PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lí do lựa chọn đề tài Trong công tác hoạt động của bất kì cơ quan, tổ chức nào cũng nảy sinh những vấn đề tồn đọng, khó giải quyết hay không thể tự mình giải quyết mà cần lấy ý kiến từ các thành viên, các chuyên gia, ý kiến chỉ đạo từ cấp trên,... Cuộc họp được tổ chức nhằm tập hợp các thành viên có thẩm quyền, năng lực, đưa ra những ý kiến, hay thảo luận với nhau về một vấn đè nào đó, nhằm đưa ra các quyết định, hướng giải quyết vấn đề nêu trên. Tuy nhiên việc tổ chức hội họp như thế nào là đúng, và hiệu quả, tránh gây lãng phí tài nguyên là một câu hỏi khó đối vaowis các cơ quan, tổ chức nói chung và UBND huyện Trực Ninh nói riêng. Đề hiểu sâu hơn về công tác tổ chức hội họp, tôi tiến hành “ Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức cuộc họp tại UBND huyện Trực Ninh 2. Lịch sử nghiên cứu Giáo trình “ Nghiệp vụ thư kí văn phòng” Trường cao đẳng Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải, 2010, Hà Nội . Giáo trình đề cập đến vai trò, nhiệm vụ của thư ký văn phòng trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo cho cơ quan. Khóa luận “ thự trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành”. Tác giả: Phạm Thị Huyền, lớp QT1001. Khóa luận có nêu ra một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức cuộc họp. 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức cuộc họp tại UBND huyện Trực Ninh Giới hạn nghiên cứu: các cuộc họp của HĐND, UBND huyện Trực Ninh 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: Tìm hiểu, khảo sát về công tác tổ chức cuộc họp tại UBND huyện Trực Ninh, nhận xét, đánh giá về công tác tổ chức cuộc họp và đưa ra những giải pháp để nâng cao chất lượng công tác tổ chức cuộc họp. Nhiệm vụ: khảo sát công tác tổ chức cuộc họp Đưa ra ưu điểm, nhược điểm của công tác tổ chức cuộc họp Đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức cuộc họp tại UBND huyện Trực Ninh. 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu Cơ sở lí thuyết đã học và thực tế khảo sát Phương pháp nghiện cứu: Tổng hợp, phân tích, so sánh, đối chiếu giữa lí luận và thực tiễn 6. Giả thuyết nghiên cứu Một số vấn đề tồn tại trong công tác tổ chức cuộc họp tại UBND huyện Trực Ninh. 7. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn nghiên cứu Là cơ sở để so sánh, đối chiếu giữa lí luận và thực tế công tác tổ chức cuộc họp tại UBND huyện trực Ninh. Là tài liệu tham khảo cho những ai nghiên cứu về đề tài liên qua đến công tác tổ chức cuộc họp 8. Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài có cấu trúc chia làm 3 chương: Chương I: Khái quát về công tác tổ chức cuộc họp Chương II: Thực trạng công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện Trực Ninh. Chương III: Biện pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức cuộc họp tại UBND huyện Trực Ninh
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, q trình khảo sát thu thập thơng tin tơi nhận giúp đỡ tận tình từ cán bộ, chuyên viên Văn phòng UBND huyện Trực Ninh đặc biệt giúp đỡ tận tình từ chị Nguyễn Thị Hiên- chuyên viên văn thư Văn phòng UBND huyện Nhân đây, cho phép xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới giảng viên, ThS.NCS Lâm Thu Hằng tận tình hướng dẫn nhóm chúng tơi q trình thực đề tài Trong q trình nghiên cứu khảo sát, chúng tơi gặp nhiều khó khăn thu thập tài liệu tìm kiếm thơng tin Mặt khác, trình dộ nghiên cứu hạn chế, thời gian nghiên cứu hạn hẹp số nguyên nhân khác nên dù cố gắng khơng tránh khỏi thiếu sót mặt lí luận dẫn chứng đưa Vì thế, chúng tơi mong nhận góp ý thầy cô hội đồng bảo vệ đề tài, thầy cô trường bạn đọc để đề tài hồn thiện Những ý kiến đóng góp độc giả giúp chúng tơi có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Đề tài : “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức họp UBND