MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiến của đề tài. 2 5. Cấu trúc của đề tài. 2 TỔNG QUAN VỀ VIETTEL VĨNH PHÚC – CHI NHÁNH TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI 2 1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Viettel Vĩnh Phúc 3 1.1.2. Lĩnh vực hoạt động 4 1.2. Cơ cấu tổ chức 4 1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức 4 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ 6 1.2.2.1. Ban Giám đốc tỉnh: 6 1.2.2.2. Phòng ban Chi nhánh. 7 TIỂU KẾT 22 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP CỦA VIETTEL VĨNH PHÚC 23 2.1. Các hình thức tổ chức cuộc họp của Viettel 23 2.1.1 Khái niệm và nguyên tắc tổ chức cuộc họp: 23 2.1.2. Mục đích – ý nghĩa của hội họp. 24 2.1.3.Các hình thức hội họp của Viettel Vĩnh Phúc. 24 2.2. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc họp của Viettel Vĩnh Phúc 25 2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị 25 2.2.2. Tổ chức điều hành cuộc họp 30 2.2.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc. 34 TIỂU KẾT: 36 CHƯƠNG 3.CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÁC CUỘC HỌP TẠI VIETTEL VĨNH PHÚC 37 3.1. Nhận xét, đánh giá 37 3.1.1. Ưu điểm 37 3.1.2. Nhược điểm 37 3.1.3. Nguyên nhân 39 3.2. Các giải pháp 39 3.2.1. Các giải pháp chung. 39 3.2.2. Các giải pháp đối với từng cá nhân. 40 TIỂU KẾT 41 KẾT LUẬN 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43
LỜI CAM ĐOAN Đề tài với tên: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức họp Viettel Vĩnh Phúc – Chi nhánh Tập đồn Viễn thơng Qn đội” Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu thời gian qua Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng q trình thực đề tài Hà Nội, ngày 18 tháng năm 2017 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin nhận giúp đỡ từ cán công tác Viettel Vĩnh Phúc – Chi nhánh Tập đồn Viễn thơng Qn đội, đặc biệt hướng dẫn nhiệt tình giảng viên Đinh Văn Mạnh suốt trình thực đề tài Ngồi tơi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội đưa môn “Kỹ tổ chức kiểm tra Quản trị Văn phòng vào q trình giảng dạy để giúp cho sinh viên có hiểu biết thêm vai trò kỹ tổ chức kiểm tra QTVP việc lập chương trình, kế hoạch, việc kiểm tra chương trình kế hoạch cách khoa học Trong trình làm khảo sát tơi gặp nhiều khó khăn, trình độ hạn chế khơng có nhiều kinh nghiệm nhiều nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô khoa trường bạn đọc Những ý kiến người giúp nhận thiếu sót qua tơi rút kinh nghiệm để hồn thành tốt lần nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thực tế ta thấy giải pháp cho vướng mắc giới thực tìm thấy xuyên qua họp thảo luận nhóm Một họp tốt điện thoại, máy fax, hội nghị video, máy vi tính, sản phẩm khác công nghệ thông tin cá nhân làm việc Những họp đóng vai trị quan trọng, nơi mà bầu khơng khí văn hố tổ chức trì, cách thức để tổ chức nói với đội ngũ nhân viên, đồng nghiệp rằng: “Bạn thành viên tổ chức” Vài trò quan bạn tổ chức họp buồn tẻ, yếu mà lại kéo dài lê thê, nhân viên, đồng nghiệp bắt đầu tin làm việc cho đơn vị, tổ chức doanh nghiệp cỏi khơng biết q trọng thời gian Với vai