MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A. MỞ ĐẦU 1 LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 2 2. Lịch sử nghiên cứu. 2 3. Mục tiêu nghiên cứu. 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài. 3 5. Phương pháp nghiên cứu. 3 6. Cấu trúc đề tài. 3 B. NỘI DUNG 5 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP THAN KHOÁNG SẢN VIỆT NAM 5 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển. 5 1.2 Hình thức pháp lý, cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của TKV. 7 1.2.1 Hình thức pháp lý, tư cách pháp nhân của TKV. 7 1.2.2 Cơ cấu tổ chức. 7 1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của TKV. 9 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP THAN KHOÁNG SẢN VIỆT NAM 10 2.1 Khái quát chung về bộ máy văn phòng. 10 2.2. Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tập đoàn công nghiệp than – khoáng sản Việt Nam. 12 2.2.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng. 12 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy văn phòng tập đoàn công ty TKV. 12 2.2.3 Nhiệm vụ cụ thể của từng đơn vị trực thuộc bộ máy hành chính. 14 2.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận. 19 CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ ƯU – NHƯỢC ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP 21 3.1 Đánh giá ưu, nhược điểm. 21 3.1.1 Ưu điểm. 21 3.1.2 Nhược điểm. 22 3.2 Giải pháp. 22 C. KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 D. PHỤ LỤC 28
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Đề tài nghiên cứu Quản trị văn phòng trong doanh nghiệp là một trongnhững vấn đề rất thiết thực với đời sống xã hội, bất kể một cơ quan, tổ chức nàothuộc nhà nước hoặc ngoài nhà nước đều cần có bộ phận văn phòng Chính vìvậy việc hiểu thêm về khối văn phòng doanh nghiệp sẽ tạo tiền đề cho học viên
có thêm những kiến thức, kinh nghiệm bổ ích để công tác tốt khi ra trường
Lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến trường Đại họcNội Vụ Hà Nội đã có những chỉ đạo, tạo điều kiện cho sinh viên học tập vànghiên cứu về đề tài Quản trị văn phòng trong các doanh nghiệp, công ty Đặcbiệt là những công ty lớn để mở mang thêm vốn hiểu biết
Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể lãnh đạo và các cô chú cán bộ, nhânviên trong văn phòng tổng công ty tập đoàn công nghiệp than và khoáng sảnViệt Nam đã vô cùng thân thiện, nhiệt tình, cởi mở; sẵn sàng hỗ trợ em những gì
em chưa biết Tạo nên một môi trường làm việc lành mạnh, hoà đồng khiến chocông việc nghiên cứu của em được thuận lợi hơn rất nhiều
Và đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến giảng viên hướng dẫnNguyễn Đăng Việt, là người đã trực tiếp giảng dạy môn Quản trị văn phòngdoanh nghiệp Nhờ có sự chỉ bảo tận tình, chu đáo của thầy, sẵn sàng lắng nghe
và giải đáp các thắc mắc của sinh viên mà em mới có thể hoàn thành được bàitiểu luận này
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 2LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan bài tiểu luận “Khảo sát, đánh giá về thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tập đoàn công nghiệp than - khoáng sản Việt Nam”
là kết quả nghiên cứu của bản thân Không sao chép của bất cứ ai Các tài liệutham khảo đều trích dẫn nguồn rõ ràng, có tính kế thừa Nếu sai tôi xin hoàntoàn chịu trách nhiệm trước nhà trường
Hà Nội, ngày 14 tháng 10 năm 2016
Sinh viên
Hoàng Trung Thực
Trang 3BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TKV Tập đoàn công nghiệp than - khoáng sản Việt Nam VINACOMIN Tên viết tắt bằng tiếng Anh
MỤC LỤ
Trang 4LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
A MỞ ĐẦU 1
