thách thức có hội đó, doanh nghiệp có chuẩn bị kỹ lưỡng cho hoạt động thành cơng, khơng vượt qua tác động doanh nghiệp bị đào thải khỏi thị trường theo quy luật chung Để có chuẩn bị cho hoạt động tương lai mình, doanh nghiệp lập cho chương trình, kế hoạch kinh doanh thể định hướng doanh nghiệp tương lai Trên lý để lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá cơng tác tổ chức lập chương trình, kế hoạch Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ Hc toàn cầu” làm đề tài cho tập tiểu luận kết thúc học phần “Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng” Lịch sử nghiên cứu - GS TS Nguyễn Thành Độ (2012), giáo trình quản trị văn phòng, nhà xuất Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội; - PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), giáo trình Quản trị văn phòng, nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội; Để thưc nội dung chương đề tài, cần đến tài liệu thực tế, sử dụng tài liệu nội Công ty cổ phần đầu tư Cơng nghệ HC tồn cầu Tài liệu nội cung cấp cho văn để triển khai chương tốt Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: công tác tổ chức lập chương trình, kế hoạch Cơng ty Cổ phần Đầu tư Cơng nghệ Hc tồn cầu - Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Về không gian: Cơng ty Cổ phần Đầu tư Cơng nghệ Hc tồn cầu Về thời gian: tiểu luận tập chung nghiên cứu sở thông tin tư liệu giai đoạn từ năm 2014 – 2019 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức lập chương trình, kế hoạch Cơng ty Cổ phần Đầu tư Cơng nghệ Hc tồn cầu - Đánh giá trung thực, khách quan ưu điểm, nhược điểm thực trạng công tác tổ chức lập chương trình, kế hoạch Cơng ty Cổ phần Đầu tư Cơng nghệ Hc tồn cầu từ đưa số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác tổ chức lập chương trình kế hoạch Cơng ty Cổ phần Đầu tư Cơng nghệ HC tồn cầu Cở sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng - Cơ sở phương pháp luận: Căn vào văn quy định trách nhiệm Phòng Hành Chính Nhân Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội việc tổ chức phục vụ chuyến công tác cho quan, tài liệu liên quan tình hình thực tiễn cơng ty - Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp quan sát + Phương pháp mơ tả + Phương pháp phân tích – tổng hợp + Phương pháp điều tra – khảo sát Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đề tài mang tính thiết thực, gắn liền với thực tế Bài viết có bố cục rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp cho việc tham khảo, nghiên cứu sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng Cấu trúc đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo Phụ lục Đề tài gồm có chương: Chương 1: Chương 2: Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ HC TỒN CẦU 1.1 Lịch sử hình thành Cơng ty Cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu thành lập ngày 19 tháng 12 năm 2011, trải qua năm hình thành phát triển đến công ty tạo lập vị vững doanh nghiệp chuyên kinh doanh sản phẩm hệ thống lượng mặt trời, máy phát điện, thiết bị ngân hàng, thiết bị truyền hình, thiết bị viễn thông… Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ HC Toàn Cầu nhà phân phối hãng nhiều nhà sản xuất có uy tín nước Nhà thầu HCG đối tác tin cậy nhiều khách hàng lớn Việt Nam.Công ty Cổ phần Đầu tư Cơng nghệ HC Tồn Cầu chun cung ứng giải pháp, hệ thống, thiết bị, dịch vụ phụ kiện lĩnh vực chủ yếu như: viễn thông, lượng lượng tái tạo từ Mặt Trời, giải