Khảo sát đánh giá về thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại công ty TNHH nam thắng

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY, DOANH NGHIỆP CỦA VIỆT NAM 3 1. Văn phòng một bộ phận cấu thành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp 3 1.1. Khái niệm Văn phòng. 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng công ty, doanh nghiệp. 3 1.2.1. Chức năng. 3 1.2.2. Nhiệm vụ. 4 2. Tổ chức bộ máy văn phòng 4 2.1. Vị trí, vai trò văn phòng trong doanh nghiệp. 4 2.2. Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng công ty, doanh nghiệp. 5 2.3. Những hình thức tổ chức bộ máy văn phòng. 6 2.4. Những nội dung cần thiết tổ chức bộ máy văn phòng. 7 2.5. Các yếu tố ảnh hưởng tổ chức bộ máy văn phòng. 7 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG 9 CỦA CÔNG TY TNHH NAM THẮNG 9 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH Nam Thắng 9 1.1. Giám đốc công ty. 9 1.2. Hai Phó giám đốc. 10 1.3. Các phòng ban chức năng. 10 1.3.1. Phòng Hành chính Tổ chức. 10 1.3.2. Phòng Kế toán. 10 1.3.3. Phòng Kế hoạch: 10 2. Hướng phát triển trong những năm tới của công ty. 10 3. Bộ máy văn phòng tại Công ty TNHH Nam Thắng 10 3.1. Khái quát chung về phòng Hành chính Tổ chức công ty. 11 3.2. Thực trạng tổ chức bộ máy phòng hành chính tổ chức 11 3.2.1. Tổ chức bộ máy 11 3.2.2 Những ưu điểm. 14 3.2.3. Một số tồn tại. 15 3.2.4. Nguyên nhân. 15 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC 17 BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH NAM THẮNG 17 1. Xây dựng thực hiện quy chế tập trung dân chủ 17 2. Bố trí sắp xếp lại nhân sự phòng Hành chính tổ chức. 18 3. Sắp xếp, bố trí lại vị trí các phòng ban 19 4. Tăng cường công tác kiểm tra. 19 5. Xây dựng sơ đồ phân phối công việc. 20 6. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ văn phòng. 20 7. Tăng cường các biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công ty. 21 8. Đầu tư trang thiết bị văn phòng và cải tiến môi trường làm việc. 21 9. Nâng cao vai trò, trách nhiệm của phòng hành chính tổ chức. 22 KẾT LUẬN 23 PHỤ LỤC 24

Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 LỜI NĨI ĐẦU Từ Đại hội VI tháng 12 năm 1986 đến nước ta mở nhiệm vụ cho ổn định phát triển lĩnh vực kinh tế, văn hố, trị Việt Nam Song tổ chức doanh nghiệp cần phải hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác tổ chức máy quản lý, hoạt động văn phòng điều kiện cần thiết nhằm thực thành cơng nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố đất nước Đối với cơng ty, doanh nghiệp, hoạt động có hiệu việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động hành văn phòng nhiệm vụ hàng đầu cần quan tâm đặc biệt Văn phòng đóng vai trò quan trọng cầu nối phận chức cơng ty, doanh nghiệp có nhiệm vụ đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động doanh nghiệp thông suốt Sau học tập nghiên cứu chuyên ngành Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sau thời gian ngắn nghiên cứu chuyên đề “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” khảo sát Cơng ty TNHH Nam Thắng: địa xã Bình Phú – Thạch Thất – Hà Nội, em thấy vai trò quan trọng hoạt động Hành văn phòng việc tổ chức quản lý, điều hành công ty, doanh nghiệp Xuất phát từ thực trạng hoạt động văn phòng cơng ty em sâu vào nghiên cứu mạnh dạn đưa số giải pháp cho báo cáo tiểu luận “Khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức máy văn phòng cơng ty TNHH Nam Thắng: Đề tài em chọn khơng có tham vọng lý giải cách cụ thể chi tiết trình hoạt động, thay đổi tổ chức điều hành hoạt động mà sở nghiên cứu mặt mạnh, mặt yếu văn phòng để có số ý kiến nhỏ góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Với hướng dẫn giảng viên: Nguyễn Đăng Việt giúp đỡ cán văn phòng Cơng ty TNHH Nam Thắng - Em hồn thành tiểu luận với nội dung gồm: Chương I: Khái quát tổ chức máy công ty TNHH Nam Thắng Chương II: Thực trạng tổ chức máy văn phòng Cơng ty TNHH Nam Thắng Chương III: Đánh giá ưu, khuyết điểm số giải pháp hồn thiện tổ chức máy văn phòng Công ty TNHH Nam Thắng Báo cáo tiểu luận SV: Ngơ Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 Để hoàn thành tốt báo cáo tiểu luận chuyên đề Quản trị văn phòng doanh nghiệp em xin chân thành cảm ơn thầy giáo giảng viên Nguyễn Đăng Việt – Ban lãnh đạo công ty TNHH Nam Thắng tạo điều kiện thuận lợi cho em thời gian nghiên cứu học tập trường đến công ty TNHH Nam Thắng khảo sát hoạt động văn phòng cơng ty nhằm bổ sung vào báo cáo tiểu luận Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2016 Sinh viên thực Ngơ Đình n Báo cáo tiểu luận SV: Ngơ Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 MỤC LỤC Văn phòng phận cấu thành quan, tổ chức, doanh nghiệp 1.1 Khái niệm Văn phòng TRƯỞNG PHÒNG .12 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC 17 BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH NAM THẮNG 17 PHỤ LỤC 25 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY, DOANH NGHIỆP CỦA VIỆT NAM Văn phòng phận cấu thành quan, tổ chức, doanh nghiệp 1.1 Khái niệm Văn phòng Hiện có nhiều cách hiểu khác văn phòng, thơng thường người ta cho rằng: văn phòng nơi làm việc giấy tờ, đâu có giao dịch cơng văn giấy