Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng công ty cổ phần đầu tư thương mại Khoáng sản Tuệ Dương

MỤC LỤC Nội dung Trang A. Phần mở đầu 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3 6. Cấu trúc của đề tài 3 B. Phần nội dung 5 Chương I: Khái quát về tổ chức và hoạt động của công ty cổ phần thương mại khoáng sản Tuệ Dương 5 1.1. Lịch sử hình thành của Công ty 5 1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương. 5 1.2.1. Giám đốc 6 1.2.2. Các Phó giám đốc 7 1.2.3. Các phòng ban chức năng. 7 1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty. 7 1.4. Xu hướng phát triển trong những năm tới của Công ty 8 Chương II. Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng công ty cổ phần đầu tư thương mại Khoáng sản Tuệ Dương 9 2.1. Những điều cơ bản về văn phòng 9 2.1.1. Khái niệm Văn phòng 9 2.1.2. Chức năng của văn phòng 10 2.1.3. Nhiệm vụ 10 2.1.4. Vị trí, vai trò văn phòng trong doanh nghiệp 11 2.1.5. Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng 12 2.1.6. Những hình thức tổ chức bộ máy văn phòng 14 2.1.7. Những nội dung cần thiết tổ chức bộ máy văn phòng 15 2.1.8. Các yếu tố ảnh hưởng tổ chức bộ máy văn phòng 16 2.2. Tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Tuệ Dương 17 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ về phòng Hành chính Tổ chức của Công ty 17 2.2.2. Tổ chức bộ máy phòng hành chính tổ chức 19 2.2.3. Định biên nhân sự 20 2.2.4. Mối quan hệ các bộ phận trong và ngoài phòng Hành chính tổ chức 21 2.3. Những ưu điểm, tồn tại, nguyên nhân 23 2.3.1. Ưu điểm 23 2.3.2. Tồn tại 24 2.3.3. Nguyên nhân 25 Chương III. Các giải pháp nâng cao hiệu quả về tổ chức bộ máy văn phòng công ty cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Tuệ Dương 26 3.1. Bổ sung và thực hiện quy chế tập trung dân chủ 26 3.2. Bố trí sắp xếp lại nhân sự phòng Hành chính tổ chức 28 3.3. Bố trí lại vị trí các phòng ban 29 3.4. Tăng cường công tác kiểm tra 30 3.5. Xây dựng sơ đồ phân phối công việc 31 3.6. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ văn phòng 33 3.7. Đầu tư trang thiết bị văn phòng và cải tiến môi trường làm việc 33 3.8. Nâng cao vai trò, trách nhiệm của phòng hành chính tổ chức 34 C. KẾT LUẬN 35

LỜI CẢM ƠN Học tập trình quan trọng để sinh viên trưởng thành hơn, tập cho bước khởi đầu trước rời khỏi ghế nhà trường Học tập hội để sinh viên tự bộc lộ lực, phẩm chất khẳng định thân thời gian để sinh viên gắn kết lý luận thực tiễn sống Là sinh viên lớp ĐHLT Quản trị văn phòng K14A ngồi nỗ lực thân với kiến thức học trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, giúp đỡ hướng dẫn tận tình thầy khoa Quản trị văn phòng tồn thể cán quan tạo điều kiện thuận lợi nhất, cung cấp tài liệu, số liệu giúp đỡ em hoàn thành tốt chuyên môn Đây bước giúp em xây dựng phong cách làm việc cán văn phòng Qua em xin chúc sức khoẻ, hạnh phúc em xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng thầy trường Đại học Nội Vụ Hà Nội toàn thể các anh chị cán Cơng ty cổ phần khống sản Tuệ Dương tận tình giúp đỡ em suốt q trình làm việc Trong khn khổ tiểu luận này, kinh nghiệm thực tế thân nhiều hạn chế đồng thời chuyên ngành mở rộng nên khơng tránh khỏi thiếu sót, kính mong thầy giáo khoa Quản trị văn phòng tồn thể anh chị cán Công ty cổ phần đầu tư thương mại khống sản Tuệ Dương đóng góp ý kiến để tiểu luận em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn LỜI CAM ĐOAN Bài tiểu luận viết em làm dựa sở lý luận học thầy cô trường Đại học nội vụ Hà Nội giảng dạy trích dẫn từ văn giấy tờ Nhà nước Trên tiểu luận em xin cam đoan tiểu luận không chép từ tiểu luận khác, chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm MỤC LỤC Nội dung Trang A Phần mở đầu 1 Lý chọn đề tài 2 Lịch sử nghiên cứu 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Cấu trúc đề tài B Phần nội dung Chương I: Khái quát tổ chức hoạt động công ty cổ phần thương mại khoáng sản Tuệ Dương 1.1 Lịch sử hình thành Cơng ty 1.2 Cơ cấu tổ chức máy Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại 5 Khoáng sản Tuệ Dương 1.2.1 Giám đốc 1.2.2 Các Phó giám đốc 1.2.3 Các phòng ban chức 1.3 Chức năng, nhiệm vụ Công ty 1.4 Xu hướng phát triển năm tới Công ty Chương II Thực trạng tổ chức máy văn phòng cơng ty cổ phần đầu 7 tư thương mại Khoáng sản Tuệ Dương 2.1 Những điều văn