MỤC LỤC MỞ ĐẦU 6 1. Lý do chọn đề tài 6 2. Lịch sử nghiên cứu 7 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 7 4. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 7 5. Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu được sử dụng 7 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn 7 7. Cấu trúc đề tài 8 PHẦN NỘI DUNG 9 Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 9 1.1.Lịch sử ra đời tập đoàn. 9 1.1.1. Sự thành lập 9 1.1.2. Trụ sở 10 1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ 10 1.2.1. Hội đồng thành viên 11 1.2.1.1. Văn phòng 11 1.2.1.2. Ban Tổ chức và Nhân sự 11 1.2.1.3. Ban Kế hoạch 11 1.2.1.4. Ban Tài chính Kế toán 11 1.2.1.5. Ban Thanh tra bảo vệ 12 1.2.1.6. Ban Pháp chế 12 1.2.1.7. Ban Quan hệ cộng đồng 12 1.2.1.8. Ban Quan hệ quốc tế 12 1.2.1.9. Ban Kỹ thuật Sản xuất 12 1.2.1.10. Ban Thị trường điện 13 1.2.1.11. Ban Kinh doanh 13 1.2.1.12. Ban Khoa học công nghệ và Môi trường 13 1.2.1.13. Ban Viễn thông và Công nghệ thông tin 13 1.2.1.14. Ban Quản lý đầu tư 13 1.2.1.15. Ban Quản lý xây dựng 13 1.2.1.16. Ban Quản lý đấu thầu 14 1.2.1.17. Ban Quản lý đầu tư vốn 14 1.2.1.18. Ban An toàn 14 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 15 2.1. Cơ cấu tổ chức 15 2.1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của tập đoàn 15 2.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng 17 2.2. Chức năng, nhiệm vụ 17 2.2.1. Chức năng 17 2.2.2. Nhiệm vụ 18 2.2.2.1. Công tác Văn thư – Lưu trữ 18 2.2.2.2.. Công tác Lễ tân 18 2.2.2.3. Công tác Quản trị văn phòng 19 2.2.2.4. Công tác Lái xe 19 2.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận 19 Chương 3: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 23 3.1. Đánh giá ưu, nhược điểm. 23 3.1.1. Ưu điểm 23 3.1.2. Nhược điểm 23 3.2. Giải pháp 24 3.2.1. Thiết lập cơ cấu 24 3.2.2. Nhân sự 24 3.2.3. Phân định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công việc. 25 KẾT LUẬN 26
“Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đoàn Điện lực Việt Nam” LỜI CẢM ƠN Lời cảm ơn xin gửi tới quý thầy cô khoa Đào tạo chức, thầy Nguyễn Đăng Việt – giảng viên mơn Quản trị văn phòng Doanh nghiệp – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tâm truyền dạy kiến thức cho em suốt học phần mơn để em hồn thành tiểu luận Với thời gian cho phép, khả nghiên cứu kinh nghiệm thực tế hạn chế hẳn tiểu luận nhiều thiếu sót Với tìm hiểu nghiêm túc, đam mê, tìm tòi, học hỏi mong nhận góp ý, bảo tận tình q thầy Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Nguyễn Thị Thúy Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A |1 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đoàn Điện lực Việt Nam” BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ CHÍNH CHỮ VIẾT TẮT Tập đồn Điện lực Việt Nam EVN Cán nhân viên CBNV Sản xuất kinh doanh SXKD Công nghệ thông tin CNTT Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A |2 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” MỤC LỤC MỤC LỤC MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 1.1.Lịch sử đời tập đoàn 1.1.1 Sự thành lập 1.2 Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ .9 1.2.1 Hội đồng thành viên .10 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẬP ĐỒN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 14 2.1 Cơ cấu tổ chức 14 2.1.1 Sơ đồ cấu tổ chức tập đoàn .14 2.1.2 Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng 16 2.2 Chức năng, nhiệm vụ 16 2.2.1 Chức 16 2.2.2 Nhiệm vụ 17 2.2.2.1 Công tác Văn thư – Lưu trữ 17 2.2.2.2 Công tác Lễ tân 17 2.2.2.3 Công tác Quản trị văn phòng .18 2.2.2.4 Công