huyện Trực Ninh” Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu thời gian qua Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày tháng năm 2016 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT UBND HĐND CNTT ỦY BAN NHÂN DÂN HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN PHẦN MỞ ĐẦU Lí lựa chọn đề tài Trong cơng tác hoạt động quan, tổ chức nảy sinh vấn đề tồn đọng, khó giải hay khơng thể tự giải mà cần lấy ý kiến từ thành viên, chuyên gia, ý kiến đạo từ cấp trên, Cuộc họp tổ chức nhằm tập hợp thành viên có thẩm quyền, lực, đưa ý kiến, hay thảo luận với vấn đè đó, nhằm đưa định, hướng giải vấn đề nêu Tuy nhiên việc tổ chức hội họp đúng, hiệu quả, tránh gây lãng phí tài nguyên câu hỏi khó đối vaowis quan, tổ chức nói chung UBND huyện Trực Ninh nói riêng Đề hiểu sâu công tác tổ chức hội họp, tiến hành “ Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức họp UBND huyện Trực Ninh Lịch sử nghiên cứu - Giáo trình “ Nghiệp vụ thư kí văn phòng”- Trường cao đẳng Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải, 2010, Hà Nội Giáo trình đề cập đến vai trò, nhiệm vụ thư ký văn phòng cơng tác tổ chức hội nghị, hội thảo cho quan - Khóa luận “ thự trạng số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành” Tác giả: Phạm Thị Huyền, lớp QT1001 Khóa luận có nêu số biện pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức họp Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức họp UBND huyện Trực Ninh - Giới hạn nghiên cứu: họp HĐND, UBND huyện Trực Ninh Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích: Tìm hiểu, khảo sát cơng tác tổ chức họp UBND huyện Trực Ninh, nhận xét, đánh giá công tác tổ chức họp đưa giải pháp để nâng cao chất lượng công tác tổ chức họp - Nhiệm vụ: khảo sát công tác tổ chức họp - Đưa ưu điểm, nhược điểm công tác tổ chức họp - Đề xuất số biện pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức họp UBND huyện Trực Ninh Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Cơ sở lí thuyết học thực tế khảo sát Phương pháp nghiện cứu: Tổng hợp, phân tích, so sánh, đối chiếu lí luận thực tiễn Giả thuyết nghiên cứu Một số vấn đề tồn công tác tổ chức họp UBND huyện Trực Ninh Ý nghĩa lí luận thực tiễn nghiên cứu Là sở để so sánh, đối chiếu lí luận thực tế công tác tổ chức họp UBND huyện trực Ninh Là tài liệu tham khảo cho nghiên cứu đề tài liên qua đến công tác tổ chức họp Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài có cấu trúc chia làm chương: Chương I: Khái quát công tác tổ chức họp Chương II: Thực trạng công tác tổ chức hội họp UBND huyện Trực Ninh Chương III: Biện pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức họp UBND huyện Trực Ninh CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP 1.1 Khái niệm 1.1.1 Khái niệm họp Có số quan điểm khác họp Cuộc họp gặp gỡ trực tiếp người có liên quan nhằm thực việc trao đổi truyền đạt thông tin mệnh lệnh cần thiết để điều hành hoạt động quan, tổ chức, nhóm làm việc Họp hình thức hoạt động quản lí nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua đó, Thủ trưởng quan trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định pháp luật Hay đơn giản, họp “ tập hợp địa điểm để giải công việc chung” Qua đó, ta thấy hội họp gặp gỡ thành viên có liên quan nhằm thực việc trao đổi truền đạt thông tin, mệnh lệnh cần thiết nhằm giải công việc chung dựa chức năng, nhiệm vụ quyền hạn theo quy định pháp luật 1.1.2 Các bước tổ chức họp - Chuẩn bị họp Lập kế hoạch chi tiết: nội dung chương trình, kế hoạch họp Mục tiêu họp Dự kiến thời gian, địa điểm tổ chức họp Thành phần tham dự : chủ tọa, khách mời, thành viên, gửi thông báo, giấy mời Dự trù kinh phí Chuẩn bị tài liệu liên quan - Điều hành họp: điều hành họp nhân tố quan trọng giữ cho họp hướng đạt mục tiêu đề ban đầu Người điều hành họp( Chủ tọa) người nắm rõ nội dung