phòng 2.1.1 Khái niệm Văn phòng 2.1.2 Chức văn phòng 2.1.3 Nhiệm vụ 2.1.4 Vị trí, vai trò văn phòng doanh nghiệp 2.1.5 Những yêu cầu tổ chức máy văn phòng 2.1.6 Những hình thức tổ chức máy văn phòng 2.1.7 Những nội dung cần thiết tổ chức máy văn phòng 2.1.8 Các yếu tố ảnh hưởng tổ chức máy văn phòng 2.2 Tổ chức máy văn phòng Cơng ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Tuệ Dương 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ phòng Hành - Tổ chức Cơng ty 2.2.2 Tổ chức máy phòng hành tổ chức 2.2.3 Định biên nhân 2.2.4 Mối quan hệ phận ngồi phòng Hành tổ chức 2.3 Những ưu điểm, tồn tại, nguyên nhân 2.3.1 Ưu điểm 9 10 10 11 12 14 15 16 17 17 19 20 21 23 23 2.3.2 Tồn 2.3.3 Nguyên nhân Chương III Các giải pháp nâng cao hiệu tổ chức máy văn phòng 24 25 26 cơng ty cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Tuệ Dương 3.1 Bổ sung thực quy chế tập trung dân chủ 3.2 Bố trí xếp lại nhân phòng Hành tổ chức 3.3 Bố trí lại vị trí phòng ban 3.4 Tăng cường công tác kiểm tra 3.5 Xây dựng sơ đồ phân phối công việc 3.6 Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán văn phòng 3.7 Đầu tư trang thiết bị văn phòng cải tiến mơi trường làm việc 3.8 Nâng cao vai trò, trách nhiệm phòng hành tổ chức C KẾT LUẬN 26 28 29 30 31 33 33 34 35 A PHẦN MỞ ĐẦU Việt Nam đường hội nhập kinh tế giới tạo nhiều hội thuận lợi thách thức đòi hỏi khơng ngừng đổi lĩnh vực nhằm nâng cao ưu khả cạnh tranh Để tận dụng cách triệt để hội công tác điều hành quản lý xã hội lĩnh vực đòi hỏi phải nâng cao lực, hiệu máy lãnh đạo, môi trường cạnh tranh động cải cách hiệu xã hội ngày phát triển kéo theo phát triển đa dạng ngành nghề, người buộc phải có vốn kiến thức, lực nghiệp vụ chun mơn đáp ứng đòi hỏi xã hội Việc đẩy mạnh cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước, cách mạng khoa học cơng nghệ thơng tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội hoạt động văn phòng vấn đề xử lý thông tin Để hoạt động quản lý tốt đòi hỏi quan, tổ chức cần phải có đội ngũ cán bộ, nhân viên với trình độ cao, theo hướng đa nghiệp vụ kỹ kịp thời để đưa đất nước bắt kịp với thời đại giới Đối với doanh nghiệp, hoạt động có hiệu việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động hành văn phòng nhiệm vụ hàng đầu cần quan tâm đặc biệt Văn phòng đóng vai trò “chiếc cầu nối” phận chức doanh nghiệp, đầu mối xử lý cung cấp thông tin doanh nghiệp, có nhiệm vụ đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động doanh nghiệp thông suốt Xuất phát từ tầm quan trọng hoạt động văn phòng doanh nghiệp hiệu hoạt động doanh nghiệp nói riêng, phát triển kinh tế quốc dân nói chung, cần có nhận thức đầy đủ, đắn tầm quan trọng vai trò văn phòng tổ chức máy văn phòng, với hoạt động doanh nghiệp tổ chức Sau học tập nghiên cứu chuyên ngành Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thời gian làm việc Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khống sản Tuệ Dương em thấy vai trò quan trọng hoạt động Hành văn phòng việc tổ chức quản lý, điều hành doanh nghiệp Lý chọn đề tài Văn phòng máy làm việc quan, doanh nghiệp, giúp giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền quan, doanh nghiệp, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan, doanh nghiệp Đó nơi soạn thảo tổ chức hồ sơ, công văn giấy tờ nhận chuyển công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, tiếp khách, lễ tân nhằm mục đích thơng tin cho có hiệu quả, phục vụ cho cơng việc quản lý Văn phòng với vị trí “trung tâm thần kinh" doanh nghiệp, nơi thu thập, xử lý tổng hợp thông tin doanh nghiệp, nơi soạn thảo công văn giấy tờ, tổ chức sử dụng hồ sơ, giao tiếp đối nội đối ngoại doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho phận khác hoạt động Với chức tham mưu văn phòng có nhiệm vụ cung cấp thông tin, tham mưu tư vấn cho cấp lãnh đạo trình hoạch định tổ chức, định quản lý Bên cạnh đó, văn phòng cầu nối hoạt động phận tổ chức, tạo thống nhất, ăn khớp việc thực mục tiêu chung tổ chức Ngày nay, hoạt động hành khơng ngừng mở rộng, nghiệp vụ văn phòng ngày gia tăng đóng vai trò quan trọng hoạt động doanh nghiệp, khẳng định phận thiếu doanh nghiệp Xuất phát từ thực trạng hoạt động văn phòng cơng ty hướng dẫn thầy Nguyễn Đăng Việt em chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức máy văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương” làm đề tài luận văn tốt nghiệp mình: Lịch sử nghiên cứu Trên thực tế có nhiều đề tài nghiên cứu văn phòng doanh nghiệp nhiên Cơng ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khống sản Tuệ Dương chưa có đề tài nghiên cứu vấn đề không bị trùng lặp với nên em chọn đề tài làm đề tài Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Tình hình thực tổ chức máy văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khống sản Tuệ Dương Giới hạn phạm vi nghiên cứu: không gian nghiên cứu Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương, thời gian nghiên cứu từ ngày 10 tháng 10 năm 2016 đến ngày 15 tháng 10 năm 2016 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Làm rõ thực trạng, mặt ưu điểm, hạn chế yếu nguyên nhân tổ chức máy văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu tổ chức máy văn phòng phục vụ lãnh đạo, đạo Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố Để thực mục tiêu đề Phân tích, đánh giá hoạt tổ chức máy văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương từ thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải quan Xây dựng giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ quan thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Phương pháp phân tích Phương pháp thu thập thông tin Phương pháp tổng hợp thông tin Phương pháp thống kê Phương pháp điều tra khảo sát Phương pháp quan sát Phương pháp so sánh Phương pháp vấn Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết thúc, tài liệu tham khảo phụ lục đề tài gồm có chương Chương I Khái quát tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương Chương II Thực trạng tổ chức máy văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương Chương III Các giải pháp nâng cao hiệu tổ chức máy văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương B PHẦN NỘI DUNG Chương I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KHỐNG SẢN TUỆ DƯƠNG 1.1 Lịch sử hình thành Công ty Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khống sản Tuệ Dương trước xí nghiệp Cao lanh sứ gốm Tuệ Dương, doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc UBND huyện Sóc Sơn quản lý, Xí nghiệp UBND thành phố Hà Nội Bộ Công nghiệp nặng cho phép thành lập doanh nghiệp Nhà Nước theo định số 44/CNN – TC ngày 09/3/1993 Đầu năm 2000, thực việc đổi quản lý xếp lại doanh nghiệp Nhà Nước, từ doanh nghiệp Nhà Nước, Xí nghiệp cổ phần hố doanh nghiệp theo định số 8382/QĐ - UB ngày 31/12/2001 thành Công ty cổ phần trực thuộc quản lý UBND huyện Sóc Sơn Cơng ty có chế độ hạch tốn kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, mở tài khoản Ngân hàng có dấu riêng theo quy định Nhà nước - Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương - Trụ sở: Thị trấn Sóc Sơn – huyện Sóc Sơn – Hà Nội - Điện thoại: 04.8843473 Fax: 04.8843473 Hiện tại, cơng ty có 60 cán bộ, cơng nhân viên, có 20 cán nhân viên hành 40 lao động trực tiếp khác (cơng nhân kỹ thuật) Trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên từ trung cấp, cao đẳng, đại học đại học chiếm tỷ lệ 18% Tổng giá trị tài sản cố định công ty 02 tỷ đồng, tổng vốn cố định 2.020.000.000 đồng, tổng vốn lưu động 676.700.000 đồng nhiều máy móc, thiết bị đại có giá trị khác 1.2 Cơ cấu tổ chức máy Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương Là công ty cổ phần quy mô nhỏ, công tác quản lý công ty tổ chức theo mơ hình trực tuyến chức Bộ máy gọn nhẹ, quản lý theo chế độ thủ trưởng Đứng đầu công ty Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc hai Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực tài kỹ thuật, trưởng, phó phòng ban tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc mặt: - Cơng tác Hành - Cơng tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương - Công tác kế hoạch kinh doanh công ty - Công tác tài chính, thống kê kế tốn - Cơng tác tư vấn đầu tư công ty - Các hoạt động khác công ty Sơ đồ tổ chức máy công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương Giám đốc Các phó Giám đốc Phòng kế tốn Phòng KH - KT Phòng HC - TC Phân xưởng chế biến Phân xưởng Khai thác 1.2.1 Giám đốc Giám đốc: Là người đại diện cho doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước Nhà nước pháp luật hoạt động kinh doanh công ty, bảo đảm thu nhập cho người lao động, thu nộp ngân