trò sinh viên năm cuối chuyên ngành quản trị văn phòng, tơi có nhiều điều kiện để nghiên cứu học tập, tạo diều kiên cho thân có hiểu biết sâu nhà Quản trị văn phòng việc hoạch định chương trình, kế hoạch, tổ chức họp, hội nghị, hội thảo Đồng thời xuất phát từ thực tế cho thấy vai trò ngày quan trọng việc hội họp, thảo luận lấy ý kiến Chính lý trên, tơi định chọn đề tài “ Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức buổi họp Viettel Vĩnh Phúc – Chi nhánh Tập đồn Viễn thơng Qn đội” để nghiên cứu Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức buổi họp Viettel Vĩnh Phúc – Chi nhánh Tập đồn Viễn thơng Qn đội Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu khảo sát, đánh giá cơng tác tổ chức họp Viettel Vĩnh Phúc – Chi nhánh Tập đồn Viễn thơng Qn đội Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu việc tổ chức hội họp đơn vị đưa nhận xét Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để hồn thành đề tài tơi sử dụng số phương pháp như: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin, tài liệu có - Phương pháp điều tra khảo sát cán làm việc Viettel Vĩnh Phúc - Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp sử dụng suốt trình làm đề tài - Phương pháp tra tìm tài liệu mạng Internet trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phương pháp so sánh đối chiếu: phương pháp cần thiết nhận định vấn đề Ý nghĩa lý luận thực tiến đề tài Đề tài có ý nghĩa lý luận thực tiễn cao, không mang ý nghĩa lý luận quản trị văn phòng mà có ý nghĩa thực tiễn Góp phần vào việc nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng quan, tổ chức, doanh nghiệp Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài có cấu trúc chương: Chương 1: Khảo sát tổ chức hoạt động Viettel Vĩnh Phúc – Chi nhánh Tập đoàn Viễn thông Quân đội Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức họp Viettel Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu họp Viettel TỔNG QUAN VỀ VIETTEL VĨNH PHÚC – CHI NHÁNH TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI 1.1 Lịch sử hình thành 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Viettel Vĩnh Phúc Được thành lập ngày 15/4/2004 với tên gọi Trung tâm Viễn thông Vĩnh Phúc Ngày 1/6/2004, kỷ niệm 15 năm ngày thành lập Công ty Viễn thông Quân đội vinh dự Đảng, Nhà nước trao tặng phần thưởng Huân chương lao động Hạng Nhất Ngày 15/11/2005 theo Quyết định số: 2982/QĐ-BQP, Thượng tướng Nguyễn Văn Rinh – Thứ trưởng – Bộ Quốc phòng việc thành lập 61 Chi nhánh tồn quốc Do Trung tâm Viễn thơng Vĩnh Phúc đổi tên thành Chi nhánh Vĩnh Phúc Theo định số 2716/QĐ-TCT-TCLĐ ngày 07/10/2009 Tổng Giám đốc Tổng Công ty Viễn thông Quân đội việc “ Thành lập 64 Chi nhánh Viettel tỉnh, sở sáp nhập 64 Chi nhánh Kinh doanh 64 Chi nhánh Kỹ thuật 63 tỉnh/TP thuộc Tổng Công ty Viễn thông Quân đội”: Chi nhánh Kỹ thuật Chi nhánh kinh doanh Vĩnh Phúc sáp nhập thành Viettel Vĩnh Phúc – Chi nhánh Tập đồn Viễn thơng Qn đội Loại hình kính tế: Cơng ty trách nhiệm hữu hạn NN thành viên 100% vốn Nhà nước Tên công ty: Viettel Vĩnh Phúc – Chi nhánh Tập đồn Viễn thơng Quân đội Giấy phép kinh doanh: 0100109106-013 Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Vĩnh Phúc cấp Mã số thuế: 0100109106-013 Địa chỉ: Số 01 Khu đô thị Hà Tiên – TP Vĩnh Yên – Tỉnh Vĩnh Phúc Điện thoại: 0211.6255.000; Fax: 0211.6251.102 Website: www.viettel.com.vn 1.1.2 Lĩnh vực hoạt động VIETTEL VĨNH PHÚC – CHI NHÁNH TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI chi nhánh trực thuộc tập đồn Viễn thơng Qn đội doanh nghiệp nhà nước với phương châm xuất sắc – khác biệt – Bền vững Cụ thể ngành kinh doanh chi nhánh sau : Hoạt động viễn thơng có dây chi tiết hoạt động viễn thơng có dây, khơng dây, vệ tinh viễn thông khác Kinh doanh loại dịch vụ bưu viễn thơng Phát triển sản phầm phần mềm lĩnh vực điện tử, viễn thông, công nghệ thông tin, Internet Mua bán máy tính, thiết bị ngoại vi phần mềm cửa hàng chuyên doanh Mua bán thiết bị viễn thơng, thiêt bị nghe nhìn cửa hàng chuyên doanh Mua bán thiết bị linh kiện điện tử, viễn thơng Lập trình máy tính, dịch vụ tư vấn hoạt động khác liên quan đến máy vi tính, xuất phần mềm, xử lý liệu, cho thuê hoạt động liên quan, công thông tin, dịch vụ thông tin khác Mua bán máy móc thiết bị phụ tùng máy Mua bán thiết bị công nghệ thông tin liên lạc cửa hàng chuyên doanh 10 Sửa chữa máy vi tính thiết bị liên lạc 11 Sửa chữa, bảo dưỡng lắp đặt máy móc thiết bị 12 Bưu 13 Chuyển phát 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.2.1 Sơ đồ cấu tổ chức 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.2.2.1 Ban Giám đốc tỉnh: a) Giám đốc Viettel Tỉnh/Thành phố: - Quản lý điều hành hoạt động SXKD Tỉnh theo ủy quyền Tổng Giám đốc Tập đoàn, Tổng Giám đốc Tổng Cơng ty; - Chịu trách nhiệm tồn hoạt động SXKD Tỉnh; - Là Chủ tài khoản Chi nhánh, Chủ tịch Hội đồng: Thi đua, Kỷ luật, tiền lương Hội đồng khác theo thực tế - Chỉ đạo điều hành hoạt động chung Quận/Huyện - Quan hệ với quan, quyền, đối tác địa bàn - Chỉ đạo nghiệp vụ kế hoạch kinh doanh công tác tổ chức, xây dựng lực lượng - Trực tiếp quản lý, điều hành Phòng Tổng hợp, Phòng Tài chính, Phòng bán hàng Doanh nghiệp Chính phủ b) Phó Giám đốc Kinh doanh: - Trực tiếp điều hành công tác kinh doanh Khách hàng cá nhân & Hộ gia đình Tỉnh - Quản lý điều hành trực tiếp công tác: + Nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch kinh doanh đối tượng Khách hàng cá nhân & Hộ gia đình Tỉnh + Hướng dẫn Quận/ huyện xây dựng kế hoạch kinh doanh đảm bảo tiêu giao + Tổ chức hoạt động quảng cáo truyền thơng, xây dựng trì hình ảnh Viettel địa bàn Tỉnh; + Xây dựng hệ thống kênh bán địa bàn Tỉnh + Hướng dẫn nghiệp vụ bán hàng dịch vụ giao Quận/Huyện ; + Đảm bảo hàng hóa kinh doanh cho Quận/Huyện - Trực tiếp kiêm nhiệm vụ Trưởng Phòng Khách hàng Cá nhân & Hộ 10 hợp họp đột xuất - Đối với trường hợp Giấy mời họp gửi qua hệ thống thư điện tử, phải gửi trước ngày họp 01 ngày làm việc, kèm theo tập tin tài liệu, văn bản… liên quan đến họp (nếu có) - Tùy tình hình cụ thể tính chất họp, giấy mời họp gửi qua đường bưu điện, gửi trực tiếp gửi qua fax, email, mời trực tiếp qua điện thoại, … Trường hợp hoãn họp, quan phát hành giấy mời phải thông tin kịp thời cho đại biểu mời tham dự biết, thực 2.2.2 Tổ chức điều hành