tờ văn phòng Đó cách nhìn đơn dạng nghiệp vụ riêng lẻ như: soạn thảo văn bản, đóng dấu, chuyển nhận công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, hậu cần, tiếp khách… Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ cách tổ chức mà người ta có nhiều cách gọi khác như: văn phòng, phòng hành chính, phòng hành tổ chức, hành tổng hợp để văn phòng nói chung Từ quan điểm trên, theo góc độ nhà tổ chức văn phòng định nghĩa văn phòng sau: Văn phòng máy làm việc quan, doanh nghiệp, giúp giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền quan, doanh nghiệp, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan, doanh nghiệp Đó nơi soạn thảo tổ chức hồ sơ, công văn giấy tờ nhận chuyển công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, tiếp khách, lễ tân nhằm mục đích thơng tin cho có hiệu quả, phục vụ cho công việc quản lý 1.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng cơng ty, doanh nghiệp 1.2.1 Chức Chức năng, nhiệm vụ quan, doanh nghiệp sơ để xác định chức năng, nhiệm vụ tổ chức hoạt động văn phòng quan, doanh nghiệp Văn phòng gồm có hai chức sau: - Tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành hỗ trợ - Dịch vụ hỗ trợ Hai chức quan trọng nhau, không tách rời nhau, hỗ trợ bổ sung cho nhau, có chức phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo quan, doanh nghiệp, đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cung cấp Báo cáo tiểu luận SV: Ngơ Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 thơng tin nhằm thúc đẩy hoạt động quản lý điều hành quan, doanh nghiệp a Chức tham mưu tổng hợp, xử lý thơng tin hành hỗ trợ: Sản phẩm hoạt động hành văn phòng thơng tin; phần lớn hoạt động văn phòng liên quan đến việc tiếp nhận liệu dạng số, chữ, âm hình ảnh xử lý, xếp thành mẫu hình có ý nghĩa lãnh đạo quan, doanh nghiệp sử dụng để định hoạch định kiểm soát hoạt động quan, doanh nghiệp Những yêu cầu lại dẫn đến thiết lập hệ thống thông tin doanh nghiệp lẫn kinh tế Doanh nghiệp ngày mở rộng quy mơ đa dạng hố sản phẩm để phân tán rủi ro kinh doanh Đồng thời phải vượt lên môi trường cạnh tranh, nên nhà quản lý mong đợi cung cấp thông tin giá trị khoảng thời gian hẹp họ Vì cần phải tăng cường chức tham mưu tổng hợp - xử lý thơng tin hành hỗ trợ văn phòng b Chức dịch vụ hỗ trợ: Chức có ý nghĩa quan trọng, đa dạng bao quát nhiều nội dung, với chức dịch vụ hỗ trợ, văn phòng có trách nhiệm tạo dịch vụ điều kiện thuận lợi cho phận nghiệp vụ, cá nhân hoạt động, đảm bảo phát triển, có tính liên kết hỗ trợ phận Cho nên phải có kế hoạch hợp lý tổ chức hữu hiệu, tuỳ theo quy mô quan, doanh nghiệp, cách quản lý nhà lãnh đạo mà lập nhiều phận để thực chức 1.2.2 Nhiệm vụ Để thực hai chức văn phòng có nhiệm vụ như; Xây dựng chương trình công tác năm, tháng, quý, tháng lịch công tác hàng tuần doanh nghiệp thường xuyên đôn đốc, theo dõi thực chương trình Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án, định quản lý theo giao phó lãnh đạo quan, doanh nghiệp Kiểm tra thể thức văn bản, soạn thảo văn quản lý văn Công tác quản lý, sử dụng dấu, công tác lập hồ sơ lưu trữ Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại cầu nối liên hệ với quan cấp trên, ngang cấp cấp Văn phòng doanh nghiệp thể mặt doanh nghiệp Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động doanh nghiệp mặt kinh phí, sở vật chất, quản lý vật tư, tài sản doanh nghiệp Báo cáo tiểu luận SV: Ngơ Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 Giải nhiệm vụ đột xuất khác theo yêu cầu lãnh đạo Tổ chức máy văn phòng 2.1 Vị trí, vai trò văn phòng doanh nghiệp Văn phòng doanh nghiệp, nơi thu thập, xử lý tổng hợp thông tin doanh nghiệp, nơi soạn thảo công văn giấy tờ, tổ chức sử dụng hồ sơ, giao tiếp đối nội đối ngoại doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho phận khác hoạt động Với chức tham mưu văn phòng có nhiệm vụ cung cấp thơng tin, tư vấn cho lãnh đạo trình hoạch định tổ chức, định quản lý Bên cạnh đó, văn phòng cầu nối hoạt động phận tổ chức, tạo thống nhất, ăn khớp việc thực mục tiêu chung tổ chức Ngày nay, hoạt động hành khơng ngừng mở rộng, nghiệp vụ văn phòng ngày gia tăng đóng vai trò quan trọng hoạt động doanh nghiệp, khẳng định phận thiếu doanh nghiệp 2.2 Những u cầu tổ chức máy văn phòng cơng ty, doanh nghiệp Khi tiến hành tổ chức máy văn phòng nhà quản trị ln quan tâm đến văn phòng tổ chức, xây dựng cách khoa học, hợp lý nhằm đáp ứng yêu cầu máy văn phòng tinh gọn, hiệu lực, tính ổn định tương đối, có độ tin cậy cao, tính kinh tế, linh hoạt chức Ngược lại, máy văn phòng tổ chức cồng kềnh, thiếu tính linh hoạt hoạt động khơng chức dẫn đến văn phòng khơng hoạt động hiệu quả, lãng phí mà cản trở, gây ảnh hưởng tới toàn hoạt động quan, doanh nghiệp Bên cạnh đó, q trình hoạt động văn phòng, nhà quản trị phải có nghiên cứu, đánh giá cách đầy đủ, khách quan nguyên nhân dẫn đến hoạt động văn phòng hiệu quả, từ tìm biện pháp khắc phục kịp thời Khi tiến hành tổ chức máy văn phòng để đạt hiệu quả, nhà quản trị cần xác định cấu tổ chức, chế vận hành phải phù hợp với mục tiêu chung doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức máy văn phòng kết bố trí phận, cá nhân gắn bó với cách hợp lý, tạo