LỜI NÓI ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 2
2 Lịch sử nghiên cứu 2
3 Mục tiêu nghiên cứu 2
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài 3
5 Phương pháp nghiên cứu 3
6 Cấu trúc đề tài 3
B NỘI DUNG 5
CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP THAN - KHOÁNG SẢN VIỆT NAM 5
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 5
1.2 Hình thức pháp lý, cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của TKV 7
1.2.1 Hình thức pháp lý, tư cách pháp nhân của TKV 7
1.2.2 Cơ cấu tổ chức 7
1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của TKV 9
CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP THAN - KHOÁNG SẢN VIỆT NAM 10
2.1 Khái quát chung về bộ máy văn phòng 10
2.2 Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tập đoàn công nghiệp than – khoáng sản Việt Nam 12
2.2.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 12
2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy văn phòng tập đoàn công ty TKV 12 2.2.3 Nhiệm vụ cụ thể của từng đơn vị trực thuộc bộ máy hành chính 14
2.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận 19
CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ ƯU – NHƯỢC ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP 21
Trang 53.1 Đánh giá ưu, nhược điểm 21
3.1.1 Ưu điểm 21
3.1.2 Nhược điểm 22
3.2 Giải pháp 22
C KẾT LUẬN 25
TÀI LIỆU THAM KHẢO 27
D PHỤ LỤC 28
Trang 6A MỞ ĐẦU LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại kinh tế thị trường diễn biến sôi động như hiện nay thì đểđứng vững trước những thách thức, hoàn thành tốt mọi công việc và mục tiêu,các công ty không chỉ có người lãnh đạo giỏi, nhân viên xuất sắc hay tiềm lực vềkinh tế mà còn cần phải chú trọng ở việc hoàn thiện bộ máy cơ quan Trong đó
bộ máy văn phòng chiếm vị trí và vai trò vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại
và phát triển của công ty
Vâng, bất kể công ty, tập đoàn nào dù lớn hay nhỏ đều phải có bộ phậnvăn phòng Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời, tồn tại của công ty Vănphòng là bộ phận làm nhiều công việc như công việc hậu cần, tham mưu - tổnghợp, tổ chức nhân sự, tài chính,pháp chế Có thể nói hầu như việc gì trong cơquan cũng đến tay văn phòng Bởi vậy xây dựng một bộ phận văn phòng vớinhững con người giỏi, tổ chức một bộ máy văn phòng khoa học là điều khôngthể thiếu với mỗi doanh nghiệp Vậy mà thực trạng hiện nay ở nhiều doanhnghiệp, công ty lớn vẫn chưa coi trọng lắm đến việc xây dựng một bộ phận vănphòng đúng nghĩa Đa phần chỉ mới chú trọng vào công tác kiện toàn tổ chức bộmáy mà chưa để ý nhiều đến nâng cao chất lượng cán bộ, nhân viên làm việc tạiđây, nguồn nhân lực có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòngcòn hạn chế
Để thực hiện công tác khảo sát, đánh giá thực trạng của bộ máy vănphòng hiện nay của các công ty, doanh nghiệp cũng như các giải pháp nhằmnâng cao chất lượng của bộ phận văn phòng Nhận thấy được tầm quan trọngcủa bộ phận văn phòng đối với các cơ quan, doanh nghiệp Đến tháng 10 năm
2016, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã có phương hướng chỉ đạo, tạo điều kiệncho học viên tham gia thực tập, làm đề tài nghiên cứu để có cái nhìn sâu sắchơn, hiểu rõ hơn về bộ phận văn phòng, vị trí, vai trò cũng như tầm quan trọngcủa văn phòng với cơ quan, doanh nghiệp Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của khoaQuản trị văn phòng và sự hướng dẫn tận tình của giảng viên hướng dẫn NguyễnĐăng Việt Sau đây em xin trình bày những gì đã tích lũy và học hỏi được trong
Trang 7quá trình học tập và làm việc, đóng góp một vài ý kiến để mọi người cùng thamkhảo và bổ sung.