tác Lái xe 18 2.3 Mối quan hệ phận 18 Chương 3: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VĂN PHỊNG CỦA TẬP ĐỒN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 22 3.1 Đánh giá ưu, nhược điểm 22 Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A |3 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” 3.1.1 Ưu điểm 22 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A |4 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” Bước sang kỉ 21, đất nước ta có nhiều bước tiến đáng kể kinh tế Đặc biệt từ sau nước ta nhập tổ chức thương mại giới WTO, hội thách thức doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Hơn kinh tế thị trường với cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp muốn đứng vững phát triển sản xuất phải nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để quản lý q trình sản xuất kinh doanh có hiệu doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt công cụ khác Một công cụ quan trọng thiếu doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cơng tác văn phòng Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, văn đến, văn nội Đồng thời hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban tổ chức với vị trí hoạt động đa dạng văn phòng gọi phòng văn, phòng vệ, phòng nhà quản trị Vì vậy, với tư cách công cụ quản lý quan trọng cần thiết phận văn phòng khai thác tối đa sức mạnh linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho cơng tác quản lý nhà quản trị Chính vậy, em chọn đề tài: “ Thực trạng tổ chức máy văn phòng Tập đồn Điện lực Việt Nam ” với mục đích khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức máy văn phòng đề xuất kiến nghị vào công tác tổ chức máy văn phòng Tập đồn Điệc lực nói riêng Doanh nghiệp nói chung Lịch sử nghiên cứu Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A |5 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” - Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu công tác văn phòng Tập đồn Điện lực Việt Nam - Nghiên cức thực trạng giải pháp nâng cao cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt Nam Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu - Về đối tượng nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức máy văn phòng Tập đồn Điện lực Việt Nam - Về phạm vi giới hạn nghiên cứu: Văn phòng Tập đồn Điện lực Việt Nam Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu làm rõ thực trạng, đánh giá tổ chức máy văn phòng Tập đồn Điện lực Việt Nam - Góp phần nâng cao chất lượng hoạt động máy văn phòng tập đoàn - Đánh giá ưu – nhược điểm, đề giải pháp xây dựng, nâng cao chất lượng máy văn phòng Tập đồn Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học trị xã hội, mà chủ yếu tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thơng tin; tài liệu lưu trữ văn phòng tạp chí chun ngành Bên cạnh kết hợp phương pháp phân tích, tổng hợp, khảo sát, logic, thống kê, so sánh từ báo cáo, tổng kết thực tiễn, thảo luận Ý nghĩa lý luận thực tiễn - Đề tài góp phần làm rõ thực trạng tổ chức máy văn phòng Tập đồn Điện lực Việt Nam Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A |6 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” - Từ hạn chế ưu điểm đề tài rút kinh nghiệm đề xuất giải pháp đặc thù, khả thi nhằm thực nâng cao chất lượng tổ chức máy văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt Nam - Kết nghiên cứu đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo, đưa vào thực nghiệm Cấu trúc đề tài Với tiểu luận này, phần mở đầu kết luận, phần nội dung gồm phần: Chương I: Khái quát tổ chức hoạt động Tập đoàn Điện lực Việt Nam Chương