Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng công ty cổ phần đầu tư thương mại Khoáng sản Tuệ Dương

MỤC LỤC Nội dung Trang A. Phần mở đầu 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3 6. Cấu trúc của đề tài 3 B. Phần nội dung 5 Chương I: Khái quát về tổ chức và hoạt động của công ty cổ phần thương mại khoáng sản Tuệ Dương 5 1.1. Lịch sử hình thành của Công ty 5 1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương. 5 1.2.1. Giám đốc 6 1.2.2. Các Phó giám đốc 7 1.2.3. Các phòng ban chức năng. 7 1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty. 7 1.4. Xu hướng phát triển trong những năm tới của Công ty 8 Chương II. Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng công ty cổ phần đầu tư thương mại Khoáng sản Tuệ Dương 9 2.1. Những điều cơ bản về văn phòng 9 2.1.1. Khái niệm Văn phòng 9 2.1.2. Chức năng của văn phòng 10 2.1.3. Nhiệm vụ 10 2.1.4. Vị trí, vai trò văn phòng trong doanh nghiệp 11 2.1.5. Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng 12 2.1.6. Những hình thức tổ chức bộ máy văn phòng 14 2.1.7. Những nội dung cần thiết tổ chức bộ máy văn phòng 15 2.1.8. Các yếu tố ảnh hưởng tổ chức bộ máy văn phòng 16 2.2. Tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Tuệ Dương 17 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ về phòng Hành chính Tổ chức của Công ty 17 2.2.2. Tổ chức bộ máy phòng hành chính tổ chức 19 2.2.3. Định biên nhân sự 20 2.2.4. Mối quan hệ các bộ phận trong và ngoài phòng Hành chính tổ chức 21 2.3. Những ưu điểm, tồn tại, nguyên nhân 23 2.3.1. Ưu điểm 23 2.3.2. Tồn tại 24 2.3.3. Nguyên nhân 25 Chương III. Các giải pháp nâng cao hiệu quả về tổ chức bộ máy văn phòng công ty cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Tuệ Dương 26 3.1. Bổ sung và thực hiện quy chế tập trung dân chủ 26 3.2. Bố trí sắp xếp lại nhân sự phòng Hành chính tổ chức 28 3.3. Bố trí lại vị trí các phòng ban 29 3.4. Tăng cường công tác kiểm tra 30 3.5. Xây dựng sơ đồ phân phối công việc 31 3.6. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ văn phòng 33 3.7. Đầu tư trang thiết bị văn phòng và cải tiến môi trường làm việc 33 3.8. Nâng cao vai trò, trách nhiệm của phòng hành chính tổ chức 34 C. KẾT LUẬN 35

LỜI CẢM ƠN

Học tập là một quá trình quan trọng để sinh viên có thể trưởng thành hơn, tậpcho mình những bước khởi đầu trước khi rời khỏi ghế nhà trường Học tập là cơ hội

để mỗi sinh viên tự bộc lộ được năng lực, phẩm chất và khẳng định bản thân đây cũng

là thời gian để sinh viên gắn kết giữa lý luận và thực tiễn cuộc sống

Là sinh viên lớp ĐHLT Quản trị văn phòng K14A ngoài sự nỗ lực của bảnthân cùng với những kiến thức đã học tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, dưới sựgiúp đỡ hướng dẫn tận tình của các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng cùngtoàn thể các cán bộ trong cơ quan tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất, cung cấp tàiliệu, số liệu giúp đỡ em hoàn thành tốt chuyên môn Đây là những bước đi giúp emxây dựng phong cách làm việc của một cán bộ văn phòng

Qua đây em xin chúc sức khoẻ, hạnh phúc và em xin trân trọng gửi lời cảm ơnsâu sắc nhất tới các thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng và các thầy cô trongtrường Đại học Nội Vụ Hà Nội cùng toàn thể các các anh chị cán bộ Công ty cổphần khoáng sản Tuệ Dương đã tận tình giúp đỡ em trong suốt quá trình làm việccủa mình

Trong khuôn khổ của bài tiểu luận này, do kinh nghiệm thực tế của bản thâncòn nhiều hạn chế đồng thời đây cũng là một trong những chuyên ngành mở rộng nên

sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòngcùng toàn thể anh chị cán bộ Công ty cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản TuệDương đóng góp ý kiến để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn

LỜI CAM ĐOAN

Bài tiểu luận này là bài viết của em làm dựa trên cơ sở lý luận các bài họccủa các thầy cô trong trường Đại học nội vụ Hà Nội giảng dạy và các trích dẫn từcác văn bản giấy tờ của Nhà nước Trên đây là bài tiểu luận và em xin cam đoanbài tiểu luận này không sao chép từ bất kỳ bài tiểu luận nào khác, mọi sao chépkhông hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3

Chương I: Khái quát về tổ chức và hoạt động của công ty cổ phần thương

mại khoáng sản Tuệ Dương

5

1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại

Khoáng sản Tuệ Dương

5

1.4 Xu hướng phát triển trong những năm tới của Công ty 8Chương II Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng công ty cổ phần đầu

tư thương mại Khoáng sản Tuệ Dương

9

2.1.4 Vị trí, vai trò văn phòng trong doanh nghiệp 112.1.5 Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng 122.1.6 Những hình thức tổ chức bộ máy văn phòng 142.1.7 Những nội dung cần thiết tổ chức bộ máy văn phòng 152.1.8 Các yếu tố ảnh hưởng tổ chức bộ máy văn phòng 162.2 Tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty Cổ phần đầu tư thương mại

khoáng sản Tuệ Dương

2.3.2 Tồn tại 24

Chương III Các giải pháp nâng cao hiệu quả về tổ chức bộ máy văn phòng

công ty cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Tuệ Dương

26

3.1 Bổ sung và thực hiện quy chế tập trung dân chủ 263.2 Bố trí sắp xếp lại nhân sự phòng Hành chính tổ chức 283.3 Bố trí lại vị trí các phòng ban 293.4 Tăng cường công tác kiểm tra 303.5 Xây dựng sơ đồ phân phối công việc 313.6 Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ văn phòng 333.7 Đầu tư trang thiết bị văn phòng và cải tiến môi trường làm việc 333.8 Nâng cao vai trò, trách nhiệm của phòng hành chính tổ chức 34

A PHẦN MỞ ĐẦU

Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuậnlợi cũng như thách thức đòi hỏi chúng ta không ngừng đổi mới trên mọi lĩnh vựcnhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình Để tận dụng một cách triệt

để những cơ hội trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các lĩnh vực cũngđòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnh đạo, môi trường cạnh tranhnăng động và cải cách hiệu quả xã hội thì ngày càng phát triển kéo theo đó là sựphát triển đa dạng của các ngành nghề, con người buộc phải có vốn kiến thức, nănglực và nghiệp vụ chuyên môn thì mới đáp ứng được đòi hỏi của xã hội

Việc đẩy mạnh công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, cuộc cách mạngkhoa học công nghệ và thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xãhội về hoạt động văn phòng cũng như vấn đề xử lý thông tin Để hoạt động quản lýđược tốt hơn đòi hỏi các cơ quan, tổ chức cần phải có một đội ngũ cán bộ, nhânviên với trình độ cao, theo hướng đa năng về nghiệp vụ kỹ năng kịp thời để đưa đấtnước bắt kịp với thời đại và thế giới

Đối với một doanh nghiệp, hoạt động có hiệu quả thì việc tăng cường xâydựng tổ chức và cải cách hoạt động hành chính văn phòng là một trong nhữngnhiệm vụ hàng đầu cần được quan tâm đặc biệt Văn phòng đóng vai trò là “chiếccầu nối” giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, là đầu mối xử lý vàcung cấp thông tin của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đảm bảo các điều kiện vật chấtcho các hoạt động trong doanh nghiệp thông suốt Xuất phát từ tầm quan trọngcủa hoạt động văn phòng trong doanh nghiệp đối với hiệu quả hoạt động củadoanh nghiệp nói riêng, sự phát triển của nền kinh tế quốc dân nói chung, cần có

sự nhận thức đầy đủ, đúng đắn tầm quan trọng về vai trò của văn phòng và tổ chức

bộ máy văn phòng, với hoạt động của doanh nghiệp cũng như trong bất kỳ tổ chứcnào

Sau khi được học tập và nghiên cứu chuyên ngành Quản trị Văn phòngtrường Đại học Nội vụ Hà Nội, trong thời gian làm việc tại Công ty Cổ phần Đầu

tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương em càng thấy được vai trò quan trọng của

hoạt động Hành chính văn phòng trong việc tổ chức quản lý, điều hành một doanhnghiệp như nào