chương trình, mục tiêu họp dự trù giải pháp giải vấn đề nảy sinh họp Để điều hành họp thành • • • • cơng, chủ tọa cần Chăm lắng nghe Giữu cho họp hướng Nêu vấn đề quan trọng cần giải Tóm tắt vấn đề thảo luận đạt trí • • • • • Ln có số liệu xác, rõ ràng Giữ cho họp liên tục, khơng bị ngắt qng Bình tĩnh, chủ động biết tiết chế cảm xúc Giảm thiểu tối đa việc trao đổi riêng tring họp Tôn trọng hợp tác vớ thánh viên Sau đạt thống nhất, thỏa thuận, chủ tọa họp: tóm tắt lại vấn đề diễn ra, ý kiến thống nhất; phân công nhiệm vụ cụ thể kèm theo thời gian thực hiện, thông qua biên họp - Kết thúc họp Thông báo kết họp thông báo phân công nhiệm vụ văn 1.1.3 Phân loại họp Tùy vào đặc điểm khác họp phân loại sau: - Họp làm việc họp cấp với thủ trưởng quan, đơn vị cấp để giải cơng việc có tính chất quan trọng vượt thẩm quyền cấp để kiểm tra trực tiếp chỗ tình hình thực nhiệm vụ cơng tác cấp - Họp chuyên môn họp để trao đổi, thảo luận vấn đề thuộc chuyên mơn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng hồn thiện dự án, đề án - Họp giao ban họp lãnh đạo quan, đơn vị hành nhà nước để nắm tình hình triển khai thực nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến thực đạo giải công việc thường xuyên - Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) họp để quán triệt, thống nhận thức hành động nội dung tinh thần chủ trương, sách lớn, quan trọng Đảng Nhà nước quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội - Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình kết thực nhiệm vụ công tác hàng năm bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới quan, đơn vị hành nhà nước - Họp sơ kết tổng kết (Hội nghị sơ kết tổng kết) chuyên đề họp để đánh giá tình hình triển khai kết thực chủ trương, sách quan trọng 1.2 Cơng tác tổ chức họp 1.2.1.Tiêu chuẩn tổ chức họp Để đạt hiệu định, họp cần tiến hành đảm bảo yêu cầu sau đây: - Bắt đầu họp Nếu chờ đợi người đến muộn (bằng cách tranh thủ xem lại tài liệu; trao đổi vài vấn đề với vài người có mặt…) có nghĩa người đến không tôn trọng, đồng thời vơ tình tập cho người thói quen trễ - Xác định tóm tắt, ngắn gọn mục tiêu họp Nhấn mạnh điểm cần lưu ý Nếu khơng phân phát chương trình nghị phải đảm bảo người nắm nội dung họp để đạt mục tiêu đề - Nêu hạn chế thời gian dành cho nội dung cơng việc đưa chương trình nghị Đảm bảo nội dung chương trình nghị phân bổ thời gian tương ứng cho vấn đề - Bắt đầu họp cấp hấp dẫn, lôi ý người tham dự Tránh câu không xác định Lựa chọn giọng điệu nghiêm túc, song nhẹ nhàng - Giới thiệu đại biểu, đặc biệt khách mời (nếu cần) - Phải bảo đảm họp tiến hành trôi chảy trọng tâm Cần đề cập lúc nhấn mạnh vấn đề lớn, cấp bách quan trọng - Đảm bảo chương trình nghị Hãy cố gắng để thực thời gian định - Trình bày tóm tắt vấn đề (khơng đọc toàn văn văn chuẩn bị trước), nêu rõ vấn đề cần xin ý kiến, không xa chủ đề, lạc chủ đề Khi phát biểu phải thật ngắn gọn súc tích Khi có nhiều người tham gia ý kiến vấn đề, người chủ trì họp nên nhắc nhở thấy ý kiến sau trùng lắp với ý kiến trước Điều chỉnh “bầu khơng khí” họp hướng hội nghị theo chủ đề (điều chỉnh báo cáo, tham luận dài dòng, lặp lại, “chạy trước” lạc đề) Chú ý tín hiệu phát biểu dành thời gian thích hợp cho đại biểu tham gia ý kiến - Kiểm tra việc giải vấn đề chương trình nghị - Tổng kết vấn đề rõ việc thực - Dự kiến xếp lịch cho họp vào cuối họp - Kết thúc họp quy định, đừng kéo dài Tâm lý người dự họp thấy bất an, bất bình phải họp kéo dài quy định Họ nhiều dự định phải giải sau họp, không nên bắt họ lỡ công việc khác, họ khơng tâm trạng để lắng nghe phát biểu - Từng bước ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ việc họp 1.2.2 Các nguyên tắc tổ chức họp - Nguyên tắc chuẩn bị: Chuẩn bị kế hoạch đầy đủ, chi tiết, tính tốn thời gian chương trình xác, thơng tin phải xác thực có rõ ràng - Nguyên