II: Thực trạng tổ chức máy văn phòng Tập đồn Điện lực Việt Nam Chương III: Đánh giá ưu nhược điểm, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu tổ chức văn phòng Tập đồn Điện lực Việt Nam Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A |7 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đoàn Điện lực Việt Nam” PHẦN NỘI DUNG Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 1.1.Lịch sử đời tập đồn 1.1.1 Sự thành lập Tổng cơng ty Điện lực Việt Nam thành lập theo Quyết định số 562/QĐTTg ngày 10/10/1994 Thủ tướng Chính phủ sở xếp lại đơn vị thuộc Bộ Năng lượng; tổ chức hoạt động theo Điều lệ ban hành kèm theo Nghị định số 14/CP ngày 27/1/1995 Chính phủ Ngày 22/6/2006, Thủ tướng Chính phủ Quyết định số 147/QĐ-TTg việc phê duyệt Đề án thí điểm hình thành Tập đồn Điện lực Việt Nam Quyết định 148/2006/QĐ-TTG việc thành lập Công ty mẹ - Tập đoàn Điện lực Việt Nam Đến ngày 25/6/2010, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 975/QĐTTg việc chuyển Cơng ty mẹ - Tập đồn Điện lực Việt Nam thành công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên thuộc sở hữu Nhà nước Ngày 06/12/2013, Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định số 205/2013/NĐ-CP Điều lệ tổ chức hoạt động Tập đoàn Điện lực Việt Nam (Nghị định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 03/02/2014) với số nội dung như: * Tên gọi: - Tên gọi đầy đủ: TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM - Tên giao dịch: TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM - Tên giao dịch tiếng Anh: VIETNAM ELECTRICITY - Tên gọi tắt: EVN * Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A |8 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” Tập đồn Điện lực Việt Nam có ngành, nghề kinh doanh là: Sản xuất, truyền tải, phân phối kinh doanh mua bán điện năng; huy điều hành hệ thống sản xuất, truyền tải, phân phối phân bổ điện hệ thống điện quốc gia; xuất nhập điện năng; đầu tư quản lý vốn đầu tư dự án điện; quản lý, vận hành, sửa chữa, bảo dưỡng, đại tu, cải tạo, nâng cấp thiết bị điện, khí, điều khiển, tự động hóa thuộc dây truyền sản xuất, truyền tải phân phối điện, cơng trình điện; thí nghiệm điện Thực nhiệm vụ cung cấp điện cho nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội đất nước, EVN có tổng công ty phát điện (GENCO 1, 2, 3) thuộc lĩnh vực sản xuất điện năng, tổng công ty điện lực kinh doanh điện đến khách hàng Tổng công ty Điện lực miền Bắc (EVN NPC),Tổng công ty Điện lực miền Trung (EVN CPC), Tổng công ty Điện lực miền Nam (EVN SPC), Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội (EVN HANOI), Tổng công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh (EVN HCMC) Phụ trách lĩnh vực truyền tải điện Tập đoàn Điện lực Việt Nam Tổng công ty Truyền tải điện quốc gia (EVN NPT), thành lập sở tổ chức lại công ty truyền tải (Công ty Truyền tải 1, 2, 3, 4) Ban quản lý dự án (Ban quản lý dự án cơng trình điện miền Bắc, Trung, Nam) 1.1.2 Trụ sở - Trụ sở chính: Số 11 Cửa Bắc, phường Trúc Bạch, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội 1.2 Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ Theo Nghị định số 205/2013/NĐ-CP ngày 06/12/2013 Thủ tướng Chính phủ Điều lệ tổ chức hoạt động Tập đồn Điện lực Việt Nam (Nghị định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 03/02/2014), cấu tổ chức quản lý điều hành EVN gồm: - Hội đồng Thành viên EVN Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A |9 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” - Tổng giám đốc EVN - Các Phó tổng giám đốc Kế toán trưởng - Bộ máy giúp việc EVN 1.2.1 Hội