thành hệ thống Phương thức vận hành để cấu hoạt động chức năng, chế vận hành bao gồm từ trách nhiệm, quyền hạn, chế độ làm việc đến mối quan hệ bên máy văn phòng mối quan hệ bên ngồi Khi tiến hành xây dựng tổ chức văn phòng cần xác định cấu, chế phù hợp với mục tiêu chung quan, doanh nghiệp phải thể hiệu hoạt động tổ chức máy văn phòng phụ thuộc ba yếu tố trên, chức không rõ ràng không phục vụ mục tiêu chung doanh nghiệp, cấu Báo cáo tiểu luận SV: Ngơ Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 không hợp lý không thực tốt chức năng, chế không phù hợp gây rối loạn vận hành cấu Văn phòng cần chun mơn hố phận nằm mối quan hệ định nhằm tạo liên kết chặt chẽ, hài hoà tổ chức Khi xác lập mối quan hệ cấu tổ chức máy văn phòng, cần xác định rõ mối quan hệ theo phân công hay theo chuyên môn như: quan hệ dọc hay quan hệ ngang, quan hệ lâu dài, thường xuyên hay quan hệ đột xuất; quan hệ thức hay quan hệ khơng thức - Văn phòng có hai loại quan hệ bản: Quan hệ điều khiển - phục tùng Quan hệ phối hợp - công tác + Quan hệ điều khiển - phục tùng: quan hệ chủ yếu, bảo đảm kỷ cương thể tác động qua lại cấp với cấp dưới, người phụ trách người thừa hành + Quan hệ phối hợp - cộng tác: mối quan hệ mang tính hiệp thương phận có trách nhiệm liên đới, làm tăng hiệu lực quản lý, bổ trợ cho mối quan hệ điều khiển phục tùng, tạo tính đồng tồn diện Phối hợp vừa có tính tổ chức vừa mang tính tự giác Quan hệ cộng tác quan hệ khơng thức, dựa giao tiếp ứng xử xã hội khơng mang tính hành 2.3 Những hình thức tổ chức máy văn phòng Bộ máy văn phòng tổ chức theo nhiều mơ hình khác nhau, qua thực tế, nhà quản lý hành thường áp dụng số mơ hình tổ chức sau: a Mơ hình tập trung: Theo mơ hình chức xử lý thơng tin hành hỗ trợ văn phòng tập trung văn phòng Các phận văn phòng phân công phụ trách công việc cụ thể theo loại dịch vụ hay nhóm dịch vụ Mơ hình thường áp dụng tổng cơng ty, doanh nghiệp lớn Ưu điểm tiết kiệm sử dụng thiết bị văn phòng mặt Nói cách khác, áp dụng mơ hình người ta tận dụng hết trang thiết bị chuyên biệt cho phép hoạch định thời gian biểu tốt cho máy móc nhằm đáp ứng cho thời kỳ cao điểm, tiết kiệm việc sử dụng nhân viên văn phòng có hiệu cao b Mơ hình phân tán: Các dịch vụ có tính chun mơn tách thành phòng ban chức riêng như: Phòng Kế tốn, Phòng Tổ chức cơng việc như; quy trình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp phòng Hành chịu trách nhiệm Mơ hình thường áp dụng quan, doanh nghiệp vừa nhỏ, phòng ban chức làm tham mưu cho lãnh đạo Báo cáo tiểu luận SV: Ngơ Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 c Mơ hình hỗn hợp: Với mơ hình tổ chức vừa tập trung vừa phân tán, thường áp dụng doanh nghiệp lớn có quy mơ tổ chức phức tạp Việc tổ chức điều hành văn phòng kết hợp ưu điểm mơ hình tập trung phân tán, song có mặt hạn chế định chồng chéo chức năng, khó quản lý điều hành văn phòng Mỗi quan, doanh nghiệp tuỳ theo quy mô tổ chức, điều kiện sản xuất kinh doanh mà áp dụng mơ hình tổ chức máy văn phòng phù hợp nhất, động, tinh gọn, hiệu tiết kiệm chi phí Có thể áp dụng nhiều mơ hình tổ chức quan, doanh nghiệp, tuỳ vào lực nhà quản trị, quan tâm lãnh đạo cơng tác văn phòng khả tài mà xây dựng máy văn phòng cho phù hợp 2.4 Những nội dung cần thiết tổ chức máy văn phòng Một nội dung tổ chức máy văn phòng việc vào thể chế, pháp luật, sách, quy định nhà nước, văn hướng dẫn quan quản lý cấp để tiến hành xây dựng sơ đồ cấu tổ chức máy văn phòng Đây sở quan trọng nhằm xác định đặc trưng cần có đảm bảo việc tổ chức hoạt động văn phòng theo đường lối sách Đảng nhà nước Nội dung tiến hành tổ chức máy văn phòng theo quy đinh pháp luật gồm: xác định mục tiêu tổ chức; xây dựng phân hệ chức nhằm đảm bảo mục tiêu; phân cấp trách nhiệm quyền hạn cho cấp quản lý; xác lập mối quan hệ phận với cấp với đơn vị đối tác; xác định nhu cầu cán thông tin Xác định thành phần, phận cấu tổ chức mối quan hệ phận Xác định thành phần phận cấu chun mơn hố hoạt động quản lý qua phân cấp phân chia chức năng, quyền hạn cho phận Phân phối cụ thể hoá chức năng, nhiệm vụ; giao quyền hạn định số lượng cán bộ, nhân viên cần thiết cho phận Xây dựng ban hành điều lệ, quy định, quy chế hoạt động, xây dựng môi trường làm việc nề nếp, tác phong làm việc 2.5 Các yếu tố ảnh hưởng tổ chức máy văn phòng Trên thực tế có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới việc tổ chức máy văn phòng như: thể chế, pháp luật, sách, tổ chức lao động, nhân lực, tài chính, khoa học cơng nghệ - thơng tin, văn hố cơng sở chủ yếu gồm hai yếu tố: Báo cáo tiểu luận SV: Ngô Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 - Yếu tố khách quan: + Là yếu tố ảnh hưởng từ chế độ kế hoạch tập trung quan liêu bao cấp, trình độ phát triển kinh tế thấp nhân tố cản trở phát triển hành nước ta, thiếu thống văn pháp luật tổ chức hoạt động văn phòng nhiều nguyên nhân khác dẫn đến việc tổ chức máy hoạt động văn phòng hiệu + Sự bùng nổ thông tin, xu tồn cầu hố diễn nhanh chóng gây khó khăn việc xây dựng, tổ chức máy văn phòng đáp ứng đầy đủ chức tham mưu tổng hợp, xử lý thơng tin hành - u tố chủ quan: + Tổ chức lao động: Là phân cơng, bố trí, sử dụng lực lượng lao động với cách làm việc khoa học nhằm đạt