MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài : 2 3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục đề tài bao gồm 3 chương: 4 B NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 5 1.1 KHÁI NIỆM VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 5 1.1.1 Khái niệm : 5 1.1.2 Vài trò : 5 1.1.3 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 7 1.2 CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ 8 1.2.1 Khái quát về công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ 8 1.2.2 Nội dung công tác tổ chức quản lý về văn thư, lưu trữ 9 CHƯƠNG 2 TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN HÀ ĐÔ (HADOCC.JSC.) 14 2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN HÀ ĐÔ 14 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 14 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần tư vấn Hà Đô ( HADOCC.JSC.) 17 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty 18 2.2 Khảo sát tình hình công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần tư vấn Hà Đô (HADOCC.JSC.) 20 2.2.1 Khái quát công tác quản lý Văn thư, lưu trữ của HADOCC.JSC 20 2.2.2 Mô hình tổ chức Văn thư của Công ty 22 2.2.3 Nhận xét 22 2.3 Công tác quản lý, soạn thảo ban hành văn bản của Công ty 23 2.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty 23 2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty 23 2.3.3 Quy trình soạn thảo văn bản của công ty. So sánh với quy định hiện hành. Nhận xét, đánh giá. 24 2.4 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 25 2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty 34 2.5.1 Yêu cầu của việc Lập hồ sơ 35 2.5.2 Quy trình lập hồ sơ 35 2.5.3 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty 35 2.6 Quản lý con dấu 37 2.6.1 Quản lý và sử dụng con dấu trong Công tác Văn thư 37 2.6.2 Sử dụng con dấu 37 2.6.3 Trách nhiệm của lãnh đạovà nhân viên đói với công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ công ty tư vấn Hà Đô (HADOCC.JSC.) 38 CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN HÀ ĐÔ (HADOCC.JSC.) 40 3.1 Nhận xét, đánh giá các ưu nhược điểm của công tác Văn thư 40 3.1.1 Nhận xét đánh giá: 40 3.1.2 Ưu điểm 40 3.1.3 Nhược điểm 41 3.2 Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục nhược điểm 42 KẾT LUẬN 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC 46
LỜI CẢM ƠN Được phân công khoa quản trị văn phòng trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đồng ý ban lãnh đạo công ty cổ phần tư vấn Hà Đô, thực đề tài “ Tìm hiểu cơng tác tổ chức quản lý Văn thư- Lưu trữ” công ty cổ phần tư vấn Hà Đơ Để hồn thành tốt chương trình thực tập với thời gian tháng từ ngày (10/1-10/3/2017) công ty cổ phần tư vấn Hà Đô, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tồn thể cán bộ, cơng nhân viên văn phòng cơng ty cổ phần tư vấn Hà Đô tiếp nhận tạo điều kiện tốt để tơi hồn thành tốt nhiệm vụ giao Đặc biệt, muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến chị Vũ Thị Ngọc Hà – chuyên viên văn phòng người trực tiếp hướng dẫn, bảo tơi suốt q trình thực tập, cung cấp cho văn bản, số liệu để tơi hồn thành báo cáo sau trình thực tập kết thúc Mặc dù cố gắng quan sát, học hỏi tham khảo nhiều tài liệu khác, song báo cáo tơi nhiều thiếu xót, tơi mong nhận đóng góp thầy khoa quản trị văn phòng để báo cáo tơi đầy đủ hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Tôi thực tiểu luận với tên đề tài: “ Tìm hiểu công tác tổ chức quản lý Văn thư- Lưu trữ” công ty cổ phần tư vấn Hà Đô Tôi xin cam đoan tiểu luận mà nghiên cứu thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật quy định nhà trường có khơng trung thực thông tin sử dụng tiểu luận Hà nội, ngày 10 tháng năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CHŨ VIẾT TẮT HĐQT HADOCC.JSC ĐHĐCĐ CTVTLT CHỮ VIẾT THƯỜNG Hội đồng quản trị Công ty cổ phần tư vấn Hà Đô Đại hội đại cổ đông Công tác văn thư lưu trữ A LỜI NĨI ĐẦU Lí chọn đề tài Thời đại ngày doanh nghiệp có sử dụng loại văn giấy tờ văn bản, giấy tờ dùng để cơng bố, truyền đạt đường lối chủ trương, sách Đảng, Nhà nước, để báo cáo thỉnh thị, liên hệ công tác quan, ngành, cấp, ghi chép kinh nghiệm đúc kết tài liệu cần thiết Mọi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận Văn thư để quản lí thống sử dụng có hiệu Do cơng tác văn thư cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt tình hình hoạt động, ưu khuyết điểm quan Công tác văn thư trở thành u cầu có tính cấp thiết, khơng phương tiện ghi chép truyền đạt thông tin quản lí mà liên quan đến nhiều cán cơng chức, nhiều phòng ban đơn vị tổ chức Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lí Trên sở đó, ban lãnh đạo dùng làm để điều hành hoạt động đơn vị cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu đảm bảo cho quan đơn vị thực cơng việc quản lí điều hành theo chức năng, nhiệm vụ giao Từ lập luận cho thấy công tác văn thư thiếu tổ chức hoạt động quan, đơn vị Là sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trị văn phòng, em thầy giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần biết đặc điểm, hoạt động văn phòng, hiểu quản trị văn phòng Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kĩ trình tổ chức thực hoạt động, quản lí, điều hành quan tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức thực tập cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểu biết giúp sinh viên gần với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làm việc với phương châm mà nhà trường đề ra: “Học thật đôi với Làm thật” “ Học đôi với Hành” Được đồng ý Lãnh đạo Công ty Cổ phần tư vấn Hà Đơ, em tiếp nhận phòng Tổ chức Hành Chính để giúp cán Văn thư Công ty nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ, thực nghiệp vụ chuyên môn khác mà đào tạo số cơng việc khác hướng dẫn Trưởng phòng Tổ chức Hành Đây mơi trường thuận lợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ nghiệp vụ Hành văn phòng, Văn thư - Lưu trữ Với kiến thức lý luận trang bị, tích lũy thời gian học tập trường, với trình tự học trực tiếp thực công việc thực tế quan, em nhận thức tầm quan trọng, cấp thiết cơng tác Văn thư Và lí em chọn “ Tìm hiểu cơng tác tổ chức quản lý Văn thư- Lưu trữ” làm đề tài cho Báo cáo Thực tập Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu đề tài : - Tìm hiểu tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty cổ phần tư vấn Hà Đơ Khảo sát thực tiễn, nhận xét đánh giá công tác tổ chức quản lý Văn thư - Lưu trữ cơng ty Đề xuất Giải pháp góp phần nâng cao công tác văn thư công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu * Đối tượng - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty cổ phần tư vấn - Hà Đô Tổ chức hoạt động Văn phòng Cơng ty Cơng tác văn thư văn phòng Cơng ty cổ phần tư vấn Hà Đô Giải pháp nâng cao công tác văn thư Công ty * Phạm vi: Công tác Tổ chức điều hành Công ty hệ thống “ TẬP ĐỒN HÀ ĐƠ “ nói chung Cơng ty Cổ phần Tư vấn Hà Đơ nói riêng Nguồn tài liệu tham khảo - Tham khảo từ báo cáo khóa trước Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ việc - quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ - Cơng tác văn thư; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng - năm 2001 quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 - tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ - quan Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Lịch sử vấn đề nghiên cứu Công tác Văn thư đề tài mở, nhiều nước giới đào sâu nghiên cứu đưa cơng trình nghiên cứu vĩ Còn Việt Nam, đề tài nghiên cứu Công tác Văn thư chưa thực trọng tầm nhìn tri thức hạn hẹp Bên cạnh có số cơng trình tiêu biểu như: • Đề tài: “Cơng tác văn thư q trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam” Tác giả: ThS Nguyễn Thùy Trang • Đề tài: “Đổi cơng tác Văn thư Cải cách hành Nhà nước” Tác giả: Nguyễn Thị Tâm Phương pháp nghiên cứu Để thực báo cáo này, phương pháp chung áp dụng như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, đề tài sử dụng - phương pháp cụ thể như: Phương pháp điều tra, khảo sát: Được áp dụng khảo sát công tác văn thư Công ty Phương pháp vấn đối tượng: Được áp dụng để vấn cán cơng nhân viên văn phòng cơng ty Phương pháp nghiên cứu phân tích tư liệu có liên quan Được áp dụng đề tìm hiểu phân tích tư liệu quan quan để đưa lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn nhận cách khách quan công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư phát triển Đô thị Khu cơng nghiệp Từ đề