đồng thành viên Các ban Ngày 3/10/2011, Tập đồn Điện lực Việt Nam có Quyết định số 959/QĐEVN việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ Ban thuộc quan Tập đoàn Điện lực Việt Nam Ngày 25/3/2013, Tập đoàn Điện lực Việt Nam ban hành Quyết định số 240/QĐ-EVN việc thành lập Ban Quản lý đầu tư vốn; ngày 29/3/2013, Tập đoàn Điện lực Việt Nam ban hành Quyết định số 275/QĐ-EVN việc thành lập Ban An toàn 1.2.1.1 Văn phòng Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành công tác hành chính, văn thư, lưu trữ quản trị 1.2.1.2 Ban Tổ chức Nhân Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành công tác tổ chức máy, đổi phát triển doanh nghiệp, cán bộ, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, lao động, tiền lương, y tế, chế độ bảo hộ lao động, thi đua khen thưởng 1.2.1.3 Ban Kế hoạch Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành công tác kế hoạch hàng năm, dài hạn, quy hoạch chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển công tác thống kê kết hoạt động EVN 1.2.1.4 Ban Tài Kế tốn Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A | 10 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành công tác kinh tế tài hạch tốn kế tốn EVN 1.2.1.5 Ban Thanh tra bảo vệ Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành lĩnh vực công tác: Thanh tra, kiểm tra; xử lý, giải khiếu nại, tố cáo; công tác phòng, chống tham nhũng; cơng tác bảo vệ; bảo vệ bí mật Nhà nước EVN; cơng tác quốc phòng 1.2.1.6 Ban Pháp chế Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành công tác pháp chế EVN, vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động EVN; bảo vệ quyền lợi ích pháp lý EVN 1.2.1.7 Ban Quan hệ cộng đồng Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành công tác thông tin truyền thơng, quảng bá thương hiệu, tun truyền văn hóa doanh nghiệp, công tác truyền thống EVN 1.2.1.8 Ban Quan hệ quốc tế Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc hoạch định chiến lược, quản lý, điều hành công tác quan hệ, hợp tác với đối tác nước ngồi việc tìm kiếm, thu xếp nguồn vốn từ tổ chức tín dụng tổ chức tài nước ngồi, hợp tác với đối tác nước quan hệ quốc tế khác 1.2.1.9 Ban Kỹ thuật - Sản xuất Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành công tác quản lý kỹ thuật sản xuất, vận hành, sửa chữa nguồn điện lưới điện, công tác quản lý vật tư cho sản xuất kinh doanh EVN vấn đề kỹ thuật có Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A | 11 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đoàn Điện lực Việt Nam” liên quan công tác hoạch định chiến lược khoa học công nghệ phát triển hệ thống điện EVN 1.2.1.10 Ban Thị trường điện Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành công tác vận hành thị trường điện tham gia thị trường điện EVN, hoạt động mua điện đơn vị EVN 1.2.1.11 Ban Kinh doanh Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành công tác kinh doanh điện EVN 1.2.1.12 Ban Khoa học công nghệ Môi trường Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành công tác nghiên cứu khoa học, cơng nghệ mơi trường, tiêu chuẩn hố, quản lý chất lượng lĩnh vực sản xuất kinh doanh EVN 1.2.1.13 Ban Viễn thông Công nghệ thông tin Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành công tác đầu tư xây dựng, vận hành, kinh doanh chiến lược phát triển viễn thông công nghệ thông tin EVN 1.2.1.14 Ban Quản lý đầu tư Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành công tác đầu tư xây dựng, quy hoạch dự án đầu tư, thiết kế, dự toán đầu tư xây dựng sửa chữa lớn cơng trình cơng tác giám sát đầu tư 1.2.1.15 Ban Quản lý xây