A. Phần mở đầu................................................................................................... 3 B. Phần nội dung................................................................................................. 5 CHƯƠNG I. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Xây lắp và Tư vấn đầu tư xây dựng Tổng công ty 789BQP................................................. 5 I. Giới thiệu tóm tắt về lịch sử Công ty................................................................. 5 II. Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của Công ty.……….. 7 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty................................................................. 7 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty............................................ 8 III. Ngành, nghề kinh doanh................................................................................ 11 CHƯƠNG II. Thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng……………………. 13 I. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng……………………………………… 13 II. Định biên nhân sự………………………………………………………… 13 III. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng……………………………………. 14 IV. Mối quan hệ giữa các bộ phận…………………………………………… 15 CHƯƠNG III. Đánh giá ưu, nhược điểm…………………………………... 16 I. Đánh giá ưu, nhược điểm…………………………………………………… 16 II. Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý bộ máy Văn phòng…………. 18 C. Kết luận…………………………………………………………………… 20
Trang 1LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài tiểu luận của em Những kết quả và các số liệu trong bài được thực hiện tại Công ty Xây lắp và Tư vấn đầu tư xây dựng -Tổng công ty 789/BQP, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác
Hà Nội, ngày tháng năm 2016
Sinh viên
Phạm Thị Hồng Thúy
Trang 2MỤC LỤC
A Phần mở đầu 3
B Phần nội dung 5
CHƯƠNG I Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Xây lắp và Tư vấn đầu tư xây dựng - Tổng công ty 789/BQP 5
I Giới thiệu tóm tắt về lịch sử Công ty 5
II Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của Công ty.……… 7
1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty 7
2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty 8
III Ngành, nghề kinh doanh 11
CHƯƠNG II Thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng……… 13
I Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng……… 13
II Định biên nhân sự……… 13
III Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng……… 14
IV Mối quan hệ giữa các bộ phận……… 15
CHƯƠNG III Đánh giá ưu, nhược điểm……… 16
I Đánh giá ưu, nhược điểm……… 16
II Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý bộ máy Văn phòng………… 18
C Kết luận……… 20
Trang 3A PHẦN MỞ ĐẦU
Hiện nay cả nước đang đẩy mạnh tiến trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá nhằm đưa nước ta trở thành một nước công nghiệp hiện đại Theo đó xu thế hội nhập đang diễn ra nhanh chóng đòi hỏi các thành phần kinh tế phải đổi mới, có những chiến lược thích hợp để thích ứng Các doanh nghiệp Nhà Nước là một thành phần kinh tế chủ chốt, quan trọng mà Công ty Xây lắp và Tư vấn đầu tư xây dựng - Tổng công ty 789/BQP cũng là thành viên trong hệ thống đó, đang từng bước góp phần đẩy mạnh tiến trình này Để đạt được mục tiêu này cần thiết phải tập trung giải quyết những tồn tại để lại từ thời bao cấp Một trong những tồn tại đó là công tác tổ chức và quản lý bộ máy Văn Phòng của doanh nghiệp Công tác tổ chức quản lý bộ máy Văn phòng là hoạt động quan trọng, đặc trưng diễn ra tại doanh nghiệp Văn phòng là bộ phận làm việc của cơ quan, doanh nghiệp giúp giải quyết công việc thuộc chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền của doanh nghiệp, là nơi đối nội đối ngoại Nhờ có Văn phòng đảm bảo tốt công việc phục vụ mà hoạt động của cơ quan doanh nghiệp được thông suốt đạt hiệu quả cao giảm thiểu về thời gian và chi phí Tuy nhiên, công tác này đến nay vẫn chưa được quan tâm đúng mức Có nhiều nguyên nhân, nhưng một trong những nguyên nhân quan trọng chi phối là do nhận thức chưa đúng về tầm quan trọng của công tác này của đa số cán bộ trong Công ty Được thành lập từ năm 2012, Công ty đang từng bước nỗ lực hoàn thiện công tác tổ chức quản lý bộ máy Văn phòng Qua thời gian làm việc tại Công ty, cùng với việc tìm hiểu, nghiên cứu từ sách vở, từ kiến thức đã được học em đã lựa chọn viết bài tiểu luận với chuyên
đề "Khảo sát, đánh giá về thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng của Công ty Xây lắp và Tư vấn đầu tư xây dựng - Tổng công ty/BQP
Bài tiểu luận được chia thành 3 chương với thứ tự các mục như sau:
Chương I: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Xây lắp và Tư vấn đầu tư xây dựng - Tổng công ty 789/BQP
I Giới thiệu tóm tắt về lịch sử
Trang 4II Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ
III Ngành nghề kinh doanh
Chương II: Thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng
I Cơ cấu tổ chức
II Định biên nhân sự
III Chức năng, nhiệm vụ
IV Mối quan hệ giữa các bộ phận
Chương III: Đánh giá ưu, nhược điểm
I Đánh giá ưu, nhược điểm
II Giải pháp
1 Trong thiết lập cơ cấu
2 Về nhân sự
3 Phân định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công việc
Trang 5B PHẦN NỘI DUNG
Chương I:
Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Xây lắp và Tư vấn
đầu tư xây dựng - Tổng công ty 789/BQP.