1 Lý do chọn đề tài

Văn phòng là một bộ máy làm việc của cơ quan, doanh nghiệp, giúp giảiquyết những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan,doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, doanhnghiệp Đó là nơi soạn thảo và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhận vàchuyển công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, tiếp khách, lễ tân nhằm mục đíchthông tin sao cho có hiệu quả, phục vụ cho công việc quản lý

Văn phòng với vị trí là “trung tâm thần kinh" của doanh nghiệp, là nơi thuthập, xử lý và tổng hợp thông tin của doanh nghiệp, là nơi soạn thảo công văn giấy

tờ, tổ chức và sử dụng hồ sơ, giao tiếp đối nội đối ngoại của doanh nghiệp và cungcấp các dịch vụ hỗ trợ cho các bộ phận khác hoạt động Với chức năng tham mưuvăn phòng có nhiệm vụ cung cấp thông tin, tham mưu tư vấn cho cấp lãnh đạotrong quá trình hoạch định tổ chức, ra quyết định quản lý Bên cạnh đó, văn phòngcòn là chiếc cầu nối mọi hoạt động giữa các bộ phận trong tổ chức, tạo sự thốngnhất, ăn khớp trong việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức Ngày nay, hoạtđộng hành chính đang không ngừng được mở rộng, các nghiệp vụ văn phòng ngàycàng gia tăng và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp,khẳng định một bộ phận không thể thiếu trong các doanh nghiệp

Xuất phát từ thực trạng hoạt động văn phòng của công ty và dưới sự hướngdẫn của thầy Nguyễn Đăng Việt em đã chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá về thựctrạng tổ chức bộ máy văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoángsản Tuệ Dương” làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình:

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Tình hình thực hiện tổ chức bộ máy văn phòng tạiCông ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương

Giới hạn phạm vi nghiên cứu: về không gian nghiên cứu tại Công ty Cổphần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương, về thời gian nghiên cứu từ ngày

10 tháng 10 năm 2016 đến ngày 15 tháng 10 năm 2016

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Làm rõ thực trạng, những mặt ưu điểm, những hạn chế yếu kém và nguyênnhân của tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mạiKhoáng sản Tuệ Dương

Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức bộmáy văn phòng phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Công ty Cổ phần Đầu tư Thươngmại Khoáng sản Tuệ Dương trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá

Để thực hiện mục tiêu đề ra

Phân tích, đánh giá các hoạt tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty Cổ phầnĐầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương từ đó thấy rõ những ưu điểm và hạnchế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết đối với cơ quan

Xây dựng các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công tác tham mưu,tổng hợp phục vụ cơ quan trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.

Phương pháp phân tích

Phương pháp thu thập thông tin

Phương pháp tổng hợp thông tin

Ngoài phần mở đầu, kết thúc, tài liệu tham khảo và phụ lục đề tài gồm có 3chương.

Chương I Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tưThương mại Khoáng sản Tuệ Dương

Chương II Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tưThương mại Khoáng sản Tuệ Dương

Chương III Các giải pháp nâng cao hiệu quả vềtổ chức bộ máy văn phòngCông ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương

B PHẦN NỘI DUNG

Chương I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KHOÁNG SẢN TUỆ DƯƠNG

1.1 Lịch sử hình thành của Công ty

Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Tuệ Dương trước đây là xínghiệp Cao lanh sứ gốm Tuệ Dương, là doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc UBNDhuyện Sóc Sơn quản lý, Xí nghiệp được UBND thành phố Hà Nội và Bộ Côngnghiệp nặng cho phép thành lập doanh nghiệp Nhà Nước theo quyết định số44/CNN – TC ngày 09/3/1993 Đầu năm 2000, thực hiện việc đổi mới quản lý vàsắp xếp lại doanh nghiệp Nhà Nước, từ doanh nghiệp Nhà Nước, Xí nghiệp đãđược cổ phần hoá doanh nghiệp theo quyết định số 8382/QĐ - UB ngày31/12/2001 thành Công ty cổ phần trực thuộc sự quản lý của UBND huyện SócSơn Công ty có chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, được mởtài khoản tại Ngân hàng và có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước

- Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản TuệDương

- Trụ sở: Thị trấn Sóc Sơn – huyện Sóc Sơn – Hà Nội

- Điện thoại: 04.8843473 Fax: 04.8843473

Hiện tại, công ty có 60 cán bộ, công nhân viên, trong đó có 20 cán bộ nhânviên hành chính và 40 lao động trực tiếp khác (công nhân kỹ thuật) Trình độ độingũ cán bộ, nhân viên từ trung cấp, cao đẳng, đại học và trên đại học chiếm tỷ lệ18% Tổng giá trị tài sản cố định của công ty là hơn 02 tỷ đồng, tổng vốn cố định

là 2.020.000.000 đồng, tổng vốn lưu động là 676.700.000 đồng và nhiều máy móc,thiết bị hiện đại và có giá trị khác

1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương.

Là công ty cổ phần quy mô nhỏ, công tác quản lý của công ty được tổ chứctheo mô hình trực tuyến chức năng Bộ máy gọn nhẹ, quản lý theo chế độ một thủtrưởng Đứng đầu công ty là Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc là hai Phó giám

đốc phụ trách lĩnh vực tài chính và kỹ thuật, các trưởng, phó phòng ban tham mưu,

hỗ trợ cho giám đốc về các mặt:

- Công tác Hành chính

- Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương

- Công tác kế hoạch kinh doanh của công ty

- Công tác tài chính, thống kê kế toán

- Công tác tư vấn đầu tư của công ty

- Các hoạt động khác của công ty

Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản TuệDương

1.2.1 Giám đốc

Giám đốc: Là người đại diện cho doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước Nhànước và pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty, bảo đảm thu nhập chongười lao động, thu nộp ngân sách và các mặt khác của công ty

Giám đốc

Các phó Giám đốc

Một Phó giám đốc phụ trách và chỉ đạo các hoạt động tài chính và kinhdoanh của công ty, tính toán, tổng hợp các số liệu về tình hình tài chính của công

ty, báo cáo, tham mưu và tư vấn cho Giám đốc về vốn, giá cả

1.2.3 Các phòng ban chức năng.

a Phòng Hành chính Tổ chức.(phòng HC - TC)

Có chức năng và nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ cho ban lãnh đạo công ty vềcác mặt:

- Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương

- Soạn thảo các loại công văn giấy tờ của công ty

- Điều động tuyển dụng lao động

c Phòng Kế hoạch - Vật tư Kỹ thuật mỏ.( phòng KH - KT)

Tham mưu cho Giám đốc và xây dựng các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn, dàihạn và kế hoạch tác nghiệp về lĩnh vực kỹ thuật công nghệ

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.

Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Tuệ Dương có các chứcnăng và nhiệm vụ chính là:

Chức năng khai thác và vận chuyển đất trắng, từ các mỏ khai thác chuyểncho các phân xưởng chế biến

Chức năng chế biến: chế biến đất trắng thành cao lanh tinh (đưa cao lanhvào máy, loại bỏ các tạp chất và cát, lấy cao lanh dẻo phơi và sấy khô, dùng máybúa đập nhỏ, đóng bao để giao cho khách hàng).

Chức năng kinh doanh: tổ chức kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra.Với sản phẩm Cao lanh tinh chất lượng cao, là mặt hàng có uy tín trong lĩnhvực cung ứng nguyên vật liệu cho ngành sản xuất gạch ốp lát, đồ sứ cao cấp đượccác khách hàng tin tưởng và đặt hàng thường xuyên Điều này thể hiện khả năngsản xuất, tiêu thụ và kinh doanh sản phẩm sản xuất ra có nhiều ưu thế trên thịtrường, đồng thời cũng đặt ra những thách thức trong việc duy trì quản lý và pháttriển công ty trong thời kỳ mới

1.4 Xu hướng phát triển trong những năm tới của Công ty

Tiếp tục đẩy mạnh việc khai thác, chế biến và kinh doanh khoáng sản Caolanh tinh chất lượng cao, bằng nội lực kết hợp sự giúp đỡ của các cấp, các ngành

để đổi mới công nghệ, đầu tư chiều sâu, mở rộng sản xuất theo định hướng sảnxuất hàng hoá chất lượng cao, đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng thị trường, duy trìmức tăng trưởng bình quân hàng năm từ 15 - 20%, ổn định việc làm, nâng cao đờisống người lao động tiến tới công nghiệp hoá hiện đại hoá

