Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A. MỞ ĐẦU 1 LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 2 2. Lịch sử nghiên cứu. 2 3. Mục tiêu nghiên cứu. 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài. 3 5. Phương pháp nghiên cứu. 3 6. Cấu trúc đề tài. 3 B. NỘI DUNG 5 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP THAN KHOÁNG SẢN VIỆT NAM 5 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển. 5 1.2 Hình thức pháp lý, cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của TKV. 7 1.2.1 Hình thức pháp lý, tư cách pháp nhân của TKV. 7 1.2.2 Cơ cấu tổ chức. 7 1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của TKV. 9 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP THAN KHOÁNG SẢN VIỆT NAM 10 2.1 Khái quát chung về bộ máy văn phòng. 10 2.2. Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tập đoàn công nghiệp than – khoáng sản Việt Nam. 12 2.2.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng. 12 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy văn phòng tập đoàn công ty TKV. 12 2.2.3 Nhiệm vụ cụ thể của từng đơn vị trực thuộc bộ máy hành chính. 14 2.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận. 19 CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ ƯU – NHƯỢC ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP 21 3.1 Đánh giá ưu, nhược điểm. 21 3.1.1 Ưu điểm. 21 3.1.2 Nhược điểm. 22 3.2 Giải pháp. 22 C. KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 D. PHỤ LỤC 28
LỜI CẢM ƠN Đề tài nghiên cứu Quản trị văn phòng doanh nghiệp vấn đề thiết thực với đời sống xã hội, quan, tổ chức thuộc nhà nước ngồi nhà nước cần có phận văn phòng Chính việc hiểu thêm khối văn phòng doanh nghiệp tạo tiền đề cho học viên có thêm kiến thức, kinh nghiệm bổ ích để cơng tác tốt trường Lời em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học Nội Vụ Hà Nội có đạo, tạo điều kiện cho sinh viên học tập nghiên cứu đề tài Quản trị văn phòng doanh nghiệp, công ty Đặc biệt công ty lớn để mở mang thêm vốn hiểu biết Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể lãnh đạo cán bộ, nhân viên văn phòng tổng cơng ty tập đồn cơng nghiệp than khống sản Việt Nam vơ thân thiện, nhiệt tình, cởi mở; sẵn sàng hỗ trợ em em chưa biết Tạo nên môi trường làm việc lành mạnh, hồ đồng khiến cho cơng việc nghiên cứu em thuận lợi nhiều Và đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn Nguyễn Đăng Việt, người trực tiếp giảng dạy mơn Quản trị văn phòng doanh nghiệp Nhờ có bảo tận tình, chu đáo thầy, sẵn sàng lắng nghe giải đáp thắc mắc sinh viên mà em hoàn thành tiểu luận Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận “Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn cơng nghiệp than - khoáng sản Việt Nam” kết nghiên cứu thân Không chép Các tài liệu tham khảo trích dẫn nguồn rõ ràng, có tính kế thừa Nếu sai tơi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường Hà Nội, ngày 14 tháng 10 năm 2016 Sinh viên Hoàng Trung Thực BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TKV Tập đồn cơng nghiệp than - khoáng sản Việt Nam VINACOMIN Tên viết tắt tiếng Anh CNTT Công nghệ thông tin CBVC Cán viên chức MỤC LỤC A MỞ ĐẦU LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại kinh tế thị trường diễn biến sơi động để đứng vững trước thách thức, hồn thành tốt cơng việc mục tiêu, cơng ty khơng có người lãnh đạo giỏi, nhân viên xuất sắc hay tiềm lực kinh tế mà cần phải trọng việc hồn thiện máy quan Trong máy văn phòng chiếm vị trí vai trò vơ quan trọng tồn phát triển cơng ty Vâng, cơng ty, tập đồn dù lớn hay nhỏ phải có phận văn phòng Văn phòng đời, tồn với đời, tồn cơng ty Văn phòng phận làm nhiều công việc công việc hậu cần, tham mưu - tổng hợp, tổ chức nhân sự, tài chính,pháp chế Có thể nói việc quan đến tay văn phòng Bởi xây dựng