Email : cntvviwaseen.com.vn Chi nhánh Tư vấn Xây dựng và Kỹ thuật Môi trường là doanh nghiệp Nhà nước hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Đầu tư nước và Môi trường Việt Nam ( Tổng công ty VIWASEEN ), hoạt động theo luật doanh nghiệp Nhà nước, nay là Luật Doanh nghiệp. Chi nhánh Tư vấn Xây dựng và Kỹ thuật Môi trường được thành lập theo Quyết định số 103QĐHĐQT, ngày 3062006 của Hội đồng quản trị Tổng công ty VIWASEEN trên cơ sở sát nhập chi nhánh của Công ty WASECO tại Hà Nội và bộ phận kỹ thuật của Tổng công ty VIWASEEN theo Quyết định số 104QĐHĐQT, ngày 3062006 của Hội đồng quản trị Tổng công ty VIWASEEN.
Trang 1CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CHI NHÁNH TƯ VẤN XÂY DỰNG VÀ KỸ THUẬT MÔI TRƯỜNG – TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ NƯỚC VÀ MÔI TRƯỜNG VIỆT NAM - VIWASEEN
1 Giới thiệu về Chi nhánh tư vấn xây dựng và kỹ thuật môi trường – Tổng công ty đầu tư nước và môi trường Việt Nam – VIWASEEN
Tên đơn vị: Chi nhánh tư vấn xây dựng và kỹ thuật môi trường – Tổng công
ty đầu tư nước và môi trường Việt Nam – VIWASEEN
Tên tiếng anh : Construction and Environment Technical Consultant Branch.
Trụ sở chính: Số 52 Quốc Tử Gíam – Đống Đa – Hà Nội.
Địa chỉ: Số 56 ngõ 85 Hạ Đình – Thanh Xuân Trung – Thanh Xuân – Hà Nội
Chi nhánh Tư vấn Xây dựng và Kỹ thuật Môi trường là doanh nghiệp Nhà nước hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Đầu tư nước và Môi trường Việt Nam ( Tổng công ty VIWASEEN ), hoạt động theo luật doanh nghiệp Nhà nước, nay
là Luật Doanh nghiệp Chi nhánh Tư vấn Xây dựng và Kỹ thuật Môi trường được thành lập theo Quyết định số 103/QĐ-HĐQT, ngày 30/6/2006 của Hội đồng quản trị Tổng công ty VIWASEEN trên cơ sở sát nhập chi nhánh của Công
ty WASECO tại Hà Nội và bộ phận kỹ thuật của Tổng công ty VIWASEEN theo Quyết định số 104/QĐ-HĐQT, ngày 30/6/2006 của Hội đồng quản trị Tổng công
ty VIWASEEN
Qua gần 40 năm từ những công ty chuyên ngành trực thuộc Bộ Xây dựng, Tổng công ty VIWASEEN đã được hình thành và phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của ngành cấp thoát nước Việt Nam
Trang 2Ngày 04/10/2005 Thủ Tướng Chính phủ ký Quyết định số 242/2005/QĐ-TTg phê duyệt đề án thành lập công ty đầu tư xây dựng cấp thoát nước và Môi trường Việt Nam (VIWASEEN)
Ngày 25/11/2005 Bộ trưởng Bộ Xây dựng ký Quyết định số 2188/QĐ-BXD thành lập Tổng công ty Đầu tư xây dựng và cấp thoát nước và Môi trường Việt Nam trên cơ sở tổ chức lại các công ty độc lập trực thuộc Bộ Xây dựng gồm Công ty xây dựng Cấp thoát nước WASEENCO (thành lập năm 1975), Công ty đầu tư xây dựng cấp thoát nước WASECO (thành lập năm 1975), Công
ty Tư vấn cấp thoát nước số 02 – WASE (thành lập năm 1997)
Tổng công ty VIWASEEN là doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công
ty Mẹ - Công ty con với 23 đơn vị thành viên là các công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng thoát nước và môi trường trên phạm vi cả nước, hiện nay công ty có hơn 10.000 cán bộ công nhân viên trong đó có hơn 2000 kỹ
sư có trình độ Đại học và trên Đại học có kiển thức chuyên sâu và giáu kinh nghiệm gần 8000 công nhân kỹ thuật lành nghề
