Khảo sát đánh giá thực trạng về công tác tổ chức các cuộc họp của cục công nghiệp địa phương

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 1 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 6. Cấu trúc của đề tài. 2 CHƯƠNG 1. KHẢO SÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 3 1. Lịch sử hình thành 3 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Công Thương 4 1.1.1 Chức năng 4 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn. 4 1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Công nghiệp địa phương. 5 1.2.1 Vị trí và chức năng 5 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.2.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cục công nghiệp địa phương 7 1.3 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Cục Công nghiệp Địa phương 7 1.3.1 Chức năng của Văn phòng Cục. 7 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.3.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 9 Tiểu kết 10 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HÔI HỌP CỦA CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 11 2.1. Khái niệm, ý nghĩa và nguyên tắc của hội họp 11 2.2 Các hình thức hội họp tại cơ quan tổ chức 12 2.3. Thực trạng công tác tổ chức 13 2.3.1. Tổ chức công tác chuẩn bị 13 2.3.2. Tổ chức điều hành hội họp 16 2.3.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc. 20 Tiểu kết 21 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỘI HỌP 22 3.1. Nhận xét 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2. Nhược điểm 22 3.1.3. Nguyên nhân 23 3.2 Các giải pháp 23 3.2.1. Đối với cơ quan 23 3.2.2. Với cá nhân 24 Tiểu kết 25 KẾT LUẬN 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN Đây khảo sát đánh giá công tác tổ chức hội họp Cục Công nghiệp Địa phương Tôi xin cam đoan khảo sát đánh gái thời gian qua Nếu gặp phải vấn xin chịu hồn trách nhiệm LỜI CẢM ƠN Để có khảo sát đánh giá xin cảm ơn giúp đỡ đặc biệt ThS Lâm Thu Hằng Trong trình thực gặp phải số khó khăn nhiên giảng viên nhiệt tình giúp đỡ Tôi xin chân thành cảm ơn Hà Nội ngày 11 tháng 12 năm 2016 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nơi làm việc dù có khơng gian nhỏ hay hẹp bố trí khơng gian màu sắc…thì tất mang cho tinh thần thoải mái khó chịu, ảnh hưởng đến trạng thái tinh thần sức khỏe hiệu công việc,và tương tự, tổ chức tốt khu vực hành quan Tổ chức tốt họp quan trọng việc tổ chức khoa học khu vực hành Nó đem lại hiểu lớn cho công việc thành Bendeich, tác giả người Úc tác phẩm” Office skills- Update” phát biểu câu hay sau: “Nhiều nhà kinh doanh thành cơng, có số người đướng đầu có số cơng ty lớn giới, trước bắt đầu nghiệp nghề thư ký Các kỹ hay nghiệp vụ , mà họ học làm thư ký hay nhân viên hành văn phòng giúp họ thành cơng nghề nghiệp mình” Hội họp hoạt động diễn thường xuyên môi trường công việc lẽ kênh trao đổi thơng tin thức việc truyền đạt kiểm sốt cơng việc Tổ chức thành công họp mục tiêu mà nhà quản trị muốn điều Một nhà quản trị cần trang bị cho kỹ cần thiết, kỹ cần thiết kỹ tổ chức họp Cuộc họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Nếu họp không chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do người tổ chức họp cần có kỹ cách thức để tổ chức họp thành công Hiểu tầm quan trọng công tác hội họp nên lựa chọn đề tài: “Khảo sát đánh giá thực trạng công tác tổ chức họp Cục Công nghiệp Địa phương” làm đề tài nghiên cứu khoa học Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: - Các hình thức hội họp - Thực trạng công tác tổ chức Phạm vi nghiên cứu tiểu luận: Tìm hiểu, nghiên cứu, thu thập xử lý thông tin công