Vì thời gian nghiên cứu còn ngắn và tầm hiểu biết còn nhiều hạn chế nênbản báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót Rất mong được sự thông cảm
và chỉ bảo của các thầy, cô
1 Lý do chọn đề tài.
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường thì các công ty cần phải
có sự quan tâm đặc biệt đến việc kiện toàn bộ máy quản lý, trong đó bộ máy vănphòng chiếm vai trò vô cùng quan trọng đối với các công ty, tập đoàn, doanhnghiệp Tuy nhiên, cũng như nhiều công ty, doanh nghiệp khác trong nhiều nămqua chỉ quan tâm đến việc hoàn thiện bộ máy mà chưa đầu tư đúng mức choviệc cải cách nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của bộ máy vănphòng Cũng một phần do tính chất đặc thù của cơ quan, chuyên môn làm việc
mà có những công việc thường xuyên đụng tới sẽ được quan tâm nhiều hơn, cònnhững công việc khác thì chưa được chú trọng Trong bài viết này sẽ đi sâu vàotìm hiểu thực tế về công tác hành chính văn phòng, đặc biệt là công tác thammưu cũng như vị trí, vai trò, nguyên tắc của nó đối với sự vận hành của cơ quan,doanh nghiệp
2 Lịch sử nghiên cứu.
Hiện nay cũng đã có nhiều đề tài nghiên cứu, giải pháp nhằm hoàn thiện
tổ chức bộ máy văn phòng ở nhiều công ty, song mỗi công ty lại có những đặcthù riêng do cách thức làm việc, bộ máy sản xuất, sản phẩm tạo ra cung ứng chothị trường khác nhau mà khối văn phòng sẽ có nhiều thay đổi để phù hợp vớitừng loại hình công ty Trong đó Nhà nước cũng đã có những quyết định, quyđịnh về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, mô hình xây dựng bộ máy văn phòngdoanh nghiệp Nhưng tại tập đoàn công nghiệp than – khoáng sản Việt Nam thìchưa có bài viết, nghiên cứu nào nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng vànâng cao vai trò, chất lượng của khối văn phòng đối với cơ quan
3 Mục tiêu nghiên cứu.
Nghiên cứu bộ máy, cách thức hoạt động của tập đoàn công nghiệp than –
Trang 8khoáng sản Việt Nam.
Nghiên cứu về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của bộ máy vănphòng tập đoàn công nghiệp than - khoáng sản Việt Nam
Tìm hiểu thực trạng của bộ máy văn phòng, các ưu- nhược điểm của bộmáy văn phòng cơ quan
Rút ra nhận xét, đánh giá và nêu giải pháp khắc phục những thiếu sót
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài.
- Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại tậpđoàn công nghiệp than – khoáng sản Việt Nam
- Phạm vi nghiên cứu: Trong tổng công ty tập đoàn công nghiệp than –khoáng sản Việt Nam
5 Phương pháp nghiên cứu
Lý thuyết: Áp dụng những hiểu biết, kinh nghiệm làm việc có liên quanđến bộ phận văn phòng Tra cứu tài liệu tham khảo,lịch sử nghiên cứu củanhững người đi trước.Tra cứu thông tin về các văn bản quy phạm pháp luật, nghịđịnh, quyết định của Chính phủ có liên quan đến việc tổ chức, xây dựng bộ máyvăn phòng doanh nghiệp
Thực tế: Tiến hành khảo sát, đưa ra so sánh, tìm hiểu nguyên nhân, thựctrạng và đặc thù của cơ quan nghiên cứu để có cái nhìn đúng đắn về sự khác biệtcủa bộ máy văn phòng các doanh nghiệp nói chung
3 Mục tiêu nghiên cứu.
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
5 Phương pháp nghiên cứu.
6 Cấu trúc đề tài.
B Nội dung
Trang 9Chương 1: Khái quát chung về tập đoàn công nghiệp than - khoáng sản Việt Nam.
2.1 Khái quát chung về bộ máy văn phòng
2.2 Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tập đoàn công nghiệp than – khoáng sản Việt Nam.
2.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận.
Chương 3: Đánh giá ưu – nhược điểm và giải pháp.
3.1 Đánh giá ưu, nhược điểm.
3.2 Giải pháp.
C Kết luận.
D Phụ lục.
Trang 10B NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP THAN -
KHOÁNG SẢN VIỆT NAM 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.