I Giới thiệu tóm tắt về lịch sử Công ty
Công ty TNHH MTV Xây lắp và Tư vấn đầu tư xây dựng - Tổng Công ty
789 được chuyển đổi từ Xí nghiệp 199 - Tổng Công ty 789 theo Quyết định số
1474/QĐ-BQP ngày 07 tháng 5 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
Năm 1996, Bộ Quốc Phòng chính thức giao Tổng Công ty 789 bổ sung nhiệm vụ khảo sát thiết kế, Xí nghiệp 199 được thành lập - nay là Công ty TNHH MTV Xây lắp và Tư vấn đầu tư xây dựng Là một trong những đơn vị thành viên được hình thành trong giai đoạn sau, nhưng Công ty TNHH MTV Xây lắp và Tư vấn đầu tư xây dựng luôn cố gắng từng bước nâng cao năng lực chuyên môn không chỉ đáp ứng các yêu cầu khảo sát thiết kế phục vụ trong môi trường Quân đội mà còn góp phần vào công cuộc phát triển chung của ngành xây dựng Việt Nam
Từ những ngày đầu thành lập, Công ty lấy công tác tham mưu, hỗ trợ kỹ thuật trong việc triển khai thi công các công trình xây lắp mà Tổng Công ty 789 thực hiện làm trọng tâm Với đội ngũ cán bộ công nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp, nắm vững kiến thức chuyên môn và giàu sáng tạo, Công ty đã góp phần không nhỏ vào thành công chung của Tổng Công ty Các sản phẩm xây lắp của Tổng Công ty được đánh giá không những đạt các tiêu chuẩn kỹ thuật về xây lắp mà còn có hệ thống hồ sơ tài liệu quản lý chất lượng kèm theo, đầy đủ và phù hợp yêu cầu của các tiêu chuẩn, quy chuẩn chuyên ngành Công tác nghiên cứu hồ sơ được đẩy lên trước đã góp phần giúp Ban lãnh đạo Tổng Công ty đưa ra các quyết sách đúng đắn, kịp thời, áp dụng các biện pháp thi
Trang 6công tiên tiến góp phần nâng cao chất lượng công trình và đẩy nhanh tiến độ thi công đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu của Chủ đầu tư
Trong những năm đầu thế kỷ, cùng với đà phát triển mạnh mẽ của ngành xây dựng Việt Nam, đứng trước các cơ hội và thách thức, được sự quan tâm, chỉ đạo trực tiếp và định hướng đúng đắn của Ban Tổng Giám Đốc, Công ty TNHH MTV Xây lắp và Tư vấn đầu tư xây dựng đã thực sự vươn mình, nâng công tác khảo sát thiết kế tư vấn xây dựng (nhiệm vụ trọng tâm của đơn vị) lên thành mũi nhọn trong chiến lược kinh doanh của Tổng Công ty Bên cạnh việc liên tục đào tạo, tuyển dụng các kiến trúc sư, kỹ sư có tay nghề trình độ chuyên môn cao, Công ty còn phát triển việc liên danh, liên kết với các đơn vị chuyên môn trong
và ngoài nước bổ sung hoàn thiện các sản phẩm của quá trình tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng Giờ đây với đội ngũ nhân sự vững mạnh và giàu kinh nghiệm, Công ty hoàn toàn có thể cung cấp tới khách hàng các dịch vụ đầu tư xây dựng trọn gói theo hình thức tổng thầu EPC, được minh chứng bằng những công trình
đã hoàn thiện, đáp ứng các yêu cầu khắt khe nhất của Chủ đầu tư và cơ quan quản lý cả về chất lượng kỹ thuật, giá trị thẩm mỹ và tiến độ thi công
Để từng bước chủ động hơn trong công tác tìm kiếm và phát triển thị trường, Công ty đã và đang mở rộng phạm vi hoạt động và đa dạng hóa loại hình sản phẩm tư vấn Nhiều công trình dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật ngoài nhiệm vụ Quốc phòng đã được Chủ đầu tư tin tưởng và giao phó cho Công ty thực hiện Gần 20 năm qua, các công trình Công ty tham gia thực hiện