họp Điều hành họp thường thủ trưởng đơn vị, điều hành họp theo kế hoạch chương trình định trước, lắng nghe ý kiến trình bày họp Tập trung vào chủ đề chương trình, làm rõ ý kiến mới, khuyến khích người phát biểu, tập trung vào ý kiên, tập trung vào người nói * Khai mạc họp: Thường Trưởng phòng Tổng hợp Trợ lý trị (thư ký) người mở đầu, nói lý họp, báo cáo số vắng mặt mời chủ tọa lên chủ trì họp thơng qua kế hoạch chương trình họp bao gồm thời gian bắt đầu khai mạc dự kiến bế mạc quy trình cụ thể Thư ký ghi biên họp, xác định hình thức ghi phù hợp Cuộc họp tổ chức giờ, không nên đợi người tham dự đến muộn Để tạo khơng khí thoải mái cho họp áp dụng số hoạt động dẫn nhập văn nghệ, hình ảnh, đoạn clip… Giới thiệu đại biểu: Trước giới thiệu đại biểu theo danh sách cần kiểm tra có mặt đại biểu giới thiêu theo trật tự thứ tự theo chức vụ vị trí đại biểu đảm bảo đầy đủ xác 35 * Thơng qua nội dung họp: Người điều hành họp thông qua nội dung họp chuẩn bị (có thể tham khảo ý kiến đề xuất trước thông qua) - Truyền đạt mục đích kết mong đợi - Làm rõ thành phần tham dự trao đổi mong đợi - Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu họp, phải đảm bảo người nắm nội dung để đạt mục tiêu đề - Thiết lập quy định, xung đột giải ví dụ bỏ phiếu hay biểu hình thức giơ tay… - Nội dung diễn biến họp phải ghi thành biên Trong trường hợp cần thiết, tổ chức ghi âm, ghi hình họp - Biên họp phải gồm nội dung sau đây: + Người chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp; + Những vấn đề trình bày thảo luận họp; + Ý kiến phát biểu người tham dự họp; + Kết luận chủ toạ họp định đưa họp - Chậm ngày làm việc sau ngày kết thúc họp, quan, đơn vị giao trách nhiệm phải thông báo văn kết họp, gửi cho quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực * Báo cáo kết họp trước: Thông qua biên kỳ họp trước, cử người đọc hết biên đọc phần định kế hoạch hành động, nêu vấn đề nảy sinh, số vấn đề có biên chưa bàn đến, xin ý kiến cần sửa đổi bổ sung…trên sở đề nghị điều chỉnh nội dung kỳ họp lần này: - Phân tích giải vấn đề - Tư vấn giải hoà xung đột 36 - Thảo luận, trao đổi quan điểm đưa kiến nghị - Nhắc lại vấn đề tạo động - Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ quan điểm - Nhận ý kiến hồi âm - Tăng cường hỏi đáp văn thông báo kết họp bao gồm nội dung sau đây: + Ý kiến kết luận người chủ trì họp vấn đề đưa họp; + Quyết định người có thẩm quyền đưa họp việc giải vấn đề có liên quan phân công trách nhiệm tổ chức thực -Thông qua nội dung chủ đề họp kỳ này: + Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu họp +Xác định mục đích họp + Kết thúc việc xác nhận kế hoạch hành động cụ thể + Phát hành biên họp + Biên họp ghi chép định công việc thông qua Điều quan trọng, biên tài liệu tham khảo chuẩn bị cho họp - Cách thức phát hành biên họp phụ thuộc vào tầm quan trọng vấn đề việc ghi chép quan trọng, bạn cần biên chi tiết họp Trong trường hợp khác, biên họp danh sách liệt kê định thông qua người chịu trách nhiệm cho định Tóm lại, biên ngắn tốt miễn thông tin quan trọng ghi chép đầy đủ – điều giúp cho biên chuẩn bị phân loại cách nhanh chóng dễ dàng - Nếu người