Tìm hiểu về công tác soạn thảo văn bản tại Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài. 1 2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 3.Phương pháp nghiên cứu 2 4.Lịch sử nghiên cứu 2 5. Mục tiêu nghiên cứu 3 6. Gỉa thuyết nghiên cứu: 4 7. Đóng góp nghiên cứu: 4 8. Cấu trúc đề tài 4 Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA 5 1.1.Khái niệm về Công tác soạn thảo văn bản 5 1.1.1. Khái niệm về Văn bản 5 1.1.2. Khái niệm công tác soạn thảo văn bản 6 1.2. Quy trình soạn thảo văn bản. 6 1.2.1. Xác định nội dung văn bản. 7 1.2.2. Xác định loại văn bản. 7 1.2.3. Phạm vi ứng dụng. 7 1.2.4. Thu thập xử lý thông tin. 8 1.2.5. Xây dựng bản thảo. 8 1.2.6. Soạn thảo văn bản. 8 1.2.7. Duyệt và ký văn bản. 9 1.2.8. Nhân bản và phát hành văn bản. 9 1.3. Vai trò của công tác soạn thảo văn bản 9 Tiểu kết: 11 Chương 2.THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA 12 2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia 12 2.1.1. Lịch sử hình thành 12 2.1.2. Cơ cấu tổ chức 12 2.1.3. Chức năng nhiệm vụ 12 2.2 Thực trạng về Công tác soạn thảo văn bản tại Công ty 14 2. 2.1. Thực trạng về xác định nội dung soạn thảo văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty. 14 2.2.2. Thực trạng về xác định loại văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia 15 2.2.3. Thực trạng về phạm vi ứng dụng văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty 16 2.2.4. Thực trạng thu thập và xử lý thông tin trước khi soạn thảo văn bản của cán bộ, nhân viên Công ty . 16 2.2.5. Thực trạng về việc xây dựng bản thảo trước khi soạn thảo văn bản hoàn chỉnh của cán bộ, nhân viên ở Công ty 17 2.2.6 Thực trạng soạn thảo văn bản của cán bộ, nhân viên ở công ty. 17 2.2.7. Thực trạng duyệt và ký văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty 18 2.2.8. Thực trạng nhân bản và phát hành văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty 20 Tiểu kết: 21 Chương 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢOVĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA 22 3.1. Đánh giá về công tác soạn thảo văn bản của Công ty 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2. Hạn chế 23 3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản 24 Tiểu kết: 26 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Đối tượng phạm vi nghiên cứu .1 Phương pháp nghiên cứu 4.Lịch sử nghiên cứu .2 Mục tiêu nghiên cứu Gỉa thuyết nghiên cứu: Đóng góp nghiên cứu: .4 Cấu trúc đề tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA 1.1 Khái niệm Công tác soạn thảo văn .5 1.1.1 Khái niệm Văn 1.1.2 Khái niệm công tác soạn thảo văn 1.2 Quy trình soạn thảo văn 1.2.1 Xác định nội dung văn 1.2.2 Xác định loại văn 1.2.3 Phạm vi ứng dụng .7 1.2.4 Thu thập xử lý thông tin 1.2.5 Xây dựng thảo 1.2.6 Soạn thảo văn .8 1.2.7 Duyệt ký văn 1.2.8 Nhân phát hành văn 1.3 Vai trò cơng tác soạn thảo văn Tiểu kết: .11 Chương THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA 12 2.1 Khái quát Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia .12 2.1.1 Lịch sử hình thành .12 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 12 2.1.3 Chức nhiệm vụ 12 2.2 Thực trạng Công tác soạn thảo văn Công ty 14 2.1 Thực trạng xác định nội dung soạn thảo văn cán bộ, nhân viên Công ty .14 2.2.2 Thực trạng xác định loại văn cán bộ, nhân viên Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia 15 2.2.3 Thực trạng phạm vi ứng dụng văn cán bộ, nhân viên Công ty 16 2.2.4 Thực trạng thu thập xử lý thông tin trước soạn thảo văn cán bộ, nhân viên Công ty 16 2.2.5 Thực trạng việc xây dựng thảo trước soạn thảo văn hoàn chỉnh cán bộ, nhân viên Công ty 17 2.2.6 Thực trạng soạn thảo văn cán bộ, nhân viên công ty 17 2.2.7 Thực trạng duyệt ký văn cán bộ, nhân viên Công ty 18 2.2.8 Thực trạng nhân phát hành văn cán bộ, nhân viên Công ty 20 Tiểu kết: 21 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA 22 3.1 Đánh giá công tác soạn thảo văn Công ty 22 3.1.1 Ưu điểm .22 3.1.2 Hạn chế .23 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu soạn thảo văn .24 Tiểu kết: 26 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .29 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động giao tiếp, văn phương tiện quan trọng nhằm ghi lại truyền đạt