đã trải khắp nhiều tỉnh thành trong cả nước Có thể kể đến các công trình tiêu biểu như hàng loạt công trình của Tổng cục kỹ thuật; Cục điều tra hình sự/BQP; Cục Quân Y, Cục Hậu Cần, Cục Cơ Yếu - BTTM; Bộ Tư lệnh Bộ đội Biên phòng; Viện Kiểm sát Quân sự trung ương; Tập đoàn viễn thông Quân đội Viettel; Công ty CP Tân cảng - 218; Tập đoàn đầu tư GoldSun; Trụ sở Báo Công an nhân dân; Trường dạy nghề số 17, 18; Bộ tư lệnh Quân khu 2; Công ty
cổ phần Giấy An Hoà; Công ty 128 Hải Quân; Công ty đóng tầu Hồng Hà; Bộ Tổng Tham mưu, Tổng công ty 28/BQP … Không dừng lại ở đó, cùng với định
Trang 7hướng phát triển của Tổng Công ty, Công ty TNHH MTV Xây lắp và Tư vấn
đầu tư xây dựng đang tự hoàn thiện mình để đáp ứng với những yêu cầu nhiệm
vụ mới, các loại hình công trình mới mang tầm cỡ khu vực
II Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của Công ty
1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
Ghi chú:
Quan hệ chỉ huy
Quan hệ kiểm soát
Quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ
Quan hệ phối hợp
XÍ NGHIỆP 1 XÍ NGHIỆP 2 XÍ NGHIỆP 3
PHÒNG KẾ
HOẠCH KỸ
THUẬT
CHỦ TỊCH KIÊM GIÁM ĐỐC CÔNG TY
PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VĂN PHÒNG
PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG
PHÒNG CHÍNH TRỊ
XÍ NGHIỆP 4
Trang 82 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty
2.1 Chức năng, nhiệm vụ
* Quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh:
- Đăng ký kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước Hội đồng về kết quả sản xuất kinh doanh; chịu trách nhiệm trước khách hàng và Pháp luật về sản phẩm và dịch vụ do Công ty thực hiện
- Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động đảm bảo cho người lao động tham gia quản lý Công ty bằng thoả ước lao động tập thể và các quy chế khác
- Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Công ty và nhu cầu thị trường
- Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế
- Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ tài nguyên môi trường,
di tích lịch sử văn hoá quốc phòng an ninh xã hội, trật tự an toàn xã hội và công tác phòng cháy chữa cháy
- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê báo cáo định kỳ theo quy định của các cơ quan Nhà nước
- Chịu sự kiểm tra của cơ quan quản lý Nhà nước theo quy định của Pháp luật, tuân thủ các quy định về thanh tra của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
- Không ngừng đổi mới công nghệ sản xuất ứng dụng tiến bộ khoa học vào sản xuất, tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất được giao, bố trí dây chuyền sản xuất hợp lý nhằm tạo lợi nhuận cao, thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh
* Nhiệm vụ quản lý tài chính:
- Thực hiện đúng chế độ và các quy định về quản lý vốn, tài sản, chế độ kiểm toán và các chế độ khác do Pháp luật quy định, chịu trách nhiệm về tính xác thực của các báo cáo tài chính
Trang 9- Chịu trách nhiệm đối với khách hàng trong phạm vi vốn điều lệ.