sách mặt khác công ty 10 * Các nhân viên giúp việc - Nhân viên văn thư - lưu trữ thực nhiệm vụ cụ thể: + Đánh máy loại công văn giấy tờ theo yêu cầu lãnh đạo + Tiếp nhận công văn giấy tờ đến vào sổ theo dõi (hai sổ riêng biệt, sổ công văn đến, sổ công văn ) + Chuyển giao văn bản, tài liệu điện tín, Fax nhanh + Sắp xếp công văn tài liệu, hồ sơ có khoa học, hợp lý để tra tìm nhanh, phục vụ nhu cầu công việc + Lưu trữ tài liệu, hồ sơ quan để dễ nhớ, dễ thấy, dễ kiểm tra + Thực quy chế bảo mật tài liệu + Sử dụng quản lý dấu theo quy định - Bảo vệ – Tạp vụ: bao gồm 02 người thay phiên thường trực bảo vệ cơng ty 24/24; vệ sinh phòng làm việc - Lái xe - Thủ kho: Đảm bảo việc lại Ban lãnh đạo; quản lý thống kê kho 2.2.4 Mối quan hệ phận ngồi phòng Hành tổ chức Khi xây dựng máy văn phòng, Ban lãnh đạo cơng ty trọng đến việc thiết lập mối quan hệ tổ chức phòng, ban tồn cơng ty nói chung, phận phòng Hành tổ chức nói riêng Với mơ hình tổ chức trực tuyến chức năng, quản lý theo chế độ thủ trưởng, Trưởng phòng Hành tổ chức định quản lý, điều hành (mang tính hành chính) thơng qua hình thức định, mệnh lệnh, thông báo (bằng văn truyền miệng) Căn thị, định, kế hoạch Ban giám đốc, Giám đốc, dựa quyền hạn trách nhiệm điều kiển nhân viên triển khai thực Đây đặc trưng quan hệ điều kiển - phục tùng, quan hệ chủ yếu nhất, quan hệ theo chiều dọc hệ thống tổ chức máy quan, doanh nghiệp Việt Nam Ngồi quan hệ điều kiện - phục tùng, phòng Hành tổ chức có mối quan hệ khơng thể thiếu quan hệ phối hợp – cộng tác, quan hệ theo 25 chiều ngang phòng Hành tổ chức với phòng chức khác như: phòng Kế tốn, phòng Kế hoạch - Vật tư kỹ thuật mỏ, Các phòng có trách nhiệm phối hợp với phòng hành tổ chức việc cụ thể hoá hướng dẫn cấp (các phân xưởng sản xuất) thực định Giám đốc Các nhân viên phòng trưởng phòng phối hợp chung, hỗ trợ công việc mang tính vụ hành Tạo mối liên kết chặt chẽ, mật thiết quan hệ công việc quan hệ xã hội nội công ty, làm tăng hiệu hoạt động phòng, thúc đẩy sản xuất kinh doanh a Bố trí phòng ban Do sở vật chất sử dụng lại Xí nghiệp Cao lanh sứ gốm Tuệ Dương trước đây, nên việc tổ chức bố trí phòng ban bị hạn chế, bó hẹp: phòng làm việc diện tích nhỏ, hẹp, đặt qua gần khu sản xuất gây nhiều tiếng ồn, khó áp dụng biện pháp kỹ thuật không gian, ánh sáng để tạo môi trường làm việc kích thích suất lao động Ngồi ra, chưa nắm rõ nguyên tắc tổ chức, bố trí khoa học phòng làm việc, nên xếp vi phạm nguyên tắc tương quan phận nguyên tắc luồng công việc Với cách bố trí này, cán bộ, nhân viên nhiều thời gian cho việc di chuyển theo luồng công việc có việc liên quan trực tiếp đến Giám đốc, phòng Kế hoạch vật tư kỹ thuật mỏ phòng chuyên nghiên cứu đề án, kế hoạch khai thác cần không gian yên tĩnh để làm việc bố trí nơi nhiều người qua lại b Hiện đại hố máy văn phòng Để theo kịp tiến trình đại hố văn phòng, thực sách cải cách hành Nhà nước, phòng hành tổ chức bước đại hố trang thiết bị văn phòng Hiện tại, cơng ty có hệ thống trang thiết bị đại, chưa đầy đủ song phục vụ tốt có hiệu việc xử lý, cung cấp thơng tin như: máy vi tính, máy in, máy Fax, điện thoại ứng dụng công nghệ phần mềm vào quản lý phần mềm kế toán, kiểm tra chất lượng sản phẩm 26 Sơ đồ bố trí phòng, ban cơng ty Khu nhà xưởng sản xuất Phòng Giám đốc Hội trường Phòng Kế tốn Phòng KH - KT Phòng HC- TC Chú ý: hướng b Hiện đại hố máy văn phòng Để theo kịp tiến trình đại hố văn phòng, thực sách cải cách hành Nhà nước, phòng hành tổ chức bước đại hố trang thiết bị văn phòng Hiện tại, cơng ty có hệ thống trang thiết bị đại, chưa đầy đủ song phục vụ tốt có hiệu việc xử lý, cung cấp thơng tin như: máy vi tính, máy in, máy Fax, điện thoại ứng dụng công nghệ phần mềm vào quản lý phần mềm kế toán, kiểm tra chất lượng sản phẩm 2.3 Những ưu điểm, tồn tại, nguyên nhân 2.3.1 Ưu điểm Lãnh đạo công ty trọng đến máy văn phòng đáp ứng đầy đủ tính tinh gọn, tính hiệu lực tính linh hoạt xây dựng máy văn phòng cơng ty, ưu điểm có tính định đến hiệu hoạt động phòng hành tổ chức 27 Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động hợp lý với cấu nhân tinh giảm tối đa, tạo cán nhân viên linh hoạt xử lý công việc, tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phát huy hết lực thân.Việc giải mối quan hệ (chính thức khơng thức) cán nhân viên phòng nói riêng, phòng hành tổ chức với