tác hội họp Cục Cơng nghiệp địa phương Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Khảo sát, đánh giá từ thực trạng đưa giải pháp để góp phần vào việc vững chun mơn nghiệp vụ, giúp ích cho q trình hội họp quan Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để hoàn thành đề tài sử dụng số phương pháp như: - Thu thập xử lý thông tin Thu thập tài liệu tình hình hoạt động Cục Công nghiệp Địa phương năm gần đặc biệt tài liệu, thông tin cần thiết phán ánh trình hội họp Cục - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin, tài liệu có - Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp sử dụng suốt trình làm đề tài Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Giúp cho quan hồn thiện quy trình hội họp, làm rõ vai trò nhà quản trị văn phòng để thấy rõ tầm quan trọng nhà quản trị quan Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài có cấu trúc chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Cục Công nghiệp Địa phương Chương Thực trạng công tác tổ chức hội họp Cục Công nghiệp Địa phương Chương 3: Giải pháp nâng cao hoạt động hội họp CHƯƠNG KHẢO SÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG Lịch sử hình thành Cục cơng nghiệp địa phương có địa 25 Ngơ Quyền - Hồn Kiếm - Hà Nội, thành lập tháng năm 2003, theo cấu tổ chức Chính phủ nhiệm kỳ khóa XII, sau tái thành lập Bộ Cơng Thương, Bộ trưởng Bộ Công Thương ban hành Quyết định số 0799/QĐ-BCT ngày 30/01/2008 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghiệp Địa phương, theo cục Cơng nghiệp Địa phương quan trực thuộc Bộ Công Thương Sau 10 năm thành lập hoạt động (4/7/2003-4/7/2013) cục Với phương châm “Bắc cầu tới thành công”, Cục Công nghiệp Địa phương làm tốt nhiệm vụ cầu nối Bộ Công Thương với địa phương nhiệm vụ đẩy mạnh phát triển công nghiệp nông thôn Qua gần 10 năm triển khai, kinh phí để triển khai hoạt động khuyến công ngày tăng: Năm 2005 tổng kinh phí khuyến cơng (quốc gia địa phương) đạt 34,056 tỷ đồng, đến năm 2013 tổng kinh phí 228,84 tỷ đồng, tăng 6,72 lần so với năm 2005 Tổng kinh phí khuyến cơng quốc gia địa phương giai đoạn (2005-2013) 1.155,8 tỷ đồng Các Trang thông tin điện tử Cục nâng cấp hoạt động có tác dụng tích cực, tin Khuyến cơng Cục xuất thường xuyên với số lượng 1100cuốn/số/tháng nhận hiệu ứng tích cực từ độc giả Phối hợp tốt với quan thơng báo chí ngồi Bộ thực cung cấp thơng tin, đăng tải tin, liên quan đến lĩnh vực phát triển công nghiệptiểu thủ công nghiệp, hoạt động khuyến công, quản lý điểm Vào ngày 13/10/2015, Bộ Công Thương tổ chức lễ công bố định bổ nhiệm ông Ngô Quang Trung - Phó Cục trưởng Cục Công nghiệp địa phương giữ chức Cục trưởng Cục Công nghiệp địa phương Thứ trưởng Hoàng Quốc Vượng tới dự trao định bổ nhiệm 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ Công Thương Nghị định số 95/2012/NĐ-CP quy định chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Bộ Công Thương 1.1.1 Chức Bộ Công Thương quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước công nghiệp thương mại, bao gồm ngành lĩnh vực: khí, luyện kim, điện, lượng mới, lượng tái tạo, dầu khí, hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm công nghiệp chế biến khác, thương mại thị trường nước, xuất nhập khẩu, phát triển thị trường nước, quản lý thị trường, xúc tiến thương mại, thương mại điện tử, dịch vụ thương mại, hội nhập kinh tế quốc tế, áp dụng biện pháp tự vệ, chống bán phá giá, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, quản lý nhà nước dịch vụ công ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Công Thương thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ số nhiệm vụ, quyền hạn sau: ● Trình Chính phủ dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết, nghị định, chế, sách, dự án, đề án, văn quy phạm pháp luật khác ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo phân cơng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ● Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tổ chức thực chiến lược, quy hoạch phát triển tổng thể, chiến lược, quy hoạch ngành lĩnh vực ● Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ, dự án đầu tư theo phân cấp ủy quyền Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ 1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Cục Công nghiệp địa phương 1.2.1 Vị trí chức Cục Cơng nghiệp địa phương tổ chức Bộ Công Thương, giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước tổ chức thực thi pháp luật về: Công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp, khuyến công, cụm công nghiệp, doanh nghiệp công nghiệp nhỏ vừa địa phương nước, thực hoạt động dịch vụ công thuộc lĩnh vực, phạm vi quản lý Cục Cục Cơng nghiệp địa phương có tư cách pháp nhân, mở tài khoản Kho bạc nhà nước, có dấu để hoạt động giao dịch theo quy định pháp luật Tên giao dịch quốc tế tiếng Anh: AGENCY FOR REGIONAL INDUSTRY DEVELOPMENT, viết tắt là: ARID 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Xây dựng ban hành văn - Xây dựng trình Bộ trưởng phê duyệt, ban hành đề nghị quan nhà nước có thẩm quyền ban hành chiến lược, chế, sách, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án, tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật văn quy phạm pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Cục - Ban hành văn cá biệt, văn hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Cục - Tổ chức đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, chương trình, dự án, đề án, tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật thuộc phạm vi quản lý Cục Về công nghiệp địa phương - Chủ trì xây dựng trình Bộ trưởng ban hành để Bộ trưởng trình quan nhà nước có thầm quyền ban hành chế, sách phát triển công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp địa phương vùng lãnh thổ, hướng dẫn, kiểm tra việc thực - Chủ trì tổng hợp, trình Bộ trưởng phê duyệt đề nghị quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt quy hoạch, chương trình, đề án, dự án đầu tư phát triển công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp địa phương Về khuyến công - Giúp Bộ trưởng thực nhiệm vụ quản lý nhà nước hoạt động khuyến công theo Quy định Nghị định số 45/2012/NĐ-CP ngày 21 tháng năn 2012 Chính phủ khuyến cơng qui định khác có liên quan pháp luật - Chủ trì xây dựng đề án, kế hoạch dự tốn kinh phí khuyến cơng quốc gia hàng năm trình Bộ trưởng phê duyệt tổ chức triển khai thực Về công nghiệp - Giúp Bộ trưởng thực công tác quản lý nhà nước cụm công nghiệp theo quy định Quyết định sô 105/2009/QĐ-TTg ngày 19 tháng năm 2009 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế quản lý cụm công nghiệp quy định khác có liên quan pháp luật - Đầu mối phối hợp, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình quy hoạch, đầu tư xây dựng hạ tầng hoạt động cụm công nghiệp nước Về phát triển doanh nghiệp công nghiệp nhỏ vừa: - Chủ trì xây dựng trình Bộ trưởng ban hành đề nghị quan có thẩm quyền ban hành chương trình, đề án, kế hoạch, chế, sách, dự án, đề án, văn quy phạm pháp luật phát triển doanh nghiệp công nghiệp nhỏ vừa, hợp tác xã công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp - Phối hợp với quan, tổ chức liên quan để cung cấp thông tin xúc tiến, hỗ trợ phát