phân tích và đánh giá công tác tổ chức thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh tm –dv giao nhận điện biên

Kinh doanh dịch vụ giao nhận gắn với các dịch vụ vận tải, kho vận, thủ tục Hải quan, chứng từ… Phạm vi nghiên cứu: Do các thiết bị vận chuyển ngoại thương không có và tình hình chung của

LỜI MỞ ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Trong xu thế hội nhập nền kinh tế khu vực và thế giới, việc giao lưu trao đổi hàng hóa giữa các nước diễn ra ngày một mạnh mẽ kéo theo những nhu cầu mới về vận tải, kho bãi, các dịch vụ phụ trợ khác đi kèm…Các quốc gia có bờ biển dài và sâu thuận tiện cho tàu thuyền lớn neo đậu sẽ trở thành trung tâm giao nhận vận tải ngoại thương, có những đóng góp không nhỏ vào GDP đất nước Thêm vào đó công nghệ thông tin phát triển đã giúp cho ngành giao nhận vận tải hợp lý hóa dây truyền vận chuyển Trong xu thế đó, ngành giao nhận hàng đường biển Việt Nam đang vươn lên nhanh chóng, trong đó giao nhận nhập khẩu hàng bằng đường biển phát triển rất mạnh Giao nhận hàng bằng đường biển chiếm gần 90% tỷ trọng trong vận tải hàng hóa buôn bán ngoại thương Do vậy đây là một nguồn thu lớn cho đất nước

Công ty TNHH TM – DV Giao Nhận Điện Biên là một công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng xuất nhập khẩu, tuổi đời còn rất trẻ đang bước đi những bước đầu tiên để đặt nền móng cho sự phát triển mạnh mẽ hơn về sau này

Do mới hoạt động trong vài năm trở lại gần đây, nên trong hoạt động của mình công ty tập trung chủ yếu vào lĩnh vực giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển và công ty đang gặp phải một số hạn chế nhất định Những nhân tố này đang là những nguyên nhân chủ yếu làm cản trở việc thực hiện các hợp đồng giao nhận nói chung và giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển nói riêng Nhưng đến nay vẫn chưa có đề tài nghiên cứu thực sự nào về vấn đề đó để tìm ra giải pháp khắc phục

Chính vì những lý do trên mà tôi đã chọn đề tài nghiên cứu là: “Phân tích và đánh giá công tác tổ chức thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH TM –DV Giao Nhận Điện Biên” Trong

đó, đề tài tập trung vào hai phương thức giao nhận mà công ty thực hiện là hàng FCL và hàng LCL

2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI:

Giới thiệu dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, một dịch vụ còn khá mới mẻ với nhiều người Nghiên cứu từ sự phân tích đánh giá tình hình thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu tại công ty Điên Biên và trên cơ sở những thông tin thu được, đề tài đã đưa ra một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động này Với mong muốn hoạt động kinh doanh của công ty mang lại hiệu quả cao góp phần tăng thu ngân sách, giải quyết công ăn việc làm cho người lao động

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

Đối tượng nghiên cứu: Là công ty TNHH TM – DV Giao Nhận Điện Biên Kinh doanh dịch vụ giao nhận gắn với các dịch vụ vận tải, kho vận, thủ tục Hải quan, chứng từ…

Phạm vi nghiên cứu: Do các thiết bị vận chuyển ngoại thương không có và tình hình chung của các doanh nghiệp là đa số nhập khẩu theo giá CIF (việc thuê tàu

do phía nhà xuất khẩu nước ngoài đảm nhiệm), lên em chọn đề tài nghiên cứu về hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, trong đó tập trung chủ yếu nhiều vào phần thủ tục Hải quan, cơ quan Cảng và vận chuyển bảo quản hàng từ khi nhận hàng từ cảng đến khi giao cho khách hàng

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Đề tài đứng trên quan điểm hệ thống và toàn diện khi trình bày vấn đề giao nhận hàng nhập khẩu đường biển, xem xét vấn đề trong mối quan hệ với dịch vụ giao nhận trong nước

Đề tài sử dụng phương pháp thống kê so sánh, phân tích tổng hợp, biểu đồ

và những phương pháp toán học đơn giản để tiếp cận vấn đề

Để có thêm tư liệu nghiên cứu, ngoài thông tin ở công ty Điện Biên đề tài còn sử dụng các tài liệu tham khảo qua một số trang web, báo, tạp chí…

5 NỘI DUNG ĐỀ TÀI

- Chương I : Cơ sở lý luận về giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển

- Chương II : Phân tích và đánh giá công tác tổ chức thực hiện hợp đồng dịch

vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH TM – DV Giao Nhận Điện Biên

- Chương III: Một số biện pháp nhằm đẩy mạnh công tác tổ chức thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH TM – DV Giao Nhận Điện Biên

CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

A LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1.1.1 Khái niệm

Đặc điểm nổi bật của mậu dịch quốc tế là người bán và người mua thường ở cách xa nhau Việc di chuyển hàng hóa là do người vận chuyển đảm nhận Đây là khâu nghiệp vụ rất quan trọng, thiếu nó thì coi như hợp đồng mua bán không thể thực hiện được Để cho quá trình vận tải được bắt đầu – tiếp tục – kết thúc, tức là hàng hóa đến tay người mua, ta cần thực hiện một loạt các công việc khác liên quan đến quá trình vận chuyển như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gởi hàng, tổ chức xếp/dỡ, giao hàng cho người nhận ở tận nơi đến…Tất cả các công việc này được gọi chung là “Nghiệp vụ giao nhận – Forwarding”

Có nhiều khái niệm về giao nhận:

- “Giao nhận là một hoạt động kinh tế có liên quan đến hoạt động vận tải nhằm đưa hàng đến đích an toàn”

- “Giao nhận là dịch vụ Hải quan”

- “Giao nhận là dịch vụ có liên quan đến vận tải, nhưng không phải là vận tải”

- “Giao nhận là một tập hợp các nghiệp vụ có liên quan đến quá trình vận tải, nhằm mục đích chuyên chở hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận hàng”

Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: “Dịch vụ giao nhận

(Freight forwarding service) là bất kỳ loại hình dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp hay phân phối hàng hóa cũng như dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề Hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán thu nhập chứng từ liên quan đến hàng hóa”

Theo luật thương mại sửa đổi số 36/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 tại

điều 233 thì hoạt động giao nhận được định nghĩa là hoạt động Logistic, và cụ thể

như sau: “Dịch vụ Logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao

bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao Dịch vụ Logistics được phiên âm theo tiếng Việt là dịch vụ lô-gi-stíc.”

Như vậy có thể hiểu về dịch vụ Giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng

hay từng phần công việc từ khi chuẩn bị hàng, nhận hàng, vận chuyển hàng bằng đường biển từ cảng của người bán (người xuất khẩu) đến cảng người mua (người nhập khẩu) cho đến khi hoàn thành các thủ tục và giao hàng tận tay cho người mua

1.1.2 Phân loại các loại hình giao nhận nhập khẩu hàng bằng đường biển

a-Căn cứ vào phạm vi hoạt động

- Giao nhận quốc tế

- Giao nhận nội địa b-Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh

- Giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển thuần túy là hoạt động chỉ bao

gồm thuần túy việc nhận hàng và giao cho người nhập khẩu

- Giao nhận tổng hợp là hoạt động gồm tất cả các hoạt động như xếp dỡ, bảo quản, vận chuyển, v v

c- Căn cứ vào phương thức vận tải

- Giao nhận bằng đường biển

- Giao nhận bằng đường hàng không

- Giao nhận bằng đường sông

- Giao nhận đường sắt

- Giao nhận đường bộ

- Giao nhận bừng đường bưu điện

- Giao nhận bằng đường ống

- Giao nhận vận tải liên hợp, vận tải đa phương thức

d- Theo phương thức giao nhận hàng thường gặp

Theo phương thức giao nhận hàng container thì có 2 phương thức chủ yếu:

- FCL/FCL: Loại này thường là hàng của một chủ Chủ hàng có khối lượng hàng lớn, có thể chứa đầy container Người gửi hàng chịu trách nhiệm đóng hàng, người nhận chịu trách nhiệm dỡ hàng khỏi container Chủ hàng chịu trách nhiệm làm thủ tục Hải quan, xếp dỡ hàng tại cảng hay kho riêng

- LCL/LCL: Chủ hàng không đủ hàng đóng vào container nên phải gửi hàng

lẻ Khi đó người giao nhận sẽ đóng vai trò là người gom hàng, thực hiện việc gom hàng của nhiều chủ hàng khác nhau, tiến hành xắp xếp, phân loại, đóng hàng vào container gửi đi Tại cảng đến, đại lý gom hàng sẽ dỡ hàng phân loại và giao cho từng người nhận

d Căn cứ vào tính chất giao nhận

- Giao nhận riêng là hoạt động do người kinh doanh xuất nhập khẩu tự tổ chức, không sử dụng lao vụ của Freight Forwarder (giao nhận dịch vụ)

- Giao nhận chuyên nghiệp là hoạt động giao nhận của các tổ chức công ty chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận (Frreight Forwarder) theo sự ủy thác của khách hàng

1.1.3 Phạm vi hoạt động của dịch vụ giao nhận

Chỉ trừ trường hợp người gởi hàng hay người giao hàng muốn tự mình tham gia bất cứ khâu thủ tục và chứng từ nào đó, thông thường các công ty giao nhận (CTGN) thay mặt cho người đó lo liệu quá trình vận chuyển hàng hóa qua các công đoạn CTGN có thể làm các dịch vụ trực tiếp hay thông qua những người ký hợp đồng phụ hay những đại lý mà họ thuê Các công ty này cũng cũng sử dụng những đại lý của họ ở nước ngoài Phạm vi giao nhận khá rộng, dưới đây là những dịch vụ chính:

- Lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp để hàng được chuyên chở một cách an toàn, nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm nhất Ký hợp đồng lưu cước, thuê mướn với người vận tải và các tổ chức có liên quan, chắp nối các khâu thành một quá trình vận tải thông suốt

- Thiết lập những chứng từ cần thiết cho việc giao nhận theo yêu cầu của khách hàng

- Lo liệu thủ tục Hải quan và các thủ tục khác theo đúng như luật pháp và tập quán của địa phương quy định cho hàng đi đến hay nhận hàng nhanh chóng và thuận tiện

- Lo việc lưu kho, cân đong, đóng gói, bảo hiểm thanh toán cho hàng hóa khi khách hàng yêu cầu