thông tin ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh mối quan hệ xã hội cho phù hợp với pháp luật hành Văn hình thành nhiều lĩnh vực hoạt động vủa đời sống xã hội Trong hoạt động đời sống xã hội Trong hoạt động quản lý hành nhà nước Văn phương tiện thơng tin để ghi lại truyền đạt định quản lý, hình thức cụ thể hóa pháp luật điều chỉnh mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý hành Vì cơng tác soạn thảo văn nói chung văn hành nói riêng mảng khơng thể thiếu hoạt động quản lý hành Nhà nước Doanh nghiệp Thực tế năm qua công tác soạn thảo văn góp phần tích cực đáp ứng yêu cầu quản lý lĩnh vực đời sống xã hội Đặc biệt, sau Bộ Nội vụ ban hành thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011, hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, cơng tác soạn thảo văn hành ngày đưa vào nề nếp, khắc phục nhiều nhược điểm hạn chế trước Tuy nhiên, nhiều văn hành bộc lộ nhiều khuyết điểm nội dung lẫn thể thức Chỉ riêng mặt thể thức kỹ thuật trình bày, ngơn ngữ văn phong có nhiều sai phạm cần xem xét Nhận thức tầm quan trọng, cần thiết công tác soạn thảo văn Em chọn đề tài: “Tìm hiểu cơng tác soạn thảo văn Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia” làm chủ đề nghiên cứu số vấn đề chuyên mơn học tập thực hành để góp phần vào việc nâng cao hiệu công tác soạn thảo văn thời gian tới Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới Công tác soạn thảo văn tất phòng ban Cơng ty có liên quan đến soạn thảo ban hành văn - Tập trung nghiên cứu văn thường gặp Công ty : Hợp đồng, Kế hoạch, Phương án, đề án, tờ trình, báo cáo, thơng báo, biên - Ngồi văn khác như: Giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền, giấy biên nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển, … 2.2 Phạm vi nghiên cứu Vì thời gian nghiên cứu đề tài có hạn nên đề tài nghiên cứu khoa học nhóm tập trung nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo văn Công ty Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu khoa học Công tác soạn thảo văn em có sử dụng kết hợp nhiều phương pháp với nhau, kể đến số phương pháp chủ đạo : - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp quan sát; - Phương pháp vấn; - Phương pháp tổng kết kinh nghiệm; - Phương pháp phân tích lý luận; 4.Lịch sử nghiên cứu Vấn đề công tác soạn thảo văn nhận nhiều quan tâm nhiều nhà khoa học có nhiều cơng trình nghiên cứu khía cạnh khác nhau, hiệu lực hiệu văn quản lý , kỹ thuật nghiệp vụ hành , có nhiều cơng trình nghiên cứu ngồi nước cơng bố sau: - Năm 2002 nhà xuất trị quốc gia xuất giáo trình Soạn thảo văn tổ chức Đảng, Mặt trận, cơng đồn, niêm, phụ nữ cấp sở tác giả Lê Văn In - Năm 2003, đề tài : Đổi tổ chức hoạt động văn phòng HĐND Thành phố Hồ Chí Minh góp phần thực có hiệu Cải cách hành Tp.Hồ Chí Minh TS.Lê Văn In làm Chủ nhiệm - Năm 2003 Trường TH Lưu trữ NVVP I cho xuất giáo trình Quản trị văn phòng , tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Trần Như Nghiêm - Năm 2004 Nhà xuất Chính trị quốc gia xuất Mẫu soạn thảo văn dùng cho quan quyền, đơn vị hành nghiệp, tổ chức kinh tế , tác giả TS.Lê Văn In - Năm 2004 Nhà xuất trị quốc gia cho xuất sách tra cứu Soạn thảo văn công tác văn thư, lưu trữ, tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Quốc Bảo - Năm 2005, đề tài : Chuẩn hóa việc ban hành văn Quản lý nhà nước quyền xã, phường, thị trấn Tp.Hồ Chí Minh TS.Lê Văn In làm chủ nhiệm - Năm 2010 nhà xuất Chính trị quốc gia xuất giáo trình Soạn thảo văn mẫu tham khảo hoạt động quản lý kinh doanh, tác giả TS.Lê Văn In - Năm 2012 ,Đại học quốc gia TPHCM xuất giáo trình Văn Bản quản lý kĩ thuật soạn thảo văn bản, tác giả Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Đỗ Văn Học - Tại Hội Thảo Khoa học trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn năm 2012, Đỗ Văn Học có phát biểu : Cần thống thể thức kỹ thuật trình bày văn quan, tổ chức ( dành cho giảng viên trẻ, học viên cao học, nghiên cứu sinh ) - Nhìn chung cơng trình nghiên cứu đề cập cách trực tiếp gián tiếp vấn đề cụ thể công tác soạn thảo văn từ yếu tố thể thức kỹ thuật trình bày, nội dung quy trình soạn thảo văn Những cơng trình nghiên cứu nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trình làm em - Tuy nhiên, chưa có đề tài nghiên