suất, hiệu cao Việc tổ chức lao động có hiệu phải dựa trình độ, kinh nghiệm nhà quản trị đặc biệt nhà quản trị phải có hiểu biết, nắm rõ lực, đạo đức, trình độ chun mơn thành viên, số lượng nhân viên phòng, từ có phân cơng nhiệm vụ phù hợp với trình độ, lực cá nhân + Tài chính: Tài có tác động mạnh mẽ đến việc tổ chức máy văn phòng có tính định đến quy mơ, đại hố thiết bị văn phòng Khi thực tổ chức văn phòng nhà quản trị ln phải tình hình tài quan, doanh nghiệp lựa chọn phương án tổ chức tối ưu nhất, sử dụng hiệu nguồn lực với chi phí thấp + Khoa học cơng nghệ: Để thực chức này, văn phòng phải trang bị đầu tư mức máy móc, thiết bị phục vụ cho việc quản lý khai thác thông tin có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu thơng tin để quản lý điều hành doanh nghiệp Song cần phải vào tình hình tài để lựa chọn phương án đầu tư mua thiết bị phù hợp + Mơi trường văn hố: Do dân tộc có đặc điểm truyền thống, văn hố, trải qua q trình phát triển lịch sử riêng mình, với giá trị truyền thống có tính đặc thù, có ảnh hưởng đến phát triển nói chung Ngồi ra, q trình hình thành phát triển quan, doanh nghiệp tạo sắc riêng, đặc trưng riêng tồn tổ chức, doanh nghiệp đó, sợi dây vơ hình kết nối thành viên quan, doanh nghiệp, văn hố doanh nghiệp Báo cáo tiểu luận SV: Ngơ Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY TNHH NAM THẮNG Cơ cấu tổ chức máy Công ty TNHH Nam Thắng Là công ty TNHH Nam Thắng có quy mơ nhỏ, cơng tác quản lý cơng ty tổ chức theo mơ hình trực tiếp, chức Bộ máy gọn nhẹ, quản lý theo chế độ thủ trưởng Đứng đầu công ty Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc hai Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực tài kỹ thuật, trưởng, phó phòng ban tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc mặt như; Cơng tác Hành chính; Cơng tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương; Công tác kế hoạch kinh doanh công ty; Công tác tài chính, thống kê kế tốn; Cơng tác văn thư, lưu trữ; Các hoạt động khác Sơ đồ tổ chức máy cơng ty TNHH Nam Thắng GIÁM ĐỐC CƠNG YY Ngơ Đình Tn HAI PHĨ GIÁM ĐỐC Nguyễn Văn Hạnh Nguyễn Thị Tuyến Phòng kế tốn Phòng HC - TC Xưởng sản xuất số Xưởng sản xuất số Báo cáo tiểu luận Phòng KH - KT SV: Ngơ Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 1.1 Giám đốc công ty Là người đại diện cho doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước Nhà nước pháp luật hoạt động kinh doanh công ty, bảo đảm thu nhập cho người lao động, thu nộp ngân sách mặt khác công ty 1.2 Hai Phó giám đốc - Cơng ty có hai Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc hai mảng lĩnh vực sản xuất kinh doanh công ty: + Một Phó giám đốc phụ trách đạo mặt kỹ thuật lĩnh vực khai thác chế biến lâm sản + Một Phó giám đốc phụ trách đạo hoạt động kinh doanh lĩnh vực xây dựng 1.3 Các phòng ban chức 1.3.1 Phòng Hành Tổ chức Chức nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ cho ban lãnh đạo công ty mặt; Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương; Soạn thảo loại công văn giấy tờ công ty; Điều động tuyển dụng lao động; Giải chế độ sách; Cơng tác hồ sơ nhân 1.3.2 Phòng Kế tốn Phòng Kế tốn có chức quản lý tham mưu cho Giám đốc cơng tác kế tốn, thống kê tài chính, cung cấp thơng tin cho việc định Ban lãnh đạo cơng ty 1.3.3 Phòng Kế hoạch: Tham mưu cho Giám đốc xây dựng kế hoạch tổng hợp ngắn hạn, dài hạn kế hoạch tác nghiệp lĩnh vực kỹ thuật công nghệ, chiến lược phát triển công ty hai lĩnh vực lâm sản xây dựng Hướng phát triển năm tới công ty Công ty có hướng phát triển năm tới là: Tiếp tục đẩy mạnh việc khai thác, chế biến kinh doanh sản xuất lâm sản lĩnh vực xây dựng đường giao thơng nơng thơn cơng trình nhà ở, cơng trình tập thể địa bàn huyện, số huyện lân cận Đẩy mạnh công tác tiếp thị, mở rộng thị trường tiêu thụ nước khu vực, phát huy hết khả năng, tiềm sẵn có địa phương, ổn định tình hình sản xuất Đầu tư máy móc phục vụ sản xuất kinh doanh chế biến lâm sản đại, nâng cao suất lao động Báo cáo tiểu luận 10 SV: Ngơ Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 thay đổi yếu tố trị, xã hội, thực tốt chức tham mưu cho Ban giám đốc hoạt động quản lý điều hành cơng ty Phòng Hành tổ chức thiết kế động, nhân viên tinh giảm tối đa với cấu nhân gồm 07 người Chức năng, nhiệm vụ người quy định rõ ràng gắn với chức danh công việc cụ thể: Trưởng phòng Tổ chức Hành chính: người chịu trách nhiệm đạo chung toàn hoạt động phòng Trưởng phòng kiêm chức vụ Trưởng phòng Kế toán, người phụ trách mặt hoạt động tài cơng ty Phó phòng Tổ chức Hành chính: người giúp Trưởng phòng giải cơng việc thuộc lĩnh vực tổng hợp sản xuất lâm nghiệp xây dựng giám đốc, trưởng phòng phân cơng: Giúp Trưởng phòng theo dõi, báo cáo nhanh tình hình thực cơng tác tuần, tháng, q, năm; Thực chế độ, sách cho cán bộ, nhân viên công nhân công ty; Chỉ đạo nhân viên thực công tác: tạp vụ, lễ tân, bảo vệ; Triển khai cơng việc Trưởng phòng phân cơng; Đón tiếp khách, tổ chức hội nghị, họp lãnh đạo; Ngồi nhiệm vụ trên, phó phòng đảm nhiệm cơng việc Thủ quỹ phòng Kế toán - Các nhân viên giúp việc + Nhân viên văn thư - lưu trữ: Nhân viên văn thư - lưu trữ thực nhiệm vụ cụ thể: + Nhân viên phụ trách lâm sản: Thực nhiệm vụ lĩnh