tắc kiểm soát thời gian: thời gian diễn họp phải kiểm sốt tránh gây lãng phí, ảnh hưởng đến hiệu họp công việc thành viên tham gia họp Người chủ trì họp kiểm sốt thời gian thảo luận vấn đề, xây dựng ý kiến, chốt vấn đề, dành thời gian cho vấn đề uqna trọng, đam bảo cho cuộ họp hướng - Nguyên tắc tôn trọng: họp, tôn trọng nguyên tắc thiếu giúp họp đạt kết cao, tránh xung đột, tranh cãi họp thành viên tôn trọng lẫn tôn trọng quan điểm, ý kiến nhau, thảo luận để giải vấn đề - Nguyên tắc dân chủ: Dân chủ họp tính bình đẳng, có quyền lợi, nghĩa vụ trách nhiệm ngang việc giải vấn đề Các ý kiến cần tôn trọng lắng nghe, khơng phải đị vị, chức vụ mà bỏ qua quyền lợi đưa ý kiến người khác - Nguyên tắc ghi nhận thông tin: ý kiến, thông tin đưa cuộ họp phải ghi nhận, tức có lắng nghe, không cướp lời, không phản biện người khác chưa kết thúc ý kiến lắng nghe cách ghi nhận thơng tin xác hiệu quả, có thời gian để xử lí thơng tin Đặc biệt thơng tin đạo, điều hành đưa họp phải ghi nhận xác để phổ biến cho cấp thực Tóm lại, họp thành cơng người tham dự có đóng góp tích cực phát huy dân chủ trí tuệ tập thể tạo khơng khí thoải mái mục đích lịch trình họp đảm bảo để tìm giải pháp tối ưu cho vấn đề đưa thảo luận ý kiến người tơn trọng lắng nghe tìm đồng thuận, thống cao để người hướng vào thực cơng việc nhóm cơng việc đạt hiệu cao 10 - Họp làm việc họp Chủ tịch với trưởng đơn vị trực thuộc để giải cơng việc có tính chất quan trọng vượt thẩm quyền đơn vị, phòng ban trực thuộc để kiểm tra trực tiếp chỗ tình hình thực nhiệm vụ cơng tác đơn vị, phòng, ban Trong họp, trưởng, phó đơn vị, thành viên tham gia họp báo cáo tiến trình giải cơng việc, xin ý kiến lãnh đạo, đạo việc giải cơng việc, khó khăn, vướng mắc giải công việc - Họp chuyên môn họp để trao đổi, thảo luận vấn đề thuộc chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng hoàn thiện dự án, đề án Các dự án diễn địa bàn UBND huyện nhiều tương đối phức tạp điều kiện sở vật chất, phương tiện, kỹ thuật việc triển khai cơng việc gặp nhiều khó khăn Cuộc họp chun môn họp trao đổi kinh nghiệm, thảo luận vấn đề chuyên môn, nghiệp vụ liên quan đến dự án, chia sẻ, trao đổi kinh nghiệm đưa hướng giải quyết, hoàn thành dự án tiến độ, hiệu quả, tiết kiệm - Họp giao ban họp lãnh đạo UBND huyện, đơn vị trực thuộc để nắm tình hình triển khai thực nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến thực đạo giải công việc thường xuyên Họp giao ban thường tổ chức vào chiều thứ hàng tuần - Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) họp để quán triệt, thống nhận thức hành động nội dung tinh thần chủ trương, sách lớn, quan trọng Đảng Nhà nước quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội Thành phần tham gia họp tập huấn triển khai Nghị cán bộ, Đảng viên HĐND, UBND huyện Trực Ninh cá Đảng viên thuộc đơn vị trực thuộc - Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình kết thực nhiệm vụ cơng tác hàng năm bàn phương hướng 20 nhiệm vụ công tác cho năm tới UBND huyện Họp tổng kết hàng năm thường tổ chức vào tuần thứ ba tháng 12, tổng kết công tác năm, đánh giá tình hình kết thực nhiệm vụ, rút kinh nghiệm, dự thảo kế hoạch công tác năm tới - Họp sơ kết tổng kết (Hội nghị sơ kết tổng kết) chuyên đề họp để đánh giá tình hình triển khai kết thực chủ trương, sách quan trọng Cuộc họp diễn cuối thời gian triển khai thực chủ trương, sách nhằm đánh giá tiến trình thực hiện, hướng thực với đạo hay chưa, khó khăn vướng mắc cơng tác triển khai công việc; đề xuất giải pháp giải vấn đề tồn q trình triển khai cơng việc; đánh giá kết thực công việc; rút kinh nghiệm Hình 2.1 Một họp UBND huyện Trực Ninh 2.3 Thực trạng công tác tổ chức Công tác tổ chức họp UBND huyện Trực Ninh đáp ứng yêu cầu - Mỗi họp kết hợp giải nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu vấn đề điều 21 kiện hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng hiệu giải cơng việc - Người chủ trì người phân cơng trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi đề án, dự án, vấn đề đưa họp nêu vấn đề ý kiến khác nhau, khơng đọc tồn văn tài liệu, văn họp, khơng trình bày toàn nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý họp - Việc phát biểu, trao đổi ý kiến họp phải tập trung chủ yếu vào vấn đề ý kiến khác để đề xuất biện pháp xử lý - Ý kiến kết luận người chủ trì họp phải rõ ràng cụ thể, thể đầy đủ tính chất, nội dung yêu cầu họp 2.3.1 Tổ chức công tác chuẩn bị Ở UBND huyện Trực Ninh, việc tổ chức hội họp diễn thường xuyên nhắm trao đôi thông tin, lấy ý kiến giải vấn đề nảy sinh hoạt động quan Các họp đề cập kế hoạch công tác năm, kế hoạch ccoong tác tháng, quý, tuần nên có chủ động công tác chuẩn bị triển khai họp Tùy thuộc vào nội dung, đặc điểm họp mà Chủ tịch UBND giao trách nhiệm cho đơn vị phụ trách công tác chuẩn bị thông thường, họp thường niên họp tổng hợp kết công tác hnagf tháng triển khai kế hoạch công tác tháng tiếp theo, quý, năm giao cho Văn phòng UBND huyện chuẩn bị Các họp mang tính chất chun mơn giao cho đơn vị liên quan phối hợp với Văn phòng UBND huyện chuẩn bị, trách nhiệm báo cáo thuộc đơn vị chủ trì Cơng tác chuẩn bị họp UBND huyện bao gồm: - Lập kế hoạch chi tiết cho họp: Căn vào chương trình cơng tác hàng năm, hàng tháng quan yêu cầu giải công việc, Chủ tịch UBND huyện đạo xây dựng định kế hoạch tổ chức họp lớn, 22 quan trọng năm hàng tháng; phân công trách nhiệm quan, đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức họp Các họp bất thường tổ chức để giải công việc đột xuất, khẩn cấp Xây dựng nội dung chương trình, hoạt động diễn họp Mục tiêu họp Chủ tọa, người điều hành họp Thành phần tham dự họp: chuẩn bị thông báo, giấy mời, gửi trước tài liệu Thời gian, địa điểm họp: thường tổ chức hội trường nhà văn hóa huyện Trực Ninh Dự trù kinh phí: Cán chun mơn dự trù kinh phí cho họp: trà, nước, hoa quả, in ấn tài liệu, cơng tác phí theo Thơng tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06 tháng năm 2010 Bộ tài quy định chế độ cơng tác phí, chế độ chi tổ chức hội nghị quan nhà nước đơn vị nghiệp công lập Chuẩn bị tài liệu liên quan đến nội dung họp - Phân cơng nhiệm vụ: Khi có kế hoạch cụ thể thông qua, trưởng đơn vị giao phụ trách công tác chuẩn bị tiến hành phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cho người Các nhiệm vụ cụ thể • Thơng báo với đơn vị, cá nhân liên quan họp, thời gian, địa điểm, kèm theo giấy mời tài liệu liên quan, thông báo trước nhiệm vụ(nếu có) khách mời họp phát biểu, báo cáo hay đọc tham luận để họ có chuẩn bị chuẩn bị • Thơng báo với Văn phòng để xếp phòng họp, kiểm tra sở vật chất, trang thiết bị phòng họp Đối với họp quan trọng, quy mô lớn, thường tổ chức duyệt chương trình trước tối thiểu 02 ngày • Viết phát biểu cho lãnh đạo, khách mời -Chuẩn bị công tác lễ tân, hậu cần 23 Đối với hội nghị, hội thảo, cần chuẩn bị số tiết mục văn nghệ tránh gây mệt mỏi, căng thẳng hay nhàm chán họp kéo dài Nếu họp kéo dài buổi, Văn phòng UBND huyện chuẩn bị trưa cho đại biểu tầng nhà ăn UBND huyện Cán phụ trách chuẩn bị phương tiện kỹ thuật đến trước để kiểm tra hoạt động trang thiết bị: âm thanh, ánh sáng Loa, mic, máy chiếu,… đảm bảo chúng vận hành tốt không làm gián đoạn họp Vệ sinh phòng họp trước sau họp diễn ra, chuẩn bị trà nước,… 2.3.2 Tổ chức điều hành họp Chủ tọa người điều hành họp Kế hoạch họp, nội dung, chương trình họp tài liệu liên quan gửi trước cho chủ tọa nghiên cứu chuẩn bị nội dung điều hành họp dự báo vấn đề phát sinh, có số phương án dự phòng để giải vấn đề đó, hạn chế tối đa rủi ro diến họp Khi bắt đầu họp, chủ tọa họp nêu lí do, giới thiệu đại biểu; thống chương trình, nêu mục tiêu họp, có thay đổi nội dung, mục tiêu (nếu có) Trong họp đa số