cứu cách hệ thống toàn diện công tác soạn thảo văn Tập đoàn Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung nghiên cứu khoa học em là: Cung cấp thông tin thực trạng công tác soạn thảo văn hành Cơng ty nhằm đưa giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo văn - Mục tiêu cụ thể: + Khảo sát thẩm quyền ban hành văn hành nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày, ngơn ngữ, quy trình soạn thảo văn Cơng ty + Đánh giá ưu điểm, hạn chế đưa giải pháp nhằm khắc phục việc soạn thảo văn tốt cho Công ty Gỉa thuyết nghiên cứu: Trong công tác soạn thảo văn tập đồn diễn số vi phạm mặt thẩm quyền ban hành ; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; nội dung; quy trình soạn thảo văn Đóng góp nghiên cứu: a) Ý nghĩa lý luận: - Nghiên cứu đề tài góp phần bổ sung thêm sở lý luận thực tiễn vấn đề công tác soạn thảo văn Cơng ty nói riêng nước nói chung b) Ý nghĩa thực tiễn: - Làm rõ thực trạng công tác soạn thảo văn Cơng ty - Là tư liệu tham khảo ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ Công ty đơn vị doanh nghiệp khác Cấu trúc đề tài Ngoài phần : Mở đầu, Kết luận; Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu tham khảo; Phụ lục bố cục đề tài nghiên cứu nhóm bao gồm 03 chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác soạn thảo văn Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo văn Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia Chương 3: Gỉai pháp nâng cao hiệu công tác soạn thảo văn Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA 1.1 Khái niệm Công tác soạn thảo văn 1.1.1 Khái niệm Văn Văn đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học Tùy theo gốc độ nghiên cứu mà ngành đưa khái niệm khác văn Dưới góc độ ngơn ngữ học, Bùi Khắc Việt- tác giả sách Kỹ thuật ngôn ngữ soạn thảo văn quản lý nhà nước có đưa khái niệm: “ Văn sản phẩm lời nói, thể hình thức viết Tuy nhiên, văn khơng phải đơn tổng số từ ngữ, câu nói ghi lên giấy mà kết tổ chức có ý thức q trình sáng tạo, nhằm thực mục tiêu đó” Trong sách Tiếng Việt thực hành nhóm tác giả Nguyễn Quang Ninh Hồng Dân có đề cập: “ Văn thể hồn chỉnh hình thức, trọn vẹn nội dung, thống cấu trúc, độc lập giao tiếp, dạng tồn điển hình văn dạng viết” Dưới góc độ văn học hành học , tác giả Vương Đình Quyền có đề cập đến đến khái niệm sách Lý luận phương pháp công tác văn thư sau: góc độ văn học, văn hiểu theo nghĩa rộng tức là:”Văn hiểu vật mang tin ghi kí hiệu ngơn ngữ định ” ;dưới góc độ hành học văn hiểu theo ngvăn hiểu theo nghĩa hẹp tức là: Khái niệm dùng để công văn giấy tờ hình thành hoạt động quan, tổ chức” Theo nghĩa hẹp, văn hiểu tài liệu giấy tờ sử dụng hoạt động cá nhân, tổ chức xã hội , quan nhà nước Theo nghĩa này, loại dùng giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị quyết, định, kế hoạc, báo cáo…đều gọi văn Văn thể hồn chỉnh hình thức, trọn vẹn nội dung, thống cấu trúc, độc lập giao tiếp, tồn điển hình dạng viết Ngày nay, khái niệm dùng rộng rãi hoạt động quan, tổ chức mà cụ thể Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia 1.1.2 Khái niệm công tác soạn thảo văn Trong hoạt động quản lý quan, công tác soạn thảo ban hành văn nhiệm vụ quan trọng mang tính chất thường xuyên Để văn ban hành đảm bảo chất lượng, đòi hỏi người soạn thảo phải nắm vững biết cách vận dụng kiến thức kỹ : Các yêu cầu công tác soạn thảo văn bản, phương pháp thu thập xử lý thông tin, xây dựng đề cương bố cục văn bản, kỹ sử dụng từ ngữ, cú pháp loại văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản.Ngồi phải tn thủ quy tắc quan có thẩm quyền đề việc soạn thảo ban hành văn bản, quy định thể thức văn bản, thủ tục soạn thảo, duyệt, ký, đóng dấu văn bản…Trong vấn đề nêu công tác soạn thảo văn bản, có vấn đề mang tính chất kỹ thuật cách bố cục, sử dụng từ ngữ, cú pháp trình bày soạn thảo văn cho phù hợp với loại văn nói chung thể loại nói riêng Bởi vậy, để thể đầy đủ chất công tác soạn thảo văn bản, người ta gọi công việc kỹ thuật soạn thảo văn Có thể giải thích khái niệm sau: Kỹ thuật soạn thảo văn khái niệm dùng để việc vận dụng lý luận, phương pháp kỹ soạn thảo văn bản, quy tắc có liên quan để xây dựng văn từ khâu mở đầu lúc văn hoàn thiện.