triển doanh nghiệp công nghiệp nhỏ vừa hợp tác xã công nghiệp- tiểu thủ công nghiệp Các lĩnh vự khác - Kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực thuộc phạm vi quản lý Cục - Xây dựng thực chương trình cải cách hành Cục theo mục tiêu nội dung chương trình cải cách hành Bộ Cơng Thương 1.2.3 Sơ đồ cấu tổ chức cục công nghiệp địa phương - Lãnh đạo Cục: Cục Cơng nghiệp địa phương có Cục trưởng Phó Cục trưởng Cục trưởng ông Ngô Quang Trung, người đứng đầu điều hành công việc Cục, chịu trách nhiệm thực quyền nhiệm vụ trước Bộ quan Các phó cục trưởng cán chuyên trách, phụ trách khối nội Cục, trợ giúp cục trưởng đạo thức - Bộ máy giúp việc: a) Văn phòng; b) Phòng Kế hoạch - Tổng hợp; c) Phòng Quản lý khuyến cơng; d) Phòng Tài - Kế tốn; đ) Phòng Thơng tin Truyền thơng; e) phòng cơng nghiệp hỗ trợ hội nhập f) Phòng Quản lý cụm cơng nghiệp; g) Văn phòng Đại diện Thành phố Hồ Chí Minh - Các đơn vị nghiệp:Trung tâm Khuyến công Tư vấn phát triển công nghiệp 1.3 Chức nhiệm vụ Văn phòng Cục Cơng nghiệp Địa phương (Căn định số 72/QĐ-CNĐP ngày 01 tháng 11 năm 2013 quy định chức nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn Phòng Cục) 1.3.1 Chức Văn phòng Cục Là đơn vị chủ yếu giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo Cục, có nhungxc chức tham mưu điều phối hoạt động đơn vị thuộc Cục theo chương trình làm việc lãnh đạo Cục kế hoạch công tác Cục Thực nhiệm vụ về: Công tác hành văn thư, văn thư, lưu trữ, cải cách hành lễ tân, hoạt động đối ngoại, quản lý, đảm bảo sở vật chất, tài sản trang thiết bị, phương tiện điều kiện làm việc Cơ quan cục Tham mưu, giúp Cục trưởng thực nhiệm vụ về: Tổ chức máy, biên chế, công tác cán bộ, đào tạo bồi dưỡng cán thực chế độ, sách cán cơng chức viên chức thuộc phạm vi quản lí Cục 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - Văn phòng giúp Lãnh đạo Cục theo dõi đôn đốc đơn vị thuộc cục 10 - Cơng việc thực đâu - Cuộc họp tổ chức (bắt đầu kết thúc) - Ai điều hành, chuẩn bị, ( phân cơng người thực cơng việc chủ chì, chuẩn bị, kiểm tra, ghi biên bản…): Phân công người tổ chức ( nêu nội dung kiện, mục tiêu cần đạt, mời người tam dự) Phân công người điều hành ( cần làm việc quản lí diển biến, phương pháp, kĩ thuật sử dụng) Phân công người theo dõi thời gian Phân cơng người trình bày kêt Phân công người ghi chép (lập biên họp): • Những có mặt • Những vấn đề cần thảo luận • Những định chủ chốt cần hướng tới ● Dự trù kinh phí cho hoạt động • Để tổ chức họp cần vào quy mơ yêu cầu tổ chức để lập • • • • dự tốn kinh phí: Kinh phí trang trí mua hoa, đồ trang trí Kinh phí phục vụ Kinh phí ăn uống Các khoản kinh phí khác ● Lập chương trình kế hoạch họp - Từng nội dung diễn họp phải xác định thời gian người đảm nhận cụ thể - Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề định hướng họp Một chương trình họp thường có thơng tin : Nội dung Địa điểm thời gian bắt đầu kết thúc Thời gian giải lao(nếu có) Tên người chủ tọa,người điều khiển Tên chủ đề trình bày,tên người trình bày Thời gian dự kiến cho nội dung Tính chất phần(quyết định,thông báo,lấy ý kiến…) Tên người ghi biên họp Đối với họp tổng kết, hội nghị, đại hội cần có nghi lễ Từ cơng việc cán Văn phòng tiếp tục thảo chương trình nghị để trình người chủ trì họp duyệt Trong nghị phải phân chia họp theo nội dung với thời gian ấn định cụ thể In ấn chương trình nghị kèm theo tài liệu cần thiết cho 17 họp Gửi đến cho thành viên dự họp Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết thành viên nhận hồ sơ dự họp Nắm thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến phận Thư mời