phận văn phòng với người giỏi, tổ chức máy văn phòng khoa học điều thiếu với doanh nghiệp Vậy mà thực trạng nhiều doanh nghiệp, công ty lớn chưa coi trọng đến việc xây dựng phận văn phòng nghĩa Đa phần trọng vào công tác kiện toàn tổ chức máy mà chưa để ý nhiều đến nâng cao chất lượng cán bộ, nhân viên làm việc đây, nguồn nhân lực có chun mơn để thực tốt nghiệp vụ văn phòng hạn chế Để thực công tác khảo sát, đánh giá thực trạng máy văn phòng công ty, doanh nghiệp giải pháp nhằm nâng cao chất lượng phận văn phòng Nhận thấy tầm quan trọng phận văn phòng quan, doanh nghiệp Đến tháng 10 năm 2016, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội có phương hướng đạo, tạo điều kiện cho học viên tham gia thực tập, làm đề tài nghiên cứu để có nhìn sâu sắc hơn, hiểu rõ phận văn phòng, vị trí, vai trò tầm quan trọng văn phòng với quan, doanh nghiệp Dưới đạo trực tiếp khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn tận tình giảng viên hướng dẫn Nguyễn Đăng Việt Sau em xin trình bày tích lũy học hỏi trình học tập làm việc, đóng góp vài ý kiến để người tham khảo bổ sung Vì thời gian nghiên cứu ngắn tầm hiểu biết nhiều hạn chế nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót Rất mong thơng cảm bảo thầy, cô Lý chọn đề tài Cùng với phát triển kinh tế thị trường cơng ty cần phải có quan tâm đặc biệt đến việc kiện tồn máy quản lý, máy văn phòng chiếm vai trò vơ quan trọng cơng ty, tập đồn, doanh nghiệp Tuy nhiên, nhiều công ty, doanh nghiệp khác nhiều năm qua quan tâm đến việc hoàn thiện máy mà chưa đầu tư mức cho việc cải cách nhằm nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động máy văn phòng Cũng phần tính chất đặc thù quan, chun mơn làm việc mà có công việc thường xuyên đụng tới quan tâm nhiều hơn, cơng việc khác chưa trọng Trong viết sâu vào tìm hiểu thực tế cơng tác hành văn phòng, đặc biệt cơng tác tham mưu vị trí, vai trò, ngun tắc vận hành quan, doanh nghiệp Lịch sử nghiên cứu Hiện có nhiều đề tài nghiên cứu, giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức máy văn phòng nhiều cơng ty, song cơng ty lại có đặc thù riêng cách thức làm việc, máy sản xuất, sản phẩm tạo cung ứng cho thị trường khác mà khối văn phòng có nhiều thay đổi để phù hợp với loại hình cơng ty Trong Nhà nước có định, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, mơ hình xây dựng máy văn phòng doanh nghiệp Nhưng tập đồn cơng nghiệp than – khống sản Việt Nam chưa có viết, nghiên cứu nhằm hồn thiện tổ chức máy văn phòng nâng cao vai trò, chất lượng khối văn phòng quan Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu máy, cách thức hoạt động tập đồn cơng nghiệp than – khoáng sản Việt Nam Nghiên cứu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ máy văn phòng tập đồn cơng nghiệp than - khống sản Việt Nam Tìm hiểu thực trạng máy văn phòng, ưu- nhược điểm máy văn phòng quan Rút nhận xét, đánh giá nêu giải pháp khắc phục thiếu sót Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn cơng nghiệp than – khống sản Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu: Trong tổng công ty tập đồn cơng nghiệp than – khống sản Việt Nam Phương pháp nghiên cứu Lý thuyết: Áp dụng hiểu biết, kinh nghiệm làm việc có liên quan đến phận văn phòng Tra cứu tài liệu tham khảo,lịch sử nghiên cứu người trước.Tra cứu thông tin văn quy phạm pháp luật, nghị định, định Chính phủ có liên quan đến việc tổ chức, xây dựng máy văn phòng doanh nghiệp Thực tế: Tiến hành khảo sát, đưa so sánh, tìm hiểu nguyên nhân, thực trạng đặc thù quan nghiên cứu để có nhìn đắn khác biệt máy văn phòng doanh nghiệp nói chung Cấu trúc đề tài A Mở đầu Lời nói đầu Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài B Nội dung Chương 1: Khái quát chung tập đoàn cơng nghiệp than - khống sản Việt Nam 1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.2 