pháp, phụ kiện & máy phát điện, nguồn, ắc quy Với phương châm “Luôn đồng hành với khách hàng”, định hướng“Liên tục cải tiến”, công ty Cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu nỗ lực nhân lực, vật lực để bước gây dựng uy tín, niềm tin với khách hàng Mục tiêu HCG không để đáp ứng yêu cầu khách hàng hay nâng cao vị thị trường mà mong muốn nỗ lực để đóng góp cho xã hội, góp phần bảo vệ mơi trường Một số hình ảnh Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ HC toàn cầu (phụ lục 01) 1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu bao gồm: - Căn vào chức nhiệm vụ công ty, cấu tổ chức xây dựng theo mơ hình sau: + Đại hội đồng cổ đông: Tất cổ đơng có quyền biểu quyết, quan định cao cơng ty cổ phần, có quyền định loại cổ phần, bầu, bãi, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại giải thể công ty, định mua lại tổng số cổ phần +Hội đồng quản trị: Là quan quản lý công ty Đại hội đồng cổ đông cơng ty bầu ra, có tồn quyền nhân danh cơng ty để định vấn đề liên quan đến mực đích, quyền lợi, định chiến lược cơng ty + Ban giám đốc: Điều hành, quản lý toàn hoạt động kính doanh cơng ty +Ban kiểm sốt: Kiểm sốt tồn hệ thống tài Công ty: Can thiệp vào hoạt động Công ty cần Có quyền xin ý kiến tham vấn HĐQT trước trình báo cáo, kết luận kiến nghị lên ĐHĐCĐ Được sử dụng dấu Công ty để phát hành văn BKS; Các quyền nhiệm vụ khác quy định Luật Doanh nghiệp, Điều lệ quy chế Cơng ty + Phòng HC-TH: Quản lý dấu, dụng cụ, thiết bị hành văn phòng, tiếp khách, phục vụ đời sống cán nhân viên, quản lý công văn công văn đến + Phòng tài kế tốn: Theo dõi khoản thu, chi, xác định kết kinh doanh, khoản nộp ngân sách Hạch toán kiểm tra đơn vị trực thuộc + Phòng kinh doanh: Là phòng tham mưu cho Giám đốc việc tìm kiếm, đấu thầu, lập dự tốn cơng trình thời gian cơng ty tham gia vào việc dự thầu thắng thầu + Phòng kỹ thuật giải pháp: Giải công việc kết qủa nhanh, hiệu giải pháp xử lý cơng việc có khó khăn + Phòng kỹ thuật triển khai: Tiếp nhận yêu cầu thi công, kiểm tra phương pháp kỹ thuật theo quy trình cơng ty để triển khai Kiểm sốt tiến độ triển khai cơng việc theo u cầu + Phòng xuất nhập cung ứng: Liên lạc, đàm phán thỏa thuận điều khoản hợp đồng, ký kết với khách hàng nhà cung cấp, hoàn thành chứng tự xuất nhập khẩu, theo dõi hợp đồng đơn hàng xuất nhập hàng + Phòng dự án đầu tư nhà máy điện mặt trời: mang lại gia tăng gía trị cho khách hàng, cho công ty cho xã hội (máy phát điện lượng sạch) Sơ đồ cấu tổ chức công ty Cổ phần Đầu tư Cơng nghệ HC tồn cầu (phụ lục 02) 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn  Chức công ty Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ HC Tồn Cầu nhà phân phối hãng nhiều nhà sản xuất có uy tín nước.Nhà thầu HCG đối tác tin cậy nhiều khách hàng lớn Việt Nam Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ HC Toàn Cầu chuyên cung ứng giải pháp, hệ thống, thiết bị, dịch vụ phụ kiện lĩnh vực chủ yếu như: viễn thông, lượng lượng tái tạo từ Mặt Trời, giải pháp, phụ kiện & máy phát điện, nguồn, ắc quy Cơng ty có đội ngũ CBNV chun gia tài giàu kinh nghiệm chun mơn, có hệ thống tài ổn định hoạt động hiệu quả, có phong cách quản lý khơng ngừng cải tiến đem lại tin tưởng lợi ích lâu dài cho khách hàng Công ty cổ phần Đầu tư Cơng nghệ HC Tồn Cầu (HCG) cơng ty hoạt động lĩnh vực: - Cung cấp giải pháp/thiết bị nguồn, anten viễn thông, radio (là đại diện RFS), ắc quy, lượng mặt trời, lượng gió tích