( PGS.Vương ĐÌnh Quyền -Lý luận phương pháp cơng tác văn thư.2011) 1.2 Quy trình soạn thảo văn Văn phương tiện để ghi nhận thông tin, truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác ký hiệu ngơn ngữ định Soạn thảo văn quy trình, đòi hỏi trình diễn cách liên tục từ chuẩn bị soạn thảo văn đến soạn thảo chuyển văn đến nơi thi hành Gắn liền với quy trình đòi hỏi quy tắc việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn ngôn ngữ thể văn Quy trình soạn thảo văn gồm bước: 1.2.1 Xác định nội dung văn - Để đảm bảo cho văn ban hành có chất lượng cần phải xác định rõ nội dung vấn đề cần văn hóa - Thông thường, nội dung văn nhằm đề chủ trương, sách hay giải vấn đề việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ quan Do đó, soạn thảo tiến tới ban hành văn đòi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng, phải thể mục tiêu giới hạn nó, trước soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn ban hành để làm gì? nhằm giải vấn đề gì? giới hạn vấn đề đến đâu? kết việc thực văn gì? 1.2.2 Xác định loại văn - Người soạn thảo văn cần phải xác định rõ nội dung có phân biệt rõ ràng loại văn bản, sau chọn loại hình văn cho phù hợp với mục đích sử dụng Ví dụ: khơng dùng thị thay cho thơng báo ngược lại - Có thể chọn loại hình văn sau: + Văn quy phạm pháp luật + Văn hành + Văn chuyên ngành + Văn trao đổi với quan, tổ chức 1.2.3 Phạm vi ứng dụng - Phạm vi ứng dụng mô tả ranh giới quyền hạn quản lý, thẩm quyền ban hành, thi hành văn - Phạm vi ứng dụng cần làm rõ bắt đầu soạn thảo văn Nó giúp xác định đối tượng phạm vi áp dụng cụ thể để việc thực hiện, thi hành văn có tính hiệu lực xác - Phạm vi ứng dụng khơng gian toàn thể quan, hay cá nhân, đơn vị thuộc trực thuộc công ty, cơng ty có liên quan khác - Phạm vi ứng dụng thời gian thường xuyên, liên tục, áp dụng nhiều lần hay lần đối tượng hay đối tượng cụ thể 1.2.4 Thu thập xử lý thông tin - Các thông tin sử dụng đưa vào văn phải cụ thể đảm bảo xác Khơng nên viết văn với thông tin chung lặp lại từ văn khác - Tiến hành thu thập, phân tích, tổng hợp, lựa chọn thơng tin cần thiết có liên quan đến nội dung vấn đề cần văn bản, đặc biệt thông tin quan trọng như: thông tin pháp luật, thông tin thực tiễn, yêu cầu thời gian cấp có thẩm quyền - Nghiên cứu, rà soát văn kiện, văn pháp luật hành thật xác để đưa vào văn 1.2.5 Xây dựng thảo - Bộ phận cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự thảo văn phù hợp với nội dung, hình thức, thể thức văn theo quy định nhà nước - Để văn bảo đảm chất lượng cần có phối hợp tham gia ý kiến phận chuyên môn vấn đề có liên quan đạo chặt chẽ cấp duyệt ký văn để nắm ý đồ đạo, tránh trường hợp phải sửa chữa nhiều lần, gây thời gian, tốn 1.2.6 Soạn thảo văn - Căn vào tính chất, nội dung thông tin thu thập liên quan đến văn để tiến hành soạn thảo - Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo quan tham khảo ý kiến quan, tổ chức cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo - Khi viết thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng truyền đạt để chọn tên loại văn phù hợp 2.2.3 Thực trạng phạm vi ứng dụng văn cán bộ, nhân viên Cơng ty - Nhìn chung cán , nhân viên ứng dụng tốt văn quản lý Cơng ty vào cơng việc nói riêng hoạt động cơng ty nói chung Các văn đến văn xử lý theo trình tự quy định Cơng ty Bên cạnh đó, văn nội tập đồn soạn thảo ban hành theo quy định chuẩn mực định, công văn ban hành từ cấp lãnh đạo xuống phòng ban phổ biến cho cán bộ, nhân viên trực thuộc phòng ban thực cơng việc chun mơn cá nhân - Ngồi tập đồn ban hành nội quy, quy chế văn hóa cơng sở, nhân viên vào năm tập huấn qua để nắm rõ tình hình nội quy tập đồn nói chung; từ tn thủ ngun tắc làm việc, không sai phạm quy chế dẫn đến bị nhắc nhở hay xử phạt - Các cán bộ, nhân viên nộp báo cáo công việc tuần/ tháng/ quý/ năm đặn theo yêu cầu ban lãnh đạo Cơng ty Bên cạnh năm tập đồn đưa báo cáo tài báo cáo thường niên lên trang web công ty 2.2.4 Thực trạng thu thập xử lý thông tin trước soạn thảo văn cán bộ, nhân viên Công ty - Thu thập thơng tin q trình xác định nhu cầu thơng tin, tìm nguồn thơng tin, thực tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu định trước - Xử lí thơng tin hoạt động phân tích, phân loại thơng tin theo nguyên tắc phương pháp định, sở đưa biện pháp giải cơng việc; trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thơng