Đẩy mạnh công tác tiếp thị, mở rộng thị trường tiêu thụ ra các nước trongkhu vực, phát huy hết khả năng, tiềm năng sẵn có của địa phương, ổn định tìnhhình sản xuất

Đẩy mạnh hợp tác liên doanh liên kết, phát huy chất xám và mọi thành phầnkinh tế để thu hút vốn đầu tư mở rộng sản xuất

Đầu tư các máy móc phục vụ khai thác và chế biến khoáng sản hiện đại,nâng cao năng suất lao động Ngoài ra, công ty còn lập kế hoạch đầu tư các trangthiết bị chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ cho người lao động, vệ sinh lao động( bảo hộlao động), vệ sinh môi trường

Rà soát lại quy chế làm việc giữa Ban giám đốc với tổ chức Công đoàn vàcác đoàn thể khác để tạo sự nhất quán Hoàn thiện nội quy, quy chế, quy ước dânchủ ở công ty, tạo mọi điều kiện để mọi thành viên trong công ty thực hiện tốt quychế dân chủ

Đầu tư nhân lực đào tạo công nhân có tay nghề, cử đi học, khuyến kích mọingười tham gia học tập để năng cao trình độ và chuyên môn nghiệp vụ.

Chương II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CÔNG TY

CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI KHOÁNG SẢN TUỆ DƯƠNG

2.1 Những điều cơ bản về văn phòng

2.1.1 Khái niệm Văn phòng

Hiện có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, thông thường nhìn vănphòng dưới dạng tĩnh (nhìn bề ngoài), người ta cho rằng: văn phòng là nơi làmviệc giấy tờ, ở đâu có giao dịch công văn giấy tờ đó là văn phòng Đó là cách nhìnđơn thuần dưới dạng các nghiệp vụ riêng lẻ như: soạn thảo văn bản, đóng dấu,chuyển và nhận các công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, hậu cần, tiếp khách Nếunhìn văn phòng dưới dạng động, văn phòng là nơi xử lý thông tin bao gồm cáccông tác tổ chức và quản lý một thực thể liên quan đến việc xử lý dữ kiện và thôngtin

Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và cách tổ chức mà người ta có nhiều cáchgọi khác nhau như: văn phòng, phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức, hànhchính tổng hợp để chỉ văn phòng nói chung

Văn phòng là tổ chức hành chính của cơ quan, doanh nghiệp nhà nước theophạm trù hành chính với nghĩa rộng, tức là quản lý và điều hành

Phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức hay phòng hành chính tổnghợp là xác định giới hạn hoạt động hành chính của cơ quan, doanh nghiệp trongphạm vi hành chính theo nghĩa hẹp, đó là công vụ mang tính hành chính sự vụ,giấy tờ và quản trị

Từ những quan điểm trên, theo góc độ một nhà tổ chức văn phòng có thểđịnh nghĩa văn phòng như sau:

Văn phòng là một bộ máy làm việc của cơ quan, doanh nghiệp, giúp giảiquyết những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan,doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, doanhnghiệp Đó là nơi soạn thảo và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhận và chuyển

công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, tiếp khách, lễ tân nhằm mục đích thông tinsao cho có hiệu quả, phục vụ cho công việc quản lý.

2.1.2 Chức năng của văn phòng

Chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan, doanh nghiệp là cơ sơ để xác địnhchức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của văn phòng cơ quan, doanh nghiệp.Văn phòng gồm có hai chức năng cơ bản sau :

- Tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ

- Dịch vụ hỗ trợ

Hai chức năng này đều quan trọng như nhau, không tách rời nhau, hỗ trợ và

bổ sung cho nhau, có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơquan, doanh nghiệp, đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật và cung cấp thông tinnhằm thúc đẩy các hoạt động quản lý và điều hành trong các cơ quan, doanhnghiệp

a Chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ

Sản phẩm của hoạt động hành chính văn phòng là thông tin; phần lớn cáchoạt động của văn phòng đều liên quan đến việc tiếp nhận các dữ liệu dưới dạngcon số, chữ, âm thanh và hình ảnh…và được xử lý, sắp xếp thành các mẫu hình có