hợp, cho nhà mạng viễn thông - Cung cấp giải pháp PMS, BMS, giám sát SCADA, Smarthome chon hệ thống nguồn, trạm, thu thập liệu, hộ gia đình, - Cung cấp giải pháp, tổng thầu EPC cho nhà máy điện mặt trời nối lưới, điện mặt trời cho hộ gia đình, nhà máy, xí nghiệp, khu cơng nghiệp, - Đầu tư nhà máy điện mặt trời nối lưới HCG đại diện bán hàng của: - RFS thiết bị radio, truyền sóng - Shoto ắc quy - Jinko, Foxconn pin lượng mặt trời - Midnite, SMA, ABB sản phẩm charger, inverter cho solar - Lutron sản phẩm smarthome lighting control - RTI: sản phẩm smarthome A/V control - Honeywell Schneider PMS, BMS  Nhiệm vụ, quyền hạn công ty - Cơng ty có quyền quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản công ty theo luật định - Tổ chức máy quản lý, tổ chức đơn vị kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ công ty - Đổi công nghệ, trang thiết bị phù hợp với yêu cầu phát triển công ty - Kinh doanh ngành nghề theo quy định nhà nước - Được quyền bảo hộ sở hữu cơng nghiệp - Đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần - Tuyển chọn, thuê, sử dụng đào tạo lao động, lựa chọn hình thức trả lương theo quy định Bộ luật Lao động - Quyền quản lý tài cơng ty - Sử dụng vốn quỹ công ty để phục vụ nhu cầu kinh doanh theo nguyên tắc bảo tồn sinh lãi - Sứ mạng cơng ty mang lại gia tăng gía trị cho khách hàng, cho cơng ty cho xã hội Tầm nhìn công ty trở thành công ty hàng đầu lĩnh vực giải pháp dịch vụ lĩnh vực viễn thông, máy phát điện lượng Một tảng tư tưởng quan trọng HC Toàn cầu giá trị cốt lõi Mỗi giá trị kim nam xuyên suốt toàn hoạt động kinh doanh phát triển HC Toàn cầu - Công ty cổ phần đầu tư công nghệ HC tồn cầu cơng ty thuộc hình thức cổ phần vài cá nhân góp thành lập nên ln phải đảm bảo lợi ích cơng ty cán nhân viên công ty ý thức rõ nhiệm vụ Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC LẬP CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CƠNG TÁC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ HC TỒN CẦU 2.1 Khái qt chung cơng tác tổ chức lập chương trình kế hoạch cơng tác 2.1.1.Khái niệm - Khái niệm chương trình Chương trình toàn việc cần làm lĩnh vực công tác tất mặt công tác quan, ngành chủ quản hay Nhà nước nói chung theo trình tự định thời gian định Đối với chương trình quan trọng, cần có phê duyệt định ban hành quan có thẩm quyền Sau phê duyệt ban hành quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực nghiêm túc - Khái niệm kế hoạch Kế hoạch công tác việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu, biện pháp tiến hành lĩnh vực, nhiệm vụ cơng tác Nhà nước nói chung ngành, quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạch thường xây dựng cho thời gian định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 -3 năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, tháng, quý) Theo nguyên tắc, kế hoạch cấp có thẩm quyền phê duyệt bắt buộc quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hoàn thành thời hạn Kế hoạch đề (hoặc giao) có hồn thành tốt thời hạn hay khơng chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ giao quan, đơn vị 2.2.2 Vai trò - Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng tổ chức hoạt động quan, tổ chức cá nhân + Chương trình, kế hoạch giúp cho quan, tổ chức đạt mục tiêu cách tương đối xác Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định hoạt động quan, tổ chức + Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu làm việc