- Tư vấn và cung cấp thông tin cho khách hàng về thị trường, nhu cầu tiêu dùng, những tình hình mới, tình hình cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, giá cước, phương thức thanh toán, hình thức mua bán, vận tải thích hợp, về những thủ tục, luật pháp đối với những hàng hóa xuất nhập khẩu ở những địa phương có liên quan Tóm lại là tất cả những thông tin có liên quan đến công việc kinh doanh của khách hàng

- Thanh toán phí và những chi phí khác bao gồm cả tiền cước, nhận vận đơn

đã ký của người chuyên chở giao cho khách hàng

- Giám sát việc vận chuyển hàng hóa trên đường đưa tới người nhận hàng thông qua những mối liên hệ với người chuyên chở và đại lý của người giao nhận ở nước ngoài

- Giúp đỡ người nhận hàng khiếu nại với người chuyên chở về tổn thất hàng hóa nếu có

Ngoài những dịch vụ truyền thống như trên, ngày nay các công ty giao nhận còn đảm nhiệm vai trò bên chính để mở rộng thêm nhiều dịch vụ như:

+ Tổ chức thu gom hàng lẻ đóng thành lô lớn để gởi đi, phân phối hàng chia

lẻ hàng từ nước ngoài đến

+ Kinh doanh vận tải đường bộ chủ yếu để thực hiện gởi hàng theo phương thức “door to door” (từ cửa tới cửa)

+ Kinh doanh kho bãi chứa hàng, hỗ trợ vận tải liên hợp

+ Sản xuất bao bì, thuê và cho thuê vỏ container, thuê tàu thuê khoang tàu + Nhận bảo hiểm hoặc làm đại lý bảo hiểm cho khách hàng

Hàng hóa giao nhận là hàng mậu dịch, hàng công trình, hàng triển lãm, hàng mẫu, đồ dùng gia đình, hành lý cá nhân từ những gói hàng nhỏ bé đến những kiện hàng siêu trọng siêu cường

Qua đây ta có thể thấy rằng vai trò của người giao nhận trong mua bán kinh doanh là hết sức quan trọng, những dịch vụ mà họ đảm nhận tạo điều kiện cho hàng hóa giao lưu nhanh chóng, giá cước hợp lý, đỡ tốn thì giờ công sức của người gởi hàng, giúp những người này chuyên tâm vào sản xuất kinh doanh Và có không ít trường hợp các công ty giao nhận tư vấn, góp ý cho việc kinh doanh của các công ty muốn mở rộng thị trường ra nước ngoài

1.1.4 Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận

Điều 235 Quyền và nghĩa vụ của thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics

1 Trừ trường hợp có thỏa thuận khác, thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics có các quyền và nghĩa vụ sau đây:

- Được hưởng thù lao dịch vụ và các chi phí hợp lý khác

- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng

- Khi xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được một phần hoặc toàn bộ những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng

1 Thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics không phải chịu trách nhiệm

về những tổn thất đối với hàng hoá phát sinh trong các trường hợp sau đây:

- Tổn thất là do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ quyền

- Tổn thất phát sinh do thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics làm đúng theo những chỉ dẫn của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ quyền

- Tổn thất là do khuyết tật của hàng hoá

- Tổn thất phát sinh trong những trường hợp miễn trách nhiệm theo quy định của pháp luật và tập quán vận tải nếu thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics tổ chức vận tải

- Thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics không nhận được thông báo về khiếu nại trong thời hạn mười bốn ngày, kể từ ngày thương nhân kinh doanh dịch

vụ Logistics giao hàng cho người nhận

- Sau khi bị khiếu nại, thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics không nhận được thông báo về việc bị kiện tại Trọng tài hoặc Toà án trong thời hạn chín tháng,

kể từ ngày giao hàng

2 Thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics không phải chịu trách nhiệm về việc mất khoản lợi đáng lẽ được hưởng của khách hàng, về sự chậm trễ hoặc thực hiện dịch vụ Logistics sai địa điểm không do lỗi của mình

Điều 238 Giới hạn trách nhiệm

1 Trừ trường hợp có thoả thuận khác, toàn bộ trách nhiệm của thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics không vượt quá giới hạn trách nhiệm đối với tổn thất toàn bộ hàng hoá

2 Chính phủ quy định chi tiết giới hạn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics phù hợp với các quy định của pháp luật và tập quán quốc

tế

3 Thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics không được hưởng quyền giới hạn trách nhiệm bồi thường thiệt hại, nếu người có quyền và lợi ích liên quan chứng minh được sự mất mát, hư hỏng hoặc giao trả hàng chậm là do thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics cố ý hành động hoặc không hành động để gây ra mất mát,

hư hỏng, chậm trễ hoặc đã hành động hoặc không hành động một cách mạo hiểm và biết rằng sự mất mát, hư hỏng, chậm trễ đó chắc chắn xảy ra

1.2 CÁC MỐI QUAN HỆ CỦA NGƯỜI LÀM DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN (FORWARDER)

Sơ đồ 1: MỐI QUAN HỆ CỦA MỘT CÔNG TY LÀM DỊCH VỤ GIAO NHậN

HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

- Public Health (Cơ quan cấp giấy phép về y tế)

- Consular – Authoritiest (Lãnh sứ quán – cấp giấy chứng nhận cho hàng hóa nếu cần)

FREIGHT FORWARDER

“Người giao nhận”

Liability Insuers (Bảo hiểm trách nhiệm P&I – T&T club( Protection and Indemnity – Through trasport Mutual club)

Consignor/Congnee N.Gởi hàng/

N.nhận hàng

Customs Authoritíe (Cơ quan Hải quan)

Port Authorities (Chính quyền cảng)

Cargo Insurers (Bảo hiểm hàng hóa)

- Carriers and other Agencies: (Người vận chuyển và các đại lý khác)

+ Shipowners (Chủ tàu) + Road Operator (Người kdvt bộ) + Railways (Đường sắt)

+ Inland waterway operator (Công

ty vận tải đường sông)

- Warehousemen (Người cho thuê kho)

- Bank (Ngân hàng) -Packaging (Các đại lý đóng gói)

- Survey Companies (Các công ty giám định XNK)

1.3 VAI TRÒ CỦA HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN VỚI NGOẠI THƯƠNG VÀ NỀN KINH TẾ

- Cước phí vận tải giao nhận ảnh hưởng đến giá mua: Trong hoạt động

ngoại thương chi phí vận tải giao nhận chiếm một tỷ lệ khá cao trong giá cả hàng hóa Theo thống kê của hội nghị liên hiệp quốc tế vầ mậu dịch và phát triển (UNCTAD) Chi phí vận tải giao nhận chiếm trung bình 10 – 15% giá FOB của hàng hoặc 8 – 9% giá CIF của hàng trao đổi quốc tế

- Vận tải giao nhận hàng bằng đường biển làm thay đổi cơ cấu và thị trường hàng nhập khẩu: Trước đây do phương tiện vận tải còn lac hậu nên thị

trường nước nhập khẩu thường nằm gần nơi người mua Do vậy thị trường nhập khẩu bị bó hẹp trong khu vực địa lý nhất định Giờ đây khi vận tải giao nhận phát triển thì hàng hóa có thể đi khắp năm châu, thời gian được ngắn lại, hàng hóa được bảo đảm, cộng thêm cước phí thấp nên đã đáp ứng được yêu cầu của người nhập khẩu: hàng hóa đa dạng dễ chọn lựa hơn, giá cả có thể lựa chọn một cách thoải mái

và phù hợp với chất lượng mong muốn

- Tăng nguồn thu ngoại tệ: Thông qua dịch vụ vận tải giao nhận hàng hóa,

quốc gia có thể tăng thêm nguồn thu ngoại tệ, nếu có phương tiện vận chuyển, dịch

vụ bảo hiểm mạnh của riêng mình

- Hoạt động giao nhận ngoại thương giúp cho tạo rất nhiều công ăn việc làm cho người lao động Vì bản thân nó đã thu hút rất nhiều lao động trong từng

khâu Ngoài ra nó gián tiếp thúc đẩy nền sản xuất trong nước phát triển

- Thu hút đầu tư nước ngoài: Hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu phát

triển kéo theo nền ngoại thương nước nhà phát triển, sự đầu tư của nước ngoài cũng

Theo Điều 165 Luật Thương mại về hợp đồng giao nhận hàng hoá:

Hợp đồng giao nhận hàng hoá là hợp đồng được ký kết giữa người làm dịch

vụ giao nhận hàng hoá với khách hàng để thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hoá quy định tại Điều 233 của Luật Thương Mại

1.1.2 Nội dung của hợp đồng dịch vụ giao nhận

v Quyền và nghĩa vụ của người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá

Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá có những quyền và nghĩa vụ sau

1- Được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác

2- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng 3- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng

4- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được toàn bộ hoặc một phần những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng biết để xin chỉ dẫn thêm

5- Trong trường hợp hợp đồng không có thoả thuận về thời hạn cụ thể thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý

v Quyền và nghĩa vụ của khách hàng

Khách hàng có những quyền và nghĩa vụ sau đây:

1- Lựa chọn người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá đáp ứng với yêu cầu của mình

2- Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện hợp đồng 3- Yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá vi phạm hợp đồng

4- Cung cấp đầy đủ chỉ dẫn cho người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá 5- Thông tin đầy đủ, chi tiết và chính xác về hàng hoá cho người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá

6- Đóng gói, ghi ký, mã hiệu hàng hoá theo hợp đồng mua bán hàng hoá, trừ trường hợp người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá đảm nhận công việc này;

7- Bồi thường thiệt hại, trả các chi phí phát sinh cho người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nếu người đó đã thực hiện đúng chỉ dẫn cuả khách hàng hoặc do lỗi của khách hàng gây ra;

8- Trả cho người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá mọi khoản tiền đã đến hạn thanh toán

v Buộc thực hiện đúng hợp đồng

1- Buộc thực hiện đúng hợp đồng là việc bên có quyền lợi bị vi phạm yêu cầu bên vi phạm thực hiện đúng hợp đồng hoặc dùng các biện pháp khác để hợp đồng được thực hiện và bên vi phạm phải chịu phí tổn phát sinh

2- Trong trường hợp bên vi phạm giao hàng thiếu, cung ứng dịch vụ không đúng hợp đồng thì phải giao đủ hàng hoặc cung ứng dịch vụ theo đúng thoả thuận trong hợp đồng Nếu bên vi phạm giao hàng kém chất lượng, cung ứng dịch vụ không đúng hợp đồng thì phải tìm cách loại trừ khuyết tật của hàng hoá, thiếu sót của dịch vụ

hoặc giao hàng khác thay thế, cung ứng dịch vụ theo đúng hợp đồng, không được dùng tiền hoặc hàng khác chủng loại, loại dịch vụ khác để thay thế, nếu không được sự chấp thuận của bên có quyền lợi bị vi phạm