vực sản xuất kinh doanh lâm sản + Nhân viên phụ trách xây dựng: Thực nhiệm vụ lĩnh vực sản xuất kinh doanh xây dựng + Nhân viên phụ trách hậu cần văn phòng, hội họp, lễ tân công ty c Mối quan hệ Khi xây dựng máy văn phòng, lãnh đạo công ty trọng đến việc thiết lập mối quan hệ tổ chức phòng, ban tồn cơng ty nói chung, phận phòng Hành tổ chức nói riêng Cơng ty quản lý theo chế độ thủ trưởng, Trưởng phòng Hành tổ chức định quản lý, điều hành thơng qua hình thức định, mệnh lệnh, thông báo Căn thị, định, kế hoạch Ban giám đốc, Giám đốc, dựa quyền hạn trách nhiệm điều kiển nhân viên triển khai thực Đây đặc trưng quan hệ điều kiển - phục tùng, quan Báo cáo tiểu luận 13 SV: Ngơ Đình Yên Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 hệ chủ yếu nhất, quan hệ theo chiều dọc hệ thống tổ chức máy quan, doanh nghiệp Việt Nam Ngoài quan hệ điều kiện - phục tùng, phòng Hành tổ chức có mối quan hệ thiếu quan hệ phối hợp – cộng tác, quan hệ theo chiều ngang phòng Hành tổ chức với phòng chức khác như: phòng Kế tốn, phòng Kế hoạch - Vật tư kỹ thuật, Các phòng có trách nhiệm phối hợp với phòng hành tổ chức việc cụ thể hố hướng dẫn cấp q trình sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực phụ trách để thực định Giám đốc Các nhân viên phòng trưởng phòng phối hợp chung, hỗ trợ cơng việc mang tính vụ hành Tạo mối liên kết chặt chẽ, mật thiết quan hệ công việc quan hệ xã hội nội công ty, cững nội phòng làm việc, nhằm tăng hiệu hoạt động phòng, thúc đẩy sản xuất kinh doanh cơng ty d Bố trí phòng làm việc (Phụ lục kèm theo) Do sở vật chất chưa đầu tư theo hệ thống đại, sử dụng nhà xưởng cũ, nên việc tổ chức bố trí phòng ban bị hạn chế, bó hẹp: phòng làm việc diện tích nhỏ, đặt gần khu sản xuất gây nhiều tiếng ồn, khó áp dụng biện pháp kỹ thuật không gian, ánh sáng để tạo mơi trường làm việc kích thích suất lao động Ngoài ra, chưa nắm rõ nguyên tắc tổ chức, bố trí khoa học phòng làm việc, nên xếp vi phạm nguyên tắc tương quan phận nguyên tắc luồng công việc Với cách bố trí này, cán bộ, nhân viên nhiều thời gian cho việc di chuyển theo luồng cơng việc có việc liên quan trực tiếp đến Giám đốc, phòng Kế hoạch vật tư kỹ thuật mỏ phòng chuyên nghiên cứu đề án, kế hoạch khai thác cần không gian yên tĩnh để làm việc bố trí nơi nhiều người qua lại e Hiện đại hoá máy văn phòng Hiện cơng ty TNHH Nam Thắng có hệ thống trang thiết bị đại, chưa đầy đủ song phục vụ tốt có hiệu việc xử lý, cung cấp thông tin như: máy vi tính, máy in, máy Fax, điện thoại, máy photo copy ứng dụng công nghệ phần mềm vào quản lý phần mềm kế toán, kiểm tra chất lượng sản phẩm 3.2.2 Những ưu điểm Báo cáo tiểu luận 14 SV: Ngơ Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 Ban lãnh đạo cơng ty TNHH Nam Thắng trọng đến máy văn phòng đáp ứng đầy đủ tính tinh gọn, tính hiệu lực tính linh hoạt xây dựng máy văn phòng, ưu điểm có tính định đến hiệu hoạt động phòng hành tổ chức Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động hợp lý với cấu nhân tinh giảm tối đa, tạo cán nhân viên linh hoạt xử lý công việc, tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phát huy hết lực thân Việc giải mối quan hệ cán nhân viên phòng nói riêng, phòng hành tổ chức với phận khác nói chung giám đốc trưởng phòng hành trọng, phối hợp xây dựng môi trường làm việc văn minh, lịch sự, tạo gắn bó, đồn kết tồn cơng ty Ngồi ra, lãnh đạo công ty trọng công tác đào tạo nguồn nhân lực, tăng cường chức văn phòng, tạo điều kiện tốt hỗ trợ cho phận chức hoàn thành tốt nhiệm vụ, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh công ty ngày phát triển ổn định Thành công công ty khẳng định kết kinh doanh qua năm, năm sau cao năm trước, mức thu nhập bình quân năm 2015 6.500.000 đ/tháng/người 3.2.3 Một số tồn Từ nhận thức đổi tổ chức máy văn phòng cơng ty hạn chế, cấu tổ chức chưa hợp lý, chế hoạt động chưa khoa học, rời rạc, thiếu hẳn khâu giám sát, kiểm tra, phối hợp hoạt động hành phòng Hành tổ chức cơng ty với hoạt động phòng khác, thực cách không đầy đủ, nhân viên bố trí thường có chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, tính chun mơn chưa cao, chưa sát vào phục vụ sản xuất, khả thích ứng linh hoạt với tình xẩy cơng ty tác động môi trường bên ngồi chưa cao Trình độ chun mơn cán bộ, nhân viên văn phòng cơng ty chưa đồng đều, chưa đầu tư chuyên ngành, đa phần đào tạo từ kinh nghiệm không qua trường lớp, cơng tác đại hố trang thiết bị văn phòng chưa đầu tư mức, yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động văn phòng 3.2.4 Ngun nhân Thực sách Đảng nhà nước, quan tâm đến hệ thống công ty, doanh nghiệp đổi công tác quản lý quản lý xếp lại doanh Báo cáo tiểu luận 15 SV: Ngơ Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 nghiệp nhà nước, đời luật doanh nghiệp tạo mơi trường thuận lợi, thơng thống cho cơng ty TNHH Nam Thắng mở rộng quy mô sản xuất, đa dạng hoá sản phẩm, nhiều lĩnh vực kinh doanh, mở rộng thị trường tiêu thụ nâng cao suất lao động Đây yếu tố tác động tích cực đến hoạt động phòng hành tổ chức, nâng vị trí, vai trò văn phòng ty Nguyên nhân chủ quan: Lãnh đạo công ty nhận thức tầm quan trọng, vị trí, vai trò văn phòng hoạt động cơng ty chưa đầy đủ, thiếu kinh nghiệm