quan, tổ chức: có chương trình, kế hoạch tốt giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho quan, tổ chức hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt hạn chế rủi ro trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho quan chủ động cơng việc, biết làm việc trước, việc sau, khơng bỏ sót cơng việc + Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với thay đổi trình điều hành quan, tổ chức cách linh hoạt mà đạt mục tiêu đề Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo quan phân bổ sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng đơn vị để thực có hiệu nhiệm vụ đề Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng quan điều hành hoạt động thống nhất, tránh chồng chéo mâu thuẫn việc lãnh đạo, đạo, phát huy trí tuệ tập thể lãnh đạo quan + Chương trình, kế hoạch làm sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá hoạt động quan, tổ chức 2.2.3 Những yêu cầu việc lập chương trình, kế hoạch cơng tác -u cầu lập chương trình cơng tác +Đảm bảo bám sát đường lối, chủ trương, sách Đảng Nhà nước +Đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm: xác định định hướng công tác, mục tiêu, trọng tâm công tác thời gian +Đảm bảo tính đồng bộ: triển khai đồng tất lĩnh vực cơng tác quan Trên sở xếp theo thứ tự ưu tiên việc +Tính thẩm quyền: Xác định vấn đề thuộc tập thể lãnh đạo, bàn bạc trước quyết; vấn đề phải xin ý kiến cấp cấp uỷ đảng trước định Đối với nội dung công việc chương trình phải xác định rõ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chủ trì quan, đơn vị chịu trách nhiệm phối hợp +Đảm bảo tính khả thi: Chương trình phải phù hợp với khả thời gian thực Tránh đưa nhiều vấn đề vào chương trình để khơng thực Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng việc đột xuất +Đảm bảo tính hệ thống : Bảo đảm tính hệ thống chương trình năm, tháng với chương trình tháng, tuần -Yêu cầu lập kế hoạch công tác +Kế hoạch phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quan tổ chức +Kế hoạch phải đáp ứng chủ trương định cấp +Nội dung kế hoạch cần rõ danh mục công việc dự kiến, nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) phải thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể việc +Các cơng việc phải xếp có hệ thống , có trọng tâm, trọng điểm 10 +Các kế hoạch phải cân đối ăn khớp với +Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ơm đồm q nhiều cơng việc 2.2 Thực trạng công tác tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Cơng ty Cổ phần đầu tư Cơng nghệ HC tồn cầu 2.1.1 Các loại chương trình kế hoạch mà Cơng ty ban hành Căn vào chương trình kế hoạch cơng tác năm phòng ban Cơng ty Ban giám đốc phê duyệt Các phận, cán nhân viên cơng ty cụ thể hóa chương trình kế hoạch cơng tác theo phòng theo tuần, tháng để tổ chức triển khai thực Để công tác xây dựng chương trình kế hoạch Cơng ty có hiệu đòi hỏi cơng ty phải có văn bản, quy định rõ ràng cụ thể thể khách quan việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phòng cơng ty Việc ban hành văn phận xây dựng chương trình kế hoạch xây dựng cụ thể định cụ thể công ty luật ban hành văn bản, bao gồm Quyết định thông báo, thị, báo cáo Kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn theo thời gian, năm, năm trở lên… chương trình hoạt động theo năm, quý, tháng, tuần, theo nhiệm vụ cụ thể để ban hành văn kèm theo Đối với văn ban hành công tác ban hành xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phòng, theo