Hình thức pháp lý, cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ TKV Chương 2: Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn than – khống sản Việt Nam 2.1 Khái quát chung máy văn phòng 2.2 Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn cơng nghiệp than – khống sản Việt Nam 2.3 Mối quan hệ phận Chương 3: Đánh giá ưu – nhược điểm giải pháp 3.1 Đánh giá ưu, nhược điểm 3.2 Giải pháp C Kết luận D Phụ lục B NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QT CHUNG VỀ TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP THAN KHỐNG SẢN VIỆT NAM 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Ngành Than Việt Nam có lịch sử khai thác 175 năm, với 79 năm truyền thống vẻ vang, từ tổng bãi công ngày 12/11/1936 vạn thợ mỏ giành thắng lợi rực rỡ Bước vào công đổi mới, năm đầu thập niên 90, ngành Than Việt Nam phải đối mặt với khó khăn, thử thách gay gắt: nạn khai thác than trái phép phát triển tràn lan làm tài nguyên môi trường vùng mỏ bị hủy hoại nghiêm trọng, trật tự an toàn xã hội diễn biến phức tạp Do thiếu tổ chức quản lý thống Nhà nước đẩy cơng ty than thống vào tình phải thu hẹp sản xuất, giảm đào lò, giảm bóc đất, niêm cất xe máy, thiết bị, công nhân thiếu việc làm, thu nhập, đời sống khó khăn, ngành Than lâm vào khủng hoảng, suy thoái nghiêm trọng Dấu mốc quan trọng phát triển ngành Than Tổng Công ty Than Việt Nam thành lập theo Quyết định số 563/TTg ngày 10/10/1994 Thủ tướng Chính phủ Với chiến lược kinh doanh đa ngành tảng sản xuất than, Tổng Cơng ty bước tháo gỡ khó khăn, trì trệ thời bao cấp, xây dựng mục tiêu chiến lược đắn cho phát triển Kết năm 2005, sản lượng than nguyên khai đạt 30 triệu tấn, tăng 2,7 lần so với năm 2000 tăng lần so với năm 1994 (trước thành lập Tổng Công ty) Tổng doanh thu năm 2005 vượt 20.000 tỷ đồng (trong than chiếm 68%), lợi nhuận trước thuế vượt 2.500 tỷ đồng, thu nhập bình quân đạt triệu đồng/người/tháng so với 667.000 đồng/tháng năm 1995 Môi trường vùng mỏ, điều kiện làm việc, đời sống vật chất tinh thần cán công nhân viên chức cải thiện rõ rệt Ngày 8/8/2005, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 198/2005/QĐ-TTg Quyết định số 199/2005/QĐ-TTg tổ chức lại Tổng Công ty Than Việt Nam đơn vị thành viên, thành lập Tập đoàn Than Việt Nam, hoạt động theo mơ hình cơng ty mẹ - cơng ty Ngày 26/12/2005, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 345/2005/QĐ-TTg thành lập Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khống sản Việt Nam sở Tập đồn Than Việt Nam Tổng Cơng ty Khống sản Việt Nam hoạt động theo Điều lệ Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Quyết định số 228/2006/QĐ-TTg ngày 11/10/2006 Ngày 25/6/2010, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 989/QĐTTg việc chuyển Công ty mẹ - Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khống sản Việt Nam thành công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Nhà nước làm chủ sở hữu Ngày 19/12/2013, Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định số 212/2013/NĐ-CP Điều lệ tổ chức hoạt động Tập đoàn Cơng nghiệp Than - Khống sản Việt Nam (thay cho Điều lệ tổ chức hoạt động Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khống sản Việt Nam ban hành theo Quyết định số 418/QĐ-TTg ngày 21/3/2011 Thủ tướng Chính phủ) Nghị định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 1/2/2014 với nội dung sau: - Tên đầy đủ: Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam Tên giao dịch tiếng Việt: Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khống sản Việt - Nam Tên viết tắt tiếng Việt: TKV Tên gọi tiếng anh: VIETNAM NATIONAL COAL AND MINERAL INDUSTRIES HOLDING CORPORATION LIMITED - Tên viết tắt tiếng Anh: VINACOMIN Trụ sở chính: 226 phố Lê Duẩn, phường Trung Phụng, quận Đống Đa, thành phố - Hà