tin theo mục đích – công việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng hiệu sử dụng thông tin, tránh tải, nhiễu thơng tin; việc xếp, phân tích liệu có theo u cầu, tiêu chí cụ thể cách khoa học, xác, khách quan nhằm cung cấp sở xem xét, giải vấn đề - Thu thập xử lí thơng tin phục vụ trực tiếp cho trình soạn thảo văn cán - nhân viên nói riêng việc kế hoạch, định 17 công ty nói chung Ta thấy vai trò quan trọng việc thu thập xử lý thông tin công tác tổ chức công ty vô quan trọng cần thiết Đối với Công ty Group khâu thu thập xử lý thông tin cán nhân viên công ty diễn vô chặt chẽ; phục vụ sát cho việc soạn thảo văn Vì vậy, văn đưa với yêu cầu lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, trình thu thập xử lý thông tin cán nhân viên tồn số sai sót, trùng lặp thơng tin Điều dẫn đến văn ban hành bị trùng lặp phòng ban, khơng rõ ràng tới người tiếp nhận 2.2.5 Thực trạng việc xây dựng thảo trước soạn thảo văn hồn chỉnh cán bộ, nhân viên Cơng ty Về ưu điểm: Tại Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia cán nhân viên giao soạn thảo văn nắm vững quy trình, nghiệp vụ bước tiến hành trước soạn thảo văn Đối với việc xây dựng thảo trước soạn thảo cán nhân viên thực nghiêm túc chuẩn xác Đối với văn quan trọng quy chế lương, bảo hiểm, quy chế hướng dẫn tính hiệu suất công việc xây dựng đề cương chi tiết trình lãnh đạo trước soạn thảo Qua trình chỉnh sửa duyệt thảo cuối, cán nhân viên tiến hành soạn thảo văn Việc giúp cho hệ thống văn bản, nội dung văn mạch lạc rõ ràng, thông tin văn ban hành xác khơng gây hiểu nhầm cho người tiếp nhận Về nhược điểm: Có số văn chưa xây dựng thảo kỹ nên ban hành gây hiểu lầm cho cán nhân viên 2.2.6 Thực trạng soạn thảo văn cán bộ, nhân viên công ty - Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản: nội dung lẫn hình thức quan soạn thảo Cơng ty chưa thống Nội dung quy định văn soạn thảo có tính khả thi cao, nhiên số văn q trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi bị hạn chế - Về quy trình xây dựng ban hành văn bản: văn soạn thảo 18 Cơng ty nhìn chung tn thủ theo bước quy trình xây dựng ban hành văn Bên cạnh đó, u cầu cơng việc, tính giải nhanh vấn đề mà nhiều bước khơng tiến hành hồn chỉnh Điều ảnh hưởng phần đến chất lượng văn soạn thảo - Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu thể thức văn số, ký hiệu văn bản, phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn chưa thống cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn chủ yếu chưa có thống chủ thể, quan soạn thảo việc thực theo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Đồng thời, phòng ban cần tiến tới tiêu chuẩn hóa văn quản lý - Về văn phong, ngơn ngữ văn bản: công tác soạn thảo văn phận soạn thảo, phận có chuyên viên phụ trách lĩnh vực cụ thể Việc soạn thảo văn phụ thuộc vào nhiệm vụ lĩnh vực nên chuyên viên soạn thảo văn liên quan đến nhiệm vụ quản lý, điều hành người lãnh đạo Do đó, tồn lỗi chủ quan người soạn thảo đến nội dung văn như: sử dụng từ khơng đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không rõ ràng… Bên cạnh số lỗi như: lỗi vần, điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Từ làm cho người đọc khó hiểu hiểu theo nhiều cách khác làm giảm tính trang trọng, nghiêm túc hiệu tác động văn hành hoạt động giao tiếp, điều hành quản lý Cần quan tâm đến văn phong hành q trình soạn thảo văn sử dụng đắn, chuẩn mực 2.2.7 Thực trạng duyệt ký văn cán bộ, nhân viên Cơng ty - Ngun tắc trình ký: Tất văn trình ký Tổng Giám đốc dạng Tờ trình, cơng văn, quy chế, quy định, đề nghị Phòng, Ban, Chi 19 nhánh soạn thảo phải trực tiếp trình ký Chủ tịch HĐQT để ban hành thực - Thực trình ký: + Hàng ngày, vào đầu sáng, Phòng, Ban, Chi nhánh phải có trách nhiệm kiểm tra toàn văn đi, đến từ bên văn ban hành nội tập đoàn Phòng, Ban, xếp phân loại văn theo mức độ khẩn, mật, bình thường để trình chủ tịch ký + Các văn xử lý có ý kiến đạo Chủ tịch HĐQT (hoặc người ủy quyền) Hội đồng quản trị - Ban điều hành kiểm soát theo dõi để nhắc việc cac Phòng, Ban, Chi nhánh triển khai thực theo ý kiến đạo (nội dung ý kiến, thời gian hoàn thành) + Các trường hợp cần giải trình nội dung văn trình ký, Chủ tịch HĐQT yêu cầu Tổng giám đốc, giám đốc trực thuộc có