Ngành Than Việt Nam đã có lịch sử khai thác trên 175 năm, với 79 nămtruyền thống vẻ vang, từ cuộc tổng bãi công ngày 12/11/1936 của hơn 3 vạn thợ
mỏ đã giành thắng lợi rực rỡ Bước vào công cuộc đổi mới, những năm đầu thậpniên 90, ngành Than Việt Nam phải đối mặt với những khó khăn, thử thách gaygắt: nạn khai thác than trái phép phát triển tràn lan làm tài nguyên và môi trườngvùng mỏ bị hủy hoại nghiêm trọng, trật tự và an toàn xã hội diễn biến phức tạp
Do thiếu sự tổ chức và quản lý thống nhất của Nhà nước đã đẩy các công ty thanchính thống vào tình thế phải thu hẹp sản xuất, giảm đào lò, giảm bóc đất, niêmcất xe máy, thiết bị, công nhân thiếu việc làm, thu nhập, đời sống khó khăn,ngành Than đã lâm vào khủng hoảng, suy thoái nghiêm trọng
Dấu mốc quan trọng trong sự phát triển của ngành Than là khi TổngCông ty Than Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 563/TTg ngày10/10/1994 của Thủ tướng Chính phủ
Với chiến lược kinh doanh đa ngành trên nền tảng sản xuất than, TổngCông ty đã từng bước tháo gỡ khó khăn, trì trệ thời bao cấp, xây dựng mục tiêuchiến lược đúng đắn cho sự phát triển Kết quả là năm 2005, sản lượng thannguyên khai đạt trên 30 triệu tấn, tăng 2,7 lần so với năm 2000 và tăng 5 lần sovới năm 1994 (trước khi thành lập Tổng Công ty) Tổng doanh thu năm 2005vượt 20.000 tỷ đồng (trong đó than chiếm 68%), lợi nhuận trước thuế vượt 2.500
tỷ đồng, thu nhập bình quân đạt trên 3 triệu đồng/người/tháng so với 667.000đồng/tháng năm 1995 Môi trường vùng mỏ, điều kiện làm việc, đời sống vậtchất và tinh thần của cán bộ công nhân viên chức được cải thiện rõ rệt
Ngày 8/8/2005, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số198/2005/QĐ-TTg và Quyết định số 199/2005/QĐ-TTg tổ chức lại Tổng Công
ty Than Việt Nam và các đơn vị thành viên, thành lập Tập đoàn Than Việt Nam,
Trang 11hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con Ngày 26/12/2005, Thủ tướngChính phủ ban hành Quyết định số 345/2005/QĐ-TTg thành lập Tập đoàn Côngnghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam trên cơ sở Tập đoàn Than Việt Nam vàTổng Công ty Khoáng sản Việt Nam và hoạt động theo Điều lệ được Thủ tướngChính phủ phê duyệt tại Quyết định số 228/2006/QĐ-TTg ngày 11/10/2006
Ngày 25/6/2010, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số TTg về việc chuyển Công ty mẹ - Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sảnViệt Nam thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làmchủ sở hữu Ngày 19/12/2013, Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định số212/2013/NĐ-CP về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn Công nghiệpThan - Khoáng sản Việt Nam (thay thế cho Điều lệ tổ chức và hoạt động củaTập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam ban hành theo Quyết định
989/QĐ-số 418/QĐ-TTg ngày 21/3/2011 của Thủ tướng Chính phủ) Nghị định có hiệulực thi hành kể từ ngày 1/2/2014 với các nội dung chính sau:
- Tên đầy đủ: Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam
- Tên giao dịch bằng tiếng Việt: Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoángsản Việt Nam Tên viết tắt bằng tiếng Việt: TKV
- Tên gọi bằng tiếng anh: VIETNAM NATIONAL COAL ANDMINERAL INDUSTRIES HOLDING CORPORATION LIMITED.Tên viết tắt bằng tiếng Anh: VINACOMIN
- Trụ sở chính: 226 phố Lê Duẩn, phường Trung Phụng, quận Đống Đa,thành phố Hà Nội
có Văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài
Trang 121.2 Hình thức pháp lý, cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của TKV.