trao đổi mang tính tự phát Q trình họp diễn khơng hồn tồn định trước mà theo đề cương Ngồi kết họp không dễ mà thống nhanh chóng Bởi hai điều quan trọng công tác chuẩn bị họp là: Đặt mục đích rõ ràng, thực tế chuẩn bị vấn đề cần bàn bạc cách cụ thể Tuyên bố khai mạc, thống cách làm việc phương pháp làm việc Triển khai họp 24 Hình 2.2 Chủ tọa điều hành họp HĐND huyện Trực Ninh Chủ tọa người có uy tín, khả lãnh đạo, dẫn dắt vấn đề, đoán người quản lí thời gian tốt Thơng thường, họp nội UBND, họp sơ kết, tổng kết, … chủ tọa Chủ tịch UBND hay Phó Chủ tịch Chủ trì họp ln đặt mục tiêu họp lên hàng đầu dẫn dắt họp hiệu Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian lịch trình họp Xác định thời gian tối đa cho người tham dự họp trình bày ý kiến cách hợp lý Điều khiển họp theo mục đích, u cầu đặt Có ý kiến kết luận họp, trước kết thúc họp Thống cách tiếp nhận thông tin 25 Giao trách nhiệm cho quan, đơn vị có thẩm quyền văn thông báo kết họp đến quan, đơn vị, cá nhân có liên quan Hình 2.3 Ơng Đồng Ngọc Cường trưởng phòng Nội vụ, thư kí cuộ họp đọc biên họp 2.3.3 Tổ chức công việc họp kết thúc - Nội dung diễn biến họp ghi thành biên Trong trường hợp cần thiết, tổ chức ghi âm, ghi hình họp.Biên họp gồm nội dung sau đây: • Người chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp; • Những vấn đề trình bày thảo luận họp; • Ý kiến phát biểu người tham dự họp; • Kết luận chủ toạ họp định đưa họp - Chậm ngày làm việc sau ngày kết thúc họp, quan, đơn vị 26 giao trách nhiệm phải thông báo văn kết họp, gửi cho quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực Văn thông báo kết họp bao gồm nội dung sau đây: • Ý kiến kết luận người chủ trì họp vấn đề đưa họp; • Quyết định người có thẩm quyền đưa họp việc giải vấn đề có liên quan phân cơng trách nhiệm tổ chức thực - Ban hành văn đạo giải vấn đề thảo luận hợpTiểu kết - Theo dõi, đôn đốc việc giải công việc kết luận, đạo họp, giao cho đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra tiến trình giải cơng việc báo cáo với lãnh đạo Hội họp, hội nghị yếu tố quan trọng quan, tổ chức Đây phương pháp tốt để lấy tư tưởng nhiều người lúc Là hội cho thành viên thảo luận vấn đề chung tham gia tiến trình làm định Tuy nhiên, họp thường làm tiêu tốn nhiều thời gian tiền bạc, hai thứ quí Do đó, nên tổ chức họp cần thiết đảm bảo họp phải ngắn gọn mang lại hiệu Như vậy, họp? Một họp gồm người có liên quan hợp lại để bàn bạc, thảo luận giải hay định vấn đề Để họp có kết quả, cần phải tiến hành cách nghiêm túc, có ấn định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự nội dung (nếu cần thiết, nội dung gửi trước cho người tham dự) 27 Hình 2.4 Chủ tọa lấy ý kiến biểu 28 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI UBND HUYỆN TRỰC NINH 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Cuộc họptại UBND huyện Trực Ninh trì thực theo kế hoạch xây dựng kế hoạch công tác năm UBND - Kế hoạch, nội dung họp thông báo trước nên thành viên tham gia họp chủ động nghiên cứu vấn đề; công tác chuẩn bị chu đáo, tận tình; thành viên tham gia họp có ý kiến xây dựng tích cực đóng góp không nhỏ cho kết hợp Chấp hành nghiêm thời gian họp quy định UBND huyện quy định Điều 14 Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng năm 2006 Thử tướng Chính phủ Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước - Các họp diến theo tinh thần dân chủ, đoàn kết, thành viên tham gia bình đẳng , thẳng thắn việc đưa ý kiến đóng góp, ln vào trọng tâm họp tạo trí cao sau kết thúc họp - ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức họp trình chiếu thơng tin quan trọng, kết báo cáo để thành viên quan sát, lấy ý kiến đánh giá trực tiếp Nội dung họp gửi trước qua địa email cho khách mời, hạn chế lượng tài liệu giấy in họp, góp phần tiết kiệm tài nguyên - Cuộc họp diễn theo hướng, khoa học, vấn đề