ý nghĩa được lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp sử dụng để ra quyết định hoạch định

và kiểm soát các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

Nhu cầu thông tin ngày một gia tăng vì trong quá trình tăng trưởng kinh tế,

hệ thống kinh tế nào cũng phức tạp thêm, làm phát sinh nhu cầu đòi hỏi thêmthông tin Những yêu cầu này lại dẫn đến sự thiết lập những hệ thống thông tin cảtrong từng doanh nghiệp lẫn trong nền kinh tế Doanh nghiệp ngày một mở rộngquy mô và đa dạng hoá sản phẩm để phân tán rủi ro kinh doanh Đồng thời phảivượt lên trong môi trường cạnh tranh, nên những nhà quản lý mong đợi được cungcấp thông tin giá trị hơn trong khoảng thời gian hẹp của họ Để văn phòng thựchiện được chức năng tham mưu cần có những thông tin đầy đủ, kịp thời và chínhxác nhằm đạt được hiệu quả cao nhất Mặt khác, Nhà nước cũng cần có nhữngthông tin cơ bản nhất định của doanh nghiệp để có những thay đổi cần thiết trongchính sách như: xây dựng cơ sở hạ tầng kinh tế quốc gia, chính sách hỗ trợ các

doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp nhỏ, hợp tác xã Vì vậy cần phải tăngcường chức năng tham mưu tổng hợp - xử lý thông tin hành chính hỗ trợ của vănphòng.

b Chức năng dịch vụ hỗ trợ

Mọi hoạt động của các bộ phận, cá nhân trong đơn vị muốn thực hiện cóhiệu quả cần phải có những điều kiện nhất định Với chức năng dich vụ hỗ trợ, vănphòng có trách nhiệm tạo mọi dịch vụ và điều kiện thuận lợi cho các bộ phậnnghiệp vụ, cá nhân hoạt động, đảm bảo sự phát triển, có tính liên kết và hỗ trợnhau giữa các bộ phận đó Cho nên phải có kế hoạch hợp lý tổ chức hữu hiệu, tuỳtheo quy mô của từng cơ quan, doanh nghiệp, cách quản lý của những nhà lãnh đạo

mà có thể lập ra nhiều bộ phận để thực hiện chức năng trên Chức năng này có ýnghĩa rất quan trọng, đa dạng và bao quát nhiều nội dung

Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án, ra quyết định quản lýtheo sự giao phó của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp

Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản và quản lý văn bản

Thực hiện công tác quản lý, sử dụng con dấu, công tác lập hồ sơ và lưu trữ

Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, là chiếc cầu nối liên hệ với các cơ quancấp trên, ngang cấp và cấp dưới Văn phòng doanh nghiệp thể hiện là bộ mặt củadoanh nghiệp

Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp về mặt kinh phí, cơ

sở vật chất, quản lý vật tư, tài sản của doanh nghiệp

Giải quyết các nhiệm vụ đột xuất khác theo yêu cầu của lãnh đạo

2.1.4 Vị trí, vai trò văn phòng trong doanh nghiệp

Văn phòng với vị trí là “trung tâm thần kinh" của doanh nghiệp, là nơi thuthập, xử lý và tổng hợp thông tin của doanh nghiệp, là nơi soạn thảo công văn giấy

tờ, tổ chức và sử dụng hồ sơ, giao tiếp đối nội đối ngoại của doanh nghiệp và cungcấp các dịch vụ hỗ trợ cho các bộ phận khác hoạt động Vơi chức năng tham mưuvăn phòng có nhiệm vụ cung cấp thông tin, tham mưu tư vấn cho cấp lãnh đạotrong quá trình hoạch định tổ chức, ra quyết định quản lý Bên cạnh đó, văn phòngcòn là chiếc cầu nối mọi hoạt động giữa các bộ phận trong tổ chức, tạo sự thốngnhất, ăn khớp trong việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức Ngày nay, hoạtđộng hành chính đang không ngừng được mở rộng, các nghiệp vụ văn phòng ngàycàng gia tăng và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp,khẳng định một bộ phận không thể thiếu trong các doanh nghiệp