Nội Điện thoại: 84-4-38510780 Fax: 84-4-38510724 Website: www.vinacomin.vn Trung tâm điều hành sản xuất: TKV có Trung tâm điều hành sản xuất 95A Lê Thánh Tông, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh số địa phương có lực lượng sản xuất tập trung (Tây Nguyên khu vực khác) có Văn phòng đại diện nước nước 10 2.2.3 Nhiệm vụ cụ thể đơn vị trực thuộc máy hành - Chánh văn phòng : + Chánh văn phòng người đạo, điều hành toàn hoạt động Văn phòng; xếp tổ chức, máy văn phòng theo quy định; chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc pháp luật toàn hoạt động văn phòng đồng thời chủ tài khoản máy văn phòng + Tham mưu cho Giám đốc, phó giám đốc cơng tác điều hành, quản lý Xây dựng theo dõi chương trình cơng tác định kỳ hàng năm theo tháng, quý, tháng đầu năm, tháng cuối năm giao ban hàng tuần + Chuẩn bị nội dung, ghi biên tham mưu nghị quyết, thông báo, kết luận hội nghị giao ban thường trực công ty Thẩm định, chỉnh lý hồn thiện chương trình, báo cáo trước trình lên cấp xem xét ký định ban hành + Thừa lệnh cấp ký thông báo, công văn, giấy mời số văn khác tập đoàn ban hành + Tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc, phó giám đốc cơng tác văn phòng, cơng tác văn thư…cơng tác đối ngoại hỗ trợ việc giám sát, đôn đốc đơn bị khác quan làm tốt nhiệm vụ đơn vị - Phó chánh văn phòng : + Tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc, phó giám đốc, chánh văn phòng cơng tác hoạt động hành chính, tiến hành đơn đốc, giám sát nhân viên cấp cơng tác để hồn thành tốt nhiệm vụ giao + Thừa lệnh cấp ký số văn bản, giấy tờ thuộc lĩnh vực mà phụ trách quản lý + Chịu trách nhiệm trực tiếp trước trưởng phòng Tổng giám đốc, Hội đồng thành viên công việc, lĩnh vực mà phụ trách + Hướng dẫn, đạo trực tiếp đến cán cấp thuộc phòng hành cán văn thư- lưu trữ, cán khối tham mưu - tổng hợp …về cơng việc sở hướng dẫn đạo cấp 19 - Phòng hành : Quản lý theo dõi việc thực quy chế làm việc quan; xây dựng tổ chức việc thực nội quy, quy định đảm bảo nề nếp, kỷ cương, kỷ luật lao động trong công ty Tiếp nhận, phân loại văn đến; tiếp nhận giao dịch thư điện tử, fax điện thoại liên hệ công tác; vào sổ, chụp, làm thủ tục chuyển giao văn đến lãnh đạo đơn vị cá nhân công ty; tham mưu cho Ban Giám đốc xử lý văn hành nhanh chóng, kịp thời Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận giấy xác nhận cho CBVC; ký xác nhận giấy đường cho cán nhân viên công tác Quản lý sử dụng dấu theo luật hành chính, đóng dấu vào văn giấy tờ theo quy định thể thức thủ tục hành Thực nhiệm vụ tư vấn pháp chế cho Giám đốc chịu trách nhiệm tính pháp lý văn Tổng giám đốc ban hành Theo dõi phát có biện pháp chấn chỉnh vi phạm thủ tục hành quy định Đánh máy, in ấn chế bản, photocoppy loại tài liệu theo yêu cầu Ban Giám đốc đơn vị trực thuộc quan Quản lý tổ chức công tác lưu trữ văn bản, tài liệu theo quy định hành Xác minh tài liệu, hồ sơ theo đạo cấp có thẩm quyền Chủ trì xây dựng danh mục tài liệu cần phải lưu trữ theo quy định nhà nước Phối hợp với đơn vị có liên quan tổ chức hội nghị CBVC hàng năm đại hội, hội nghị công ty Tổ chức thực công tác lễ tân lễ hội, hội nghị tập đoàn Đầu mối giao tiếp, tiếp đón khách tập đồn; xếp hướng dẫn khách đến phận chức để giải công việc Quản lý, điều phối phục vụ phòng họp Phục vụ nước uống vệ sinh phòng làm việc Ban Giám đốc Quản lý dịch vụ dọn vệ sinh; dịch vụ chăm sóc cảnh, xanh; dịch vụ căng tin công ty Thực công việc hiếu, hỷ… theo quy định tập đoàn thăm viếng công ty Phối hợp với quan an ninh nắm vững tình hình an ninh trật tự, an tồn xã hội trụ sở công ty Đề xuất với Giám đốc xây dựng nội quy bảo vệ công ty Trực tiếp tổ chức việc trực cổng vào; kiểm tra người vào công 20 ty; tuần tra canh gác, kiểm soát danh sách người lại đêm khu vực cơng sở Khi có vụ việc công ty xảy cháy, nổ, gây