thực tế việc tổ chức máy văn phòng cơng ty Ý thức chấp hành nội quy, quy chế hoạt động kỷ luật chưa cao Quy mô sản xuất nhỏ, mặt cơng ty chật, phòng làm việc chật hẹp dẫn đến gặp nhiều khó khăn việc sản xuất tiêu thụ sản phẩm, nên công ty trọng vào phát triển sản xuất, chưa có nhiều điều kiện đầu tư, mở rộng hoạt động văn phòng, nguồn kinh phí đầu tư cho cơng tác quản lý, mua sắm trang thiết bị văn phòng hạn chế nguyên nhân dẫn đến tồn việc tổ chức hoạt động phòng Hành tổ chức Nguyên nhân khách quan: Là thể chế giám sát, kiểm tra, tra lĩnh vực tổ chức, nhân hoạt động công vụ yếu kém, chậm thay đổi, sửa chữa bất cập, lạc hậu hệ thống thể chế Việt Nam, văn pháp luật chủ trương sách Nhà Nước nhiều chồng chéo, hay thay đổi, doanh nghiệp khó phân biệt loại hiệu lực, loại hết hiệu lực Còn nhiều vấn đề bất cập chế quản lý điều hành nhà nước, chưa có quy định cụ thể thống cách tổ chức văn phòng hoạt động văn phòng Ngồi ra, đặc điểm sản xuất cơng ty phụ thuộc vào thời tiết dẫn đến doanh thu không ổn định, đời sống cán công nhân viên nhiều khó khăn nên việc đầu tư đổi trang thiết bị văn phòng bị hạn chế, số nguyên nhân dẫn đến việc thực chức tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành hỗ trợ phòng hành tổ chức hiệu Báo cáo tiểu luận 16 SV: Ngơ Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH NAM THẮNG Để trì phát triển tổ chức, cơng ty, doanh nghiệp hình thành nhằm thực mục tiêu định, công ty có hệ thống mục tiêu mục tiêu tổng quát lợi nhuận Để thực mục tiêu đó, phận cơng ty phải có lãnh đạo thống nhất, phối hợp hoạt động phận, vai trò tổng quát quan trọng máy văn phòng cơng ty Xuất phát từ thực tế cơng ty Em xin đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện tổ chức máy văn phòng cơng ty TNHH Nam Thắng Xây dựng thực quy chế tập trung dân chủ Quy chế tập trung dân chủ xem quy chế bản, tảng quan trọng tổ chức hoạt động công ty nhằm phát huy quyền làm chủ, tạo động lực mạnh mẽ để phát triển doanh nghiệp sở gắn bó chặt chẽ trách nhiệm giám đốc công nhân, viên chức Thực dân chủ công ty phải đôi với nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước quan Nhà nước quản lý kinh doanh công ty, thực phân công, phân cấp cụ thể công ty, khuyến khích tạo mơi trường thuận lợi cho hoạt động quản lý giám đốc chủ động sáng tạo phù hợp với yêu cầu chế thị trường Báo cáo tiểu luận 17 SV: Ngơ Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 Người sử dụng lao động người lao động cơng ty có nghĩa vụ phải thực tốt nhiệm vụ giao, thực hợp đồng lao động, thoả ước lao động ký kết, chấp hành nội quy, quy chế công ty; thực đầy đủ quyền dân chủ, giữ gìn kỷ luật, đấu tranh chống biểu tham nhũng, lợi dụng dân chủ gây đoàn kết nội Ban lãnh đạo công ty phải lắng nghe ý kiến, phản ánh, phê bình cán bộ, nhân viên khơng có hành vi trù dập cán bộ, nhân viên góp ý, phê bình Khi cán bộ, nhân viên đề nghị gặp giám đốc cơng ty gặp trao đổi vấn đề liên quan Trong thi hành nhiệm vụ, công vụ, cán nhân viên phải phục tùng đạo hướng dẫn cấp Cán bộ, nhân viên có quyền trình bầy ý kiến, đề xuất việc giải vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm mình, khác với ý kiến người phụ trách trực tiếp, phải chấp hành đạo người phụ trách trực tiếp, đồng thời có quyền bảo lưu ý kiến báo cáo nên cấp Cán bộ, nhân viên phải tự phê bình nghiêm túc, phát huy ưu điểm, sửa chữa khuyết điểm để khơng ngừng tiến bộ, phải thẳng thắn phê bình, đấu tranh để xây dựng nội công ty sạch, vững mạnh, kể góp ý kiến, phê bình Thủ trưởng quan; yêu cầu, cán bộ, nhân viên có trách nhiệm đóng góp ý kiến vào việc xây dựng văn bản, đề án cơng ty Bố trí xếp lại nhân phòng Hành tổ chức Từ thực trạng tổ chức nhân phòng Hành tổ chức cơng ty với biên chế nhân gồm 06 người: 01 Trưởng phòng, 02 Phó phòng, 04 Nhân viên đảm bảo hoạt động phòng Hành tổ chức trơi chẩy, thơng suốt có hiệu quả, nhân viên có linh hoạt cao cơng việc Tuy nhiên, Trưởng phòng Hành tổ chức vừa đảm nhiệm cơng việc nhà quản trị văn phòng kiêm phụ trách phòng Kế tốn nên có chồng chéo chức nhiệm vụ Nhiệm vụ hai phó phòng cần phải rõ ràng, cụ thể lĩnh vực phụ trách sản xuất lâm sản xây dựng Xuất phát từ thực trạng, để giải mặt hạn chế điều hành hoạt động cần có tổ chức, xếp lại nhân phòng yêu cầu thiết nhằm củng cố phát huy chức vai trò phòng Hành tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Nội dung tổ chức, xếp lại nhân phòng hành tổ chức cần đảm bảo yêu cầu: Cần cán chuyên trách chịu trách nhiệm quản lý Báo cáo tiểu luận 18 SV: Ngơ Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 chung đào tạo quy quản lý hành văn phòng, có kinh nghiệm làm việc Hội tụ đầy đủ phẩn chất người quản lý văn phòng như: có khả kỹ thuật, khả quản lý, khả định khả quản lý hành để thực tốt chức năng, nhiệm vụ mình, tạo gương cơng việc, trì kỷ luật để dành tôn trọng cấp dưới; tham gia cơng việc mang tính thời hạn, kịp thời khắc phục khó khăn, biết định cách có phương pháp để giải kịp thời, hợp lý Phó phòng nhân viên phòng với nhu cầu cơng ty đảm bảo hợp lý số lượng, cần có phối hợp, cơng tác nhân viên cơng việc, nên có kế hoạch phân cơng cơng việc cụ thể, rõ ràng để hạn chế chồng chéo cơng việc Sắp xếp, bố trí lại vị trí phòng