2.1.5 Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng

a Yêu cầu tổ chức

Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng nào, các nhà quản trị luôn quantâm đến một văn phòng được tổ chức, xây dựng một cách khoa học, hợp lý nhằmđáp ứng yêu cầu một bộ máy văn phòng tinh gọn, hiệu lực, tính ổn định tương đối,

có độ tin cậy cao, tính kinh tế, linh hoạt và đúng chức năng Ngược lại, một bộmáy văn phòng được tổ chức cồng kềnh, thiếu tính linh hoạt hoặc hoạt động khôngđúng chức năng sẽ dẫn đến văn phòng đó không những hoạt động kém hiệu quả,lãng phí mà còn cản trở, gây ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động của cơ quan, doanhnghiệp Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động của văn phòng, nhà quản trị phải

có sự nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ, khách quan về những nguyên nhândẫn đến hoạt động của văn phòng kém hiệu quả, từ đó tìm biện pháp khắc phụckịp thời Như vậy, vị trí, vai trò của nhà quản trị trong tổ chức bộ máy văn phòngrất quan trọng, có tính quyết định đến hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng,đòi hỏi nhà quản trị phải có những phẩm chất nhất định về trình độ chuyên môn,kinh nghiệm công tác, đạo đức

b Yêu cầu cơ cấu, cơ chế phù hợp

Tổ chức quản lý gồm ba yếu tố tạo thành: chức năng, cơ cấu và cơ chế vậnhành Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng để đạt hiệu quả, các nhà quản trị

cần xác định cơ cấu tổ chức, cơ chế vận hành phải phù hợp với mục tiêu chung củadoanh nghiệp Cơ cấu của tổ chức bộ máy văn phòng là kết quả tổng thành của sự

bố trí các bộ phận, các cá nhân gắn bó với nhau một cách hợp lý, tạo thành một hệthống Cơ chế là phương thức vận hành để cơ cấu hoạt động đúng chức năng, cơchế vận hành bao gồm từ trách nhiệm, quyền hạn, chế độ làm việc đến các mốiquan hệ hữu cơ bên trong bộ máy văn phòng và các mối quan hệ bên ngoài Cónhững nguyên tắc và phương pháp để xác lập cơ cấu, cơ chế vận hành, song cầnđược điều chỉnh qua thực tế để luôn phù hợp với từng điều kiện cụ thể

Hiệu quả hoạt động của tổ chức bộ máy văn phòng phụ thuộc cả ba yếu tốtrên, nếu chức năng không rõ ràng sẽ không phục vụ đúng mục tiêu chung củadoanh nghiệp, cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng, cơ chếkhông phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành của cơ cấu Vì vậy, khi tiến hành xâydựng tổ chức văn phòng cần xác định cơ cấu, cơ chế phù hợp với mục tiêu chungcủa cơ quan, doanh nghiệp

c Các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng

Sự phân chia một tổ chức quản lý thành các cấp và các khâu thể hiện sựphân công, sự chuyên môn hoá các bộ phận đó bao giờ cũng nằm trong những mốiquan hệ nhất định nhằm tạo ra sự liên kết chặt chẽ, hài hoà trong tổ chức Khi xáclập các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng, cần xác định rõ cácmối quan hệ theo sự phân công hay theo chuyên môn như: quan hệ dọc (theo thứbậc quản lý) hay quan hệ ngang (theo chức năng); quan hệ lâu dài, thường xuyênhay quan hệ đột xuất; quan hệ chính thức hay quan hệ không chính thức đượckhái quát qua hai loại quan hệ cơ bản: quan hệ điều khiển - phục tùng và quan hệphối hợp - công tác

Quan hệ điều khiển - phục tùng: là quan hệ chủ yếu, bảo đảm kỷ cương thểhiện tác động qua lại giữa cấp trên với cấp dưới, giữa người phụ trách và ngườithừa hành

Quan hệ phối hợp - cộng tác: là mối quan hệ mang tính hiệp thương giữa các

bộ phận có trách nhiệm liên đới, nó làm tăng hiệu lực quản lý, bổ trợ cho các mốiquan hệ điều khiển phục tùng, tạo tính đồng bộ và toàn diện Phối hợp vừa có tính

tổ chức vừa mang tính tự giác Quan hệ cộng tác là quan hệ không chính thức, dựatrên các giao tiếp ứng xử xã hội không mang tính hành chính.