dựng Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành công tác quản lý tiến độ, chất lượng xây dựng dự án nguồn điện, lưới điện Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A | 12 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” dự án khác EVN từ giai đoạn chuẩn bị xây dựng hoàn thành đưa vào sử dụng 1.2.1.16 Ban Quản lý đấu thầu Tham mưu cho Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành công tác quản lý đấu thầu lĩnh vực đầu tư mới, mua sắm phục vụ sửa chữa lớn, sản xuất kinh doanh (trừ mua nhiên liệu) 1.2.1.17 Ban Quản lý đầu tư vốn Tham mưu cho Hội đồng thành viên Tổng giám đốc quản lý, giám sát hoạt động doanh nghiệp có cổ phần, vốn góp Tập đồn Điện lực Việt Nam (EVN) người đại diện phần vốn góp EVN doanh nghiệp (Người đại diện); cơng tác cổ phần hóa EVN 1.2.1.18 Ban An toàn Tham mưu cho Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành cơng tác an tồn - bảo hộ lao động Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A | 13 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đoàn Điện lực Việt Nam” Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẬP ĐỒN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 2.1 Cơ cấu tổ chức 2.1.1 Sơ đồ cấu tổ chức tập đoàn Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A | 14 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A | 15 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” 2.1.2 Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Trưởng phòng hành Phó phòng hành Phòng Phòng QTVP Lễ tân Phòng Văn thư – Lưu trữ Phòng Lái xe 2.2 Chức năng, nhiệm vụ 2.2.1 Chức Đề xuất cho Ban lãnh đạo tập đoàn tổ chức máy hoạt động, cơng tác hành chính, văn thư – lưu trữ, lễ tân – tiếp khách, tổ chức hội nghị kiện Là cầu nối công tác từ Ban lãnh đạo tập đoàn đến phận, cá nhân ngược lại Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực sách tập đồn thu nhận phản hồi cách kịp thời, xác Là đầu mối tiếp nhận, xử lý công văn đến, liên hệ cơng tác ngồi tập đồn Tổ chức phục vụ hội nghị, kiện, khánh thành, đấu thầu… Đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh tập đoàn Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A | 16 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” Tham mưu cho ban lãnh đạo tập đoàn xây dựng kế hoạch hoạt động, trì phát triển mơi trường làm việc bền vững, văn minh, thân thiện chuyên nghiệp Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến văn pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng văn pháp luật liên quan đến hoạt động SXKD Tập đoàn Định kỳ kiểm tra đánh giá việc vận dụng quy định pháp luật ban trình thực nhiệm vụ giao Phối hợp Giải khiếu nại, tranh chấp phát sinh nội tập đoàn, với tổ chức, đơn vị ngồi tập đồn 2.2.2 Nhiệm vụ 2.2.2.1 Cơng tác Văn thư – Lưu trữ Thực công tác Văn thư – Lưu trữ, quản lý công văn – đến, văn đơn vị liên quan gửi đến, xử lý văn gửi đảm bảo thông tin kịp thời, thông suốt Quản lý sử dụng dấu Tập đoàn nguyên tắc an toàn, đảm bảo bảo mật, quy định Quản lý lữu trữ hồ sơ pháp lý Tập đoàn Giải thủ tục hành cho CBNV tập đồn Theo dõi việc thực nội quy, quy định Tập đoàn giấc, tác phong, nếp làm việc CBNV, tổng hợp ý kiến giúp ban lãnh đạo Tập đoàn kịp thời bổ sung, sửa đổi quy chế nội phù hợp với yêu cầu thực tế 2.2.2.2 Cơng tác Lễ tân Đón tiếp đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch đến làm việc với Tập đoàn Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A | 17 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” Tổ chức phục vụ hội nghị, hội họp, kiện, lễ khởi cơng, khánh thành Tập đồn Tổ chức buổi lễ, ăn trưa, hoạt