ban Sơ đồ bố trí lại phòng làm việc cơng ty TNHH Nam Thắng (Có phụ lục số 02 kèm theo) Với cách xếp làm giảm thời gian di chuyển theo luồng cơng việc phòng hành tổ chức, phòng kế tốn với phòng giám đốc, tạo thuận lợi quy trình giải thủ tục hành giám đốc bao qt, quản lý sát hoạt độnh phòng cơng ty Các phòng làm việc hành nên tách xa xưởng sản xuất tạo môi trường yên tĩnh hơn, thuậm lợi cho việc nghiên cứu kế hoạch sản xuất mà đảm bảo tính tương quan phận Tăng cường công tác kiểm tra công tác kiểm tra, giám sát nhằm đánh giá thúc đẩy hoạt động văn phòng, từ rút kinh nghiệm để hoàn thiện máy văn phòng cơng ty Tuỳ theo cấp quản lý mà cấp áp dụng phương pháp kiểm tra riêng Kết kiểm tra cho phép nhà lãnh đạo, quản lý đánh giá mặt hình thức, mức độ hiệu quả, nguyên nhân thành công khuyết điểm cơng việc từ đưa biện pháp loại bỏ tồn tại, hạn chế làm ảnh hưởng đến công việc chuyên môn Kiểm tra chuyên mơn hành cán bộ, nhân viên văn phòng cơng ty gồm Kiểm tra biểu mẫu việc kiểm tra biểu mẫu thiết kế đảm bảo tính chất hợp lý số liệu hay cơng việc Báo cáo tiểu luận 19 SV: Ngơ Đình Yên Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 Kiểm tra thủ tục: Thủ tục, gọi tiến trình, kết hoạch định cụ thể chi tiết Thủ tục xem kiểu mẫu để theo đuổi, cầu nối hành động, cá nhân hồ sơ văn thư Thủ tục thường diễn tả sác thành ngơn ngữ hành chi tiết, mô tả cách thức mà cá nhân phải tuân thủ theo Kiểm tra qua hồ sơ văn bản: Hồ sơ văn thư ghi lại kiện, tình sẩy dạng văn phần tách rời khỏi chương trình, kế hoạch kiểm tra Kiểm tra tiêu chuẩn: phương pháp kiểm tra xác Tiêu chuẩn chủ quan khách quan Kiểm tra lịch công tác: Công việc văn phòng quy định lịch cơng tác, kết hợp có hiệu tiêu chuẩn, lực nhân viên công việc cần phải thực kế hoạch hành động Kiểm tra lịch cơng tác kiểm sốt mức bình quân phân phối công việc nhân viên Công tác kiểm tra cần thực nguyên tắc như: Kiểm tra toàn diện; Kiểm tra khách quan; Kiểm tra kịp thời; Kiểm tra cụ thể Xây dựng sơ đồ phân phối cơng việc Văn phòng cơng ty cần xây dựng kế hoạch công việc biện pháp quan trọng để tổ chức khoa học lao động nhà lãnh đạo, quản lý Muốn kế hoạch hố cơng việc tốt cần có phân loại cơng việc Có nhiều cách phân loại cơng việc như: phân theo nội dung; phân theo quan hệ; phân theo tính chất; phức tạp, trước mắt, lâu dài Việc lựa chọn công việc để giải phải phù hợp với yêu cầu thực tế, kịp thời xác, phải đặt câu hỏi trả lời để lựa chọn như; Cần giải việc gì? Tại phải giải việc đó? Giải nào? Cách tốt nhất? Nơi giải đâu? Khi phải giải xong? Có thể kéo dài cơng việc khơng? Giao việc cho hợp lý? Với sơ đồ phân phối công việc nhà lãnh đạo, quản lý giải tất vấn đề Sơ đồ phân phối công việc thể cách tổng thể công việc, hoạt động đơn vị hay phận phòng ban theo cá nhân (Phụ lục kèm theo) Từ góc độ quản lý hành chính, nhà quản lý hành kiểm sốt cơng việc thực hiện, thời gian thực cơng việc cụ thể Từ nghiên cứu phương án phân phối cơng việc hiệu nhất, tiết kiệm chi phí với thời gian Báo cáo tiểu luận 20 SV: Ngơ Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 Từ góc độ nhà quản lý doanh nghiệp, sơ đồ phân phối cơng việc Giám đốc sử dụng họp giao ban định kỳ để đánh giá việc thực công việc thời gian qua, lắng nghe đóng góp cán bộ, nhân viên định công việc chủ yếu phải thực thời gian tới quan, doanh nghiệp thông qua sơ đồ phân phối công việc, cơng cụ hữu ích để kiểm tra, đánh giá kết hoạt động tồn cơng ty Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán văn phòng Để nâng cao hiệu hoạt động văn phòng kiện tồn máy văn phòng, việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán quản lý, nhân viên văn phòng cần quan tâm mức nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ có đạo đức, áp dụng nhiều hình thức đào tạo như: - Đối với cán chuyên môn đào tạo lại nhằm mở rộng kiến thức trình độ chun mơn, nâng cao trình độ hiểu biết trình độ học vấn - Có thể đào tạo nâng cao chất lượng cán hai hình thức: + Đào tạo chỗ; hình thức đào tạo vừa học vừa làm, người có trình độ cao hướng dẫn, giúp đỡ người + Đào tạo doanh nghiệp: hình thức cử cán bộ, nhân viên học gửi đến doanh nghiệp đối tác học hỏi kinh nghiệm - Nâng cao nhận thức họ việc học tập nâng cao trình độ, xác định yêu cầu thực tế cá nhân Ngoài ra, phòng hành tổ chức nên thực số sách ưu đãi cơng nhân có tay nghề cao, tạo điều kiện cho em họ vào làm việc công ty nhằm xây dựng phát triển lực lượng “công nhân truyền thống” cho công ty Tăng cường biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công ty Tăng cường biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công ty biện pháp cần thiết đảm bảo hoạt động diễn theo kế hoạch, đạo lãnh đạo phải ý yêu cầu: + Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp với thực tế truyền đạt kịp thời, xác + Thủ tục áp dụng trình điều hành phải rõ ràng, dễ áp dụng + Tránh vi phạm thẩm quyền, lạm quyền + Xây dựng nội quy, quy chế theo nội dung pháp luật quy định theo tính chất cá biệt cơng ty Báo cáo tiểu luận 21 SV: Ngơ Đình Yên Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 - Để đảm bảo việc thực tốt nội dung nội quy, quy chế hoạt động phòng hành tổ chức công ty, Ban giám đốc nhà quản lý cần kết hợp với tổ chức