triển khai tích cực thảo luận sơi - Thời gian thảo luận thồng ý kiến thống trước bắt đầu buổi họp nên họp diễn nhanh chóng, ý kiến phát biểu chọn lọc - Kết họp tổng hợp thống lại lần nữ biên họp, công tác phân công công việc triển khai công việc tiến hành thuận lợi 3.1.2 Nhược điểm Ngoài kết đạt công tác tổ chức họp nêu trên, tổ chức họp UBND huyện Trực Ninh số tồn sau: 29 - công tác chuẩn bị họp có chuẩn bị chu đáo, đầy đủ khơng tránh khỏi thiếu sót, tình phát sinh làm gián đoạn họp như: vấn đề loa mic, máy chiếu, máy vi tính - Một số thành viên tham gia họp “lười” đóng góp ý kiến, hay có ý kiến trung lập gây khó khăn cho việc định vấn đề cần lấy ý kiến biểu quyết, khiến cho kết không khách quan, công - UBND huyện đặt nguyên tắc tiến hành họp đơi họp bị gián đoạn thành viên tham gia đến muộn, gây ảnh hưởng đến tinh thần họp, đơi phải dời thời gian họp nhiều người muộn - Các thành viên tha gia họp chưa đọc kỹ nội dung họp, tham lam việc thảo luận nội dung họp khó phát huy vai trò tích cự thành viên tham gia họp Đôi khi, họp thiếu trao đổi, thảo luận để đưa biện pháp hiệu quả, hay tranh luận gay gắt làm ảnh hưởng đến thời gian, tiến trình họp ảnh hưởng tới kết sau Trao đổi vấn đề xa đà, không trọng tâm, mục tiêu họp, trao đổi chuyện riêng khong họp Công tác tổng hợp kém, báo cáo khơng sát với thực tế nên việc thảo luận, giải vấn đề khó khăn 3.1.3 Nguyên nhân 3.1.3.1 Nguyên nhân chủ quan Do thành viên chưa có quan tâm đến cơng tác hội họp dẫn đến bị động việc đóng góp ý kiến xây dựng hay khơng chuẩn bị nội dung họp Do người điều hành họp chưa dẫn dắt vấn đề hay chưa kiểm soát họp thành viên tập trung hay xa đà việc dưa ý kiến hay ý kiến thiếu tính xây dựng Việc kiểm sốt thời gian định hướng nội dung, mục tiêu họp chưa hiệu gây lãng phí thời gian 3.1.3.2 Nguyên nhân khách quan Về sở vật chất phòng họp chưa đáp ứng nhu cầu tổ chức họp 30 đại, việc ứng dụng công nghệ thông tin hội họp kém, chưa tận dụng hết chức công nghệ thông tin tổ chức họp UBND huyện Trực Ninh, số trang thiết bị cũ không đáp ứng yêu cầu công việc cần thay Do tính chất cơng việc vị trí địa lí nên đơi thành viên tham gia họp muộn gây ảnh hưởng đến họp Do yếu tố thời tiết ảnh hưởng đến công tác tổ chức họp không theo kế hoạch ban đầu 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức họp UBND huyện Trực Ninh Cần tổ chức họp theo kế hoạch, nhiệm vụ công tác năm, họp chuyên mơn, hội nghị mang tính chất trao đổi, thảo luận vấn đê thuộc chuyên môn, nghiệp vụ liên quan đến chức năng, nhiệm vụ UBND, họp chuyên đề cần trọng chuẩn bị kỹ lưỡng Giảm bớt họp không quan trọng, mang tính chất thơng báo, qn triệt, triển khai tổ chức thực hiện, tiến hành họp thực cần thiết, tránh gây lãng phí thời gian, nguồn lực khơng dùng họp để thay cho việc định quản lí Để nâng cao hiệu cơng tác tổ chức họp, UBND huyện Trực Ninh cần quán triệt thực tiêu chuẩn hóa khâu nghiệp vụ tổ chức họp Về chuẩn bị họp: - Xây dựng kế hoạch, chương trình họp theo kế hoạch công tác, hạn chế họp không cần thiết - Chuẩn bị họp chu đáo, đầy đủ tài liệu, sở vật chất, trang thiết bị phòng họp đến tinh thần thành viên tham gia họp - Thông báo tới thành viên tham gia họp nội dung chương trình tóm tắt nội dung, ghi vấn đề quan trọng cần bàn luận, vai trò thành viên họp để họ chuẩn bị - Phân công công việc rõ ràng, phù hợp với lực, chức năng, nhiệm vụ, quyền 31 hạn thành viên - Tiir chức công tác lễ tân, hậu cần chu đáo, chủ động, linh hoạt việc xử lí tình phát sinh - Đào tạo, bồi dưỡng cán công tác tổ chức hội họp Về tổ chức điều hành họp: Người điều hành họp người chịu trách nhiệm nội dung kết họp trước hết người điều hành họp( giao điều hành họp) phải kiểm soát thời gian, chương trình họp.