Với truyền thống và kinh nghiệm hơn 40 năm trong lĩnh vực xây dựng cấp thoát nước và môi trường Tổng công ty VIWASEEN tự hào là một trong những doanh nghiệp hang đầu trong lĩnh vực thiết kế thi công xây lắp xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thiết bị cho các công trình cấp thoát nước và môi trường công trình công nghiệp dân dụng, Tổng công ty VIWASEEN đã trực tiếp thực hiện thành công nhiều công trình xử lý nước hệ thống cấp nước thoát nước và các công trình xử lý nước thải rác thải quy mô lớn theo hình thức EPC trên phạm vi cả nước góp phần tích cực trong công tác đảm bảo an sinh xã hội nâng cao chất lượng cuộc sống phát triển bền vững
Chi nhánh có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và tài khoản riêng tại ngân hàng theo quy định của pháp luật Là doanh nghiệp xây dựng chuyên ngành, đã
Trang 3tham gia tư vấn thiết kế và thi công nhiều công trình cấp thoát nước có quy mô lớn của các Thành phố, khu đô thị và các khu công nghiệp trong cả nước Chi nhánh có đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao và trình độ công nghệ kỹ thuật thi công tiên tiến, máy móc thiết bị hiện đại, đáp ứng được các nhu cầu về tư vấn thiết kế và thi công các công trình cấp thoát nước cho công nghiệp và dân dụng trong nước và nước ngoài
2 Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi nhánh Tư vấn Xây dựng và Kỹ thuật Môi trường được quy định rõ tại Quyết định số 126/QĐ-HĐQT ngày 07 tháng 06 năm 2006 của Hội đồng Quản trị Tổng công ty VIWASEEN về việc Ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Tư vấn Xây dựng và Kỹ thuật Môi trường
Phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện công tác tổ chức bộ máy và quản
lý cán bộ, tham mưu giúp Giám đốc Chi nhánh, xây dựng quy định cụ thể, điều kiện tiêu chuẩn chức danh đối với trưởng, phó các đơn vị thuộc Chi nhánh và các đơn vị khác trong Chi nhánh
Phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện công tác cải cách hành chính: Tiếp nhận và trả kết quả, giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực hoạt động của Chi nhánh Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị trong Chi nhánh xây dựng các Quy định, Quy chế quy định trong việc thực hiện tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính của Chi nhánh
Phòng Tổ chức - Hành chính thực hiện công tác Tài chính- Kế toán: Quản lý chi tiêu, thanh quyết toán nguồn kinh phí, báo cáo tổng hợp thu chi ngân sách
Phòng Tổ chức - Hành chính thực hiện công tác Văn thư, Lưu trữ: Thực hiện các nhiệm vụ của Văn thư của cơ quan, thực hiện việc quản lý và sử dụng
Trang 4con dấu, tiếp nhận, sử lý thông tin, thu thập, chỉnh lý, phân loại và hệ thống hoá
hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật trong cơ quan
Thực hiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin: Xây dựng kế hoạch và theo dõi việc triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin hàng năm của Chi nhánh
Thực hiện công tác quản trị: Xây dựng kế hoạch, dự trù kinh phí sửa chữa, mua sắm, cấp phát vật tư, văn phòng phẩm, thực hiện công tác lễ tân, bảo đảm điều kiện , phương tiện phục vụ công tác của Lãnh đạo Chi nhánh và cán bộ công chức cơ quan
Thực hiện công tác tổng hợp và các công tác khác theo sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Chi nhánh
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG 2.1 Cơ cấu tổ chức:
Văn phòng hiện tại của Chi nhánh được bố trí theo kiểu văn phòng cổ điển (Văn phòng khép kín ) có những mặt tốt nhưng cũng có những hạn chế cần khắc phục
Phòng có Trưởng phòng và các nhân viên khác làm việc chung và sắp xếp không khoa học không đảm bảo yêu cầu công việc, Mặc dù sắp xếp như vậy có tiết kiệm diện tích