3- Trong trường hợp bên vi phạm không thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này thì bên có quyền lợi bị vi phạm có quyền mua hàng, nhận cung ứng dịch

vụ của người khác để thay thế theo đúng loại hàng hoá, dịch vụ ghi trong hợp đồng

và bên vi phạm phải bù chênh lệch nếu có

4- Trong trường hợp bên có quyền lợi bị vi phạm tự sửa chữa khuyết tật của hàng hoá, thiếu sót của dịch vụ thì bên vi phạm phải trả các chi phí thực tế hợp lý

5- Bên có quyền lợi bị vi phạm phải nhận hàng, nhận dịch vụ và thanh toán tiền hàng, phí dịch vụ

1.2 TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

1.2.1 Một số chứng từ sử dụng trong giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

1.2.1.1 Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)

Theo công ước Vienna năm 1980, tên hợp đồng là “Hợp đồng mua bán hàng

hóa quốc tế”, tức hàng phải được chuyển giao tại một nước khác qua khỏi biên giới quốc gia, với nước mà hàng đó được tồn trữ hoặc sản xuất khi hợp đồng được ký kết

1.2.2.2.Vận tải đơn (Bill of Lading)

q Chức năng của vận đơn

- Là bằng chứng của việc giao hàng

- Là bằng chứng của một hợp đồng vận tải

- Là chứng từ sở hữu hàng hóa

q Các chi tiết trong B/L

- Thông tin liên quan đến hàng hóa: trọng lượng, số lượng, ký mã hiệu…

- Thông tin đến các bên tham gia như: người chuyên chở (carrier), người nhận hàng (consignee), người gởi hàng (shipper)

- Thông tin khác liên quan đến chuyến đi: tên tàu, số vận đơn, cảng đến, cảng đi…

còn đòi hỏi trên B/L phải ghi “CLEAN ON BOARD” thì mới chấp nhận thanh toán cho người bán

+ B/L nhận hàng để xếp: Là B/L mà người chuyên chở xác nhận đã nhận hàng để xếp lên tàu Vận đơn này ít được sử dụng trong thanh toán

- Theo hành trình chuyên chở

+ Vận đơn đi thẳng (Direct B/L): Là B/L cấp cho lô hàng đi thẳng từ cảng bốc hàng cho đến cảng dỡ hàng, không chuyển tải qua cảng khác

+ Vận đơn suốt (throught B/L): Dùng trong chuyên chở hàng hóa

- Theo người được hưởng lợi:

+ Vận đơn đích danh (Straight B/L): Trong vận đơn này sẽ ghi tên, địa chỉ người nhận hàng, không có từ theo lệnh (to order)

+ Vận đơn theo lệnh (To order B/L): Vận đơn này thường được ký phát theo lệnh của người gởi hàng Loại này được dùng phổ biến trong thương mại + Vận đơn vô danh (B/L to bearer):

- Theo chất lượng chứng từ:

+ Vận đơn hoàn hảo (Clean B/L): Nếu người vận tải không từ chối những thông tin chi tiết do người gởi hàng điền vào hoặc không ghi nhận xét bất lợi nào về hàng hóa vào B/L

+ Vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L): Là vận đơn trong đó người chuyên chở ghi ý kiến bảo lưu của mình nếu nghi ngờ hoặc nhận xét về tình trạng hàng hóa không bảo đảm Ví dụ về số lượng, nhãn mác tình trạng hàng hóa…

+ Vận đơn giao bằng điện (B/L surrendered): Được sử dụng khi khách hàng là những đối tác quen biết Khi chưa có B/L bản gốc thì có thể dùng B/L này

để nhận hàng

- Theo người phát hành vận đơn:

+ Master Bill of Lading (MB/L) hay Ocean Bill of Lading (OB/L): Là loại vận đơn mà hãng tàu nhận vận chuyển hàng hóa cấp cho người giao nhận, để chứng nhận về việc đã xếp hàng lên tàu

+ House Bill of Lading (HB/L): là loại vận đơn do người giao nhận phát hành, gửi cho chủ hàng về việc đứng ra nhận chuyên chở lô hàng mà người xuất khẩu ủy thác

1.2.2.3 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

- Là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả số tiền ghi trên hóa đơn

- Là chứng từ cơ sở để lập hối phiếu

- Là chứng từ để khai báo Hải quan làm cơ sở để tính thuế

- Là chứng từ làm cơ sở cho việc thống kê, giám sát việc thực hiện hợp đồng

1.2.2.4 Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list)

- Là chứng từ bổ sung cho hóa đơn nhằm kê khai hàng hóa được đựng trong một kiện hàng, thùng hàng, container…giúp cho việc kiểm tra hàng hóa được thuận

lợi

- Là chứng từ làm cơ sở để kiểm tra hàng hóa khi làm thủ tục Hải quan 1.2.2.5 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin – C/O)

- Là chứng từ do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền cấp để xác nhận

xuất xứ hoặc nơi sản xuất ra hàng hóa

- Là chứng từ xuất cho Hải quan của nước nhập khẩu để tính thuế

Có các loại giấy C/O sau:

Ø Form A: (GSP – Generalized System Preferences): Ưu đãi về thuế quan

chung giành cho các nước có chính sách quan hệ tối hệ quốc

Ø Form B: Dùng để đối sử với những nước chưa quan hê tối hệ quốc

Ø Form D: (Asean/Cept – Common Effective Preferences Tariff): Ưu đãi

thuế quan giành cho các nước trong khối Asean

Ø Form X/Form O: Dùng để áp dụng với các nước là thành viên của IOC (Internation Organization Coffee) – tổ chức cà phê quốc tế và áp dụng cho việc xuất

khẩu cà phê cho các nước nằm ngoài IOC

Ø Form T: Sử dụng cho việc xuất khẩu hàng dệt may sang EU

Ø Form E: Đây là loại C/O mới được đem vào sử dụng Được áp dụng cho

các mặt hàng xuất nhập khẩu sang Trung quốc

1.2.2.6 Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurance)

- Là chứng từ do cơ quan bảo hiểm cấp cho những người được bảo hiểm để

bồi thường những tổn thất liên quan đến hàng hóa vì những rủi ro trong quá tình vận chuyển mà hai bên đã thỏa thuận

- Người bán xuất trình C/I khi bán theo điều kiện CIF hoặc CIP

1.2.2.7 Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)

Khi hàng đến cảng đích người chuyên chở hay đại lý của anh ta cấp cho người nhận hàng để anh ta nhận hàng từ tàu Để nhận D/O người nhận hàng cầm vận đơn gốc và giấy thông báo hàng đến

1.2.2.8 Phiếu gởi hàng (Shipping Note)

Là phiếu chi tiết do chủ hàng gửi cho người chuyên chở đề nghị lưu khoang xếp hàng trên tàu Đây là những thông tin và chỉ dẫn cần thiết để lập vận đơn và để người chuyên chở bố trí nhận hàng

Là giấy biên nhận của thuyền phó sau khi mỗi lô hàng được xếp lên tàu Khi thuyền trưởng hay người thay mặt ký vận đơn, đối chiếu lại với biên lai thuyền phó

1.2.2 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

q Thu thập và kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ:

Thu thập:Điều kiện pháp lý để làm thủ tục nhận hàng là bộ chứng từ phải

đầy đủ và hợp lệ, vì vậy trước khi làm các nghiệp vụ Hải quan và tại cảng để nhận hàng thì phải thu thập đầy đủ bộ chứng từ Bộ chứng từ đầy đủ bao gồm:

- Hợp đồng mua bán ngoại thương (Sale Contract)

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

- Bảng kê chi tiết (Packing List)

- Vận Đơn (Bill of Lading)

- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original)

- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurrance)

- Giấy chứng nhận chất lượng số lượng, thành phần… nếu có

- Giấy phép kinh doanh, giấy phép nhập khẩu của bộ thương mại hay của các

bộ ngành quản lý mặt hàng nhập khẩu đó

Bộ chứng từ hàng nhập khẩu thì do người bán ký phát (người xuất khẩu) Tùy vào phương thức thanh toán mà bộ chứng từ đựợc gởi như thế nào Nếu thanh toán bằng L/C và D/P thì bộ chứng từ được gởi cho ngân hàng, sau đó ngân hàng sẽ

ký phát và chuyển cho công ty nhập khẩu nếu người này đồng ý nội dung bộ chứng

từ và chấp nhận trả tiền cho người bán và phí dịch vụ cho ngân hàng

Nếu thanh toán bằng T/T hoặc D/A thì bộ chứng từ sẽ được gởi trực tiếp cho nhà nhập khẩu thông qua các dịch vụ chuyển phát nhanh DHL, PCN…

Kiểm tra tính hợp lệ: Khi đã thu thập đầy đủ bộ chứng từ thì nhân viên giao

nhận cần phảo kiểm tra xem bộ chứng từ có hợp lệ hay không Nếu bộ chứng từ mà không hợp lệ thì trước hết Hải quan sẽ không chấp nhận việc làm thủ tục đăng ký tờ khai và như thế sẽ không nhận đựơc hàng hóa, muốn nhận được hàng hóa thì lại phải điều chỉnh bộ chứng từ mà việc này rất không đơn giản và mất rất nhiều thời gian lẫn chi phí nếu như đó là một lỗi khá nghiêm trọng Vì khi đó công ty nhập khẩu lại phải yêu cầu công ty xuất khẩu hoặc hãng tàu điều chỉnh lại chứng từ

q Lên tờ khai Hải quan hàng nhập

Khi lên tờ khai, phải chú ý kỹ nội dung tờ khai sao cho phải trùng với bộ chứng từ hàng nhập, vì nếu có sai sót phải làm lại sẽ không nhận được hàng trong thời gian sớm nhất mà còn tốn lệ phí lưu kho, lưu bãi

Tờ khai Hải quan gồm có hai phần chính:

Phần dành cho người khai Hải quan và tính thuế.Có các tiêu thức sau:

Tiêu thức 1> Người nhập khẩu: Thể hiện mã số, tên đầy đủ, địa chỉ của công

ty nhập khẩu

Tiêu thức 2> Người xuất khẩu: Tên đầy đủ, địa chỉ trực tiếp của đối tác bán

hàng cho công ty đúng với trên hợp đồng, mã số có thể không ghi

Tiêu thức 3> Người ủy thác: Không khai

Tiêu thức 4> Đại lý làm thủ tục Hải quan: Không khai

Tiêu thức 5>Thể hiện loại hình nhập hàng: Đánh dấu X vào loại hình kinh

doanh nếu là hàng nhập về để kinh doanh

Tiêu thức 6> Giấy phép kinh doanh số:

Tiêu thức 7> Ghi số hợp đồng và ngày đã ký kết

Tiêu thức 8> Ghi số hóa đơn và ngày lập hóa đơn Tiêu thức 9> Ghi tên phương tiện chuyên chở hàng, ngày đến Tiêu thức 10> Ghi số, ngày, tháng, năm của B/L (số Master Oceanbill và

House Bill )

Tiêu thức 11> Nước xuất khẩu: Ghi tên nước trực tiếp sản xuất ra hàng hóa

đó

Tiêu thức 12> Tên cảng, địa điểm bốc hàng lên tàu, máy bay

Tiêu thức 13> Tên cảng, địa điểm dỡ hàng

Tiêu thức 14> Điều kiện giao hàng: theo điều kiện được thể hiện trong hợp

đồng

Tiêu thức 15> Đồng tiền thanh toán: Đúng như trong hợp đồng và trong hóa

đơn thương mại, ghi tỷ giá đi kèm (tỷ giá đuợc lấy từ thị trường tài chính liên ngân hàng trong ngày đi làm thủ tục Hải quan)

Tiêu thức 16> Thể hiện tiêu thức thanh toán: Ghi theo hợp đồng có thể là

T/T, D/P…

Tiêu thức 17,18,19,20,21,22,23> Ghi tên hàng hóa đầy đủ, mã số hàng hóa,

nước xuất xứ, số lượng đơn vị tính, đơn giá nguyên tệ và trị giá nguyên tệ (trị giá nguyên tệ trong hàng nhập luôn phải thể hiện bằng giá CIF Nếu trong hợp đồng là FOB, EXW… đều phải quy đổi về CIF

Tiêu thức 24, 25, 26> Thể hiện trị giá tính thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia

tăng và tiền thu khác

Tiêu thức 27>Ghi tổng số tiền bằng số và chữ Tiêu thức 28> Thể hiện số chứng từ kèm theo tờ khai

Tiêu thức 29> Cam kết của doanh nghiệp nhập khẩu, phải có dấu mộc và chữ

ký cam đoan của công ty về nội dung khai báo trên tờ khai

Phần dành cho kết quả kiểm tra của Hải quan :

Phần này chỉ dành riêng cho nhân viên Hải quan ghi, phía công ty có chữ ký của nhân viên giao nhận Phần này gồm hai phần chính:

· Phần kiểm tra hàng hóa: Dành cho cán bộ kiểm hóa của Hải quan ghi kết quả kiểm hóa

· Phần kiểm tra thuế: Dành cho nhân viên Hải quan kiểm tra thuế và tính thuế

Áp mã thuế cho mặt hàng nhập khẩu

Việc khai báo mã thuế dựa vào biểu thuế xuất nhập khẩu

Sơ đồ 2: QUY TRÌNH LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN HÀNG NHẬP KHẨU

Nguồn Tổng cục Hải quan

Bước 1: Đăng ký tờ khai:

Đây là bước đầu tiên của quy trình làm thủ tục khai báo Hải quan Nhân viên Hải quan sẽ tiếp nhận bộ chứng từ kèm theo bản khai Hải quan Đầu tiên Hải quan

sẽ xem xét công ty có giấy phép kinh doanh và nhập khẩu mặt hàng này không Và

Kế toán thuế và phúc tập hồ

sơ

Công chức đăng ký tờ khai Hải quan

Lãnh đạo chi cục

1.Đối chiếu danh sách cưỡng chế làm thủ tục Hải quan 2.Kiểm tra

hồ sơ Hải quan

3 Đăng ký

tờ khai và nhập dữ liệu

1 Quyết định hình thức mức

đọ kiểm tra

2 Giải quyết vướng mắc phát sinh

3 Xác nhận đã làm thủ tục Hải quan

Chủ hàng

Công chức kiểm tra thực

tế hàng hóa

1.Kiểm tra thực tế hàng hóa

2 Nhập dữu liệu vào máy

Công chức kiểm tra tính thuế

1.Kiểm tr và tính thuế của chủ hàng

2 Tính lại thuế (nếu có)

3 Ra thông báo thuế và lệ phí

4 Nhập dữ liệu vào máy

Thu thuế và

lệ phí

Hàng đuợc miễn kiểm tra không thuế

tiếp theo Hải quan sẽ kiểm tra sơ bộ về tính hợp lệ của bộ chúng từ, xem xét tính chính xác và thống nhất về thông tin trong tất cả các chứng từ có liên quan của mặt hàng nhập, kiểm tra xem mặt hàng nhập về với mã số thuế áp có đúng như trong biểu thuế xuất nhập khẩu không Đôi khi hàng nhập về nằm trong những mặt hàng được ưu đãi về thuế xuất thì nhân viên Hải quan sẽ yêu cầu trình những chứng từ cần thiết để chứng minh hàng nằm trong diện ưu tiên (C/O, các văn bản, quy định của các ban ngành có liên quan) Bên cạnh đó tùy từng mặt hàng mà phải có các chứng thư về chất lượng, kiểm dịch thực vật hay vệ sinh y tế…Đầy đủ chứng từ thì nhân viên Hải quan mới cho mở tờ khai và chuyển sang bước kế tiếp

Bước 2: Kiểm hóa:

Nếu mặt hàng không được miễn kiểm tra thì qua bước 2 sẽ là kiểm tra thực tế hàng hóa

Tại bước này cán bộ chi cục Hải quan sẽ phân nhân viên xuống kiểm tra thực

tế hàng hóa đồng thời là xác định mức độ kiểm tra, các mức độ kiểm tra sẽ là mức 2 (luồng vàng), mức 3 (luồng đỏ), riêng mức 3 có 3 mức độ theo a, b và c tương ứng với nó là mức kiểm tra 5%, 10% cũng có khi là 50% hay 100% nếu là hàng lần đầu nhập về, hàng không rõ nguồn gốc hay hàng đã qua sử dụng…Sau khi hàng đã kiểm xong thì tờ khai Hải quan sẽ được chuyển cho bộ phận tính giá và thuế cho mặt hàng

Bước 3: Tính giá:

Bước này nhằm kiểm tra mức giá của hàng nhập về có chính xác hay không tránh việc khai báo mức giá quá thấp để hưởng mức thuế thấp Nhân viên Hải quan

sẽ thực hiện kiểm tra giá mà doanh nghiệp nhập về đã khai báo dựa trên các chứng

từ và thực tế kiểm tra hàng hóa Lúc này nhân viên Hải quan sẽ so sánh với mức giá trên mạng nội bộ Hải quan do bộ tài chính quy định nếu thấy hợp lý sẽ kết thúc kiểm tra, nhưng nếu mức giá không hợp lý thì có thể nhân viên tính giá sẽ đề nghị người khai báo phải tham vấn giá

Bước 4: Tính thuế

Sau khi đã tính thuế xong, Hải quan sẽ chuyển bộ hồ sơ sang bộ phận tính thuế Nhân viên tính thuế một lần nũa kiểm tra mã số thuế xem có phù hợp hay chưa, cách tính thuế của doanh nghiệp khai báo đã chính xác hay chưa Nếu phần tính giá có thay đổi thì phần tính thuế cũng sẽ thay đổi theo và sau cùng là đưa ra thông báo cho doanh nghiệp

Bước 5: Đóng lệ phí Hải quan và lấy tờ khai:

Sau khi cán bộ Hải quan tính thuế xong sẽ cho ra thông báo thuế và cán bộ

sẽ được chuyển ra ngoài và trả tờ khai cho doanh nghiệp Khi đó nhân viên giao nhận sẽ nộp giây tiếp nhận và biên lai đóng lệ phí Hải quan để nhận lại tờ khai

q Làm thủ tục thanh lý và nhận hàng tại cảng

Buớc này được tiếp diễn hoàn thiện khi các thủ tục Hải quan đã xong, bên giao nhận thực hiện các nghiệp vụ cần thiết để nhận hàng Tại đây có 2 nghiệp vụ nhận hàng đó là nhận hàng container và hàng lẻ hay còn gọi là FCL và LCL Để nhận hàng bắt buộc chúng ta phải có lệnh giao hàng (D/O – Delivery Order) của hãng tàu giao lại D/O thường được lấy khi chúng ta bắt đầu công việc thu thập chứng từ cần thiết

Khi đã có D/O nhân viên giao nhận sẽ mang ra cảng để làm 2 công việc sau:

Ø Để Hải quan đối chiếu với bảng kê khai hàng chở trên tàu (manifest), xem có đúng hàng không Tiếp đó cầm bản D/O đã đối chiếu này lên Hải quan bãi hoặc Hải quan cổng để thanh lý hàng ra

Ø Để hoàn thành các thủ tục với cơ quan của cảng: Đóng tiền lưu kho, lưu bãi nếu hàng đã nằm trong kho, trong bãi hết ngày cho phép theo quy định của hãng tàu, tiền vệ sinh kho bãi và nhận phiếu xuất kho từ thương vụ cảng (nếu là hàng LCL) hoặc nhận phiếu Er - phiếu giao nhận container (nếu là hàng FCL) Tiếp theo nhân viên giao nhận sẽ dùng phiếp này để xuống gặp thủ kho để đối chiếu tìm hàng, tìm container

q Chuẩn bị phương tiện chuyên chở

Khi đã hoàn tất các thủ tục này thì nhân viên giao nhận có thể liên hệ với người vận tải của công ty mình để tiến hành nhận hàng tại cảng và giao hàng cho khách hàng

1.3 MỘT SỐ CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN

Qua thực tế trong các lần tổ chức thực hiện hợp đồng giao nhận nhập khẩu đường biển và các yêu cầu của khách hàng trong khi thực hiện, công ty đã rút ra được những yêu cầu cần thiết để có thể thực hiện một hợp đồng được gọi là thành công Những yêu cầu đó là:

Ø Hàng phải được nhận và giao nhanh chóng, kịp thời cho khách hàng

Ø Hàng phải được đảm bảo an toàn tuyệt đối trong quá trình vận chuyển

Ø Chi phí thực hiện hợp đồng là nhỏ nhất và hiệu quả thu được là cao nhất

· Nhanh chóng và kịp thời

Có thể nói rằng, chỉ tiêu về thời gian thực hiện hợp đồng được khách hàng yêu cầu rất cao Thông thường các loại hàng hóa được nhập khẩu về đều được các khách hàng rất mong đợi Họ mong muốn từ lô hàng nhập khẩu họ sẽ có thể sản

xuất kinh doanh một cách nhanh nhất để chiếm lĩnh thị trường, đảm bảo sản xuất được diễn ra một cách liên tục Qua đó, họ có thể tận dụng hết công suất của máy móc và tiết kiệm được chi phí nhân công