- Bảo toàn và phát triển vốn
- Thực hiện các khoản phải thu và các khoản phải trả trong bảng cân đối
kế toán tại thời điểm thành lập
- Công bố công khai các thông tin và báo cáo tài chính hằng năm; đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của Công ty
- Thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp Ngân sách Nhà nước theo quy định của Pháp luật
- Công ty hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, dân chủ và tôn trọng pháp luật
- Cơ quan quyết định cao nhất của Công ty là Hội đồng thành viên
- Hội đồng thành viên bầu Ban Giám đốc để quản lý Công ty, bầu Ban kiểm soát để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị điều hành Công ty
- Quản lý điều hành hoạt động của Công ty là Giám đốc do Hội đồng thành viên bổ nhiệm và miễn nhiệm
2.2 Quyền hạn
* Quyền tự chủ sản xuất kinh doanh:
- Có quyền quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản theo luật định
- Có quyền lựa chọn hình thức và cách huy động vốn phù hợp với quy định của Pháp luật
- Tìm kiếm thị trường, trực tiếp giao dịch và ký kết hợp đồng kinh tế với các khách hàng trong và ngoài nước; trực tiếp xuất nhập khẩu theo yêu cầu hoạt động kinh doanh của Công ty và phù hợp với quy định hiện hành của Pháp luật
- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức đơn vị kinh doanh phù hợp với mục tiêu nhiệm vụ của Công ty
- Đổi mới công nghệ, trang bị phù hợp với yêu cầu phát triển và hiệu quả
Trang 10kinh doanh.
- Đặt chi nhánh Văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài
- Kinh doanh ngành nghề theo đúng quy định của Nhà nước
- Quyết định giá mua, giá bán vật tư, nguyên liệu, sản phẩm và dịch vụ
- Được quyền bảo hộ sở hữu công nghiệp, bao gồm: các sáng chế, giải pháp hữu ích, nhãn hiệu sản phẩm, kiểu dáng công nghiệp, tên gọi xuất xứ hàng hoá theo quy định của Pháp luật Việt Nam
- Đầu tư liên doanh liên kết góp vốn cổ phần
- Tuyển chọn thuê mướn sử dụng đào tạo lao động lựa chọn các hình thức trả lương thưởng, quyết định mức lương trên cơ sở cống hiến và hiệu quả sản xuất kinh doanh và các quyền khác của người sử dụng lao động theo quy đinh của Bộ luật Lao động
- Mời và tiếp khách nước ngoài hoặc cử cán bộ, nhân viên của Công ty đi công tác nước ngoài phù hợp chủ trương mở rộng hợp tác và các quy định của Nhà nước
- Các quyền khác do Pháp luật quy định
* Quyền quản lý tài chính:
- Sử dụng vốn và các quỹ để phục vụ các nhu cầu kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi
- Nhượng bán hoặc cho thuê những tài sản không dùng đến hoặc chưa dùng hết công suất
- Phát hành chuyển nhượng bán các cổ phiếu trái phiếu theo quy định của Pháp luật, được thế chấp giá trị quyền sử dụng đất đai gắn liền với tài sản thuộc quyền sở hữu của Công ty tại các Ngân hàng để vay vốn kinh doanh theo quy định của Nhà nước và Pháp luật
Trang 11III Ngành, nghề kinh doanh:
năm-đến nay
1 Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan Chi tiết:
- Giám sát thi công xây dựng công trình dân dụng công nghiệp và
hạ tầng kỹ thuật Lĩnh vực: Xây dựng-hoàn thiện, hạ tầng kỹ thuật;
- Giám sát công tác xây dựng và hoàn thiện công trình xây dựng
giao thông (cầu - đường bộ);
- Giám sát lắp đặt thiết bị công trình, lắp đặt thiết bị công nghệ
điện công trình dân dụng;
- Khảo sát địa chất công trình;
- Khảo sát trắc địa công trình;
- Thiết kế quy hoạch xây dựng, thiết kế kiến trúc công trình;
- Thiết kế kết cấu công trình dân dụng, công nghiệp;
- Thiết kế hệ thống mạng thông tin - liên lạc công trình XD;