trách nhiệm báo cáo trực tiếp Chủ tịch - Ký duyệt văn bản: + Chủ tịch có quyền ký tất văn tập đoàn thuộc chức điều hành Chủ tịch tập đoàn + Các Tổng giám đốc quyền ký thay Chủ tịch văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách (theo Quy chế phân công nhiệm vụ Hội đồng quản trị Cơng ty) + Trưởng, Phó phụ trách Phòng, Ban, Giám đốc, Tổng giám đốc chi nhánh thừa lệnh Chủ tịch HĐQT ký số văn có tính chất thơng báo, hướng dẫn, đôn đốc chuyên môn nghiệp vụ; trả lời, giải thích chế độ sách liên quan tới lĩnh vực, chức năng, nhiệm vụ Phòng, Ban, Chi nhánh Đối với văn này, Trưởng đơn vị trực thuộc Công ty phải báo cáo Chủ tịch qua Email sau ban hành Tất văn đối ngoại (gửi cấp đơn vị tập đoàn, đơn vị tập đoàn) phải Hội đồng quản trị ký + Cấp Phó ký thay cấp Trưởng số văn thuộc lĩnh vực chuyên môn phân công phụ trách ủy quyền chịu trách nhiệm trước 20 Trưởng phòng, Ban, Chi nhánh văn ký ban hanh Đồng thời phải báo cao đầy đủ, trung thực nội dung công việc, nhiệm vụ giải theo quy định 2.2.8 Thực trạng nhân phát hành văn cán bộ, nhân viên Công ty - Đánh máy, nhân bản: Cán bộ, nhân viên Tập đoàn đánh máy nguyên thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Nhân số lượng quy định mục "Nơi nhận" văn Người đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân thời gian quy định người lãnh đạo Công ty Trong trường hợp phát có lỗi thảo duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn người thảo văn biết để kịp thời điều chỉnh - Phát hành văn Cơng ty: Văn sau ký thức chuyển cho văn thư Công ty, cán văn thư thực công việc sau: + Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn + Đóng dấu tập đồn, cơng ty trực thuộc dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) + Đăng ký vào số công văn + Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn làm thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc + Lưu văn phát hành: Mỗi văn lưu hai chính: Một văn lưu văn thư quan, lưu đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo - Cán bộ, nhân viên tập đoàn soạn thảo văn hành thời gian qua đảm bảo yêu cầu quy trình, trình tự bước soạn thảo Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà văn 21 soạn thảo trình ban hành văn Việc soạn thảo văn cán bộ, nhân viên Công ty dựa nguyên tắc như: Nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý; nguyên tắc đảm bảo tính khoa học; nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng nguyên tắc đảm bảo tính khả thi Tiểu kết: Trên toàn nội dung Chương “THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA”.Trong chương nghe giới thiệu khái qt Cơng ty Group tìm hiểu thực trạng công tác soạn thảo văn tập đồn Từ thực trạng cơng tác soạn thảo văn ta đề giải pháp nâng cao hiệu soạn thảo văn cho Công ty 22 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA 3.1 Đánh giá công tác soạn thảo văn Công ty 3.1.1 Ưu điểm Trên sở phân tích thực trạng trên, nhìn chung cơng tác soạn thảo văn tập đoàn thực theo quy định tập đoàn đạt số ưu điểm mặt sau: - Cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công việc trang bị đầy đủ, phòng làm việc bố trí theo kiểu văn phòng mở, thuận tiện cơng tác điều hành thơng tin Việc bố trí phòng làm việc phù hợp với vị trí, chức vụ, Lãnh đạo văn phòng có khả bao qt hết hoạt động văn phòng cách thuận tiện, dễ dàng; - Đội ngũ cán nhân viên trẻ, có trình độ chun mơn nghiệp vụ, có trách nhiệm công việc, cố gắng, nỗ lực phấn đấu, khắc phục khó khăn để hồn thành nhiệm vụ giao; - Nguồn nhân đào tạo có trình độ tin học đảm bảo tốt cho cơng việc sử dụng thành thạo Word, nắm vững quy trình nghiệp vụ chun mơn; - Trình tự, thủ tục soạn thảo văn thực theo bước mà quan quy định Các văn ban hành nhìn chung đảm bảo giải cơng việc, không bị chậm trễ, giúp hoạt động quan vận hành cách tốt nhất; - Việc phân công trách nhiệm thực công việc quy trình soạn thảo văn tương đối hợp lý Điều đề cao trách nhiệm cán bộ, nhân viên cơng ty q trình theo dõi xử lý công việc; - Sự đạo sát Lãnh đạo quan góp phần không nhỏ đến thành công quan nghiệp vụ văn thư lưu trữ đặc biệt công tác soạn thảo văn 23 24 3.1.2 Hạn chế Mặc dù công ty ban hành số văn kĩ thuật soạn thạo văn mắc phải số hạn chế sau: - Về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Văn trình bày