Đồng thời, người chủ trì họp phải nhấn mạnh mục tiêu định hướng thành viên tham gia hoạt động theo hướng, đạt mục tiêu đề Người điều hành họp người có lí luận chặt chẽ cách triển khai, biết dẫn dắt vấn đề, thu hút ý người tham gia họp Cần biết thời điểm triển khai vấn đề, thời gian thảo luận kết thức vấn đề cho phù hợp, hiệu tránh dài dòng hay gây lỗng vấn đề Về phía người dự họp: Để không gặp phải cảm giác nhàm chán dự họp, họp nêu vấnđề khơng có ý kiến thảo luận hay thảo luận mang tính hình thức, người dự họp đóng vai trò vơ quan trọng Người dự họp phải nắm đượcc nội dung họp diễn gì, thảo luận vấn đề để chuẩn bị thông tin, đưa ý kiến thảo luận, quan điểm Người dự họp phải chủ động việc tìm hiểu nội dung họp đóng góp ý kiến xem quyền lợi, nghĩa vụ trách nhiệm thân Tóm lại tổ chức công tác hội họp hiệu cần làm tốt từ khâu chuẩn bị họp đến triển khai họp triển khai công việc sau họp cần xây dựng tiêu chuẩn quy trình hội họp quy tắc hội họp cho UBND huyện Trực Ninh để họp diến thông suốt hiệu Bên cạnh đó, cần trang bị sở vật chất, trang thiết bị phòng họp đáp ứng với nhu cầu hội họp UBND huyện Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức hội họp để họp diễn thuận tiện, bớt nhàm chán, nâng cao hiệu công việc 32 KẾT LUẬN Hội họp, hội nghị yếu tố quan trọng quan, tổ chức Đây phương pháp tốt để lấy tư tưởng nhiều người lúc Là hội cho thành viên thảo luận vấn đề chung tham gia tiến trình làm định Tuy nhiên, họp thường làm tiêu tốn nhiều thời gian tiền bạc, hai thứ quí Do đó, nên tổ chức họp cần thiết đảm bảo họp phải ngắn gọn mang lại hiệu Như vậy, họp? Một họp gồm người có liên quan hợp lại để bàn bạc, thảo luận giải hay định vấn đề Để họp có kết quả, cần phải tiến hành cách nghiêm túc, có ấn định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự nội dung (nếu cần thiết, nội dung gửi trước cho người tham dự) Một họp thành công người tham dự có đóng góp tích cực phát huy dân chủ trí tuệ tập thể tạo khơng khí thoải mái mục đích lịch trình họp đảm bảo để tìm giải pháp tối ưu cho vấn đề đưa thảo luận ý kiến người tơn trọng lắng nghe tìm đồng thuận, thống cao để người hướng vào thực công việc nhóm cơng việc đạt hiệu cao Tổ chức công tác hội họp hiệu cần làm tốt từ khâu chuẩn bị họp đến triển khai họp triển khai công việc sau họp cần xây dựng tiêu chuẩn quy trình hội họp quy tắc hội họp cho UBND huyện Trực Ninh để họp diến thông suốt hiệu Bên cạnh đó, cần trang bị sở vật chất, trang thiết bị phòng họp đáp ứng với nhu cầu hội họp UBND huyện Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức hội họp để họp diễn thuận tiện, bớt nhàm chán, nâng cao hiệu công việc DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình “ Nghiệp vụ thư ký văn phòng” – trường Cao đẳng Nội vụ Hầ Nội, NXB Giao thông vận tải, 2010, Hà Nội Giáo trình “Quản trị văn phòng” GS.TS Nguyễn Thành Độ- GVC 33 Nguyễn Thị Thảo, NXB Lao động – xã hội Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06 tháng năm 2010 Bộ tài quy định chế độ cơng tác phí, chế độ chi tổ chức hội nghị quan nhà nước đơn vị nghiệp công lập Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng năm 2006 Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Cổng thông tin điện http://trucninh.namdinh.gov.vn/default.aspx? sname=huyentrucninh&sid=1214&pageid=27060 34 tử huyện Trực Ninh: ... quan, tổ chức nói chung UBND huyện Trực Ninh nói riêng Đề hiểu sâu công tác tổ chức hội họp, tiến hành “ Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức họp UBND huyện Trực Ninh Lịch sử nghiên cứu - Giáo... Thực trạng công tác tổ chức hội họp UBND huyện Trực Ninh Chương III: Biện pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức họp UBND huyện Trực Ninh CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP 1.1 Khái... nhận xét, đánh giá công tác tổ chức họp đưa giải pháp để nâng cao chất lượng công tác tổ chức họp - Nhiệm vụ: khảo sát công tác tổ chức họp - Đưa ưu điểm, nhược điểm công tác tổ chức họp - Đề