tư cách, nhiệm vụ công việc cụ thể hoạt động cấp quy định Theo trưởng phòng có chức quản lí chương trình kế hoạch quản lí văn bản, quản lí nội có quyền ban hành định để áp dụng pháp luật q trình hoạt động phòng ban Hàng năm Công ty Cổ phần đầu tư Công nghệ HC toàn cầu ban hành khoảng 50 kế hoạch với nội dung cụ thể quy định văn quy định công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phòng Cơng ty Các văn quy định việc xây dựng chương trình, kế hoạch phòng ban Cơng ty đảm bảo yêu cầu quy trình, trình tự bước 2.2.2 Quy trình tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch Cơng tác Quy trình xây dựng chương trình kế hoạch Cơng tác CTCP đầu tư cơng nghê HC tồn cầu bao gồm bước sau: - Bước 1: Yêu cầu đơn vị công ty gửi đăng kí khối lượng cơng việc thuộc thẩm quyền giải để xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phòng, quan Các phận lên danh sách kế hoạch công tác cần thực theo ngày, tuần, tháng, năm công ty Đây yếu tố then chốt móng định hướng kế hoạch có thực hay khơng dựa vào cách nhìn tổng quan ban lãnh đạo, số lượng trình tự thời gian thực công việc Nên phần thực chương trình kế hoạch mang tính tổng qt có tính khả thi cao để đảm bảo kế hoạch thực cách thuận lợi - Bước 2: xây dựng dự thảo chương trình, kế hoạch cơng tác 11 Khi có danh sách cần phải thiết lập mục tiêu phù hợp với công việc Mục tiêu thời gian, kết mong muốn đạt xây dựng dự thảo chương trình cơng tác, phù hợp nội dụng thể thức để trình lãnh đạo lấy ý kiến - Bước 3: lấy ý kiến đóng góp nhân viên Cơng ty sau xây dựng dự thảo trình lãnh đạo cơng ty để lấy ý kiến Nếu sai sót hay thiếu sót nội dung phần xây dựng chương trình cơng tác phòng ban cần phải chỉnh sửa lại - Bước 4: Thông qua nội dung chương trình cơng tác, thơng qua cấp lãnh đạo cơng ty, kế hoạch duyệt xây dựng cơng trình cơng tác, văn phòng trình cấp lãnh đạo kí ban hành - Bước 5: Ban hành gửi phòng ban cơng ty để lưu trữ theo quy định, gửi đến phòng ban gốc lưu trữ phận văn thư quy định xây dựng kế hoạch công tác bao gồm bước sau: + Bước 1: Bộ phận tiến hành nghiên cứu, chọn lựa dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch, bước thu thập xử lí thơng tin để làm tốt bước người xây dựng kế hoạch cần phải có kiến thức sâu rộng tất lĩnh vực Bên cạnh việc xây dựng kế hoạch cần phải đưa phương án rủi ro để có biện pháp hay hướng giải khác + Bước 2: Xác định mục tiêu cụ thể: Sau kế hoạch triển khai, xây dựng kế hoạch cần xác định mục tiêu cụ thể, rõ ràng kế hoạch cần đạt Mục tiêu đưa cần cụ thể hóa tất hạng mục + Bước 3: Phân tích nguồn nhân lực Bộ phận xây dựng kế hoạch cần xác định rõ sách chủ trương quy định hành cơng ty có phù hợp với kế hoạch công ty hay không, phân tích khả năng, nguồn lực, thời gian, nhân lực, tài lực, sở vật chất kĩ thuật… yếu tố khách quan khác( điều kiện kinh tế, văn hóa-xã hội, mơi trường…) xem kế hoạch có khả thi áp dụng hay không, nhằm định hướng hướng phù hợp với tình hình sẵn có cơng ty để thực kế hoạch + Bước 4: xây dựng phương án hành động Bộ phận xây dựng kế hoạch cần tìm hiểu xây dựng phương án hành động, để đạt mục tiêu Phương án phải xác định làm để đạt mục tiêu, cần dụng cụ, công cụ, nguồn lực để hoàn thành mục tiêu Bên cạnh phần xây dựng kế hoạch cần phải có dự trù khác để ban lãnh đạo đánh giá khảo sát sơ để tìm kế hoạch tối ưu đưa vào triển khai thực + Bước 5: Soạn thảo kế hoạch xây dựng phương án hành động Mọi công việc cần thực theo