rối trật tự công cộng … phải tổ chức bảo vệ trường, cấp cứu nạn nhân, bắt người phạm tội báo cho quan công an Xây dựng phương án phòng cháy, chữa cháy, phòng nổ Tổ chức mạng lưới phòng cháy, chữa cháy triển khai gửi tập huấn lực lượng phòng cháy chữa cháy phòng nổ cơng ty; giữ gìn trật tự cơng cộng quản lý vũ khí, vật liệu nổ, chất dễ cháy, chất độc hại - Phòng cơng nghệ thơng tin : Nghiên cứu đề xuất, xây dựng tổ chức thực Kế hoạch ngắn hạn, dài hạn phát triển ứng dụng CNTT theo phê duyệt Tổng giám đốc Xây dựng quy chế, quy định liên quan đến hoạt động CNTT, ứng dụng CNTT theo quy định pháp luật, quy định tập đoàn thực giám sát, đánh giá, kiến nghị với đơn vị thuộc tập đồn có liên quan việc tuân thủ quy định, quy chế hoạt động ứng dụng CNTT Tổng giám đốc ban hành Lập kế hoạch tổ chức triển khai hoạt động CNTT, ứng dụng CNTT tập đoàn theo phê duyệt Tổng giám đốc Thực việc thu thập, lưu trữ, xử lý đảm bảo an tồn thơng tin phục vụ đạo, điều hành Ban Giám đốc Tổ chức triển khai, xây dựng điều kiện kỹ thuật để đảm bảo khả liên thông quy trình cơng việc đơn vị thuộc tập đồn, phục vụ cho việc tối ưu hóa quy trình cơng việc đòi hỏi phối hợp nhiều đơn vị Thiết kế, xây dựng, quản lý, vận hành, lập kế hoạch tu, bảo dưỡng, sửa chữa hướng dẫn sử dụng sở hạ tầng kỹ thuật CNTT (máy chủ, máy trạm, thiết bị ngoại vị, thiết bị kết nối mạng, thiết bị phụ trợ, mạng nội bộ, mạng diện rộng…) Chịu trách nhiệm mặt kỹ thuật để tổ chức, quản lý khai thác có hiệu mạng máy tính tập đồn Quản lý sử dụng có hiệu nguồn lực, sở vật chất phương tiện, trang thiết bị công nghệ thông tin giao Phối hợp với đơn vị chức năng, đơn vị liên quan thực 21 công tác phát sinh hoạt động tập đồn - Phòng y tế : Phòng Y tế chịu đạo quản lý tổ chức biên chế, đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ Ngành y tế Lập kế hoạch tổ chức triển khai thực cơng tác quản lý, chăm sóc sức khỏe cho CBVC theo phê duyệt Ban Giám đốc Chăm sóc sức khỏe ban đầu tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho CBVC tập đoàn Kiểm tra cơng tác vệ sinh cơng sở; vệ sinh an tồn thực phẩm căng tin Đôn đốc, nhắc nhở kiểm tra công nhân vệ sinh công ty Trực cấp cứu 24/24 theo quy định ngành Tổ chức triển khai thực quy định Bảo hiểm Y tế Hàng tháng, hàng quý tham gia tập huấn chuyên môn Trung tâm y tế dự phòng Hà nội Thực cơng tác phòng chống dịch bệnh CBVC tập đoàn - Đội xe : Đội xe đơn vị trực thuộc máy văn phòng tập đồn, có trách nhiệm quản lý tồn sở vật chất, xe ô tô giao; phục vụ việc đưa đón CBVC cơng tác số hoạt động khác theo quy định tập đoàn Thường xuyên giáo dục, nhắc nhở gắn trách nhiệm cho người lái xe ô tô đảm bảo tuyệt đối an tồn tính mạng tài sản hành trình Quản lý sở vật chất nhân lực đội, điều động lái xe, điều phối ô tô phục vụ cơng tác tập đồn Lập kế hoạch hàng năm tổ chức thực việc bảo trì, bảo dưỡng sửa chữa lớn, nhỏ ô tô để đảm bảo máy móc an tồn mức độ cao Thực tiết kiệm xăng, dầu theo định mức - Phòng pháp chế, văn thư : + Về thể thức kỹ thuật trình bày văn Được thực theo quy định thông tư 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành + Về soạn thảo văn 22 Cán giao thụ lý, giải hồ sơ trực tiếp soạn thảo văn hành thơng thường thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan chịu trách nhiệm nội dung, thể thức văn Lãnh đạo đơn vị sau xem xét, điều chỉnh, duyệt nội dung ký nháy cuối dòng nội dung văn Đối với văn quan trọng phải ký nháy cuối trang + Duyệt thảo, sửa chữa bổ sung thảo duyệt Quy trình soạn thảo tuân theo bước, từ soạn thảo đến trình lãnh đạo đơn vị sửa chữa, bổ sung trình ký Giám đốc ký theo thẩm quyền Trước trình giám đốc, trưởng phòng hành người phân cơng rà soát lại lần cuối thể thức nội dung văn Nếu sai sót đề nghị phận soạn thảo sửa chữa lại đem trình ký + Đánh máy, nhân Việc soạn thảo, đánh