phận khác nói chung giám đốc trưởng phòng hành trọng, phối hợp xây dựng mơi trường làm việc văn minh, lịch sự, tạo gắn bó, đồn kết tồn cơng ty Ngồi ra, lãnh đạo công ty trọng công tác đào tạo nguồn nhân lực, tăng cường chức văn phòng, tạo điều kiện tốt hỗ trợ cho phận chức hoàn thành tốt nhiệm vụ, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh công ty ngày phát triển ổn định Thành công công ty khẳng định kết kinh doanh qua năm: Doanh thu năm 2012 10.850 trđ, thu nhập bình quân 750.000 đồng người/tháng; năm 2013 9.305 trđ, thu nhập bình quân 961.000 đồng người/ tháng; năm 2014 9.900 trđ, thu nhập bình quân 970.000 đồng/ tháng; năm 2015 doanh thu đạt 11.385 trđ, thu nhập bình quân 980.000 đồng, đời sống cán công nhân viên công ty quan tâm cải thiện hơn, hàng năm giải hàng trăm lao động khu khai thác nguyên liệu, đem lại nguồn thu nhập đáng kể cho người lao động công ty, nộp ngân sách cho Nhà nước năm vượt tiêu giao 2.3.2 Tồn Bên cạnh mặt đạt được, tác động yếu tố khách quan chủ quan nên số mặt hạn chế Nhận thức đổi tổ chức máy văn phòng hạn chế, cấu tổ chức chưa hợp lý, chế hoạt động chưa khoa học, rời rạc, thiếu hẳn khâu kiểm tra, phối hợp hoạt động hành phòng Hành tổ chức với hoạt động phòng khác, thực cách không đầy đủ, nhân viên tinh giảm tối đa làm cho việc bố trí nhân lực thường có chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, tính chun mơn hố chưa cao, nhiều vụ hành chính, chưa sát vào phục vụ sản xuất, khả thích ứng linh hoạt với tình xẩy doanh nghiệp tác động môi trường bên chưa cao đặc biệt chuyển sang 28 hình thức cơng ty cổ phần nhiều bỡ ngỡ thiếu kinh nghiệm hoạt động chế mới, gây nhiều khó khăn việc tổ chức văn phòng, quản lý điều hành hoạt động văn phòng hành Ngồi ra, trình độ chun mơn cán bộ, nhân viên chưa đồng đều, đại hoá trang thiết bị văn phòng chưa đầu tư mức yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu ht động văn phòng 2.3.3 Ngun nhân a Ngun nhân thành cơng Cùng với sách đổi quản lý xếp lại doanh nghiệp nhà nước, đời luật doanh nghiệp tạo môi trường thuận lợi, thông thống cho cơng ty Cổ phần đầu tư thượng mại khống sản Sóc Sơn mở rộng quy mơ sản xuất, đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng thị trường tiêu thụ nâng cao suất lao động Đây yếu tố tác động tích cực đến hoạt động phòng hành tổ chức, nâng vị trí, vai trò phòng lên tầm cao Cùng quan tâm lãnh đạo, giúp đỡ tổ chức đoàn thể, cán nhân viên phòng hành tổ chức lỗ lực khắc phục khó khăn, phát huy mạnh, khơng ngừng xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức, bước nâng cao hiệu hoạt động phòng góp phần vào phát triển cơng ty b Nguyên nhân tồt - Nguyên nhân chủ quan lãnh đạo công ty nhận thức tầm quan trọng, vị trí, vai trò văn phòng hoạt động cơng ty chưa đầy đủ, thiếu kinh nghiệm thực tiễn việc tổ chức máy văn phòng Ý thức chấp hành nội quy, quy chế hoạt động kỷ luật chưa cao Quy mô sản xuất nhỏ, gặp nhiều khó khăn việc sản xuất tiêu thụ sản phẩm, nên công ty trọng vào phát triển sản xuất, chưa có nhiều điều kiện đầu tư, mở rộng hoạt động văn phòng, nguồn kinh phí đầu tư cho cơng tác quản lý, mua sắm trang thiết bị văn phòng eo hẹp nguyên nhân dẫn đến tồn việc tổ chức hoạt động phòng Hành tổ chức - Nguyên nhân khách quan thể chế giám sát, kiểm tra, tra lĩnh vực tổ chức, nhân hoạt động công vụ yếu kém, chậm thay đổi, 29 sửa chữa bất cập, lạc hậu hệ thống thể chế Việt Nam, văn pháp luật chủ trương sách Nhà Nước nhiều chồng chéo, hay thay đổi, doanh nghiệp khó phân biệt loại hiệu lực, loại hết hiệu lực Còn nhiều vấn đề bất cập chế quản lý điều hành nhà nước, chưa có quy định cụ thể thống cách tổ chức văn phòng hoạt động văn phòng Ngồi ra, đặc điểm sản xuất công ty phụ thuộc vào thời tiết dẫn đến doanh thu không ổn định, đời sống cán công nhân viên nhiều khó khăn nên việc đầu tư đổi trang thiết bị văn phòng bị hạn chế, số nguyên nhân dẫn đến việc thực chức tham mưu tổng hợp, xử lý thơng tin hành hỗ trợ phòng hành tổ chức hiệu Chương III CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI KHOÁNG SẢN TUỆ DƯƠNG Bất kỳ tổ chức hình thành nhằm thực mục tiêu định, cơng ty có hệ thống mục tiêu mục tiêu tổng quát lợi nhuận Để thực mục tiêu đó, phận cơng ty phải có lãnh đạo thống nhất, phối hợp hoạt động phận, vai trò tổng qt quan trọng máy văn phòng cơng ty Xuất phát từ thực