Tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty CP Đầu tư Châu á và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện bộ máy văn phòng nhằm nâng cao động lực cho người lao động

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu. 2 4. Kết cấu của đề tài 2 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƯ CHÂU Á 4 1.1 Khái quát chung về Công ty CP Đầu tư Châu á 4 1.1.1 Sơ lược về Công ty CP Đầu tư Châu á 4 1.1.2 . Quá trình hình thành và phát triển 4 1.2 Khái quát cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của công tác quản trị nhân lực tại công ty 5 1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 5 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG 9 2.1. Định biên nhân sự 9 2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 9 2.3. Phòng Kinh Doanh Đầu tư 11 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC 14 3.1. Đánh giá chung 14 3.1.1. Ưu điểm: 14 3.1.2. Hạn chế 14 3.2. Các biện pháp khắc phục 15 3.2.1. Trong thiết lập cơ cấu 15 3.2.2. Về nhân sự 17 3.2.3.. Giải pháp đãi ngộ thông qua công việc: 18 C. KẾT LUẬN 21 PHỤ LỤC 22

LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là bài tiểu luận của em Những kết quả và các số liệu trong bài được thực hiện tại Công ty Cổ phần đầu tư Châu, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong đề tài nghiên cứu này trung thực Tất cả những tài liệu tham khảo đều được trích dẫn tác giả Nếu có gì sai, tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2017 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Mục tiêu nghiên cứu 2 3 Phương pháp nghiên cứu 2 4 Kết cấu của đề tài .2 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƯ CHÂU Á 4 1.1 Khái quát chung về Công ty CP Đầu tư Châu á 4 1.1.1 Sơ lược về Công ty CP Đầu tư Châu á .4 1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 4 1.2 Khái quát cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của công tác quản trị nhân lực tại công ty 5 1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 5 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG 9 2.1 Định biên nhân sự 9 2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 9 2.3 Phòng Kinh Doanh Đầu tư 11 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC 14 3.1 Đánh giá chung 14 3.1.1 Ưu điểm: 14 3.1.2 Hạn chế .14 3.2 Các biện pháp khắc phục .15 3.2.1 Trong thiết lập cơ cấu .15 3.2.2 Về nhân sự 17 3.2.3 Giải pháp đãi ngộ thông qua công việc: 18 C KẾT LUẬN 21 PHỤ LỤC 22 MỞ ĐẦU Hiện nay cả nước đang đẩy mạnh tiến trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá nhằm đưa nước ta trở thành một nước công nghiệp hiện đại Theo đó xu thế hội nhập đang diễn ra nhanh chóng đòi hỏi các thành phần kinh tế phải đổi mới, có những chiến lược thích hợp để thích ứng Công ty CP Đầu tư Châu á là thành viên trong hệ thống đó, đang từng bước góp phần đẩy mạnh tiến trình này Để đạt được mục tiêu này cần thiết phải tập trung giải quyết những tồn tại để lại từ thời bao cấp Một trong những tồn tại đó là công tác tổ chức và quản lý bộ máy Văn Phòng của doanh nghiệp Công tác tổ chức quản lý bộ máy Văn phòng là hoạt động quan trọng, đặc trưng diễn ra tại doanh nghiệp Văn phòng là bộ phận làm việc của cơ quan, doanh nghiệp giúp giải quyết công việc thuộc chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền của doanh nghiệp, là nơi đối nội đối ngoại Nhờ có Văn phòng đảm bảo tốt công việc phục vụ mà hoạt động của cơ quan doanh nghiệp được thông suốt đạt hiệu quả cao giảm thiểu về thời gian và chi phí Tuy nhiên, công tác này đến nay vẫn chưa được quan tâm đúng mức Vấn đề của các Doanh nghiệp là muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường phải dần hoàn thiện mình, khai thác có hiệu quả các tiềm lực của tổ chức để vươn lên dành thế cạnh tranh Có rất nhiều yếu tố dẫn đến sự thành công của Doanh nghiệp như: Khoa học kĩ thuật, nguồn vốn, công nghệ và đặc biệt là yếu tố con người Nếu không có con người thì các yếu tố trên không thể vận hành được, cũng không mang lại sự phát triển cho tổ chức, con người không những ngày càng có vai trò quyết định với sự phát triển của tổ chức mà còn duy trì, phát huy, nâng cao hiệu quả công tác quản trị nhân sự Và đặc biệt là hoàn thiện chính sách đãi ngộ đối với người lao động sẽ giúp cho Doanh nghiệp giữ được chân nhân tài, để thu hút những lao động có trình độ, có kĩ năng và kinh nghiệm, giúp Doanh nghiệp đứng vững trên trị trường, có uy tín sâu rộng và dành thắng