Mọi người làm việc tập trung dễ trao đổi công việc, hỗ trợ khi cần thiết nhưng cũng phá vỡ mất không gian riêng tư làm việc mất tập trung khi có tiếng
ồn của máy móc
- 01 Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính : Ông Ngô Thanh Tú
Trang 5Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về công tác liên quan tới Tổ chức - Hành chính trong Chi nhánh
-04 Tổ giúp việc cho Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính gồm:
+ Tổ Hành chính
+ Tổ Tổ chức nhân sự
+ Tổ Văn thư – Lưu trữ
+ Tổ tổng hợp ( Lễ tân, laí xe, tạp vụ, bảo vệ )
Chi nhánh Tư vấn Xây dựng và Kỹ thuật Môi trường có mô hình như sau:
* Ban lãnh đạo Chi nhánh.
- 01 Giám đốc: Ông Lâm Đức Thái
là người đứng đầu Chi nhánh nhận các nguồn lực do Tổng công ty giao
để tổ chức quản lý, sử dụng theo mục tiêu, nhiệm vụ của Tổng công ty giao.Quản lý chung, điều hành mọi hoạt động của Chi nhánh và báo cáo tới Tổng giám đốc Tổng công ty, các Phó Tổng giám đốc Tổng công ty phụ trách lĩnh vực
- 02 Phó giám đốc: Ông Phạm Công Lý và Ông Lê Quang Hùng
Giúp việc cho Giám đốc, điều hành Chi nhánh theo sự phân công và ủy quyền của Gíam đốc, báo cáo tới Giám đốc Chi nhánh
* Các phòng, tổ, bộ phận chức năng.
-Các phòng ban trong Chi nhánh (đứng đầu là các trưởng phòng)
+ Phòng Tổ chức – Hành chính
+ Phòng Tài chính – Kế toán
+ Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật
+ Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu
* Các Đội Tư vấn thiết kế và Xây lắp trực thuộc Chi nhánh:
+ Đội Tư vấn thiết kế số 1
Trang 6+ Đội Tư vấn thiết kế số 2
+ Đội Tư vấn thiết kế số 3
+ Đội Tư vấn khảo sát, cơ điện và Xây dựng công trình
+ Đội Xây lắp, chuyển giao công nghệ
2.2 Chức năng , nhiệm vụ
2.2.1 Chức năng.
Là bộ máy tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
Chi nhánh Tư vấn Xây dựng và Kỹ thuật Môi trường là doanh nghiệp Nhà nước hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Đầu tư nước và Môi trường Việt Nam (VIWASEEN ) tư vấn, khảo sát, thiết kế, giám sát các công trình cấp thoát nước Công tác văn thư là mặt hoạt động của bộ máy quản lý, lãnh đạo nói chung là mặt đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ đảm bảo thông tin giữa bên ngoài với Chi nhánh và giữa nội bộ Gồm các công việc xây dựng văn bản, tổ chức văn bản và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Chi nhánh
Văn thư ở Chi nhánh là bộ phận trực thuộc Phòng Tổ chức – Hành chính, hiện cán bộ làm văn thư là 01 người đảm nhiệm, nhận thấy được vai trò của công tác này nên Chi nhánh cũng trú trọng, quan tâm chỉ đạo
*Văn thư: Là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước,
tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân
Đây là hoạt động không thể thiếu trong mỗi cơ quan có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo thông tin xuyên suốt cho hoạt động cơ quan nhịp nhàng
Văn thư được tổ chức theo mô hình tập trung Chi nhánh chưa có phòng
Trang 7Văn thư riêng, Phòng Tổ chức – Hành chính rộng 20m² cán bộ văn thư làm việc tại đây được bố trí cạnh cửa ra vào của phòng gần khu vực tiếp khách thuận tiện cho việc đi lại, công tác lễ tân và liên hệ công việc với các đơn vị khác trong Chi nhánh và bên ngoài
Đại diện cho Tổng công ty giới thiệu và thực hiện chức năng nhiệm vụ của Tổng công ty trong lĩnh vực Tư vấn Xây dựng và kỹ thuật môi trường và một số lĩnh vực khác ở một số tỉnh thành theo quy định của Tổng công ty
Chi nhánh có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và tài khoản riêng tại Ngân hàng và trụ sở tại Thành phố Hà Nội