tế cơng ty, từ khả Em xin đề xuất số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức máy văn phòng cơng ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương 3.1 Bổ sung thực quy chế tập trung dân chủ Quy chế tập trung dân chủ xem quy chế bản, tảng quan trọng tổ chức hoạt động công ty nhằm phát huy quyền làm chủ, tạo động lực mạnh mẽ để phát triển doanh nghiệp sở gắn bó chặt chẽ trách nhiệm giám đốc công nhân, viên chức Thực dân chủ công ty phải đôi với nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước quan Nhà nước quản lý kinh doanh công ty, thực phân công, phân cấp cụ thể cơng ty, khuyến khích tạo mơi trường thuận lợi cho 30 hoạt động quản lý giám đốc chủ động sáng tạo phù hợp với yêu cầu chế thị trường Người sử dụng lao động người lao động cơng ty có nghĩa vụ phải thực tốt nhiệm vụ giao, thực hợp đồng lao động, thoả ước lao động ký kết, chấp hành nội quy, quy chế công ty; thực đầy đủ quyền dân chủ, giữ gìn kỷ luật, đấu tranh chống biểu tham nhũng, lợi dụng dân chủ gây đồn kết nội bộ; nỗ lực phát triển doanh nghiệp thuận lợi lúc gặp khó khăn cơng ty Tăng cường lãnh đạo tổ chức Đảng doanh nghiệp với toàn thể người lao động, Hội đồng quản trị ( doanh nghiệp Nhà nước có Hội đồng quản trị), Giám đốc, tổ chức Cơng đồn, Đồn Thanh niên Cơng sản Hồ Chí Minh thực đường lối, sách Đảng, pháp luật Nhà nước nhằm phát triển cơng ty hoạt động ngày có hiệu xây dựng Đảng ngày vững mạnh Ban lãnh đạo công ty phải lắng nghe ý kiến, phản ánh, phê bình cán bộ, nhân viên khơng có hành vi trù dập cán bộ, nhân viên góp ý, phê bình Khi cán bộ, nhân viên đề nghị gặp Thủ trưởng công ty gặp trao đổi vấn đề liên quan Ban lãnh đạo công ty phối hợp với Công đồn sở tổ chức hội nghị cổ đơng năm lần vào cuối năm để kiểm điểm việc thực nghị Đảng, pháp luật Nhà nước, đánh giá việc thực kế hoạch công tác hàng năm thoả thuận, bàn biện pháp thực kế hoạch công tác năm tới quan, doanh nghiệp; tiến hành khen thưởng cá nhân, tập thể cơng ty có thành tích cơng tác Trong thi hành nhiệm vụ, công vụ, cán nhân viên phải phục tùng đạo hướng dẫn cấp Cán bộ, nhân viên có quyền trình bầy ý kiến, đề xuất việc giải vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm mình, khác với ý kiến người phụ trách trực tiếp, phải chấp hành đạo người phụ trách trực tiếp, đồng thời có quyền bảo lưu ý kiến báo cáo nên cấp 31 Cán bộ, nhân viên phải tự phê bình nghiêm túc, phát huy ưu điểm, sửa chữa khuyết điểm để không ngừng tiến bộ, phải thẳng thắn phê bình, đấu tranh để xây dựng nội cơng ty sạch, vững mạnh, kể góp ý kiến, phê bình Thủ trưởng quan; yêu cầu, cán bộ, nhân viên có trách nhiệm đóng góp ý kiến vào việc xây dựng văn bản, đề án cơng ty 3.2 Bố trí xếp lại nhân phòng Hành tổ chức Từ thực trạng tổ chức nhân phòng Hành tổ chức công ty với biên chế nhân gồm 06 người: 01 Trưởng phòng, 01 Phó phòng, 01 Nhân viên Văn thư - lưu trữ, 02 bảo vệ - tạp vụ 01 lái xe - thủ kho đảm bảo hoạt động phòng Hành tổ chức trơi chẩy, thơng suốt có hiệu quả, nhân viên có linh hoạt cao cơng việc Tuy nhiên, Trưởng phòng Hành tổ chức vừa đảm nhiệm công việc nhà quản trị văn phòng “kiêm” cơng việc Trưởng phòng Kế tốn nên có chồng chéo chức nhiệm vụ Bên cạnh đó, Phó phòng hành tổ chức nhân viên thủ quỹ phòng kế tốn phụ trách, nên hoạt động phòng hành tổ chức gặp nhiều khó khăn như: thiếu nhân lực, thiếu cán có trình độ cao khối lượng cơng việc ngày nhiều tính phức tạp cao, đòi hỏi người quản lý nhân viên văn phòng cần kiến thức chun mơn, kinh nghiệm nhiều thời gian để thực công việc thuộc chức nhiệm vụ phòng hành tổ chức Xuất phát từ thực trạng, để giải mặt hạn chế điều hành hoạt động cần có tổ chức, xếp lại nhân phòng yêu cầu thiết nhằm củng cố phát huy chức vai trò phòng Hành tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Nội dung tổ chức, xếp lại nhân phòng hành tổ chức cần đảm bảo yêu cầu: Cần cán chuyên trách chịu trách nhiệm quản lý chung đào tạo quy quản lý hành văn phòng, có kinh nghiệm làm việc Hội tụ đầy đủ phẩn chất người quản lý văn phòng như: có khả kỹ thuật, khả quản lý, khả định khả quản lý hành để thực tốt chức năng, nhiệm vụ mình, tạo gương cơng 32 việc, trì kỷ luật để dành tơn trọng cấp dưới; tham gia cơng việc mang tính thời hạn, cố vấn khắc phục khó khăn, biết định cách có phương pháp để giải kịp thời, hợp lý Phó phòng nhân viên phòng