khác để tuyên truyền, giáo dục nội quy, quy chế hoạt động, đôn đốc nhắc nhở việc thực nội quy, quy chế Ngoài ra, thực việc động viên, khen thưởng, biểu dương người thực tốt nội quy, quy chế người có thành tích tốt cơng tác Đây tác động tích cực nhằm thúc đẩy cán bộ, nhân viên làm việc tích cực Đầu tư trang thiết bị văn phòng cải tiến mơi trường làm việc Để văn phòng hoạt động hiệu việc lập kế hoạch đầu tư thêm trang thiết bị đại, cải tiến môi trường làm việc hướng tới nâng cao hiệu hoạt động văn phòng phận khác doanh nghiệp cần đáp ứng yêu cầu: + Phương tiện làm việc quan, doanh nghiệp phải thích hợp với loại cơng việc, sử dụng cách có hiệu để góp phần giảm bớt cơng việc nặng nhọc quan, doanh nghiệp + Xây dựng môi trường làm việc thuận lợi, có khả phát triển lực cá nhân Đáp ứng yêu cầu phương tiện làm việc bố trí họp lý hài hòa, sử dụng máy móc hay cơng cụ để thay công việc tay chân tốn thời gian, ý yếu tố môi trường tác động đến tâm lý nhân viên + Đầu tư tiết kiệm; có nghĩa khơng phải thiết bị nhiều cơng việc quan, doanh nghiệp luôn tốt Cần tránh xu phơ trương, lãng phí Phải ý nâng cao xuất sử dụng thiết bị phận tồn quan, doanh nghiệp + Ln khơng ngừng đổi đại hố thiết bị văn phòng, thay kịp thời thiết bị lạc hậu Nâng cao vai trò, trách nhiệm phòng hành tổ chức Ln có biện pháp tuyên truyền, giáo dục để cán công nhân viên cơng ty nhận thức đầy đủ vai trò, chức nhiệm vụ phòng hành tổ chức Chọn cán có lực, có đạo đức đáng tin cậy làm cơng tác văn phòng Có chế, sách đãi ngộ, động viên biểu dương cán bộ, nhân viên có thành tích cơng tác tốt Mặt khác có quy chế rõ ràng để xác định trách nhiệm, nhiệm vụ cán bộ, nhân viên tồn cơng ty Báo cáo tiểu luận 22 SV: Ngơ Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 KẾT LUẬN Trong hoạt động văn phòng hoạt động quan trọng diễn hàng ngày tất quan Nhà nước, công ty, doanh nghiệp Văn phòng khơng cơng việc soạn thảo, đánh máy, quản lý văn bản, đảm bảo sở vật chất phục vụ hoạt động quan, công ty, doanh nghiệp, mà nơi xử lý, tổng hợp chuyền tải thông tin nhằm phục vụ hoạt động quan, công ty, doanh nghiệp Để hoạt động văn phòng đạt hiệu cao việc hồn thiện tổ chức máy văn phòng đóng vai trò định đến hiệu hoạt động văn phòng máy hoạt động tồn cơng ty, doanh nghiệp Hiện nay, việc hồn thiện tổ chức văn phòng nhà nước, quan, doanh nghiệp quan tâm có giải pháp hiệu quả, nhiều quan, cơng ty, doanh nghiệp dần hồn thiện tổ chức văn phòng mình, thích ứng với tình huống, ổn định phát triển, góp phần vào tăng trưởng kinh tế Việt Nam bước hội nhập vào kinh tế khu vực giới Qua môn học em hiểu thêm một lĩnh vực văn phòng cơng ty, doanh nghiệp mà công việc em chưa trải nghiệp Em xin chân thành cảm ơn công ty TNHH Nam Thắng thầy giáo giảng viên Nguyễn Đăng Việt – khoa quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành tiểu luận Do thời gian ngắn, kiến thức kinh nghiệm thực tế công ty, doanh nghiệp hạn chế nên khơng Báo cáo tiểu luận 23 SV: Ngơ Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 tránh khỏi sai sót mong góp ý, bảo thầy Nguyễn Đăng Việt thầy khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em xin chân thành cảm ơn ! Báo cáo tiểu luận 24 SV: Ngơ Đình n Bỏo cỏo tiu lun 25 Phòng phó giá mđốc Phòng phó giámđốc t nhh namthắng Công công ty Phòng kếhoạ ch Phòng hc-t c Phòng kếtoá n xây dựng l âmsản Phòng giámđốc Phân x ởng sản xuất Phân x ởng sản xuất Sơ đồ công ty tnhh namthắng Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 PHỤ LỤC Phơ l ôc sè 01 SV: Ngô Đình Yên Báo cáo tiểu lun 26 Phòng hc -t c Phòng phó giá mđốc Phòng giá mđốc Phân x ởng sản xuất l âmsản Cô ng cô ng ty t nhh namthắng Phòng kế hoạ c h Phòng kết oá n Phòng phó giá mđốc Phân x ởng sản xuất xây dựng Sơ đồ công ty tnhh namthắng Khoa: Qun tr phũng Lp: ĐHLTQTVPA–1408 Phơ l ơc sè 02 SV: Ngơ Đình n Khoa: Quản trị văn phòng Lớp: ĐHLTQTVPA–1408 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật doanh nghiệp năm 2014 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp Luật số 32/2013/QH13 ban hành ngày 19/06/2013 Quốc hội khoá XIII sửa đổi, bổ sung số điều Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp Luật số 71/2014/QH13 ban hành ngày 26/11/2014 Quốc hội khoá XIII sửa đổi Luật thuế 2014 Nghị định 218/2013/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành nghị định số 218/2013/nđ-cp ngày 26/12/2013 phủ quy định hướng dẫn thi hành luật thuế thu nhập doanh nghiệp Nghị định 78/2015/NĐ-CP đăng ký doanh nghiệp Giấy phép kinh doanh công ty TNHH Nam Thắng Nội quy, quy định công ty TNHH Nam Thắng Báo cáo tiểu luận 27 SV: Ngơ Đình n ... CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY TNHH NAM THẮNG Cơ cấu tổ chức máy Công ty TNHH Nam Thắng Là cơng ty TNHH Nam Thắng có quy mơ nhỏ, công tác quản lý công ty tổ chức theo mơ... Nam Thắng Bộ máy văn phòng cơng ty TNHH Nam Thắng tổ chức tên gọi phòng Hành tổ chức gồm: Trưởng phòng, hai phó trưởng phòng, nhân viên giúp việc văn phòng cơng ty 3.1 Khái qt chung phòng Hành Tổ. .. khách, tổ chức họp, quan hệ giao dịch với đơn vị cơng ty 3.2 Thực trạng tổ chức máy phòng hành tổ chức 3.2.1 Tổ chức máy Thực luật doanh nghiệp cơng ty TNHH bố trí xếp lại phận nhân công ty cho máy