số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư Công ty cổ phần tư vấn Hà Đô Bố cục đề tài bao gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luân chung công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ Chương 2: Tìm hiểu cơng tác tổ chức quản lý Văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần tư vấn Hà Đô (HADOCC.JSC.) Chương : Kết luận đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ công ty cổ phần tư vấn Hà Đơ (HADOCC.JSC.) Do thời gian, trình độ vốn kiến thức có hạn chế định, báo cáo em khơng tránh khỏi có thiếu sót, mang tính chủ quan nhận định, đánh đề xuất giải pháp Chính vậy, để báo cáo hoàn thiện hơn, em mong nhận thông cảm ý kiến đóng góp quý báu cán bộ, nhân viên Công ty, thầy, cô Khoa Quản trị văn phòng để Báo cáo em hồn thiện B NỘI DUNG CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 KHÁI NIỆM VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1.1 Khái niệm : Công tác văn thư : công tác tất công việc liên quan tới công văn giấy tờ soạn thảo văn ( tài liệu ) tiếp nhận ( tài liệu ) đến giải xong công việc lập hồ sơ lưu nộp hồ sơ vào lưu trữu quan Công tác văn thư công tác qua trọng quan tổ chức nhà nước tổ chức trị tổ chức tư nhân Công tác lưu trữ : công tác lưu trữu tất công việc liên quan tới việc tổ chức quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữu để phục vụ cho yêu cầu xã hội, nghiên cứu khoa học, 1.1.2 Vài trò : Cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò vơ quan trọng hoạt động văn phòng tổ chức, công tác văn thư lưu trữu giúp tổ chức, quan thực hiên chức năng, nhiệm vụ Cơng tác văn thư, lưu trữu mang nhiều ý nghĩa kinh tế , trị, xã hội, văn hóa , đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đếp hoạt động xã hội Từ quan cấp quốc gia, đến quan, đơn vị, doanh nghiệp trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng Do đó, quan, tổ chức, doanh nghiệp thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ cơng nghệ thơng tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng khơng giấy hình thành… cơng việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải khơng mà người làm văn thư, lưu trữ vai trò, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ Mặc dù cơng tác văn thư, lưu trữ có từ lâu, song vài năm trở lại đây, khơng người coi cơng việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư, lưu trữ, cần phải nhìn nhận lại Công tác văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức Đó cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, nghiệp vụ, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành Đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ công tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư, lưu trữ - người hy sinh thầm lặng Có thể, theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng khơng giấy hình thành… công việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải khơng mà người làm văn thư, lưu trữ vai trò, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ Qua để chung ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc 10 Nhân viên có trách nhiệm thực tốt đạo cảu lãnh đạo , tuân - thủ quy định công ty Nhân viên cần có trình độ chun mơn đáp ứng yêu cầu công việc Một số lĩnh vực khác như: Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức hoạt động nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Quản lý công tác thi đua khen thưởng cho nhân viên công ty Thống kê kiểm tra đánh giá công tác văn thư lưu trữ Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư lưu trữ Tiểu kết chương : Công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ công ty cổ phần tư vấn Hà Đô đáp ứng nhu cầu công ty đòi hỏi cơng tác nghiệp vụ văn thư lưu trữ công ty, thủ tục văn thư thực theo quy trình, quy định công ty pháp luật Tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ cơng ty ln đề cao yếu tố nhân sự, bố trí xếp, đào tạo tuyển dụng nhân chuyên viên cán nghiệp vụ văn thư lưu trữ đáp ứng yêu cầu công việc không ngừng nâng cao đổi để phát triển 40 CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN HÀ ĐÔ (HADOCC.JSC.) 3.1 Nhận xét, đánh giá ưu - nhược điểm công tác Văn thư 3.1.1 Nhận xét đánh giá: Đi đôi với phát triển kinh