bước sau: - Bước 1: Xác định mục tiêu cần đạt - Bước 2: Liệt kê việc phải làm - Bước 3: Ước tính thời gian cần thiết cho việc cần làm 12 - Bước 4: Cân nhắc mức độ ưu tiên việc - Bước 5: Quyết định thực - Bước 6: Lên lịch trình thực - Bước 7: Tổng kết, đánh giá kết đạt so với mục tiêu theo tiêu chuẩn xử lý công việc cụ thể Mọi cơng việc cần kế hoạch hóa Trong thể rõ đầu mục cơng việc, u cầu kết quả, tiến độ thực hiện, người thực hiện, người kiểm tra giám sát, …Kế hoạch phải cập nhật điều chỉnh liên tục theo thực tế, lần điều chỉnh phải lưu lại kế hoạch cũ để có đánh giá hiệu rút kinh nghiệm cho công việc tương tự sau Việc thực cơng việc phải tn thủ theo quy trình thống nhất, trình làm việc phát việc thực quy trình làm ảnh hưởng đến quyền lợi tối cao Cơng ty người thực có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo quản lý trực tiếp để xin ýkiến đạo, trường hợp lãnh đạo quản lý trực tiếp không xử lý phải báo cáo cho lãnh đạo cấp cao để xử lý 11.3 Mối quan hệ công tác a) Mối quan hệ phận với nhau: Là mối quan hệ phối hợp, cộng đồng trách nhiệm để thực thi nhiệm vụ, quyền hạn giao, đó: * Đối với cơng việc đột xuất chưa có quy trình xử lý, thì: - Bộ phận chủ trì (được BGĐ giao việc) lấy ý kiến (bằng văn trao đổi trực tiếp) phận có liên quan nội dung cần thiết; sau tổng hợp, nghiên cứu, đề xuất hướng xử lý chịu trách nhiệm đề xuất - Bộ phận phối hợp có trách nhiệm góp ý (bằng văn trao đổi trực tiếp) nội dung mà phận chủ trì xin ý kiến; theo nhiệm vụ, quyền hạn chịu trách nhiệm góp ý * Đối với cơng việc có quy trình xử lý, thì: - Bộ phận phối hợp chủ động gửi chịu trách nhiệm ý kiến, tài liệu cơng việc (nội dung, yêu cầu, v.v… theo quy định, quy trình) đến phận chủ trì thời gian quy định - Bộ phận chủ trì tổng hợp ý kiến phận phối hợp vào nhiệm vụ, quyền hạn giao đề xuất hướng xử lý; chịu trách nhiệm đề xuất * Đối với công việc độc lập, cá nhân quản lý trực tiếp chịu trách nhiệm kết cơng việc cuối Đối với cơng việc đòi hỏi phối hợp cao nhóm chịu trách nhiệm kết công việc cuối cùng, người chủ trì cơng việc chịu 13 trách nhiệm cao Ngược lại, người chủ trì cơng việc có quyền báo cáo thơng tin, đề xuất biện pháp quản lý để đảm bảo công việc thực yêu cầu b) Mối quan hệ phận với Các thành viên phận (kể Phó phận) chịu trách nhiệm trực tiếp trước Trưởng phận công việc giao thực hiện; trường hợp có ý kiến khác ý kiến Trưởng phận định cuối cùng, thành viên có trách nhiệm phải thi hành quyền bảo lưu, phản ảnh ý kiến lên cấp quản lý cao 11.4 Chế độ báo cáo công việc Tất CBNV Cơng ty phải có nghĩa vụ báo cáo tình hình thực kế hoạch công việc Báo cáo thực công việc lập theo tuần, tháng, năm, tổng thể chi tiết công việc Các loại báo cáo quy định sau: - Báo cáo tuần: Trưởng phòng tổng hợp từ CBNV phòng cơng việc phòng thực tuần làm việc - Báo cáo tiến độ thực cơng việc tỉnh ngồi, nước ngồi: CBNV cử cơng tác ngồi nước cần báo cáo tiến độ trực tiếp cho BGĐ Trưởng phòng hàng ngày - Báo cáo tổng thể cơng việc: QLDA báo cáo vào thứ hàng tuần - Báo cáo hoạt động kinh doanh: nhân viên KD báo cáo vào cuối tuần - Báo cáo kết kinh doanh: Bộ phận kế toán nộp chậm vào ngày 10 hàng tháng - Báo cáo dòng tiền: định kỳ hàng tháng theo yêu cầu BGĐ - Báo cáo thử việc: Sau kết thúc thời gian thử việc, NVTV phải có báo cáo thực cơng việc Trưởng phòng giao 11.2 Ngun tắc quản lý, điều hành Trong xử lý công việc sản xuất kinh doanh, toàn CBNV HCG làm việc theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách – Các công việc thỏa thuận cách thức tổ chức thực phân công công việc, cá nhân phân cơng cơng việc chịu trách nhiệm hồn thành nội dung công việc giao Trong xử lý công việc quản lý điều hành chung, HCG tuân thủ nguyên tắc thủ trưởng –Các công việc phân cấp giải theo chức nhiệm vụ, đạo cấp cao Trong trình thực đạo điều hành làm ảnh hưởng đến quyền lợi, sức khỏe người thực người có quyền báo cáo, bảo lưu ý kiến, phản ánh theo chiều ngược lại chiều phân cấp quản lý Trường hợp không đồng ý phải tuyệt đối phục tùng mệnh lệnh quản lý * Tiểu kết 14 Trong chương 2, tơi tìm hiểu khái qt Cơng ty Cổ phần Đầu tư Cơng nghệ Hc tồn cầu; Phòng Hành Tổng hợp cơng ty tìm hiểu thực trạng trách nhiệm Phòng Hành Tổng hợp công tác tổ chức phục vụ chuyến cơng tác cho quan Từ tơi có sở để đưa những nhận xét giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn chương 15 Chương CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CƠNG NGHỆ HC TỒN CẦU 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Phòng Hành Tổng hợp thực tốt chức năng, nhiệm vụ Cán văn phòng người có trình độ chun mơn, lực tốt Chính cơng tác hành văn phòng ln giải cách hiệu quả, nhanh chóng; - Các giấy tờ liên quan đến chuyến công tác lãnh đạo đảm bảo đầy đủ; - Phương tiện giao thông phục vụ cho nhu cầu lại lãnh đạo chuyến cơng tác bố trí nhanh chóng, phù hợp với yêu cầu đặt ra; - Việc liên lạc trước với nơi đến công tác để bố trí chỗ ăn, cho đồn cơng tác Phòng Hành Tổng hợp chuẩn bị chu đáo; - Đảm bảo kinh phí phục vụ cho chuyến đi; - Việc chấp hành nội quy, quy định quan thời gian làm việc thực nghiêm túc; - Phòng Hành Tổng hợp thực tốt nhiệm vụ chun mơn mình; - Các chun viên tổng hợp phân công theo dõi lĩnh vực công tác Công ty Cổ phần Đầu tư Cơng nghệ HC tồn cầu ln chủ động bám sát chương trình cơng tác Cơng ty, giúp lãnh đạo Công ty xây dựng lịch công tác theo dõi tình hình hoạt động phòng ban, đơn vị; - Trong trình thực nhiệm vụ, phận Văn phòng thường xun có đồn kết, thống nhất, tương trợ giúp đỡ lẫn nhằm hoàn thành nhiệm vụ giao; - Nội dung chuyến thông báo trước, chuẩn bị chu đáo từ 16 người chủ trì đến thành viên 3.1.2 Nhược điểm - Công tác tổ chức phục vụ chuyến nhiều chưa thực thực chuẩn bị tốt thiếu linh hoạt; - Còn khơng cán Phòng Hành Tổng hợp làm việc thiếu tích cực Điều thể chỗ: nhiều cán bộ, bảo thủ cách nghĩ, cách làm, thiếu động, sáng tạo; - Chưa xây dựng chương trình kế hoạch cho chuyến cơng tác thời gian quy định; - Tổ chức chuyến công tác cho quan chưa xác định thời gian cụ thể, nhiều thiếu sót; - Sắp xếp cơng việc có chồng chéo lên gây khó khăn việc giải cơng việc lãnh đạo; - Vì số lượng cán hạn chế nên q trình xếp nhân chồng chéo, chưa phân công sở trường người 3.1.3 Ngun nhân - phòng Hành Tổng hợp chưa nắm chi tiết công việc mà ban lãnh đạo làm nơi công tác; - Việc nắm bắt thông tin từ ban lãnh đạo chưa kịp thời; - Do lãnh đạo không thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở nhân viên cơng việc; - Cán cơng chức Phòng Hành Tổng hợp chưa nhận thức đầy đủ, vị trí, chức Văn phòng để có động lực rèn luyện, phấn đấu đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ 3.2 Các giải pháp nâng cao trách nhiệm Phòng Hành Tổng hợp - Thường xun cử cán bộ, nhân viên Phòng Hành Tổng hợp học lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ; - Cán bộ, nhân viên Phòng Hành Tổng hợp cần trọng thực nhiệm vụ để cơng tác tổ chức phục vụ chuyến công tác công ty 17 đạt kết cao; - Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc, chun viên phải có chương trình làm việc riêng (Năm, Quý, tháng hàng tuần), làm việc theo quy chế, quy trình cụ thể; phải bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy sinh đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật; - Có chế tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình mới; - Lãnh đạo cần thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, nhắc nhở nhân viên cơng việc để họ có tinh thần làm việc tốt hơn; - Cán bộ, nhân viên Phòng Hành Tổng hợp cần nắm bắt thông tin kịp thời từ, xây dựng chương trình kế hoạch chuyến cơng tác thời hạn quy định; - Công việc phải xếp cách có hệ thống linh hoạt; - số lượng cán bộ, nhân viên Phòng Hành Tổng hợp hạn chế ảnh hưởng đến việc phân cơng cơng việc Vì vậy, cơng ty nên bố trí thêm người cho Phòng Hành Tổng hợp * Tiểu kết Trong chương 3, tơi có nhận xét ưu điểm hạn chế Công tác tổ chức phục vụ chuyến cơng tác Phòng Hành Tổng hợp Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ HC toàn cầu nguyên nhân dẫn đến hạn chế Tơi đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của công tác tổ chức phục vụ chuyến công tác cho cơng ty, tơi hi vọng giải pháp góp phần để việc tổ chức phục vụ chuyến công tác công ty thực tốt 18 KẾT LUẬN Các chuyến công tác thủ trưởng phần tất yếu hoạt động quan, tổ chức Các chuyến công tác nhằm giải công việc cụ thể hoạch định chương trình kế hoạch công tác quan, thủ trưởng Tùy theo chức quan, chuyến cơng tác nhằm giải nhiệm vụ đột xuất xảy ra, nhằm thực hoạt động mang tính chất đối ngoại quan Cũng làm để chuyến công tác thủ trưởng xếp, hoạch định cách kỹ lưỡng, phân công trách nhiệm rõ ràng, công việc tiến hành trôi chảy thủ trưởng vắng mặt Đó phần cơng việc trách nhiệm Phòng Hành Nhân công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Qua nghiên cứu tìm hiểu làm rõ vấn đề công tác tổ chức phục vụ chuyến công tác cho quan; thực trạng trách nhiệm Phòng Hành Nhân cơng tác tổ chức phục vụ chuyến công tác cho quan từ tơi đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của công tác tổ chức phục vụ chuyến công tác cho công ty Tôi mong nghiên cứu phần giúp người hiểu rõ nâng cao chất lượng công tác tổ chức phục vụ chuyến cơng tác Phòng Hành Nhân Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Trong trình nghiên cứu tơi cố gắng tìm hiểu để thực đề tài cách tốt nhất, hạn chế thời gian lần đầu nghiên cứu đề tài nên nhiều thiếu xót Tơi mong nhận ý kiến đóng góp quý thầy để nghiên cứu tơi hồn thiện 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO GS TS Nguyễn Thành Độ (2012), giáo trình quản trị văn phòng, nhà xuất Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội; PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), giáo trình Quản trị văn phòng, nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội; Tài liệu nội bộ; Thông tin internet 20 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Hình ảnh Cơng ty Cổ phần Đầu tư Cơng nghệ HC tồn cầu 21 Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư Cơng nghệ HC tồn cầu ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SỐT BAN GIÁM ĐỐC Phòng HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP Phòng TÀI CHÍNH KẾ TỐN Phòng KINH DOANH Phòng KỸ THUẬT GIẢI PHÁP Phòng KỸ THUẬT TRIỂN KHAI Phòng XUẤT NHẬP KHẨU &CUNG ỨNG Phòng DỰ ÁN ĐẦU TƯ NHÀ MÁY ĐIỆN MẶT TRỜI