máy cán bộ, chuyên viên đơn vị trực tiếp soạn thảo, sau đem đến phận đánh máy để đánh máy in ra, mang đến phòng văn thư Việc nhân phải số lượng quy định Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan có chức năng, thẩm quyền giải Phải gửi địa quan, đơn vị cá nhân có trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết; không gửi vượt cấp gửi cho quan, đơn vị, cá nhân để biết để tham khảo Việc nhân văn mật lãnh đạo định thực theo quy định bảo vệ bí mật Nhà nước + Kiểm tra văn trước ban hành Cá nhân soạn thảo phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước, xác định việc đóng dấu mật, trình người có thẩm quyền ký văn Trưởng phòng hành người phân cơng giao trách nhiệm giúp Giám đốc quản lý công tác văn thư; có trách nhiệm kiểm tra thể 23 thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ký nháy đảm bảo thể thức, thủ tục ban hành văn theo quy định + Ký văn Hình thức ký văn sử dụng dấu quan gồm có: Tổng Giám đốc; Các phó giám đốc; Chánh văn phòng ; Phó chánh văn phòng + Các hình thức văn Các hình thức gồm có: Sao y chính, trích lục Hình thức sao: Sao y trích sao, lục; tên quan văn bản; số, ký hiệu sao; địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan văn bản; nơi nhận 2.3 Mối quan hệ phận Cũng nhiều đơn vị sản xuất kinh doanh khác Bộ máy quản lý tập đoàn TKV tổ chức theo hình thức chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc người chịu trách nhiệm trước Công ty Hội đồng thành viên hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Để phụ giúp Tổng giám đốc có phó tổng giám đốc trực tiếp giao nhiệm vụ phụ trách văn phòng, hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, phó giám đốc công việc mà Tổng giám đốc giao cho Ban giám đốc trực tiếp điều hành phòng ban, phòng kế hoạch, phòng tổ chức, hàng chính, phòng kế tốn tài chính, phòng kinh doanh… Để thực tốt công tác sản xuất kinh doanh, Công ty coi trọng công tác tổ chức xếp máy lãnh đạo, mơ hình quản lý, nhằm tránh chồng chéo, cồng kềnh, làm giảm kinh doanh doanh nghiệp Với mơ hình quản lý chế độ thủ trưởng, Chánh văn phòng tổ chức định quản lý , điều hành công tác hành định, thơng báo, mệnh lệnh…Căn vào Tổng giám đốc, phó giám đốc dựa quyền hạn trách nhiệm mà đạo nhân viên triển khai 24 thực Đây mối quan hệ mệnh lệnh - phục tùng đặc trưng quan doanh nghiệp Việt Nam Ngoài phòng hành có mối quan hệ khác công việc phối hợp – cộng tác, mối quan hệ theo chiều ngang phòng hành phòng ban, đơn vị chức khác cơng ty phòng kế tốn, kế hoạch – tài chính, phòng kinh doanh…Các phòng có trách nhiệm phối hợp với phòng hành tổ chức cơng việc cụ thể hóa hướng dẫn cấp thực định Tổng giám đốc Các nhân viên văn phòng Chánh văn phòng phối hợp chung, hỗ trợ cơng việc mang tính vụ hành Điều tạo nên mối liên kết chặt chẽ, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn mục tiêu chung cơng ty, làm tăng hiệu công việc, thúc đẩy phát triển công ty 25 CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ ƯU – NHƯỢC ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP 3.1 Đánh giá ưu, nhược điểm 3.1.1 Ưu điểm Tập đồn than – khống sản Việt Nam có máy quản lý nói chung máy văn phòng nói riêng phân cơng phân cấp rõ ràng, nhiệm vụ, trách nhiệm cá nhân phận xác định cụ thể Do tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên đồng thời giúp cho công tác kiểm tra, đánh giá nhân viên cấp lãnh đạo dễ dàng xác Lãnh đạo cơng ty trọng đến việc xây dựng máy làm việc tinh gọn, giảm bớt rườm rà khâu xử lý cơng việc, thay đổi tích cực khơng nhỏ giúp cho cơng tác hành quan nhanh chóng, hiệu hơn, tiết kiệm nhiều thời gian chi phí Bên cạnh việc tổ chức lao động cách hợp lý, chồng chéo, người làm nhiều việc hay nhiều người làm việc mà có phân chia công việc khoa học Tạo điều kiện cho cá nhân phát huy tối đa lực thân, đồng thời