tế, thời đại hội nhập cạnh tranh doanh nghiệp cơng ty, tập đồn phải nắm bắt cập nhập để không tụt lùi so với phát triển xã hội Chính đặt u cầu đổi theo phương hướng phat triển bền vững linh hoạt cạnh tranh, công ty cổ phần tư vấn hà đô công ty thành viên thuộc TẬP ĐỒN HÀ ĐƠ ln đầu cơng tác đổi tồn diện cơng tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ khía cạnh quan trọng nhằm đảm bảo cho hoạt động kinh doanh khác diễn cách hiệu Như thấy vấn đề đặt công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ giai đoạn hội nhập quốc tế vơ cần thiết giúp góp phần hồn thiện mơ hình tổ chức quản lý cơng tác văn thư lưu trữ văn phòng cơng ty cổ phần tư vấn Hà Đơ nói riêng Tập đồn Hà Đơ nói chung Sau hiểu biết phân tích chọn lọc em xin ưu điểm mặt nhược điểm, hạn chế công tác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ công ty cổ phần tư vấn Hà Đô sau: 3.1.2 Ưu điểm - Cơng tác kiểm sốt chặt chẽ trước ban hành văn chất lượng - văn ban hành tương đối cao Công tác Văn thư nhận quan tâm đạo sát từ phía Lãnh đạo - tích cực phối hợp Phòng, ban công ty Cán văn thư, lưu trữ người có trình độ chun mơn cao đa có cấp đại học nên cơng tác văn thư đảm bảo tốt, thực - cách đầy đủ, xác Các loại văn xếp cách tương đối khoa học nên dễ dàng cho - việc tìm kiếm tài liệu Cán văn thư, lưu trữ thực đầy đủ quy trình tiếp nhận xử lý văn 41 - kịp thời Phòng làm việc cán văn thư, lưu trữ khoa học, có đầy đủ trang thiết bị - cần thiết để phục vụ cho công việc… Công tác văn thư công ty thực cách tương đối khoa học xác, giải cách nhanh chóng kịp thời, đảm bảo cho hoạt - động điều hành lãnh đạo cơng ty Thực tốt quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 90012000 góp cơng xây dựng quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, tạo điều kiện để Lãnh đạo kiểm sốt q trình giải cơng việc, thơng qua bước nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý 3.1.3 Nhược điểm Trong q trình thực tập Cơng ty Cổ phần tư vấn Hà Đô, em nhận thấy Công tác văn thư công ty tổ chức thực xác, khoa học, đảm bảo cơng việc giải nhanh chóng Nhưng bên cạnh số nhược điểm cần khắc phục như: - Chưa có phần mềm hỗ trợ cho cơng tác văn thư lưu trữ phải sử - dụng phương pháp thủ công chủ yếu Hiện cơng ty chưa có Quy chế Văn thư- Lưu trữ gây khó khăn cho việc quản lý văn khơng có quy chế định việc - quản lý dễ bị lỏng lẻo khơng đảm bải quy trình Hiện cơng ty có nhân viên phụ trách mảng Văn thư kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác nhau, khối lượng văn cần xử lý tương đối nhiều nên công việc chưa giải nhanh chóng, kịp - thời Hiện tượng vào sai số cơng văn, định, xảy Cơng ty chưa có kho lưu trữ nên gặp nhiều khó khăn q trình lưu trữ hồ - sơ, tài liệu Công tác kiểm tra thể thức văn chưa cập nhật quy định Nhà nước thể thức văn Ví dụ theo thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Cơng văn loại văn khơng có tên loại công ty ghi số ký hiệu là: “ Số:65 / CV- CT2 42 - Q trình soạn thảo văn mắc nhiều lỗi sai thể thức như: phông chữ, cỡ chữ, thể thức nội dung, canh lề trình bày theo nhiều kiểu, tùy tiện theo suy nghĩ người soạn thảo - Cơ sở vật chất tương đối đầy đủ không đồng bộ, hệ thống máy phô tô thường xun hỏng hốc gây khó khắn cho việc nhân lưu văn 3.2 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Để khắc phục nhược điểm tiếp tục phát huy ưu điểm Công ty, em xin đề xuất số giải pháp sau: - Xây dựng ban hành quy chế Công tác Văn thư- Lưu trữ để phục vụ cho - công tác quản lý điều hành Công ty cách hiệu Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư sử dụng phần mềm để quản lý văn đi, văn đến để giảm tải công việc tiết kiệm - thời gian phận văn thư Các phần mềm như: Could office, Lizard… Thường xuyên cập nhật văn Công tác Văn thư- Lưu trữ - để nghiêm chỉnh chấp hành quy định Nhà nước ban hành Cần ban hành định quyền sử dụng bảo quản dấu Con dấu quan nên sử dụng bảo quản phận Văn thư chuyên trách để - thuận tiện cho hoạt động Công tác Văn thư Xây dựng kho lưu trữ để lưu trữ toàn tài liệu, hồ sơ phòng ban cơng ty Như biết văn thư lưu trữ lĩnh vực tương tác bổ trợ cho Vì muốn làm tốt cơng tác Văn thư ta nên trọng xây dựng kho lưu trữ phục vụ cho công tác lưu hồ sơ sau giải quyết, xử