Vì vậy, nó là yếu tố quyết định rất nhiều tới mặt chất lượng của dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng Cũng chính vì lý do này mà khách hàng tìm đến công ty và mong muốn sẽ nhận được hàng sớm nhất

Chỉ tiêu này được coi là thực hiện tốt khi một hợp đồng giao nhận được hoàn thành trong khoảng thời gian từ 1 – 3 ngày trong điều kiện bộ chứng từ đầy đủ, hợp

lệ, hàng hóa không vi phạm và không gặp vấn đề gì về hư hại hay mất mát

Để có thể đạt được tốt chỉ tiêu này thì không chỉ phụ thuộc vào năng lực chuyên môn của người nhân viên công ty trực tiếp thực hiện hợp đồng, mà còn phụ thuộc phần lớn vào các quy định quy trình thủ tục Hải quan cũng như cung cách làm việc của các nhân viên Hải quan, điều kiện trang thiết bị kho bãi phục vụ của cảng biển và cách thức vận chuyển hàng hóa giao cho khách hàng

· Đảm bảo an toàn cho hàng hóa:

Bên cạnh chỉ tiêu về mặt thời gian thì hàng hóa được ký kết trong hợp đồng phải được đảm bảo an toàn tuyệt đối Hàng phải được tránh các tình trạng bị hư hỏng, xây xát hay mất mát làm ảnh hưởng đến chất lượng dẫn đến sự khiếu nại của khách hàng

Để làm tốt điều này đòi hỏi nhân viên giao nhận phải thiết lập mối quan hệ

và giám sát chặt chẽ các bên có liên quan như: hãng tàu, cơ quan cảng, người vận chuyển hàng Người nhân viên giao nhận phải đảm bảo rằng hàng hóa đã đầy đủ không mất mát hư hại gì từ lúc tiếp nhận lô hàng cho đến khi vận chuyển và giao cho khách hàng Nếu có vấn đề gì về hàng hóa thì cần phát hiện sớm để có biện pháp khắc phục kịp thời và xem rõ trách nhiệm thuộc về bên nào

· Chi phí nhỏ nhất và hiệu quả lớn nhất:

Trong bất kỳ một hoạt động sản xuất kinh doanh nào thì điều mà ban lãnh đạo của công ty quan tâm nhất đó là hiệu quả đạt được, bỏ ra một khoản chi phí nhất định để thu về một khoản doanh thu lớn hơn

Bởi vì doanh thu được xác định trước, khi hai bên thỏa thuận ký kết hợp đồng Vì vậy, để đạt được mức hiệu quả tối đa thì công ty phải có mức chi phí tối thiểu trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng Để làm tốt được điều này thì trước hết công ty phải làm tốt 2 yêu cầu trên

+ Việc rút ngắn thời gian làm hàng sẽ tiết kiệm được chi phí lưu kho lưu bãi

và có thể là khoản tiền phạt hợp đồng nếu thời gian thực hiện hợp đồng vượt quá

+ Bảo đảm an toàn cho hàng hóa tránh đổ vỡ, hư hại, mất mát trong quá trình thực hiện hợp đồng sẽ giúp công ty tránh được chi phí phải bồi thường cho khách hàng như trong hợp đồng quy định

Bên cạnh đó thì việc giảm các chi phí phát sinh ngoài hợp đồng đã ký kết cho khách hàng là một việc làm rất cần thực hiện Nếu nhân viên giao nhận không

có chuyên môn cao thì trong bước kiểm hóa có thể phát sinh thêm chi phí giám định hàng

C TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH GIAO NHẬN CỦA VIỆT NAM VÀ MỘT

SỐ BÀI HỌC KINH NGHIỆM TRÊN THẾ GIỚI

1.1 TÌNH HÌNH GIAO NHẬN CỦA VIỆT NAM

Tại Việt Nam ngành giao nhận vận tải đã có từ rất lâu đời

Cho đến những năm 60 của thế kỷ

XX, hoạt động giao nhận quốc tế mới được hình thành một cách rõ nét Tuy nhiên hoạt động này còn mang tính chất phân tán, các đơn

vị xuất nhập khẩu tự đảm nhiệm việc tổ chức chuyên chở hàng hóa của mình

Đi cùng với sự phát triển kinh tế như vũ bão thì ngành giao nhận Việt Nam cũng có những bước đi phát triển mạnh mẽ Trước đòi hỏi là cần phải có một tổ chức hiệp hội nghề nghiệp, là đại diện chính thức cho ngành giao nhận trong nước, năm 1994 Hiệp Hội Giao Nhận Kho Vận Việt Nam (VIFFAS) đã được thành lập để bảo vệ quyền lợi của các nhà giao nhận và là hội viên chính thức của FIATA (Hiệp hội quốc tế các tổ chức giao nhận)

Những thống kê mới đây nhất của Việt Nam cho biết có khoảng gần 900 công ty giao nhận chính thức đang hoạt động, trong đó có khoảng 18% là công ty nhà nước, 70% là công ty TNHH, doanh ngiệp tư nhân và 10% các đơn vị chưa có giấy phép và 2% công ty do nước ngoài đầu tư vốn Tính đến nay đã có gần 100 công ty là thành viên của VIFFAS, trong đó một nửa được công nhận là thành viên của FIATA Đa số các công ty có quy mô vừa và nhỏ, chỉ có một vài công ty nhà nước là tương đối lớn như: Vietrans, Viconship, Vinatrans

Ngành giao nhận Việt Nam cần có những bước phát triển hơn nữa để có thể đáp ứng được nhu cầu của nền kinh tế và không bị hất ra ngoài cuộc chơi khi chúng

ta đã gia nhập WTO, lúc đó các công ty giao nhận hàng đầu thế giới sẽ nhảy vào

Việt Nam Trong vài năm gần đây tốc độ phát triển kinh tế của nước ta luôn duy trì

ở mức cao, trong khu vực Đông Nam Châu Á chúng ta chỉ đứng sau Trung Quốc Điều này do một phần quan trọng là khối lượng và giá trị hàng hóa xuất nhập khẩu của chúng ta tăng lên một cách đáng kể, nếu không tận dụng được những cơ hội này thì những lợi ích của nó sẽ rơi vào các công ty nước ngoài

Bảng 1: TÌNH HÌNH XẤT NHẬP KHẨU CỦA VIỆT NAM QUA

Nguồn: Bộ thương mại:

Biểu đồ 1: GIÁ TRỊ XUẤT NHẬP KHẨU CỦA VIỆT NAM 2003 -2005

45.405

58.457

69.104

0 10 20 30 40 50 60 70

Xuất khẩu Nhập khẩu Tổng kim ngạch

Qua những số liệu trên ta thấy rằng mức độ giao thương với nước ngoài của Việt Nam ngày càng tăng mạnh, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của nước ta hàng năm tăng khoảng 20%, ước tính nếu như chi phí cho dịch vụ giao nhận chiếm khoảng 10% trong tổng giá trị trao đổi hàng hóa thì đây là một nguồn thu rất lớn cho đất nước

Nếu các mặt hàng này được thống kê theo số luợng hàng qua các cảng biển

BẢNG 2:TỔNG KẾT LƯỢNG HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU QUA CÁC

CẢNG BIỂN NĂM 2004 – 2005

Chênh lệch 2005/2004

Lượng hàng Số container Chỉ

Tiêu Lượng hàng (x1000MT)

Số Container (container)

Lượng hàng (x1000MT)

Số Container (container)

Cả nước 53.519 1.922.980 62.044 2.293.548

n Nam

Nhận xét:

Qua bảng trên ta có thể thấy lượng hàng được thực hiện xuất nhập khẩu trong nước qua cảng biển ngày một tăng cao theo xu hướng phát triển kinh tế của quốc gia Trong đó, các cảng biển Sài Gòn chiếm lượng hàng nhiều nhất (chiếm khoảng 2/3 lượng hàng qua cảng của cả nước) Đây cũng là thị trường phát triển mạnh các loại hình giao nhận

Theo đánh giá của VIFFAS, việc giao nhận hàng hóa quốc tế sẽ đòi hỏi một trình độ nghiệp vụ cao, có đại lý mạng lưới rộng khắp thì mới đáp ứng được nhu cầu khách hàng Khi đó các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ có xu hướng ủy thác cho các công ty giao nhận làm tất cả các công việc từ giao nhận đến vận tải đóng gói bao bì, khai báo thủ tục Hải quan…

Việc ký kết các hiệp định song phương, đa phương và gia nhập các tổ chức kinh tế thế giới, đặc biệt là nghị định 125/2003/NĐ – CP về vận tải đa phương thức

sẽ dần phá bỏ thế độc quyền của các công ty giao nhận trong nước Các hãng tàu, các tập đoàn Logistic của nước ngoài sẽ từ bỏ các đại lý của địa phương để lập các chi nhánh tại Việt Nam để giảm các chi phí hoạt động Họ sẽ thực hiện đào tạo nhân lực để nâng cao chất lượng phục vụ Khi đó sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty

trong nước và các tập đoàn Logistic hùng mạnh ở nước ngoài, sự thôn tính các công

ty nhỏ cũng sẽ xảy ra

Thời gian tới nước ta đang đứng trước quá trình hội nhập kinh tế quốc tế đặt

ra cho chúng ta nhiều thử thách: làm sao chiếm lĩnh được thị trường ở mức độ cao trong khi nhiều doanh nghiệp nước ngoài đang tranh giành vào thị phần của Việt Nam khi nước ta tham gia Tổ chức thương mại thế giới (WTO), ngành phải làm sao nhanh chóng đầu tư vào cơ sở vật chất để có lực lượng mạnh trên thị trường, làm sao cải tiến để giữ giá giao nhận, vận chuyển, bảo quản hợp lý, cạnh tranh có hiệu quả, phục vụ đẩy mạnh xuất khẩu, ổn định nhập khẩu

v NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ GIAO NHẬN Ở VIỆT NAM

Ngân hàng thế giới kết hợp với Bộ GTVT Việt Nam và Viện Nghiên cứu NOMURA – Nhật Bản thực hiện đề tài nghiên cứu về Logistics ở Việt Nam và đã rút ra một số kết luận như sau về giao nhận:

+ Các công ty giao nhận địa phương kém phát triển, giá cạnh tranh nhưng dịch vụ không chắc chắn

+ Chính quyền TW và chính quyền địa phương có nhiều quy định làm cho việc giao nhận hàng khó khăn và tốn kém hơn

+ Cấm xe tải hoạt động trong thành phố + Phải có giấy phép chuyên trở hàng hoá quá tải, quá khổ + Các nhà doanh nghiệp giao nhận vận tải phải có nhiều loại giấy phép từ các cơ quan khác nhau cho một chuyến hành trình (thí dụ: từ Hà Nội đến TP.HCM)