giúp cấp lãnh đạo nắm bắt lực họ để kịp thời giao việc cần Môi trưởng làm việc văn minh, lịch yếu tố khách quan lại ảnh hưởng không nhỏ đến yếu tố chủ quan khác Làm việc môi trường lành mạnh, vui vẻ, nhân viên hiểu hòa đồng giúp cho phối hợp phòng hành phòng ban chức khác nhịp nhàng hơn, công việc giải nhanh chóng nhân viên thấu hiểu lẫn nhau, thông cảm cho Đây điều mà lãnh đạo quan trọng để tăng hiệu cơng việc mục tiêu chung công ty Trong năm qua lãnh đạo tập đồn trọng cơng tác đạo tạo chất lượng nguồn nhân lực, tăng cường chức văn phòng, tạo điều kiện để phận chức hoàn thành tốt nhiệm vụ Ngoài ra, lãnh đạo cơng ty có sách chế độ đãi ngộ, thi đua khen thưởng nhằm khuyến khích nhân viên làm việc, tạo động lực cho họ 26 phấn đấu Đây cách để nhà lãnh đạo làm tăng xuất lao động công ty, thúc đẩy công ty ngày phát triển đồng thời đảm bảo chế độ quyền lợi cho nhân viên 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm máy cơng ty tồn vài hạn chế, bao gồm yếu tố khách quan lẫn chủ quan Cơ chế hoạt động máy văn phòng rời rạc, chưa khoa học, trọng vào việc hoàn thiện máy song lại thiếu kết dính Thiếu kiểm tra, đơn đốc cấp lĩnh vực hành chính, phối hợp phận văn phòng phận chức đơn vị khác thực chưa đầy đủ Nhân viên tinh giảm tính chun mơn hóa chưa cao, đơi bị chồng chéo nhiệm vụ công việc Sự phản ứng linh hoạt tác nhân bên ngồi yếu Từ xác nhập tập đoàn than tập đoàn khống sản dường thích ứng với cách thức làm việc chưa rõ rệt Trình độ chuyên môn cán bộ, nhân viên chưa đồng Dẫn đến khâu phối hợp việc xử lý cơng việc bị gián đoạn Có người xử lý cơng việc nhanh có người xử lý cơng việc chậm, dẫn đến kết đầu bị chậm chễ 3.2 Giải pháp - Về thiết lập cấu: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp thiết lập lý chủ quan hay khách quan thường chưa đạt đến mức độ tối ưu, sai sót mơ hình chưa tối ưu ảnh hưởng bất lợi đến q trình quản lý hoạt động doanh nghiệp để tăng hiệu máy quản lý ta cần phải hồn thiện cấu tổ đạt đến tối ưu Để hoàn thiện cấu tổ chức trước hết phải nghiên cứu cách kỹ lưỡng cấu có tiến hành đánh giá cấu theo tiêu 27 định Tiếp theo phân tích tình hình thực chức quy định cho phận Phân tích khối lượng cơng tác phận, phát khâu yếu Phân tích việc chia quyền hạn trách nhiệm cho phận, cấp quản lý Việc hoàn thiện cấu cần quản lý tức phải lập kế hoạch, tổ chức hoàn thiện, điều hành việc hoàn thiện kiểm tra việc hồn thiện Cần phải có kiện tồn hồn đội ngũ cán máy văn phòng, cụ thể hóa chức danh cán - Về nhân sự: Cần có bố chí, xếp lại nhân máy văn phòng Hiện có số cơng ty thuộc tập đồn kế tốn trưởng làm kiêm nhiệm vụ chánh văn phòng- trưởng phòng Việc gây nên chồng chéo chức năng, nhiệm vụ Bên cạnh phó chánh văn phòng nhân viên thủ quỹ phòng kế tốn phụ trách nên hoạt động phòng hành đơi gặp nhiều khó khăn thiếu nhân lực, thiếu cán có trình độ chuyên môn riêng biệt khối lượng công việc ngày nhiều Cứ tiếp tục tình trạng dẫn đến tải Bởi cần có cán bộ, chuyên viên chuyên lĩnh vực, có họ làm tốt chuyên tâm vào cơng việc mà giao Cần tổ chức việc đào tạo nguồn nhân lực, đợt tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ không riêng việc trọng đầu tư lĩnh vực kinh doanh Bộ máy hành quan có vận hành hiệu quả, trơn tru quan phát triển tốt - Giải pháp công tác thông tin, báo cáo phục vụ cho công tác tham mưu 28 Bộ phận văn phòng nơi đảm nhiệm công việc tham mưu - tổng hợp cho lãnh đạo Bởi cán có trình độ cao mà phải có nhanh nhạy, nắm bắt thông tin linh hoạt Thông tin coi yếu tố định đến thành bại doanh nghiệp nào, việc nắm bắt thơng tin nhanh chóng, xác định phương hướng kinh doanh thay đổi kịp thời để tránh tổn thất, rủi ro khơng đáng có Nếu làm tốt công tác thông tin, xử lý thông tin đảm bảo cho lãnh đạo đưa định xác Bởi cần phải trọng đầu tư vào công tác thông tin, báo cáo Bộ phận văn phòng