với nhu cầu cơng ty đảm bảo hợp lý số lượng, cần có phối hợp, cơng tác nhân viên cơng việc, nên có kế hoạch phân cơng công việc cụ thể, rõ ràng để hạn chế chồng chéo cơng việc 3.3 Bố trí lại vị trí phòng ban Sơ đồ bố trí lại phòng ban cơng ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khống sản Tuệ Dương Khu nhà xưởng sản xuất Phòng KH - KT ` Hội trường Phòng Giám đốc Phòng Kế tốn Phòng HC- TC Ghi chú: hướng Với cách xếp làm giảm thời gian di chuyển theo luồng cơng việc phòng hành tổ chức, phòng kế tốn với phòng giám đốc, tạo thuận lợi quy trình giải thủ tục hành giám đốc có 33 thể bao quát, quản lý sát hoạt độnh phòng cơng ty Phòng Kế hoạch - Vật tư kỹ thuật mỏ ( phòng KH - KT) tách xa nơi nhiều tác động qua lại tạo đước môi trường yên tĩnh hơn, thuậm lợi cho việc nghiên cứu kế hoạch, đảm bảo tính tương quan phận 3.4 Tăng cường công tác kiểm tra Tăng cường công tác kiểm tra nhằm kiểm tra, đánh giá thúc đẩy hoạt động văn phòng, từ rút kinh nghiệm để hồn thiện máy văn phòng cơng ty Tuỳ theo cấp quản lý mà cấp áp dụng phương pháp kiểm tra riêng Kết kiểm tra cho phép nhà lãnh đạo, quản lý đánh giá mặt hình thức, mức độ hiệu quả, nguyên nhân thành cơng khuyết điểm cơng việc từ đưa biện pháp loại bỏ tồn Các phương pháp kiểm tra gồm: - Thanh tra: cấp trên(cấp quản lý) phải tra định kỳ đơn vị theo sáng kiến tra thường xuyên có đặc điểm kỹ thuật tình thay đổi nhanh chóng bất ngờ - Kiểm tra ngân sách: Ngân sách công cụ tốt cho việc kiểm tra, kiểm tra ngân sách bao hàm công việc phân tích số liệu, tỉ lệ phần trăm Nó công cụ thường sử dụng cho kiểm tra toàn quan tổ chức phận chuyên môn - Kiểm tra tập trung: Kiểm tra tiến hành địa đIểm, gọi tập trung theo địa bàn, Loại kiểm tra khác gọi kiểm tra tập trung theo chức - Kiểm tra biểu mẫu: Kiểm tra biểu mẫu việc kiểm tra biểu mẫu thiết kế đảm bảo tính chất hợp lý số liệu hay công việc Kiểm tra sách - Kiểm tra thủ tục: Thủ tục, gọi tiến trình, kết hoạch định cụ thể chi tiết Thủ tục xem kiểu mẫu để theo đuổi, cầu nối hành động, cá nhân hồ sơ văn thư Thủ tục thường diễn tả sác thành ngơn ngữ hành chi tiết, mơ tả cách thức mà cá nhân phải tuân thủ theo 34 - Kiểm tra qua hồ sơ văn bản: Hồ sơ văn thư ghi lại kiện, tình sẩy dạng văn phần tách rời khỏi chương trình, kế hoạch kiểm tra - Kiểm tra tiêu chuẩn: phương pháp kiểm tra xác Tiêu chuẩn chủ quan ( đặt sở suy luận) khách quan ( dựa kiện ) - Kiểm tra lịch cơng tác: Cơng việc văn phòng quy định lịch cơng tác, kết hợp có hiệu tiêu chuẩn, lực nhân viên công việc cần phải thực kế hoạch hành động Kiểm tra lịch công tác kiểm sốt mức bình qn phân phối cơng việc nhân viên Để việc kiểm tra có hiệu cần phải tuân thủ nguyên tắc: + Nguyên tắc kiểm tra toàn diện; + Nguyên tắc kiểm tra khách quan; + Nguyên tắc kiểm tra + Nguyên tắc kiểm tra cụ thể 3.5 Xây dựng sơ đồ phân phối cơng việc Kế hoạch hố cơng việc biện pháp quan trọng để tổ chức khoa học lao động nhà lãnh đạo, quản lý Muốn kế hoạch hoá cơng việc tốt cần có phân loại cơng việc Có nhiều cách phân loại cơng việc như: phân theo nội dung ( kinh tế, văn hoá ); phân theo quan hệ; phân theo tính chất ( phức tạp, trước mắt, lâu dài ) Việc lựa chọn công việc để giải phải phù hợp với yêu cầu thực tế, kịp thời xác, phải đặt câu hỏi để lựa chọn: Cần giải việc gì? Tại phải giải việc đó? Giải nào? Cách tốt nhất? Nơi giải đâu? Khi phải giải xong? Có thể kéo dài công việc không? Giao việc cho hợp lý? 35 Song, với sơ đồ phân phối công việc nhà lãnh đạo, quản lý giải tất vấn đề Sơ đồ phân phối công việc thể cách tổng thể công việc, hoạt động đơn vị hay phận phòng ban theo cá nhân (Tuy nhiên khổ giấy có giới hạn, em kẻ hai ô tương ứng cho hai người) Sơ đồ phân phối công việc Tên phận Người thiết kế: Ngày tháng duyệt: Họ tên Họ tên Người duyệt: Chức vụ STT Chức vụ Hoạt động Công việc cụ thể Giờ Công / tuần việc cụ thể /tuần /tuần Tổng số tuần 80 40 40 góc độ quản lý hành chính, nhà quản lý hành kiểm sốt công việc thực hiện, thời gian thực cơng việc cụ thể Từ nghiên cứu phương án phân phối công việc hiệu nhất, tiết kiệm chi phí với thời gian Từ góc độ nhà quản lý doanh nghiệp, sơ đồ phân phối cơng việc Giám đốc sử dụng họp giao ban định kỳ để đánh giá việc thực công việc thời gian qua, lắng nghe đóng góp cán bộ, nhân viên định công việc chủ yếu phải thực thời gian tới quan, doanh nghiệp thông qua sơ đồ phân phối công việc, cơng cụ hữu ích để kiểm tra, đánh giá kết hoạt động tồn cơng ty 3.6 Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán văn phòng 36 Để nâng cao hiệu hoạt động văn phòng kiện tồn máy văn phòng, việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán quản lý, nhân viên văn phòng cần quan tâm mức nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ có đạo đức, áp dụng nhiều hình thức đào tạo như: - Đối với cán chuyên môn đào tạo lại nhằm mở rộng kiến thức trình độ chun mơn, nâng cao trình độ hiểu biết trình độ học vấn - Có thể đào tạo nâng cao chất lượng cán hai hình thức: Đào tạo chỗ; hình thức đào tạo vừa học vừa làm, người có trình độ cao hướng dẫn, giúp đỡ người Đào tạo doanh nghiệp: hình thức cử cán bộ, nhân viên học gửi đến doanh nghiệp đối tác học hỏi kinh nghiệm - Nâng cao nhận thức họ việc học tập nâng cao trình độ, xác định yêu cầu thực tế cá nhân Ngồi ra, phòng hành tổ chức nên thực số sách ưu đãi cơng nhân có tay nghề cao, tạo điều kiện cho em họ vào làm việc công ty nhằm xây dựng phát triển lực lượng “công nhân truyền thống” cho công ty 3.7 Đầu tư trang thiết bị văn phòng cải tiến mơi trường làm việc Để văn phòng hoạt động hiệu việc lập kế hoạch đầu tư thêm trang thiết bị đại, cải tiến môi trường làm việc hướng tới nâng cao hiệu hoạt động văn phòng phận khác doanh nghiệp cần đáp ứng yêu cầu: + Phương tiện làm việc quan, doanh nghiệp phải thích hợp với loại cơng việc, sử dụng cách có hiệu để góp phần giảm bớt công việc nặng nhọc quan, doanh nghiệp + Xây dựng môi trường làm việc thuận lợi, có khả phát triển lực cá nhân Đáp ứng yêu cầu phương tiện làm việc bố trí theo trật tự lơgích, sử dụng máy móc hay cơng cụ để thay cơng việc tay chân tốn thời gian, ý yếu tố môi trường tác động đến tâm lý nhân viên 37 + Đầu tư tiết kiệm; có nghĩa khơng phải thiết bị nhiều cơng việc quan, doanh nghiệp luôn tốt Cần tránh xu phô trương, lãng phí Phải ý nâng cao xuất sử dụng thiết bị phận tồn quan, doanh nghiệp + Ln khơng ngừng đổi đại hố thiết bị văn phòng, thay kịp thời thiết bị lạc hậu 3.8 Nâng cao vai trò, trách nhiệm phòng hành tổ chức Cần có biện pháp tuyên truyền, giáo dục để cán công nhân viên công ty nhận thức đầy đủ vai trò, chức nhiệm vụ phòng hành tổ chức Chọn cán có lực, có đạo đức đáng tin cậy làm cơng tác văn phòng Có chế, sách đãi ngộ, động viên biểu dương cán bộ, nhân viên có thành tích cơng tác tốt Mặt khác có quy chế rõ ràng để xác định trách nhiệm, nhiệm vụ cán bộ, nhân viên tồn cơng ty Thực điều này, tức phòng hành tổ chức thực tốt chức nhiệm vụ C KẾT LUẬN 38 Hoạt động văn phòng hoạt động quan trọng diễn hàng ngày tất quan Nhà nước, doanh nghiệp Nó khơng đơn cơng việc soạn thảo, đánh máy, quản lý văn đảm bảo sở vật chất phục vụ hoạt động quan, doanh nghiệp, mà nơi xử lý, tổng hợp chuyền tải thông tin nhằm phục vụ hoạt động quan, doanh nghiệp Để hoạt động văn phòng đạt hiệu cao việc hồn thiện tổ chức máy văn phòng đóng vai trò định đến hiệu hoạt động văn phòng máy hoạt động toàn doanh nghiệp Hiện nay, việc hoàn thiện tổ chức văn phòng Chính phủ, quan, doanh nghiệp trọng quan tâm có giải pháp hiệu quả, nhiều quan, doanh nghiệp dần hồn thiện tổ chức văn phòng mình, thích ứng với tình huống, ổn định phát triển, góp phần vào tăng trưởng kinh tế nước nhà đưa Việt Nam bước hội nhập vào kinh tế khu vực giới Em xin chân thành cảm ơn Công ty thầy giáo Nguyễn Đăng Việt hướng dẫn em hoàn thành luận văn Do thời gian ngắn, kiến thức kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên khơng tránh khỏi sai sót mong góp ý, bảo thầy cô, bạn đọc để viết hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! 39 ... Chương I Khái quát tổ chức hoạt động Cơng ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khống sản Tuệ Dương Chương II Thực trạng tổ chức máy văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Tuệ Dương Chương III... máy văn phòng 2.1.7 Những nội dung cần thiết tổ chức máy văn phòng 2.1.8 Các yếu tố ảnh hưởng tổ chức máy văn phòng 2.2 Tổ chức máy văn phòng Cơng ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Tuệ Dương. .. Khái quát tổ chức hoạt động công ty cổ phần thương mại khống sản Tuệ Dương 1.1 Lịch sử hình thành Công ty 1.2 Cơ cấu tổ chức máy Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại 5 Khoáng sản Tuệ Dương 1.2.1