họp tiếng Anh thơng thường có mục viết tắt R.S.V.P kèm theo tên người liên lạc số điện thoại, e-mail Bộ phận có báo cáo họp, người thư ký cần nhắc lại thư mời họp hoạc phận gửi báo cáo văn phòng chánh văn phòng biên tập báo cáo, sau trực tiếp báo cáo họp Chuẩn bị khâu phục vụ họp người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống… Trước bắt đầu họp, người thư ký điều hành họp phải đôn đốc kiểm tra lại cho chu đáo 2.3.2 Tổ chức điều hành hội họp Điều hành hội họp truyền đạt mục tiêu kết mong muốn tới tất người tham dự họp Làm rõ cách thức tham gia giao tiếp họp mà bạn mong muốn Đặt nguyên tắc (Tiêu chuẩn), ghi lại ý tưởng lưu ý biểu đồ minh hoạ Điều hành họp: - Điều hành họp thường thủ trưởng quan - Điều hành họp theo kế hoạch chương trình định trước - Lắng nghe ý kiến trình bày họp - Tập trung vào chủ đề chương trình - Làm rõ ý kiến - Khuyến khích người phát biểu, tập trung vào ý kiên, tập trung vào người nói Sau xác định mục tiêu, nội dung công việc lập kế hoạch chi tiết văn phòng tiếp tục tiền hành họp Khai mạc họp: Thường chánh văn phòng Cục người mở đầu, nói lý họp, báo cáo số vắng mặt mời chủ tọa lên chủ trì họp thơng qua kế hoạch chương trình họp bao gồm thời gian bắt đầu khai mạc dự kiến bế mạc quy trình cụ thể Thư ký ghi biên họp, xác định hình thức ghi phù hợp Cuộc họp tổ chức giờ, không nên đợi người tham dự đến muộn Để tạo khơng khí thoải mái cho họp áp dụng số hoạt động dẫn nhập văn nghệ, hình ảnh, đoạn clip… 18 Giới thiệu đại biểu : trước giới thiệu đại biểu theo danh sách cần kiểm tra có mặt đại biểu giới thiêu theo trật tự thứ tự theo chức vụ vị trí đại biểu đảm bảo đầy đủ xác Thơng qua nội dung họp: - Người điều hành họp thông qua nội dung họp chuẩn bị ( tham khảo ý kiến đề xuất trước thông qua) - Truyền đạt mục đích kết mong đợi, làm rõ thành phần tham dự trao đổi mong đợi, tóm tắt ngắn gọn mục tiêu họp, phải đảm bảo người nắm nội dung để đạt mục tiêu đề - Thiết lập quy định, xung đột giải ví dụ bỏ phiếu hay biểu hình thức dơ tay… - Nội dung diễn biến họp phải ghi thành biên bản, trường hợp cần thiết, tổ chức ghi âm, ghi hình họp - Biên họp gồm nội dung sau đây: + Người chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp + Những vấn đề trình bày thảo luận họp + Ý kiến phát biểu người tham dự họp + Kết luận chủ toạ họp định đưa họp - Chậm ngày làm việc sau ngày kết thúc họp, quan, đơn vị giao trách nhiệm phải thông báo văn kết họp, gửi cho quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực Báo cáo kết họp trước: - Thông qua biên kỳ họp trước, cử người đọc hết biên đọc phần định kế hoạch hành động, nêu vấn đề nảy sinh, số vấn đề có biên chưa bàn đến, xin ý kiến cần sửa đổi bổ sung…trên sở đề nghị điều chỉnh nội dung kỳ họp lần này: Phân tích giải vấn đề Tư vấn giải hoà xung đột Thảo luận, trao đổi quan điểm đưa kiến nghị Nhắc lại vấn đề tạo động Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ quan điểm Nhận ý kiến hồi âm Tăng cường hỏi đáp - Văn thông báo kết họp bao gồm nội dung sau + Ý kiến kết luận người chủ trì họp vấn đề đưa 19 họp + Quyết định người có thẩm quyền đưa họp việc giải vấn đề có liên quan phân cơng trách nhiệm tổ chức thực Thông qua nội dung chủ đề họp kỳ này: • Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu họp • Xác định mục đích họp • Kết thúc việc xác nhận kế hoạch hành động cụ thể • Phát hành biên họp Biên họp ghi chép định công việc thông qua, biên tài liệu tham khảo chuẩn bị cho họp Cách thức phát hành biên họp phụ thuộc vào tầm quan trọng vấn đề việc ghi chép quan trọng, cần có biên chi tiết họp Trong trường hợp