muốn làm tốt cơng tác thơng tin cần phải nắm nhu cầu sử dụng thông tin lãnh đạo phận khác Đồng thời xác định rõ thông tin cần thu thập nguồn cung cấp thơng tin có xác, tin cậy hay khơng Sau tổng hợp lại trình lên cho lãnh đạo - Cần có văn ban cụ thể hướng dẫn cách làm việc khoa học, phân định lại chức năng, nhiệm vụ văn phòng cách rõ ràng Bố trí văn phòng khoa học, xếp nguồn nhân lực vật lực vị trí cơng việc quan trọng mà lãnh đạo cần đặc biệt ý đến Một văn phòng xếp khơng hợp lý, khơng trình tự cơng việc trở nên lộn xộn, rời rạc nhiều thời gian để hoàn thành Ví dụ cần giải cơng việc nhanh chóng, hiệu cần gắn trách nhiệm cá nhân người đứng đầu đơn vị với đơn vị Khi cần cần liên hệ với người đứng đầu đơn vị để lấy thông tin, không cần phải qua phận trung gian 29 C KẾT LUẬN Trong giai đoạn mà kinh tế Việt Nam ngày mở rộng, hội nhập với nhiều nước giới Trước khó khăn, thách thức đòi hỏi doanh nghiệp, tập đồn phải có sách, chiến lược để đứng vững thương trường Và điều thiếu sách lược việc hồn thiện máy hành quan, phận mũi nhọn đem lại nguồn lợi nhuận đáng kể cho công ty song phận phòng lại đóng góp vai trò lớn giúp cho cơng ty hoạt động phát triển Nếu ví phận kinh doanh, marketing tiền tuyến trực tiếp chiến đấu thương trường đầy chơng gai phận văn phòng hậu phương vững để củng cố, tạo dựng chắn, an tồn để tiền tuyến n tâm mà chiến đấu Nhận thấy tầm quan trọng vai trò máy văn phòng quan, tổ chức doanh nghiệp Các bậc lãnh đạo, giám đốc, người đứng đầu tập đồn, cơng ty cần có trọng đặc biệt, sách để cải cách máy hành rườm rà, thiếu hiệu nhằm giúp tồn máy cơng ty hoạt động tốt hơn,hiệu Đồng thời cần có ý kiến đóng góp, tham mưu đội ngũ cán giúp việc cho lãnh đạo Nếu có đề suất thực chất lượng vào thực tiễn chắn cơng ty ngày phát triển mạnh mẽ Vậy, trình nghiên cứu đề tài em xin có số ý kiến đóng góp nhằm đưa giải pháp hỗ trợ hồn thiện máy hành quan tập đồn than – khoáng sản Việt Nam Là học viên học tập trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, em nhận thấy đợt nghiên cứu chuyên đề tập rượt vơ bổ ích, nâng cao thêm tầm hiểu biết, tích lũy kinh nghiệm nhiều thiếu sót Đó hành trang quý báu để em bước tiếp đường học tập làm việc Một lần em xin chân thành cảm ơn đến toàn thể Nhà trường, khoa Quản trị văn phòng đặc biệt giảng viên Nguyễn Đăng Việt hướng dẫn tận tình, chu em hồn thành báo cáo Vì thời gian nghiên cứu ngắn kinh nghiệm non nên q trình làm 30 khơng thể tránh khỏi sai sót Kính mong thầy giáo góp ý để đề tài hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 14 tháng 10 năm 2016 Sinh viên Hoàng Trung Thực 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Tập giảng mơn Quản trị văn phòng doanh nghiệp - Nghị định điều lệ tổ chức hoạt động tập đồn cơng nghiệp than – khống sản Việt Nam - Các thơng tin trang chủ, thơng tin điện tử tập đồn VINACOMIN 32 D PHỤ LỤC Phụ lục : Sơ đồ máy văn phòng CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG PHỊN G HÀNH CHÌNH PHỊNG THAM MƯUTỔNG HỢP PHĨ CHÁNH VĂN PHÒNG PHÒN G PHÁP CHẾVĂN THƯ PHÒNG BẢO VỆTẠP VỤ PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG PHỊNG CN- TT PHỊNG Y TẾ ĐỘI XE 33 ... 2.2 Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn cơng nghiệp than – khống sản Việt Nam 2.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng Cơ cấu tổ chức văn phòng tập đồn cơng nghiệp TKV bao gồm: - Lãnh đạo văn phòng: ... than – khống sản Việt Nam 2.1 Khái quát chung máy văn phòng 2.2 Thực trạng tổ chức máy văn phòng tập đồn cơng nghiệp than – khoáng sản Việt Nam 2.3 Mối quan hệ phận Chương 3: Đánh giá ưu – nhược... cứu máy, cách thức hoạt động tập đồn cơng nghiệp than – khống sản Việt Nam Nghiên cứu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ máy văn phòng tập đồn cơng nghiệp than - khống sản Việt Nam Tìm hiểu thực trạng