2.2.2 Nhiệm vụ.
- Văn phòng ( Phòng Tổ chức - Hành chính)
Là bộ máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
Chức năng của Văn phòng thể hiện ở 2 mặt sau:
+ Chức năng tham mưu tổng hợp
+ Công tác đảm bảo cơ sở vật chất cho Chi nhánh hoạt động
- Nội dung công tác văn phòng bao gồm:
+ Hoạt động Hành chính
+ Hoạt động Văn thư – Lưu trữ
+ Công tác lao động và tiền lương
+ Hoạt động tổ chức nhân sự
+ Các hoạt động khác
- Phòng Tổ chức – Hành chính giúp việc cho Giám đốc, tham mưu cho Giám đốc quản lý tổ chức thực hiện và kiểm tra các lĩnh vực gồm: Hoạt động hành chính, hoạt động Văn thư, hoạt động Lưu trữ, hoạt
Trang 8động tổ chức nhân sự và công tác đảm bảo cơ sở vật chất cho cơ quan hoạt động
- Phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện công tác tổ chức bộ máy và quản lý cán bộ, tham mưu giúp Giám đốc Chi nhánh, xây dựng quy định cụ thể, điều kiện tiêu chuẩn chức danh đối với trưởng, phó các đơn vị thuộc Chi nhánh
và các đơn vị khác trong Chi nhánh
- Tất cả các văn bản đến và văn bản đi phải qua Văn thư để cán bộ nhập vào sổ, đóng dấu, ban hành hoặc chuyển giao kịp thời tới các đơn vị liên quan
- Cán bộ Văn thư có trình độ, có năng lực chuyên môn và thường xuyên được cử đi tập huấn nghiệp vụ về công tác này
- Cán bộ Văn thư do 01 người đảm nhiệm vì vậy việc quản lý văn bản được thống nhất, giảm thiểu sự thất lạc giấy tờ
- Là Chi nhánh doanh nghiệp nên văn bản ít (dưới 500 văn bản/ năm ) nên công tác văn thư không phức tạp, việc thu thập xử lý thông tin được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả
- Việc bố trí nơi làm việc của Phòng Tổ chức – Hành chính thuận lợi cho việc đị lại, giao dịch, tiếp khách, công tác lễ tân, liên hệ…
Văn thư của Chi nhánh có nhiệm vụ chung là thu thập, xử lý, cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác phục vụ hoạt động quản lý của Chi nhánh
Phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện công tác cải cách hành chính: Tiếp nhận và trả kết quả, giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực hoạt động của Chi nhánh Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị trong Chi nhánh xây dựng các Quy định, Quy chế quy định trong việc thực hiện tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính của Chi nhánh
Trang 9Phòng Tổ chức - Hành chính thực hiện công tác Tài chính- Kế toán: Quản lý chi tiêu, thanh quyết toán nguồn kinh phí, báo cáo tổng hợp thu chi ngân sách
Phòng Tổ chức - Hành chính thực hiện công tác Văn thư, Lưu trữ: Thực hiện các nhiệm vụ của Văn thư của cơ quan, thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu, tiếp nhận, sử lý thông tin, thu thập, chỉnh lý, phân loại và hệ thống hoá
hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật trong cơ quan
Thực hiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin: Xây dựng kế hoạch và theo dõi việc triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin hàng năm của Chi nhánh
Thực hiện công tác quản trị: Xây dựng kế hoạch, dự trù kinh phí sửa chữa, mua sắm, cấp phát vật tư, văn phòng phẩm, thực hiện công tác lễ tân, bảo đảm điều kiện , phương tiện phục vụ công tác của Lãnh đạo Chi nhánh và cán bộ công chức cơ quan
Thực hiện công tác tổng hợp và các công tác khác theo sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Chi nhánh
- Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính là lãnh đạo phòng chỉ đạo điều hành mọi công tác của phòng
- Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính trực tiếp quản lý, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ như: Công tác tổ chức cán bộ, công tác Văn thư, Lưu trữ và các công tác khác
Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và lập các biện pháp triển khai thực hiện theo ngành nghề kinh doanh của Chi nhánh đã được đăng ký và một số lĩnh vực khác của Tổng công ty giao cho
Trang 10Đại diện cho Tổng công ty tham gia đấu thầu, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế khi được Tổng Giám đốc Tổng công ty ủy quyền
- Tham mưu giúp Giám đốc Chi nhánh xây dựng quy định cụ thể, điều kiện, tiêu chuẩn chức danh đối với trưởng, phó các đơn vị thuộc Chi nhánh và các chức danh khác trong Chi nhánh
- Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính điều hành chung, phân công và kiểm tra thực hiện chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ, công chức của Văn phòng
- Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính phụ trách công tác cải cách hành chính, công tác ISO trong quản lý hành chính của Chi nhánh, công tác tiếp khách
- Thực hiện chức năng của Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính theo quy chế, quy định nội bộ của Chi nhánh trong việc ký và ký nháy văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng, trong quản lý chi tiêu hành chính của Chi nhánh tham mưu, đề xuất xử lý công văn đến cơ quan
Quyền hạn đi liền với trách nhiệm, bởi vậy đối với Lãnh đạo được phụ trách mảng công việc được phân công đều có trách nhiệm cao luôn đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra các hoạt động và tiến độ thực hiện công việc Đặc biệt trong công tác Văn thư của Chi nhánh chịu trách nhiệm cao nhất là Giám đốc giao quyền cho người trực tiếp liên quan Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính giám sát và báo cáo thường xuyên lên Giám đốc
Trưởng phòng tham mưu, nhắc nhở, kiểm tra, đôn đốc công tác Văn thư trên các phương diện như: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, quản lý con dấu, lập hồ sơ hiện hành
Chi nhánh thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đến theo quy trình thống
Trang 11nhất của Nhà nước và Tổng công ty VIWASEEN đề ra.
Công tác văn thư của Chi nhánh được áp dụng theo các văn bản quy định của nhà nước và quy định riêng của Tổng công ty VIWASEEN (áp dụng cho các Chi nhánh) như:
+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư
+ Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ-Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
+ Quyết định số 82/QĐ-HĐQT ngày 22 tháng 5 năm 2006 của Hội đồng quản trị Tổng công ty quy định về công tác Văn thư
+ Hướng dẫn số 801/CTN-VP ngày 23 tháng 5 năm 2006 của Tổng công
ty về thực hiện công tác Văn thư
+ Thông tư liên tịch số 55/2005-TTLT-VPCP ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
+ Nghị định số 55/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và
sử dụng con dấu
+ Theo hướng dẫn và mẫu văn bản của Tổng công ty VIWASEEN
Phông chữ: sử dụng bộ mã Tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909-2001 Phông Times New Roman, cỡ chữ 14