1.2.1 Hình thức pháp lý, tư cách pháp nhân của TKV.
TKV là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước đầu tư100% vốn điều lệ, hoạt động theo quy định của pháp luật và theo Điều lệ này
- TKV có tư cách pháp nhân, con dấu riêng, biểu tượng, thương hiệu, tài khoảntiền đồng Việt Nam và ngoại tệ mở tại Kho bạc Nhà nước, các ngân hàng trongnước và nước ngoài theo quy định của pháp luật TKV có vốn và tài sản riêng,chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác bằng toàn bộtài sản của mình; chịu trách nhiệm dân sự và thực hiện quyền, nghĩa vụ của chủ
sở hữu đối với các công ty con, công ty liên kết trong phạm vi số vốn do TKVđầu tư
1.2.2 Cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của TKV gồm có:
- Hội đồng thành viên
- Tổng giám đốc, các Phó Tổng giám đốc, kế toán trưởng
- Bộ máy giúp việc
Hội đồng thành viên:
Hội đồng thành viên là đại diện chủ sở hữu nhà nước trực tiếp tại TKV,được giao thực hiện các quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nướctại TKV theo quy định tại điều lệ này và quy định của pháp luật, thực hiện cácquyền, trách nhiệm, nghĩa vụ của chủ sở hữu với các công ty cho TKV đầu tưtoàn bộ vốn điều lệ và phần vốn góp của TKV tại các doanh nghiệp khác
Hội đồng thành viên có quyền nhân danh TKV để quyết định mọi vấn đềliên quan đến việc xác định và thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ và quyền lợi củaTKV Hội đồng thành viên chịu trách nhiệm trực tiếp trước chủ sở hữu nhànước, trước pháp luật về mọi hoạt động của TKV và về các quyết định của Hộiđồng thành viên gây thiệt hại cho TKV và chủ sở hữu nhà nước, trừ thành viênbiểu quyết không tán thành quyết định này
Hội đồng thành viên của TKV có 07 thành viên, trong đó 01 thành viên là
Trang 13chủ tịch Hội đồng thành viên Nhiệm kỳ của thành viên hội đồng thành viênkhông quá 5 năm, chủ tịch và thành viên hội đồng thành viên có thể được bổnhiệm lại.
Tổng giám đốc:
Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của TKV, điều hành hoạtđộng hàng ngày của TKV, điều hành kế hoạch phối hợp kinh doanh của tậpđoàn các công ty TKV theo mục tiêu, kế hoạch và các nghị quyết, quyết địnhcủa Hội đồng thành viên; chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên và trướcpháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao
Phó tổng giám đốc, kế toán trưởng và bộ máy giúp việc:
- TKV có các phó tổng giám đốc và kế toán trưởng do hội đồng thànhviên TKV bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, thay thế, từchức, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc TKV Trong đó:
+ Phó tổng giám đốc giúp tổng giám đốc điều hành các lĩnh vực công táccủa TKV, thực hiện nghĩa vụ và quyền hạn do Tổng giám đốc giao phù hợp vớiđiều lệ này, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước pháp luật về thựchiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao
+ Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán củaTKV, giúp tổng giám đốc giám sát tài chính tại TKV theo pháp luật về tài chính,
kế toán, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, trước Hội đồng thành viên vàtrước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được phân công và ủyquyền
Phó tổng giám đốc và kế toán trưởng được bổ nhiệm có thời hạn khôngquá 05 năm và có thể được bổ nhiệm, ký hợp đồng lại
- Bộ máy giúp việc: Văn phòng hoặc các ban chuyên môn, nghiệp vụ, tổchức tương đương (được gọi chung là các ban) có chức năng tham mưu, giúpviệc cho Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành TKV vàtập đoàn các công ty TKV cũng như trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của chủ sở hữu, cổ đông, thành viên góp vốn hoặc bên liên doanh đốivới các doanh nghiệp khác
Trang 141.2.3 Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của TKV.