khác, biên họp danh sách liệt kê định thông qua người chịu trách nhiệm cho định Các biên ngắn tốt miễn thông tin quan trọng ghi chép đầy đủ – điều giúp cho biên chuẩn bị phân loại cách nhanh chóng dễ dàng Nếu buổi họp kéo dài mà không đưa định nào, cần phải ngăn không để người tiếp tục thảo luận Nếu điều chưa đưa giải pháp họp, phải xác định cần phải làm để giải vấn đề tương lai bổ sung vào kế hoạch thời gian dự án Kiên định trường hợp người dự họp trệch khỏi vấn đề triển khai buổi họp đề nghị thảo luận họp khác Xếp lịch cho họp vào cuối buổi họp Điều hành thảo luận Điều hành đảm bảo thời gian cho thành viên tham dự thảo luận đưa ý kiến (nếu cần thiết giành thời gian cho vị đại biểu đọc tài liệu), tóm tắt ý kiến, cắt ngang ý kiến lặp lại Nên tạo khơng khí thân mật, thoải mái tránh xúc phạm cá nhân, hạn chế người cố tình áp đặt ý kiến, tránh lạc đề, ý kiến thảo luận phải hướng Trong trường hợp phải đưa đến định quan trọng chưa kết thúc thời gian giành cho thảo luận, cố gắng đến kết luận cách dựa ý kiến bậc đại biểu tán thành tổ chức bỏ phiếu 20 Khẳng định lại định hoạt động dự kiến Tóm tắt lại nghị phương hướng kế hoạch thực hiện, xác định nhiệm vụ người Những vấn đề chưa bàn bạc đến mà thời gian họp kết thúc, hỗn đến họp sau Bế mạc họp: Người điều hành thông báo bế mạc họp, nhận xét theo dõi thời gian diễn biến họp thông báo địa điểm thời gian cho họp Khi họp kết thúc, văn phòng cần phải hồn thành số việc khác hệ thống tóm tắt lại ghi diễn tiến họp, vấn đề giải quyết, việc cần làm vấn đề cần sâu phân tích thêm Bản tóm tắt lập sở thông tin từ biên họp, khơng nên trình bày q dài dòng, tốt số điểm dấu đầu dòng, đảm bảo phải gửi lời cám ơn người tham dự họp Chắc chắn người hài lòng họ đánh giá cao việc dành thời gian dự họp Cập nhật kế hoạch thời gian dự án dựa vào báo cáo tiến độ thực công việc họp, cần đảm bảo việc ấn định thời gian cho họp tiếp theo, kèm theo yêu cầu cấn phải đạt Phổ biến kế hoạch thời gian công việc cập nhật cho người tham dự họp Tổng kết họp: Kết thúc họp tổng kết lại nội dung để người tham dự có nhìn tổng qt xun suốt họp, đồng thời ghi nhớ điểm thống Trong phần cuối họp dành khoảng thời gian định cho phần thảo luận nhóm - Thư ký ghi biên họp xem xét lãnh đạo, nội dung phải thể được: + Kết họp + Các biện pháp khắc phục + Các tiêu đề -Thực biện pháp: Đại diện lãnh đạo lập kế hoạch yêu cầu đơn vị lập kế hoạch triển khai thực biện pháp - Đánh giá hiệu suất làm việc: Đưa lời khen ngợi xác thực hay lời phê bình có ý nghĩa, phản hồi theo hướng giải vấn đề hành động 21 Hoàn tất văn lưu trữ gửi đến thành viên tham dự: Bước cuối để có họp thành công gửi biên họp cho tất thành viên tham dự Biên góp phần nhắc nhở thành viên trách nhiệm thực công việc mà họ giao thời gian hồn thành cơng việc 2.3.3 Tổ chức cơng việc hội họp kết thúc Thư kí chuyển biên họp cho thành viên họp người liên quan xác nhận Ghi nhận lại kế hoạch quan điểm thống làm • • • • • sở để thực Thư kí thu thập lại tài liệu lập hồ sơ họp Xác định lại vấn đề xem xét Nêu lại định buổi họp Không quên hỏi thư ký ghi nhận đủ hay chưa Kết thúc họp cảm ơn Thanh tốn chi phí - Kiểm tra trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, xếp bàn ghế, hoàn trả trang thiết bị cho đơn vị chức Khi hoàn trả cần bàn giao cụ thể, cần thiết phải có giấy biên tránh tình trạng thiết bị hư hỏng khó xác định trách nhiệm Các văn phòng phẩm, quà tặng lại thư ký cần báo cáo Chánh văn phòng người chủ tọa - Trước không quên kiểm tra lại điện, nước cám ơn người tham gia phục vụ hội nghị họp, hội nghị - Thư ký biên tập số loại văn theo yêu