lợi trong cạnh tranh 1 Lý do chọn đề tài Đối với Công ty và các nhà Doanh nghiệp tài sản lớn nhất của họ không 1 phải là nhà xưởng, máy móc mà nó chính là khả năng của nhân viên Sự nghiệp thành hay bại đều do con người Rõ ràng nhân tố con người ngày càng quan trọng, và vì thế việc làm thế nào đảm bảo nguồn nhân lực có chất lượng (có chuyên môn kỹ năng nghề nghiệp cao, thái độ làm việc tốt và gắn bó với doanh nghiệp) ngày càng được quan tâm Ngày nay, nhu cầu về đời sống vật chất và đời sống tinh thần của người lao động từng bước được nâng cao Người lao động luôn mong muốn được thỏa mãn những nhu cầu của mình, những mong muốn này không được thỏa mãn thì những mong đợi của chủ doanh nghiệp đối với họ cũng khó có thể thực hiện được Do vậy, mục tiêu của quản lý nguồn nhân lực phải thỏa mãn mong muốn của cả hai Tức là, nhà quản lý phải quan tâm đến chính sách đãi ngộ cho người lao động 2 Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu làm rõ thực trạng Tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty CP Đầu tư Châu á và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện bộ máy văn phòng nhằm nâng cao động lực cho người lao động 3 Phương pháp nghiên cứu 3.1 Nhóm phương pháp nghiên cứu lí luận Thu thập các loại sách, báo, tạp chí, tài liệu có liên quan đến chuyên đề Đọc và khái quát các tài liệu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu 3.2 Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn Phương pháp quan sát Phương pháp điều tra, khảo sát bằng phiếu Phương pháp phỏng vấn Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp với người lao động và tham khảo ý kiến các chuyên gia với mục đích tìm các kết luận thỏa đáng trong việc đánh giá thực trạng Tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty CP Đầu tư Châu á 4 Kết cấu của đề tài Đề tài có kết cấu 3 chương: Chương 1: Khái quát về Tổ chức và hoạt động Công ty CP Đầu tư Châu á 2 Chương 2: Thực trạng Tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty Đầu tư Châu á Chương 3: Đánh giá ưu, nhược điểm và biện pháp khắc phục 3 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƯ CHÂU Á 1 Khái quát chung về Công ty CP Đầu tư Châu á 2 Sơ lược về Công ty CP Đầu tư Châu á Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt Nam: Công ty Cổ Phần Đầu tư Châu á Trụ sở chính: Số 6 Hoàng Quốc Việt – Hà Nội Điện thoại: (84.4) 3883 121212 Fax: (84.4) 3883 131415 Công ty CP Đầu tư Châu á Anh được tổ chức hoạt động và điều hành theo mô hình Công ty Cổ phần tuân thủ theo các quy định của pháp luật hiện hành 3 Quá trình hình thành và phát triển Công ty CP Đầu tư Châu á phát triển trên nền tảng hoạt động kinh doanh từ năm 2006 Cùng với xu thế phát triển và hội nhập, Công ty CP Đầu tư Châu á được thành lập với mục tiêu mở rộng lĩnh vực hoạt động kinh doanh, áp dụng mô hình quản lý năng động, đồng thời khai thác tối đa các nguồn tài chính nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh Với 10 năm hoạt động trong lĩnh vực bất động sản và các dự án sản xuất vật liệu xây dựng, các trung tâm thương mại đã nỗ lực không ngừng để có sự tăng tăng trưởng liên tục với thành tích kinh doanh đầy ấn tượng Đến nay, Công ty CP Đầu tư Châu á đã trở thành thương hiệu uy tín với nhiều khách hàng và người dân tỉnh thành miền Bắc Quan niệm các khách hàng, đối tác và đội ngũ nhân sự Công ty là các yếu tố quan trọng tạo nên thành công của Công ty, do vậy: với khách hàng Công ty luôn nỗ lực tận tâm với niềm tri ân sâu sắc nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng; với đối tác Công ty luôn đặt yếu tố trách nhiệm, tin tưởng hàng đầu, với đội ngũ cán bộ nhân viên, Công ty luôn ghi nhận và tôn vinh những nỗ lực và cống hiến của mỗi cá nhân trong thành công của Công ty 4 Khái quát cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của công tác quản 4 trị nhân lực tại công ty 5 Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty CP Đầu tư Châu á) Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận tại công ty Đại hội đồng Cổ đông: Đại hội đồng Cổ đông gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, có nhiệm vụ thông qua định hướng phát triển của Công ty, quyết định các loại Cổ phần và tổng số cổ phần, quyết định mức Cổ tức hàng năm; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị; quyết định sửa đổi Điều lệ Công ty; thông qua báo cáo tài chính hàng năm và các quyền khác theo quy định Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định và thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội Cổ đông Ban kiểm soát Công ty: Ban kiểm soát lá tổ chức thay mặt Cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty do Đại hội Cổ đông bầu Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng Cổ đông, Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành Công ty Ban Giám đốc: bao gồm : Tổng Giám đốc, Phó tổng Giám đốc, các Giám đốc chi nhánh Tổng giám đốc: Tổng giám đốc là người đại diện pháp nhân của Công ty trong mọi giao dịch hoạt động điều hành sản suất kinh doanh Tổng giám đốc do 5 Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm Phó Tổng Giám đốc: phụ trách kinh doanh giúp việc Tổng giám đốc trong công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư, nghiên cứu và mở rộng thị trường cung cấp dịch vụ Các Giám đốc chi nhánh: giúp việc cho Phó Tổng giám đốc, triển khai các công việc do ban giám đốc giao phó, báo cáo Phó Tổng giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của cơ quan Các phòng ban Phòng kế hoạch – Đầu tư: Tư vấn, giúp việc cho Hội đồng quản trị Công ty, tham mưu, tư vấn, đề xuất với Hội đồng quản trị Công ty trong việc xây dựng chiến lược phát triển đầu tư, phát triển thị trường mới để Hội đồng quản trị Công ty xem xét quyết định Đề xuất mô hình quản lý, tổ chức khai thác dự án đảm bảo mang lại hiệu quả, mục tiêu ban đàu đặt ra Xây dựng kế hoạch phát triển thương hiệu, duy trì thị trường sẵn có và phát triển thị trường mới trong đó tập trung vào thị trường nước ngoài Tổ chức thực hiện: Tính toán thẩm định, đề xuất với Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty, các chủ dự án về tính kinh tế, kỹ thuật và hiệu quả của dự án Tổ chức thực hiện, giám sát, quản lý các dự án đầu tư trong Công ty đã được Hội đồng quản trị thông qua, phối hợp cùng các đơn vị, phòng ban trong Công ty để xây dựng kế hoạch đầu tư ngắn hạn Phòng tài chính - kế toán: Chịu trách nhiệm về công tác, tài chính, kế hoạch, tổ chức công tác kế toán- tài chính trong Công ty: Lập kế hoạch tài chính toàn Công ty và các đơn vị phụ thuộc, xây dựng kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch nguồn vốn, đáp ứng vốn cho SXKD, cho đầu tư xây dựng cơ bản và kế hoạch phát triển chung của Công ty Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý, năm Giải quyết các vần đề tài chính của Công ty: chi phí, vay nợ, huy động 6 vốn, giao dịch Ngân hàng….đảm bảo các hoạt động của Công ty có hiệu quả Phòng Hành chính – Nhân sự: Có nhiệm vụ: tham mưu, giúp ban điều hành, giải quyết một số việc như: Đề xuất phương án quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của các xí nghiệp, phòng ban của Công ty Đề xuất các chức danh quản lý, tuyển dụng, điều động, nâng lương, kỷ luật, khen thưởng… đối với cán bộ, công nhân lao động theo phân cấp quản lý lao động Lập kế hoạch lao động tiền lương trên cơ sở kế hoạch lao động của Công ty theo năm, quý Giải quyết mọi chế độ chính sách liên quan đến người lao động Lên kế hoạch, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ: an ninh, đón tiếp khách, an toàn lao động, vệ sinh lao động… Phòng Marketing: là cầu nối giữa bên trong và bên ngoài, giữa sản phẩm và khách hàng, giữa thuộc tính của sản phẩm và nhu cầu khách hàng Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của khách hàng, lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu, khảo sát hành vi ứng sử của khách hàng tiềm năng, phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu Phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà thị trường mong muốn (thực hiện trước khi sản xuất sản phẩm, xây dựng nhà hàng,….) Quản trị sản phẩm (chu kỳ sống sản phẩm): Ra đời, phát triển, bão hòa, suy thoái, và đôi khi là hồi sinh Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược marketing như 4P: sản phẩm, giá cả, phân phối, chiêu thị; 4 C: nhu cầu, mong muốn, tiện lợi và thông tin Đây là kỹ năng tổng hợp của toàn bộ quá trình trên nhằm kết hợp 4P và 4C Phòng Tư vấn và Thiết kế Kiến trúc: tư vấn, thiết kế, xây dựng quy hoạch dự án, vẽ sơ đồ kiến trúc các công trình xây dựng, tổ chức triển khai thực hiện, kiểm tra đánh giá, kiểm định chất lượng công trình, dự án trên quy hoạch 7 Phòng Quản lý chất lượng và kĩ thuật xây dựng: Xây dựng phương án kiểm tra chất lượng, kiểm định chất lượng, kĩ thuật xây dựng Tìm hiểu kĩ các quy trình triển khai dự án, để phát hiện sai xót, đưa ra phương án đối phó kịp thời 8 