lý - Sổ chuyển giao nên lập sổ riêng cho loại nội quan quan Cuối năm nhân viên văn thư nên lập hồ sơ để hệ thống hố tài liệu tiện cho việc tra tìm - Quy chế văn thư quan cần phải áp dụng theo Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP Thủ tướng Chính phủ Cơng tác văn thư - Ban hành điều chỉnh văn công tác văn thư, lưu trữ 43 như: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần tài liệu, danh mục hồ sơ hàng năm theo quy định Điều 13, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn số 30/HD-SNV ngày 06 tháng 01 năm 2012 Sở Nội Vụ - Đào tạo cán bộ, cơng chức nói chung cán bộ, cơng chức làm cơng tác văn thư nói riêng Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn quản lý, sử dụng dấu Người thực công tác văn thư tất người làm cơng việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ khơng có cán văn thư chuyên trách Như vậy, muốn nâng cao chất lượng công tác văn thư nói chung phục vụ cơng cải cách hành nói riêng việc tất yếu phải làm trang bị cho đội ngũ cán bộ, công chức kiến thức công tác văn thư Cán văn thư chuyên trách cần trang bị thêm kiến thức bổ trợ chương trình đào tạo kiến thức nhà nước, hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tin học ứng dụng,… - Ban hành chế tài xử phạt Cán văn thư không làm tốt công việc giao để tăng tinh thần trách nhiệm cho Cán - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ, máy hủy tài liệu… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ Hiện công ty cổ phần tư vấn Hà Đô không ngừng dổi đầu tư trọng sở vật chất đê đáp ứng yêu cầu công việc phục vụ cho cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ nói chung góp phần thúc đẩy kinh doanh công ty 44 KẾT LUẬN Trong công tác nghiệp vụ thuộc văn phòng , cơng tác tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng cần thiết sở cho hoạt động văn phòng Chính nên cơng tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ cần phải thống hiệu xác nhiệm vụ đặt cơng ty nói chung với lãnh đạo văn phòng nói riêng Qua q trình khảo sát thực tế hoàn thiện báo cáo thực tập tốt nghiệp công ty cổ phần tư vấn Hà Đô, em thực hành lý thuyết giảng đường đồng thời năm bắt thêm kiến thức thực tế ứng dụng kiến thức chuyên nghành vào lam việc Tóm lại từ thực tiễn lý luận cho thấy tầm quan trọng to lớn hoạt động công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ hoạt động cơng ty nói chung hoạt dộng văn phòng cơng ty nói riêng, sợ giây kết nối liên kết phận công ty để thực chức nhiệm vụ phận công ty giao Trên nhận định đánh giá khách quan chủ quan cá nhân em thực tập công ty cổ phần tư vấn hà đô, đề xuất đưa đánh giá dựa sở lý luận thực tiễn trình thực tập cơng ty, ngồi kiến thức hạn chế chưa đủ trình độ để đánh giá cách khách quan chắn không tránh khỏi sai sót nên mong thầy giáo bổ sung để em hoàn thiện 45 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Bộ nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội vụ (2011), Thơng tư số 09/2011/TT – BNV quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ – CP việc sửa đổi, bổ sung số điều nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ – CP quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Vương Đình Quyền (2005), lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội 46 PHỤ LỤC Phụ lực Trụ sở công ty cổ phần tư vấn Hà Đô 47 Phụ lục 2: Một số hình ảnh hoạt động cơng ty 48 Phụ lục 3: Một số văn công ty cổ phần tư vấn Hà Đô 49 50 51 Phụ lục 4: Hệ thống hóa sơ đồ tổ chức công ty cổ phần tư vấn Hà Đô 52 Phụ lục : Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo ban hành văn công ty 53 Phụ lục : Mẫu công văn 54 ... việc với phương châm mà nhà trường đề ra: “Học thật đôi với Làm thật” “ Học đôi với Hành” Được đồng ý Lãnh đạo Công ty Cổ phần tư vấn Hà Đô, em tiếp nhận phòng Tổ chức Hành Chính để giúp cán Văn... chiến lược kinh doanh lâu dài, bước trở thành Tập đoàn đầu tư, kinh doanh bất động sản hàng đầu Việt Nam Từ tiền thân Công ty xây dựng Hà Đô, tới Hà Đô trở thành Tập đoàn đầu tư, xây dựng, tư vấn... mạnh Với 12 Công ty thành viên hoạt động chuyên nghiệp lĩnh vực, Tập đoàn Hà Đô đạt thành công công trình, dự án đối tác, khách hàng tin tưởng Chiến lược phát triển Tập đồn Hà Đơ đa dạng hóa hoạt