- Thiết kế xây dựng công trình cấp thoát nước;
1996
4 Lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình 1996
5 Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình 1996
7 Thẩm tra thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công 1996
10 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác 1989
13 Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí 1996
17 Tư vấn quản lý chi phí đầu tư xây dựng hạng 2 1996
19 Kiểm định chất lượng công trình xây dựng 2008
Trang 1220 Chứng nhận đủ điều kiện bảo đảm an toàn chịu lực công trình xây dựng
và chứng nhận sự phù hợp về chất lượng công trình xây dựng
2008
Chương II:
Thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng
I Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Trang 13
Ghi chú:
Quan hệ chỉ huy
Quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ
Quan hệ phối hợp
II Định biên nhân sự
Như chúng ta đã biết, con người là chủ thể thực hiện những hoạt động cần thiết để đạt được những mục tiêu của tổ chức Tổ chức cơ cấu nhân sự phù hợp trong tổ chức giúp chúng ta quản lý tốt nguồn lực tiềm tàng này và nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng
số nguồn nhân lực của Văn phòng là 14 người Hiện nay Văn phòng vẫn tiếp tục quan tâm để tuyển thêm các cán bộ có trình độ để thay thế những cán bộ đến tuổi nghỉ hưu Với độ tuổi trung bình 30 đội ngũ cán bộ văn phòng tạo được sự
ổn định cho vấn đề nhân sự tuy vậy cần có sự phân bố lại về số lượng, trẻ hoá tại Văn phòng để có được sự năng động cần thiết phục vụ cho chiến lược mới
III Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
Văn phòng hiện diện khắp mọi nơi, từ cơ quan nhà nước đến các doanh nghiệp, nhưng với những tên gọi khác nhau như: phòng Hành chính, phòng Tổ
Bộ phận Văn thư
CHÁNH VĂN PHÒNG
Bộ phận Lưu trữ
Bộ phận Lễ tân Đội xe Bộ phận Hậu cần
Trang 14chức hành chính, phòng Hành chính tổng hợp Bộ phận này thường chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám Đốc Dưới dạng tĩnh, Văn phòng được hiểu là nơi làm việc giấy tờ như: viết giấy giới thiệu, đóng dấu công văn giấy tờ, soạn thảo công văn thư từ liên lạc, nhận và chuyển công văn, lo sắp xếp bàn ghế Dưới dạng động, công tác Văn phòng không chỉ đơn thuần là nơi xử lý công văn giấy tờ,
mà là nơi xử lý thông tin
Văn phòng là tổ chức quan trọng trong việc soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho hiệu quả; là trung tâm xử lý và ghi nhớ công văn giấy tờ cho tất cả các bộ phận của một Doanh nghiệp, một tổ chức Chỗ nào có tổ chức làm việc, hoặc là làm các công việc quản lý hành chính đều có nơi làm việc, giao dịch giấy tờ thì đó là Văn phòng Như vậy, Văn phòng là bộ máy làm việc của doanh nghiệp, giúp giải quyết công việc thuộc chức năng và thẩm quyền của doanh nghiệp, là nơi đối nội, đối ngoại của doanh nghiệp Đó là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả
Văn phòng gồm 4 chức năng cơ bản sau:
- Tham mưu, tổng hợp giúp Ban Giám đốc tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các đơn vị tham mưu phục vụ cơ quan
- Tham mưu nghiên cứu, đề xuất chủ trương, chính sách thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại
- Tham mưu về công tác quản lý tài chính, tài sản, trực tiếp quản lý tài sản của Công ty và các đơn vị
- Trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Công ty
Năm nhóm nhiệm vụ chủ yếu đó là:
- Nghiên cứu, đề xuất: Quy chế làm việc, Chương trình công tác, công tác đối ngoại; sơ kết, tổng kết thực tiễn về công tác văn phòng Công ty