- Đầu tư tài chính vào các công ty con, các công ty liên kết; chi phối cáccông ty con, các công ty liên kết theo mức độ chiếm giữ vốn điều lệ của cáccông ty đó theo quy định của pháp luật và Điều lệ này;
- Trực tiếp kinh doanh có lợi nhuận và hiệu quả theo quy định của phápluật;
- Thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu phần vốn nhà nước tại cáccông ty con và công ty liên kết Các quan hệ kinh tế phát sinh giữa TKV và công
ty con, công ty liên kết được thể hiện bằng hợp đồng kinh tế;
- TKV được Nhà nước giao nhiệm vụ thực hiện chức năng chủ thể quản lýtài nguyên khoáng sản than, bô xít, đồng, sắt, vàng, bạc, thiếc, kẽm và cáckhoáng sản khác theo quy định của pháp luật;
- Đầu mối thực hiện những công việc mà Nhà nước trực tiếp giao choTKV tổ chức thực hiện trong Tập đoàn các công ty TKV, gồm: Động viên côngnghiệp; nhận và phân bổ vốn ngân sách; lập và điều hành kế hoạch phối hợpkinh doanh; định hướng phân công lĩnh vực hoạt động và ngành, nghề sản xuất,kinh doanh của các doanh nghiệp thành viên; tổ chức công tác tài chính, kế toán,thống kê; hình thành, quản lý và sử dụng các quỹ tài chính tập trung; công táclao động, tiền lương, y tế, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực; công tác an toànlao động, phòng chống thiên tai, bảo vệ môi trường; công tác ứng dụng khoahọc, công nghệ; đặt tên các đơn vị trong Tập đoàn các công ty TKV; sử dụngtên, thương hiệu của Tập đoàn TKV; công tác hành chính, đối ngoại và thủ tụcnhân sự xuất, nhập cảnh; công tác thi đua khen thưởng, văn hóa, thể thao, côngtác xã hội và các nội dung khác theo thỏa thuận của các doanh nghiệp thành viênTập đoàn các công ty TKV
Trang 15CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẬP ĐOÀN CÔNG
NGHIỆP THAN - KHOÁNG SẢN VIỆT NAM 2.1 Khái quát chung về bộ máy văn phòng
Văn phòng tập đoàn công nghiệp than – khoáng sản Việt Nam là một bộphận giúp việc trong bộ máy điều hành quản lý của tập đoàn công ty Đây đượcxem là bộ phận có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hội đồng thành viên,Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành TKV và tập đoàn các công ty TKVcũng như trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chủ sở hữu, cổđông, thành viên góp vốn hoặc bên liên doanh đối với các doanh nghiệp khác
Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ máy văn phòng
do Tổng giám đốc quyết định sau khi được hội đồng thành viên chấp nhận
a Vai trò của văn phòng.
Văn phòng là nơi hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng chính của cơquan do các phòng, ban, bộ phận khác của cơ quan đảm nhiệm Một số vai tròchủ yếu của văn phòng là:
Trung tâm hỗ trợ cho các phòng, ban, bộ phận khác của cơ quan nhằmhoàn thành công việc của mình
Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các quy trình hoạtđộng của cơ quan Văn phòng là cánh tay đắc lực của thủ trưởng, cấp trên nhằmphục vụ công tác quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ
Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật…
b Chức năng của văn phòng.
- Chức năng tham mưu, tổng hợp:
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản
lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt độngcủa họ một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phảitinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chínhxác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhàquản lý Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết
Trang 16là công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phầntìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tậpthể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan,đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác nàyđược thuận lợi để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tinbên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo nhữngnguyên tắc trình tự nhất định
- Chức năng giúp việc, điều hành.
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của banlãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chươngtrình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiệncác kế hoạch đó Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức cáchội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo vănbản…
- Chức năng hậu cần.
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chấtnhư cơ sở hạ tầng: Nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ…Văn phòng là bộphận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị, dụng cụ đó để đảm bảochúng không bị hư hại, quá thời hạn, đảm bảo việc sử dụng chúng hiệu quả Quy
mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất đó phụ thuộc vào đặc điểm và quy
mô của cơ quan, đơn vị Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châmhoạt động của văn phòng
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chứcnăng quan trọng trên Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung chonhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơquan, đơn vị