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG 2.1 Định biên nhân sự  Đãi ngộ nhân sự Công tác đãi ngộ nhân sự nhằm kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động, nâng cao hiệu quả kinh doanh và thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp Mỗi một nhóm một cá nhân đều đến với doanh nghiệp với một mục tiêu và mong muốn riêng Mỗi người đếu có cái ưu tiên và ràng buộc riêng của mình Là nhà quản trị nhân sự, với các cá nhân và nhóm cụ thể đã được xác định, ta cần xác định được mục tiêu thúc đẩy từng nhóm, từng cá nhân để có tác động phù hợp, đủ liều lượng, đúng lúc, đem lại kết quả như mong muốn Đãi ngộ được thể hiện qua hai hình thức là đãi ngộ vật chất và đãi ngộ tinh thần  Đãi ngộ vật chất Đãi ngộ vật chất là một động lực quan trọng thúc đẩy nhân viên làm việc nhiệt tình với tinh thần trách nhiệm, phấn đấu nâng cao hiệu quả công việc được giao  Đãi ngộ tinh thần Đãi ngộ tinh thần giữ vai trò quan trọng nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu đa dạng của người lao động Mức sống càng cao thì nhu cầu về tinh thần ngày càng cao, khuyến khích tinh thần chính là biện pháp được áp dụng để thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của người lao động 2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Văn phòng hiện diện khắp mọi nơi, từ cơ quan nhà nước đến các doanh nghiệp, nhưng với những tên gọi khác nhau như: phòng Hành chính, phòng Tổ chức hành chính, phòng Hành chính tổng hợp Bộ phận này thường chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám Đốc Dưới dạng tĩnh, Văn phòng được hiểu là nơi làm việc giấy tờ như: viết giấy giới thiệu, đóng dấu công văn giấy tờ, soạn thảo công văn thư từ liên lạc, nhận và chuyển công văn, lo sắp xếp bàn ghế Dưới dạng 9 động, công tác Văn phòng không chỉ đơn thuần là nơi xử lý công văn giấy tờ, mà là nơi xử lý thông tin Văn phòng là tổ chức quan trọng trong việc soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho hiệu quả; là trung tâm xử lý và ghi nhớ công văn giấy tờ cho tất cả các bộ phận của một Doanh nghiệp, một tổ chức Chỗ nào có tổ chức làm việc, hoặc là làm các công việc quản lý hành chính đều có nơi làm việc, giao dịch giấy tờ thì đó là Văn phòng Như vậy, Văn phòng là bộ máy làm việc của doanh nghiệp, giúp giải quyết công việc thuộc chức năng và thẩm quyền của doanh nghiệp, là nơi đối nội, đối ngoại của doanh nghiệp Đó là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả Văn phòng gồm 4 chức năng cơ bản sau: - Tham mưu, tổng hợp giúp Ban Giám đốc tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các đơn vị tham mưu phục vụ cơ quan - Tham mưu nghiên cứu, đề xuất chủ trương, chính sách thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại - Tham mưu về công tác quản lý tài chính, tài sản, trực tiếp quản lý tài sản của Công ty và các đơn vị - Trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Công ty Năm nhóm nhiệm vụ chủ yếu đó là: - Nghiên cứu, đề xuất: Quy chế làm việc, Chương trình công tác, công tác đối ngoại; sơ kết, tổng kết thực tiễn về công tác văn phòng Công ty - Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, giám sát: Công tác thông tin; công tác văn thư, lưu trữ, cơ yếu và ứng dụng công nghệ thông tin; công tác tài chính, tài sản cho Công ty; bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng… - Thẩm định, thẩm tra các đề án của các đơn vị trước khi trình Ban Giám đốc về yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản - Phối hợp: với các đơn vị liên quan nghiên cứu, đề xuất, cụ thể hóa một số chủ trương của Ban Giám đốc về cơ chế, chính sách kinh tế - xã hội - Thực hiện một số nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao 10 - Thực hiện đúng các quy trình thuộc Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2008 2.3 Phòng Kinh Doanh Đầu tư Chức năng * Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc về: - Công tác kế hoạch và chiến lược phát triển Công ty - Công tác đầu tư và quản lý dự án đầu tư - Tổ chức hệ thống thông tin kinh tế trong Công ty - Công tác quản lý kinh tế - Công tác quản lý kỹ thuật - Tham mưu cho Tổng giám đốc về nghiệp vụ kinh doanh - Hỗ trợ kinh doanh cho các Xí nghiệp , Chi nhánh trong Công ty - Trực tiếp kinh doanh các mặt hàng lớn Nhiệm vụ và quyền hạn Về công tác kế hoạch - Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, các kế hoạch tháng, quý, năm - Giám sát các hoạt động SXKD và tiến độ thực hiện kế hoạch của các Xí nghiệp (Chi nhánh trong toàn Công ty, các doanh nghiệp vốn góp của Công ty Về công tác kinh tế - Quản lý các Hợp đồng kinh tế (quá trình đàm phán, ký kết, thực hiện, thanh lý Hợp đồng) - Quản lý các tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành (nghiên cứu, triển khai, áp dụng ) - Phối hợp với các Phòng, ban khác trong việc xây dựng và áp dụng các định mức kinh tế kỹ thuật, các quy chế nội bộ Công ty Về công tác đầu tư và quản lý dự án - Nghiên cứu, đề xuất, phương hướng, chiến lược, dự án đầu tư phù hợp với nguồn lực Công ty trong từng giai đoạn phát triển - Quản lý dự án đầu tư (quá trình lập, thẩm định, triển khai dự án ) 11 - Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết Về công tác kỹ thuật - Nghiên cứu các văn bản Pháp luật, các chế độ chính sách của Nhà nước quy định về công tác quản lý kỹ thuật chất lượng các công trình xây dựng - Thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và hướng dẫn các Xí nghiệp thực hiện tốt công tác quản lý chất lượng - Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ kỹ thuật, chất lượng theo quy định - Lập sổ sách theo dõi số lượng, chất lượng xe máy, thiết bị và kế hoạch sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn máy móc, thiết bị - Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động SXKD Việc thông tin kinh tế: - Xây dựng hệ thốgn thông tin kinh tế của Công ty, đảm bảo việc nắm bắt, xử lý kịp chính xác, phục vụ cho công tác quản lý của Hội đồng quản trị và điều hành của TGĐ Công ty - Thực hiện nhiệm vụ Trung tâm thông tin kinh tế của Công ty - Lập báo cáo biểu thống kê, các báo cáo về tình hình SXKD cho TGĐ và gửi các cơ quan theo quy định của Pháp luật Nghiên cứu phát triển: - Nghiên cứu tình hình môi trường kinh doanh: các chính sách của Đảng, Nhà nước, hệ thống pháp luật - Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh - Xác lập định hướng chiến lược phát triển toàn diện Công ty, các chính sách phát triển, các kế hoạch dài hạn - Xây dựng chiến lược Maketing, chính sách maketting phù hợp với từng giai đoạn phát triển, từng sản phẩm, từng dịch vụ - Xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu, chiến lược, chiến thuật nâng cao sức mạnh canh tranh của Công ty Về nghiệp vụ kinh doanh: - Quản lý các chính sách kinh doanh (quá trình xây dựng các chính sách, 12 triển khai áp dụng, bổ sung hoàn chỉnh ) - Nghiên cứu phát triển các nghiệp vụ kinh doanh (nghiệp vụ mua, bán, giá cả, hợp đồng kinh tế ), các hình thức thương mại tiên tiến, từng bước đổi mới và hiện đại hoá các nghiệp vụ kinh doanh của Công ty - Quản lý thống nhất các nghiệp vụ kinh doanh trong Công ty - Hỗ trợ kinh doanh cho các Xí nghiệp trong Công ty về thị trường, đối tác kinh doanh, ký kết hợp đồng, cấp hàng nhập khẩu cho các Xí nghiệp, Chi nhánh với các điều kiện tốt nhất để thực hiện nhiệm vụ chung toàn Công ty Về trực tiếp kinh doanh: - Trực tiếp kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu, các mặt hàng có quy mô doanh thu lớn có tầm quan trọng đối với Công ty 13 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC 3.1 Đánh giá chung Qua đây , cho thấy công tác Tổ chức bộ máy văn phòng trong công ty cổ phần Đầu tư Châu á một cách tổng thế nhất, đồng thời đó là trung tâm phục vụ lãnh đạo, giúp cho cán bộ nhân viên trong cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ đảm bảo hoàn thành công việc tốt, phục vụ cho công tác chuyên môn cũng như công tác tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng và quản lý nhà nước theo đúng định hướng của Đảng, pháp luật đề ra 3.1.1 Ưu điểm: Công ty cổ phần Đầu tư Châu á được trang bị các thiết bị văn phòng khá đầy đủ, thực hiện theo đúng quy trình ISO 9001:2008 Lãnh đạo phòng cũng thường xuyên quan tâm nhắc nhở việc thực hiện, các quy định của Nhà nước, của cơ quan về công tác công văn giấy tờ Công tác tổ chức bộ máy văn phòng được hoàn thiện hơn phục vụ tốt công việc của công ty Đội ngũ cán bộ Quản lý có đầy đủ kiến thức, kinh nghiệm để lãnh đạo, chỉ đạo công ty một cách vững vàng, chất lượng Chính sách đãi ngộ của công ty đối với nhân viên tương đối tốt Cán bộ chuyên trách công tác văn phòng thực hiện tốt mọi chỉ đạo của giám đốc, tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực mình quản lý Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được đẩy mạnh - Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác tổ chức văn phòng được đầu tư đáng kể để đảm bảo văn phòng được hoạt