Các rào cản phi thuế quan trong Logistics

+ Nhà nước chưa có chính sách mở cửa rộng hơn cho các nhà đầu tư nước ngoài đầu tư vào hoạt động Logistics tại Việt Nam

+ Còn phân biệt đối xử trong thuế và biểu phí cảng biển

+ Thủ tục thông quan còn nhiều khó khăn, phức tạp, mất nhiều thời gian và chi phí

Các vấn đề về cơ sở hạ tầng trong Logistics

+ Thiếu trang thiết bị hiện đại trong dịch vụ Logistics

+ Thiếu khả năng bảo trì và phát triển hệ thống đường bộ

+ Năng lực vận tải đường sắt chưa được tận dụng

+ Năng lực vận chuyển đường không thấp

v GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ

Để phát triển dịch vụ Logistics Việt Nam cần xác định rõ lộ trình hội nhập dịch vụ Logistics Xu hướng hội nhập là tất yếu và việc mở rộng cửa, kể cả dịch vụ

Logistics là điều không thể khác, nhưng đề nghị các cơ quan quản lý nhà nước tầm

* Xây dựng hệ thống cảng biển thích hợp; kết hợp giữ cảng chuyên dụng

và cảng đa dụng; đường biển với đường sắt, đường bộ, đường không và đường thủy nội địa

* Phát triển các trung tâm Logistics để Logistics đạt hiệu quả cao hơn và

có thể giảm thiểu việc đi lại không cần thiết của xe tải và khó khăn của giao thông

Các công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận trong nước được khuyến khích phát triển ra nước ngoài thông qua hệ thống địa phương Nhật Bản rất quan tâm tới các nước thuộc khu vực Châu Á và Đông Nam Á nhằm nối liền hệ thống giao nhận toàn cầu với các nước này để khai thác lượng hàng xuất nhập khẩu với tiêu điểm chính là Nhật Bản - Hồng Kông – Singapore Chính phủ quản lý các hoạt động giao nhận vận tải bằng cách dựa vào năng lực của từng công ty mà cấp giấy phép kinh doanh không hạn chế nhưng có phân hạng cấp 1 hay cấp 2

Về dịch vụ thủ tục Hải quan, hàng năm tổng cục Hải quan Nhật Bản tổ chức các khoá đào tạo nghề dịch vụ Hải quan, sau đó tổ chức các cuộc thi cấp bằng rất nghiêm ngặt Những công ty hoạt động trong lĩnh vực này bắt buộc phải có nhân viên có bằng do tổng cục Hải quan cấp

Chính sách phát triển ngành giao nhận vận tải hợp lý kết hợp với tiềm năng kinh tế lớn thứ 3 thế giới đã góp phần tạo nên các tập đoàn giao nhận nổi tiếng trên thế giới như Nippon Express, Sagawa Express, Kintesu World Express…

1.2.2 Singapore

Singapore là một quốc gia biển nằm trong vùng xích đạo với tổng diện tích là 647,5 km2 gồm một đảo chính và

63 đảo nhỏ, chiều dài bờ biển là 150,5km, Singapore có điều kiện thuận lợi để phát triển hàng hải và dịch vụ giao nhận Là một hải cảng có tầm quan trọng bậc nhất trong khu vực, cảng Singapore trở thành một điểm sáng về hiệu quả tổ chức quản lý, khai thác và áp dụng những công nghệ tiên tiến trong các lĩnh vực hoạt động của cảng

Singapore là một trong những trung tâm giao nhận dẫn đầu thế giới, bộ phận giao nhận đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế và thuơng mại quốc gia cũng như các hoạt động trong sản xuất Trải qua nhiều năm Singapore đã xây dựng cho mình một mạng lưới phân phối và vận chuyển Chính phủ Sigapore đã xác định giao nhận là một trong bốn ngành công nghiệp phát triển chính yếu của thiên niên kỷ này Singapore đã giới thiệu chương trình áp dụng và đề cao dịch vụ giao nhận (LEAP) năm 1997 nhằm duy trì hiệu quả sức cạnh tranh và tính hiệu quả trong dài hạn Bốn chìa khoá đột phá của chương trình này là: Phát triển những sáng chế kỹ thuật; Phát triển nguồn nhân lực; Phát triển cơ sở hạ tầng và đề cao cách thức kinh doanh

Chính phủ cũng khuyến khích các công ty giao nhận trong nước liên doanh với các công ty nước ngoài để thiết lập hệ thống giao nhận trên toàn cầu Nhà nước cho phép thành lập các trung tâm phân phối hàng hoá và cung cấp cho khách hàng những thông tin liên quan đến tiến độ sản xuất, phân phối lưu trữ…nhà nước còn đứng ra thành lập các trung tâm phân phối và cho các công ty hoạt động trong lĩnh vực này thuê lại Với việc thành lập các trung tâm này chính phủ Singapore muốn tăng lượng hàng chuyển tải qua sân bay Changi và cảng biển quốc tế Singapore, đồng thời duy trì vị thế cạnh tranh với trung tâm chuyển tải Hongkong

Hiệp hội giao nhận Singapore đóng một vai trò quan trọng quản lý điều hoà hoạt động của các thành viên, các chi phí liên quan đến giao nhận, chuyển tải đều

do hiệp hội thống nhất quy định chung và các thành viên được khuyến khích áp dụng để tránh tình trạng cạnh tranh về giá Chính nhờ sự hỗ trợ của chính phủ và sự

nỗ lực của các công ty trong nước mà Singapore đã trở thành trung tâm chuyển tải lớn nhất của khu vực Đông Nam Á với hơn 12 triệu TEUs container thông qua cảng biển quốc tế

1.2.3 Mỹ

Là một quốc gia dẫn đầu về kinh tế, trao đổi mậu dịch thương mại trên toàn thế giới Hàng năm nước này có kim ngạch xuất nhập khẩu tới cả nghìn tỷ đô la Đi cùng với sự phát triển mậu dịch, trao đổi mua bán hàng hoá là sự lớn mạnh của các công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hoá ngoại thương Các công ty này ngoài tiềm lực về tài chính lớn mạnh, sớm áp dụng các tiến bộ khoa học tiên tiến, có phương tiện vận tải lớn và hiện đại còn được nhà nước hỗ trợ một cách rất hiệu quả

Các công ty có hoạt động xuất nhập khẩu được nhà nước khuyến khích vận chuyển bằng các công ty giao nhận trong nước, chính vì vậy các công ty xuất khẩu sang thị trường Mỹ của chúng ta hầu như là theo điều kiện FOB và khi nhập khẩu thì bằng giá CIF Do vậy quyền thuê tàu đều không thuộc về phía ta

Riêng vận tải nội địa của Mỹ thì phải có quốc tịch Mỹ Các hãng tàu nước ngoài muốn tham gia vào thì phải liên doanh và phải thông báo giá cước Nếu tự ý giảm sẽ bị phạt 25.000 $/lần và khi liên doanh thì phía Mỹ phải chiếm 40% trở lên

Những bài học kinh nghiệm:

Ø Sự điều tiết của nhà nước trong hoạt động giao nhận: Hoạt động của mỗi quốc gia đều chịu sự quản lý của nhà nước bằng một trong hai phương pháp: trực tiếp hay gián tiếp

Phương pháp trực tiếp:

Nhà nước điều tiết số lượng công ty và cường độ cạnh tranh trên thị trường thông qua giấy chứng nhận dăng ký kinh doanh Phương pháp này thường đuợc thấy ở các nước Nhât Bản,

Ấn Độ hay ở các nước đang phát triển như khu vực Đông Nam Á

Phương pháp gián tiếp: nhà nước điều tiết bằng các công cụ tài chính như đánh thuế Các công ty được tự do thành lập, không phân biệt về khả năng tài chính

và mức độ tín nhiệm của công ty Ngoài ra các chính phủ của những nước này đòi hỏi các công ty phải có sự ưu tiên cho các hãng tàu, công ty giao nhận của mình Nếu việc thuê các công ty giao nhận mà không tính đến lợi ích của quốc gia thì chính phủ có các biện pháp can thiệp Phương pháp này thường được thấy ở các nước phát triển, tự do cạnh tranh như: Pháp, Đức, Mỹ, Canada…

Ngoài ra nhà nước còn điều tiết ngay cả trong lĩnh vực đào tạo Ở các nước phát triển như CHLB Đức, Thụy Sỹ nhân viên làm cảng trong các công ty nhất thiết phải qua lớp bổ túc nghiệp vụ và 3 năm thực tập Ở Nhật Bản người làm trong giao nhận nhất thiết phải trải qua các kỳ thi sát hạch mang tích quốc gia, hành nghề môi giới Hải quan thì phải qua các cuộc thi do tổng cục Hải quan tổ chức

Ø Các công ty giao nhận đa dang hoá dịch vụ để có thể phụ vụ đa lĩnh vực, đa ngành trong nền kinh tế quốc dân

Ngày nay các tập đoàn giao nhận không chỉ phục vụ riêng cho ngành thương mại mà còn đáp ứng tất cả các nhu cầu của chủ hàng có nhu cầu chuyên chở hàng hoá Họ đã đầu tư hàng trăm triệu để mua tàu biển, máy bay kinh doanh trên một số tuyến nhất định như Trung Mỹ, Nam Mỹ, Hongkong, Singapore…

Đồng thời sự phát triển của vận tải đa phương thức đã cho phép các tập đoàn này thực hiện vận chuyển hàng hoá xuyên suốt theo yêu cầu của chủ hàng thay vì họ phải thuê nhiều phương tiện vận chuyển như trước đây Các tập đoàn này thực hiện thay mặt các chủ hàng này thiết kế các tuyến đường vận chuyển hàng trong trường hợp các hãng tàu thường từ chối những lô hàng đi qua các vùng chiến sự, có rủi ro…

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TM – DV GIAO NHẬN ĐIỆN BIÊN

A TÌM HIỂU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ GIAO NHẬN ĐIỆN BIÊN

2.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY

2.1.1 Giới thiệu chung

Ø Tên doanh nghiệp trong nước : Công ty TNHH Thương Mại – Dịch vụ Giao Nhận Điện Biên

Ø Tên quốc tế: DIEN BIEN INTERNATION SEA-AIR FREIGHT FORWARDING & TRADING Co.Ltd

Ø Tên giao dịch : DIBICO

Ø Trụ sở giao dịch : Lầu 2 toà nhà Age Building, 32 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 19, Quận Bình Thạnh Tp.HCM