chủ trì họp phát hành biên sau 24 tiếng đồng hồ đặc biệt phát hành ngày kết thúc họp, điều tạo ấn tượng tốt 37 - Nếu khơng phân phát chương trình họp phải đảm bảo người nắm nội dung họp để đạt mục tiêu đề - Nếu buổi họp kéo dài mà không đưa định nào, bạn cần phải ngăn không để người tiếp tục thảo luận - Nếu điều chưa đưa giải pháp họp, phải xác định cần phải làm để giải vấn đề tương lai bổ sung vào kế hoạch thời gian dự án Bạn phải tỏ kiên định trường hợp người dự họp trệch khỏi vấn đề triển khai buổi họp đề nghị thảo luận họp khác - Xếp lịch cho họp vào cuối buổi họp * Điều hành thảo luận: Đảm bảo thời gian cho thành viên tham dự thảo luận đưa ý kiến (nếu cần thiết giành thời gian cho vị đại biểu đọc tài liệu) Tóm tắt ý kiến, cắt ngang ý kiến lặp lại, nên tạo không khí thân mật, thoải mái tránh xúc phạm cá nhân Hạn chế người cố tình áp đặt ý kiến Tránh lạc đề, ý kiến thảo luận phải hướng Trong trường hợp phải đưa đến định quan trọng chưa kết thúc thời gian giành cho thảo luận, cố gắng đến kết luận cách dựa ý kiến bậc đại biểu tán thành tổ chức bỏ phiếu Khẳng định lại định hoạt động dự kiến Tóm tắt lại nghị phương hướng kế hoạch thực hiện, xác định nhiệm vụ người Những vấn đề chưa bàn bạc đến mà thời gian họp kết thúc, hỗn đến họp sau * Bế mạc họp: Người điều hành thông báo bế mạc họp, nhận xét theo dõi thời gian diễn biến họp thông báo địa điểm thời gian cho họp Hệ thống tóm tắt lại ghi diễn tiến họp, 38 vấn đề giải quyết, việc cần làm vấn đề cần sâu phân tích thêm Bản tóm tắt lập sở thông tin từ biên họp Phải đảm bảo phải gửi lời cám ơn người tham dự họp Chắc chắn người hài lòng họ đánh giá cao việc dành thời gian dự họp Cập nhật kế hoạch thời gian dự án dựa vào báo cáo tiến độ thực cơng việc họp, cần đảm bảo việc ấn định thời gian cho họp tiếp theo, kèm theo yêu cầu cấn phải đạt Phổ biến kế hoạch thời gian công việc cập nhật cho người tham dự họp 2.2.3 Tổ chức công việc hội họp kết thúc Kết thúc bạn nên tổng kết lại nội dung để người tham dự có nhìn tổng quát xuyên suốt họp; đồng thời ghi nhớ điểm thống Trong phần cuối họp này, bạn nên dành khoảng thời gian định cho phần thảo luận nhóm - Thư ký ghi biên họp xem xét lãnh đạo Nội dung phải thể được: + Kết họp + Các biện pháp khắc phục + Các tiêu đề -Thực biện pháp: Đại diện lãnh đạo lập kế hoạch yêu cầu đơn vị lập kế hoạch triển khai thực biện pháp Sau trình Giám đốc phê duyệt thực - Đánh giá hiệu suất làm việc: + Nhiều người lo lắng họp đánh giá lực thực Vì phải xây dựng bầu khơng khí hợp tác, thân thiện từ đầu để người cảm thấy thoải mái, dễ chịu khơng q căng thẳng Sau xem lại 39 mục đích việc đánh giá lợi ích tích cực cho hai bên Điều chuẩn bị mặt tâm lý cho bạn nhân viên, đồng thời làm tăng khả đối thoại + Tiếp theo, người lãnh đạo yêu cầu nhân viên tự đánh giá cơng việc Điều giúp họ hiểu quan điểm nhân viên ngăn bạn không can thiệp nhiều vào hội thoại + Lãnh đạo phảilắng nghe cẩn thận nhân viên nói Đừng ngắt lời nhân viên trình bày xong + Một nhân viên nói rõ kiến mình, chuyển sang phần đánh giá lãnh đạo + Khuyến khích nhân viên bày tỏ điểm bất đồng Một lần nữa, tạo hội để nhân viên đưa quan