động tốt nhất Đạt được những kết quả trên là do sự quan tâm của lãnh đạo và sự cố gắng nổ lực của những người trực tiếp làm công tổ chức văn phòng luôn có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với công việc được phân công 3.1.2 Hạn chế Cũng như nhiều doanh nghiệp khác, Công ty CP Đầu tư Châu á đang gặp 14 một số khó khăn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Trên thực tế bộ máy quản lý của Công ty còn cồng kềnh chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban còn chồng chéo nhau, việc bố trí các bộ phận trong cơ cấu tổ chức còn bất hợp lý, còn nhiều cấp trung gian Từ đó dẫn đến sự phối hợp giữa các phòng ban trong khi thực hiện nhiệm vụ không chặt chẽ luôn xảy ra tình trạng gây cản trở hoặc hạn chế giữa các bộ phận, làm giảm hiệu lực quản lý, hiệu quả đem lại chưa được như mong muốn Trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt các doanh nghiệp phải tự tìm ra những khuyết điểm, hạn chế của mình để sửa chữa, khắc phục kịp thời nhằm giúp cho doanh nghiệp phát triển bền vững, tránh các hiện tượng chủ quan tự mãn với những gì đã đạt được - Nhân viên làm việc dôi khi còn lơ là, sao nhãng dẫn đến tổn thất cho công ty 3.2 Các biện pháp khắc phục 3.2.1 Trong thiết lập cơ cấu - Tinh giảm bộ máy tổ chức theo hướng chất lượng để góp phần làm giảm chi phí quản lý và tạo hiệu quả cao hơn trong công việc Đây là việc làm khó trong doanh nghiệp nhà nước, tuy vậy để tồn tại trong kinh tế thị trường và xu thế hội nhập cần thiết phải có những giải pháp mang tính đột phá Việc nghiên cứu lại thời lượng, chất lượng của từng loại công việc hàng ngày tại từng vị trí trong bộ máy Văn phòng cũng sẽ giúp Công ty xác định những công việc cần thiết hoặc không cần thiết để tinh giảm triệt để nguồn nhân lực dư thừa trong quản lý, từ đó có hướng sử dụng hiệu quả hơn Làm tốt công tác này tạo ra bầu không khí làm việc với tinh thần trách nhiệm cao hơn, sự cạnh tranh trong công việc sẽ nhiều hơn do vậy sẽ thúc đẩy quá trình phát triển, hướng mọi công việc trong Công ty tới hiệu quả Đẩy mạnh công tác đào tạo và bồi dưỡng Hiện tại Công ty thực hiện chưa được tốt công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên, vì vậy để có thể thích ứng với đặc điểm kinh doanh hiện tại thì đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ quản lý và nhân viên là rất cần thiết, bởi vì đầu tư vào con người sẽ đem lại hiệu quả 15 cao hơn nhiều so với việc đầu tư vào trang thiết bị kỹ thuật Do đó Công ty có thể thực hiện những phương pháp sau: Thứ nhất: Tổ chức các chuyến công tác tập huấn tại nước ngoài cho đội ngũ cán bộ để họ học hỏi trau dồi kiến thức và kinh nghiệm kinh doanh Phương pháp này có nhược điểm là sẽ gây tốn kém cho Công ty nhưng ưu điểm mang lại là rất lớn do các cán bộ được tiếp cận với cách quản lý và làm việc hiện đại khoa học, điều đó đóng góp rất lớn cho Công ty trong việc tạo chỗ đứng vững chắc trên thị trường Thứ hai: Tiếp tục cử các cán bộ chưa qua trình độ Đại học theo học các lớp đại học tại chức Đồng thời Công ty cũng nên cấp một phần kinh phí giúp họ vừa đi làm, vừa đi học, vừa đảm bảo cuộc sống Do vậy, Công ty nên trích một khoản tiền nhất định từ quỹ khen thưởng phúc lợi hoặc quỹ phát triển để đầu tư cho việc đào tạo, nâng cao trình độ cho nhân viên hàng năm Thứ ba: Bên cạnh việc đào tạo, Công ty cần phải kết hợp với chính sách đề bạt và cất nhắc, tức là việc đào tạo phải mở ra cho họ những cơ hội thăng tiến, phát triển và thực hiện công việc tốt hơn Tuy nhiên, việc cử nhân viên đi học phải được Công ty giám sát chặt chẽ, theo dõi thái độ học tập của họ có tích cực hay không Nếu không giám sát thì việc đào tạo bồi dưỡng sẽ trở thành vô ích với những người không có thái độ học tập nghiêm túc Giải pháp đào tạo công tác và bồi dưỡng đội ngũ quản lý và nhân viên trong công ty sẽ gây tốn kém rất nhiều cho Công ty nhưng không thể không thực hiện bởi nó liên quan đến sự phát triển bền vững sau này Khi trình độ nhận thức, nghiệp vụ chuyên môn của người lao động không được quan tâm và đào tạo thường xuyên thì dù quy trình công nghệ của Công ty có hiện đại và tối ưu đến đâu thì vẫn bị tụt hậu so với sự phát triển của khoa học kỹ thuật trên thế giới Bên cạnh việc nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, Công ty nên có những buổi họp, gặp mặt để nhằm nâng cao trình độ nhận thức, giác ngộ tư tưởng chính trị cho người lao động 16 3.2.2 Về nhân sự a Động viên về tinh thần Bố trí công