Ø Điện thoại 8404295-296 ; 8404745-746

Ø Email : dienbien@hcm.fpt.vn

Ø Fax : 08.404178

Ø Vốn điều lệ: 1.200.000.000 VND (Một tỷ hai trăm triệu đồng)

Ø Mã số thuế và mã số xuất nhập khẩu:0301 926 323

2.1.2.Lịch sử hình thành

Tiền thân của công ty trách nhiệm hữu hạn TM – DV Giao Nhận Điiện Biên

là công ty giao nhận Đất mới và Thanh Long được thành lập theo quyết định số 39/QĐ – UB Ngày 19/03/1992 của UỶ BAN NHÂN DÂN TP.HCM Công ty được thành lập theo chủ trương: “Huy động mọi tiềm năng của địa phương bao gồm: Vốn, tay nghề, cơ sở vật chất kỹ thuật Đồng thời tạo công ăn việc làm cho người lao động, tạo ngồn thu nhập cho Đất Nước”

Do nhu cầu phát triển nên dẫn đến sự ra đời của công ty TNHH TM – DV Giao Nhận Điện Biên và được sở kế hoạch đầu tư TP.HCM cấp giấy chứng nhận kinh doanh số: 4102000303 ngày 28/02/2000 với mã số thuế: 0301926323

Loại hình kinh tế phục vụ là loại hình kinh tế mang lại tỷ suất lợi nhuận cao nhất chính vì vậy mà xu hướng phát triển chung của toàn thế giới là tăng tỷ trọng loại hình kinh tế này trong nền kinh tế quốc dân

Từ khi thực hiện chính sách mở cửa, nền kinh tế Việt Nam đã có những bước phát triển mạnh mẽ hơn và cũng đã khẳng định một phần nào đó vị trí của mình trong khu vực và thế giới Khối lượng hàng hoá XNK quan biên giới ngày càng gia tăng dẫn đến nhu cầu hàng hoá ngày càng tăng cao và chính nhu cầu đó tạo tiền đề cho sự xuất hiện của ngành Dịch vụ giao nhận tại Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển chung nền kinh tế Đất Nước

Trong giai đoạn đầu do khối lượng hành hoá XNK chưa nhiều và hành lang pháp lý chưa cụ thể rõ ràng, vì thế tại TPHCM mới chỉ xuất hiện 1 vài công ty làm dịch vụ giao nhận Trong đó có công ty Thanh Long và Đất Mới Trong vài năm trở lại đây, nền kinh tế xã hội phát triển tạo thuận lợi cho phát triển ngoại thương phát triển nhanh, và hành lanh pháp lý cũng thông thoáng hơn đã tạo điều kiện cho nhiều công ty làm Dịch Vụ Giao Nhận hàng hoá ra đời tại nhiều nơi và sự ra đời của công

ty TNHH TM – DV Giao Nhận Điện Biên là một ví dụ điển hình nhất

2.1.3.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

2.1.3.1 Chức năng

Chức năng của Công ty TNHH TM - DV Giao Nhận Điện Biên chính là phạm vi hoạt động của công ty mà công ty đã dăng ký kinh doanh Sau đây là những dịch vụ giao nhận mà công ty có thể thực hiện cho khách hàng của mình:

v Sea/Air freight forwarding: Gửi hàng bằng đường hàng không và đường biển

v Customs clearance: Thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá

v Project cargo handing: Hàng công trình

v Exhibition cargo handing: Hàng triển lãm

v Worldwide door to door service: Giao hàng tận tay người nhận

v Packing, household moving: Đóng gói di chuyển hành lý cá nhân

v Inlandtrasport: Vận tải nội địa

v Sipping agent & broker: Đại lý tàu biển và môi giới hàng hải

v Oversize overweight cargo handing: Vận tải xếp dỡ hàng siêu trường, siêu trọng

Công ty TNHH TM - DV Giao Nhận Điện Biên là một công ty có tuổi dời còn trẻ, quy mô doanh nghiệp không thực sự lớn vì vậy bước đầu công ty mới tập trung kinh doanh trên một số lĩnh vực nhất định mà công ty có thế mạnh và có kinh nghiệm Nhưng trong tương lai việc mở rộng phạm vi hoạt động thực tế của công ty

là điều đương nhiên khi mà doanh nghiệp đã hội tụ đầy đủ các yếu tố: Vốn, kinh nghiệm, nguồn nhân lực…

2.1.3.2 Nhiệm vụ của công ty

Như bất kỳ một công ty nào có hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty Điện Biên có mục tiêu chính mà công ty luôn mong đạt đến là lợi nhuận cao Chính vì vậy, nhiệm vụ công ty bao gồm những nội dung sau:

- Tạo được hiệu quả kinh tế, sử dụng tốt nguồn vốn, đảm bảo tài chính và thực hiện tốt nghĩa vụ của một doanh nghiệp đó là đóng góp vào ngân sách nhà nước

- Là một công ty kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận xuất nhập khẩu nên công ty phải nghiêm chỉnh thực hiện các chế độ chính sách do nhà nước đã ban hành về Giao nhận Ngoài ra còn có các chính sách về tiền lương, lao động…Để doanh nghiệp phát triển một cách mạnh mẽ thì vấn đề trình độ, năng lực của nhân viên trong công ty là điều then chốt nhất, chính vì vậy mà công ty phải thường xuyên bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên để có thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh XNK ngày càng cao của sự phát triển kinh tế hiện nay

- Đồng thời công ty cũng tích cực tham gia các chủ trương của nhà nước như: góp phần bảo vệ môi trường, tài sản XHCN theo hướng chỉ đạo chung của nhà nước Đồng thời không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên

Ø Có quyền xác định nghĩa vụ và quy mô kinh doanh dịch vụ của công ty

Ø Tự chủ về tài chính, quản lý và sủ dụng mọi nguồn lực của công ty

Ø Liên doanh liên kết với các đối tác trong và ngoài nước để mở rộng kinh doanh của mình

Ø Được tham gia các hiệp hội kinh doanh, nghề nghiệp trong nước và nước ngoài để quảng bá hình ảnh của mình

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

Hiện nay do tính chất xã hội hoá nghề nghiệp ngày càng cao và phân công lao động ngày càng sâu cho nên vai trò của quản lý ngày càng được coi trọng Quản

lý phải biết phối hợp nhiều yếu tố thuận lợi cũng như biết cách hạn chế những rủi

ro, khó khăn nhằm đạt được mục tiêu cao nhất trong sản xuất kinh doanh Do đó, đòi hỏi bộ máy quản lý của công ty phải phối hợp một cách nhịp nhàng đồng bộ, phải phát huy hết khả năng làm đúng chức năng nhiệm vụ của mình, đáp ứng được yêu cầu giải quyết tất cả các công việc một cách kịp thời và tối ưu hoá việc sử dụng từng người nhân viên của công ty.Vì vậy, việc tổ chức một bộ máy tinh gọn, thống nhất từ trên xuống và phù hợp với quy mô của công ty hiện nay là hết sức quan

trọng

2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Sơ đồ 3: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY

2.1.4.2 Chức năng của từng bộ phận :

Ban Giám đốc:

+ Giám đốc:

- Là người điều hành cao nhất trong công ty, nhân danh công ty để điều hành

và quyểt định mọi việc liên quan đến hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về những quyết định đó

- Điều hành, phân công công tác cho nhân viên của công ty, đồng thời quyết định những khoản chi liên quan tới việc mua tài sản cố định

- Là người đề ra các phương án kinh doanh, các phương hướng phát triển của công ty và chịu trách nhiệm mọi vấn đề

- Trực tiếp đàm phán với khách hàng và ký kết các hợp đồng dịch vụ

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các vị trí trong công ty

- Tuyển dụng lao động mới cho công ty

- Quyết định mức lương của các nhân viên trong công ty

+Phó giám đốc:

- Trực tiếp chỉ đạo phòng xuất nhập khẩu và kiêm trưởng phòng Marketing

- Lên kế hoạch hoạt động từng ngày cho bộ phận Giao nhận và bộ phận Chứng từ, phân công công việc cụ thể đến từng nhân viên trong 2 bộ phận này và kết hợp chặt chẽ giữa hai bộ phận này để làm sao giải quyết công việc một cách nhanh nhất và hiệu quả

BAN GIÁM ĐỐC

Phòng xuất nhập khẩu

Bộ phận chứng từ Bộ phận giao nhận

- Tham mưu đóng góp ý kiến về hợp đồng dịch vụ, tổ chức bộ máy hợp lý của công ty, về bố trí nhân sự cho phù hợp với sở thích chuyên môn của từng nhân viên đảm bảo đủ năng lực đảm đuơng công tác được giao

- Cùng với giám đốc đề ra các phương hướng và chiến lược phát triển của công ty trong thời gian tới

+ Chịu trách nhiệm lập các chứng từ khai báo hải quan

+ Giao dịch với hãng tàu, hãng hàng không

+ Làm việc với cảng vụ, kho hàng sân bay (TCS)

+ Chịu trách nhiệm báo cáo với giám đốc tình hình hoạt động, doanh số bán hàng của công ty

Mối quan hệ giữa các phòng ban :

Các bộ phận trong công ty có mối quan hệ mật thiết và luôn hỗ trợ nhau trong hoạt động của cả công ty

+ Ban giám đốc luôn theo dõi tình hình hoạt động, hiệu quả của các phòng ban, luôn trao đổi, góp ý, và động viên các thành viên cũng như là các phòng ban

để tạo mối quan hệ hoà đồng, thân thiết giữa các thành viên

+ Ban giám đốc còn kịp thời nắm vững các thông tin và ra quyết định kịp thời

+ Các phòng ban khác cũng thường xuyên trao đổi thông tin qua lại để kịp thời hỗ trợ nhau trong công việc

Phòng xuất nhập khẩu luôn có mối liên hệ mật thiết với các phòng ban khác để nắm được các thông tin, để có những chuẩn bị cần thiết để lên kế hoạch tổ chức và thực hiện được tốt nhất

Ngược lại các phòng ban khác cũng thường xuyên liên hệ phòng xuất nhập khẩu để cung cấp các thông tin, đồng thời biết thời gian thực hiện hợp đồng đến đâu, có thực hiện được tốt không…

2.2 TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY

2.2.1 Các chính sách thu hút khách hàng và kết quả đạt được:

2.2.1.1 Các chính sách thu hút khách hàng

a, Chính sách về dịch vụ:

Với mong muốn đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất và làm cho khách hàng thật sự hài lòng, công ty TNHH TM – DV Giao Nhận Điện Biên đã đưa mục tiêu chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng lên hàng đầu Nhận thức rõ lợi ích

mà khách hàng mong muốn công ty đáp ứng khi thực hiện dịch vụ giao nhận đó

chính là sự: nhanh chóng thuận tiện, hàng hóa được bảo đảm an toàn và giá cả hợp lý Bởi vậy, các bước thực hiện hợp đồng từ khi tiếp nhận bộ hồ sơ chứng từ

cho đến kết thúc các thủ tục nhận hàng, giao hàng về kho khách hàng đều được các nhân viên của công ty tiến hành rất khẩn trương với tinh thần trách nhiệm cao và thường xuyên được ban giám đốc giám sát Ví dụ đối với thực hiện hợp đồng dịch

vụ giao nhận hàng nhập khẩu của công ty Siêu Thanh, hàng là các máy thiết bị văn phòng: máy photo, máy in, máy fax…được nhập trong container 40’ thì chỉ mất 1 –

2 ngày là hàng đã về tới kho khách hàng So với để khách hàng tự làm có thể mất gấp 3 – 4 lần khoảng thời gian Và như vậy sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả kinh doanh của công ty khách hàng

b, Chính sách về giá cả:

Hiện nay, trước tình hình quốc gia đang có những bước hội nhập kinh tế thế giới vô cùng mạnh mẽ, nhiều đối thủ nước ngoài đã nhẩy vào đầu tư và kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận thì việc điều chỉnh mức giá cả sao cho hợp lý là điều hết sức cần thiết và phải làm thường xuyên

Bên cạnh việc đòi hỏi đưa ra một mức giá có khả năng cạnh tranh, thì vấn đề đặt ra làm sao với mức giá ấy thì công ty thu hút được nhiều khách hàng và làm tăng doanh số thu được trong năm Điều này đòi hỏi lãnh đạo công ty phải có chiến lược kinh doanh hợp lý dài hạn và phải ứng phó kịp thời với sự biến động của thị trường liên tục Những năm qua công tác này còn chưa đượcc chú ý, vì vậy trong thời gian tới công ty cần có những biện pháp để cải thiện tình hình này

Mức giá áp dụng cho từng loại hàng và yêu cầu của khách hàng là khác nhau Nhưng thường công ty vẫn có một bảng giá chào hàng để gởi cho khách hàng

Bảng 3: BẢNG GIÁ DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY

1 Hàng nguyên container (FCL), nhập bằng đường biển: Đvt: Vnđ

< 1M3 1à<2M3 2à<4M3 4à6M3 >6M3

Hàng nhập VND/hợpđồng

850.000 950.000 1.150.000 1.250.000 +90.000/M3

3 Hàng lẻ nhập khẩu bằng đường hàng không

KHOẢN MỤC

50kg

51à100kg 101à200kg 201à400kg >400kg

Hàng nhập VND/hợpđồng

800.000 900.000 1.100.000 1.200.000 +90.000

Nguồn: Phòng Marketing

v Tất cả phí gia nhận trên bao gồm:

+ Phí thực hiện toàn bộ thủ tục Hải quan: Mở tờ khai, kiểm hóa, tính thuế và thanh lý hàng

+ Lệ phí Hải quan

+ Phí nâng hạ container tại cảng

+ Phí vận chuyển về kho khách hàng (chỉ tính trong phạm vi tp HCM) + Phí làm thủ tục giám định

v Tất cả phí trên không bao gồm:

+ Phí hãng tàu: D/O, phí đại lý (Handling), TCS sân bay, phí CTS…

+ Lệ phí giám định + Phí bốc dỡ hàng tại kho hàng + VAT của phí dịch vụ

c, Chính sách về xúc tiến kinh doanh dịch vụ:

Do đặc thù khách hàng của ngành dịch vụ giao nhận là các công ty, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu nên việc tìm kiếm được khách hàng cũng là rất khó khăn Vì vậy, việc chú trọng vào công tác xúc tiến kinh doanh dịch vụ là điều rất cần thiết và có những nét khá riêng biệt so với các loại hàng có khách hàng là những người tiêu dùng

Thực tế trong hoạt động của công ty trong thời gian qua cho thấy công ty chưa thật sự quan tâm tới công tác quảng cáo, giới thiệu khuyến mãi một cách đúng mức Hiện nay để tìm kiếm khách hàng và xúc tiến hoạt động kinh doanh dịch vụ của mình, công ty mới chỉ sử dụng những công cụ hết sức đơn giản như: thông qua các kênh thông tin trên mạng và báo chí chuyên ngành công ty xem những khách hàng nào có nhu cầu và gởi bảng chào giá tới kèm theo email, gọi điện hoặc thông qua các mối quan hệ thân quen

Cũng chính vì đặc thù khách hàng của công ty là những doanh nghiệp, họ thường có ý muốn làm ăn lâu dài với đối tác lên có thể nói họ là những khách hàng rất khó tính Nhưng khi đã thuyết phục được họ và hai bên đã tin tưởng nhau họ sẽ đóng góp một khoản doanh thu lớn và thường xuyên cho công ty

Trong giai đoạn hiện nay thì số lượng khách hàng và số hợp đồng thực hiện

là tạm thời đủ so với khả năng thực hiện của công ty Nhưng trong vài năm tới việc

mở rộng công ty là điều tất nhiên và để tránh rủi ro khi có một khách hàng cũ có thể

vì một lý do nào đó mà không hợp tác với công ty nữa, vì thế công ty cần chú tâm hơn nữa trong việc phát triển số lượng khách hàng của mình

Khách hàng hiện nay mà công ty đang hướng tới hiện nay là các doanh nghiệp trong các khu chế xuất và các khu công nghiệp Đây là những nơi tập trung

những khách hàng tiềm năng có nhu cầu rất lớn vì họ không chỉ nhập khẩu các nguyên liệu để sản xuất mà xuất khẩu đi những mặt hàng mà họ làm ra Đây là một bước đi đúng đắn của công ty

2.2.1.2.Kết quả thu được:

Có thể nói rằng, những kết quả thu hút khách hàng mà công ty đạt được đều

là những đóng góp đáng kể của phòng Marketing Tuy vậy, hoạt động của bộ phận này vẫn còn một số hạn chế do nguồn tài chính cung cấp của công ty còn hạn hẹp Nhưng các nhân viên của bộ phận này đã biết vượt lên khó khăn để có thể đưa được nhiều khách hàng hơn về với công ty

BẢNG 4: TÌNH HÌNH KHÁCH HÀNG QUA CÁC NĂM

Chênh lệch 2004/2003

Chênh lệch 2005/2004

43 36 54 -7 -16,7 +18 +50

2.Số hợp đồng thực hiện (hợp đồng) +Xuất khẩu +Nhập khẩu

1.445

58 1.387

1.294

56 1.238

1.679

80 1.599

-151

-2 -149

-10,4

-3,4 -10,7

385

+24 +361

+29,8

+42,9 +29,1

Qua số liệu bảng trên ta có thể thấy rằng số lượng khách hàng có thay đổi không đồng đều dẫn đến nguồn thu của công ty cũng thay đổi

· Năm 2004 so với năm 2003 thì số lượng khách hàng giảm một cách đột ngột, giảm 7 khách hàng tương ứng với giảm 16,67% do đó làm giảm số hợp đồng thực hiện xuống 151 hợp đồng (hàng xuất giảm 2, hàng nhập giảm 149), tương ứng với giảm 10,4% (trong đó hợp đồng hàng xuất giảm 3,4%, hàng nhập giảm 10,7%) Vì vậy, đã làm cho doanh thu và lợi nhuận thu được của công ty giảm đi Trong đó, doanh thu giảm 325.535 nghìn đồng, tương ứng giảm 4,1% và lợi nhuận đã giảm 24.652 nghìn đồng Có thể thấy rằng mức giảm số hợp đồng với khách hàng lớn

hàng ra đi đều là những khách hàng nhỏ Điều này là do trên thị trường đã xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh hơn và việc quan tâm tới tất cả khách hàng chưa được công

ty chú ý

· Nhưng qua năm 2005 công ty đã có những tiến bộ vượt bậc, bằng cách đưa ra các chính sách giá cả hợp lý, tích cực xâm nhập nhiều thị trường hơn như các khu công nghiệp không chỉ ở Tp HCM mà còn sang các tỉnh ven thành phố như Đồng Nai, Bình Dương Điều này đã làm tăng lượng khách hàng lên một cách đáng kể, tăng 18 khách hàng tương ứng tăng 50% Do vậy, đã làm tăng số hợp đồng thực hiện lên 385 hợp đồng (hợp đồng hàng xuất 24, hàng nhập là 361) tương ứng tăng 29,8% (hàng xuất là 42,9% và hàng nhập 29,1%) Vì hai nguyên nhân trên mà mức doanh thu đã tăng trở lại và cao hơn mức giảm năm 2004, tăng 1.106.095 nghìn đồng tương ứng tăng 14,4% và lơi nhuận tăng

Nhìn chung tình hình thu hút khách hàng của công ty là khá tốt trong thời điểm hiện tại, hứa hẹn những bước phát triển mới trong trong những năm tiếp theo Công ty cũng cần quan tâm hơn nữa công tác xúc tiến bán hàng nhằm tìm kiếm thêm những khách hàng mới để giữ vững mức tăng trưởng doanh thu và tránh những rủi ro vì sự biến động của thị trường

Tình hình khách hàng cũng cần nhìn nhận theo góc độ cơ cấu nhóm hàng xuất nhập khẩu (hàng xuất nhập khẩu để kinh doanh, hàng gia công, hàng nhập khẩu để sản xuất xuất khẩu…), nhóm hàng được công ty thực hiện cho khách hàng nhiều nhất thì cần tập trung phát triển, những nhóm hàng nào thực hiện còn ít thì tìm nguyên nhân để khắc phục, đặc biệt là những nhóm hàng nhập khẩu:

BẢNG 5: KẾT CẤU HÀNG HÓA THEO LOẠI HÌNH NHẬP KHẨU

Loại hình nhập khẩu Số lượng

(hợp đồng)

Tỷ trọng (%)

Số lượng (hợp đồng)

Tỷ trọng (%)

Biểu đồ 2: SỐ LƯỢNG HỢP ĐỒNG THỰC HIỆN PHÂN THEO LOẠI HÌNH

Nhưng qua hai năm có thể thấy được xu hướng cơ cấu nhóm hàng nhập khẩu

có thay đổi theo hướng gia tăng các mặt hàng trước đây không phải thế mạnh của công ty, số hợp đồng nhập khẩu thực hiện đa dạng hơn trước

v Kết quả doanh thu từ các hợp đồng giao nhận được phân theo phương thức vận chuyển giao nhận thì thấy như sau:

779

43

285 131

915

59

408 217

0 100 200 300 400 500 600 700 800 900 1000

Kinh doanh Gia cong NK-SX-KD Khác