động kỷ niệm, tiệc 2.2.2.3 Cơng tác Quản trị văn phòng Quản lý văn phòng trang thiết bị văn phòng Duy trì hoạt động thiết bị máy móc, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động SXKD Tập đoàn Mua sắm, quản lý trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm theo định mức Làm thủ tục lý trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng Làm thủ tục đối chiếu công nợ tốn chi phí văn phòng Đảm bảo an toàn người, tài sản trật tự, phòng cháy chữa cháy khối văn phòng Tập đồn Quản lý trang thiết bị kỹ thuật, quản lý hệ thống điều hòa, điện nước, dụng cụ hành chính, vệ sinh đảm bảo phục vụ tốt phòng, ban 2.2.2.4 Cơng tác Lái xe Bố trí xe đưa đón CBNV khách theo quy định Tập đoàn 2.3 Mối quan hệ phận Phối hợp với ban Tổ chức – Nhân tham mưu công tác thu thập cung cấp văn liên quan đến công tác tổ chức máy, đổi phát triển doanh nghiệp, cán bộ, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, lao động, tiền lương, y tế, chế độ bảo hộ lao động, thi đua khen thưởng Phối hợp với Ban kế hoạch công tác tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, xây dựng, điều hành công tác kế hoạch hàng năm, dài Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A | 18 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” hạn, quy hoạch chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển công tác thống kê kết hoạt động EVN Phối hợp với Ban Tài – Kế tốn cơng tác cung cấp văn liên quan đến quản lý, điều hành công tác kinh tế tài hạch tốn kế tốn EVN Phối hợp với Ban Thanh tra bảo vệ cơng tác Tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch Thanh tra, kiểm tra; thực xử lý, giải khiếu nại, tố cáo; xây dựng kế hoạch công tác phòng, chống tham nhũng; cơng tác bảo vệ; bảo vệ bí mật Nhà nước EVN; cơng tác quốc phòng Cùng với Ban pháp chế thu thập văn pháp luật, tham mưu xây dựng kế hoạch hoạt động, công tác pháp chế EVN, tham mưu văn , lưu giữ văn bản, tài liệu liên quan đến vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động EVN; bảo vệ quyền lợi ích pháp lý EVN Làm đầu mối xây dựng chương trình, kiện liên quan đến hoạt động thông tin truyền thông, quảng bá thương hiệu, tuyên truyền văn hóa doanh nghiệp, công tác truyền thống EVN Phối hợp xây dựng, định hướng, tìm kiếm cơng tác quan hệ, hợp tác với đối tác nước ngồi việc tìm kiếm, thu xếp nguồn vốn từ tổ chức tín dụng tổ chức tài nước ngồi, hợp tác với đối tác nước quan hệ quốc tế khác Phối hợp với Ban Kỹ thuật – Sản xuất đảm bảo trì hoạt động trang thiết bị kỹ thuật sản xuất, vận hành, sửa chữa nguồn điện lưới điện, công tác quản lý vật tư cho sản xuất kinh doanh EVN vấn đề kỹ thuật có liên quan cơng tác hoạch định chiến lược khoa học công nghệ phát triển hệ thống điện EVN Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A | 19 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” Với Ban Thị trường điện, phối hợp theo dõi, cập nhật thông tin thị trường điện tham gia thị trường điện EVN, hoạt động mua điện đơn vị EVN Phối hợp với Ban Kinh doanh Cung cấp sở pháp lý, thông tin hai chiều công tác kinh doanh điện EVN Phối hợp với Khoa học Công nghệ Môi trường tổ chức, cung cấp văn bản, hồ sơ kỹ thuật công tác nghiên cứu khoa học, cơng nghệ mơi trường, tiêu chuẩn hố, quản lý chất lượng lĩnh vực sản xuất kinh doanh EVN Phối hợp cung cấp trang thiết bị, trì hoạt động trang thiết bị cho hoạt động Ban Viễn thông CNTT, đảm bảo công tác đầu tư xây dựng, vận hành, kinh doanh chiến lược phát triển viễn thông công nghệ thông tin EVN Tham mưu, tổng hợp công văn, thông tin hai chiều giúp Ban quản lý đầu tư công tác đầu tư xây dựng, quy