khơng theo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn ban hành Một số văn trình bày theo cảm tính cá nhân soạn thảo - Về nội dung văn bản: Hiện công tác soạn thảo ban hành văn chưa đảm bảo chất lượng nội dung như: nội dung văn chưa đầy đủ, trích dẫn văn chưa rõ ràng, xác Ngun nhân sai sót số chuyên viên soạn thảo văn chưa có tập trung cao độ việc soạn thảo ban hành văn bản, chưa có trau dồi mặt ngữ pháp chun mơn - Về Quy trình soạn thảo văn bản: Việc thực quy trình soạn thảo văn nhiều hạn chế :  Việc xác định nội dung soạn thảo số văn cán nhân viên cơng ty chưa thật xác, chưa hướng;  Việc xác định tên loại số văn chưa hợp lý Ví dụ như: “Thơng báo” lại xác định soạn thành “ Công văn”…;  Việc thu thập xử lý thơng tin chưa triệt để, chưa đáp ứng yêu cầu để soạn thảo văn bản, có thơng tin sai lệch dẫn đến văn bị sai nội dung;  Nhiều đơn vị không xây dựng thảo văn mà tiến hành soạn thảo văn nên dẫn đến tình trạng nội dung thiếu ý, khơng có logic;  Việc soạn thảo văn số cán bộ, nhân viên thể cẩu thả việc đánh máy, xếp phần nội dung văn dẫn đến thiếu mạch lạc, liên kết với nhau;  Việc duyệt, ký ban hành: Có số trường hợp có văn trình ký từ đơn vị, Lãnh đạo công ty không đọc văn mà nhìn vào phần ký nháy xem ai, đơn vị soạn thảo văn đặt bút ký phê duyệt Trong trường hợp đơn vị tham mưu sai, nhiều thiếu xót Lãnh đạo 25 không nắm bắt dẫn đến hậu không mong muốn;  Việc nhân phát hành văn bản: tình trạng nhân viên văn thư không đọc kỹ số lượng cần phát hành ghi văn dẫn đến việc nhân thiếu, không đủ văn để phát hành - Ngôn ngữ văn bản: Một số văn sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính, sử dụng từ đa nghĩa, hành văn không rõ ràng Bên cạnh mắc phải số lỗi vần, điệu, viết hoa tùy tiện không khoa học  Nguyên nhân Sở dĩ công tác soạn thảo văn tồn hạn chế số nguyên nhân sau đây: - Thứ nhất, Quy định công tác văn thư chưa rõ ràng, cụ thể; - Thứ hai, số cán nhân viên công ty chưa nhận thức đầy đủ vai trò chức văn bản, hệ thống văn bản; - Thứ ba, mặt ngôn ngữ chưa xây dựng hệ thống thuật ngữ hành văn quản lý cách cụ thể, xác, chuẩn mực để đưa vào sử dụng trình xây dựng văn bản; - Thứ tư, công tác quản lý kiểm tra văn chưa phát huy triệt để; - Thứ năm, chưa có chương trình đào tạo, tập huấn cho cán bộ, nhân viên công ty công tác soạn thảo văn bản; - Thứ sáu, Cơ sở vật chất trang bị đầy đủ, nhiên số máy móc xuống cấp cần thay đầu tư để phục vụ tốt công việc 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu soạn thảo văn Để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm công tác soạn thảo văn Công ty xin đưa số giải pháp cụ thể sau: Về trang thiết bị Để công tác soạn thảo văn mang lại suất hiệu cơng việc 26 cao việc đầu tư trang thiết bị cần thiết, cần trang bị trang bị thêm trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo văn bản, đưa chương trình phần mềm ứng dụng vào công tác văn thư đảm bảo hiệu công việc tốt Về kỹ thuật soạn thảo văn Cần quan tầm nhiều đến việc bồi dưỡng trình độ chun mơn cho cán bộ, chuyên viên soạn thảo văn văn phòng, cử cán bộ, chuyên viên văn phòng học khóa học ngắn hạn cơng tác văn thư, để hạn chế mắc lỗi thể thức; phần quan chủ quản, quan ban hành văn bản, tên tác giả ban hành văn người kí văn Về cán thực cơng tác soạn thảo văn Có hình thức kỉ luật nghiêm khắc cán thường xuyên làm muộn, sớm hay ngồi làm việc riêng hành Cần xây dựng bảng chấm công rõ ràng người, lãnh đạo quan, lãnh đạo phòng, đơn vị phải nghiêm chỉnh tuân theo nội quy làm việc để làm gương cho nhân viên khác, lãnh đạo vi phạm phải phạt nặng so với nhân viên Ưu tiên, khuyến khích cho lãnh đạo học lớp ngoại ngữ, tin học văn phòng để phục vụ cơng việc quan cách hiệu Cân đối số lượng cán phòng, đơn vị so với khối lượng cơng việc giao Nếu phòng, đơn vị có tình trạng thừa cán ln chuyển tới phòng, đơn vị thiếu cán theo trình độ chun mơn Các cán phòng phải nâng cao ý thức trách nhiệm công việc, phải chủ động việc xử lý giải tình khó hay gặp phải Lãnh đạo quan phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá ý thức làm việc cán bộ, nhân viên, đưa hình thức khen thưởng, kỉ luật phù hợp để nhắc nhở động viên tinh thần làm việc họ Nâng cao trình độ, phẩm chất cho cán bộ,nhân viên quan Để có đội ngũ cán có trình độ chun mơn