việc phù hợp, đánh giá đúng mức độ đóng góp và hiệu quả làm việc của nhân viên, đồng thời có những công tác đào tạo, tập huấn Động viên thông qua các yếu tố: Phong trào thi đua… Giúp nhân viên cảm thấy họ đang làm những việc có ý nghĩa Một cuộc khảo sát gần đây của BNET với câu hỏi, "Điều gì thúc đẩy bạn làm việc?" Kết quả cho thấy làm một điều gì đó có ý nghĩa quan trọng hơn tiền bạc hoặc sự ghi nhận đối với nhân viên của bạn Hai mươi chín phần trăm số người được hỏi cho biết rằng làm một điều gì có ý nghĩa là động lực thúc đẩy nhất trong công việc Tiền bạc chiếm 25%, và sự công nhận là 17% Vì vậy, cách đầu tiên để khuyến khích nhân viên là làm cho họ cảm thấy rằng họ đang làm một điều gì đó có ý nghĩa Xây dựng tầm nhìn và mục tiêu của công ty, đặc biệt kéo theo sự tham gia của nhân viên trong việc tạo lập chúng sẽ thúc đẩy họ đạt được những mục tiêu và giúp họ cảm thấy rằng họ đang làm một cái gì đó có ý nghĩa Lắng nghe, tập trung, và tôn trọng nhu cầu của nhân viên Lắng nghe quan trọng hơn là nói Tôi thích câu trích dẫn: "Đoàn kết khi hỏi Chia ra để trả lời" Đặt câu hỏi với nhóm sẽ khiến họ tham gia, chỉ định các câu trả lời sẽ khiến họ hòa hợp Giao tiếp hiệu quả và chia sẻ thông tin Thường xuyên chia sẻ những thông tin mới để đảm bảo rằng nhân viên của bạn đưa ra quyết định tốt Quản lý phải cho nhân viên biết cách mà tổ chức đang tiến tới đạt mục tiêu Thiết lập KPIs (các chỉ số đánh giá kết quả thực hiện công việc) và thông báo kết quả KPI hàng tháng sẽ cho phép bạn đạt được điều này Thúc đẩy Đổi mới Quản lý phải nhận ra rằng phần lớn các sáng kiến đến từ các nhân viên liên quan trực tiếp Họ là những người đang trực tiếp sản xuất các sản phẩm 17 hoặc thiết kế các dịch vụ, những người giao dịch với khách hàng, và những người đang giải quyết vấn đề hàng ngày Như vậy, Đổi mới phải được khuyến khích Có những hình thức khen thưởng kỷ luật nghiêm túc Cần xây dựng những nguyên tắc về khen thưởng để động viên tinh thần của những cán bộ tích cực, trách nhiệm và sáng tạo trong công việc và những hình thức kỷ luật nghiêm túc đối với những nhân viên không có trách nhiệm trong công việc Từ đó tạo ra được sự công bằng cũng như tính nghiêm minh trong một cơ quan, để nhân viên có thể tự mình phấn đấu Khuyến khích làm việc nhóm tăng sự đoàn kết trong cơ quan Hầu hết các công việc hoàn thành sẽ yêu cầu đầu vào từ một số nhân viên trong tổ chức Khuyến khích các nhân viên làm việc như một nhóm chứ không phải là một nhóm các cá nhân để hoàn thàn Cách dễ nhất để làm điều này là lập một cuộc họp ban đầu, giới thiệu họ như một đội, và cung cấp cho họ đủ quyền tự chủ để họ hoạt động như một nhóm Trên thực tế một trong những nhiệm vụ của Trung tâm là thực hiện đào tạo cán bộ cấp tỉnh về Rủi ro thiên tai Dựa vào cộng đồng, nên hàng năm có tổ chức các lớp tập huấn tạo các tỉnh Lãnh đạo tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên tham gia, vừa là nâng cao trình độ chuyên môn vừa là đi để biết đến nhiều vùng miền trên cả nước Mặc dù vậy trên thực tế Trung tâm PT&GNTT có chức năng hỗ trợ, phục vụ quản lý nhà nước và thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong lĩnh vực phòng, chống, giảm nhẹ thiên tai và thích ứng biến đổi khí hậu trên phạm vi cả nước – một lĩnh vực ngày một cấp thiết và Nên thời gian để tham gia gặp gỡ giao lưu, hay những buổi dã ngoại, nghỉ mát hầu như không có - Đồng thời chuyện tụ tập để bàn tán những chuyện không liên quan đến công việc, nói xấu đồng nghiệp trong giờ làm việc là vẫn có, điều đó tạo nên sự chia rẽ nội bộ… 3.2.3 Giải pháp đãi ngộ thông qua công việc: Hoàn thiện phân công lao động, bố trí lao động cho hợp lý: Rà soát lại các văn bản quy định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cũ, sửa 18 đổi bổ sung cho phù hợp với yêu cầu thực tế, hệ thống hoá chặt chẽ, phổ biến rộng rãi cho cán bộ công nhân viên Các phòng ban xây dựng lại quyết định phân giao nhiệm vụ cụ thể, các mối quan hệ của từng thành viên trong nhóm, phòng, quyền hạn và trách nhiệm Kiên quyết dùng các biên pháp: thuyên chuyển, cho thôi việc… đối với những vị trí thừa trong các phòng ban Cần thường xuyên đánh giá đúng năng lực, phẩm chất cán bộ, bố trí điều hành cho hợp lý để tạo điều kiện cho những người có khả năng phát huy được hết năng lực của mình Có một số cán bộ đã yên vị quá lâu tại một số vị trí, cần được giao thêm nhiệm vụ, thay đổi vị trí để họ có thể phát hiện được thêm các khả năng tiềm ẩn đồng thời