cầu lãnh đạo: định quản lý văn hướng dẫn, nhắc nhở việc thực vấn đề cần thiết, thư cám ơn, hợp đồng kinh tế thỏa thuận sản xuất, kinh doanh -Triển khai nội dung thông qua -Thông báo cho quan hữu quan kết họp -Lập hồ sơ họp hội nghị lớn, quan trọng, thu thập hồ sơ tài liệu liên quan để lập hồ sơ họp - Ban hành văn cần thiết sở định họp: văn thức, thơng báo kết họp - Các cơng việc thuộc nghiệp vụ Văn phòng: Lập hồ sơ họp, thu dọn phòng, làm thủ tục toán tạm ứng, thảo thư từ, văn theo yêu cầu lãnh đạo… 22 Tiểu kết Cục cơng nghiệp địa phương thực hiệt tốt q trình hội họp từ khâu chuẩn bị trước hội họp đến tiến hành họn kết thúc họp Cục ln quan tâm đến tình hình hội họp hoạt động khác quan, tạo điều kiện tốt để quan có họp tốt Luôn đề cao công tác chuẩn bị điều hành thực họp, họp thành viên trọng 23 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỘI HỌP 3.1 Nhận xét 3.1.1 Ưu điểm Phần lớn người ý thức tầm quan trọng hội họp nên họp ln có đầy đủ thành viên tham gia, người thẳng thắn phát biểu ý kiến, suy nghĩ Các họp trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ trình hội họp, văn giấy tờ liên quan cung cấp đầy đủ họp Những vướng mắc trình họp người chủ trì thành viên nhiệt tình giúp đỡ giải quyết, làm rõ vấn đề Trong trình tiến hành họp, người chấp hành nghiêm chỉnh thời gian quy định có ý thức tốt trình họp Các họp trường trì thực theo kế hoạch xác định kế hoạch thực nhiệm vụ năm ban lãnh đạo đề suất 3.1.2 Nhược điểm Một số họp buồn tẻ, yếu mà lại kéo dài lê thê, làm cho thành viên chán nản, thấy tẻ nhạt khơng hứng Người chủ chì, điều hành khơng chuyên tâm, bị nhãng trình họp làm cho họp không đạt kết mong muốn Người họp đến muộn làm cho họp bị dán đoạn, không cấp nhật hết thông tin đưa trước Một số họp có nội dung lan man, khơng vào chủ đề đặt từ trước, làm thời gian người Đôi người họp không tâm dẫn đến hiểu sai nội dung vấn đề đưa ra, sau truyền đạt lại sai với thực tế mà cần phải truyền đạt họp nêu 24 3.1.3 Nguyên nhân Một số họp mang lại cảm giác lãng phí thời gian có tác dụng lấp đầy lịch làm việc tất người Các họp kéo dài lê thê mà chẳng mong đợi, chúng thường dài so với thời lượng cần thiết Một người nói thao thao bất tuyệt, tâm trí thành viên họp nghĩ đến việc họ làm thay ngồi cảm thấy tù túng Không nêu lên ý tưởng định hướng tương lai tổ chức làm cho nhân viên hay khách không thấy rõ vấn đề mà họp đề cập tới 3.2 Các giải pháp 3.2.1 Đối với quan - Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ công tác lãnh đạo, đạo, điều hành (trao đổi thông tin mạng), tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin q trình chuẩn bị tổ chức họp (sử dụng văn điện tử, họp trực tuyến) - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần, bảo đảm khoa học, hợp lý, khả thi, phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành - Các trường hợp không tổ chức họp: a) Phổ biến, quán triệt triển khai thực văn quy phạm pháp luật, văn đạo cấp trên, trừ văn quy định chủ trương, sách lớn, quan trọng, nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách, cần thiết tổ chức họp để quán triệt, tập huấn nhằm thống nhận thức hành động triển khai thực b) Giải việc cụ thể ủy quyền phân công, phân cấp rõ thẩm quyền trách nhiệm cho quan, đơn vị cá nhân cấp giải c) Giải cơng việc mang tính chất chun mơn, kỹ thuật để giải công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức họp, trừ trường hợp họp lớn, quan trọng d) Việc tổ chức họp làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho hoạt động tiếp nhận xử lý công việc cá nhân, tổ chức ảnh hưởng đến 25 chế độ tiếp công