cao phẩm chất tốt 27 quan tạo điều kiện cho cán quan học lớp bồi dưỡng ngắn hạn công tác văn thư, lớp học nâng cao trình độ tin học văn phòng Ngồi ra, quan tạo môi trường làm việc động để cán trau dồi thêm kỹ năng, trình độ, phấm chất Muốn bắt kịp với thời đại công nghệ thông tin ngày phát triển phổ biến việc học khóa học tin học văn phòng cần thiết Tiểu kết: Trên tảng trình bày sở khoa học chương sở thực tiện chương việc nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo văn để từ đưa số giải phát nhầm nâng cao hiệu công tác soạn thảo văn Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia 28 KẾT LUẬN Từ quan điểm thấy quan tâm làm tốt cơng tác soạn thảo văn góp phần bảo đảm cho hoạt động hành thơng suốt, nâng cao hiệu quản lý hành Xác định tầm quan trọng đó, lãnh đạo cấp Công ty quan tâm mức đến cơng tác soạn thảo văn góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực pháp lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung, việc soạn thảo văn giúp cho hoạt động cơng ty diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn giải công việc Thơng qua việc nghiên cứu lí luận nghiên cứu thực tiễn, đề tài nghiên cứu khoa học nhóm làm rõ thực trạng soạn thảo văn Công ty, lần khẳng định vị trí vai trò văn hoạt động công ty Kết nghiên cứu đề tài cho thấy văn ngày xác, thống theo quy định, quy trình soạn thảo văn ngày khoa học, nề nếp Trong hoạt động kinh doanh, thơng tin có vai trò quan trọng, nói hiệu hoạt động cuả Cơng ty, tổ chức phần tùy thuộc vào chất lượng hệ thống văn ban hành Văn hình thức cơng cụ hiệu để thể hình ảnh uy tín nhà lãnh đạo nói riêng tồn quan, tổ chức nói chung, văn sử dụng rộng rãi tất lĩnh vực khác đời sống xã hội khoa học, kỹ thuật, kinh tế, văn học nghệ thuật, quản lý nhà nước sinh hoạt thường ngày Trong trình quản lý, văn vừa phương tiện, vừa sản phẩm trình quản lý, giúp truyền đạt lại thông tin, định quản lý đến đối tượng quản lý ngược lại, văn tạo lập giữ gìn mối quan hệ cá nhân tổ chức để giải cơng việc chung Nói cách khác, văn có khả thúc đẩy hay kìm hãm xã hội phát triển, xây dựng, gìn giữ hay phá vỡ Văn ban hành có đạt chất lượng đảm bảo mục đích đề hay khơng chủ yếu định khâu soạn thảo, văn soạn thảo khơng đảm bảo u cầu khơng cơng việc giải khơng đạt mà ảnh hưởng đến uy tín quan, tổ 29 chức Soạn thảo văn công việc thường xuyên quan trọng hoạt động quản lý Nhận thức tầm quan trọng đó, Em chọn đề tài “Tìm hiểu công tác soạn thảo văn Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia”- Nơi em trực tiếp làm việc, làm đề tài nghiên cứu khoa học, nhằm nghiên cứu số vấn đề lĩnh vực chuyên môn học tập để đánh giá thực trạng tìm hiểu nguyên nhân, bước đầu đưa số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác soạn thảo văn đồng thời em muốn đóng góp phần nhỏ bé bước đầu nghiên cứu, trở thành tài liệu tham khảo hữu ích cho u thích mơn Bản thân em cố gắng hoàn thành, hoàn chỉnh đề tài nghiên cứu với tinh thần nghiêm túc nhất, nhiên khó tránh khỏi sai sót, khiếm khuyết, chúng em mong nhận góp ý chân thành từ phía Cơ giáo bạn Một lần em xin gửi lời cảm ơn đến Giảng viên môn Phương pháp nghiên cứu khoa học - cô Lê Thị Hiền tận tâm dạy giúp đỡ, thầy Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đội ngũ cán bộ, nhân viên Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia giúp đỡ em hoàn thành tập nghiên cứu khoa học Em xin chân thành cảm ơn! 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I Các văn pháp luật hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức trình bày văn hành chính; II Sách tham khảo Nguyễn Kim Bảng, Đặng Kim Giang, Đào Văn Há, Nguyễn Lô (1997), Soạn thảo văn bản, NXB Nông nghiệp, Hà Nội; Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban hành văn công tác văn thư, NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội; Nguyễn Minh Phương (2011) Phương pháp soạn thảo ban hành văn bản, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội; Vương Đình Quyền (2005), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học quốc gia, Hà Nội; Bùi Khắc Việt (1997), Kỹ thuật ngôn ngữ soạn thảo văn quản lý nhà nước, NXB Lao động Hà Nội Nguyễn Văn Thâm (1995), Soạn thảo xử lý văn công tác cán lãnh đạo, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 31