để tránh cho họ rơi vào tinh trạng lười sáng tạo Thực hiện các biện pháp trên Công ty sẽ giải quyết được tình trạng vừa thừa vừa thiếu trong quản lý cán bộ hiện nay Mọi người sẽ làm việc đúng chức năng của mình, tránh lãng phí lao động Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động: Sử dụng đúng khả năng của nhân viên, bố trí họ làm những công việc phù hợp với nguyện vọng và năng lực, tạo điều kiện để họ nâng cao trình độ và phát huy khả năng của mình Phân công giao trách nhiệm về công việc cụ thể cho từng người, một mặt vừa giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng kiểm soát nhân viên của mình, mặt khác nâng cao tinh thần trách nhiệm ở mỗi nhân viên Các nhà lãnh đạo phải nắm vững hoàn cảnh của nhân viên, thường xuyên thăm hỏi động viên cấp dưới Quan tâm chia sẻ công việc với cấp dưới để giảm bớt sự cách biệt giữa cấp trên và cấp dưới, tạo điều kiện để tổ chức sinh hoạt, làm việc, nghỉ ngơi, tạo bầu không khí làm việc thoải mái khi làm việc Kịp thời đánh giá những thành tích đạt được của nhân viên, tổ chức khen thưởng động viện Ngoài việc tổ chức khen thưởng vào cuối năm kinh doanh, nhà lãnh đạo cần theo dõi nhân viên trong quá trình làm việc và khen thưởng họ ngay tại nơi làm việc Khích lệ nhân viên khi hoàn thành công việc: Công ty phải làm sao khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên mà cả ban lãnh đạo và đồng nghiệp đều ghi 19 nhận những nổ lực và thành công của họ Các nhà quản trị nên khen trực tiếp họ ngay sau khi họ hoàn thành công việc được giao và khen trước đông đảo mọi người nếu có thể Còn đối với những thành quả lớn hơn, các nhà quản trị nên có thêm những phần quà nhỏ để vừa khen vừa thưởng cho nhân viên Việc khích lệ nhân viên còn có thể được thực hiện bằng cách: khi nhân viên hoàn thành công việc được giao hoặc đạt được các thành quả lớn thì họ sẽ có khả năng được đề bạt, thăng chức Muốn làm được điều đó công ty nên đề cao yếu tố năng lực trong tiêu chuẩn thăng chức, tránh đề bạt theo thâm niên Vì nó sẽ làm cho các nhân viên, đặc biệt là nhân viên trẻ sẽ không muốn cố gắng nữa, trong suy nghĩ của họ là một cảm giác chán nản và điều đó khiến cho hiệu quả công việc không được cao, họ không có cơ hội thăng tiến thì cố gắng nhiều làm gì? 20 C KẾT LUẬN Trong công cuộc công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước hiện nay, khoa học kỹ thuật, công nghệ phát triển vượt bậc giúp giảm bớt sức lao động của con người Như vậy không có nghĩa là con người sẽ không còn chỗ đứng trong hoạt động sản xuất kinh doanh Ngược lại con người ngày càng có ý nghĩa to lớn không thể thiếu trong sự thành công của hoạt động này, nếu không có con người thì cho dù máy móc có hiện đại đến đâu cũng trở thành những đống sắt vô tri vô giác Vì vậy, việc Tổ chức bộ máy văn phòng đang ngày càng trở thành vấn đề quan trọng và có ý nghĩa lớn đối với bất kì một tổ chức nào Đây là công tác đem lại nhiều lợi ích to lớn, là vấn đề mà nhiều nhà quản lý trong và ngoài nước đang ngày càng lưu tâm Vấn đề đặt ra đối với các nhà quản lý, đặc biệt là quản lý lao động là phải luôn luôn cập nhập và ngày càng hoàn thiện hơn nữa chính sách đãi ngộ đối với người lao động Chuyên đề "Khảo sát, đánh giá về thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng của Công ty CP Đầu tư Châu Á đã nêu rõ thực trạng tổ chức Văn phòng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc nâng cao hiệu quả công tác này một mặt giúp cho doanh nghiệp hoạt động diễn ra thuận lợi nâng cao được hiệu quả sản xuất kinh doanh do giảm thiểu được những chi phí không cần thiết góp phần làm tăng sản lượng, giúp doanh nghiệp phát triển nhanh và bền vững; thúc đẩy doanh nghiệp nhanh chóng hoà nhập vào xu thế hội nhập toàn cầu đang diễn ra mạnh mẽ 21 PHỤ LỤC Một số hình ảnh của Công ty CP Đầu tư Châu Á 22 ... CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƯ CHÂU Á Khái quát chung Công ty CP Đầu tư Châu Sơ lược Công ty CP Đầu tư Châu Tên gọi đầy đủ tiếng Việt Nam: Công ty Cổ Phần Đầu tư Châu Trụ sở chính: Số. .. Khái quát Tổ chức hoạt động Công ty CP Đầu tư Châu Chương 2: Thực trạng Tổ chức máy văn phịng Cơng ty Đầu tư Châu Chương 3: Đánh giá ưu, nhược điểm biện pháp khắc phục CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ... Đầu tư Châu đề xuất số giải pháp hồn thiện máy văn phịng nhằm nâng cao động lực cho người lao động Phương pháp nghiên cứu 3.1 Nhóm phương pháp nghiên cứu lí luận Thu thập loại sách, báo, tạp