2.1.6 Những hình thức tổ chức bộ máy văn phòng

Bộ máy văn phòng có thể tổ chức theo nhiều mô hình khác nhau Nhưng quathực tiễn, các nhà quản lý hành chính thường áp dụng một số mô hình tổ chức cơbản sau:

a Mô hình tập trung

Theo mô hình này chức năng xử lý thông tin hành chính hỗ trợ của vănphòng đều tập trung về văn phòng Các bộ phận của văn phòng được phân côngphụ trách từng mảng công việc theo từng loại dịch vụ hay từng nhóm dịch vụ Môhình này thường áp dụng ở các tổng công ty và hãng lớn Ưu điểm của mô hìnhnày là tiết kiệm khi sử dụng thiết bị văn phòng và mặt bằng Nói một cách khác,khi áp dụng mô hình này người ta có thể tận dụng hết các trang thiết bị chuyên biệt

và cho phép hoạch định thời gian biểu tốt cho máy móc nhằm đáp ứng cho nhữngthời kỳ cao điểm, cũng như sự tiết kiệm trong việc sử dụng nhân viên văn phòng.Đặc biệt là tránh được việc trùng lặp nhân sự, chức năng rõ ràng và các nhân viênđược chuyên môn hoá cao

b Mô hình phân tán

Các dịch vụ có tính chuyên môn được tách thành các phòng ban chức năngriêng như: Phòng Kế toán, Phòng Tổ chức các dịch vụ như: quy trình xử lý vănbản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp do phòng Hành chính chịu tráchnhiệm Mô hình này thường được áp dụng trong cơ quan, doanh nghiệp vừa vànhỏ, các phòng ban chức năng làm tham mưu cho lãnh đạo

c Mô hình hỗn hợp

Đây là mô hình tổ chức vừa tập trung vừa phân tán, thường được áp dụng ởcác cơ quan chính phủ, các doanh nghiệp lớn có quy mô tổ chức phức tạp Với môhình này, việc tổ chức và điều hành văn phòng kết hợp được các ưu điểm của môhình tập trung và phân tán, song vẫn có mặt hạn chế nhất định như chồng chéo vềchức năng, khó quản lý điều hành

Mỗi cơ quan, doanh nghiệp tuỳ theo quy mô tổ chức, điều kiện sản xuất kinhdoanh của mình mà áp dụng mô hình tổ chức bộ máy văn phòng phù hợp nhất,năng động, tinh gọn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất Có thể áp dụng nhiều môhình tổ chức trong một cơ quan, doanh nghiệp, song tuỳ theo năng lực của nhàquản trị, sự quan tâm của lãnh đạo về công tác văn phòng và khả năng tài chínhcủa mình mà xây dựng bộ máy văn phòng cho phù hợp.

2.1.7 Những nội dung cần thiết tổ chức bộ máy văn phòng

Một trong những nội dung tổ chức bộ máy văn phòng là việc căn cứ vào cácthể chế, pháp luật, các chính sách, các quy định của nhà nước, các văn bản hướngdẫn của cơ quan quản lý cấp trên để tiến hành xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức bộmáy văn phòng Đây là cơ sở quan trọng nhằm xác định các đặc trưng cần có (cơbản nhất) đảm bảo việc tổ chức và hoạt động của văn phòng theo đúng đường lốichính sách của Đảng và Chính phủ, đảm bảo nguyên tắc tập quyền xã hội chủnghĩa

Trên cơ sở các quy định của Nhà nước, nội dung tiến hành tổ chức bộ máyvăn phòng gồm: xác định mục tiêu của tổ chức; xây dựng các phân hệ chức năngnhằm đảm bảo mục tiêu; phân cấp trách nhiệm và quyền hạn cho từng cấp quản lý;xác lập các mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận với cấp trên và với các đơn vị đốitác; xác định nhu cầu về cán bộ và thông tin

Xác định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu tổ chức và các mối quan

hệ giữa các bộ phận Xác định thành phần các bộ phận của cơ cấu là sự chuyênmôn hoá hoạt động quản lý qua sự phân cấp và phân chia chức năng, quyền hạncho các bộ phận (khi xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy văn phòng cần phải chú ýcác yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức)

Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ; giao quyền hạn và quyếtđịnh số lượng cán bộ, nhân viên cần thiết cho từng bộ phận Xây dựng và ban hànhđiều lệ, những quy định, quy chế hoạt động, xây dựng môi trường làm việc ( nềnếp, tác phong làm việc)