dân, xử lý khiếu kiện công dân theo quy định pháp luật - Nhiều người lo lắng họp đánh giá lực thực Vì xây dựng bầu khơng khí hợp tác, thân thiện từ đầu để người cảm thấy thoải mái, dễ chịu không q căng thẳng Sau xem lại mục đích việc đánh giá lợi ích tích cực cho hai bên Điều chuẩn bị mặt tâm lý cho lãnh đạo nhân viên, đồng thời làm tăng khả đối thoại +Tiếp theo, yêu cầu nhân viên tự đánh giá công việc Điều giúp bạn hiểu quan điểm nhân viên ngăn bạn không can thiệp nhiều vào hội thoại Hãy lắng nghe cẩn thận nhân viên nói Đừng ngắt lời nhân viên trình bày xong + Khuyến khích cá nhân bày tỏ điểm bất đồng, lần tạo hội để người đưa quan điểm + Hãy chọn lọc khơng cần phải liệt kê thiếu sót hay thất bại mà cần tập trung vào vấn đề thực quan trọng + Hãy đưa lời khen ngợi xác thực hay lời phê bình có ý nghĩa + Phản hồi theo hướng giải vấn đề hành động 3.2.2 Với cá nhân - Cần ý thức rõ trách nhiệm với quan nói chung hội họp nói riêng, đảm bảo thực tốt vai trò trách nhiệm - Người họp thay tham gia ý kiến phát biểu, trao đổi thảo luận, thể kiến quan điểm - Người tham dự muốn phát biểu ý kiến thảo luận phải đăng ký nội dung phát biểu đồng ý chủ tọa Đồng thời, người phát biểu phải phát biểu ngắn gọn tập trung vào nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với nội dung chương trình nghị thông qua - Các đại biểu dự họp cần nâng cao ý thức trách nhiệm, nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu vấn đề, chuẩn bị nội dung trước dự họp để có ý kiến góp ý xác đáng Người họp cần dự họp nghiêm túc 26 Tiểu kết Cục cần phát huy ưu điểm mà đạt song bên cạnh cần tìm ngun nhân khác phục nhược điểm tổ chức công tác hội họp từ đưa giải pháp để khắc phục 27 KẾT LUẬN Họp biện pháp tốt kết nối thành viên, quản lý hành nhà nước, việc họp quan trọng lâu dài họp phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích đóng góp sáng kiến cá nhân vào trình điều hành, quản lý xã hội Hội họp (hội nghị, hội thảo, họp) hình thức để thực hiện, phát huy dân chủ xã hội chủ nghĩa, chế tham gia tập thể tự giác người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế lĩnh vực xã hội Một hội họp muốn đạt hiệu cao phải ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình hội họp để truyền đạt thông tin, ý kiến, ý tưởng cách hữu hiệu Như Cục công nghiệp địa phương tổ chức hội họp với yêu cầu quy định nhà nước, áp dụng công nghệ thơng tin vào q trình họp nên phát huy hiệu tốt mà họp mang lại Ngoài cần có quản lý sát để cơng tác hội họp diễn thời gian, lịch trình đề 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo công tác hội họp Cục Công nghiệp địa phương http://arid.gov.vn/ Quyết định số 72/QĐ-CNĐP ngày 01 tháng 11 năm 2013 quy định chức nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn Phòng Cục 29 PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức Cục Công nghiệp Địa phương Một số hình ảnh hội họp Cục ... tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài có cấu trúc chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Cục Công nghiệp Địa phương Chương Thực trạng công tác tổ chức hội họp Cục Công nghiệp Địa phương Chương... phủ 1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Cục Cơng nghiệp địa phương 1.2.1 Vị trí chức Cục Công nghiệp địa phương tổ chức Bộ Công Thương, giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước tổ chức thực thi... chỉnh Cục 2.3 Thực trạng công tác tổ chức 2.3.1 Tổ chức công tác chuẩn bị Trước họp văn phòng lúc cần phải thực công tác chuẩn bị thật tốt cho họp họp nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho họp, Văn phòng Cục