điểm + Tránh nói chung chung như: "Dường anh khơng để hết tâm trí vào cơng việc mình", mà có lời nhận xét cụ thể liên quan đến công việc, như: "Tôi để ý anh chẳng đưa đề xuất họp cải tiến dịch vụ Tại vậy?" + Hãy chọn lọc, không cần phải liệt kê thiếu sót hay thất bại mà tập trung vào vấn đề thực quan trọng + Đưa lời khen ngợi xác thực hay lời phê bình có ý nghĩa + Phản hồi theo hướng giải vấn đề hành động Hoàn tất văn lưu trữ gửi đến thành viên tham dự: Bước cuối để có họp thành công gửi biên họp cho tất thành viên tham dự Biên góp phần nhắc nhở thành viên trách nhiệm thực công việc mà họ giao thời gian hồn thành cơng việc 40 TIỂU KẾT: Những họp đóng vai trò quan trọng, nơi mà bầu khơng khí văn hố tổ chức trì, cách thức để quan, tổ chức nói với đội ngũ nhân viên rằng: “Bạn thành viên tập thể” Người điều hành người chịu trách nhiệm nội dung kết họp Trước hết họ phải tuân thủ xác thời gian Họ phải giám sát trình tranh luận chặt chẽ khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn cãi lộn người lãnh đạo quan Cuộc họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Nếu họp không chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do người điều hành họp cần có kỹ cách thức để tổ chức họp thành công 41 CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÁC CUỘC HỌP TẠI VIETTEL VĨNH PHÚC 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Hội họp có vai trò quan trọng hoạt động quản lý quan Tổ chức hội họp cách tiết kiệm thời gian, tạo động lực, tăng hiệu suất giải vấn đề Văn chuyên chở 7% ý nghĩa cảm xúc thật Trao đổi qua điện thoại có 38% ý nghĩa cảm xúc thật chuyển tải 55% phần lại biểu cảm nét mặt, điệu dấu hiệu thành lời Vì họp có vai trò lớn việc truyền đạt thông tin, công việc lãnh đạo với nhân viên Đã tổ chức họp trực tuyến tiết kiệm thời gian di chuyển, tiết kiệm kinh phí 3.1.2 Nhược điểm - Chuẩn bị nhiều họp chưa thật chu đáo + Tổ chức họp thành công phần nghiệp vụ người tổ chức họp Người tổ chức phải chuẩn bị thật chu đáo trước họp; nhanh nhạy xử lý họp phải biết bước tiếp sau họp kết thúc + Chuẩn bị giấy bút, họp, thành viên cần có giấy, viết để ghi chép lại điều cần thiết + Nếu họp cần có hỗ trợ thiết bị đặc biệt máy tính, máy chiếu slide (projector), đường truyền internet v.v phải chuẩn bị trước, chạy thử thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê mướn) sớm tốt để có nhiều thời gian dự phòng 42 + Nhiều họp quan trọng trước họp chưa tiền hành tes thử Cầu truyền hình dẫn đền việc số đơn vị bị ngắt kết nối làm gián đoạn họp + Ngoài việc chuẩn bị trang thiết bị cho họp, người điều hành họp nên đến buổi họp với chuẩn bị trước vấn đề liên quan, dự kiến sẵn câu hỏi mà người khác đặt ra, câu hỏi gợi ý cho người khác Để làm vậy, người điều hành phải thu thập thơng tin xác cụ thể liên quan đến họp - Các họp bị kéo dài thời gian so với chương trình Khơng nên để họp kéo dài mức cần thiết Vì nói nhiều vấn đề q mức cần thiết, khơng thời gian để thực vấn đề khác, thực nói làm việc khác khiến cho người nghe cảm thấy nhàm chán - Đúng giờ: Đúng nguyên tắc quan trọng hàng đầu cơng việc, đơi sơ suất nhỏ khiến đến muộn làm cho hội - Bỏ qua họp khơng cần thiết để tránh lãng phí thời gian để CBCNV tập trung vào việc kinh doanh -Biên họp: Ghi biên quan trọng, họp hay kiện giúp cho người nhớ xác cơng việc bàn bạc, thảo luận suốt họp Hơn để đánh giá lực cá nhân công việc quan 43 - Chuẩn bị hậu cần cho họp: Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho họp, cần trọng điểm sau: + Nắm rõ mục đích yêu cầu họp + Thảo chương trình Trong nghị phải phân chia họp theo nội dung với thời gian ấn định cụ thể + Nắm thành phần dự họp để làm thư mời gửi In ấn chương trình nghị kèm theo tài liệu cần thiết cho họp Gửi đến cho thành viên dự họp Chuẩn bị khâu phục vụ họp người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống 3.1.3 Nguyên nhân - Đơn vị tổ chức họp chưa tuân thủ nguyên tắc tổ chức họp - Người chủ trì họp thành viên tham gia chưa thực chức nhiệm vụ - Sự kiểm tra, giám sát lỏng lẻo, chưa sát với thực tế thiếu nhân làm cơng tác hành Viettel 3.2 Các giải pháp 3.2.1 Các giải pháp chung Một số giải pháp để giảm bớt số lượng nâng cao chất lượng, hiệu họp: - Tuân thủ nguyên tắc tổ chức họp - Bố trí nhân làm hành riêng, trước họp tiến hành tes thử cầu truyền hình tránh xảy kết nối làm gián đoạn họp - Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác năm, q, tháng, tuần, bảo đảm khoa học, hợp lý, khả thi, phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành 44 - Các trường hợp khơng q cần thiết khơng tổ chức họp để đảm bảo tiết kiệm, tránh lãng phí, bao gồm: + Phổ biến, quán triệt triển khai thực văn quy phạm pháp luật, văn đạo cấp trên, trừ văn quy định chủ trương, sách lớn, quan trọng, nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách, cần thiết tổ chức họp để quán triệt, tập huấn nhằm thống nhận thức hành động triển khai thực + Giải việc cụ thể ủy quyền phân công, phân cấp rõ thẩm quyền trách nhiệm cho quan, đơn vị cá nhân cấp giải quyết; + Giải cơng việc mang tính chất chun mơn, kỹ thuật để giải công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức họp, trừ trường hợp họp lớn, quan trọng; + Việc tổ chức họp làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho hoạt động tiếp nhận xử lý công việc cá nhân, tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị 3.2.2 Các giải pháp cá nhân * Đối Lãnh đạo chủ trì họp (sau gọi người chủ trì họp) phải thực trách nhiệm mình: - Chỉ đạo chuẩn bị nội dung chu đáo - Quyết định không tiến hành họp trường hợp tài liệu họp chuẩn bị không đầy đủ, nội dung không bảo đảm chất lượng thành phần tham dự họp không với yêu cầu - Tổ chức họp đảm bảo mục tiêu, chất lượng, hiệu quả: + Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình làm việc bắt đầu họp; + Điều khiển họp theo mục đích, yêu cầu đặt điều hành kỷ luật họp trọng tâm đảm bảo thời gian họp; + Kết luận nội dung họp Ý kiến kết luận người chủ trì 45 họp phải rõ ràng, cụ thể, đạo thời hạn giải công việc vấn đề liên quan nội dung họp - Người chủ trì họp theo phân cơng uỷ quyền chịu trách nhiệm nội dung, chương trình tổ chức họp, báo cáo kết với người phân công, uỷ quyền Người phân công nhận ủy quyền chủ trì họp khơng phân công ủy quyền tiếp cho người khác chủ trì họp chưa có đồng ý người phân công, ủy quyền * Đối với người tham dự họp Để họp đạt hiệu cao nhất, không đơn vị tổ chức mà tất thành viên tham gia họp phải thực nhiệm vụ mình: - Nghiên cứu tài liệu họp chuẩn bị ý kiến phát biểu trước đến dự họp - Tham dự họp đủ thời gian họp, trừ trường hợp đột xuất đồng ý người chủ trì họp - Trình bày ngắn gọn ý kiến họp, thẳng vào nội dung vấn đề không vượt thời gian mà người chủ trì họp cho phép - Sử dụng văn bản, tài liệu đơn vị chủ trì tổ chức họp cung cấp họp theo dẫn phạm vi lưu hành - Không cung cấp thông tin, nội dung họp, tài liệu cho quan, đơn vị, cá nhân thẩm quyền khơng trực tiếp thực cơng việc liên quan đến họp - Trong dự họp, không làm việc riêng xử lý công việc khơng có liên quan đến nội dung họp - Báo cáo Thủ trưởng quan, đơn vị nội dung, kết họp trường hợp đơn vị cử họp 46 TIỂU KẾT: Trên ưu, nhược điểm Viettel Vĩnh Phúc việc tổ chức họp quan Bên cạnh tơi đưa ngun nhân số giải pháp để Viettel Vĩnh Phúc hồn thiện nâng cao cơng tác hội họp để mang lại hiệu công tác quản trị tương lai 47 KẾT LUẬN Trong thời gian qua, Viettel Vĩnh Phúc đơn vị trực thuộc phối hợp chặt chẽ với việc tổ chức họp, với hình thức họp như: Họp tham mưu, tư vấn; họp làm việc; họp chuyên môn, nhằm phụ vụ hoạt động quan Một số họp quan trọng mang tính chất khu vực “Hội thao tỉnh phía Bắc” hay họp chuẩn bị đốn đồn Tập đồn công tác, họp gặp mặt doanh nghiệp FBI địa bàn tỉnh Về cách thức tổ chức họp, họp bảo đảm thực theo Quy chế làm việc đơn vị, bảo đảm việc trình xin ý kiến đạo Lãnh đạo quan đầy đủ nội dung, tài liệu họp (bao gồm: mục đích, thành phần tham dự, chương trình làm việc, phát biểu, dự thảo kèm theo…), báo cáo lãnh đạo quan đầy đủ, kịp thời kết họp, bảo đảm chế độ thông tin họp theo quy định Đồng thời, nhằm bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực tiết kiệm, trường hợp thật cần thiết Với tư cách sinh viên học trường thuộc Bộ Nội vụ Tôi hứa mang kiến thức học để cống hiến phục vụ cho xã hội, xứng đáng với cơng lao ni dạy gia đình thầy cô giáo Trở thành công dân tốt, nhà quản trị tương lai Do hiểu biết thực tế nhiều hạn chế, tập tiểu luận tơi nhiều thiếu sót Kính mong thầy giáo đóng góp ý kiến bổ sung cho tập tiểu luận tơi hồn thiện sát với thực tế 48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước Nguyễn Hải Sản, (1998), Quản trị hoc, nhà xuất thống kê Nguyễn Hữu Tri, (2005), Quản trị văn phòng, nhà xuất khoa học kỹ thuật Nguyễn Hữu Thân, (2007), Quản trị hành văn phòng, Nhà xuất thống kê Các trang webside 49 ... hoạt động Viettel Vĩnh Phúc – Chi nhánh Tập đoàn Viễn thông Quân đội Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức họp Viettel Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu họp Viettel TỔNG QUAN VỀ VIETTEL. .. tổ chức buổi họp Viettel Vĩnh Phúc – Chi nhánh Tập đồn Viễn thơng Qn đội” để nghiên cứu Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức buổi họp Viettel Vĩnh Phúc... thành phát triển Viettel Vĩnh Phúc Được thành lập ngày 15/4/2004 với tên gọi Trung tâm Viễn thông Vĩnh Phúc Ngày 1/6/2004, kỷ niệm 15 năm ngày thành lập Công ty Viễn thông Quân đội vinh dự Đảng,