hoạch dự án đầu tư, thiết kế, dự toán đầu tư xây dựng sửa chữa lớn cơng trình cơng tác giám sát đầu tư Tham mưu, tổng hợp, theo dõi, đảm bảo vận hành trang thiết bị giúp Ban Quản lý xây dựng thực công tác quản lý tiến độ, chất lượng xây dựng dự án nguồn điện, lưới điện dự án khác EVN từ giai đoạn chuẩn bị xây dựng hoàn thành đưa vào sử dụng Tham mưu, giúp đỡ Ban Quản lý đấu thầu tổ chức kiện, cung cấp nhân lực phục vụ kiện thầu, đảm bảo trang thiết bị, sở vật chất, điều kiện tổ chức thầu, tư vấn mua sắm phục vụ sửa chữa lớn, sản xuất kinh doanh Phối hợp với Ban Quản lý đầu tư vốn cung cấp thông tin doanh nghiệp có cổ phần, vốn góp Tập đồn Điện lực Việt Nam (EVN) người đại Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A | 20 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” diện phần vốn góp EVN doanh nghiệp (Người đại diện); công tác cổ phần hóa EVN Tham mưu, tư vấn, cung cấp văn liên quan cho Ban An toàn hoạt động cơng tác an tồn - bảo hộ lao động Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A | 21 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đoàn Điện lực Việt Nam” Chương 3: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VĂN PHỊNG CỦA TẬP ĐỒN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 3.1 Đánh giá ưu, nhược điểm 3.1.1 Ưu điểm Tính chun mơn cao Mỗi phận đảm nhiệm nhiệm vụ định, vận dụng khả năng, trình độ chun mơn cao Đội ngũ cán có lực, có kinh nghiệm, có cán nòng cốt, có kinh nghiệm, có tầm nhìn chiến lược, có đủ lực đảm nhận vị trí theo yêu cầu Tập đồn giao phó Sự quan tâm Ban lãnh đạo tập đoàn để hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý nhiệm vụ cá nhân ban Cơ cấu chức phân chia nhiệm vụ rõ ràng, thích hợp với lĩnh vực cá nhân đào tạo +Trong cấu này, cơng việc dễ giải thích, phần lớn nhân viên dễ dàng hiểu cơng việc phòng ban cơng việc + Cơ cấu chức thực chặt chẽ, máy tinh gọn, ổn định cao, hiệu lực, tính tin cậy cao, xếp khoa học, tính kinh tế chức + Phối hợp với ban hiệu Cho hiệu hoạt động cao 3.1.2 Nhược điểm Khó kiểm sốt thị trường + Có tượng tổng hợp nội dung hoạt động chức Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A | 22 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” 3.2 Giải pháp 3.2.1 Thiết lập cấu Thiết lập cấu máy văn phòng tuân theo quy định nhà nước pháp luật đồng thời, nâng cao tính động, gọn nhẹ, khoa học, đem lại hiệu hoạt động cao, làm cho tiêu Tập đoàn tăng lên Tiếp tục Xây dựng cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt tình xảy ra, định thực nhanh chóng, khắc phục tình trạng trùng lặp chia cắt chức năng, nhiệm vụ phận nhằm nâng cao hiểu sản xuất kinh doanh, tìm kiếm nhiều khách hàng nhiều nhà thầu, đảm bảo việc làm thu nhập cho người lao động Tăng cường đảm bảo mối quan hệ hai chiều Ban lãnh đạo, phòng ban tạo nên khối quản lý thống nhất, hoạt động nhịp nhàng với Một số CBNV chưa thực đáp ứng yêu cầu công việc dẫn đến phối hợp phận chưa nhịp nhàng, số CBNV phải đảm nhiệm nhiều công nhiều nên nhiều lúc có bế tắc 3.2.2 Nhân Nâng cao gắn kết việc kiện toàn tổ chức với việc xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi nâng bậc, đào tạo lại đội ngũ cán chuẩn bị kế hoạch đội ngũ cán kế cận cách đổi Nếu cần thiết tuyển them nhân viên thay cán quản lý để đáp ứng đòi hỏi khách quản cho hoạt động SXKD Chức danh nhiệm vụ phận công nhân viên xác định rõ ràng, xếp lao động người việc Đảm bảo điều kiện làm việc cho CBNV Tăng cường sách khuyến khích lao động, quản lý học tập nâng cao chuyên môn, cử học nước thuê chuyên gia nước đến giảng dạy Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A | 23 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” đội ngũ lao động cơng ty để thích ứng, vận dụng nhanh chóng cơng nghệ vào cơng tác quản lý SXKD Tập đồn Tăng cường sách thu hút lao động trẻ, có trình độ đào tạo cao, nhiệt tình, động thích ứng nhanh với thay đổi mơi trường cạnh tranh 3.2.3 Phân định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ cơng việc Rà sốt lại chức nhiệm vụ cán để kết công việc thực tốt nhằm phát huy ưu điểm hạn chế tồn tạo mạnh để Tập đoàn ngày phát triển với sản phẩm đáp ứng yêu cầu ngày khắt khe khách hàng Có biện pháp cơng khai hóa, tăng cường thơng tin hai chiều Kiện toàn, điều chỉnh, đảm bảo tinh gọn, hiệu công tác tham mưu giúp Ban lãnh đạo Tập đoàn quản lý điều hành Phối hợp hoạt động chặt chẽ, hỗ trợ lẫn Ban văn phòng với ban Tập đồn Đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức nhiệm vụ cấp lãnh đạo phải thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau, không chồng chéo Chức nhiệm vụ cơng ty phải kiện tồn, phân rõ nhiệm vụ nhân viên phòng ban Hồn thiện tổ chức nơi làm việc điều kiện lao động Công tác tỏ chức Đảm bảo cung cấp trang thiết bị, kỹ thuật cần thiết phục vụ cho công việc Nhanh chóng kịp thời sửa chữa, nâng cấp máy móc, trang thiết bị hỏng, lỗi Thanh lý trang thiết bị khơng khả sử dụng Quan tâm tới chế độ, đời sống, tâm tư, nguyện vọng CBNV, người lao động Nhanh nhạy giải mâu thuẫn nội bộ, xung đột quyền lợi gây Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A | 24 “Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam” đồn kết nội Động viên, an ủi lúc họ gặp khó khăn, bất sống, tạo thoải mái Tăng cường kỷ luật, trì chế độ làm việc theo quy định Cần xây dựng kỷ luật lao động nâng cao ý thức tôn trọng kỷ luật lao động, tạo cho CBNV có thói quen tự chấp hành kỷ luật, tránh tâm lý làm việc đối phó Xây dựng nội quy, quy chế lao động, phổ biến rộng rãi cho người Tập đoàn, áp dụng hình thức bắt buộc thực quy chế đề Có hình thức khen thưởng kịp thời cá nhân đơn vị thực tốt; khiển trách, kỷ luật người vi phạm tạo nên kỷ luật lao động cơng bằng, nghiêm túc Duy trì thói quen nghề nghiệp, làm, nghỉ ngơi có giấc, tập trung có thái độ đúng trình làm việc Các biện pháp tổ chức lao động cách khoa học, nhằm hợp lý hoá lao động tránh tạo thời gian dỗi Có kế hoạch tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ chun mơn cho cán KẾT LUẬN Tổ chức máy văn phòng vấn đề thiết nay, góp phần định thành cơng doanh nghiệp thương trường vậy, làm tốt cơng tác tổ chức máy văn phòng yếu tố vô quan trọng tạo nên sức mạnh tổng thể doanh nghiệp Trên đây, đề tài tập trung khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức máy văn phòng cảu tập đồn Điện lực Việt Nam; rõ thành tựu, kết chủ yếu đạt được; ưu điểm, nhược điểm bất cập nguyên nhân hạn chế yếu công tác tổ chức máy văn phòng; đề xuất xây dựng hệ thống máy văn phòng khoa học, tiến tiến đáp ứng nhu cầu phát triển Tập đoàn Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A | 25 ... phần làm rõ thực trạng tổ chức máy văn phòng Tập đồn Điện lực Việt Nam Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A |6 Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam - Từ... trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẬP ĐỒN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 2.1 Cơ cấu tổ chức 2.1.1 Sơ đồ cấu tổ chức tập đoàn Họ tên: Nguyễn... | 14 Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam Họ tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991) Lớp: ĐHLT QTVP 1408A | 15 Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn Điện lực Việt Nam 2.1.2